Массовый запуск бизнес процессов битрикс24

Рядовая ситуация, компания, специализирующаяся на проведении курсов, повышения квалификации и семинаров, успешно завершила очередное обучение. По итогам обучения сотрудникам разных групп необходимо выдать соответствующее свидетельство или удостоверение. При серьезном потоке, например, в несколько сотен слушателей — запуск бизнес-процесса вручную занимает много времени и не производителен. Рассмотрим на реальном примере, как можно в «коробке» одновременно по всем сделкам запустить конкретный бизнес-процесс, отвечающий за эту операцию.

Отвечаем на вопросы клиентов:

Поручим эту рутинную операцию бизнес-процессу работающему на изменениях, который выберет всех успешно окончивших курсы, проверит освоенные темы, выберет какой тип документа нужно сгенерировать для каждого курсанта и сохранить документы в специально созданных для этого папках на общем диске.

В коробке на экране CRM во вкладке сделки мы доработали и вывели специальную вкладку запускающую бизнес-процесс. После старта открывается окно с полем, в котором оператор указывает код – артикул курса и активирует начало процесса и через короткое время автоматическая процедура завершается. Все необходимые документы сгенерированы, сохранены и готовы к распечатке на обычном принтере или в цифровой типографии.

Как решить похожую задачу в облаке?

Нужно с помощью фильтров выбрать нужную группу сделок, выбрать общее действие, например, сделать доступной для всех тем самым активировал работу бизнес-процесса на изменениях, дальше система все сделает сама как в коробочной версии Битрикс24.CRM.

Или можно сделать отдельное локальное приложение, которое будет запускать бизнес-процесс массово.

Что нужно для реализации?

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Иногда при работе с CRM возникает необходимость запустить бизнес-процесс для большого количества Лидов, Сделок или Контактов. По умолчанию такой функции в
Битрикс24 нет, но мы нашли очень простой способ решения этой задачи.

Давайте посмотрим, как провернуть эту хитрую операцию, на примере Сделок. Если нам нужно запустить какой-либо бизнес-процесс по определенным сделкам или по всем, переходим в CRM – Настройки – Роботы и бизнес-процессы – Бизнес-процессы – Сделки (Список шаблонов).

Теперь настраиваем нужный нам бизнес-процесс на автозапуск при изменении, а для остальных бизнес-процессов автозапуск пока что отключаем.

Теперь переходим в раздел CRM – Сделки и выбираем режим отображения: Список.

Выбираем необходимые сделки, используя фильтр слева или в строке поиска, и нажимаем на кнопку “Редактировать”, которая находится снизу.

Битрикс24 предложит сохранить или отменить изменения, это то, что нам и нужно. Нажимаем “Сохранить”, и Битрикс24 сохраняет дату последнего изменения сделок, а потом запускает по ним бизнес-процесс. Вносить реальные изменения в Сделку при этом не нужно, дата изменения в любом случае изменится после нажатия кнопки “Сохранить”.

Таким образом можно без проблем запускать бизнес-процессы по большому количеству сущностей в CRM Битрикс24. Схема очень простая, воспользоваться ею без проблем сможет любой менеджер или сотрудник, работающий с CRM.

А если у вас есть более сложные задачи, вы всегда можете обратиться к нам. Наши эксперты найдут оптимальное решение, научат вас тонкостям работы с Битрикс24 и помогут сделать его вашим лучшим помощником.

Рядовая ситуация, компания, специализирующаяся на проведении курсов, повышения квалификации и семинаров, успешно завершила очередное обучение. По итогам обучения сотрудникам разных групп необходимо выдать соответствующее свидетельство или удостоверение. При серьезном потоке, например, в несколько сотен слушателей — запуск бизнес-процесса вручную занимает много времени и не производителен. Рассмотрим на реальном примере, как можно в «коробке» одновременно по всем сделкам запустить конкретный бизнес-процесс, отвечающий за эту операцию.

Отвечаем на вопросы клиентов:

Поручим эту рутинную операцию бизнес-процессу работающему на изменениях, который выберет всех успешно окончивших курсы, проверит освоенные темы, выберет какой тип документа нужно сгенерировать для каждого курсанта и сохранить документы в специально созданных для этого папках на общем диске.

В коробке на экране CRM во вкладке сделки мы доработали и вывели специальную вкладку запускающую бизнес-процесс. После старта открывается окно с полем, в котором оператор указывает код – артикул курса и активирует начало процесса и через короткое время автоматическая процедура завершается. Все необходимые документы сгенерированы, сохранены и готовы к распечатке на обычном принтере или в цифровой типографии.

Как решить похожую задачу в облаке?

Нужно с помощью фильтров выбрать нужную группу сделок, выбрать общее действие, например, сделать доступной для всех тем самым активировал работу бизнес-процесса на изменениях, дальше система все сделает сама как в коробочной версии Битрикс24.CRM.

Или можно сделать отдельное локальное приложение, которое будет запускать бизнес-процесс массово.

Что нужно для реализации?

• Бизнес-процессы.
• Генератор документов.
• Общий диск.

Больше деталей и подробностей проекте можно узнать на наших каналах:

• YouTube канал
• Телеграм канал
• Инстаграм канал

С уважением, Лаборатория автоматизации «‎LOG [IN] OFF»

Корректировка данных через запуск бизнес-процесса в разделе CRM

Автоматизируйте шаблонные и повторяющиеся сценарии работы при помощи бизнес-процессов (БП) по двум направлениям:

1. работа всей компании – по заданной схеме оптимизации процессов из раздела Новости (Живая лента) или через блок RPA. Подходит для таких сценариев, как: согласование счета, заявление на отпуск, утверждение договоров.
2. улучшение процессов коммерческого блока – автоматизация в модуле CRM. Подходит для работы с лидами, сделками и клиентами. Детальное описание схемы разобрали в отдельной статье.

С помощью автоматических процессов на портале реализуются разнообразные схемы, ежедневно помогающие работе сотрудников. Автоматизация:

• экономит время пользователей портала;
• регулирует порядок обработки документов;
• собирает информацию из различных разделов портала;
• взаимодействует с клиентами;
• контролирует исполнение обязательных действий.

Не всегда использование бизнес-процессов внутри Битрикс24 связано с повторяющимися действиями. В статье расскажем о сценариях разового применения автоматизации и о ситуациях, когда это действительно оправдано. Приведенные примеры – это реальные случаи из нашей практики.

Вносим массовые правки в поля CRM
Меняем ответственного за сущность по заданному условию
Добавляем новые параметры в карточку CRM
Разбираем преимущества использования бизнес-процесса для изменения большого массива данных.

Массовое изменение полей элементов CRM

К нам обратился клиент с просьбой: помочь в наведении порядка в CRM. Его база содержала 600 контактов с ошибками в текстовых полях. В них менеджеры фиксировали:

• город
• номер договора

Ошибки были схожего характера. Так, Москва, в спешке и по невнимательности сотрудника, могла быть записана в таких вариациях: Моква, Мсква, Масква. Номер договора содержал буквенный префикс, который также иногда писали с ошибкой. Верная приставка – Дезрем искажалась:

Клиент пробовал решить проблему самостоятельно, но при ручной редактуре тратилось много времени. Мы предложили выполнить правки через массовый запуск бизнес-процесса. С помощью БП изменение информации в текстовых строках каждой сущности CRM произойдет автоматически. Схема получилась несложной:

Сначала наши специалисты определили список ошибок, выбрав возможные вариации. Дальше протестировали сценарий работы процесса на одной сущности. После чего активировали массовое изменение. В результате отработки алгоритма в CRM, данные по заданным полям приняли корректные значения:

Для исключения подобных ошибок мы рекомендуем для повторяющихся значений использовать списочный формат данных. В таком случае сотрудник не будет заполнять поля вручную, а выберет уже занесенный в систему вариант. Однако не всегда эта рекомендация приемлема для пользователей и удобна на практике. Подробнее о типах полей читайте в отдельной статье.

Разное написание одного и того же параметра в полях сущностей приводит к невозможности выполнить фильтрацию по нужному критерию, создает бардак в данных. Запуск бизнес-процесса на изменение информации в полях можно выполнять периодически для поддержания порядка в CRM.

Массовая смена ответственного за контакт по условию

Следующий сценарий – смена ответственного для нескольких контактов. Выполнить штатно это можно с помощью строки фильтра, задав нужные параметры.

Но не по всем условиям можно проделать подобные действия.

Одному нашему клиенту требовалось сменить ответственного для всех контактов, по которым нет активных сделок (стадия сделки меньше Завершенной). Для таких сущностей – назначить нового ответственного Оператор Бот.

Для решения поставленной перед нами задачи использовали php-скрипт. Он нужен для разового запуска процесса через SSH с выборкой контактов (без активных сделок). Скрипт также отвечает за последующую смену ответственного. По итогам отработки агента изменения приняты к 9612 контактам.

В истории контакта отображена информация о выполненном действии:

Таким образом, заказчик проекта получил новый сегмент клиентов с заданным условием, по которому можно дальше проводить работу. Это отличный сценарий для повторных продаж. Хорошо сработает в том случае, если лида или сделку нужно снова прогнать по воронке продаж, вне зависимости от того, какой менеджер работал с ними раньше.

Массовое добавление данных в карточку CRM

Массовый запуск бизнес-процесса можно также использовать для распределения контрагентов на группы. Этот сценарий мы реализовали для компании, в которой уже была большая база данных. В названии карточек сущностей содержался признак для сегментации. Для того, чтобы этот признак можно было использовать в дальнейших автоматизациях, требовалось записать его в списочное поле внутри карточки.

В первую очередь мы создали новое поле «Принадлежность к холдингу» в карточке Компании, для возможности установить значение из созданного списка.

После этого собрали и массово запустили бизнес-процесс, который, основываясь на информацию из названия контакта, записывает данные внутрь карточки. В результате получили нужную привязку по признаку, указанному в отдельном поле компании.

Описанный сценарий позволил разово обогатить данные CRM недостающими параметрами. В дальнейшем менеджеры уже сами выбирают привязку к холдингу в созданном для этого поле. Информация из списка также используется для других автоматизаций.

Преимущества использования автоматического изменения данных в CRM

Обработка большого массива данных с помощью БП разово или системно вносит правки в уже созданную информацию CRM. Описанные выше задачи решаются в среднем за 3 часа работы наших специалистов и экономят от 10 и более часов времени ваших сотрудников, при этом:

1. бизнес-процесс можно запустить вне рабочего времени портала, чтобы не мешать его производительности;
2. автоматизация исключает ошибки ручного ввода – человеческий фактор;
3. историю изменений всегда можно посмотреть по журналу бизнес-процесса или внутри сущности;
4. вы экономите время сотрудников и увеличиваете скорость обработки данных;
5. систематизированная информация помогает создать детальные сегменты для рекламных компаний.

Массовый бизнес-процесс настраивается внутри вашего портала по данным и параметрам, которые можно гибко задать для любого сценария изменения информации.

Обратитесь к менеджерам нашей компании для заказа оценки стоимости и способа реализации ваших задач с помощью Битрикс24 по телефону
+7 (495) 118-39-18 или через форму ниже.

Приложение автоматически запускает нужный бизнес-процесс в Битрикс24 при наступлении определенного события: письмо или звонок (входящий или исходящий), задача или встреча. Читайте подробности на странице.

Установите Пинкит для Битрикс24, в состав которого входит приложение для автоматического запуска бизнес-процессов:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

Данное приложение позволяет автоматически запустить бизнес-процесс в Битрикс24 при создании дела в сущности. Например, удобно пользоваться им для массового запуска бизнес-процессов при создании определенной задачи или встречи.

Воспользуйтесь нашим приложением, чтобы автоматизировать и ускорить свою работу!

Заполните форму и мы проведем вам онлайн-встречу, где вы получите примеры реализации с кейсами внедрений:

Как работать с приложением

Приложение от Пинол «Запуск БП по делу» на платформе PINKIT может автоматически запускать один или несколько бизнес-процессов, как только в Лиде, Компании, Контакте или Сделке создается Дело (Встреча, Звонок, Задача, Письмо). 

Вы можете добавлять один или несколько бизнес-процессов на создание Дела в каждой сущности CRM: Лиде, Контакте, Компании, Сделке. 

Мы добавили возможность в данном приложении выбрать Направление у тех типов Дел, у которых оно есть (например, Звонок и Письмо), или оставить пустое поле Направление для тех типов Дел, у которых его нет (Задача и Встреча). 

При создании Дела, указанного в настройках, приложение запустит нужный бизнес-процесс. Настройки приложения выполняются через визуальный редактор, как показано на рисунке.

Установить приложение «Запуск бизнес-процесса по делу» в Битрикс24

Установите Пинкит, в состав которого входит приложение «Запуск бизнес-процесса по делу (звонки, задачи, встречи)» на ваш портал Битрикс24, и оно станет доступно в блоке «Действия приложений» дизайнера бизнес-процессов:

в доменной зоне RU в доменной зоне BY в доменной зоне KZ в доменной зоне UA

На странице с описанием приложения, которая откроется, нажмите кнопку «Установить»:

Остались вопросы или нужна помощь?

Напишите, какие процессы вам нужно автоматизировать, и мы проведем для вас бесплатную онлай-встречу, на которой презентуем возможности Пнкит для вашей компании.