Можно ли на работе взять трудовую книжку на время

Выдать трудовую книжку на руки сотруднику при увольнении — непреложная обязанность работодателя. Но разрешается ли отдавать на время книжку владельцу в других ситуациях? Ответ — в этой статье.

Как выдать трудовую книжку в 2023 году

В связи с введением с 2020 года электронных трудовых книжек, бумажные форматы постепенно утрачивают актуальность. Теперь если работник напишет вам заявление о переходе на электронную трудовую книжку и выдаче бумажного документа на руки, вы не вправе ему отказать. Более того, вы больше не будете нести ответственность за ведение и хранение формуляра. 

Как же оформить выдачу бумажной трудовой книжки при переходе на электронный формат?

1. Получите у работника заявление о переходе на электронный вариант ведения трудовой книжки. Образец заявления см. здесь.
2. Внесите в бумажную трудовую запись о выдаче трудовой книжки. Образец такой записи см. в этом матертале.
3. Отдайте бумажный документ сотруднику — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления об отказе от ведения трудовой книжки, а если заявление подано менее чем за три рабочих дня до увольнения, то не позднее даты увольнения (п. 35 Порядка ведения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).
4. По требованию работника или при его увольнении выдайте ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р.

Рассмотрим порядок выдачи бумажной трудовой сотруднику в случае, когда он решил продолжить ведение бумажной трудовой, но по какой-то причине хочет забрать документ на короткий промежуток времени.

Когда возможна выдача трудовой книжки на руки?

В законодательстве упоминается 2 «легальных» случая выдачи трудкнижки на руки сотруднику:

• Возврат книжки увольняющемуся в последний день работы (ст. 84.1 ТК РФ). Основной рабочий документ выдают вместе с другими обязательными бумагами и справками в тот же день, когда производится расчет с сотрудником.

Возможна ли отправка трудкнижки по почте, читайте в этой статье.

А о том, что произойдет, если книжка не будет отдана работнику, узнайте из материала «Не выдали вовремя трудовую уволенному работнику — придется платить?».

• По заявлению работника на выдачу трудовой книжки на руки (ст. 62 ТК РФ), если оригинал требуется предъявить в орган обязательного соцстрахования (обычно — для оформления или перерасчета пенсии). Чтобы оформить пенсию, сотруднику необходим именно оригинал трудкнижки. Это главный документ, который подтверждает период работы по трудовому договору (п. 11 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 № 1015). Кадровик обязан выдать трудовую в течение 3 рабочих дней со дня получения от работника запроса, составленного в свободной форме. Те же 3 дня даются и на возврат книжки работодателю — отсчитываются они с той даты, в которую СФР (до 2023 года — ПФР) вернет ее сотруднику.

О других случаях выдачи трудовой книжки на руки ни ТК РФ, ни какие-либо иные нормативно-правовые акты не упоминают.

Что будет, если выдать трудовую книжку на руки на основании заявления?

Сотруднику очень нужен оригинал трудкнижки, при этом он не увольняется и не собирается оформлять пенсию. Идти ли ему навстречу? В законодательстве однозначного ответа нет. Это значит, что не существует ни разрешения, ни прямых запретов на выдачу трудовой книжки на руки по заявлению работника в ситуациях, не перечисленных в ст. 62, 84.1 ТК РФ.

Однако стоит четко понимать: если вы отдадите работнику трудкнижку, отвечать за ее сохранность будет не он, а тот, кто уполномочен приказом на ведение и хранение трудкнижек (п. 42 Правил ведения трудовых книжек). Даже если в отделе кадров есть расписка работника. Иными словами, выдача трудовой на руки, особенно в случаях, не прописанных в ТК РФ, — это риск.

Если вам нужно назначить ответственного за ведение трудовых книжек, воспользуйтесь образцом приказа от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

Об ответственности работодателя за утерю трудкнижки читайте здесь.

Получено заявление на выдачу трудовой на руки — как выдать книжку?

Как документально оформить временную выдачу трудкнижек на руки, законодательство не объясняет, в том числе для случая, разрешенного ст. 62 ТК РФ (для предъявления в орган соцстрахования). Для того чтобы обосновать правомерность временной выдачи, советуем получить от работника подтверждающий документ. Например, расписку, составленную в свободной форме.

Формулировка может быть такой:

Скачать образец расписки

Полученную расписку вложите в книгу учета движения трудкнижек.

Чтобы не «копить» расписки, можно завести отдельный журнал, в котором будут фиксироваться случаи временной выдачи трудовых книжек на руки: работник распишется в нем при получении книжки, а кадровик — при ее возврате.

ВАЖНО! Отдавая трудовую на руки, оставьте себе копию. Если работник потеряет оригинал, собирать бумаги для оформления дубликата будет гораздо проще. И еще если вы решились на выдачу книжек в случаях, не предусмотренных законодательством, обязательно пропишите сроки возврата в локальных документах.

Подробнее об этом и других вопросах, касающихся правил ведения и учета трудовых книжек, читайте в нашей специальной рубрике. Вас ждут актуальные новости, подробные инструкции, разъяснения чиновников и советы опытных экспертов.

Итоги

С 2020 года введены электронные трудовые книжки. Сотрудники вправе выбрать формат ведения документа: только электронный или бумажный. В первом случае внесите в бумажную трудовую соответствующую запись и выдайте ее сотруднику. С этого времени ответственности за ее ведение и хранение вы больше не несете. При выдаче на руки трудовой в других случаях, обязательно все задокументируйте и подстрахуйтесь.

Эксперты Роструда разъяснили, вправе ли работодатель выдавать оригинал трудовой книжки на 3 дня по заявлению работника для предоставления в банк.

Ведомство напоминает, что статья 62 ТК РФ обязывает работодателя выдать работнику по его письменному заявлению трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой. В данном случае подразумеваются копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о зарплате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах, о периоде работы у данного работодателя и другие документы.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

По мнению Роструда, работодатель может также выдать оригинал трудовой книжки на 3 дня по заявлению работника для предоставления в банк.

Такие разъяснения привел Роструд на своем сайте, отвечая на вопросы граждан.

Основываясь на положениях действующего российского законодательства, работодатель имеет право выдать оригинал основного документа о трудовом стаже и профессиональной деятельности работнику на руки только в день его увольнения. Во всех иных случаях кадровик вправе выдавать только заверенные копии документов, соответствующие справки и выписки. Поэтому ответ на вопрос, можно ли взять трудовую книжку с работы, положительный, но имеет существенную оговорку.

Однако многие бюджетные и коммерческие учреждения требуют оригинал трудовой книжки. Например, для оформления пенсии при достижении работником пенсионного возраста либо для подтверждения кредитоспособности. В связи с этим специалисты-практики разработали несколько базовых правил о том, как взять трудовую книжку на время, соблюдение которых работником и работодателем позволит избежать многих неприятных последствий, в частности, утери трудовой книжки, ее порчи и возможных последующих претензий, предъявляемых одной из сторон трудовых правоотношений.

Основание для выдачи трудовой книжки на время

Чтобы получить на руки оригинал трудовой книжки, сотрудник компании должен заблаговременно сообщить работодателю или кадровому работнику о том, что ему потребуется взять данный документ на определенный срок. При этом свое желание сотрудник должен подкрепить письменным заявлением.

Ни в Трудовом кодексе, ни в Инструкции, регламентирующей порядок ведения трудовых книжек, нет четкой позиции относительно содержания такого заявления. Поэтому оно может быть составлено в произвольной форме.

Однако сотрудники отдела кадров зачастую бывают слишком дотошны к выполнению своих функциональных обязанностей и могут потребовать объяснения причины, для чего берется трудовая книжка. В связи с этим в заявлении целесообразно указать следующие моменты:

• цель получения трудовой книжки;
• срок, на который работник берет трудовую книжку.

Таким образом, основанием для выдачи трудовой книжки на руки работнику является заранее составленное им заявление.

Расписка о получении трудовой книжки

Иногда случаются ситуации, когда возникает вопрос о том, можно ли взять на время трудовую книжку и как обезопасить себя работодателю от наступления определенных последствий, например, таких как выплата денежной компенсации или необходимость восстановления трудовой книжки и всех содержащихся в ней записей.

Для этого сотрудник отдела кадров при вручении трудовой работнику должен взять с него расписку. Она оформляется в письменной форме и собственноручно подписывается работником. Чтобы обезопасить себя от утраты такого важного документа, кадровик может порекомендовать отметить факт отказа от предъявления претензий в случае наступления непредвиденных обстоятельств, повлекших его порчу или утерю.

Данная бумага должна храниться вместе с приложенными и заверенными в установленном порядке копиями каждой страницы трудовой у работодателя в течение всего срока ее нахождения вне организации.

В настоящее время все чаще случаются ситуации, когда при оформлении выхода гражданина на пенсию уполномоченный орган требует оригинал всех необходимых документов. Если быть совсем точным и полностью следовать трудовому законодательству, не опираясь на практику, то кадровик может выдать трудовую книжку на руки только единожды – при увольнении. Во всех иных случаях он обязан предоставить заверенные работодателем копии документов, справки и выписки.

Помимо этого, сотрудник отдела кадров может передать трудовую книжку работника в отделение Пенсионного фонда самостоятельно и также взять с него расписку. Однако ориентация на такой подход займет много времени и доставит массу неудобств непосредственно кадровику. Кроме того, он не исключает возможные неприятные последствия, такие как восстановление всех записей трудовой книжки в случае ее утери Фондом и наступление персональной ответственности сотрудника отдела кадров.

Факт передачи трудового документа на время работнику иной организации должен быть отражен в Книге учета движения трудовых книжек с указанием даты его выдачи на руки и возращения.

Можно ли забрать документ у работодателя на время и как получить трудовую книжку по заявлению?

Трудовая книжка это документ, который может занимать только два положения. В первом случае, он находится на руках у работника, в момент, когда тот занят поиском непосредственной работы.

Второе положение трудовой книжки – это непосредственно в личном деле работника в отделе кадров работодателя. Именно при осуществлении официальной трудовой деятельности, трудовая книжка работника может быть передана на хранение работодателю.

Почему такое значение придается этому, казалось бы, не самому важному документу? Дело в том, что в трудовой книжке собраны все сведения касающиеся общей официальной трудовой деятельности. На основании данных сведений будет складываться пенсионный стаж работника, что характерно для любой официальной работы.

Но некоторые работники не согласны с тем, что трудовая хранится у работодателя. Дорожа сведениями о своем пенсионном стаже, работники требуют трудовую книжку на руки или же просто периодически хотят проверять ее состояние.

Еще недавно таким работникам можно было совершенно законно отказать, но сегодня в связи с внесением поправок в трудовое законодательство, осуществить такое действие не представляется возможным.

Наша основная задача сегодня – внимательно рассмотреть ситуации с выдачей трудовых книжек на руки, а также непосредственный анализ нововведений в законодательства. Итак, начинаем прямо сейчас.

В каких случаях могут выдать трудовую книжку?

Законодатель, к сожалению, не предусмотрел четких оснований по факту происшествия которых трудовая книжка выдается на руки.

Но, тем не менее, сотрудники отдела кадров за свою небольшую практику по новому законодательству сумели выработать стратегию, которой теперь неуклонно пользуются.

В соответствии с трудовым кодексом, а точнее с поправками, которые были введены в него сравнительно недавно, трудовая книжка выдается при наличии определенных обстоятельств. Мало кто знает, но такие обстоятельств могут быть вызваны следующими фактами:

• работник собирается устроиться по совместительству и ему теперь необходимо на время взять трудовую с основного места работы и поставить в ней запись со второго места.
• Еще одним основанием является тот факт, что работник собирается нанести визит в пенсионный фонд и получить информацию о своем стаже и пенсионных накоплениях.
• Выдача трудовой книжки для оформления пенсии.
• Выдача трудовой книжки умершего работника.
• Также работник может взять трудовую книжку, если она понадобилась каким то государственным органами, например, просьба предоставить ее в суде.

На этом перечень заканчивается, но стоит помнить о том, что каждый случай индивидуален и имеет право на то чтобы существовать в нашем мире.

Конечно, это не самая положительная динамика в трудовом законодательстве.

Радует, что сегодня ситуация изменилась и работники могут себе позволить чаще видеть трудовую.

Работник должен грамотно изложить причину желания забрать трудовую в заявлении и только потом, по результатам рассмотрения заявления сотрудником отдела кадров, а потом и работодателем будет дан положительный или же отрицательный ответ.

Порядок и правила выдачи на время

Если работник все же настоял на выдаче трудовой на время да и причина такой выдачи не вызывает сомнения у работодателя, необходимо подготовить трудовую.

Как правило, срок подачи трудовой книжки работнику может быть равен от одних суток до недели, а вот на своих руках работник может удерживать трудовую ровно такой срок, который оговорен в расписке, но не больше одной недели.

Иногда работник может вернуть трудовую книжку не лично, а выслать по почте. Но для этого нужно знать ряд правил и умело ими пользоваться.

Как получить трудовую книжку по почте? Это вопрос уместно задавать уже работодателям, главное, чтобы они были надлежащим образом осведомлены.

Заявление на получение трудовой книжки – это определенно новшество в трудовом законодательстве. Оно появилось сравнительно недавно и это объясняет факт отсутствия единого образца его заполнения.

Как вы помните заявление подается либо работодателю, либо сотруднику отдела кадров. Именно на основании данного заявления происходят вес основные действия по выдаче и принятию трудовой книжки.

Заявление может быть подано на руки. В крайнем случае, отправлено по почте. Но помните, отправлять заявление по электронной почте никак нельзя.

Также заявление можно составить по образцу, который предоставят вам в отделе кадров, при наличии у них такового, единого для организации. Эту информацию необходимо тщательно проверить.

Заявление заполнятся на основании ваших паспортных данных. Работник оставляет свои контактные данные и обращаясь к руководителю организации всячески пытается обосновать свое решение получить трудовую.

В конце заявления ставится дата его написания и роспись работника. Если заявление принимают к рассмотрению, на него ставится печать организации. При заполнении заявления следует пользоваться общеобязательными правилами.

Заявление пишется аккуратным разборчивым почерком от руки или же печатается на компьютере. Также необходимо помнить о том, что в заявлении должно иметь место быть четкое изложение сути проблемы.

Если все – таки на уровне организации принято решение о выдаче трудовой книжки работнику на время, то это должно быть как – то закреплено документально. Здесь уже имеет место быть обычная расписка.

В расписке указывается имя работника, его фамилия и отчество. Также не стоит забывать про дату написания расписки. В расписке работник должен сообщить, когда он намеревается вернуть трудовую книжку в отдел кадров.

Это требование также законно и основано на законных актах. Поэтому если требование имеет место быть, то отказ от него становится основанием для невыдачи вам трудовой книжки.

Заявление пишется на листе А4. Обязательно используйте синюю или же черную пасту. Избегайте в заявлении излишней эмоциональности, используйте грамотный юридический язык и четкие формулировки. Если вы ссылаетесь на какую то статью в законе, то непременно указывайте название нормативно правового акта, в котором вы почерпнули знания.

Задержка возврата

Иногда случается так, что после того как забрал, работник не предоставляет трудовую книжку в назначенный день. Причины могут быть самые разные, от банального потерял и забыл, до каких то существенных происшествий, когда он не может отдавать её. Не переживайте, если вы являетесь сотрудником отдела кадров, а предпримите следующие действия.

Попытайтесь связаться с работником и выяснить причину задержки. Если она объективна, то дайте небольшую отсрочку, если же нет, то предупредите работника о возможных санкциях.

Если дозвониться не удалось или же на ваши предупреждения не последовало никаких действий, вы можете оштрафовать работника за каждый день просрочки на пятьсот рублей. В противном случае, вовсе лишить части заработной платы.

Если денежные санкции не помогли вам справиться с задачей – не отчаивайтесь. Вы можете обратиться в суд и указать, что работник получил трудовую книжку и в течение долгого времени владеет ей незаконно.

Как видите совсем не сложно выйти из подобной ситуации. Но все же выдачу трудовых книжек стоит осуществлять осторожно, ведь не раз бывали случаи, когда работники подставляли своих руководителей, не возвращая документы.

Осуществляйте выдачу на основании закона и тогда вы точно будете уверены в том, что вас никто не обманет, но, а если даже и обманет, то вы с легкостью смоете за себя постоять.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Источник: https://naim.guru/trudovaya-knijka/vydacha

Заявление на выдачу копии трудовой книжки

0

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника является трудовая книжка (ч. 1 ст. 66 ТК РФ). Трудовые книжки ведутся по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. А вот ответственным за непосредственное ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек является специально уполномоченное лицо, которое назначается приказом (распоряжением) работодателя (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

О порядке выдачи работнику оригинала трудовой книжки расскажем в нашей консультации и приведем образец соответствующего заявления.

Сразу отметим, что иногда под выдачей трудовой книжки понимается ее оформление поступающему на работу впервые (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Для заявления на выдачу трудовой книжки впервые образец предельно прост: «В связи с заключением трудового договора впервые прошу оформить мне трудовую книжку». Похожее заявление составляется и при оформлении трудовой книжки работнику, поступающему без трудовой книжки по причине ее утраты, повреждения и т.д. (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Но в этих случаях не идет речь о выдаче книжки на руки работнику.

Можно ли выдавать оригинал трудовой книжки?

В общем случае трудовая книжка возвращается работнику в день его увольнения (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ).

Другой случай, когда работник вправе получить оригинал трудовой книжки, — трудовая книжка понадобилась работнику в целях его обязательного социального страхования (обеспечения) (ст. 62 ТК РФ).

В иных случаях, когда работнику нужна трудовая книжка, работодатель должен выдавать ее заверенную копию или выписку из трудовой книжки. Делать это нужно в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего письменного заявления работника.

Выдать по своему желанию или по просьбе работника вместо копии оригинал трудовой книжки работодатель не имеет права.

Выдача трудовой книжки по заявлению работника

Когда работник увольняется, трудовая книжка должна быть выдана ему автоматически. То есть никаких заявлений на ее получение работник писать не должен. Но возможна и иная ситуация. Например, в день прекращения трудового договора работник отсутствовал на работе или отказывается от получения трудовой книжки. В этом случае работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или дать согласие на отправление книжки по почте. Соответственно, работник может передать работодателю такое согласие.

Что касается выдачи оригинала трудовой книжки работнику, который не увольняется, то, как указывалось выше, такое возможно, если работнику нужна трудовая книжка для целей его обязательного социального страхования (обеспечения) (например, для назначения или перерасчета пенсии). В этом случае без заявления работника также не обойтись. Выдать оригинал трудовой книжки работодатель должен не позднее 3 рабочих дней со дня получения заявления от работника.

Работник, которому работодатель выдал оригинал трудовой книжки, обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть трудовую книжку работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Работодателю при выдаче оригинала трудовой книжки важно документально подтвердить такой факт. Например, сделать запись в книге учета движения трудовых книжек или взять с работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, скажем, работник потеряет свою трудовую книжку.

В иных случаях, к примеру, работник просит оригинал трудовой книжки для представления в банк, заявление работника должно быть оставлено без рассмотрения. У работника нет права требовать оригинал трудовой книжки в случаях, не предусмотренных ТК РФ, а у работодателя, соответственно, нет права выдавать оригинал книжки.

Как написать заявление на выдачу трудовой книжки на руки

Заявление на получение оригинала трудовой книжки составляется в произвольной форме. Оно адресуется на имя руководителя организации, содержит Ф.И.О., должность работника, его просьбу выдать трудовую книжку, а также причину, по которой трудовая книжка запрашивается.

Приведем для заявления работника на выдачу трудовой книжки образец заполнения.

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать