Моделирование бизнес процессов это представление

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов: цели, методы и результаты

Моделирование бизнес-процессов предприятия — важнейший инструмент грамотного и результативного управления.

Компании не работают с максимальной эффективностью сами по себе: процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда и полностью реорганизовать. И моделирование — первый шаг к такому управлению. Разложив
деятельность на компоненты, каждый из которых включает определенную цепь операций, легче увидеть узкие места и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов. В краткосрочной перспективе это позволит выстроить более эффективные
бизнес-процессы, а в долгосрочной — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями.

Моделирование бизнес-процессов: основные понятия

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из методов повышения эффективности и прозрачности работы организации. В его основе лежит процессный подход к управлению: процессы описываются через присущие им
элементы — действия, данные, события, материалы. Полученное описание позволяет глубоко разобраться в бизнес-процессах, увидеть потенциал их улучшения и эффективно организовать взаимодействие всех участников. 

Модель — это графическое или текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С ее помощью отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность организации, и как должно быть
— ее будущее состояние после внесения изменений или улучшений.

Системное моделирование бизнес-процессов может быть выражено в виде блок-схем, диаграмм, таблиц, сценариев и т.д. Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, называются методами моделирования.

Зачем моделировать бизнес-процессы

К чему приводит отсутствие формализованных бизнес-процессов?

• Нет распределения полномочий и зон ответственности — возникающие проблемы некому решать.

• Нет точной и актуальной информации — руководство не может быстро получить данные о текущей деятельности и ее результатах, которые необходимы для управления бизнесом.

• Нормативные документы неактуальны и противоречивы, работа и взаимодействие сотрудников и подразделений не регламентированы — их функции могут дублироваться, тратится много времени на выяснение рабочих моментов. 

• Эффективность работы подразделений неравномерна — есть лидеры и аутсайдеры, возможно взаимное недовольство между производством и вспомогательными службами. 

• Избыточная цепочка согласований, долгий цикл принятия и исполнения решений — растут непроизводственные затраты, падает исполнительская дисциплина, контроль исполнения решений неэффективен.

• Плохо работает документооборот — нужные документы сложно найти, нередки потери.

• Возникает избыток товарных запасов из-за недостаточного планирования.

• Нарушаются сроки и бюджеты выполнения работ и заказов из-за отсутствия адекватной оценки и контроля.

• Не ведется контроль удовлетворенности клиентов — пробелы в этом направлении не выявляются и не устраняются. 

• Деятельность предприятия не прозрачна для инвесторов — снижается доверие.

В конечном итоге внутреннее развитие компании не успевает за ростом бизнеса и рыночными изменениями, возникают «болезни роста», процессы становятся все более хаотичными. Если же показатели деятельности перестают устраивать
руководителей, нет возможности выявить проблемные точки и наиболее перспективные направления улучшений.

Наличие моделированных процессов позволяет изменить ситуацию, решив несколько задач:

• нормирование бизнес-процессов. В большой организации разные команды могут выполнять один и тот же процесс по-разному. Создание оптимального дизайна задает единые правила и гарантирует, что каждый знает, как достичь лучшего
  результата;

• гибкость процессов. Анализ бизнес-процессов способствует формированию культуры инноваций и изменений. Возможность настраивать бизнес-операции позволяет компании развиваться в условиях технологических изменений;

• прозрачность. Все в организации будут знать, как выполняются процессы, это делает работу контролируемой;

• повышение эффективности. Основная функция моделирования бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли.

Виды и принципы моделирования бизнес-процессов

Попытка учесть одновременно все возможные стороны процесса приведет к чрезмерному усложнению модели. Поэтому моделирование может иметь разную направленность в зависимости от поставленных целей. Основываясь на определенных
характеристиках, которые выбраны как предмет анализа, применяется один из видов моделирования.

Функциональное моделирование бизнес-процессов описывает их в виде функций, которые четко структурированы и взаимосвязаны между собой.

Объектное моделирование: бизнес-процессы отображаются как набор объектов, взаимодействующих между собой. Такими объектами могут быть работники, средства производства, элементы информации и т.д.  

Имитационное моделирование — в этом случае процессы представляют через примеры их поведения в разных условиях, анализируя свойства в динамике.

Такое разделение упрощает работу, позволяя сфокусироваться на определенных свойствах процесса. При этом разные модели могут быть применены для одного и того же процесса.

Чтобы получить адекватные модели, необходимо придерживаться основных принципов моделирования бизнес-процессов:

• Ориентация на эталонные и референтные модели как базу для описания бизнес-процессов.

• Моделирование «сверху вниз» — в каждой предметной области первыми создаются модели верхнего уровня: для основных процессов, процессов управления, развития, обеспечивающих процессов.

• Разумная достаточность — уровень детализации, количество моделей и описанных в них типов объектов и связей необходимо соотносить с поставленной задачей.

• Сфокусированность — необходимо включить в описание процесса его ключевые параметры, отвлекаясь от несущественных деталей.

• Соизмеримость процессов по сложности (составу) и по значимости.

• Целостность описания процесса: задание его названия, последовательности функций, участников процесса, используемых ресурсов.

• Множественность — модель должна отображать свойства объекта, которые влияют на желаемые показатели. При этом для полного представления объекта нужно несколько моделей, которые отображают процесс с разных сторон.

Кроме того, одним из главных принципов можно назвать учет целей проекта — создавая модели, необходимо учитывать, как они будут применяться.

Стадии моделирования бизнес-процессов

Работа над проектом включает несколько этапов моделирования бизнес-процессов организации, которые выполняются последовательно.

1. Создание модели «как есть» — выявление границ и основных компонентов процесса, сбор информации о том, как он работает. Такая исходная модель становится отправной точкой будущих улучшений. 

2. Анализ данных — поиск ошибок, ограничений, дублирующихся операций, взаимосвязей. Это позволяет уточнить модель «как есть» и наметить потребности в изменениях.

3. Построение модели «как должно быть» — формулирование состояния процесса, к которому необходимо стремиться. Эта модель отображает будущий процесс после проведения улучшений.

4. Тестирование построенной модели — внедрение ее в деятельность компании, оценка результатов, внесение изменений.

5. Улучшение построенной модели — в процессе использования модель необходимо продолжать анализировать и совершенствовать.

Последний этап по сути не оканчивается — созданная модель будет постоянно дорабатываться с учетом внутренних и внешних изменений. 

Методология и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Существующие методы моделирования бизнес-процессов позволяют сконцентрироваться на определенных аспектах, определить свойства и связи компонентов и представить их как графическими, так и текстовыми средствами.

Количество методов достаточно велико. В числе основных можно назвать следующие.

• IDEF — класс методов (IDEF0, IDEF1 и т.д.), основанных на методологии SADT. Модель позволяет описывать в виде графических схем разные стороны процессов. Так, IDEF0 создает модель функций процесса, а IDEF3 —
  поведенческую модель.

• VAD — нотация дает общий взгляд на бизнес-процессы, которые непосредственно участвуют в создании ценности, т.е. продукта или услуги.

• EPC — нотация позволяет создать диаграмму процессов нижнего уровня, в которой для всех событий и функций определены участники, материальные и информационные потоки, стартовые и финишные точки. 

• BPMN — нотация, которая моделирует шаги запланированного бизнес-процесса от начала до завершения. Наглядная блок-схема отображает полную последовательность операций и информационных потоков.

• Data Flow Diagram отображает передачу информации (не материалов) между операциями в рамках процесса. С помощью DFD можно разбить процесс на более мелкие подпроцессы, поэтому его применяют для структурного анализа. 

• Role Activity Diagram используют для моделирования процесса как совокупности ролей, имеющих определенные функции, и их взаимодействия.

• Flow Chart Diagram строится с помощью набора символов, которые обозначают элементы процесса: процедуры, инструменты, данные и т.д. Метод отличается гибкостью, позволяя представить процесс как логическую последовательность
  действий множеством способов.

• Сети Петри позволяют отобразить динамическое изменение процессов. Модель представляет собой граф, вершины которого — это действия процесса, а дуги — события, определяющие изменение состояния процесса.

Существует ряд программных продуктов, которые могут быть использованы в качестве инструментов моделирования бизнес-процессов с применением описанных методов: ARIS, Business Studio, MS Visio, Bizagi Process Modeler и др.

Моделирование бизнес-процессов: проект из практики

Результаты бизнес-моделирования

В процессе моделирования необходимо рассматривать компанию как систему взаимосвязанных и взаимодействующих процессов. Для этого важно уметь анализировать схемы и работать по ним. Главная цель — не нарисовать схему, а правильно ее
выстроить, создав условия для взаимодействия между структурами и подготовив фундамент для дальнейшего анализа. 

Поверхностный и несистемный подход к моделированию бизнес-процессов зачастую приводит к тому, что моделирование не приносит ожидаемых результатов, а сами изменения непонятны ни руководству, ни сотрудникам. В конечном итоге попытка
внедрения оканчивается неудачей и систему моделирования бизнес-процессов забрасывают. Чтобы избежать такого исхода проекта, имеет смысл обратиться к помощи профессиональных консультантов.

Моделирование способно принести компании видимые преимущества:

• за счет создания единой картины процессов повышается управляемость и контролируемость на всех уровнях;

• уменьшаются сроки выполнения операций, снижаются расходы без потери качества;

• формируется четкое понимание потребности в персонале, процесс найма становится более простым и эффективным;

• благодаря системному подходу предприятие получает и использует возможности для роста, в том числе за счет эффективной работы филиалов;

• улучшаются финансовые показатели.

Моделирование и анализ бизнес-процессов предприятия — действенный инструмент для оптимизации деятельности, повышения прибыли и успешного развития. Но все эти цели будут достигнуты при условии грамотного описания и
последовательного внедрения. 

Иллюстрация: Andrea Piacquadio / Pexels / Colowgee для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

---

Фото: личный архив Александра Завьялова

Ни один процесс нельзя улучшить, предварительно не описав его. Это касается не только бизнес-процессов больших компаний, но и алгоритмов работы ИП или самозанятых. Прежде чем оптимизировать бизнес-процессы, важно зафиксировать, как они работают, — то есть смоделировать.

О базовых терминах и идеях в области бизнес-процессов мы рассказали в большом гайде. В этой статье разберём подробнее:

• что такое моделирование бизнес-процессов и нотации для моделирования;
• какие есть подходы к моделированию и кто этим обычно занимается;
• как изображают бизнес-процессы;
• как самостоятельно описать бизнес-процессы.

---

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание этих операций и документирование требований к ним.

Ответственные за моделирование разбираются в процессах компании и описывают, кто, что и как делает. Изучают каждую операцию и разбивают её на этапы. Сначала описывают всё это текстом, затем превращают описание в схему.

В профессиональном моделировании бизнес-процессов часто используют нотации. Нотация — это набор правил для графического описания бизнес-моделей. Нотации описывают:

• какие иконки использовать в моделировании и как их читать;
• как отображать последовательность действий в процессе и отношения внутри него;
• какие элементы обязательно нужно включить.

Нотации нужны для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме. Даже если пользователь видит её впервые, он должен разобраться.

Специалисты придумали много вариантов нотаций. Их делят на две основные категории:

• Структурные. Они показывают элементы процесса и взаимосвязи между ними. Это нотации стандарта IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5.
• Динамические. Они показывают логику выполнения процессов, последовательность и варианты их использования. Это нотации DFD, EPC, BPMN.

Ниже, когда мы будем говорить о подходах к моделированию, расскажем о двух вариантах нотаций — IDEF0 и BPMN.

С получившейся моделью бизнес-процесса работают дальше. Двигают элементы так, чтобы корректировать продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса — подробнее о ней говорили в статье. Но прежде чем оптимизировать и улучшать, важно провести качественное моделирование.

В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. В следующих разделах разберём их подробнее.

Иногда можно встретить и другие подходы, но обычно это гибридные решения, собранные из основных. Каждый из трёх подходов предполагает, что процессы нужно визуализировать — рисовать их в виде схем. Различия подходов — в принципах визуализации.

При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы, без учёта последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы и факторы, которые влияют на процесс.

Задача функционального подхода — показать, какие факторы нужно учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. Подробного описания действий в этом случае не будет, но появится общее представление о процессе.

Я использую этот подход, чтобы оценить результативность бизнес-процесса, а также для того, чтобы показать свои идеи и варианты решений: от общего к деталям.

На мой взгляд, функциональный подход понятнее всего реализован в нотации IDEF0. Она рассматривает процесс как совокупность логически связанных между собой работ. Нотация показывает, как объекты подчинены друг другу внутри процесса.

Разберём на примере. Пусть это будет изготовление рекламного ролика.

Процесс изготовления рекламного ролика — основной блок с процессами. Я называю его «чёрный ящик». У него есть три входа и один выход:

1. Сверху — вход для информации о контроле и ограничениях. Это данные, которые определяют условия для реализации процесса. Например, при разработке ролика нас будет ограничивать законодательство и стайлбук заказчика. А ещё мы будем опираться на перечень услуг клиента — чтобы в рекламе были корректные данные.

2. Слева — вход для основной информации. На её основе будет создан результат. В примере с роликом, чтобы получить эту информацию, для заказчика проводят брифинг.

О том, как составить бриф для клиента в рекламе и digital, писали в статье.

3. Снизу — вход для механизма, который будет осуществлять функцию. В примере с роликом это CRM, где хранятся данные о заказчике, и сотрудники телеканала, которые будут снимать ролик.

4. Справа — выходы. Это результаты, которые мы получим: заключим договор, снимем ролик и предложим сотрудничать на постоянной основе.

Вот как функция будет выглядеть в виде диаграммы.

В итоге из нескольких таких диаграмм можно собрать одну большую. Важно соблюдать правила расположения данных — сверху, слева и снизу, — чтобы связи между ними сохранялись.

Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до операций каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Я сторонник процессного подхода. В результате него получаются более прикладные модели, которые понятны и руководителю компании, и исполнителям. Функциональный же подход больше полезен для общего проектирования процессов — и далёк от их практической реализации.

Например, в функциональном подходе «Обработка заявки» — только один из элементов входа. В центре внимания — результат, то есть заключение сделки. В процессном подходе «Обработка заявки» — большой алгоритм. Он подробно описывает действия всей команды.

У процессного подхода есть свои нотации. Стандартом считается BPMN — базовый набор условных обозначений. Его используют для изображения бизнес-процесса в виде блок-схемы.

Нотация BPMN есть в каждом конструкторе для моделирования, но пользоваться ей не обязательно. Гораздо важнее, чтобы схема процесса была читаемой и понятной для руководителя и исполнителей.

Для примера нарисовали блок-схему обработки заявки в учебном центре. Она не соответствует канонам BPMN, но всё равно наглядна и понятна.

Это вариант моделирования «для себя». Его используют, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, но не раскладывать его на этапы и не составлять алгоритмов.

При ментальном подходе на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Обычно их собирают на интеллект-карте: в центре «чёрный ящик» с процессом, на орбите — связанные с ним идеи и элементы. Жёстких рамок и нотаций нет — карты рисуют в произвольной форме.

Такая визуализация помогает найти решение, как сделать процесс эффективнее. Дальше это решение воплощают на основе процессного подхода: забирают в основную модель главные элементы, а ненужные отбрасывают.

Ниже дан пример ментальной карты процесса снабжения предприятия. На карте собраны понятия, которые связаны между собой внутри процесса. Но по этапам они не распределены.

Обычно моделированием бизнес-процессов занимаются внутренние сотрудники компании или подрядчики. Выбор исполнителя зависит от размеров бизнеса и целей моделирования.

Например, если нужно построить воронку продаж для CRM и при этом нет цели улучшать процессы, можно строить модель можно своими силами. Когда цель моделирования в том, чтобы оптимизировать процессы, лучше обратиться к аналитикам. Для оптимизации нужно глубоко разобраться в процессах и ещё и думать над тем, как их доработать. Потребуется опыт и знание инструментов.

Рассмотрим, кто может заниматься моделированием процессов.

Собственник и сотрудники. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно его описать. Самих процессов в таких компаниях немного, а сложная детализация обычно не нужна.

В компаниях покрупнее собственнику лучше привлекать к моделированию помощников: собрать команду из руководителей отделов и проработать основные процессы вместе. Например, процессы в отделе продаж лучше разбирать со старшим менеджером, а процессы в цехе — с главным инженером.

Подрядчики. В среднем и крупном бизнесе моделировать бизнес-процессы внутренними силами точно не получится — количество и объём всех процессов уже не укладываются в голове собственника.

В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят приглашённые бизнес-аналитики и специалисты, участвующие в моделируемых процессах.

Моделирование как отдельную услугу заказывают редко. Чаще это один из этапов внедрения систем автоматизации — CRM, ECM или ERP. Это работает по такой схеме:

• Команда внедрения — подрядчик — приходит на территорию заказчика.
• Она описывает процессы, проводит аудит и составляет аналитический отчёт с вариантами оптимизации.
• Заказчик утверждает отчёт.
• Подрядчик внедряет систему автоматизации с уже оптимизированными процессами.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт и схем, как мы показывали выше. Иногда описывают текстом — в виде пошаговой инструкции с уточнениями, кто и что делает. Также используют таблицы: в строках пишут действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, графическое моделирование — наиболее удобное и наглядное. Изобразить бизнес-процессы можно двумя способами: в специальных программах для моделирования и в обычных графических редакторах.

В специальных программах. Это способ для профессионалов в моделировании.

Специальный софт удобен тем, что шаблоны нотаций уже вшиты в него, — не нужно изучать правила иллюстрирования дополнительно. Но придётся разбираться в функциональности программ.

Вот четыре конструктора, которые я использовал в своей практике для моделирования процессов:

• Microsoft Visio 2010 — векторный графический редактор для создания разных видов схем: блок-схем, схем технологических процессов, моделей бизнес-процессов, планов зданий и этажей, трёхмерных карт и так далее. Платный.
• Bizagi Process Modeler — программа для моделирования процессов по нотации BPMN с возможностью совместной работы. Бесплатная.
• ARIS Express — программа для моделирования бизнес-процессов и оргструктуры с нотациями eEPC или BPMN. Бесплатная.
• Business Studio — система, в которой можно описать, оптимизировать и регламентировать бизнес-процессы предприятия. Платная.

Как правило, у всех платных конструкторов есть демоверсии, которых хватает, чтобы смоделировать простой процесс. Но повторюсь, специальное ПО — вариант для профессионалов. Не нужно тратить на него время, если вы не планируете моделировать бизнес-процессы постоянно.

В графических редакторах. Этот способ подойдёт для новичков, которые только знакомятся с моделированием бизнес-процессов. Проще всего взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint, Figma или Adobe Photoshop — и самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему процесса.

Также для изображения бизнес-процессов используют сервисы для создания ментальных карт. На мой взгляд, самые удачные из них — XMind, Diagrams и MindManager.

При выборе сервиса главное, чтобы пользователю было удобно пользоваться им и чтобы было понятно, что получается в итоге. Стандартизация и каноны при этом не так важны. На первых порах для внутреннего использования этот вариант самый доступный.

Покажем, как описать и смоделировать бизнес-процесс, на примере обработки заявки учебного центра. Использовать конструкторы не будем — все модели из примера построим в графическом редакторе.

1. Задаём точки входа и выхода. Вход — первое событие в процессе, выход — результат. Так обозначают границы, чтобы потом наполнить процесс действиями. Нужно определить:

• Когда начинается процесс. В нашем примере это момент получения заявки от клиента. Если компания использует CRM, точкой входа будет попадание заявки в систему.
• Когда процесс закончится. Это момент успешной реализации сделки: клиент оплатил счёт, а продавец и логист организовали доставку.

Можно придумать несколько вариантов точек входа и выхода — для разных вариантов развития события.

2. Описываем элементы. При составлении схемы перед глазами нужно держать основную информацию о процессе, чтобы ничего не забыть. Для этого в любом файле подробно описываем:

• зачем нужен процесс;
• из каких шагов и действий он состоит;
• кто исполнители;
• есть ли ограничения по срокам — сколько времени должен занимать весь процесс и его отдельные шаги;
• какие события сопровождают действия исполнителей — например, обмен документами, информацией, денежные переводы;
• какого результата нужно достичь — например, нужны подготовленные документы или оплата по счёту;
• перечень ресурсов — что исполнителю нужно для реализации процесса;
• показатели эффективности — по каким параметрам отслеживать, достигнута цель процесса или нет;
• детали и особенности отдельных этапов.

Здесь лежит шаблон текстового описания процесса.

3. Выделяем основные этапы процесса. На основе описанного в предыдущем пункте процесса составляем блок-схему. В графическом редакторе рисуем каркас — основные этапы в пределах границ входа и выхода.

4. Добавляем детали. Наполняем каркас «мясом» — основными событиями по процессу и действиями исполнителя по алгоритму.

5. Задаём роли. В процессе может быть несколько исполнительских ролей. Их может выполнять один или несколько сотрудников. Обычно роли обезличены, без уточнения фамилий, — только должности.

6. Наполняем схему ресурсами. Отмечаем на схеме источники ресурсов, которые будут использовать в бизнес-процессе. Например, какие документы кто кому и на каком этапе отправит, какие базы и системы для этого будет использовать.

В нашей «ручной» схеме — это просто дополнительные элементы в алгоритме. Если для моделирования используется специальный софт, к схеме можно прикрепить ссылки.

Блок-схема готова. Если таких схем несколько, их процессы можно связать друг с другом на одной карте.

Схемы и алгоритмы нужны, чтобы сделать процессы эффективнее и полезнее для бизнеса. Кроме этого, с готовыми моделями бизнес-процессов проще проводить автоматизацию. Об автоматизации бизнес-процессов расскажем в следующей статье.

• Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Моделирование бизнес-процессов — описание существующих в компании процессов и документирование требований к ним.
• В моделировании бизнес-процессов есть три основных подхода: функциональный, процессный и ментальный. Самый понятный подход для неподготовленного человека — процессный. Он даёт подробный алгоритм действий для сотрудников и глубокую детализацию операций.
• Моделировать процессы можно своими силами — если бизнес небольшой и несложный. Если в дальнейшем нужно оптимизировать процессы, лучше привлечь консультантов.
• Бизнес-процессы обычно описывают графически — в виде карт и интуитивно понятных схем. Так с ними проще работать.
• Смоделировать процесс можно самому: разобрать внутреннюю кухню компании, описать в тексте все алгоритмы и на основе этого построить схему в графическом редакторе.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Моделирование бизнес-процессов — это эффективный инструмент выявления слабых мест в работе предприятия и их устранения. В ходе построения модели деятельность раскладывается на отдельные операции, что позволяет увидеть, как система поведет себя на разных этапах.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Суть моделирования бизнес-процессов

Бизнес процессы (БП) — это постоянно повторяемые операции или действия, совершая которые можно получить из ресурсов в начале работы конечный продукт в конце. Эффективная работа предполагает в первую очередь исключение лишних, ненужных, необязательных действий.

Моделирование бизнес-процессов — это подробное описание деятельности компании.

В графическом виде модель может быть реализована в форме перечня отдельных бизнес-операций и схемы связей между ними. Наглядность имеет большое значение. График или таблица хорошо демонстрируют взаимозависимости между базовыми элементами в существующих или планируемых условиях. А потому упрощают процесс выявления лишних этапов и неэффективных связей. На схеме сразу видны ненужные (необязательные) согласования и дублирующиеся функции.

Цели

Основной целью моделирования всегда является повышение эффективности деятельности компании: рост рентабельности, прибыли и других показателей. Промежуточными целями выступают:

• установление взаимосвязей между процессами;
• разработка норм и правил выполнения отдельных операций для достижения требуемой результативности;
• оптимизация структуры управления.
• Основные этапы в развитии моделирования бизнес-процессов

Условно, моделирование всех бизнес-процессов можно подразделить на 3 основных этапа:

Первый начался в 20 году прошлого века с выходом в свет “Принципов научного управления” американского инженера Ф. Тейлора. Внедряется SADT – методология структурного анализа, объединяющая процесс моделирования с управлением конфигурацией проекта. Появляются наглядные блок-схемы и сети Петри. В 80-х гг. предпринимаются первые попытки автоматизации. Однако используемые методики несовершенны, так как допускают варианты интерпретации.

В 1990 М. Хаммер и Д. Чампи выпускают “Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе”, которая до сих пор изучается во всех ведущих бизнес-школах мира. Рождается новый подход к моделированию. С этого момента строится две модели: одна описывает существующие процессы, вторая — оптимальные (как должно быть). Продолжаются работы по автоматизации. Основная задача — моделирование нестандартных бизнес-процессов, для чего требуется привлекать программистов и вкладывать средства. Если хотите подробнее узнать о реинжиниринге – читайте эту статью.

2000 гг. ознаменовались появлением работы Г. Смита и П. Фингара “Управление бизнес-процессами: третья волна”. Новый подход предполагает разработку инструментов, которые дадут возможность менеджерам предприятий не только вносить корректировки в схемы бизнес-процессов, но и самим их создавать.

Работа по усовершенствованию способов моделирования бизнес-процессов продолжается. Специалисты отмечают тенденцию к упорядочиванию и стандартизации.

Этапы моделирования бизнес-процессов

Работа по моделированию бизнес-процессов включает в себя 5 этапов:

1. Построение базовой модели бизнес-процессов. На этом этапе описываются основные компоненты существующей системы.
2. Анализ – изучение процессов и взаимосвязей между ними.
3. Разработка оптимальной модели бизнес-процессов. Строится плановая модель организации работы, которая позволит повысить эффективность бизнеса.
4. Отработка предложенной модели на практике. Выполняется тестирование с целью выявления слабых мест.
5. Доработка модели, если в этом есть необходимость.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

На этом основная работа завершена. Однако дальнейшая деятельность не должна строиться исключительно на созданном шаблоне. Усовершенствование разработанной оптимальной модели бизнес-процессов следует производить перманентно. В противном случае она быстро утратит актуальность и перестанет соответствовать текущим условиям.

Виды

Поскольку анализ схем, состоящих из большого числа элементов, затруднен, принято строить несколько моделей по видам:

• Функциональное моделирование – описывает взаимосвязанные функции.
• Объектное – описывает взаимосвязи и взаимозависимости между собой объектов (персонала, ресурсов и других компонентов).
• Имитационное – описывает варианты развития бизнес-процессов компании в различных условиях.

Принципы моделирования бизнес-процессов

Основных принципов пять:

Принцип осуществимости. Построенная оптимальная модель должна быть пригодной для реализации на практике и способствовать достижению заданных целей. Цели и конкретные показатели должны быть определены заранее.

Информационной достаточности. Моделирование реальных бизнес-процессов компании должно базироваться на реальных данных. Эффективность работы зависит от точности и полноты исходной информации.

Множественности. Для достижения требуемых показателей, необходимо разработать несколько моделей, чтобы описать бизнес-процессы в разных плоскостях (с разных сторон). Только всесторонний охват может привести к желаемому результату с минимальным количеством ошибок.

Агрегирования. Наиболее эффективно строить сложные модели из простых элементов, которые также можно назвать подсистемами. Правильно подобранные блоки позволяют вносить изменения в систему, не переписывая всю модель в связи с изменением данных.

Отделения. Для проведения качественного анализа не обязательно описывать все бизнес-процессы компании. Наиболее простые, структура которых не вызывает вопросов, можно пропустить. Однако данные блоки все же включаются в модель с описанием входящих и исходящих потоков.

Могут иметь значение и другие принципы: сфокусированности (задается фокус на актуальных на данный момент аспектах работы), декомпозиции (отображения процесса как перечня иерархических элементов) и пр.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Методы моделирования

Методов построения моделей довольно много, среди них:

IDEF — построенная на основе методологии SADT модель состоит из графических схем, облегчающих анализ системы.

DFD — используется при проектировании информационных систем. Показывает взаимосвязи между элементами, процесс передачи данных. Удобна для выявления причин изменени.

Flow Chart Diagram — метод моделирования бизнес-процессов посредством символов. Отличается гибкостью.

Сети Петри – показывают динамику изменения процессов.

Инструменты

• AllFusion Process Modeler. Позволяет строить модели и производить анализ с использованием стандартных инструментов IDEF0, DFD и пр.
• ELMA BPM. Позволяет отслеживать выполнение процессов в реальном времени. Для построения моделей используется нотация BPMN 2.0.
• Draw io. Сервис позволяет строить огромное количество диаграмм и имеет большой набор элементов. Возможно связывать модели через гиперссылки. Кроме того, можно к элементам присоединять файлы из облачных хранилищ данных.

Вышеперечисленные программы подходят как для новичков, так и для требовательных пользователей. Позволяют проводить оптимизацию бизнес-процессов и контролировать исполнение. Подходят для управления проектами и контроля их выполнения в удаленном режиме. Для создания модели используются диаграммы и нотации (специальные знаки графического моделирования).

Специфика применения моделирования бизнес-процессов на практике

Использование моделирования реальных бизнес-процессов на практике чаще всего производится несистемно. Нередко работу начинают, добиваются первых успехов, но как только показатели падают, о системе забывают. Непоследовательность чаще всего объясняется непониманием поставленных целей. Проблема не будет возникать, если планируемые изменения понятны, их реализация не идет в разрез с существующей системой управления, а соответствует долгосрочным целям компании. Появление у менеджмента предприятия самостоятельно определять цели и проводить моделирование повысит заинтересованность и, как следствие, эффективность многократно.

Значение моделирования бизнес-процессов для предприятий

Если работа проведена правильно, на выходе компания получит:

• Повышение управляемости и качества контроля работы и отдельных ее этапов, благодаря хорошему обзору и пониманию всех бизнес-процессов компании.
• Понимание, в каких сотрудниках и ресурсах нуждается предприятие, что позволяет повысить эффективность кадрового отбора.
• Рост финансовых показателей.
• Упрощается процесс расширения компании за счет применения работающей системы бизнес-процессов в новых филиалах.

Как видим, правильное и осознанное моделирование бизнес-процессов только упрощает работу руководства и персонала компании.

!!! Полезный материал! Статьи “Как внедрить бизнес-процессы за 2 дня”. Скачать >

Автор: Марина Ступакова, эксперт компании iTeam

Моделирование бизнес-процессов не является радикальной концепцией — оно существует уже давно. Однако изменения, которые он может вызвать в производительности и эффективности бизнеса, являются не чем иным, как революционными.

Что такое бизнес-процесс?

Вся наша жизнь состоит из процессов (часто – именно бизнес-процессов), в которых мы принимаем непосредственное участие наравне с другими людьми (исполнителями), таким образом, обеспечивая непрерывное функционирование общества, как единого механизма (организации).

Например, неважно каким образом мы добираемся на работу – на авто, на метро, на маршрутке – это один процесс, в котором мы участвуем. Есть разные варианты его выполнения, разные ресурсы, разные исполнители, разные правила выполнения, но результат будет один: мы из точки А должны попасть в точку В. Так функционируют все общественные процессы.

А теперь перенесем все это на уровень жизнедеятельности любой компании – независимо от сферы деятельности. Все происходит аналогично: кому-то что-то надо, исполнитель на основании запроса что-то создает, потом передает и в конечном итоге получает какой-то продукт, в котором кто-то нуждался. Вот только нужно знать, кому, что, в какой форме, в какое время нужно сделать, чтобы на выходе получить желаемый результат, нужных параметров, в нужное время.

Уже хотя бы для этого любой компании важно визуализировать информацию обо всех выполняющихся бизнес-процессах, дабы не возникало ситуаций, когда работа застопорилась, потому что непонятно, что делать дальше или как обработать тот или иной запрос, если нет конкретного исполнителя.

Но что это такое и зачем оно вам нужно?

Что такое моделирование бизнес-процессов (BPM)?

Моделирование бизнес-процессов (или) моделирование процессов — это аналитическое представление или, проще говоря, иллюстрация бизнес-процессов организации. Моделирование процессов — важнейший компонент эффективного  управления бизнес-процессами .

Программное обеспечение для моделирования процессов дает аналитическое представление о процессах в организации «как есть» и противопоставляет его процессам «как есть», чтобы сделать их более эффективными.

Многие инструменты моделирования бизнес процессов создают что-то вроде этого:

Зачем использовать моделирование бизнес-процессов?

Ваш первый шаг в моделировании — это ручка и бумага. Однако для того, чтобы действительно запустить бизнес-процесс , вам необходимо оцифровать этот процесс таким образом, чтобы механизм рабочего процесса мог его понять.

Программное обеспечение для моделирования бизнес-процессов позволяет представить ваш процесс в цифровом виде, который затем может быть перенесен в текущий автоматизированный процесс.

У моделирования бизнес процессов много преимуществ:

1. Дает всем четкое представление о том, как работает процесс
2. Обеспечивает согласованность и контролирует процесс
3. Выявляет и устраняет дублирование и неэффективность
4. Фокусируется на непрерывном совершенствовании процессов производства («Кайдзен» советую прочитать эту книгу)
5. Устанавливает четкое начало и конец процесса

Моделирование бизнес процессов также может помочь вам сгруппировать похожие процессы и предвидеть, как они должны работать. Основная цель инструментов моделирования бизнес-процессов — проанализировать, как обстоят дела в настоящий момент, и смоделировать, как их следует выполнять для достижения лучших результатов.

Методы моделирования бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов может быть выражено посредством блок-схем, программ, гипертекста или сценариев. Не существует единственного способа реализовать моделирование бизнес-процессов; Фактически, вы можете выбирать из (хотите подробно изучить, вот ссылка 12 техник, будет время обязательно переведу)

12 Методов моделирования бизнес-процессов:

1. Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)
2. Диаграммы UML
3. Блок-схема техники
4. Диаграммы потоков данных
5. Диаграммы ролевой деятельности
6. Диаграммы взаимодействия ролей
7. Диаграммы Ганта
8. Интегрированное определение для моделирования функций
9. Цветные сети Петри
10. Объектно-ориентированные методы
11. Техника рабочего процесса
12. Имитационная модель

Вот некоторые из наиболее распространенных техник моделирования бизнес-процессов:

Нотация моделирования бизнес-процессов (BPMN)

BPMN 2.0 стала чем-то вроде стандартного синтаксиса, используемого аналитиками процессов и теми, кто создает инструменты бизнес-моделирования. Это относительно простое использование линий, стрелок и геометрических фигур, которые передают ход и нюансы процесса. Консультант по процессам может взглянуть на модель BPMN 2.0 и точно знать, как она должна функционировать.

Тем не менее, BPMN 2.0 по-прежнему остается понятным языком, и хотя он относительно прост, он не сразу интуитивно понятен для обычного бизнес-пользователя. Это отличный инструмент для консультантов по процессам, но бесполезен для тех, кто хочет создавать свои собственные приложения.

Обозначение универсального процесса

Вместо того чтобы изучать новый язык, более интуитивно понятная система — это (см. англ. версию универсальная нотация процессов или UPN.

UPN предоставляет простой блок для выполнения каждой задачи. Поле показывает, что происходит, кто назначен для этого и когда это происходит в последовательности. Для ИТ-отдела чрезвычайно полезно разрабатывать и анализировать процессы, чтобы руководство соответствовало бизнес-нормам, и, что более важно, для конечных бизнес-пользователей, чтобы понимать процессы, как задумано.

Техника блок-схемы

Блок-схемы объясняют сложные потоки процессов простым, но эффективным способом. Они иллюстрируют шаги процесса в их последовательном порядке, от входов к фактическому процессу и к выходам. Фактически, блок-схемы обеспечивают базовую структуру для BPMN для отображения расширенных потоков процессов.

Диаграммы Ганта

Вместо того, чтобы показывать шаги последовательно, диаграммы Ганта могут отображать весь процесс, используя «затраченное время» в качестве одной из основных осей. Он лучше показывает общее время, затраченное на выполнение проекта, чем другие варианты.

Сети Петри

Сети Петри, традиционно являющиеся методом моделирования в математике, также полезны для моделирования бизнес-процессов. Сети Петри классифицируют или закрашивают сложные шаги рабочего процесса, пользователей и маршруты разными цветами.

Что мне нужно в программном обеспечении для моделирования процессов?

Большинство пакетов BPM включают в себя инструменты моделирования бизнес-процессов. Однако в некоторых программах по моделированию, есть как отдельное приложение.

Разработчик моделей — один из наиболее важных элементов в BPMS, и вам следует потратить много времени на его изучение, прежде чем совершать покупку пакета.

Отличные инструменты бизнес-моделирования должны:

• Быть легким в обучении для бизнес-отделов
• Упростите взаимодействие ИТ-специалистов с другими отделами
• Быть недорогим и соответствовать требованиям отрасли
• Встроенный редактор рабочего процесса с графическим интерфейсом
• Уметь смоделировать рабочий процесс перед внедрением

Заключение

Возможности моделирования процессов неоспоримы для предприятий любого размера и отрасли. Воспользуйтесь возможностями моделирования повседневных процессов в своей компании уже сегодня

Стартап — проект, который по определению призван быть уникальным. Это поиск нового решения для проблемы пользователя, создание некоего инновационного продукта, которого пока нет на рынке. Наверное, кажется кощунством в этом ключе говорить о таких вещах, как планирование, создание регламентов и написание инструкций, моделировании бизнес-процессов. Тем не менее, без них, а в особенности без последнего, вашему стартапу будет сложно добиться успеха. Рано или поздно вы столкнетесь с тем, что не знаете сферу ответственности каждого из членов команды, потому что все занимаются по чуть-чуть всем; с некоторым хаосом в задачах, снижением эффективности работы и прочими прелестями “творческого процесса”. В этой статье я расскажу, что такое бизнес-процессы, как их моделировать и как это поможет сделать работу стартапа слаженной и продуктивной.

Что такое бизнес-процессы

Бизнес-процессы — взаимосвязанные мероприятия, или работы, цель которых — создание продукта или услуги. Все бизнес-процессы подразделяются на три больших вида в зависимости от назначения:

К примеру, ваш стартап — это сеть фитнес-центров с консультирующими диетологами и мобильное приложение, которое позволяет клиентам записываться на консультации со специалистами, бронировать и оплачивать занятия с учетом удобного для себя времени, направления, района. В таком случае управляющими процессами здесь будут изучение рынков соседних городов на предмет открытия там спортзалов, переговоры с местными властями о предоставлении помещений на выгодных для вас условиях. Операционные процессы — работа спортзалов по установленному расписанию, организация индивидуальных встреч клиентов с диетологами, создание для них индивидуальных планов диет и физических нагрузок, продвижение бренда. Вспомогательные процессы — поиск диетологов и фитнес-тренеров в команду, ведение бухучета, поддержание работы сайта и мобильного приложения.

Моделирование бизнес-процесса — это построение модели-представления, которая отражает самые важные черты и свойства исходного процесса. Простыми словами, вы прописываете, как все должно выглядеть в идеале.

Чтобы создать модель, необходимо определить:

В нашем стартапе результатом бизнес-процесса по привлечению клиентов является запись клиента на очную платную консультацию с диетологом через мобильное приложение. Действия выполняются клиентом, который установил приложение и оставил через него заявку, а также администратором, который обрабатывает все поступающие заявки и уточняет у клиента, придет ли он в указанное время на встречу.

Что касается документов, то с точки зрения бизнес-процессов под ними понимается любая информация на любом носителе. В нашем случае это информация на экранах мобильного приложения с презентацией нашего продукта, опросом клиента с целью выявления его проблемы, календарь и карта, при помощи которых клиент выбирает удобное для него время и место консультации/занятий. Далее, когда заявка поступает администратору, он, созваниваясь с клиентом, пользуется заранее подготовленными скриптами, которые также в данном случае являются документами.

Надежность процесса гарантируется автоматизированной работой приложения, а также работой администратора, который отслеживает все возможные нестыковки и сбои в ПО.

Расширение процесса в будущем у нас также предусмотрено: мобильное приложение дает возможность клиенту после консультации с диетологом самому выбирать время и место занятий, бронировать их и оплачивать через приложение уже без контакта с администратором.

Кейс 1. Идеально отлаженный бизнес-процесс: Википедия

Все мы знаем и регулярно пользуемся продуктом этого проекта — свободной энциклопедией. Это пятый по посещаемости сайт в мире, на котором размещено десятки миллионов статей на 300 языках, писать статьи и вносить правки может любой желающий, т.е. гипотетически “работать” в Википедии может любой житель планеты, у которого есть доступ в интернет.

Парадоксально, но в фонде Викимедиа, который занимается техподдержкой и управлением Википедии, работает около 300 человек. Гигантский проект двигают четко отлаженные бизнес-процессы с максимальной автоматизацией и использованием искусственного интеллекта.

Каких проблем помогает избежать моделирование бизнес-процессов

Каким бы скучным это ни казалось, однако в самом начале активной фазы развития стартапа следует уделить несколько дней описанию процессов, которые протекают на вашем, пускай еще совсем маленьком предприятии. Это поможет избежать ряда неудобств и проблем как в настоящее время, так и в более отдаленном будущем, когда проект станет более масштабным. Итак, каких же проблем поможет избежать моделирование бизнес-процессов?

1. Неопределенности, как поступить на том или ином этапе развития компании. К примеру, уволился один из ключевых сотрудников, который был на проекте с самого начала, теперь неясно, как именно строилась его работа, т.к. компания видела результаты, и они были положительными. Руководство не видело необходимости вмешиваться в работу человека. В итоге теперь нет представления, как ввести в курс дела новичка.

Если все процессы на вашем проекте прописаны, то вы избежите вышеперечисленных неудобств: вы заранее будете знать, куда и как будет поставляться ваш продукт и кто будет контролировать это; вы будете знать, как выстроена работа каждого из ваших сотрудников, а все их деловые контакты, связи будут задокументированы.

2. Саботажа со стороны сотрудников, когда компания уже на более поздних этапах решится регламентировать их деятельность. Люди будут считать, что их интересы, свободы грубо ущемлены, т.к. изначально речи об инструкциях, регламентах, описаниях рабочих процессов не было.

3. Хаоса в команде, когда, к примеру, у сотрудников есть должности, но нет полномочий, или когда над одним и тем же процессом параллельно работает несколько человек, в результате работа дублируется, в то время как другие задачи простаивают.

4. Снижения эффективности стартапа и его акционерной ценности (shareholder equity). Моделирование бизнес-процессов позволяет собственникам сконцентрироваться на собственной прибыли предприятия, детально контролировать доходы и расходы. Предприятие за счет привлеченных средств (кредиты, инвестиции, дотации), может казаться какое-то время безубыточным, однако на самом деле его акционерная стоимость в этом случае невелика.

5. Потери клиентов. Хорошо налаженные бизнес-процессы позволяют команде работать эффективно и быстро, а это существенный фактор в наши дни. Если сравнить бизнес-среду с фудкортом, то компании с хорошо отлаженными процессами — это точки, где клиентов обслуживают без промедления, они платят за свой заказ и уходят довольные. А вот компании, у которых бизнес-процессы не отлажены, часто теряют клиентов, т.к. из-за внутренней неразберихи менеджеры не успевают уделить внимание всем заявкам, в итоге многие заказы уходят.

6. Ряда непродуманных/неконтролируемых расходов. Моделирование делает работу каждого человека в компании прозрачной: известно, сколько составляет его зарплата, при каких условиях он получает премию, сколько составляют расходы на командировки, где и по какой цене закупаются канцтовары. Когда все процессы прописаны, практически исключается возможность какого-либо сокрытия денег, их хищения — как мелкого, так и крупного.

7. Конфликтов в команде. Рабочие конфликты возникают чаще всего там, где управление не формализовано и не регламентировано. Благодаря моделированию бизнес-процессов, обязанности и полномочия каждого сотрудника детально прописаны, руководители в курсе, как выстроены все процессы в их сфере ответственности и могут детально объяснить это подчиненным. Каждый менеджер точно знает, что должен делать тот или иной сотрудник.

Как наладить бизнес-процессы в стартапе

Большинство стартапов не прописывают свои бизнес-процессы. Фаундеры полагают, что у маленькой команды в этом нет необходимости, поскольку и так понятно, кто чем занимается.

Тем не менее, хотя бы примитивно сформулированные модели бизнес-процессов на первых этапах работы проекта существенно усовершенствуют работу стартапа в будущем. Для этого вам следует прописать:

С первым пунктом — целями проекта — все понятно. Для того чтобы начать что-то делать, нужно знать, что мы хотим получить и в течение какого времени.

Далее нам нужно распределить роли в команде и поделить в соответствии с ними сферы ответственности. В стартапе можно не расписывать пошагово рутинную работу каждого из участников команды, но важно, чтобы за каждым было закреплено определенное направление работы. Бизнес-аналитики советуют уже на первых порах не вмешиваться в работу друг друга: каждый из членов команды ответственен и уполномочен работать только в своем сегменте. Вот список ключевых сфер: управление, производство/разработка, логистика, безопасность, продажи, маркетинг, стандартизация, бухгалтерия. Поделите их между членами своей команды и проанализируйте, как идет работа в каждом направлении и что можно усовершенствовать, чтобы сэкономить временные и денежные затраты.

Наконец, важнейший пункт — связи с внешней средой — требует детальной проработки шаблонов поведения. Вы взаимодействуете с инвесторами, партнерами, потенциальными клиентами, тестовой аудиторией, которой будете предлагать MVP своего продукта, клиентами, средствами массовой информации, государственными органами… От того, как вы будете себя вести, напрямую зависит имидж и успех вашего предприятия.

Пропишите ключевые особенности представителей каждого сегмента внешней среды, отметьте для себя, чего вы от них ожидаете, как этого можно достичь и чего они ожидают от вас. Исходя из полученных данных, сформируйте модель поведения с разными контактами — с возможными вариациями в зависимости от хода переговоров.

В течение первой итерации анализируйте работу внутри команды и обращайте внимание на процессы, которые тормозят развитие проекта. Перед следующей итерацией попробуйте эти процессы оптимизировать и посмотрите, как будет идти работа в дальнейшем. Каждая новая итерация будет вести вас к наиболее эффективной модели бизнеса

Кейс 2. МакДональдс

МакДональдс считается примером предприятия с идеально отлаженными бизнес-процессами. Автоматизированные кассы, почти готовые полуфабрикаты, возможности самообслуживания делают этот ресторан быстрого питания привлекательным не только для любителей гамбургеров и картошки-фри, но и для людей, которые ценят свое время — они знают, что здесь не придется долго ждать свой заказ.

В свое время революционным для сферы фастфуда стало сокращение МакДональдс времени обслуживания клиента с 15 минут до 30 секунд. Добиться этого помогло грамотное внедрение моделей бизнес-процессов. Когда компания приняла решение меняться, она “смоделировала” кухню на теннисном корте: так она могла оперативно применять и тестировать различные способы расположения кухонной мебели, приборов и сотрудников. В итоге после многочисленных экспериментов был найден идеальный вариант расположения мебели и распределения ролей сотрудников.

Бизнес-процессы в МакДональдсе отработаны не только в плане обслуживания клиентов. Большой интерес представляет отлаженная система обучения персонала, мотивации и повышения по карьерной лестнице — можно построить карьеру, даже если вы пришли на позицию уборщика.

Немного теории: стадии моделирования бизнес-процессов

Выделяют пять основных стадий моделирования каждого бизнес-процесса.

Первая стадия — выявление процессов и построение исходной модели “как есть”. Чтобы улучшить бизнес-процесс, нужно иметь четкое представление, как он работает в настоящий момент. В рамках этой стадии мы определяем и выявляем: границы процесса, ключевые элементы процесса, данные о работе процесса.

Вторая стадия — пересмотр, анализ и уточнение модели “как есть”. На этом этапе:

Третья стадия — разработка модели “как должно быть”. На этом этапе мы определяем желаемое состояние процесса: как процесс должен выглядеть в будущем, включая все необходимые улучшения.

Четвертая стадия — тестирование и применение модели “как должно быть”. Модель проходит апробацию, в нее вносятся необходимые изменения.

Пятая стадия — улучшение модели “как должно быть”, так как последняя не статична, каждый из процессов в ходе работы постепенно изменяется и совершенствуется.

Инструменты для моделирования бизнес-процессов

Моделирование вспомогательных и операционных процессов помогут сделать специальные программы.

Bizagi Process Modeler

Бесплатная программа для создания диаграмм по распределению приоритетов. Инструмент считается хорошим вариантом для небольших компаний. В функционал входит проверка моделей, автоматическая генерация документов, управление атрибутами элементов моделей, возможность добавлять в модели собственные элементы, выгрузка модели в графическом виде. Софт на русском языке, предусмотрена возможность совместной работы над моделями.

Visual Paradigm

Платный софт для моделирования и описания бизнес-процессов. Все модели могут быть связаны друг с другом, таким образом, можно создать одну общую модель всей системы бизнеса.

Предусмотрена возможность проверки диаграмм, генерации автоматических описаний атрибутов отдельных элементов, для каждого элемента можно задать модель поведения в системе, прописать бизнес-правила.

ELMA BPM

Позволяет отслеживать выполнение бизнес-процессов в реальном времени. Функционал программы включает в себя возможность назначения ролей бизнес-процессов сотрудникам, работу с документооборотом, интеграцию с 1C.

Программа платная.

Fox Manager

Этот софт позволяет составлять бизнес-планы, контролировать степень выполнения и качество поставленных перед командой целей, анализировать эффективность заданий, моделировать процесс работы, отслеживать эффективность работы.

ARIS Express

Бесплатная программа, которая позволяет создавать модели, а также карты процессов. Есть функция Smart Design, которая позволяет быстро ввести данные в таблицу, затем программа автоматически создаст диаграмму.

Недостатком софта является невозможность связать модели друг с другом.

Business Studio

Российская разработка, появилась на рынке еще в 2004 году. Есть функция автоматической генерации документов, к примеру, должностных инструкций. Помогает контролировать выполнение процессов, интегрируется с другими системами.

Выводы

Моделирование бизнес-процессов — действие, которое поможет вам уберечь стартап от ряда неприятностей — начиная от разногласий в команде, заканчивая низкой эффективностью работы проекта в целом.

Для того, чтобы создать модель бизнес-процесса, необходимо определить его результат, исполнителя, исходные документы, надежность процесса и возможность его масштабирования в будущем.

Создание модели бизнес-процесса — кропотливая работа, которая, однако, может принести большую пользу стартапу. В модели вы прописываете все процессы и их составные операции, которые происходят в вашей компании, устанавливаете связи между сотрудниками, которые заняты в разных направлениях, устанавливаете желаемые результаты и следите, как они выполняются.

Моделирование бизнес-процесса имеет пять основных стадий, которые следуют друг за другом. При достижение последней стадии вы работаете над тем, как с каждой итерацией делать работу проекта еще более эффективной и оптимизированной.

Для упрощения работы над моделированием бизнес-процессов разработан ряд специализированных программ — как платных, так и бесплатных. Они помогут не только нарисовать модели процессов, которые есть в вашей компании, но и автоматически сгенерировать документы, отследить выполнение операций и процессов.

Автор статьи: Надежда Юшкевич