Могу ли я массово перенести на другого менеджера контакты компании сделки задачи в amocrm

Вы можете импортировать базу сразу же в «Сделки» и в «Контакты». Для этого вам необходимо перейти в раздел «Сделки» в
виде списка (иконка «три точки» = Еще) – «Импорт». Выбрать файл для загрузки
и далее сопоставить его по полям согласно каждой сущности. То есть, если, вы импортируете «Контакты» и «Сделки» из
одного файла, то каждое поле должно быть сопоставлено с полем в определенной
сущности. Если такого поля нет в системе, то сразу же при импорте вы можете его создать.

Важно отметить, что для каждой сущности обязательно сопоставить одно из полей с полем «Название» или «Имя»
(Имя/Фамилия/Полное имя), которое будет являться названием сущности. Также вы можете
скачать пример файла для импорта со столбцами из системы. Для этого нажмите на «Сделки» («три точки» = Еще) –
«Импорт» – «Скачать пример».

Также более подробно об импорте вы можете прочитать в статье Импорт.

Источник

Перейдя в «Задачи» стоит выбрать отображение «Список», режим «To-do list».

В этом разделе можно массово удалить, закрыть, сменить ответственных и изменить дату выполнения уже существующих задач в amocrm. Чтобы сделать эти действия, нужно слева от задачи в таблице кликнуть на квадратик (поставить «галочку»). Если нужно выбрать все, то «галочку ставим» в самом верху.

После чего в появившемся меню выбираем нужное действие (закрыть задачи, удалить, сменить ответственного или изменить дату выполнения).

Если остались вопросы по amoCRM — звоните или пишите, а также можете приехать к нам в офис в Москве, Россия.

Источник

Когда работа организации переходит из Excel в AmoCRM, требуется перенести большой объем информации о контрагентах на свой аккаунт. В CRM-систему импортируются контакты, сделки и компании одним файлом или по отдельности.

Подготовка файла к импорту

Сначала нужно отформатировать файл для корректного переноса информации без ошибок и дублей. Документ не должен весить более 2 мегабайт или содержать свыше 10 000 строк, в случае превышения ограничений можно разделить файл и загрузить в два этапа. Система может переносить документы в формате: xls, .xlsx, .csv и .ods.

Форматирование таблицы для импорта в AmoCRM:

При подготовке документа нужно удалить все пустые строки.
Имя и фамилия клиента могут быть указаны в одном или разных столбцах.
Для переноса бюджета используются только целые числа без запятых, копеек или точек.
Название статуса заказа должно полностью совпадать с названием в профиле CRM. Если название не соответствует, то сделка по умолчанию получит статус воронки — «Первичный».
Можно указать дату создания заказа, компании и контрагента и назначить для каждой ячейки соответствующий формат. При заполнении ячеек дата должна быть написана в виде «01.12.1900». Если дата создания отсутствует, то CRM автоматически проставит дату импорта.

В CRM также можно загружать уже закрытые заказы. Для этого нужно создать столбец с названием «Статус сделки» и в нем указать «Успешно реализовано» или «Закрыто и не реализовано». Если статус будет указан неправильно, сделка загружается незакрытой с первичным статусом воронки продаж.

Процесс импорта данных в AmoCRM

Для начала заходим в раздел меню AmoCRM «Сделки» и возле кнопки «Настроить» нажимаем на три точки. В выпадающем списке выбираем нужный пункт и в появившейся вкладке указываем нужный файл.

После загрузки документа устанавливается разделитель, который можно поменять вручную на «Запятая», «Точка с запятой», «Табуляция». При некорректном выборе разделителя все столбцы могут объединиться в один. Для разрешения или запрета переноса первой строки с названием полей нужно поставить флажок в соответствующем поле. При импорте данных в CRM из одного источника требуется сопоставить все поля между ними.

Если какого-то поля еще нет в системе, его можно создать в процессе загрузки. Поле «Название сделки» требует обязательного сопоставления. Перед выполнением переноса рекомендуется предварительно занести в CRM менеджеров отдела продаж для корректного сопоставления ответственных за клиента.

При необходимости выделить определенный заказ из общего количества можно при помощи тега, который также задается в карточке клиента. Во время загрузки по-умолчанию назначается тег «импорт_дата_время». Системный тег позволяет быстро находить загруженные данные. Для поиска необходимой информации нужно перейти в раздел, в который были загружены файлы и отфильтровать информацию по тегу с датой импорта.

Для комфортной работы с периодическими заказами выполняется комплексный перенос покупателей, контактов и организаций. Во вкладке «Покупатели» есть импорт информации о запланированной покупке каждого контакта и сумме продаж. При отсутствии сделок можно перенести контакты и связанные с ними организации в раздел «Списки». Параметры сопоставления полей можно сохранить в качестве шаблона для последующего импорта.

Импорт в AmoCRM предусматривает поиск дублей, который активируется в меню при нажатии на значок скрытого меню в разделе «Сделки». Выполнить поиск дублей может только сотрудник с правами администратора системы.

При выявлении дублей контактов или организаций их можно объединить в разделе «Списки», отметив галочкой повторные пункты.

Устранение дублей при импорте

CRM-система определяет дубли как внутри загрузочного файла, так и в данных аккаунта. При наличии дублей клиентов или компаний карточки объединяются в одну. Однако, в случае даже одного отличия в столбце CRM создаст дубль. Дубли могут возникнуть при следующих обстоятельствах:

Нахождение сразу в нескольких строках одинаковых клиентов и компаний, но разных сделок, приводит к дублированию последних.
В документе одинаковые контакты, но информация по организации и заказу разная — во время переноса появятся дубли всех сущностей. Задваивание информации связано с тем, что две разные компании не могут привязаться к одному клиенту.
В случае разных контактов, но одной организации будут созданы два клиента, соединенные с одной компанией.
Для разных клиентов и компаний с одинаковой сделкой вся информация будет дублирована.
При разных контактах, но одинаковых организациях и сделках будут загружены два контакта с одной компанией и одним заказом.
Заказ и контакты одинаковые, но разные компании — вся информация продублируется.
При одинаковом значении данных в двух строчках, вторая строчка автоматически удалится без создания дубля.

Если файл был случайно импортирован в AmoCRM дважды, его можно найти по дате и времени загрузки при помощи фильтрации тегов.

AmoCRM предусматривает одновременный перенос нескольких сущностей в разделы «Сделки», «Покупатели», «Справочники», «Контакты», «Компании». Например, можно сразу перенести сделку и связанные с ней контакты, что позволяет автоматизировать процесс импорта и снизить трудоемкость загрузки данных.

Компания Первый Бит поможет перенести все данные в CRM и настроит систему под нужды вашего бизнеса. Получите консультацию специалиста по номеру телефона в шапке или оставьте заявку — мы ответим на все вопросы и спроектируем алгоритм внедрения CRM и импорта данных без ошибок.

Источник

При заполнении карточек amoCRM «Контакты» и «Компания» рекомендуем придерживаться общекорпоративного шаблона. Для этого нужно проводить обучение новых сотрудников и вести внутренний документ. В нем указывать особенности заполнения тех или иных полей.

Еще одно «золотое правило»: настройку полей для сущностей «Компания» и «Контакты» делайте в этих же сущностях, а не в сущности «Сделка». Также для более гибкой настройки и удобного вида существует бесплатный виджет «Группировка полей». С его помощью создаются подгруппы, которые можно сворачивать.

Для избежания типичных ошибок при заполнении телефонов и e-mail воспользуйтесь нашим бесплатным виджетом «Маска номера и поиск дублей». Он подставляет код страны, чтобы избежать ошибок ручного ввода, когда одни сотрудники пишут код с плюсом, а другие без него. Подробнее об этом виджете amoCRM читайте здесь.

Еще одна проблема, когда для карточки «Контакт» задаются обязательные поля — телефон и e-mail, но клиент коммуницирует с компанией через мессенджер. В таких случаях менеджер заполняет их произвольным образом, что впоследствии приводит к засорению базы и пустым отправкам писем и sms.

Здесь два выхода:

управленческий и технический. В первом нужно разработать правильный регламент, во втором можно воспользоваться дополнительным виджетом или сервисом. Например отлично с этой задачей справляется bpm-платформа Sensei. Одна из множества ее возможностей — это унификация и автоматизация заполнения карточек.

Источник

{«id»:13880,»url»:»/distributions/13880/click?bit=1&hash=b1b97613419270bc9ecf569d8c6d816ee812ccc788e4232f0412e41e0e2d9f80″,»title»:»u0423 u00abu042fu043du0434u0435u043au0441u0430u00bb u043fu043eu044fu0432u0438u043bu0441u044f u043du043eu0432u044bu0439 u0440u0435u043au043bu0430u043cu043du044bu0439 u0438u043du0441u0442u0440u0443u043cu0435u043du0442″,»buttonText»:»u041au0430u043au043eu0439?»,»imageUuid»:»333334d9-c12d-5ac1-a13b-c01eab6b9733″,»isPaidAndBannersEnabled»:false}

Рассказываем простым языком — как дубли появляются в CRM-системе и незаметно «ломают» бизнес-процессы компании. Какими доступными инструментами можно самостоятельно решить проблему, а в каких случаях — нужна кастомная интеграция.

Определяем причины и последствия появления дублей в CRM-системе — подбираем решение

В аккаунте amoCRM компании работает сразу несколько отделов продаж: первичные и повторные продажи, отдел по работе с отказами — процесс «реанимации» клиентской базы. Всего — 26 менеджеров по продажам и полный хаос в процессах из-за дублей.

Вот какие шаги мы проделали, чтобы найти и решить проблему с дублями:

Шаг 1 — проводим аудит бизнес-процессов в CRM-системе и выявляем проблемы, которые появились из-за дублей:

Неэффективное использование рабочего времени менеджера — пустая трата времени на коммуникации с клиентом, который в работе у другого отдела. Бонусом получаем напряженную обстановку в команде и регулярные конфликты среди сотрудников.
Потеря лояльности со стороны клиентов — частые звонки от разных менеджеров с предложением одной и той же услуги компании провоцируют у клиентов негативные реакции. Клиенты злятся и неохотно отвечают на звонки.
Высокий% пропущенных звонков — входящие звонки между отделами распределяются некорректно. Пропущенный звонок создается в тех отделах, с которыми клиент не собирался работать — нет точной аналитики по звонкам.
Большое количество дублей рушит логику работы процессов — если в аккаунте настроены автоматические процессы создания сделок после закрытия в «Успех» или «Отказ», то эти процессы будут давать сбои. Простыми словами — дубли создают хаос и будут полностью «ломать» процессы коммуникаций с клиентской базой.
Превышение лимитов по контактам и триггерам в аккаунте amoCRM — в зависимости от тарифного плана, существуют ограничения: по количеству контактов, открытых сделок и триггеров на 1 учетную запись пользователя. Аудит показал, что для избежания блока — компании необходимо было заплатить за 15 лицензий amoCRM и это только для поддержания работоспособности системы — это около 150 тысяч рублей в год.

Шаг 2 — находим причины и подбираем решение для купирования новых дублей:

Ручное создание сделок — менеджеры самостоятельно создавали контакты клиентов, которые пришли по рекомендации. В компании действует реферальная программа. Мы подключили виджет «Контроль дублей» от Интроверта — теперь система блокирует возможность создания дубля руками у всех пользователей. Для подключения виджета на тест — просто напишите нам.
Проверка подключенных интеграций — источники создания контактов, компаний и сделок: сайт, Ip-телефония, социальные сети, чаты и Roistat. В аккаунте клиента проблема была выявлена именно в интеграции с Roistat — некорректные настройки. Необходимо внести корректировки в настройки интеграции или даже переподключить их заново.
Массовый импорт контактов в amoCRM — дубли часто создаются, когда вы импортируете массив контактов в CRM-систему. С такой проблемой справится виджет «Умный импорт» — при загрузке данных в систему, он проверяет каждый контакта на дубль.

Шаг 3 — подбираем решение для объединения уже созданных в CRM-системе дублей:

По итогам ручных проверок выявили: в аккаунте клиента более 318 000 контактов и примерно 10% из них — дубли. По предварительной оценке — объединение дублей вручную заняло бы больше 1 месяца и остановило работу над всеми остальными процессами в amoCRM. Это неэффективно и дорого.
Приняли решение — нужна кастомная интеграция для объединения дублей в системе. Аналитик подготовил техническое задание, а разработчик написал скрипт проверки и объединения контактов. Благодаря тому, что компания на сопровождении достаточно долго удалось выстроить процессы работы каждого отдела в amoCRM — системы была готова к кастомной интеграции.
Запустили скрипт — проверка заняла более 30 часов. Скрипт делает проверку контактов по следующей логике:

✅ проверяет контакты по очереди,

✅ обрабатывает значение из поля «Телефон»,

✅ берет для работы 10 цифр справа (в поиск попадают те контакты, у которых длина оставшегося значения 10 цифр),

✅ ищет другие контакты с тем же номером, при полном совпадении — запоминает id контактов,

✅ сравнивает значения поля “Email” текущего контакта и сверяет, если ли в поле @,

✅ очищает данные из поля до латинских букв и символа @,

✅ ищет другие контакты с тем же Email, при 100% совпадении — добавляет id контактов к найденным ранее.

Далее отработает процесс назначения ответственного за контакт. На этом этапе важно учесть все возможные сценарии работы с контактами. Все входящие звонки распределяются на ответственного за контакт и ошибки в назначении приведут к сбоям процессов в компании. После проверки скриптом и до процесса объединения — все контакты вносятся в базу данных.

Пример одного сценария — проверяется сделка в активных статусах amoCRM, приоритет отдается карточке контакта с активной сделкой. Если нет никаких сделок, то приоритет отдается последнему измененному контакту и его ответственному.

В базе данные сохранялись группами:

А — номер группы для объединения, по очереди
В — id контакта, который остается
С — id контакта, которые при объединении удалятся
D — ответственный за объединенный контакт
F — сделки

Завершающий этап — аналитик вручную проверяет большие группы и группы, которые вызывают подозрения. После повторной проверки всех групп, в которых могли случится некорректные слияния контактов — повторно запустил скрипт на объединение.

Пример — скрипт посчитал дублями 10 контактов с одинаковой почтой. При ручной проверке аналитиком оказалось — это не дубли, а 10 учителей из одной школы, с одинаковой корпоративной почтой.

Первичная оценка показала, что в системе 10% — это дубли. После проверки скриптом и аналитиком — нашли и объединили 73 тысячи дублей из 318 тысяч контактов всей базы.

Результаты

⭐ Повысилась эффективность работы менеджеров — они не тратят время на работу с дублями и больше времени уделяют целевым клиентам.

⭐ Компания больше не заставляет клиентов нервничать из-за постоянных звонков менеджеров с предложением одной и той же услуги — повысили клиентский сервис.

⭐ Сократили количество пропущенных звонков, а благодаря отсутствию дублей в системе — руководители видят правильную аналитику и могут принимать решения по работе отделов продаж опираясь на цифры.

⭐ Дубли больше не нарушают бизнес-процессы в компании — триггеры и автоматические действия работают корректно.

⭐ Благодаря объединению дублей мы не превысили лимиты в аккаунте клиента. Избежали блокировки — сохранили клиенту 150 тысяч рублей в год, отказавшись от лишних учетных записей.

Надежда Якименко

Project manager в команде Интроверт

Этот кейс наглядно показывает — необходимо регулярно оценивать состояние CRM-системы и анализировать работу процессов.

Источник

От них нужно избавляться, для чего созданы специальные модули.

Почему могут появляться дубли в AmoCRM

Проблема состоит в том, что дубли часто имеет ошибки, например, клиент неправильно указал номер телефона или заказал не тот товар, поэтому он хочет исправиться и отправляет еще одну заявку. Основная причина появления дублей – это ошибка клиента. И с этой проблемой нужно бороться, так как каждая новая заявка требует времени на обработку. Эта задача решаема при помощи нескольких полезных виджетов.

Перед тем, как выполнить объединение продублированных сделок от одного пользователя на один вид товара, необходимо их сначала найти. Это важно, так как автоматически в системе может возникнуть ошибка. Выполнить это можно вручную, как самый надежный и проверенный способ.

Чтобы найти дубликаты сделок, нужно выполнить следующие шаги:

Запустите систему amoCRM и зайдите в раздел «Сделки».
Перейдите в дополнительное меню по кнопке с тремя точками.
Откройте раздел «Поиск дублей».
Откроется список всех сделок, в котором нужно галочками обозначить дубликаты.
Нажмите кнопку «Объединить».

Система автоматически находит предположительные дубли и предлагает пользователю их объединять, но он может разорвать между с ними связь, тем самым подтвердив, что они не являются дубликатами. Это разные сделки, которые требуют раздельной обработки. Особенность системы состоит в том, что она обучается, и в следующий раз в аналогичной ситуации уже не будет предлагать объединять предположительные дубли. Также система не будет проверять на дубли сделки с незаполненной или частично заполненной формой.

Виджеты для поиска и объединения сделок

Чтобы система умела находить дубли, объединять их или не реагировать на них, следует пользоваться виджетом. Это специальный модуль, созданный для автоматического поиска дублей в системе. На amoCRM можно установить разные виджеты. Рассмотрим несколько из них более подробно.

GetDouble

Удобный виджет для автоматического нахождения дублей сделок в amoCRM. Он контролирует процессы и запрещает невозможные, повышая эффективность работы компании. Он умеет:

блокировать создание вручную сделок дубликатов;
искать дубли и объединять их;
выполнять поиск по определенным признакам сходства;
предоставлять права менеджера для создания новых дулей;
показывать сообщения об операциях.

Поиск дублей

Есть также встроенный виджет в amoCRM для поиска дублей. Он умеет искать дубли в контактах, каталоге компаний и в перечне всех сделок. С его помощью пользователь может выполнять объединение сделок как вручную, так и автоматически по определенным признакам, но важно не упустить две разные заявки от одного клиента.

Виджет от «Деломатика»

Если вы не можете разобраться с дублями сделок, которые вам постоянно мешают, то обратитесь к нашим услугам. Мы установим на вашу amoCRM виджет, настроим его. При необходимости выполним поиск и фильтрацию вручную. Звоните, чтобы узнать особенности нашей работы.

Источник

Появится окно, в котором вы можете добавить в список необходимые поля для изменения их значений. При этом доступны следующие режимы:

Ввести свое значение — вы можете задать свое значение в ручную, например текст или выбрать из списка в зависимости от типа поля.
Очистить поле — очищает значения полей. Текстовые поля становятся пустыми, флажки убираются, списки и мультисписки очищаются.
Копировать из другого поля — значения из одних полей вставляются в другое. Копирование возможно только между полями с одинаковым типом и в рамках одной сущности, например, сделки.

После того как все поля настроены нажмите кнопку «Изменить поля«, через некоторое время скрипт закончит обработку и можно смотреть результат.

Обратите внимание, что данное действие нельзя отменить, будьте внимательны при работе с большим количеством сущностей.

Источник