На формате а4 оформить угловой формуляр с названиями всех реквизитов

Работа любой современной организации невозможна без входящей и исходящей документации. Служебное письмо — один из видов документации, которая имеет свой стиль оформления. Так как служебная корреспонденция является еще и коммуникативным средством управленческой деятельности, очень важно понимать, как она правильно составляется и оформляется, какие реквизиты включаются в бланк письма.

Шапка

К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТ Р 7.0.97-2016. Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.

Важно отметить, что ГОСТ Р 7.0.97-2016 является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.

Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.

Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов

скачать

В верхней части документа указываются:

• дата;
• номер;
• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.

От кого и кому

Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:

• наименование компании;
• наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
• должность получателя;
• фамилия и инициалы получателя;
• почтовый адрес организации.

Образец письма на бланке компании

скачать

Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.

Например:

ООО «Елки-Палки»

Юридический отдел

Москва, улица Зеленая, д. 5

123456

КОПИЯ

Генеральному директору

ООО «Зеленые ветки»

Симакову В.А.

Санкт-Петербург,

Улица Фрунзе, д. 3

198734

Дата и номер

После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2019 или 17 мая 2020 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.

Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.

Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.

При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.

Кто подписывает

Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.

Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.

Надо ли указывать исполнителя

Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.

Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.

Ставится ли печать

Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.

Рис.
1 – Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 углового бланка

Рис.
2 – Расположение реквизитов и границы
зон на формате А4 продольного бланка

2.4. Формуляр-образец документа

Для многих документов
число реквизитов строго ограничено.
Отсутствие или неправильное указание
какого-либо реквизита в служебном
документе делает его недействительным.
Для ряда документов, выдаваемых органами
государственной власти и государственного
управления, состав реквизитов установлен
в законодательных и нормативных актах.
Например, для паспорта, трудовой книжки
и т.д.

Совокупность
реквизитов, из которых состоит документ,
называется формуляром документа.
Формуляр, характерный для конкретного
вида документов, например, приказа,
акта, называется типовым. Он характеризуется
определенным количеством реквизитов,
расположенных в строгой последовательности.

Формуляр-образец
– это
совокупность расположенных в определенной
последовательности реквизитов, присущих
всем видам данной системы документов.
Это модель унифицированной формы
документов. В нем перечисляются реквизиты
документов и устанавливаются границы
расположения каждого реквизита.
Проектируется формуляр-образец на
конструкционной сетке, соответствующей
расположению на стандартном формате
бумаги А4 (210х297 мм). На основе формуляра-образца
строятся бланки документов. Расположение
реквизитов всегда в одном и том же месте
помогает быстро найти нужные данные
при ознакомлении с документом, применить
метод однократной модели.

Раздел 3. Бланки документов

Официальные
документы, как правило, создаются на
бланках.

Бланки создает
любое учреждение, организация или
предприятие, пользующееся правами
юридического лица. Разрабатывая бланк,
стремятся к созданию благоприятного
впечатления об организации, к созданию
запоминающегося бланка, отражающего
не только определенную информацию о
фирме, но ее стиль.

Бланк – это
стандартный лист бумаги, на котором
отражена постоянная информация и
отведено место для переменной. Применение
бланков сокращает время, затрачиваемое
на составление документа, повышает
культуру документационного обеспечения
управления.

Устанавливают два
стандартных формата бланков документов:

– А4 (210х297 мм);

– А5 (148х210 мм).

Бланки документов
согласно стандарту должны иметь поля:
левое – не менее 20 мм; верхнее – не
менее 20 мм; правое – не менее 10 мм;
нижнее – не менее 20 мм.

Для предприятия,
его структурного подразделения,
должностного лица рекомендуется
использовать следующие виды бланков
документов: общий бланк, бланк письма,
бланк конкретного вида документа (за
исключением письма).

Общий бланк может
быть использован для составления любых
видов документов кроме писем.

Общий бланк содержит
следующие реквизиты: 01 (02 или 03,); 08, 11,
13.

Разработка
специального бланка для писем связано
с тем, что в нем необходимо указывать
наименование организации, справочные
данные, ОГРН, ИНН/КПП предприятия. В
зависимости от учредительных документов
организации он может включать реквизиты:
01 (02 или 03), код организации (предприятия)
по ОКПО, наименование вышестоящей
организации (если она имеется), наименование
организации (08), справочные данные об
организации (почтовый адрес, номера
телефонов, а также, по усмотрению
организации, номера телефаксов, адрес
телефонной почты), web-страницы
в Интернете, номера счетов в банке,
банковский идентификационный код (БИК)
и идентификационный номер налогоплательщика
(ИНН), номер и дату лицензии, т.е. 01 (02 или
03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости
ограничительные отметки для верхних
границ зон расположения реквизитов 11,
12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного
вида документа (за исключением письма)
составляется на основе общего бланка,
содержит те же реквизиты и лишь дополняется
наименованием соответствующего вида
документа, например: «ПРИКАЗ»,
«РАСПОРЯЖЕНИЕ» и т.д.

В
деловой практике все чаще используются
бланки руководителей предприятий,
организаций, ведомств – должностные
бланки. На таком бланке вместо наименования
предприятия указывается должность,
например: «Директор Федеральной
пограничной службы РФ» и т.д.

Если организация
имеет представительства, филиалы,
крупные структурные подразделения, то
может быть использован бланк структурного
подразделения, например:

ЗАО «АРСЕНАЛ»

ДЕПАРТАМЕНТ
МАРКЕТИНГА

Бланки структурных
подразделений и должностных лиц
разрабатываются в том случае, если
руководители подразделений и должностные
лица имеют право подписи документов.

Стандарт рекомендует
два варианта расположения реквизитов
на бланках – продольный и угловой.

Бланк с продольным
расположением реквизитов
предполагает
расположение реквизитов заголовочной
части документа вдоль верхней части
листа с их центровкой, т.е. равным
удалением каждой строки от левого и
правого поля.

Бланк с угловым
расположением
реквизитов
предполагает их размещение в верхней
левой части листа. Особенно удобен
угловой бланк для писем, так как правый
верхний угол используется для указания
адресата. Продольное расположение
реквизитов чаще применяется при
оформлении общих бланков, а угловое –
для бланков писем.

В соответствии со
сложившейся практикой и зарубежным
опытом, в целях экономии площади листа,
справочные данные об организации можно
располагать на нижнем поле бланка.

По рекомендации
ГОСТа Р 6.30-2003 бланки документов следует
печатать на белой бумаге или бумаге
светлых тонов красками насыщенного
цвета.

Стандарт допускает
изготовление бланков типографским
способом, с помощью средств оперативной
полиграфии или же использование формы
бланка, созданной компьютером.
Распространившаяся в последнее время
практика распечатки бланков с компьютера
рациональна для небольших организаций,
где не создается большое количество
документов. Компьютерная форма бланка
может быть легко изменена при обновлении
справочных данных об организации
(адреса, телефона, факса, счета в банке
и др.). Этот способ использования бланка
экономичен, т.к. не возникает ситуаций,
когда надо уничтожать готовый тираж
бланков. Но следует помнить, что
воспроизвести такой бланк (т.е. подделать
документ) достаточно просто.

ГОСТ Р 6.30 – 2003
вводит исключение в способы изготовления
бланка только для так называемых гербовых
бланков, т.е. бланков, которые содержат
изображение герба РФ или гербов субъектов
РФ. Эти требования введены в стандарт
в соответствии с Постановлением
Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 «Об
упорядочении изготовления, использования,
хранения и уничтожения печатей и бланков
с воспроизведением Государственного
герба РФ». Такие бланки должны быть
изготовлены полиграфическими или
штемпельно-граверными предприятиями,
имеющими лицензии на этот вид деятельности
и сертификаты о наличии технических и
технологических возможностей для
качественного изготовления указанного
вида продукции. Изготовление гербовых
бланков осуществляется по заказам
органов государственной власти,
государственных органов и учреждений,
определенных Положением о Государственном
гербе РФ, а также соответствующими
правовыми актами субъектов РФ.

Гербовые бланки
подлежат учету в делопроизводственной
службе организации. Лица, которые несут
персональную ответственность за учет,
использование и хранение бланков,
назначаются распорядительным документом
руководителя организации. Для учета
при изготовлении бланков в типографии
на них проставляются номера. Нумеровать
бланки допускается и нумератором. Учет
гербовых бланков ведется в порядке,
установленном ГОСТ Р 6.30 – 2003.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

• Источник– Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-СТ
• Разработчик– Государственный комитет Российской Федерации по стандартизации и метрологии, 2018
• Количество страниц1 страница

Тема:
«Составление формуляра образца формата
А4»

Цель работы: научиться составлять и оформлять реквизиты и
границы зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р
6.30-2003.

В результате
занятия обучающийся должен закрепить следующие
знания:

 — об основных понятиях: цели, задачи  и  принципы  документационного 
обеспечения  управления;

-о классификации  документов;

-о требованиях  к  составлению  и  оформлению  документов;

и
умения:

-оформлять  документацию  в  соответствии  с  нормативной
базой, в т.ч. с использованием информационных технологий с использованием 1С
Документооборот, Бухгалтерия, Управление кадрами.

-использовать унифицированные формы документов.

Норма времени: 2 часа

Оснащение
рабочего места:

1.     
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные
системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

2.      Измерительная
линейка, карандаш.

Средства
обучения:

 1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».

2. Басаков
М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник/М.И.
Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 6-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д: Феникс,
2007. – 375, (1) с. – стр. 73-109

Порядок
проведения занятия:

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Записать коротко предложенные задания

Практическая работа состоит из  задания по составлению ОРД и контрольных
вопросов. 

В начале занятия следует ознакомиться со схемами расположения реквизитов
организационно-распорядительных документов (формуляры) углового и продольного
бланков форматов А4.

Задание:

На листе формата А4 изобразить схемы расположения реквизитов и границы
зон на формате А4 углового и продольного бланков согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Требования к оформлению документов».

Контрольные
вопросы:

1.       
Дайте определение понятия «организационно-распорядительный документ»
(ОРД) и приведите классификацию этого вида документов.

2.       
Перечислите состав реквизитов ОРД по ГОСТ Р 6.30 – 2003.

3.       
Что такое «бланк документа» и какие виды бланков вы знаете?

4.       
Какие варианты размещения на бланке постоянных реквизитов вы знаете?
Каковы особенности их оформления?

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Рисунок
1 — Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).