Лист бумаги стандартного формата на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты

5.1. Документы изготавливают на бланках.

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая постоянные (трафаретные) части текста.

Например, бланк постановления, приказа, справки о работе, бланк заявления об отпуске, бланк титульного листа отчета о выполненной работе, бланк акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения и др.

5.2. В бланк документа обязательно включаются реквизиты, идентифицирующие автора письменного документа: официальное название организации — автора документа, ее ведомственная принадлежность и организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации.

В состав бланка входят также графические отметки, предназначенные для размещения обязательных реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные. Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления) практикуется создание машинных «шаблонов» или унифицированных бланков («электронных форм»), использование или заполнение которых позволяет создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

5.3. Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков по ГОСТ 9327-60: A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210), с размерами полей не менее:

левое — 20 мм;

правое — 10 мм;

верхнее — 20 мм;

нижнее — 20 мм.

Эти поля используются для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т.п.

Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Бланки форматов A4 и A5 служат преимущественно для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, справок, записок, различного рода актов и других документов.

На практике могут использоваться также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером документов, например с использованием горизонтального расположения большей стороны бланка.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата A3 (420 x 297 мм). Например, на таких бланках проектируются формы отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата A6 (105 x 148 мм) допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например, для оформления резолюции руководителя (поручения) или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т.п.

5.4. Бланки документов должны разрабатываться с учетом состава реквизитов и порядка их расположения, установленных ГОСТ.

Площади размещения конкретных реквизитов должны соответствовать размерам, приведенным в ГОСТ. Схемы расположения реквизитов даны в приложениях 1, 2, 4.

Бланки документов могут изготовляться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование углового или продольного бланка не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центруются (центрируются).

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Использование продольного бланка письма целесообразно также применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на русском языке, а справа — на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже — на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

При использовании в бланке наименования организации на иностранном языке рекомендуется также пользоваться стандартными требованиями.

Продольные бланки писем используются в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т.п.

В случае, когда реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов (угловые бланки). При этом каждый реквизит указывается сверху на русском языке, а ниже — на национальном.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Например, угловыми должны быть бланки утверждаемых протоколов, договоров, актов, инструкций и писем, где есть реквизит «Адресат».

5.5. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов.

5.6. Бланки для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра.

5.7. Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи средств вычислительной техники.

Типографским способом должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Использование ксерокопий данных бланков для создания документов не допускается.

5.8. ГОСТ устанавливает следующие виды бланков организационно-распорядительных документов для организации, ее структурного подразделения и должностного лица:

общий бланк для изготовления любого вида документа (кроме письма);

бланк письма;

бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи бланка.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации — (01);

герб субъекта Российской Федерации — (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

наименование организации — (08);

место составления или издания документа — (14).

Кроме этих реквизитов на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

заголовок к тексту — (18).

Бланки тех или иных конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используются следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации — (01), (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

наименование организации — (08);

наименование вида документа — (10);

место составления или издания документа — (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

заголовок к тексту — (18);

отметка о контроле — (19).

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит «Место составления или издания документа» (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации — (01);

герб субъекта Российской Федерации — (02);

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) — (03);

код организации — (04);

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица — (05);

идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) — (06);

код формы документа — (07);

наименование организации — (08);

справочные данные об организации — (09).

Кроме этих реквизитов в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

дата документа — (11);

регистрационный номер документа — (12);

ссылка на регистрационный номер и дату документа — (13);

адресат — (15);

заголовок к тексту — (18);

отметка о контроле — (19).

Реквизит «Справочные данные об организации» включает сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Министерства связи Российской Федерации. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресом электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

В бланках должностного лица дополнительный реквизит «наименование должности» размещается ниже реквизита «Наименование организации».

5.9. Изображение Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации (далее по тексту — герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации».

Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением реквизитов — в центре верхнего поля. Кроме этого, допускается располагать изображение эмблемы на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации».

5.10. На бланках, для их учета, можно при необходимости проставлять типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

С бланками документов,
составляемых внутри организации, мы имеем дело довольно
часто,
будь то оформление писем, приказов, распоряжений или
множества других документов, составлять которые – наша обязанность. В этой статье
мы поясним, что
такое бланк, какие бывают бланки, а затем
рассмотрим, как
их
утверждают, учитывают и хранят.

Что является бланком

Сегодня в различных
организациях можно увидеть множество вариантов бланков, среди которых нетрудно
потеряться: это русскоязычные бланки и двуязычные (оформленные на русском и
иностранном языках), бланки с немыслимыми логотипами и иными подобными
обозначениями и без таковых, бланки с
большим количеством справочной информации об организации или с полным ее
отсутствием, цветные и черно-белые…

Между тем в современном
делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных
стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности
делопроизводителей и документоведов.

Определение
бланка документа содержится в
известном нам ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения»:

Извлечение

из ГОСТ Р 51141-98

2.2. Делопроизводство

2.2.1. Документирование

[…]

44) бланк
документа: набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного
документа

[…]

Такое
же определение приводится в разделе 2 «Терминология» Методических рекомендаций
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 [1], но далее имеется
дополнение:

Извлечение

из Методических рекомендаций по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003

5. Разработка
стандартных бланков

5.1.
[…]

Бланк
представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными
техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного
вида документа информацию, включая постоянные части текста. Это могут быть
название вида документа, справочные данные об организации, всевозможные символы
и другая, постоянная для данной группы документов информация, включающая
постоянные (трафаретные) части текста.

[…]

В
п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 указывается, что
в бланк документа обязательно включаются реквизиты,
идентифицирующие автора письменного документа: официальное
название организации – автора документа, ее ведомственная принадлежность и
организационно-правовое положение, юридический (фактический) адрес или название
населенного пункта, в котором размещается руководящий орган организации. Кроме
того, в состав бланка входят также графические
отметки, предназначенные для размещения обязательных
реквизитов документов, которые будут изготавливаться на бланках.

Из
вышеизложенного следует, что набор реквизитов для бланков документов может быть
разным – главное, чтобы они идентифицировали организацию, издающую тот или иной
документ. Таким образом, каждая организация самостоятельно определяет, какими
должны быть бланки составляемых в ней документов.

Обратите внимание!

В соответствии с п.
5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в
полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила
записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные.
Вместе с тем при автоматизации ДОУ (документационного обеспечения управления)
практикуется создание машинных шаблонов или унифицированных бланков
(электронных форм), использование или заполнение которых позволяет создавать
юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам и
действующим бумажным формам.

Требования к бланкам

Законодательство
не содержит требований к бланкам документов, а также не предусматривает обязанности
составления документов исключительно на бланках. Например, для таких
распространенных организационно-правовых форм коммерческих организаций, как
акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, унитарные
предприятия, в законе предусмотрено право, а не обязанность этих организаций
иметь среди прочего бланки со своим фирменным наименованием [2]. Надо сказать, что есть среди таких
организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют
документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации
как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования
организации больше никакой информации не содержится. В обоих случаях это выглядит,
мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о
том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.

Требования
к бланкам документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, но для того,
чтобы бланки организаций были более упорядоченными, все же следует руководствоваться
его положениями.

Общие требования к
бланкам
следующие (раздел 4 «Требования к бланкам документов» ГОСТ Р 6.30-2003):

• формат:
  А4 (210 × 297 мм)
  или А5 (148 × 210 мм);
• поля:
  20 мм –
  левое, 10 мм
  – правое, 20 мм
  – верхнее, 20 мм
  – нижнее;
• цвет
  бумаги: белый или светлых тонов;
• нумерация
  страниц: требуется при изготовлении документов на двух и более страницах –
  посередине верхнего поля листа.

К сведению
.

Для организаций –
субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком
Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации,
реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации» и
«Место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском
(слева) и национальном (справа) на одном уровне.

В свою
очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено,
что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно
установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены
ГОСТ Р 6.30-2003. Также отмечается, что формат бланка выбирается в
зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть
размещены при подготовке документа, и что на практике могут использоваться
также комбинированные форматы бланков, обусловленные характером
документов, например с использованием горизонтального расположения большей
стороны бланка. При этом при подготовке документа на нескольких листах все
листы имеют одинаковые размеры полей.

К сведению
.

Как правило, первая
страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги,
которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.

Разновидности бланков

В
зависимости от расположения реквизитов ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два
варианта бланков: угловой и продольный (п. 4.4). Использование
углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни
на его правовой статус.

Как
отмечено в п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, угловой бланк является наиболее удобным
для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. В этом
случае правая сторона верхней части листа может быть использована для
размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о
рассылке и др. Также целесообразно изготовлять угловые бланки в случае, когда
реквизиты, напечатанные на национальном и русском языках, размещаются в
пределах площади, отводимой для углового варианта. При этом каждый реквизит
указывается сверху на русском языке, а ниже – на национальном.

Согласно
п. 5.4 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 на продольных бланках название
организации, вида документа и другие необходимые реквизиты размещаются вдоль
верхнего поля и центруются (центрируются). Продольный бланк письма
целесообразно использовать в случаях, когда наименование организации содержит
большое количество печатных знаков, например, в случае, когда реквизиты бланка
даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на
русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество
используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать
реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до
границы правого поля.

Следуя
этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном
языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если
известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании,
находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки
для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке.
Чаще всего это практикуют российские компании с иностранным капиталом,
международные сетевые компании, представительства и филиалы зарубежных компаний
в России, а также российские компании, имеющие тесные взаимоотношения с
зарубежными партнерами.

Эмблему организации (включая фирменное
наименование, товарный знак или знак обслуживания) на бланках с угловым
расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк
реквизита «Наименование организации», а на бланках с продольным расположением
реквизитов – в центре верхнего поля. Возможно расположение эмблемы организации
на части площади, занимаемой реквизитом «Наименование организации», а также на
левом поле бланка на уровне реквизита «Наименование организации». Эмблема
организации может быть выполнена в цветном или черно-белом варианте с
использованием графических элементов, символов, рисунков, а также оригинального
написания наименования организации – все это отличает организацию от других.

Важно
помнить о том, что на бланке возможно размещение эмблемы организации,
включающей в себя фирменное наименование и товарный знак (знак обслуживания),
исключительное право использования которых принадлежит непосредственно данной
организации. Следовательно, нельзя использовать фирменное наименование,
тождественное или сходное до степени смешения с фирменным наименованием другой
организации, если ее деятельность носит аналогичный характер и зарегистрирована
она в едином государственном реестре юридических лиц под этим наименованием
ранее вашей организации. То же касается и товарного знака (знака обслуживания):
нельзя использовать обозначение, сходное до степени смешения с зарегистрированным
товарным знаком другой организации в отношении товаров, выпускаемых под этим
знаком, или однородных товаров, без ее разрешения. Приведем выдержки из Гражданского
кодекса Российской Федерации:

Извлечение

из Гражданского кодекса Российской
Федерации

Статья
1474. Исключительное право на фирменное наименование

1.
Юридическому лицу принадлежит
исключительное право использования своего фирменного наименования [3] в качестве средства
индивидуализации любым не противоречащим закону способом (исключительное право
на фирменное наименование), в том числе путем
его указания на вывесках, бланках,
в счетах и иной документации, в объявлениях и рекламе, на товарах или их
упаковках.

Сокращенные
фирменные наименования, а также фирменные наименования на языках народов
Российской Федерации и иностранных языках защищаются исключительным правом на
фирменное наименование при условии их включения в единый государственный реестр
юридических лиц.

2.
Распоряжение исключительным правом на фирменное наименование (в том числе путем
его отчуждения или предоставления другому лицу права использования фирменного
наименования) не допускается.

3.
Не допускается использование юридическим лицом фирменного наименования,
тождественного фирменному наименованию другого юридического лица или сходного с
ним до степени смешения, если указанные юридические лица осуществляют
аналогичную деятельность и фирменное наименование второго юридического лица
было включено в единый государственный реестр юридических лиц ранее, чем
фирменное наименование первого юридического лица.

4.
Юридическое лицо, нарушившее правила пункта 3 настоящей статьи,
обязано по требованию правообладателя прекратить использование фирменного
наименования, тождественного фирменному наименованию правообладателя или
сходного с ним до степени смешения, в отношении видов деятельности, аналогичных
видам деятельности, осуществляемым правообладателем, и возместить
правообладателю причиненные убытки.

[…]

Статья
1484. Исключительное право на товарный знак

1.
Лицу, на имя которого зарегистрирован
товарный знак (правообладателю), принадлежит исключительное право использования
товарного знака в соответствии со статьей
1229 настоящего Кодекса любым не противоречащим закону
способом (исключительное право на товарный знак), в том числе способами,
указанными в пункте 2 настоящей статьи.
Правообладатель может распоряжаться исключительным правом на товарный знак.

2.
Исключительное право на товарный знак может быть осуществлено для
индивидуализации товаров, работ или услуг, в отношении которых товарный знак
зарегистрирован, в частности путем
размещения товарного знака:

1)
на товарах, в том числе на этикетках, упаковках товаров, которые производятся,
предлагаются к продаже, продаются, демонстрируются на выставках и ярмарках или
иным образом вводятся в гражданский оборот на территории Российской Федерации,
либо хранятся или перевозятся с этой целью, либо ввозятся на территорию
Российской Федерации;

2)
при выполнении работ, оказании услуг;

3)
на документации, связанной с введением
товаров в гражданский оборот;

4)
в предложениях о продаже товаров, о
выполнении работ, об оказании услуг, а также в объявлениях, на вывесках и в
рекламе;

5)
в сети «Интернет», в том числе в доменном имени и при других способах
адресации.

3.
Никто не вправе использовать без разрешения правообладателя сходные с его
товарным знаком обозначения в отношении товаров, для индивидуализации которых
товарный знак зарегистрирован, или однородных товаров, если в результате такого
использования возникнет вероятность смешения.

Пункт
4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 и п. 5.8
Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливают также
следующие виды бланков: общий бланк (для изготовления любого вида документов,
кроме письма), бланк письма, бланк конкретного вида документа (кроме письма).

Общий бланк организации (Пример
1) может включать следующие основные реквизиты [4]:

• эмблему
  организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с
  учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
• наименование
  организации – в соответствии с ее учредительными документами; сокращенное
  наименование, если оно закреплено в учредительных документах организации, на
  бланке помещают в скобках ниже полного или за ним; если в учредительных
  документах закреплено наименование на иностранном языке, то его располагают
  ниже наименования на русском языке или справа;
• место
  составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов
  административно-территориального деления и населенных пунктов);

а
также ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• регистрационного
  номера документа;
• даты
  документа;
• заголовка
  к тексту.

ПРИМЕР 1

 

Фрагмент
общего бланка организации

 
   

Общество с
ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

«____»_______ 20___ г.                                                                                                                                              №
_______

Москва

Бланк письма может включать
следующие основные реквизиты [5]:

• эмблему
  организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с учредительными
  документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
• код
  организации (по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО [6]));
• основной
  государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица [7];
• идентификационный
  номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) [8];
• код
  формы документа (по Общероссийскому классификатору управленческой документации
  (ОКУД) [9] при использовании в организации
  унифицированных форм документов, включенных в ОКУД);
• наименование
  организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка);
• справочные
  данные об организации (сведения об адресе местонахождения и/или почтовом адресе
  (или абонентском ящике) – в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой
  связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221,
  номера справочных телефонов, факсов, расчетные счета в  банке, адрес электронной
  почты и другие сведения по усмотрению организации).

Кроме
того, бланк письма при необходимости может включать ограничительные отметки для
следующих реквизитов:

• даты
  документа; 
• регистрационного
  номера документа;
• ссылки
  на регистрационный номер и дату документа;
• места
  составления или издания документа;
• адресата;
• резолюции;
• заголовка
  к тексту;
• отметки
  о контроле;
• текста
  документа.

Приведем
примеры углового (Пример 2) и продольного (Пример 3) бланков письма организации
с центрированным расположением реквизитов.

ПРИМЕР 2

Фрагмент углового бланка письма
организации с
центрированным расположением реквизитов

                   

    Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»

                               (ООО «Василек»)

            Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456

Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38

            http://www.vasilek.ru, e—mail: vasilek@info.ru

               ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

                   ИНН/КПП 7728067541/772801001

               «____»_______ 20___ г. № _______

           на №_______ от «____»________ 20___ г.

ПРИМЕР 3

Фрагмент продольного бланка письма
организации с
центрированным расположением реквизитов

   

Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»

(ООО «Василек»)

Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456

Телефон: (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38

http://www.vasilek.ru, e—mail: vasilek@info.ru

ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

ИНН/КПП 7728067541/772801001

«____»_______ 20___ г. № _______                                                                                                         __________________________

на №_______ от «____»________ 20___ г.

Бланк конкретного вида
документа
может включать следующие основные реквизиты [10]:

• эмблему
  организации или товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с
  учредительными документами и ст. 1474, 1484 ГК РФ);
• наименование
  организации (правила указания наименования – те же, что и для общего бланка и
  бланка письма);
• наименование
  вида документа;
• место
  составления или издания документа (в соответствии с наименованиями объектов
  административно-территориального деления и населенных пунктов).

При
необходимости бланк может включать ограничительные отметки для следующих
реквизитов:

• дата
  документа;
• регистрационный
  номер документа;
• ссылка
  на регистрационный номер и дату документа;
• заголовок
  к тексту;
• отметка
  о контроле.

Приведем
пример продольного бланка приказа организации (продольный вариант) (Пример 4).

ПРИМЕР 4

Фрагмент продольного бланка приказа организации

   

Общество
с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО
«Василек»)

ПРИКАЗ

«___»__________20___
г.                                                                                                                                №
____________

Москва

Согласно
п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003 рассмотренные виды бланков установлены для организации,
структурного подразделения организации и должностного лица. Различие между
таким бланками состоит лишь в том, кого указывать как автора документа –
организацию, ее структурное подразделение или должностное лицо. Если автором
документа является филиал, представительство, иное структурное подразделение
организации, должностное лицо и др., то их обозначение входит в состав наименования
организации – автора документа. Отметим, что бланки документов для структурного
подразделения и должностного лица создаются в том случае, если руководитель
данного подразделения или конкретное должностное лицо имеют право подписи
бланка. В бланках
должностного лица дополнительный реквизит «Наименование должности» размещается
ниже реквизита «Наименование организации» (п. 5.8 Методических
рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003). Приведем пример бланка письма
должностного лица (угловой вариант) (Пример 5).

ПРИМЕР 5

Фрагмент углового бланка письма
должностного лица

                     
   

Общество с ограниченной
ответственностью «Василек»

                                 (ООО «Василек»)

                             Директор по маркетингу

                Ленинский проспект, д. 45, Москва,
113456

Тел. (495) 216-45-36 (многоканальный)
Факс: (495) 216-45-38

                http://www.vasilek.ru, e—mail: vasilek@info.ru

                   ОКПО 01543780б ОГРН 1028700450851

                        ИНН/КПП 7728067541/772801001

                       «____»_______ 20___ г. № _______

                  на №_______ от «____»________ 20___ г.

Обратите
внимание!

Если документ составлен на бланке, то
наименование должности лица в реквизите «Подпись» приводится в сокращенном
варианте, т. е. без указания наименования организации. При оформлении документа
на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Разработка, утверждение и введение в действие бланков

Образцы
бланков документов организации разрабатываются обычно службой ДОУ, отделом
делопроизводства, секретариатом или канцелярией – т. е. структурным
подразделением организации, в функции которого входит документационное
обеспечение деятельности организации. В свою очередь, инициаторами изготовления
тех или иных бланков документов могут быть структурные подразделения
организации или непосредственно должностные лица (если в их обязанности входит
представление интересов организации перед ее контрагентами, в частности ведение
переписки по вопросам текущей деятельности организации с правом подписи бланка).
В таком случае они могут в установленном порядке (а порядок разработки,
утверждения и введения в действие бланков документов может быть установлен в
инструкции по делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте
организации) направить служебную записку в подразделение организации,
ответственное за разработку и изготовление бланков, для изготовления бланка
структурного подразделения или должностного лица. Утверждается и вводится в
действие бланк документа приказом организации (Пример 6).

ПРИМЕР 6

Приказ об утверждении и введении в
действие бланка

Общество
с ограниченной ответственностью «Василек»

(ООО
«Василек»)

ПРИКАЗ

15
июня 2012 г.                                                                                                                                                                     №
13-Б

Москва

Об
утверждении образцов и порядка

использования
фирменных бланков

ООО
«Василек»

В связи с необходимостью использования
бланков документов в рамках осуществления текущей деятельности ООО «Василек»
(далее – Общество)

ПРИКАЗЫВАЮ:

       1.    Ввести
в действие с 02 июля 2012 года фирменные бланки Общества: общий бланк, бланк
письма, бланк конкретного документа (далее – Бланки).

       2.    Утвердить
образцы Бланков (Приложение 1).

       3.    Использовать
Бланки для составления следующих документов:

− писем;

− инструкций;

− положений;

− правил;

− регламентов;

− приказов;

− распоряжений;

− актов;

− справок;

− доверенностей;

− служебных записок.

       4.    Заведующему
канцелярией Попову Е.В.:

       4.1  Организовать
изготовление Бланков (в бумажной и электронной формах) согласно образцам,
указанным в Приложении 1, в срок до 02 июля 2012 года.

       4.2. Осуществлять оперативное хранение бумажных
Бланков в специальном шкафу, запирающемся на ключ.

       4.3. Выдавать бумажные Бланки по запросам
работников для составления документов, указанных в п. 3 настоящего приказа, под
личную подпись в журнале учета выданных бланков (Приложение 2).

       4.4. Организовать использование в Обществе
электронных Бланков в порядке, предусмотренном системой электронного
документооборота Общества.

       5. Секретарю Леоновой В.Е. в срок не позднее
одного рабочего дня с даты издания настоящего приказа довести приказ до
сведения руководителей структурных подразделений Общества под личную подпись.

        6. Контроль исполнения настоящего приказа
оставляю за собой.

Генеральный
директор                      Щелков                 О.В.
Щелков

По
поводу изготовления бланков в пп. 5.5–5.7 Методических рекомендаций по
внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 сказано следующее:

• бумага,
  применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в
  исключительных случаях, слабо окрашена в светлые тона. В отдельных случаях
  могут изготавливаться бланки более активных цветов;
• бланки
  для документов постоянного хранения следует изготовлять на бумаге высших
  сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на
  государственное хранение документы организации. Реквизиты на бланке печатаются
  в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование других цветов в
  бланках, что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного,
  ксерокопированного экземпляра;
• бланки
  документов изготавливаются преимущественно типографским способом или при помощи
  средств вычислительной техники.

Безусловно,
каждая организация будет самостоятельно решать, какую бумагу использовать при
изготовлении бланков и каким способом их изготавливать. Обычно в организациях
бланки изготавливаются на цветных принтерах в соответствии с утвержденными
образцами, хотя если необходимо большое количество бланков, то их можно
изготовить типографским способом, заключив договор на изготовление бланков со
специализированной организацией.

Учет и хранение бланков

Порядок
учета и хранения бланков, как правило, определяется в инструкции по
делопроизводству или аналогичном локальном нормативном акте организации. Прежде
всего, в целях учета бланков, как это обозначено в п. 5.10 Методических рекомендаций
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003, на бланках можно при необходимости проставлять
типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера.
Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на
другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не
накладывались текст документа и другие реквизиты.

Учет
бланков в организации может осуществляться в специальном журнале (Пример 7).

ПРИМЕР 7

Журнал учета выданных бланков

№ п/п	Дата выдачи бланка	Вид бланка	Количество выданных бланков	Номера выданных бланков	Должность и Ф.И.О. лица, получившего бланк	Отметка о возврате неиспользованных или испорченных бланков	Подпись лица, получившего бланк	Подпись лица, выдавшего бланк
1	02.07.2012	Бланк письма (цветной)	1	1-П	Менеджер по продажам Волошин А.П.	–	Волошин	Попова

Хранятся
бланки обычно в запирающихся шкафах в структурном подразделении, ответственном
за разработку, изготовление, учет и хранение бланков.

В заключение подчеркнем, что
бесконтрольное использование бланков документов недобросовестными работниками
может привести к серьезным для организации последствиям, поэтому важно, чтобы
оборот бланков в рамках организации был налажен с учетом рекомендаций ГОСТов
специалистами, ответственными за документационное обеспечение управления.

«Кто во что горазд» – такой подход в оформлении бланков используют многие российские делопроизводители и секретари. При этом они напрочь забывают о том, что бланк – это лицо компании. От того, насколько внимательно вы отнеслись к его созданию, зависит репутация компании. Учимся правильно составлять официальные бланки.

Бланк документа содержит набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Он содержит только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Почему мы используем бланки? Бланк документа представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты. Он придает информации официальный характер и ускоряет процесс создания документа. 

Документ, созданный на бланке в соответствии с государственным стандартом, имеет качественный внешний вид, легко воспринимается, удобен в применении, хранении, передаче любыми средствами связи и выполняет свою основную функцию – сохранение информации. Помимо этого, применение бланков сокращает трудозатраты на его составление.

Когда нужно использовать бланки

В первую очередь нужно помнить, что на бланках изготавливают только первую страницу документа, а остальные последующие страницы выполняются на стандартных листах бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланках создают первый лист делопроизводственной службы каждого экземпляра документа, которые предназначены для отправки из организации.

Организационно-распорядительные документы: письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции и т.д. должны создаваться на бланках документов.

Информационно-справочные документы: докладные записки, служебные записки, предложения, представления, заявления и т.д., которые являются внутренними и не направляются в другие организации, создаются на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Для таких видов документов можно разработать электронную форму бланков и сохранить их в компьютере. Это позволит унифицировать внутренние информационно-справочные документы и сократить время на их создание. Некоторые организационно-правовые документы (устав, учредительный договор) оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 с нанесением всех необходимых реквизитов.

Понятие бланка в полной мере применимо только к бумажным документам, однако при автоматизации делопроизводства практикуется создание электронных форм, содержащих электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет создавать полноценные документы, соответствующие современным правилам и действующим бумажным формам.

Подготовка макетов бланков является функцией делопроизводственной службы. В ее обязанности также входит обеспечение бланками структурных подразделений, контроль за правильностью использования бланков, своевременное внесение в них изменений (если таковые произошли в организации).

Как оформить реквизиты бланка

---

Расположение реквизитов на бланках может быть продольным и угловым.

При продольном расположении реквизиты размещаются вдоль верхнего поля листа и выравниваются либо по ширине, либо по центру.

При угловом расположении реквизиты размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади.

Каждая организация вправе выбирать размещение реквизитов при разработке бланков. Состав реквизитов бланка не зависит от варианта их расположения и остается неизменным.

Исходя из удобства применения, можно рекомендовать угловой бланк для писем, а продольный – для распорядительных документов.

Эмблема организации (символическое графическое изображение) должна быть закреплена в учредительных документах организации. В Гражданском кодексе РФ ч. 4 дается следующее определение: «Эмблема – средство визуальной идентификации организации. Она может состоять из словесных, изобразительных, объемных и других обозначений или их комбинаций в любим цвете или цветовом сочетании».

В качестве эмблемы могут быть использованы товарный знак (знак обслуживания) или коммерческое обозначение, которые помещаются на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Товарный знак или коммерческое обозначение должны быть зарегистрированы. В этом случае право на их использование охраняется законом, в том числе и на официальных бланках.

Эмблема организации размещается на бланке либо на верхнем поле над наименованием организации или на левом поле на одном уровне с наименованием организации – автором документа.

Важно помнить, что НЕ ДОПУСКАЕТСЯ:

• заменять на бланке наименование организации ее эмблемой;
• размещать на бланках изображение герба и эмблемы одновременно.

Наименование организации – автора документа печатается сначала полностью, а ниже – сокращенно, но в точном соответствии с учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное название заключается в скобки.

Код организации проставляется согласно Общественному классификатору промышленных объединений и предприятий (ОКПО). Код ОКПО является элементом электронной идентификации организации.

Код вида документа заносится в бланк согласно Общественному классификатору управленческой документации (ОКУД). Код ОКУД является элементом электронной идентификации документа.

Реквизит основного государственного регистрационного номера (ОГРН) юридического лица размещается на бланке в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП) проставляются на бланке также в соответствии с документами, полученными в налоговых органах.

Каждая организация на основе государственных стандартов осуществляет работу с документами с учетом специфики своей деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. Эти внутренние правила оформления документов осуществляются благодаря изданию локальных нормативных актов (регламентов, правил, инструкций). Однако требования организации к оформлению документов не должны противоречить установленным государственными стандартами требованиям.

Основные правила изготовления бланков

---

При разработке бланков документов и дальнейшем их изготовлении необходимо помнить, что основные требования к бланкам документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Способ изготовления бланков каждая организация принимает самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Исключение составляют бланки с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, которые должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Наиболее распространенный способ изготовления бланков является типографский, но бланки могут быть изготовлены с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведены с помощью компьютера. В памяти компьютера должен храниться шаблон бланка, на котором печатается текст документа. Для изготовления бланков используются в основном два формата бумаги: А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Каждый лист документа, исполненный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм – левое, 10-правое, 20 – верхнее, 20 – нижнее.

Как оформить бланк письма

---

На бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты (данные об организации):

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации (автор документа);
• справочные данные об организации (почтовый адрес, телефон/факс, адрес электронной почты);
• код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН);
• идентификационный номер налогоплательщика/код причины поставки на учет (ИНН/КПП);
• код формы документа (ОКУД);
• отметка для регистрационного номера и даты документа;
• отметка для ссылки на номер и дату документа.

Скачать [FILE=1]

Следует отметить, что на бланке письма наименование вида документа не пишется, т.е. слово «Письмо» или «Деловое письмо».

На бланке есть отметки для проставления двух номеров и двух дат: в одной отметке проставляется дата и номер регистрации документа (письма), а в другой дается ссылка на дату и номер поступившего (входящего) документа.

Виды бланков и особенности их оформления

---

Существует несколько видов бланков, для каждого из которых предусмотрены свои правила оформления.

Скачать [FILE=2]

Скачать [FILE=3]

Скачать [FILE=4]

Скачать [FILE=5]

Общий бланк

Общий бланк используется для оформления внутренних документов организации. На таком бланке нет наименования вида документа, и он является заготовкой для многих видов документов. Общий бланк организации может содержать следующие реквизиты:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• наименование организации (автор документа);
• отметка для проставления даты и номера документа;
• место составления или создания документа (географический пункт).

Бланк вида документа

Бланк вида документа отличается от общего бланка тем, что добавляется наименование вида документа (приказ, распоряжение, протокол, акт и т.д.). Бланки видов документов целесообразно создавать в организации при большом количестве разных видов документов.

Бланк на двух языках

Бланк на двух языках используется в организациях субъектов Российской Федерации. Реквизиты бланка наряду с русским языком печатаются и на национальном языке. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации располагается ниже или справа от наименования на русском языке.

Наименование организации на иностранном языке помещается на бланке, если оно закреплено в уставе или положении об организации. В таком случае его располагают ниже наименования на русском языке. Если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами, то в этом случае создается бланк на двух языках. Все реквизиты повторяются на двух языках, не искажая наименование организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Бланки структурных подразделений

В крупных организациях помимо бланка организации создают бланки структурных подразделений. Такие бланки отличаются только тем, что в них ниже наименования организации – автора документа размещается наименование структурного подразделения. Структурное подразделение может иметь бланк письма и бланки видов документов, которые часто используются в этом структурном подразделении (распоряжение руководителя структурного подразделения, протокол и др.).

Бланки должностных лиц

Бланки должностных лиц создаются для руководителей организации, крупных структурных подразделений, обладающих правом подписи документов. Наименование должности руководителя организации размещается ниже наименования организации – автора документа. На бланках руководителей структурных подразделений наименование должности размещается вместе с названием структрного подразделения.

Т.В. Войцехович

консультант по вопросам

делопроизводства

Фото: arrowrootmedia.com

Давайте вместе найдем ответы на все эти вопросы, рассмотрим требования, предъявляемые к бланкам писем, и разберемся, насколько необходимо соблюдать их. Но прежде чем начинать разговор о бланках писем, выясним, что же подразумевается под этим термином.

Что такое бланк письма и для чего он нужен?

Обязательность выполнения требований под вопросом

Бланк документа

Бланк
документа –
набор реквизитов,
идентифицирующих автора официального
письменного документа.¹

Бланк
документа представляет собой лист
бумаги стандартного формата, на котором
различными техническими средствами
нанесены реквизиты, содержащие постоянную
для данного вида документа информацию.²

Большинство
организационно-распорядительных
документов: письма, справки, протоколы,
приказы, распоряжения, положения,
инструкции и т.д. – должны создаваться
на бланках документов.^*

Понятие
бланка в полной мере применимо только
к бумажным документам, однако, при
автоматизации делопроизводства
практикуется создание электронных
файлов, содержащих электронные образы
бланков, использование или заполнение
которых позволяет создавать юридически
полноценные документы, соответствующие
современным правилам и действующим
бумажным формам.

Вопрос
о способе изготовления бланков каждая
организация вправе решать самостоятельно,
то есть бланки могут быть отпечатаны
типографским способом, средствами
оперативной полиграфии или компьютерной
техники непосредственно при изготовлении
документа. Исключение составляют бланки
с воспроизведением Государственного
герба Российской Федерации, которые в
соответствии с постановлением
Правительства
Российской Федерации от 27 декабря 1995
г. № 1268 «Об упорядочении изготовления,
использования, хранения и уничтожения
печатей и бланков с воспроизведением
Государственного герба Российской
Федерации»
должны изготавливаться только
полиграфическими и штемпельно-граверными
предприятиями, имеющими сертификаты о
наличии технических и технологических
возможностей для изготовления указанного
вида продукции на должном качественном
уровне.

При
разработке бланков документов и
дальнейшем их изготовлении необходимо
помнить, что основные требования к
бланкам документов устанавливает ГОСТ
Р 6.30-2003 «Унифицированные системы
документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов».
Положения данного ГОСТа необходимо
соблюдать. Так, например, в соответствии
с ГОСТом
Р 6.30-2003
бумага, применяемая для изготовления
бланков, должна быть белого цвета или,
в исключительных случаях, слабо окрашена
в светлые тона.

Несмотря
на то, что при разработке бланков
необходимо соблюдать положения ГОСТа
Р 6.30-2003,
требования к бланкам документов возможно
конкретизировать в распорядительных
документах организации, инструкции по
делопроизводству и правилах оформления
документов. Главное, чтобы эти требования
не противоречили стандарту.

_____
¹ ГОСТ
Р 51141-98. Делопроизводство и архивное
дело. Термины и определения. – Введ.
1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во
стандартов, 1998. – Пункт 44.

² Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению
документов: Методические рекомендации
по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив;
ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин,
Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин,
А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.

_____

^* Информационно-справочные
документы (докладные записки, служебные
записки, предложения, представления,
заявления и т.д., кроме протоколов и
актов), которые являются внутренними и
не направляются в другие организации,
создаются на стандартном листе бумаги
с нанесением всех необходимых реквизитов.
Несмотря на это, для данных видов
документов можно разработать электронные
бланки и сохранить их в компьютере.
Использование такого подхода позволит
унифицировать внутренние
информационно-справочные документы и
сократить время на их создание.
Некоторые
организационно-правовые документы,
например, устав, учредительный договор,
оформляются на стандартных листах
бумаги формата А4 с нанесением всех
необходимых реквизитов.
Если документ
готовят несколько организаций, то он
тоже оформляется на стандартном листе
бумаге с нанесением всех необходимых
реквизитов. Однако если подготовку
совместных документов часто используют,
то в таком случае можно разработать
бланк.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” бланком называется набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены реквизиты, содержащие постоянную для данного документа информацию.

Понятие бланка применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи нформации на машинных носителях принципиально иные.

Для управленческих документов используются бланки по ГОСТ 9327-60 “Бумага и изделия из бумаги.

Потребительские форматы” трех основных форматов:

 А3 – 297 х 420 мм;
 А4 – 210 х 297 мм;
 А5 – 148 х 210 мм;
 А6 – 105 х 148 мм.

Наиболее распространенные в управлении форматы А4 и А5 служат для изготовления служебных писем, учредительных и иных распорядительных документов всех наименований, договоров, банковских и бухгалтерских документов. Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены на бланке; в отдельных случаях используются иные критерии выбора формата листа для документа.

Для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, используется бланк формата А3. Например, на них проектируются бланки отчетных, учетно-статистических, плановых и других документов.

На бумаге формата А6 допускается изготавливать особые виды должностных бланков, например для оформления резолюции руководителя (поручения), или документов типа квитанций, разовых пропусков, учетных форм и т. п.

Для бланков могут быть использованы два варианта расположения реквизитов: вертикальное и горизонтальное расположение большей стороны листа. При горизонтальном расположении большей стороны листа к обозначению формата прибавляется буква L, например формат AL4.

Бланки каждого вида могут изготовляться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов, идентифицирующих организацию и, в ряде случаев, вид документа.

При продольном расположении (продольные бланки) название организации, вида документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ И МЕТРОЛОГИИ
(Госстандарт России)
Ленинский просп., д. 9, Москва, 117049
_________________ № ______________
На № ______________________________

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки деловых писем и правовых актов; в управленческом аппарате традиционно сложилось представление о большей престижности именно продольного бланка.

Бланки писем с продольным вариантом расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда наименование организации и справочных реквизитов содержит большое количество печатных знаков. Это, например, может быть в случае, когда реквизиты бланка даются на двух и более языках. При этом слева следует печатать реквизиты на национальном языке, справа – на русском. Если число используемых национальных языков более одного, следует сверху указывать реквизиты на национальных языках (справа и слева), а ниже по центру – на русском.

Продольные бланки писем используются также в рекламных целях, когда не стоит вопрос об экономии бумаги, рациональном размещении необходимого количества реквизитов и т. п.

В случае, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на местном национальном языке, а ниже – на русском языке.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа для письма является угловой бланк.

Открытое Акционерное Общество
“АВИАДВИГАТЕЛЬ”
Комсомольский проспект, 93, ГСП-624,
г. Пермь, 614600, Российская Федерация
Телефон : (8-3422) 49-90-14
Факс: (8-3422) 45-97-77
Телетайп: 134135 LAVA RU
E-mail: root@avid.ru
http // www.avid.ru
_______________ № _____________
На № ________ от ______________

В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизита “адресование”.

Бланки документов должны иметь поля для размещения некоторых реквизитов, для подшивки документов, для зажима листа при копировании и размножении, для удобства прочтения текстов в сброшюрованном виде и т. п. Установлены следующие размеры полей управленческих документов:

 левое поле – не менее 20 мм;
 правое поле – не менее 10 мм;
 верхнее поле – не менее 20 мм.

Организация имеет право сама решать, какого размера поля она считает целесообразным установить для различных видов документов. Однако нижнее поле должно быть не менее 20 мм.

Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. В отдельных случаях могут изготавливаться бланки более активных цветов. Например, бланки документов, содержащих в основном идентичную информацию, изготавливаемые в блоке, но предназначенные для выдачи различным корреспондентам (например, авиационные билеты), могут быть разного цвета для избежания ошибки и облегчения работы.

Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно черную. Возможно использование в бланках других цветов (например, голубого), что позволяет зрительно отличить подлинник документа от размноженного, ксерокопированного экземпляра (в этом случае на практике используется оттиск печати соответствующего цвета и синие чернила в подписи).Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге высших сортов, независимо от того, подлежат или не подлежат передаче на государственное хранение документы организации.

Каждая организация, предприятие должны иметь как минимум 3 вида бланков: бланк письма; общий бланк, предназначенный для всех других видов документов; бланк конкретного вида документа (кроме письма).Бланки изготавливают типографским способом, при помощи средств вычислительной техники или путем использования специального углового штампа.

В соответствии с действующими нормативными актами для изготовления бланков документов могут использоваться перечисленные ниже реквизиты.

Государственный герб РФ или герб субъекта РФ – для государственных органов в соответствии с Федеральным конституционным законом РФ от 25.12.00 № 2-ФКЗ “О Государственном гербе Российской Федерации” (далее – Закон о Государственном гербе) и соответствующими правовыми актами субъектов РФ.

Герб муниципального образования помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным законом РФ от 28.08.95 № 154-ФЗ “Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации”.

Эмблема организации, или товарный знак (знак обслуживания), утвержденные при регистрации организации – как символическое графическое изображение, в определенной мере отражающее направление деятельности организации, – в соответствии с утвержденным уставом (положением об организации). Эмблему не размещают на бланке, если на нем имеется Государственный герб РФ.

Изображение Государственного герба РФ, герба субъекта РФ (далее – герб), эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита “Наименование организации”, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещать изображение герба на части площади, занимаемой реквизитом “Наименование организации”.

В соответствии с Законом о Государственном гербе при одновременном размещении Государственного герба РФ и герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации Государственный герб РФ располагается с левой стороны от другого герба (геральдического знака), если держать бланк перед собой; при одновременном размещении нечетного числа гербов (геральдических знаков) Государственный герб РФ располагается в центре, а при размещении четного числа гербов (но более двух) – левее центра.

При одновременном размещении Государственного герба РФ и других гербов (геральдических знаков) размер герба (геральдического знака) субъекта РФ, муниципального образования, общественного объединения либо предприятия, учреждения или организации не может превышать размер Государственного герба РФ, при этом Государственный герб РФ не может быть размещен ниже других гербов (геральдических знаков).
Герб может быть в черно-белом или цветном изображении.

Изображение эмблемы организации на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка.

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 27.12.95 № 1268 “Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации” гербовые бланки являются объектами строгой отчетности и изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими соответствующие лицензии на соответствующий вид деятельности.

Гербовые бланки изготавливаются по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Гербовые бланки нумеруются типографским способом, а при необходимости проставляются также номера серий. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков на карточках или журналах в службе делопроизводства.

Правилами изготовления и использования гербовых бланков рекомендуется руководствоваться и организациям, для которых бланки с официально зарегистрированным логотипом или эмблемой организации являются, по существу, гербовыми (бланки организации).Гербовые бланки и бланки организации хранятся в надежно запираемых шкафах, выдаются под расписку и при необходимости уничтожаются по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.

Документы, изготовленные на типографских гербовых бланках, могут тиражироваться методом ксерокопирования и при помощи иных средств оперативной полиграфии и функционировать на правах тиражированного экземпляра, а при необходимости заверяться на соответствие подлиннику.

Код организации может проставляться в бланке по ОКПО или другому классификатору, используемому в отрасли или в организации.

Код формы документа проставляется в том случае, если данный документ прошел государственную или ведомственную унификацию, зарегистрирован как действующая форма и включен в соответствующий классификатор (например, ОКУД или иной классификатор – при условии, что данная форма в ОКУД отсутствует или коммерческая структура предпочитает пользоваться локальными классификаторами в целях защиты информации).

В соответствии с постановлением Правительства РФ от 01.11.99 № 1212 “О развитии единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации” установлена обязательность применения системы кодирования при формировании государственных информационных ресурсов, в частности для достижения совместимости государственных информационных систем и ресурсов при их взаимодействии в едином информационном пространстве РФ.

Центральному банку РФ и органам местного самоуправления названное постановление рекомендует обеспечить применение общероссийских классификаторов.Наименование организации – автора документа – обязательный реквизит бланка, так как оно является одним из элементов идентификации автора и придания юридической силы документу. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное название организации помещается в бланке только в тех случаях, когда оно закреплено в учредительном документе.Наименование вышестоящей организации (при ее наличии) размещается выше названия организации-автора менее ярким шрифтом.

Изготовление бланка структурного подразделения, филиала, представительства производится в том случае, если оно является автором документа в соответствии с положением о нем. Название структурного подразделения, филиала, представительства размещается ниже наименования организации.

Официально закрепленное наименование автора документа размещается на всех бланках.Наименование организации в бланке оформляется на государственном языке РФ, государственных языках республик и иных языках народов РФ (Федеральный закон от 25.10.91 № 1807-1 “О языках народов Российской Федерации”).

Полное и сокращенное наименование организации в бланке на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах (в уставе).

Например, в уставе ВНИИДАД, утв. руководителем Росархива 24.05.00, установлено полное и сокращенное название ВНИИДАД на английском языке: All-Russian Scientific Research Institute for Records Management. Documentation and Archive Matters. – VNIIDAD.

Справочные данные об организации включают сведения о почтовом и телеграфном адресе организации. Порядок и форма записи этих сведений должны соответствовать Почтовым правилам Минсвязи России: наименование организации; почтовый адрес (улица, номер дома, при необходимости – квартира); город (поселок, область, республика); почтовый индекс. Кроме того, данный реквизит может быть дополнен номерами справочных телефонов, факсов, телексов, расчетных счетов в банке, адресами электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Открытое акционерное общество
“ЗАВОД СПЕЦИАЛЬНЫХ ПОДШИПНИКОВ”
Мичурина, 98а, г. Самара, 443068
Телефон: (8462) 38-72-30, 35-58-53
Телефакс: (8462) 38-72-30, 38-76-21
E-mail: sbf@hippo.ru
р/с 40702810630000000002 в ОАО ПК “Элкабанк”
к/с 30101810000000000878 в ГРЦКЦ ГУ
ЦБ по Самарской области
БИК 043601878, ИНН 6316040924
ОКПО 40993844, ОКОНХ 14350
_________ № _________________
На № _________ от _____________

Справочные данные в полном объеме помещаются в бланке письма, поскольку они необходимы для установления корреспондентской связи.На других бланках, в т. ч. на общем бланке, целесообразно проставлять отметку о месте издания или составления документа с учетом принятого административно-территориального деления и общепринятых сокращений. Обозначение места издания или составления может иметь значение при установлении подлинности документа, например, на бланках приказов, постановлений и др.

Местом издания или составления организационно-распорядительных документов, как правило, считается место нахождения юридического лица, т. е. место государственной регистрации.

При установлении места составления или издания документа особое значение имеют договоры. Так, в ст. 444 ГК РФ установлено, что, если в договоре не указано место его заключения, договор признается заключенным в месте жительства гражданина или месте нахождения юридического лица, направившего оферту.

При обозначении городов Москва и Санкт-Петербург в реквизите “Место составления или издания” сокращение “г.” не употребляется.

Наименование вида документа регламентируется: уставом (положением) организации; Табелем унифицированных форм документов организации; в письме название вида не указывается. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 13.08.97 № 1009 “Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации” нормативные правовые акты издаются федеральными органами исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

Наименование вида документа размещается в бланках конкретного вида документа. Наиболее распространенными являются бланки приказов, распоряжений, протоколов коллегиальных органов, кадровых приказов, справок о работе, командировочных удостоверений, финансовых документов и др.

Рекомендуется бланки отдельных документов изготавливать в том случае, если в течение года составляется не менее 200 соответствующих документов, или при устойчивости того или иного бланка. Такой устойчивостью, например, отличается форма командировочного удостоверения, справки о работе и др.В остальных случаях целесообразно использование общего бланка организации.

Общий бланк организации строится на основе бланка письма как графически, так и по составу и расположению основных реквизитов.

Общий бланк может включать следующие реквизиты:

 Государственный герб РФ (или герб субъекта РФ, герб муниципального образования, эмблему организации или товарный знак, знак обслуживания);
 код организации;
 наименование организации – автора документа;
 место составления или издания документа.

Таким образом, в общем бланке отсутствуют справочные данные об организации, характерные для бланка письма. На освободившемся месте бланка печатается название вида документа: справка, протокол и др.

Бланк называется общим, поскольку на нем может изготавливаться любой документ, кроме письма, он является единым для целой группы документов. На нем могут изготавливаться протокол, акт, справка, приказ и другие документы, если в организации считают нецелесообразным использовать бланки конкретного вида документа.

Использование общих бланков способствует унификации документных форм, повышает информационную культуру в организации, уменьшает количество ошибок при оформлении документов.

На всех без исключения бланках наносятся при их изготовлении ограничительные отметки для расположения реквизитов:

 дата документа и регистрационный номер документа: _________ № ____________;
 ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ: на № ____________________ от _________________________________;
 место составления или издания документа: для бланка письма это справочные данные, названные выше; для общего бланка и бланков отдельных видов это название населенного пункта. Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации. Например, Московский завод…

Ограничительные отметки для размещения реквизита “Адресование” позволят правильно, в соответствии с принятыми в организации правилами разместить все элементы адресования: название адресата, его почтовый адрес, обращение к определенному лицу.

Размещение на всех бланках ограничительных отметок для заголовка или краткого содержания текста заметно уменьшит количество ошибок при подготовке любого документа. Бланк напомнит специалисту, составляющему текст документа, сформулировать также в наиболее краткой форме его основное содержание, которое в делопроизводстве носит название – заголовок к тексту.

Использование заголовка к любому документу имеет принципиальное значение при построении и функционировании информационно-поисковых делопроизводственных систем; заголовок формируется автором текста, который составляет его наиболее точно, что обеспечивает эффективный поиск как в традиционных бумажных, так и в автоматизированных режимах.

Место для заголовка на бланке целесообразно отводить в левой части листа ниже справочных реквизитов для более удобного использования площади для написания текста.

На бланках целесообразно также определить место для проставления отметки о контроле исполнения документа. Такое место выделяется на левом поле бланка в виде квадрата, где будет проставлена от руки буква “К” – контроль или соответствующий штамп “Контроль”. В состав контрольного штампа могут быть включены инициалы руководителя, поставившего документ на контроль. Оттиск штампа проставляет должностное лицо, определившее контрольную значимость документа.

Возможно, при целесообразности и необходимости, использовать ограничительные отметки для размещения текста документа на листке, в т. ч. при применении трафаретов. Эти отметки одновременно являются ограничением полей.

Бланки документов изготавливаются преимущественно типографским способом. Допускается использовать копии бланков, полученные с помощью средств оперативной полиграфии, множительной и вычислительной техники.Гербовые бланки подлежат обязательному учету. На бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости и серии. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточка, журнал) по следующим реквизитам:

Поступление:

 наименование вида бланка;
 дата поступления;
 номер сопроводительного документа;
 организация – поставщик бланков;
 количество экземпляров;
 серия и номера бланков.

Выдача:

 наименование вида бланка;
 серия и номера бланков;
 получатель бланка (наименование подразделения, должность, фамилия и инициалы получившего);
 количество экземпляров;
 расписка в получении;
 отметка об уничтожении.

Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах (сейфах).
Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.
Контроль за изготовлением, использованием и хранением бланков возлагается на службу ДОУ организации.
Регистрационно-учетные формы включаются в номенклатуру дел.

Проверка наличия, использования и хранения гербовых бланков производится не реже 1 раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делаются отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений в изготовлении, учете, использовании и хранении бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителя организации.