На какие две основные группы можно разделить обязанности секретаря референта современной компании

Какие обязанности у секретаря

Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:

• организационное;
• документационное;
• информационно-аналитическое.

Требования к секретарю

В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:

• требуемый уровень образования;
• социальный статус;
• престижность профессии;
• оплата труда;
• перспективы профессионального роста.

В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:

• специалист;
• или руководителям среднего и низшего звена.

Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.

ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.

Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.

Обязанности секретаря

В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.

В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.

Название должности по профстандарту	Секретарь-администратор	Делопроизводитель	Секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, стенографистка	Помощник руководителя
Выполняемая обобщенная трудовая функция	Организационное обеспечение деятельности организации	Документационное обеспечение деятельности организации	Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации	Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации
Требуемый уровень образования	Среднее общее, профессиональное обучение	СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки	Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности или СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки	Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности
Условия допуска к работе и требования к стажу	Нет	Нет	Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании	Не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации

Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.

Подготовленная на основе стандарта должностная инструкция состоит из традиционных разделов и одного нового — в нем перечисляются функции секретаря руководителя в организации, которые в стандарте носят названия «обобщенные». Должностные обязанности описываются как трудовые действия, объединенные в однородную группу трудовых функций сотрудника. Выглядит это следующим образом.

Права и ответственность и заключительные положения

Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.

4. Права

Специалист имеет право:

4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.

4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.

4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.

4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.

4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.

4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.

4.7. ……… (другие права)

5. Ответственность

5.1. Работник привлекается к ответственности:

за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;

за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. ……… (другие положения об ответственности)

6. Заключительные положения

6.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020 года № 333н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).

6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

6.3. ……… (другие заключительные положения).

---

Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста

Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Существуют различные виды административных позиций. Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.

Бизнес-ассистент

Кому необходим –  руководителям компаний с большим документооборотом

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.

Кандидаты на данную позицию – это, как правило, уже состоявшиеся люди в возрасте от 30 до 40 лет, с высшим образованием в области управления, юриспруденции. Очень важно для этого сотрудника отсутствие излишних амбиций, так как руководитель будет пользоваться плодами его работы и присваивать все лавры себе.

---

Личный помощник

Кому необходим –  руководителям крупных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Основные требования к личному помощнику – опыт работы секретарем-референтом или личным помощником не менее 3 лет, высшее образование, знание иностранных языков (при необходимости), возраст от 25 до 35 лет.

---

Персональный ассистент

Кому необходим –  руководителям крупных западных компаний

Кому подчиняется – только своему непосредственному руководителю

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Такой тип помощника востребован в основном руководителями крупных западных компаний, у которых уже есть личный помощник и бизнес-ассистент. Это распространенная практика в таких компаниях из-за большого объема работ у руководителя и его административного персонала.

Требования к персональному ассистенту – высшее образование, опыт работы на административной позиции, возраст от 26 до 35 лет, личные качества – стрессоустойчивость, ответственность, организационные навыки, оперативность.

---

Секретарь

Кому необходим –  компаниям малого, среднего и крупного бизнеса

Кому подчиняется – руководящему составу

Секретарь необходим практически всем компаниям. Функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Требования к секретарю – возраст 22-30 лет, средне-специальное или высшее образование (в зависимости от уровня компании), уверенное владение ПК, умение пользоваться оргтехникой, мини-АТС, высокая скорость печати, знание этикета; приятные внешние данные и голос, знание языка (при необходимости). А также наличие определенных личных качеств – доброжелательности, ответственности, исполнительности, склонность к выполнению однообразной и монотонной работы, строгое соблюдение субординации.

---

Секретарь-помощник

Кому необходим –  руководителям компаний со штатом персонала до 25 человек

Кому подчиняется – руководителю

Этот специалист совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Требования – высшее или незаконченное высшее образование, высокая скорость печати, умение пользоваться оргтехникой, желателен аналогичный опыт работы от года. личные качества – дисциплинированность, исполнительность, склонность к выполнению монотонной работы.

---

Секретарь на ресепшен

Кому необходим –  компаниям со штатом не менее 60 человек, с большим потоком посетителей

Кому подчиняется – административному директору, офис-менеджеру, помощнику руководителя, руководителю

Секретарь на ресепшене выполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности.

---

Секретарь-референт

Кому необходим – компаниям среднего бизнеса

Кому подчиняется – руководителю

Это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Секретарь-референт отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя.

Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

---

Администратор

Кому необходим – компаниям, работающим в сфере услуг

Кому подчиняется – управляющему, руководителю, административному директору

Администратор необходим компаниям, работающим в сфере услуг (. Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

---

Офис-менеджер

Кому необходим – средние компании со штатом персонала от 25 человек

Кому подчиняется – руководителю, административному директору

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

В российских компаниях офис-менеджер, как правило, выполняет и функции секретаря, в отличие от западных компаний, где обязанности четко подразделяются.

Основные требования к кандидатам на данную позицию – высшее образование, знание ПК, возраст от 23 до 35 лет, личные качества – коммуникабельность, доброжелательность, организационные навыки.

---

Делопроизводитель

Кому необходим – государственные компании, компании с четко выстроенным документооборотом (по ГОСТ)

Кому подчиняется – заведующему канцелярией, административному директору, руководителю.

Данная позиция сегодня встречается редко, в основном в полугосударственных компаниях, которые имеют штатное расписание, в соответствии с которым набирают административный персонал на данную позицию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

К данному специалисту предъявляются требования – высшее образование по специальности «документоведение», личные качества – внимательность, собранность, оперативность, грамотность.

Профессия делопроизводителя сегодня перерождается в модную позицию «заведующий канцелярией».

Статья: Секретность в работе помощников руководителей: анализ законов и споров
(Гибадуллина З.)
(«Административное право», 2021, N 1)Все чаще и чаще руководители прибегают к услугам помощника руководителя. Наверное, нет такой должности, которая была бы настолько противоречива и неоднозначна по требованиям и функционалу. Должность «помощник руководителя» в разных компаниях называется по-разному: ассистент, советник, управляющий. Нередко помощника руководителя путают с секретарем, секретарем-референтом, хотя функции помощника во многом включают и обязанности секретаря.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

1. Общая характеристика профессии

    Содержание деятельности

     Выполняет технические функции  и  поручения  руководителя, применяет рациональные методы работы с посетителями и документами,  способствуя тем самым успешному решению  основных  задач организации.

     Регистрирует и анализирует письма, документы, систематизирует их по степени важности, ведет телефонные переговоры, записывает и передает задания руководителя по назначению, следит за их  выполнением.  Участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, регулирует прием посетителей.

     По поручению  руководителя готовит информацию о телефонных сообщениях,  письмах,  документах, рефераты по печатным и рукописным материалам, организует их тиражирование, составляет проекты писем и документов.

     Работает на персональной ЭВМ,  пишущей машинке,  средствах организационной техники. Работа может быть ненормированной, возможны командировки.

2. Требования к индивидуальным особенностям специалиста

    Нормальный слух,  хорошая наглядно-образная память,  склонность к работе с людьми, документами, общительность, организованность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

3. Медицинские противопоказания

     Деятельность противопоказана людям, страдающим:

• сердечно-сосудистыми заболеваниями,
• заболеваниями внутренних органов (печени,  щитовидной железы и т.п.),
• расстройствами нервной системы, проявляющимися в раздражительности,
• психическими заболеваниями,
• имеющим дефекты речи и явные физические недостатки.

4. Требования к профессиональной подготовке

    Необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы,  осведомленность в вопросах информатики,  психологии общения, эстетики, желательно знание иностранного языка.

     Должен знать:

• основы научной организации  труда,
• делопроизводство,  стенографию,  машинопись;
• правила эксплуатации персональных ЭВМ, пишущих машинок, оргтехники, диктофонов, магнитофонов;
• правила орфографии и пунктуации;
• правила внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников.

     Должен уметь:

• пользоваться ЭВМ,  пишущей машинкой, оргтехникой и другой аппаратурой;
• самостоятельно (по поручению руководителя) готовить  проекты  приказов,  ответы на письма и запросы;
• вести картотеку адресов организаций и лиц, с которыми ведется переписка;
• подготавливать рефераты по порученным вопросам;
• вести протоколы заседаний.

5. Возможности предпринимательской и индивидуальной трудовой деятельности

     Секретарь-референт может  создать  структуру по подготовке (оформлению),  печатанию,  тиражированию деловых  бумаг,  ходатайств,  заявлений и т.п.; фирму, выполняющую переводы с иностранных языков, подготовку рефератов и т.п.

     В условиях  надомного труда возможно осуществление отдельных из этих функций.

6. Родственные профессии

     Администратор гостиницы,   делопроизводитель,    регистратор-приемщик заказов, референт, секретарь-машинистка.

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ

Деятельность учреждений, предприятий и организаций отражается в многочисленных служебных документах: постановлениях, приказах, решениях, планах, графиках. Работу, связанную с созданием служебной документации и контролем ее исполнения осуществляет помощник руководителя — секретарь-референт.

В обязанности секретаря-референта входят: регистрация, прием и отправление корреспонденции, систематизация ее по степени важности, доставка ее внутри учреждения, оформление служебных документов различного вида и назначения. Кроме того, секретарь-референт ведет телефонные переговоры, записывает и передает задания руководителя по назначению, следит за их выполнением, участвует в подготовке заседаний и совещаний, ведет их стенограммы, регулирует прием посетителей. По поручению руководителя готовит информацию о телефонных сообщениях, письмах, документах, рефераты по печатным и рукописным материалам, организует их тиражирование, составляет проекты писем и документов.

Работа секретаря-референта в основном исполнительская, со значительной долей умственного труда. Он должен быть внимателен при исполнении любого, самого маленького дела, пунктуален, иначе успех не будет способствовать ему. Хорошая память — верный помощник в труде секретаря-референта, так как для оперативности он должен держать в памяти содержание многих документов, маршруты их следования, номера дел, куда они помещены.

Проанализировать каждый документ, направить нужному лицу, при необходимости дать нужные справки о нем — все это требует от терпения, усидчивости и чрезвычайной аккуратности. В то же время при выполнении деловых поручений секретарь-референт всегда должен быть корректным, ровным, предупредительным с посетителями и сотрудниками. Секретарю-референту необходимы хорошие знания в области русского языка, литературы, осведомленность в вопросах психологии общения, эстетики, по современным требованиям — знание иностранного языка.

Должен знать: законодательные и нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия; теорию и практику работы с персоналом; основы делопроизводства, правила внутреннего распорядка, структуру учреждения и функции ответственных сотрудников; этику делового общения; методы обработки информации с использованием современных технических средств, коммуникаций и связи, вычислительной техники; основы законодательства о труде; основы менеджмента; правила и нормы охраны труда. Секретарю-референту необходимы склонность к работе с людьми и документами, хорошая нагляднообразная память, склонность к работе с людьми и документами, умеренная общительность, организованность, доброжелательность, сосредоточенность внимания, эмоционально-волевая устойчивость, приятная внешность.

Эта работа не рекомендуется лицам, имеющим дефекты речи, выраженные нарушения зрения и слуха, а также страдающим заболеваниями сердечно-сосудистой системы неблагоприятного течения.

Близкие профессии (специальности): офис-менеджер, администратор, делопроизводитель, регистратор, приемщик заказов, секретарь-машинистка.