Ментальный подход к моделированию бизнес процессов

источник: myforce.ru

Прежде чем приступить к оптимизации бизнеса и его процессов, нужно провести подготовку: дать описание и характеристику их текущего состояние. Это необходимо для получения понимания о текущем этапе развития каждого из бизнес-процессов и о необходимых способах для их улучшения. На этом шаге специалисты приходят к моделированию бизнес-процессов — методу, благодаря которому определенному процессу дают соответствующую характеристику и визуализацию.

Например, моделирование используют в случае анализирования руководителем работы коллектива и формирования подробного описания его процесса: то, как и чем конкретно занимается. Здесь каждый процесс делят на этапы, после чего схематично производят их в изобразительность.

Это приводит к созданию модели бизнес-процесса. Когда ее окончаольная версия будет готова, идет развитее ее элементов, с целью длительности цикла и повышения качества результата. Кроме того этот процесс развития также становится эффективным способом оптимизации бизнеса — снижение себестоимости.

В этой статье разберемся подробно о том, как моделировать бизнес-процессы для успешной оптимизации.

Основные способы моделирования бизнес-процессов

В управлении и оптимизации бизнеса есть три основных и практичных подхода к моделированию бизнес-процессов, используя визуализацию каждого процесса и изображая к ним схемы.

Функциональный подход моделирования бизнес-процессов

Этот подход заключается в описании необходимых результатов и ресурсов для их реализации, который не протекает без какого-либо учета порядка действий.

Каждая модель включает в себя точку входа (данные и основа на старте) и выхода (желаемый результат). Все, что происходит внутри — промежуточные результаты, факторы влияния и необходимые для осуществления.

Главная задача функционального подхода — получить понимание о необходимости определенных факторов и ресурсов для активации процесса, а сами воздействие — предмет дальнейшего моделирования.

Процессный подход моделирования бизнес-процессов

Он идеально подходит для новичков, либо когда уже точно ясны начало и конец бизнес-процесса и его границы возможного. В его описание входит не конечный результат, а сам механизм осуществления. Детализация бизнес-процесса может идти до самых мелочей, по итогу получится блок-схема

Ментальный подход моделирования бизнес-процессов

В этом случае на процесс смотрят со стороны связи понятий последовательность результатов или действий между собой.

При нем на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий. Подход проявляет помощь в структурировании данных о самом процессе и сборе дополнительных идей для развития, проработка которых также производится детально.

Кто и каким образом производится моделирование бизнес-процессы

Реализацию моделирования производит либо сам управленец (он лучше всего знает и понимает внутренние процессы своего бизнеса, а значит может лучше всего создать необходимую ему модель), если речь идет о малом бизнесе, либо руководители или члены команды (специалисты по моделировании/бизнес-аналитики), если речь идет о среднем и крупном бизнесе, где масштабы бизнеса требуют больше распределения обязанностей для эффективности деятельности компании.

Популярный способ моделирования бизнес-процессов — графический, который воплощается в виде карт. В текстовом формате описание бывает редко, в случае если прописывают пошаговую инструкцию с уточнение на людей, которые должны заниматься определенными действиями и самих действий. Другой способ — таблицы, где для действий выделяют строчное описание, а в столбцах прописывают исполнителей и этапы.

Использовать визуализацию или текстовое описание — решать каждому из вас самостоятельно на основе своих удобств. Но а для дальнейшей оптимизации бизнес-процессов, рекомендуем обратить внимание на такой способ, как автоматизация бизнеса.

Чтобы получить наилучший результат в моделировании бизнес-процессов, необходимо уделить сотрудникам больше рабочих часов и увеличить их производительность труда. Это можно сделать с помощью CRM-системы Битрикс24.

С ее помощью часть простой в исполнении, но занимающей много времени, работы будет автоматизирована, таким образом у сотрудников появится больше энергии для полезной работы. Это повысит не только их эффективность, но и вовлеченность в процесс.

Источник

Аннотация

Основные подходы к моделированию бизнеса – процессное, функциональное, ментальное моделирование. Отличия в подходах и выбор метода моделирования. Различные языки бизнес-моделирования.

Оглавление

Основные подходы
Функциональное моделирование
Процессное моделирование
Ментальный подход (ментальные карты)
Методология и языки бизнес-моделирования
Отличие языков разработки бизнес-моделей в от языков проектирования систем
Преимущества разработки моделей бизнеса
Применение моделей бизнеса на практике

Содержание

В этой статье я хочу поговорить об основных принципах моделирования бизнеса, о тех подходах, которые применяются в этой сфере, и на основе которых создаются языки моделирования и нотации. Я уже писал о моделировании при помощи IDEF0 (Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования), об организации работы склада и работе с клиентами от лида до сделки (Внедрение CRM. От регистрации лида до закрытия сделки. Кейс и пояснения), о системе Bizagi (Bizagi. Описание. Пример). И везде я использовал при пояснении примеров и практических решений нотации бизнес-процессов. С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему. О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.

Основные подходы

Сегодня существует множество различных инструментов для разработки бизнес-моделей, они используют различные языки моделирования, как стандартные, так и какие-то собственные разработки. Но все их можно объединить по принципу работы в три основных подхода:

Функциональный;
Процессный;
Ментальный (с применением ментальных карт).

На самом деле, конечно, существуют и другие подходы, их много так же, как и языков моделирования. Но они большей частью являются гибридными решениями, объединяющих перечисленные подходы. Кроме того, именно процессная и функциональная модели уже стали стандартами, по крайней мере, на западе. И у нас они получают все большее распространение. Об этих основных направлениях я и хочу поговорить подробнее.

Функциональное моделирование

Функциональное моделирование рассматривает бизнес как функцию (лат. functio — совершение, исполнение) или иными словами «черный ящик». В функциональной модели функция не имеет временной последовательности, а только точку входа и точку выхода. Функциональное моделирование помогает рассматривать бизнес-модель с с точки зрения результативности, т.е. при моделировании мы исходим из того, что имеем на входе, и того, что желаем получить на выходе. Например, компания разрабатывает какую-то CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка входа – «входящий интерес клиента или лид», точка выхода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т.д.

Таким образом, в функциональной модели изначально известны точка входа и желаемый результат, а последовательность действий и является объектом разработки. При этом использование функциональных моделей как «черных ящиков» позволяет детализировать каждый этап по мере необходимости. А вся работа при моделировании направлена на поиск оптимального решения для достижения цели. Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталя, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.

Некоторые путают описание процесса и функциональную модель. Например, в системе Business Studio функцию называют процессом, хоть это и не совсем верно. Все же описание функций и процессный подход – несколько разные вещи. И я лично считаю, что функциональное моделирование оптимально реализовано в нотации IDEFO. Сам я для такого варианта работы использую именно ее, и всем также рекомендую. Правила работы с IDEFO вы можете подробнее изучить, прочитав мою статью «Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования».

Процессное моделирование

О процессном моделировании я буду рассказывать с точки зрения нотации BPMN, как одного из наиболее распространенных стандартов процессного моделирования. При этом я полностью согласен, что существует множество языков моделирования и различных систем. И каждый может пользоваться тем, что ему удобнее. Но все же BPMN — это уже сложившийся стандарт процессного моделирования, а потому его я и беру за основу в описании. Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность каких-то событий и действий, которые имеют начало и конец. В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального.

Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события. Все процессы могут разбиваться (детализироваться) на подпроцессы вплоть до детализации на уровне задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна.

Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели. Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.

Например, в BPWIN или Business Studio в процессе детализации каждой функции происходит переход от функционального подхода к процессному. Т.е. в общем, мы рассматриваем модель с точки зрения – возможностей и желаемого результата, а когда переходим к решениям для каждой функции, здесь уже практикуется явно процессный подход, т.е. пошаговый алгоритм действий для достижения результата.

Представьте себе что в функциональной модели есть «черный ящик» — функция «Принять заказ». А при декомпозировании мы уже рассматриваем ее не как функцию, а как процесс, и последовательность действий при приеме заказа – это уже процессный подход. Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.

Ментальный подход (ментальные карты)

При создании ментальных моделей специалист подходит к моделированию не как к процессу или набору функций, а как к некому набору связанных между собой понятий. Для наглядности я приведу пример — ментальная карта понятия “Процедура снабжения” (см. рисунок). Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, “разложить по полочкам” в свободной форме полученную информацию. Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода. Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи. Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи. Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:

Не нужно знать какие-то специальные языки;
Нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;
Ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;
Создавать такие схемы просто.

Минусом подхода является отсутствие устоявшегося подхода и стандартизированной методологии. Если в нотациях функциональных и процессных имеется некоторая вариативность, но все же она ограничена строгими рамками языков моделирования, то ментальные карты создаются в произвольной форме. И даже специализированные программы для их создания также почти не ограничивают человека в процессе моделирования. Т.е. какие-то правила могут вводиться в рамках определенного программного продукта, но стандарта не существует. В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).

Конечно, существуют очень простые карты, которые интуитивно читаются и без дополнительных комментариев. Но при отсутствии стандартов всегда есть вероятность, что даже в этом случае автор что-то другое имел в виду или где-то недостаточно детализировал свою схему. Т.е. существует вероятность разного прочтения. А бизнес — это не философия. При всей умозрительности и разнообразии подходов к описанию бизнес-процессов, здесь очень важны однозначные решения.

Методология и языки бизнес-моделирования

Очень часто даже в профессиональной литературе возникает путаница, когда люди смешивают понятия методологии анализа работы бизнеса и описания языков бизнес-моделирования. Методология — это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования – это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса. Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования.

Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке Си++ – это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами Си++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.

Отличие языков разработки бизнес-моделей в от языков проектирования систем

Существует целое семейство языков проектирования систем, которые внешне схожи с языками бизнес-моделирования, например, это Ares Studios, целое семейство языков UML и другие, которые используются для проектирования IT-систем. Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении. Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т.д.

Соответственно, в языках проектирования систем нет элементов, которые помогут полноценно описать действия подразделений, сотрудников, взаимодействие между ними, работу с поставщиками, общение с клиентами и так далее. Инструменты этой группы языков помогут именно автоматизировать процессы бизнеса, которые поддаются автоматизации. А все остальное будет оставлено «за кадром», например, как некие «функции» без расшифровки. В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.

Преимущества разработки моделей бизнеса

И все же, зачем применять языки бизнес-моделирования, которые налагают строгие ограничения, требуют придерживаться жестко заданных правил при моделировании? Ведь всегда можно «нарисовать схему» в графическом редакторе или даже на бумаге, используя ментальный подход, при этом изучение языков моделирования вообще не потребуется. На самом деле, стандарты и правила – это огромный плюс:

Языки моделирования помогают максимально качественно передать информацию. Стандартизация повышает простоту восприятия.
Скорость разработки моделей значительно увеличивается. Языки содержат все необходимые инструменты и графические блоки в готовом виде. Вам не придется «рисовать» или придумывать свою терминологию. Инструментарий уже готов, и работа в его рамках значительно ускоряется. Конечно, язык нужно выучить. Но один раз изучить – это намного быстрее, чем каждый раз придумывать и пояснять собственный набор обозначений.
Снижается число возможных ошибок. Сами элементы системы уже будут «подсказывать» перечень возможных и необходимых действий. А в случае создания исполняемых моделей или неисполняемых, но в строгих рамках правил, всегда можно проверить работу бизнес-модели в исполняемой среде и провести отладку, как при программировании.

Применение моделей бизнеса на практике

Лично я считаю, что бизнес-моделирование стоит применять при решении любых задач, связанных с выявлением проблем и «узких мест», с оптимизацией и модернизацией бизнеса и т.д. Как бизнес-консультант я практически всегда строю модели работы компании или ее подразделений при работе со своими клиентами. Это дает четкое понимание всех этапов работы и позволяет избежать «белых пятен» в этом вопросе. Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами.

Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе. И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко. А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.

Удобство, универсальность, простота восприятия – это те причины, по которым от словесных описаний в бизнес-сфере все больше переходят к бизнес-моделированию. А применение готовых языков позволяет работать с моделями быстро, избегать ошибок, и также без проблем вносить любые изменения.

Бизнес-консультант с большим практическим опытом работы в России и ближайшем зарубежье. Автор
многочисленных публикаций и нескольких книг по оптимизации и автоматизации бизнеса. Живу и работаю в
Москве, руководитель компании Trinion. Делюсь опытом посредством блога на сайте trinion.org

Источник

Определенная последовательность действий для выполнения одной из задач бизнеса – это бизнес-процесс в общем понимании. Для того, чтобы его понять, увидеть недостатки и найти пути их устранения, используют моделирование бизнес-процессов. В этой статье мы расскажем, что такое моделирование бизнес-процессов.

Моделирование бизнес-процессов: что это

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из самых эффективных методов повышения эффективности работы любой организации. В его основе исторически лежит процессный подход к управлению: все бизнес-процессы описываются через общие для них всех элементы — действия, данные, события, материалы.

Модель как результат моделирования — это чаще всего графическое или реже текстовое представление бизнес-процессов и логической взаимосвязи между ними. С помощью бизнес-модели отображают два состояния процессов: как есть — текущая деятельность компании, и как должно быть, или как мы хотим, чтобы было в идеале —будущее состояние компании после внесения изменений или улучшений.

Способы, выбранные для наглядного отображения элементов, общепринято называть методами моделирования.

Для чего нужно моделирование бизнес-процессов

Если задача не решается, или решается так, что результат не устраивает владельца бизнеса, этот бизнес-процесс нужно улучшить, оптимизировать.

Ни одна компания не работает с максимальной эффективностью без посторонней помощи: происходящие в бизнесе процессы необходимо постоянно анализировать, оптимизировать, а иногда полностью реорганизовывать или убирать.

Разложив деятельность компании на составляющие, легче увидеть и ошибки, спрогнозировать риски на каждом из этапов работы. Как минимум, это позволит выстроить бизнес-процессы более эффективно, а в идеале — поможет компании адаптироваться и совершенствоваться в соответствии с меняющимися условиями и целями, особенно в период кризиса или нестабильной ситуации на рынке.

Улучшить любой процесс, можно только после предварительного описания. Это правило верно не только для бизнес-процессов больших компаний, но и для ИП или самозанятых. Описание, или иначе моделирование, любого бизнес-процесса помогает понять, как он работает.

С помощью грамотно построенной бизнес-модели все сотрудники в организации будут видеть, как выполняются процессы, это сделает работу контролируемой.

Основная функция моделирования любых бизнес-процессов — найти способы улучшить выполнение процессов, что закономерно приведет к повышению эффективности, производительности, конкурентоспособности и, наконец, прибыли, что является конечной целью деятельности любого бизнеса.

Как происходит процесс моделирования бизнес-процессов

Ответственные за моделирование тщательно разбираются в процессах компании и подробно описывают, кто, что и как делает, чтобы увидеть “узкие места” и понять, что еще нужно сделать, чтобы увеличить прибыль компании. Изучение каждой операции впоследствии превращается в схему.

Основные подходы в моделировании бизнес-процессов

Все инструменты для моделирования бизнес-процессов можно объединить по принципу работы в три основных подход, хотя все они используют разные языки моделирования:

Функциональный.

Процессный.

Ментальный (с применением ментальных карт).

Существуют, естественно, и другие подходы, по большей части гибридные, т.е. объединяющие 3 вышеперечисленных. Но стандартами стали именно 3 основных.

В каждом из трех подходов, процессы в итоге нужно визуализировать, т.е. рисовать в виде схем. Различия подходов ясно видны в принципах визуализации.

Функциональный подход в моделировании бизнес-процессов

При этом подходе бизнес-процессы описываются в виде четко структурированных и взаимосвязанных функций, с учетом результатов, которые нужно получить, и ресурсов, которые при этом нужно задействовать, без учёта последовательности действий.

То, что уже есть у компании, и то, что владелец бизнеса в итоге хочет получить, отделяется промежуточными результатами, факторами, влияющими на процесс и развитие событий, и используемыми ресурсами.

Именно функциональный подход покажет, какие факторы следует учесть и какие ресурсы нужно использовать, чтобы процесс состоялся и был достигнут требуемый результат. Подробное описание действий при этом подходе вы не получите, но зато будет четкое представление о результатах.

Процессный подход в моделировании бизнес-процессов

Если Вы – неподготовленный управленец, этот подход для Вас. Исторически он является самым первым в моделировании бизнес-процессов и, наверное, самым популярным и по сей день.

Процессный подход используется тогда, когда уже определены границы прохождения процесса — начало и конец.

При процессном подходе, в отличие от функционального, описывается не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения определенного результата. Процесс для составления блок-схемы можно детализировать сколько угодно, до подпроцессов в виде действий каждого отдельного сотрудника персонально.

Ментальный подход в моделировании бизнес-процессов

Это подход применяется, чтобы структурировать общие представления о бизнес-процессе, не раскладывая процесс на этапы. В результате получаются так называемые ментальные карты, т.е. схемы, в которых в свободной форме структурируются знания о бизнес-процессе.

Ментальные карты применяются и для демонстрации клиентам: изображение существующей ситуации и вариантов решения поставленной задачи.

Ментальные карты наглядно демонстрируют, какие методы могут быть использованы для решения задачи, и показывают в наглядной форме различные идеи.

Отличия ментального подхода от других:

не нужно знание специальных языков моделирования;

нет строгих рамок и ограничений при создании ментальной карты, поэтому карта интуитивно понятна всем;

создавать такие карты просто;

нет устоявшегося подхода и методологии, только креатив и произвольная форма.

В результате всего вышеперечисленного, для понимания ментальной карты и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика, иначе возможно разное прочтение.

Нотации в моделировании бизнес-процессов: что это вообще такое

Итак, бизнес-процессы чаще всего принято описывать графически.

Единицей графического описания бизнес-процессов является нотация.

По сравнению с текстовыми описаниями, графические модели занимают меньше места, наглядно позволяют представить весь процесс, лучше запоминаются даже теми, кто не является визуалом.

Нотации описывают:

как читать иконки, используемые в моделировании;

как отображать последовательность действий в бизнес-процессе;

какие элементы обязательно нужно включить в моделирование.

Нотации нужны, в первую очередь, для того, чтобы любой человек понимал, что изображено на схеме, даже увидев эту схему первый раз.

На сегодняшний день существует много вариантов нотаций, которые делятся на две основные категории:

Структурные нотации для изображения элементов процесса и взаимосвязи между ними (стандарт IDEF: IDEF0, IDEF1x, IDEF4, IDEF5).

Динамические нотации для изображения логики выполнения процессов, последовательности и вариантов их (стандарт DFD, EPC, BPMN).

Сегодня наибольшей популярностью пользуются 3 нотации:

IDEF0.

EPC.

BPMN.

Для чего учиться описанию бизнес-процессов

Модель бизнес-процесса – это фундамент для последующей оптимизации. Можно передвигать элементы модели так, чтобы, например, корректировать продолжительность производственного цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Но все это становится возможным только при грамотном описании бизнес-процесса, а проверка заданий обучающихся на курсах CORS Academy убедили нас в том, что описание бизнес-процессов – слабое звено у большинства учащихся.

Запишитесь на курс “Моделирование и оптимизация бизнес-процессов” от CORS Academy https://cors.su/kurs-modelirovanie-i-optimizatsiya-biznes-protsessov/, чтобы научиться без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в одной из самых распространенных нотаций BPMN 2.0 с использованием отечественного софта Business Studio!

Чем хорош курс “Моделирование и оптимизация бизнес-процессов”

Уникальная программа курса содержит эффективное сочетание обучения общей логике описания бизнес-процессов с обучением нотации BPMN 2.0.

В ходе каждого урока вы будете закреплять свои знания с помощью анализа конкретных примеров и ошибок, создания сквозной учебной модели, прохождения тестов и выполнения домашних заданий. Домашние задания подразумевают разные варианты выполнения, что позволит вам реализовать именно ваше видение, понимание и точку зрения.

Курс “Моделирование и оптимизация бизнес-процессов” идеально подходит для аналитиков, методологов, бизнес-архитекторов, архитекторов и разработчиков программных продуктов, руководителей проектов и других специалистов, чья деятельность связана с контролем, анализом, оптимизацией и реинжинирингом бизнес-процессов, вне зависимости от того, внедрением каких программных продуктов вы занимаетесь.

Автор курса, Дмитрий Чертов, имеет не только богатый опыт преподавания, но и большой стаж реальной работы в сфере управления финансами и IT-консалтинге.

Дмитрий записал мастер-класс для курса аналитика 1С https://cors.su/kurs-analitika-1c/ и курс “Основы бюджетирования” https://cors.su/kurs-osnovy-byudzhetirovaniya/, которые собрали много положительных отзывов.

Отправляйте заявки на обучение и сможете научиться грамотно моделировать бизнес-процессы https://cors.su/kurs-modelirovanie-i-optimizatsiya-biznes-protsessov/.

Моделирование бизнес-процессов: зачем это нужно

Моделирование бизнес-процессов (Business Process Modeling) — один из самых эффективных методов повышения эффективности работы любой организации

Запишитесь на курс “Моделирование и оптимизация бизнес-процессов” от CORS Academy, чтобы научиться без ошибок моделировать и оптимизировать бизнес-процессы в одной из самых распространенных нотаций BPMN 2.0 с использованием отечественного софта Business Studio!

Источник

Многие думают, что бизнес-процессы — это что-то из мира крупных корпораций. На самом деле они есть в каждой компании, у ИП и даже у самозанятых. Нужно грамотно управлять этими процессами, чтобы не потерять деньги и не прогореть.

Подготовили для вас гайд, в котором рассказываем о базовых терминах и идеях, касающихся бизнес-процессов.

Бизнес-процесс — это алгоритм, любые действия, которые повторяются раз за разом. Например:

На почту приходит заявка от клиента, и менеджер идёт по скрипту: звонит, согласовывает условия оплаты, доставку, другие детали.
Поставщик еженедельно привозит в магазин партию мороженого.
Перед тем как отправить договор клиенту, текст согласовывают у юриста.

Всё это бизнес-процессы.

ПРИМЕЧАНИЕ

Бизнес-процессы — любые операции внутри компании, которые помогают решать бизнес-задачи и зарабатывать. Абсолютно любые.

Обычно бизнес-процесс визуализируют в виде блок-схемы.

Допустим, один из бизнес-процессов в интернет-магазине игрушек — обработка заказа. В общем виде он выглядит так:

Так выглядит упрощённый алгоритм бизнес-процесса в интернет-магазине

Чтобы получить полный алгоритм процесса, описывают все возможные варианты действий в случае, если что-то идёт не по плану. Например, решают, что делать, если клиент заказал игрушку, а её нет на складе.

Так выглядит полный алгоритм бизнес-процесса в интернет-магазине

В профессиональной литературе бизнес-процессы делят на пять-шесть категорий. Чтобы не усложнять, мы выделяем четыре: основные процессы, вспомогательные процессы, управленческие процессы и процессы развития.

Основные процессы — процессы, ради которых начинали бизнес и которые приносят прибыль. Это, например, производство, оказание услуг, продажа товаров.
Вспомогательные процессы помогают поддерживать основные процессы, но напрямую денег не приносят. Это, например, обслуживание конвейера на фабрике, ведение бухучёта, работа юристов.
Процессы развития нужны для совершенствования и оптимизации основных процессов. Например, для разработки нового рецепта или автоматизации производства.
Управленческие процессы — операции по управлению остальными процессами. С их помощью ничего не производят, но без них ничего не работает. К ним относятся, например, составление плана продаж, подготовка квартальных отчётов, обсуждение и принятие решений.

В первую очередь нужно разобраться в основных процессах — без них компания не сможет получать доход. Остальные процессы тоже важны, но какое-то время бизнес без них справится. Скорее всего, они будут работать сами по себе, без отладки. С основными так не выйдет.

Если основные процессы отлажены плохо, клиент будет недоволен. Допустим, ИП производит кухни на заказ. Один из основных процессов — поставка итальянских столешниц из бука. Предприниматель обещает монтаж через месяц после предоплаты, но поставщики подводят — столешницы приезжают через три месяца. Сроки сорваны, клиент ругается. Причина — плохая отладка основного бизнес-процесса.

Основные бизнес-процессы — от организации поставок до продажи продукта — создают ценности для потребителя.

В каждой компании свои бизнес-процессы. Нет единого шаблона, каждый бизнес индивидуален. В своей практике мы разобрали на молекулы тысячи разных процессов, но пока не встречали одинаковых. Даже у прямых конкурентов внутренняя кухня различается.

Допустим, по соседству работают две ремонтные мастерские — «Мотор» и «Инжектор». Обе ведут предварительную запись клиентов. Сотрудники «Мотора» обрабатывают заявки по телефону и записывают данные о клиентах в общий журнал.

А на ремонт в «Инжекторе» можно записаться через сайт, в мессенджерах или соцсетях — выбрав время и мастера. Кроме того, в «Инжекторе» есть CRM, которая по SMS напоминает клиентам, в какой день и на какое время они записаны. Да, у обеих мастерских одинаковый набор и качество услуг, но процесс записи у «Инжектора» отлажен лучше.

По своей сути бизнес-процесс — это инструкция: кто, что, когда, где и как должен сделать. Если инструкции нет, задачу могут понять не так или забыть о ней.

Чтобы в компании всё работало по плану, а бизнес не терял деньги, процессами нужно управлять. Вот три главных результата, которые это даст.

Систематизация и отладка работы. Если бизнес запущен, процессы уже существуют сами по себе. Управление помогает собрать их в единый механизм и заставить работать на стратегическую цель.

Каждый процесс нужно настроить так, чтобы он давал частный результат и одновременно повышал эффективность всего бизнеса. Например, основной процесс ресторана — готовка. Частный результат — еда для посетителей, этот результат генерирует выручку. Если блюда будут вкусными и их будут готовить за десять минут, покупатели останутся довольны. Оставят хороший отзыв, расскажут знакомым и придут снова. Популярность ресторана вырастет, как и доходы. Так, производя частный результат, компания работает на стратегическую цель.

Визуализация. Видно, кто какие задачи выполняет, где и с помощью чего. Это помогает найти уязвимости бизнеса, избавиться от дублирующих операций и понять, какие процессы можно оптимизировать.

Стандартизация. Если на каждый процесс в компании есть инструкция, сотрудники быстрее решают задачи, а новичкам проще освоиться. Пример такой инструкции — скрипт, по которому продавец работает с клиентом. Другой пример — алгоритм на случай, если заканчивается запас товара на складе.

Управление бизнес-процессами — тоже процесс. Есть разные подходы. Один из них DMAIC: Define, Measure, Analyze, Improve, Control. Подход предполагает пять этапов управления:

Define — определение. Выделяем и подробно описываем бизнес-процессы компании. Уточняем, кто участвует, какие документы нужны, какие используются ресурсы.
Measure — измерение. Определяем метрики: сколько стоит процесс, сколько он длится, сколько людей участвует, сколько раз в квартал или в год он повторяется.
Analyze — анализ. Смотрим на показатели эффективности и изучаем процесс: что можно улучшить, ускорить, оптимизировать.
Improve — совершенствование. Модифицируем процессы и внедряем их в работу.
Control — контроль. Снова снимаем метрики, смотрим результаты, делаем выводы. Если что-то пошло не так — повторяем все циклы DMAIC заново.

В следующих разделах подробнее поговорим о моделировании бизнес-процессов, их анализе и оптимизации.

Перед тем как улучшать бизнес-процессы, нужно описать, как они уже проходят в компании. Если процессы не охарактеризованы, то непонятно, из каких шагов они состоят и с какой стороны к ним подступиться. Метод, которым пользуются, чтобы охарактеризовать и визуализировать их, называют моделированием.

Моделирование бизнес-процессов — это описание существующих в компании процессов и документирование уже существующих требований к ним. Простыми словами: менеджеры разбираются и описывают, кто, что и как делает. Каждую операцию изучают и разбивают на этапы. Затем изображают всё это схематично.

С итоговой моделью бизнес-процесса можно работать дальше. Двигать элементы так, чтобы менять продолжительность цикла, влиять на качество результата или снижать себестоимость. Это называется оптимизацией бизнес-процесса, подробнее о ней мы говорим ниже.

Есть три основных подхода в моделировании: функциональный, процессный и ментальный. Каждый подход предполагает, что нужно визуализировать процессы, рисовать схемы.

Функциональный подход. При этом подходе описывают результаты, которые нужно получить, и ресурсы, которые при этом будут задействованы. Без учёта какой-либо последовательности действий.

У модели есть точки входа и выхода: то, что имеем на старте, и то, что хотим получить. Внутри — промежуточные результаты, ресурсы для выполнения и факторы, которые влияют на процесс.

Задача подхода — понять, какие факторы учесть и какие ресурсы задействовать, чтобы процесс состоялся. А подробные действия внутри процесса — предмет дальнейшего моделирования.

Фрагмент функциональной модели бизнес-процесса: входы, выходы и внешние элементы

Процессный подход. Для неподготовленного управленца это самый понятный подход. Его используют, когда уже определены границы процесса — начало и конец события.

При процессном подходе описывают не результат, а действия, которые необходимо совершить для достижения результата. Процесс можно детализировать сколько угодно — вплоть до отдельных операций для каждого сотрудника. Получается блок-схема.

Фрагмент процессной модели бизнес-процесса: основные действия менеджера по продажам

Ментальный подход. При нём на процесс смотрят не как на последовательность результатов или действий, а как на набор связанных друг с другом понятий.

Вот пример ментальной карты процесса снабжения:

Фрагмент ментальной модели. Составлен в свободной форме — все элементы вращаются на орбите процесса

На карте собирают понятия, которые внутри процесса связаны между собой. Но по этапам их не распределяют.

Такой подход помогает структурировать информацию о процессе и собрать идеи. Затем, с помощью функционального и процессного подходов, эти идеи прорабатывают детально.

Кто и как моделирует бизнес-процессы. В небольших компаниях лучше, чтобы процессы моделировал собственник: он знает свой бизнес и сможет подробно всё описать. В среднем и крупном бизнесе так не получится — процессов много, и они масштабные. Руководителю известно не всё. В этом случае моделированием занимается экспертная группа. В неё входят бизнес-аналитики и специалисты, которые принимают участие в моделируемых процессах.

Чаще всего бизнес-процессы моделируют графически, в виде карт. Иногда — описывают текстом: составляют пошаговую инструкцию с уточнениями, кто и что делает. Также можно использовать таблицы: в строках описывать действия, а в столбцах — исполнителей и этапы.

На мой взгляд, самый удобный и наглядный способ — нарисовать. Новичкам я рекомендую взять обычный графический редактор — например, Microsoft Paint или Adobe Photoshop. В нём можно самостоятельно нарисовать интуитивно понятную схему бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов — это изучение их текущего состояния. Анализ проводят, чтобы искать слабые стороны процессов, избавляться от них и так делать бизнес эффективнее.

Анализ показывает, улучшаются ли результаты бизнес-процессов. Например, при нём могут сравнить, что было полгода назад и что происходит сейчас. Потом ищут решения, как сделать процессы эффективнее.

Это сложнее, чем моделировать процессы, поэтому анализ обычно доверяют бизнес-аналитикам. Подробно о бизнес-аналитике — в этой статье.

Какие есть методы анализа бизнес-процессов? Все существующие методы делят на количественные и качественные. Количественные — это оценка числовых показателей, качественные — всё остальное.

Качественные методы предполагают, что аналитик изучает графические схемы процессов и отзывы исполнителей. Аналитик опрашивает сотрудников, составляет матрицу проблем и изучает алгоритмы. Он пытается понять, где исполнители «спотыкаются» и как можно повысить эффективность.

Вот некоторые качественные методы:

SWOT-анализ;
анализ проблем процесса;
ранжирование процессов.

В этой статье мы не будем разбирать их подробно.

Результат анализа — отчёт, в котором описаны проблемные зоны и даны рекомендации, что и где улучшить.

Количественные методы предполагают, что аналитик собирает данные — например, финансовые показатели, временные затраты или объём брака — и подробно изучает их. Затем он сравнивает их с плановыми показателями и делает выводы: какие показатели соответствуют норме, а где процессы можно улучшить.

Обычно используют такие методы:

имитационное моделирование процесса;
АВС-анализ;
анализ показателей эффективности процесса.

Результат — отчёт с прогнозом того, какие показатели можно получить, и рекомендациями, как это сделать.

Фрагмент отчёта бизнес-аналитика

Как провести анализ бизнес-процессов самостоятельно? Для этого есть правило четырёх действий. Чтобы выполнить любую задачу, сотрудник:

воспринимает информацию;
принимает решение;
совершает действие;
контролирует результат.

На любую задачу бизнес-процесса нужно посмотреть через призму этих четырёх действий. Это покажет, какова ценность каждой задачи, нужно ли оптимизировать задачу и можно ли убрать её совсем.

Разберём на примере. Компания продаёт оборудование. Одна из задач менеджера после получения заявки от клиента — проверить наличие товара на складе. Ему нужно собрать и обработать информацию.

Менеджер не принимает решений, и контролировать результат ему также не нужно. Получается, что это линейное действие, которое можно автоматизировать с помощью системы учёта.

Фрагмент модели бизнес-процесса продажи промышленного оборудования

Таким образом, задачу «Проверить наличие товара на складе» можно убрать из алгоритма и так высвободить несколько минут рабочего времени.

Оптимизация бизнес-процессов: для чего она нужна и как её проводить

Оптимизация бизнес-процессов — любое их изменение, которое даёт положительный результат. Например, упрощение или ускорение работ, повышение производительности сотрудников, снижение затрат. Если в алгоритме было 11 действий, а стало 8, сотрудник тратит на них меньше времени. Значит, процесс оптимизирован.

Моделирование и описание бизнес-процессов — это тоже оптимизация. Если раньше не было понятных алгоритмов и инструкций, а теперь они есть, — процесс улучшен.

Иногда к оптимизации бизнес-процессов относят сокращение сотрудников. Это не совсем верно. Устранение исполнителей из процессов может быть мерой оптимизации, но важно обращать внимание на последствия. Например, если удалось сократить объём задач и при этом нагрузка на исполнителей уменьшилась, сокращение персонала допустимо. В противном случае сокращение увеличит нагрузку на сотрудников — и качество процессов пострадает.

Как понять, что процессы пора оптимизировать? В идеале оптимизацию бизнес-процессов проводят по результатам их анализа. Проанализировали процессы → получили рекомендации → начали оптимизировать.

Но в большинстве случаев все проблемы лежат на поверхности — о них известно и без анализа. Если сотрудники спотыкаются на каждой операции, а в процессах бардак — нужна оптимизация.

Вот шесть причин провести оптимизацию бизнес-процессов:

Штат растёт, а результаты падают.
Время на выполнение привычных операций заметно выросло.
Рутинные операции отнимают у сотрудников треть рабочего времени или больше.
Нет контроля — непонятно, как отслеживать выполнение и результат процесса.
Растёт количество отрицательных отзывов от клиентов.
Нет показателей эффективности — непонятно, как оценивать работу менеджеров.

Как оптимизировать бизнес-процессы? Оптимизация — один из этапов работы с бизнес-процессами. Когда схемы ещё не составлены, а анализ не проведён, то и оптимизировать нечего. Поэтому я бы рекомендовал начинать с моделирования — описания процессов «как есть» и анализа узких мест. Когда видны все проблемы — можно переходить к оптимизации.

Лучше действовать в такой последовательности:

На основе анализа нарисовать карту идеального процесса — как всё должно работать. При этом важно моделировать процессы с оглядкой на свои ресурсы. Превратить бизнес в ракету не выйдет, если бюджет позволяет внедрить только Trello и телефонию.
Составить перечень изменений — какие поправки нужно внести в процессы, чтобы получить желаемый результат.
Составить график изменений. Чтобы ничего не сломалось, лучше не внедрять всё и сразу. Правильнее оптимизировать короткими итерациями и сразу анализировать, что меняется и как на это реагируют сотрудники.
Приступить к оптимизации. Эффективность оптимизации лучше оценивать по количественным показателям: выручке, срокам, количеству сделок.

Проще всего оптимизировать процессы с помощью автоматизации: внедрить программы, которые заберут часть задач на себя.

Автоматизация — частный случай оптимизации и улучшения процессов. Она помогает бизнесу экономить время на рутинных операциях. Алгоритмы берут на себя повторяющиеся задачи, а сотрудники уделяют время более важным делам.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе. А можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Тогда программы будут сами обрабатывать заявки, подтягивать данные по оплате, отправлять письма клиентам и составлять отчёты в налоговую. Это и есть автоматизация: замена ручного труда работой алгоритмов.

Автоматизировать можно почти любой бизнес-процесс. Чаще всего роботам доверяют типовые операции:

обработку сделок;
SMS- и email-рассылки;
документооборот;
бухгалтерский и складской учёт;
проведение платежей.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это больше подходит для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Какие группы программных решений используют при автоматизации? Их разделяют в зависимости от назначения:

Группы программных решений для автоматизации бизнес-процессов

Бизнес-процессы есть в каждом бизнесе и даже у самозанятых. Они разные у всех компаний и никогда не повторяются даже у прямых конкурентов. Обычно их рисуют в виде интуитивно понятных блок-схем.
С процессами важно работать: моделировать, анализировать и улучшать их. Это повышает эффективность бизнеса, помогает экономить деньги и решать больше задач за меньшее время.
С бизнес-процессами обычно работают внешние аналитики. Если на их услуги нет денег, анализировать и менять процессы можно самим. Чтобы получить ощутимый результат, нужно время.
Проще всего оптимизировать процессы с помощью автоматизации. Алгоритмы заберут часть рутины, а у сотрудников появится больше времени на важные дела. Автоматизировать можно практически любой бизнес-процесс.

Источник: материалы сайта skillbox.ru

Источник

Моделирование бизнеса. Основные подходы +7

Управление разработкой, Терминология IT, Управление проектами, Бизнес-модели

Рекомендация: подборка платных и бесплатных курсов 3D-моделирования — https://katalog-kursov.ru/

Я уже писал о моделировании при помощи IDEF0 (Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования), об организации работы склада и работе с клиентами от лида до сделки (Внедрение CRM. От регистрации лида до закрытия сделки. Кейс и пояснения), о системе Bizagi (Bizagi. Описание. Пример). И везде я использовал при пояснении примеров и практических решений нотации бизнес-процессов.

С одной стороны, применение схем для наглядности при описании моделей бизнеса в ни у кого не вызывает вопросов. Это действительно очень удобно. С другой стороны, многие бизнесмены и даже мои коллеги недоумевают, зачем нужны специальные нотации и правила для разработки бизнес-процессов, ведь можно в любом графическом редакторе (visio) или при помощи других удобных инструментов просто нарисовать интуитивно понятную схему.

О том, почему так важна стандартизация, а также о том, в каком случае применяется тот или иной подход, я и хочу поговорить.

Основные подходы

Функциональный;
Процессный;
Ментальный (с применением ментальных карт).

Функциональное моделирование

Например, компания разрабатывает какую-то CRM-систему для своего бизнеса. В случае применения функционального подхода к моделированию уже сама выбранная среда для работы подсказывает, с чего начинать. Точка входа – «входящий интерес клиента или лид», точка выхода – желаемый результат: «покупка и получение лояльного клиента», «получение постоянного клиента», «получение максимум информации о потенциальном клиенте» и т.д.

Функциональные модели вы можете также использовать для демонстрации своих идей и вариантов решений. Это также очень удобно, ведь в процессе демонстрации вы можете двигаться от общего к деталя, по мере необходимости разделять и декомпозировать функции. Но декомпозировать вы будете при этом именно функции, и, разделяя одну функцию на несколько, вы не получите описание процесса.

Правила работы с IDEFO вы можете подробнее изучить, прочитав мою статью Знакомство с нотацией IDEF0 и пример использования.

Процессное моделирование (моделирование бизнес процессов)

Процесс с точки зрения бизнес-модели — это последовательность каких-то событий и действий, которые имеют начало и конец.

В этом кроется основное отличие процессного моделирования от функционального. Функциональное моделирование рассматривает бизнес-модель с точки зрения входа и выхода (имеющихся ресурсов и желаемого результата). А процессное основано на последовательности действий в определенных границах, в случае BPMN это будут начало и конец события.

Все процессы могут разбиваться (детализироваться) на подпроцессы вплоть до детализации на уровне задач, т.е. действий, дальнейшая детализация которых невозможна. Процесс – это некая последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы получить определенный результат. Необходимо отметить что в модели бизнеса как процесса результат может и не быть явным в отличии от функциональной модели.

Принципиальное отличие процессного моделирования от функционального заключается в том, что при процессном моделировании основное внимание уделяется не тому, что мы хотим получить, а тому, что нужно сделать для получения результата, т.е. не итогам той или иной деятельности, а самой последовательности действий.

Есть и еще одно очень важное отличие. Функциональную модель невозможно использовать при реализации какой-то либо системы, только для проектирования. А процессный подход позволяет создавать исполняемые модели, т.е. описания последовательности действий, которые мы можем в дальнейшем перевести в какую-то среду для создания системы совместной работы предприятия, основанной на процессном подходе.

Ментальный подход (ментальные карты)

Такой вариант подхода применяется, прежде всего, для себя. Рисование схемы в свободной форме помогает структурировать свои знания, так сказать, “разложить по полочкам” в свободной форме полученную информацию. Также подобные ментальные карты помогают найти решение, которое уже позже, по мере необходимости, будет воплощаться в рамках строгих правил процессного или функционального подхода.

Можно применять ментальные карты и для демонстрации клиентам: и существующей ситуации, и вариантов решения поставленной задачи. Ментальные карты помогут наглядно продемонстрировать, какие методы могут быть использованы, показать в наглядной форме различные идеи.

Плюсы применения таких ментальных карт очевидны:

Не нужно знать какие-то специальные языки;
Нет строгих рамок и ограничений при создании схемы;
Ментальная карта в большинстве случаев интуитивно понятна;
Создавать такие схемы просто.

В результате для понимания модели и заложенных в ней идей требуется присутствие и комментарии ее разработчика (аналитика).

Методология и языки бизнес-моделирования

Методология — это система принципов и стандартов описания бизнес моделей и их последующего анализа. В то время как язык бизнес-моделирования – это не более чем инструмент для разработки моделей бизнеса.

Здесь напрашивается сравнение с программированием вообще и применением конкретного языка программирования. Программирование включает в себя и построение алгоритма, и выбор подходящего языка программирования, и реализацию алгоритма программы в рамках того или иного языка. А, например, программирование на языке Си++ – это уже заведомо ограничение определенными рамками, так как средствами определенного языка можно решить только четко ограниченный круг задач, и, одновременно, даже если задачу можно решить средствами Си++ совсем не обязательно, что именно этот язык будет в конкретном случае оптимальным. В общем, разницу между понятием «программирование» и «программированием в рамках определенного языка», я думаю, большинство понимают даже без таких пояснений.

Отличие языков разработки бизнес-моделей в от языков проектирования систем

Основное различие этих языков от языков разработки бизнес-процессов лежит в их предназначении. Если языки проектирования IT-систем рассматривают бизнес-процессы с точки зрения возможности их автоматизации, воплощении в IT-системах, то языки бизнес-моделирования рассматривают последовательность действий именно с точки зрения бизнеса, включая работу как IT-систем, так и сотрудников, движения товаров и т.д.

В то же время языки разработки бизнес-процессов охватывают максимально именно работу бизнеса как такового, а вот те или иные нюансы автоматизации и алгоритмизации систем в них описать далеко не всегда возможно с достаточной степенью детализации.

Преимущества разработки моделей бизнеса

На самом деле, стандарты и правила – это огромный плюс:

Языки моделирования помогают максимально качественно передать информацию. Стандартизация повышает простоту восприятия.
Скорость разработки моделей значительно увеличивается. Языки содержат все необходимые инструменты и графические блоки в готовом виде. Вам не придется «рисовать» или придумывать свою терминологию. Инструментарий уже готов, и работа в его рамках значительно ускоряется. Конечно, язык нужно выучить. Но один раз изучить – это намного быстрее, чем каждый раз придумывать и пояснять собственный набор обозначений.
Снижается число возможных ошибок. Сами элементы системы уже будут «подсказывать» перечень возможных и необходимых действий. А в случае создания исполняемых моделей или неисполняемых, но в строгих рамках правил, всегда можно проверить работу бизнес-модели в исполняемой среде и провести отладку, как при программировании.

Применение моделей бизнеса на практике

Кроме того, наглядные схемы бизнес-моделей помогают мне в процессе взаимодействия с клиентами. Проекты у меня часто бывают сложными, и обычного текста или устной речи бывает недостаточно для понимания, в то время как использование наглядных бизнес-моделей снижает затраты времени клиента на чтение и понимание моих предложений, и практически исключает проблемы взаимопонимания в этом вопросе. И если несколько лет назад я еще сталкивался с недоумением со стороны клиентов, то сейчас вариант описания «на словах» без наглядных и удобных схем практикуется крайне редко.

А в случае автоматизации какого-либо этапа работы или создания автоматизированной системы управления бизнесом на основе проектно-ориентированного подхода качественная бизнес-модель, выполненная в том или ином языке моделирования, станет готовым руководством для технических специалистов.

Источник

30.09.2018

Поговорка гласит: “Одна голова — хорошо, а две лучше”. Можно продолжить в геометрической прогрессии: четыре лучше двух и т.д. Почему так? Потому что мы ограничены собственным опытом, предубеждениями и областями знаний.

Эти области знаний являются основой для «ментальных моделей» — активов, которые мы используем все время, но, возможно, не осознаем, все их возможности.

У сотрудников компании разный опыт за спиной. Предположим, маркетолог может потратить существенное количество драгоценного времени на создания контента-плана, который, по его мнению, сможет раскрыть суть и позицию бренда. В то время как сотрудник отдела продаж проведет свое время, общаясь с клиентами и преподнося им возможности компании уже сейчас. Если объединить усилия сотрудников, они смогут найти уникальное решение проблемы, основываясь на своих знаниях и компетенции.

Однако, невозможно проводить круглый стол каждый раз, когда будет необходимо принять то или иное решение. Каждый должен выполнять свою работу. Тем не менее есть способ, как “сломать” этот порочный круг: ментальные модели.

Что такое ментальная модель?

Ментальная модель — это процесс мышления, который необходим для придания смысла жизненному опыту, объяснения причин и следствий. Проще говоря, это объяснение того, как что работает.»

Американский предприниматель, писатель и блогер Джеймс Клир объясняет ментальные модели следующим образом:

«Ментальные модели определяют ваше восприятие и поведение. Это инструменты мышления, которые вы используете для понимания жизни, принятия решений и решения проблем. Изучение новой ментальной модели даёт вам новый способ увидеть мир».

Сеть ментальных моделей Чарли Мангера

Чтобы лучше понять ментальные модели, необходимо обратиться к работе Чарли Мангера — адвоката, известного экономиста, профессионального инвестора и правой руки миллиардера Уоррена Баффета. Мангер интересовался психологией. На практике он убедился в том, что сеть ментальных моделей может не только помочь найти выход из сложной бизнес-ситуации, но и предугадать исход событий. Вот что он говорил:

«Ты не можешь знать всего, ты просто помнишь отдельные факты и пытаешься их собрать вместе. Если эти знания не будут складываться в единую теоретическую сеть, ты не сможешь применить их на практике».

Именно сеть ментальных моделей позволяет нам изменить наше представление о проблеме. В любом случае, не каждая дилемма представляется нам таким же образом или может быть решена с одной и той же точки зрения. Чем больше ментальных моделей вы практикуете, тем проще вам становится адаптироваться под изменяемые жизненные условия.

Как построить свою сеть ментальных моделей? Предлагаем вашему вниманию несколько распространенных методов обработки знаний, которые вы вполне возможно уже используете, даже не подозревая об этом.

14 примеров ментальных моделей

1. Теорема Байеса

Это одна из теорем, основанных на теории вероятностей. Ее суть заключается в том, чтобы предугадать вероятность какого-либо события, основываясь на имеющейся информации. На основе этой информации, прошлых результатов, текущих условий получается новое знание.

Как это можно применить в маркетинге? Предположим, вы запустили email-рассылку, при которой у вас было только 20% прочитываний. Спустя месяц вы вновь запускаете аналогичную маркетинговую кампанию и ставите цель — 20% прочитываний, но получаете 25%. В следующем месяце ваши электронные письма прочитали 26% из списка рассылки. После чего на основе данных за последние месяцы вы проводите чистку адресов для рассылки и удаляете тех, кто совсем не читал ваших писем. Таким образом для следующей email-рассылки число прочитанных сообщений должно увеличиться.

2. Круг компетенции

За эту ментальную модель стоит поблагодарить Уоррена Баффета. В 1996 году Баффет сказал своим акционерам:

«Вам не обязательно быть экспертом в каждой компании или даже в нескольких. Вам нужно иметь возможность оценивать компании в пределах вашего круга компетенции. Размер этого круга не очень важен, однако знание его границ является жизненно важным».

Сосредоточьтесь на своей области знаний и не бойтесь говорить «Я не знаю», когда вы имеете дело с чьим-то кругом компетенции.

Например, копирайтер может написать статью о том, как риэлтору привлечь клиентов, однако ему не нужно подробно описывать всю специфику работы менеджера по недвижимости. Риэлторы и сами прекрасно знают, что нужно их клиентам и как работает отрасль.

3. Склонность к подтверждению своей точки зрения

Это тенденция человека искать и интерпретировать информацию так, чтобы она подходила под его картину мира, убеждения или точку зрения.

Например, весной у вашей компании были отличные продажи и вы ожидаете (или отчаянно желаете), что тенденция роста продолжится и интерес к продукции бренда будет расти. Однако летние месяцы характеризуются спадом продаж в некоторых отраслях в связи с отпусками, каникулами и прочими факторами. Вы можете сфокусироваться на том, что продажи были отличными в первую неделю июня, не замечая дальнейший спад.

Чтобы защитить себя от предвзятости, примите то, что ваше восприятие не всегда (или даже часто) равнозначно реальности. В приведенном выше примере вы можете задать себе вопросы: «Есть ли что-нибудь, что может помешать нашей цели?»

Будучи более скептичным, вы будете более глубоко исследовать возражения, которые, в свою очередь, помогут вам установить более реалистичные ожидания, пока не станет слишком поздно.

4. Инверсионная ментальная модель

Это одна из самых мощных ментальных моделей. Вместо того, чтобы думать о желаемом исходе, рассмотрите исход, который вы хотели бы избежать.

Например, вы хотите получить повышение до руководителя отдела маркетинга. Вместо того, чтобы спросить себя: «Что я могу сделать, чтобы получить повышение?» спросите себя: «Что мешает моему продвижению?»

5. Фундаментальная ошибка атрибуции

Этот термин из психологии обозначает способность человека объяснять поступки и поведение других людей их характерными качествами и личностными особенностями, а собственные — внешними факторами.

Например, если ваш коллега опаздывает на собрание, вы вероятно подумаете, что он не пунктуальный, а не то, что он может застрять в пробке.

Поведение, как правило, ситуативно, поэтому ваши прогнозы о том, как люди будут действовать, будут более точными, если вы не станете рассматривать их действия, основываясь на характере.

6. Бритва Хэнлона

Бритва Хэнлона говорит нам о том, что в первую очередь в неприятных событиях лучше видеть человеческую ошибку, а только потом злой умысел. Были ли у вас ситуации, когда важный партнер постоянно переносил встречи? Вы явно думали, что он не хочет сотрудничать, но через время выяснилось, что он был занят и готов встретиться для обсуждения сделки? Знакомо?

7. Психология зависти

Есть два типа зависти. Продуктивный тип — «неполноценность» или желание поднять свой уровень. Вы хотите стать таким же успешным, как директор по маркетингу вашей команды? Вы мотивированы завистью к нему.

Непродуктивный тип — злонамеренная зависть или желание взять что-то ценное от кого-то другого — не для ваших собственных целей, а с желанием навредить.

Зависть неполноценности может принести вам пользу, желание провала конкурентов только отвлечет вас. Превратите зависть в возможность развития: какое умение или привычку вы можете приобрести, чтобы улучшить свою работу?

8. Закон убывающей доходности

Это закон, гласящий о том, что со временем усилия прикладываемые к какому-либо делу могут давать все меньшую отдачу. Лучший пример для этого диета. В первый месяц, как вы только сели на диету вы можете потерять четыре килограмма. Второй месяц вы можете потерять три. Третий месяц вы можете похудеть на два.

Как эту модель можно применить к маркетингу? Во-первых, убедитесь, что вы сосредоточены на важной работе. Допустим, вы потратили неделю на изучение сегмента портрета клиента, чтобы запустить блог, отвечающий его интересам. Вполне вероятно, что к концу это недели у вас уже будет подробное описание нужд клиента и на вторую неделю работы вы не добьетесь столь значимых результатов. Поэтому можно изменить направление деятельности и, скажем, изучить другой сегмент аудитории, более заинтересованный в иной маркетинговой стратегии.

9. Маржа безопасности

Маржа безопасности в экономике — это запас финансовой прочности или превышение запланированных продаж над продажами в точке безубыточности. В концепции ментальных моделей — это идея о том, что вы должны оставить себе место для ошибок или неудач. Например, при учете ориентировочной конверсии сайта можно не учитывать некоторые маркетинговые действия, в результате которых вы не уверены. Так, вы можете не знать, какой точно будет выхлоп с email-рассылки, поэтому и результаты ее работы лучше не включать в план.

Лучше быть приятно удивленным, чем расстроенным.

10. Бритва Оккама

Этот принцип утверждает, что самое простое объяснение обычно является правильным. Если вы пытаетесь понять, что произошло, разработайте самую основную гипотезу.

11. Альтернативные издержки

Делая тот или иной выбор вы можете упустить выгоду. Например, ориентируясь исключительно на один сегмент целевой аудитории, вы можете упустить прибыль, которую можно будет получить подключив другие.

Принимая решение, задавайте себе вопросы: Какая альтернатива? Вы готовы это сделать?

12. Принцип Парето

Принцип Парето, также известный, как правило 80/20, означает, что большинство результатов не распределяются одинаково. Другими словами:

20% работы генерирует 80% прибыли
20% трафика дает 80% доходов
20% потраченного времени дает 80% результатов

Анализируя результаты своей работы, можно изменить направление деятельности и получить невероятные результаты.

13. Привязанность к преимуществам

Победитель получает все. Лидеры рынка действительно способны охватить большее число покупателей, чем их конкуренты. Этот ресурс дает им еще большее преимущество.

Однако смысл этой ментальной модели в действии от обратного. Не стоит сосредотачивать исключительно на том сегменте, который приносит наибольшую прибыль. Есть ли возможность, что вы плохо проработали остальные?

14. Избыточность

Аналогичным образом, избыточность описывает, что делают хорошие стратеги, чтобы создать подушку безопасности на случай ошибки.

Как маркетолог, вы можете использовать эту стратегию для создания кампании, которая позволит вашим читателям, подписчикам, клиентам и существующим клиентам быть счастливыми и образованными, а также делать ставку на совершенно новое предложение. Возможно, вы продвигаете огромный продукт прямо сейчас и преследуете амбициозную цель в следующем месяце. Проводите четыре или пять небольших кампаний с низким уровнем риска в то же самое время, чтобы гарантировать, что продажи останутся стабильными.

Благодаря этим ментальным моделям ваши аналитические навыки и навыки принятия решений будут постоянно улучшаться.

Источник