Модель построения документа устанавливающая требования к расположению реквизитов это документ

6.4.1. Общие сведения

Для
каждого вида документа
(приказа, акта, письма и т. д.) характерен
свой набор реквизитов.
Однако унификация документов в каждой
системе
осуществлялась путем построения
формуляра-образца документов
для конкретной системы документации и
установления на его основе
оптимального состава реквизитов для
данной системы документации,
отдельных видов документов, конкретного
документа и т. д. Формуляр-образец
документа представляет собой «модель
построения документа,
устанавливающую область применения,
форматы, размеры нолей,
требования к построению конструкционной
сетки и основные реквизиты»⁴.

Таким
образом, в каждой унифицированной
системе есть формуляр-образец,
на основе которого разрабатываются
единые формы документов,
единые требования к оформлению реквизитов
документов. В
УСД также должны быть разработаны
унифицированные формы документов,
которым присваиваются коды в рамках
данной системы.

Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации
(УСОРД) является системой документации,
применяемой в любой
организации, учреждении, предприятии.

Применение
УСОРД регламентируется ГОСТ
Р 6.30-2003.
ГОСТ распространяется
на организационно-распорядительные
документы, предусмотренные
УСОРД (далее — документы), — постановления,
распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты, письма,
которые фиксируют
решения административных и организационных
вопросов, а также
вопросов управления, взаимодействия,
обеспечения и регулирования
деятельности:

федеральных
органов государственной власти субъектов
Российской Федерации,
включая субъекты Российской Федерации,
имеющие наряду с русским языком в
качестве государственного национальный
язык, органов
местного самоуправления;
предприятий,
организаций и их объединений независимо
от организационно-правовой
формы вида деятельности.

В
приложениях к указанному ГОСТу приведены
схемы расположения
реквизитов организационно-распорядительного
документа, т. е. формуляр-образец
ОРД с разными вариантами расположения
реквизитов,
образцы бланков документов.

6.4.2. Формуляр-образец орд

Формуляр
— совокупность
реквизитов, из которых состоит документ.

Типовой
формуляр
– формуляр, характерный для конкретного
вида документов например, приказа, акта.
Он характеризуется определенным
количеством реквизитов, расположенных
в строгой последовательности. Например,
в формуляр заявления входят следующие
реквизиты: адресат, автор, указание вида
документа (заявление), текст, подпись,
дата.

Формуляр-образец
–
это совокупность расположенных в
определенной последовательности
реквизитов, присущих всем видам данной
системы документов. В нем перечисляются
реквизиты документов и устанавливаются
границы расположения каждого реквизита.

Правила составления
и оформления служебных документов
изложены в Российском стандарте
Р6.30-2003 «Требования к оформлению
документов». Он распространяется на
организационно-распорядительные
документы, включенные в ОКУД. В стандарте
перечисляются в определенной
последовательности реквизиты, присущие
всем видам организационно-распорядительных
документов, излагаются правила грамотного
написания и оформления каждого реквизита
и каждому реквизиту отведено определенное
место на листе бумаги. При этом для
каждого реквизита с постоянной информацией
рассчитывается необходимая площадь с
учётом максимального набора знаков при
его написании. Конкретный набор реквизитов
зависит от вида документа, этапов его
подготовки и работы с ним.

Формуляр–образец
документа –
модель построения документа, устанавливающая
требования к расположению реквизитов.

Формуляр–образец
документа является шаблоном, по которому
должны составляться документы.
Формуляры-образцы, как правило, приводятся:

в
стандартах
в
инструкциях
в
методических пособиях по ДП

схема
оформления большинства
организационно-распорядительных
документов достаточно типична, различаются
только заголовочные части внутренних
и внешних документов предприятия.

Во внешних документах
обязательно следует указывать справочные
данные об организации, на внутренних
документах они не указываются.

Отличия в большей
части касаются структуры и формы
изложения текста.

Формуляр–образец
служит целям унификации и стандартизации
документов.

На основе
государственных формуляров–образцов
могут разрабатываться формуляры–образцы
для какой-либо отрасли или конкретного
предприятия.

Единые требования
к оформлению всех документов, входящих
в систему ОРД, унифицированы и закреплены
в ГОСТ Р6.30–97. Стандарт обязателен для
применения во всех организациях,
независимо от организационно-правовой
формы. Данные требования по оформлению
документов обязательны в ходе их
составления, подготовки, перепечатки,
согласования.

ГОСТ Р 6.30-97
устанавливает максимальный набор
реквизитов,
используемых
при оформлении документов, и определяет
место их расположения на документе.

Состав реквизитов
в конкретном документе зависит от его
вида. Отсутствие
даже одного реквизита приводит к тому,
что документ теряет юридическую силу
и становится недействительным.

Формуляр-образец
применяется как основа
для построения любого
вида организационно-распорядительного
документа
— приказа, постановления, письма,
протокола, акта — на бумаге форматов А4
и А5 (формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148
мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец
устанавливает следующие размеры
полей,
— не более:
20
мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее;
20 мм — нижнее.

Левое
поле документов необходимо для подшивки
документов в дело, и
оно должно обеспечивать свободное
чтение текста документа после его
подшивки в дело. Документ может быть
также подшит в рабочую папку
исполнителя в процессе его исполнения,
поэтому левое поле документа
почти всегда закрыто.

При
проектировании бланков в организации
левое поле документа разрешается
устанавливать 20
мм или увеличивать до 35 мм
в зависимости
от того, какие средства хранения
документов будут применяться.

Верхнее
поле
отводится для размещения таких реквизитов,
которые не
могут быть нанесены машинописным
способом — реквизит 01 «Государственный
герб Российской Федерации», реквизит
02 «Герб субъекта Федерации», реквизит
03 «Эмблема организации или товарный
знак (знак
обслуживания)». Эти реквизиты наносятся,
как правило, типографским
способом заранее на бланк документа.
Реквизит 03 может оформляться
с помощью ПК. На верхнем поле располагается
реквизит 19
«отметка о контроле», который, как
правило, наносится рукописным способом
или специальным штемпелем.

Правое
поле
— 10 мм, оно не заполняется какими-либо
реквизитами.

Нижнее
поле
— 20 мм, над ним располагаются реквизиты,
которые проставляются
рукописным способом или специальным
штемпелем.

Расчет положения реквизитов на рабочем
поле документа по знакам печати для
формата А4 и А5

Количество букв от полей
Поля	0	5	16	24	32	40	48	56
								Код организации Код формы документа
							Расшифровка подписи Индекс исходящего документа (в продольном бланке)
						Гриф утверждения Гриф ограничения доступа Надпись (на верхнем поле) на приложении Компьютерный адрес документа
					Адресат Номер страницы (центровано) Отметки о поступлении документа Реквизиты бланка на втором языке (центровано)
				Герб (в продольном бланке) (центровано) Эмблема (в продольном бланке) (центровано) Вид документа (в продольном бланке) (центровано) Место составления (в продольном бланке) (центровано) Личная подпись Отметка о заверении копии
			Индекс исходящего документа (в угловом бланке) Наименование организации (в продольном бланке)
		Абзац Место составление (в угловом бланке) (центровано) Эмблема (в угловом бланке) (центровано) Герб (в угловом бланке) (центровано)
	Наименование организации (в угловом бланке) (центровано) Наименование вида документа (в угловом бланке) (центровано) Дата (в бланке) Ссылка на индекс входящего (инициативного) документа (в письме) Заголовок к тексту Отметка о наличии приложения Отметка об исполнителе Гриф согласования Отметка о направлении документа в дело
Эмблема в любом бланке

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ (ДОКУМЕНТА)

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ (ДОКУМЕНТА): согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. В соответствии с ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра-образца» формуляр-образец устанавливает: 1) форматы бумаги; 2) служебные поля; 3) конструкционную сетку; 4) расположение частей и зон; 5) расположение реквизитов. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицированную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки. Основные требования к построению формуляров-образцов, к разработке унифицированных на их основе форм документов с учетом возможности их машинной обработки и изготовлению бланков документов устанавливает ГОСТ 6.10.5–87 «Требования к построению формуляра-образца».

Смотреть что такое «ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ (ДОКУМЕНТА)» в других словарях:

формуляр-образец документа — Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины… … Справочник технического переводчика
формуляр-образец документа — 43 формуляр образец документа: Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Формуляр-образец — документа – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты … Википедия
Формуляр-образец — 3. Формуляр образец Модель построения <|юрмы документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты Источник: ГОСТ 6.10.6 87: Единая система внешнеторговой… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
ГОСТ 6.10.6-87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр-образец — Терминология ГОСТ 6.10.6 87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр образец оригинал документа: 20. Бланк документа Лист бумага с воспроизведенными полиграфическим способом или напечатанными постоянными частями реквизитов и… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
реквизит документа — 3.1.1 реквизит документа: Элемент оформления документа, содержащий о нем сведения. Примечание Как правило, реквизит состоит из атрибутов (составной реквизит). Источник: ГОСТ 2.104 2006: Единая система конструкторской документации. Основные… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Постоянная часть реквизита документа — 11. Постоянная часть реквизита документа 12. Переменная часть реквизита документа 13. Наименование документа 14. Внешнеторговый документ Часть реквизита документа, наносимая при изготовлении бланка документа Часть реквизита документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
бланк документа — 44 бланк документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Кол документа — 24. Кол документа Идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения Источник: ГОСТ 6.10.6 87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр образец оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Форма документа — 4. Форма документа Установленная совокупность реквизитов, расположенных в определенной 1 юсл сдоватсл ьности Источник: ГОСТ 6.10.6 87: Единая система внешнеторговой документации СЭВ. Формуляр образец … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Источник

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

положения о документообороте;
инструкции;
правила;
регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

в целях обеспечения юридической силы документа;
для оперативной обработки документа;
для оперативного поиска документа;
для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

(п. 3.3 в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

Источник

Работа с документами является основной частью процессов управления и принятия управленческих решений:
(*ответ*) да
нет
Ретроспективная информация, содержащаяся в документах, — информация относящаяся к прошлому событию (действию):
(*ответ*) да
нет
Управление архивами — каталогизация, обзор, распределение и сохранение документов, бланков, отчетов и всех остальных официальных документов:
(*ответ*) да
нет
В состав реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 включил реквизиты, отражающие процессы создания самого документа, обеспечения его юридической силы:
(*ответ*) да
нет
В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов). их расположение и правила оформления:
(*ответ*) да
нет
ГОСТ Р 6.30-2003 имеет обязательный характер:
(*ответ*) нет
да
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет 16 реквизитов для организационно-распорядительных документов:
(*ответ*) нет
да
ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов:
(*ответ*) да
нет
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав необходимых реквизитов для документов:
(*ответ*) да
нет
К организационным документам относится Устав организации:
(*ответ*) да
нет
Классификация документов может проводиться по различным критериям (основаниям):
(*ответ*) да
нет
Международная организация по стандартизации ISO — крупнейший мировой разработчик стандартов:
(*ответ*) да
нет
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма:
(*ответ*) да
нет
Объяснительную записку допускается писать от руки:
(*ответ*) да
нет
Организационно-распорядительная управленческая документация занимает центральное место в системе документации:
(*ответ*) да
нет
Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом:
(*ответ*) да
нет
Различные документы имеют разный набор реквизитов:
(*ответ*) да
нет
Реквизиты документа можно располагать в любых зонах документа:
(*ответ*) нет
да
Стандартный формат А4 определен следующими параметрами — 215 х 297 мм:
(*ответ*) нет
да
Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты:
(*ответ*) да
нет
Адресат — наименование и адрес получателя письма:
(*ответ*) да
нет
В основной части делового письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия):
(*ответ*) да
нет

Источник