Методика информационного обследования бизнес-процессов.
I этап. Обследование общих закономерностей функционирования организации. Цель этапа — зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности. (1)Запрос документов, регламентирующих деятельность организации: ●документы, определяющие функционирование организации в целом; ●документы, определяющие направления ее деятельности; ●документы, определяющие правила и принципы осуществления управления; ●стратегический план развития организации. (2)Систематизация информации (Отчет): ●общие принципы функционирования организации; ●направления деятельности; ●правила взаимодействия с внешними организациями; ●перечень основных БП.
II этап. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения. Цель этапа – выявить общую структурную схему БП организации, зафиксировать функции подразделений. (1)Предварительный запрос информации о функционировании подраделений (Запросная форма): ●название подразделения; ●документы, определяющие условия работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы); ●функции подразделения; ●документы других подразделений (отчеты, справки, заказы, заявки и т.п.), поступающие в данное подразделение, необходимые для его работы; ●документы, появляющиеся в результате работы подразделения, которые используются в других подразделениях, передаются поставщикам, клиентам или архивируются. (2)Подготовка положения о классификации БП. (3)Формирование отчета: ●структура организации; ●классификация БП; ●описание деятельности подразделений: название; документы, регламентирующие деятельность; выполняемые функции; входящие и исходящие документы, ревизия имеющихся организационных документов; результаты деятельности подразделения.
III этап. Детальное обследование БП. Цель этапа – зафиксировать необходимые детали выполнения БП. (1)Запрос информации о выполнении БП:●Первоначальные данные или информация, с поступления которых начинается выполнение функции; ●Данные, необходимые для выполнения функции. Их источники; ●Данные, формируемые при выполнении функции. Их получатели; ●Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции; ●Материалы и другие материальные ценности, необходимые и потребляемые при выполнении функции; ●Материалы и другие материальные ценности, получаемые в результате выполнения функции; ●Степень важности процесса в рамках работы подразделения. ●Проблемы, возникающие при выполнении процесса: насколько критичны (влияют на общую деятельность организации; влияют на функционирование отдела; не значительны); зависят от работы: сотрудников/смежных подразделений/ поставщиков/клиентов, неблагоприятно влияют на: стоимость/время/качество выполнения процесса. ●Время выполнения процесса. ●Последовательность действий выполнения процесса. (2)Подготовка положения о БП:●Название бизнес-процесса. ●Условия начала выполнения бизнес-процесса. ●Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники. ●Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели. ●Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса. ●Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. ●Материальные ценности – результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть. ●Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7). ●Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании. ●Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса. ●Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса. ●Последовательность действий выполнения бизнес-процесса. (3)Разработка положений о документообороте в подразделениях:●Схема документооборота; ●Табель документооборота; ●Альбом форм документов; ●Таблица соответствия форм и документов.
Расчетные и графические задания Равновесный объем — это объем, определяемый равенством спроса и предложения… |
Кардиналистский и ординалистский подходы Кардиналистский (количественный подход) к анализу полезности основан на представлении о возможности измерения различных благ в условных единицах полезности… |
Обзор компонентов Multisim Компоненты – это основа любой схемы, это все элементы, из которых она состоит. Multisim оперирует с двумя категориями… |
Композиция из абстрактных геометрических фигур Данная композиция состоит из линий, штриховки, абстрактных геометрических форм… |
Методика позволяет собрать и систематизировать информацию о структуре компании и ее бизнес-процессах, причем, в не зависимости от области ее деятельности и дальнейших методов оптимизации.
1.1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.
1.1.1. Цель этапа.
Зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности.
1.1.2. Содержание работ.
1.1.2.1. Запрос документов регламентирующих деятельность организации в целом.
Более эффективным запрос может быть если сотрудникам заказчика будет передан “Список областей деятельности” по которым требуется регламентирующие документы.
Общие закономерности для построения такого списка:
- документы, определяющие функционирование организации в целом;
- документы, определяющие направления ее деятельности;
- документы, определяющие правила и принципы осуществления стратегического управления;
- стратегический план (план развития) организации.
1.1.3. Результат.
1.1.3.1. Систематизация информации.
Результатом систематизации информации полученной из регламентирующих документов должен стать отчет отражающий:
- Общие принципы функционирования организации.
- Структуру подразделений.
- Направления деятельности.
- Правила взаимодействия компании с внешними организациями.
- Основные бизнес-процессы.
1.2. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения.
1.2.1. Цель этапа.
Выявить общую картину структуры бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений.
1.2.2. Содержание работ.
1.2.2.1. Предварительный запрос информации о функционировании подразделений.
Цель шага заключается в подготовке сотрудников организации к процессу обследования бизнес-процессов подразделений и структурировать основной объем информации связанный с общими условиями их функционирования. Запрос может проводиться высылкой в организацию запросных форм, где они должны быть выданы ключевым сотрудникам подразделений бизнес-процессы, которых автоматизируются. Или собственным заполнением форм путем проведения интервьюирования. Запросные формы должны содержать следующие вопросы в приведенной последовательности.
- Название подразделения.
- Какие документы определяют условия общей работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы и т.п.).
- Какие функции выполняет подразделение.
- Какие документы, отчеты из других подразделений, справки, заказы, заявки и т.п. поступающие в подразделение, необходимы для его работы.
- Какие документы, отчеты, справки, заказы, заявки и т.п. появляются в результате работы подразделения, которые далее архивируются, передаются в другие подразделения, поставщикам клиентам и т.д.
Примечание. Форма запроса данных приведена в приложении 1.
1.2.2.2. Составление отчета.
Полученные данные о функционировании подразделений должны быть систематизированы и представлены в обобщающем отчете по этапу, который должен содержать следующие разделы:
- Структура организации.
- Общий перечень бизнес-процессов организации.
- Описания деятельности подразделений:
- название подразделения;
- документы регламентирующие деятельность;
- выполняемые функции;
- входящие документы;
- исходящие документы;
- ревизия имеющихся организационных документов;
- результаты деятельности подразделения
1.2.2.3. Подготовка положения о классификации бизнес-процессов.
Положение о классификации бизнес-процессов (далее Положение) отражает верхний уровень деления бизнес-процессов.
Все бизнес-процессы организации классифицируются на основные, обеспечивающие, развития, управления.
Основные бизнес-процессы< непосредственно ориентированы на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия.
Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации.
Бизнес-процессы управления – это бизнес-процессы, охватывающие весь комплекс функций управления на уровне текущих действий и бизнес-системы в целом.
Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации.
В положении приводится полная классификация всех выделенных бизнес-процессов организации, разнесением их в 4 раздела.
- Основные бизнес-процессы.
- Обеспечивающие бизнес-процессы.
- Бизнес-процессы управления
- Бизнес-процессы развития.
В разделах Положения указываются названия бизнес-процессов и группы участников в них задействованных с выделением из них “Владельцев бизнес-процессов” (владелец бизнес-процесса – участник бизнес-процесса, хорошо его знающий, отвечающий за его выполнение).
1.2.2.4. Уточнение полученной информации о функционировании подразделений.
Выполнение этого шага позволит определить на начальных стадиях обследования возможные неточности в представлении устройства организации сотрудниками, проводящими обследование, а также выявить действительную картину работы организации возможно искаженную в представлении ее сотрудников. Уточнение должно выполняться по данным составленного отчета и проводиться в виде интервью определяющего возможные неточности. Для повышения эффективности проведения интервью отчет может быть выслан сотрудникам организации заранее для предварительного изучения.
Результаты выполнения этапа должны быть внесены в отчет построенный по структуре приведенной в пункте 1.2.2.
1.2.3. Результат.
Отчет о деятельности подразделений построенный по форме приведенной в пункте 1.2.2.2.
Положение о классификации бизнес-процессов, систематизирующее информацию о бизнес-процессах.
1.3. Детальное обследование бизнес-процессов.
1.3.1. Цель этапа.
Зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес-процессов.
1.3.2. Содержание работ.
1.3.2.1. Запрос данных о выполнении бизнес-процессов.
Запрос данных производится у владельца процесса в виде интервью по каждому бизнес-процессу с использованием формы приведенной в приложении 2. Последовательность действий выполнения бизнес-процессов (пункт 10 запросной формы) фиксируются на отдельном листе.
1.3.2.2. Подготовка положений о выполнении бизнес-процессов.
В положениях приводится полученная информация, описывающая выполнение бизнес-процессов в следующей форме:
- Название бизнес-процесса.
- Условия начала выполнения бизнес-процесса.
- Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники.
- Документы создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели.
- Действующие лица принимающие участие в выполнении бизнес-процесса.
- Материальные ценности необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.
- Материальные ценности – результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.
- Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7).
- Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании.
- Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса.
- Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса.
- Последовательность действий выполнения бизнес-процесса.
Примечание. Для наглядного представления полученной информации о последовательностях выполнения бизнес-процессов они могут быть представлены в виде диаграмм деятельности, отражающих последовательность действий, и диаграмм взаимодействия, отражающих документооборот бизнес-процесса. Такое представление должно быть предварительно согласовано с заказчиком. Методика выполнения моделирования приведена в главе 2.
1.3.2.3. Документирование бизнес-процессов.
Документы:
- формы
- схемы
- записи
- устные высказывания
Средства документирования (фиксации информации):
- схема организационной структуры (необходима для понимания структуры организации; описывает формальные отношения между отделами – иерархические и функциональные)
- принципиальная схема бизнес-процесса (схематическое изображение основных элементов бизнес-процесса)
- иерархическая схема бизнес-процессов (понимание структуры и связей во всей системе)
- общий обзор процессов и схема подразделения (описание модели отношений в рамках данного процесса, включая подразделения, конкретных специалистов)
- общая схема процесса (описание компонентов, входящих в бизнес-процесс – основа для последующей маршрутизации)
- детальная схема процесса (последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов “UML”)
- схема инструкций (предназначена для сотрудников организации – что должны выполнять и каким правилам следовать)
- схема управления формами (использование и маршрутизация форм/документов/ в рамках бизнес-процесса – детальное представление действий для каждой формы в хронологическом порядке)
- схема обращения форм (поток форм/документов/ в соответствии со структурными единицами и отделами)
- бухгалтерская диаграмма (дает представление о системе обработки данных бухгалтерского учета компании)
1.3.2.4. Уточнение зафиксированной последовательности выполнения бизнес-процессов.
Формализованные данные о последовательности выполнения бизнес-процессов, с указанием соответствующего ему документооборота должны быть согласованы с сотрудниками заказчика. Согласование должно проводится в виде интервью с возможным предварительным представлением материалов по почте.
Полученные уточнения должны быть внесены в описание бизнес-процессов, после чего согласование должно повториться.
1.3.3. Результат.
Положения по бизнес-процессам.
Положение по “родительскому” бизнес-процессу.
Положение по документообороту.
Положение по деятельности Организации.
2. Моделирование.
Целью моделирования является систематизация знаний о компании и ее бизнес-процессах в наглядной графической форме более удобной для аналитической обработки полученной информации. Модель должна отражать структуру бизнес-процессов организации, детали их выполнения и последовательность документооборота.
Моделирование бизнес-процессов организации включает два этапа структурное и детальное.
Структурное моделирование бизнес-процессов организации может выполняться в нотации IDEF0 с использованием инструментария BPwin или на языке UML с использованием инструментария Rational Rose.
Детальное моделирование выполняется на языке UML.
2.1.1. Структурное моделирование.
На этапе структурного моделирования в модели должны быть отражены:
- существующая организационная структура;
- документы и иные сущности используемые при исполнении моделируемых бизнес-процессов и необходимые для моделирования документооборота, с описаниями их основного смысла;
- структуру бизнес-процессов, отражающую их иерархию от более общих групп к частным бизнес-процессам;
- диаграммы взаимодействия для конечных бизнес-процессов, отражающие последовательность создания и перемещения документов (данных, материалов, ресурсов и т.п.) между действующими лицами.
Подготовленная модель должна быть согласованна архитекторами и ведущими программистами, подтверждая, что структура бизнес-процессов понятна.
2.1.2. Детальное моделирование бизнес-процессов.
Детальное моделирование ключевых бизнес-процессов выполняется в той же модели и должно отражать требуемую детализацию и должна обеспечить однозначное представление о деятельности организации.
Детальная модель бизнес-процесса должна включать:
- набор прецедентов отражающих возможные варианты выполнения бизнес-процессов “как есть”;
- диаграммы действий, детально описывающие последовательность выполнения бизнес-процессов;
- диаграммы взаимодействия, отражающие схемы документооборота.
Модели должны быть согласованы с ведущими специалистами организации обладающими необходимыми знаниями.
В случае если после построения моделей согласование не было достигнуто ” в модель должны быть внесены необходимые уточнения и коррективы. Процесс итерации (согласование, внесение корректив и уточнений) должен повторяться до момента полного подтверждения, что модель понятна и однозначно представляет детали бизнес-процессов.
Приложение 1. Форма запроса данных об общей деятельности организации.
Форма передается для заполнения руководителям подразделений.
Заполнение может выполняться в свободной форме на отдельном листе.
- Название подразделения.
- Какие документы определяют условия общей работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы и т.п.).
- Какие функции выполняет подразделение (с указанием ответственных).
- Какие документы, отчеты из других подразделений, справки, заказы, заявки и т.п. поступающие в подразделение, необходимы для его работы.
- Какие документы, отчеты, справки, заказы, заявки и т.п. появляются в результате работы подразделения, которые далее архивируются, передаются в другие подразделения, поставщикам клиентам и т.д.
Приложение 2. Форма запроса данных о выполнении бизнес-процессов подразделениями.
1. Название функции: | 1. Первоначальные данные или информация, с поступления которых начинается выполнение функции: |
2. Документы, отчеты, запросы, справки и т.п. необходимые для выполнения функции. Их источники: | |
3. Документы, отчеты, справки, формируемые при выполнении функции. Их получатели: | |
4. Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции: | |
5. Материалы и другие материальные ценности, необходимые и потребляемые при выполнении функции: | |
6. Материалы и другие материальные ценности, получаемые в результате выполнения функции: | |
7. Степень важности процесса в рамках работы подразделения (А ” очень важный, В ” средней важности, С ” практически неважный) | |
8. Возникают ли проблемы при выполнении процесса” И если да то каковы они:
|
|
9. Время выполнения процесса: |
|
10. Последовательность действий выполнения процесса. |
Приложение 3. Структуры документов, содержащих результаты обследования
Система кодирования и регистрации документов:
- дата и имя составителя
- код документа (проект/тема/номер документа в теме/номер версии)
- регистрационный файл документов проекта
Состав документов Положения по документообороту
Схема документооборота
Номер документа (код) |
Наименование документа | Откуда приходит/ исходит документ | Куда уходит | Информация, документы, используемые при формировании документа | Операции, выполняемые над документом | Ответственный за выполнение операций над документом |
Табель документооборота
Номер документа | Наименование документа | Тип документа | Частота документа за временной период | Ответственный за документ (сотрудник или отдел) |
Внутренний/внешний; Входящий/исходящий; транзитный |
Альбом форм документов
Номер формы | Наименование формы (классы документов) | Поля формы | Обязательные для заполнения поля | Типовая форма (ссылки на образец и шаблон) |
Таблица соответствия форм и документов
Номер формы | Наименование формы | Код документа |
Графическая схема документооборота
- составляется в свободной форме
- должно быть удобочитаемой
- размещаться на бумаге стандартного размера
- адаптирована к уровню знаний читателя
- позволяет получить визуальное представление о схеме потока документов
- в схемах могут быть представлены картотеки, реестры, компьютерные распечатки и информация на экране
Состав документов Положения по управлению
Должностная инструкция
Организационная единица | ||
Должность | ||
Бизнес-процесс | ||
Функциональные обязанности | Входящие документы и информация (где берется/находится) | Исходящие документы и информация (куда направляется) |
Бизнес-процесс | ||
Функциональные обязанности | Входящие документы и информация (где берется/находится) | Исходящие документы и информация (куда направляется) |
Положение по структурному подразделению (данные для разработки)
Номер документа | Наименование документа | Тип документа | Частота появления документа |
Код бизнес-процесса | Основные задачи | Взаимодействие (коды структур. подразделений) | Способ взаимодействия | Коды входящих и исходящих документов | Администр. подчиненность (осуществляет контроль) |
Матрица процесс-отдел
Процесс 1 | Процесс # | |
Отдел 1 | (коды подпроцессов, относящихся к данному отделу/подотделу) | |
Отдел # |
Положение по организационной структуре
Графическое представление оргструктуры.
- составляется в свободной форме
- должно быть удобочитаемой
- размещаться на бумаге стандартного размера
- адаптирована к уровню знаний читателя
- дает представление о структурных подразделениях и их взаимосвязи
- позволяет ввести нумерацию структурных подразделений (кодирование)
Название структурного подразделения | Руководитель | Административная подчиненность (непосредственный вышестоящ. линейный начальник) | Функциональная подчиненность |
Состав документов Регламент бизнес-процессов
Принципиальная схема бизнес-процесса (графич.)
- составляется в свободной форме
- должно быть удобочитаемой
- размещаться на бумаге стандартного размера
- адаптирована к уровню знаний читателя
Иерархическая схема бизнес-процессов (графич.)
- основа для описания бизнес-процесса
- вводит нумерацию бизнес-процессов
- (составляется в стандарте IDEF0)
Вовлеченность отделов в бизнес процесс (составляется для каждого бизнес-процесса)
Отдел 1 | Отдел # | |
Подпроцесс 1 | (коды вовлечености) | |
Подпроцесс # |
Возможные коды:
Коды принадлежности:
- инициирует
- выполняет
- владеет
Коды для управления:
- управляет
- выполняет
- контролирует
- обслуживает
- информирует
Контроль
Процесс номер | Отдел номер | Описание процесса | Описание контроля |
Детальная схема бизнес-процесса
Составляется в соответствии с нотацией IDEF0 и/или UML
Представляет собой последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов.
Система показателей эффективности бизнес-процесса
Код бизнес-процесса | Наименование показателя эффективности бизнес-процесса | Предварительный (возможный, допустимый) диапазон изменения показателя эффективности бизнес процесса) | Формула для расчета (способ получения показателя) | Документы, используемые для формирования показателей эффективности бизнес-процесса |
Возможности для улучшения бизнес-процессов
Код процесса | Цель | Приоритет | Дополнительная информация, необходимая для анализа |
Классификации бизнес-процессов
По уровню иерархии:
- Базовые бизнес-процессы – бизнес-процессы первого уровня, дальнейшая композиция которых возможна лишь в терминах “бизнес Компании в целом”
- Подпроцессы (функции) – бизнес-процессы, которые могут быть подвергнуты композиции
По вкладу в создание основной стоимости:
- Основные – бизнес-процессы, в рамках которых создается добавленная стоимость (конечная или промежуточная) для продукта, входящего в портфель бизнесов Компании
- Вспомогательные – бизнес-процессы, поддерживающие основную деятельность Компании, направленные на интеграцию Компании как единого организма
Характеристики бизнес-процесса
- Входящий массив данных (информация, документы и т.п.) и ресурсов (материальные и нематериальные активы)
- “Продукт на выходе”: что является результатом бизнес-процесса
- “Хозяин” бизнес-процесса: объект (компания, подразделение, сотрудник), отвечающий за данный бизнес-процесс
- Ресурсы (материальные и нематериальные активы, кадровые ресурсы), задействованные в реализация процесса
- Контрольные показатели эффективности бизнес-процесса
- Механизм реализации
Бизнес-процессы (общие сведения)
- Основная цель бизнес-процесса ” преобразование входа (входящих в процесс ресурсов, необходимых для реализации процесса) в выход, т.е. результат, продукцию процесса.
- Основной “начинкой” бизнес-процесса является совокупность подпроцессов, работ, операций, осуществляемых над входами для получения выходов. Процесс осуществляется с помощью определенного механизма
- Существуют первичные и вторичные входы процесса. Первичные входы поступают на начало процесса. Вторичные входы появляются в ходе реализации процесса на составляющих его подпроцессах.
- Первичные выход ” это прямой, запланированный результат реализации процесса. Вторичный выход ” это побочный продукт процесса, не являющийся его главной целью.
- Процесс происходит на сам по себе, он управляется и производится конкретным исполнителем или группой.
- Бизнес-процесс производится для кого-то ” тот, кто потребляет результат процесса, является клиентом процесса.
Качественные параметры бизнес-процесса
- Результативность – описывает соотношение полученного результата и того, чего хотят или ожидают заказчики.
- Эффективность – показывает, как хорошо выполняются процессы.
- Адаптируемость – свидетельствует о том, насколько хорошо процесс способен реагировать на изменения в окружающей среде.
- Производительность ” отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.
- Длительность ” время, которое необходимо для выполнения процесса, или промежуток времени между началом процесса и его завершением.
- Стоимость процесса ” это совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для однократного выполнения процесса.
Бизнес-процессы Компании (организации)
- Бизнес-процессы развития и совершенствования
- Бизнес-процессы ведения основной деятельности
- Бизнес-процессы вспомогательные
Автор: А.И.Кузнецов
Проведение обследования бизнес-процессов предприятия Цели и задачи проведения обследования
Под обследованием понимается процесс
изучения, описания и первичного анализа
предметной области, представляющий
собой организованный сбор данных путем
заполнения специальных форм, представленных
в виде бланков или электронных таблиц.
Цель обследования – сбор данных для
построения логической модели
бизнес-процессов, отображающей
деятельность подразделений предприятия
и их информационное пространство.
Принципами проведения обследования
являются целенаправленность, комплексность,
планомерность и организационно-методическая
целостность.
Реализация обследования предполагает
наличие методики проведения обследования,
которая включает в себя:
-
программу проведения обследования;
-
объекты и единицы анализа;
-
степень детализации анализа;
-
методы анализа и сбора данных;
-
правила обработки и характер использования
результатов.
Методы проведения обследования
Методы обследования, то есть способ
получения необходимых данных, определяется
целями и задачами изучения бизнес-процессов
и системы управления предприятием. В
зависимости от объекта исследования
выделяют следующие методы обследования:
-
Процедурно-ориентированный метод –
объектом исследования являются процедуры
обработки информации. -
Предметно-ориентированный метод изучает
элементы информации на предприятии. -
Метод анализа по структурным элементам
системы управления изучает структуру
подразделений и функции, выполняемые
ими по управлению финансово-хозяйственной
деятельностью. -
Метод анализа выходов изучает зависимость
управленческих решений от начальных
условий. -
Метод реакций на воздействие изучает
реакцию системы на какие-либо воздействия.
В ходе практического проведения
обследования бизнес-процессов предприятия
применяются, как правило, все эти методы
в комплексе.
Методы сбора данных при обследовании
Основными методами сбора данных при
обследовании являются:
-
Анкетирование;
-
Интервьюирование;
-
Сбор документов;
-
Наблюдение.
Анкетирование.
Анкетирование представляет собой сбор
информации посредством заполнения
специально разработанных для этого
форм документов со структурированными
вопросами. Ответы на данные вопросы
должны содержать сведения, которые и
необходимо получить в ходе обследования.
Анкеты могут заполняться либо
бизнес-аналитиком со слов должностного
лица предприятия, компетентного в данных
вопросах, либо непосредственно должностным
лицом предприятия, и затем передаваться
бизнес-аналитику для изучения. Во втором
случае рекомендуется приложить к анкете
инструкцию по ее заполнению. Это
необходимо для того, чтобы избежать
неверного толкования вопросов анкеты
и достичь высокой точности ее заполнения.
Кроме того, настоятельно рекомендуется
заверять анкету подписью лица, его
заполняющего. Это необходимо для того,
чтобы избежать в будущем каких-либо
проблем, связанных с отказом от
предоставленной информации.
Анкета должна быть составлена таким
образом, чтобы ее заполнение заняло не
более 1 часа у анкетируемого лица, в
противном случае внимание рассеивается
и человек отвечает на вопросы анкеты
по принципу «лишь бы отписаться», либо
вообще игнорирует многие вопросы.
Вопросы анкеты должны быть таковы,
чтобы:
-
Вопросы соответствовали цели получения
необходимой и достаточной информации.
При этом вопросы не должны нарушать
общепринятую этику и условия
конфиденциальности;
-
Вопрос был однозначно понятен
анкетируемому лицу, и находиться в
сфере его профессиональной компетенции; -
Предполагаемый ответ на вопрос был
кратким по объему, но достаточно полным
по содержанию; -
По возможности, в зависимости от
специфики вопроса, следует предлагать
выбрать один или несколько заранее
подготовленных вариантов ответа.
Как правило, анкетирование используется
при получении общих представлений о
деятельности предприятия в целом, и его
подразделений в отдельности. Для более
глубокого изучения необходимо
использование иных методов.
Соседние файлы в папке Кастанова вопросы
- #
- #
- #
- #
- #
С этим файлом связано 15 файл(ов). Среди них: Организация проектно_изыскательской деятельности.ppt, Задание 2.docx, 25.01.docx, Методические указания по практикам (1).doc, моя метадичка.doc, содержательная часть практики.docx, Презентация.pptx, Практическая работа 1.docx, Ателье.docx, 04 Тема 4 системы Эк, продолж. ERP-система.doc, 01 Тема 1,2 Электронная коммерция и её место в современной эконо, Rusakhr_test_variant_34a_1.doc, 1_Тематический_план_дисциплины.docx, 4_Зарисовки_по_курсу_История_архитектуры.docx, Лаб раб 1.pdf и ещё 5 файл(а).
Показать все связанные файлы
Подборка по базе: Гипертекстовые и мультимедийные информационные технологии.docx, Входной тест .Реализация системы наставничества педагогических р, 4 лекция. Рынки факторов производства.docx, Инфокоммуникационные системы и сети.odt, Глава 5. Формирование KPI в целях построения бонусной системы.за, Глава 5. Формирование KPI в целях построения бонусной системы.за, Глава 4. Бонусные системы вознаграждения.задание1.docx, Глава 3. Материальная мотивация. Системы вознаграждений.задание3, Глава 3. Материальная мотивация. Системы вознаграждений.задание , бухг системы 3.doc
МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ОБСЛЕДОВАНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ.
Моделирование бизнес-процессов является важной составной частью проектов по созданию крупномасштабных информационных систем. Отсутствие таких моделей является одной из главных причин неудач многих проектов.
Экономическая информационная система предназначена, как известна, в первую очередь, для решения проблем бизнеса. Требования к ней формируются на основе бизнес-модели данного бизнеса. Модели бизнес-процессов являются не просто промежуточным результатом, используемым консультантом для выработки каких-либо рекомендаций и заключений. Они представляют собой самостоятельный результат, имеющий большое практическое значение.
На сегодняшний день в моделировании бизнес-процессов преобладает процессный подход. Основной принцип процессного подхода заключается в структурировании деятельности организации в соответствии с ее бизнес-процессами, а не организационно-штатной структурой. Именно бизнес-процессы, формирующие значимый для потребителя результат, представляют ценность, и именно их улучшением предстоит в дальнейшем заниматься. Модель, основанная на организационно-штатной структуре, может продемонстрировать лишь хаос, царящий в организации (о котором в принципе руководству и так известно, иначе оно бы не инициировало соответствующие работы), на ее основе можно только внести предложения об изменении этой структуры. С другой стороны, модель, основанная на бизнес-процессах, содержит в себе и организационно-штатную структуру предприятия.
Но прежде чем моделировать бизнес-процессы, их необходимо детально описать на основе достоверной и непротиворечивой информации. Для этого и предназначена методика проведения обследования бизнес-процессов. Она применяется на стадии предпроектного обследования и позволяет собрать и систематизировать информацию о структуре предприятия, его бизнес-процессах, причем, вне зависимости от области деятельности и дальнейших методов оптимизации.
Классификация бизнес-процессов.
Основная цель бизнес-процесса – преобразование входящего массива данных (информации, документов) и ресурсов (материальные, финансовые, людские), необходимых для реализации процесса, в результат (продукцию) процесса. Основными составляющими элементами бизнес-процесса является совокупность подпроцессов, работ, операций, осуществляемых над входами для получения выходов.
Существуют первичные и вторичные входы и выходы процесса. Первичные входы поступают на начало процесса. Вторичные входы появляются в ходе реализации процесса на составляющих его подпроцессах. Первичный выход – это прямой, запланированный результат реализации процесса. Вторичный выход – это побочный продукт процесса, не являющийся его главной целью
Процесс осуществляется с помощью определенного механизма и производится для того, кто потребляет результат процесса, т.е., является клиентом процесса.
Таким образом, бизнес-процесс обладает следующими основными характеристиками:
- Входящий массив данных (информация, документы и т.п.) и ресурсов (материальные и нематериальные активы);
- Результат бизнес-процесса;
- «Владелец» бизнес-процесса: объект (компания, подразделение, сотрудник), отвечающий за данный бизнес-процесс;
- Механизм реализации;
- Производительность – отношение количества единиц на выходе к количеству единиц на входе.
- Длительность – время, которое необходимо для выполнения процесса, или промежуток времени между началом процесса и его завершением.
- Стоимость процесса – это совокупность всех затрат в денежном исчислении, которые необходимо произвести для однократного выполнения процесса.
- Контрольные показатели эффективности бизнес-процесса, выражающиеся количественными величинами. Количественные показатели эффективности во многом зависят от специфики деятельности предприятия.
Наряду с количественными параметрами существуют и качественные параметры бизнес-процесса, являющиеся универсальными для описания любых бизнес-процессов.
- Результативность — описывает соотношение полученного результата и того, чего хотят или ожидают заказчики.
- Адаптируемость — свидетельствует о том, насколько хорошо процесс способен реагировать на изменения в окружающей среде.
Обследование любых объектов тесно связано с необходимостью их классификации. Не являются исключением и бизнес-процессы. Классификацию бизнес-процессов целесообразно проводить по их вкладу в создание основной стоимости. По этому признаку бизнес-процессы делятся на три группы:
Основные бизнес-процессы – непосредственно ориентированы на производство продукции, представляющие ценность для клиента и обеспечивающие получение дохода для предприятия.
К ним относятся: производственные процессы; материально-техническое обеспечение деятельности предприятия; материально-техническое обеспечение сбыта; маркетинг и продажи; обслуживание; закупки.
Обеспечивающие бизнес-процессы – вспомогательные бизнес-процессы, которые предназначены для обеспечения выполнения основных процессов. Фактически обеспечивающие бизнес-процессы снабжают ресурсами всю деятельность организации.
К ним относятся: поддержание инфраструктуры фирмы (общее управление, планирование, финансирование, бухгалтерский учет, юридическое обеспечение);
Инженерно-техническое обеспечение (содержание офисов, зданий, производственных корпусов и т.п.)
Информационное обеспечение;
Документооборот;
Управление персоналом;
Экономическая безопасность.
Бизнес-процессы развития – процессы совершенствования, освоения новых направлений и технологий, а также инновации.
К ним относятся: стратегическое управление (разработка видения и миссии, концепции бизнеса, целей и структуры организации);
Развитие технологий (совершенствование процесса или продукта, НИОКР, дизайн);
Управление проектами;
Управление качеством.
Этапы методики
1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.
2. Обследование деятельности каждого автоматизируемого подразделения.
3. Детальное обследование бизнес-процессов.
1. Обследование общих закономерностей функционирования организации.
Цель этапа.
Зафиксировать (идентифицировать) структуру организации и общие закономерности ее деятельности.
Содержание работ.
1.1. Запрос документов, регламентирующих деятельность организации в целом.
- документы, определяющие функционирование организации в целом;
- документы, определяющие направления ее деятельности;
- документы, определяющие правила и принципы осуществления стратегического управления;
- стратегический план (план развития) организации.
1.2. Систематизация информации.
Результат.
Результатом систематизации информации, полученной из регламентирующих документов, должен стать отчет, отражающий:
- Общие принципы функционирования организации.
- Направления деятельности.
- Правила взаимодействия с внешними организациями.
- Перечень основных бизнес-процессов.
2. Обследование деятельности автоматизируемого подразделения.
Цель этапа.
Выявить общую структурную схему бизнес-процессов организации, зафиксировать функции подразделений.
Содержание работ.
2.1. Предварительный запрос информации о функционировании подразделений.
Цель шага – подготовить сотрудников организации к проведению обследования бизнес-процессов подразделений и структурировать основной объем информации, связанный с общими условиями функционирования подразделений.
Запрос может проводиться высылкой в организацию запросных форм, где они должны быть выданы ключевым сотрудникам подразделений, бизнес-процессы которых автоматизируются. Запрос может осуществляться собственными силами исполнителя путем проведения интервьюирования и заполнения форм. Запросные формы должны содержать следующие пункты в приведенной последовательности.
- Название подразделения.
- Документы, определяющие условия работы подразделения и выполнение конкретных функций (регламенты, должностные инструкции, кодексы и т.п.).
- Функции подразделения.
- Документы других подразделений (отчеты, справки, заказы, заявки и т.п.), поступающие в данное подразделение, необходимые для его работы.
- Документы, появляющиеся в результате работы подразделения, которые используются в других подразделениях, передаются поставщикам, клиентам или архивируются.
2.2. Подготовка положения о классификации бизнес-процессов.
2.3. Составление отчета.
Полученные данные о функционировании подразделений должны быть систематизированы и представлены в обобщающем отчете по этапу, который должен содержать следующие разделы:
- Структура организации.
- Классификация бизнес-процессов.
- Описание деятельности подразделений:
- название подразделения;
- документы, регламентирующие деятельность;
- выполняемые функции;
- входящие документы;
- исходящие документы;
- ревизия имеющихся организационных документов;
- результаты деятельности подразделения.
2.4. Уточнение полученной информации о функционировании подразделений.
Выполнение этого шага позволит определить на начальных стадиях обследования возможные неточности в представлении устройства организации сотрудниками, проводящими обследование, а также выявить действительную картину работы организации, возможно, искаженную в представлении ее сотрудников. Уточнение должно выполняться по данным составленного отчета и проводиться в виде интервью, определяющего возможные неточности. Для повышения эффективности проведения интервью отчет может быть выслан сотрудникам организации заранее для предварительного изучения.
2.5. Корректировка отчета, составленного в п. 2.2.
Результаты выполнения этапа должны быть внесены в отчет, построенный по структуре приведенной в пункте 1.2.2.
Результат.
- Отчет о деятельности подразделений.
- Положение о классификации бизнес-процессов, систематизирующее информацию о бизнес-процессах.
3. Детальное обследование бизнес-процессов.
Цель этапа.
Зафиксировать необходимые детали выполнения бизнес-процессов.
Содержание работ.
1. Запрос данных о выполнении бизнес-процессов.
Запрос данных производится у владельца процесса в виде интервью по каждому бизнес-процессу с использованием формы, приведенной в приложении 2. Последовательность действий выполнения бизнес-процессов (пункт 10 запросной формы) фиксируются на отдельном листе.
1. Первоначальные данные или информация, с поступления которых начинается выполнение функции
2. Документы, отчеты, запросы, справки и т.п., необходимые для выполнения функции. Их источники;
3. Документы, отчеты, справки, формируемые при выполнении функции. Их получатели;
4. Сотрудники организации, а также клиенты, поставщики и иные внешние организации, участвующие в выполнении функции;
5. Материалы и другие материальные ценности,
необходимые и потребляемые при выполнении функции;
6. Материалы и другие материальные ценности,
получаемые в результате выполнения функции;
7. Степень важности процесса в рамках работы подразделения (А – очень важный, В – средней важности, С – практически неважный)
8. Возникают ли проблемы при выполнении процесса? И если да то каковы они:
- насколько критичны:
- кардинально влияют на общую деятельность организации;
- влияют на функционирование отдела;
- не значительны;
- зависят от работы: сотрудников/смежных подразделений/ поставщиков/клиентов,
- неблагоприятно влияют на: стоимость/время/качество выполнения процесса.
9. Время выполнения процесса:
10. Последовательность действий выполнения процесса.
2. Подготовка положений о выполнении бизнес-процессов.
В положениях приводится полученная информация, описывающая выполнение бизнес-процессов в следующей форме:
- Название бизнес-процесса.
- Условия начала выполнения бизнес-процесса.
- Документы и данные, необходимые для выполнения бизнес-процесса и их источники.
- Документы, создаваемые в результате выполнения бизнес-процесса и их получатели.
- Действующие лица, принимающие участие в выполнении бизнес-процесса.
- Материальные ценности, необходимые для выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.
- Материальные ценности – результат выполнения бизнес-процесса, если таковые есть.
- Результаты выполнения бизнес-процесса (кроме вошедших в п.7).
- Цель данного бизнес-процесса, его место и роль в общих задачах (процессах) компании.
- Проблемы, возникающие при выполнении бизнес-процесса.
- Нештатное завершение (выполнение) бизнес-процесса.
- Последовательность действий выполнения бизнес-процесса.
Документирование бизнес-процессов проводится с использованием разнообразных средств и методов графического представления информации. Для повышения наглядности выполнение бизнес-процессов может быть представлено в виде диаграмм деятельности, отражающих последовательность действий, диаграмм взаимодействия, отражающих документооборот бизнес-процесса, таблиц и т.д. Такое представление должно быть предварительно согласовано с заказчиком.
Документы, описывающие бизнес-процессы, могут быть подготовлены в следующей форме:
- схема организационной структуры (необходима для понимания структуры организации; описывает формальные отношения между отделами — иерархические и функциональные);
- принципиальная схема бизнес-процесса (схематическое изображение основных элементов бизнес-процесса);
- иерархическая схема бизнес-процессов (понимание структуры и связей во всей системе)
- общий обзор процессов и схема подразделения (описание модели отношений в рамках данного процесса — включая подразделения, конкретных специалистов);
- общая схема процесса (описание компонентов, входящих в бизнес-процесс — основа для последующей маршрутизации);
- детальная схема процесса (последовательность рабочих инструкций и каналов движения документов);
- схема инструкций (предназначена для сотрудников организации — что должны выполнять и каким правилам следовать)
- схема управления формами (использование и маршрутизация форм документов в рамках бизнес-процесса — детальное представление действий для каждой формы в хронологическом порядке);
- схема обращения форм (поток форм документов в соответствии со структурными единицами и отделами);
- бухгалтерская диаграмма (дает представление о системе обработки данных бухгалтерского учета компании).
3. Уточнение зафиксированной последовательности выполнения бизнес-процессов.
Формализованные данные о последовательности выполнения бизнес-процессов, с указанием соответствующего ему документооборота должны быть согласованы с сотрудниками заказчика. Согласование должно проводиться в виде интервью с возможным предварительным представлением материалов по почте.
Полученные уточнения должны быть внесены в описание бизнес-процессов, после чего согласование должно повториться.
4. Разработка положения по организации документооборота в подразделениях.
Положение по организации документооборота в подразделениях состоит из следующих документов:
Схема документооборота
- Номер (код) документа
- Наименование документа
- Откуда приходит документ
- Куда уходит
- Информация, документы, используемые при формировании документа
- Операции, выполняемые над документом
- Ответственный за выполнение операций над документом
Табель документооборота
- Номер документа
- Наименование документа
- Тип документа (Внутренний/внешний; Входящий/исходящий; транзитный)
- Частота документа за временной период
- Ответственный за документ (сотрудник или отдел)
Альбом форм документов
- Номер формы
- Наименование формы (классы документов)
- Поля формы
- Обязательные для заполнения поля
- Типовая форма (ссылки на образец и шаблон)
Таблица соответствия форм и документов
- Номер формы
- Наименование формы
- Код документа
Результат.
Положения по бизнес-процессам.
Положение по документообороту.