Машиночитаемое распознавание реквизитов документа это

2.3.3.1. Под машиночитаемым документом понимается документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации.

Основными видами носителей, применяемых при создании машиночитаемых документов, являются перфорационные (перфокарты, перфоленты) и магнитные (магнитные ленты, магнитные диски) носители записи.

Под машинограммой понимается документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

2.3.3.2. Для машиночитаемых документов и машинограмм установлен комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В состав обязательных реквизитов входят: код и наименование организации — создателя документа; местонахождение организации — создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа (ГОСТ 6.10.4-84).

Код и наименование организации — создателя машиночитаемого документа или машинограмм записываются по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) (Приложение 3).

Реквизит «Местонахождение организации — создателя документа» должен быть записан в следующем виде:

код населенного пункта, где находится организация — создатель машиночитаемого документа или машинограммы в соответствии с Общесоюзным классификатором «Система обозначений объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов» (СОАТО) и наименование населенного пункта (Приложение 3).

Код и название формы документа записываются по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД) для документов общесоюзного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации — для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов (Приложение 3).

Дата изготовления документа записывается по ГОСТ 6.10.1-88 с указанием времени записи документа, позволяющем идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит «Код лица, ответственного за правильность изготовления машиночитаемого документа или машинограммы» записывается в следующем виде: код, должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации — создателе документа.

Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений.

При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия).

Полный состав реквизитов машинограмм, правила их оформления и расположения определяются требованиями унифицированных систем документации, а в случае их отсутствия — в соответствии с требованиями отраслевых стандартов и настоящих общих требований.

2.3.3.3. В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.

Машинограммы и документы на перфоносителях могут удостоверяться не только кодами лиц, ответственных за правильность изготовления документов, но и их подписями.

На машинограммах, представляющих особо важную информацию, подпись удостоверяется печатью организации — создателя документа.

Передача (пересылка) машиночитаемых документов осуществляется только с сопроводительным письмом.

С помощью единого портала госуслуг электронный документ в машиночитаемом формате, являющийся результатом предоставления услуги, может быть автоматически преобразован в визуальный образ такого документа

С 24.08.2022 в Требования к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26.03.2016 № 236, внесены изменения.

Согласно п. 19(3) Требований электронный документ в машиночитаемом формате может быть преобразован в вид, облегчающий его восприятие человеком, с использованием электронных вычислительных машин, единым порталом федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)» в соответствии с правилами, определенными органом (организацией), осуществившим формирование результата предоставления услуги в форме электронного документа в машиночитаемом формате, посредством автоматического формирования визуального образа указанного электронного документа в машиночитаемом формате.

Визуальный образ документа, сформированный единым порталом в автоматическом режиме в соответствии с абзацем вторым настоящего пункта, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий, с визуализацией данной электронной подписи, содержащей информацию о том, что такой документ подписан электронной подписью, а также о номере, владельце и периоде действия квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи.

Прокурор Старицкого района                                      Т.А. Жеглова

1. Для чего и кого служит МЧД
2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью
3. Когда применение МЧД станет обязательным
4. Как начать работать с МЧД
5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность
6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации
7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица
8. Как работник организации использует МЧД
9. Какую информацию содержит МЧД
10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента
11. Передоверие: как это работает
12. Отзыв машиночитаемой доверенности
13. Где хранится машиночитаемая доверенность
14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД
15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России
16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России
17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами
18. Ответы на вопросы

1. Для чего и кого служит МЧД

Машиночитаемая доверенность (МЧД) служит для представления сотрудниками интересов организации-работодателя в электронном документообороте с контрагентами.

Единые требования к МЧД установлены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858. Согласно нему, МЧД — это документ, на основании которого физлицо может действовать со своей электронной подписью (ЭП) от имени юрлица, индивидуального предпринимателя или другого физлица.

В приказе говорится: чтобы подтвердить, что сотрудник может действовать от имени первого лица организации, МЧД должна быть подписана электронной подписью (ЭП) доверителя. С помощью МЧД, которую первое лицо организации заверяет своей ЭП и передаёт физлицу (сотруднику организации), работник может заверять своей ЭП электронные документы при взаимодействии с партнёрами или госорганами в системах электронного документооборота. Таким образом, руководитель делегирует полномочия сотруднику.

Доверенность составляется в виде файла с расширением .xml.

2. Преимущества МЧД перед бумажной доверенностью

Надёжно. Исключаются использование рукописной подписи первого лица организации и её возможная подделка кем-то из коллектива. МЧД безопасно хранится одновременно в нескольких информационных блокчейн-системах следующих организаций: операторов электронного документооборота, аккредитованных удостоверяющих центров, ФНС России и Минцифры.

Удобно. Лёгкое, скорое и безбумажное администрирование и управление доверенностями: оформление, заверение, отправка доверителем представителю, изменение прав сотрудников, отзыв МЧД.

Экономично. Оформление, хранение и использование доверенности в цифровом виде сокращает траты на бумагу и расходники для принтеров. Не требуется оплачивать доставку доверенности, если она предназначена для работника организации из другого региона.

Не нужно тратиться на нотариуса — МЧД оформляется без его участия. Первому лицу фирмы необходимо лишь заверить документ своей электронной подписью и отправить доверенность сотруднику.

3. Когда применение МЧД станет обязательным

1 сентября 2023 года — эта дата начала обязательного использования машиночитаемых доверенностей определена Федеральным законом от 19.12.2022 № 536-ФЗ.

4. Как начать работать с МЧД

Первое лицо организации оформляет электронную подпись (ЭП) в ФНС России, если таковой ещё нет или срок действия имеющейся ЭП завершается.

Сотрудники организации оформляют электронные подписи физических лиц (без реквизитов организации-работодателя!) в коммерческом удостоверяющем центре.

Организация должна убедиться, что используемый софт для ЭДО:

• поддерживает работу с машиночитаемыми доверенностями;
• работает с ЭП физлиц.

5. На каких ресурсах создаётся машиночитаемая доверенность

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере»

6. Кто и как оформляет и заверяет МЧД внутри организации

Вариант 1. Первое лицо организации создаёт для выбранных сотрудников машиночитаемые доверенности и заверяет их своей ЭП.

Вариант 2. Сотрудник организации или назначенный ответственный администратор создаёт машиночитаемую доверенность на себя или другого сотрудника и отправляет первому лицу для проверки, утверждения и заверения электронной подписью.

7. Как в МЧД указывать полномочия доверенного лица

При создании МЧД для B2G-взаимодействия

Используйте размещённый на «Госуслугах» классификатор — в нём указаны специальные коды полномочий.

При создании МЧД для B2B-взаимодействия

На усмотрение первого лица организации точно указываются доверяемые сотруднику действия, например, подписание счетов-фактур и УПД с конкретным контрагентом.

Отметим, что в электронной машиночитаемой доверенности могут указываться один или несколько видов полномочий сотрудника на разные действия. МЧД разрешается оформлять как индивидуально на каждого работника, так и на нескольких сотрудников.

8. Как работник организации использует МЧД

При взаимодействии с контрагентами через сервисы ЭДО сотрудник отправляет заверенные его электронной подписью физлица документы и обязательно прикладывает машиночитаемую доверенность, заверенную ЭП первого лица организации-работодателя.

Таким же образом сотрудник действует, представляя отчётность в госорганы через сервисы онлайн-отчётности.

9. Какую информацию содержит МЧД

Содержащиеся в машиночитаемой доверенности данные утверждены Приказом Минцифры от 18.08.2021 № 857. Среди них:

• название, номер и срок действия доверенности;
• сведение о доверителе;
• электронная подпись первого лица организации, которой заверена доверенность;
• сведения о представителе/поверенном;
• полномочия представителя;
• возможность передоверия.

10. Как проверить полномочия при получении МЧД от сотрудника контрагента

Вариант 1

На специальном разделе сайта ФНС России: m4d.nalog.gov.ru

Вариант 2

В сервисе электронного документооборота, поддерживающем функционал МЧД, например, в «Такском-Файлере».

11. Передоверие: как это работает

14 июля 2022 года вступили в силу очередные изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи», объясняющие и регулирующие передоверие представления сотрудниками интересов организации-работодателя.

Первое лицо фирмы оформляет МЧД с правом передоверия, к примеру, руководителю отдела продаж. Эту машиночитаемую доверенность первое лицо организации подписывает собственной электронной подписью.

Руководитель отдела продаж наделяет полномочиями заверять договора менеджера по продажам — оформляет и выдаёт сотруднику машиночитаемую доверенность, заверяя её своей электронной подписью.

Менеджер по продажам заключает сделку с контрагентом в системе электронного документооборота следующим образом: подписывает договор своей электронной подписью и вместе с ним направляет партнёру две МЧД — от первого лица и от руководителя отдела продаж.

Аналогичные действия совершает и бухгалтер, к примеру, представляя отчётность в контролирующие госорганы с помощью программ для онлайн-отчётности.

12. Отзыв машиночитаемой доверенности

Первое лицо организации или сотрудник с правом передоверия заполняет форму заявления на отзыв МЧД в используемой системе электронного документооборота.

Оператор электронного документооборота получает заявление об отзыве машиночитаемой доверенности и в течение четырёх часов:

• подтверждает поступление заявления;
• подписывает подтверждение электронной подписью и отправить на e-mail доверителя.

В течение 12 часов оператор электронного документооборота размещает в своей инфосистеме сведения о том, что МЧД отозвана/недействительна.

13. Где хранится машиночитаемая доверенность

Порядок хранения МЧД определён Постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223

МЧД хранится в информационных системах следующих организаций:

• аккредитованных удостоверяющих центров (УЦ);
• операторов электронного документооборота (ЭДО);
• Головного удостоверяющего центра Минцифры;
• государственных удостоверяющих центров (Казначейство, ФНС и Банк России);
• аккредитованной доверенной третьей стороны;
• ФОИВ или внебюджетных фондов.

14. Когда госорганы планируют принимать единый формат МЧД

На сайте ФНС России и в программном обеспечении ряда операторов ЭДО, включая «Такском», реализованы два формата МЧД — B2B и B2G.

Касаемо B2G: пока госорганы, например, ФНС России, Социальный фонд России и Центробанк, требуют по-разному оформленные электронные доверенности. Но ФНС и Минцифры планируют ввести универсальный формат МЧД — единый как для взаимодействия с контрагентами, так и бизнеса с госучреждениями. Дата введения универсального формата МЧД называлась, но не раз переносилась и на дату публикации этого материала неизвестна.

15. Как оформить электронную доверенность для информационного обмена с ФНС России

Напоминаем, функция представления электронной доверенности в налоговую службу реализована во всех программах «Такском» для онлайн-отчётности в госорганы.

• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Онлайн-Спринтере»
• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Доклайнере»
• Как работать с электронной доверенностью ФНС в «Референте»

16. Как оформить электронную доверенность на представителя для сдачи отчётов в Социальный фонд России

Развёрнутый детальный материал на эту тему читайте здесь.

17. Как в 2023 году будут действовать электронные подписи, выданные коммерческими удостоверяющими центрами

Этот актуальный вопрос мы в подробностях разобрали здесь.

18. Ответы на вопросы

Должен ли сотрудник быть официально трудоустроен, чтобы выдать на него МЧД?

Нет, при регистрации МЧД данная информация никак не проверяется.

Может ли сотрудник при использовании МЧД заверять документы электронной подписью, оформленной на него с указанием реквизитов организации-работодателя?

До 1 сентября 2023 года, когда применение МЧД станет обязательным, сотрудник перед отправкой контрагенту электронных документов и МЧД может заверять документы двумя видами электронных подписей:

• содержащей сведения об организации-работодателе;
• электронной подписью физлица — без сведений об организации-работодателе.

С 1 сентября 2023 года в описанной выше ситуации сотрудники будут использовать только электронные подписи физлица.

Может ли ИП выдать МЧД на сотрудника?

Да. Процесс регистрации МЧД одинаковый для организаций любой правовой формы.

Что предъявлять в суде в случае возникновения споров по подписанным электронным документам с использованием МЧД?

Выгружается архив с документом и электронной подписью, который также включает информацию с реквизитами доверенности. К данному архиву документов прикрепляется электронная доверенность (ссылка на неё) и передаётся в суд.

Какие ошибки могут быть при регистрации МЧД?

При формировании МЧД в ней необходимо указать паспортные данные и СНИЛС представителя. Если сведения введены некорректно или заполнены не все данные, то доверенность не зарегистрируется.

Можно ли корректировать МЧД после её регистрации?

Нет. Необходимо отозвать некорректную доверенность, а затем оформить новую с корректными данными.

Как выглядит регистрационный номер доверенности? Как он присваивается?

Пример: 9F052067-6054-4708-AB60-EAFC10166753. Присваивается автоматически при создании МЧД.

Распознавание документов на частном примере — обзор доступных платных и бесплатных решений

Всем привет! Типичная ситуация сложилась в компании, в которой я работаю. В бухгалтерии вечный аврал, людей не хватает, все занимаются чем-то безусловно важным, но по сути бесполезным. Такое положение дел не устраивало руководство.

Если подробнее, то проблема в том, что ресурсов бухгалтерии не хватает на текущие задачи, а выделять ставки под новых людей никто не хочет. Поэтому сверху приняли решение порезать некоторые задачи и освободить время бухгалтеров для более полезных дел. Под нож попала такая работа как сканирование и распознавание документов, копирование, внесение их в прочие рутинные радости.

Так передо мной, как аналитиком, встала задача: найти решение для распознавания документа типичного для моей компании — счет-фактуры — структурировать его в имеющиеся хранилища, а также в 1С. Решение, которое будет удобным, понятным, и не влетит компании в копеечку.

Опыт получился занятным, решил поделиться тем, что удалось собрать. Возможно я что-то упустил, поэтому велком в комментарии, если есть, что добавить.

Программы сканирования документов, программы распознавания документов — не новое решение на рынке, его можно найти как в бесплатных программах, так и встроенных в системы.

Начал я с бесплатных программ:

• glmageReader
• Paperwork
• VietOCR
• CuneiForm.

В ходе распознавания нашего счета-фактуры такими программами я увидел следующее:

• В таких программах как VietOCR, Paperwork, glmageReader можно настроить хранение отсканированных документов в определенные папки, Paperwork умеет их даже сортировать, согласно меткам.
• В основном они хорошо справляются с текстом, а там, где текст распознан некорректно, в некоторых программах можно вручную изменить содержимое, прежде чем экспортировать файл.

Однако есть и проблемы:

• Есть разница между работой с pdf сканами и png. Не всегда удается удачно конвертировать png в pdf.
• Большинство таких программ сложно справляются с распознаванием документов табличного вида, даже самого простого формата. В результате мы получаем распознанный текст без размеченных полей.

  

• Иногда неточно определяется шрифт, вследствие чего при конвертации весь распознанный текст наезжает друг на друга.
• В процессе распознавания иногда необходимо делать выравнивание по ключевым словам, с доворотами и смещением координат.
• В некоторых программах таблица распознавалась как картинка и экспортировалась в новый документ Word тоже в качестве картинки, очень урезанной, которую даже сложно разглядеть.
• При редактировании распознанного содержимого в некоторых программах возникали проблемы, менялся шрифт или сам текст.

Технология сработала достаточно хорошо, Учитывая, что программы бесплатные, описанные выше проблемы допустимы. Однако, я искал более упорядоченного решения.

Затем я исследовал распознавание в ABBYY FineReader 15 Corporate

За 7-дневный срок триала я изучил и эту платформу.

Что отметил:

• Когда я открыл png файл, он отлично был считан и в результате удачно конвертирован в pdf без потери качества изображения и текста.
• Программа отлично знает, как отсканировать документ для редактирования текста. Причем в режиме редактирования файла формата png текст удается отредактировать без проблем, но иногда слетает разметка.
• Однако то же самое я не могу сказать про редактирование файла-скана pdf. При попытке редактирования летели слои.
• Табличный вид распознается качественно, вся структура сохраняется, меня это порадовало.
• OCR редактор хорошо распознал мой сформированный pdf счет-фактуры. Где-то пару символов требовалось поправить вручную.

  

• Однако, была ситуация, что почти весь подобный документ распознался с меньшей точностью и данных для изменения вручную было уйма. Думаю, здесь можно было бы решить вопрос технически, но это затратило бы больше времени.

  
• Здесь можно настроить автоматическую конвертацию входящих документов, которые регулярно будут тянуться из указанной папки, по указанному расписанию.
• Он позволяет сравнивать версии документов, даже если они в разных форматах. При большом потоке документов и правок в них, это очень удобно.

От использования этого софта были приятные впечатления. Однако, когда я обратился к ценнику системного решения ABBYY Flexicapture (а мне нужно именно системное), то выяснил, что решение, особенно кастомизированное, обходится в довольно круглую сумму, около 400 тыс. руб./мес. и выше за 10 тыс. страниц.

Я стал искать альтернативу. Как освободить руки сотрудника, получить качественное распознавание документов и не переживать за сохранность и структуру данных.

И тут я решил получше разглядеть ELMA RPA, которую я уже изучал ранее.

Вендор предлагает перекинуть значительную часть работы по экспорту данных в ERP с плеч бухгалтеров на роботов. По сути, именно это решает поставленную передо мной задачу. Чтобы познакомиться с распознаванием в этой системе, я взял у вендора триальную версию системы.

Здесь я обнаружил, что распознавание не преследует цели конвертировать полученные данные в новый документ-файл.

Здесь главная цель — распознавание реквизитов документа и их передача в другие системы/сайты/приложения. Кроме того, роботы складывают всю информацию куда надо: автоматически находят нужные папки и сохраняют в необходимых форматах.

Какие виды распознавания в системе я посмотрел:

Распознавание по шаблону

Нам предлагается на основании шаблона документа распознать подгружаемый документ. Насколько мне известно, этот вид распознавания бесплатный, внутрь зашит движок Tesseract.

Что отметил:

• Этот вид распознавания работает именно со сканами формата jpg и png, pdf он пока не рассматривает. Но продукт еще молодой, думаю, все впереди.
• Этот вид распознавания входит в бесплатную версию Community Edition
• Удобно размечен текст по блокам, которые можно сопоставить, согласно переменным, которые мы создали в контексте робота. Таким образом вручную настроить, что именно тянем в распознавание.
• Нашу счет-фактуру он распознал 50/50, некоторые слова подменил как посчитал нужным.

  

Однако, вендор на данный кейс сообщил, что этот вид распознавания адаптирован под простые документы, с текстовой структурой или с легкими формами. И посоветовал для распознавания счета-фактуры использовать другой вид распознавания — intellect lab.

Процесс тот же, загружаем шаблон и по нему распознаем. Но здесь шаблон отправляется на облачный сервер.

От сервера получаем ответ (распознает такой тип документа или нет), и если распознается, то передается структура шаблона (переменные для маппинга), для сопоставления переменных, которые необходимо будет записать в RPA процессе.

В процессе воспроизведения мы отправляем уже документ, который хотели бы распознать и получаем ответ от iLab сервера о распознавании.

Что отметил по поводу этого распознавания:

• Здесь уже распознавание работает как программа сканирования документов pdf, и при этом работает и с форматами jpg и png.
• Качество документа не влияет на эффективность распознавания. Даже документы с плохим качеством распознаются корректно.
• Счет-фактура распозналась полностью и без подмен переменных.
• Робот сумел получить скан с почты, распознать его и создать его экземпляр в 1С. То есть автоматически сохранил файл там, где мы ему задали, что, естественно, крайне удобно.
• Входит в бесплатную Community Edition в виде распознавания документа в облаке. Подходит, если используем стандартные типы (СФ, УПД, АВР и др.), и, например до 100 документов в месяц или до 500 в год. (Стоит заметить, что считаем не в страницах, а в документах непосредственно.)

Сам процесс распознавания документов довольно сложно отобразить на видео, так как это происходит в коробке, а экран пустует несколько секунд. Поэтому я сделал отдельную запись распознанных данных в блокнот для визуализации.

Соответственно, эти же данные робот записывает в 1С, создавая там новый документ:

Что удалось выяснить по ценам: Если мы, например, хотим работать масштабно именно с ilab распознаванием, то за наши 10 000 документов придется выложить:

• примерно 180 000 руб. единовременно,
• плюс, допустим, 400 000 руб. покупка робота с оркестратором
• итого: 580 000 руб.

Робот бессрочный, а 10 000 документов на какое-то время хватит. Довольно выгодно получается, как минимум в том, что заплатим за все один раз.

Что понравилось в распознавании в этой платформе в целом:

• Можно настроить получение документов по событию, а также, например из электронной почты и любых других внешних источников. У меня пока была цель настроить получение с почты.
• Все считанные данные с документа можно спокойно записать в контекстные переменные и далее их передать в необходимые системы, приложения, сайты, ВМ и т д. И я не переписываю уже ничего руками.
• Скорость обработки. 15 секунд и объект распознан, а остальной порядок действий — это счет по минутам. Если заявиться с потоковым сканированием с большим количеством документов, думаю это не составит больших временных затрат.
• Много качественного функционала в свободном доступе, для небольших компаний им можно вполне обойтись.

Итого:

• Бесплатные программы справляются с задачей распознавания документов лучше, чем я предполагал, однако за счет них значительно ускорить работу с большим объемом не удастся
• ABBYY FineReader хорошо справляется с обработкой и распознаванием документов после, однако, чтобы получить системное решение, нужны большие финансовые возможности.
• ELMA RPA удивила по качеству распознавания документов, вариативностью, а также возможностям хранения и передачи после распознавания, но стоит учесть, что продукт молодой.

Начало работы с сервисом

Для включения функционала зайдите в раздел Администрирование – Настройки распознавания документов

Установите флаг Использовать распознавание документов.
Для использования сервиса необходимо активировать Интернет-поддержку, сделать это можно по кнопке Подключить в этой же форме или из раздела Администрирование – Интернет-поддержка и сервисы – Настройки интернет-поддержки — Подключить

или

Если интернет-поддержка подключена, то сервис готов к использованию

Переход к сервису автораспознавания документов доступен в разделе Покупки/Продажи – Загрузить документы из сканов (фото)

В верхнем левом углу рабочего места отображено количество доступных страниц к распознаванию

Для распознавания документа нажмите кнопку Добавить файлы, после этого выберите файлы с изображениями документов (поддерживаемые форматы JPEG, PNG, BMP, TIFF (одностраничные документы), PDF, MS Word, MS Excel, архивы в формате ZIP (которые содержат файлы с перечисленными форматами). В рамках одной загрузки можно выбрать неограниченное количество файлов.

Обращаем внимание, что на удаленном рабочем столе вы можете располагать свои файлы на диске W только в папке «Общие»

Файл попадает в список слева, в данном случае документ одностраничный:

Если документ состоит из нескольких страниц, то каждая из них попадет в список по отдельности и вам необходимо будет выстроить их в правильном порядке, воспользовавшись кнопками-стрелками в верхней части формы. Доступен предпросмотр в правой части (поддерживается только для изображений).

На вкладке Справка подробная инструкция:

Далее выполняется распознавание загружаемых изображений по команде Распознать.

Дождитесь окончания распознавания

После окончания процесса распознавания в табличную часть справа попадут документы, каждый документ будет в отдельной строке

Статусы документов:

Документы в сервисе могут принимать следующие статусы: в обработке, распознанные, обработанные, с ошибкой, удаленные. Можно просматривать документы, пользуясь отбором по статусам, для этого нажмите на нужный:

Рассмотрим каждый статус

В обработке

В обработке
– идет процесс распознавания, он может занять определенное время

Распознанный

Распознанный – распознавание прошло успешно

Для всех распознанных документов программа автоматически определяет вид документа. Например, Счет на оплату или Товары (накладная).

Провалившись в него вы проверяете автоматически подобранный тип, при необходимости изменяете его. Программа подсвечивает красным поля, на которые нужно обратить внимание.

Элементы, которые вы будете создавать, будут заполняться в помощнике

При нажатии на поле в документе, красной рамкой выделяется его место в файле распознавания:

Для сопоставления выберите нужный элемент из справочника:

Если в документе много нераспознанной номенклатуры, и она вся новая для базы 1С, то можно воспользоваться Групповым созданием нераспознанной номенклатуры

Название создастся как в загружаемом документе (вы можете его изменить), укажите вид номенклатуры для создаваемых позиций, ставку НДС, единицы измерения и номенклатурную группу. Обязательными полями при этом являются: наименование, вид номенклатуры и единица измерения.

Массово проставить одно и то же значение (например, единицу измерения) можно, используя окно в правом нижнем углу. Выделите строки, в которых нужно заполнить поля, можно использовать сочетания клавиш Ctrl+А (выделить все) или зажмите Shift и выберите нужное. В форме справа установите галки и укажите реквизиты для заполнения и нажмите кнопку Установить значения.

В результате:

После заполнения нажмите кнопку Создать выделенные позиции

В итоге вы сможете создать из распознанного документа новый документ в базе 1С (скан документа станет его прикрепленным файлом). Для этого нажмите на кнопку Создать и из списка выберите вид документа

После создания автоматически откроется следующий по очереди документ из распознанных.

Обработанный

Обработанный
– документ распознан и создан в информационной базе

Если провалиться в обработанный документ, то можно по гиперссылке Связанные документы перейти к созданному в базе документу

А в документе 1С в присоединенных файла (кнопка со скрепкой) вы увидите скан документа, по которому вы распознавали

С ошибкой

С ошибкой – нераспознанный документ, требуется дополнительная обработка

Нераспознанные документы можно удалить, нажав правой кнопкой мыши – Пометить на удаление

Пока вы полностью не удалили документ (обработкой «Удаление помеченных объектов»), его можно восстановить из Удаленных

Либо вместо удаления нераспознанный документ можно переместить в Обработанные (правая кнопка мыши – Обработанные)

Почему документ может не распознаться?

Картинка размыта или нечеткая, в таком случае вы увидите следующую ошибку:

или

В этом случае вы сами можете, опираясь на скан, создать документ в базе 1С. Выберите Тип документа или Форму документа и далее дозаполните поля вручную, опираясь на скан

Что такое машиночитаемая доверенность

Машиночитаемая доверенность даёт право сотруднику вести деятельность от имени организации. Её создают в электронной форме и подписывают электронной подписью руководителя юрлица или ИП. Документ имеет особый формат для автоматического распознавания в информационной системе. Требования к МЧД содержатся в приказах Минкомсвязи № 857 и № 858 от 18.08.2021.

Без электронной подписи использовать машиночитаемую доверенность нельзя. Вести ЭДО и сдавать отчётность можно с помощью МЧД с ЭЦП физлица.

Подробнее ознакомиться с понятием МЧД рекомендуем в нашей статье.

Для чего используют МЧД

В совокупности МЧД и ЭЦП наделяет физическое лицо полномочиями для обмена электронными документами от имени компании. С помощью нИХ работник может:

• сдавать отчётность в государственные органы — налоговая, фонд соцстрахования, Росстат;
• работать на госпорталах — ЕГАИС, «Честный ЗНАК»;
• участвовать в электронных торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ;
• вести электронный документооборот с контрагентами.

Как начать работать по новым правилам

Переход на новую схему работы состоит из двух шагов:

• выпуск отдельного сертификата квалифицированной электронной подписи (КЭП) для доверенного физического лица;
• создание машиночитаемой доверенности для этого работника.

С помощью КЭП физического лица сотрудник будет заверять электронные документы. При их отправке необходимо прикладывать машиночитаемую доверенность.

Для осуществления юридически значимого документооборота рекомендуем квалифицированные ЭП от УЦ «Калуга Астрал». В каталоге представлены тарифы для физлиц и сотрудников организаций

Как работать с машиночитаемой доверенностью

Рассмотрим, с какого момента и при каких случаях требуется применять машиночитаемую доверенность.

Сроки перехода на машиночитаемую доверенность

Федеральный закон № 476-ФЗ от 27.12.2019 внёс поправки в 63-ФЗ «Закон об электронной подписи». Согласно нововведениям, доверенные лица ИП и юрлиц обязаны использовать машиночитаемую доверенность с 1 января 2023 года. При этом подписывать электронные документы требуется личной КЭП физического лица. По старым правилам работать разрешено до 31 декабря 2022 года в рамках переходного периода.

Работать с машиночитаемой доверенностью можно уже сегодня. Государственные сервисы ФНС и ФСС принимают отчётность с приложением МЧД. Руководители компаний и их сотрудники могут обучаться и сдавать документы в тестовом режиме сейчас для бесперебойной работы в будущем.

Как подписать машиночитаемую доверенность ЭЦП

Машиночитаемая доверенность создаётся согласно утверждённому формату. В документе указываются полномочия, которыми наделяется доверенное лицо. Генеральный директор или индивидуальный предприниматель подписывает МЧД своей квалифицированной электронной подписью. Далее доверенность сохраняется в информационной системе.

Как хранить доверенности

Правила хранения МЧД регулирует ПП №223 от 21.02.2022. Машиночитаемую доверенность хранят в следующих информационных системах:

• аккредитованный удостоверяющий центр;
• оператор электронного документооборота;
• удостоверяющий центр налоговой, Казначейства и Банка России;
• собственная или государственная ИС.

После загрузки МЧД фиксируется дата и время поступления документа в ИС. Создаётся подтверждение о получении, которое подписывается КЭП. Подтверждение отправляется доверителю, доверенность в архив, а сведения из машиночитаемой доверенности в общую базу МЧД.

Как применять МЧД в работе

Если машиночитаемая доверенность хранится в собственной информационной системе, её прикрепляют к пакету документов. Если в сторонней ИС — указывают её реквизиты и отправляют контрагентам или в госорганы. Получатель вводит реквизиты в общей базе МЧД и проверяет полномочия подписанта и срок их действия.

Как отменить доверенность

Машиночитаемую доверенность отзывают раньше окончания срока действия, если:

• обязанности переданы другому сотруднику;
• уполномоченный работник уволен или переведён на другую должность.

В данном случае директор организации или предприниматель составляют заявление на отзыв. Его отправляют в ту информационную систему, в которой хранится МЧД. У каждой ИС своя форма заявления.

Заявление на отзыв подписывают КЭП юрлица или ИП. Выдают такую подпись только в удостоверяющем центре ФНС или её доверенных лиц. Необходимо составить пакет документов и явится лично в отделение ведомства. Клиенты обслуживаются в порядке живой очереди по графику филиала.

Чтобы получить электронную подпись юрлица и ИП в ускоренном порядке, рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».