Лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами содержащими постоянную информацию это

_ изготавливается в том случае, когда нет необходимости изготавливать полную копию документа
 (*ответ*) Выписка из официального документа
 Тезис
 Полная копия
 Свободная копия
_ копия документа может быть изготовлена рукописным или машинописным способом
 (*ответ*) Свободная
 Факсимильная
 Констатирующая
 Распорядительная
_ копия официального документа, выдаваемого на руки, должна быть заверена отметкой о заверении копии по полной форме с проставлением гербовой печати организации
 (*ответ*) Полная
 Свободная
 Факсимильная
 Констатирующая
_ копия точно воспроизводит все внешние признаки, художественные особенности оформления реквизитов, их расположение
 (*ответ*) Факсимильная
 Констатирующая
 Распорядительная
 Свободная
_ официального документа – это первый или единичный экземпляр документа
 (*ответ*) Подлинник
 Факс
 Копия
 Заверенная копия
_ часть текста указания раскрывает причины издания документа и начинается: «Во исполнение …», «В целях…», «В соответствии …»
 (*ответ*) Констатирующая
 Распорядительная
 Основная
 Дополнительная
_ часть текста указания – начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия
 (*ответ*) Распорядительная
 Констатирующая
 Основная
 Дополнительная
_ включает(ют) информацию об авторе документа – юридическом или физическом лице, выпустившем документ и несущем ответственность за его содержание: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера те-лефона, телекса, телефакса и др.
 (*ответ*) Сведения об отправителе
 Факс
 Адресная зона
 Модем
_ размещается под заключительной формулой вежливости и отделяется от нее пятью интервалами
 (*ответ*) Подпись
 Текст
 Адресная зона
 Сведения об отправителе
_ – документ, полученный при помощи специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи
 (*ответ*) Факс
 Сведения об отправителе
 Адресная зона
 Модем
_ – прямоугольная зона в адресном поле, предоставляющая максимальное пространство для написания в ее пределах почтового адреса
 (*ответ*) Адресная зона
 Факс
 Сведения об отправителе
 Модем
_ – средство передачи информации при помощи электронной почты между двумя адресатами – пользователями персональных компьютеров
 (*ответ*) Модем
 Факс
 Сведения об отправителе
 Адресная зона
_ – это стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенными типографским способом реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа
 (*ответ*) Бланк документа
 Отпуск
 Выписка из официального документа
 Полная копия

Бланк —
вид полиграфической продукции,
представленный в виде стандартного
бумажного листа определённого формата
с воспроизведенной на нем постоянной
информацией документа и местом,
отведенным для переменной информации.

В
организациях обычно применяются
следующие виды бланков:

• общий
  бланк;

• бланк
  письма;

• бланк
  конкретного вида документа.

• должностной
  бланк

• бланки
  структурных подразделений

Каждый
вид бланков имеет определенный набор
реквизитов. Реквизиты общего бланка
документа включают: герб (для организаций,
имеющих на это право), эмблема организации,
наименование вышестоящей организации
(если имеется), наименование организации,
трафаретные части реквизитов «дата» и
«номер документа». На бланке могут
проставляться ограничительные уголки
для реквизитов «гриф утверждения»,
«заголовок к тексту», «отметка о
контроле».

Общий
бланк документов организации
используется для составления любых
видов документов (кроме писем).

Бланк
письма содержит следующие обязательные
реквизиты: герб (для организаций, имеющих
на это право), эмблема организации,
наименование вышестоящей организации
(если имеется), наименование организации
(структурного подразделения), справочные
данные об организации, трафаретные
части реквизитов «дата», «номер документа»
и ссылки на них.

На
бланках письма ограничительные уголки
ставят для реквизитов «адресат»,
«заголовок к тексту» и «отметка о
контроле».

Бланк
конкретного вида документа (за
исключением письма) составляется на
основе общего бланка и содержит реквизит
«наименование вида документа».

Должностной
бланк
используется для составления документов
руководителя предприятия. На нем вместо
наименования организации указывается
должность ее руководителя.

7.Документы ,регламентирующие порядок разработки и использования бланков.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
Центризбиркома РФ от 24.01.2003 N 169/1426-3 «О
ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ
КОМИССИИ»

п
11. Порядок разработки бланков документов

11.1.
Бланк документа — это лист бумаги с
заранее воспроизведенными реквизитами,
содержащими постоянную информацию об
организации — авторе документа.

11.2.
Бланки документов территориальной
избирательной комиссии, как правило,
изготавливаются компьютерным способом.

11.3.
Для изготовления бланков территориальной
избирательной комиссии могут быть
использованы следующие реквизиты:

Герб
субъекта Российской Федерации
(регламентируется соответствующими
нормативными актами субъектов Российской
Федерации); эмблема — эмблему не
воспроизводят на бланке, если на
нем помещен герб субъекта Российской
Федерации ;наименование территориальной
избирательной комиссии; справочные
данные о территориальной избирательной
комиссии; наименование вида документа.

11.4.
Используются также отметки для
расположения следующих реквизитов:

дата
документа; регистрационный номер
документа; ссылка на регистрационный
номер и дату документа; место составления
или издания документа; адресат; заголовок
к тексту; отметка о контроле.

11.5.
Для бланков должна применяться бумага
формата A4 (210 x 297) и A5 (148 x 210).

11.6.
На бланках документов левое поле должно
быть не менее 35 мм, правое — не менее 10
мм, верхнее — не менее 15 мм, нижнее —
не менее 20 мм.

11.7.
Бланки могут изготовляться на основе
как углового, так и продольного
расположения реквизитов. При продольном
расположении реквизитов их границы
продлеваются до границы правого поля
бланка.

11.8.
Бланки с продольным вариантом расположения
реквизитов целесообразно применять
в случаях, когда реквизиты бланка даются
на двух и более языках, при этом реквизиты
следует печатать на одном уровне: справа
— на национальном языке субъекта
Федерации, слева — на русском.

Соседние файлы в предмете Делопроизводство и режим секретности

• #

  09.03.2018174.17 Кб251.jpg

• #

  09.03.2018188.58 Кб192.jpg

• #

  09.03.2018185.17 Кб143.jpg
• #
• #

  09.03.201824.06 Кб51ДИРС.odt

• #

  09.03.20181.62 Mб73Сравнение ГОСТов.odp

Документооборот в управлении МФПА Тест с ответами

Правильных ответов не менее 97%

Для быстрого поиска по странице нажмите Ctrl+F и в появившемся окошке напечатайте слово запроса (или первые буквы)

Аутентификация – это

предоставление доступа к определенным данным или операциям, при условии, что пользователь тот, за кого он себя выдает

+способность подтвердить личность пользователя

механизм разграничения доступа к данным и функциям системы

поиск и исследование математических методов преобразования информации

Бланк, содержащий одинаковый набор реквизитов для всех видов документов – это ….

единый бланк

бланк письма
+общий бланк

бланк конкретного документа

Бланк документа – это

+лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа

лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими переменную информацию об организации – авторе документа

государственная бумага, обязательная для применения в организации

лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную и переменную информацию об организации – авторе документа

В объеме документооборота следует учитывать

все входящие и исходящие документы за определенный период времени все внутренние документы и все копии за определенный период времени:
все входящие и исходящие документы за определенный период времени
+все входящие, исходящие и внутренние документы, а также все копии за определенный период времени

Главное правило организации документооборота – это …

стереотипные маршруты движения свойственные входящим документам с наименьшими затратами времени
+оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени

стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов и от принятой в организации технологии работ с документами

Группы доступа необходимы …

+для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом

для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы
в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие

Делегирование прав доступа необходимо …

для предоставления прав контролера сотрудникам обязанным следить за действиями пользователей системы

для организации доступа к документам для отделов организации, коллектива сотрудников, работающих над отдельным проектом
+в случае отсутствия сотрудника ответственного за работу над документом и необходимостью ее продолжение в его отсутствие

Документооборот – это …

процесс подписания и передачи документа в организации

движение документов в организации от руководителя к исполнителям

+сложный технологический процесс, который включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов

технологический процесс архивного хранения документов

… документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы

Внутренний

Входящий

Организационный
+Исходящий
Документопоток – это …

движение данных в определенном направлении

движение документов в разных направлениях, которое постоянно меняется

организованное движение документов из организации в разных направлениях

+сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник

сложившееся или организованное в пределах информационной системы

Документ имеет две сущности …

+информационную и материальную
информационную и коммуникационную
информационную и правовую
общую и специальную

Документопотоки по направлению делятся на … потоки

входящие и уходящие
диагональные

+горизонтальные и вертикальные
параллельные и пересекающиеся

На базе продукта LotusNotes фирмы LotusDevelopmentCorporation разработана система

«OfficeMedia»

«Effect Office»
+«Босс-Референт»
«Optima Workflows

Общепринятая методика подсчета документооборота предусматривает выражение его объема дробью, в числителе которой указывается количество …

копий, а в знаменателе – количество всех документов организации

подлинников, а в знаменателе – количество всех документов организации

+подлинников, а в знаменателе – количество копий

копий, а в знаменателе – количество подлинников

Объем документооборота выражается …

общим количеством документов, созданных в организации за определенный период времени

+общим количеством документов, поступивших или созданных организацией за определенный период времени
общим количеством документов, поступивших в организацию за определенный период времени

Основной структурной единицей форматированного документа при распознавании считается …

+поле документа

реквизит документа

слово

предложение

Основными видами срокового контроля являются …

контроль по существу решения вопроса

ручной и автоматизированный контроль
+текущий, предупредительный и итоговый
еженедельный, ежемесячный и ежеквартальный
Официальный документ – это …

любой бумажный документ

любая информация, внесенная в базу данных

+информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения, и оформленная по действующим законодательным правилам

информация, зафиксированная на каком-либо носителе, пригодном для достаточно долговременного хранения

Подготовка документа к сканированию включает в себя операции …

предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации
сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
+описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

+текущим
финансовым

предупредительным
итоговым

Под … контролем понимают аналитическое обобщение документооборота,
исполнительской дисциплины в организации и ее структурных подразделениях.

предупредительным
+итоговым
текущим
финансовым

Под … контролем понимают подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

+предупредительным

финансовым

текущим

итоговым

Под электронной цифровой подписью понимается …

+реквизит электронного документа, предназначенный для его защиты от подделки и позволяющий идентифицировать владельца подписи

средство защиты от подделок или потерн данных в рукописных документах
реквизит электронного документа, предназначенный для организации надежного
хранения и поиска документа

традиционная рукописная подпись, содержащая информацию об отправителе сообщения

Получение изображения документа включает в себя операции …

описание настройки системы и непосредственную подготовку документа

+сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование

предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

Процесс приведения чего-либо к единой системе, форме, единообразию – это …

стандартизация

+унификация

классификация

систематизация
Разработчиком системы «Евфрат Документооборот» является компания …

+фирма «CognitiveTechnologies»

ЗАО «Электронные офисные системы»
АО «Ланит»

НТЦ «Институт развития Москвы»
Разработчиком системы «Дело» является фирма …

фирма «Cognitive Technologies»
АО «Ланит»

+ЗАО «Электронньге офисные системы»

НТЦ «Институт развития Москвы»
Распознавание предполагает выполнение следующих операций …

описание настройки системы и непосредственную подготовку документа
+предварительную обработку изображений, нахождение полей, проверку распознанной информации

сканирование, контроль качества и возможное повторное сканирование
Регистрация – это …

учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам

+запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

прием и первичная обработка документов

снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную
регистрационную форму

Регистрации подлежат

только входящие и исходящие документы

документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения
+все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях, независимо от способа получения

только письма и обращения граждан

Реквизит документа – это …

значок: проставленный на документе для его распознавания
+обязательный элемент официального документа
обязательный символ в документе, расположенный в правом верхнем углу

логотип на официальном документе

Реквизит, отражающий основное содержание документ – это …

+текст

подпись

регистрационный номер

приложение

Реквизиты характерные только для бланка письма – это …

наименование организации (структурного подразделения)
+трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа»

справочные данные об организации
эмблема организации

Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом – это … реквизиты документа.

+постоянные
официальные

переменные

дополнительные

Системы класса «docflow» — это системы …
автоматизации деловых процессов

интегрированные системы управления документооборотом
+автоматизации управления документооборотом

коллективной работы

Системы класса groupware– это системы …

автоматизации управления документооборотом
+коллективной работы

автоматизации деловых процессов

интегрированные системы управления документооборотом

Системы класса «workflow» – это системы …

системы коллективной работы

интегрированные системы управления документооборотом

+системы автоматизации деловых процессов

автоматизации управления документооборотом

Система DocsVision состоит из следующих модулей …

+Делопроизводство и Управление процессами

Служебная корреспонденция. Решения н распоряжения. Письма граждан

Делопроизводство. Решения и распоряжения. Письма граждан

Управление процессами и Служебная корреспонденция

Систематизированный перечень наименований документов, заводимых в организации с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке – это …

+номенклатура дел
архив

опись
дело

Символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом — это … реквизиты документа.

дополнительные
+постоянные
переменные
официальные

Символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления – это … реквизиты документа.

+переменные

официальные
дополнительные
постоянные

Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку – это …

совокупность юридических документов, помещенных в отдельную обложку
архив

+дело

номенклатура дел
опись

Способность документа передавать информацию – это … свойство документа

эксплуатационное
+информативное

правовое
организационное

Существуют следующие формы регистрации документов …

+журнальная, карточная и электронная

табличная и электронная

ручная картотека и автоматизированная система

Технология массового ввода документов в информационную систему предполагает …

Ксерокопирование

Ввод документов с клавиатуры

+Поточное сканирование

Унифицированная система документации (УСД) – это …

общероссийский классификатор управленческой документации

система документов, направленная на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности

правила по документационному обеспечению управления

+система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности

Формированием дела называется …

+группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела

объединение документов, сопутствующих одинаковым бизнес – процессам в дело и систематизация документов внутри дела

группирование исполненных документов в дело в соответствии с указаниями руководителя и систематизация документов внутри дела

Цель контроля состоит в …

+обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений

создании базы данных о документах учреждения

учете всех поступивших в организацию документов

обеспечении надежного хранения и эффективного поиска документов

Шаблон – это …

+документ, который содержит разнообразную информацию о стилях и стандартных текстах, макросах н многое другое

заготовка документа, содержащая постоянную информацию (текст) и пропуски или поля для ввода переменной информации

формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом

Электронный документ – это …

документ, отличающийся нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов

документ, записанный на гибком магнитном диске

документ, в котором часть информации представлена в зашифрованном виде
+документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме

… – это технология оптического распознавания печатных символов

+OCR (Optical Character Recognition)

ICR (Intelligent Character Recognition)

OMR (Optical Mark Recognition)

… – это технология распознавания раздельных печатных символов, написанных от руки.

+ICR (Intelligent Character Recognition)
OCR (Optical Character Recognition)
OMR (Optical Mark Recognition)

… – это технология распознавания отметок.

ICR (Intelligent Character Recognition)
OCR (Optical Character Recognition)
+OMR (Optical Mark Recognition)

Ольга Моисеенко,

научный редактор журнала «Секретарское дело»

Пожалуй, каждый из нас с детства знаком с поговоркой: «Встречают по одежке, провожают по уму». В полной мере эта народная мудрость касается и документов, которые создаются внутри организации, а затем «идут в люди» в виде документации вышестоящих организаций, писем, докладных записок, разного рода справок, актов и т.д.

Как бы ни был документ замечателен по содержанию, первое впечатление о его авторе будет создано не смысловой нагрузкой, а качеством бланка, аккуратностью составления, наличием необходимых реквизитов и грамотностью их оформления.

Задумайтесь, какой документ подсознательно вызовет больше доверия: напечатанный на ксерокопии бланка или на бланке, выполненном типографским способом, на качественной бумаге? А на какое письмо вам будет проще ответить: на то, которое в составе реквизитов бланка имеет почтовый адрес отправителя (включающий почтовый индекс), или на то, на бланке которого организация разместила лишь свое наименование? Учитывая, что на поиск почтового адреса вам придется потратить определенные усилия, можно предположить, что данная организация-отправитель не вызовет положительных эмоций.

Не очень приятная ситуация может сложиться и в том случае, если вам необходимо срочно уточнить информацию, которая содержится в документе сторонней организации. Но при этом телефон исполнителя, указанный в письме, не отвечает, а общеконтактные телефоны на бланке организации отсутствуют. Более того, при ближайшем изучении вопроса вдруг оказывается, что на бланке названа не организация-отправитель, а вышестоящая, в состав которой входит несколько однородных. Какая из них отправила письмо, неизвестно. При этом, пока идет «следствие», шеф рвет и мечет: информация нужна срочно.

К сожалению, эта и схожие с ней ситуации достаточно распространены. Поэтому предлагаем поговорить на тему, какие реквизиты обязательно должны присутствовать на бланках документов и в чем заключается отличие оформления бланков для писем и общих бланков. А предваряя разговор, давайте определимся, что такое бланки документов и какие они бывают.

Бланк документа — это стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной. Постоянная информация — это совокупность реквизитов, присущая данному виду бланков, наносимая типографским или иным способом. 

Полный текст статьи доступен только для подписчиков журнала 

оформить подписку на журнал