Можно ли оплатить лечение сотрудника за счет компании

К доходам, не облагаемым НДФЛ, среди прочего относятся суммы, уплаченные работодателями за оказание медицинских услуг своим сотрудникам. Но есть нюанс. Это освобождение действует лишь при условии, что медуслуги были оплачены из денег, оставшихся в распоряжении работодателя после уплаты налога на прибыль.

Если это условие соблюдается, то начислять НДФЛ с «медицинских» сумм не нужно. Причем вне зависимости от того, перечислил ли работодатель деньги за лечение сотрудника по безналу напрямую медорганизации, выдал ли работнику наличную сумму на оплату медуслуг или перевел средства на его банковский счет.

Что касается страховых взносов, то тут Минфин последовательно придерживается своей позиции – если та или иная выплата не поименована в статье 422 НК как освобождаемая от обложения взносами, но оснований не начислять страховые взносы с такой выплаты нет. Компенсации расходов работников по оплате лечения в списке необлагаемых взносам выплат не значится. Следовательно, взносы с таких «медицинских» сумм начисляются в общем порядке.

Источник: Письмо Минфина от 25.01.2022 № 03-04-06/4455

Материальная помощь на лечение может выплачиваться организацией или индивидуальным предпринимателем сотруднику, что способствует защите его прав. Однако на практике часто возникают спорные ситуации (обычно между работодателем и проверяющими органами) о том, каким образом должны устанавливаться подобные выплаты, в какой форме выплачиваться, облагаются ли такие суммы налогами и обязательными взносами.

Материальная помощь на лечение сотрудника: признаки, регулирование

Понятие материальной помощи в случае болезни работника и необходимости оплаты лечения законодательно не зафиксировано, в связи с чем на практике (в том числе судебной) возникают споры о том, какие выплаты можно осуществлять по данной статье расходов. В то же время имеются выработанные позиции высших отечественных судов, из которых можно выделить признаки данного понятия и его суть.

Среди судебных актов, регулирующих рассматриваемый вопрос, можно обозначить:

• постановление Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12 по делу № А62-1345/2012;
• постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 11.05.2017 № Ф03-1002/2017 по делу № А24-3173/2016;
• постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 07.10.2016 № Ф08-7291/2016 по делу № А63-12623/2015 и др.

Кроме того, вопросы налогообложения при выплате материальной помощь в связи с болезнью работника организации регулируются ст. 217 и 422 Налогового кодекса (далее — НК). Ранее социальная помощь в ключе начисления страховых взносов регулировалась также пенсионным законодательством, но с 01.01.2017 закон «О страховых взносах…» от 24.07.2009 № 212-ФЗ был отменен, а его положения перемещены в налоговое законодательство.

Исходя из указанных актов, можно выделить следующие признаки понятия материальной помощи на лечение:

• является социальной выплатой;
• носит целевой характер — на оплату лечения;
• не относится к заработной плате;
• устанавливается локальным правовым актом либо коллективным договором сотрудников предприятия и его руководства.

Материальную помощь обязательно нужно отразить в отчетности по НДФЛ. Как правильно это сделать, узнайте в готовом решении «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ.

Материальная помощь в связи с болезнью работника: случаи выплаты

Случаи выплаты именно матпомощи в связи с болезнью могут касаться не только непосредственно сотрудника фирмы, но и его близких родственников, в том числе родителей, супругов, родных и усыновленных детей. К таковым случаям относятся:

• получение работником или иными указанными лицами платных медицинских услуг;
• приобретение ими лекарственных препаратов, необходимых для лечения болезни в соответствии с назначением врача;
• иные случаи, предусматривающие необходимость несения трат на оздоровление и лечение.

Важно! Выплата компенсации на медикаменты в силу абз. 5 п. 28 ст. 217 НК для избежания обложения налогом на доходы требует наличия рецепта от лечащего врача, подтверждающего обоснованность их покупки и применения.

См. также «Материальная помощь при рождении ребенка от работодателя».

Заявление на материальную помощь на лечение: образец

Нормативными правовыми актами не фиксируется форма заявления на выплаты помощи в связи с болезнью и лечением, следовательно, данный документ составляется в свободной форме. В то же время он должен соответствовать внутренним правилам делопроизводства в компании, а также и не противоречить нормам налогового и социально-трудового права.

В заявлении должны быть указаны следующие сведения:

• Ф. И. О. и должность руководителя организации, ее филиала или структурного подразделения (в зависимости от того, как это полагается по внутренним правилам делопроизводства);
• должность, место работы и имя сотрудника, ходатайствующего об оказании помощи;
• данные паспорта, страхового пенсионного удостоверения и ИНН заявителя;
• место проживания лица;
• просьба оказания помощи в связи с необходимостью лечения (или в связи с понесенными на него расходами);
• указание на вид медицинской помощи, к которой вынужден прибегнуть работник организации, ее стоимость (если она уже известна);
• перечень прилагаемых к заявлению документов (с указанием количества листов в документе и количества экземпляров);
• дата направления заявки работодателю.

Приложения

Приложением к указанному документу должно следовать подтверждение необходимости получения лечения, а также факта несения расходов, к коим могут причисляться:

• медицинская справка;
• медицинское заключение;
• выписка из анамнеза;
• рецепт на лекарственный препарат;
• письменные назначения лечащего врача;
• квитанции об оплате медицинских услуг или препаратов;
• акты выполненных-полученных медицинских услуг.

Образец заполнения заявления с просьбой осуществить помощь по причине болезни работника представлен на данном сайте, с его помощью можно юридически грамотно составить данный документ в конкретном случае. Вместе с тем заявление не является обязательным основанием для осуществления выплаты, так как она может быть инициативой и самого работодателя.

Приказ на материальную помощь на лечение

Внутренний документ, на основании которого производится начисление и выплата матпомощи на лечение, как и заявление, не имеет установленной законом формы, потому вопросы его составления и содержания регулируются инструкциями по делопроизводству на предприятии. В то же время подобный документ должен соответствовать всем требованиям налогового законодательства, так как он является документом первичной налоговой отчетности.

Приказ работодателя в рассматриваемом случае должен в обязательном порядке содержать:

• реквизиты документа (как минимум порядковый номер и дату издания);
• персональные данные сотрудника, которые должны указываться подробно и однозначно свидетельствовать о том, что лицо работает в данной организации (Ф. И. О., адрес проживания, ИНН, СНИЛС, подразделение осуществления им трудовой функции, должность);
• обоснование причин осуществления выплаты (нахождение работника на лечении, необходимость проведения дорогостоящего медицинского вмешательства, покупка лекарственных препаратов и т. п.);
• указание на осуществление выплаты и иные распоряжения для бухгалтерии;
• размер материальной помощи;
• подпись уполномоченного лица и печать организации (при необходимости и при ее наличии).

Иные сведения указываются в документе по усмотрению представителей работодателя и на основании общих требований трудового законодательства и внутренних правовых актов.

Образец приказа на оказание материальной помощи см. здесь.

Обложение налогами и взносами материальной помощи на лечение

Согласно п. 1 ст. 207 НК физические лица обязаны уплачивать налог на доходы физических лиц с получаемых выплат. В отношении доходов, выплачиваемых работодателем, на основании п. 1 ст. 226 НК действует правило о том, что НДФЛ удерживается налоговым агентом, т. е. самим работодателем. Страховые взносы в силу ст. 419 и 420 НК уплачиваются работодателем самостоятельно с тех сумм, которые выдаются работнику за выполнение им его трудовых обязанностей.

При этом законодательством устанавливаются выплаты, которые не облагаются налогом и на которые не начисляются страховые взносы. На основании подп. 11 п. 1 ст. 422 и п. 28 ст. 217 НК помощь в связи с болезнью не облагается ни НДФЛ, ни взносами, если ее размер не превышает 4000 рублей в течение одного календарного года.

Важно! Лимит в 4 тыс. руб. включает матпомощь по всем основаниям, кроме выплаченной при рождении ребенка и матпомощи, которая вообще не облагается НДФЛ и взносами (п. 28 ст. 217, подп. 11 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Исходя из иных положений ст. 217, следует вывод о том, что во избежание обложения налогом данной материальной помощи необходимо наличие документов, подтверждающих данные расходы. При их наличии суммы выплат НДФЛ не облагаются, независимо от сумм расходов организации на данные цели.

Позиции судов

Правила начисления взносов наиболее четко конкретизированы в постановлении Президиума ВАС РФ от 14.05.2013 № 17744/12. Согласно позиции суда, взносы на выплаты в рамках матпомощи свыше 4000 рублей могут быть начислены лишь в том случае, если они выплачены в рамках трудовых правоотношений. Если же подобная помощь содержит все признаки материальной социальной помощи, то взносы на нее не начисляются. Социальный характер выплаты подтверждается в частности тем фактом, что она выплачивалась в соответствии с коллективным договором, так как он в соответствии со ст. 40 Трудового кодекса регулирует и социально-трудовые отношения.

Нужно ли начислять страховые взносы и НДФЛ при выплате материальной помощи лицу, не являющемуся сотрудником организации? Ответ на данный вопрос узнайте на консультации эксперта «КонсультантПлюс», получив пробный доступ бесплатно.

Подробнее о налогобложении материальной помощи читайте в статьях:

• «Облагается ли материальная помощь сотруднику НДФЛ?»;
• «Материальная помощь и страховые взносы в 2023 году».

Важно! Материальная помощь не учитывается в расходах по налогу на прибыль и при УСН. Подробности читайте здесь.

См. также «Как отразить материальную помощь в форме 6-НДФЛ».

Итоги

В заключение подведем некоторые итоги:

• законодательное понятие матпомощи на лечение сотрудника отсутствует;
• исходя из норм налогового права и позиций отечественных судебных органов, такая выплата не должна производиться в рамках трудовых отношений (а следовать из коллективного договора);
• независимо от наличия подтверждения несения медицинских расходов, помощь в сумме до 4000 рублей в год не облагается налогом и на нее не начисляются страховые взносы;
• инициатива выплаты может следовать как от работника (для этого необходимо его заявление), так и от самого работодателя (в этом случае достаточно одного приказа);
• форма заявления и приказа — свободная, но они должны содержать обоснование причины выплаты и описание потребностей в лечении, кроме того, они должны быть выполнены в соответствии с внутренними правилами делопроизводства и иметь необходимые реквизиты;
• выплата может осуществляться не только на медицинское лечение, но и на препараты, необходимые работнику в соответствии с назначениями врача.

Обязан ли работодатель платить за лечение сотрудников

На законодательном уровне обязанность организации оплачивать лечебные расходы работников или производить возмещение расходов по такой категории затрат не предусмотрена. Но в приказе предприятия, коллективном договоре или ином акте локального характера иногда прописано, что работодатель имеет право оплачивать медуслуги всем работникам (отдельной категории работников, например, во вредных условиях труда), порядок предоставления материальной помощи, вид компенсируемой помощи (за любые слуги или предусмотрены перечни, предельный размер выплат). К примеру, в приказе закреплена возможность компенсирования оплаты за лечение зубов сотрудникам за счет предприятия, приобретение лекарств, прохождение диагностического обследования и т. п.

Если оплата медуслуг в компании носит регулярный характер, организация по общему правилу заключает договор с медицинским учреждением на предоставление сотрудникам услуг. Для этого подаются пофамильные списки работников в медицинскую организацию, сторонами утверждается перечень медицинских процедур, в том числе в каких случаях организация вправе заплатить за операцию сотрудника и прейскурант. Такой договор в большинстве случаев заключается на год с дальнейшей ежегодной пролонгацией.

Для сведения: кто имеет право на санаторно-курортное лечение за счет работодателя

Оформление оплаты лечения за счет компании

Документы оформляются в зависимости от способа компенсации денежных средств, потраченных на лечение или диагностику:

• если в соцпакет входит лечение зубов работникам, прохождение дополнительных исследований или профильных специалистов на регулярной основе, целесообразно такие льготы прописать в коллективном договоре (при наличии) или ином локальном акте, как вариант — в приказе на утверждении перечня процедур, оплачиваемых работодателем.

Ст. 22 ТК РФ закреплена обязанность работодателя соблюдать положения утвержденных документов, принятых в компании.

• выплата носит разовый характер — достаточно заявления сотрудника, завизированного подписью руководителя предприятия. Это относится и к медицинским услугам, которые поименованы в приказе учреждения для компенсации.

В приказе организации (коллективном договоре) иногда прописано условие о частичной оплате, к примеру на дорогостоящее обследование, в том числе какой процент лечения должен оплатить работодатель при матпомощи на долгосрочное лечение, а какой подлежит выплате сотрудником. В этом случае работник уплачивает самостоятельно денежные средства за счет средств или пишет заявление на удержания в определенном размере из заработной платы.

Подробнее: как написать заявление на материальную помощь на лечение

Процедура оплаты лечения

Установленного бланка заявления на оплату медицинских или диагностических услуг, на основе которого работодатель может оплатить лечение от организации работнику, законодательством в настоящий момент не предусмотрено. Пишется оно в свободной форме с учетом требований, предъявляемых к составлению заявлений аналогичного характера.

Указываются:

• Ф.И.О. руководителя организации;
• наименование компании;
• Ф.И.О., должность заявителя, претендующего на возмещение расходов на медуслуги;
• сумма денежных средств общая и к возмещению;
• вид лечения (при желании);
• подпись работника и дата.

К заявлению прикладываются документы, на основании которых работник претендует на осуществление денежных выплат за счет организации:

• чеки, счета, платежные поручения;
• соглашение с лечебной организацией об оказании медицинских услуг;
• акты оказанных услуг (справки о пройденном обследовании) и т. п.

Надо знать: порядок оплаты больничного листа за счет работодателя

Лечение родственников работников

По усмотрению работодателя или на основании коллективного договора или иного локального акта предприятия возмещение затрат на медуслуги делается родственникам работников, бывшим сотрудникам компании, которые уволились в связи с выходом на пенсию в результате получения инвалидности или по старости. Перечень возмещаемых услуг по общему правилу отличается для этой категории лиц от компенсируемых основным работникам. Бывший сотрудник сможет лечить зубы от работодателя, но провести операцию или оплатить полностью или в части дорогостоящее лечение — нет.

Налогообложение и взносы

В соответствии с п. 10 ст. 217 НК РФ, предусмотрены налоговые льготы для организации за лечение работников, утверждено, что денежные средства, выплаченные компанией в счет оплаты медуслуг сотрудникам, их родственникам и бывшим сотрудникам, оставшиеся после перечисления налога на прибыль, налогообложению по НДФЛ не подлежат. То есть в случае перечисления денег по договору, заключенному с лечебным учреждением на операцию, дорогие медуслуги или обследование, НДФЛ не уплачивается.

В случае оформления платы за медуслуги как материальную помощь НДФЛ удерживается с суммы, превышающей 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Расходы по меддоговорам включаются в налоговую базу по налогу на прибыль в пределах норматива, утвержденного абз. 9 п. 16 ст. 255 НК РФ.

Согласно пп. 5 п. 1 ст. 422 НК РФ, страховые взносы не уплачиваются компанией при соблюдении следующих условий — заключен договор:

• добровольного медицинского страхования на срок более одного года;
• на период не менее 1 года с лечебным учреждением, имеющим соответствующую лицензию.

Может пригодиться: как составить заявление на налоговый вычет на лечение

Об авторе статьи