Методика описания бизнес процессов создается для

Введение

Возрастающий интерес российских компаний к процессному подходу в управлении бизнес–процессов, обусловливает необходимость поиска и анализа теоретической и практической основ, которые могли бы обеспечить приемлемый для топ–менеджмента уровень экономического эффекта от внедрения подобных инициатив. Концепция Business Process Management (BPM) остается наиболее актуальным и перспективным направлением развития экономической деятельности на макро– и на микроуровне в современных условиях.

Ключевыми факторами развития BPM являются: глобальные экономические процессы, обуславливающие стремления компаний к инновациям, необходимость быстрой адаптации к изменяющейся конкурентной среде, увеличение и ускорение информационных потоков, всеобъемлющие интеграционные процессы и т.д. Главная причина успеха концепции BPM, обеспечившая ей лидирующие позиции в мировой практике, – понимание общих тенденций развития в области управления бизнес–процессами и осознание организацией на каком этапе развития BPM она находится, что важно для успешной реализации целей и задач компании.

Новый подход начал развиваться приблизительно с 2000 года, а всплеск числа публикаций о BPM пришелся на 2003 год. BPM сменил популярный в 1990 реинжиниринг бизнес–процессов.

Интерес к BPM во всем мире достаточно высок. Именно поэтому этот рынок развивается быстрыми темпами. По пути практического внедрения BPM–концепции уже идут многие компаний во всем мире. Характерно, что Россия в этом процессе не является слабым звеном: BPM– решения не только в полной мере присутствуют на российском рынке, но и реально используются российскими компаниями.

Не вызывает сомнений, что со временем решения класса BPM станут необходимым элементом корпоративных систем управления, что будет способствовать повышению управляемости и эффективности деятельности российских компаний.

Такой подход к вопросам менеджмента по предприятии в каждом конкретном случае требует дальнейших разъяснений и деталировки составляющих компонентов и действий.

1 Нормативные ссылки

В курсовой работе использовались следующие нормативные документы:

ГОСТ ISO 9000–2011 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь

ГОСТ ISO 9001– 2011 Системы менеджменты качества. Требования

ГОСТ Р50.1.028–2001 Методология функционального моделирования IDEF0.

2 Термины, определения и сокращения

При разработке курсовой работы использовались следующие термины:

2.1 Бизнес–процесс – совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя.

2.2 Моделирование – процесс построения модели как некоего представления оригинала, отражающего наиболее важные его черты и свойства.

2.3 Модель бизнес–процесса – формализованное описание бизнес– процесса, отражающее реально существующую или предполагаемую деятельность предприятия.

2.4 Реинжиниринг – это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений главных современных показателей деятельности компании.

2.5 Регламент процесса – документ, определяющий последовательность выполнения работ, их исполнителей, результаты каждой работы и всего процесса в целом.

2.6 Паспорт процесса – документ, который содержит краткое описание основных атрибутов процесса, позволяет в общем виде представить объект процесса.

2.7 BPM – концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес–процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям.

При разработке курсовой работы использовались следующие обозначения и сокращения:

2.8 WfMS – Workflow Management System.

2.9 SADT – Structured Analysis and Design Technique.

2.10 IDEF – Integrated DEFinition.

2.11 DFD – Data Flow Diagrams.

2.12 еЕРС – extended Event– Driven Process Chain.

3 Классификация и идентификация бизнес–процессов

Бизнес–процесс – совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя [1].

Бизнес–процесс представляет логически завершенную цепочку взаимосвязанных и повторяющихся видов деятельности, в результате которых ресурсы предприятия используются для переработки объекта (физически или виртуально) с целью достижения определенных измеримых результатов или создания продукции для удовлетворения внутренних или внешних потребителей. В качестве клиента бизнес–процесса может выступать другой бизнес–процесс [2].

Все бизнес–процессы организации классифицируются на основные, обеспечивающие, развития, управления [3].

Основные бизнес–процессы, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия, непосредственно ориентированы на производство продукции.

Обеспечивающие бизнес–процессы – вспомогательные бизнес– процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес–процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации.

Бизнес–процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации [3].

Бизнес–процессы управления – это бизнес–процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес – системы в целом.

Кроме важнейших категорий процессов СМК (процессы высшего руководства, процессы управления ресурсами, процессы жизненного цикла продукции и процессы измерения, анализа и улучшения) в разделе 4 ГОСТ ISO 9001 предусмотрены процессы управления документацией и управление записями.

Формальное соответствие СМК требованиям стандарта ГОСТ ISO 9001, безусловно, привносит некий порядок в деятельность организации: при разработке СМК и внедрении процессного подхода в соответствии с требованиями данного стандарта достаточно узкой задачей является идентификация процессов. Методические ошибки этого этапа внедрения приводят к построению громоздкой, «неудобной» СМК, и, как следствие, охлаждению интереса к процессной модели управления.

Тем не менее, современные организации, ориентированные на оценку и совершенствование бизнес–процессов, заметно выигрывают в сравнении со своими конкурентами. Ключом к успеху является постоянный анализ и оптимизация бизнес–процессов.

Так же в курсовой работе рассмотрена идентификация процессов.

Под идентификацией процессов понимаются следующие действия:

– определение состава процессов СМК и составление перечня процессов;

– определение показателей для оценки бизнес– процессов, разработка модели каждого процесса.

Задачи, поставленные в рамках методики идентификации процессов СМК, формулируются следующим образом:

– обеспечить понятность, прозрачность и управляемость СМК, базирующейся на процессном подходе;

– определить перечень процессов СМК, их названия, границы, руководителей, взаимосвязи входов и выходов;

– заложить возможность изменения системы процессов при смене стратегических задач организации.

Методика идентификации процессов СМК должна демонстрировать целесообразность внедрения процессного подхода. Идентификация процессов не является разовым действием.

Кроме классификации и идентификации в курсовой работе рассматривается состав бизнес–процессов.

Организация должна:

– выявлять необходимые для системы менеджмента качества процессы и области их применения по всей организации;

– определять последовательность и взаимодействие этих процессов;

– определять требуемые критерии и методы, позволяющие гарантиро–вать, что функционирование и контроль этих процессов эффективны;

– обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых, чтобы поддерживать функционирование и мониторинг этих процессов;

– вести мониторинг, измерять и анализировать эти процессы, а также в соответствии с ГОСТ ISO 9001 предпринимать необходимые действия с целью достичь запланированных результатов [3].

Целесообразно назначить и руководителей процессов, предполагая, что в их обязанности будут входить:

– разработка и организация процесса для достижения заданных результатов (выходов) процесса;

– расчет и обоснование ресурсов процесса;

–псоответствие результата (выхода) процесса установленным требованиям;

– удовлетворенность потребителей процесса.

4 Развитие методов моделирования описания и автоматизации бизнес–процессов

Развитие методов моделирования описания и автоматизации бизнес–процессов принято разделять на три этапа, или три «волны». Началом каждой из них явился очередной всплеск интереса к повышению эффективности деятельности предприятий и процессному управлению. Основные характеристики этих этапов приведены в таблице 1 в сравнении с соответствующими стадиями развития информационных технологий и подходов к совершенствованию деятельности компании [5].

Таблица 1 – Этапы развития моделирования описания и управления бизнес–процессами

Этапы	Моделирование бизнес– процессов	Совершенствование деятельности	Информационные технологии
Первая волна	1920– 80– е гг. Анализ способов выполнения работ Рационализация трудовых операций Модели на бумаге Низкая автоматизация	1980– е гг. Всеобщее управление качеством Непрерывность изменений Научный подход Последовательное совершенствование	1970– 90– е гг. Система управления базами данных Совместное использование данных Приложения, обращающиеся к базам данных
Вторая волна	ПО для построения диаграмм и анализа процессов в статике Ручной реинжиниринг Единовременное создание модели Автоматизация: КИС с поддержкой потоков работ (WfMS, ERP)	Реинжиниринг бизнес– процессов Дискретность изменений Ненаучный подход Радикальное преобразование	Распределенные вычисления Совместное использование функций Распределенные приложения
Третья волна	Ориентированное на бизнес– процессы ПО Исполняемые модели Итеративная оптимизация Средства моделирования интегрированы в BPMS Имитационное моделирование и анализ моделей в динамике Конвертирование моделей Стандартизация методологий	Управление бизнес– процессами (ВРМ) Непрерывность изменений Гибкость, адаптивность Научный подход Итеративное совершенствование	Системы управления бизнес– процессами Совместное исполнение бизнес– процессов Распределенные бизнес– процессы

Начало первого этапа относят к 1920–м годам. XX в. и связывают с именем Ф. Тейлора и его книгой «Принципы научного управления». В этот период впервые была осознана необходимость исследовать бизнес– процессы, описывать их в различных документах и действовать в соответствии с этими описаниями [4].

В период «первой волны» для моделирования бизнес–процессов используются блок–схемы, ориентированные графы, сети Петри, методологии SADT, IDEF, DFD [5].

В 1980 гг. предпринимаются первые попытки автоматизации бизнес – процессов (не отдельных шагов, а хода процесса в целом) путем реализации в программном обеспечении для управления документами – системах электронного документооборота – функций по отслеживанию последовательности выполняемых действий для автоматизации процедур утверждения и выпуска документов.

Начало второго этапа ознаменовал выход книги М. Хаммера и Д. Чампи «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе» [2], которая возродила в управленческой среде интерес к описанию и анализу бизнес– процессов с целью их радикальной перестройки – реинжиниринга.

Как следующий шаг в автоматизации бизнес–процессов в 1990–х годах. появляются системы управления потоками работ WfMS, предназначенные для маршрутизации потоков работ любого типа в рамках бизнес–процессов компании. В качестве примера методологии и средства автоматизации бизнес–процессов второго поколения можно назвать соответственно ARIS и распространенную ERP–систему SAP R/3 [6].

Негибкость моделей и средств автоматизации, их неспособность обеспечить оперативное реагирование на постоянные изменения в бизнес– среде стали основными недостатками систем «второй волны», стимулировавшими разработку в начале 2000–х года. методологий следующего – третьего – поколения. Манифестом «третьей волны» в моделировании бизнес– процессов можно по праву назвать книгу Г. Смита и П. Фингара «Управление бизнес–процессами: третья волна». На смену радикальному реинжинирингу приходит системное и «плавное» управление.

Автоматизация процессов производится посредством систем управления бизнес–процессами BPMS, которые дают возможность непосредственно реализовывать бизнес–процессы в соответствии с построенной формальной моделью и не требуют разработки дополнительного программного обеспечения [3].

«Третья волна» принесла в моделирование бизнес–процессов стремление к стандартизации. Методологии построения исполняемых моделей разрабатываются и выпускаются организациями по стандартизации и международными консорциумами.

5 Совершенствование методологии описания управления деятельностью предприятия

Современные методологии управления деятельностью предприятия делятся на:

– Реинжиниринг – это фундаментальное переосмысление и радикальное перепроектирование деловых процессов для достижения резких, скачкообразных улучшений главных современных показателей деятельности компании, таких, как стоимость, качество, сервис и темпы. Методологии SADT, IDEF, DFD используются при реинжиниринге.

– SADT (Structured Analysis and Design Technique) – технология структурного анализа и проектирования, представляет собой универсальный

инструмент моделирования и анализа сложных систем и процессов. Разработана Дугласом Т. Россом в конце 60–х годов в ходе развития структурного программирования. С 1981 г методология SADT стала стандартом ВВС США под именем IDEF0 в рамках программы интегрированной компьюте­ризации производства Министерства обороны США – ICAM (Inte – grated Computer–Aided Manufacturing).

• IDEF. Наиболее широко используемая методология описания бизнес–процессов – стандарт США IDEF0. Пример модели IDEF0 в приложении А «Создание полиэтиленового пакета»

Методология IDEF0 предоставляет аналитику широкие возможности для описания бизнеса организации на верхнем уровне с акцентом на управление процессами. В настоящий момент к семейству IDEF можно отнести следующие стандарты:

1. IDEF0 – методология функционального моделирования.

2. IDEF1 – методология моделирования информационных потоков внутри системы, позволяющая отображать и анализировать их структуру и взаимосвязи;

3. IDEF1X (IDEF1 Extended) – методология построения реляционных структур

4. IDEF2 – методология динамического моделирования развития систем.

5. IDEF3 – методология документирования процессов, происходящих в системе.

6. IDEF4 – методология построения объектно – ориентированных систем.

7. IDEF5 – методология исследования сложных систем.

Моделирование IDEF0 имеет много преимуществ, но так же много недостатков. Преимущества заключаются в том что, полнота описания бизнес-процесса (управление, информационные и материальные потоки, обратные связи); возможность агрегирования и детализации потоков данных и информации (разделение и слияние стрелок); наличие жестких требований методологии, обеспечивающих получение моделей процессов стандартного вида; соответствие подхода к описанию процессов в IDEF0 стандартам ISO 9000:2000

Недостатки заключаются в том что, сложность восприятия (большое количество стрелок); большое количество уровней декомпозиции; трудность увязки нескольких процессов, представленных в различных моделях одной и той же организации.

• DFD. Цель методологии описания потоков данных DFD – продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные. Может отражать не только информационные, но и материальные потоки.

Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

1. внешние сущности (материальный объект или физическое лицо, являющиеся источником или приёмником информации);

2. системы и подсистемы;

3. процессы (преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом);

4. накопители данных (абстрактные устройства для хранения информации);

5. потоки данных;

• Workflow – это полная или частичная автоматизация программ бизнес–процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес–процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил.

Системы Workflow используются для автоматизации текущей деятельности, то есть позволяют документам автоматически проходить заданные маршруты и получать отчеты, как по содержанию документов, так и по процессу.

Системы Workflow содержат информацию о состоянии процесса обработки, времени выполнения и пользователях каждого бизнес–процесса и при необходимости выдают данные для оценки стоимости и времени, а также предоставляют информацию для мониторинга процессов.

Преимущества внедрения Workflow на предприятии:

1. преимущества для предприятия: Workflow усиливает контроль над производительностью выполнения задач, связанных с информацией.

Повышая конфиденциальность и ужесточая контроль доступа, Workflow одновременно привносит «промышленные» методы руководства и управления процессами;

1. преимущества для клиента: улучшение качества обслуживания, повышение его оперативности, четкая информация о состоянии запроса, и упрощение доступа к представителям компании;

2. преимущества для сотрудников: каждый работающий видит перечень функций, которые он должен выполнить, и может организовать свою работу соответствующим образом. Можно наглядно представить контекст каждой функции. Для сотрудников Workflow означает гибкость в работе, быстроту исполнения и высокую степень комфорта;

3. преимущества для руководства: Workflow позволяет принимать решения в нужный момент и представляет достаточную информацию, чтобы руководство могло эффективно вмешиваться в процесс. Workflow дает возможность менеджерам действовать оперативнее, быстрее и компетентнее, обеспечивая постоянный доступ к информации о состоянии каждого заказа, а система мониторинга позволяет держать ситуацию под контролем. С помощью Workflow можно сделать более эффективной функцию контроля, существенно приблизив ее к промышленному аналогу;

4. преимущества для аналитика: автоматизация процедур на базе Workflow предоставляет в распоряжение организационных аналитиков всю необходимую статистику для анализа рабочих нагрузок, затрат, периодов пиковой нагрузки и многих других аспектов деятельности компании; Использование инструментальных средств в рамках Workflow позволяет моделировать процедуры и возможные сценарии их выполнения с беспрецедентной степенью детализации и точности, а доступ к данным о выполнении процессов требует минимальных затрат.

Расширением систем класса Workflow являются системы управления бизнес–процессами (BPM), которые появились сравнительно недавно. Они объединяют в одном наборе средства моделирования, реализации и сопровождения изменения бизнес–процессов. В основе любой системы BPM лежит управление потоками работ (Workflow);

– Aris. В настоящее время наблюдается тенденция интеграции разнообразных методов моделирования, проявляющаяся в форме создания интегрированных средств моделирования. Одним из таких средств является программный продукт, носящий название ARIS (Architecture of Integrated Information Systems) – архитектура интегрированных информационных систем, разработанный германской фирмой IDS Scheer.

6 Методология ARIS системы

Интегрированная инструментальная среда ARIS является сложной системой и состоит из комплекса взаимосвязанных и взаимодополняющих модулей, выполняющих различные функции. Любая сложная система должна иметь понятную и рациональную структуру, то есть разделяться на части – модули, имеющие вполне законченное функциональное назначение с четко оговоренными правилами взаимодействия.

Основным модулем анализа и проектирования является базовый модуль ARIS Toolset, который может включать все остальные модули системы. При необходимости они легко интегрируются в ARIS Toolset.

Модуль ARIS Easy Design представляет собой упрощенное средство моделирования описания и анализа, имеющее ограниченные функциональные возможности по сравнению с ARIS Toolset. Если модуль ARIS Easy Design отсутствует в системе, то все подключенные к нему модули соединяются непосредственно с ARIS Toolset.

Набор инструментов и функциональные возможности модулей ARIS Easy Design и ARIS Toolset предопределяют различия в областях их применения. ARIS Easy Design обычно используется оперативными аналитическими отделами организаций для проведения технического анализа, а инструменты ARIS Toolset более предназначены для управления бизнес–процессами. Следует отметить, что ARIS Toolset также включает в себя ARIS Easy Design.

Модуль ARIS Easy Design содержит следующие компоненты:

• ARIS Administrator – средство для администрирования баз данных ARIS;

• ARIS Attributes – средство для управления атрибутами элементов ARIS;

• ARIS Configuration – инструмент для импорта из одной базы данных в другую методологических фильтров и шаблонов;

• ARIS Designer – конструктор моделей;

• ARIS Explorer – проводник, обеспечивающий работу с серверами, базами данных, моделями и объектами;

• ARIS Export/Import – средство для экспорта или импорта баз данных в формате ASCII;

• ARIS Report – генератор отчетов о элементах ARIS;

• ARIS RTF Editor – редактор текстовых документов и д.р.

Модуль ARIS Toolset наряду с функциональными возможностями ARIS Easy Design включает также:

• ARIS Analysis – инструмент для анализа моделей и их анимации;

• ARIS Chat – инструмент для создания и использования графических диаграмм;

• ARIS Consolidation – инструмент для объединения баз данных моделей;

• ARIS Model Generator – инструмент для создания новых моделей с использованием уже существующих;

• ARIS Process Generator – инструмент для генерации новых объектов и моделей в программе Excel и переноса их в ARIS. Имеется возможность с помощью специального отчета перенести объекты и модели в Excel и вернуть измененные данные назад в ARIS;

• ARIS Script Editor – инструмент для создания отчетов .

В ARIS предусмотрены модули, предназначенные для решения некоторых частных задач и требующие дополнительных лицензий. К ним относятся:

• ARIS ABC (Activity Based Costing) – инструмент для проведения функционально – стоимостного анализа моделей;

• ARIS Connectivity for Lotus Notes – инструмент, позволяющий запускать базы и документы Lotus Notes, которые связаны с элементами ARIS. Предусмотрена возможность открывать базы Lotus Notes, документы Lotus Notes, которые содержат элементы ARIS, с помощью веб – браузеров;

• ARIS Connectivity for R/3 – инструмент для переноса моделей ARIS в формат HTML, использующий функциональные возможности транзакций информационной системы SAP R/3. Это позволяет запускать функции, связанные с системными операциями SAP R/3, из веб – браузеров;

• ARIS Tool Integration– инструмент для обмена информацией баз данных моделей ARIS с программными приложениями других производителей (с так называемыми приложениями партнеров);

• ARIS Web Publisher – инструмент для преобразования моделей.

ARIS в формат HTML с целью их использования как внутри компании, так и за ее пределами после передачи через Интернет. Различные типы экспорта графики позволяют использовать модели ARIS на множестве платформ;

• ARIS BSC (Balanced Scorecards) – инструмент для стратегического управления [3].

Средства ARIS могут применяться как однопользовательская среда, а также поддерживать коллективные разработки в среде «клиент– сервер». Возможность коллективной работы обеспечивают:

– объединение баз данных (модуль ARIS Merge);

– обмен моделями через Интранет и Ин­тернет (модуль ARIS Web Publisher);

– совместный доступ нескольких пользователей к единому хранилищу данных – репозиторию ARIS (модуль ARIS Server).

В состав ARIS входят вспомогательные специализированные модули, например, модуль ARIS Script Converter, предназначенный для конвертации скриптов, созданных в ARIS 4–х, в скрипты ARIS 5.0, модуль ARIS Admintool, предназначенный для управления базами данных ARIS при работе под Window NT и Novell, ARIS for INTERSHOP enfinity и некоторые другие.

Каждый модуль ARIS имеет свой логотип, изображаемый в правом верхнем углу основного окна.

Благодаря модульности комплекс средств ARIS позволяет скомпоновать оптимальный состав системы, полностью обеспечивающий реализацию необходимых задач, не оплачивая ненужные для конкретного применения возможности [6].

ARIS объединяет специализированные приложения, стандартные программные решения и компонентную сборку.

ARIS поддерживает четыре типа моделей(и множество видов моделей в каждом типе), отражающих различные аспекты исследуемой системы:

1. организационные модели, представляющие структуру системы – иерархию организационных подразделений, должностей и конкретных лиц, связи между ними, а также территориальную привязку структурных подразделений;

2. функциональные модели, содержащие иерархию целей, стоящих перед аппаратом управления, с совокупностью деревьев функций, необходимых для достижения поставленных целей;

3. информационные модели, отражающие структуру информации, необходимой для реализации всей совокупности функций системы;

4. модели управления, представляющие комплексный взгляд на реализацию бизнес–процессов в рамках системы.

В ARIS–модели бизнес–процессов вычленяются следующие виды потоков:

1. организационные потоки; характеризуют управление организационными единицами и их обязанности;

2. целевые потоки; характеризуют концептуальные и бизнес–цели, которых требуется достичь в результате выпол­нения того или иного процесса или действия;

3. потоки выходов.

Мы можем разграничить потоки матери­альных выходов и потоки услуг. Потоки услуг могут функ­ционировать сами по себе, тогда как потоки материаль­ных выходов обычно управляются и сопровождаются потоками услуг:

– потоки ресурсов; отображают «доставку» используемого выхода потенциального фактора «ресурсы». Понятие «ресурсы» охватывает как производственное оборудование, так и компьютерные средства;

– потоки человеческих ресурсов; показывают «доставку» прямого человеческого ресурса;

– информационные потоки; управляют доступом к информации, представляющей собой совокупность целенаправленных знаний и навыков, необходимых для выполнения функций.

Для построения перечисленных типов моделей используются как собственные методы моделирования ARIS, так и различные известные методы и языки моделирования, в частности, ERM UML (Unified Modeling Language), OMT (Object Modeling Technique). Процесс моделирования можно начинать с любого из типов моделей.

7 Модели в ARIS

Описание модели в ARIS представляют собой диаграммы, элементами которых являются разнообразные объекты – «функции», «события», «структурные подразделения», «документы» и т.д. Между объектами определённых видов могут быть установлены связи определённых видов («выполняет», «принимает решение», «должен быть проинформирован о результатах» ). Каждому объекту соответствует определенный набор атрибутов, которые позволяют ввести дополнительную информацию о конкретном объекте [7].

Из всего многообразия ARIS – моделей для целей бизнес – моделирования используются следующие:

1. Organizational Chart – организационная схема;

2. Function Tree – дерево функций;

3. extended Event– Driven Process Chain – еЕРС– диаграмма.

Перечисленные модели разделяются на три уровня в соответ­ствии со степенью детализации информации (при этом один и тот же тип диаграмм может использоваться для моделирования бизнес–процессов на разных уровнях детализации):

1. Высокоуровневые модели, отражающие обзор моделируемой предметной области (функции, организационную структуру, данные и пр.), – дерево функций, организационная схема, VACD– диаграмма.

2. Детальные модели, уточняющие структуру высокоуровневых моделей и их связи, – еЕРС– диаграмма.

3. Микромодели, обеспечивающие наиболее подробное описание операций в составе бизнес– процессов, организационных единиц, данных и их взаимосвязей, – еЕРС– диаграмма, презента­ционная диаграмма [4].

7.1 Модель ARIS Organizational Chart

Организационная схема предназначена для описания организационно– штатной структуры предприятия и территориального расположения его подразделений.

Как правило, эта модель строится в начале проекта по моделированию бизнес–процессов.

Организационная модель строится иерархически, от верхнего уровня структуры к нижнему. В модель верхнего уровня включаются самостоятельные подразделения, входящие в структуру организации. Каждое из них детализируется на более низкие уровни – уровни структурных подразделений [8].

7.2 Модель FunctionTree – дерево функций

Модель дерева функций – это график, показывающий взаимоотношения между функциями. Модель показывает иерархию функций и их полный состав. Основные элементы дерева функций приведены в таблице 2, а типы отношений в модели дерева функций – в приложении Б. При этом функции представляются не обязательно в хронологическом порядке.

Таблица 2 – Основные элементы в модели дерева функций

Изображение	Название элемента	Описание элемента
	Функция Function	Показывает функции, выполнение которых направлено на достижение цели

На самом верхнем уровне описываются наиболее сложные функции, представляющие собой отдельный бизнес–процесс или процедуру. Детализация функций образует иерархическую структуру их описаний. Разделение функций на элементы может происходить на нескольких иерархических уровнях. Базовые функции представляют самый нижний уровень в семантическом дереве функций. Базовая функция – это функция, которая уже не может быть разделена на составные элементы с целью анализа бизнес–процесса [6].

7.3 Модель ARIS eEPC(extended Event– Driven Process Chain)

Модель ARISеЕРС– диаграмма является расширением нотации IDEF3, IDEF0 и DFD. Бизнес– процесс в нотации eEPC представляет собой поток последовательно выполняемых работ (процедур, функций), расположенных в порядке их выполнения. Реальная длительность выполнения процедур в eEPC визуально не отражается. Основные элементы eEPC– модели представлены в приложении Б.

Правила построения еEPC– моделей:

а) каждая модель должна начинаться, как минимум, одним стартовым инициирующим событием и завершаться, как минимум, одним результирующим событием;

б) события и функции по ходу выполнения процесса должны чередоваться;

в) события и функции должны иметь только по одному входящему и одному исходящему отношению, показывающему ход выполнения процесса (модель «один вход – один выход» (single input – single output));

г) путь процесса всегда разделяется и объединяется с помощью правил;

д) события, следующие после правил выбора, должны описывать все возможные результаты выбора;

е) правила ветвления/слияния не могут располагать одновременно несколькими входящими и исходящими соединениями;

ж) для хранения моделей в ARIS используется объектная СУБД, и под каждый проект создается новая база данных. База данных представляет собой иерархическое хранилище моделей.

Работа по созданию модели регламентируется жёсткими и объёмными соглашениями по моделированию (стандартами), ARIS поддерживает механизм методологических фильтров, позволяющих пользователю использовать только определённый набор схем и объектов [7].

8 Реализации BPM– концепции

2009 год для ООО «Рост» является периодом внедрения системы менеджмента качества на основе ISO серии 9000. Соответственно с этого же момента и начинает свое развитие BPM – концепция в Обществе.

BPM– концепция, как отмечено ранее, ставит во главе автоматизацию и оптимизацию бизнес–процессов в компании. На данном этапе развития, по пути к автоматизации ТЦ регламентирует бизнес–процессы.

На сегодняшний день существует множество инструментов для облегчения задачи создания и контроля правильности выполнения регламентов. Один из инструментов, имеющихся в компании – Case средство ARIS – позволяет на основании сформированных моделей бизнес–процессов в автоматическом режиме сформировать следующие регламенты: регламент бизнес–процесса, положение о подразделении, должностные инструкции, так же существует отдельный класс систем для управления бизнес–процессами – BPMS, которые позволяют создать электронный регламент в компании.

Среди российских разработок можно выделить следующие программы:

– Бизнес – инженер (БИТЕК);

– ИНТАЛЕВ;

– ОРГ– Мастер Про (Бизнес Инжиниринг Групп).

Из наиболее популярных зарубежных программных продуктов необходимо отметить:

– ARIS Business Performance Edition (IDS Scheer AG);

– CA ERWin Process Modeler, ранее BPWin (CA);

– Hyperion Performance Scorecard (Oracle);

– IBM WebSphere Business Modeler (IBM);

– SAP Strategic Enterprise Management (SAP).

Программный продукт ИНТАЛЕВ предоставляет собой платформу и набор уже готовых комплектов решений управленческих задач, т.е. по сути управленческих шаблонов. Каждый из комплектовпредназначен для решения определенной бизнес–задачи: построения стратегии, разработки финансовой структуры и т.д. Комплекты легко интегрируются между собой, позволяя разработать единую систему управления организации: от стратегии до должностной инструкции отдельного менеджера.

Программный продукт ОРГ–Мастер Про позволяет разрабатывать системы целей и показателей, систему бизнес–процессов, финансовую, информационную, организационную структуры и прочее. Разработанные диаграммы могут быть проанализированы с помощью стоимостного анализа, анализа загрузки ресурсов, может быть рассчитано среднее время выполнения процессов. Все данные, разработанные в модели, могут быть представлены в виде отчетов. Также на основе данных модели могут разрабатываться регламенты и организационно – распорядительные документы.

IBM WebSphere Business Modeler является программным средством, нацеленным на моделирование, имитацию и анализ бизнес– процессов, позволяет сформировать перечень KPI, привязать их к элементам бизнес–процесса и путем имитации модели спрогнозировать их значения. Таким образом, отслеживается достижение стратегических и тактических целей компании.

Программный продукт ARIS Business Performance Edition позволяет моделировать, оптимизировать и публиковать бизнес–процессы. Поддерживает проектирование диаграмм бизнес–процессов, создание собственных типов диаграмм, имитационное моделирование. Проводит стоимостной анализ, анализ загрузки ресурсов, анализ на наличие информационных разрывов в процессе, анализ семантики процесса, анализ процессов, поддерживаемых информационными системами, отчет по критическим точкам процесса.

Hyperion Performance Scorecard – специализированный программный продукт, позволяющий связать стратегические цели и оперативные задачи компании и организовать комплексный мониторинг процесса реализации стратегии. Система позволяет определить набор ключевых показателей деятельности, зависимости между стратегическими целями, критическими факторами успеха и конкретными действиями, необходимыми для достижения поставленных целей.

Система SAP Strategic Enterprise Management представляет собой интегрированную среду для поддержки эффективного управления стратегическим развитием компании и принятия своевременных объективных управленческих решений. Использование этого программного продукта особенно эффективно при автоматизации управленческой деятельности в компаниях со сложной структурой и холдингах, действующих в условиях конкурентного рынка.

Целью ООО «Рост» является улучшение деятельности путем автоматизации деятельности по управлению бизнес–процессами. Я считаю, что достигнуть эту цель можно путем внедрения и использования одного из выше указанных программных продуктов. В Обществе внедрен программный продуктмодуля ARIS Design Platform или ARIS Business Designer, но это лишь небольшая часть ARIS Business PERFOMANCE Edition (IDS Scheer AG), которая используется лишь для моделирования бизнес– процессов, а ведь платформа ARIS Business Perfomance Edition поддерживает полный цикл управления бизнес–процессами: от описания стратегии до контроллинга.

Безусловно, внедрение программного продукта в ООО «Рост» связанно с различными трудностями. Прежде всего, это технологические, организационные, внутренние и другие барьеры. Понятно, что для успешной установки программного продукта компании необходимо их избежать или ликвидировать. На мой взгляд, эту процедуру можно упорядочить. Начинать следует с определения распространенных барьеров внедрения информационных систем на предприятии и возможных методов их выявления и устранения.

Среди технологических барьеров наиболее характерными для компании являются ограничения из–за высокой стоимости программного продукта. Важнейшими организационными барьерами являются, во – первых, отсутствие понимания у руководителя Общества механизмов реализации решений. Во – вторых, маркетинговая функция при внедрении информационной системы является наименее приоритетной.

Еще одной существенной организационной проблемой внедрения информационных систем является необходимость формирования квалифицированной команды специалистов, что нуждается в дополнительном финансировании и затрат времени руководства.

Существенным препятствием введения программного обеспечения по управлению является сопротивление работников и руководителей. Работники не понимают возможность автоматизирования деятельности с помощью программ.

Устранение названных барьеров и проблем требуют от руководителей предприятий значительных усилий и затрат. Вместе с тем, преимущества в маркетинговой деятельности, которые получает предприятие от внедрения программного продукта по управлению, значительные. В частности, это сокращение времени принятия решений, возможность использовать внедрение информационных технологий для позиционирования, уменьшение количества бумажной работы, увеличение объема информации, используемой для принятия решений, децентрализация деятельности и др.

Поэтому проект по внедрению программного обеспечения, позволяющего автоматизировать бизнес–процессы на предприятии, должен рассматриваться руководством как стратегическая инвестиция.

9 Создание модели полиэтиленового пакета и её описание

Для создания административного процесса «Создание полиэтиленового пакета» необходимо выполнить следующие этапы:

1. Выбрать элемент Дизайнер на Панели модулей (рис. 1).

Рисунок 1 — Панели модулей ARIS TOOLSET

1. Двойным щелчком левой кнопки мыши открыть базу данных «ГАС ОГФУ». Новую модель надо запоминать в папку Главная папка, которая является одним из отображаемых элементов базы данных (рис. 2).

2. Из контекстного меню, доступного по щелчку правой кнопкой мыши на папке Главная папка, выбрать пункт Новый/Модель (рис. 2).

Рисунок 2 – Создание новой диаграммы

Для создания модели в пошаговом режиме воспользоваться мастером моделей.

1. Поставить флажок в поле Процессы.

2. Выбрать EPC в поле Model Types (типы моделей).

3. Нажать на кнопку ОК.

В «доме» ARIS каждой модели присваивается своя «комната».

«Комнаты» в «доме» ARIS соответствуют представлениям Организация, Данные, Процессы, Функции и Продукт/Услуга. При установке флажка напротив «комнаты» ARIS соответствующий вид «комнаты» выделяется серым цветом. Список типов моделей включает все типы моделей, присвоенных выбранным представлениям. Для выключения представления снимите флажок.

Ввести в поле имя модели Создание полиэтиленового пакета (рис. 3).

Рисунок 3 – Мастер моделей

1. Нажать на кнопку ОК. Теперь модель Создание полиэтиленового пакета будет автоматически открываться в модуле ARIS Дизайнер.

Подробное описание архитектуры ARIS и значение описательных видов и уровней изложено в руководстве пользователя, которое доступно из пункта меню Справка/Справка по методологии ARIS.

1. Для перехода к следующей части краткого ознакомления сначала настроить модуль ARIS Дизайнер, спрятать все панели кроме Модели и Символы, для этого отметьте эти панели в строке заголовка модуля Дизайнер, а остальные галочки убрать.

Окно модели с панелями инструментов подготовлено для создания модели.

Рисунок 4 – Окно модели eEPC

При наведении указателя мыши на кнопку панели инструментов под указателем всплывает текстовое окно с описанием функции этой кнопки. Таким же образом создалась модель, приведенная на рисунке 5.

Рисунок 5 – Разработанная модель «Создание полиэтиленового пакета» на основе методом ARIS eEPC диаграммы

Заключение

В условиях жесткой рыночной конкуренции предприятию для того, чтобы оставаться конкурентоспособным, необходимо постоянно улучшать свою деятельность, повышать качество продукции и эффективность бизнеса.

При выполнении курсовой работы использованы современные подходы к методам описания и управлению бизнес–процессов, основанные на методе внедрения BPM – концепции и BPM – системы.

Аналитический обзор включает характеристику таких подходов к описанию бизнес-процессов, дается понятие о бизнес–процессах, об их моделировании, автоматизации, оптимизации, особенностях BPM – концепции, ее назначении и структуре.

Рассмотрены мотивации предприятия, его цели и плюсы внедрения системы качества. Для сравнения методологии описания мною были использованы IDEF0 и ARIS модели.

В программе ARIS я использовал eEPC диаграмму. При разработке курсовой работе я убедился в том что модель описания ARIS более функциональнее чем IDEF0 и более понятный язык описания. Серьезное преимущество ARIS перед другими инструментами заключается в том, что в ARIS хорошо развиты графические средства представления сформированных моделей. В приложении А для сравнении модель описания ARIS была разработана модель описания IDEF0 «Создание полиэтиленового пакета».

Список используемых источников

1. Репин В.В. Бизнес–процессы компании: построение, анализ, регламентация.- М.: РИА «Стандарты и качество», 2007. – 240 с.

2. Хаммер М., Чампи Дж. Реинжениринг корпорации: Манифест революции в бизнесе. Пер. с англ. – Спб.: Издательство С.– Петербургского университета, 1997. – 332 с.

3. Андерсен Б. Бизнес–процессы. Инструменты совершенствования / Пер. с англ. С.В. Ариничева / Науч. ред. Адлер Ю.П. – М.: РИА «Стандарты и качество», 2003. – 272 с.

4. Тейлор Ф.У. Принципы научного менеджмента / Пер. с англ. Зак А.И.– М.: Контроллинг, 1991. – 104 c.

5. Бунтова О.Г. Введение в ERP–системы SAP, галактика – ERP: учеб. пособие. – Екатеринбург: Уральск. гос. ун– т, 2007. – 167 с.

6. Андреев В. Автоматизация бизнес– процессов – светлое будущее отечественных компаний // Директор информационной службы: сетевой журнал. 2008.

7. Жудин М.Н Обзор программных продуктов бизнес – моделирования// Корпоративный менеджмент: сетевой журнал. 2009.

8. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов: учеб. пособие. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 240 с.

Приложение Б

(справочное)

Основные элементы eEPC– модели

Таблица Б1– Элементы eEPC– модели

Изображение	Название элемента	Целевое использование	Правила именования
1	2	3	4
Функциональные элементы
	Событие	Отображение событий, происходящих при выполнении бизнес– процесса	Имя начинается с имени объекта, состояние или событие по отношению к которому произошло она
	Функция	Описание бизнес– функции в цепочке выполнения бизнес– процесса	Имя начинается с действия или обозначе-ния процесса
Логические элементы
	Исключа – ющее «ИЛИ»	Правила ветвления или слияния функций или событий	Объекты данного типа не именуются
	Логическ – ое «И»	Правила ветвления или слияния функций или событий	Объекты данного типа не именуются
	Логическ – ое «ИЛИ»	Правила ветвления или слияния функций или событий	Объекты данного типа не именуются
Элементы данных
	Набор данных (Cluster)	Описание абстрактного (на концептуальном уровне)набора формализованных данных	В имени необходимо упомянуть название документа или источника информации
1	2	3	4
	Исп.средство	Реальное средство или система, автоматизирующая рабочие процессы	Реальное имя средства или системы
	Документ	Представление информационного носителя данных в материализованном виде (напр. на бумаге)	Имя должно содержать наименование документа
	Базы данных	Представление информационного носителя данных в нематериальной форме	Именуется названием файла или именем информационной базы данных
	Папка	Указывает вид хранения документов	Имя должно содержать наименование папки с документами
	Телефон	Представление результата человеческих действий, может являться как реальным устройством, так и информацией	Полное наименование
	Эксперти – за	Человек или государственный орган, осуществляющий контролирующие или экспертные функции	Тип эксперта или государственного органа

В любой компании (вне зависимости от её величины) есть бизнес-процессы. Они (БП) определяют временные затраты на работу, могут влиять на качество продукции. Если компания перестала расти либо стала отбирать слишком много ресурсов у владельца (руководителя), прежде всего необходимо обратить внимание на описание бизнес-процессов с целью их оптимизации, улучшения.

Бизнес-процесс

Бизнес-процессом называют регламентированную, регулярно повторяющуюся последовательность действий одного или ряда сотрудников, благодаря которой достигается нужный результат. Термин ввели в 70-хх гг. ХХ века, когда стали активно использовать информационные системы. Во-первых, после этого усложнилась организация труда людей в учреждениях. Во-вторых, техника не могла работать с абстракциями, и для неё стали продумывать чёткие алгоритмы. Если раньше информацию передавали из уст в уста, всё было просто и понятно, коммуникация позволяла избегать проблем, теперь нужна была строгая регламентация.

Стали создавать нотации (текстовые инструкции), которые описывали и работу людей, и их взаимодействие с информационными системами. Поскольку со временем выяснилось, что работать с нотациями, составленными в произвольной форме, неудобно, было принято решение об их стандартизации.

Сначала нотации использовали военные в США, позже они перешли в бизнес, так как позволили его оптимизировать — при тех же затратах значительно увеличивали производительность.

Понятие описания бизнес-процесса

Описание бизнес-процесса — это пошаговое описание действий работников при выполнении той или иной операции, включая ответственность, порядок принятия решений, порядок взаимодействия с другими сотрудниками. Проще всего рассмотреть описание бизнес-процессов в компании на примере продаж. Так, один продавец в разных случаях (в зависимости от продаваемого им товара, стоящего перед ним покупателя, настроения, наконец) будет продавать по-разному. Соответственно, компания в разных случаях будет получать разный результат.

Но если чётко прописать процесс продажи, то, независимо от внутренних и внешних факторов, продавец будет действовать по регламенту, что с большей вероятностью обеспечит продажи.

Составляющие бизнес-процесса

Говоря о понятии бизнес-процесса, специалисты оперируют и другими терминами.

• Цель БП — разработать последовательные мероприятия, которые обеспечат прибыль.
• Задачи БП: контроль последовательности операций, обеспечение максимально возможной скорости их выполнения, помощь в поиске дублирующихся или лишних операций и т. д.

Анализируя вышеизложенное, можно понять, из чего состоит бизнес-процесс, а именно:

• вход — стартовый ресурс, который нужен для выполнения операций (заявка, сырьё, поставка);
• выход — непосредственно результат, это готовый продукт, услуга, информация, документ.

Границы бизнес-процесса — это событие или время, которое служит началом и окончанием БП.

Технологический процесс и бизнес-процесс

Не стоит путать бизнес-процесс с технологическим процессом. В последнем случае всё происходит без участия человека, например, с привлечением программы или автоматической системы. Более того, основное отличие заключается в том, что в технологическом процессе на выходе всегда будет конкретный результат, то есть если это производство, то на выходе получается продукт с конкретными параметрами. Брак продукции не является исключением из правил, поскольку является нарушением технологического процесса.

В бизнес-процессе результат на выходе может отличаться даже без нарушения самого процесса. Это объясняется тем, что в самом алгоритме закладываются разные условия, при которых нужно выполнять те или иные действия.

Например:

• если покупатель приходит за определённым товаром, продавец просто совершает продажу;
• если покупатель не может определиться и выбирает товары, либо у него есть возражения, продавец по ситуации подсказывает, какой товар лучше решит проблему покупателя, или обрабатывает его возражения и после этого также совершает продажу.

Зачем моделировать (описывать) бизнес-процессы

Описание бизнес-процессов позволяет решать сразу 3 задачи.

1. Упрощает сложности за счёт схематического пошагового изображения всех этапов БП.
2. Показывает картинку, наглядно демонстрирует все операции. “Лучше один раз увидеть…” — говорит пословица, и в данном случае с ней соглашаются руководители и собственники бизнеса. Если на схеме изображать все действия внутри компании, становится проще замечать недоработки ещё на этапе обсуждения БП и оперативно вносить изменения.
3. Позволяет изучить работу изнутри благодаря графическому изображению бизнес-процессов компании в виде схем. Это особенно важно на этапе оптимизации, масштабирования, так как в описаниях сразу видны проблемные места.

Например, есть компания, у которой насчитывается 7 отделений: построения, распространения, финансовое, техническое, отделение квалификации, отделение по работе с публикой, административное отделение. И есть владелец или руководитель бизнеса, который должен хорошо понимать их работу, чтобы эффективно ими управлять. Без описания основных бизнес-процессов человек физически не в состоянии этого сделать, а с ними он сразу видит особенности работы на каждом из этапов и понимает, что можно модернизировать.

Преимущества процессного подхода перед функциональным

В рамках функционального подхода учитывается организационная структура управления, деятельность компании сводится к набору функций, которые выполняются теми или иными отделениями. Сложности заключаются в том, что при выполнении функций отделения концентрируют внимание на выполнении своих целей. С одной стороны, между целями разных отделений могут быть противоречия, с другой — в таких условиях могут неправильно пониматься главные операционные функции, а это повлечёт за собой снижение результативности работы. К тому же при таком подходе не будет нацеленности на итоговый результат, а это приводит к увеличению расходов и может стать причиной потери клиентов и т. д.

Процессный подход учитывает не организационную структуру и функции отделений, а деятельность руководства и команды, которую можно представить как последовательность операций, обеспечивающих нужный результат. То есть сама компания в таком случае — это комплекс взаимосвязанных бизнес-процессов, включающих функции разных отделений.

Иными словами, функциональный подход демонстрирует возможности организации, определяя, что надо делать, а процессный подход описывает технологию достижения нужных целей, давая ответ на вопрос: “Как надо делать?”

Основное преимущество процессного подхода в более высокой результативности работы компании, которая достигается за счёт:

• клиентоориентированности;
• передачи оперативного управления в руки наёмных менеджеров, благодаря чему руководство может заняться продумыванием стратегии развития;
• постановки понятных целей и задач (всем ясно, что требуемые показатели нужны для получения конечного результата);
• разработки описаний бизнес-процессов с чёткой последовательностью действий для сотрудников, что исключает риск ошибок;
• обоснованности ресурсов (видно, для чего расходуются средства).

К тому же процессный подход даёт возможность бизнесу расширяться за счёт открытия новых площадок согласно схеме: если в одной организации БП чётко налажены, можно создать филиал с такими же подразделениями, обязанностями сотрудников и аналогичным образом выстроить в нём БП. Неудивительно, что в таких условиях можно постоянно совершенствовать свою работу.

Методологии и инструментарий описания бизнес-процесса

При выборе методологии описания бизнес-процессов и инструментария необходимо опираться на цели бизнеса:

• ARIS — комплект программных обеспечений, который, прежде всего, создавался для описания алгоритмов и последовательности действий (другие задачи тоже можно решать, но это не так просто). Объединяет более 80 моделей. Без опыта в них сложно разобраться.
• CA ERwin Data Modeler — программа с хорошо реализованной возможностью описания взаимосвязанных моделей. Дополнительные задачи (построение дерева свойств, например) усложнены либо отсутствуют.
• BPMN 2.0 — одна из лучших систем для описания бизнес-процессов, она гибкая, функциональная и простая, к тому же позволяет увидеть все взаимодействия сотрудников (а это как раз огромная проблема в БП).

Виды бизнес-процессов

Выделяют:

• Основные БП — это процессы, направленные на производство продукции и оказание услуг. Ради них компания и создавалась, они обеспечивают ей доход То есть для завода по производству матрасов основной БП — производство матрасов.
• Сопутствующие БП также направлены на производство продукции либо оказание услуг, но в результате сопутствующей работы. Так, для транспортной компании ремонт чужих транспортных средств будет сопутствующим БП.
• Вспомогательные БП способствуют выполнению основных. Для ТЭЦ таким процессом будет ремонт оборудования на производстве.
• Обеспечивающие налаживают, делают возможным выполнение всех остальных процессов (это может быть финансирование, подбор кадров и т. д.).
• Управляющие БП позволяют осуществлять функции управления как в рамках отдельного БП, так и в системе.
• БП развития направлены на улучшение товаров и услуг, а также технологий.

Иногда используют более простую классификацию, где выделяются основные процессы, вспомогательные и управляющие.

Участники

Участниками БП называются лица или целые отделения, организации, которые выполняют определённые функции в рамках того или иного процесса.

• Внутренние — сотрудники и отделения предприятия, которые отвечают за ту или иную задачу.
• Внешние находятся вне организации, но используют результаты БП.

Также выделяют владельца БП. Он планирует, организовывает, контролирует выполнение, может вносить изменения, чтобы улучшить показатели, отвечает за результат. Реже выделяют ещё и менеджера, который обеспечивает оперативное управление. Дополнительно может создаваться экспертная группа вместе с начальниками отделов, бизнес-аналитиками, которые описывают, анализируют и улучшают бизнес-процессы.

Как описывать бизнес-процессы

Специалисты сначала отмечают, как БП работает в текущий момент, чтобы понять его принцип, а затем делают описание методом последовательных приближений.

В описании БП выделяют следующие разделы:

• стандартные формы БП: рекомендуется использовать шаблон для создания общего подхода;
• карта БП иллюстрирует процесс в виде схемы, где фиксируются действия исполнителей;
• маршруты БП иллюстрируют движения сырья, людей, денег, демонстрируя логику операций;
• матрицы БП показывают наиболее важные БП и связь между ними;
• блок-схемы БП иллюстрируют взаимоотношения между участниками БП;
• описание стыков БП: они всегда являются проблемными моментами, поскольку действия и зоны ответственности собственников процессов не всегда согласованы; чтобы решить задачу, описывают выходы, выявляют показатели результативности с процессом их измерения и интересующими значениями (к чему надо стремиться), а затем описывают входы;
• вспомогательные описания БП с помощью диаграмм Ганта, сетевых графиков и т. д.;
• развернутое описание БП: здесь важно не столько то, как описать бизнес-проект, в какой форме, сколько то, что он должен содержать; в нём должно быть название БП, его код, определение, цель, владелец, руководитель, нормативы, входы с источниками, выходы, ресурсы, параметры, которые можно измерить, показатели результативности, БП потребителей;
• документирование БП, лучше выбрать единый вид для описания всех БП;
• определение показателей и индикаторов БП: чтобы измерять и анализировать результативность БП, используют 4 группы показателей (качество, срок выполнения, количество, затраты), группа индикаторов БП иллюстрирует степень достижения цели;
• регламент выполнения БП, объёмные БП оформляют в отдельные документы, к которым в форме положений прикрепляются остальные БП.

Правила описания БП

Мало знать, как правильно составить описание бизнес-процесса, важно также помнить о критериях, которые подтверждают, что перечень операций является описанием БП, а именно:

• законченность (если это продажа, то БП должен описывать действия, ведущие к ней);
• лаконичность (БП должен быть информативным и в то же время максимально простым для восприятия);
• применение общепризнанных нотаций (устоявшиеся правила, общепризнанные обозначения, с одной стороны, уберегут от ошибок, с другой — не вызовут вопросов, путаницы);
• указание всех участников БП.

Наконец, описание должно быть понятным потребителю.

Этапы внедрения БП

Выделяют 5 основных этапов внедрения:

• выявление и документирование БП: необходимо изучить ситуацию, чтобы найти проблемные места;
• анализ БП: на этом этапе продумывают изменения, которые нужно внести, а также подбирают необходимые инструменты;
• непосредственно описание бизнес-процесса, составление задокументированного плана;
• реализация принятых решений;
• контроль, анализ БП.

Сравнение нотаций

Есть 2 достаточно популярные нотации: ARIS eEPS и BPMN.

1. ARIS eEPS позволяет отображать поток документов со статусами. Также её отличительная черта заключается в использовании событий до и после операции, присутствии логических операторов. Моделирование в ней занимает больше времени. Диаграммы занимают больше места. В то же время семантика ограничена: если надо проиллюстрировать определённые аспекты на диаграмме, приходится обходиться тем, что есть. Дополнительное преимущество — в возможности корректной имитации процессов.
2. BPMN имеет наиболее развитую семантику, благодаря чему можно описывать БП с учётом их специфики. На схеме можно применять события, логические операторы. Другое преимущество — имитация БП (можно имитировать и прерывание операции).

Описывая процесс для целей последующей автоматизации, стоит отметить, что использование именно нотации BPMN 2.0 может быть более удобным. В ней шире палитра. Она позволяет моделировать как изолированный поток работ, так и ряд взаимодействующих процессов. В ней есть правила сочетания значков друг с другом. Им важно следовать, чтобы информация была понятна ещё и программному обеспечению.

Практика работы с бизнес-процессами

Проще всего рассмотреть описание бизнес-процессов одного из предприятий на примере поиска нового сотрудника. В этом случае сотрудник отдела кадров вносит резюме на рассмотрение руководителю. Тот может пригласить соискателя на собеседование или сразу отказать. По итогам собеседования кандидата могут пригласить на повторную встречу либо ему могут отказать. По окончании повторного собеседования кандидата принимают на работу или отказывают ему. То есть на любом этапе процесс может быть завершён отказом.

Выводы

Бизнес-процессы оказывают огромное влияние на производительность труда и, следовательно, успех компании. Главное — разобраться в них и правильно их описать. А для этого мало знать способы описания бизнес-процессов. Важно ещё и разбираться в методологии, инструментарии, уметь анализировать и улучшать готовые нотации.

Источник: материалы сайта bbooster.online

Понятие «бизнес-процесс» берет своё начало в далеких 1990-х, когда бизнесом пытались заниматься все, но процессный подход к управлению ещё не использовался. В большинстве случаев, бизнес скорее развивался стихийно, чем представлял из себя сложную упорядоченную систему дейтсивй, направленную на извлечение прибыли.

Передовые ученые в области экономики Г. Смит и П. Фингара долго рассуждали на темы социальных и экономических явлений, и в 2003 году опубликовали большой труд: «Управление бизнес-процессами: третья волна». Данная работа перевернула сознания людей в сфере управления предприятием. Бизнес стал развиваться совершенно иным образом, а у людей в корне поменялся угол мышления. Без преувеличения можно сказать, что с момента публикации работы Г. Смит и П. Фингара родилась новая модель управления бизнесом.

Что такое бизнес-процесс и его характеристики

Свежая модель управления достаточно быстро была внедрена практически во все компании. Результативность и эффективность данного способа была очевидна всем. Следуя новым тенденциям руководство многих компаний, вскоре подсчитывали прибыль. Производительность друда росла, продукты и услуги приобретали новые качества.

На сегодняшний день считается, что самым эффективном является функциональный подход к управлению бизнесом. Бизнес-процессы используют фактически везде. Без этого явления не работает ни одно производство.

Что же такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса, каковы их цели? Как эти понятия влияют на качество производства и работу предприятий в целом? Эти и многие другие вопросы осветим сегодня в настоящей статье.

В современном деловом мире каждый бизнес держит курс на автоматизацию и оптимизацию., используя при этом бизнес-процессы. Широкое использование данного явления обеспечило и глубокое научное изучение этого инструмента управления.

К сегодняшнему дню сформулировано не мало определений такому явлению как бизнес процесс.

Итак, бизнес-процесс — это цепочка постоянно повторяющихся действий, которые выполняют сотрудники компании для достижения той или иной цели. Бизнес-процесс не всегда связан с финансовой составлющей.

Практически любое явление в бизнесе, которое требует участия человека, можно назвать бизнесс-процессом. Например, уход сотрудника в отпуск, перевод из одной структуры копании в другую, увольнение, повышение, подбор персонала отделом кадров и многое другое. Все это бизнесс-процессы.

В 21 веке бизнес-процесс применяются практически в каждой компании. Так было не всегда. В самом начале развития этого явления, бизнес-процессы описывались каждой компанией по-своему. Во многом все зависило от простора фантазии руководителя бизнеса. Однако широкое пременение этого инструмента привело к стандартизации процесса описания. Разработаны общепризнаные правила, стандарты, условные обозначения, понятные всем.

При рассмотрении такого явления как бизнес-процесс, также важно отметить, что это инструмент для решения коммерческих и некоммерческих задач. Действуя внутри коллектива компании, он распределяет работу сотрудников над поставленными задачами.

Бизнес-процесс оптимизирует деятельность компании, превращает коллектив, в своего рода цепочку, звенья которой выполняют отведенные функции, имея при этом ответственного сотрудника, отвечающего за результат всей работы.

Рассматривая понятие «бизнес-процесс», необходимо выделить еще два термина в этой области.

• Цель бизнес-процесса — разработать последовательность действий, выполнение которых обеспечит достижение поставленных задач.
• Задачи бизнес-процесса: контроль выполнения действий, обеспечение оптимизации процесса.

Учитывая вышеизложенное, следует вывод о том, что бизнес-процесс состоит из входа и выхода.

• вход — начальный ресурс компании, обеспечивающих выполнение дальнейшего бизнес-процесса;
• выход — конечный продукт, то на что направлен бизнес-процесс. В зависимости от вида деятельности бывают разные: продукт, услуга, информация и тд.

На сегодняшний день бизнес сфера нашего поколения полностью перешла на процессно-ориентированную организацию и управление предприятиями. Вследствие этого, термин «бизнесс-процесс» стал очень популярным. Как уже отмечалось, каждая фирма включает в себя массу бизнес-процессов. В качестве примера можно выделить следующие:

• приобретение сырья;
• разработка продукта;
• описание плана изготовления продукта;
• мониторинг аудитории;
• поиск потребителя продукта;
• продажа продукта потребителю.

Запустить бизнес-процесс не сложно, для этого необходимо:

• подробно описать цепочку действий, выполнение которых необходимо для достижения цели;
• внедрить его в работу предприятия;
• обязательно назначить ответственного сотрудника, который будет на постоянной основе контролировать работу коллектива.

Виды 

Несмотря на множество мнений по вопросу выделения видов бизнес-процессов, существует устоявшееся классификация этого явления.

Бизнес-процессы подразделяются на:

• основные — направлены на производство основного продукта предприятия;
• вспомогательные — процессы, созданы для обеспечение работы основных бизнес-процессов;
• процессы управления — направлены на контроль и управление всеми процессами производства.

Продемонстрируем классификацию бизнес-процессов на конкретном примере.

Представим хлебобулочный завод «Колосок». Из самого названия следует, что предприятие имеет своей целью производство хлеба и других хлебобулочных изделий — это и есть основной бизнес-процесс компании. В то же время, для бесперебойной работы хлебобулочного завода необходимо постоянное наличие сырья на предприятии, определенное количество сотрудников и прочее. Таким образом, вспомогательными бизнес-процессами в этом случае будет являться приобретение муки, воды, масла, и других ингредиентов.

Процесс управления в данном случае будет выражаться в контроле качества производимой продукции, проще говоря рецепт выпекаемого хлеба. Например, менеджер на производстве контролирует процесс приготовления хлебобулочных изделий, следит за тем, чтобы сотрудники следовали разработанной технологии их приготовления и не отступали от рецепта.

Бизнес-процесс как уже говорилось постоянно повторяющиеся действия сотрудников. В данном случае работа хлебобулочного завода «Колосок» — непрерывный процесс выпечки хлеба. Конечная цель — выпечка абсолютно идентичных хлебобулочных изделий, одинаковых по форме, составу и так далее.

Что такое описание БП

С целью дифференцированности понятий «бизнес-процесс» и «описание бизнес-процесса», необходимо дать определение второму явлению.

Определение описания бизнес-процесса вытекает из понятия бизнес-процесса. Как уже установлено, бизнес-процесс состоит из звеньев — определенных действий. Соответственно, описание бизнес-процесса — это объективное изложение определенных действий, которые должны выполнять сотрудники компании для выполнения поставленной задачи.

Имея такие пересекающиеся понятия, очевидно, что эти явления не могут существовать друг без друга. При этом, описание бизнес-процесса первично в своем роде. Именно в процессе создания описания бизнес-процесса воникает и сам бизнес-процесс.

Описание бизнес-процесса должно соответствовать следующим характеристикам:

• Законченность — необходимо определить конечный результат деятельности, то на что направлен бизнес-процесс.
• Краткость — должна соблюдаться четкость структуры. Лишние звенья отвлекают от основной задачи процесса. Описание бизнес-процесса должно быть понятным и доступным для всех. Этапы работы должныть быть структурированными.
• Использование общепринятых условных обозначений — совокупность действий, образующих бизнес-процесс. Разработанную последовательность действий сложно представить наглядно.
• Назначение конкретных участников —обеспечить бесперерывную работу бизнес-процесса можно, распределив роли и зоны ответственности на каждого сотрудника. Каждый член этой цепи должен понимать и выполнять свою задачу.

Создание качественного бизнес-процесса возможно только в случае четкого его описания. При этом, руководитель должен понимать какой конечный результат компания должна получить по итогам завершения цепи.

Следуя вышеперечисленным требованиям, создать идеальную модель бизнес-процесса невозможно. В процессе работы станут очевидными упущения и неточности, допущенные при написании процесса. Более того, в какой-то момент обязательно одно из звеньев потребует обновлений и улучшений. Поэтому можно однознано заявить, что бизнес-процесс не стабилен.

Управление бизнес-процессами это постоянное совершенствование и изменение уже существующи процессов. При этом, не всегда эти изменения влекут за собой улучшение процесса.

Зачем моделировать БП

Моделирование (описание) бизнес-процесса — создание рабочих алгоритмов, подчинённое заданной системе и форме представления, а также — соответствующее целям распределение процессов. Инструмент улучшающий работу организации и повышающий ее эффективность.

Описание бизнес-процессов позволяет разобрать задачу по частям и лучше понять ее. Кроме того, моделирование обеспечивает подробный анализ структуры. В крупных компаниях описание бизнес-процессов производится детальнее, чем в малых, что связано с большим количеством кросс-функциональных связей. Это также обусловлено большой штатной численнойстью предприятия.

Как правило, описанием бизнес-процессов занимается специально отведенные люди. В малы предприятиях обязанность описания бизнес-процессов, как правило, возлагается на одного человека.

Детальное моделирование лучше производить с помощью компьютерных средств и программного обеспечения. Использование технических средств облегчает управление моделями и сокращает время анализа.

Основной целью моделирования бизнес процессов является улучшение работы компании и производимых продуктов. Особое внимание уделяется оптимизации процесса, снижению стоимости и времени выполнения действий, модернизации производства.

Цели моделирования процессов:

• Описание процессов — позволяет проследить весь процесс выполнения задания от начала и до конца;
• Нормирование процессов — создает нормы и стадарты, которым необходимо следовать участникам процесса;
• Установление взаимосвязей в процессах — устанавливает четкую связь между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

Как описывать БП предприятия

Описание бизнес-процесса всегда начинается со сбора информации. Необходимо детально изучить всю последовательность действий, которую необходимо выполнить для получения конечного результата. Важным моментом при описании бизнес-процесса также является точное понимание окончательной цели, которую необходимо достигнуть.

Описание может выполнять как специализированный отдел, отдельный сотрудник в штате компании, так и все участники самого процесса. Главное, как можно детальнее разобрать цепочку необходимых элементов. Чем подробнее описание бизнес-процесса — тем качественнее будет выпоняться задача.

После сбора достаточного количества информации она переводится в графический вариант инструкции. Для пользования внутри компании описание бизнес-процесса может быть в любом формате, даже в текстовом, однако, графическое изображение воспринимается сотрудниками лучше.

Оптимальный цикл действий состоит из следующих этапов:

• Сбор участников (рабочий штат), задействованных в бизнес-процессе;
• Применяемые системы;
• Определение желаемого результата;
• Разработка последовательности действий, которые будут выполнять сотрудники;
• Вычленение условий;
• Описание информации в графическом виде.

Методологии и инструментарий моделирования бизнес-процессов

Популярность процессного подхода к управлению обеспечила разработку массы методов описания бизнес-процессов. Методы описания подразделяют на текстовые, графические. Наглядное воспроизводства бизнес-процесса позволит детально рассмотреть последовательность действий и выделить связи между элементами.

Инструменты для создания описания бизнес-процессов:

• ARIS — совокупность программных обеспечений. Создает и описывает алгоритмы, а также последовательность действий. Объединяет более 80 моделей.
• CA ERwin Data Modeler — специализированная программа, позволяющая описать вызаимосвязь моделей.
• BPMN 2.0 — наиболее простая в использовании и рассмпространенная система. Позволяет отследить все взаимодействия сотрудников.

Способы моделирования бизнес-процессов

В зависимости от целей и аудитории бизнес-процесса, моделирование может производиться различными способами. Принято выделять три основных способа:

1. Текстовый — бизнес-процесс детально описывают словестно в виде текста. Как правило, это неструктурированный текст большого объема. Такой способ не требует специальных познаний в этой области, доступен каждому. Главным недостатком является не ориентированность на аудиторию. Текстовый формат тяжел для восприятия другому человеку.
2. Табличный — этапы бизнес-процесса заносят в таблицу. Более структурированный способ. Однако, таблицы слишком объемные, не позволяют изучить процесс целиком.
3. Графический — бизнес-процесс представлен в виде схемы, на которой видны мельчайшие вариации действий. При этом, есть текстовые пояснения к элементам, отражен порядок действий. Для создания схемы лучше использовать графический редактор, однако, можно нарисовать на бумаге.

Правила моделирования бизнес-процессов

Описание, структурирование, выбор окончательной цели, привлечение необходимых ресурсов, внедрение бизнес-процесса в коллектив. Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что работа над созданием бизнес-процесса является творческой процедурой. Ведь каждый бизнес-процесс уникален по свему.

Все это может навеять ложное суждение о том, что любое действие человека, которое имеет цель, является бизнес-процессом. Конечно это не так. Термин бизнес-процесс применим к описанию действий, если оно соответствует следующим критериям:

• Законченность — бизнес-процесс должен иметь четкую цель, окончательный продукт, на создание которого направлены действия.
• Лаконичность — принимая во внимание, что бизнес-процесс имеет большую аудиторию от руководства компанией до рядовых сотрудников, важно, чтобы процесс был описан наиболее лаконично.
• Использование общепризнанных нотаций — для создания бизнес-процесса необходимо использовать общепризнанные нотации, которыми пользуются во всем мире. Попытки создания новой системы обозначений тщетны. Существуют устоявшиеся правила, которые понятны всем.
• Подбор участников бизнес-процесса — важно четко определить всех лиц, привлеченных к реализации проекта и закрепить за каждым отдельные задачи. При этом не стоит перечислять участников в сносках, необходимо лаконично вписать их в общую схему для простоты восприятия.
• Понятное потребителю описание — любой человек, прочитав описание бизнес-процесса, должен понять его без дополнительных пояснений.

Основные этапы

Описание бизнес-процесса необходимо производить поэтапно, чтобы не упустить важные детали и создать наиболее подробный путь к достижению поставленных целей.

Этап 1: Определение входов и выходов предприятия и его внешнего окружения.

Необходимо определить информационно-материальные потоки, посредством которых компания взаимодействует с окружающим миром. Например, определить аудиторию продукта, наиболее вероятных потребителей.

Этап 2: Описание перечня бизнес-процессов.

Определив конечную цель процесса необходимо понять, что конкретно нужно сделать для ее достижения. Отсюда последует вывод, сколько бизнес-процессов необходимо разработать для достижения цели.

Этап 3: Определение внутренних входов и выходов каждого процесса.

Выделить потоки информации и потоки материальных ресурсов, необходимых для создания конечного продукта. Определить взаимосвязь и обмен потоками между основными процессами, а также между основными и вспомогательными.

Этап 4: Описание бизнес-процессов в виде набора функций.

Интересующая информация должна находится в документации предприятия, например в соответствующих инструкциях. Достичь этого поможет, например, анкетирование сотрудников компании.

Этап 5: Распределение функций процессов по подразделениям предприятия.

Для работы бизнес-процесса необходимо определить:

• значение деятельности для развития компании;
• востребованность деятельности для потребителей;
• лидера, отвечающего за деятельность остальных сотрудников;
• разработать комплекс оценок. По завершению бизнес-процесса важно оценить эффективность деятельности, результат и удовлетворение потребностей клиентов;
• материальная база, необходимая для выполнения работы;
• разработать технологию производства.

Этап 6: Описание бизнес-процесса

Изучив вопросы производства, собрав достаточное количество информации о конечном продукте, создать бизнес-процесс возможно, используя одну из методик. На данном этапе неободимо определить приемлемую методику создания описания бизнес-процесса и следовать ей.

Этап 7: Составление регламентов бизнес-процесса.

После разработки схем бизнес-процессов, необходимо привести их в формат документов, придать форму.

Распространенные мифы и заблуждения

Для создания наиболее эффективного бизнес-процесса важно знать распространенные мифы и заблуждения об этом явлении. Такие как:

1. Не стоит пытаться создать свои обозначения и нотации, все уже давно придумано. Существуют общепризнанные, устоявшиеся, понятные всем нотации.
2. IT-системы и описание бизнес-процесса предприятия не имеет отличий — распространённый миф. Однако, это абсолютно два разных явления.
3. Бизнес-процессы обеспечивают прибыль. Далеко не все процессы нацелены на извлечение прибыли. Все зависит от конечной цели бизнес-процесса.
4. Можно создать идеал — абсолютный и очень распространённый миф. Важно вовремя остановиться в создании описания бизнес-процесса. Завершив его создание, необходимо убедиться отвечает ли он всем необходимым характеристикам. Если бизнес-процесс лаконичен, прост и понятен, не стоит подвергать и дальше его изменениям. Необходимо помнить, что бизнес-процесс идеальным не будет никогда.

Пример, какое должно быть правильное описание БП

Рассмотрим описание бизнес-процесса на примере работы издательского дома журнала «Добрые советы». Итак, основной целью является выпустить очередной номер журнала «Добрые советы». Соответственно, постоянно повторяющийся бизнес-процесс в этом случае — это процесс разработки свежего номера и выпуска его в печать. Попробуем описать бизнес-процесс — утверждения редактором новой статьи.

Сотрудник отдела копирайтинга написал статью «Стирка или химчистка? Как почистить тюль в домашних условиях» и отправляет ее на рассмотрение главному редактору журнала. Последний может утвердить статью или отказаться выпускать в печать. Также статья может быть отправлена на доработку. По результатам рассмотрения, правок статьи, главный редактор примет решение печатать или нет. Так, на любом этапе процесс может быть завершен отказом.

В завершение статьи важно отметить, что успех любой компании зависит от качественных бизнес-процессов, разработанных для функционирования производства. Верный подход к описанию процессов, соблюдение всех предусмотренных правил и требований к ним, в конечном итоге повлияют на производительность труда и оптимизацию производства.

Главное — верно определить конечный продукт, на создание которого будет направлен процесс. Важным аспектом также будет являться верное определение ресурсов, необходимых для реализации бизнес-процессов, а также грамотное распределение обязанностей между участниками.

При этом, мало быть подкаванным в научных терминах, знать что такое бизнес-процесс, его классификации и методы описания. Для достижения успеха необходимо уметь анализировать.

1. Методологии описания бизнес-процессов

Под
методологией (нотацией) создания модели
(описания) бизнес-процесса понимается
совокупность способов, при помощи
которых объекты реального мира (например,
деятельность организации) и связи между
ними представляются в виде модели.

Если
в основу методологии заложена теоретическая
база (например, математическая модель,
способная предсказать поведение
системы), то ее наличие делает методологию
более серьезной и обоснованной. Однако
и в случае отсутствия теории (отсутствия
математической модели) методологии
также могут успешно применяться.

Основное
в методологии — дать пользователю
практическую последовательность шагов,
которые приводят к заданному результату.
Именно способность получать результат
с заданными параметрами характеризует
эффективность методологии. Они могут
использоваться и отдельно, и в ряду
других методологий.

Основой
методологий IDEF0
и IDEF3,
широко используемых в настоящее время
для моделирования бизнес-процессов,
явились методология SADT
и алгоритмические языки, использовавшиеся
для разработки программного обеспечения.
Появление методологии IDEF0
было предопределено тенденциями развития
вычислительных средств и появлением
подходов MRP,
которые потребовали сложных, многовариантных
расчетов по обеспечению организации
материальными ресурсами для производства
готовой продукции.

Использование
подхода MRP,
попытки автоматизации производства
тесно связано с моделированием
деятельности организаций еще на стадии
проектирования систем. Кроме того,
задачи создания сложных систем управления
с помощью компьютеров требовали
соответствующих инструментов разработки.
Необходимость создания методологий
моделирования процессов была обусловлена
практической необходимостью.

Для
описания процессов на верхнем уровне
можно пользоваться средствами IDEF0.
Аналогичными достоинствами обладает
подход UML,
но он специализирован для моделирования
объектно-ориентированного программного
обеспечения, а не бизнес-процессов
организации.

После
появления персональных компьютеров
стали разрабатываться различные
инструментальные средства (программные
продукты) для моделирования бизнес-процессов.
Кроме средств моделирования процессов,
активно развивалось направление
моделирования данных. Появлялись
программные средства, в основном
ориентированные на разработку моделей
данных организаций и настройку
промышленных баз данных. Такие программные
продукты получили название CASE-систем.
Среди наиболее известных продуктов для
моделирования бизнес-процессов можно
назвать Design/IDEF,
BPWin,
CASE-аналитик
(в России), Silverrun,
Designer-2000
и т.д.

В
настоящее время на практике чаще других
используют несколько методологий. Часть
из них основана на государственных
стандартах, часть — на корпоративных
разработках компаний, часть — выдвинута
отдельными авторами. Существующие
методологии можно классифицировать по
трем категориям:

1. Методологии
   ведения проекта;

2. Методологии
   информационного моделирования и анализа
   бизнес ‑ процессов;

3. Методологии
   использования программных продуктов
   для моделирования бизнес-процессов в
   проекте.

В
первой категории различают несколько
достаточно четко идентифицируемых
методологий
ведения проектов, связанных с изменением
бизнес-процессов,
существующих в организации. Например,
такие методологии выполнения проектов
по внедрению систем автоматизации как
Oracle,
SAP
R/3,
BAAN,
RUP
компании Rational.
Следует отметить методологии, предлагаемые
к всеобщему использованию в виде
международных стандартов, например, МС
ИСО 9000:2000. В нем регламентированы
требования к системе менеджмента
качества и использование этого стандарта
в качестве руководства по внедрению
процессного подхода требует его
квалифицированной интерпретации и
конкретизации.

Ко
второй группе методологий
относят моделирование и анализ
бизнес-процессов. Существует несколько
базовых способов описания процессов,
основанных как на стандартах (IDEF0),
так и на общепринятых подходах (DFD).
Кроме того, разработан ряд нотаций
(методологий) описания процессов,
предложенных отдельными компаниями —
разработчиками программных продуктов.
К их числу относятся методологии ARIS
(еЕРС – расширенная модель цепочки
процессов, управляемых событиями)
компании IDS
Scheer
AG,
Германия.

К
третьей группе методологий
относят использование программных
продуктов для создания моделей
бизнес-процессов. Современные средства
моделирования настолько сложны в
применении, что требуют разработки
специальных методик их применения в
проекте. Знать нотацию и уметь ее
эффективно использовать на практике —
далеко не одно и то же. Часто для простых
проектов бывает целесообразнее
использовать стандартный язык рисования
блок-схем и простейшие инструменты их
создания (редакторы MS
Word,
Visio
и т.д.).

Рис.
5.5. Методология моделирования
бизнес-процессов в ряду других методологий.

Методологии
моделирования бизнес-процессов являются
не самоцелью, а лишь средством достижения
целей проекта. Методология моделирования
бизнес-процессов является не более чем
одной из нескольких методологий,
используемых в настоящее время при
проектировании различных систем.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Существует огромное количество методологий моделирования бизнес-процессов. Многие обычно применяют в комплексе, потому что нет единой универсальной методологии для всех компаний и сфер бизнеса. Чтобы систематизировать работу сотрудников и повышать эффективность компании, аналитик должен владеть хотя бы тремя современными методологиями.

В статье разбираем, зачем моделировать бизнес-процессы, и перечисляем нотации, которые точно должны быть в арсенале бизнес-аналитика. Статья будет полезна начинающим аналитикам, желающим разобраться в вопросе и выбрать инструменты, с которыми они будут работать.

Что такое моделирование бизнес-процессов

Бизнес-процесс — логически выстроенная последовательность действий, которые решают конкретную задачу компании. Это может быть обработка заявки клиента, организация доставки или оформления в штат нового сотрудника.

Моделирование бизнес-процессов позволяет детально описать действия участников. Описанные данные трансформируются в модель, которая помогает понять суть и структуру бизнес-процесса.

Для создания модели бизнес-процесса важно определить:

• из каких действий состоит процесс,
• кто выполняет действия и отвечает за них,
• какие ресурсы нужны для выполнения,
• какой результат требуется получить,
• какие документы регламентируют процесс,
• как оценивается выполнение процесса.

Пример. Предположим, бизнес-процесс — привлечение клиентов в фитнес-центр. Результат — продажа годового абонемента тренировок с инструктором. Для его достижения администратор должен закрыть возможные возражения и убедить клиента записаться на пробное занятие, а инструктор — провести бесплатное занятие так, чтобы клиент захотел приобрести платные тренировки. Процесс регламентируется расписанием и внутренними правилами фитнес-центра. Процесс считается выполненным, когда клиент оформил и оплатил абонемент в кассе

Зачем нужно моделировать бизнес-процессы

Основная цель моделирования — повышение эффективности деятельности компании. С помощью описания бизнес-процессов аналитик оптимизирует работу, выявляет и устраняет имеющиеся ошибки, прогнозирует возможные риски.

Проблемы, которых помогает избежать моделирование бизнес-процессов:

• Неизвестность, как поступить на определённом этапе развития компании. Вы описываете жизненный цикл организации, особенности ведения документооборота, взаимодействия с клиентами и прочие ключевые процессы. Чёткая схема взаимодействия отделов и сотрудников позволяет понять, что можно улучшить.
• Сложности с обучением новых специалистов и масштабированием. Вы существенно сокращаете время на адаптацию и онбординг новых кадров за счёт описания внутренней структуры и особенностей выполнения обязанностей. Сотрудник осознает свою роль в компании, понимает, как выполнять ежедневные задачи.
• Хаос в команде. Вы документируете и оптимизируете бизнес-процессы, поэтому все понимают, кто и за что отвечает. У сотрудников есть не только должности, но и чётко прописанный набор полномочий. В результате работа не дублируется, задачи решаются в порядке значимости, вероятность конфликтов сведена к минимуму.
• Снижение акционерной ценности компании и непредвиденные расходы. Вы делаете работу каждого сотрудника в компании прозрачной, контролируете доходы и расходы. Когда все процессы регламентированы, возможность хищения или сокрытия денег практически исключена.
• Потеря клиентов. Вы налаживаете внутренние процессы, что позволяет команде быстро и эффективно работать. Менеджеры успевают оперативно обрабатывать заявки и не терять покупателей. Сохраняется высокий уровень доверия и лояльности аудитории.

Чем описание бизнес-процессов отличается от моделирования

Описание бизнес-процессов — перечисление действий участников в свободной форме. Скажем, простые пользовательские сценарии в текстовом виде. В отличие от моделирования при описании не требуется соблюдать формальную логику и специальные обозначения, использовать формализованные языки.

Хотя разница между описанием и моделированием есть, часто ею пренебрегают и используют термины как синонимы.

Классификация методологий моделирования бизнес-процессов

Методология моделирования — совокупность принципов и стандартов описания бизнес-процессов. Определяет последовательность действий, которые нужно выполнить для построения модели.

Методология включает в себя:

• Метод моделирования — способ представления реального объекта с помощью объектов модели.
• Процедуру — последовательность шагов по сбору и обработке информации.
• Нотацию — язык моделирования. Каждый язык имеет свой синтаксис — условные обозначения элементов и правила их сочетания, а также семантику — правила толкования моделей и их элементов.

В основе методологии моделирования могут лежать три подхода:

• Структурный подход рассматривает систему как набор элементов, подсистем и отношений между ними. Используется для организационного развития предприятий и компаний: ищет способы оптимизации, разрабатывает рабочие регламенты и должностные инструкции. Методологии: SADT, DFD, WFD.
• Объектно-ориентированный подход рассматривает систему как набор взаимодействующих объектов. Объекты — предметы, которые преобразуются при выполнении процессов. При объектно-ориентированном подходе сначала выделяются объекты, а затем действия, в которых они участвуют. Подход используется для визуализации, конструирования и документирования. Методология: BAAM.
• Интегрированный подход объединяет структурный и объектно-ориентированный подходы. Даёт полное и комплексное представление о моделируемом объекте. Методология: ARIS.

Единого верного способа моделирования нет. Важно правильно ставить цель и исходя из неё выбирать подходящие инструменты реализации.

Разберём особенности популярных методологий моделирования.

SADT

SADT — методология структурного анализа и проектирования, разработанная Дугласом Россом в 1969-1973 годах. Объединяет и организует диаграммы в иерархические древовидные структуры — чем выше уровень диаграммы, тем она менее детализирована.

Диаграммы SADT состоят из:

• блоков, которые изображают активность моделируемой системы;
• дуг, которые связывают блоки вместе и отображают взаимодействия.

Методология применяется на ранних этапах создания системы для определения требований к ней. В США SADT успешно использовалась в военных и коммерческих организациях для долгосрочного стратегического планирования и управления финансами.

Особенности методологии SADT:

• Универсальность — может использоваться для проектирования сложных систем любого назначения: управления и контроля, телефонных сетей, учёт материально-технических ресурсов.
• Способность отражать такие системные характеристики, как управление, обратная связь и исполнители.
• Наличие процедур для поддержки коллективной работы.
• Возможность использования на ранних этапах создания системы и сочетания с другими структурными методами проектирования.

Самая распространённая нотация — IDEF0.

Пример бизнес-процесса в нотации IDEF0

DFD

DFD — методология потоков данных. Описывает внешние по отношению к системе источники и адресаты, логические функции, потоки и хранилища данных. Может быть представлена в виде графического структурного анализа или диаграммы. На диаграмме отображают работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также входы и выхода каждой из них.

Методология применяется для моделирования информационных систем и выявления проблем документооборота. Описывает любые действия: процесс продажи или отгрузки товаров, работу с заявками, закупку сырья. DFD помогает понять, из чего должна состоять информационная система и как автоматизировать бизнес-процессы.

Особенности методологии DFD:

• описывает не столько бизнес-процессы, сколько движения потоков данных;
• процессы не существуют сами по себе, поэтому результат должен куда-то передаваться;
• используется при разработке программного обеспечения;
• нет ограничения по количеству элементов, которые могут находиться на одной диаграмме.

Самые распространённые нотации — Эд Йордана и Тома де Марко.

Пример описания процесса обработки заказа клиента с помощью методологии DFD

WFD

WFD — методология потоков данных. Описывает бизнес-процессы нижнего уровня, где возникает необходимость показать временную последовательность выполнения работ.

Методология применяется для моделирования таких бизнес-процессов компаний как: «Выставление счетов», «Подготовка договора», «Изготовление детали».

Особенности методологии WFD:

• Использует дополнительные объекты для описания процессов: логических операторов, события начала и окончания процесса, а также элементы, показывающие временные задержки.
• Показывает альтернативы, которые происходят в процессе. Например, с помощью методологии вы можете описать ситуацию, когда договор на меньшую сумму согласуется с одной группой сотрудников, а на большую — с другой группой по более сложной технологии.
• Стрелки между операциями бизнес-процесса обозначают не потоки объектов, последовательность выполнения работ.

Самая распространённая нотация — IDEF3.

Пример описания процесса согласования договора с помощью нотации IDEF3

ARIS

ARIS — одновременно и методология, и программный продукт для моделирования бизнес-процессов организации. Методология ARIS разработана профессором Августом Шеером в 1990-х годах. Она представляет собой современный подход к структурированному описанию деятельности компании, представлению её в виде взаимосвязанных графических диаграмм, удобных для понимания и анализа.

Методология применяется на крупных или длительных проектах, а также предприятиях с достаточным оборотом денежных средств. Это обусловлено стоимостью внедрения и трудозатратами по сопровождению и поддержке. ARIS подходит для управленческого консалтинга, внедрения систем управления качеством, анализа и оптимизации бизнес-процессов. Она позволяет классифицировать и структурировать операционные риски, вести документооборот.

Особенности методологии ARIS:

• основывается на концепции интеграции, предлагает целостный взгляд на процессы;
• рассматривает и представляет любую организацию как единую систему;
• насчитывает более 80 моделей, поэтому для осмысленного применения требуется время;
• использует разные уровни описания: что система должна знать, какие у неё пути реализации, а также программные и технические средства.
• её внедрению должна предшествовать «ручная» проектно-аналитическая работа;
• главное преимущество — высокая степень визуализации бизнес-моделей.

Самые распространённые нотации — EPC, UML и BPMN.

Пример бизнес-процесса в BPMN-нотации

BAAM

BAAM — методология описания деятельности. Включает в себя шесть бизнес-моделей: ESM, BCM, BPM, BFM, BOM, ERM. С их помощью последовательно описывает функции, бизнес-процессы, организационные и структурные особенности компаний, её подразделения, а также материальные и информационные потоки между ними. Методология представляет собой схему, на которой вместо работ отображаются структурные подразделения и взаимодействия между ними.

Методология применяется для описания бизнес-процессов в крупных компаниях. Отображает подразделения и должности, которые есть в организации, а также связи линейного и функционального подчинения. Помогает проектировать базы данных.

Особенности методологии BAAM:

• описывает подразделения компании и потоки между ними;
• описывает бизнес-процессы отдельных подразделений;
• формирует управляющие работы, а также состояния, характеризующие начало и конец каждой работы;
• описывает должности организации;
• определяет структуру информации, которая необходима для бизнес-процессов.

Самые распространённые нотации — Нотация Питера Чена, нотация Гордона Эвереста Crow’s Foot.

Пример бизнес-процесса в нотации Питера Чена

Сравнение нотаций

Нотации — графические модели, которые используются для фиксации бизнес-процессов. Помогают наглядно представить алгоритм действий. Выше мы перечислили десять нотаций для разных методологий, но самые популярные из них — IDEF0, EPC, BPMN. Сравним их.

Критерий сравнения	IDEF0	EPC	BPMN
Принцип построения диаграммы	Принцип доминирования	Временная последовательность выполнения процедур	Временная последовательность выполнения процедур
Описание процедуры процесса	Объект на диаграмме	Объект на диаграмме	Объект на диаграмме
Модель отражает	Структуру системы, функции, потоки ресурсов и информации	Структуру системы, функции, потоки ресурсов и информации	Функции системы, внутренние процессы
Графические элементы	Прямоугольники — действия и этапы. Стрелки — ресурсы и исполнители	Фигуры разных цветов. Розовые — события, зелёные — функции, жёлтые — исполнители, серые — ресурсы, оранжевые — ИС. Соединительные элементы — стрелки и разделители «и», «или»	Задача — прямоугольник, событие — круг, поток — стрелка. Также есть сноски и базы данных
Достоинство	Высокая степень детализации. Можно создать модель, которая будет учитывать практически все ресурсы, всех сотрудников	Простота восприятия	Простота восприятия. Подходит для описания внутренних бизнес-процессов компании
Недостаток	Модель занимает много места	Приходится создавать события даже для незначительных этапов	Зациклена на бизнес-процессах, не подходит для описания структуры
Сфера применения	Долгосрочное планирование, управление финансами	Описание технологических процессов предприятия — выставление счетов, отгрузки товаров и т.д.	Управленческий консалтинг, внедрение систем управления качеством, оптимизация бизнес-процессов

Коротко о главном

Моделирование бизнес-процессов — инструмент, который помогает аналитику выявлять проблемные места и зоны роста, оптимизировать работу команды. Чтобы правильно смоделировать бизнес-процесс, важно подготовить необходимую информацию, прописать последовательность работ и поставить цель. Когда вы начинающий аналитик, избежать всех ошибок невозможно, но можно попытаться свести их к минимуму.