Наличие каких реквизитов в документе определяют его юридическую силу

Форумы для специалистов:

Разделы:

Радости и беды нашей профессии (957)
Делопроизводство общее и кадровое (2387)
Деловой этикет (263)
Правовая помощь (299)
Машинопись, стенография (44)
Психология (186)
Банк документов (313)
Справочное бюро (547)
Трудоустройство, обучение (1697)
Свободное общение (1076)

c[_]

Статистика форума:

Дни рождений:

В ближайшую неделю день рождения празднуют:
Ирина, boy, Margo, Иллюзия, Юльчик, Надежда, skeele, Ксения, Mirta, Мария, Екатерина, Анка, Кузя, Наталья.

Посмотреть все

Проверьте знания

Практикумы
Тесты

Календарь событий

Практикум «Проверьте себя»

Вопросы практикума:

Источник

В организациях в рамках производственного процесса сотрудники ведут между собой внутреннюю переписку. Они пишут заявления, информируют друг друга с помощью уведомлений о ходе проделанной работы или о том, как нужно ее выполнять. Нередко такие документы обладают высокой важностью и поэтому должны иметь юридическую силу.

Митрофанова В.В.

Чтобы придать документу юридическую силу, необходимо соблюдать следующие правила:

работодатель, создавая документ внутренней переписки, должен придерживаться действующих законодательных норм;
работник может издавать документ только в пределах своей компетенции;
работодатель обязан соблюдать правила составления и оформления документов, а также ознакомления с ним работников (при необходимости).

Реквизиты, которые придают документу юридическую силу

Обязательный состав реквизитов, который придает создаваемым документам юридическую силу:

1. Автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы). Альтернативой может быть печать документа на фирменном бланке. На некоторых документах дополнительно указывается город, в котором данный документ был издан.

2. Название документа (приказ, положение и т.д.).

3. Дата создания документа, его утверждения, вступления в силу.

4. Регистрационный индекс (номер) данного документа в соответствии с принятой в компании системой регистрации.

5. Текст (содержание), по сути точно соответствующего его названию.

6. Подпись руководителя организации или уполномоченного им ответственного лица. Подпись руководителя может быть проставлена в нескольких видах, в частности:

6.1. Прямая подпись (как под приказами в унифицированных формах – с указанием должности, расшифровки подписи и самой подписи).

6.2. Прямой гриф утверждения за подписью руководителя (или уполномоченного на то должностного лица) данной организации. Гриф утверждения проставляется на верхней заголовочной части документа с правой стороны.

Пример 1

6.3. Косвенный гриф утверждения, опосредованный, например, через утверждение приказом. Такой гриф проставляется, как правило, также на верхней заголовочной части документа с правой стороны (как в унифицированной форме Т-3 – Штатном расписании).

Пример 2

6.4. В виде резолюции руководителя, например, на заявлении работника. Резолюция обязательно должна содержать четыре составные части: получателя резолюции, само распорядительное действие или указание, подпись руководителя и дату простановки резолюции. Резолюция проставляется, как правило, от руки в любом свободном месте документа, но обычно в верхней его части.

Пример 3

7. Визы согласования для тех видов документов, которые без таких виз не будут иметь полной юридической силы. Например, визы согласования с первичным профсоюзным органом, учет мнения представительного органа, согласование с юристом, с главным бухгалтером и т.д. Документы, требующие согласования, определяются требованиями текущего законодательства, унифицированными формами и внутренними локальными нормативными актами самой организации, в частности инструкцией по делопроизводству или положениями по отделам и т.д (в случае их наличия). Виза согласования может быть в следующих видах:

7.1. Указание на документ, который подтверждает согласование (унифицированная форма Т-7). Гриф согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части с левой стороны.

Пример 4

7.2. Указание формулировки, подтверждающей согласование, должность лица или лиц, с которыми производилось согласование, подпись / подписи, их расшифровки и даты согласования. Виза согласования проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа либо на любом свободном месте.

Пример 5

8. Визы ознакомления должны стоять под всеми кадровыми приказами и другими документами, которые по сути своей должны быть донесены до определенного круга работников. Данный реквизит включает в себя также собственноручное проставление даты ознакомления сотрудниками под подписываемым документом. Виза ознакомления проставляется в нижней оформляющей части документа по центру или с левой стороны.

Пример 6

Унифицированные формы, разработанные Госкомстатом, построены с учетом придания документам юридической силы и содержат все указанные реквизиты (хотя есть и исключения, например, личная карточка работника – унифицированная форма Т-2 не содержит регистрационного номера, так как данные документы хранятся не по хронологии, а по алфавиту).

Пример всех указанных реквизитов на унифицированной форме приведен ниже на примере унифицированной формы Т-6 – приказ на отпуск.

Пример 7

Придание юридической силы документам внутренней переписки

Внутренняя переписка в организации решает следующие задачи:

1. Письменно выражает и документирует мнение, просьбу, предложение одной из сторон, работодателя или работника, или носит характер информирования другой стороны.

2. Является неотъемлемым звеном в процедуре расторжения трудового договора, перевода работников, оформления отпуска и других кадровых процедур.

3. Служит необходимым документальным доказательством при рассмотрении трудового спора.

Для того чтобы внутренняя переписка выполняла все вышеперечисленные задачи, необходимо соблюсти следующие условия:

1. Документ должен быть правильно оформлен, с наличием всех необходимых для него реквизитов.

2. Документ должен иметь регистрационный номер по журналу учета входящей и исходящей документации.

3. На данный документ должен быть дан официальный ответ стороны-получателя. Например, в виде резолюции.

4. Документ должен храниться с учетом установленных архивных требований.

Наиболее часто работник ведет внутреннюю переписку с помощью заявлений, служебных и докладных записок, а работодатель – в виде уведомлений. Документы внутренней переписки оформляются не только если нужно обмениваться официальными сообщениями между работниками, но и также между начальниками подразделений и работниками, начальниками одних подразделений и других и т.д.

В настоящее время большая часть этой переписки осуществляется в электронном виде, путем обмена сообщениями по электронной почте. С такими сообщениями крайне сложно доказать то, что этот электронный документ был создан именно данным работником (даже при установке паролей придется доказывать, что никто, кроме этого конкретного работника, не знал пароль доступа к конкретной электронной почте). Поэтому в случае конфликта или возможного конфликта рекомендуется оформлять документы в бумажном варианте, заверяя своей подписью, и регистрировать через официальное должностное лицо в компании, отвечающее за регистрацию документа.

Можно придать такой переписке юридическую силу, если работник распечатает электронные сообщения, а должностное лицо их зарегистрирует. Кроме этого внутренними документами компании (внутренними локальными нормативными актами) необходимо закрепить в качестве рабочего механизма общения именно такой способ обмена информацией, а также периодичность проверки сообщений.

Рассмотрим общие принципы придания юридической силы документам внутренней переписки – заявлениям и уведомлениям. Эти документы часто являются основным доказательством в трудовых спорах, поэтому грамотная работа с ними чрезвычайно важна для защиты интересов работодателя.

Особенности оформления и придания юридической силы заявлениям

В интересах работодателя, чтобы личные заявления работников были оформлены от руки. Обычно в организациях применяются шаблонные бланки, в которых от руки должны быть заполнены, как минимум, подпись работника и дата подписания заявления. Часто такое оформление заявлений трактуется при судебном конфликте как факт давления на работника.

В принципе заявление может быть создано и автоматизированным путем, но, тем не менее, после этого распечатано и подписано тем лицом, которое данное заявление оформляет.

Желательно, чтобы в заявлении с учетом вышеописанной процедуры придания документам юридической силы были следующие реквизиты:

1. Название документа – «Заявление».

2. Адресат – кому направляется заявление, с указанием должности в конкретной организации, Ф.И.О. должностного лица.

3. Составитель – от кого направляется, с указанием должности и Ф.И.О. работника.

4. Текст заявления.

5. Подпись составителя заявления.

6. Дата составления заявления.

7. Подписи согласования (чаще всего с руководителем структурного подразделения – при необходимости). Этот реквизит не является обязательным. Поэтому его наличие определяется принципами работы с такими документами в конкретной организации.

8. Регистрационный номер заявления. Номер присваивается документу согласно журналу входящей документации (или другого журнала, в зависимости от построения системы регистрации в конкретной организации), с указанием номера, даты принятия документа и подписи ответственного лица (например, секретаря). Лицо, ответственное за прием данных документов, проставляет номер.

9. Резолюция лица, которому адресовалось заявление или который уполномочен решить конкретный вопрос. Резолюция должна содержать собственноручную подпись, дату и распорядительное решение по вопросу заявления с указанием конкретного должностного лица (его фамилии или просто отдела), которому направляется это распоряжение и (при необходимости) дату, к которой надо выполнить указанное в резолюции распоряжение.

10. После того как на основании этого заявления будут осуществлены кадровые процедуры, на нем могут быть сделаны отметки об исполнении распоряжения руководителя (см. Пример 8). Они проставляются, как правило, в нижней оформляющей части документа слева или в любом свободном месте.

Пример 8

11. Могут быть отметки номера дела, в которое отправлено данное заявление.

Приведем пример заявления с наличием в нем всех необходимых реквизитов.

Пример 9

Особенности оформления и придания юридической силы уведомлениям

Работодатель пишет уведомления для того, чтобы о чем-то проинформировать работника. Например, чтобы предупредить его о предполагаемом сокращении штатов (ст. 180 ТК РФ), о предстоящем очередном ежегодном отпуске, согласно графику отпусков компании (ст. 123 ТК РФ), о предстоящем изменении условий трудового договора (ст. 74 ТК РФ), о том, что срочный трудовой договор с работником сокращается (ст. 79 ТК РФ) и др.

Официальные уведомления для соблюдения процедуры, предусмотренной трудовым законодательством, необходимо оформлять только в бумажном варианте, так как эти документы будут являться подтверждением соблюдения установленного порядка, и работник подтверждает факт получения данного уведомления, как правило, на самом же документе.

Ниже приводятся выписки из Трудового кодекса, подтверждающие требование именно письменной формы уведомления в некоторых случаях соблюдения требований трудового законодательства.

Фрагмент документа

Трудовой кодекс РФ

Статья 74. Изменение определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда

(…) О предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца, если иное не предусмотрено настоящим Кодексом.

Если работник не согласен работать в новых условиях, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья.

Статья 79. Прекращение срочного трудового договора

Срочный трудовой договор прекращается с истечением срока его действия. О прекращении трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения, за исключением случаев, когда истекает срок действия срочного трудового договора, заключенного на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.

Статья 123. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (…).

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации

(…) О предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются работодателем персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления сотрудника за определенный срок, который отвечает требованиям трудового законодательства. Поэтому такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.

Пример 10

Система регистрации документов внутренней переписки

Работодателю будет легче защищаться в случае трудового конфликта (в том числе судебного), если в организации грамотно построена система регистрации документов. Система регистрации в компании необходима для:

учета наличия документов и отслеживания их движения;
придания юридической силы документам компании;
оптимальной организации внутреннего документооборота на предприятии;
защиты интересов работодателя в случае судебного конфликта. В данном случае журнальная система регистрации подтвердит факт создания документа в определенную дату.

Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести, напрямую зависит от особенностей деятельности организации. Для того чтобы журналы (книги) учета выполняли не только функцию регистрации документов, но и могли в случае конфликта послужить доказательством того, что документ действительно был создан в определенный период времени и не мог быть вписан позднее, рекомендуется соблюдать следующие правила оформления данных журналов.

Журналы должны:

иметь твердую обложку (для соблюдения сроков хранения);
иметь клеевой переплет (для доказательства невозможности или затруднительности удаления листа или добавления листа в существующий журнал);
иметь пронумерованные страницы от начала до конца;
быть прошиты;
содержать заверительную запись. Она состоит из указания названия журнала, количества прошитых, пронумерованных страниц (цифрами и прописью), должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации и даты оформления журнала. Заверительная подпись проставляется на задней обложке журнала извне или снаружи нее;

Пример 11

быть удостоверены печатью юридического лица и подписью руководителя организации (за исключением первых двух книг учета трудовых книжек, которые должны быть удостоверены сургучной печатью или пломбой (п. 41 постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»).

Внутренний вид журналов, в которых можно вести регистрацию документов внутренней переписки, разрабатывается самими организациями, так как унифицированных форм журналов нет. Ниже приводится их примерная форма.

Пример 12

Пример 13

Копии и дубликаты

Часто документы внутренней переписки передаются должностным лицам в виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Пример 14

Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

* * *

Итак, документы внутренней переписки нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Такие бумаги не регистрируются, не учитываются, не согласовываются, что негативно сказывается не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах, проводимых в компании. Часто из-за этого работодатель не может доказать вину конкретного работника и не может применить законные способы применения дисциплинарного взыскания или расторжения трудового договора с работником. Многие компании начинают строить систему работы с документами уже на своих ошибках, но лучше все-таки предотвращать негативные последствия, чем бороться с их результатом.

Автор — к.э.н., руководитель программы «Делопроизводство в кадровой службе» компании Центр абонентского обслуживания по трудовому законодательству, практикующий консультант по вопросам постановки и оптимизации делопроизводства

Источник

Билет
16.вопрос 1. Понятие “юридическая сила
документа”. Реквизиты, придающие
документу юридическую силу.

Юридическая сила документа – это
свойство официального
документа вызывать правовые последствия.¹

_____
¹ ГОСТ
Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения.

Реквизиты документов, обеспечивающие юридическую силу

(ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов»)

1. Наименование организации

Наименование
организации – автора документа указывают
на бланках в соответствии с учредительными
документами организации (учредительным
договором, уставом или положением).
Наименование организации должно
включать:

сокращенное,
а при его отсутствии – полное, наименование
вышестоящей организации, если она
имеется;
указание
на организационно-правовую форму или
характер деятельности организации
(открытое акционерное общество,
благотворительный фонд, государственное
унитарное предприятие и т.д.);
наименование
филиала, территориального отделения,
представительства, структурного
подразделения организации, если оно
является автором документа.

2. Справочные данные об организации

Реквизит
используется в бланках писем. Он включают:
почтовый адрес; номера телефонов, адрес
электронной почты и другие сведения по
усмотрению организации, например, номер
факса, телекса, счета в банке, адрес
электронной почты и др.

Под
реквизитом «Справочные данные об
организации» указываются: код
организации по ОКПО, основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН); идентификационный номер
налогоплательщика / код причины постановки
на учет (ИНН/КПП);

3. Наименование вида документа

Реквизит
присутствует в бланках конкретного
вида документов. Наименование вида
документа указывается в соответствии
со сложившимися в системе делопроизводства
традициями. Для закрепления видов и
разновидностей документов разрабатывают
Табели форм документов, применяемых в
организации. Документы должны называться:
план, справка, докладная записка,
инструкция и т.п.

4. Дата документа

ГОСТ
Р 6.30-2003 устанавливает два основных
способа оформления даты:

цифровым
способом в последовательности: день
месяца, месяц, год: 05.02.2004;
словесно-цифровым
способом: 05 февраля 2004 г.

Стандарт
разрешает оформлять дату в обратной
последовательности – год, месяц, число:
2004.02.05, что соответствует международному
стандарту на оформление дат.

Датой
документа может быть дата:

подписания
документа (в приказах, распоряжениях,
указаниях, справках, докладных записках,
письмах, договорах и др.);
утверждения
документа (в положениях, инструкциях,
правилах, штатных расписаниях, регламентах
и др.);
события
(в протоколах и актах).

Нужно
также иметь в виду при работе с документами,
что датируются многие служебные отметки
на документе, отражающие процедуру
движения документа в ходе его подготовки
и исполнения: резолюции, визы, отметка
о поступлении документа в организацию,
отметка о заверении копии, отметка об
исполнении документа и направлении его
в дело.

5. Регистрационный номер документа

Регистрация
документа проводится после его подписания
или утверждения. Регистрационный номер
— цифровое или буквенно-цифровое
обозначение, присваиваемое документу.
Регистрационный номер входит в состав
реквизитов бланка, проставляется
одновременно с датой документа.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Составление документа — это важный шаг, который необходим для подтверждения действий или фактов. Правильно указанные реквизиты необходимое для того, чтобы документ стал законным, однако не все люди знают, какие реквизиты относятся к юридически значимым.

Содержание

Какие реквизиты первичного документа необходимы?
Юридически значимые реквизиты документа
Что такое электронный документооборот?
Юридическая сила электронного документа

Какие реквизиты первичного документа необходимы?

После подписания документа должностным лицом можно установить подлинность документа. Юридическая сила подтверждается электронной подписью. Сертификат удостоверяет идентичность подписи.

Следует отметить, что существует несколько десятков реквизитов. В государственный стандарт включены реквизиты, которые ни в одном виде бумаг не встречаются вместе. Назначение и правила составления определяются формуляром конкретного вида документа.

Если реквизиты постоянные, то они не меняются никогда или длительное время, а переменные могут поменяться (текст или дата).

Юридически значимые реквизиты документа

Если официальная бумага может доказать определенные факты, то она имеет юридическую силу.

Юридически значимы следующие реквизиты:

Печать.
Текст.
Наименование организации (автор документа).
Вид документа.
Дата подписания или дата принятия.
Санкционирующий содержание гриф.
Регистрационный номер.
Гриф согласования.

Что такое электронный документооборот?

Политика подобного документооборота содержит стандарты и руководящие принципы, определяющие организацию создания аутентичных, полных, надежных и доступных документов и управления ими с течением времени.

В политику включены все соответствующие процессы, начиная с захвата цифрового документа и заканчивая его возможным уничтожением или долгосрочным сохранением.

Метаданные — это информация в электронной форме, связанная с файлом и не зависящая от его содержания. Основной функцией метаданных является предоставление информации о характеристиках записи, её производственной единице, а также об административной функции и порядке, к которому он принадлежит.

Метаданные могут храниться либо в самом файле, либо в отдельных репозиториях, при условии, что последние обеспечивают точную ссылку между информацией и метаданными.

Электронный файл — это набор цифровой информации. Он соответствует административному файлу, независимо от того, какой вид информации в нем содержится.

Это компьютерная система, предназначенная для контроля, хранения и управления офисными файлами. Она управляет электронными файлами и записями на этапе административной деятельности и позволяет их модифицировать. Пользователи системы контролируют разработанные в системе процессы документооборота, а также назначение минимально необходимых обязательных и дополнительных метаданных.

Фиксация — это процесс, который помечает ввод данных в систему документооборота и присваивает им уникальный идентификатор. Во время фиксации назначаются минимальные обязательные метаданные для установления связи между файлом, его автором и контекстом, в котором был произведен документ.

Оцифровка заключается в получении электронного изображения оригинального документа на не электронном носителе в условиях, обеспечивающих его достоверное соответствие.

Временная метка — это механизм, позволяющий неопровержимым образом доказать, что набор данных существовал в определенный момент времени и с этого момента не претерпел изменений. Временная метка гарантирует подтверждение аккредитации даты и времени любой операции или сделки, совершенной с помощью электронных систем.

Юридическая сила электронного документа

Средства доказательства подлинности подобной информации являются более сложными и дорогостоящими.

В таких случаях компьютерные специалисты должны проанализировать всю информацию «под» видимой частью файла — метаданные.

Метаданные обычно используются для анализа того, был ли изменен документ и дата его создания или последнего изменения. Кроме того, всегда будет полезной любая дополнительная информация (письма, отправленные между сторонами, текстовые сообщения, звонки, события и т.д.).

Видео об особенностях электронного документооборота:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Как оформляются реквизиты документов?

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

Реквизит «подпись» и его роль в документе

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
Название организации.
Единицы измерения.
Измерители — стоимостные, вещественные.
Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
Календарная дата его составления.
Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Как оформлять первичные документы?

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

наименование регистра;
название организации;
период, за который вносятся данные, или время ведения;
вид группировки (систематическая, хронологическая);
стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
должности ответственных за ведение регистра;
подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Источник

Вопрос:

Чем определяется юридическая сила документа?

Ответ:

Юридическая сила документа – это его свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в нем. На приобретение документом юридической силы оказывают влияние различные факторы. Мы остановимся на так называемых формальных требованиях, т. е. соблюдение ответственными лицами требований предъявляемых к форме документа наличие в нем необходимых реквизитов.

Реквизиты в свою очередь подразделяются на юридически значимые и обычные. Например, отсутствие в документе почтового адреса усложнит работу секретаря организации, получившей документ по почте. Отсутствие подписи должностного лица сделает документ бессильным (теряющим юридическую значимость).

Какие же реквизиты следует признать юридически значимыми?

Во-первых, это наименование организации. Оно должно полностью соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах (уставе). Встречаются случаи, когда для придания большей значимости своему бланку (а значит и своему имиджу) используют на документах изображение государственного герба или нечто подобного рода (пример использования наименования Министерства юстиции РФ на том основании, что МРО имеет государственную регистрацию). Эти действия незаконны.

Вторым реквизитом, обеспечивающим юридическую силу документа, является дата его подписания, утверждения или того события, которое зафиксировано в документе. Так, ничтожной является доверенность, выданная без указания даты ею совершения (ст. 186 ГК РФ). Не будет признан действительным протокол учредительного собрания, если на нем не стоит дата проведения собрания.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Этот реквизит является не только гарантией того, что документ прошел все предусмотренные в организации стадии обработки, но и своеобразным подтверждением официального характера документа, его законности.

Обязательным реквизитом является подпись. Она как бы подтверждает ответственность поставившего ее лица за все изложенное в документе. Право подписи не документах имеют уполномоченные должностные лица организации. Много вопросов возникает о порядке подписания документов, отражающих деятельность комиссий. Как правило, это протоколы и акты. Протоколы заседаний комиссий подписываются председательствующим на заседании и секретарем. Этих двух подписей вполне достаточно для правомерности документа. Акт является документом, подтверждающим или отрицающим какое либо событие, действие, факт. Члены комиссии, составившие акт, несут ответственность за его содержание. Поэтому необходимо наличие подписей всех членов. Первой ставится подпись председателя комиссии.

Реквизит «печать» также является юридически значимым и применяется в целях заверения подписи должностного лица на некоторых видах документов. Оттиск печати является дополнительным свидетельством подлинности документа, его принадлежности к указанному на документе наименованию организации. Оттиск проставляется на документах, в которых отражена информация о фактах, имеющих особое юридическое значение: о создании, реорганизации или ликвидации организации; удостоверяющих права организации или отдельных лиц (доверенности); фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями (акты списания мат. Ценностей, платежные поручения). Такие документы обретают юридическую силу лишь с момента заверения печатью.

Источник