Можно ли не вести табель если в компании действует электронная пропускная система

ВЛАСТЬ ВРЕМЕНИ: КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПРОПУСКНУЮ СИСТЕМУ

Распечатать

По материалам журнала «Главная книга»

Ю.Ивлева

Директор решил оснастить офис электронной пропускной системой, и время прихода и ухода работников теперь отмечается автоматически. Могут ли данные такой системы подтверждать факт прогула или опоздания работника? Можно ли ее использовать как систему учета рабочего времени и отказаться от ведения табеля? Давайте посмотрим, в чем электронная пропускная система действительно способна упростить решение кадровых и бухгалтерских задач, а когда она не в силах помочь.

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

Что представляет собой электронная пропускная система? Офис оснащается техническими устройствами, например турникетами, которые:

— ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;

— фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

Все зафиксированные на проходной данные стекаются в специальную компьютерную программу. А вот возможности такого программного обеспечения уже могут быть разными.

ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

— отмечает фактическое время прихода и ухода работников;

— позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

— учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;

— фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

Поэтому в рассматриваемом случае возможностей такой компьютерной программы для учета рабочего времени просто недостаточно. Для расчета зарплаты и прочих выплат, причитающихся работнику за прошедший месяц, ее данные без дополнительной обработки неприменимы.

ВАРИАНТ 2. Более продвинутое программное обеспечение предполагает наличие дополнительных функций, которые дают возможность:

— автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;

— отмечать причины отсутствия работника;

— планировать графики работы;

— подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;

— рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Даже если в вашей организации установлен второй вариант «пропускного» программного обеспечения и у вас есть возможность использовать его для учета рабочего времени, отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя. Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работником <1>. В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N Т-12 и Т-13 <2>. И лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудинспекцией <3>. Более продвинутые электронные системы позволяют формировать табель по формам N Т-12 и Т-13. Но вам все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Даже если у вас нет возможности применять электронную пропускную систему как систему учета рабочего времени, это не значит, что ее нельзя использовать для организации контроля за дисциплиной труда. Решений, когда суд принимает во внимание распечатки из обычной электронной пропускной системы в качестве доказательства опоздания или прогула, много <4>. В одном споре работник пытался доказать, что сведения с электронной проходной в виде распечаток с компьютера не могут служить доказательством опоздания или преждевременного ухода с работы. Судьи же указали, что такие распечатки являются письменными доказательствами и должны учитываться при разрешении спора <5>.

Но чтобы данные электронной пропускной системы имели вес в суде, важно зафиксировать ее использование в локальных нормативных актах организации. Иначе суд может не принять такие данные в качестве доказательства <6>.

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха <7>. Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

— вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;

— время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;

— передача пропуска третьим лицам не допускается.

При этом важно также регламентировать порядок действий работника на случай, если он забыл электронный пропуск или потерял его.

СОВЕТУЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Чтобы на основании данных пропускной системы можно было выносить дисциплинарные взыскания (в частности, за опоздания или прогулы), ее использование нужно зафиксировать в ЛНА компании, например в правилах внутреннего трудового распорядка.

Дополнительные доказательства никогда не лишние

В случае спора с работником по факту его опоздания или прогула иногда бывает достаточно и исключительно данных электронной пропускной системы. Например, Свердловский областной суд признал опоздание работника банка доказанным на основе отчета электронной системы и даже проигнорировал свидетельские показания в пользу работника <8>. Но переоценивать вес отчетов пропускной системы не следует. В большинстве своем суды исходят из совокупности представленных работодателем доказательств — актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени.

Кроме того, данные электронной системы могут быть дискредитированы ее частыми сбоями или тем, что, в общем-то, попадать на свое рабочее место и уходить с него работник может и минуя эту систему <9>.

Так что, как обычно это бывает в кадровых вопросах, чем больше у вас будет бумаг, доказывающих проступок работника, тем лучше.

* * *

Расходы на приобретение электронной пропускной системы вы можете учесть при налогообложении прибыли. Такая система предназначена для управления организацией. В частности, ее внедрение может быть обосновано:

<или> требованиями безопасности;

<или> повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

Стоимость электронной пропускной системы, как правило, более 40 000 руб., а срок полезного использования — более года. Поэтому в налоговом учете ее нужно включить в состав основных средств, а расходы на приобретение списывать через амортизацию в составе первоначальной стоимости ОС <10>.

——————————-

<1> ст. 91 ТК РФ

<2> Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1

<3> Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)

<4> Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012

<5> статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12

<6> Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012

<7> ст. 189 ТК РФ

<8> Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012

<9> Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597

<10> п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» 2015, N 11

Источник

Пример 3. Образец основного текста Положения о контрольно-пропускном режиме

Общество с ограниченной ответственностью «Новый дом»

Приложение
УТВЕРЖДЕНО
приказом от 01.03.2021 № 16-од

ПОЛОЖЕНИЕ О КОНТРОЛЬНО-ПРОПУСКНОМ РЕЖИМЕ В ООО «НОВЫЙ ДОМ»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о контрольно-пропускном режиме в ООО «Новый дом» (далее – Положение) определяет порядок осуществления контрольно-пропускного режима в здании по адресу: г. Москва, проспект Ленинградский, д. 31А, стр. 5 (далее – здание), которое используется в качестве офиса ООО «Новый дом» (далее – Организация).

1.2. Требования Положения обязательны для всех работников Организации и иных граждан, посещающих здание (далее – посетители).

1.3. Контрольно-пропускной режим устанавливается в целях:

защиты законных интересов Организации и поддержания порядка внутреннего управления и трудового распорядка;
защиты собственности Организации, ее рационального и эффективного использования;
внутренней и внешней стабильности деятельности Организации;
защиты коммерческой тайны Организации и прав на результаты интеллектуальной деятельности;
исключения возможности бесконтрольного входа/выхода лиц, вноса/выноса материальных ценностей.

1.4. Контрольно-пропускной режим как часть общей системы безопасности и трудового распорядка Организации позволяет решить следующие задачи:

обеспечение санкционированного входа/выхода работников Организации и посетителей, вноса/выноса материальных ценностей;
предотвращение бесконтрольного проникновения посторонних лиц в здание;
своевременное выявление угроз интересам Организации, а также потенциально опасных условий, способствующих нанесению Организации ущерба;
создание надежных гарантий поддержания организационной стабильности внешних и внутренних связей Организации, отработка механизма оперативного реагирования на угрозы и негативные тенденции;
пресечение посягательств на законные интересы Организации, использование юридических, экономических, организационных, социально-психологических, технических и иных средств для выявления и ослабления источников угроз безопасности Организации;
контроль и учет рабочего времени работников Организации.

1.5. Контрольно-пропускной режим включает в себя порядок входа/выхода в (из) здание(я) работников Организации и посетителей, порядок вноса/выноса материальных ценностей.

1.6. Непосредственная охрана здания осуществляется привлеченной охранной организацией по договору оказания услуг с Организацией. Дежурный сотрудник охраны, назначаемый привлеченной охранной организацией, находится в специальной комнате, расположенной в непосредственной близости от входных дверей и турникетной зоны, обеспечивает соблюдение контрольно-пропускного режима.

1.7. Требования дежурного сотрудника охраны, начальника охраны Организации, направленные на обеспечение контрольно-пропускного режима, обязательны для всех лиц, находящихся в здании либо проходящих/выходящих в (из) него. Работники Организации и посетители обязаны выполнять требования дежурного сотрудника охраны, начальника охраны Организации в вопросах обеспечения контрольно-пропускного режима.

1.8. Пропуск работников Организации и посетителей в здание и из здания осуществляется через входные двери и турникетную зону, оборудованные системой контроля и управления доступом (СКУД) – ParsecNET 3.

1.9. Документом, дающим право входа/выхода в (из) здание(я), является магнитная карточка – для работников Организации (по форме согласно приложению 1 к Положению); паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, – для посетителей.

1.10. Начальник охраны Организации передает привлеченной охранной организации (дежурному сотруднику охраны) список работников Организации, который актуализируется по мере необходимости.

2. Порядок входа/выхода работников Организации и посетителей, вноса/выноса материальных ценностей в (из) здание(я)

2.1. Вход в здание работников Организации в рабочие дни осуществляется через входные двери и турникетную зону по магнитным карточкам.

2.2. Для входа в здание магнитная карточка прикладывается к считывателю СКУД. Вход осуществляется после появления зеленого светового сигнала на считывателе СКУД.

2.3. Изготовление и выдача магнитных карточек организуется начальником охраны Организации по заявкам начальников структурных подразделений работников Организации (по форме согласно приложению 2 к Положению).

2.4. В случае временного отсутствия магнитной карточки у работника Организации разовый вход/выход в (из) здание(я) осуществляется по предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2.5. При увольнении работник Организации до получения на руки трудовой книжки (или сведений о трудовой деятельности) сдает магнитную карточку начальнику охраны Организации и покидает здание через турникетную зону и входные двери с предъявлением паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.

2.6. В нерабочее время, выходные и нерабочие праздничные дни дежурный сотрудник охраны осуществляет пропуск в (из) здание(я) генерального директора Организации, иных работников Организации по магнитным карточкам в соответствии с приказом о допуске в Организацию (по форме согласно приложению 3 к Положению).

2.7. Дежурный сотрудник охраны выдает ключи от помещений в здании работникам Организации с обязательной регистрацией в журнале выдачи ключей (по форме согласно приложению 4 к Положению) под подпись.

2.8. Допуск посетителей в здание осуществляется в рабочие дни при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, с 09:00 до 17:00. Перед пропуском посетителя дежурный сотрудник охраны запрашивает по телефону согласие на пропуск данного посетителя у работника Организации, к которому направляется посетитель. При получении согласия дежурный сотрудник охраны пропускает посетителя с обязательной записью в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению).

2.9. Планируя прием посетителей, работники Организации обязаны заблаговременно информировать их о правилах контрольно-пропускного режима, установленных в Организации.

2.10. Посетители перемещаются в здании только в сопровождении работника Организации, к которому направляются посетители и который встречает их у входных дверей и провожает их к выходу.

2.11. По окончании работы все помещения осматриваются находящимися в них работниками Организации. Электроосветительная и электронагревательная аппаратура, компьютерная и оргтехника, за исключением техники и приборов, которые работают круглосуточно, обесточиваются, окна, включая форточки, закрываются, двери запираются на замок.

2.12. Работники сдают ключи от помещений дежурному сотруднику охраны под подпись с отметкой в журнале выдачи ключей (по форме согласно приложению 4 к Положению).

2.13. Выход из здания работников Организации осуществляется через турникетную зону и входные двери по магнитным карточкам.

2.14. Выход посетителей осуществляется через турникетную зону и входные двери, при этом посетители сопровождаются работником Организации, к которому направлялись посетители, до дверей. Отметка о выходе в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению) обязательна.

2.15. На основании действующего законодательства Российской Федерации и Положения отдельные категории лиц пользуются правом прохода в (из) здание(я) при предъявлении служебного удостоверения. К ним относятся:

работники прокуратуры, Федеральной службы безопасности Российской Федерации, Министерства внутренних дел Российской Федерации, Министерства Российской Федерации по чрезвычайным ситуациям, пожарной службы, скорой медицинской помощи, а также служб эксплуатации организации, на территории которой располагается Организация;
государственные инспекторы труда;
должностные лица и отдельные категории работников санитарно-эпидемической службы органов здравоохранения, осуществляющие санитарный надзор;
должностные лица иных надзорных и контролирующих органов в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

О прибытии указанных лиц дежурный сотрудник охраны незамедлительно сообщает в приемную генерального директора Организации и начальнику охраны Организации по телефону.

2.16. Проход представителей правоохранительных и иных уполномоченных органов в здание регистрируется дежурным сотрудником охраны в журнале учета посетителей (по форме согласно приложению 5 к Положению).

2.17. Не допускаются в здание Организации лица: по визуально определяемым признакам предположительно находящиеся в состоянии алкогольного опьянения, а также под воздействием наркотических или психотропных веществ; не выполнившие в полном объеме требования дежурного сотрудника охраны и/или начальника охраны Организации по соблюдению контрольно-пропускного режима; с огнестрельным оружием и боеприпасами; с легковоспламеняющимися жидкостями и взрывоопасными предметами.

2.18. Лицам, указанным в п. 2.17 Положения, при попытке прохода дежурный сотрудник охраны препятствует в проходе, о чем сообщается в приемную генерального директора Организации и начальнику охраны Организации. Начальник охраны Организации составляет акт о нарушении пропускного режима (по форме согласно приложению 6 к Положению). Акт подписывается дежурным сотрудником охраны, начальником охраны Организации и другими лицами, назначенными генеральным директором Организации, а также нарушителем контрольно-пропускного режима. При отказе нарушителя подписать акт в него вносится соответствующая запись.

2.19. В целях недопущения вноса запрещенных предметов и несанкционированного выноса материальных ценностей дежурный сотрудник охраны может производить досмотр сумок, портфелей, иной ручной клади работников Организации и посетителей при наличии достаточных оснований полагать, что в них находятся предметы, запрещенные к вносу, либо похищенные материальные ценности. Досмотр может производиться только с согласия данного работника Организации или посетителя.

2.20. При несогласии работника Организации, посетителя предъявить ручную кладь для досмотра, а также при наличии достаточных оснований полагать, что запрещенные к вносу предметы, либо похищенные в здании материальные ценности спрятаны непосредственно на его теле, либо в одежде, вещах, такое лицо не допускается в здание Организации, а при попытке выхода задерживается⁵ дежурным сотрудником охраны и передается сотрудникам органов внутренних дел.

2.21. Внос/вынос в (из) здание(я) компьютерной, оргтехники, приборов или иных материальных ценностей Организации производится работниками Организации строго по заявкам (по форме согласно приложению 7 к Положению) и с представлением дежурному сотруднику охраны на обозрение вносимых/выносимых материальных ценностей Организации. При необходимости вноса/выноса в (из) здание(я) компьютерной, оргтехники, приборов или иных материальных ценностей Организации начальник структурного подразделения работника Организации, который будет производить внос/вынос, не менее чем за один час до времени вноса/выноса оформляет заявку на внос/вынос материальных ценностей Организации и передает ее дежурному сотруднику охраны.

3. Иные положения

3.1. Во избежание порчи магнитной карточки каждый работник Организации обязан хранить ее вдали от нагревательных приборов, магнитов, иных магнитных карточек.

3.2. В случае утраты или повреждения магнитной карточки работник Организации должен немедленно сообщить об этом дежурному сотруднику охраны и/или начальнику охраны Организации для проведения служебного расследования.

3.3. В случае выхода из действия магнитной карточки (размагничивание, окончание срока действия, повреждение) работник Организации должен сообщить об этом дежурному сотруднику охраны и/или начальнику охраны Организации и сдать недействующую магнитную карточку с составлением акта (по форме согласно приложению 8 к Положению).

3.4. Работники Организации, утратившие магнитную карточку или допустившие ее повреждение, обязаны возместить Организации стоимость ее изготовления.

3.5. Нарушение Положения влечет проведение служебного расследования, привлечение к дисциплинарной ответственности и/или иной ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.6. Генеральный директор Организации, начальник охраны Организации, начальник отдела кадров Организации при необходимости запрашивают у дежурного сотрудника охраны сведения из СКУД относительно работника(ов) Организации, посетителя(ей) Организации в бумажном и/или электронном виде (форма запроса – в приложении 9 к Положению, формы предоставления сведений – в Приложениях 10 и 11 к Положению), а дежурный сотрудник охраны их предоставляет в срок не позднее одного рабочего дня с даты получения запроса.

3.7. Положение в обязательном порядке доводится до сведения каждого работника Организации, работающего в здании Организации, под подпись.

3.8. Копия Положения является обязательным приложением к договору оказания услуг, заключаемому Организацией с привлеченной охранной организацией.

Лист ознакомления:

<…>

Источник

Электронная пропускная система

«Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», 2015, N 1

Санкционированный проход в помещения и на территорию учреждения работников и посетителей может являться одной из составляющих системы безопасности. В настоящее время пропускной режим введен во многих казенных учреждениях. Причем достаточно часто применяются именно электронные пропуска. На какую статью (подстатью) КОСГУ отнести расходы на изготовление электронных пропусков? Как оформить их выдачу работникам учреждения? Нужно ли вести табель учета рабочего времени в условиях электронной пропускной системы? Можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за потерю электронного пропуска? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в статье.

Изготовление пластиковых карт для электронного пропуска

Как правило, электронная пропускная система представляет собой комплекс аппаратных и программных средств, который состоит из сервера, компьютерной программы и технических средств, соединенных посредством локальной сети. Сам по себе проход на территорию учреждения осуществляется при помощи пластиковых карточек, с которых техническим средством считывается информация. При положительном сравнении имеющихся данных, нанесенных на пластиковую карту электронного пропуска, турникет разрешает доступ на территорию объекта.

При заключении договора на изготовление электронных пропусков казенному учреждению необходимо руководствоваться положениями Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ.

С исполнителем работ в данном случае заключается договор подряда. Условия указанного договора предполагают, что одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его (п. 1 ст. 702 ГК РФ).

Нормы Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ, утвержденных Приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее — Указания N 65н), не дают ответа на вопрос об отнесении затрат на изготовление электронных пропусков на ту или иную статью (подстатью) КОСГУ. К сожалению, в настоящее время отсутствуют и официальные разъяснения контролирующих ведомств по этой теме. Имеются две точки зрения: расходы на изготовление электронных пропусков сторонним исполнителем подлежат отнесению на подстатью 226 или на статью 340.

В пользу первой позиции говорит тот факт, что согласно Указаниям N 65н на подстатье 226 КОСГУ учитываются расходы на выполнение работ, оказание услуг, не отнесенных на подстатьи 221 — 225 КОСГУ, в том числе услуги по обеспечению безопасности информации и режимно-секретных мероприятий.

Сторонники второй точки зрения основываются на том, что в результате осуществления работ по договору в собственности учреждения оказывается ряд материальных объектов (карточек), которые в соответствии с Указаниями N 65н относятся на статью 340 КОСГУ.

В силу п. 98 Инструкции N 157н счет 105 00 «Материальные запасы» предназначен для учета материальных ценностей в виде сырья, материалов, приобретенных (созданных) для использования (потребления) в процессе деятельности учреждения или для изготовления иных нефинансовых активов, а также готовой продукции, произведенной учреждением, и приобретенных для продажи товаров.

Таким образом, если электронные пропуска можно считать материальными ценностями, приобретенными для использования в процессе деятельности учреждения, то есть основания применять статью 340 КОСГУ. Если нет, то больше оснований применять подстатью 226.

Электронные пропуска сами по себе не являются материальными ценностями, используемыми в деятельности учреждения. В деятельности (в плане установления пропускного режима) применяется информация, записанная на носитель. Как подчеркивается в Письме Минфина России от 22.01.2014 N 02-06-10/1855, сама информация и носитель информации не являются тождественными. Вместе с тем, рассматривая аналогичную ситуацию (по учету ключевых носителей), финансовое ведомство предписывает применять счет 105 00 и статью 340 КОСГУ.

Независимо от того, какой вариант учета будет реализован в деятельности казенного учреждения, целесообразно организовать забалансовый учет пропусков, выданных сотрудникам.

Согласно поправкам, внесенным Приказом Минфина России от 29.08.2014 N 89н в Инструкцию N 157н <1>, предусмотрено применение нового забалансового счета — 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)». Этот счет предназначен для учета имущества, выданного работникам для исполнения ими служебных обязанностей. На забалансовом счете имущество может учитываться в условной оценке (например, один пропуск — один рубль).

<1> Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н.

Хотелось бы также подчеркнуть, что недопустимо взимать с сотрудников плату за электронную карточку аналогично, например, взиманию платы за бланк трудовой книжки. Подобная возможность нормами действующего законодательства РФ не предусмотрена.

Оформление выдачи карт сотрудникам

В законодательстве нет ответа на вопрос, как именно оформить выдачу пластиковых карт для электронных пропусков. Однако работодателю в любом случае следует получить письменное подтверждение о том, что работник получил пропуск.

На практике чаще всего персональная электронная карта (пропуск) выдается работнику под личную подпись в журнале выдачи персональных электронных карт (пропусков). Изымается электронный пропуск в случае увольнения сотрудника.

Указанный порядок лучше всего зафиксировать во внутренних документах учреждения.

Необходимость ведения табеля учета рабочего времени

В соответствии со ст. 91 ТК РФ каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени. Это необходимо для своевременного и надлежащего учета часов переработки (часов сверхурочной работы) и контроля работодателем за выполнением сотрудником служебных обязанностей.

Довольно часто у практикующих специалистов возникают сомнения в необходимости вести табель в условиях пропускной системы. Ведь посредством электронных пропусков фиксируется время прибытия сотрудника на территорию работодателя и убытия. Однако электронная система не может заменять табель. В нормах действующего законодательства прямо сказано, что учет рабочего времени должен вести именно работодатель.

Согласно Приказу N 173н <2> для учета рабочего времени и начисления заработной платы каждому работнику учреждения используется табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (ф. 0504421).

<2> Приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению».

Если в учреждении действует пропускная система и ведется табель, теоретически возможны расхождения между данными табеля и распечаткой данных из электронной системы. В таком случае может возникнуть вопрос: данные какого документа являются первичными и должны иметь приоритет при принятии тех или иных решений в отношении сотрудника?

Руководствоваться нужно следующим. Явки и неявки (причины неявок) фиксируются с помощью табеля учета рабочего времени и контролируются с помощью данных электронной пропускной системы. То есть сведения из табеля имеют приоритетное значение.

К тому же электронная система не застрахована от сбоя. На практике может сложиться ситуация, когда сотрудник фактически прошел в учреждение без пропуска, поскольку в соответствующий момент турникет был не исправен.

Актуальным является также следующий вопрос: как быть, если при проверке распечатки данных из электронной системы выясняется, что сотрудник периодически задерживается на работе? Следует ли фиксировать переработку и имеется ли обязанность начислять такому работнику доплату за сверхурочную работу?

На данный вопрос следует ответить отрицательно, и вот почему. В соответствии со ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа — это работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени — ежедневной работы (смены), а при суммированном учете рабочего времени — сверх нормального числа рабочих часов за учетный период. Ключевыми в данном случае являются слова «по инициативе работодателя». Если сотрудник задерживается на работе по собственной инициативе, доплата за сверхурочную работу ему не полагается. Поэтому, если документы на привлечение к сверхурочной работе работодателем не оформлялись, нет необходимости учитывать данные с распечатки электронной пропускной системы.

Пожарная безопасность

Напомним, что в соответствии со ст. 20.4 КоАП РФ нарушение требований пожарной безопасности влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц от 6000 руб. до 15 000 руб.; на юридических лиц — от 150 000 до 200 000 руб. При этом нарушение требований пожарной безопасности об обеспечении проходов, проездов и подъездов к зданиям, сооружениям и строениям образует самостоятельный состав правонарушения и влечет наложение административного штрафа на должностных лиц от 7000 до 10 000 руб.; на юридических лиц — от 120 000 до 150 000 руб.

К сведению. Согласно ст. 2.4 КоАП РФ под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах РФ, других войсках и воинских формированиях РФ.

Бывает, что при принятии решения о введении в учреждении пропускного режима требования нормативных правовых документов по пожарной безопасности в расчет не принимаются. Проанализируем данные требования, чтобы пояснить, что именно может привлечь внимание проверяющих.

Требования к пожарной безопасности установлены Правилами противопожарного режима в РФ, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 N 390. В соответствии с п. 36 названного документа при эксплуатации эвакуационных путей, эвакуационных и аварийных выходов запрещается:

устраивать пороги на путях эвакуации (за исключением порогов в дверных проемах), раздвижные и подъемно-опускные двери и ворота, вращающиеся двери и турникеты, а также другие устройства, препятствующие свободной эвакуации людей;
загромождать эвакуационные пути и выходы (в том числе проходы, коридоры, тамбуры, галереи, лифтовые холлы, лестничные площадки, марши лестниц, двери, эвакуационные люки) различными материалами, изделиями, оборудованием, производственными отходами, мусором и другими предметами, а также блокировать двери эвакуационных выходов.

Таким образом, сам по себе пропускной режим (предполагающий в том числе установку турникетов с применением электронных пропусков) не противоречит требованиям пожарной безопасности. Однако, если, например, на проходной установлен турникет на путях эвакуации, уменьшающий ширину эвакуационного пути, учреждение могут оштрафовать (см., например, Постановление ФАС ДО от 13.03.2014 N Ф03-620/2014). Если турникет установлен в части помещения, которая не касается путей эвакуации, как нарушение такое расположение фиксироваться не должно (см., например, Решение Арбитражного суда Пермского края от 13.02.2013 N А50-22069/2012).

Потеря пластиковой карты

В случае потери карточки для обеспечения доступа сотрудника в помещение (на территорию) работодателя оформляется новый пропуск.

Актуальным является вопрос: можно ли привлечь сотрудника к дисциплинарной ответственности за потерю пропуска и допускается ли взыскание с него стоимости карточки?

В соответствии со ст. 192 ТК РФ за совершение дисциплинарного проступка, то есть за неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания:

замечание;
выговор;
увольнение по соответствующим основаниям.

Федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине для отдельных категорий работников могут быть предусмотрены также и другие дисциплинарные взыскания.

В ст. 21 ТК РФ сказано, что работник должен добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором. Это означает, что трудовыми обязанностями считаются только те обязанности, которые сформулированы в нормах трудового законодательства, в тексте трудового договора или следуют из текста трудового договора (например, путем отсылки к тексту другого внутреннего документа работодателя).

Рассмотрим материалы судебной практики по данному вопросу. По материалам одного из дел сотрудница организации обратилась с заявлением на имя руководителя с просьбой аннулировать утерянный пропуск и выдать новый. В ответ на заявление ей был объявлен выговор за утрату пропуска, вынесено предупреждение о том, что при повторном неисполнении трудовых обязанностей работнице грозит увольнение на основании п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.

Как указал суд, данный приказ незаконен, поскольку потеря пропуска не считается нарушением трудовых обязанностей, не может являться основанием для дисциплинарного взыскания. Аналогичные выводы были сделаны по результатам проверки Государственной инспекцией труда (см. Решение Красногорского городского суда Московской области от 16.12.2013 N 2-6490/13).

Рассмотренное судебное решение является лишь частным примером, выражением судебного мнения по конкретной ситуации. Однако, даже если включить положение об ответственности за утерю пропуска в трудовой договор, привлечение к дисциплинарной ответственности проблематично. Дело в том, что ст. 192 ТК РФ содержит положение, допускающее возможность привлечения к ответственности только за виновное действие. Карточка для электронного пропуска может выбыть из владения сотрудника не по его вине. Сложно представить, что по каждому случаю потери пропуска работодатель будет проводить расследование причин утери.

Кроме того, согласно ст. 233 ТК РФ материальная ответственность стороны трудового договора наступает за ущерб, причиненный ею другой стороне этого договора в результате ее виновного противоправного поведения (действий или бездействия), если иное не предусмотрено ТК РФ или федеральными законами. При этом каждая из сторон трудового договора обязана доказать размер причиненного ей ущерба.

Н.Фимина

Эксперт журнала

«Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение»

Источник

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

ограничивают допуск на территорию. Пройти могут только обладатели заветных электронных пропусков;
фиксируют время, когда пропуск был использован на вход или выход. Поскольку каждый пропуск при этом закреплен за конкретным работником, тем самым отмечается время прихода и ухода каждого из них.

ВАРИАНТ 1. В самой простой комплектации программа обеспечивает решение лишь двух задач:

отмечает фактическое время прихода и ухода работников;
позволяет формировать отчеты по приходам и уходам каждого работника за конкретный период.

При этом в отчетах, сформированных такой программой:

учитывается и время, на которое работник задержался после окончания рабочего дня, независимо от того, просил его работодатель об этом или нет;
фиксируется факт отсутствия работника в тот или иной день, но не его причина.

автоматически учитывать отработанное работником время в пределах его рабочего графика;
отмечать причины отсутствия работника;
планировать графики работы;
подсчитывать часы работы, тарифицируемые по-разному;
рассчитывать заработную плату.

Вот такую систему можно использовать и для учета рабочего времени.

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Даже если в вашей организации установлен второй вариант «пропускного» программного обеспечения и у вас есть возможность использовать его для учета рабочего времени, отказываться от ведения табеля на бумаге нельзя. Работодатель обязан вести учет времени, которое фактически отработано каждым работником¹. В этих целях утверждены унифицированные формы табеля учета рабочего времени N Т-12 и Т-13^₂. И лучше вести именно их, чтобы не было проблем при проверках трудинспекцией³. Более продвинутые электронные системы позволяют формировать табель по формам N Т-12 и Т-13. Но вам все равно необходимо ежемесячно его распечатывать и подписывать.

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Даже если у вас нет возможности применять электронную пропускную систему как систему учета рабочего времени, это не значит, что ее нельзя использовать для организации контроля за дисциплиной труда. Решений, когда суд принимает во внимание распечатки из обычной электронной пропускной системы в качестве доказательства опоздания или прогула, много⁴. В одном споре работник пытался доказать, что сведения с электронной проходной в виде распечаток с компьютера не могут служить доказательством опоздания или преждевременного ухода с работы. Судьи же указали, что такие распечатки являются письменными доказательствами и должны учитываться при разрешении спора⁵.

Ведь именно локальными нормативными актами определяются обязательные для работников правила поведения. В частности, правилами внутреннего трудового распорядка регламентируется режим работы и отдыха⁷. Поэтому в них вы можете предусмотреть, что:

вход на территорию организации и выход с нее производится по персональным электронным картам;
время такого входа и выхода, зафиксированное системой, учитывается в целях контроля за соблюдением работниками режима работы;
передача пропуска третьим лицам не допускается.

Советуем руководителю

Дополнительные доказательства никогда не лишние

В случае спора с работником по факту его опоздания или прогула иногда бывает достаточно и исключительно данных электронной пропускной системы. Например, Свердловский областной суд признал опоздание работника банка доказанным на основе отчета электронной системы и даже проигнорировал свидетельские показания в пользу работника⁸. Но переоценивать вес отчетов пропускной системы не следует. В большинстве своем суды исходят из совокупности представленных работодателем доказательств — актов, служебных записок, свидетельских показаний, табелей учета рабочего времени.

* * *

или требованиями безопасности;
или повышением качества контроля за дисциплиной труда или учета рабочего времени.

——————————-

ст. 91 ТК РФ
Постановление Госкомстата от 05.01.2004 N 1
Письмо Минтруда от 24.05.2013 N 14-1-1061 (п. 3)
Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012; Апелляционное определение Мосгорсуда от 14.06.2013 N 11-10052/13; Решение Солнечного районного суда Хабаровского края от 01.06.2012 N 2-407/2012
статьи 55, 71 ГПК РФ; Апелляционное определение ВС Чувашии от 30.07.2012 N 33-2430-12
Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 12.09.2012 N 33-5779/2012
ст. 189 ТК РФ
Определение Свердловского облсуда от 15.05.2012 N 33-6191/2012
Определение Мосгорсуда от 22.06.2011 N 33-16597
п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК РФ

Впервые опубликовано в журнале «Главная книга» N11, 2015

Источник

ВЛАСТЬ ВРЕМЕНИ: КАК ИСПОЛЬЗОВАТЬ ЭЛЕКТРОННУЮ ПРОПУСКНУЮ СИСТЕМУ

Электронная пропускная система

Изготовление пластиковых карт для электронного пропуска

Оформление выдачи карт сотрудникам

Необходимость ведения табеля учета рабочего времени

Пожарная безопасность

Потеря пластиковой карты

Электронная пропускная система: комплектация базовая и продвинутая

Почему нельзя отказаться от ведения табеля учета рабочего времени

Данные пропускной системы как подтверждение опоздания или прогула

Дополнительные доказательства никогда не лишние

Другие крутые статьи на нашем сайте: