Наибольшее внимание разработке бизнес кейса проекта уделено в стандарте

Что такое бизнес-кейс проекта?

Если кратко, то бизнес-кейс проекта – это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Цель бизнес-кейса проекта – убедить аудиторию в том, что проект действительно нужен и востребован. В хорошем бизнес-кейсе отражены как измеримые характеристики проекта (от стоимости до, например, ожидаемого увеличения выручки), так и неизмеримые (например, связанные с удобством, мотивацией персонала или пиаром).

Зачем нужен бизнес-кейс проекта?

Как правило, бизнес-кейс готовится для относительно крупных проектов, и может быть использован для следующих целей:

1. Вовлечение спонсора проекта – помочь спонсору сформулировать те “плюшки”, которые получит он, заказчик и компания в целом от реализации проекта – бесценно и говорит о вашем профессионализме. Хорошо сформулированный кейс с учетом интересов спонсора – половина пути к успеху (а именно – к принятию решения о том, что проект нужен).
2. Принятие решение о старте проекта (на комитете, который выбирает проекты) – четкое и структурированное описание содержания проекта, выгод, требуемых ресурсов и проч. позволяет быстро и обоснованно принять решение или сравнить проект с другими.
3. Экономическое обоснование проекта – в бизнес-кейсе считается экономика проекта (пусть и на высоком уровне), чтобы понять, стоит его вообще начинать или нет, примерно просчитываются разные варианты реализации.
4. Связь проекта и приносимых им выгод со стратегией компании – в кейсе может быть показано, что именно проект даст компании и как это отразится на достижении ее стратегических задач.
5. Вводные для руководителя проекта – в том случае, если документ готовит Заказчика, назначенному РМу будет намного проще быстро погрузиться в проект, используя бизнес-кейс.

В разных компаниях по-разному, где-то бизнес-кейс – это обязательный документ, необходимый для рассмотрения проекта, а где-то – опциональный, и его готовит человек, просто заинтересованный в том, чтобы проект стартовал.

Из практики – у нас вот предоставление бизнес-кейса на управляющий комитет необязательно (вместо него используется Lean Canvas), но его наличие существенно повышает шансы на одобрение проекта.

Что включает бизнес-кейс проекта?

Бизнес-кейс проекта включает в себя любую информацию, которая может быть полезна при принятии решения об инициации проекта. В зависимости от проекта и от отрасли разделы бизнес-кейса могут быть разными, но в общем случае бизнес-кейс проекта будет содержать следующие разделы:

1. Бэкграунд проекта (начальные условия) – где мы сейчас и почему нам плохо (потому что зачем начинать проект, если все хорошо?).
2. Способ перейти из настоящего в будущее или из плохо в хорошо – что именно нужно сделать (= краткое и емкое содержание проекта).
3. Связь со стратегией – как повлияет на компанию, если станет “хорошо”? Вот тут бы хорошо ответить на вопрос о том, как повлияет не только на компанию, но и на конкретных менеджеров, принимающих решение (завуалированно, конечно).
4. Способы реализации проекта с плюсами и минусами – практически в любом случае таких способов несколько (для той же ИТ-системы – можно разработать самим, можно купить, можно взять в аренду и проч.).
5. Сроки, стоимость и прочие важные для принятия решения факторы по каждому из способов – в идеале, тут есть несколько вариантов типа “быстро-дешево-качественно-выбери любые два”, чтобы у принимающих решение была иллюзия выбора.
6. Конкретный запрос – хуже всего, когда бумажка есть, а что с ней делать – непонятно. В презентации или в тексте документа должен быть конкретный запрос того, чего вы хотите добиться этим кейсом – согласовать выполнение всего проекта, получить сколько-то денег или ресурсов на R&D, выделить время на детальный бенчмаркинг? Чем конкретнее запрос, тем проще принять решение.

Ну и не стоит забывать, что цифры цифрами и логика логикой, но часто решения даже в высоких кругах принимаются на эмоциях, и это нормально. Поэтому документ либо презентация бизнес-кейса не должны быть набором формальных слов или фраз, они должны рассказывать историю и эмоционально вовлекать аудиторию, а также учитывать ее интересы.

Как связаны бизнес-кейс проекта и устав проекта?

При наличии бизнес-кейса написание устава очень упрощается, так как у руководителя проекта уже есть довольно много вводных, изложенных в формализованной форме. В уставе можно либо дать ссылку на бизнес-кейс либо скопировать туда отдельные разделы.

При этом надо не забывать, что цель устава – дать формальный старт проекту, формализовать полномочия РМа и быть основополагающим документом проекта и истиной в последней инстанции в случаях, когда что-то пошло нет так.

А вот бизнес-кейс преследует другую цель, а именно – убедить в необходимости проекта тех, кто принимает решение.

Расскажите, вы используете бизнес-кейсы при принятии решения о старте проекта?

Cкачать шаблон бизнес-кейса проекта с рекомендациями по заполнению вы можете всего за 99 руб. После оплаты  на почту вы получите архив с шаблоном в docx. Сэкономьте свое время, оно стоит намного дороже! Скачайте шаблон и начните готовить бизнес-кейс вашего проекта на основе лучших практик прямо сейчас!

Купить шаблон за 99 руб.

This article presents expert tips on how to write a business case. We also provide a checklist to prepare for, write, and present a business case, along with free, easy-to-use Word and PowerPoint business case templates.

Included on this page, you’ll find details on how to write a business case, sections to include in your business case, a business case checklist, and business case presentation examples.

Что такое бизнес-кейс проекта 💼 и как его составить

Бизнес–кейс проекта – это что–то вроде инструмента поиска оснований для его реализации

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что такое бизнес-кейс?

Бизнес–кейс проекта – это это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Цель бизнес-кейса проекта?

Цель бизнес–кейса – убедить заинтересованные стороны (руководство, инвесторы и т.д.) в том, что проект актуален и действительно востребован.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Для чего нужны бизнес-кейсы проектов?

Бизнес–кейсы проектов нужны для: помощи с принятием решений о запуске проекта, вовлечения спонсоров, экономического обоснования проекта, предоставления основных вводных данных для руководителя проекта, а также для отображения связи проекта с основной стратегией компании.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Что такое бизнес-кейс

Итак, у вас появилась отличная идея для проекта. И теперь вы хотите собрать команду специалистов и показать заинтересованным сторонам, что ваш проект жизнеспособен и достоин внимания. Но как это сделать?

Предже чем вашу идею одобрят, нужно будет показать ее пользу и суть, а также описать, какое финансирование понадобится для поддержки проекта (и откуда оно возьмется). Именно на этом этапе вам и пригодится понятие «бизнес–кейс проекта».

В первую очередь оно отображает то, как вы будете воплощать свою идею в жизнь. Это очень важный этап, поскольку исследования показывают, что неэффективные бизнес–кейсы могут привести к прогоранию проектов.

В нашем тексте мы разберем все, что вам нужно знать о бизнес–кейсе проекта.

Проекты требуют вложения не только денег, но также времени и усилий, поэтому ключевым вопросом автоматически становится вопрос: «Стоит ли проект этого?». Бизнес–кейс лежит в основе любого проекта, а главная его задача – дать обоснования для реализации. Другими словами, он предназначен для того, чтобы убедить лиц, принимающих решения, что проект обладает всеми необходимыми достоинствами. Обычно это происходит путем описания выгод, затрат, изменений и финансового плана.

Т.е. бизнес–кейс проекта – это это сводный документ, описывающий причины, по которым стоит начать этот проект.

Цель бизнес–кейса – убедить заинтересованные стороны (руководство, инвесторы и т.д.) в том, что проект актуален и действительно востребован.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Зачем нужны бизнес-кейсы и как понять, стоит ли заниматься проектом

Подготовка бизнес–кейса включает в себя оценку:

• Проблем, существующих в бизнесе;
• Возможностей;
• Преимуществ;
• Рисков;
• Затрат, которые включают также оценку инвестиций;
• Технических решений;
• Времени;
• Влияния;
• Организационных возможностей для достижения результатов проекта.

Проблемы – одна из самых важных составляющих бизнес–кейса, так как они отображают именно те трудности, которые связаны с текущей ситуацией и демонстрируют преимущества нового видения бизнеса.

Таким образом, бизнес–кейсы служат для следующих целей:

1. Принятия решений о запуске проекта

Конечно, это можно назвать чуть ли не основной целью. Обычно бизнес–кейсы составляются четко и структурированно. Такое описание содержания проекта, выгод, ресурсов, которые могут понадобиться и т.д., позволяет принять решение быстро и обоснованно.

2. Для вовлечения спонсоров

Проще говоря, бизнес–кейс содержит краткое перечисление всех преимуществ и недостатков проекта, что позволяет потенциальному спонсору принять решение, нужен ли ему этот проект.

3. Экономическое обоснование проекта

Конечно, никакой проект не запустится, если будет понятно, что он принесет одни убытки. Поэтому в бизнес–кейс обычно включают различные экономические расчеты.

4. Основные вводные данные для руководителя проекта

Как мы уже говорили, бизнес–кейс –  это «краткое содержание» проекта. Именно поэтому его наличие значительно упростит жизнь руководителю проекта. Он сможет быстро погрузиться в работу, что ускорит процесс реализации.

5. Связь проекта со стратегией компании

Бизнес–кейс отображает, что именно даст проект компании, а значит и его влияние на достижение стратегических задач.

Стоит отметить, что к концепции бизнес–кейсов проектов в разных компаниях относятся по–разному. Где–то это обязательный документ, а где–то его могут не использовать или же его пишет человек, напрямую заинтересованный в том, чтобы проект был запущен. Но, конечно, большинство организаций являются скорее сторонниками использования бизнес–кейсов. Почему?

В основном это связано с причиной появления самого проекта. Скорее всего, вы хотите запустисть новый проект, потому что вам нужно решить какую–то определенную проблему.

Обычно проблема заключается в том, что что–то мешает вашей компании достигать поставленных целей. Таким образом, получается, что работа направлена на достижение целей.

Если проект получил одобрение, стоит ответить еще на несколько простых вопросов:

• Какова его цель?
• Что может помешать достижению этой цели?
• Какие изменения необходимы, чтобы решить проблему?
• Вы уверены, что этот проект решит проблему?

Если у вас не получается ответить на эти вопросы, то, возможно, стоит отложить старт проекта.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Когда использовать бизнес-кейс и как его написать

Бизнес–кейс необходим, когда нужно обосновать ресурсы или финансы, которые будут потрачены на проект. К тому же, с их помощью можно получить одобрение спонсора и других заинтересованных сторон.

Например, спонсор может выделить средства на проект, а IT–отдел – предоставить нужные ресурсы.

Но не забывайте, что цель бизнес–кейса – убеждение. Поэтому каждый его раздел должен быть написан на языке аудитории, для которой он предназначен. Более того, он должен содержать достаточный объем информации, которого хватит комиссии для принятия решения. Поэтому при написании бизнес–кейса помните следующее:

• Будьте краткими и доносите только ту информацию, которая действительно необходима;
• Бизнес–кейс должен быть понятным и интересным;
• Не стоит додумывать. Опирайтесь только на ту информацию, которая ссылается на какие–то расчеты и т.п.
• Опишите свое видение;
• Продемонстрируйте ценность и преимущества проекта для вашего бизнеса в целом.

Миша Ряженка

Founder, Executive Partner

Содержание бизнес-кейсов

Бизнес–кейс можно условно поделить на четыре раздела:

1. Основные положения

2. Финансы

3. Основная информация о проекте

4. Организация проекта

Рассмотрим каждый из них подробнее.

1. Основные положения

Этот пункт стоит добавлять, если у вас достаточно большой объем информации, так как основные тезисы помогут быстрее ориентироваться в нем.

По сути, это краткое изложение всего бизнес–кейса. Оно лаконично передает всю важную информацию о проекте и создает первое общее впечатление (которое, считается самым важным!).

2. Финансы

Раздел финансирования в первую очередь предназначен для тех, кто в компании отвечает за эту сферу (т.е. руководство или спонсоры). Обычно он включает в себя:

• Финансовую оценку

Ее может предоставить финансовый отдел вашей компании. А целью такой оценки является:

• Анализ чувствительности

Данный анализ касается рисков, связанных с проектом и рассматривает варианты результатов проекта. Фактически, он позволяет финансовому отделу проекта прорабатывать и оценивать возможные сценарии развития.

3. Основная информация о проекте

Это самый большой раздел бизнес–кейса, предназначенный сразу для всех сторон (руководства, спонсоров, команд и т.д.). Он отвечает на большинство вопросов, касающихся вашего проекта. Проще говоря, объясняет «что», «как» и «почему».

В этот раздел входит:

• Исходная информация

Ее цель – дать ясное представление о самом проекте и его бизнес–модели. Это краткий обзор причин, из–за которых произошли изменения: проблемы, возможности или изменения обстоятельств.

• Бизнес–цель

В этой части рассказывается, почему вы решили, что нужно реализовать проект. Если кратко, то бизнес–цель отвечает на следующие вопросы:

• Преимущества и недостатки

В этом разделе нужно указать все финансовые и нефинансовые преимущества. Цель та же – объяснить, зачем вам нужен проект.

Ответом может быть:

Не забывайте указать и любые недостатки, которые были вами обнаружены, поскольку они отображают потенциальные риски проекта.

• Варианты решения проблем

Определите возможные варианты решения проблем и опишите их как можно подробнее.

Например, если в бизнес–модели и предлагаемом решении используются какие–то дополнительные технологии, обязательно объясните как. К тому же, поскольку у большинства проблем есть несколько вариантов решений, постарайтесь предоставить основные из них. Это позволит выбрать самый лучший способ.

• Объем и влияние

В этом разделе описывается работа, которая необходима для достижения целей, а также определяются функции, которые затронет проект. Кроме того, он описывает границы и ключевые взаимосвязи с другими проектами.

• Наброски плана

Это краткое изложение основных задач проекта и его общий график.

В идеале проект должен быть разделен на этапы, для каждого из которых будет свой набор задач.

• Оценка рынка

Чтобы бизнес–кейс давал всестороннюю оценку, нужно изложить в нем состояние рынка (относительно вашей сферы деятельности). Другими словами, четко обозначьте основные бизнес–интересы.

• Оценка рисков

Мы уже упоминали этот этап, но стоит повторить, что оценка рисков должна охватывать те проблемы, которые могут возникнуть в ходе вашего проекта, а также оценку возможностей компании среагировать на них.

Поэтому этот раздел чаще всего отвечает на следующие вопросы:

4. Организация проекта

Последний раздел играет большую роль для менеджера проекта, который будет ответственным за реализацию в целом. В этом пункте описывается, как создается проект.

• Управление проектом

Подраздел бизнес–кейса, который показывает, как структурирован сам проект и его различные уровни принятия решений (роли и обязанности, стандарты проекта и т.п.).

• Отчетность

Наконец, бизнес–кейс должен определять, как будет фиксироваться прогресс проекта. Обычно это делает менеджер, составляя краткие отчеты о ходе работы или развернутый отчет в конце каждого из этапов проекта.

Заключение

Возможно, у вас сложилось впечатление, что бизнес–кейс – это большой и громоздкий документ, который требует огромного количества усилий. Но это абсолютно не так. Большим он будет только для более крупных и сложных проектов, требующих глобальных изменений во всей бизнес–модели компании.

В целом бизнес–кейс – это удобный инструмент, позволяющий провести быстрый анализ проекта и решить, стоит ли его реализовывать. Другими словами, его цель состоит в том, чтобы обрисовать бизнес–обоснование для выполнения проекта и предоставить средства для постоянной оценки прогресса.

Сегодня методика бизнес кейсов применяется повсеместно. Она эффективна, как при рекрутинге персонала, так и при обучении кадров. Перед человеком ставится определенная проблемная задача, которую он должен решить. С одной он должен использовать свои знания и навыки, отражающие компетенцию, с другой – подходить к ситуации креативно и искать неординарный подход.

Кейсы в бизнесе – что это такое, каковы особенности?

Бизнес кейс – это конкретная бизнес проблема, взятая из реальной жизни, требующая оригинального подхода в ее решении. Лучшими формами реализации является игра и групповое обсуждение. Допустима и индивидуальная работа, но она чаще используется как собеседование с кандидатом или проверка конкретных знаний специалиста.

В большинстве случаев формируется группа из нескольких человек. Предпочтительно, чтобы они были разных специальностей, темпераментов и взглядов. Участники должны тщательно изучить проблему, определить ее причины, сформулировать несколько путей решения, применимых для конкретного случая.

История понятия

Метод кейса был придуман в двадцатые годы прошлого века в Гарварде. Само понятие пошло от английского слова казус, что сейчас применяется в России, характеризующее сложную ситуацию, проблему, решение которой не однозначно.

Студенты должны были в ходе дискуссии предлагать варианты развития событий, которые позволили бы разрешить задачу. Придуманные в ходе учебы техники впоследствии использовались бывшими студентами и в деловой жизни.

В рамках дискуссии люди могли проявлять все свои скрытые таланты, развивали мастерство общения, учились одновременно перерабатывать большой поток информации и структурировать ее.

Появление в России

В конце девяностых годов, после внедрения капиталистических идей в России появляется и методика бизнес кейсов. До начала 2000-х в основном используются готовые техники, переведенные на русский язык.

Постепенно происходит формирование и внутренних школ. Зарождение началось с появления кейс-клубов в ведущих ВУЗах страны. Первооткрывателями стали:

• НИУ ВШЭ;
• МГИМО;
• РЭУ имени Г.В. Плеханова.

Постепенно волну подхватили почти все университеты и институты. Метод начинает использовать преподавателями естественных наук. Сегодня почти все дисциплины в большей или меньшей степени применяют кейсы.

Цели

Цели бизнес кейса основаны на формировании креативного подхода к решению задач, а также на разработке нестандартных моделей поведения в кризисный момент. Учащиеся, задействованные в кейс-клубах, получают следующее:

1. Обретают навыки тайм-менеджмента, коммуникации и публичных выступлений.
2. Обучаются взаимодействию с другими и работе в группе.

Компании, привлекающие специалистов по бизнес кейсу, на выходе получают обширный объем информации, применять который могут поэтапно или сразу. Например, при выпуске нового продукта они вправе использовать множество техник, которые не были бы придуманы без создания фокус группы и разработки маркетинговых стратегий.

Разновидности кейсов

Разновидностей кейсов множество, так как они основаны на конкретных примерах. Периодически встречаются случаи, когда перед учащимися ставят выдуманную ситуацию, но, во-первых, такие примеры, как правило, не правдоподобны, а, во-вторых, они не несут в себе практической пользы.

Кейсы различают по тематике, то есть типу проблемы и ее сферы:

• маркетинговые – методики продвижения и рекламы;
• консалтинговые;
• управление персоналом и другие.

Одним из ярких примеров кейса в обыденной жизни является диагностика заболевания и формирование методов лечения.

Форма представления информации допустима, как устная, так и письменная. Первая чаще применяется при собеседовании. Также на решение конкретных задач предоставляется лимитированное время. Это дает возможность не отвлекаться и сфокусироваться на деле.

Практическое применение

Бизнес кейс решает сразу несколько важных задач:

1. Разработка работающих технологий выхода из кризисных ситуаций.
2. Подбор кадров – специалистов способных действовать в сложный период и находить решения.
3. Подготовка персонала – развитие навыков и умений людей, раскрытие их потенциала, путем погружения в рабочий процесс.

Успешность реализации кейса зависит от трех составляющих:

• наличие проблемной ситуации, что предполагает наличие множества вариантов развития событий;
• достаточный объем базовых сведений, на основании которого производится анализ и диагностика;
• вовлеченность группы и в том числе заинтересованных лиц.

Основа бизнес кейса – ситуационный анализ, то есть умение быстро перерабатывать поток информации. Притом, зачастую к ряду данных вернуться невозможно. Сама идея зародилась в США, но наибольшее развитие получила после слияния методов и техник западных и восточных специалистов.

Как написать кейс для бизнеса – инструкция

Для того, чтобы заинтересовать современного потребителя не достаточно создать уникальный качественный продукт или услугу. Важно правильно преподнести товар потенциальным клиентам. Для разработки методики целесообразно использовать концепцию кейса.

О том, как решать бизнес кейсы будет описано ниже. Здесь отметим основные правила и шаги, которые предпринимаются для анализа и фиксации сведений.

Описание цели

В первую очередь необходимо определить цель, зачем будет проводиться то или иное исследование. Какие результаты планируется получить в результате. Условно структуру кейса можно представить следующим образом:

• клиент – кто, те люди, на которых ориентирован продукт, что им интересно, чем они занимаются;
• проблема – что нужно решить, какие есть пути удовлетворения потребности;
• решение – какие были использованы ресурсы, кто принимал участие в разработке идей;
• результат – удалось ли удовлетворить запрос клиента.

Рекомендуется перед началом работы систематизировать всю исходную информацию и составить примерный план. Это не только позволит сократить время, но и даст шанс не упустить важные детали.

Выбор клиента

Подбор кандидата – важный этап, так как он должен отражать общий срез всех потребителей. На основании полученных от него данных будет строиться вся работа. Желательно, чтобы он соответствовал следующим критериям:

• информирован о товаре или услуге;
• обладает сведениями о конкурентах, он поможет использовать их слабые стороны;
• хорошая репутация и известное имя.

Чем более успешный человек примет участие в исследовании, тем лучше. Так как к известному лицу у населения, то есть у потенциальных потребителей больше доверия.

Кейс интервью

Перед проведением исследования важно определить с клиентом сроки. Дело в том, что зачастую процесс затягивается именно из-за отсутствия временных рамок. Также важно указать ожидания, что вы предполагаете получить от него, и что он сможет благодаря этому поиметь.

В качестве методов информирования могут быть сообщения, отправленные по электронной почте или телефонные звонки. Смс сообщения в последнее время стали менее эффективными, чем, например, рассылка в месенджерах или социальных сетях.

Процедура кейс интервью должна быть следующей:

1. Получение согласия от клиента на участие в исследовании.
2. Проведение анкетирования – позволит задать шаблон будущей беседы.
3. Непосредственное проведение интервью. Его продолжительность допустима в пределах получаса или часа. Вопросы должны быть связаны с продуктом.
4. Отправка ответов клиенту для утверждения их достоверности.
5. Формирование результата.

В результате бизнес кейса проекта, который создается, руководство компании может спланировать действия. Рекомендуется включить и этап моделирования. Это позволит сократить издержки и наиболее выгодно реализовать план. Если перед участниками не ставится цель экономии ресурсов, то они будут применить все возможные источники.

Составление структуры и плана

При составлении структуры допустим креативный подход, она не должна носить унифицированную форму. В большинстве случаев используют следующий план:

1. Вступительная часть – краткое увлекающее описание кейса.
2. Вводная информация – сведения о компании, ее деятельности, структуре, особенностях, преимуществах.
3. Либо предыстория кризиса и описание появившейся проблемы, либо формирование задачи, например, вывод нового продукта на рынок.
4. Поиск путей решения – подробное описание того, как проводилось исследование, к каким выводам удалось прийти.
5. Результаты – наиболее логичные и верные пути, также здесь указывается перечень всех возможных вариантов.
6. Резюме –  итоги и предложения.

Структура может изменяться в зависимости от конкретной задачи, а также от специфики деятельности компании.

Объем

Объем кейса зависит от конкретной ситуации. В стандартной форме он не должен превышать десяти страниц. В материале должна присутствовать самая важная информация, без лишних слов и ненужных данных. При необходимости стоит сделать ссылки на конкретные документы или ресурсы, содержащие информацию. Например, ссылая на закон, не надо его включать в кейс, достаточно указать номер нормативного акта и дату его вступления в силу.

Визуализация

Сухой текст, даже насыщенный информацией, не так нагляден, как графическое изображение данных. Рекомендуется везде, где это возможно включить таблицы, картинки, графики разных видов. Во-первых, это очень показательно, во-вторых, не требуется вчитываться в текст, чтобы увидеть параметры.

Факты

Недопустимо искажение информации. Многие специалисты предлагают осуществлять проверку не только полученных материалов, но и исходных данных. Любая неточность в сведения может привести и к серьезным финансовым потерям, и к судебным процессам, если были искажены слова интервьюируемого.

Цифры

Там где можно представить цифры, стоит это делать. Размытые фразы не дают толковой информации. Например, количество звонков возросло, стоит заменить на рост входящих вызовов составил 15% по сравнению с аналогичным периодом прошлого года.

Но если речь идет об увеличении более, чем на 100%, то тут лучше заменить на разы, так как это звучит сильнее. Но главное применять точные и конкретные формулировки.

Для чего решать кейсы?

Решение кейсов – это интересная и увлекательная работа. Только эта методика дает возможность полностью раскрыть свой потенциал, найти экстраординарное решение задачи. Рассмотрим основные преимущества использования метода.

Решение бизнес кейсов предполагает наличие процедуры, несмотря на то, что она не носит формальный характер, многолетние исследования показали, что это лучшая последовательность шагов.

Практическая направленность

Для кейса всегда подбираются задачи из реального прошлого или настоящего. Следовательно, в игровой форме, с привлечением разных людей можно найти такое решение, которое не пришло в голову руководству и аналитическому отделу компании.

Одним из примеров является появление у касс в магазинах витрин с небольшими недорогими товарами. Однажды встал вопрос о том, что низкий процент граждан приобретает шоколадки, приходя в супермаркет. Групповой анализ показал, что процент продаж можно поднять, если поместить их в место, где клиент задержится больше минуты и обратит на них внимание.

Интерактивный формат

Одним из преимуществ кейсов является то, что формирование идей происходит не всегда в формальной обстановке. Когда люди раскрепощены, они более открыты и готовы предлагать неожиданные идеи.

Интерактивный формат предоставляет возможность найти таких решений, которые не получить сформулировать при стандартном подходе. Стоит использовать различные видео, аудио и изображения, искать новые ресурсы, людей.

Совершенствование навыков

Исследования показали, что люди, задействованные в разработке бизнес кейсов, обладают более совершенными навыками. Они лучше переносят стрессовые ситуации, даже в условиях кризиса не паникуют и предлагают варианты выхода из него.

Если есть желание отточить определенные умения и повысить компетенцию, стоит присоединиться к группе кейс специалистов, лучшим выбором будет либо студенческий клуб, либо корпоративное сообщество.

Командная работа

Индивидуальные навыки человека, даже на самом высоком уровне, не могут конкурировать с командой посредственных специалистов. Главный секрет большинства крупных корпораций – именно в небольшой группе, создающей основные идеи.

Быть командным игроком не всегда просто, требуется время, чтобы научиться взаимодействию, слушанию и принятию взглядов других. Никогда не будет единого мнения относительно конкретного вопроса, но если в коллективе есть согласие, консенсус будет найден.

Этапы решения кейсов проектов

Для того, чтобы действия были максимально результативными рекомендуется следовать определенным этапам решения. В первую очередь человек должен получить знания относительно компании или рынка, для которых будет происходить анализ. Уточняя, что такое бизнес кейс, скажем, что это пошаговая система действий, разработанная на основе сведений о компании, ее положении на рынке, поставленных целей. В связи с этим полученные результаты не могут носить универсальный характер, хотя и применимы в ряде других случаев. Сегодня целые научные группы занимаются унификацией кейсов, но по-прежнему, лучший способ – анализ отдельной проблемы и поиски решений для нее.

Исследование ситуации

Данный шаг предполагает всестороннее изучение области исследования. Грамотный специалист помимо изучения самого объекта уделит время на обзор:

• существующих конкурентов;
• общего положения рынка;
• предпочтений клиентов.

Конечно, большая часть времени будет посвящена анализу исходных данных о самом предприятии.

Сбор и анализ недостающей информации

Если входящей информации не достаточно для получения полной картины, при наличии возможности, целесообразно дополнительно изучить материалы. Например, есть задача – повысить объем продаж определенного продукта. Руководство предоставило много документации, но среди нее нет результатов последних проведенных рекламных компаний, а это критически важные сведения.

Осмысление вариантов решения проблемы

Далее в индивидуальной или групповой форме начинается выработка решений. Особенность процесса является то, что фиксируются даже самые неадекватные варианты. Идея в том, что чем больше идей, тем больше выбор. Также иногда несколько не самых лучших вариантов в комбинации представляют собой гениальную идею. И если бы не было командного сотрудничества, создать ее не удалось.

После изложения всех возможных и невозможных вариантов, надо выделить те, которые кажутся наиболее сильными и ресурсными. Каждый из них рассматривается индивидуально. Вновь вступает групповая работа, когда особенности и детали каждого варианта формируют картину.

Выработка наилучшего результата

Среди всех полученных данных выбирается либо один, либо несколько кейсов, которые внедряются в работу. Всегда лучше иметь запасные варианты. Специальный человек структурируют всю оставшуюся информацию. Несмотря на то, что какие-то идеи не нашли своего применения сразу, они могут быть востребованы на плече некоторого времени.

Выработка результата также предполагает максимально подробное рассмотрение, выявление всех сильных и слабых сторон, формирование списка ответственных лиц и моделирование.

Подводные камни бизнес кейсов

У всего есть свои сильные и слабые стороны. Вые было описано множество преимуществ бизнес кейсов, но нельзя не упомянуть и о некоторых недостатках метода. Их важно учитывать, как при планировании исследования, так и при внедрении результатов в практику:

1. Изменчивость рынка – все исследования в основном строятся на материалах, отражающих прошлое компании, но не ее сегодня и тем более будущее. Важно понимать, что с развитием технологий, чтобы оставаться в топе, надо не просто следовать за инновациями, но и опережать их.
2. Субъективный фактор – специалисты люди, у них могут свои предпочтения и антипатии. Не факт, что они отражают мнение большинства.
3. Квалификация участников – важно, чтобы лица, осуществляющие разработку, были как минимум компетентны в отрасли.

Методика бизнес кейсов – один из вариантов выбора стратегий и решений. Не стоит забывать и о классических формах поиска ответа.

Реальные примеры

Рассмотрим несколько примеров бизнес кейсов в кратком содержании

Ситуация 1. Собеседование.

Многие компании сегодня ждут от своих сотрудников не только точного следования инструкции, но и умения решать ситуации, выходящие за рамки стандартных. Например, при найме человека на должность водителя, могут спросить, как он поступит, если он попадет в ДТП при перевозке, или если кто-то сломает груз.

От его ответа на данные вопросы будет многое зависеть. Если он запаникует или начнет сваливать ответственность на третьих лиц, то его вряд ли примут. Целесообразно, сообщить начальству о сложившейся ситуации и начать решать вопрос по мере возможностей.

Ситуация 2. Открытие филиала.

Компания планирует расширение и ей надо продумать где, когда и как лучше открыть дополнительный офис. Для этого привлекается группа кейс специалистов, которые должны изучить текущее положение фирмы, ее основных клиентов, изучить доступные варианты расширения, продумать к чему, можно приурочить открытие и тому подобное. На выходе они представляют руководству несколько вариантов.

Бизнес кейсы – это варианты решения поставленных задач, вызовов и проблем. Притом, привлекается группа людей, которые только в командном взаимодействии готовы предложить стоящие способы решения. Участие в такого рода проектах, дает человеку возможность повысить свои навыки в коммуникации, неординарном подходе и командной игре. Говоря о том, что такое кейсы в бизнесе, стоит уточнить, что это реальнее практические варианты выхода из сложных ситуаций. Их допустимо применять как для конкретного случая, так и для аналогичных проблем.

Сегодня разберем одну из 50 техник руководства к профессиональному своду знаний по бизнес-анализу BABOK®Guide. Что такое бизнес-кейс, зачем, кто и когда разрабатывает этот документ, как презентовать его инвесторам и другим ЛПР, структура и содержание ТЭО с советами BABOK и PMBOK.

Что такое бизнес-кейс по BABOK®Guide: практический пример

Согласно глоссарию BABOK®Guide, бизнес-кейс (business case) – это технико-экономическое обоснование (ТЭО) плана действий на основе сравнения выгод от предлагаемого решения с затратами на его реализацию: стоимость, трудозатраты, риски и прочие соображениями относительно его приобретения и использования. Бизнес-кейс можно рассматривать как ТЭО – документ, объясняющий рациональность и целесообразность изменения без углубления в конкретные детали реализации. На практике бизнес-кейс используется для определения потребности, т.е. бизнес-проблемы или возможности, и желаемых результатов в виде планируемых значений измеримых показателей, оценки ограничений, предположений и рисков, а также рекомендации наилучшего решения через сравнение возможных альтернатив в т.ч. с экономической точки зрения через вычисление NPV и IRR, о чем я рассказываю в новой статье.

Альтернативы – это варианты решения, которые могут включать разные технологии, процессы или модели бизнеса, а также способы реализации и ограничения (сроки, бюджеты, регламенты). Примечательно, что вариант «оставить все как есть», т.е. не делать ничего – тоже может быть вполне жизнеспособной альтернативой. Например, в компании есть проблема с потерей клиентских обращений, что выливается в 1 млн рублей ежемесячно: теряется около 100 заявок, каждая из которых может принести примерно 10 т.р. Бизнес-потребность сводится к организации бизнес-процесса приема и сопровождения клиентских заявок с нулевой долей потерь. Проблему можно решить следующими способами:

• внедрение новой CRM-системы, которая может быть реализована разными вариантами, от типового облачного сервиса до кастомной разработки;
• усиление уже существующего на предприятии решения по приему и сопровождению заявок с четкой фиксацией зон ответственности, сроков выполнения операций, промежуточной отчетности о состоянии заявок, премирования/депремирования и других рычагов управленческого контроля;
• оставить все как есть.

Для каждой альтернативы оценивается так называемый scope решения, который описывает входящие в его состав компоненты и очерчивает границы. Например, помимо непосредственно ИТ-систем в вышеотмеченные альтернативы входят бизнес-процессы и люди, а также имеющаяся инфраструктура. Также в бизнес-кейсе для каждой альтернативы оценивается организационная и техническая осуществимость, т.е. потенциал предприятия использовать предлагаемый вариант на полную мощность.

Также следует оценить предположения, риски и ограничения как условия, которые могут повлиять на инициативу, ограничить выбор вариантов решений или негативно отразиться на решении соответственно. Наконец, следует проанализировать каждую предлагаемую альтернативу с финансовой точки зрения, чтобы в конкретных числах оценить затраты и количественную выгоду от реализации. Также можно включить в бизнес-кейс важные нематериальные выгоды, например, улучшение репутации компании на рынке, повышение удовлетворенности клиентов и пр. Все эти оценки следует сопоставить со стратегическими целями и показателями компании.

Финальным элементом бизнес-кейса являются выводы по наилучшему решению, т.е. рекомендация той альтернативы, которая позволит удовлетворить рассматриваемую бизнес-потребность наиболее оптимальным способом. Критерий оптимальности выбирается вместе со стейкхолдерами, например, кратчайшие сроки, максимальная прибыль, минимальные затраты и т.д. Рекомендуемое решение описывает предлагаемый путь разрешения проблемы или использования возможности настолько подробно, чтобы стейкхолдеры, обладающие управленческой властью поняли рекомендацию и потенциал ее реализации.

Таким образом, бизнес-кейс объединяет факты, проблемы и предложения по их решению для понимания обоснованности и осуществимости изменения с точки зрения финансовых, организационных и технических ограничений, затрат и выгод. Этот документ может стать руководством для принятия управленческих решений относительно изменения. Обычно структура бизнес-кейса в каждой организации соответствует принятому корпоративному шаблону. Но содержание этого документа может быть необъективным или неактуальным, если не отражает обновления внутренних или внешних факторов. Кроме того, финансовый анализ предполагаемых затрат и выгод в ТЭО может отличаться от реальных значений показателей. Сроки и трудозатраты бизнес-аналитика на разработку этого документа обычно зависят от его размера и потенциальной ценности, т.е. пользы для стейкхолдеров. Бизнес-кейс может быть представлен в виде отдельного документа или как пункт технического задания по шаблону ГОСТ 19.201-78, о котором мы писали здесь.

BABOK®Guide рекомендует применять бизнес-кейс как технику для решения следующих задач:

• планирование подхода к бизнес-анализу;
• приоритизация требований;
• оценка изменений требований;
• анализ текущего состояния;
• определение будущего состояния;
• оценка рисков;
• определение стратегии изменения;
• анализ потенциальной ценности и рекомендация решения;
• измерение эффективности решения.

Как составить бизнес-кейс: практические советы из PMBOK и не только

Примечательно, что не только аналитик разрабатывает бизнес-кейсы. Эта техника также отмечена в своде знаний по управлению проектами PMBOK и будет полезна project manager’у как сводный документ для стейкхолдеров, описывающий причины, по которым стоит начать проект. Причем презентация бизнес-кейса перед инвесторами должна показывать не только объективные факты и расчеты, а также эмоционально вовлекать целевую аудиторию с учетом интересов каждого участника. В частности, одной из главных целей бизнес-кейса является убеждение лиц, принимающих решения, в необходимости презентуемого проекта. Четкое и структурированное описание проблемы, рекомендуемого решения, содержания проекта, выгод и затрат на реализацию позволит спонсору и другим ответственным лицам быстро и обоснованно сделать выводы относительно целесообразности проекта. А если такой документ готовит Заказчик, project manager сможет быстрее понять содержимое проекта и погрузиться в реализацию.

Согласно PMBOK6, рекомендуемая структура бизнес-кейса выглядит так:

1. Описание бизнес-потребности, включая определение проблемы или возможности как причин необходимости изменения, идентификация стейкхолдеров и scope проекта;
2. Анализ ситуации с определением стратегий, целей и задач организации, корневых причин проблемы или главных источников возможности, описание необходимых условий в сравнении с текущими возможностями организации, идентификация рисков и критически важных факторов успеха, а также критерии принятия решений по выбору наилучшей альтернативы.
3. Выработка рекомендаций как заключение о наилучшей альтернативе с учетом выбранных критериев оптимальности на основе сравнения предлагаемых вариантов, а также выявленных ограничений, допущений, рисков и зависимостей. Также сюда включаются желаемые показатели успеха и подход к реализации рекомендуемой альтернативы: ключевые вехи, зависимости, роли и сферы ответственности участников проекта.
4. Оценка как обобщающее заключение с описанием плана по измерению выгод от реализации проекта и операционные аспекты его воплощения. Сюда же можно включить конкретный запрос на согласование бюджета, временные рамки на детальный бенчмаркинг предлагаемых альтернатив и пр.

Презентацию бизнес-кейса для инвесторов рекомендуется завершать повторной формулировкой бизнес-потребности с ключевыми пунктами предлагаемого плана ее удовлетворения, финансовыми выгодами и расходами. Для большей убедительности можно показать альтернативные потери как упущенную выгоду или штрафы, если предлагаемый план проекта не будет реализован. Хорошей практикой считается в начале бизнес-кейса написать выводы и аннотацию к нему с самой важной информацией для лиц, принимающих решения.

Чтобы не утомлять читателей огромными текстами, наиболее оптимальным размером презентации бизнес-кейса считается 15-20 слайдов, где будет структурировано изложена лишь та информация по проекту, которая позволит быстро и наглядно оценить его целесообразность, осуществимость и потенциальную ценность.

Проверить свой уровень знакомства с этой и другими техниками BABOK®Guide вы можете прямо на нашем сайте, выполнив бесплатные тесты по содержанию этого руководства к своду знаний по бизнес-анализу:

• тест по техникам руководства BABOK;
• тест по терминологии BABOK на русском языке;
• примеры ситуационных задач (case study) для сертификации CBAP на английском языке;
• примеры тестовых вопросов для сертификаций CBAP, CCBA и ECBA на английском языке.

Детально разобраться с содержанием BABOK®Guide на практических примерах вам помогут курсы нашей Школы прикладного бизнес-анализа в лицензированном учебном центре обучения и повышения квалификации системных и бизнес-аналитиков в Москве:

• Лучшее из BABOK®Guide: ТОП-10 задач и техник для аналитика
• Управление бизнес-анализом – курс для руководителей

Получайте новую статью каждую неделю

«Ок, покажите ваши кейсы». Эта просьба вошла в обиход при заказе услуг, поэтому портфель с кейсами — мастхэв для любого подрядчика в сегменте В2В. Вместе с экспертами Workspace разобрались, как написать кейс, что в нём должно быть и где его опубликовать, чтобы увидели потенциальные заказчики. 

Что такое кейс и как он работает

Что есть в хорошем кейсе:

• Цели и задачи проекта.
• Показатели, которые планируете достичь.
• Содержание работы и её поэтапное описание.
• Трудности, с которыми столкнулись при выполнении задачи.
• Результаты и выводы.

Зачем в сегменте В2В нужны кейсы

Глобально — чтобы привлекать заказчиков. Хороший кейс помогает:

• Показать экспертность и профессионализм подрядчика.
• Продемонстрировать, что вы не боитесь сложных и нестандартных задач, успешно преодолеваете трудности.
• Сформулировать ценность услуги. После прочтения качественного кейса у заказчика не должно остаться вопросов плана «а за что я плачу деньги, тут же все просто?». И вопросов «а почему так долго?» тоже.
• Показать заказчику, что у вас есть примеры работ из его ниши. 
• Показать, сколько примерно может стоить услуга. Это позволит заказчику сразу отказаться (если цена не вписывается в ожидания) или скорректировать бюджет.

Правила написания качественного кейса

Чтобы кейс отработал как положено и привлёк потенциального заказчика ваших услуг, придерживайтесь нескольких правил.

Пишите не абстрактно, а конкретно

Добавляйте визуал

Добавляйте коммерческие факторы

Сложнее, если кейс опубликован на сторонней площадке. Но и тут есть выход — договоритесь о возможности разместить ссылку на ваш сайт, где можно заказать услугу.

Учитывайте SEO и поисковый спрос

Не злоупотребляйте терминологией

Поэтому надо писать кейс максимально просто, понятным и доступным языком без лишней терминологии. Конечно, многое зависит от целевой аудитории, и где-то, наоборот, нужно напирать на профессиональный сленг, чтобы показать экспертность. Всё индивидуально — учитывайте это.

Описывайте всю работу, а не отдельные участки

Из каких разделов должен состоять качественный кейс для сегмента B2B.

Информация о заказчике

Задачи и результаты, которые планируете достичь

Порядок работы

Трудности, которые возникли, и как их удалось решить

О каких сложностях написать:

• Особенности продукта или услуги.
• Особенности целевой аудитории.
• Моменты, когда всё пошло не по плану и пришлось на ходу менять подход.
• Нестандартные требования заказчика.
• Любые факты, которые выбиваются из нормы: маленький бюджет и сроки, капризный заказчик, плохая погода в конце концов.

Итоги и результаты

Отзыв заказчика

Площадки и каналы, на которых можно опубликовать B2B-кейс

Сайт вашей компании

Здесь вы сам себе хозяин: можете размещать что угодно, как угодно и когда угодно. Создайте раздел с кейсами на главной странице сайта. Поставьте их рядом с услугами, ценами, контактами и акциями.

Соцсети и мессенджеры вашей компании

Такое же правило касается и мессенджеров: в Viber или Telegram достаточно анонса и ссылки на основной источник.

Рассылки

А ещё в рассылки можно упаковать кнопки заказа, ссылку для перехода на сайт и другие полезные инструменты.

Специализированные интернет-медиа

Особенность крупных публичных площадок — не всегда дружелюбные комментаторы, которые могут прийти с критикой вашего кейса. Будьте готовы и придумайте достойные ответы. Если не готовы — потренируйтесь на небольших нишевых площадках, а потом выходите на более крупные.

Конкурс на лучший кейс

Подведём итоги

1. Кейс — это пример работы над проектом с полным описанием выполнения задачи. 
2. В B2B кейсы нужны, чтобы привлечь клиентов, показать свою экспертность и профессионализм.
3. В хорошем кейсе много конкретики, цифр, фактов, графиков и нет воды.
4. В структуру кейса входят информация о заказчике, описание задачи, этапы работы, возникшие трудности, итоги и результаты. Неплохо ещё взять у клиента отзыв.
5. Кейсы размещают у себя на сайте, в соцсетях, в СМИ и на внешних площадках.

У Callibri есть телеграм-канал — присоединяйтесь, чтобы не пропустить свежие кейсы, материалы блога и обновления сервисов.