Логотип организации правильное название реквизита

Эмблему
организации или товарный знак (знак
обслуживания) (реквизит
03) помещают на бланках организаций в
соответствии с уставом
(положением
об организации).
¹

Эмблему
и товарный знак не воспроизводят на
бланке, если на нем помещен Государственный
герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации или герб
муниципального образования. ²

Товарный
знак (знак обслуживания) изображают на
бланке с соблюдением требований части
четвертой Гражданского кодекса Российской
Федерации.

Обладателем
исключительного права на товарный знак
(правообладателем) может быть юридическое
лицо или индивидуальный предприниматель.
³

Право
на товарный знак охраняется законом.
Правовая охрана товарного знака в
Российской Федерации предоставляется
на основании его государственной
регистрации. ⁴

В
качестве товарных знаков могут быть
зарегистрированы словесные, изобразительные,
объемные и другие обозначения или их
комбинации. Товарный знак может быть
зарегистрирован в любом цвете или
цветовом сочетании. ⁵

Порядок
регистрации товарного знака изложен в
части четвертой Гражданского кодекса
Российской Федерации. При этом в
соответствии с международным договором
Российской Федерации не допускается
регистрация в качестве товарных знаков
обозначений, состоящих только из
элементов, представляющих собой:
государственные гербы, флаги и другие
государственные символы и знаки;
сокращенные или полные наименования
международных и межправительственных
организаций, их гербы, флаги, другие
символы и знаки; официальные контрольные,
гарантийные или пробирные клейма,
печати, награды и другие знаки отличия,
или сходные с ними до степени смешения
обозначения. Такие элементы могут быть
включены как неохраняемые элементы в
товарный знак, если на это имеется
согласие соответствующего компетентного
органа. ⁶

Реквизит
«Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)» используется
при изготовлении общего бланка, бланка
письма, бланка конкретного вида документа.
⁷

Рис.
1.

Пример
оформления реквизита «Эмблема
организации или товарный знак
(знак
обслуживания)» на бланке письма

Схема
расположения реквизита «Эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания)» приведена на рисунках
2 и 3. Реквизит «Эмблема организации
или товарный знак (знак обслуживания)»
располагают над серединой реквизита
«Наименование организации».
Допускается реквизит «Эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания)» располагать на уровне
реквизита «Наименование организации».
⁸

Рис.
2.

Расположение
реквизита
«Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)»
на
формате
А4 углового
бланка

01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14
— место
составления или издания документа;

15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

Рис.
3.
Расположение
реквизита
«Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)»
на
формате
А4 продольного
бланка
01
— Государственный
герб Российской Федерации;
02
—
герб субъекта Российской Федерации;

03
—
эмблема
организации или товарный знак (знак
обслуживания);
04
— код
организации;

05
— основной
государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;

06
— идентификационный
номер налогоплательщика/код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);

07
— код
формы документа;
08
— наименование
организации;
09
— справочные
данные об организации;

10
— наименование
вида документа;
11
— дата
документа;
12
— регистрационный
номер документа;

13
— ссылка
на регистрационный номер и дату документа;
14
— место
составления или издания документа;

15
— адресат;
16
— гриф
утверждения документа;
17
— резолюция;
18
— заголовок
к тексту;

19
— отметка
о контроле;
20
— текст
документа

__________
¹
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Госстандарт
России: Изд-во стандартов, 2003. – Пункт
3.3.
²
Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
³
Гражданский кодекс Российской Федерации
(часть четвертая, статьи 1225-1551) от 18
декабря 2006 г. [по состоянию на 08 ноября
2008 г.] – Статья 1478.
⁴
Там же. – Статья 1479.
⁵
Там же. – Статья 1482.
⁶
Там же. – Статья 1483.
⁷
ГОСТ Р 6.30-2003. – Пункт 4.7.
⁸
Там же. – Пункт 4.5.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Разберемся с терминологией

Логотип (лого) — оригинальное начертание, изображение полного или сокращенного наименования фирмы или товаров фирмы. Примеры логотипов:

Эмблема — условное или символическое изображение какой-либо организации, призванное символизировать ее основную идею. В качестве наиболее известных эмблем приведем красный крест (изначально использовался для обозначения и защиты медицинских расположений на территории военных действий) и эмблему Первого канала:

Размещение логотипа на фирменных бланках организации

При соблюдении установленных законом ограничений организация вправе распоряжаться логотипом по собственному усмотрению: размещать его на различных предметах, продавать, покупать, использовать в рекламе, изобра­жать на официальных документах, на визитных карточках, на собственном транспорте, на упаковке и т.д.

Какой документ выбрать?

Фиксируем требования к использованию логотипа в Инструкции по делопроизводству

Одним из стандартных запретов является запрет на изменение относительных пропорций и расположения элементов логотипа, их состава, на сокращение свободной зоны.

Изготовление фирменных бланков

Выбор способа изготовления фирменных бланков зависит от количества экземпляров, используемых цветов (качества печати) и характеристик бумаги.

Шелкография используется для одно-, двухкрасочной печати бланков небольшим тиражом. Отличается насыщенностью цвета и стойкостью красок.

Трафаретный способ печати, или шелкография, один из самых древних. В нем применялась мелкая шелковая (сейчас синтетическая) сетка, которая натягивается на рамку. Сетку покрывают слоем фотоэмульсии и засвечивают, после чего эмульсия частично разрушается, и получается трафарет для печати. Затем сетку накладывают на запечатываемый материал и продавливают через нее краску.

Толстый слой краски делает отпечаток сочным и почти рельефным. Несомненным плюсом шелкографии являются также долговечность изображения и возможность изготовления небольшого тиража, от 100 экземпляров печатной продукции. Следует отметить, что шелкография крайне «чувствительна» к мелким размерам, например, нежелательны линии тоньше 0,12 мм и шрифт менее 6 кегля. К тому же этот вид печати достаточно дорог.

Шелкография не относится к разряду оперативной полиграфии, ей свойственна неторопливость и большая доля ручного труда. Средний срок изготовления печатной продукции — 3–5 рабочих дней.

Выбор бумаги для бланков свободный: от офсетной белой до дизайнерской, текстурированной, с водяными знаками, тонированной или пергамента.

Офсетная печать бланков (традиционный способ печати) применяется для тиражей от 1 000 экземпляров и выше. Она позволяет очень точно обеспечить цветопередачу в соответствии со стандартом, а также качественно реализовать методы защиты от подделки (печать бледным некопируемым цветом, нанесение тонких волнистых защитных сеток, печать невидимыми красками). Выбор бумаги здесь также свободный. Срок изготовления бланков — минимум 4–5 дней. Офсетная печать требует тщательной предварительной подготовки, долгой сушки, затем делается обрезка бумаги. Такие хлопоты оправданы неизменно высоким качеством результата.

Цифровая печать бланков — это самый быстрый способ. Фактически это печать на принтере, которая не требует особой подготовки либо конечной обработки. Печать возможна как в цветном, так и в черно-белом режиме. В качестве основы используется бумага светлых оттенков плотностью от 70 г/кв.м. Печать бланков возможна также на легкотекстурированной или самокопирующейся бумаге.

Цифровая печать не гарантирует точного «попадания в цвет», поэтому для соблюдения стандарта предварительно делается цветопроба: непосредственно перед началом работ распечатывают лист с несколькими вариантами воспроизведения цвета (цветов), затем посредством сравнения с образцом выбирают наиболее подходящий вариант. И все же он может отличаться от стандарта, так как краска со временем может потускнеть и несколько измениться.

При цифровой печати бланков могут возникнуть определенные ограничения на использование их в лазерных принтерах. Цифровая печать не рекомендуется из-за опасности повреждения печатающего устройства при впечатывании в последующем какой-либо информации, поэтому используется этот способ печати крайне редко, в основном для печати нескольких десятков фирменных бланков с одновременным размещением всей информации.

Ризография — способ печати, применяемый в специальных печатных машинах — дупликаторах. Главное преимущество ризографии — оперативность и малая себестоимость небольших тиражей. Она имеет небольшое ­разрешение, не приспособлена для получения многоцветных изображений.

Основные требования к бумаге для фирменных бланков зависят от используемой печатной техники: у струйных и лазерных принтеров разные «подходы» к нанесению краски. К примеру, струйная печать плохо совместима с глянцевой мелованной бумагой, так как чернила плохо закрепляются на «скользкой» поверхности.

Для изготовления фирменных бланков с логотипом организации чаще всего используют немелованную бумагу формата А4 (297 × 210 мм) белизной от 96% до 110%, плотностью от 80 г/м, а для полноцветных логотипов — от 100 г/м до 160 г/м.

Если говорить о мелованной бумаге, то наиболее предпочтительна для фирменных бланков бумага плотностью от 90 г/м — при односторонней печати и использовании 1–3 цветов (без полутонов), либо от 115 г/м — при печати полноцвета и от 130 г/м — при нанесении изображения на оборотную сторону.

Фактурная бумага очень разнообразна и используется в особых случаях, и уж точно не для повседневной документации. Для печати специальных фирменных бланков, так сказать, на особый случай, подходит фактурная бумага плотностью 90–100 г/м при односторонней печати в 1–3 цвета. Полноцвет рекомендуется печатать только на белой фактурной бумаге, т.к. цветная дает искажение цветов.

*   *   *

Использование фирменных бланков в организациях стало сегодня уже не прихотью, но обязанностью. Так, предоставление сведений в государственные органы контроля, в специализированные учреждения (например, в налоговую инспекцию, в банк и т.п.) предполагает обязательно оформление письма на фирменном бланке организации. Присутствие логотипа на нем привносит индивидуальность, оригинальность, повышает запоминаемость и узнаваемость организации. Поэтому созданию бланков с использованием фирменного логотипа придается огромное значение, а результат — почтительное, уважительное отношение к организации — оправдывает все расходы на соблюдение корпоративного стиля в оформлении документов.

Требования к оформлению реквизитов

Эмблема организации или товарный знак. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами. Эмблема располагается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации, относится к постоянным реквизитам

Код организации. Проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) в соответствии с документами, выданными Государственным комитетом РФ по статистике, включает 8 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева – ОКПО 52016909.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами, включает 13 знаков и является постоянным реквизитом.

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учёт (ИНН/КПП). Идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на учёт проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами (ИНН), включает 10 знаков и является постоянным реквизитом КПП включает 9 знаков и является постоянным реквизитом. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева ИНН 2466044590, КПП 246601001.

Код формы документа. Код формы документа представляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации – ОКУД; только на документах, имеющих унифицированную форму, название которой включено в классификаторы управленческой документации. Код состоит из 7 знаков. Код формы документа – обязательный реквизит для оформления всех документов, кроме письма.

Наименование организации. Автор документа указывается на каждом документе. Автором документа выступает организация и её наименование указывается в соответствии с положением или уставом, на основе которого она образована. Под наименованием организации указывают полное её наименование. При наличии вышестоящей организации её наименование указывается выше наименования организации. Наименование организации, постоянный реквизит и используется при изготовлении всех организационно-распорядительных документов. Сокращённое наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращённое наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Справочные данные об организации. Обязательно указывать почтовый адрес и номера телефонов. Почтовый адрес оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утверждённых Постановлением Правительства РФ в 2004 году. В нём указывается: название улицы, номер дома, наименование населённого пункта (города, посёлка), наименование области, края, почтовый индекс.

Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола  – дата его принятия. Для акта  — дата события. Дата документа представляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Документы, изданные двумя организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год. Буква «г» не ставится. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точками, год четырьмя арабскими цифрами. Например: 04.10.2003. В текстах документов, содержащихся сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год». Например: 04 октября 2003г.

Регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа проставляется каждому входящему, исходящему документу при его регистрации. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, в пределах календарного года, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре, индексом должностного лица. На документах, совместно составленных двумя и более организациями регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций, через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ на № _______ от _________Этот реквизит размещается на бланке и заполняется при составлении письма-ответа.

Место составления или издания документа. Этот реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например: приказ, распоряжение, постановление, протокол и т.д.).Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат. Документы отправляются в адрес организации, их структурных подразделений, должностных или физических лиц. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например: Профсоюзная организация КГПУ им. В.П. Астафьева. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Например: Председателю профсоюзной организации КГПУ им. В.П. Астафьева О.Г.Софроновой.  Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо.

Например:    Председателям профсоюзных организаций университета

Документ не должен содержать более четырёх адресатов.

Гриф утверждения документа. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Председатель профсоюзного комитета КГПУ им. В.П. Астафьева

личная подпись                                О.Г. Софронова

05.09.2003

Дата в грифе утверждения проставляется от руки или частично заготавливается при печатании документа. В последнем случае от руки проставляется число и месяц. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования, утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например: УТВЕРЖДЁН

решением общего собрания трудового коллектива

от 10.02.2003 № 2

Резолюция. Резолюция пишется руководителем от руки непосредственно на документе под реквизитом «Адресат» и включает в себя: фамилию, инициалы исполнителя (кому поручается исполнение); содержание поручения (при необходимости конкретные действия); срок исполнения; подпись руководителя; дату подписания

Например: Н.А. Налимовой

Прошу подготовить справку к статотчёту к 15.12.2003

Личная подпись                                05.12.2003

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя (без пометки «ответственный»), остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. ГОСТ Р 6.30 – 2003 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа.

Заголовок к тексту. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа и должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок к тексту может отвечать на вопросы: О чём? О ком?

Например: Приказ (о чём?) о приёме на работу

Письмо (о чём?) об оказании материальной помощи

Акт (о чём?) о списании материальных ценностей

Заголовок к тексту протокола является наименованием коллегиального органа, заседание которого протоколируется. Для должностной инструкции заголовок к тексту является наименование должности.

Например: Должностная инструкция (кого?) инженера

Применение реквизита «Заголовок к тексту» обязателен для всех документов, оформленных на бумаге на бумаге формата А4. Заголовок к тексту может содержать не более 5 строк и располагают его слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала. Заголовок печатается через 1 интервал, точка в конце заголовка не ставится

Отметка о контроле. Реквизит проставляется на тех документах, исполнение которых поставлено на контроль. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Согласно ГОСТ Р 6.30 – 2003 отметка о контроле обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Реквизит наносится ярким фломастером, цветным карандашом или специальным штампом. Отметка проставляется на левом поле документа, напротив реквизита «Заголовок к тексту».

Текст документа. Текст документа печатают отступив 2-4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1,5 межстрочных интервала на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени.

Например: «имеющие», «владеете», «были», «находились» и т.д.

Текст документов, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели, составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, то в тексте может содержаться одна заключительная часть. Например:

Приказы – распорядительную часть без констатирующей;

Письма, заявления – просьбу без пояснения.

Текст большого объёма можно разбить на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. В документах, состоящих из одной фразы, первая часть, как правило, содержит основание или причину создания документа, вторая – просьбу, решение, распоряжение.

Отметка о наличии приложения. Если приложение упоминается в тексте документа, то отметку о его наличии оформляется следующим образом: Приложение: на 5л., в 2экз. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2-4 интервала). Слово «Приложение» печатается от левого поля, после чего ставится двоеточие, указывают число листов и число экземпляров. Текст приложения печатается через один межстрочный интервал, если приложений несколько их нумеруют и текст разделяют 1,5 интервалами.Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы в отметке о приложениях, они должны быть указаны полностью.

Например:

Приложение: 1. Статистический отчёт за 2013 год на 1л., в 1экз.

2.Отчёт о правовой работе на 2л., в 1экз.

Нумерация страниц основного документа и приложений общая (например, если текст приказа занимает две страницы, то первая страница приложения к нему будет иметь номер три).

Подпись. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое – на документе, оформленном на бланке),личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).

Например: на бланке:

Председатель профкома                  личная подпись            О.Г. Софронова

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала. В документах, подготовленных комиссией, указывается не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением. Например:

Председатель комиссии                            личная подпись                В.Н. Моисеева

Члены комиссии:                                         личная подпись               Е.А. Галкина

личная подпись                                Л.В. Павлова

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей должности. Например:

Председатель профорганизации          личная подпись                   Е.Н. Белова

Бухгалтер                                                 личная подпись          Л.В. Панова

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем. Не допускается косой черты перед наименованием должности, надпись от руки «Зам» и т.д.

Гриф согласования документа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Слово согласовано печатается прописными буквами без кавычек. В расшифровки подписи указывают инициалы, затем фамилию. Круг документов, подлежащих согласованию, определяется в инструкции по делопроизводству или в распорядительном документе. Согласование документа может быть в формах внутреннего согласования и внешнего согласования. Для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего оформляется гриф согласования. При согласовании документа с коллегиальным органом делается ссылка на письмо, протокол заседания, в ходе которого было принято решение о согласовании документа, при этом в грифе согласования наименование документа указывают в именительном падеже. Например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания президиума профкома КГПУ

от 05.06.2003 № 10

Распространённой ошибкой в практике работы организаций являются неверное оформление процедуры согласования документа, когда в грифе согласования документа проставляется личная подпись руководителя. Гриф согласования оформленный таким способом подтверждает факт согласования документа лично руководителем , а не с самой организацией и её коллегиальным органом. Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования или ниже подписи руководителя.

Виды согласования документа. Данный реквизит используют для внутреннего согласования документов. Виза согласования документа  включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например

Заведующий отделом практики  личная подпись                                  В.Ф. Иванов

05.07.2003

При согласовании документа возможны замечания, не согласие визирующего. В этом случае виза дополняется надписями «замечания прилагаются», «не согласен с п.3» Визы ознакомления располагаются ниже реквизита «Подпись».

Оттиск печати. Печать заверяет подлинность подписи руководителя. Печать проставляется на подлинных документах, удостоверяющих факт расходования денежных средств, материальных ценностей, на организационных документах и т.д. Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ.

Например:

Председатель                        личная подпись                                О.Г. Софронова

На финансовых документах, личных документах граждан, документах статистической отчётности печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведённом месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «МП», «Место для печати».

Отметка о заверении копии. Копия документа должна воспроизводить все реквизиты подлинного документа. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:

Верно

Председатель            профкома      личная подпись           О.Г. Софронова

12.12.2004

Проставление печати на копиях документов  обязательно, если документ представляется в другие организации.

Отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе указывает, кто из специалистов организации составил текст документа, подписанный руководителем. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например: Н.А. Налимова 23 23 16

При этом типичной ошибкой является когда делают дополнительные надписи «Исп.», «Подготовил», «тел.», или «т».

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется на документах, которые исполнены и подлежат последующему хранению и использованию в справочных целях. Этот реквизит наносится на документ от руки после его исполнения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Например:

Отправлен ответ 01.12.2003 № 10 – 03

Отметка о поступлении документа в организацию. Реквизит содержит порядковый номер документа по журналу входящих документов и дату поступления (при необходимости часы и минуты). Эту отметку можно проставлять в виде штампа автоматическим  нумератором, в правом углу нижнего поля первого листа документа.

Например:

Вх. № 100                  03.04.2003

(дата)

Реквизит 30. Идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации.

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Правила внутреннего трудового распорядка

Правила оформления документов

Подпись на документах 

Вариант 3

Задание 1. Реквизит «Эмблема организации или товарный знак ( знак обслуживания)»

Реквизит 03 – Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

Эмблема организации – это символическое графическое изображение. В качестве эмблемы, как правило, используется товарный знак. Эмблема должна быть зарегистрирована в установленном порядке – не допускается изображать на бланке эмблемы, товарные знаки, не зарегистрированные официально. Эмблема не воспроизводится также при изображении на бланке документа герба.

Эмблема организации или товарный знак (иные знаки обслуживания) используются в соответствии с Законом РФ от 23 сентября 1992 г. №3520-I «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (с изм. и доп. от 27 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11, 24 декабря 2002 г.).

Эмблема предприятия – это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.

Помните!

-Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

-Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

-Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

-Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

Обладателем исключительного права на товарный знак (правообладателем) может быть юридическое лицо или осуществляющее предпринимательскую деятельность физическое лицо.

Право на товарный знак охраняется законом. Правовая охрана товарного знака в Российской Федерации предоставляется на основании его государственной регистрации.

В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании.

Организации и предприятия, занимающиеся самостоятельной хозяйственной деятельностью, могут помещать на своих бланках эмблему. Обычно в качестве эмблемы используется зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (торговая марка фирмы). Товарный знак, знак обслуживания – это обозначения, с помощью которых товары и услуги одних юридических или физических лиц отличаются от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц. Использование эмблем (товарных знаков) на бланках организаций регулируется Законом РФ от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».

Из ГОСТ Р 6.30-2003 следует, что «эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации)».

Эмблемы организации, товарные знаки (знаки обслуживания) могут представлять собой словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании. Назначение этого реквизита состоит в том, чтобы индивидуализировать продукцию конкретной компании. Реквизит может быть размещен на бланках документов компании только в том случае, если он зарегистрирован в установленном порядке.

Закон регулирует отношения, возникающие в связи с правовой охраной и использованием товарных знаков, знаков обслуживания и наименований мест происхождения товаров. В статье 1 Закона дается следующее определение: «Товарный знак и знак обслуживания… – обозначения, служащие для индивидуализации товаров, выполняемых работ или оказываемых услуг… юридических или физических лиц».

В Законе подчеркивается, что правовая охрана товарного знака в России предоставляется на основании его государственной регистрации в порядке, установленном законом или международными договорами Российской Федерации, и право на товарный знак охраняется законом (ст. 2). Юридическое лицо или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность, должно подать заявку в федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности (ст. и на основании решения о регистрации товарного знака федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности в течение месяца с даты получения документа об уплате установленной пошлины производит регистрацию товарного знака в Государственном реестре товарных знаков и знаков обслуживания Российской Федерации (ст. 14). В течение месяца с даты регистрации товарного знака в Реестре федеральный орган исполнительной власти по интеллектуальной собственности выдает свидетельство на товарный знак (ст. 15).

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. Свидетельство удостоверяет приоритет товарного знака, исключительное право владельца на товарный знак в отношении товаров, указанных в свидетельстве. Это означает, что владелец товарного знака имеет исключительное право пользоваться и распоряжаться товарным знаком, а также запрещать его использование другими лицами; никто не может использовать охраняемый в Российской Федерации товарный знак без разрешения его владельца. нарушением прав владельца товарного знака признается несанкционированное изготовление, применение, ввоз, предложение к продаже, продажа, иное введение в хозяйственный оборот или хранение с этой целью товарного знака или товара, обозначенного этим знаком, в отношении однородных товаров.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетичность бланка, но не заменяет наименования организации.

Задание 2.Определить реквизит и исправить ошибку(и) в его оформлении

товарный знак правовой охрана

Россия, гор. С-Петербург, улица С.- Щедрина, д. 32-2, офис 7.

Верное оформление:

ул. Салтыкова-Щедрина,д.32/2,офис 7, г.Санкт-Петербург,Россия.

09 – справочные данные об организации.Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 УСД «Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 08.

Включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). В соответствии со сложившейся практикой адрес, номер телефонов, факсов, банковские реквизиты можно располагать на нижнем поле бланка.

Реквизиты 08 и 09 являются взаимоисключающими, последний используется только для писем.

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 22 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минкомсвязи России от 31 июля 2014 г. № 234. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· почтовый индекс.

В почтовой адресе не должно быть сокращенных названий или условных знаков.

Задание 3. Справка с места работы

Как и любой другой документ, справка с места работы подтверждает определенный юридический факт. В данном случае таким фактом является работа сотрудника на предприятии.

Для получения справки с места работы необходимо написать заявление. При этом на работника не возлагается обязанность указывать цель, для которой он запрашивает этот документ. Что касается других лиц, направляющих на адрес предприятия запросы о выдаче справок, то здесь действует законодательные нормы относительно защиты персональных данных.

Порядок выдачи документов с места работы регламентируется трудовым кодексом. В связи с этим работодатель обязан по письменному заявлению работника выдать необходимые копии документов. Для этого предусмотрен срок не более трех дней. Перечень документов включает справки о доходах, периоде работы и другие ведомости, что находятся в распоряжении работодателя.

Документация с места работы условно делится на три категории:

-типовой формы

-формы, которая определяется сторонними организациями;

-формы разработанной работодателем самостоятельно.

Первая категория документов состоит из справок о месте работы и сроках службы. Сюда также относятся данные относительно отпуска по уходу за ребенком и документы, на основании которых назначалась пенсия. Вторая категория включает справки о зарплате.

Однако независимо от типовой формы, банки отдельно разрабатывают собственный формат документов, по которым впоследствии выдаются кредиты.

Третья категория предполагает выдачу документов, которые не имеют определенной законодательной формы, в частности:

-характеристики;

-выдержки из распоряжений;

-из трудовой книжки;

-справки о работе по совместительству.

Основные юридические факты, которые подтверждает справка:

-легальное трудоустройство;

-должность работника;

-трудовой стаж

-должностной оклад.

Документ может выдаваться работодателем на основании запроса государственных структур. Справка о доходах отображает информацию в отношении источника дохода и величины заработной платы. Ее обычно используют при оформлении ипотеки или во время получения срочного дорогостоящего лечения. Место требования Документ с места работы чаще всего требуют в посольстве для оформления визы. Справка также может понадобиться органам социальной опеки, финансовым учреждениям или правоохранительным органам. Дополнительно справку с места работы могут потребовать при подаче документов в институт или при постановке на очередь в детский сад.

Если уволенный работник желает стать на учет в службу занятости, тогда ему нужно представить справку о доходах за 3 месяца.

Бланк документа формата А4 (А5) должен содержать следующие данные: -реквизиты организации (местонахождение, телефон, сайт);

-название документа; ФИО работника;

-занимаемую должность, размер зарплаты;

-подписи должностных лиц предприятия;

-печать организации.

Подтверждение трудоустройства Процедура подтверждения страхового стажа регулируется нормами российского законодательства. Обычно подсчет стажа включает тот период работы, который подтверждается соответствующими документами, выданными уполномоченным государственным органом до момента регистрации.

В этом случае ключевым моментом служит подтверждение статуса работника в качестве застрахованного лица.

При этом после регистрации подтверждение стажа происходит на основании ведомостей персонифицированного учета.

В качестве основного доказательного документа работник может предоставить трудовую книжку. Если такой документ отсутствует или содержит «размытые» сведения о трудовой деятельности, тогда необходимо предоставить любые другие справки о работе выданные предприятием, в котором работал заявитель. При ликвидации предприятия справки могут выдаваться организацией, выступающей в качестве правопреемника прав и обязанностей, а также архивным учреждением.

К таким документам выдвигаются следующие требования:

-подтверждение факта занятости работника (полный рабочий день);

-отображение периодов, которые не входят в льготный страховой стаж;

-установление характера и условий труда.

Для подтверждения своей деятельности предъявляется справка с места работы. Она подтверждает следующие факторы: профессию или должность, размер заработной платы, стаж работы и фактическое место работы.

Согласно трудового кодекса РФ в статье 62 предусмотрено: работодатель по письменному заявлению работника обязан, не позднее трех дней с момента подачи заявления, выдать работнику, связанные с работой копии документов.

Туда входят сведения, которые работодатель может подтвердить, в частности период работы и заработная плата. При этом, для каких именно целей работнику требуется справка, значения не имеет.

Сведения, содержащиеся в справке, зависят от адреса предоставления. Поэтому работнику следует предупредить инспектора по кадрам, какой состав сведений должен быть предоставлен и адрес куда она будет представлена.

Справки с места работы служат для подтверждения следующих факторов: место работы, стаж и занимаемая должность, размер заработной платы. Также этот документ может быть затребован сторонними органами или органами государственной власти для подтверждения тех или иных фактов.
Согласно ТК РФ (статья 62), не позднее 3-х дней с момента подачи письменного заявления работником, работодатель обязан выдать необходимые справки. При этом не имеет ровным счетом никакого значения, для каких целей необходима справка. Объем и характер сведений в справке в полной мере зависят от адреса предоставления.

Пример :

товарный знак правовой охрана

Задание 4. Подготовка реферата

Регистрация документов

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных до документе в регистрационно-учетную форму. 1

Регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.2

Регистрационно-учетная форма – документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.3

Т.о. регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.4

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

· учет документов,

· контроль их исполнения;

· справочная работа по документам. 5

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 6

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

· рекламные письма;

· поздравительные письма и телеграммы;

· приглашения;

· программы семинаров, совещаний и конференций;

· печатные издания (книги, брошюры, журналы);

· пакеты с пометкой “лично”;

· копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

· информационные материалы.7

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.8

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.9

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. 10

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных и информационно-справочных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа.

Регистрация внутренних документов обычно проводится децентрализованно по группам документов в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. 11

Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260), был установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

· наименование организации (автора или корреспондента);

· наименование вида документа;

· дата и регистрационный номер документа;

· дата и индекс поступления;

· заголовок к тексту (краткое содержание документа);

· резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

· срок исполнения документа;

· отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

· гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

· внутренняя переадресация документов по исполнителям;

· код по тематическому классификатору;

· ключевые слова;

· количество листов документа;

· наличие приложений;

· должностное лицо, поставившее документ на контроль;

· промежуточные сроки исполнения;

· перенос сроков исполнения;

· срок хранения документа;

· статус документа (проект, версия);

· вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.12

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации документов:

· журнальная,

· карточная,

· автоматизированная.

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.13

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами.

Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

· справочные, контрольно-справочные;

· картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

· тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. 14

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. 15

Для более полного раскрытия содержания документов создаются тематические (кодификационные) картотеки, в которых:

· составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от содержания, может быть расписан на нескольких карточках;

· систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации.

Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек они не применяются. 16

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм):17

лицевая сторона

оборотная сторона

Рис.1. Форма регистрационно-контрольной карточки сроковой картотеки

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, т.к. она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:

· быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

· автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

· автоматический контроль за исполнением документа;

· возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

· возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты – системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Список использованной литературы

1 ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 2014-03-01. – М.: ФГУП “Стандартинформ”, 2014. – Пункт 84.

2 Там же. – Пункт 85.

3 Там же. – Пункт 86.

4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

5-8 Там же.

9 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.

10 Там же. – Раздел 3.2.1.

11 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

12 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2006. [утратила силу на основании приказа Министерства культ

3 Там же. – Пункт 86.

4 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

5-8 Там же.

9 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.1.

10 Там же. – Раздел 3.2.1.

11 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

12 Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536. – М., 2006. [утратила силу на основании приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 11 мая 2010 г. № 260] – Пункт 4.1.8.

13 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

14 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.2.2.

15 Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.

16 Там же.

17 Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.