Машиночитаемого распознавания его реквизитов что это такое

Машиночитаемый документ

Распознавание документов на частном примере — обзор доступных платных и бесплатных решений

Всем привет! Типичная ситуация сложилась в компании, в которой я работаю. В бухгалтерии вечный аврал, людей не хватает, все занимаются чем-то безусловно важным, но по сути бесполезным. Такое положение дел не устраивало руководство.

Если подробнее, то проблема в том, что ресурсов бухгалтерии не хватает на текущие задачи, а выделять ставки под новых людей никто не хочет. Поэтому сверху приняли решение порезать некоторые задачи и освободить время бухгалтеров для более полезных дел. Под нож попала такая работа как сканирование и распознавание документов, копирование, внесение их в прочие рутинные радости.

Так передо мной, как аналитиком, встала задача: найти решение для распознавания документа типичного для моей компании — счет-фактуры — структурировать его в имеющиеся хранилища, а также в 1С. Решение, которое будет удобным, понятным, и не влетит компании в копеечку.

Опыт получился занятным, решил поделиться тем, что удалось собрать. Возможно я что-то упустил, поэтому велком в комментарии, если есть, что добавить.

Программы сканирования документов, программы распознавания документов — не новое решение на рынке, его можно найти как в бесплатных программах, так и встроенных в системы.

Начал я с бесплатных программ:

• glmageReader
• Paperwork
• VietOCR
• CuneiForm.

В ходе распознавания нашего счета-фактуры такими программами я увидел следующее:

• В таких программах как VietOCR, Paperwork, glmageReader можно настроить хранение отсканированных документов в определенные папки, Paperwork умеет их даже сортировать, согласно меткам.
• В основном они хорошо справляются с текстом, а там, где текст распознан некорректно, в некоторых программах можно вручную изменить содержимое, прежде чем экспортировать файл.

Однако есть и проблемы:

• Есть разница между работой с pdf сканами и png. Не всегда удается удачно конвертировать png в pdf.
• Большинство таких программ сложно справляются с распознаванием документов табличного вида, даже самого простого формата. В результате мы получаем распознанный текст без размеченных полей.

  
• Иногда неточно определяется шрифт, вследствие чего при конвертации весь распознанный текст наезжает друг на друга.
• В процессе распознавания иногда необходимо делать выравнивание по ключевым словам, с доворотами и смещением координат.
• В некоторых программах таблица распознавалась как картинка и экспортировалась в новый документ Word тоже в качестве картинки, очень урезанной, которую даже сложно разглядеть.
• При редактировании распознанного содержимого в некоторых программах возникали проблемы, менялся шрифт или сам текст.

Технология сработала достаточно хорошо, Учитывая, что программы бесплатные, описанные выше проблемы допустимы. Однако, я искал более упорядоченного решения.

Затем я исследовал распознавание в ABBYY FineReader 15 Corporate

За 7-дневный срок триала я изучил и эту платформу.

Что отметил:

• Когда я открыл png файл, он отлично был считан и в результате удачно конвертирован в pdf без потери качества изображения и текста.
• Программа отлично знает, как отсканировать документ для редактирования текста. Причем в режиме редактирования файла формата png текст удается отредактировать без проблем, но иногда слетает разметка.
• Однако то же самое я не могу сказать про редактирование файла-скана pdf. При попытке редактирования летели слои.
• Табличный вид распознается качественно, вся структура сохраняется, меня это порадовало.
• OCR редактор хорошо распознал мой сформированный pdf счет-фактуры. Где-то пару символов требовалось поправить вручную.

  

• Однако, была ситуация, что почти весь подобный документ распознался с меньшей точностью и данных для изменения вручную было уйма. Думаю, здесь можно было бы решить вопрос технически, но это затратило бы больше времени.

  
• Здесь можно настроить автоматическую конвертацию входящих документов, которые регулярно будут тянуться из указанной папки, по указанному расписанию.
• Он позволяет сравнивать версии документов, даже если они в разных форматах. При большом потоке документов и правок в них, это очень удобно.

От использования этого софта были приятные впечатления. Однако, когда я обратился к ценнику системного решения ABBYY Flexicapture (а мне нужно именно системное), то выяснил, что решение, особенно кастомизированное, обходится в довольно круглую сумму, около 400 тыс. руб./мес. и выше за 10 тыс. страниц.

Я стал искать альтернативу. Как освободить руки сотрудника, получить качественное распознавание документов и не переживать за сохранность и структуру данных.

И тут я решил получше разглядеть ELMA RPA, которую я уже изучал ранее.

Вендор предлагает перекинуть значительную часть работы по экспорту данных в ERP с плеч бухгалтеров на роботов. По сути, именно это решает поставленную передо мной задачу. Чтобы познакомиться с распознаванием в этой системе, я взял у вендора триальную версию системы.

Здесь я обнаружил, что распознавание не преследует цели конвертировать полученные данные в новый документ-файл.

Здесь главная цель — распознавание реквизитов документа и их передача в другие системы/сайты/приложения. Кроме того, роботы складывают всю информацию куда надо: автоматически находят нужные папки и сохраняют в необходимых форматах.

Какие виды распознавания в системе я посмотрел:

Распознавание по шаблону

Нам предлагается на основании шаблона документа распознать подгружаемый документ. Насколько мне известно, этот вид распознавания бесплатный, внутрь зашит движок Tesseract.

Что отметил:

• Этот вид распознавания работает именно со сканами формата jpg и png, pdf он пока не рассматривает. Но продукт еще молодой, думаю, все впереди.
• Этот вид распознавания входит в бесплатную версию Community Edition
• Удобно размечен текст по блокам, которые можно сопоставить, согласно переменным, которые мы создали в контексте робота. Таким образом вручную настроить, что именно тянем в распознавание.
• Нашу счет-фактуру он распознал 50/50, некоторые слова подменил как посчитал нужным.

  

Однако, вендор на данный кейс сообщил, что этот вид распознавания адаптирован под простые документы, с текстовой структурой или с легкими формами. И посоветовал для распознавания счета-фактуры использовать другой вид распознавания — intellect lab.

Процесс тот же, загружаем шаблон и по нему распознаем. Но здесь шаблон отправляется на облачный сервер.

От сервера получаем ответ (распознает такой тип документа или нет), и если распознается, то передается структура шаблона (переменные для маппинга), для сопоставления переменных, которые необходимо будет записать в RPA процессе.

В процессе воспроизведения мы отправляем уже документ, который хотели бы распознать и получаем ответ от iLab сервера о распознавании.

Что отметил по поводу этого распознавания:

• Здесь уже распознавание работает как программа сканирования документов pdf, и при этом работает и с форматами jpg и png.
• Качество документа не влияет на эффективность распознавания. Даже документы с плохим качеством распознаются корректно.
• Счет-фактура распозналась полностью и без подмен переменных.
• Робот сумел получить скан с почты, распознать его и создать его экземпляр в 1С. То есть автоматически сохранил файл там, где мы ему задали, что, естественно, крайне удобно.
• Входит в бесплатную Community Edition в виде распознавания документа в облаке. Подходит, если используем стандартные типы (СФ, УПД, АВР и др.), и, например до 100 документов в месяц или до 500 в год. (Стоит заметить, что считаем не в страницах, а в документах непосредственно.)

Сам процесс распознавания документов довольно сложно отобразить на видео, так как это происходит в коробке, а экран пустует несколько секунд. Поэтому я сделал отдельную запись распознанных данных в блокнот для визуализации.

Соответственно, эти же данные робот записывает в 1С, создавая там новый документ:

Что удалось выяснить по ценам: Если мы, например, хотим работать масштабно именно с ilab распознаванием, то за наши 10 000 документов придется выложить:

• примерно 180 000 руб. единовременно,
• плюс, допустим, 400 000 руб. покупка робота с оркестратором
• итого: 580 000 руб.

Робот бессрочный, а 10 000 документов на какое-то время хватит. Довольно выгодно получается, как минимум в том, что заплатим за все один раз.

Что понравилось в распознавании в этой платформе в целом:

• Можно настроить получение документов по событию, а также, например из электронной почты и любых других внешних источников. У меня пока была цель настроить получение с почты.
• Все считанные данные с документа можно спокойно записать в контекстные переменные и далее их передать в необходимые системы, приложения, сайты, ВМ и т д. И я не переписываю уже ничего руками.
• Скорость обработки. 15 секунд и объект распознан, а остальной порядок действий — это счет по минутам. Если заявиться с потоковым сканированием с большим количеством документов, думаю это не составит больших временных затрат.
• Много качественного функционала в свободном доступе, для небольших компаний им можно вполне обойтись.

Итого:

• Бесплатные программы справляются с задачей распознавания документов лучше, чем я предполагал, однако за счет них значительно ускорить работу с большим объемом не удастся
• ABBYY FineReader хорошо справляется с обработкой и распознаванием документов после, однако, чтобы получить системное решение, нужны большие финансовые возможности.
• ELMA RPA удивила по качеству распознавания документов, вариативностью, а также возможностям хранения и передачи после распознавания, но стоит учесть, что продукт молодой.

В рамках проведения реформы электронной подписи (далее — ЭП) Федеральным законом № 476-ФЗ¹ было введено понятие «машиночитаемая доверенность»².

Машиночитаемая доверенность, или МЧД — это доверенность в электронной форме, в формате XML, где описаны полномочия сотрудника какой-либо организации, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — УКЭП) руководителя организации или индивидуального предпринимателя (далее — ИП).

Делопроизводство

Предполагалось, что сотрудники организаций или представители ИП могут подписывать документ организации своей ЭП как физического лица, но обязательно сопровождать подписание подтверждением полномочий на подписание документов машиночитаемой доверенностью.

С 1 марта 2022 г. организации в добровольном порядке начали применять этот инструмент при обмене электронными документами.

Далее планировалось, что с 1 января 2023 г. все сотрудники организации, кроме ее руководителя, будут подписывать служебные документы только своей квалифицированной электронной подписью (далее — КЭП) как физического лица. В этом квалифицированном сертификате не указана организация, только фамилия, имя, отчество сотрудника, и чтобы предоставить электронный документ, подписанный такой электронной подписью, в стороннюю информационную систему или контрагенту, к нему будет необходимо прилагать МЧД.

С течением времени вопросов по теме создания и использования МЧД меньше не становится. Сегодня ответим на десять самых актуальных.

Когда МЧД будут обязательными?

В связи с тем, что не все организации во время переходного периода успели подготовить свои информационные системы к работе с новой формой электронной доверенности в машиночитаемом виде, а также с недостаточной готовностью государственных органов к обмену документами с использованием МЧД, Правительство РФ продлило переходный период по применению КЭП без использования МЧД до 31 августа 2023 г. Федеральный закон № 536-ФЗ от 19.12.2022 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» был принят в целях урегулирования вопроса продления возможности использования квалифицированных сертификатов ключей проверки ЭП (далее — квалифицированный сертификат) представителей юридических лиц и ИП без применения МЧД.

Таким образом, во время переходного периода документы можно подписывать:

• КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
• КЭП сотрудника (без МЧД);
• КЭП физлица (только с МЧД).

С 1 сентября 2023 г. документы можно будет подписывать:

• КЭП руководителя юрлица, ИП (без МЧД);
• КЭП физлица (только с МЧД).

Можно ли во время переходного периода получать и использовать КЭП сотрудников?

До окончания переходного периода можно будет продолжать получать и использовать выдаваемые коммерческими удостоверяющими центрами сертификаты ЭП на сотрудников, содержащие данные и о самих сотрудниках, и об организациях. То есть в 2023 году аккредитованные удостоверяющие центры, будут продолжать выпускать на сотрудников компаний КЭП с привязкой к организации, но срок их действия будет ограничен 31 августа 2023 г.

Что требуется, чтобы начать использовать МЧД?

Чтобы начать работать с МЧД, организации или ИП потребуется организовать получение сотрудниками — потенциальными подписантами документов организации, КЭП физических лиц в любом аккредитованном удостоверяющем центре, и далее оформить на физическое лицо МЧД, подписанную КЭП руководителя организации или ИП.

Как подать отчетность или отправить электронные документы в Федеральную налоговую службу (далее — ФНС России) с использованием МЧД?

При подаче отчетности или отправке электронных документов сотрудник подписывает документы собственной КЭП и прикладывает к пакету файл МЧД. Формат МЧД для отправки в налоговые органы утвержден Приказом ФНС № ЕД-7−26/445@³ и уже поддерживается в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

Если МЧД потеряет актуальность раньше истечения срока, на который она была выдана, руководитель или ИП может отозвать МЧД в любое время. Рекомендуемый формат заявления об отзыве доверенности установлен письмом ФНС № ЕА-4−26/534@⁴ и также поддержан в информационных системах бухгалтерского учета и документооборота.

На сайте ФНС России размещен сервис «Создание и проверка доверенности в электронной форме»⁵, с помощью которого можно оформить МЧД уполномоченного физического лица для представления отчетности и иных документов в налоговые органы. Сервис позволяет сформировать МЧД в виде файла, скачать его и в дальнейшем использовать по назначению (рис. 1).

Можно ли не направлять МЧД вместе с документом каждый раз?

Чтобы не направлять МЧД контрагентам каждый раз, можно присоединиться к блокчейн-платформе ФНС России (рис. 2)⁶. Технология распределенного реестра позволяет оперативно уведомлять всех участников блокчейн-сети об изменении статуса доверенности, а также быстро проверять полномочия подписанта.

Единая технология обмена МЧД через блокчейн-платформу ФНС России успешно опробована в рамках эксперимента, который проходил в течение 2021−2022 гг. Она позволяет создать среду цифрового доверия, где оперативный доступ к актуальным версиям документов для всех участников обеспечивается за счет использования технологии распределенного реестра. Результат эксперимента показал, что такая модель является наиболее стабильной. Ее применение позволяет унифицировать всю систему оборота МЧД и проверку полномочий для бизнеса и государства во всех секторах экономики за счет единого государственного решения.

В рамках эксперимента у участников были развернуты узлы сети распределенного реестра, в частности, у ФНС России, операторов электронного документооборота (далее — операторы ЭДО), 1С, государственных органов, федеральных служб, банков и многих других организаций. Соответственно, организации, обменивающиеся документами в рамках внешнего юридически значимого документооборота через операторов ЭДО, уже сейчас могут формировать МЧД и регистрировать их в распределенном реестре (рис. 3, 4).

Организация ведет внешний юридически значимый электронный документооборот с контрагентами путем обмена документами через оператора ЭДО. Можно ли уже использовать МЧД при подписании и отправки документов через операторов ЭДО?

Через операторов ЭДО уже можно отправлять документы, подписание которых подтверждено МЧД. Поскольку организации в первую очередь планируют подписывать с использованием МЧД договорные и бухгалтерские документы, переход к новому порядку подписания таких типов документов может строится в следующем порядке действий (Алгоритм).

Алгоритм

Можно ли создавать МЧД в своих информационных системах?

Для удобства работы организаций с МЧД многими вендорами был доработан функционал поддерживаемых ими информационных систем в части взаимодействия с распределенным реестром. Так, функционал МЧД уже сейчас реализован в сервисе 1С-ЭДО, где можно создавать, подписывать, направлять МЧД на регистрацию в распределенный реестр, получать уведомления об изменениях с МЧД.

Работа в сервисе 1С-ЭДО, а значит и с МЧД, доступна из информационных систем 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия, 1С:Документооборот и других программ, работающих на платформе «1С:Предприятие» (рис. 5).

Многие ли организации уже используют МЧД?

По данным ФНС России на 1 декабря 2022 г., статистика распределенного реестра по формированию МЧД дает представление о количестве уже выпущенных доверенностей и подписанных с их использованием электронных документов (рис. 6).

Как видите, пока количество выданных доверенностей мизирное — 13 098. Для России это капля в море. Но это только начало использования МЧД!

Есть ли единый формат МЧД?

Пока нет. В соответствии с коллективным решением Минцифры, ФНС, Федерального казначейства, Банка России и Федеральной нотариальной палаты до конца 2022 года должен быть создан единый формат МЧД на базе формата ФНС России и Федеральной нотариальной палаты. Такой формат позволит упростить документооборот как в секторе B2B, так и при обмене документами в государственных органах.

Действует ли классификатор полномочий?

Классификатор полномочий — это ресурс, который содержит перечень полномочий представителя, указываемого в МЧД. Речь идет о полномочиях физического лица при использовании КЭП. Всем полномочиям в классификаторе присваивается уникальный идентификационный номер, помимо которого каждое полномочие в обязательном порядке будет иметь наименование и дату включения в классификатор.

В настоящее время опубликован и уже вступил в силу приказ Минцифры России от 03.10.2022 № 751, вносящий изменения в Порядок формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему (далее — Порядок). А сам Порядок был утвержден приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 856. Изменения коснулись места размещения классификатора полномочий, порядка передачи в него перечней полномочий, а также доступа к классификатору.

Размещение, формирование и ведение классификатора полномочий теперь осуществляется в федеральной государственной информационной системе «Единая система нормативной справочной информации» (далее — ФГИС ЕСНСИ). Участники электронного взаимодействия направляют перечень осуществляемых ими полномочий посредством федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)». Доступ заинтересованных лиц к классификатору полномочий осуществляется непрерывно с использованием ФГИС ЕСНСИ, в том числе путем предоставления такого доступа с использованием системы межведомственного электронного взаимодействия.

Классификатор полномочий формируется и будет состоять из справочников. На сегодняшний день он уже включает полномочия, полученные от Минцифры, Минстроя, ФНС России, Федерального казначейства, Центробанка и других органов.

---

1 — Федеральный закон от 27.12.2019 № 476-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон „Об электронной подписи“ и статью 1 Федерального закона „О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля“» (в ред. от 30.12.2021).

2 — Иванова Л. А. Машиночитаемые доверенности: все, что необходимо знать // Секретарь-референт. 2021. № 12. С. 37−41.

3 — Приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7−26/445@ «Об утверждении формата доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика (плательщика сбора, плательщика страховых взносов, налогового агента) в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах, в электронной форме и порядка ее направления по телекоммуникационным каналам связи».

4 — Письмо ФНС России от 20.01.2022 № ЕА-4−26/534@ «О направлении рекомендуемого формата заявления об отзыве доверенности».

5 — service.nalog.ru/payment/.

6 — m4d.nalog.gov.ru/.

Почему у бухгалтеров так много рутины? Как увеличить скорость работы с помощью сервиса 100%-ного распознавания документов от Directum? Какие документы способен распознать интеллектуальный сервис?

Подруга моей мамы, Ольга Юрьевна, работает бухгалтером в крупной производственной компании. Отличная зарплата, хороший коллектив, карьерный рост… Картину маслом портит один-единственный факт — в работе много рутины.

В месяц отдел бухгалтерии обрабатывает около 10 000 документов, то есть в день по 95. На обработку и занесение в учетную систему одного комплекта (счет-фактура, товарная накладная, счет на оплату) Ольга Юрьевна тратит 12 минут.

Суммарно коллективу бухгалтеров нужно 19 часов только на обработку входящей первички. Прибавьте ко всему исправление опечаток, ошибок и других неточностей, которые всплывают при занесении, и получите еще несколько часов сверху.

Объем документов с годами только увеличивается, а быстрее работать Ольга Юрьевна не может. Ее физический потолок это 120 документов в день, но и то на пределе возможностей.

История грустная и типичная для бухгалтеров, но не безнадежная. В статье рассказываю, почему.

Приятно познакомиться: интеллектуальное распознавание бухгалтерских документов

Качественно и в срок обработать 10 000 первичных документов в месяц — это реально. Но не без помощи сервисов распознавания. Как раз об одном из них — сервисе 100%-ного распознавания от Directum — я расскажу.

Основная задача этого инструмента — сэкономить время сотрудника и сократить финансовые затраты компании на занесение документов в информационные системы. Другими словами, это интеллектуальный помощник специалиста, который работает 24 часа в сутки, не уходит на больничный или в отпуск, не просит повышения зарплаты.

Оценят «дружбу» с сервисом 100%-ного распознавания все те сотрудники, которые регулярно сталкиваются с рутиной по вводу документов:

• бухгалтеры и специалисты, работающие с первичной документацией;
• секретари приемных и делопроизводители, принимающие входящую корреспонденцию;
• юристы и специалисты договорного отдела, занимающиеся вводом в систему и обработкой договоров;
• менеджеры, коммуницирующие с контрагентами и получающие от них документы разных форматов.

Благодаря интеллектуальному помощнику специалисты в 2-3 раза сокращают трудозатраты на занесение документов и избавляются от ошибок/опечаток, которые ранее были возможны по причине человеческого фактора.

Что еще умеет сервис 100%-ного распознавания:

• идентифицировать вид документа и извлекать из него реквизиты;
• проверить комплектность документов;
• проверить наличие необходимого количества печатей и подписей;
• сопоставлять номенклатуру с заказом;
• предсказывать статью затрат.

Какие документы распознаёт сервис?

Любые. И не важно, формализованные они или нет. Вот лишь краткий перечень:

• счета на оплату;
• товарные накладные;
• акты выполненных работ;
• УПД;
• счета-фактуры;
• бухгалтерский баланс;
• договоры и дополнительные соглашения;
• письма;
• приказы;
• обращения граждан.

Важная отличительная особенность сервиса в том, что он обрабатывает даже рукописные или нестандартные виды документов, например, договоры с нетиповым составом полей или чертежи. При необходимости можно настроить распознавание под индивидуальные требования компании, указав список извлекаемых реквизитов в зависимости от документа.

Собрал самые распространенные форматы и типы документов, с которыми умеет работать сервис 100%-ного распознавания:

• PDF, в том числе многостраничные;
• одностраничные и многостраничные изображения в формате TIFF;
• фотографии и скан-копии в формате JPEG, PNG, BMP;
• документы Word, Excel, OpenDocument;
• архивы в формате ZIP, RAR, 7ZIP, в которых содержатся файлы указанных выше форматов.

Как работает сервис?

Не буду грузить сложными терминами и техническими подробностями. Расскажу простыми словами.

Всё начинается с того, что документ приходит в организацию. Если он поступает в бумажном виде, сначала его сканируют (вручную). Если по электронной почте или через системы обмена (например, Диадок, СБИС) — то внутренние сервисы автоматически забирают документы на распознавание.

Обработка идет по этапам:

1. Интеллектуальные механизмы распознают текст, классифицируют документы по типам и извлекают из содержимого факты.

2. На основании обработанной информации формируется и отправляется задание на проверку верификаторам.

3. Верификаторы проверяют результаты машинной обработки и при необходимости дозаполняют нераспознанные реквизиты. В целях безопасности они не видят всего объема данных, так как информация передается им частями.

4. Через интеграцию полностью распознанные документы передаются в учетную систему. Схематично обработка документа в сервисе 100%-ного распознавания выглядит так:

Как подключиться к сервису?

Есть два способа.

1. Если вы — пользователь системы Directum RX, то ваш вариант — готовый коннектор для подключения к сервису. Коннектор бесплатный, его настройка занимает 1-2 часа.
2. Если вы используете другую систему электронного документооборота, ваш вариант — настройка интеграции. Для этого есть отдельная инструкция. Благодаря открытому API, сервис интегрируется с учетной системой. Сотрудники продолжают работать в привычном интерфейсе, не затрачивая дополнительные усилия на перенос данных из одной системы в другую.

Как будет выглядеть работа бухгалтера при использовании сервиса?

При использовании сервиса 100% распознавания работа сотрудника будет выглядеть так.

№	Кто делает	Что делает	Сколько времени тратит*
1	Специалист/секретарь/кладовщик/менеджер	Принимает входящий пакет документов по товарно-материальным ценностям (счет-фактура, товарная накладная, акт приема-передачи) и направляет его в финансовую службу.	1 минута
2	Бухгалтер	Убирает лишние скрепки, кладет пакет документов в поточный сканер, запускает сканирование.	2 минуты
3	Сервис 100%-ного распознавания	Классифицирует, извлекает реквизиты, проверяет суммы, формирует комплекты.	3 минуты
4	Бухгалтер	Получает в системе электронного документооборота карточки всех 3 документов с заполненными реквизитами и связанные между собой. Отправляет эти документы на оприходование.	1 минута

*Перемещение документов между отделами составляет от 10 мин до 1 недели — это время в расчетах не учитываем, но не забываем о нем.

***

Получается, что сервис 100%-ного распознавания как вишенка на торте бухгалтерского документооборота, важный штрих в обработке первички.

Благодаря ему сотрудник избавляется от рутины по занесению документов в систему. Компания тоже получает ценность — пока распознаванием документов занимается сервис, бухгалтерия выполняет действительно важные задачи, в том числе влияющие на прибыль.

Автор фото: wirestock — ru.freepik.com.

Smart Document Engine – это программный инструмент для бизнеса и разработчиков, обеспечивающий высокоточное и высокоскоростное распознавание текстовых и иных данных первичных, деловых, уставных, бухгалтерских, налоговых, нотариальных, юридических, страховых и банковских документов, а также типовых анкет и форм строгой отчетности.

Наукоемкая технология оптического распознавания символов GreenOCR®, разработанная нашими учеными, позволяет точно распознавать текст любых документов на более чем 100 языках, включая кириллицу, латиницу, арабский, персидский, урду, японский, китайский, корейский и другие. GreenOCR® обеспечивает высокую точность распознавания печатного текста (OCR), рукопечатного и рукописного заполнения полей (ICR), а также распознавание меток и чекбоксов (OMR). Смотреть спецификацию

При использовании Smart Document Engine НЕ требуется выполнять дополнительных действий, связанных с получением согласия субъекта на обработку его персональных данных (юридическое заключение).

Легкая интеграция без нарушения привычных процессов

Smart Document Engine является уникальным инструментом, позволяющими гибко интегрировать распознавание документов в текущую деятельность компании. Программа легко и удобно встраивается в уже существующие бизнес-процессы, не нарушая привычного опыта использования. Решение доступно для интеграции с различными информационными системами, например, ECM, CRM, RPA, 1С, АБС и т.д.

Как поставляется данное программное обеспечение

С помощью Smart Document Engine SDK вы сможете добавить функциональность глубокого анализа и распознавания документов как в ваши инфраструктурные решения для автоматизации back office, так и в мобильные приложения, для максимального упрощения удаленного автоматического ввода документов.

Программа Smart Document Engine поставляется в виде автономного SDK (software development kit), содержащего все необходимые прекомпилированные библиотеки, документацию программного интерфейса и примеры интеграции для различных языков программирования. Для разработчиков подготовлен простой, но многофункциональный API (application programming interface), который позволяет внедрить распознавание документов в решения с использованием языков C++, C#, Java, Python и Objective-C для широкого круга операционных систем: iOS, Android, Linux, Windows, MacOS, в том числе Sailfish Mobile, МОС “Аврора”, ОС Эльбрус, РЕД ОС, Astra Linux, и другие. Обеспечивается поддержка следующих аппаратных платформ: x86_64, ARM v7, v8 (Aarch32, Aarch64), MIPS, Эльбрус. Имеется возможность настройки и подключения к популярным фреймворкам RPA и продуктам 1С по запросу.

Документы, распознаваемые “из коробки” включают в себя свидетельство о постановке на налоговый учет гражданина РФ (ИНН), справка о доходах физического лица установленного образца (ранее 2-НДФЛ), платежное поручение (форма 0401060), бухгалтерский баланс (форма 0710001), отчет о финансовых результатах (форма 0710002), заявления на выдачу загранпаспорта, форма АДИ-РЕГ, титульный лист устава, сертификат самозанятого, выписка ЕГРЮЛ, товарная накладная (ТОРГ-12), форма УПД, счет-фактура и другая первичка.

Наши клиенты

Тинькофф Банк

Smart Engines поставляет мобильные и серверные решения по распознаванию документов Тинькофф Банку

Альфа-Банк

Альфа-Банк распознает документы клиентов в мобильном приложении с помощью Smart ID Engine

Банк «Открытие»

Банк «Открытие» увеличит продажи кредитных продуктов за счет внедрения технологии распознавания документов Smart Engines на сайте

Газпромбанк

Газпромбанк внедрил решение Smart Engines на основе искусственного интеллекта для распознавания QR-кодов

1. Для чего и кого служит МЧД
2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью
3. Когда применение МЧД станет обязательным
4. Как начать работать с МЧД
5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность
6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации
7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица
8. Как работник организации использует МЧД
9. Какую информацию содержит МЧД
10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента
11. Передоверие: как это работает
12. Отзыв машиночитаемой доверенности
13. Где хранится машиночитаемая доверенность
14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД
15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России
16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России
17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами
18. Ответы на вопросы

1. Для чего и кого служит МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) служит для представления сотрудниками интересов организации-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.

Единые требования к МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858. Согласно нему, МЧД — это документ, на основании которого физлицо может действовать со своей электронной подписью (ЭП) от имени юрлица, индивидуального предпринимателя или другого физлица.

В приказе говорится: чтобы подтвердить, что сотрудник может действовать от имени первого лица организации, МЧД должна быть подписана электронной подписью (ЭП) доверителя. С помощью МЧД, которую первое лицо организации заверяет своей ЭП и передаёт физлицу (сотруднику организации), работник может заверять своей ЭП электронные документы при взаимодействии с партнёрами или госорганами в системах электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия сотруднику.

Доверенность составляется в виде файла с расширением .xml.

2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью

Надёжно. Исключаются использование рукописной подписи первого лица организации и её возможная подделка кем-то из коллектива. МЧД безопасно хранится одновременно в нескольких информационных блокчейн-системах следующих организаций: операторов электронного документооборота, аккредитованных удостоверяющих центров, ФНС России и Минцифры.

Удобно. Лёгкое, скорое и безбумажное администрирование и управление доверенностями: оформление, заверение, отправка доверителем представителю, изменение прав сотрудников, отзыв МЧД.

Экономично. Оформление, хранение и использование доверенности в цифровом виде сокращает траты на бумагу и расходники для принтеров. Не требуется оплачивать доставку доверенности, если она предназначена для работника организации из другого региона.

Не нужно тратиться на нотариуса — МЧД оформляется без его участия. Первому лицу фирмы необходимо лишь заверить документ своей электронной подписью и отправить доверенность сотруднику.

3. Когда применение МЧД станет обязательным

1 сентября 2023 года — эта дата начала обязательного использования машиночитаемых доверенностей определена Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ.

4. Как начать работать с МЧД

Первое лицо организации оформляет электронную подпись (ЭП) в ФНС России, если таковой ещё нет или срок действия имеющейся ЭП завершается.

Сотрудники организации оформляют электронные подписи физических лиц (без реквизитов организации-работодателя!) в коммерческом удостоверяющем центре.

Организация должна убедиться, что используемый софт для ЭДО:

• поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями;
• работает с ЭП физлиц.

5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере»

6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации

Вариант 1. Первое лицо организации создаёт для выбранных сотрудников машиночитаемые доверенности и заверяет их своей ЭП.

Вариант 2. Сотрудник организации или назначенный ответственный администратор создаёт машиночитаемую доверенность на себя или другого сотрудника и отправляет первому лицу для проверки, утверждения и заверения электронной подписью.

7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица

При создании МЧД для B2G-взаимодействия

Используйте размещённый на «Госуслугах» классификатор — в нём указаны специальные коды полномочий.

При создании МЧД для B2B-взаимодействия

На усмотрение первого лица организации точно указываются доверяемые сотруднику действия, например, подписание счетов-фактур и УПД с конкретным контрагентом.

Отметим, что в электронной машиночитаемой доверенности могут указываться один или несколько видов полномочий сотрудника на разные действия. МЧД разрешается оформлять как индивидуально на каждого работника, так и на нескольких сотрудников.

8. Как работник организации использует МЧД

При взаимодействии с контрагентами через сервисы ЭДО сотрудник отправляет заверенные его электронной подписью физлица документы и обязательно прикладывает машиночитаемую доверенность, заверенную ЭП первого лица организации-работодателя.

Таким же образом сотрудник действует, представляя отчётность в госорганы через сервисы онлайн-отчётности.

9. Какую информацию содержит МЧД

Содержащиеся в машиночитаемой доверенности данные утверждены Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Среди них:

• название, номер и срок действия доверенности;
• сведение о доверителе;
• электронная подпись первого лица организации, которой заверена доверенность;
• сведения о представителе/поверенном;
• полномочия представителя;
• возможность передоверия.

10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере».

11. Передоверие: как это работает

14 июля 2022 года вступили в силу очередные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи», объясняющие и регулирующие передоверие представления сотрудниками интересов организации-работодателя.

Первое лицо фирмы оформляет МЧД с правом передоверия, к примеру, руководителю отдела продаж. Эту машиночитаемую доверенность первое лицо организации подписывает собственной электронной подписью.

Руководитель отдела продаж наделяет полномочиями заверять договора менеджера по продажам — оформляет и выдаёт сотруднику машиночитаемую доверенность, заверяя её своей электронной подписью.

Менеджер по продажам заключает сделку с контрагентом в системе электронного документооборота следующим образом: подписывает договор своей электронной подписью и вместе с ним направляет партнёру две МЧД — от первого лица и от руководителя отдела продаж.

Аналогичные действия совершает и бухгалтер, к примеру, представляя отчётность в контролирующие госорганы с помощью программ для онлайн-отчётности.

12. Отзыв машиночитаемой доверенности

Первое лицо организации или сотрудник с правом передоверия заполняет форму заявления на отзыв МЧД в используемой системе электронного документооборота.

Оператор электронного документооборота получает заявление об отзыве машиночитаемой доверенности и в течение четырёх часов:

• подтверждает поступление заявления;
• подписывает подтверждение электронной подписью и отправить на e-mail доверителя.

В течение 12 часов оператор электронного документооборота размещает в своей инфосистеме сведения о том, что МЧД отозвана/недействительна.

13. Где хранится машиночитаемая доверенность

Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223

МЧД хранится в информационных системах следующих организаций:

• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• операторов электронного документооборота (ЭДО);
• Головного удостоверяющего центра Минцифры;
• государственных удостоверяющих центров (Казначейство, ФНС и Банк России);
• аккредитованной доверенной третьей стороны;
• ФОИВ или внебюджетных фондов.

14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД

На сайте ФНС России и в программном обеспечении ряда операторов ЭДО, включая «Такском», реализованы два формата МЧД — B2B и B2G.

Касаемо B2G: пока госорганы, например, ФНС России, Социальный фонд России и Центробанк, требуют по-разному оформленные электронные доверенности. Но ФНС и Минцифры планируют ввести универсальный формат МЧД — единый как для взаимодействия с контрагентами, так и бизнеса с госучреждениями. Дата введения универсального формата МЧД называлась, но не раз переносилась и на дату публикации этого материала неизвестна.

15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России

Напоминаем, функция представления электронной доверенности в налоговую службу реализована во всех программах «Такском» для онлайн-отчётности в госорганы.

• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Онлайн-Спринтере»
• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Доклайнере»
• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Референте»

16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России

Развёрнутый детальный материал на эту тему читайте здесь.

17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами

Этот актуальный вопрос мы в подробностях разобрали здесь.

18. Ответы на вопросы

Должен ли сотрудник быть официально трудоустроен, чтобы выдать на него МЧД?

Нет, при регистрации МЧД данная информация никак не проверяется.

Может ли сотрудник при использовании МЧД заверять документы электронной подписью, оформленной на него с указанием реквизитов организации-работодателя?

До 1 сентября 2023 года, когда применение МЧД станет обязательным, сотрудник перед отправкой контрагенту электронных документов и МЧД может заверять документы двумя видами электронных подписей:

• содержащей сведения об организации-работодателе;
• электронной подписью физлица — без сведений об организации-работодателе.

С 1 сентября 2023 года в описанной выше ситуации сотрудники будут использовать только электронные подписи физлица.

Может ли ИП выдать МЧД на сотрудника?

Да. Процесс регистрации МЧД одинаковый для организаций любой правовой формы.

Что предъявлять в суде в случае возникновения споров по подписанным электронным документам с использованием МЧД?

Выгружается архив с документом и электронной подписью, который также включает информацию с реквизитами доверенности. К данному архиву документов прикрепляется электронная доверенность (ссылка на неё) и передаётся в суд.

Какие ошибки могут быть при регистрации МЧД?

При формировании МЧД в ней необходимо указать паспортные данные и СНИЛС представителя. Если сведения введены некорректно или заполнены не все данные, то доверенность не зарегистрируется.

Можно ли корректировать МЧД после её регистрации?

Нет. Необходимо отозвать некорректную доверенность, а затем оформить новую с корректными данными.

Как выглядит регистрационный номер доверенности? Как он присваивается?

Пример: 9F052067-6054-4708-AB60-EAFC10166753. Присваивается автоматически при создании МЧД.