Могут ли организации включать дополнительные реквизиты в учетные документы

Любой документ, в том числе и бухгалтерский, представляет собой группу элементов – реквизитов. Расположенные определенным образом, реквизиты образуют структуру документа и регламентируются ГОСТ. Общее число возможных реквизитов – 30. Бухгалтерские документы и их реквизиты прописаны в ФЗ №402 от 31-12-17 «О бухучете». Различают обязательные и необязательные (дополнительные) реквизиты бухгалтерской документации.

Как оформляются реквизиты документов?

Документы, регистры и реквизиты

Всякий факт хозяйственной жизни организации нуждается в подтверждении. Им служит надлежащим образом оформленный первичный бухгалтерский документ. Право на совершение хозяйственной операции также может регламентироваться документально. Роль первичных документов исключительно велика, однако его показатели — реквизиты — не все имеют различное значение и вес в структуре первичных учетных данных.

Реквизит «подпись» и его роль в документе

В ст. 9-2 ФЗ №402 перечислены основные реквизиты бухгалтерских документов:

Наименование документа (формы): приходный кассовый ордер, акт на списание материалов, счет-фактура и др.
Название организации.
Единицы измерения.
Измерители — стоимостные, вещественные.
Содержание документа, суть факта хозяйственной жизни, который он фиксирует.
Календарная дата его составления.
Должности ответственных за события хозяйственной жизни, отраженные в документе.
Подписи с расшифровкой фамилии и инициалов, которые визуально считываются и идентифицируются.

Без наличия основных реквизитов или их части любой документ теряет юридическую силу и подтверждающим являться не будет.

Как оформлять первичные документы?

Кроме первичной документации, существуют и учетные регистры бухгалтерии, назначение которых – группировать первоначально учтенные данные. Обязательными в этом случае, согласно ст. 10-4 ФЗ №402, будут:

наименование регистра;
название организации;
период, за который вносятся данные, или время ведения;
вид группировки (систематическая, хронологическая);
стоимостной показатель, в каких единицах он выражен;
должности ответственных за ведение регистра;
подписи с расшифровкой.

Как видно из приведенных данных, значительная часть обязательных реквизитов в обоих случаях совпадает.

Часто в целях более полного раскрытия учетной информации требуется вводить дополнительные реквизиты – номер документа, банковские данные и др., без которых невозможно провести корректный платеж или отследить движение денежных средств, основание операции и др. Они отражают особенности хозяйственных операций по различным участкам учета.

Существуют типовые формы бухгалтерских документов и регистров, в которых представлены все необходимые реквизиты. Организация имеет право разрабатывать и собственные учетные формы, если в типовых бланках необходимые им отсутствуют, с соблюдением законодательных норм. Кроме того, в утвержденные учетные формы имеется возможность внести собственные изменения, добавив те или иные важные для организации реквизиты. При этом произвольное изъятие реквизитов унифицированной формы не допускается.

Внимание! Изменения в типовые формы и бланки необходимо отразить в учетной политике, с приложением образцов бланков и скорректированных форм по ОКУД.

Первичные документы и практика их использования

Бухгалтерская и налоговая отчетность формируется на основании одних и тех же первичных данных бухгалтерских документов. Ошибки и недочеты при заполнении реквизитов могут не только исказить бухгалтерскую отчетность, но и привести к конфликтам с ИФНС, претензиям со стороны фискальных органов к составленным декларациям по налогам. Возникают проблемы и во взаиморасчетах контрагентов, отказ в оплате поставки товаров, оказанных услуг, работ. Об этом свидетельствует и судебная практика.

Некоторые спорные ситуации, возникающие в сфере применения первичных документов и их реквизитов, рассмотрены ниже:

Отсутствие первичного документа как такового. Например: поставка продукции, не оформленная актом приема-передачи, накладной, а отраженная лишь в счете-фактуре, является неподтвержденной. Налицо отсутствие необходимых реквизитов: счет-фактура оформляется в одностороннем порядке, подписи ответственных лиц, представляющих интересы покупателя, в нем отсутствуют. Наличие остальных обязательных реквизитов, как то содержание операции, ее количественные показатели, подписи ответственных лиц продавца, не подтверждает факт хозяйственной жизни – поставку. Отрицательное решение по иску вынес, в частности, Арбитражный суд СЗО 05-06-17 (пост. №Ф07-4084/2017). Акты сверки расчетов без подтверждающих первичных документов также не принимаются судом как неоспоримое доказательство факта хозяйственной жизни.

Внимание! Факт оказания услуг можно подтвердить и без первичного документа, в привычной его форме. Так, в случае, когда компания, сделав заказ на консультационные услуги и внеся за него предоплату, впоследствии отказалась от сотрудничества и потребовала вернуть деньги, суд в иске отказал. Основанием послужили доказательства оказания таких услуг поставщиком: заключение экспертов компании и рекомендации ее специалистов клиенту, предоставленные в электронной форме. Указанные документы в данном случае сыграли роль первичных, и реквизиты, содержащиеся в них, подтвердили факт хозяйственной жизни (Пост. Арбитр. суда МО №Ф05-19640/2017).

Ошибки и отсутствие реквизитов документа, не помешавшие корректно идентифицировать продавца и покупателя, наименование предмета хозяйственной операции, стоимость сделки, другие важные данные, необходимые для расчета налога, не являются препятствием для включения операции в расчеты по НДС (письмо ГД-4-3/2104 ФНС от 12-02-15 и арбитражная судебная практика).
Проблемы с подписью. Ложная подпись и факсимиле в «первичке» не подтверждают сделку. В первом случае Определение Верх. Суда №302-КГ16-8902 от 01-08-16 и содержащийся в нем вывод очевидны: обязательный реквизит был подделан, а значит, факт, позволяющий уменьшить налогооблагаемую базу, не доказан. Факсимиле же не указано и в ФЗ №402. Речь в Законе идет о собственноручной подписи ответственных специалистов с инициалами, иных реквизитах, позволяющих точно определить факт подписания документа именно тем человеком, кто несет за него ответственность. Факсимиле, по мнению контролирующих органов, к «иным» отношения не имеет (письмо Минфина №03-03-06/1/81951 от 08-12-17).

Внимание! По вопросу применения факсимиле в «первичке» единого мнения судебной практикой не выработано. Избегнуть невыгодных для организации ситуаций можно, отказавшись от применения факсимиле в первичной документации.

Исправления в реквизитах документа

ФЗ №402 (ст. 9-7) в общем случае позволяет исправлять первичные документы. Неверную информацию зачеркивают так, чтобы она была читаемой, а рядом пишут скорректированные данные, с пометкой «исправлено» (согласно положению Минфина №105 от 29-07-83). При этом указанная статья ФЗ требует при исправлении проставлять дату и подпись исполнителя исправления таким образом, чтобы различить его фамилию и первые буквы имени, фамилии.

Главное

Реквизиты бухгалтерского документа делятся на обязательные и дополнительные.
Без первых он теряет законную силу, тогда как вторые уточняют уже внесенные основные данные.
Реквизиты должны быть внесены так, чтобы информация о факте хозяйственной жизни читалась однозначно, в противном случае могут возникать разногласия с партнерами по бизнесу и контролирующими органами.
Исправления в реквизитах документа при необходимости вносятся так, чтобы были видны исправляемая сумма, дата и данные ответственного за исправление лица.

Источник

Добавить в «Нужное»

Реквизиты бухгалтерских документов

В отдельных консультациях мы рассматривали сущность и назначение бухгалтерских документов, а также их классификацию. В настоящем материале расскажем об основных реквизитах бухгалтерских документов.

Реквизиты первичных документов

Несмотря на то, что форма первичного документа может быть как обязательная к применению, так и разрабатываемая организацией самостоятельно, бухгалтерское законодательство содержит перечень реквизитов, которые должны присутствовать в любом первичном документе. Этим достигается своего рода унификация и стандартизация бухгалтерских документов.

К таким обязательным реквизитам относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование документа;
дата составления документа;
наименование организации, составившей документ;
содержание факта хозяйственной жизни;
величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Реквизиты бухгалтерских регистров

Формы регистров синтетического и аналитического учета организация разрабатывает самостоятельно, соблюдая наличие в них следующих обязательных реквизитов (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

наименование регистра;
наименование организации, составившей регистр;
дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Перечень приведенных выше обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не ограничивает право организации при оформлении бухгалтерских документов включать в них дополнительные реквизиты, если это необходимо для целей учета и управления исходя из специфики организации или ее вида деятельности.

Реквизиты бухгалтерской отчетности

Реквизиты форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина от 02.07.2010 № 66н, которым эти формы были утверждены.

Форум для бухгалтера:

Источник

Ежедневно организация выпускает сама и принимает десятки, а то и сотни первичных учетных документов. Но далеко не каждый документ может быть принят к учету, а тем более подтвердить расходы для снижения налогооблагаемой базы. В этой статье мы поговорим о том:

Какие реквизиты являются необходимыми и достаточными, чтобы документ стал значимым для бухгалтерского и налогового учета?
Какие формы являются обязательными к применению, а какие рекомендованными?
Чем удобен УПД?
Какие подписи в документе делают его законным?
Всегда ли печать на первичном документе — лишняя?

Содержание

Определение и реквизиты
Подписи
Печать
Обязательные и рекомендованные формы
Электронная форма документа
Необходимо ли распечатывать в конце года электронные документы
- Документы, не подписанные ЭЦП
- Документы, подписанные ЭЦП

Определение и реквизиты

Первичный учетный документ (ПУД) – документ, который достоверно и полно отражает факт хозяйственной жизни (ФХЖ) организации и придает ему юридическую силу.

Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ).

Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Расходы будут признаны в целях налога на прибыль только при условии того, что они документально подтверждены, то есть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными будут считаться затраты, по которым документы составлены в соответствии с Законом N 402-ФЗ.

Состав и форма ПУД определяются и утверждаются руководителем в Учетной политике (УП) организации. PDF

Каждая форма ПУД должна содержать 7 обязательных реквизитов (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ): PDF

наименование документа;
дата составления документа;
наименование экономического субъекта – составителя документа;
содержание факта хозяйственной жизни организации;
величина натурального и (или) денежного измерения ФХЖ;
наименование должности лица (лиц), ответственных за совершение сделки (операции);
подписи лиц, предусмотренных п. 6 с указанием фамилии, инициалов, либо реквизитов, необходимых для идентификации ответственного лица.

В форму первичного учетного документа допускается включение дополнительных реквизитов.

Подписи

Руководитель утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичного учетного документа PDF. На лиц, уполномоченных подписывать ПУД за руководителя или других ответственных лиц, оформляется доверенность от лица организации. PDF

Могут ли первичные документы подписывать лица, не являющиеся сотрудниками организации?

Иногда возникает необходимость в подписании первичных документов лицами «со стороны». Например, если организация находится на бухгалтерском обслуживании у стороннего юридического лица или ИП.

«Первичка» может быть подписана лицами, не являющимися работниками организации. Минфин в рекомендациях аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год отмечал, что в этом случае информация, содержащаяся в ПУД, должна позволять идентифицировать лицо, совершившее сделку, операцию и лицо, ответственное за ее оформление (Письмо Минфина РФ от 29.01.2014 N 07-04-18/01).

Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ).

Для того чтобы ПУД, подписанный уполномоченным лицом от имени ИП, мог использоваться в целях налогообложения, доверенность на подпись документов ИП должна быть заверена нотариально (абз. 2 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Факсимильная, электронная копия либо иным образом воспроизведение подписи руководителя при поступлении документов, имеющих финансовые последствия, не являются оправдательными документами для целей учета по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 13.04.2015 N 03-03-06/20808, Постановление Федерального арбитражного суда Поволжского округа от 20.06.2012 N А12-13422/2011).

Документ, подписанный факсимильной подписью, не является основанием для подтверждения расходов в целях уменьшения налогооблагаемой базы.

Печать

Печать на первичном документе не является обязательным реквизитом (ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

С 2015 г. отменено обязательное использование печати, если это прямо не предусмотрено Уставом. Изменения внесены в законы:

N 208−ФЗ от 26.12.1995 «Об акционерных обществах» (п. 7);
N 14−ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью» (п. 5).

Если на бланке первичного документа, утвержденного организацией, предусмотрена печать, то организация обязана ее проставить при заполнении.

Обязательные и рекомендованные формы

Для некоторых видов операций обязательны к применению формы документов, установленные уполномоченными органами на основании нормативных актов. Например:

Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ ФНС РФ предложила форму первичного документа — универсальный передаточный документ (УПД) PDF. Документ соединил в себе два:

товарную накладную (акт оказанных услуг);
счет-фактуру.

С одной стороны УПД содержит все признаки первичного документа и может быть документальным подтверждением понесенных расходов по приобретению товаров (работ, услуг), с другой стороны он является основанием для предъявления НДС к вычету. Форма носит рекомендательный характер.

УПД является документом, который может быть использован для подтверждения затрат, учитываемых при исчислении налога на прибыль организаций (Письмо ФНС РФ от 05.03.2014 N ГД-4−3/3987@).

В рамках одного договора можно использовать одновременно товарную накладную (для передачи одной партии товара) и УПД (для передачи другой партии товара) и это не будет являться препятствием для учета затрат в целях налогообложения (Письмо ФНС РФ от 27.05.2015 N ГД-4-3/8963).

Электронная форма документа

С 2013 года Закон N 402-ФЗ уравнял бумажную и электронную формы документа.

Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п. 5 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Какой подписью следует подписывать электронные первичные учетные документы?

Виды электронных подписей бухгалтерских документов должны быть установлены федеральными бухгалтерскими стандартами (пп. 4 п. 3 ст. 21 Федерального закона N 402-ФЗ). До принятия соответствующих федеральных стандартов бухгалтерский электронный документ можно подписать любой подписью, предусмотренной Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее- Закон N 63-ФЗ), считают в Минфине России (Письмо Минфина РФ от 12.09.2016 N 03-03-06/2/53176, Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904, Письмо ФНС РФ от 17.01.2014 N ПА-4-6/489).

Федеральным законом N 63-ФЗ предусмотрены следующие виды электронных подписей (ЭП):

простая ЭП;

или

усиленная ЭП:
усиленная неквалифицированная ЭП;
усиленная квалифицированная ЭП.

Подписание усиленной квалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, кроме случаев, когда документ должен составляться исключительно на бумажном носителе.

Подписание простой ЭП или усиленной неквалифицированной ЭП равнозначно документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью, если прямо предусмотрено законодательством или соглашением между участниками.

Электронный документооборот с применением простой и (или) усиленной неквалифицированной электронной подписи будет действителен между контрагентами при наличии юридически действительного соглашения. Соглашение должно содержать раздел о порядке проверки электронных подписей (Письмо ФНС РФ от 19.05.2016 N СД-4-3/8904).

Для подписи электронных счетов-фактур, а также отчетности в ИФНС необходимо использовать только усиленную квалифицированную подпись (п. 1 ст. 80 НК РФ, п. 6 ст. 169 НК РФ).

Необходимо ли распечатывать в конце года электронные документы

Документы, не подписанные ЭЦП

Работа с 1С позволяет не только вести учет, но и формировать бухгалтерские документы в электронном виде. Нужно ли их распечатывать в конце года?

Бухгалтеры часто думают, что если документ или регистр ведется в электронном виде, то его распечатывать не нужно, т. к. это предусмотрено бухгалтерским законодательством.

Документ или регистр принимает статус электронного документа, только если он подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) (п. 5 ст. 9, п. 6 ст. 10 Федерального закона N 402-ФЗ). К электронным документам нельзя отнести документы, созданные с помощью компьютера,которые ведутся в компьютерных программах, в том числе бухгалтерских, если они не подписываются ЭЦП.

Поэтому все регистры и документы, которые вы ведете в 1С, если они не подписываются ЭЦП, в конце года надо распечатать и подписать собственноручной подписью. Не забудьте распечатать следующие документы и регистры:

Документ	Когда распечатать	Нормативный акт, обязывающий ведение документа/регистра
Кассовая книга	По итогам года	пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У
Регистры бухгалтерского учета	В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года	ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008
Регистры налогового учета	В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года	ст. 313, 314 НК РФ
Книга покупок, книга продаж	До 25-го числа месяца, следующего за окончанием квартала	п. 24 Правил ведения книги покупок, п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Журнал учета счетов-фактур	До 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала	п. 13 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137
Карточки учета по страховым взносам, регистры по НДФЛ	В сроки, установленные учетной политикой или по итогам года	п. 1 ст. 230 НК РФ

Документы, подписанные ЭЦП

Окончание отчетного (налогового) периода не считается основанием для обязательной распечатки электронных документов, подписанных ЭЦП. Такие документы разрешается хранить в электронном виде и распечатывать исключительно по требованию или при необходимости (Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@, пп. 4.7 п. 4 Указаний Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).

Первичные документы, составляемые в электронном формате и подписанные ЭЦП, следует распечатывать (ч. 5, 6 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 2 ст. 93 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, Письмо Минфина РФ от 03.04.2015 N 03-02-07/1/18808):

если в силу договора вы обязаны представить контрагенту документы на бумаге;
по требованию госорганов и иных лиц, которым закон обязывает представлять бумажную первичку;
если применяемые форматы документа не позволяют технически передать документ в электронном виде (например, когда вы используете не унифицированные документы, а разработанные по своим форматам).

НК РФ также не содержит требований об обязательном изготовлении бумажных копий электронной отчетности (Приказ ФНС РФ от 04.03.2015 N ММВ-7-6/93@, Письмо ФНС РФ от 06.02.2014 N ГД-4-3/1984@).

Если вы ведете документооборот в электронном виде с использованием ЭЦП, необходимо позаботиться о том, чтобы эта информация не пропала, например, в случае повреждения электронного носителя.

Если Вы еще не являетесь подписчиком системы БухЭксперт8:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Источник

Новый ФСБУ 27/2021 скорректировал требования к документам и документообороту бухгалтерского учета для организаций и предпринимателей (за исключением организаций бюджетной сферы). В частности, определены правила оформления, исправления и хранения документов бухгалтерского учета. ФСБУ 27/2021 применяется с 01.01.2022, но компании вправе принять решение о досрочном применении указанного стандарта. Эксперты 1С рассказывают об основных положениях ФСБУ 27/2021. О поддержке ФСБУ 27/2021 в решениях 1С см. в «Мониторинге законодательства».

Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Документ вступил в силу с 19.06.2021. В обязательном порядке компании должны применять ФСБУ 27/2021 с 01.01.2022, но можно принять решение о применении стандарта до указанного срока.

В соответствии с ФСБУ 27/2021 под документами бухгалтерского учета понимаются:

первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета.

Под документооборотом понимается движение документов бухгалтерского учета в организации с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).

Правила оформления документов бухгалтерского учета

По ФСБУ 27/2021 документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и собственно ФСБУ 27/2021. Таким образом, ФСБУ 27/2021 уточняет и дополняет нормы Закона № 402-ФЗ.

ФСБУ 27/2021 определено следующее.

Документы бухгалтерского учета (первичные документы и регистры) должны быть составлены на русском языке. Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.

Исключение составляют случаи, когда законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют составления документов бухгалтерского учета на языке этой страны. Такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. Однако регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке (в котором отражены иностранные документы), должен содержать построчный перевод на русский язык.

Денежные величины в регистрах бухгалтерского учета должны указываться в рублях. Денежные величины по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записываются в регистрах одновременно в такой валюте и в рублях (за исключением случаев, когда иное установлено ФСБУ, принимаемыми в соответствии с Законом № 402-ФЗ).

Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, которые установлены Законом № 402-ФЗ. Одним из обязательных реквизитов является дата составления документа.

Стандарт уточняет, что датой составления документа в общем случае признается дата его подписания. Наряду с обязательными реквизитами организация вправе включать в первичный учетный документ дополнительные реквизиты.

ФСБУ 27/2021 вводит понятие оправдательного документа. Это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни, но не всегда отвечает критериям первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ.

Примерами оправдательных документов могут служить договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет и др.

В первичный учетный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, необходимо включить информацию, позволяющую идентифицировать указанный оправдательный документ.

ФСБУ 27/2021 разрешает использовать в качестве первичных учетных документов оправдательные документы, только если они содержат все обязательные реквизиты первичного документа.

Первичный учетный документ можно оформлять на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. По длящимся и повторяющимся фактам хозяйственной жизни (например, начисление амортизации, процентов, поставка товаров, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.) первичный документ можно оформлять с периодичностью раз в сутки, в неделю, месяц, квартал. Периодичность организация определяет самостоятельно.

Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации.

Организация может составлять документы на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Требований к электронной подписи Закон № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 не содержат. Поэтому виды электронной подписи документов бухгалтерского учета организация определяет самостоятельно соглашением с другими участниками (контрагентами) электронного взаимодействия. ФСБУ 27/2021 уточняет, что при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

Исправление документов бухгалтерского учета

Ошибки, допущенные при оформлении документов бухгалтерского учета, подлежат исправлению.

Исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста, или суммы и указания исправленного текста, или суммы над зачеркнутым. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра). Вместе с подписями соответствующих лиц должны быть указаны их должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.

Исправление первичного учетного документа и регистра, составленного в виде электронного документа, допускается путем составления нового (исправленного) электронного документа.

При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра).

Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. При этом средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.

Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, могут исправляться путем внесения исправительных записей по соответствующим счетам.

Если при исправлении ошибки необходимо исключить сумму (часть суммы) из регистра, то ошибка исправляется сторнировочной записью по соответствующим счетам. Если в регистре отражена сумма меньше, чем нужно, то сумма до правильной величины доводится дополнительной записью по соответствующим счетам.

Хранение документов бухгалтерского учета

Организация должна хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.

Стандартом установлено, что документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.

Перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Если законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории этой страны, то такое хранение должно быть обеспечено.

В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.

Источник

Термин «первичка» знаком, пожалуй, каждому бухгалтеру. Однако четко определить, какие именно документы относятся к первичным учетным документам, бывает сложно даже для специалистов со стажем. Путаницы добавляет еще и то, что для целей бухгалтерского и налогового учета может потребоваться разный набор документов. Так что же такое первичный документ бухучета? По какой форме его составить? Как внести в него исправления? Давайте разбираться.

Для чего нужны первичные документы

Общим термином «первичные документы» принято называть любые документы, которые подтверждают осуществленные налогоплательщиком сделки. В данном случае речь идет о сделках, связанных с хозяйственной деятельностью организации и имеющих определенный экономический эффект. Под первичными документами понимается как бухгалтерская «первичка», так и документы, необходимые для налоговых целей (то есть для подтверждения расходов, вычетов, льгот и т.п.).

Непосредственно для целей бухгалтерского учета используется более узкое понятие «первичный учетный документ». Именно такая формулировка содержится в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В данной норме сказано, что первичный учетный документ необходимо составлять на каждый факт хозяйственной жизни организации непосредственно при его совершении, а если это невозможно, то сразу после его окончания. Для указанных целей под фактом хозяйственной жизни понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение компании, финансовый результат ее деятельности и (или) движение денежных средств (п. 8 ст. 3 Закона о бухучете).

Далее в Законе о бухучете говорится, что первичный учетный документ может быть составлен как на бумажном носителе, так и в электронной форме (п. 5 ст. 9 Закона о бухучете). Здесь же приводятся обязательные реквизиты, которые должны быть в каждом таком документе (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете). Кроме этого, указывается, что первичный учетный документ является основанием для отображения содержащихся в нем данных в регистрах бухгалтерского учета (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете).

Важно

Первичный учетный документ может также подтверждать расходы для налоговых целей. В пункте 1 статьи 252 НК РФ (который применяется при УСН на основании п. 2 ст. 346.16 НК РФ) сказано, что каждый расход должен быть подтвержден документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Закон о бухучете является частью такого законодательства. А значит, первичный учетный документ, оформленный по правилам статьи 9 Закона о бухучете, может стать основанием для формирования налоговых регистров. При этом чиновники не возражают против того, чтобы бухгалтерская «первичка», подтверждающая расходы, была составлена в электронном виде (письма ФНС от 06.02.14 № ГД-4-3/1984@ и Минфина от 13.09.18 № 03-03-06/1/65618).

Обмениваться с контрагентами юридически значимой «первичкой» через интернет

Входящие бесплатно

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов. Чтобы это было проще сделать, в документе следует выделить три части: вводную, содержательную и заключительную. Каждую часть нужно проверить отдельно.

Так, во вводной части должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

Далее следует содержательная часть. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).

Наконец, в заключительной части нужно отразить данные ответственного лица. А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события. Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете нет.

Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы. Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.

Внимание!

В одной и той же организации допустимо использовать все вышеперечисленные варианты (например, можно прописать, что какие-то документы будут оформляться по «своим» формам, а остальные — по унифицированным). Главное, чтобы соблюдались два условия. Первое: формы «первички должны быть утверждены руководителем организации. И второе: в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина от 04.02.15 № 03-03-10/4547; см. «Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).

В некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится. Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина от 04.12.12 № ПЗ-10/2012). В частности, только по унифицированным формам можно создавать приходные и расходные кассовые ордера (КО-1 и КО-2), кассовую книгу (КО-4), книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5), а также расчетно-платежные и платежные ведомости (Т-49 и Т-53).

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Счет-фактура и договор: являются ли они «первичкой»?

Отдельно остановимся на документах, которые часто относят к первичным учетным документам, хотя на самом деле они таковыми не являются. Речь идет о счетах-фактурах и договорах.

Как известно, счет-фактура необходим для вычета НДС (п. 1 ст. 169 НК РФ). Соответственно, цель создания этого документа не соответствует цели составления бухгалтерской «первички». Счет-фактура не является основанием для отражения каких-либо данных в регистрах бухгалтерского учета. Также нужно учитывать, что счет-фактура составляется не во время совершения хозяйственной операции и даже не сразу после ее завершения, а в течение пяти календарных дней с даты отгрузки товаров (сдачи работ, услуг) либо с даты получения аванса (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Но в то же время реквизиты отгрузочного счета-фактуры во многом совпадают с реквизитами первичного документа на передачу покупателю (заказчику) товаров (работ, услуг). Поэтому ФНС разработала универсальный передаточный документ, в котором помимо сведений из счета-фактуры есть дополнительные реквизиты, характерные для первичного учетного документа (приложение № 2 к письму ФНС от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@). Руководствуясь правилами Закона о бухучете, универсальный передаточный документ следует составить во время совершения операции или сразу после ее завершения. Только в этом случае УПД, содержащий в себе показатели счета-фактуры, будет расцениваться как первичный учетный документ. Обычный счет-фактура к «первичке» не относится.

Провести автоматическую сверку счетов‑фактур с контрагентами

Попробовать бесплатно

Аналогичная ситуация и с договором — сам по себе он не является первичным документом для целей бухгалтерского учета. Ведь договор — это всего лишь перечень обязательств сторон. Факт заключения договора, как правило, не подтверждает совершение хозяйственной операции, а говорит лишь о намерениях сторон совершить такую операцию.

Другими словами, договор является документом бухгалтерского учета, который фиксирует возникновение, изменение и прекращение обязательств (п. 3 ст. 5 Закона о бухучете), но не фиксирует факт хозяйственной жизни и его содержание (п. 1 ст. 5 Закона о бухучете). В связи с этим, он не может быть признан первичным учетным документом. Поэтому одного договора, подписанного сторонами, недостаточно для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций.

В то же время договор может быть признан первичным учетным документом, если он составлен непосредственно при совершении хозяйственной операции, содержит все необходимые реквизиты «первички» и утвержден в качестве таковой руководителем организации. В частности, договор может считаться первичным учетным документом, если он составлен не в виде единого документа, подписанного сторонами, а в виде счета на оплату (инвойса), которым оформляется уже свершившийся факт хозяйственной жизни (продажа товара, выполнение работы, оказание услуги). Это вывод подтверждается в Рекомендациях по проведению годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2018 год, приведенных в приложении к письму Минфина от 21.01.19 № 07-04-09/2654.

Таким образом, счет на оплату (инвойс), направляемый покупателю после отгрузки товара, можно расценивать как первичный документ бухгалтерского учета, если в нем есть все реквизиты, предусмотренные Законом о бухучете, и форма счета (инвойса) утверждена руководителем организации в качестве «первички». Также см. «Минфин сообщил, обязательно ли составлять акт приема-передачи оказанных услуг».

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП

Как исправлять «первичку»

Как быть, если при составлении первичного учетного документа была допущена ошибка? Как правильно внести изменения в документ?

Прежде всего, бухгалтеру нужно помнить, что есть группа «первички», которую в принципе нельзя исправлять. Речь идет о кассовых и банковских документах (приходные и расходные ордера, платежные поручения и т.п.). Запрет на изменение этих документов установлен в пункте 4.7 Указания ЦБ РФ от 11.03.14 № 3210-У и в пункте 16 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. приказом Минфина от 29.07.98 № 34н). Если в такой «первичке» была допущена ошибка, то испорченный документ к исполнению не принимается. Взамен него необходимо составить новый первичный учетный документ.

Ошибка, допущенная в авансовом отчете, кассовой книге или любых других первичных бухгалтерских документах (за исключением тех, о которых было сказано выше), должна исправляться с сохранением документа (его реквизитов). Полностью заменить испорченный документ на новый в этих случаях уже нельзя (письмо Минфина от 23.10.17 № 03-03-10/69280; см. «Минфин: первичный документ, составленный с ошибкой, нельзя заменять новым документом»). Исправление ошибок возможно двумя способами.

Первый вариант прямо зафиксирован в законодательстве и предполагает внесение исправлений непосредственно в сам первичный документ. Неправильные данные зачеркиваются одной чертой и отдельно вписываются верные. Затем ставится дата, делается надпись «Исправлено» и проставляются подписи тех же лиц, что изначально подписали документ, с указанием их фамилий и инициалов (п. 7 ст. 9 Закона о бухучете, п. 16 Положения по ведению бухучета).

Внимание!

Если «первичка» была составлена в нескольких экземплярах (например, один экземпляр для организации, а другой — для ее контрагента), то исправления в вышеуказанном порядке нужно внести в каждый экземпляр. Без этого изменения не будут иметь законной силы (постановление Первого арбитражного апелляционного суда от 30.06.15 по делу № А43-27322/2014).

Второй способ предложен в письмах ФНС от 05.03.18 № СД-4-3/4226@ и от 23.03.18 № СД-4-3/5412@, Минфина от 22.01.16 № 07-01-09/2235. Чиновники рекомендуют не вносить изменения в первоначальный вариант документа, а составить исправленный первичный документ с тем же номером и датой, что и ошибочный документ. При этом обязательно нужно указать, что документ является исправленным, а также зафиксировать порядковый номер исправления и его дату. То есть в исправленном первичном документе должна присутствовать строка «Исправление № ___ от «__» ________20__ г.» (Это отличит его от нового документа, составленного взамен ошибочного, ведь, как было сказано выше, в описанной ситуации это недопустимо). Как отмечают чиновники, такой вариант корректировки документа оптимален для электронной «первички».

И в заключение отметим, что несущественные ошибки и опечатки, обнаруженные в первичных документах, можно вообще не исправлять. К таким ошибкам относятся те, которые не препятствуют идентификации сторон операции и ее основных условий: наименования товара, работ или услуг, стоимости, количества и т.д. (письмо Минфина от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@).

Источник

Типовая версия программы 1С:Документооборот предоставляет возможность использовать большое количество предопределенных реквизитов документов. Однако для полноценной работы со всеми документами только типовых реквизитов порой недостаточно. 1С:Документооборот позволяет настроить собственные реквизиты в зависимости от потребностей и специфики организации с помощью механизма дополнительных реквизитов. Расскажем в статье о том, как это сделать в пользовательском режиме без изменения конфигурации.

Создание и настройка дополнительных реквизитов

В ходе заполнения документа «Заявление на командировку», помимо основной информации о сроках, месте и цели командирования, автору необходимо указать, планируются ли расходы на проживание, и если планируются, то добавить место проживания и примерную сумму затрат, иначе эти поля должны быть скрыты.

Для реализации этой задачи в карточке документа «Заявление на командировку» необходимы следующие дополнительные реквизиты: «Дата начала командировки», «Дата окончания командировки», «Место», «Цель», «Проживание», «Гостиница/отель» и «Сумма».

Рассмотрим настройку подробнее на примере создания дополнительных реквизитов «Проживание» и «Гостиница/отель».

Добавить дополнительный реквизит в документ можно как в настройке вида документа (в нашем случае это «Заявление на командировку»), перейдя по гиперссылке «Набор дополнительных свойств документа данного вида», так и непосредственно в разделе Настройка и администрирование – Дополнительные реквизиты.

При создании нового дополнительного реквизита указывается его наименование, тип значения, условия видимости и доступности, обязательность заполнения, всплывающая подсказка, комментарий, а также имеется возможность задать имя для разработчика, которое может использоваться при программном обращении к реквизиту.

Наличие дополнительного реквизита «Гостиница/отель» зависит от значения реквизита «Проживание», укажем это. Для этого воспользуемся настройками видимости – добавим условие, при выполнении которого реквизит появится в карточке документа. Аналогичная настройка производится для дополнительного реквизита «Сумма».

В результате при создании документа автор увидит только поле «Проживание». Установив галочку, ему станут доступны для заполнения поля «Гостиница/отель» и «Сумма». Задача выполнена.

Размещение, использование в других наборах и удаление дополнительных реквизитов

Все дополнительные реквизиты в карточке документа размещаются на вкладке Свойства. При необходимости их можно переместить на другую вкладку, перенастроив расположение элементов по команде Ещё – Изменить форму.

После записи документа значения дополнительных реквизитов будут отображаться на вкладке Обзор.

Также ранее созданные дополнительные реквизиты можно использовать в других видах документах. Для этого нужно воспользоваться способом добавления «Из другого набора» и выбрать, откуда будет добавляться реквизит. При этом представляется 2 варианта добавления: как есть (появится возможность отбирать по реквизиту данные разных типов в списках и отчетах) и как полную копию.

Поэтому в дальнейшем для документа «Приказ о направлении в командировку» аналогичные реквизиты создавать с нуля не придётся, поскольку их можно будет добавить из существующего набора реквизитов документа «Заявление на командировку».

После удаления дополнительного реквизита в новых документах он уже не будет использоваться, а в созданных ранее примет особый вид: серый перечеркнутый шрифт. Для удаления реквизита из созданных документов его значение очищается, а документ перезаписывается.

Применение дополнительных реквизитов

Дополнительные реквизиты, как и типовые, можно использовать:

— в условиях маршрутизации;

— в настройках автоматического заполнения шаблонов файла;

— при построении отчетов;

— при написании дополнительных обработчиков бизнес-событий;

— при изменении формы списка документов: вывести колонку со значениями дополнительных реквизитов, применить в отборе, сортировке, группировке и условном оформлении записей.

Так, ранее созданные дополнительные реквизиты документа «Заявление на командировку» можно будет использовать в дальнейших настройках. К примеру, в условии маршрутизации для формирования задачи менеджеру «Забронировать гостиницу/отель», если автор указал, что нуждается в месте проживания, а также при автозаполнении шаблона файла значениями реквизитов «Гостиница/отель» и «Сумма».

Заключение

Таким образом, с помощью дополнительных реквизитов можно организовать работу с неформализованными документами и ведение их учета в специфических разрезах.

Поскольку дополнительные реквизиты – это функционал всех конфигураций 1С, пользователю другой конфигурации работа с дополнительными реквизитами в 1С:Документообороте будет знакома.

Специалисты компании «1С:БИЗНЕС РЕШЕНИЯ» помогут Вам освоить все возможности 1С:Документооборота, проведут бесплатную демонстрацию программы и ответят на вопросы!

Узнать подробнее о возможностях программы и заказать бесплатную демонстрацию можно по ссылке http://edo.1c-br.ru/ или по телефону +7(3532)43-05-17.

Источник