Мобильные мессенджеры как инструмент управления внутри компании

1. Помогает оставаться на связи сразу с несколькими командами

Возможность формировать в мессенджере команды позволит вам взаимодействовать со множеством подразделений и департаментов, как внутри так и за пределами вашей организации — все в рамках одной платформы. Вы можете узнавать о новостях компании в общей команде компании, обсуждать детали тех или иных проектов в другой команде, а обсуждать последние рыночные тенденции с экспертами и коллегами по отрасли в рамках третьей команды.

2. Эффективно организует совместную работу

Корпоративный мессенджер помогает вам грамотно организовать свою работу, распределяя идеи, важные документы и обсуждения внутри отдельных групп сотрудников. Внутри каждой команды вы можете объединять коллег в группы в рамках какого-либо текущего проекта, над которыми они совместно работают, или по выполняемой ими общей функции.

3. Стимулирует постоянный обмен знаниями

Простота взаимодействия и обмена информации в командном мессенджере помогает создать в коллективе экосистему знаний и наладить постоянный процесс обучения и обмена информацией как внутри компании, так и с коллегами из индустрии в целом. В последнем случае достаточно всего лишь создать публичную команду или закрытую команду, вступить в которую можно только по приглашению.

4. Держит в курсе всего происходящего в компании

Ушли в отпуск? Просто запустите приложение на телефоне и облако мгновенно выведет на экран все сообщения, которые вы пропустили. И даже если понадобился доступ к важному документу, вы всегда можете открыть любой файл, который вы получали или посылали, прямо в мессенджере.

5. Предлагает кастомизированные интеграции под требования клиента

В отличие от традиционных форм взаимодействия, корпоративный мессенджер предлагает интеграцию различных сервисов, как сторонних решений, так и полностью созданных с нуля. Это предоставляет каждой команде свободу использования таких интеграций, которые наиболее актуальны и максимально полезны для их сферы деятельности. Например, SMMщики могут подключить Google Analytics, Twitter и т.д., избавив себя от необходимости постоянно переключаться между приложениями или устройствами. Вдобавок, благодаря API, команды могут полностью кастомизировать свои решения для создания собственных уникальных инструментов.

6. Обеспечивает оперативное взаимодействие во время кризисных ситуаций

Корпоративный мессенджер позволит разрешать кризисные ситуации в бизнесе гораздо быстрее, благодаря тому, что у вас будет оперативный доступ к любому сотруднику компании. Вы можете мгновенно связаться с любым человеком из вашей команды, организации или же вендора/клиента. С удобным поиском по истории сообщений можно легко установить зону ответственности того или иного сотрудника. А уведомления в режиме реального времени оповестят всех о кризисной ситуации, вне зависимости от их местоположения.

7. Значительно ускоряет процесс принятия решений

Корпоративный мессенджер устраняет необходимость рабочих встреч с личным участием. Вместо этого все встречи могут теперь проводиться по видеоконференции или в групповом чате. Кроме того, вы можете сэкономить уйму времени и нервов, благодаря встроенной функции опроса, и моментально получать мнение команды по тому или иному вопросу, а также устанавливать напоминания для важных встреч с помощью специального приложения, также встроенного в мессенджер. Все эти удобные функции играют важную роль в эффективном использовании времени и ускорении принятия решений в компании.

8. Расширяет возможности мобильных команд

Если в компании есть удаленно работающий персонал, то корпоративный мессенджер поможет повысить эффективность их работы. Так, например, они смогут получать мгновенные оповещения о любых изменениях в графике работы, а уведомления о прочтении подтвердят факт прочтения того или иного важного сообщения. Функция создания команд, которая присутствует в некоторых корпоративных мессенджерах, станет незаменимой для отдела продаж. Она сможет создавать отдельные команды внутри одного приложения для вендоров, партнеров и дилеров. Теперь сотрудникам не придется постоянно переключаться между аккаунтами и/или девайсами для общения внутри команды. Легкий и безопасный обмен документами, счетами, рекламными проспектами и прайсами также становится доступен с корпоративным мессенджером.

9. Не отвлекает от рабочего процесса

Если вы переживаете, что слишком много оповещений может помешать вам сконцентрироваться на работе, то для этого случая есть простое решение. Вы можете всегда выключить звук оповещений в отдельных командах или же просто выбрать режим “Не беспокоить”. После этого вас не потревожит ни одно оповещение, если только кто-то прямо не упомянет вас в сообщении.

10. Создает коммуникацию будущего

Удобная и прямая коммуникация без официальной иерархии и офисных стен, разделяющих сотрудников, — это будущее командного взаимодействия. Корпоративные мессенджеры уже серьезно преуспели в деле переноса коммуникации всей организации на единую платформу, которая помогает вовлечь в работу компании каждого сотрудника. Теперь стало еще легче сделать вклад в развитие компании, делясь с коллегами своими нестандартными идеями, опытом или решениями.

Если вы еще не пробовали корпоративный мессенджер в действии, то вы можете сделать это прямо сегодня, установив на свой компьютер или мобильное устройство Flock — первый глобальный корпоративный мессенджер, полностью локализованный для российских пользователей.

Разберем проект разработки продукта в условиях параллельного проектирования, «ручного» управления, ограниченного инженерного ресурса и бюджета, а также жестких сроков согласования и начала строительства. Продукт был выпущен в срок благодаря установленным в проекте правилам работы и применению современного инструмента коммуникаций.

Материал может пригодиться в работе руководителям проектов, директорам по продукту, начальникам отделов разработки.

Продукт за три месяца

Пакет исходной документации выигранного в августе 2017 года тендера на строительство, эксплуатацию и демонтаж сооружений включал в себя проектную документацию, прошедшую экспертизу. Предварительный анализ и заверения заказчика потребовали незначительной доработки документации. После углубленного изучения пакета главными инженерами, их командировок к местам строительства и консультаций директора по продукту с кураторами из силовых структур стал понятен реальный масштаб корректировок. Фактически требовалась разработка, привязка к местности и согласование в ФОИВ нового пакета документации.

Строительство на 14 объектах в семи городах России должно было начаться не позднее ноября 2017. На разработку продукта, согласование, закупку, мобилизацию людей на местах было всего три месяца. Текущего инженерного состава было явно недостаточно для реализации всех задач в этот срок. Было принято решение о привлечении фрилансеров. В их задачу входила потоковая разработка технических решений под управлением ГИПов. Инженерная проработка и увязка планировочных, архитектурных, инженерных, инфраструктурных и технологических решений в комфортные сроки, как правило, выполняется последовательно от этапа к этапу с минимально необходимым «перехлестом» в задачах. В моем проекте речь шла о параллельной разработке в один этап без права на переработку – все замечания должны быть отработаны с федеральными и региональными кураторами в режиме онлайн.

Таким образом, этап разработки оказался на критическом пути проекта. Срыв сроков начала строительства был даже теоретически невозможен. После согласования с директором проекта директор по продукту принял решение о ручном управлении разработкой. Сроки были настолько сжаты, что классическое выполнение и управление проектом привело бы к срыву сроков.

Семь причин срыва сроков

Разберем семь распространенных причин срыва сроков при разработке продукта в разрезе реализации описываемого проекта.

1. Правила коммуникаций не адаптированы под проект

• Члены команды – профессионалы, но работают в обычном режиме и привычном формате коммуникаций. Ручное управление, ненормируемый рабочий день и неопределенность в исходных данных вносят дискомфорт в привычный размеренный ритм большинства сотрудников.
• Адаптация правил коммуникаций не определена в списке приоритетных задач проекта и пущена на самотек. У руководителя проекта нет опыта подстройки правил коммуникаций.
• Руководитель проекта и менеджер по продукту действуют по существующим в компании стандартным регламентам и правилам коммуникаций step-by-step без учета графика проекта. При ручном управлении удаленным проектом по разработке продукта роли руководителя проекта и менеджера по продукту лучше объединить, так как классический подход к управлению сроками классического РП разбивается о ежедневные нюансы разработки и не работает.

2. Правила есть, но не исполняются

• Члены команды не соблюдают дисциплину и работают в привычном режиме и формате.
• Руководитель проекта/менеджер по продукту не в авторитете. При ручном управлении слаженная работа коллектива особенно зависит от личных качеств и вовлеченности руководителя.
• Команда подобрана неверно. При ручном управлении разработкой требуется особый настрой и мотивация членов команды. Но и при высокой мотивации не все могут справиться. Способность быстро войти и держать ритм проекта необходимо учитывать при подборе персонала и рассматривать наравне с экспертностью.

3. Цель неясна или задача поставлена некорректно

• Техническое задание не проработано. Задачи описаны обобщенно и не детализированы.
• У директора по продукту не хватает комплексных знаний по продукту, ключевые решения пускаются на самотек или отдаются на откуп «коллективному разуму». В комплексных проектах при параллельной разработке отсутствие увязки технических решений на ключевых этапах не позволяет «собрать» продукт при реализации.
• Противоречия во взглядах разных экспертов.

4. Никто не управляет изменениями

• Задачи участникам не синхронизированы друг с другом и общим планом. В проекте хаос.
• Руководитель проекта не в состоянии оценить влияние изменений на результат и пускает на самотек или бесконтрольно делегирует эти функции инженерам. Так как инженеры заняты только разработкой руководителю проекта целесообразно подключить администратора проекта для контроля изменений.
• Изменения оговорены контрактом с паушальной ценой. Их стоимость учтена в смете в составе основного объема работ. В проектах с фиксированной ценой контракта изменения могут быть включены в состав разработки. Облик продукта может меняться на протяжении всего цикла работы. Привыкая к «корзинной» работе, команда не ведет проектный учет изменений, так как не мотивирована на получение дополнительной прибыли от ее результатов.

5. Нет «бэкапа» экспертов

• Эксперты уникальны и незаменимы. Во время болезни или отпуска эксперта его направление простаивает, а проект срывает срок.
• Руководитель проекта не управляет нагрузкой внутри команды. Люди устают, выбывают и срывают срок/качество.
• Из экономии бюджета/недостатка времени на поиск специалистов не хватает.

6. План-график «дрейфует» и не обновляется

• Объем изменений и неопределенность ключевых технических решений «размазывают» сроки.
• Руководитель проекта не отслеживает ключевые точки проекта. При ручном управлении контроль и обновление плана-графика должно вестись на ежедневной, а в особых случаях и на ежечасной основе.
• Заказчик сдвигает промежуточные сроки, не сдвигая окончательные.

7. Нет Skype-звонков и мозговых штурмов онлайн

• Удаленная работа отрывает от реальности и зацикливает ошибки. Во время напряженной работы люди перестают видеть очевидное, им нужен взгляд со стороны, критика, «волшебный пинок» и просто внимание. Не забывайте, что за каждым экспертом стоит личность, со своими особенностями и переживаниями и своим пределом возможностей.
• Руководитель проекта не видит необходимости в мозговых штурмах. «Хватит болтать, идите работать».
• Члены команды в разных часовых поясах и режимах работы.

Особенности удаленной работы команды ГИПов

ГИП (главный инженер проекта) – особая категория опытных инженеров высшей квалификации. Организация работы группы из нескольких сильных ГИПов – отдельная управленческая задача. В этом проекте я решил ее, применив свое проверенное на практике правило «3Д» (Договоренности, Доверие, Дисциплина).

• Договоренности. До начала работ каждому эксперту были озвучены условия работы и оплаты. Привожу некоторые из условий: ненормируемый рабочий день, всегда на связи, бэкап коллеги (в случае болезни, командировки), выполнение черновой работы в случае необходимости, работа «с листа», многократная полная переработка проекта в тот же срок, ответственность за результат в своей специализации, нахождение в проекте до конца, гибкий график.
• Доверие. В ручном режиме управления большая часть поручений и задач ставится в свободной форме. После постановки задачи я был уверен в ее выполнении в срок, а ГИП был уверен в гибкости своего графика и рассчитывал на уступки. Напоминать о просроченных задачах мне приходилось крайне редко, ГИПы сами отслеживали статусы по промежуточным задачам.
• Дисциплина. Наличие первых двух пунктов бессмысленно без обязательств их исполнения.

Мессенджер как инструмент проектного управления

Мессенджер имеет перед классическими инструментами (почтовые программы, SMS, MMS) ряд явных преимуществ:

• Моментальная доставка сообщений и оповещение о них. Смартфон у всех под рукой и риск пропустить сообщение при наличии интернета сводится к нулю.
• Лишних нет. Не нужно тратить время на выбор адресата, набирать копии сотрудников в строке адрес. В чате находятся все, кто вам нужен. За списком участников следит администратор.
• Наглядное представление. В ленте сообщений вы видите целое дерево сообщений с комментариями, не нужно открывать каждый раз новое письмо, если темы писем разные, а специализация одна.
• Удобный интерфейс. Текст, файлы, звуковые сообщения, фото и видео отправляются в два клика.
• Чат-боты. Эти цифровые помощники помогают формализовать, организовать и помочь контролировать работу участников чата через удобные меню и моментальные ответы, подсказки и руководства к действию.

Семь общих правил коммуникаций в мессенджере

Ниже список разработанных и проверенных в проекте общих правил работы с мессенджером.

1. Управление. Одна специализация = один чат = один ответственный главный инженер.

Каждый технический чат должен управляться одним ответственным «технарем» и контролироваться одним РП. Один главный инженер ведет не более двух чатов, общее количество чатов в проекте не более 10.

Идеально соотношение один ГИП — один чат. При количестве чатов более 10 РП с большой вероятностью физически не сможет корректно анализировать и синхронизировать события в целом по проекту. Введение дополнительного РП потребует дополнительной синхронизации между ними и усложнит схему управления.

2. Контент. Никакого спама! Все сообщения только по теме чата. Шутки, лирические отступления по теме, приколы выносить в отдельный чат. Ответы на вопросы и пояснения даются по телефону, не отвлекая остальных участников от сути. Каждый из участников несет ответственность за содержание чата. Ясность изложения, четкость формулировок, конкретика и уважение к участникам – основные ограничения при написании сообщений. В тексте лучше не использовать лишние значки, они отвлекают от контента. Тогда отставшим от чата всегда легко и быстро удастся найти глазами в ленте важные и срочные задачи и включиться. Аудиозаписи голоса старайтесь использовать по минимуму. Спустя время через поиск вы не найдете записанную в них информацию, а прослушивать все записи заново займет много времени.

3. Поток. Контроль входящих сообщений всеми участниками не реже одного раза в час. Непрерывность чата погружает участников в состояние «потока». Участник, выпавший из «потока», вынужден перечитывать всю ленту и догонять остальных, что не всегда возможно. В состоянии потока все участники чата находятся в тонусе и им не нужно дополнительное время на «раскачку».

4. Исходные данные, новости, «факапы». Делиться новостями, промахами и мыслями сразу. Владелец нового решения, идеи, новой исходной информации делится с участниками в чате немедленно. Новая информация, поступающая с опозданием, обрекает удаленных участников на переделки, в результате повышает риск срыва сроков.

5. Вопрос-ответ. Лимит времени для ответа на простой вопрос — 15 минут. Ответ на сложный вопрос — 1 час. Если ответ на вопрос требует отвлечения более чем на 1 час, вопрос разбивается на насколько простых, либо уводится в отдельный чат.

6. Документооборот. Готовые к оформлению документы обсуждаются в чате, но должны дублироваться в официальные источники проекта (почта, серверы, CRM). При этом версионность документов должна фиксироваться в чатах в виде ссылок на новую версию и комментариев к ее особенностям. Коллективная работа со старыми версиями документов зачастую приводит к финансовым потерям, попадая в разряд бросовой.

7. Живое общение. Длительное общение онлайн часто замыкает участников на тотальную переписку. Задача руководителя проекта/менеджера по продукту – организовывать регулярные конференц- и скайп-звонки для общения. В результате участники получат необходимую эмоциональную разрядку, а поток в чатах будет быстрее и конкретнее.

Семь решений

Благодаря приведенным ниже правилам работы были устранены риски срыва сроков по согласованию проектных решений, а приведенные выше правила и преимущества мессенджера для оперативного управления в проекте стали основой для синхронной разработки продукта и работы с отклонениями.

1. Правила коммуникаций. Проектное решение — четкое понимание правил до старта проекта: отсеивает лишних и настройка оставшихся.

2. Дисциплина исполнения. Проектное решение – авторитетный РП полностью вовлечен в проект. Внедрено правило «3Д». Применение семи правил работы с мессенджером дисциплинирует участников.

3. Постановка задачи. Проектное решение – ключевые решения проработаны мозговыми штурмами и согласованы в чатах.

4. Управление изменениями. Решение – контроль версий продукта, откат к любой законченной версии прост. Простота и скорость обеспечены мессенджером.

5. «Бэкап» экспертов. Проектное решение – с каждым экспертом до начала проекта был согласован его бэкап-функционал.

6. План-график. Проектное решение – ежедневный апдейт, графика и анализ событий на критическом пути показывает точки невозврата. Управление отклонениями – немедленное и адресное.

7. Мозговые штурмы. Проектное решение – регулярные скайп-звонки для сближения взглядов и решения ключевых вопросов, что снимает напряжение и усиливает отдачу команды.

***

Ручное управление при параллельном выполнении задач разработки продукта требует максимальной самоотдачи от каждого участника команды. Проверять вновь сформированную команду на таком проекте я вам не советую — нет времени на «притирку». Но даже в самой неопределенной ситуации в проекте заранее согласованные правила коммуникаций и удобный инструмент онлайн-управления способны не только удержать ситуацию, но и обеспечить выполнение обязательств в срок!

Говоря о мессенджерах (корпоративных или публичных), мы представляем себе понятный интерфейс, возможность обмена сообщениями, медиафайлами, звонками. Знаете ли вы, что корпоративные мессенджеры дают еще и широкие возможности по управлению аккаунтами пользователей, чатами и каналами через бэк-офис (панель администрирования)? Регулирование доступа к мессенджеру является также дополнительной страховкой от нежелательной утечки данных компании за ее пределы. Какими возможностями обладает панель управления, как она работает и что дает корпорации, рассказываем и показываем на примере корпоративного мессенджера Frisbee.

Что такое бэк-офис

Корпоративный мессенджер Frisbee предназначен для крупных компаний и корпораций с большим количеством сотрудников (от одной тысячи подключенных пользователей). Управлять таким количеством пользователей — задача не из простых, которая требует наличия дополнительных инструментов в арсенале системных администраторов и HR-специалистов.

Бэк-офис корпоративного мессенджера Frisbee представляет собой отдельный веб-интерфейс для администрирования платформы, с помощью которого можно создавать аккаунты пользователей вручную или же импортировать заранее подготовленные списки сотрудников. Другими словами, это панель управления всей внутренней “кухней” мессенджера.

На панели администрирования собраны карточки сотрудников компании, которые зарегистрированы в мессенджере, организации (проекты или отделы), где числится работник, а также отображаются созданные пространства (объединяют групповые чаты и участников, относящихся к какому-то проекту, отделу, подразделению) — места общения коллектива.

В публичных мессенджерах сотрудники компании создают чаты стихийно, беспорядочно, сложно отследить, кто имеет доступ в чаты, невозможно управлять чатами после увольнения сотрудников, которые их создавали. Такие аспекты могут повлечь проблемы с доступом к корпоративной информации.

Бэк-офис Frisbee позволяет управлять учетными записями пользователей мессенджера, закрывать доступ к данным уволенным сотрудникам, распределять права и роли сотрудников.

Кроме того, разработчики внедряют дополнительные возможности по добавлению пользователей в мессенджер — автоматизированное взаимодействие с кадровыми системами и AD.

Устанавливая мессенджер на сервер компании, руководитель назначает ответственных работников, которые получат доступ к бэк-офису и всему функционалу системы.

Важным отличием корпоративного мессенджера от публичного является то, что его пользователи — подключенные в специальном порядке сотрудники компании либо партнеры. Пользователей во Frisbee подключают уполномоченные на это работники компании. Такой подход исключает наличие третьих лиц в группах и пространствах мессенджера.

В мессенджере Frisbee пользователи делятся на три группы: суперадминистратор, администратор и сотрудник. Каждая группа выполняет свою роль и наделена определенными правами.

Суперадминистратор

Суперадминистратора в систему приглашает разработчик мессенджера. Происходит это после обращения уполномоченного лица компании, которая установила мессенджер, в службу технической поддержки Frisbee.

Функции суперадминистратора:

Администратор

Пользователь бэк-офиса, который назначается суперадминистратором и имеет почти те же права (добавление/удаление участников, присвоение прав и т.д.). Однако администратор не может совершать какие-либо действия по отношению к суперадминистратору.

Функции администратора:

Сотрудник

Пользователю бэк-офиса со статусом “Сотрудник“ доступен ограниченный функционал по работе с новыми пользователями мессенджера.

Функции сотрудника:

Чтобы обеспечить порядок при добавлении новых пользователей, в профилях сотрудников указаны не только их данные и принадлежность к организации, но и кто инициировал добавление и добавил работника в мессенджер.

Важно отметить, что никто из сотрудников, обладающих расширенными правами пользователя мессенджера, не имеет доступ к перепискам в чатах. Увидеть переписку могут только участники чата. Действия работающих в бэк-офисе пользователей логируются, таким образом компания страхует себя от возможных недобросовестных поступков сотрудников.

Преимущества бэк-офиса для компаний

Бэк-офис корпоративного мессенджера — это вспомогательный инструмент, позволяющий грамотно организовать и упорядочить коммуникацию в большой компании со множеством отделов, проектов, подразделений. Какие еще опции, на ваш взгляд, должны присутствовать в функционале панели управления корпоративного мессенджера? Делитесь идеями в комментариях.

За последний год многое изменилось. В том числе это коснулось и культуры корпоративного общения. Мы не представляем свой день без мессенджеров, которые стали неотъемлемой частью нашей жизни. Однако все чаще они начали давать сбои. Так, за последние месяцы было несколько раз зафиксировано падение WhatsApp и Telegram. Такие условия могут создавать помехи для ведения бизнеса. Крупные компании начинают все чаще задумываться о создании собственных корпоративных ресурсов, в том числе – мессенджеров.

Одним из таких является платформа eXpress, которой пользуется гос. корпорация «Росатом». На пресс-завтраке портал PLUSworld.ru познакомился с самой масштабной платформой корпоративных коммуникаций и мобильности в РФ, а также с уникальным опытом, экспертизой внедрения и ее эффективного использования.

«Когда WhatsApp «падает» на 2 часа, что стало случаться с зарядной периодичностью, мы становимся практически отключены от жизни, в том числе и от рабочих процессов. Мы пользуемся мессенджерами каждый день и уже не замечаем, насколько это важно, замечаем, только когда он перестает работать. Сотрудники – это обычные люди: они используют и «вотсап» и «телегу» активнейшим образом и по рабочим вопросам тоже.

Слишком удобен телефон, слишком удобно то, что сразу открыл сообщение и ответил на него. Все бы хорошо, но когда мы говорим про корпорации, то «вотс» и «телега» — это не совсем то, что нужно использовать. Мессенджеры стали незаменимой вещью для коммуникации, вне зависимости от того, можно пользоваться тем или иным мессенджером», — рассказал Андрей Врацкий, CEO и сооснователь платформы корпоративных коммуникаций и мобильности eXpress.

Почему в работе нежелательно использовать общедоступный Mail.ru, Yandex или Gmail?

Корпорации все чаще задумываются и выбирают специальные ИТ-решения, прививают сотрудникам культуру пользования рабочими инструментами.

Первое – информация выходит за пределы компании. Если информация ушла за пределы компании – она утекла.

Второе – никаких инструментов контроля: никто не знает, в каких чатах состоят сотрудники. Смартфон – личная собственность сотрудника, WhatsApp – его личный аккаунт, и нет никаких инструментов администрирования пользователей внутри рабочей группы. Фактически образовывается «серая зона» снаружи, и никто внутри компании не может догадываться о том, кто получает доступ к конфиденциальным корпоративным данным.

В России культура корпоративного мессенджинга пока не развита. В зарубежном опыте уже вводятся денежные штрафы за ведение переписки в WhatsApp с клиентом или контрагентом. У нас это пока не работает, но, тем не менее, ситуации с утечками данных остаются.

И последний немаловажный момент: из-за того, что это частный собственный телефон и частный аккаунт в мессенджере, уволенный сотрудник может унести все. В привычных чатах нет возможности нажать на кнопку и автоматически удалить конфиденциальные корпоративные данные, невозможно у уволенного сотрудника удалить всю его переписку в вотсапе.

Просто мессенджера бизнесу мало

Как пояснил Андрей Врацкий, в среднем процесс внедрения нового корпоративного ПО занимает в среднем плюс-минус 1 год. Для этого нужен серьезный запас временного ресурса. Главный вопрос – безопасность. Например, чтобы работать в контуре «Росатома», нужно обеспечивать безопасность соответствующего уровня, а это значит дать заказчику такие решения, которых нет ни в Вотсапе, ни в Телеграме.

«Если мы приходим замещать мессенджеры, значит нам надо сразу же сделать так, чтобы мы могли общаться не только внутри корпорации, но и со всеми, кто снаружи. То есть, если мы решаем ВСЕ вопросы Вотсапа и Телеграма – все, для чего он может использоваться, либо если решить наполовину – оно не полетит.

Если сотруднику не дать возможность общаться с внешними контрагентами или клиентами в корпоративном инструменте, он останется в Телеграме и никогда на 100% не перейдет в новый софт. Либо решаем все вопросы, либо вопрос не решается», — сказал Андрей Врацкий.

Он также отмечает, что мало выбрать продукт и убедиться в его защите. По качеству продукт должен быть не хуже WhatsApp или Telegram – а это эталонные продукты. Нужно дать бизнесу не просто мессенджер, нужно дать ему полноценный инструмент для работы, в который бы еще входило максимум всего.

По словам Андрея Врацкого, у каждого человека на смартфоне должна быть «большая джентельменская тройка» — это почта, видеоконференции, мессенджер.

«У каждого из нас на телефоне десятки, а у кого-то и сотни приложений: доставка еды, маркетплейсы, заказ билетов, вплоть до игрушек. Но если же мы говорим про корпоративных сотрудников крупных корпораций, где очень серьезно стоит вопрос безопасности – обычно у них 0. Так принято, что мобильный телефон — это НЕ инструмент для работы», — отмечает он.

Если дать сотрудникам больше, чем просто мессенджер, нагрузить его дополнительными функциями, такими как корпоративный документооборот, возможность заказать справку или оформить заявление на отпуск и т.д. Тогда люди начнут использовать и мессенджер в том числе, потому что они увидят существенную разницу с тем, что было в привычном WhatsApp. Это единственный правильный путь в вопросах воспитания корпоративной культуры коммуникации.

Поэтому «Росатом» и начал использовать eXpress. На сегодняшний момент платформа – глубокий лидер и по количеству пользователей и по количеству обслуживаемых корпораций. Простой пример: из 20 крупнейших компаний страны 11 уже используют или буквально завтра начнут внедрение eXpress

«Правильный маршрут: дать сотрудникам полноценное мобильное рабочее место, дать им возможность работать без привязки к ноутбуку или ПК. Главная задача – сделать так, чтобы с личного мобильного телефона можно было полноценно включаться в рабочие процессы. Если этот инструмент появляется, то сотрудники перестанут быть привязаны к стационарному рабочему месту. Наконец-то телефон сможет стать самостоятельным рабочим инструментом, который содержит в себе множество возможностей. Это то будущее, которое постепенно становится настоящим.

Сейчас идет разговор о переходе в мобильность, где можно будет не только общаться, но и читать новости, запрашивать справки, согласовывать отпуска и т. д. Это развитие eXpress, версия 2.0», — рассказал Врацкий.

Сейчас компании опасаются двух вещей

Первое – это отключение сервисов. Если еще в прошлом году, с года 2010-2012 возросла популярность таких облачных сервисов как Zoom и другие, то в этом году весной-летом многие корпорации не только государственные, но и частные столкнулись с тем, что западные сервисы сказали: «До свидания!». И в одну секунду все отключили. То есть люди приходят, а у них ничего не работает и все данные недоступны. Компании хотят по-старинке держать все данные у себя. По возможности никаких облаков.

Второе – безопасность данных. Если мы — корпорация, банк, и у нас есть требования регулятора, нужно проверять все.

Есть условно три класса систем:

1. Не допустить, чтобы что-то злонамеренное прошло снаружи. Сначала нужно проверять файл антивирусом и только потом он может быть доступен пользователю на его рабочем компьютере и даже на телефоне. Появилась такая история — вирус-шифровальщик. Он действительно парализует работу компании. И кто-то теряет серьезные деньги на этом, порядка десятков млн долларов. Некоторые и российские компании платят сопоставимые суммы.

2. Не выпустить наружу то, что выпускать нельзя. Для этого используются системы класса DLP (Data Loss Prevention). Контент должен проверяться этой системой.

3. Анализ того, что делает пользователь. Важно настроить интеграцию с данными системами. Весь поток данных проверку и обработку. Тогда все будет хорошо.

«Могу добавить, что мы действительно должны были интегрироваться с различными системами какого-то назначения в контуре. Конечно, сегодня в мою зону ответственности входит сделать так, чтобы те продукты, которые мы используем, соответствовали требованиям информационной безопасности.

Мы действительно получаем первые результаты от того, что пошли по тому пути, о котором Андрей рассказал, и используем его продукт. Он практически все преимущества свои обозначил, кроме одного. Вообще корпоративная среда — это история разных бизнес-процессов, начиная с вопросов, связанных с взаимодействием с вашим работодателем, кадровых документов, заканчивая какими-то сценариями пойти на склад получить материал, сделать что-то в производственном отчете, сделать какую-то операцию технологическую. Сценариев можно придумать множество», — отметил Евгений Абакумов, директор по информационным технологиям Государственной корпорации по атомной энергии «Росатом».

Он рассказал, что сегодня атомная отрасль — это океан различных процессов, от атомной энергетики до композитных материалов, от Северного морского пути до зарубежных проектов. Конечно, в каждом бизнесе разные требования с точки зрения того, как мы относимся к информации. Какой бы уровень конфиденциальности ни был, все равно будет не очень правильно идти на риски, связанные с корпоративными данными.

Стоит вопрос сделать многоструктурный сервис. С одной стороны, выполняющий классический функции мессенджера: переписка, видеочаты, каналы для внутренней новостной ленты, трансляции, и при этом ты можешь пообщаться с коллегами и другими корпорациями, имеющих ту же самую возможность. Это был очень важный аспект, когда мы выбирали корпоративный мессенджер, как вести партнерский диалог с коллегами, если у них не будет такой возможности.

Для внутренних сценариев «Росатом» пошел по пути смарт-аппов – тех самых сценариев, которые дополняют обычный процесс коммуникации в некоем мобильном варианте исполнения.