Методика sipoc для описания шага бизнес процесса

Оптимизируйте бизнес-процессы компании, не теряя клиентов!

Методология SIPOC — это инструмент описания бизнес-процессов. Он суммирует входные и выходные данные одного или нескольких процессов и представляется, в большинстве случаев, в табличной форме.

Аббревиатура SIPOC складывается из пяти слов:

1.  Поставщик  – субъект или компания, которая поставляет производственные ресурсы
2.  Входы  – материалы, энергия, информация, товары, люди и финансовые ресурсы, которые необходимы для выполнения процесса
3.  Процесс  – совокупность мероприятий, которые вместе преобразуют входные данные в выходные (представляющие ценность для клиента)
4.  Выходы  – материальный продукт или услуга, которая является результатом процесса
5.  Заказчик  (или Клиент) – субъект или компания, которая получает результаты процесса

Некоторые организации используют противоположную аббревиатуру COPIS, которая ставит клиента на первое место и демонстрирует его ценность для организации.

Методологию SIPOC часто используют для описания и обзора всех бизнес-процессов компании. Такой анализ помогает сотрудникам или руководителю компании выявить потенциальные пробелы в работе: ненужные входы, выходы, которые не ценятся клиентами или этапы процесса, несущие убытки.

В большинстве случаев карты SIPOC применяют:

• для того чтобы определить границы конкретного проекта. При помощи SIPOC устанавливают рамки рассматриваемого процесса, прежде чем приступить к его анализу
• в проектах Бережливого производства, если бизнес застрял в развитии и нужно описать движение товаров или услуг, чтобы выявить слабые места
• в качестве методологии реорганизации бизнес-процессов. Часто конфликты в компаниях возникают на стыках подразделений или должностей. В данном случае помогает SIPOC-концепция Клиент – Поставщик

Чтобы понять, как методология работает, рассмотрим пример простой схемы SIPOC.

Пример схемы SIPOC

Ключевая цель построения SIPOC-схемы – определение всех этапов проекта, начиная с самого начала. Имейте в виду, что основная часть диаграммы – это количественная оценка входов и того, кто их предоставляет.

Разберем на примере схему, показывающую, как входы преобразуются в выходы. Название нашего процесса: настройка ноутбука для нового сотрудника.

• Поставщик: HR-отдел, отдел бухгалтерии, IT-отдел, магазин компьютерной техники
• Входы: соглашение о приёме на работу, денежные средства на закупку новой компьютерной техники, запрос в магазин
• Процесс: поставка новой компьютерной техники, распаковка и первоначальная настройка, установка необходимых программ, постановка оборудования на учёт
• Выходы: настроенный ноутбук, доступ к электронной почте для нового сотрудника, подтверждение корректной работы компьютерной техники
• Заказчик: новый сотрудник

Мы привели самый простой пример того, как работает диаграмма SIPOC. Она также может быть многоуровневой: процесс может состоять из большого количества шагов, а заказчиков может быть более десяти. Главная сложность – выделение элементов для входа, а также составление процесса. Его важно разбить на ключевые компоненты и найти для них место в диаграмме.

Далее рассмотрим основные преимущества применения методологии SIPOC в организации.

Преимущества использования методологии

Методология SIPOC представляет собой простой для понимания инструмент. Руководитель компании может использовать данный метод в различных ситуациях. Рассмотрим семь основных преимуществ схем SIPOC:

1. Легко читаемы и воспринимаются ЛПР проще, чем нотации серии IDEF*
2. Точно показывают, где процесс начинается и заканчивается
3. Могут помочь прояснить главные этапы процесса
4. Обеспечивают единство понимания процесса в организации
5. Позволяют быстро определить ключевые входы или выходы процесса
6. Позволяют быстро определить ключевых поставщиков или клиентов процесса
7. Помогают выявить пробелы в работе компании

*методика концептуального проектирования сложных систем

И не самое очевидное преимущество – лояльность клиента. Часто заказчики боятся переплатить либо просто не понимают, за что с них требуют деньги. В этом случае руководители компаний предлагают клиенту самостоятельно заполнить и детализировать процесс. Подобный консалтинг помогает:

• Заказчику: понять, куда уходят его деньги
• Компании: не прерывать отношения с клиентом

Такой подход выгоден и по другим причинам: вы помогаете клиенту, не затрачивая своего времени, а также экономите время и нервы на нецелевых действиях.

Мы тщательно подходим к вопросам ведения клиента и оказанию услуг. Используем только проверенные современные технологии для оптимизации нашего производства! Готовы выполнить задачи любой сложности и внедрить новые технологии для вашей компании. Звоните по телефону
+7 (495) 118-39-18 или заполните форму ниже.

Вас также может заинтересовать:

ТЕХНОЛОГИИ МЕНЕДЖМЕНТА

Урок 57

МЕТОДИКА SIPOC

Друзья, мы продолжаем изучение технологий менеджмента и, в частности, тему по бизнес-процессам.

В предыдущем уроке мы рассмотрели графический способ в линейной методике описания рабочих процессов. Этот способ, как я говорил, очень удобен для разработки описания процесса в составе проектной группы, включающей в себя всех основных участников данного процесса. Обычно графическое описание делают с помощью бумажных или цифровых стикеров разных цветов, что повышает наглядность схемы процесса и помогает в нем лучше разобраться.

Напомню, что в данной методике описание процесса включает в себя разделение его на шаги (подпроцессы), определение результатов каждого шага, назначение ответственных и исполнителей подпроцессов, а также их дальнейшее разделение на несколько процедур. Все это отражается на одном шаблоне. И в большинстве случаев этого бывает вполне достаточно, чтобы понять, как устроен процесс и провести в нем необходимые улучшения.

А бывает и недостаточно. Бывает так, что необходима более тонкая настройка процесса путем четкой состыковки всех входов и выходов для каждого шага с указанием того, от кого эти входы «приходят» и кому эти выходы «уходят». В этом случае графическую схему нашего процесса мы можем дополнить схемой SIPOC, которая позволяет описать взаимодействие участников процесса между собой. Что это за зверь такой?

Это не зверь, а просто название методики, которое расшифровывается по буквам следующим образом:

S – Supplier (поставщик).
I – Input (вход).
P – Process (процесс/шаг процесса).
O – Output (выход).
C – Client (клиент).

Эти буковки отражают логику взаимодействия по ходу процесса. От каких-то поставщиков (внешних или внутренних) на каждый шаг процесса поступают какие-то входы (информационные или материальные), которые каким-то таинственным образом преобразуются в какие-то выходы, которые в свою очередь поступают каким-то клиентам (также внешним или внутренним). Для чего это делается? Понятно, для чего. Чтобы ответственный за тот или иной шаг четко понимал, что и от кого он должен получить, и что и кому он должен передать. Если такие схемы SIPOC разработаны для каждого шага процесса, то резко повышается вероятность того, что процесс пойдет так, как надо для компании, а не так, как хочется кому-нибудь из сотрудников этой компании. В дальнейшем методику SIPOC можно применить не только к подпроцессам, но и к процедурам. Но это уже для разработки рабочих инструкций и только тогда, когда в этом действительно есть острая необходимость. Вообще, без особой нужды оставьте методику SIPOC в покое. Пусть лежит пока на полке и ждет своего часа.

Практически для заполнения таких форм по данной методике также удобно пользоваться стикерами разных цветов. Можете пример посмотреть на картинке. Если самостоятельно это сделать затруднительно, то вы можете пригласить консультанта, который проведет предварительное обучение, и работая вместе с вами, обеспечит строгое соблюдение методики и получение необходимого результата.

Пока все. Что думаете?

Олег Кулагин & Target Management Consulting Group

Приглашаю Вас подписаться на мой телеграм-канал по менеджменту, где вы будете получать много интересной и полезной информации об управлении людьми и организациями, а также участвовать в жарких обсуждениях.

Архив рассылок по основам менеджмента

Мои продукты и услуги

Телеграм-канал по менеджменту

Диаграмма SIPOC играет важную роль в определении и улучшении процесса. Перед тем, как приступить к детальному описанию процесса, необходимо определить его границы и диаграмма SIPOC как нельзя лучше подходит для этих целей. Этот инструмент позволяет аналитику, владельцу процесса и заинтересованным сторонам прийти к консенсусу по границам и смыслу процесса. Кроме того, это лучший способ представить общий обзор процесса людям, незнакомым с ним до этого.

Сценарии использования диаграммы SIPOC

Я бы назвал 3 сценария, при которых диаграмма является наиболее полезной:

1. При определении границ процесса, который создается (проектируется) с нуля.
2. При определении объема проекта по описанию или изменению процесса.
3. При начале работ по описанию процесса. Довольно сложно описать процесс, когда нет четко определенных границ. Собственно, именно с определения границ и начинается описание процесса. SIPOC идеально подходит для этих целей.

Справедливости ради стоит отметить, что вместо диаграммы можно использовать простую таблицу. В нашей практике реестр бизнес процессов имеет даже чуть больше параметров и больше функциональности, чем диаграмма SIPOC. Но для начала достаточно и этого.

Подготовив диаграмму SIPOC, вы сможете сразу определить, на кого ваш проект повлияет, какие результаты и для кого формируют ценность, а какие — если таковые имеются — ее не создают. Какие шаги являются избыточными, а где есть вопросы к поставщикам входов процесса.

Общие правила построения диаграммы SIPOC

• Самое важное правило — карта должна быть максимально простой и понятной. Форма таблицы весьма удобна и понятна всем.
• Не пытайтесь все сделать самостоятельно. Лучше всего, когда в подготовке диаграммы участвуют не только владельцы процессов, но и поставщики входов и потребители продуктов. Таким образом вы сможете учесть все точки зрения.
• Здорово, если можно организовать нечто вроде мозгового штурма, в вышеупомянутом составе.
• Клиенты получают или используют результаты процесса. Клиенты процесса — не только покупатели продукта или услуги, но также получатели или пользователи результатов, получаемых на каждом этапе процесса. Они рассматриваются как заинтересованные стороны, получатели продуктов процесса. Клиенты
• Входы — то, что процесс перерабатывает в продукт. Входы поставляют поставщики процесса. Поставщики также являются заинтересованными сторонами. При этом важно понимать, поставщики, это не обязательно внешние поставщики. В большей части процессов компании и клиенты, и поставщики являются внутренними.
• Выходы представляют собой результаты других процессов и могут использоваться в качестве основы обсуждения с клиентами для определения их требований; у каждой продукции должен быть заказчик. Да, да. Речь о том, что вы, как владелец рассматриваемого процесса, являетесь клиентом для поставщика. Соответственно именно вы задаете требования входам — результатам других процессов.
• В диаграмме SIPOC можно разбивать большие процессы на подпроцессы. Фактически, они будут являться этапами рассматриваемого процесса. В этом случае, кстати, станет очень просто проверить согласованность этапов на уровне входов и продуктов.
• В диаграмме не стоит рассматривать ресурсы, бизнес-правила и документ, если они не являются входом или продуктом. Диаграмма должна быть простой, потому как решает лишь одну задачу: определить основные границы и взаимосвязь процесса. Для других целей следует использовать другие инструменты.

Подход к построению диаграммы SIPOC

• Определите и соберите представителей заинтересованных сторон, участников процесса и организуйте обсуждение.
• Лучше всего на доске, сделайте набросок таблицы, обозначив соответствующие столбцы: Поставщики, Входы, Процесс, Продукты, Клиенты.
• Заполните столбец Процесс, перечислив цепочку процессов или этапов процесса.
• Определите и запишите продукты каждого процесса или этапа.
• Запишите всех клиентов, которые используют тот, или иной продукт процесса.
• Далее можно заполнить столбец с входами. Напомню: входы, это то что необходимо процессу для производства продукта. Это «сырье» из которого процесс производит основной продукт.
• После этого можно завершить диаграмму, определив и заполнив все поставщиков, соответствующих входов.

Диаграмма завершена. Этот простой инструмент позволяет заинтересованным сторонам договориться о едином понимании границ процесса, установить роли поставщиков и клиентов и двинуться дальше, в детальное описание процесса. Последнее что необходимо отметить, диаграмма воплощает в себе ключевые принципы управления бизнес-процессами.

Вы готовы приступить к совершенствованию своих систем. Вы хотите повысить качество и прибыльность за счет сокращения ошибок и лишних трат. Но с чего начать? И как удостовериться, что процесс дает клиентам то, что они хотят, с самого начала?

Первый шаг — это точно выяснить, где вы сейчас находитесь. Затем вы можете создать точную «дорожную карту», чтобы добраться от вашей текущей позиции до желаемой точки.

Диаграммы SIPOC предоставляют простой способ обрисовать картину  «до», чтобы вы могли сравнить ее с картиной «после». SIPOC, родом из методологии управления производством Шесть сигм (Six Sigma), включает в себя:

• Suppliers —  поставщиков,
• Inputs — вклады,
• Processes — процессы,
• Outputs — результаты и
• Customers — клиентов.

Методология Шесть сигм обеспечивает основу для внесения изменений контролируемым и эффективным способом. SIPOC — часть фазы «Измерения» основной последовательности DMAIC из Шести сигм (Define — определить, Measure — измерерить, Analyze — проанализировать, Improve — улучшить, Control — проконтролировать).

Более того, диаграммы SIPOC гарантируют, что ваши новые процессы дадут правильные результаты с самого начала. Гораздо лучше потратить время на качественную подготовку заранее, чем с энтузиазмом бросаться в процесс изменений, только чтобы обнаружить, что поставщики и клиенты возмущаются, потому что вы не до конца поняли их потребности и требования!

Что показывает диаграмма SIPOC?

Полная диаграмма SIPOC обеспечивает представление текущего процесса «как есть», в том виде, в каком он существует сегодня. В ней четко определены все элементы, влияющие на процесс, так что всем им можно уделить должное внимание при рассмотрении процесса. Потратив время на их выявление, вы сможете убедиться, что полностью понимаете текущую позицию:  кто и что вовлечено в процесс, кто и каким образом получает выгоду.

Пример:

Программный офис отвечает за подготовку еженедельного отчета, который показывает статус каждого проекта в портфеле программы, для менеджера программы и других ключевых заинтересованных сторон. Это делается путем сопоставления отчетов руководителей проектов и извлечения данных из системы учета.

Как использовать инструмент

Шаг 1: Перечислите основные элементы процесса

При построении диаграммы SIPOC начинайте с середины, с общего процесса, который вы изучаете, потому что это та часть, над которой вы имеете наибольший контроль.

Определите основные этапы вашего текущего процесса. Проще говоря, как ваш процесс принимает входные данные или ресурсы и превращает их в результаты? Составьте блок-схему.

В нашем примере:

• Сбор отчетов о ходе выполнения каждого проекта от руководителей проектов.
• Извлечение данных о расходах по проекту и бюджете из системы учета.
• Сведение данных в таблицу мониторинга и форматирование.
• Отправка по электронной почте.

Шаг 2: Опишите результаты

Каковы результаты, которые получаются в течение этого процесса? Какие продукты создает ваш процесс? Работайте со своей командой, чтобы составить список всего, что производит ваш процесс на пути к вашему клиенту.

В нашем примере:

Таблица мониторинга программы, использующая цвета для определения результатов, соответствия финансовым прогнозам, соблюдения графика и общего статуса для каждого проекта и для программы.

Шаг 3: Определите клиентов

Кто является внутренними и внешними клиентами, которые получают и используют ваши результаты? Проведите мозговой штурм по этим вопросам и сверьте результат со списком клиентов, возможно, извлеченным из вашей системы учета.

В нашем примере:

Руководитель программы и руководящая группа.

Шаг 4: Обозначьте входные ресурсы

Какие входные данные или сырье необходимы для выполнения процесса? Они могут включать людей, а также информацию, необходимые условия и материалы.

В нашем примере:

• Отчеты о ходе работ от руководителей проектов.
• Бюджеты проектов.
• Текущие расходы по каждому проекту.

Шаг 5: Составьте список поставщиков

Кто поставщики ваших материалов? Вы определили необходимые ресурсы, теперь определите, откуда они берутся. Подумайте о том, чтобы сверить свой анализ, например, с вашей системой учета, чтобы убедиться, что ваш список полон.

В нашем примере:

• Руководители программ.
• Бухгалтерский персонал.
• Ассистент в программном офисе, который выполняет сведение и форматирование.

Предоставьте вашей команде достаточно времени для разработки диаграммы SIPOC. Для сложного процесса схема может занимать всю стену – это позволит свободно добавлять элементы, возможно, в течение нескольких дней.

Одним из важных преимуществ диаграмм SIPOC является то, что они могут дать вам возможность продумать все заранее – до того, как вы внесете изменения в процесс, – чтобы вы не упустили важные детали. Когда вы, наконец, приступите к улучшениям, вы захотите учесть все.

Когда вы убедитесь, что ваша диаграмма SIPOC настолько всеобъемлюща и полна, насколько это возможно, вы готовы начать думать о новом процессе. Отследите движение от поставщика к клиенту. Где существующий процесс работает хорошо? Где есть проблемы? Есть ли лишние траты? Есть ли возможности для улучшения этого процесса? Изучение диаграммы, скорее всего, даст вам много новых идей.

В нашем примере:

Условное форматирование может быть использовано в электронной таблице для автоматического изменения цвета статусов для каждого проекта и для программы в целом. Для более масштабного совершенствования процесса можно было бы разработать внутрикорпоративное приложение, в которое руководители проектов могли бы напрямую вводить свои отчеты и которое также было бы связано с системой учета.

Если бы приложение было доступно всем ключевым заинтересованным сторонам, они могли бы автоматически получать уведомления, как только отчет за каждую неделю будет завершен, так что программному офису больше не нужно было бы вообще что-либо делать.

From Wikipedia, the free encyclopedia

In process improvement, a SIPOC (sometimes COPIS) is a tool that summarizes the inputs and outputs of one or more processes in table form. It is used to define a business process from beginning to end before work begins. The acronym SIPOC stands for suppliers, inputs, process, outputs, and customers which form the columns of the table.^[1][2]

History[edit]

It was in use at least as early as the total quality management programs of the late 1980s^[a] and continues to be used today in Six Sigma, lean manufacturing, and business process management.

COPIS variant[edit]

To emphasize putting the needs of the customer foremost, the tool is sometimes called COPIS and the process information is filled out in reverse order by starting with the customer and working upstream to the supplier.

Use[edit]

The SIPOC is often presented at the outset of process improvement efforts such as kaizen events or during the «define» phase of the DMAIC process.^[3][4] It has three typical uses depending on the audience:

• To give people who are unfamiliar with a process a high-level overview
• To reacquaint people whose familiarity with a process has faded or become out-of-date due to process changes
• To help people in defining a new process

Aspects[edit]

Several aspects of the SIPOC that may not be readily apparent are:

• Suppliers and customers may be internal or external to the organization that performs the process.
• Inputs and outputs may be materials, services, or information.
• The focus is on capturing the set of inputs and outputs rather than the individual steps in the process.^[b]

Mapping[edit]

To create a SIPOC diagram, one must first map the overall process in a few steps. Then one must identify process outputs, who will receive them, and what the necessary inputs and suppliers are for each process. The final step is to share the diagram with the stakeholders to evaluate and verify the results. ^[5]

Example[edit]

See also[edit]

• Input-Process-Output (IPO) model
• 5 Whys
• Value stream mapping
• IDEF, a functional modelling language

Notes[edit]

References[edit]

External links[edit]

• SIPOC Template
• SIPOC Methodology

Бизнес-процессы компании и личной жизни можно описывать разными способами, которые представлены во множестве книг, посвященных данной теме. Я же хочу написать о методике, которую лично применял на практике и на примере других компаний знаю, что она работает.

Михаил Рыбаков в своей книге Как навести порядок в своем бизнесе (партнерская ссылка) рассказывает о методике SIPOC, уж простите за выражение. Данная аббревиатура имеет простую и понятную расшифровку:

• Supplier – Поставщик;
• Input – Вход;
• Process – Шаг;
• Output – Выход;
• Client – Клиент.

Рассмотрим методику на простом примере – бизнес-процесс продаж тренинговой компании. Как вы поняли, тема достаточно близка мне и я постараюсь показать на одном из этапов как работает методика.

Бизнес-процесс продаж компании может быть представлен из следующих больших шагов:

1. Запрос клиента;
2. Договоренность о встрече с клиентом;
3. Подготовка коммерческого предложения
4. и т.д.

Для примера возьмем один шаг Договоренность о встрече с клиентом и распишем его по методике Михаила. В результате у нас получится вот такая схема.

Небольшое описание того, что здесь изображено.

Шаг Договоренность о встрече с клиентом может быть инициирован как клиентом, так и руководителем проекта со стороны тренинговой компании. Клиент может позвонить в компании, отправить запрос с сайта, задать вопрос на тренинге (есть и другие варианты, но я сознательно упростил возможные варианты). Руководитель проекта может выйти на клиента через звонок по телефону, письмо, встречу на мероприятии и т.д.

Во время общения возникает некая договоренность о встрече, результатом которой для клиента является Дата и время встречи (для руководителя проекта тоже) и ФИО участников со стороны тренинговой компании. Для руководителя проекта важно предварительное описание Дата и время, Запроса клиента, ФИО участников со стороны клиента, ФИО участников со стороны тренинговой компании.

Работа над шагом ведется из центра:

• Пишем название шага бизнес-процесса (Шаг);
• Входные данные, которые нужны для этого шага (Вход);
• Кто инициатор этих данных (Поставщик);
• Какие данные получаем в результате выполнения шага (Выход);
• Кому нужны эти данные (Клиент).

Моя практика показывает, что при таком подходе можно достаточно быстро расписать бизнес-процесс любой компании. Попробуйте и задавайте вопросы.