Материальный носитель с зафиксированной на нем информацией с реквизитами

В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия:

обязательный экземпляр документов (далее — обязательный экземпляр) — экземпляры различных видов тиражированных документов и экземпляры печатных изданий в электронной форме, подлежащие безвозмездной передаче производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

(в ред. Федеральных законов от 11.02.2002 N 19-ФЗ, от 26.03.2008 N 28-ФЗ, от 03.07.2016 N 278-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения;

(в ред. Федерального закона от 26.03.2008 N 28-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

экземпляр — образец тиражированного документа, идентичный оригиналу;

(абзац введен Федеральным законом от 11.02.2002 N 19-ФЗ)

система обязательного экземпляра — совокупность видов обязательных экземпляров, а также установленный порядок их собирания, распределения и использования;

абзацы шестой — седьмой утратили силу. — Федеральный закон от 26.03.2008 N 28-ФЗ;

(см. текст в предыдущей редакции)

обязательный федеральный экземпляр — экземпляры различных видов документов, изготовленных на территории Российской Федерации, за ее пределами по заказу организаций и отдельных лиц, находящихся в ведении Российской Федерации, а также документов, импортируемых для общественного распространения на территории Российской Федерации, которые подлежат безвозмездной передаче их производителями в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

(в ред. Федеральных законов от 11.02.2002 N 19-ФЗ, от 26.03.2008 N 28-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

обязательный экземпляр субъекта Российской Федерации — экземпляры изготовленных на территории субъекта Российской Федерации или за пределами его территории по заказу организаций, находящихся в ведении субъекта Российской Федерации, различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями документов в соответствующие организации субъекта Российской Федерации в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

(в ред. Федерального закона от 26.03.2008 N 28-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

обязательный экземпляр муниципального образования — экземпляры изготовленных на территории муниципального образования или за пределами его территории по заказу организаций, находящихся в ведении муниципального образования, различных видов документов, подлежащие безвозмездной передаче производителями документов в соответствующие организации муниципальных образований в порядке и количестве, установленных настоящим Федеральным законом;

(в ред. Федерального закона от 26.03.2008 N 28-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

производитель документов — юридическое лицо независимо от его организационно-правовой формы и формы собственности или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра (издатель, редакция средства массовой информации, производитель фонограммы, производитель аудиовизуальной продукции, организация по производству телерадиопродукции и телерадиовещательная организация, организации, осуществляющие научно-исследовательские, опытно-конструкторские и технологические работы, организации, на базе которых созданы советы по защите диссертаций на соискание ученой степени кандидата наук, на соискание ученой степени доктора наук (далее — диссертационные советы), и иные лица, осуществляющие подготовку, публикацию (выпуск) и рассылку (передачу, доставку) обязательного экземпляра);

(в ред. Федеральных законов от 11.02.2002 N 19-ФЗ, от 03.07.2016 N 278-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

получатель документов — юридическое лицо или его структурное подразделение, наделенные правом получения, хранения и общественного использования обязательного экземпляра на безвозмездной основе;

(в ред. Федерального закона от 26.03.2008 N 28-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

национальный библиотечно-информационный фонд документов Российской Федерации — собрание всех видов документов, комплектуемое на основе обязательного экземпляра, распределяемое в соответствии с настоящим Федеральным законом, предназначенное для постоянного хранения и общественного использования и являющееся частью культурного достояния народов Российской Федерации.

(в ред. Федерального закона от 26.03.2008 N 28-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

Источник

Методические рекомендации
по электронному копированию архивных документов
и управлению полученным информационным массивом

ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документ на компакт-диске – документ, носителем которого является компакт-диск типов CD-ROM, CD-RW, CD-R, DVD, DVD-R.

Единица хранения электронного фонда пользования – физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов.

Единица учета электронного фонда пользования – файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб).

Компакт-диск – оптический диск, в котором слой для записи информации располагается на одной поверхности подложки и данные считываются с помощью светового луча.

Компакт-диск с однократной записью информации (CD-R) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором информация может быть записана только однократно. Записанная на диске информация не может быть стерта или заменена на новую.

Компакт-диск незаписываемый (CD-ROM) – внешний носитель информации, оптический диск, на который информация переносится фабричным способом и доступна только для чтения (read-only memory – память «только для чтения»).

Компакт-диск с многократной записью информации (CD-RW) – внешний носитель информации, записываемый оптический диск, на котором возможны многократное стирание и многократная запись информации.

Конвертация – процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Контейнер – ящик, коробка или картонная коробка, используемые для хранения и перевозки материалов для записи.

Копия первого поколения (дубликат; рабочая копия) – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования мастер-копии.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются дубликатами.

Копия №№ поколения – цифровая копия архивного документа, полученная методом компьютерного преобразования копии первого поколения (дубликата).

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются документы, переписанные с подлинника или дубликата документа на машинном носителе или машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и содержащие указание, что эти документы являются копиями.

Мастер-копия – «идеальная» копия, сделанная с подлинника документа, эталон. В терминах данных методических рекомендаций – первая цифровая копия (копия-оригинал, подлинник), сделанная с подлинника архивного документа и не подвергавшаяся никакой обработке, в том числе многократной перезаписи (миграции, репликации) на другой носитель информации. Мастер-копия является неприкосновенной и не предназначена для использования.

Согласно ГОСТ 6.10.4–84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»: подлинником документа на машинном носителе является первая по времени запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ является подлинником.

Метаданные – данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов и управление документами в течение времени. ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Миграция цифровой информации – процесс периодического переноса цифровых материалов с одной аппаратно-программной конфигурации на другую, или с одного поколения компьютерных технологий на следующее (перевод в другой формат, из одной операционной системы в другую, с одного языка программирования на другой и пр.) с сохранением всех исходных функциональных характеристик, обеспечивающий долговременный доступ к цифровым объектам независимо от смены технологий. В настоящее время общепризнано, что миграция является неотъемлемой функцией цифровых архивов.

Согласно ГОСТ 15489–1–2007 «Управление документами. Общие требования»: Миграция – действие по перемещению документов из одной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Носитель информации – материальный объект, в том числе физическое поле, в котором информация находит свое отображение в виде символов, образов, сигналов, технических решений и процессов, количественных характеристик физических величин.

Обеспечение сохранности – процессы и операции по обеспечению технической и интеллектуальной аутентичности документов в течение времени. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Обновление – метод сохранения цифровой информации, предполагающий копирование на такой же носитель (предотвращает утрату цифровых материалов в случае физического старения носителя).

Оптический диск – выполненный в форме диска оптический накопитель, в котором запись и считывание данных осуществляется лазером при помощи луча света.

Оптический диск (DVD) – внешний носитель информации, в котором один или более слоев для записи информации располагаются между подложками и данные считываются с помощью светового луча. Имеет в несколько раз больший, чем CD, объем записываемых данных.

Оптический диск с однократной записью информации (DVD-R) – внешний носитель информации. Имеет в несколько раз больший, чем CD-R, объем записываемых данных.

Особо ценный документ – документ, имеющий непреходящую культурно-историческую, научную ценность, а также особую важность для общества и государства, находящийся на особом режиме учета, хранения и использования.

Оцифровка (англ. digitization, оцифрование) – описание объекта, изображения или аудио- видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители.

Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами.

Оцифрованный документ – документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму.

Первичное средство хранения (первичная упаковка) – папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений.

Рабочая копия (копия первого поколения, дубликат) – цифровая копия, сделанная с мастер-копии и предназначенная для использования в различных целях.

Регистрация – действие по присвоению документу уникального идентификатора при его вводе в систему. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Репликация – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов. Репликация требует специальных мероприятий по поддержке всех копий в актуальном состоянии.

Режим хранения – совокупность температурно-влажностных и санитарно-гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением.

Сканер, иногда сканнер (англ. scanner, от scan – пристально разглядывать, рассматривать): в общем смысле – устройство или программа, осуществляющие сканирование, т.е. исследование объекта, наблюдение за ним или считывание его параметров.

Сканер изображений – устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики.

Сканирование – процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка.

Уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения юридического значения и /или автографичности.

Управление документами – совокупность действий по созданию, использованию, хранению и уничтожению документов в организациях, осуществляющих деловую деятельность планомерно и эффективно, в целях доказательства проведения деловых (управленческих) операций. ГОСТ 15489-1–2007 «Управление документами. Общие требования».

Фонд пользования – совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях (микрофиши, микрофильмы и электронные носители) и предназначенных для использования с целью обеспечения сохранности подлинников архивных документов.

Цифровой документ – зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств.

Электронный фонд пользования – 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования.

Электронная копия документа – копия, изготовленная в цифровой форме. ГОСТ 7.48–2002. «Консервация документов. Основные термины и определения».

Эмуляция – метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание образа исходного материала на другом носителе с сохранением всех функциональных характеристик (например, эмуляция CD-ROM на жёстком диске, или части информации жесткого диска на CD-ROM). Согласно ГОСТ 15971–90. «Системы обработки информации. Термины и определения», эмуляция – это имитация функционирования одного устройства посредством другого устройства или устройств вычислительной машины, при которой имитирующее устройство воспринимает те же данные, выполняет ту же программу и достигает того же результата, что и имитируемое. Эмуляция направлена на сохранение функциональности информационной системы, а не документов как доказательства.

Источник

Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так:

документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.

Реквизит — «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ создается в результате документирования — записи информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель — это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

документ — материальный объект,
документ — носитель информации,
документ — документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную.

Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения».

Источник

Докуме́нт (от лат. documentum — «образец, свидетельство, доказательство») — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве ^[1].

В узком смысле документ — облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Договор аренды

Официальная формулировка в законодательстве России:

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения

— Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов^[2]

Важный вид документов — различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься определённой деятельностью.

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов.

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов. При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Совокупность работ по документированию управленческой деятельности предприятий и по организации в них движения документов характеризует термин «Делопроизводство».

Содержание

1 Классификация документов
2 Функции документов
3 Юридический документ
4 См. также
5 Примечания
6 Литература
7 Ссылки

Классификация документов

Документы различают:

По назначению
- организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);
- распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);
- информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);
- учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);
- нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;
- и др.
По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.)
По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)
По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные
По способу представления — электронный, на бумажных носителях
По месту издания — внутренние, внешние
По направлению отправки — входящие, исходящие
По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные
По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые
По уровню секретности — не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

Для автоматизации обработки документов с XX века широко используются компьютеры.

На протяжении истории носители информации менялись.

Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т. п. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Функции документов

В этом разделе не хватает ссылок на источники информации.

Информация должна быть проверяема, иначе она может быть поставлена под сомнение и удалена.
Вы можете отредактировать эту статью, добавив ссылки на авторитетные источники.
Эта отметка установлена 12 мая 2011.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно принято разделять на три блока:

Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» — количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.
Функции, обеспечивающие процесс управления
Функции, носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации,
Коммуникативная — документы являются средством обмена информации,
Социальная — состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации; документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,
Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,
Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,
Общекультурная — способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе,
Историческая — документ является историческим источником.

Юридический документ

Юридический документ — материальный носитель, оформленный и составленный в соответствии с требованиями действующего законодательства, создающий у лиц права и обязанности.

См. также

Генератор отчётов
Доклад
Техническая документация
Технотронный документ
Файл
Электронный документ
HL7 (медицинский стандарт)
OpenDocument
Классификация интернет-ресурсов в библиотеках

Примечания

↑ Большая советская энциклопедия
↑ Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» от 23.11.1994 г. (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 26.03.2008 № 28-ФЗ)

Литература

Документ // Энциклопедический словарь Брокгауза и Ефрона: В 86 томах (82 т. и 4 доп.). — СПб., 1890—1907.
Словарь терминов по информатике. Наука, 1971.

Ссылки

Документ — статья из Большой советской энциклопедии

Источник

1

2

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нем каким-либо способом информацией, представляющей собой текст, звукозапись, изображение и (или) их сочетание, и предназначенный для передачи информации во времени и в пространстве. Документ, как правило, имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать. По способу представления документы делятся на электронные документы и документы на бумажных носителях. Документ

3

По назначению: организационные документы ( Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы ( Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка); учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.); нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы); Классификация документов

4

По времени создания первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.) По способу изготовления черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал) По типу содержания текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные По способу представления электронный, на бумажных носителях По месту издания внутренние, внешние Классификация документов

5

По направлению отправки входящие, исходящие По распространению опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные По необходимости технических средств человекочитаемые, машиночитаемые По уровню секретности — не секретные, секретные, с разным уровнем секретности. Классификация документов

6

Жизненный цикл документа — тип поведения документа от момента формирования до момента передачи в архив (на хранение) или уничтожения. Все документы проходят через пять основных этапов жизненного цикла (некоторые этапы могут повторяться, а некоторые имеют место только один раз): документы создаются; рецензируются и исправляются; формально или неформально утверждаются; распространяются или публикуются для более широкой аудитории; выполняют свою основную функцию и попадают в архив; при необходимости извлекаются из архива, а затем снова архивируются. Жизненный цикл документа

7

Этапы технологической цепочки обработки документов: прием и первичная обработка; предварительное рассмотрение и распределение; регистрация документов; направление на исполнение и исполнение документов; оформление и удостоверение документов; отправка. Этапы технологической цепочки обработки

8

на бумаге документ удобней читать, для этого не надо использовать специальное программное обеспечение документ легко подписать и не надо использовать технические средства Преимущества документа на бумаге

9

Если нет чёткой организации документа, то поиск необходимой информации занимает много времени Одновременно документ на бумаге может использовать только один человек Пересылка документа по почте занимает много времени Хранение бумажных документов требует много места Ограничения документов на бумаге

10

Электронный документ любая текстовая, звуковая, графическая и другая неструктурированная информация, созданная с помощью средств компьютерной обработки информации и сохранённая на машинном носителе. Электронный документ приобретает юридическую значимость благодаря электронной цифровой подписи, которая аналогична подписи на бумажном носителе и равнозначна ей, если при этом соблюдаются определенные условия. Электронный документ

11

Обладает рядом бесспорных преимуществ, таких как: долговечность, простота редактирования и прочей работы с ним возможность поиска по ключевым словам удобство в использовании в автоматизированных системах управления предприятием. Преимущества электронного документа

Источник

Документ

Докуме́нт (от нем. Dokument, далее от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство) — материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде.

В узком смысле докуме́нт — облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения. В широком смысле и книга, и скульптура — документы.

Документ — материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Источник: Википедия

Связанные понятия

Акт (от лат. actus «действие») — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами.

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — вид государственной, муниципальной, научной, коммерческой и некоммерческой деятельности, связанной с вопросами документирования и организации работы с документами. Это система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Удостоверение личности — документ, который удостоверяет личность и основные анкетные данные его владельца.

Па́спорт (фр. passeport, итал. passaporto от лат. passer — проходить и port (порт) — ранее так называлось письменное разрешение на переход или «выход из порта») — государственный документ, удостоверяющий личность и гражданство владельца при пересечении границ государств и пребывании за границей. Паспорт указывает на гражданство, но не обязательно указывает на страну проживания.

Законода́тельство — издание законов; а также свод законов. Все нормативно-правовые акты, которые издаются в государстве.

Упоминания в литературе

В силу многофункциональности документа существует множество его определений, в которых акцент делается на различные характеристики и функции документа (исторический источник, доказательство, средство коммуникации, средство фиксации информации и др.). В частности, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» содержит следующее определение документа – это «зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» [67]. В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (ст. 2) содержится определение понятия «документированная информация», под которой понимается «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель» [5]. В отличие от приведенных определений, акцентирующих внимание на функции документа как средства фиксации информации, ГОСТ Р 52292-2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» содержит определение, ориентированное на коммуникативную функцию. Здесь документ понимается как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды» [56]. При этом закреплены основные требования к документам (электронным документам): фиксированность, доступность, целостность, легитимность. Сходные требования к документам содержит принятый на основе международного стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» – это аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования [59].

Многие юристы, правоведы исходят из того, что документ ― это материальный объект с информацией либо деловая бумага, подтверждающая какие-либо права на что-либо. Но неправильно определять документ только как письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентными органами в установленном законом порядке. У всех приведенных формулировок общим является сведение понятия к материальному носителю (бумаге) и способу документирования (письменный источник). Однако благодаря современным технологиям в сфере информатизации стало появляться и активно использоваться большое количество документов на материальных носителях, информацию, зафиксированную иными способами. В информатике под документом подразумевается материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде, имеющий обращение в информационных системах. Часто определение документа фиксируется в нормативных актах и государственных стандартах.

Современные учеты представляют собой системы информации – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления[42]. В зависимости от объема учитываемой криминалистической информации она сводится в базы и банки данных (база данных – совокупность организационных взаимосвязанных данных на машинных носителях; банк данных – совокупность баз данных, а также программных, языковых и других средств, предназначенных для централизованного накопления данных и их использования с помощью электронно-вычислительных машин)[43]. Каждый объект учета представлен в виде документальной информации (документа), который фиксируется на материальном носителе и содержит реквизиты, позволяющие этот документ идентифицировать[44]. Действия, связанные с комплектацией объектов учета, осуществляются в форме информационных процессов, представляющих процедуру сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации[45]. Можно отметить, что те же самые действия, предусмотрены «Правилами международного полицейского сотрудничества и внутреннего контроля за архивами Интерпола», которые действуют в этой организации, дают пояснение этому понятию. Вместо термина «информационные процессы» (ст. 2 указанного документа) употребляется словосочетание «обработка информации», «включающая все операции по сбору, регистрации, анализу, проверке, модификации, сохранению и уничтожению информации вне зависимости от способов выполнения данных операций»[46].

Под понятием «диагностическая карта» Закон подразумевает документ, оформленный по результатам проведения технического осмотра (ТО) транспортного средства (в том числе его частей, предметов его дополнительного оборудования), содержащий сведения о соответствии или несоответствии ТС обязательным требованиям безопасности ТС и служащий основанием для оформления и выдачи талона ТО, международного сертификата технического осмотра (МСТО) или отказа в их выдаче. Это понятие в себя включает следующие аспекты: это документ; этот документ оформляется по результатам проведения ТО ТС; этот документ должен содержать сведения о соответствии или несоответствии ТС обязательным требованиям безопасности ТС; этот документ служит основанием для оформления и выдачи талона ТО, МСТО или отказа в их выдаче. Иными словами, данное определение указывает на то, что диагностическая карта – это документ, который оформляется в строго определенных случаях, содержит определенные сведения, и оформление этого документа несет правовые последствия. В статье 1 Закона от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (ред. от 11 июля 2011 г.) дается общеправовое понятие документа, где сказано, что документ – это материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Неофициальная учетная документация должна исследоваться экспертом-бухгалтером в пределах ее количества (объема), изъятого и приобщенного к делу. Трудности ее использования в экспертизе во многом связаны с многообразием форм этих документов и различной степенью их оформления. Экспертная практика показывает, что в составе указанной документации встречаются неполноценные документы, содержащие такие недостатки, как небрежность оформления, неоговоренные исправления, отсутствие подписей лиц, совершивших операции, неясное или неполное указание операций, наименований, фамилий и т. д. В отдельных случаях такая документация не охватывает учетный период и является отрывочной. В связи с этим возникает необходимость в определении порядка оценки неофициальных учетных документов и пределов их использования в бухгалтерской экспертизе. В уголовно-процессуальном законодательстве письменные документы, используемые для доказательства, не подразделяются по признаку установления порядка документирования тех или иных операций и по форме самих документов. В судебно-следственной практике по делам о растратах, хищениях и недостачах товарно-материальных ценностей и денежных средств важным и определяющим для установления объективной истины является достоверность документов по существу их содержания. По этим основаниям неофициальные учетные документы и копии документов бухгалтерского учета (фотоснимки, письменные дубликаты, удостоверенные нотариальной конторой, компетентным учреждением или органом расследования), приобщенные к делу, могут исследоваться и оцениваться как всякие другие документы официального порядка. Необходимыми данными такого неофициального учетного документа следует считать сведения о том, кем, когда и какая совершена операция, о точных размерах операции (наименование товарно-сырьевых ресурсов, количество, сорт, цена, сумма).

Связанные понятия (продолжение)

Картотека (др.-греч. χάρτης «лист папируса» + θήκη «место хранения») — упорядоченное собрание данных, как правило на карточках малого формата. Представляет собой каталог.

Тайна связи (в юридической науке) — ценность, обеспечиваемая правом на тайну связи. В настоящее время право на тайну связи считается составной частью прав человека — естественных и неотъемлемых прав личности, признанных на международном уровне. Нарушением тайны связи признаётся ознакомление с охраняемым сообщением какого-либо лица кроме отправителя и получателя (или его уполномоченного представителя). В некоторых видах связи, в силу их технических особенностей, допускается ознакомление с сообщением…

Нормати́вный правово́й акт — официальный документ установленной формы, принятый в пределах компетенции уполномоченного государственного органа (должностного лица), иных социальных структур (муниципальных органов, профсоюзов, акционерных обществ, товариществ и т. д.) или путём референдума с соблюдением установленной законодательством процедуры, содержащий общеобязательные правила поведения, рассчитанные на неопределённый круг лиц и неоднократное применение.

Догово́р (мн. ч. — догово́ры, в разговорной речи допустимо — договора́) — «соглашение двух или более лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей» (ст. 420 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Электро́нный докуме́нт: Документ, зафиксированный на электронном носителе (в виде набора символов, звукозаписи или изображения) и предназначенный для передачи во времени и пространстве с использованием средств вычислительной техники и электросвязи с целью хранения и общественного использования.

Контроль (фр. contrôle, от contrerôle — список, ведущийся в двух экземплярах, от лат. contra — против и rotulus — свиток) — одна из основных функций системы управления. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального функционирования последней (измерение достигнутых результатов и соотнесение их с ожидаемыми результатами). На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений…

Протоко́л (др.-греч. πρωτόκολλον; от πρώτος «первый» + κόλλα «клей») изначально — документ, фиксирующий какое-либо событие, факт или договорённость. В дальнейшем семантика этого слова значительно расширилась.

Договор хранения может быть элементом другого договора (договора перевозки, поставки и пр.), в этом случае к отношениям сторон по хранению вещи применяются нормы о договоре хранения.

Первичный документ — документ, включающий исходные сведения, полученные в процессе исследований, разработок, наблюдений и других видов человеческой деятельности.

Персона́льные данные (ПД) или личностные данные — любые сведения, относящиеся к прямо или косвенно определённому или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных), которые предоставляются другому физическому или юридическому лицу либо лицам.

Инвентариза́ция — это проверка наличия имущества организации и состояния её финансовых обязательств на определённую дату путём сличения фактических данных с данными бухгалтерского учёта. Это основной способ фактического контроля за сохранностью имущественных ценностей и средств.

Информа́ция (от лат. informātiō «разъяснение, представление, понятие о чём-либо» ← informare «придавать вид, форму, обучать; мыслить, воображать») — сведения независимо от формы их представления.

Бланк — вид полиграфической продукции, представленный в виде стандартного бумажного листа определённого формата с воспроизведенной на нём постоянной информацией документа и местом, отведённым для переменной информации. Бланк предназначен для последующего заполнения, с этой целью на нём имеются пустые места для последующего внесения туда информации (вручную, на печатной машине, на компьютере). На бланках оформляется большая часть документов любого предприятия.

Юриди́ческое лицо́ — организация, которая имеет обособленное имущество и отвечает им по своим обязательствам, может от своего имени приобретать и осуществлять гражданские права и нести гражданские обязанности, быть истцом и ответчиком в суде.

Трудово́й догово́р — в трудовом праве письменный документ — соглашение между работником и работодателем, которое устанавливает их взаимные права и обязанности. В соответствии с трудовым договором работник обязуется лично выполнять работу по определённой должности, соответствующей его квалификации, а работодатель обязуется предоставлять работнику работу, обеспечивать условия труда и своевременно выплачивать заработную плату.

Иму́щество — совокупность вещей, которые находятся в собственности какого-либо физического лица, юридического лица или публично-правового образования (включая деньги и ценные бумаги), а также их имущественных прав на получение вещей или имущественного удовлетворения от других лиц, представляющие для собственника какую-либо полезность.

Сбор — обязательный взнос, взимаемый с организаций и физических лиц, уплата которого является одним из условий совершения в отношении плательщиков сборов государственными органами, органами местного самоуправления, иными уполномоченными органами и должностными лицами юридически значимых действий, включая предоставление определенных прав или выдачу разрешений (лицензий), либо уплата которого обусловлена осуществлением в пределах территории, на которой введён сбор, отдельных видов предпринимательской…

Правово́й ста́тус — установленное нормами права положение его субъектов, совокупность их прав и обязанностей. В правовой статус входят…

Коносаме́нт (фр. le connaissement; англ. bill of lading, B/L, BOL) — документ, выдаваемый перевозчиком груза грузовладельцу. Удостоверяет право собственности на отгруженный товар.

Физи́ческое лицо́ (от др.-греч. φύσις «природа»; англ. natural/physical person) — субъект гражданского права, являющийся одним человеком. Как и любой другой субъект права, физическое лицо имеет права и обязанности.

Изготовление ценных бумаг — регламентированный процесс производства бланков ценных бумаг — документов, удостоверяющих имущественные права, осуществление или передача которых возможны только при его предъявлении.

Архи́в (лат. archivum — от греч. άρχεϊον — «присутственное место») — 1) учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов; 2) собрание письменных памятников (рукописей, писем и т. п.), относящихся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица.

Методы финансового контроля — это приёмы исследования учётной документации и получения фактических данных, применяемые работниками контрольно-ревизионных органов и служб с целью выявления доказательной информации. Между различными методами финансового контроля нет чётких границ, многие из них находятся во взаимосвязи, включают элементы других методов. Во многих случаях достоверное установление фактов возможно лишь с помощью комплексного использования целого ряда методов.

Хозяйственная операция — событие, которое характеризует отдельные хозяйственные действия (факты), вызывающие изменения в составе, размещении имущества и (или) источниках его образования.

Сообще́ние — наименьший элемент языка, имеющий идею или смысл, пригодный для общения.

По́дпись (реже «личная подпись») — собственноручно написанная фамилия, уникальная совокупность символов, написанных от руки, возможно с применением определённых оформительных приёмов, служащая для аутентификации (иногда также для идентификации) человека.

Дове́ренность — уполномочие представлять или действовать от имени другого лица в правоотношениях.

Станда́рт (от англ. standard — норма, образец) в широком смысле слова — образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Сде́лка — действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.

Конфиденциа́льность (от лат. confidentia — доверие) — необходимость предотвращения разглашения, утечки какой-либо информации.

Хозяйствующий субъект — Это осуществляющие производство, реализацию либо приобретение товаров, оказание услуг и выполнение работ частные, государственные и иные предприятия, а также их филиалы и представительства, акционерные общества и иные товарищества, союзы, ассоциации, концерны, межотраслевые, региональные и другие объединения предприятий, организации и учреждения, банки, товарные и фондовые биржи, инвестиционные, пенсионные и другие фонды, иные объединения и граждане, занимающиеся самостоятельной…

Подробнее: Субъекты хозяйствования

Учрежде́ние — некоммерческая организация, созданная собственником для осуществления управленческих, социально-культурных или иных функций некоммерческого характера и финансируемая им полностью или частично.

Удостоверение — документ, который удостоверяет личность, должностные, социальные или иные права и обязанности владельца.

Аудиовизуа́льное произведе́ние — произведение, состоящее из зафиксированной серии связанных между собой изображений (с сопровождением или без сопровождения звуком) и предназначенное для зрительного и слухового (в случае сопровождения звуком) восприятия с помощью соответствующих технических устройств. (статья 1263 Гражданского кодекса РФ)

Акт (от лат. actus «действие»; actum est «сделано, совершено») — слово, применяемый во многих сферах деятельности, обозначающий отдельное действие или его оформление (документальную фиксацию)…

Должностное лицо — лицо, осуществляющее по назначению или по результатам выборов функции представителя власти, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями занимающее в государственных учреждениях, предприятиях, организациях, партиях, общественных учреждениях, организациях и формированиях должности, связанные с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных обязанностей.

Сертифика́т соотве́тствия — документ, удостоверяющий соответствие объекта требованиям технических регламентов, документам по стандартизации или условиям договоров.

Распоряжение — в государственном и административном праве — вид подзаконного акта управления, изданный органом власти или управления в рамках его компетенции и имеющий обязательную силу для физических и юридических лиц, которым оно адресовано.

Финансовый контроль — это совокупность действий и операций по проверке финансовых и связанных с ними вопросов деятельности субъектов хозяйствования и управления с применением специфических форм и методов его организации.

Государственная тайна — согласно определению, принятому в российском законодательстве, защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб государству.

Имущественное право (право собственности) — совокупность правовых норм, закрепляющих присвоенность вещей отдельным лицам и коллективам.

Лице́нзия (от лат. liсentia «право») — разрешение на право, либо право на выполнение некоторых действий, которое может удостоверяться (подтверждаться) одноимённым документом. На практике лицензиями также сокращённо именуются лицензионные договоры (соглашения), предусматривающие выдачу частноправовых лицензий. Пример: лицензия (разрешение) на строительство.

Эксперти́за (от лат. expertus — опытный, сведущий) — исследование, проводимое лицом, сведущим в науке, технике, искусстве или ремесле, привлечённым по поручению заинтересованных лиц, в целях получения ответа на вопросы, требующие специальных познаний.

Анке́та (фр. enquête «расследование; опрос»; ср.: англ. inquiry) — справка по вопросам социальным или экономическим, доставляемая по требованию правительства сведущими людьми.

Опубликование (выпуск в свет) — выпуск в обращение экземпляров произведения, представляющих собой копию произведения в любой материальной форме, в количестве, достаточном для удовлетворения разумных потребностей публики исходя из характера произведения.Документ, предназначенный для распространения содержащейся в нем информации, прошедший редакционно-издательскую обработку, самостоятельно оформленный, имеющий выходные сведения называется изданием.Электронный документ, правомерно введенный в гражданский…

Упоминания в литературе (продолжение)

Информационные ресурсы (информация) являются объектами отношений физических и юридических лиц между собой и с государством. В совокупности они составляют информационные ресурсы России и защищаются законом наряду с другими видами ресурсов. Документирование информации (создание официального документа) является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Следует учитывать, что документ может быть не только и даже не столько управленческим (деловым), имеющим в большинстве случаев текстовую, табличную или анкетную форму. Значительно большие объемы наиболее ценных документов представлены в изобразительной форме:

По смыслу действующего законодательства, под документом понимается любой материальный носитель с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»). Данная характеристика не позволяет индивидуализировать государственный сертификат из общей массы документов.

Вообще, документы являются одним из краеугольных камней бухгалтерского учета. Документ подтверждает совершение той или иной операции, описывает различные изменения характеристик объектов, удостоверяет право лица на совершение каких-либо действий. Формы одних видов документов разрабатываются и утверждаются компетентными государственными органами, а другие организациям и предпринимателям приходится составлять самим по необходимости и в том виде, в каком они считают это наиболее для себя приемлемым. В унифицированные формы разрешено вносить незначительные изменения – дополнять необходимыми строками или графами, сужать или расширять строки, запрещено лишь удалять реквизиты или строки. В любом случае, каждая организация должна утвердить в своей учетной политике перечень документов, которые будут использоваться в ее ежедневной деятельности, а также разработать и утвердить формы этих документов. Кроме того, утверждаются списки лиц, имеющих право подписи документов конкретного вида.

В данном документе были впервые нормативно определены такие понятия, как «политика безопасности», ТСВ и т. д. Согласно «Оранжевой книге, безопасная компьютерная система – это система, поддерживающая управление доступом к обрабатываемой в ней информации такое, что только соответствующим образом уполномоченные пользователи или процессы, действующие от их имени, получают возможность читать, писать, создавать и удалять информацию. Предложенные в этом документе концепции защиты и набор функциональных требований послужили основой для формирования всех появившихся впоследствии стандартов безопасности.

Характеристика комплексов электронных документов, формирующихся в РФ. Электронные документы как источники по истории постсоветской России. Полнота, репрезентативность информации по политической, экономической, социальной и духовной жизни общества. Историческая информатика. Перевод исторических источников в машиночитаемый вид. Источникоориентированное программное обеспечение. Коллекции машиночитаемых данных по отечественной истории. Основные проблемы отбора на государственное хранение электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов. Понятие о комплектовании и экспертизе ценности электронных документов. Экспертиза ценности электронных документов: критерии общие и специальные (технологические). Степень агрегированности информации, необходимость использования оригинального программного обеспечения, оценка формата, стоимость технологических миграций, процедуры удостоверения юридической силы и подлинности ЭД. Отбор электронных документов на хранение и уничтожение. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

Таким образом, предварительный анализ показывает, что именно в процессе применения названных выше организационных форм, как правило, непосредственно формируется государственно-властное волеизъявление органа исполнительной власти (должностного лица) и принимаются управленческие решения по наиболее важным вопросам государственного управления экономической, социально-культурной и административно-политической сферами. Облеченные в форму административно-правового акта, административного договора, иного официального документа, имеющего юридическое значение, решения, принятые на заседаниях, совещаниях, вызывают определенные юридические последствия, способствуют возникновению, изменению, прекращению административно-правовых отношений. В данном случае наблюдается тесная связь между организационными и правовыми формами управления. При этом организационные формы, по-нашему мнению, играют ведущую, определяющую роль по отношению к последним, которые, в свою очередь, выполняют вспомогательную, обслуживающую функцию. Формы управления материально-технического характера также, как и организационные, недостаточно изучены в науке административного права. Поэтому мы не можем согласиться с распространенным в литературе мнением о том, что все они носят исключительно вспомогательный характер и не вызывают юридических последствий. Например, заслуживают внимания, на наш взгляд, материально-технические операции, связанные с оформлением электронной подписи. В сегодняшних условиях формирования электронного правительства, в том числе организации информационного взаимодействия между органами исполнительной власти посредством электронного документооборота, значение таких операций постоянно возрастает. В соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»[133] наличие электронной подписи является основным условием признания электронных документов равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью должностного лица (ст. 6), то есть подтверждения их юридической силы. Таким образом, материально-технические операции, связанные с оформлением электронной подписи безусловно вызывают юридические последствия.

Безбумажная информатика развивается исключительно быстро. Но следует все же отметить, что в этой сфере не все прогнозы оправдываются и намерения претворяются в жизнь. (В архивах пылятся, например, фолианты разработок ОГАС – общегосударственной автоматизированной системы СССР, которые поначалу были даже секретными.) Информационные технологии позволили сделать огромный скачок в накоплении информации. Вместе с тем оцифровывание информации, будучи более экономичной формой представления и хранения ее как ресурса, является весьма актуальной проблемой. Самой развитой областью электронного документирования является сфера бизнеса, особенно банковского[52]. Применение электронного документа в органах государственной власти еще очень невелико, пока только налоговые, пенсионные ведомства и таможенная служба внедряют эту форму документа более активно (нередко, просто сканируя бумажный документ, а не создавая электронный первичный). Сочетание же бумажного и электронного документов в делопроизводстве значительно уплотняет массив документов.

Соответствие между владельцами и объектами обычно устанавливается с помощью журнала (книги) учета (ledger) или реестра (register) (запись актов гражданского состояния, бухгалтерская книга, финансовый реестр и т. п.). Но это не тот документ, который остается неизменным после создания. Каждый факт передачи права владения должен быть задокументирован в подобном реестре, потому что устаревший реестр или журнал (книга) не может являться достоверным доказательством для подтверждения права владения. Важность наличия реестра, содержащего самые последние сведения и оформляемого в надлежащем порядке, привела к появлению специализирующихся на этой области деятельности учреждений во многих сообществах. Чем большую ценность имеют некоторые типы объектов, тем больше вероятность существования управляемого на государственном уровне реестра, в котором документируются права владения этими объектами. Большинство таких реестров открыто для всех, чтобы упростить проверку и доказательство прав владения. Вы сами можете проверить наличие подобных реестров в вашей стране и узнать, какие именно права они удостоверяют. Я нашел реестры, документирующие права владения недвижимостью, патентами, судами, самолетами и компаниями. Кроме того, я даже обнаружил журналы регистрации браков, рождений и смертей.

Общедоступными являются открытые документы. К документам с ограниченным доступом относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению уполномоченных на то лиц. Документирование открытой информации и организация работы с открытыми документами входят в сферу действия открытого делопроизводства. Документы с ограниченным доступом относятся к сфере деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Нормативными документами установлено шесть видов тайны:

Требования к порядку оформления бухгалтерских документов для всех обязательны. Все хозяйственные операции должны оформляться в последовательности их совершения, тем самым обеспечивая сплошной непрерывный учет всех хозяйственно-экономических процессов и объектов учета; юридическое подтверждение бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для различного вида контроля и руководства деятельностью организации.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 27 декабря 1991 г. № 2124–1 «О средствах массовой информации»[22] (с изм. и доп., вступающими в силу с 10.11.2011) поиск, получение, производство и распространение массовой информации, учреждение ее средств, владение, пользование и распоряжение ими, изготовление, приобретение, хранение и эксплуатация технических устройств и оборудования, сырья и материалов, предназначенных для производства и распространения продукции средств массовой информации, не подлежат ограничениям, за исключением предусмотренных соответствующим законодательством РФ. В числе нормативных правовых актов, частично регулирующих рассматриваемые отношения, можно назвать и Закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».[23] Пользователь архивных документов имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в них, а также копии архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

Регистрация документов в системе производится с целью обеспечения доказательства того, что документ был создан или включен в документную систему, а также для упрощения и повышения надежности последующего поиска документа. Регистрация, как правило, включает: краткое описание документа (запись метаданных о документе); присвоение документу идентификатора, уникального внутри определенной документной системы.

Ядро официально-делового стиля образуют документы, т. е. деловые бумаги, составленные в соответствии с утвержденными нормативами и правилами и имеющие юридическую силу. Существующая документация весьма разнообразна и может быть разделена на типы и виды (или жанры) в зависимости от функции, содержания, назначения, формы отправления, степени доступности. Так, выделяют внутреннюю и внешнюю деловую переписку, организационно-правовую, плановую, распорядительную, информационно-справочную, отчетную, финансовую, договорную и другую документацию. В свою очередь, названные типы документов классифицируются по различным функциональным или целевым признакам на более мелкие виды, например, официально-деловая переписка делится на коммерческую и деловую, т. е. посредством деловой переписки решаются экономические, финансовые, правовые вопросы, а посредством коммерческой – оформляются коммерческие сделки.[50] По функциональному признаку письма делятся на запросы, предложения (оферты), претензии (рекламации), извещения, подтверждения, напоминания и т. д. Правила составления деловых бумаг достаточно полно излагаются в ряде методических и практических пособий,[51] а наиболее частотные типовые тексты документов будут рассмотрены ниже.[52] Язык организационно-распорядительной документации наиболее полно и последовательно представляет черты официально-делового стиля: стандартизированность и унификацию, безличность и официальность, отсутствие оценки и экспрессии, коммуникативную точность и лексическую ограниченность.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и по организации в них документов. Документированием называется процесс подготовки и создания документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, во-первых, презюмируется, что ценная бумага – это документ, подобное положение всегда справедливо для ценных бумаг, выпущенных в документарной форме. Естественно, при бездокументарной форме ни о каком документе как о вещи в буквальном смысле слова не может быть и речи. При документарной форме ясно, что ценная бумага должна быть установленной формы и с обязательными реквизитами, определяемыми законодательством о ценных бумагах каждого вида. Под документом следует понимать прежде всего материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (ст. 1 Федерального закона от 29 декабря 1994 г. «Об обязательном экземпляре документов»), т. е. документ в данном случае выступает как вещь. До недавнего времени велась интересная дискуссия по поводу юридического определения вещи. Истоки дискуссии, по мнению автора, восходят к неизбежным слияниям фундаментальных постулатов романо-германской и англосаксонской доктрин, в частности, в области фундаментальных положений о вещах.

отчетность. Это способ периодической публикации обобщенной информации по утвержденной государством форме (бухгалтерский баланс т. д.), эта отчетность является публичной и не является предметом коммерческой тайны. Система документов бухгалтерского учета представляет собой комплекс различных форм документации, каждый элемент которого выполняет определенные учетные функции.

Документальное наблюдение основано на использовании в качестве источника информации данных различных документов, например регистров бухгалтерского учета. Учитывая, что к заполнению таких документов, как правило, предъявляются высокие требования, данные, отраженные в них, носят наиболее достоверный характер и могут служить качественным исходным материалом для проведения анализа.

13. Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Стандарты серии ИСО 9000 – пакет документов по обеспечению качества. Три стандарта из серии ИСО 9000: ИСО 9001, ИСО 9002 и ИСО 9003 являются основополагающими документами «Системы качества», по которым могут быть получены сертификаты на соответствие. ИСО 9001 является наиболее обширным, так как в нем характеризуется система качества, которая распространяется на все возможные виды деятельности предприятия, включая вопросы организации и регламентации процессов управления, деятельности персонала, а также рекомендации по «управлению документацией и данными».

В качестве примера использования автоматизации для информационного сопровождения фундаментальных научных исследований можно привести Библиотеку по естественным наукам АН СССР (ныне БЕН РАН), где в конце 1970-х гг. была внедрена двухконтурная автоматизированная технология обслуживания институтов Академии наук СССР в режиме ИРИ на основе информации, поступавшей из ВИНИТИ на магнитных лентах. Для каждого обслуживаемого института формулировался ряд запросов, отражающих тематические интересы «коллективных» абонентов – сотрудников подразделений, занимающихся исследованиями по определенной тематике. Эти запросы, представляющие из себя набор тематических рубрик и ключевых слов, соответствующих тематике исследований каждого абонента, однократно вводились в автоматизированную систему и использовались для отбора соответствующих документов при поступлении новой порции данных из ВИНИТИ. В результате работы автоматизированной системы периодически (обычно 1–2 раза в месяц) по каждому запросу формировался массив новых документов (библиографические описания и рефераты), который распечатывался и передавался абонентам. Таким образом ученые регулярно получали информацию об опубликованных в мире материалах, соответствующих тематике их исследований (первый контур). В системе был реализован и второй контур: абоненты обязаны были возвращать в БЕН данные «обратной связи» (оценку каждого полученного документа, в том числе оценку, означающую потребность в полном тексте статьи). Эти данные обрабатывались в автоматизированном режиме, и одним из результатов обработки являлась распечатка требований на копирование материалов. В результате абоненты получали через библиотеки своих институтов ксерокопии заказанных ими материалов [Глушановский, Каленов, 2011]. Эта технология была признана типовой в масштабах всего СССР и была внедрена в ряде отраслевых информационных центров страны. Просуществовала она около 10 лет (до появления пришедших ей на смену сетевых технологий).

Отличительной чертой бухгалтерского учета является оформление хозяйственных операций первичными документами. Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете первичных документов регламентируется положением о документах и документообороте. Записи о совершенных хозяйственных операциях производятся в регистрах бухгалтерского учета строго на документальной основе. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и оформляться своевременно, в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным – непосредственно после ее окончания. Под первичным документом понимается письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или разрешение на нее получено. Информация о совершенных или разрешенных к проведению операциях может быть зафиксирована на разных материальных носителях, до сих пор самое широкое распространение имеют бумажные носители информации.

Требования к ресурсам, пересекающим границы процессов, могут быть зафиксированы в различных документах, например в спецификациях на входы и выходы процесса. Эти спецификации могут быть выполнены в виде отдельных документов или входить в состав регламентирующих документов по процессам.

Предметом исследования служит правовое и смысловое единство института легализации, анализ общих и отличительных черт различных правоприменительных механизмов и режимов признания, удостоверения, засвидетельствования, подтверждения доказательственной силы иностранных документов. Причем автор выбрал правила, предусматривающие унифицированные международные стандарты, судебную практику и те правовые теории, которые влияли и влияют на систему, содержание законодательства, правоприменительную деятельность уполномоченных органов по удостоверению российских публичных и частных документов, предназначенных для их действия за границей, и принятие документов, составленных за границей и предназначенных для их действия на территории Российской Федерации.

Хозяйственные операции оформляются в той последовательности, в которой они совершаются, что обеспечивает сплошной непрерывный учет всех хозяйственно-экономических процессов и объектов учета; юридическое подтверждение бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу; использование документов для различного вида контроля и руководства деятельностью организации.

Исходными материалами для разработки учетной политики участника обращения электрической энергии или сетевой компании при современном состоянии нормативной базы обеспечения коммерческого учета являются известные положения нормативных правовых документов, рассмотренных в главе 2. К дополнительным документам можно отнести ПУЭ [4], «Типовую инструкцию по учету электроэнергии при ее производстве, передаче и распределении» (РД 34.09.101-94) [3] и некоторые другие ведомственные (Минпромэнерго России) и корпоративные документы (документы РАО «ЕЭС России», собственные корпоративные документы участника рынка).

На основе вышеизложенного можно сделать вывод, что понятие CALS существенно расширилось, задача совместного использования электронной информации и обмена ею в части данных о структуре изделий, геометрических моделей, чертежей, документов (пояснительные записки, извещения, технические руководства, спецификации и т.п.) актуальна во многих отраслях, связанных с производством наукоемкой продукции. С связи с этим более широкое распространение приобретает термин PLM-система.

Ради справедливости стоит отметить, что отдельные нормативные технические документы в сфере ветеринарии распространяются федеральным научным учреждением «Росинформагротех» Минсельхоза России в виде бумажных версий документов и их электронных копий. Однако это отнюдь не решает всей проблемы: во-первых, данная организация обеспечивает доступ лишь к небольшой части нормативных документов, а во-вторых, распространение осуществляется за плату, размер которой довольно высок[6].

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

Оперативные подразделения в ходе своей деятельности документируют действия проверяемых и разрабатываемых лиц на различные физические объекты (фото-, видео-, аудиоматериалы и др.) которые можно использовать в качестве доказательств по уголовным делам в виде вещественных доказательств или документов – доказательств. В связи с этим, мы поддерживаем точку зрения, изложенную в учебном пособии под редакцией Н. А. Громова, А. Н. Гущина, Н. В. Луговца и М. В. Лямина, которые указывают, что материалы, полученные в результате использования современных научно-технических средств фиксации информации, могут выступать в уголовном процессе как документы – доказательства и как документы – вещественные доказательства, являющиеся самостоятельными источниками доказательств.[101] Но для этого необходимо внести изменение в статью 84 УПК РФ и изложить ее в следующей редакции:

Документ – письменное свидетельство факта хозяйственной операции. Одновременно составленный и оформленный документ – материальный предмет (бумага, магнитный диск и т.д.), на котором зафиксирована информация. Достоверность бухгалтерской информации напрямую зависит от качества составленного документа, поэтому каждый первичный учетный документ должен составляться с соблюдением установленных правил и требований.

В современных условиях бухгалтерская отчетность может и должна рассматриваться как важная предпосылка организации эффективных деловых взаимосвязей всех участников рыночных отношений. Чтобы стать реальным фактором делового оборота, информация, содержащаяся в бухгалтерской отчетности организации, должна обладать качественными характеристиками вполне определенного содержания, нести требуемую заинтересованным пользователям нагрузку. Требования достоверности и полноты согласно российскому законодательству лежат в основе признаков, гарантирующих качество представляемых в бухгалтерской отчетности сведений. Можно считать, что критерий качества бухгалтерской отчетности формализован. Так, в п. 3 ст. 1 Закона о бухгалтерском учете говорится, что одной из основных задач бухгалтерского учета является формирование полной и достоверной информации. Положением по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденным приказом Минфина России от 6 июля 1999 г. № 43н, предусмотрено, что бухгалтерская отчетность должна давать достоверное и полное представление об имущественном и финансовом положении организации, а также о финансовых результатах ее деятельности. При этом достоверной и полной признается бухгалтерская отчетность, сформированная и составленная в строгом соответствии с требованиями нормативных документов, и информация, единообразно сформированная и представленная по общеизвестным и признаваемым всеми заинтересованными лицами правилам, что исключает неоднозначность толкования этой информации. Обычно приводятся три аргумента в подтверждение тезиса о достоверности: а) бухгалтерские данные являются точными в отличие от данных, генерируемых в системе оперативного или статистического учета; б) они верифицируемы, поскольку подкреплены оправдательными документами; в) алгоритмы формирования подавляющего большинства отчетных данных чаще всего однозначно предопределены нормативными документами и потому могут быть легко проверены путем инвентаризации, ревизии контрольной проверки, сверки зафиксированных операций с типовыми проводками и др.

Прежде всего, технический регламент – это документ, в котором изложен исчерпывающий перечень требований, предъявляемых государством к тому или иному виду деятельности. Иные требования могут вноситься не другими документами, а только изменениями и дополнениями в данный регламент. Таким образом, технический регламент представляет целостное и системное регулирование направлений деятельности. Это принципиально изменяет ситуацию. Единицей такого нормирования, его базовым модулем, становится уже не отдельный документ (что удобно для инстанций нормирования), а регламент на вид деятельности, своего рода исчерпывающий свод норм и правил (что удобно для предприятий и необходимо для эффективного контроля). Размывание этого принципа приведет к сохранению и воспроизводству существующей ситуации, когда в стране действует более шестидесяти тысяч разного рода документов, содержащих обязательные требования и когда их полный объем для того или иного вида деятельности не знают не только контролируемые, но и сами контролирующие.

В виду вступления в силу новой версии Соглашения об аккредитации регистраторов (RAA 2013), Евросоюз обратил внимание ICANN о несоответствии отдельных положений документа требованиям европейского законодательства о защите персональных данных. В частности, в официальном письме выражена обеспокоенность по поводу RAA 2013 в части «легитимности обязательства регистраторов по хранению данных». Под огонь критики со стороны Еврокомиссии попали нормы Спецификации о хранении данных, согласно которым предполагается вменить в обязанность регистраторам архивирование соответствующей информации на срок от 180 дней (сведения об источниках и средствах оплаты регистрационных сборов; лог-файлы, переписка с клиентами относительно регистрации доменного имени и т. д.) до 2 лет (обычные, но расширенные за счет дополнительного включения сведений по 14 пунктам контактно-идентификационные данные о клиенте)[63]. Ранее срок хранения последней категории информации (до ее расширения – см. выше) составлял еще более продолжительный срок – 3 года.

Так как участок относится к машиностроительной отрасли, в различных отделах собрано большое количество нормативной документации (ГОСТы, ОСТы), которые требуют постоянной актуализации, внесения изменений; для решения подобных задач на участке создана электронная база данных нормативных документов с адресами хранения их бумажных копий.

Унифицированная форма документа – совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Нормотворческая технология не «умещается», не вписывается в нормотворческий процесс. Это хотя и пересекающиеся, но достаточно самостоятельные явления и, соответственно, понятия. В этой связи следует отличать категории «нормотворческий процесс», «стадии нормотворческого процесса» и «нормотворческая технология». Нормотворческий процесс и его стадии, официальное происхождение документа в компетентном органе, как правило, детально урегулировано нормативными правовыми актами. Нормотворческий процесс складывается, как правило, из очерченных в специальных нормативных правовых актах документов. Вначале оценивается концептуальная основа документа, затем структура и отдельные положения, используемые понятия, слова, словосочетания и др. Как отмечалось, отдельные элементы, этапы нормотворческой технологии регулируются законодательством и другими нормативными правовыми актами. Это политические и государственно-значимые стороны, связанные в основном с официальным происхождением документа, его оценкой компетентными государственно-властвующими субъектами.

Источник

Машина проехала 70 км этот путь составил 2 5 части всего пути определите

Какое количество критериев достаточно для оценки лучших практик компаний

Мдм комплект фурнитура мебельная в москве на кантемировской время работы

Какое количество реквизитов установил стандарт для оформления документов

Какое название носят современные операционные системы компании microsoft