МИНИСТЕРСТВО ТРУДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 25 ноября 1994 г. N 72
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ МЕЖОТРАСЛЕВЫХ УКРУПНЕННЫХ НОРМАТИВОВ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ
Министерство труда Российской Федерации постановляет:
1. Утвердить Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, разработанные Центральным бюро нормативов по труду при Всероссийском центре производительности Минтруда России и Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Роскомархива.
2. Установить, что Межотраслевые укрупненные нормативы времени, утвержденные настоящим Постановлением, рекомендуются для применения в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях) независимо от форм собственности.
3. Рекомендовать министерствам, ведомствам, предприятиям в трехмесячный срок с учетом потребности представить заявки Центральному бюро нормативов по труду на издание Межотраслевых укрупненных нормативов времени, утвержденных настоящим Постановлением.
4. Центральному бюро нормативов по труду обеспечить издание необходимого количества указанных Межотраслевых укрупненных нормативов времени.
Заместитель Министра труда
Российской Федерации
Р.БАТКАЕВ
МЕЖОТРАСЛЕВЫЕ УКРУПНЕННЫЕ НОРМАТИВЫ ВРЕМЕНИ НА РАБОТЫ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ
1. Общая часть
1.1. Укрупненные нормативы времени предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления (ДОУ), определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендуются для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (в объединениях) независимо от форм собственности, в учреждениях и общественных организациях.
1.2. Функции службы ДОУ определены Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, Примерным положением о службе документационного обеспечения управления.
1.3. В основу разработки нормативов времени положены материалы изучения организации труда и передового опыта работников служб ДОУ, фотографии рабочего дня, само фотографии, данные оперативного учета и отчетности, результаты экспертных оценок специалистов служб ДОУ министерств и ведомств.
1.4. При подготовке нормативов времени использованы следующие нормативные и методические документы:
Положение об организации нормирования труда в народном хозяйстве. Утверждено Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1986 г. N 226/П-6; Межотраслевые методические рекомендации по разработке нормативных материалов для нормирования труда в непроизводственных отраслях народного хозяйства. — М., 1988.
1.5. При нормировании труда работников службы ДОУ необходимо использовать межотраслевые типовые и единые нормы времени: Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов. — М., 1990; Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. — М., 1988; так как «Укрупненные нормативы…» не учитывают затраты на машинописные работы, копирование и размножение.
1.6. Нормативная часть сборника содержит следующие разделы: затраты времени на работы по документационному обеспечению управления (составление и ведение номенклатур дел, обработка, регистрация, учет количества документов, работы по контролю исполнения документов, создание и ведение картотек, формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив); затраты времени на работы архива организации (методическое и организационное обеспечение работы, создание научно-справочного аппарата к документам архива организации, каталогизация документов, использование документов, информационное обслуживание учреждений и граждан, проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения, контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы, обеспечение сохранности документов, учет документов, техническое оформление работ).
1.7. Сборник содержит нормативы времени в часах на принятую единицу измерения объема работы.
1.8. Нормативы рассчитаны на основе результатов измерения затрат рабочего времени в течение рабочего дня продолжительностью 8 часов.
1.9. Нормативы предусматривают выполнение всех работ с документами на одном языке и распространяются на работы с документами общего делопроизводства.
1.10. Нормативы рассчитаны на выполнение каждой работы одним исполнителем.
1.11. В таблицах нормативной части сборника приведены наименование и содержание выполняемых работ и установленные на них нормативы времени.
1.12. В пределах таблицы нормативы расположены в логической последовательности выполняемых работ, но при этом работы, выполняемые с применением автоматизированных технологий располагаются после аналогичных работ, выполняемых по традиционной технологии.
1.13. Состав документов, правила их разработки и оформления устанавливаются в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления, Основных правил работы ведомственных архивов, Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации (М., 1994).
1.14. Норма времени на выполнение единицы нормируемой работы рассчитывается по нормативу оперативного времени и определяется по формуле
Нвр = Н x К,
где Нвр — затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы;
Н — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, ч;
К — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, % оперативного времени. По результатам анализа карт фотографии и само фотографии рабочего времени работников К принимается равным 1,1.
1.15. Режим труда и отдыха операторов электронно-вычислительных и вычислительных машин и других специалистов, непосредственно работающих с персональными компьютерами, зависит от характера выполняемой работы (ввод данных, текстов, редактирование, чтение информации с экрана). Непрерывная продолжительность работы не должна превышать 4 часов, при этом после каждого часа работы перерыв 5 — 10 мин., а через 2 часа — 15 мин.
1.16. Под единицей измерения «дело» подразумевается дело в объеме 150 листов размером 210 х 297 мм (формат А4). Дела, содержащие больше или меньше 150 листов, пересчитываются на одно условное дело объемом 150 листов.
1.17. Работы с машинограммами в делопроизводственной службе нормируются по таблице 3.1.2. (нормативы 3.1.2.1, 3.1.2.2).
1.18. За единицу измерения объема работы — авторский лист — принимается материал, содержащий 40 тыс. печатных знаков, что составляет 16,7 машинописных страниц, напечатанных через 1,5 интервала, содержащих каждая 2450 знаков.
1.19. За единицу измерения объема работы — коробку — принимается коробка, вмещающая 10 дел.
1.20. По отдельным видам работ в качестве единицы измерения взята не 1, а 10, 100. Это необходимо учитывать при расчете величины трудозатрат по планируемым объемам работ.
1.21. В случае заключительных отклонений в содержании работ по сравнению с настоящим нормативным сборником и нецелесообразности изменения существующей организации труда могут быть рассчитаны местные нормы для конкретной службы документации.
1.22. Местные нормы на работы, не предусмотренные данным нормативным сборником, устанавливаются методом технического нормирования.
1.23. На основе Укрупненных нормативов времени производится расчет явочной численности работников службы документации.
1.23.1. С этой целью определяется годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) в часах с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:
Тн = Нвр x Vi,
где Нвр — затраты времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, ч;
Vi — объем конкретного вида работы, выполняемой за год (устанавливается по данным оперативного учета).
1.23.2. Годовая трудоемкость ненормируемых работ Тн.н в часах определяется методом экспертных оценок с учетом объема выполненных работ по формуле:
Тн.н = Тjнн x Vj,
где Тjнн — годовая трудоемкость ненормируемой работы конкретного вида;
Vj — годовой объем ненормируемых видов работ.
1.23.3. Общая годовая трудоемкость То работ рассчитывается по формуле:
То = Тн + Тн.н.
1.23.4. Явочная численность работников Чяв определяется по формуле:
| Чяв = | Тн + Тн.н | = | То |
| Фп | Фп |
где Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за
год, ч (принимается равным 2006 чел.-ч).
Пример расчета численности работников службы документации приведен в Приложении 2.
2. Организация труда
Служба документационного обеспечения управления учреждения независимо от формы собственности может действовать на правах самостоятельного структурного подразделения или выполняться одним лицом.
Функции работников службы ДОУ определяются должностными инструкциями, составленными в соответствии с «Тарифно-квалификационными характеристиками по общеотраслевым должностям служащих», Утвержденными Постановлением Министерства труда Российской Федерации 10 ноября 1992 г. N 30 (М., 1992), и «Тарифно-квалификационными характеристиками по должностям работников бюджетных учреждений и организаций системы государственной архивной службы Российской Федерации» (Приложение 5 к Приказу Роскомархива от 09.12.92 N 226). Этими же документами определяются наименования должностей работников служб ДОУ.
В функции службы ДОУ входят:
организационно-методическое обеспечение работ с документами в структурных подразделениях организации и подведомственных учреждениях;
внедрение стандартов на документационное обеспечение управления и других нормативно-методических документов;
прием документов;
обработка документов и учетно-справочная работа;
контроль исполнения документов;
оформление и рассылка документов;
формирование, хранение дел и их использование;
подготовка и передача дел в архив организации и другие.
В функции архива организации входят:
комплектование документами структурных подразделений организации;
учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
фондирование принятых в архив документов;
составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам;
проведение экспертизы научной и практической ценности документов, хранящихся в архиве, оказание методической помощи в проведении этой работы в делопроизводстве организации;
подготовка и передача документов на государственное хранение;
представление в государственный архив форм статистической отчетности:
форма N 5 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего управленческую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19… года», форма N 6 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего научно-техническую документацию, подлежащую передаче на государственное хранение на 1 декабря 19… года»;
форма N 7 «Паспорт архива учреждения, организации и предприятия, хранящего кино-фото-фоно-документы, подлежащие передаче на государственное хранение на 1 декабря 19… года»;
использование документов, хранящихся в архиве;
проверка сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве организации;
участие в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.
Организационно-техническими условиями, принятыми в сборнике, предусматриваются: рациональная организация рабочих мест;
своевременное получение работающими необходимой информации, консультации, инструктажа;
соблюдение рационального режима труда и отдыха;
обеспечение установленных санитарных норм.
Рабочие места работников службы документации оборудуются одно-тумбовым столом (с приставкой), обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующих документов и канцелярских принадлежностей.
Ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок.
Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.
Для хранения специальной, справочной литературы и документов должен быть шкаф. Рабочее место работника службы документации, оснащенное ПЭВМ, показано на рис. 1 <*>.
<*> Не приводится.
Работники службы документации обеспечиваются необходимыми справочными материалами (в том числе: инструкциями по ведению делопроизводства и другими нормативно-методическими документами, справочниками по действующему законодательству, справочниками по административно-территориальному делению, орфографическим и терминологическим словарями, справочниками по написанию отдельных наименований слов, списками работников организации и ее структурных подразделений с указанием номеров телефонов и адресов, алфавитными книжками адресов и телефонов работников, связанных с деятельностью данной организации, картотеками — указателями к сборникам постановлений и приказов вышестоящего органа и другими).
В связи с внедрением в деятельность служб ДОУ автоматизированных технологий рабочие места специалистов должны быть оснащены профессиональными персональными компьютерами (ПЭВМ) типа IBM PC XT/AT со следующими основными параметрами: объем оперативной памяти 640 Кб и емкостью внешней памяти на винчестере не менее 20 Мб. Компьютер должен быть оснащен принтером с широкой печатью.
ПЭВМ оснащается стеклянным или пластмассовым оптическим фильтром. Экран большой разрешающей способности уменьшает напряжение зрения. Освещенность экрана должна равняться освещенности помещения. Экран компьютера располагается под прямым углом по отношению к окнам рабочей комнаты.
Режим труда и отдыха работников, занятых документационным обеспечением управления, устанавливается исходя из распорядка дня с учетом регламентации всех обязательных работ и выполнения наиболее сложных из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая трудоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 — 10 мин. за 1 — 1,5 ч до обеда и за 1 — 1,5 ч до окончания работы.
Режим труда и отдыха специалистов, работающих на ПЭВМ определяется «Временными санитарными нормами и правилами для работников вычислительных центров», утв. заместителем Главного государственного санитарного врача СССР 02.03.88 N 4559-88.
3. Нормативная часть
3.1. Затраты времени на работы по документационному обеспечению управления
3.1.1. Составление и ведение номенклатур дел
Исполнители — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Составление и ведение номенклатуры дел структурного подразделения <*> | Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, функций данного структурного подразделения, особенностей его делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, составление, систематизация заголовков дел, визирование руководителем структурных подразделений, контроль за правильностью формирования дел | Количество позиций в номенклатуре дел: | |
| до 10 | 11,00 | ||
| 11 — 25 | 24,80 | ||
| 26 — 50 | 46,80 | ||
| 51 — 75 | 66,00 | ||
| 76 — 100 | 82,50 | ||
| 2. Составление и ведение номенклатуры дел организации <*> | Изучение нормативных и методических документов, справочных пособий, номенклатур дел структурных подразделений, функции организации, особенностей делопроизводства, состава и содержания документов, определение сроков их хранения, разработка классификационной схемы номенклатуры дел, унификация, общее редактирование текста всех разделов номенклатуры дел, выявление документов, не вошедших в номенклатуры дел структурных подразделений, составление номенклатуры дел (с оглавлением, предисловием, списком сокращений), согласование с ведомственным архивом, рассмотрение на заседании Центральной экспертизной комиссии (ЦЭК) (ЭК организации), согласование с архивным учреждением (государственным архивом), оформление и утверждение номенклатуры дел; контроль за правильностью формирования дел в течение года, внесение итоговой записи к номенклатуре дел, передача итоговых сведений в информационно-поисковую систему и ведомственный архив по установленной форме | Количество позиций в номенклатуре дел: | |
| 101 — 200 | 230,00 | ||
| 201 — 300 | 270,00 | ||
| 301 — 400 | 264,00 | ||
| 401 — 500 | 296,00 | ||
| 501 — 600 | 398,00 | ||
| 601 — 700 | 360,00 | ||
| 701 — 800 | 384,00 | ||
| 801 — 900 | 416,00 | ||
| 901 — 1000 | 440,00 | ||
| 1001 — 1100 | 480,00 | ||
| 1101 — 1200 | 504,00 | ||
| 1201 — 1300 | 536,00 | ||
| 1301 — 1400 | 568,00 | ||
| 1401 — 1500 | 656,00 |
<*> Работа по контролю за формированием дел в делопроизводстве ведется в течение года.
| 3. Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации <*> | Включение компьютера, вызов на дисплей формата в соответствии с программой, ввод данных об изменениях в номенклатуре дел; выключение компьютера | Количество позиций в номенклатуре дел: | |
| до 100 | 28,00 | ||
| до 200 | 40,00 |
<*> Норматив применим также для определения затрат времени на составление и ведение номенклатуры дел крупного структурного подразделения (главного управления, управления и т.д.).
3.1.2. Обработка, регистрация, учет количества документов
Исполнители — заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, инспектор, секретарь — машинистка, экспедитор, делопроизводитель, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Обработка поступающих документов | Прием корреспонденции, проверка целостности упаковки и вложений, правильности адресования, вскрытие конверта, систематизация документов на регистрируемые и нерегистрируемые, составление регистрационных карточек (РК), простановка, заполнение регистрационных штампов, распределение документов на подлежащие передаче руководителю организации для рассмотрения и вынесения резолюции и на подлежащие передаче на исполнение в структурные подразделения, передача документов на исполнение <*> | 10 документов | 0,65 |
| 2.Обработка документов, получаемых по факсу | Прием сигнала. Получение текста, деление на листы формата А4, составление регистрационных карточек (РК), простановка, заполнение регистрационных штампов, передача документов на исполнение | 1 лист | 0,15 |
| 3. Обработка телеграмм | Получение текста от телетайпистки, составление РК, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача телеграмм руководству на резолюцию, получение телеграммы, запись текста резолюции в РК, передача телеграммы и РК исполнителю | 1 телеграмма | 0,11 |
| 4. Обработка поступающих телефонограмм | Прием телефонограммы, регистрация, запись текста в журнале, информирование (по телефону) исполнителя о содержании полученной телефонограммы, контроль за соблюдением срока исполнения | 1 телефонограмма | 0,20 |
| 5. Обработка отправляемых документов | Получение исполнительных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов в РКФ (номера дела, в который помещен исполнительный документ), сортировка отправляемых документов по адресам и видам почтовых отправлений, проставление адреса на конверте, фальцовка и вложение документов в конверты, заклеивание конвертов, маркировка конвертов, составление реестра на заказную почту, упаковка писем для отправки на почту | 10 документов | 0,80 |
| 6. Обработка документов, отправляемых по факсу | Получение исполненных документов, проверка правильности оформления документов, наличия приложений, указанных в основном документе, регистрация документов; включение факса, установление связи с адресатом, передача текста, отключение аппарата | 1 лист | 0,03 |
| 7. Обработка отправляемых телефонограмм | Передача текста, регистрация в журнале | 1 телефонограмма | 0,18 |
| 8. Оформление командировочных удостоверений | Оформление удостоверения по установленной форме, простановка и заверение отметки о прибытии (убытии) работника | 1 командировочное удостоверение | 0,10 |
| 9. Автоматизированная регистрация поступающих документов | Включение компьютера, вызов на дисплей формата регистрационно-контрольной формы (РКФ), ввод информации о виде документа, его авторе, дате и индексе, присвоенных документу организацией — автором, о содержании документа (заголовке), приложениях, контрольных реквизитах, количестве листов документа, присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ, присвоение регистрационного номера документу, выключение компьютера | 10 документов | 0,40 |
| 10. Автоматизированная регистрация документов, создаваемых для внутреннего пользования | Включение компьютера, вызов на дисплей формата (РКФ), ввод в РКФ информации о виде документа, его авторе, текста краткого содержания документа (заголовка) и приложений, о количестве листов документа; присвоение даты регистрации документу по дате заполнения РКФ; присвоение регистрационного номера документу; ввод в РКФ информации об авторах и содержании резолюции, выключение компьютера | 10 документов | 0,33 |
| 11. Автоматизированная регистрация отправляемых внутренних документов | Включение компьютера, вызов на дисплей формата РКФ, выбор кодов (наименований) адресатов, ввод информации о количестве экземпляров, отправляемых в каждый адрес, суммирование информации о количестве экземпляров, отправляемых во все адреса; выключение компьютера | 10 документов | 0,38 |
| 12. Автоматизированная регистрация отправляемых инициативных документов | Включение компьютера, вызов на дисплей формата РКФ, ввод в РКФ информации о документе, краткого содержания (заголовка) документа и приложений, вида документа, количества листов; присвоение даты регистрации документа по дате заполнения РКФ; присвоение регистрационного номера документу; выбор кодов (наименований) организаций — адресатов, ввод информации о количестве экземпляров, отправляемых каждому адресату, суммирование общего количества экземпляров, запись в РКФ, распечатка РК, выключение компьютера | 10 документов | 0,35 |
| 13. Автоматизированный учет количества документов, создаваемых для внутреннего пользования | Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ, выключение компьютера | 100 документов | 0,04 |
| 14. Автоматизированный учет количества отправляемых документов | Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения искомой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества отправляемых экземпляров документов, выключение компьютера | 100 документов | 0,04 |
| 15. Автоматизированный учет количества поступающих документов, документов-ответов на поступающие документы, отправляемых инициативных документов | Включение компьютера, формирование запроса на поиск РКФ по заданным реквизитам для получения необходимой модификации выходной формы; сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ, выключение компьютера | 100 документов | 0,05 |
| 16. Автоматизированный учет объема документооборота учреждения | Включение компьютера, формирование запроса по заданным реквизитам, сортировка РКФ по заданным значениям реквизитов, подсчет количества РКФ и отправленных экземпляров документов, распечатка, выключение компьютера | 100 документов | 0,09 |
<*> В случае выполнения работ по подготовке к размножению РК и документов для исполнителей норматив увеличивается на 0,45 чел.-ч. на каждые 10 документов.
3.1.3. Работы по контролю исполнения документов
Исполнители — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь — машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Контроль исполнения документов | Составление РК, если она не передается из службы регистрации, проставление отметки «К» (контроль) на документе и на РК, расположение первого экземпляра РК в картотеке, направление второго экземпляра РК вместе с документом в структурное подразделение исполнителю, контроль исполнения документа, напоминание о сроке исполнения, получение сведений о результатах исполнения, запись сведений в РК, информирование руководителей о состоянии исполнения, снятие документа с контроля. Составление сводки о документах, не исполненных в установленные сроки, составление сводки об исполнении документов, подлежащих контролю, обобщение результатов исполнения документов по структурным подразделениям, анализ состояния исполнения документов в организации | 10 документов | 0,80 |
| 2. Контроль исполнения заявлений граждан | То же | 10 документов | 0,70 |
| 3. Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов | Включение компьютера, просмотр документа, вызов на дисплей РКФ документа, ввод в базу данных контрольных реквизитов задания (резолюции), распечатка РКФ, помещение РКФ в контрольно — справочную картотеку, передача на исполнение документа и РКФ, получение контролируемого документа и РКФ, контроль за правильностью оформления и сроком исполнения документа, корректировка РКФ; оформление исполнительного документа; заполнение РКФ по результатам исполнения документа; распечатка РКФ, формирование сводки об исполнении контролируемых документов по отдельным заданным реквизитам или их комбинациям; ведение справочно-информационной работы, получение выходных форм по учету и контролю документов, выключение компьютера | 10 документов | 0,75 |
| 4. Автоматизированный контроль исполнения обращений граждан | То же | 10 документов | 0,60 |
| 5. Автоматизированный контроль исполнения документов, создаваемых для внутреннего пользования | То же | 10 документов | 0,70 |
3.1.4. Создание и ведение картотек
Исполнители — заведующий канцелярией, старший инспектор, инспектор, делопроизводитель, секретарь — машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Составление и ведение контрольно-справочной картотеки | Систематизация, расстановка РК в картотеке в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки; внесение в карточки изменений (запись сведений об исполнителе, переносе срока исполнения и т.п.); отбор карточек на документы, сроки исполнения которых истекают (для информирования исполнителей); перестановка РК на исполненные документы в соответствующий раздел картотеки; отбор РК на документы с истекающими сроками исполнения (для информирования руководителя) | 10 регистрационных карточек | 0,80 |
| 2. Ведение автоматизированной базы данных по контролю исполнения документов | Включение компьютера, вызов на экран реквизитов документа, вызов формата РКФ, заполнение карточки на вновь поступивший документ или внесение в карточку изменений (дополнений), сведений об исполнителях, сроках исполнения (переносе сроков), выборка карточек внутри системы (карточки на исполненные и неисполненные документы, на документы с истекшими сроками исполнения) и по разделам; распечатка карточек на документы с истекшими сроками исполнения для информирования руководителей; распечатка карточек; выключение компьютера | 10 карточек | 1,10 |
| 3. Составление и ведение картотеки по предложениям и жалобам граждан | Заполнение карточек по установленной форме, систематизация, расстановка РК в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, внесение изменений в карточки | 10 регистрационных карточек | 1,08 |
| 4. Составление и ведение тематических карточек к ведомственным нормативам, приказам, решениям | Заполнение карточек по установленной форме, систематизация, расстановка тематических карточек в соответствии с классификаторами или схемой построения картотеки, расстановка новых карточек, внесение изменений в карточки | 10 тематических карточек | 1,05 |
3.1.5. Формирование и оформление дел в структурных подразделениях, экспертиза научной и практической ценности документов, составление годовых разделов описей дел, передача дел в ведомственный архив
Исполнители — заведующий канцелярией, старший инспектор, делопроизводитель, секретарь — машинистка, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин, документовед
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Формирование дел постоянного хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация) | Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, нумерация листов в деле, составление внутренней описи документов дела и заверительной надписи, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках | 1 дело | 0,75 |
| 2. Формирование дел по личному составу организации, составление заголовков, оформление дел | То же | 1 дело | 0,73 |
| 3. Формирование дел временного (свыше 10 лет) хранения, составление заголовков оформления дел | То же | 1 дело | 0,56 |
| 4. Формирование дел временного (до 10 лет) хранения, составление заголовков, оформление дел (управленческая документация) | Группировка исполненных документов в дела, проверка соответствия содержания документов заголовкам дел по номенклатуре дел, правильности оформления и полноты (комплектности) документов, составление и уточнение заголовков дел, описание дел на обложках | 1 дело | 0,43 |
| 5. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и составление акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению | Изучение состава и содержания документов, определение их научно-исторической и практической значимости, полистный просмотр дел, отбор документов на постоянное, временное хранение и к уничтожению, составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассмотрение акта на заседании ЦЭК (ЭК), утверждение акта | 1 дело | 1,00 |
| 6. Составление годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих передаче в архив организации | Составление годового раздела описи на дела, прошедшие экспертизу ценности, рассмотрение подготовленного раздела на заседании ЦЭК (ЭК), доработка по замечаниям, оформление, утверждение в установленном порядке, проверка качества формирования и оформления дел, соответствия количеству дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел; простановка временных шифров (карандашом) на обложках дел | 10 описательных статей описи | 1,12 |
| 7. Автоматизированное составление годовых разделов описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежавших передаче в архив организации | Включение компьютера, вызов на дисплей формата описи, внесение данных на дела, прошедшие экспертизу ценности; считка составленной описи, правка; распечатка; рассмотрение годового раздела описи на заседании ЦЭК (ЭК); внесение изменений в опись в соответствии с высказанными замечаниями; распечатка раздела описи после доработки, выключение компьютера | 10 описательных статей описи | 1,10 |
| 8. Передача дел в архив организации из структурного подразделения | Передача дел поединично по описям и номенклатурам дел, передача экземпляров описей, номенклатур дел, контрольно-справочных и тематических картотек согласно графику, оформление передачи по установленной форме | 10 дел | 3,25 |
3.2. Затраты на работы архива организации
3.2.1. Методическое и организационное обеспечение работы
Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Разработка нормативно-методических пособий (инструкций, рекомендаций, положений) | Составление библиографии, изучение научно-методической литературы и документов по теме, выявление и сбор материалов, их анализ, составление плана и схемы пособия, систематизация сведений, написание текста, редактирование, обсуждение, доработка по замечаниям | 1 авторский лист | 72,50 |
3.2.2. Создание научно-справочного аппарата к документам архива организации
Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения | Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЦЭК (ЭК), представление описи на утверждение ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации | 10 описательных статей описи | 1,00 |
| 2. Составление сводных описей дел по личному составу | Написание, оформление описи (годового раздела сводной описи) по установленной форме, рассмотрение на заседании ЦЭК (ЭК), представление описи на согласование ЭПК государственного архива, обсуждение, доработка по замечаниям, утверждение руководителем организации | 10 описательных статей описи | 0,90 |
| 3. Составление предисловий к описям архивных фондов | Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов с целью определения дат образования, реорганизации, переименования, ликвидации фондообразователя, выяснение его подведомственности, функций, структуры, изучение системы делопроизводства, характера и состояния документов, сбор и анализ сведений о наличии и составе научно-справочного аппарата (НСА) к фонду, об особенностях обработки и систематизации документов, написание текста предисловия, обсуждение, доработка по замечаниям | 1 авторский лист | 120,00 |
| 4. Составление исторических справок на архивные фонды организаций, учреждений и предприятий | Сбор данных по истории фондообразователя на основании сведений, выявленных при составлении предисловий к описям дел за этот период, написание текста справки, обсуждение, доработка по замечаниям | 1 авторский лист | 72,00 |
| 5. Составление предметных, географических, именных указателей к законченным описям дел | Просмотр описи, выявление данных, написание карточек (с вынесением на каждую карточку одного понятия), составление указателя | 10 карточек указателя | 1,40 |
3.2.3. Каталогизация документов
Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, оператор электронно-вычислительных и вычислительных машин
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1.Составление карточек и ведение предметной (предметно-тематической) картотеки | Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, аннотирование содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, простановка штампа о каталогизации на обложках дел; группировка карточек по алфавиту предметных понятий, далее по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации | 10 карточек | 3,00 |
| 2. Создание автоматизированной базы данных по документам архива | Изучение описи, отбор дел, полистный просмотр дел, выявление документов, включение компьютера, вызов на дисплей формата карточки, заполнение его, систематизация карточек в соответствии с установленными индексами по принятой схеме, выключение компьютера, простановка штампа о каталогизации на обложке дела | ||
| — с распечаткой карточек | То же | 10 карточек | 2,40 |
| — без распечатки карточек | То же | 10 карточек | 2,00 |
| — на государственных, общественных, творческих деятелей | То же | 10 карточек | 1,80 |
| — по личному составу | То же | 10 карточек | 1,20 |
| 3. Составление карточек и ведение именной картотеки (на государственных, общественных, творческих деятелей) | Изучение описи, отбор дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, группировка карточек по фамилиям, именам и отчествам в алфавитном порядке, далее по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой схемой систематизации | 10 карточек | 2,30 |
| 4. Составление карточек и ведение картотеки по личному составу организации | То же | 10 карточек | 1,50 |
3.2.4. Использование документов. Информационное обслуживание учреждений и граждан
Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, архивариус
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Исполнение тематических запросов | Ознакомление с запросом, изучение научно-справочного аппарата и документов архива, выявление сведений по теме запроса, написание текста ответа | 1 запрос | 24,10 |
| 2. Тематическое выявление и подготовка информационного документа | Просмотр дел, выявление сведений по теме, составление текста информационного документа (тематического перечня, информационного письма) | 1 печатный лист | 127,00 |
| 3. Выдача дел во временное пользование | Ознакомление с запросом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт-заместителей, проверка соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, оформление актов о выдаче дел во временное пользование, выдача дел | 10 дел | 2,90 |
| 4. Прием посетителей с целью консультации | Консультирование по вопросам состава и содержания документов по теме запроса, информирование о наличии в архиве документов для получения справки о работе, службе, учебе | 1 посетитель | 0,86 |
| 5. Исполнение запросов социально-правового характера | Ознакомление с запросом (заявлением), изучение научно-справочного аппарата и документов архива, выявление сведений биографического характера, написание текста архивной справки<*> | 1 запрос | 2,42 |
| 6. Прием и выдача невостребованных трудовых книжек | Прием трудовых книжек на хранение, оформление приема, размещение трудовых книжек в ящике картотеки по алфавиту, выдача трудовых книжек владельцам | 1 трудовая книжка | 0,47 |
<*> Сведения выявляются за период не более 5 лет.
3.2.5. Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения
Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Проведение комплексной (тематической) проверки состояния и работы архива подведомственного учреждения (участие в проверке совместно с работниками государственного архива) | Изучение условий хранения дел, состояния учета и научно-справочного аппарата, эффективности использования документов, проверка готовности документов к передаче на государственное и ведомственное хранение, правильность проведения экспертизы ценности, оформление дел, информирование руководства организации о результатах проверки, обсуждение итогов проверки в архиве подведомственного учреждения, составление справки по результатам проверки | 1 комплексная (тематическая проверка) | 26,70 |
3.2.6. Контроль за организацией документов в делопроизводстве структурных подразделений ведомства (организации) и в учреждениях системы
Исполнители — заведующий канцелярией, заведующий экспедицией, старший инспектор, инспектор, заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Проведение проверки организации работы с документами в структурных подразделениях ведомства и учреждениях его системы | Изучение основных задач и функций учреждения в целом и его структурных подразделений, составление плана проверки, изучение работы с документами на обследуемом объекте (совместно с работниками делопроизводственной службы), информирование руководства учреждения (структурного подразделения) о результатах проверки, обсуждение итогов проверки на объекте, составление справки по итогам проверки | 1 проверка одного структурного подразделения (учреждения), номенклатура дел которого включает до 100 позиций | 19,60 |
| 2. Контроль за организацией работы с документами в делопроизводстве структурных подразделений учреждения | Проверка (совместно с работниками делопроизводственной службы) правильности формирования и описания дел, обеспечения сохранности документов в делопроизводстве составления описей, подготовки дел к передаче в ведомственный архив; подготовка предложений о совершенствовании работы с документами | 1 проверка работы с документами одного структурного подразделения, номенклатура дел которого включает до 100 позиций | 7,10 |
| 3. Устное консультирование работников организации | Консультирование по вопросам формирования дел, составления номенклатур дел, описей, проведения экспертизы ценности, отбора документов на государственное хранение, практического применения методических пособий | 1 консультация | 1,20 |
| 4. Оформление консультаций в письменной форме | Оформление ответа работникам организации по вопросам формирования дел, составления номенклатур дел, описей, проведения экспертизы ценности, отбора документов на государственное хранение, практического применения методических пособий | 1 служебное письмо, объемом в 1 машинописный лист | 2,05 |
3.2.7. Обеспечение сохранности документов
Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Прием дел в архив из структурного подразделения | Ознакомление с состоянием дел, проверка правильности оформления дел, прием дел по описи (поединично), прием контрольно-справочной картотеки к документам данного годового раздела описи, запись (в двух экземплярах описи) сведений о количестве фактически принятых дел, номеров отсутствующих дел; размещение дел на места хранения, отметка в топографических указателях о размещении дел, запись в книге учета поступления и выбытия документов | 10 дел | 3,60 |
| 2. Отбор, подготовка и передача документов для дезинфекции, дезинсекции, реставрации и переплета | Подбор дел по актам проверки наличия, картотеке (журналу) учета физического состояния документов, регистрация в книге выдачи дел из архивохранилища, оформление заказа по установленной форме, передача дел в лабораторию | 10 дел | 4,70 |
| 3. Выдача (прием) дел | Выдача дел: ознакомление с заказом, определение по топографическим указателям местонахождения дел, выемка дел, размещение карт — заместителей, определение соответствия шифра и заголовка на обложке дела и в описи (номенклатуре дел), проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка в книге выдачи дел из архивохранилища. Прием дел: визуальный осмотр дел, проверка нумерации листов и физического состояния дел, отметка о возвращении дел в книге выдачи, изъятие карт — заместителей, укладка дел на места хранения | 10 дел, выданных или принятых в архив | 1,55 |
| 4. Картонирование дел | Размещение дел в коробке по порядку номеров, написание ярлыка, наклейка его на коробку | 10 дел | 0,52 |
| 5. Формирование связок дел, подлежащих хранению | Группировка дел по порядку номеров, написание ярлыка, прикрепление ярлыка к шпагату, перевязывание дел | 10 дел | 0,54 |
| 6. Составление топографических указателей | Заполнение граф карточки указателя по установленной форме, группировка карточек в последовательности расположения стеллажей, номеров фондов | 10 карточек | 2,85 |
| 7. Автоматизированное ведение топографических указателей | Включение компьютера, вызов на дисплей формата; заполнение граф (уточнение данных в графах) карточки указателя, группировка карточек в установленной последовательности расположения; распечатка; выключение компьютера | 10 карточек | 1,25 |
| 8. Проверка наличия и состояния документов | Сверка фактического наличия дел на местах хранения и по описи (номенклатуры дел), описательной статьи описи номенклатуры дел с описанием на обложке дела, проверка физического состояния и технического оформления дел, заполнение листа проверки наличия с указанием в нем физического состояния дел, составление акта проверки наличия и состояния дел в фонде | 10 дел | 0,80 |
| 9. Передача архивом организации документов на государственное хранение | Подготовка и доставка дел, участие в передаче дел, оформление передачи документов по установленной форме, запись о выбытии в книге учета поступления и выбытия документов | 10 дел | 1,00 |
3.2.8. Учет документов
Исполнители — заведующий архивом, архивист 1 категории, архивист 2 категории, архивист, старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Составление и ведение учетных документов архива организации | Изучение источников по истории фондообразователя, составление и ведение списка фондов, количественный и пофондовый учет фондов и коллекций, составление листа фонда, выявление и запись сведений о составе и объеме фонда на основе соответствующих документов, составление карточки архивного фонда по установленной форме, представление карточки в учреждение ГАС России | 1 архивный фонд | 2,50 |
| 2. Составление «Паспорта архива учреждения…» формы N N 5, 6, 7 | Сбор и анализ сведений об архиве, написание отчета по установленной форме на основании данных учетных документов | 1 отчет | 9,70 |
3.2.9. Техническое оформление работ
Исполнители — старший хранитель фондов, хранитель фондов, архивариус
| Наименование работы | Содержание работы | Единица измерения объема работы | Норматив времени, ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 1. Автоматизированный ввод текста в базу данных с оригинала документа <*> | Включение компьютера, создание файла, ввод текста, распечатка, выключение компьютера | 1 авторский лист | |
| — 1 гр. сложности | То же | 6,10 | |
| — 2 гр. сложности | То же | 7,93 | |
| — 3 гр. сложности | То же | 9,15 | |
| 2. Автоматизированное редактирование текста документа | Включение компьютера, вызов файла на дисплей, редактирование текста с внесением до 30 % изменений, распечатка текста, выключение компьютера | 1 авторский лист | 1,60 |
| 3. Подшивка документов в дело (управленческая документация) вручную | Группировка (вложение) исполненных документов в обложку в соответствии с номенклатурой дел, прошивка на 4 прокола | 1 дело | 0,30 |
| 4. Подшивка документов в дело (управленческая документация) с применением средств малой механизации труда | Группировка (вложение) исполненных документов в обложку в соответствии с номенклатурой дел, прошивка на прошивочной машине | 1 дело | 0,08 |
| 5. Ремонт дел | Просмотр дела, выявление поврежденных листов, подклейка корешков листов (наращивание до необходимого формата), обрезка края, просушивание, прессовка дела | 1 дело | 0,44 |
| 6. Уничтожение документов на бумажной основе с применением малой механизации труда | Доставка документов, включенных в акт о выделении к уничтожению, загрузка, включение машины для измельчения документов; погрузка измельченной бумажной массы в тару | 1000 листов | 1,05 |
| 7. Сдача документов на утилизацию | Выемка дел, включенных в акт о выделении к уничтожению, со стеллажей, формирование, увязка связок, оформление заявки на транспорт, погрузка дел, сдача дел на утилизацию в установленном порядке | 100 дел | 6,00 |
<*> Группы сложности текста и количество знаков на страницу определены «Едиными нормами времени (выработки) на машинописные работы». — М., 1988. Стр. 4.
Приложение 1
ТАБЛИЦА ПЕРЕСЧЕТА МИНУТ И ЧАСОВ В РАБОЧИЕ ДНИ
| Минута | Час | Рабочий день |
| 3 | 0,05 | |
| 6 | 0,10 | |
| 12 | 0,20 | |
| 15 | 0,25 | |
| 20 | 0,33 | |
| 24 | 0,40 | 0,05 |
| 30 | 0,50 | |
| 36 | 0,60 | |
| 45 | 0,75 | |
| 60 | 1,00 | |
| 120 | 2,00 | 0,25 |
| 123 | 2,05 | |
| 180 | 3,00 | |
| 240 | 4,00 | 0,50 |
| 246 | 4,10 | |
| 300 | 5,00 | |
| 360 | 6,00 | 0,75 |
| 369 | 6,15 | |
| 420 | 7,00 | |
| 480 | 8,00 | 1,00 |
Приложение 2
ПРИМЕР РАСЧЕТА ЧИСЛЕННОСТИ ОСНОВНОГО ПЕРСОНАЛА РАБОТНИКОВ СЛУЖБЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
А. Расчет численности работников службы ДОУ (канцелярии) произведен исходя из фактической трудоемкости работ, выполненных в истекшем году
| N N п/п | Вид выполняемой работы | Номер норматива | Единица измерения объема работы | Объем работы за год | Норматив времени на единицу измерения, чел.-ч | Затраты времени, чел.-ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1. | Автоматизированное ведение номенклатуры дел организации | 3.1.1.3 | до 200 позиций | 200 | 40,00 | 40 |
| 2. | Автоматизированная регистрация поступающих документов | 3.1.2.9 | 10 документов | 25000 | 0,40 | 1000 |
| 3. | Автоматизированный учет количества поступающих документов, документов — ответов на поступающие документы, отправляемых инициативных документов | 3.1.2.15 | 100 документов | 6500 | 0,05 | 3,25 |
| 4. | Автоматизированный контроль исполнения поступающих документов | 3.1.3.2 | 10 документов | 5000 | 0,75 | 375 |
| … | ……………….. | …….. | ……. | ….. | …….. | …….. |
| … | ……………….. | …….. | ……. | ….. | …….. | …….. |
| 10. | Передача дел в архив организации из структурного подразделения | 3.1.5.8 | 10 дел | 200 | 3,25 | 65 |
| Итого | 10635 |
Тн — трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности — 11698,5 чел.-ч;
Тн.н — трудоемкость работ, не предусмотренных сборником — 96,8 чел.-ч (определена экспертным путем);
Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается в среднем равным 2006 ч)
| Ч = | 11698,5 + 96,8 | = 5,8 чел., 6 чел. |
| 2006 |
Б. Расчет численности работников архива организации произведен исходя из планируемой трудоемкости работ, выполненных в течение года
| N N п/п | Вид выполняемой работы | Номер норматива | Единица измерения объема работы | Объем работы за год | Норматив времени на единицу измерения чел.-ч | Затраты времени, чел.-ч |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1. | Составление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения | 3.2.2.1 | 10 описательных статей описи | 80 | 1,00 | 8 |
| 2. | Создание автоматизированной базы данных по документам архива | 3.2.3.2 | 10 карточек | 1500 | 2,4 | 360 |
| по личному составу организации | -« | 10 карточек | 700 | 1,2 | 84 | |
| 3. | Прием дел в архив из структурных подразделений | 3.2.7.1 | 10 дел | 200 | 3,60 | 72 |
| 4. | Выдача (прием) дел | 3.2.7.3 | 10 дел, выданных или принятых в архив | 3000 | 1,55 | 465 |
| … | ……………….. | …….. | ……. | ….. | …….. | …….. |
| … | ……………….. | …….. | ……. | ….. | …….. | …….. |
| 16. | Передача архивом организации документов на государственное хранение | 3.2.7.9 | 10 дел | 600 | 1,00 | 60 |
| Итого | 2985 |
Тн — трудоемкость работ, рассчитанная по приведенным в сборнике нормативам времени с учетом коэффициента К = 1,1, учитывающего затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности — 3283,5 чел.-ч;
Тн.н — трудоемкость работ, не предусмотренных сборником — 47 чел.-ч (определена экспертным путем);
Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается в среднем равным 2006 ч)
| Ч = | Тн + Тн.н | = | 3283,5 + 47 | = 1,66 чел., 2 чел. |
| Фн | 2006 |
Приложение 3
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
ГАС — государственная архивная служба
ДОУ — документационное обеспечение управления
НСА — научно-справочный аппарат
ПЭВМ — персональная электронно-вычислительная машина
РК — регистрационная карточка
РКФ — регистрационно-контрольная форма
УЭК — центральная экспертная комиссия
ЭК — экспертная комиссия
ЭПК — экспертно-проверочная комиссия
«К» — контроль
1.
Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию оборудования телемеханики, сопровождению и доработке программного обеспечения
Приказ Минздравсоцразвития России от 16.01.2006 № 22
Информационные технологии
2.
Межотраслевые типовые нормы выработки на лесокультурные работы, выполняемые в равнинных условиях
Приказ Минздравсоцразвития России от 26.04.2006 № 317
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
3.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы, выполняемые на фрезерных станках (среднесерийное производство)
Постановление Минтруда России от 12.02.2004 № 13
Станочные работы
4.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы, выполняемые на отделочно-расточных станках (единичное и мелкосерийное производство)
Постановление Минтруда России от 12.02.2004 № 14
Станочные работы
5.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ремонт и восстановление деталей с использованием полимерно-композитных материалов
Постановление Минтруда России от 03.06.2003 № 32
Работы по ремонту оборудования и машин
6.
Нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти
Постановление Минтруда России от 05.06.2002 № 39
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
7.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы, выполняемые на шлифовальных станках (Единичное и мелкосерийное производство)
Постановление Минтруда России от 19.06.2002 № 43
Станочные работы
8.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы, выполняемые на зубообрабатывающих станках (единичное и мелкосерийное производство)
Постановление Минтруда России от 24.07.2002. № 51
Станочные работы
9.
Межотраслевые нормативы численности работников службы охраны труда в организациях
Постановление Минтруда России от 22.01.2001 № 10
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
10.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы, выполняемые на сверлильных станках (Единичное и мелкосерийное производство)
Постановление Минтруда России от 01.02.2001 № 13
Станочные работы
11.
Межотраслевые нормы времени на погрузку, разгрузку вагонов, автотранспорта и складские работы
Постановление Минтруда России от 17.10.2000 № 76
Погрузочно-разгрузочные, транспортные и упаковочные работы
12.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы, выполняемые на токарно-винторезных станках (Единичное и мелкосерийное производство)
Постановление Минтруда России от 21.01.2000 № 6
Станочные работы
13.
Межотраслевые типовые нормы времени на работы по сервисному обслуживанию персональных электронно-вычислительных машин и организационной техники и сопровождению программных средств
Постановление Минтруда России от 23.07.1998 № 28
Информационные технологии
14.
Межотраслевые нормы времени на работы, выполняемые в библиотеках
Постановление Минтруда России от 03.02.1997 № 6
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
15.
Межотраслевые нормы времени и выработки на процессы полиграфического производства
Постановление Минтруда России от 22.07.1996 № 46
Работы, выполняемые в бытовом обслуживании населения и жилищно-коммунальном хозяйстве
16.
Межотраслевые нормы времени на геофизические исследования в скважинах, пробуренных на нефть и газ
Постановление Минтруда России от 19.12.1996 № 20
Геологоразведочные и буровые работы
17.
Нормы обслуживания для рабочих, занятых на работах по санитарному содержанию домовладений
Постановление Минтруда России от 24.06.1996 № 38
Работы, выполняемые в бытовом обслуживании населения и жилищно-коммунальном хозяйстве
18.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по бухгалтерскому учету и финансовой деятельности в бюджетных организациях
Постановление Минтруда России от 26.09.1995 № 56
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
19.
Межотраслевые нормативы численности работников служб охраны труда на предприятии
Постановление Минтруда России от 10.03.1995 № 13
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
20.
Межотраслевые нормы выработки и времени на вывозку леса автомобилями-лесовозами
Постановление Минтруда России от 27.01.1995 № 5
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
21.
Межотраслевые нормы выработки и времени на работы, выполняемые при проведении санитарных рубок и рубок ухода за лесом
Постановление Минтруда России от 19.09.1995 № 53
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
22.
Межотраслевые укрупненные нормы времени на ремонт тракторов (гусеничных, колесных) с тяговым усилием от 0,6 тс (6 кН) до 2 тс (20 кН)
Постановление Минтруда России от 15.16.1995 № 32
Погрузочно-разгрузочные, транспортные и упаковочные работы
23.
Нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских (районных) центров государственной службы занятости в условиях автоматизированной обработки информации, и нормативы времени на работы, выполняемые работниками городских (районных) центров государственной службы занятости
Постановление Минтруда России от 09.10.1995 № 57
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
24.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления
Постановление Минтруда России от 25.11.1994 № 72
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
25.
Межотраслевые нормы времени на научные работы, выполняемые работниками библиотек
Постановление Минтруда России от 02.12.1994 № 74
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
26.
Межотраслевые нормы выработки и времени на лесозаготовительные работы
Постановление Минтруда России от 19.12.1994 № 82
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
27.
Укрупненные нормативы времени на работы, выполняемые на фрезерных, строгальных и долбежных станках в условиях ремонтных цехов и мастерских
Постановление Минтруда России от 23.03.1994 № 26
Станочные работы
28.
Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий
Постановление Минтруда России от 10.09.1993 № 153
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
29.
Укрупненные нормы времени на разработку технологической документации
Постановление Минтруда России от 21.04.1993 № 86
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
30.
Межотраслевые нормы выработки, времени и нормативы численности на подготовительные и вспомогательные работы в лесозаготовительном производстве
Постановление Минтруда России от 21.04.1993 № 90
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
31.
Укрупненные нормативы времени на горнопроходческие и нарезные горные работы шахт и рудников горнодобывающей промышленности и в геологоразведке
Постановление Минтруда России от 21.04.1993 № 89
Горные работы
32.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления
Постановление Минтруда России от 10.09.1993 № 152
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
33.
Укрупненные нормативы времени (нормы) на работы по ремонту термопластавтоматов (по видам ремонта)
Постановление Минтруда России от 12.05.1992 № 12
Работы по ремонту оборудования и машин
34.
Укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий
Постановление Минтруда России от 18.12.1992 № 57
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
35.
Укрупненные нормативы времени на изготовление протезно-ортопедических изделий (протезов нижних конечностей)
Постановление Минтруда России от 02.09.1992 № 14
Нормативы других производств и отраслей
36.
Нормы времени на обработку белья в прачечных с механизированной, полумеханизированной и ручной обработкой белья
Постановление Минтруда России от 24.07.1992 № 6
Работы, выполняемые в бытовом обслуживании населения и жилищно-коммунальном хозяйстве
37.
Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по бухгалтерскому учету для предприятий отраслей промышленности
Постановление Госкомтруда СССР от 19.06.1991 № 111
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
38.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров
Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
39.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на разработку конструкторской документации
Постановлением Минтруда СССР 14.11.1991 № 69
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
40.
Межотраслевые нормативы численности работников клубных учреждений
Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 № 77
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
41.
Межотраслевые нормативы численности руководителей, специалистов и служащих спортивных сооружений
Постановление Госкомтруда СССР от 11.02.1991 № 33
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
42.
Межотраслевые нормы выработки (времени) на производство древесностружечных плит
Постановление Госкомтруда СССР от 18.04.1991 № 89
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
43.
Межотраслевые нормативы численности рабочих, занятых на вспомогательных работах в автотранспортных предприятиях
Постановление Госкомтруда СССР от 15.04.1991 № 87
Погрузочно-разгрузочные, транспортные и упаковочные работы
44.
Межотраслевые нормативы численности руководителей, специалистов и служащих автотранспортных предприятий
Постановление Минтруда СССР от 14.11.1991 № 76
Погрузочно-разгрузочные, транспортные и упаковочные работы
45.
Укрупненные нормы времени на полотерные и стеклопротирочные работы
Постановление Госкомтруда СССР от 05.03.1991 № 63
Работы, выполняемые в бытовом обслуживании населения и жилищно-коммунальном хозяйстве
46.
Нормы времени на работы по техническому обслуживанию и текущему ремонту установок наружного освещения
Постановление Госкомтруда СССР от 13.02.1991 № 38
Работы, выполняемые в бытовом обслуживании населения и жилищно-коммунальном хозяйстве
47.
Нормативы времени на работы, выполняемые экономистами по финансовой работе
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 08.01.1990 № 9/2-7
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
48.
Межотраслевые нормативы численности работников юридической службы на предприятиях отраслей промышленности
Постановление Госкомтруда СССР, Минюста СССР и Секретариата ВЦСПС от 10.07.1990 № 273/К-14-440/11-41
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
49.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ремонту деревообрабатывающего оборудования (по видам ремонта)
Постановление Госкомтруда СССР от 01.01.1990
Работы по ремонту оборудования и машин
50.
Межотраслевые укрупненные нормативы (нормы) времени на ремонт грузовых автомобилей марок ГАЗ, ЗИЛ, КАЗ, МАЗ, КамАЗ, КрАЗ в условиях автотранспортных предприятий
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 10.10.1990 № 395/18-71
Погрузочно-разгрузочные, транспортные и упаковочные работы
51.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на арматурные работы в производстве железобетонных изделий и конструкций
Постановление Госкомтруда СССР и секретариатом ВЦСПС от 17.04.1990 № 158/5-94
Станочные работы
52.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ремонту резьбошлифовальных станков (по видам ремонта)
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 19.04.1990 № 162/5-105
Станочные работы
53.
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на открытые горные работы предприятий горнодобывающей промышленности, бурение
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 15.10.1990 № 404/18-94
Горные работы
54.
Межотраслевые нормы выработки и времени на работы, выполняемые на плодоовощных базах
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 06.04.1990 № 133/5-22
Нормативы других производств и отраслей
55.
Нормативы времени на уборку служебных и культурно-бытовых помещений
Постановление Госкомтруда СССР от 29.12.1990 № 469
Работы, выполняемые в бытовом обслуживании населения и жилищно-коммунальном хозяйстве
56.
Нормативы численности работников отделов подготовки кадров (бюро, секторов) на предприятиях
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 06.07.1989 № 233/13-15
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
57.
Единые нормы выработки и времени на производство щебня
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 12.10.1989 №341/21-78
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
58.
Типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 12.04.1989 № 130/8-1
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
59.
Нормативы времени на работы, выполняемые мастерами производственных участков на предприятиях отраслей машиностроения и металлообработки
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 12.10.1989 № 343/21-80
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
60.
Типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 12.04.1989 № 130/8-1
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
61.
Нормативы численности рабочих котельных установок и тепловых сетей
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 24.10.1989 № 351/22-71
Энергетическое хозяйство
62.
Типовые нормы времени на изготовление столярных изделий
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 29.12.1988 № 677/29-149
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
63.
Типовые укрупненные нормы времени на работы по ремонту станков с числовым программным управлением (по видам ремонта)
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 13.01.1988 № 10/2-21
Работы по ремонту оборудования и машин
64.
Типовые нормы времени на переплетные и картонажные работы
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 08.08.1988 № 447/21-108
Работы, выполняемые в бытовом обслуживании населения и жилищно-коммунальном хозяйстве
65.
Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 № 327/17-42
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
66.
Типовые нормы времени на работы, выполняемые экономистами по труду на производстве
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 № 331/17-46
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
67.
Типовые нормы выработки и времени на лесопильные работы (работы, выполняемые на одноэтажных лесопильных рамах и круглопильных станках)
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20.05.1987 № 326/17-41
Работы на лесозаготовках, в лесном хозяйстве, деревообработке и в производстве строительных материалов
68.
Общемашиностроительные нормативы времени предназначены для нормирования многостаночных работ на металлорежущих станках
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 19.11.1987 № 695/30-49
Станочные работы
69.
Нормативы численности рабочих, занятых обслуживание и подготовкой производства на открытых горных работах
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 18.08.1987 № 504/24-3
Горные работы
70.
Типовые нормы времени на программирование задач для ЭВМ
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 27.07.1987 № 454/22-70
Информационные технологии
71.
Единые нормы времени на чертежные и копировальные работы
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 13.02.1987 № 101/5-29
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
72.
Нормативы численности рабочих, занятых техническим обслуживанием и текущим ремонтом подвижного состава автомобильного транспорта
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 16.01.1987 № 19/2-8
Погрузочно-разгрузочные, транспортные и упаковочные работы
73.
Общемашиностроительные нормативы времени на слесарные работы по ремонту оборудования
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 25.05.1987 № 342/18-14
Слесарные, слесарно-сборочные, электромонтажные, жестяницкие и другие работы
74.
Типовые нормы времени на техническое обслуживание и ремонт оборудования газового хозяйства
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 05.10.1987 № 602/28-54
Энергетическое хозяйство
75.
Типовые нормы времени на разработку конструкторской документации (проектирование технологического оснащения)
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 17.03.1986 № 96/6-6
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
76.
Единые нормы времени на бурение скважин на нефть, газ и другие полезные ископаемые
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 07.03.1986 № 81/5-86
Геологоразведочные и буровые работы
77.
Укрупненные нормы времени на разработку программных средств вычислительной техники
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 24.09.1986 № 358/22-20
Информационные технологии
78.
Типовые нормы времени (выработки) на работы по озеленению
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 25.04.1986 № 136/9-49
Работы по уборке территорий и помещений
79.
Типовые укрупненные нормы времени на ремонт водопроводного и канализационного оборудования
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 25.04.1986 № 137/9-50
Работы, выполняемые в бытовом обслуживании населения и жилищно-коммунальном хозяйстве
80.
Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 11.04.1985 № 95/9-18
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
81.
Единые нормы времени на ремонт бурового оборудования и инструмента
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 05.09.1984 № 258/16-67
Работы по ремонту оборудования и машин
82.
Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы
Постановление Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 19.06.1984 № 189/11-64
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
83.
Типовые нормы времени на подготовку управляющих программ для станков с ЧПУ с помощью ЭВМ
Госкомтруд СССР
Информационные технологии
84.
Нормативы численности инженерно-технических работников и служащих объединений гостиничного хозяйства и гостиниц
Утверждены Госкомтруда СССР
Работы, выполняемые руководителями, специалистами и служащими
В условиях финансового кризиса многие предприятия пытаются снизить свои затраты любыми возможными способами, в том числе сокращая штат.
В статье предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр, во-первых, поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а во-вторых, обосновать наем новых.
Есть множество способов расчета численности службы, занимающейся документационным обеспечением на предприятии. Рассмотрим несколько из них.
Расчет численности исходя из объема документооборота
Данная методика расчета численности персонала исходя из объема документооборота на предприятии была предложена в начале 1970-х годов (на основе Единой номенклатуры должностей служащих, утвержденной постановлением Госкомтруда СССР от 09.09.1967 № 443).
Для расчета необходима следующая информация:
-
Средний объем документооборота предприятия за последние 2–3 года. В расчете учитываются данные по всем видам документов:
- входящая документация (можно легко произвести расчет, если в вашей организации ведется журнал входящей корреспонденции),
- исходящая документация (сведения можно взять из журнала исходящей корреспонденции),
- внутренняя документация (служебные и докладные записки, приказы, протоколы и т.д.),
- все документы-копии, изготавливаемые в организации (если их выполняют сотрудники службы документационного обеспечения).
- Общая численность сотрудников организации (согласно штатному расписанию).
Формула для расчета численности службы ДОУ следующая: 0,00016 (это постоянный коэффициент) умножить на средний объем документооборота в степени 0,98 (это постоянный коэффициент) умножить на численность сотрудников организации в степени 0,1 (это постоянный коэффициент).
Пример 1
Допустим:
- средний объем документооборота вашего предприятия 15 000 документов в год, а
- общая средняя численность сотрудников организации 1 500 человек.
Получаем: 0,00016 × 15 0000,98 × 1 5000,1 = 4,11. То есть численность службы документационного обеспечения – 4 штатные единицы.
Расчет численности исходя из трудоемкости работ
Существуют нормы времени на выполнение конкретных видов работ:
- нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утвержденные постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23);
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72);
- нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и ДОУ (утвержденные постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152);
- нормативы времени на работы по совершенствованию ДОУ министерств, ведомств, предприятий и организаций (ВНИИДАД, 1992 г.);
- укрупненные нормы времени на работы, выполняемые в объединенных архивах, хранящих документы по личному составу учреждений, организаций, предприятий (утвержденные постановлением Минтруда России от 18.12.1992 № 57);
- межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (утвержденные постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР 14.11.1991 № 78);
- типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов (утвержденные Госкомитетом СССР по труду и социальным вопросам постановлением № 261/16-89 от 07.08.1985).
Для расчета нам потребуется следующая информация:
- Затраты времени на выполнение конкретного нормативного вида работы(в часах): нужно норматив оперативного времени на конкретный вид работы (ищется в документах, перечисленных выше) умножить на 1,1 (коэффициент затрат на организационно-техническое обслуживание рабочего места, в том числе отдых и иные личные потребности.
Пример 2
Норма времени для постановки документа (приказа, постановления) на контроль для специалиста 1 категории – 0,66 ч. (на основании Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утв. постановлением Минтруда РФ от 26.03.2002 № 23). Допустим, за календарный год на контроль у нас ставится 50 приказов и постановлений. Получаем: 0,66 ч × 50 шт × 1,1 = 36,3 ч
- Трудоемкость ненормируемых работ(за год в часах) равна затратам времени на выполнение конкретного вида работ, умноженным на объем конкретного вида работ (за год). Трудоемкость ненормируемых работ определяется экспертным методом.
Пример 3
Рассмотрим обмен авиабилетов для сотрудников в рамках функции по организации командировок. Примерное время такой работы (согласование нового маршрута, подача заявки в авиакомпанию, получение новых билетов, регистрация новых билетов, получение сопроводительных документов (счет-фактура, акт и пр.) и их передача в бухгалтерию) на 1 человека составляет 1,2 часа. Если в год количество обменных документов – 10, то годовой объем этой работы составляет 120 часов.
- Общая трудоемкость работ (за год в часах) это совокупность трудоемкости на все нормируемые и ненормируемые виды работ.
-
Полезный фонд рабочего времени работника. Так, в 2016 году рабочее время (при 40-часовой рабочей недели) согласно производственному календарю составляет 1974 часа. Необходимо учитывать, что из рабочего времени стоит вычесть время нахождения сотрудника в отпуске, т.е. минимум 28 дней (в среднем 165 часов), а также иные возможные невыходы сотрудника на работу – минимальное значение 10%1.
Итого получаем полезный фонд рабочего времени 1 сотрудника на 2016 год – около 1612 часов.
Формула для расчета численности службы ДОУ следующая:
Приблизительный расчет исходя из общего числа сотрудников компании
Метод разработан НИИ труда. Он устанавливает приблизительную численность сотрудников службы делопроизводства: не более 2–3 % от числа сотрудников компании (а для министерств и ведомств – 12–15 % от численности).
Пример 4
Если численность вашей компании составляет 100 человек, то вам необходимо 2-3 сотрудника службы ДОУ в штат:
- основной обязанностью первого человека будет прием и распределение телефонных звонков, прием посетителей, работа с входящей и исходящей корреспонденцией. Такую должность можно назвать, например, администратор офиса;
- второй человек будет выполнять обязанности по документационному обеспечению – это подготовка, согласование, регистрация и рассылка организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения и т.п.), контроль исполнения поручений, участие в совещаниях и подготовка протоколов. Эти функции может исполнять документовед (делопроизводитель);
- третий сотрудник будет являться личным помощником руководителя (секретарем). Основными функциями такого сотрудника будут: организация работы руководителя и приемной; организация командировок сотрудников фирмы; организация корпоративных мероприятий; подготовка документов «на подпись руководителю» и распределение документов после подписания.
Тем не менее если численность вашей компании более 1 000 человек, вряд ли вам в штат разрешат взять 20-30 сотрудников службы ДОУ. В этом случае количество сотрудников службы будет скорее всего около 5-10 человек. Но в каждом структурном подразделении следует выделить работника, который будет ответственным за делопроизводство в этом подразделении.
Приблизительный расчет исходя из объема документооборота
Существует методика определения приблизительной численности службы ДОУ исходя из объема документооборота2. Этот способ был сформулирован Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1974 году в Единой государственной системе делопроизводства, но применим и в настоящее время.
Для определения объема документооборота учитываются все входящие, исходящие и внутренние документы предприятия, включая копии, дубликаты, выписки. Одной из функций службы ДОУ является проведение анализа объемов документооборота, который служит основой для оптимизации документооборота и определения нагрузки на работников службы ДОУ, для оценки целесообразности автоматизации тех или иных участков работы.
Таблица 1
Выбор конкретной формы работы зависит также от централизации или децентрализации выполнения отдельных функций по делопроизводству, а также от наличия средств электронного документооборота. Также к службе ДОУ могут быть отнесены сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях предприятия.
Расчет на основе «фотографии рабочего дня»
Под фотографией рабочего дня понимается изучение распределения рабочего времени непрерывным наблюдением – измеряются все без исключения действия конкретного человека на протяжении всего рабочего дня. Такой метод оценки впервые был введен в практику Ф. Тейлором в 1882 году.
Руководитель службы ДОУ с помощью «фотографий рабочего дня» своих сотрудников может доказать руководству высокую нагрузку на каждого из них, с ее помощью можно найти варианты перераспределения выполняемых функций, в т.ч. путем приема на работу новых сотрудников.
Учет рабочего времени ведется не менее 5 рабочих дней по производственным операциям (непосредственные служебные функции), непроизводственным операциям (вспомогательные операции, без которых невозможен производственный процесс) и с учетом времени на отдых и личные потребности. Каждый день заполняется новый бланк «фотографии рабочего дня» для каждого сотрудника службы ДОУ.
Пример 5. Образец фотографии рабочего дня
Фотография вашего рабочего дня, где итоговое количество минут сильно отрывается от 480 (8 часов × 60 мин.), покажет работодателю вашу фактическую загруженность. И дело не в том, что вы не умеете организовать свой труд. Дело в том, какие срочные и важные дела «не отпустили» вас домой вовремя в очередной раз!
Определение метода расчета численности сотрудников службы документационного обеспечения зависит от конкретного предприятия, навыков сотрудников службы и личностных качеств руководителя.
Способов определения необходимого штатного состава службы ДОУ немало, некоторые из них менее трудоемкие, другие – более. Например, если у вас небольшое предприятие, имеется система электронного документооборота, то определить объем документов не составит труда. Основываясь на этом показателе и штатной численности сотрудников, можно применить первый способ расчета.
Считать трудоемкость работ или хронометраж рабочего времени – более сложная процедура, но она позволит вам лучше понять распределение времени на работы, выполняемые вашими сотрудниками, оценить возможности каждого из них (например, сравнивая нормируемое время на выполнение процедуры с фактическим). Возможность конкретного сотрудника выполнять работы более быстро и качественно может служить основанием для его премирования.
А в заключение приведем образец служебной записки, в которой можно донести свои аргументы до руководства:
Пример 6. Служебная записка о необходимости пересмотра штатного расписания подразделения
