Набор реквизитов официального письменного документа расположенных в определенной последовательности это

ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ЮУрГУ

---

КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ И ОПРЕДЕЛЕНИЙ

            Автор документа  — физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

            Архив – организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

            Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

            Вид (письменного) документа – принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

            Виза (официального) документа – реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

            Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

            Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

            Дата (официального) документа – реквизит официального документа, содержащий указанной на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

            Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

            Делопроизводство; документационное обеспечение (управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в организации.

            Документ внутренний – документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

            Документ входящий; документ поступивший – документ, поступивший в учреждение.

            Документ исходящий; документ отправляемый – официальный документ, отправляемый из учреждения.

            Документ личного происхождения (личный документ) – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

            Документ машинописный – письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

            Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

            Документ официальный – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

            Документ письменный – текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

            Документ подлинный – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

            Документ служебный – документ, используемый в текущей деятельности организации.

            Документ электронный – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

            Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

            Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

            Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

            Заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

            Заголовок документа – реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

            Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании документа в деле.

            Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

            Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.

            Контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

            Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

            Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

            Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

            Организационно-распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

            Организация работы с документами – организация документооборота, хранения  и использования документов в текущей деятельности учреждения.

            Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными  правилами.

            Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

            Переменная часть реквизита – изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк документа при его заполнении.

            Подлинник документа – первичный или единичный экземпляр документа.

            Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись полномочного должностного лица.

            Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

            Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

            Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

            Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

            Резолюция (документа) – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

            Реквизит  документа – обязательный элемент оформления официального документа.

            Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

            Срок исполнения документа – установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией срок исполнения документа.

            Текст документа – информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

            Типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом.

            Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

            Формуляр документа – набор реквизитов письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

            Формуляр-образец (документа) – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

            Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

1 Формуляр
документа — это:

а) набор
отдельных элементов документа;

б) набор
реквизитов официального письменного
документа, расположенных в определённой
последовательности;

в) набор
реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.

2 Унификация
документов — это:

а) совокупность
действий, обеспечивающих своевременное
исполнение документов;

б) приведение
документов к единой системе, форме;

в) деятельность
по применению и установлению правил и
характеристик.

3 Дата
документа оформляется следующим образом:

а) 14.
05. 2007 г.;

б) 14.05.2007;

в) 14
мая 2007.

4 К
реквизитам, определяющим юридическую
силу документа, относятся:

а) автор
документа, дата документа, гриф
согласования документа;

б) адресат,
государственный герб РФ, текст документа,
резолюция;

в) код
организации, место издания документа,
подпись, дата.

5 Где
на
документе
располагается отметка о контроле:

а) в
правой верхней части документа;

б) после
реквизита подпись;

в) в
правой нижней части документа.

6 Элементы
реквизита «резолюция»:

а) инициалы,
фамилия исполнителя, содержание
поручения, срок его исполнения, подпись
должностного лица, давшего поручение,
дата;

б) инициалы,
фамилия исполнителя, содержание
поручения, подпись лица, давшего
поручение;

в) инициалы,
фамилия исполнителя, содержание
поручения, дата, печать, подпись
должностного
лица;

7 Что
является основой построения ИПС по
документам?

а) номенклатура
дел;

б) формирование
дел;

в) регистрация
документов.

8 Вводная
часть протокола содержит следующие
реквизиты:

а) СЛУШАЛИ,
ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ;

б) председатель,
секретарь, присутствовали, повестка
дня, докладчики по каждому пункту
повестки дня.

9 Унифицированная
система документации — это:

а) совокупность
документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения,
вида;

б) запись
информации на различных носителях по
установленным правилам;

в) система
документации, созданная по единым
правилам и требованиям.

10 Дубликат
документа — это:

а) первый
или единичный экземпляр официального
документа;

б) повторный
экземпляр подлинника документа, имеющий
юридическую силу;

в) документ,
полностью воспроизводящий информацию
подлинного документа, не
имеющий юридической силы.

11 По
происхождению различают документы:

а) входящие,
исходящие, внутренние;

б) индивидуальные,
типовые, трафаретные;

в) личные,
официальные.

12 Резолюция
— это реквизит:

а) придающий
документу юридическую силу;

б)фиксирующий
указание должностного лица по исполнению
документа;

в) выражающий
содержание текста документа, необходимый
для регистрации и поиска
документа.

13 Наименование
вида документа оформляется:

а) Акт;

б) АКТ;

в) а
к т.

14 Вид
документа — это:

а) реквизит
документа, кратко излагающий его
содержание;

б) реквизит,
заверяющий подлинность документа;

в) принадлежность
письменного документа к системе
документации по признакам
содержания и целевого назначения.

15 Гриф
утверждения — это:

а) реквизит
официального документа, придающий
нормативный или правовой характер
его содержанию;

б) реквизит
официального документа, выражающий
согласие учреждения, не

являющегося
автором документа, с его содержанием;

в) реквизит,
состоящий из надписи на документе,
сделанной должностным лицом
и содержащей принятое им решение.

16 Номенклатура
дел — это:

а) запись
учётных данных о документе по установленной
форме, фиксирующая факт
его создания;

б) движение
документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения
или сдачи их в архив;

в) систематизированный
перечень заголовков дел, заводимых в
структурных подразделениях организации,
с указанием сроков их хранения, оформленный
в установленном порядке.

17 Реквизит
«Гриф
утверждения документа»
оформляется
следующим образом:

а) УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

ЗАО
«Мираж» подпись И.Д.
Сизов

14.05.2007

б) УТВЕРЖДЕНО

Генеральный
директор

ЗАО
«Мираж» подпись И.Д.
Сизов

в) Утверждено:
приказом директора от 15.04.2007 №21.

18 По
назначению выделяют следующие документы:

а) простые,
сложные;

б) технические,
технологические, управленческие;

в) документы
по планированию, учёту, распорядительству.

19 Реквизит
«адресат»
правильно
оформляется так:

а) Российской
академии медицинских наук;

б) Российская
академия медицинских наук;

в) г.
Москва
ул.
Весенняя, д. 25. кв. 9 Гаврилову
СВ.

20 К
делопроизводственным отметкам относятся:

а) регистрационный
номер документа, отметка об исполнителе,
ограничительная отметка
для даты документа;

б) отметка
о контроле, отметка об исполнителе, визы
согласования документа, отметка
о наличии приложения;

в) справочные
данные об организации, наименование
вида документа, код организации,
отметка о заверении копии.

21 ГОСТ
Р. 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов
документов в количестве:

а) 31;

б) 25;

в) 29;

г) 30.

22 ГОСТ
Р. 6.30-2003 распространяется:

а) на
первичные
учетные документы;

б) на
организационно-распорядительные
документы;

в) на
статистические
документы;

г) на
финансовые
документы.

23 Печать
на документах проставляется:

а) на
любом свободном месте;

б) должна
быть захвачена часть наименования
должности лица, подписавшего
документ(разрещается);

в) должна
быть захвачена личная подпись;

г) ниже
реквизита «подпись».

24 Заголовок
к тексту можно не составлять:

а) на
документах формата А 5;

б) на
совместных документах;

в) на
документах, составленных на бланках
должностного лица.

25 Визы
на распорядительных документах
проставляют:

а) на
первом листе подлинника документа на
нижнем его поле;

б) на
последнем листе подлинника ниже реквизита
«подпись»;

в) на
первом листе второго экземпляра
документа;

г) на
последнем листе второго экземпляра
документа.

26 На
документах разрешается проставлять не
более:

а) двух
адресатов;

б) одного
адресата;

в) трех
адресатов;

г) четырех
адресатов.

27 Гриф
ограничения доступа к документу
проставляется без кавычек:

а) на
левом поле документа;

б) нижнем
поле документа;

в) верхнем
поле документа;

г) на
одной строке с заголовком документа.

28 Отметку
об исполнении располагают:

а) на
оборотной стороне первого листа
документа;

б) на
лицевой стороне первого листа документа
на нижнем поле;

в) на
левом поле документа;

г) на
лицевой или оборотной стороне последнего
листа документа в левом нижнем
углу.

29 Реквизит
«подпись»
на
документах, подписываемый двумя
должностными лицами одного
уровня, оформляется:

а) в
два ряда на одном уровне;

б) одна
подпись под другой;

в) в
столбик;

г) по
одной подписи в двойном количестве
экземпляров документа.

30 Печать
ставится на служебных письмах:

а) сопроводительных;

б) запросах;

в) гарантийных;

г) информационных;

д) на
всех служебных письмах.

31 Резолюцию
на служебном письме можно писать:

а) по
тексту;

б) на
отдельном листе бумаги;

в) на
свободном от текста месте;

г) на
полях.

32 На
чье имя адресуется заявление?

а) на
имя руководителя организации;

б) на
имя начальника отдела кадров организации;

в) на
имя руководителя структурного
подразделения, куда поступают на работу.

33 Приказ
по личному составу подписывает:

а) руководитель
организации;

б) начальник
отдела кадров;

в) юристконсулът.

34 Испытательный
срок – это:

а) обязательное
условие трудового контракта;

б) не
может превышать б месяцев;

в) не
устанавливается при приеме на работу
молодых специалистов по окончании
высших и средних специальных учебных
заведений.

35 В
каком случае трудовой договор (контракт)
не считается заключенным:

а) если
не оговорены условия о месте работы;

б) если
не оговорены условия о характере трудовой
функции;

в) если
не оговорены условия о времени действия
трудового договора;

г) если
не оговорены условия о размере оплаты
труда;

д) в
любом из этих случаев.

36 На
основании каких документов может быть
издан приказ по личному составу?

а) на
основании заявления;

б) на
основании трудового контракта;

в) на
основании докладной записки;

г) на
основании справки;

д) на
основании акта;

е) на
основании любого из перечисленных
документов.

37 Какие
распорядительные документы принимаются
в результате обсуждения вопросов
на заседаниях коллегиальных органов?

а) приказы;

б) указания;

в) постановления;

г) решения;

д) распоряжения.

38 Какие
документы рассылаются членам коллегиального
органа перед заседанием?

а) извещения;

б) повестку
дня;

в) проекты
решений;

г) информационные
справки.

39 Что
является датой протокола?

а) дата
заседания;

б) дата
подписания протокола;

в) дата
регистрации.

40 Кто
подписывает протокол?

а) руководитель
организации;

б) председатель
собрания;

в) председатель
и секретарь собрания;

г) секретарь.

41 Ставится
ли на протокол печать?

а) да;

б) нет.

42 Каким
документом доводятся до сведения
исполнителей решения коллегиального
органа
в учреждениях, действующих на основе
единоначалия?

а) приказом;

б) указанием;

в) решением.

43 Реквизит
служебного письма — это:

а) его
отдельный документ;

б) часть
служебного письма;

в) фирменный
бланк.

44 При
адресовании инициалы ставят:

а) перед
фамилией адресата;

б) после
фамилии адресата.

45 На
каком служебном письме проставляется
ссылка на номер и дату входящего
документа?

а) гарантийном;

б) сопроводительном;

в) ответе;

г) циркулярном;

д) на
всех видах.

46 Документ
считается исполненным, если:

а) корреспонденту
дан ответ;

б) документ
исполнен в назначенный срок;

в) документ
подписан руководителем организации;

г) поставленные
в документе вопросы решены, корреспонденту
дан ответ.

47 Номенклатура
дел организации должна передаваться:

а) каждый
год;

б) раз
в три года;

в) раз
в два года;

г) раз
в пять лет (в случае, если структура
организации коренным образом не
изменялась).

48 Сроки
хранения документов могут устанавливать:

а) руководитель
организации;

б) заведующий
ведомственным архивом;

в) начальник
СДОУ;

г) экспертно-проверочные
комиссии.

49 Полному
оформлению подлежат дела:

а) со
сроком хранения 10 лет;

б) со
сроком хранения свыше 10 лет;

в) со
сроком хранения, содержащим отметку
«ЭПК».

50 Какой
реквизит не входит в состав формуляра
образца приказа по основной деятельности?

а) наименование
организации;

б) название
документа;

в) дата;

г) номер;

д) место
издания;

е) адресат;

ж) заголовок
к тексту;

з) текст;

и) подпись.

51 С
помощью какого реквизита оформляется
внешнее согласование?

а) виза
согласования;

б) гриф
согласования;

в) подпись
руководителя.

52 Нумерация
страниц
по
ГОСТу проставляется:

а) в
правом верхнем углу;

б) в
правом нижнем углу;

в) посередине
верхнего поля;

г) посередине
нижнего поля.

53. Если
в тексте более трех ссылок, она оформляется:

а) звездочками;

б) арабскими
цифрами;

в) римскими
цифрами.

54 Реквизит
— это:

а) часть
документа;

б) отдельный
обязательный элемент документа;

в) образец
документа;

г) фирменный
бланк.

55 Бланк
— это:

а) составленный
документ;

б) реквизиты
документа;

в) стандартный
лист бумаги с постоянной информацией;

г) часть
документа.

56 Код
организации и код формы документа
проставляют по ГОСТу:

а) от
нулевого положения или от начала строки;

б) в
правом верхнем углу;

в) под
реквизитом «подпись»;

г) на
нижнем поле.

57 Какой
порядок расположения реквизитов в деле
используется для группировки переписки?

а)
вопросный;

б)
номинальный;

в)
корреспондентский.

58 При
подписании документа инициалы ставят:

а) перед
фамилией;

б) после
фамилии.

59 Автором
служебного письма является:

а) организация,
фирма, от имени которой посылается
письмо;

б) должностное
лицо, которое подписывает письмо;

в) исполнитель,
который готовит текст письма.

60. Какие
организационные документы утверждаются
руководителем организации?

а) положения
о структурных подразделениях;

б) должностные
инструкции;

в) штатное
расписание;

г) правила
внутреннего распорядка.

61 На
каком этапе развития делопроизводства
документы имели форму свитка?

а) приказное
делопроизводство;

б) коллежское
делопроизводство;

в) министерское
делопроизводство;

г) правильных
ответов нет.

62 Расположите
этапы документооборота входящей
документации в определённой
последовательности их осуществления:

а) предварительное
рассмотрение и распределение документов;
2

б) исполнение
документов и контроль исполнения; 4

в) приём
и первичная обработка документов; 1

г) создание
ответных документов и их отправка; 5

д) регистрация
поступивших документов 3

63 Что
означает виза юрисконсульта на
организационно-распорядительном
документе?

а) внутреннее
согласование, подтверждающее, что
документ не противоречит закону;

б) обязательный
реквизит документа, придающий ему
юридическую силу.

64 В
рамках какого этапа делопроизводства
появились стандарты по составлению
документов и стали использоваться
бланки?

а) коллежское
делопроизводство;

б) министерское
делопроизводство;

в) советское
делопроизводство.

65 В
каком документе отражаются обязанности,
права и ответственность работников
делопроизводства конкретного предприятия?

а) штатное
расписание;

б) должностные
инструкции;

в) инструкция
по делопроизводству.

-66 Частичное
оформление дела предполагает:

а)
экспертизу полистно, систематизацию
документов в деле, нумерацию листов
дела, составление заголовка;

б)
оформление обложки дела;

в)
оформление листа – заверителя дела.

67 Основные
реквизиты докладной записки:

а)
наименование структурного подразделения,
дата документа, адресат, заголовок к
тексту, текст, подпись;

б)
текст, заголовок к тексту, подпись, гриф
согласования, приложения;

в)
текст, заголовок к тексту, приложения,
подпись, визы согласования, гриф
утверждения.

• Правильная
  формулировка заголовка дела:

а)
разные материалы;

б)
приказы директора по производственным
вопросам за 2004 год;

1.1. Оформление реквизитов

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования.

Реквизиты документа – надписи, которые являются обязательными элементами оформления официальных документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности и назначение.

Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Заголовочная часть (реквизиты: с 01 по 17 и 19) содержит сведения об организации и первичные данные о самом документе.

Содержательная часть (реквизиты: 18, 20 и 21) – главная часть документа, раскрывающая его назначение и смысл.

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) содержит реквизиты, подтверждающие подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений.

Помните!

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому важно правильно его оформить в соответствии с действующими нормативами.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные и реквизиты, которые изменяются или меняются полностью.

Реквизиты документа располагаются на лицевой стороне листа бумаги.

Двустороннее оформление документов допускается при составлении документов с краткими сроками хранения.

Документы, подлежащие многолетнему, длительному хранению целесообразнее оформлять с одной стороны листа для обеспечения большей степени сохранности бумаги.

В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» в состав реквизитов документа входят 30 элементов.

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер предприятия;

06 – индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – сведения об адресате;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о постановке документа на контроль;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложений;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати организации;

26 – отметка о заверении копии документа;

27 – отметка об исполнителе документа;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организации;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Схема 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка (размеры указаны в мм).

Схема 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка.

Схема 3. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов.

Схема 4. Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов.

Реквизит 01. Государственный герб РФ

В соответствии с Положением о Государственном гербе, утвержденным Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050, Государственный герб изображается на бланках:

• Президента Российской Федерации;

• палат Федерального Собрания;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного Суда Российской Федерации;

• Верховного Суда Российской Федерации;

• Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

• центральных органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств);

• федеральных судов;

• Прокуратуры Российской Федерации;

• Центрального банка Российской Федерации;

• Уполномоченного по правам человека;

• Счетной палаты;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за границей.

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации.

Помните!

В документах, создаваемых в негосударственных организациях, герб не изображается.

Реквизит 02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами органов власти субъектов РФ. Как правило, герб субъекта РФ изображается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения – Москвы и Санкт-Петербурга, а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении. То же касается и изображения на бланках гербов муниципальных образований (городов, сельских поселений).

Реквизит 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. N 3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Допускается располагать эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Реквизит 04. Код организации

Код организации имеют все зарегистрированные учреждения. Код организации проставляется согласно Общероссийскому классификатору предприятий и учреждений (ОКПО).

Код организации – автора документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций.

Реквизит 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) предприятия (юридического лица)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Реквизит 06. Индивидуальный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита 04 по ОКПО.

Пример нанесения реквизитов: 04, 05 и 06 показаны на схемах 3 и 4.

Реквизит 07. Код формы документа

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

Реквизит 08. Наименование организации

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименовании, закрепленному в ее учредительных документах.

Помните!

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Реквизит 09. Справочные данные об организации

Этот реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес оформляется в соответствии с требованием Правил оказания услуг почтовой связи.

Помните!

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

 банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

Реквизит 10. Наименование вида документа

Вид письменного документа – это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Помните!

В письме вид документа не указывается.

Реквизит 11. Дата документа

Дата – один из основных реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 29 декабря 2005 г. следует оформлять 29.12.2005.

Даты могут иметь другую последовательность в соответствии с международными стандартами: год, месяц, число:

2005.29.12

Допускается оформление словесно-цифровой даты:

29 декабря 2005 г.

Помните!

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

После написания дата, слово «год» не ставится.

Не допускается употребление римских цифр.

Дату на документе проставляет должностное лицо, непосредственно при подписании или утверждении.

Дата может быть проставлена от руки.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер (индекс) документа – это цифровое или буквенно – цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому), внутреннему и входящему (поступившему) документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ:

На № 03–15/ 45 от 29.12.2005

Помните!

Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 14. Место составления или издания документа

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

Москваг. Балаково Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского краяс. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Помните!

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит 15. Сведения об адресате

Адресат – это организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо, кому адресован документ.

Реквизит используется в письмах и внутренних документах, предназначенных для рассмотрения руководством (заявления, докладные, объяснительные записки и др.). В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ», но не

«В акционерное общество „Бизнесконсалт“

Документ может быть адресован руководителю организации, в этом случае указывают в дательном падеже название должности, включающее наименование организации и инициалы и фамилию руководителя. Инициалы проставляются перед фамилией:

Генеральному директору

ЗАО «Бизнесконсалт»

А. П. Игнатьеву

При адресовании документа руководителям структурного подразделения или специалистам адресование начинается с указания наименования организации в именительном падеже:

ЗАО «Бизнесконсалт»

Главному бухгалтеру

И.П. Карповой

ЗАО «Бизнесконсалт»

Начальнику отделапо связям с общественностью

С.Б. Маркину

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ

«Росинвест»

г-ну Панюкину А.К.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке:

Председателю садоводческого товарищества

«Заволжские дали»

Крюкину О.П.

Если письмо адресуется организации, а не конкретному лицу, указывается наименование и почтовый адрес:

Всероссийский научно-исследовательский институтдокументоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Иногда документ приходится отправлять сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятийгазового комплекса

При адресовании документа физическому лицу указывают сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя:

Ул. Тулупная, 10, кв. 32

пос. Алексеевка,

Самарской обл., 419108

И.С. Шептуну

При адресовании внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Помните!

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит 16. Гриф утверждения документа

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Управленческие документы, требующие грифа утверждения.

Акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ утверждается:

• должностным лицом (руководителем);

• изданием соответствующего распорядительного документа;

• коллегиальным органом.

При утверждении документа гриф содержит слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подпись А. П. Игнатьев

29.12.2005

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

УТВЕРЖДЕНО

приказом

Генерального директора

ЗАО «Бизнесконсалт»

от 29.12.2005 № 178

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Помните!

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Реквизит 17. Резолюция

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контрактак 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит 18. Заголовок к тексту

Заголовок текста – это краткое содержание документа.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа:

приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженера – технолога, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставление отпуска работнику.

Помните!

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Реквизит 19. Отметка о постановке документа на контроль

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Реквизит 20. Текст документа

Текст документа – это основной реквизит документа, который содержит объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

В соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках текст документа составляют на русском или национальном языке.

Документ может быть представлен в виде анкеты, таблицы, текста.

Тексты большого объема разбиваются на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел

1.1.Подраздел

1.1.1.Пункт

1.1.1.1.Подпункт

Связанный текст большого размера, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывается причина, основание и цель составления документа.

Во второй части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказ, распоряжение и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака

В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Помните!

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит 21. Отметка о наличии приложений

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т. д. оформляются в следующем порядке.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно.

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов.

Приложение: 1. Типовая инструкция по делопроизводству – на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения – на 4 л. в 2 экз.

Если к письму прилагается документ, уже имеющий приложение, то отметка о наличии приложений оформляется следующим образом.

Приложение: Договор аренды от 03.04.2003 № 07/23 и приложения к нему, всего на 12 л.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ отправляют в несколько адресов, а приложение к нему – не во все адреса, то это отражают в отметке о наличии приложения.

Приложение: на 3 л. в 2 экз. только в первый адрес

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляется отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа.

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Приложение 1

к приказу директора ЗАО «Атлант»

от 26.12.2005 № 76

Реквизит 22. Подпись

Подпись – это обязательный реквизит любого документа, как служебного, так и личного. В состав реквизита «Подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А.П. Игнатьев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в соответствии с занимаемой должностью:

Генеральный директор ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись А. П. Игнатьев

Главный бухгалтер ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись И.П. Карпова

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне, например.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии.

Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «Подпись» проставляется под реквизитом «Текст» и печатается следующим образом: должность – от границы левого поля; расшифровка подписи – после 48 печатных знаков от границы левого поля

Реквизит 23. Гриф согласования

Согласование – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем – гриф согласования.

Гриф согласования содержит слово «СОГЛАСОВАНО» без кавычек, наименование должности лица, с которым согласуется документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела по связямс общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт»

Подписи С.Б. Маркин

29.12.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Президиума РАН

от 26.12.05 № 08-124

Помните!

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

Реквизит 24. Визы согласования документа

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директорзавода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

Реквизит 25. Оттиск печати организации

Оттиски печати с изображением Государственного герба РФ, герба субъекта РФ, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организаций), не имеющих право изображать государственную символику (далее – печать), ставятся на документах, требующих удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации. Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск печати: акты, договоры, доверенности, гарантийные письма, поручения, сметы, удостоверения, уставы и положения об организациях, штатные расписания, нормы и др.).

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Помните!

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

 бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Реквизит 26.Отметка о заверении копии документа

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Помните!

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

Реквизит 27.Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39

или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Реквизит 28.Отметка об исполнении документа и направления его в дело

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

• слово «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

• при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

• подпись исполнителя документа;

• дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

Реквизит 30.Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа – это отметка, которая проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Желательно указывать полный путь к файлу:

С: Приказы по личному составу Измайлов

ГОСТ Р6.30-2003 содержит требования к бланкам на которых оформляются документы предприятия. В соответствии с требованием ГОСТа используются бланки формата А4 (210х297 мм) или А5 (148х210).

Таблица 1. Размерные характеристики потребительских бумажных форматов (мм)

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов.

На бланках документов левое поле должно быть не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм, верхнее (включая поле для реквизитов 01,02,03,16,19) – не менее 20 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

1) общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки всех видов могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения документов. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

3. Оформление реквизитов документов

3.1. Формуляр-образец ОРД

Различные
документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих
документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями
к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов
строго ограничено, отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита
делает документ недействительным. Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного управления, состав реквизитов
установлен законодательными и нормативными актами.

Схема
расположения реквизитов дана в формуляре-образце документа (рис. 2).

Формуляр-образец
документа — это модель построения документа,
устанавливающая области применения, форматы, размеры полей, требования к
построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Формуляр
документа — это набор реквизитов официального
письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Унифицированная
форма документа (УФД) — это совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и
расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Служебное
поле унифицированной формы документа
— это зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее
в технических средствах хранения документов, а также для нанесения специальных
изображений.

Зона
унифицированной формы документа — это часть площади
унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для
заполнения определенными реквизитами.

Рис. 2. Формуляр-образец
документа

Постоянный
реквизит — это реквизит, наносимый при изготовлении
унифицированной формы или бланка документа.

Переменный
реквизит — это реквизит, наносимый при составлении
документа.

Под
длиной реквизита понимается количество ударов, необходимое для
записи его на документе. Длина рабочей строки — 67—69 ударов.

ГОСТ
Р 6.30—2003 устанавливает следующий состав реквизитов:

1   —Государственный
герб Российской Федерации;

2   —
герб субъекта Российской Федерации;

3   —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

4   —
код организации;

5   —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6   —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП);

7   —
код формы документа;

8   —
наименование организации, являющейся автором документа;

9   —
справочные данные об организации;

10 —наименование
вида документа;

11 —дата
документа;

12 —
регистрационный номер документа;

13 —ссылка
на регистрационный номер и дату документа;

14 —
место составления или издания документа;

15 —
адресат;

16 —
гриф утверждения документа;

17 —
резолюция;

18 —
заголовок к тексту документа;

19 —
отметка о контроле;

20 —
текст документа;

21 —отметка
о наличии приложения;

22 —
подпись;

23 —
гриф согласования документа;

24 —
виза согласования документа;

25 —
оттиск печати;

26 —
отметка о заверении копии;

27 —отметка
об исполнителе;

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

3.2. Виды и назначения бланков

Бланк
документа — это набор реквизитов, идентифицирующий
автора официального письменного документа.

Для
изготовления документов ГОСТ Р 6.30—2003 определяет два формата бланков — А4
(210×297) и А5 (148×210). Бланки печатаются на белой бумаге или бумаге светлых
тонов.

Каждая
страница документа, оформленная как на бланке, так и на чистом листе бумаги,
должна иметь поля не менее: левое, верхнее, нижнее — 20 мм, правое — 10 мм.

Левое
поле предназначено для подшивки документов (для закрепления документов) в
технические средства хранения. Размер левого поля может быть увеличен до 33 мм,
если срок хранения документа свыше 10 лет. Правое поле служит резервом бумаги
для износа (в целях сохранности текста документа). Нижнее — для служебных
отметок (реквизитов). Верхнее — для нумерации страниц (рис. 3).

Страницы
нумеруют, начиная со 2-й, посередине верхнего поля листа арабскими цифрами
(рис. 3) — без знаков препинания, без указания слова «страница» или его
сокращенных вариантов — «с.», «стр.». Если текст документа печатается с обеих
сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а оборотные — четными.

Рис. 3. Нумерация страниц

При
печатании листа с оборота размеры левого и правого полей меняют местами.

Бланки
можно изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной
полиграфии (ксерокопированием), а также средств вычислительной техники.

Исключительно
типографским способом должны быть изготовлены бланки с изображением
Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской
Федерации.

Устанавливают
два варианта расположения реквизитов на бланках: угловой и продольный (см. рис.
8, 9).

Реквизиты
— наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, адресат, гриф утверждения, заголовок к тексту, гриф согласования в
пределах границ зон расположения реквизитов— размещают одним из способов:

■  центрированным
— начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизита. Например:

Министерство экономического

развития и торговли

Российской Федерации

(Минэкономразвития России)

■  флаговым
— каждая строка реквизита выравнивается по левой границе зоны расположения
реквизитов. Например:

Министерство
экономического

развития
и торговли

Российской
Федерации

(Минэкономразвития
России)

Для
организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают
следующие виды бланков документов:

■  общий
бланк — на нем могут быть оформлены любые виды документов, кроме писем (рис. 4);

■  бланк
письма — используется только для оформления служебных писем (рис. 5);

Рис. 4. Общий бланк

Рис. 5. Бланк письма

Рис. 6. Бланк конкретного вида документа

■
бланк конкретного вида документа — предназначен только для оформления документа,
название которого указано на бланке (рис. 6).

Разновидностью
бланка письма является должностной (именной) бланк, в котором после реквизита
«наименование организации» указывается должность лица, подписывающего данный документ
(рис. 7).

На
бланках оформляется только первая страница документа, последующие страницы — на
чистых листах.

3.3. Требования к документам при их
изготовлении на печатающих устройствах

При
изготовлении документов на печатающих устройствах традиционно используются
восемь положений табулятора (табл. 1):

При
оформлении документов реквизиты отделяют друг от друга 2—4-межстрочными интервалами.
Это зависит от интервала, через который напечатан текст документа: интервал
между реквизитами должен быть в два раза больше, чем интервал между строками
текста. Между составными частями реквизита интервал составляет 1,5—2, в
составных его частях — 1 строку.

Реквизиты
относительно положений табулятора располагаются следующим образом:

0   —
наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида
документа, дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату, место
составления, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, наименование
должности в реквизите «подпись», гриф согласования документа, отметка о
заверении копии, отметка об исполнителе, отметка об исполнении документа и
направлении в дело;

Рис. 7. ДОЛЖНОСТНОЙ (именной) бланк

1   —красная
строка;

2—    расшифровка
подписи в реквизите «гриф согласования», виза согласования, отметка о заверении
копии, номер документа;

3—    при
оформлении документов не используется;

4   —
адресат, номер страницы;

5   —
гриф утверждения;

6—расшифровка
подписи в реквизитах «подпись», «гриф утверждения»;

7
—слово «копия», нумерационные заголовки: таблица, приложение, отметка о контроле,
отметка о поступлении документа в организацию.

3.4. Правила оформления реквизитов
документов

При
оформлении реквизитов документов следует соблюдать следующие правила.

01 —
Государственный герб Российской Федерации

Герб
— это отличительный знак государства, города, рода, сословия, изображаемый
на флагах, монетах, печатях, ряде документов.

На
бланках с угловым расположением реквизитов изображение герба помещается над
серединой строки с наименованием организации на верхнем поле, на бланках с
продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля (рис. 8). Размер герба
не рекомендуется делать более 20 мм.

Организации
негосударственных форм собственности не имеют права помещать Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации на своем
бланке.

Бланки
с изображением Государственного герба Российской Федерации являются
полиграфической продукцией, подлежащей учету, их хранят в надежно запираемых
шкафах или сейфах.

02 —
герб субъекта Российской Федерации

Реквизит
(рис. 9) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами
субъектов РФ.

Правила
расположения данного реквизита аналогичны правилам изображения реквизита 01.

03 —
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема
— это условное или символическое
изображение какого-либо понятия, идеи, деятельности.

Рис. 8. Гербовый бланк с угловым и продольным
расположением реквизитов

Рис. 9. Гербовый бланк субъекта РФ —
города Москвы

Рис. 10. Эмблема организации

Товарный
знак — это обозначение, способное отличать
товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг
других юридических лиц.

Эмблемы,
товарные знаки, знаки обслуживания помещаются на бланках в соответствии с
уставом организации. Товарный знак может быть зарегистрирован также на имя
юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Реквизит
может быть выполнен в любом цвете или цветовом сочетании и располагаться в
пределах границ продольного штампа бланка на любом месте, по усмотрению автора
бланка (рис. 10).

Эмблема
организации или товарный знак не могут заменить на бланке название организации.

Реквизиты
01, 02, 03 являются взаимоисключающими при оформлении бланка. На любом бланке
может быть изображен только один из этих реквизитов.

Наименование
организации субъекта РФ, имеющего наряду с русским языком в качестве
государственного национальный язык, печатается на двух языках — русском и
национальном (рис. 11).

Рис. 11. Бланк с наименованием организации
субъекта РФ

Рис. 12. Бланк с наименованием организации
на иностранном

Наименование
на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно закреплено в
уставе организации (рис. 12). Наименование на русском языке располагается
слева, а на национальном или иностранном языке — справа.

Сокращенное
наименование организации приводится в тех случаях, когда оно закреплено в
учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках)
помещается ниже полного (см. рис. 6).

Наименования
филиала, территориального отделения, представительства, структурного
подразделения организации указываются в том случае, если они обозначают автора
документа и располагаются ниже наименования организации (рис. 13).

Одним
из требований к наименованию организации — автора документа является указание
организационно-правовой формы организации.

Пример
оформления наименования государственной организации:

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

океанологии

Пример
оформления наименования негосударственной организации:

Закрытое
акционерное общество

«Стройинвест»

Рис. 13. Автор документа — структурное
подразделение

04 —
код организации

Реквизит
является обязательным; он проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором
предприятий и организаций (ОКПО) и включает в себя восемь знаков.

Код
организации — автора документа нужен для ускорения передачи документированной
информации по каналам электронной связи. Код позволяет избежать ошибок в
названии организации при передаче данных.

05 —
основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Реквизит
представляет собой 13-значный цифровой код. ОГРН указывается на всех документах
юридического лица — наряду с его наименованием. Этот реквизит является
составной частью справочных данных в бланке письма.

06 —
идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН
/ КПП)

Реквизит
представляет собой цифровой код, подтверждающий постановку на налоговый учет
налогоплательщика (индивидуального предпринимателя, юридического или
физического лица) (рис. 14).

Рис. 14. Бланк с указанием в реквизите ИНН
/ КПП, ОГРН

07 —
код формы документа

Реквизит
проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
(ОКУД).

08 —
наименование организации, являющейся автором документа

Наименование
организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных
документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии
— полное наименование вышестоящей организации. Например:

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОРОДА МОСКВЫ

Государственное образовательное учреждение

Банковский колледж N: 45

Автором
документа может быть должностное лицо, представляющее организацию: в этом
случае используют должностной (именной) бланк (см. рис. 7).

09 —
справочные данные об организации

Реквизит
оформляется только в бланке письма. Как правило, в него входят: почтовый адрес,
номера телефонов, коды по ОКПО, ОГРН; ИНН / КПП; код по ОКУД и другие сведения
по усмотрению организации (номер факса, номер счета в банке, адрес электронной
почты, адрес веб-страницы в сети Интернет) (см. рис. 5).

10 —
наименование вида документа

Реквизит
указывается в соответствии с наименованием документа, предусмотренным УСОРД и
оформляется от нулевого положения табулятора (центрированно — при продольном
расположении штампа бланка) прописными буквами: ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ. Короткие
слова можно писать в разрядку, например: АКТ. Наименование вида документа
должен иметь каждый документ, за исключением служебного письма.

11 —
дата документа

Это
обязательный реквизит любого документа. Датой документа является
дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия
решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более
организациями, должны иметь одну дату (единую). Способ написания даты зависит
от характера документа. Как правило, дата оформляется арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Дата оформляется от нулевого положения табулятора, например: 23.04.2009

В
нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также в
документах, содержащих сведения финансового характера, используется
словесно-цифровой способ оформления даты, например: 09 мая 2009 г. Также
оформление даты может производиться в последовательности: год, месяц, день месяца,
например: 2009.11.24.

12 —
регистрационный номер документа

Это
условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение документа; номер
проставляется при регистрации документа и оформляется от второго положения
табулятора на одном уровне (строке) с датой документа. На документах, авторами
которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через
косую черту в порядке указания авторов на документе. Номер не может быть
однозначным.

В
нумерации рекомендуется использовать двузначные номера, например: № 03-05/123,
где 03 — номер структурного подразделения, 05 — номер дела по номенклатуре, 123
— порядковый номер самого документа.

13 —
ссылка на регистрационный номер и дату документа

Реквизит
оформляется только на бланке письма и включает в себя номер и дату документа, на
который дается ответ. Оформляется от нулевого положения табулятора:

На
№ ________________  

14 —
место составления или издания документа

Место
составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его
определение по реквизитам «наименование организации» и «справочные данные об
организации», и обязательно с учетом принятого административно-территориального
деления; оно включает в себя только общепринятые сокращения. Перед названием
городов Москва и Санкт-Петербург сокращение «г.» (город) не пишется; перед
всеми остальными названиями ставятся: г. — город, пос. — поселок. Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, кроме заглавных.
Например:

Москва       •

г.
Воронеж

пос.
Южный

Краснодарского
края

Место
составления документа не указывают:

■  при
указании его в составе наименования организации, например: мэрия Москвы;

■  в
письмах — в бланке письма эта информация содержится в реквизите «справочные
данные об организации».

15 —
адресат

В
качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения,
должностные или физические лица. Адресат оформляется от четвертого положения
табулятора (32 удара) флаговым способом и состоит из нескольких составных
частей:

1)  из
наименования организации;

2)  наименования
структурного подразделения;

3)  наименования
должности лица;

4)  инициалов,
фамилии;

5)  почтового
адреса.

Каждая
составная часть оформляется с новой строки, точка в конце каждой составной
части не ставится. Между составными частями устанавливается межстрочный
интервал 1,5, если же составная часть многострочна — интервал 1. Переносы в
словах нежелательны, сокращения употребляются в соответствии с существующими
правилами. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы
указываются перед фамилией.

1.  Наименования
организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже.
Например:

Министерство
внутренних дел

Российской
Федерации

Департамент
охраны общественного

порядка

2.  Должность
и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже
(инициалы — до фамилии):

Генеральному
директору ОАО «Балчуг»

Н.В.Есакову

Допускается
центрировать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной
строке:

Сбербанк
Российской Федерации

Начальнику
отдела обслуживания

юридических
лиц

Р.
Я. Халилову

3.  Если
документ направляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных
подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно:

Администрации
районов

Магаданской
области

Руководителям
структурных

подразделений
Министерства

финансов
Российской Федерации

4.  Если
лицо, которому направляется документ, имеет ученую степень или звание, это
может быть указано в адресате:

Ректору
Технического университета

проф.
В. И. Сомову

Документ
не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым,
третьим и четвертым адресатами не указывают. Если адресатов больше, то на
обороте последнего листа документа составляют список рассылки документа, а на
каждом экземпляре пишут только один адрес.

5.  В
состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес, элементы которого
указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой
связи:

Соколову
В. Е.

ул.
Бобруйская, д. 23

г.
Мурманск, 123456

При
адресовании документа должностному лицу исходя из сложившейся практики допускается
использование обращений «господин» («г-н»), «госпожа» («г-жа»).

При
адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый
адрес:

Государственное
учреждение

Всероссийский
научно-

исследовательский
институт

документоведения
и архивного дела

Профсоюзная
ул., д. 82, Москва, 117393

16 —
гриф утверждения документа

Удостоверение
документов является формой выражения ответственности за их законность и
содержание. Основными способами удостоверения документов являются: подписание,
утверждение и проставление печати.

Утверждение
— это особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий
распространение действия документа на определенный круг лиц, граждан, организаций.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента
его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или
должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных
в этих документах.

Документ
может быть утвержден должностным лицом или специально издаваемым документом
(приказ, протокол, решение).

Оба
способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.

Утверждение
документа должностным лицом производится в том случае, если это регламентируется
соответствующими нормативными документами.

Если
документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения оформляется от
пятого положения табулятора флаговым способом, допускается центрированное
оформление каждой строки грифа утверждения по отношению к самой длинной строке
реквизита. Гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и знаков
препинания), полного наименования должности лица, утвердившего документ
(включая наименование организации, если документ оформлен не на бланке), его
личной подписи, расшифровки подписи (инициалы проставляются до фамилии) —
шестое положение табулятора — и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор
ОАО «Факел»

__________Л.
А. Степанова

«___»
июля 2009 г.

Допускается
центрировать элементы реквизита «гриф утверждения документа» относительно самой
длинной строки. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный
директор

ЗАО
«Московские товары»

__________Л.
И. Белопольская

«___»
мая 2009 г.

При
утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения
состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования
утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением
общего собрания

акционеров
от 05.10.2009 г. N9 03

Если
документ утверждается руководителями нескольких организаций, то составные части
грифов утверждения располагают на одном уровне. При этом наименование организации
должно обязательно входить в наименование должности лица, утверждающего
документ. Первый гриф оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка
подписи — от второго, второй гриф оформляется по ГОСТу. Например:

Как
правило, утверждению подлежат следующие виды документов: уставы, положения,
штатные расписания, некоторые виды актов и протоколов, должностные инструкции и
др.

Перечень
документов организации, подлежащих утверждению, определяется инструкцией по
делопроизводству организации.

17 —
резолюция

После
первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю организации
или структурного подразделения для рассмотрения. Результат рассмотрения
отражается в резолюции.

Резолюция
— это надпись на документе, сделанная должностным
лицом и содержащая принятое им решение. Она закрепляет распоряжение
руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и
четкости резолюции, правильного выбора исполнителя зависят качество исполнения
задания и своевременность его выполнения. К тексту резолюции предъявляются те
же требования, что и к любому документу: четкость, конкретность, краткость.
Резолюция состоит из текста, подписи и даты. По своему характеру резолюция
может быть двух видов: резолюция, содержащая решение вопроса (например,
«зачислить», «выделить 100 тыс. рублей», «отказать»), и резолюция, определяющая
порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст должен содержать три составные
части: кому поручается (фамилия и инициалы исполнителя), что поручается
(характер и порядок решения вопроса) и срок исполнения. Например:

3.
Н. Ильичевой

Подготовить
проект приказа

«О
создании рекламного отдела»

к
15.12.2009

(Личная
подпись)

01.12.2009

Если
в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение
документа является тот, чья фамилия указана первой. Если срок исполнения
документа является типовым или он указан в тексте документа и его не требуется
специально оговаривать, то руководитель может указать только фамилию
исполнителя (исполнителей), порядок подготовки вопроса, поставить подпись и
дату.

Резолюция
переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием для
постановки документа на контроль. Оформляется резолюция от руки на любом
свободном месте, кроме полей, однако нельзя оформлять ее на других реквизитах.
Если на документе нет свободного места, то резолюция оформляется на отдельном
листе бумаги (обычно формата А6 или А7) и прикрепляется к документу.

18 —
заголовок к тексту документа

Реквизит
оформляется от нулевого положения табулятора строчными буквами, за исключением
необходимых заглавных букв; точка в конце заголовка не ставится; строка не
должна превышать 28 ударов; переносы в словах нежелательны; межстрочный
интервал — 1. К документам, оформленным на листе или бланке формата А5, заголовок,
как правило, не составляется. Заголовок должен быть согласован с наименованием
вида документа. В зависимости от вида документа заголовок формулируется в
предложном или родительном падеже (акт, протокол). Например:

ПРИКАЗ

О
создании аттестационной

Комиссии

или

ПРОТОКОЛ

Заседания
Совета

директоров

19 —
отметка о контроле

Контроль
исполнения документов — это совокупность действий,
обеспечивающих своевременное исполнение документов. В соответствии с ГОСТом отметка
о контроле исполнения документа обозначается буквой «К» или словом «Контроль»,
наносится резиновым штампом или может быть написана от руки цветным маркером.
Отметка располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Ее цель —
напомнить исполнителю, что документ контролируется. Например:

20 —
текст документа

Текст
— это основной реквизит документа-, его печатают от нулевого положения табулятора
через 3—4 межстрочных интервала от заголовка к тексту, через 1,5—2 интервала на
бумаге формата А4 и через 1 интервал — формата А5 (между абзацами — 2
интервала). Абзацы в тексте пишут от первого положения табулятора.

Абзац
— это часть текста, несущая законченную
мысль и представляющая собой смысловое единство. Нормальным считается абзац,
содержащий не более двух-трех предложений.

Текст
документа можно печатать с двух сторон листа, при этом правое и левое поля
меняются местами.

Текст
документа состоит из двух частей: в первой части указывается основание для
составления документа; во второй — просьбы, выводы, предложения. Если текст
состоит из одной фразы, то она строится по такому же принципу.

В
некоторых случаях текст может содержать только вторую часть (письмо — просьбу
без пояснения, приказ — распорядительную часть без констатирующей). Текст
документа должен быть ясным, точным, кратким.

В
тексте слова должны употребляться в том значении, какое они имеют в
литературном языке, и не допускать многозначности толкования. Не следует
употреблять термины, требующие объяснения их значения, дополнительного
толкования. Нельзя использовать диалектное, жаргонные, устаревшие слова и
обороты. Иностранные слова могут употребляться только в том случае, если они не
имеют соответствующего эквивалента в русском языке или получили многочисленное
признание.

При
построении текстов рекомендуется:

1)  использовать
сжатые синтаксические конструкции;

2)  применять
трафаретные словосочетания, тексты;

3)  использовать
во всех возможных случаях простые предложения.

Текст
документа может быть сплошным связанным либо представлен в форме анкеты,
таблицы, трафарета или их сочетания. Сплошной связанный текст содержит
информацию об управлении действий и применяется при составлении правил,
положений, писем.

Форма
анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном
объекте по определенному набору признаков.

Форма
таблицы (табл. 2) используется при изложении цифровой или словесной информации
о нескольких объектах по ряду признаков.

Независимо
от количества частей текст необходимо делить на абзацы. Сложные тексты делятся
на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими
цифрами и разделяются точками: 11.1.4.2. — 11-й раздел, 1-й подраздел, 4-й пункт,
2-й подпункт.

Текст
документа, представленный в виде таблицы, должен быть оформлен в соответствии с
ГОСТом. Таблицы могут быть в тексте документа или в приложении к нему. Все
таблицы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация таблиц текста и приложений
может быть сквозной и самостоятельной. Если в документе приведена одна таблица,
то она не нумеруется и слово «таблица» не пишется.

21 —
отметка о наличии приложения

Реквизит
оформляется через 2—4 межстрочных интервала от текста и состоит из слова «Приложение»,
которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной буквы; в конце
ставится двоеточие; через пробел идет текст приложения, которое оформляется
«висячей» строкой через один межстрочный интервал.

Если
документ имеет приложение, на которое указывается в тексте, то проставляется
только количество листов и экземпляров.

Приложение:
на 3 л. в 2 экз.

Если
документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо
перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и их экземпляров.
При наличии нескольких приложений их нумеруют арабскими цифрами, пункты
отделяют друг от друга двумя интервалами:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального

                           
кредитования на 5 л. в 2 экз.

                      
2. Правила подготовки и оформления документов

                          
Управления регионального кредитования на 7 л.

                          
в 2 экз.

Если
приложений много, на них составляется опись:

Приложение:
опись на 3 л.

Если
к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то об этом делают
отметку в тексте приложения:

Приложение:
письмо Департамента образования г. Омска № 02/45

                      
и приложение к нему, всего на 7 л.

Если
приложение сброшюровано, то количество листов не указывается:

Приложение:
Методические указания по внедрению и применению

                       
Государственного стандарта на ОРД

                       
(ГОСТ Р 6.30-2003), 5 экз.

Если
документ направляется в несколько адресов, а приложение — не во все адреса, то
в тексте приложения указывается, в какой адрес оно направляется:

Приложение:
на 3 л. в 4 экз. во второй адрес.

В
распорядительном документе (постановление, приказ, распоряжение, правило,
инструкция, положение, решение) ссылки на приложение указываются в самом тексте
документа. При этом приложение к распорядительному документу содержит в правом верхнем
углу (пятое положение табулятора) первого листа документа слово «Приложение» с указанием
его номера, наименования распорядительного документа, даты документа и регистрационного
номера. Например:

Приложение
№ 2

к
приказу Ростелекома № 185

от
09.12.2009

22 —
подпись

Подпись
— это один из основных способов удостоверения документа,
его обязательный реквизит, которым выражается ответственность лица за содержание
документа. Документ подписывается руководящими работниками учреждения или
другими должностными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной
действующим законодательством или иными правовыми актами.

Подпись
состоит:

1)  из
наименования должности лица, подписавшего документ, которое печатается от
нулевого положения табулятора флаговым способом (допускается центрированный
способ относительно самой длинной строки) строчными буквами, за исключением заглавных;
в одной строке — не более 28 ударов; переносы в словах нежелательны;

2)  личной
подписи должностного лица (руководителя);

3)  расшифровки
подписи (указываются инициалы и фамилия) от шестого положения табулятора
строчными буквами, за исключением заглавных, на уровне последней строки
наименования должности.

Если
документ оформлен на бланке, то наименование должности лица, подписавшего документ,
пишется сокращенно. Например;

          Вице-президент                                                                                                     И.
В. Лескин

Если
оформление документа производится на чистом листе, то в наименование должности
входит полное наименование учреждения. Например:

     Вице-президент
Ассоциации

     региональных
предприятий                                                                                    И.
В. Лескин

Допускается
центрировать наименование должности относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

     Исполнительный
директор

              
ЗАО «Партнер»                                                                                                А.
С. Королева

Если
должностное лицо, подписывающее документ, имеет ученую степень (звание), то это
может быть указано в наименовании должности. Например:

     Зав.
кафедрой зоологии

     профессор                                                                                                                    В.
С. Серов

Две
и более подписей проставляются в том случае, если за содержание документа несут
ответственность несколько лиц. Например, документы финансового характера
подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер. Их подписи располагают
одну под другой через два интервала в последовательности, соответствующей
занимаемой должности. Например:

     Директор
лицея                                                                                                                     М.С.Попов

     Главный
бухгалтер                                                                                                   А.
С. Корнева

При
подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагают
на одном уровне.

В
состав наименования должности обязательно входит название учреждения.

Первая
подпись оформляется от нулевого положения табулятора, расшифровка подписи — от
второго. Вторая подпись — от пятого положения табулятора, расшифровка — от
шестого. Составной частью реквизита в данном случае может быть дата. Например:

В
документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а
распределение обязанностей в составе комиссии. Двоеточие после слов «члены
комиссии» не ставится. Подписи оформляются через два интервала. Например:

     Председатель
комиссии                                                                                И.
И. Морозов

     Члены
комиссии                                                                                             А.
С. Кудрявцев

                                                                                                                                Т.
Г. Синицына

При
оформлении документа на бланке должностного лица в реквизите «подпись»
наименование должности не указывается, а оформляется только расшифровка подписи
от шестого положения табулятора.

В
случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на проекте
документа, документ подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности,
или заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписывающего
документ, его фамилия (исправления можно сделать, допечатав перед наименованием
должности «И.О.» или «Зам.»). Не допускается подписывать документы с предлогом «за»
или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Использование
при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств
механического либо иного копирования, электронной цифровой подписи либо иного аналога
собственноручной подписи допускается в случаях и порядке, предусмотренных
законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (ст. 160 ГК РФ).

Условия
применения электронной подписи при создании машиночитаемого документа указаны в
федеральных законах «Об информации, информатизации и защите информации» и «Об электронной
цифровой подписи».

Юридическая
сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью
автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может
подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая
сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной
информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих
идентификацию подписи, и при соблюдении установленного режима их использования.

23 —
гриф согласования документа

Согласование
документа является способом предварительного
рассмотрения и оценки его проекта.

В
работе с ОРД согласование может быть внутренним и внешним. Согласование
документов производится с организациями, структурными подразделениями и
предприятиями, должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией
имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Внешнее
согласование производится с подчиненными и неподчиненными организациями, органами
государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами. Внешнее
согласование оформляется грифом согласования, справкой о согласовании, листом
согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на
заседании коллегиального органа.

Гриф
согласования состоит:

1)  из
слова СОГЛАСОВАНО — пишется прописными буквами без знаков препинания от
нулевого положения табулятора;

2)  наименования
должности лица, с которым согласован документ (включая наименование
организации);

3)  личной
подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) — пишется от второго положения
табулятора;

4)  даты
согласования — пишется от нулевого положения табулятора.

Реквизит
оформляется ниже реквизита «подпись» на 3—4 интервала флаговым способом. Его
можно оформлять центрированным способом относительно самой длинной строки
реквизита. Например:

Лист
согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает
интересы нескольких организаций. При этом в самом тексте документа делается
отметка «Лист согласования прилагается». В этом случае первый гриф согласования
оформляется по ГОСТу, второй — от пятого положения табулятора, расшифровка
подписи — от шестого. В наименование должности обязательно должно входить
наименование организации. Например:

Если
согласование производится с коллегиальным органом, то гриф согласования состоит
из слова СОГЛАСОВАНО, которое пишется от нулевого положения табулятора без
знаков препинания, и из названия документа в именительном падеже с указанием
его даты и номера. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания

Совета
трудового коллектива

от
12.10.2009 № 12

Если
согласование производится соответствующим документом (письмом, протоколом), то
гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО и полного наименования
соответствующего документа в именительном падеже. Например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо
Российской академии

медицинских
наук

от
09.07.2009 № 01/98

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол
заседания Правления

Российской
государственной

страховой
компании «Росгосстрах»

от
05.08.2009 № 02/06

24 —
виза согласования документа

Этим
реквизитом оформляется внутреннее согласование; он указывает на согласие или
несогласие должностного лица организации — автора документа — с содержанием
документа. Реквизит состоит из личной подписи визирующего, ее расшифровки и
даты согласования. В случае необходимости могут быть указаны наименование
должности визирующего, его подпись, расшифровка подписи и дата. При наличии
замечаний и дополнений к документу они излагаются, как правило, на отдельном
листе, а на проекте документа делается запись «Замечания прилагаются». Место визы
— ниже подписи, на последнем листе экземпляра, который остается в организации.

В
каждой организации должен быть перечень важнейших документов с указанием должностных
лиц, визы которых необходимы при оформлении этих документов.

Если
визу оформляют машинописным способом, то наименование должности пишется от нулевого
положения табулятора, расшифровка подписи — от второго, дата — от нулевого.
Например:

Начальник
отдела кадров

_________В.
Ф. Калеущенко

20
января 2009 г.

25 —
оттиск печати

Оттиск
печати широко используется при оформлении управленческих документов для
удостоверения их подлинности.

Печать
с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации представляет собой
печать с зеркальным отображением в центре Государственного герба Российской
Федерации; она используется исключительно для подтверждения (удостоверения)
подлинности управленческих документов, подписанных должностными лицами федеральных
органов государственной и исполнительной власти, иных федеральных
государственных органов и учреждений.

Использование
гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и
изображениями гербов субъектов Российской Федерации регламентируется специальными
нормативными актами.

Правилами
установлены следующие обязательные элементы (реквизиты) печати организации:

1)  Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — только для
организаций, имеющих право на их воспроизведение;

2)  полное
наименование организации на русском языке с указанием организационно-правовой
формы;

3)  местонахождение
организации;

4)  номер
государственной регистрации;

5)  номер
городского реестра печатей.

Печать
проставляется в пределах границ площади, отведенной для данного реквизита. Форма
документа, на котором должна проставляться печать, может иметь пометку «Место
для печати» или «МП». Место для печати может быть обозначено кругом с пометкой
«Ставить точно в круг». На финансовых документах печать не может затрагивать
другие реквизиты (наименование должности, личную подпись, расшифровку подписи),
так как наложение печати на другие реквизиты затрудняет проверку подлинности
документа.

В
организации используются печати структурных подразделений, на оттиске которых
имеется дополнительная надпись с названием структурного подразделения —
секретариат, канцелярия, управление делами (рис. 15). Печати индивидуальных
предпринимателей должны содержать фамилию, имя, отчество, местонахождение, словосочетание
«индивидуальный предприниматель», регистрационный номер. Для упорядочения
использования печатей и штампов в организации разрабатывается соответствующая
инструкция, которая утверждается руководителем организации. Для регламентации
использования печатей в организации утверждаются перечни документов, на которых
проставляется гербовая и другие печати.

Примерный
перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

■  акты
(приема законченных строительных объектов, монтажа оборудования, выполненных
работ, экспертизы и др.);

■  доверенности
(на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

■  договоры
(о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом
сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.);

■  заявления
(на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

■  заключения
и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую
аттестационную комиссию;

■  исполнительные
листы;

■  командировочные
удостоверения;

■  образцы
оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения
финансово-хозяйственных операций;

■  представления
и ходатайства;

■  гарантийные
письма;

■  поручения
(бюджетные, банковские, пенсионные, платежные сводные в банк);

■  протоколы
(согласования планов поставок и т.п.);

■  реестры;

■  сметы
расходов;

■  справки
по личному составу и справки финансового характера;

■  спецификации;

■  титульные
списки, уставы;

■  штатные
расписания.

В
практике работы учреждений применяется целая серия штампов: «подлежит
возврату», «копии не снимать», угловой штамп организации, которые формально
служат в качестве замены рукописной или машинописной записи для использования в
повторяющихся однотипных ситуациях.

Угловой
штамп используется в том случае, если в
организации отсутствуют типографские бланки. Он может проставляться при выдаче
текущих справок и т.д. Изображение государственной символики в угловых штампах
не допускается.

Регистрационный
штамп устанавливает ответственность организации
за документ, начало отсчета срока исполнения.

26 —
отметка о заверении копии

Копия
документа — это воспроизведение всех реквизитов документа
рукописным, машинописным способом или средствами оперативной полиграфии. При
изготовлении копии рукописным или машинописным способом текст документа
воспроизводится полностью, включая реквизиты бланка.

Указом
Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-Х установлено,
что организации выдают по просьбе граждан копии документов, исходящих из этих
организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав
и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов оформляются
на бланках организаций или чистых листах формата А4.

В
таком же порядке организации могут выдавать копии имеющихся у них документов,
оформленных в других организациях, от которых получить непосредственно копии
этих документов невозможно или затруднительно. Если документы были оформлены на
бланках, то при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Запрещается
свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, военного
билета, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с
которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии документов, имеющих
неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

Отметка
о заверении копии документа оформляется ниже реквизита «подпись» и состоит:

■
из слова «Верно», которое пишется от нулевого положения табулятора с прописной
буквы без знаков препинания;

■  наименования
должности лица, заверившего копию, — от нулевого положения табулятора;

■  личной
подписи, расшифровки личной подписи (инициалы, фамилия) — от шестого положения
табулятора, на уровне последней строки наименования должности;

■  даты
оформления копии — от нулевого положение табулятора. Например:

Верно

Инспектор
отдела кадров                                                                                                Л.
Э. Соколова

12.09.2009

27 —
отметка об исполнителе

На
документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием
фамилии сотрудника, готовившего документ, и номера его телефона. Такая отметка
позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который может
предоставить интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает
обращение к исполнителю, можно указать не только фамилию, но и имя и отчество.
Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Оформляют отметку об исполнителе от нулевого положения табулятора на лицевой
или оборотной стороне последнего листа документа в пределах границ площади,
отведенной для данного реквизита. Если документ подлежит размножению, то отметка
указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе
придется делать копии двух сторон листа). Например:

Воронин

Борис
Александрович

123-45-67

ГОСТ
Р 6.30—2003 допускает ставить эту отметку без указания имени и отчества.
Например:

Воронин

123-45-67

На
документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в
отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На
документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указываются инициалы
машинистки, количество отпечатанных экземпляров, дата оформления документа и
рассылка по экземплярам. Такая отметка оформляется только с оборотной стороны
листа. Например:

Семенова

Галина
Константиновна

976-34-21

СГК
3 л 23.09.2009

1   —
в адрес

2   —
руководителю

3   —
в дело № 03

28 —
отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Это
завершающая отметка на документе. Она проставляется сразу после решения вопроса,
затронутого в документе, или при направлении ответа. Отметка свидетельствует о
том, что работа с документом закончена и он может быть подшит в дело. Отметка может
включать ссылку на дату и номер документа, а при отсутствии такового — краткие
сведения об исполнении, слова «В дело», номер дела, подпись лица, направившего
документ в дело (исполнитель, руководитель), и дату. Реквизит оформляется в
левой части нижнего поля первого листа документа, как правило, рукописным
способом. Например:

В
дело № 04

14.09.2009

Л.
Исакова

или

Ответ
направлен

12.10.2009   N9
03/234

В
дело № 02

Л.
Левина

15.10.2009

29 —
отметка о поступлении документа в организацию

При
поступлении документа в организацию на нем проставляется первая отметка,
фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным резиновым
штемпелем. Она состоит из сокращенного наименования организации, в которую
поступил документ, даты получения и входящего учетного номера (рис. 16).

Дата
получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока
исполнения поступившего документа. С этой даты документ считается в работе
учреждения. Входящий учетный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве,
и, кроме того, он используется для учета количества поступивших документов в
месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа следует в правом
нижнем углу первого листа документа.

30 —
идентификатор электронной копии документа Если документ вводится в память
машины или создан на компьютере, на бумажном документе делается об этом
специальная отметка. В стандарте требования к оформлению данного реквизита
изложены следующим образом: «Идентификатором электронной копии документа
является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы
документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие данные,
устанавливаемые в организации».

1. Правила и организацию документационного обеспечения управления на предприятии устанавливает:
Правила внутреннего распорядка
Инструкция по ДОУ
Устав предприятия

2. Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется:
формуляром документа
бланком документа
документом

3. Сроковый контроль исполнения документа осуществляется:
руководителем организации
cлужбой ДОУ
исполнителем поручения

4. Реквизитом, содержащийся только в письмах-ответах, является:
адресат
ссылка на регистрационный номер и дату документа
отметка о поступлении документа в организации

5. Исполнение резолюции руководителя на документе осуществляется:
ответственным исполнителем, чья фамилия указывается первой в резолюции
ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в документе
всеми исполнителями, указанными в документе, кроме ответственного исполнителя, который осуществляет контролирующую функцию

6. Документ, в котором воспроизводится реквизит «Подпись» без личной подписи:
выписка из распорядительного документа
акт
протокол заседания

7. Распорядительная часть документа, принятого коллегиальными органами, начинается со слов:
ПРИКАЗЫВАЮ
ОБЯЗЫВАЮ (РЕКОМЕНДУЮ)
ПОСТАНОВЛЯЕТ (РЕШАЕТ)

8. Коммерческий документ, содержащий предъявление претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства и требования возмещения убытков, называется:
письмо-напоминание
гарантийное письмо
письмо-рекламация

9. Для организаций с небольшим документооборотом чаще всего применятся … форма делопроизводства:
централизованная
смешанная
децентрализованная

10. Документ, определенный в толковых словарях русского языка как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании»:
протокол
постановление
решение

11. Полную запись всего хода заседания отражает:
полный протокол
краткий протокол
cтенографический протокол

12. Предупредительный контроль предполагает:
ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня
ежемесячное или ежеквартальное составление перечня неисполненных документов
своевременное за 2-3 дня предупреждение сотрудника о необходимости решения порученного ему вопроса

13. Наименование документа, одним из разделов которого является «Преамбула»:
должностная инструкция
договор
исковое заявление

14. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с:
указанием его фактической должности и фамилии
проставлением предлога «за» или надписи от руки «зам.»
проставлением косой черты перед наименованием должности

15. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, представляет собой:
регистрационный номер документа организации, указанной на бланке первой
регистрационный номер документа организации, в которой документ фактически создавался
регистрационные номера документа каждой из организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе

16. Исходящие документы регистрируются в службе ДОУ организации в день:
подготовки
подписания
отправления

17. Датой протокола является:
дата оформления документа
дата подписания и регистрации
дата заседания коллегиального органа

18. Важнейшим принципом регистрации документов в организации является:
своевременность
непрерывность
однократность

19. Копия исходящего документа, остающейся в организации называется:
дубликатом
выпиской
отпуском

20. К служебным письмам относится следующий вид документа:
оферта
договор о купле-продаже
акт о приеме-передаче дел

«Кадровый вопрос», 2013, N 9

ОБЩИЕ НОРМЫ И ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый официальный документ состоит из отдельных индивидуальных элементов, называемых реквизитами. Набор реквизитов официального документа, расположенных в определенной последовательности, называют формуляром документа. В свою очередь, бланком документа является набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Реквизиты влияют на юридическую силу документа, поэтому необходимо правильно их оформлять в соответствии с действующими нормативами.

Особенности оформления управленческих документов в организации регулируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает следующий состав реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 — индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 — код формы документа;

08 — наименование организации;

09 — справочные данные об организации;

10 — наименование вида документа;

11 — дата документа;

12 — регистрационный номер документа;

13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 — место составления или издания документа;

15 — сведения об адресате;

16 — гриф утверждения документа;

17 — резолюция;

18 — заголовок к тексту;

19 — отметка о постановке документа на контроль;

20 — текст документа;

21 — отметка о наличии приложений;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати организации;

26 — отметка о заверении копии документа;

27 — отметка об исполнителе документа;

28 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 — отметка о поступлении документа в организации;

30 — идентификатор электронной копии документа.

Указанный ГОСТ определяет также расположение реквизитов на угловом и продольном бланке.

Все реквизиты условно можно классифицировать на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты должны обязательно присутствовать на бланках документов, а переменные наносятся лишь при подготовке конкретного документа.

01. Государственный герб Российской Федерации

Данный реквизит представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орел увенчан двумя малыми коронами, соединенными лентой, над ними располагается одна большая корона. В правой лапе орла — скипетр, в левой — держава. На груди орла, в красном щите — серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Государственный герб РФ возможно использовать в многоцветном и одноцветном варианте.

Согласно Федеральному конституционному закону от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003) данный реквизит в многоцветном варианте помещается на бланках:

1) федеральных конституционных законов и федеральных законов;

2) указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

3) постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

4) постановлений Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

5) постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации;

6) решений Конституционного Суда Российской Федерации;

7) решений Верховного Суда Российской Федерации;

решений Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации;

9) Президента Российской Федерации;

10) Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

11) Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

12) Правительства Российской Федерации;

13) Конституционного Суда Российской Федерации;

14) Верховного Суда Российской Федерации;

15) Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте помещается на бланках:

1) Администрации Президента Российской Федерации;

2) полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах;

3) федеральных органов исполнительной власти;

4) Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

5) Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации;

6) Счетной палаты Российской Федерации;

7) Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

Банка России.

Одноцветный вариант Государственного герба Российской Федерации без геральдического щита помещается на бланках:

1) Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

2) органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

3) органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Федерации;

4) федеральных судов;

5) органов прокуратуры Российской Федерации;

6) дипломатических представительств, консульских учреждений и иных официальных представительств Российской Федерации за пределами Российской Федерации.

Изображение герба рекомендуется размещать над серединой строки и наименованием организации.

02. Герб субъекта Российской Федерации

Герб субъекта Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с нормативно-правовыми актами органов власти субъектов РФ. Герб субъекта РФ обязательно указывается на бланках представительных и исполнительных органов власти и управления республик, краев, областей, автономных образований и городов федерального подчинения — Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальных образований (городов, сельских поселений), а также на бланках организаций, находящихся в их подчинении.

03. Эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания)

Эмблема организации — это графическое изображение, позволяющее отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от аналогичных товаров других.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации. Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Эмблемой нельзя заменять название организации. Эмблема должна быть зарегистрирована официально. Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

04. Код организации заполняется в соответствии

с Общероссийским классификатором предприятий и организаций

(ОКПО)

Код организации — автора документа используется при передаче документированной информации по каналам электронной связи и служит для сокращения количества ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.

05. Основной государственный регистрационный номер

(ОГРН) юридического лица

Реквизит заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, и располагается на бланке правее или ниже реквизита «Код организации».

06. Индивидуальный номер налогоплательщика/код причины

постановки на учет (ИНН/КПП)

Данный реквизит также заполняется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Реквизит располагается на бланке правее или ниже реквизита «Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица».

07. Код формы документа

Код формы документа проставляют в случае, если соответствующая разновидность документа включена в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях наносится рядом с наименованием вида документа.

08. Наименование организации

Наименование организации должно всегда соответствовать наименованию, зафиксированному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или другом языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно зафиксировано в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

09. Справочные данные об организации

Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутренних документах. В состав реквизита «Справочные данные об организации» включают сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web-страницы в Интернете, номера телефонов, факсов, номер и дату оформления лицензии, и другие сведения.

10. Наименование вида документа

Это один из реквизитов, обязательных для всех документов предприятия, кроме писем.

Вид документа — это его принадлежность по признакам содержания и целевого назначения к системе документации.

Наименование вида документа, составленного или изданного предприятием, определяется уставом или положением об организации. Реквизит должен соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Дата документа

Дата документа — это один из основополагающих реквизитов, обеспечивающий юридическую силу документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события.

Дату документа фиксируют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например, дату 25 июня 2008 г. следует оформлять следующим образом: 25.06.2008.

В соответствии с международными стандартами даты могут иметь иную последовательность: год, месяц, число: 2008.06.25.

Допускается словесно-цифровое оформление даты: 25 июня 2008 г.

Если документ издан двумя или более организациями, он должен иметь единую дату.

Не допускается употребление римских цифр. Дата может быть проставлена от руки.

Дату на документе проставляет должностное лицо непосредственно при подписании или утверждении.

12. Регистрационный номер документа

Этот реквизит содержит цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации. Регистрация документов ведется в соответствии с принятой в организации системой индексации, основу которой составляет порядковый номер документа.

Реквизит заполняется путем внесения в трафаретную часть бланка «N _____» регистрационного номера документа.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства или наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости — код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

Если документ был составлен совместно несколькими организациями, то в этом случае регистрационные номера авторов проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Данный реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, например:

«На N 04-15/21 от 15.02.2008».

Ссылка на регистрационный номер и дату документа позволяет не упоминать индекс и дату поступившего документа в тексте письма.

14. Место составления или издания документа

Реквизит используется исключительно в общих бланках и бланках конкретных видов документов, кроме писем. При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений, например:

Санкт-Петербург;

г. Сосновый Бор Ленинградской обл.;

с. Ивантеевка Федоровского района Саратовской области.

Необходимо строго учитывать административно-территориальное деление, так как возможны повторения наименований отдельных населенных пунктов в различных регионах страны.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации, например:

Ульяновский политехнический институт.

15. Сведения об адресате

Адресат — это организация, структурное подразделение, должностные или физические лица, которым адресован документ.

Сведения об адресате используются в письмах и внутренних документах, подготовленных для рассмотрения руководством, таких как заявления, докладные, объяснительные записки и др.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес.

Наименование организации и ее структурного подразделения всегда указывается в именительном падеже.

Например: АО «Паритет», а не «В акционерное общество «Паритет».

Если документ адресован руководителю организации, то название должности, включающее наименование организации, инициалы и фамилию руководителя указывают в дательном падеже. Инициалы проставляются перед фамилией:

Финансовому директору

АО «Паритет»

О. С. Хамизову

При обращении к должностному лицу употребляется слово-обращение (академик, господин, профессор):

Президенту АКБ «Росинвесттраст»

г-ну Никифорову П. А.

В письме, адресованном организации, а не конкретному лицу, сначала указывается наименование, а затем почтовый адрес:

Институт научных исследований

по общественным наукам

Крайняя ул., д. 53,

Москва, 118121

Бывают случаи, когда документ необходимо отправить сразу в несколько однородных организаций. Такие документы адресуются обобщенно:

Генеральным директорам предприятий

нефтяного комплекса

При адресации внутренних документов можно указать только название подразделения или должность, инициалы и фамилию его руководителя.

Если документ адресован физическому лицу, то сначала указывают инициалы и фамилию получателя, а далее почтовый адрес:

О. П. Шепелевой

ул. Тракторная, 15, кв. 18,

пос. Андреевка, Игнатьевский р-н,

Ульяновская обл., 424582

На бланке документа этот реквизит проставляется справа. Возможно на документе указать не более четырех адресатов, при этом слово «копия» не указывается. Если адресатов больше, чем четыре, составляется список рассылки документа.

16. Гриф утверждения документа

Данный реквизит официального документа придает правовой или нормативный характер его содержанию.

Указанный реквизит является обязательным при оформлении таких видов документов, как акты, задания, инструкции, нормативы, перечни, отчеты, планы, программы, положения, сметы, тарифные ставки, формы унифицированных документов, штатные расписания, должностные инструкции, расценки на производство работ или услуг.

Документ может быть утвержден: должностным лицом (руководителем); изданием соответствующего распорядительного документа; коллегиальным органом.

Реквизит обязательно включает слово УТВЕРЖДАЮ, наименование должности лица, утверждающего документ, личную подпись, ее расшифровку и дату утверждения. Гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

Если документ утверждается распорядительным документом или коллегиальным органом, то гриф утверждения должен содержать наименование, номер и дату документа, в котором зафиксировано решение об утверждении.

В случае двух или трех грифов утверждения они располагаются параллельно (слева, справа) на одном уровне и один под другим. При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

17. Резолюция

Реквизит является обязательным для документов, требующих исполнения.

Резолюция — это надпись на документе, проставляемая должностным лицом и содержащая указание руководителя о принятом им решении.

Указания по исполнению документа должны включать в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Реквизит резолюция занимает место справа в верхней части документа ниже реквизита «Гриф утверждения». Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

18. Заголовок к тексту

Заголовок текста — это краткое содержание документа.

Он располагается слева над текстом документа и обязателен для всех документов, оформляющихся на листах бумаги формата А4.

Грамматически заголовок согласован с наименованием вида документа: приказ о приеме на работу, протокол собрания акционеров, должностная инструкция инженеру-технологу, положение об отделе внешних контактов, правила внутреннего трудового распорядка, распоряжение о предоставлении отпуска.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем реквизита не должен превышать пяти строк, в каждой не более 28 — 30 знаков.

19. Отметка о постановке документа на контроль

Этот реквизит проставляется на всех документах, которые требуют исполнения, и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности данный реквизит можно выделить другим цветом.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существуют типовой и индивидуальный сроки исполнения документа.

Типовой — срок исполнения документа для группы типовых документов, например для обращений граждан, а индивидуальный — срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

20. Текст документа

Текст документа является основным реквизитом документа, содержащим объективную и достоверную информацию, изложенную кратко, точно, ясно и безупречно в юридическом отношении.

Текст документа согласно законодательству РФ и субъектов РФ о государственных языках должен быть представлен как на русском, так и национальном языке. Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) в федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации, расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты большого объема можно разбить на параграфы, пункты, подпункты, разделы, которые последовательно нумеруются арабскими цифрами.

Тексты большого объема обычно состоят из двух частей. В одной указываются причина, основание и цель составления документа, а в другой части излагаются решения, выводы, просьбы, предложения и рекомендации.

В документах (приказе, распоряжении и т. д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положении, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акте, справке), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят»).

Если в тексте имеются таблицы, на них должны быть сделаны ссылки.

Для повышения быстроты составления документов применяют трафареты, то есть документ содержит постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации.

21. Отметка о наличии приложений

Данный реквизит не относится к числу обязательных.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указывают в тексте.

Если в тексте содержится полное наименование приложения, то отметка о наличии приложений оформляется сокращенно, например: Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не указанное в тексте, то в отметке о его наличии необходимо указать полное наименование входящих в него документов:

Приложение:

1. Типовая инструкция по делопроизводству — на 2 л. в 2 экз.

2. Перечень документов с указанием сроков хранения — на 4 л. в 2 экз.

На сброшюрованных приложениях количество листов не указывается.

Если документ направляют нескольким адресатам, а приложение к нему — не во все адреса, это отражают в отметке о наличии приложения:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

На самих приложениях в правом верхнем углу проставляются отметка, где пишется слово «Приложение», арабскими цифрами номер приложения (если их несколько), наименование, дата и номер основного документа:

Приложение N 1

к приказу директора ООО «Атлантика»

от 26.05.2008 N 56

22. Подпись

Подпись является обязательным реквизитом любого документа.

В состав указанного реквизита входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (с названием организации, если документ оформлен не на бланке, и без названия организации, если документ оформлен на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в соответствии с занимаемой должностью.

Если документ подписывают несколько равных по должности лиц, их подписи располагаются на одном уровне.

Реквизит «Подпись» располагается под реквизитами «Текст» или «Отметка о наличии приложений» (при ее наличии). Наименование должности печатается от границы левого поля; расшифровка подписи проставляется после 48 печатных знаков от границы левого поля.

Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь оставляемые в организации копии исходящих писем, в которых вместо подписей ставится отметка о заверении копии.

Документы коллегиального органа (общего собрания участников акционерного общества, совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

В документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель, члены комиссии).

23. Гриф согласования

Для документов, подлежащих внутреннему или внешнему согласованию, этот реквизит является обязательным.

Согласование — это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в тексте документа, необходимое для принятия правильных управленческих решений. Согласование может осуществляться как с должностными лицами внутри организации (внутреннее согласование), так и с должностными лицами других организаций (внешнее согласование). К внешнему согласованию относится и согласование документа с общественными объединениями (советами трудовых коллективов, профсоюзными органами и т. п.).

При внутреннем согласовании применяется визирование документов, при внешнем — гриф согласования.

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже), его дату и номер.

Реквизит «Гриф согласования» располагается ниже реквизита «Подпись», а если грифов согласования несколько, то их, как правило, располагают на отдельном листе согласования.

24. Визы согласования документа

Этот реквизит документа отражает процедуру внутреннего согласования и указывает на согласие или несогласие заинтересованного должностного лица с содержанием документа.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости — должность визирующего.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Если в процессе подписания документа в него были внесены существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

25. Оттиск печати

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображение герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть круглыми, квадратными, треугольными и прямоугольными. На таких печатях нет изображения герба, а только название организации или ее структурного подразделения.

Реквизит ставится на документы, требующие удостоверения подлинности подписи в соответствии с действующим законодательством или нормативным актом организации:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банки на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемых в банки;

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий, на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

26. Отметка о заверении копии документа

Этот реквизит придает копии документа юридическую силу. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

27. Отметка об исполнителе документа

Реквизит обеспечивает оперативную связь с тем, кто составил документ, для разъяснения и уточнения каких-либо вопросов.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона.

Располагается реквизит на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

28. Отметка об исполнении документа

и направлении его в дело

Этот реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования, в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Реквизит включает следующие элементы:

1) слово «В дело»;

2) номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

3) при отсутствии копии — ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

4) подпись исполнителя документа;

5) дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

Данный реквизит проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа и включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка о поступлении документа в организацию размещается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

30. Идентификатор электронной копии документа

Идентификатор электронной копии документа — это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, код оператора, дату, место изготовления и другие поисковые данные, принятые в организации.

Указывают полный путь к файлу:

С:Приказы по личному составуИванов

Деловой язык документации

Литературный язык — это тип речи, исторически сложившийся на базе национальной письменности и литературы. Разновидностью современного литературного русского языка является официально-деловой стиль документа, который и используют специалисты в сфере управления предприятием.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных для деловых документов, они не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Язык служебных документов имеет некоторые особенности. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа — предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу.

Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов, междометий в деловой речи недопустимо.

Очень часто в документах встречаются речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова. Смысловая точность речи — одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы — близкие по звучанию однокоренные слова, отличающиеся значением: гарантированный — гарантийный, поместить — разместить, представить — предоставить. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм официально-делового стиля.

Синонимы — слова с одинаковым или очень близким значением: будущий — грядущий, спешить — торопиться, построить — соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости могут привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. — переизбыток) — частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: «памятный сувенир» (сувенир — подарок на память), «совместное сотрудничество» (сотрудничество — совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Омонимы — слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук — «оружие» и лук — «растение»; брак — «супружество» и брак — «изъян, дефект, недостаток».

К специальной лексике относятся также профессионализмы — разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство — кардан, передаточный механизм — передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог — глазник, трансплантация — пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

В лексике языка всегда присутствуют также устаревшие слова и неологизмы. Возникновение новых слов и утрата языком устаревших — явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; наоборот, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например, «Иванов И. И.» или «И. И. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

Название должности главы государства пишется с прописной буквы: Президент Российской Федерации.

В названиях органов при Президенте РФ с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные.

1) Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

2) Советник Президента Российской Федерации;

3) Председатель Правительства Российской Федерации.

Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

1) Правительство Российской Федерации;

2) Коллегия Правительства Российской Федерации;

3) Совет Министров Республики Башкортостан и т. п.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления РФ и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты».

Названия органов судебной власти оформляются следующим образом:

1) Конституционный Суд Российской Федерации;

2) Верховный Суд Российской Федерации;

3) Высший Арбитражный Суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

1) Верховный Суд Республики Башкортостан;

2) Высший Арбитражный Суд Удмуртской Республики.

Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления РФ прописные буквы употребляются следующим образом:

1) Конституция Российской Федерации;

2) Декларация прав и свобод человека и гражданина;

3) Федеративный договор;

4) Основы законодательства Российской Федерации;

5) Федеральный закон «О прокуратуре Российской Федерации»;

6) Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

7) Указ Президента Российской Федерации;

Распоряжение Правительства Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

1) начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

2) начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

3) первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

4) заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

5) глава администрации Красноярского края;

6) губернатор Сахалинской области;

7) мэр Санкт-Петербурга.

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

1) председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

2) президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие звания, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: «установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации», «присвоить почетное звание «Народный художник Российской Федерации» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы: маршал артиллерии, генерал армии, адмирал, академик, действительный член Российской академии наук, доктор технических наук.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

1) государственная граница Российской Федерации;

2) государственная награда Российской Федерации.

Слово «государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

1) Государственный герб Российской Федерации;

2) Государственный гимн Российской Федерации;

3) Государственный флаг Российской Федерации.

В названиях праздников, памятных дней и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные или слова, выступающие в качестве имени собственного: День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День российской науки, День Победы, День защитников Отечества.

Слово «праздник» пишется со строчной буквы, если не входит в официальное название праздника.

С прописной буквы пишутся все слова, входящие в состав географических названий, за исключением родовых географических терминов (остров, море, гора, озеро и т. д.), употребляемых в прямом значении, служебных слов, а также слов «имени», «памяти», «лет», «года», например: Урал, Западная Сибирь, Новый Свет, Центральная Азия, водопад Виктория, долина Тамашлык, Западно-Карельская возвышенность, залив Благополучия, мыс Доброй Надежды, остров Новая Земля, Сахара, Главный Кавказский хребет, Москва, Саратов.

С прописной буквы пишутся названия стран света (простые и составные), когда они употребляются вместо географических названий: народы Востока (т. е. восточных стран), Дальний Восток, страны Запада, Крайний Север.

В остальных случаях названия стран света пишутся со строчной буквы: запад, юго-восток.

Служебные слова в середине сложных русских и иноязычных географических названий пишутся со строчной буквы и соединяются двумя дефисами: Айн-эдь-Хаджель, Комсомольск-на-Амуре, Пинар-дель-Рио, Пуэрто-де-Чоррера, Санта-Мария-ди-Леука, Франкфурт-на-Майне, Шатильон-сюр-Эндр, Шуази-ле-Руа.

В географических названиях с родовым понятием, потерявшим свое прямое значение, существительные (лес, поляна, рог, церковь) пишутся с прописной буквы, если они употреблены не в прямом значении и называют объект условно: Золотые Ворота (пролив), Советская Гавань (город), Огненная Земля (остров), Чешский Лес (горы), Золотой Рог (бухта), Вятский Увал (возвышенность), Белая Церковь (город).

В официальных названиях государств все слова пишутся с прописной буквы: Российская Федерация — Россия, Австралийский Союз, Иорданское Хашимитское Королевство, Государство Израиль.

Пишутся через дефис названия государств: Гвинея-Бисау, Кабо-Верде, Коста-Рика, Кот-д’Ивуар, Сан-Марино, Сан-Томе и Принсипи, Сьерра-Леоне.

Для написания числительных используют три формы:

1) буквенную (три фотоаппарата);

2) цифровую (10 печатных листов);

3) буквенно-цифровую (100-тысячный).

Регистрация документов, документооборот

В процессе управления предприятием необходима четкая, быстрая и качественная обработка всей документации, движение которой осуществляется по определенным маршрутам от места составления или поступления до сдачи на хранение в архив или отправки в заинтересованные учреждения, то есть адресату. Этот процесс и называется документооборотом организации.

Каждая организация индивидуальной инструкцией по делопроизводству утверждает технологические правила документооборота, которые регламентируют процесс обработки перед вскрытием почты:

1) проверяются сохранность упаковки и правильность адресации;

2) заказная корреспонденция сверяется с записями в почтовых реестрах.

Различают следующие основные потоки документации:

1) документы, поступающие из других организаций (входящие);

2) документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

3) документы, создаваемые и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов и должен выполняться каждым структурным подразделением организации.

Объем документооборота — это количество документов, зарегистрированных в месте учета за определенный отрезок времени. В конце года объем документооборота подсчитывается по регистрационным формам подразделением делопроизводства.

Маршрут документа — перечень состояний, каждое из которых характеризуется следующими параметрами:

1) дата поступления документа;

2) срок исполнения (как правило, указывается в днях);

3) дата фактического исполнения;

4) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за отработку данного состояния документа («получатель» документа);

5) код отдела и табельный номер сотрудника, ответственного за прошлое состояние документа и инициировавшего его текущее состояние («отправитель»);

6) ожидаемый статус документа, т. е. статус, который инициализатор планирует получить в данном узле цепочки документооборота;

7) полученный статус документа, т. е. «выходной» статус документа по отношению к данному узлу цепочки документооборота;

примечание (многострочный текст);

9) путь и имя файла, связанного с текущим состоянием документа.

Регистрация документа — это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них даты регистрации и делопроизводственного индекса.

Цель регистрации — придание документу юридической силы, обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Каждый документ должен регистрироваться только один раз — поступающие в день поступления, а создаваемые — в день подписания или утверждения.

В большинстве организаций используется карточная система регистрации документов. В ней для регистрации документов применяется единая регистрационно-контрольная карточка. При карточной системе регистрации ведутся две картотеки: контрольная и справочная.

Часть реквизитов регистрационно-контрольной карточки на документ заполняют до передачи документа руководителю, остальные — после получения резолюции руководителя со сроком исполнения и фамилиями исполнителей.

Журнальная система регистрации документов используется в том случае, если документооборот организации составляет менее 500 — 600 документов в год.

Обложка журнала регистрации оформляется следующим образом: в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре; в нижнем правом углу пишут даты начала и окончания ведения журнала.

Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а потом проставляют печать организации и делают надпись, удостоверяющую правильность оформления, например:

«В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 50 листов».

На современном этапе карточная форма регистрации заменяется на автоматизированную, когда поток документов обрабатывается с помощью компьютерной программы.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

2) организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений обо всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;

3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;

4) организовать автоматизированный контроль исполнения документов.

При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.

А. Пфеффер

Эксперт журнала

Подписано в печать 10.09.2013