Курсовая работа на тему реквизиты документов понятие реквизита его роль в документировании

Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов

Автор:   •  Март 10, 2019  •  Курсовая работа  •  8,010 Слов (33 Страниц)  •  3,062 Просмотры

Страница 1 из 33

Курсовая работа: Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

На тему:

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Проверил:

Уфа – 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. 3

Реквизиты документа. 4

Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5

Требования к бланкам документов. 10

Требования к оформлению реквизитов документа. 12

Заключение. 17

Список литературы… 18

Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказатель­ство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты документа

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Требования к бланкам документов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

— завершительную надпись «верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информа­ции, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.

3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001

4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999

6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Министерство образования

Московской области

МОСКОВСКИЙ ОБЛОСТНОЙ

ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

КОЛЛЕДЖ

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Делопроизводства»

Тема «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

                                                                                            Выполнила

                                                                               ученица

                                                                               группы Р-1

                                                                               Конова Елена

                                                                                    Руководитель Горюнова А.О

Дубна 2005

Содержание

1. Введение…………………………………………………………………………………. 3

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления… 5

    2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части…………… 8

   2.2. Правила оформления реквизитов основной части…………………. 26

    2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части………….. 29

3. Заключение……………………………………………………………………………… 41

4. Список используемой литературы…………………………………………….. 43

5. Приложение…………………………………………………………………………….. 44

1. Введение

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.  

В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003^1[1] «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа. 

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

– левое и верхнее – 20 мм;

– правое и нижнее – 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора[2], восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0   1        2      3     4     5      6     7

.…..……….…….…….…….…….…….

    5уд             16уд     24уд     32уд    40 уд    48уд    56уд

0-е положение табулятора (граница левого поля)

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– место составления или издания документа;

     – дата документа;

– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме начала абзацев);

– отметка о наличии приложения;

– наименование должности в реквизите «подпись»;

– гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

– отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе;

– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

– регистрационный номер документа;

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

– используют при составлении таблиц.

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

– адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

– гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

– гриф ограничения доступа к документу;

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

– расшифровка подписи в грифе утверждения;

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

– нумерационные заголовки в таблице;

– слово «копия» при снятии копий с документов;

– код организаций;

– код формы документа.

2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита[3] документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.   

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.   

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации . Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения  товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.      

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по  ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

  Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.

Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

·   0222152 – штатное расписание;

·   0276030 – график отпусков;

·   0221052 – должностная инструкция.

Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 08).

В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

      Например:

Министерство общего

и профессионального

образования

Российский государственный

Гуманитарный университет

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.    

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.

Почтовый  и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

— почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

— номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

При составлении письма на бланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведения о нём приводятся в конце текста, например: «Оплату гарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887». При необходимости указывают почтовый адрес бланка.

Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.

Наименование вида документа не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописными буквами вразрядку.

Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации – автора документа.

Дата документа (реквизит 11).

Дата – обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2003.06.05.

Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят  децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79, где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.

 При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа. 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение. 

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл, пос.Железнодорожный и т.д.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.      

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

Ø наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

Ø наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

Ø указание должности получателя (в дательном падеже);

Ø фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);

Ø почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

                                                                        Директору базы

                                                                        Соколовой В.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

                                                                        Начальнику отдела маркетинга

                                                                        Феоктистову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

                                                                        Российский государственный

                                                                        гуманитарный университет

                                                                        Историко-архивный институт

                                                                        Зав. кафедрой

                                                                        проф. Логунову А.П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

                                                                        113556, Москва, ул. Цветочная 

                                                                        д.45, кв. 35

                                                                        Фиалковой А.В.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

                                                            Ответственному редактору

                                                            журнала «Деньги»

                                                                       103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:                                                                              

                                                                        Директорам школ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

 Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.

Гриф утверждения документа (реквизит 16).

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                   Генеральный директор АО «Реал»

                                                                                                И.С.Виноградов

                                                                   25.12.03

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

                                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                                                   Протокол общего собрания

                                                                   акционеров

                                                                   от 15.01.03 №1

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор АО «Электронные технологии» Личная подпись                Л.В.Кузнецов Дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                                                   УТВЕРЖДЁН

                                                                   решением общего собрания

                                                                   акционеров от 05.04.2003 № 14

или

                                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                                                   Приказом ВНИИДАД

                                                                   от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Резолюция (реквизит 17).

Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Филимоновой П.С.

Свяжитесь с транспортным отделом

и подготовьте график поставки к 05.08.03

Личная подпись 28.07.03

Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.    

Заголовок к тексту (реквизит 18).

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О поставке тары; Положение – О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта; протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита   

Отметка о контроле (реквизит 19).

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

Её цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.2. Правила оформления реквизитов основной части

Текс документа (реквизит 20).

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации[4] и субъектов Российской Федерации.

При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

 Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).  

Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:  

Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на    

                        5 л. в 1 экз.

                        2. Правила подготовки и оформления документов Управления  

                        Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                                   Приложение № 2

                                                                   к приказу Росархива

                                                                   от 05.06.2003 № 319

допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251

2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части

Подпись (реквизит 22).

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

В состав реквизита «Подпись» входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

– личная подпись;

– расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.  Например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий     Личная подпись          А.А.Борисов

или на бланке

 Вице-президент                       Личная подпись          А.А.Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

         ЗАО «Партнер»               Личная подпись          Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института              Личная подпись          М.В.Лари

Главный бухгалтер                   личная подпись           З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора         Заместитель директора

по научной работе                    по научной работе

Личная подпись  Ю.Г.Демидов                                    Личная подпись К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета         Личная подпись          В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии                        Личная подпись          А.Н.Сокова

                                                  Личная подпись          А.С.Красавин

                                                  Личная подпись          О.И.Рысков  

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института            личная подпись           А.К.Аверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».     

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

– согласование с конкретным должностным лицом;

– согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).    

В состав грифа согласования в первом случае входят:

– слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

– должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

– личной подписи;

– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

– даты согласования.

 Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись  А.Г.Грязнов

Дата

 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162  

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись               А.С.Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись               А.С.Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются.

Личная                      Расшифровка

подпись                    подписи

Дата

Место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге.      

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).[5]

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документ заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

— завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

— наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;          

— дату заверения, проставляется под наименованием должности.

 Например:

Верно

Инспектор службы кадров             Личная подпись          Т.С.Левченко

Дата

Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:

Туровская

Ольга Николаевнр

422 00 00

Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например:

Михалев

157 98 06

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Бабушкина

Елена Михайловна

933 00 00

экз. № 1 – в адрес

экз. № 2 – в отдел № 3

экз. № 3 – в дело 13   

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например:

Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03.

В дело 02-15.

С.Иванов. 16.07.03

      или:

Ответ направлен 

13.05.03 № 03-12/113

В дело 12-04

С.Иванов 14.05.03

      или:

Решено на заседании правления.

Протокол правления от 14.11.03 № 15

В дело 01-10

С.Иванов 15.11.03

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30). 

Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

— имя файла;

— код оператора;

— другие поисковые данные.

Например:

                 DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

                 158 20 12 2000

где

                 DEPARTAMENT – каталог;

                 PRIKAZ – подкаталог;

                 IVANOV.DOC – имя файла.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

3. Заключение

Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:
 предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий;
 организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов;
 оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях.
Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п.
Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.
Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:
 пояснение их юридического значения;
 порядок утверждения и согласования документов;
 использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков на документах;
 применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего
руководителя подписью другого должностного лица;
 требования к текстам документов;
 использование оборотной стороны документа для простановки реквизитов.

Список используемой литературы

1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова

2. «Составление и оформление служебных документов»  под ред. проф. Т.В. Кузнецовой

3. «Государственный стандарт Российской Федерации»

4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина

5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов

Приложение 1

МОСКОВСЕИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ

08.11.2004              № 215о/к

По личному составу

ПРИНЯТЬ:

        ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав. по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор № 65 от 08.11.2004.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

        ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня.

Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на 2004 год.

ОСВОБОДИТЬ:

        МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в соответствии со статьёй 31 ТК РФ.

Основание: заявление Малаховой С.В.

Зам. директора                                                                             К.В.Рябов

университета

Приложение 2

Министерство образования Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(РГГУ)

ПРИКАЗ

23.12.2001                                                                                      № 124

Об обеспечении студентов

учебной литературой

        В соответствии с приказом министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

ПРИКАЗЫВАЮ:

        1. Заведующей библиотекой Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001.

        2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002.

        3. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.).

        4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова.

Ректор университета                                                                    Ю.А.Афанасьев

С приказом ознакомлены:                 

Приложение 3

Министерство образования

Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(РГГУ)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

23.12.2001              № 124

Москва

Об обеспечение студентов

учебной литературой

        В соответствии с приказом министерства от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

ПРИКАЗЫВАЮ:

        1. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002.

        2. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв. гл. бухгалтер Павлов В.Г.).

Ректор                   Ю.Н.Афанасьев

университета 

Верно

Секретарь                                                                                     А.О.Горюнова

27.10.2004

---

[1] До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97

[2] Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях

[3] Реквизит – это отдельный элемент служебного документа

[4] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» 

[5] Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ.

Некоторые тезисы из работы по теме Реквизиты документов, понятие и роль в документировании.
Правила оформления реквизитов
Введение
Еще в XV-XVII вв. структура делопроизводства была достаточно емкой, хотя среди документов преобладали лишь грамоты, наказы, приговоры. Но каждый из этих видов имел много типов, например, приказы подразумевали и документацию, поступающую от воевод, а грамоты представляли собой документы, которые посылались из приказов боярам, приказным людям и пр. Было такое понятие как «грамотка», подразумевающее личную переписку.
Каждая компания, предприятие, организация образует достаточно большое количество различного рода и вида документации. Некоторые из них имеют предназначение в обеспечении внешней связи, иные же могут обеспечивать непосредственно деятельность внутренней структуры организации по разным ее основаниям.
Целью данной работы
*
*

?
Глава 1. Документ, требования к оформлению служебного документа
1.1 Документ: основные понятия, функции. Классификация документов
Основная деятельность той или иной организации заключается в формировании документов. Функции, выполняемые документом, разнообразны. К ним, например, относятся как материально-технические, так и организационно-распорядительные.
Документ является материальным объектом, который подтверждает определенное право кого-либо или какой-нибудь факт. При этом он может удостоверять личность человека или же являться свидетельством чего-либо. Помимо этого, документ считается способом содержания информации, в которой могут отражаться умственная деятельность человека, а также любой факт из жизни.

Профессиональное
образовательное учреждение

 «Уральский региональный
колледж»

КУРСОВАЯ РАБОТА

БЛАНКИ
ДОКУМЕНТОВ, ИХ ВИДЫ, РЕКВИЗИТЫ.

ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ
РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ

МДК 01.05 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И
РЕЖИМ СЕКРЕТНОСТИ

40.02.02 Правоохранительная
деятельность

Обучающегося гр. ПД-249 ______________  Антипова Елена Александровна

16.06.2021

Оценка за выполнение и защиту курсовой работы                     
_____________

Проверила                       ____________           Степанова
Светлана Леонидовна

16.06.2021

Челябинск, 2021

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ		3
1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ		6
1.1 Бланки документов, их виды		6
1.2 Требования к бланкам документов		8
1.3 Правила оформления реквизитов		12
2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА БЛАНКЕ		17
2.1 Организационные документы		17
2.2 Распорядительные документы		18
2.3 Информационно-справочные документы		20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ		23
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ		25
ПРИЛОЖЕНИЕ А Образец расположения реквизитов на организационных документах		28
ПРИЛОЖЕНИЕ Б Образец расположения реквизитов на распорядительных документах		29
ПРИЛОЖЕНИЕ В Образец расположения реквизитов на информационно-справочных документах		30

ВВЕДЕНИЕ

Составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно – методическими
актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с
документами.

Составлением и оформлением документов
занимаются практически все специалисты сферы управления. Поэтому требования,
предъявляемые к составлению и оформлению служебных документов должен знать
каждый управленец. При работе с документами необходимо руководствоваться
нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление
документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел,
создание архива организации для обеспечения сохранности в наибольшей мере ценных
документов.

В документах отражается и учитывается
деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов
предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение
бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных. При
проверке работы организации, проведении ревизии проверяют, прежде всего,
документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.

Актуальность темы курсовой работы заключается
в том, что большинство организационно – распорядительных и информационно – справочных документов:
письма, справки, протоколы, приказы, распоряжения, положения, инструкции –
должны создаваться на бланках документов.

Понятие бланка в полной мере
применимо только к бумажным документам, однако, при автоматизации
делопроизводства практикуется создание электронных файлов, содержащих
электронные образы бланков, использование или заполнение которых позволяет
создавать юридически полноценные документы, соответствующие современным правилам
и действующим бумажным формам.

Объектом исследования являются
правовые отношения в области составления, содержания и видов документации.

Предметом исследования являются
нормативно-правовые акты, регламентирующие делопроизводство в органах
внутренних дел, в части составления бланков
документов, их видов и реквизитов.

Цель курсовой работы – анализ бланков
документов, всех его видов, построение, а также правильное расположение
реквизитов на бланках документов.

В
соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи:

− проанализировать бланки документов,
их виды;

− обобщить требования к бланкам
документов;

− ознакомиться с правилами оформления
реквизитов;

− изучить организационные документы;

− рассмотреть распорядительные
документы;

− раскрыть информационно-справочные
документы.

Методологическую основу исследования
составили: системный подход к данной теме, а также сбор тематической
информации, изучение первичных документов, анализ текста нормативно-правовых
актов. 

Теоретической базой исследования
являются работы авторов, таких как В.И. Андреева, М.Н. Басаков, Т.А. Быкова, Л.М.
Вялова, О.П. Говорухин, Н.В. Гончарова, А.А. Дворников, Е.В. Зайцева, О.И. Замыцкова,
А.В. Заряев, Л.В.Санкина.

Нормативной базой исследования
являются: Конституция Российской Федерации, Закон РФ «О государственной тайне»,
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите
информации», Приказ МВД России «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в
ОВД РФ», ГОСТ «Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», ГОСТ «Унифицированные системы документации. Придание юридической̆
силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной̆
техники. Основные положения», ГОСТ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно – распорядительной̆ документации.
Требования к оформлению документов».

Работа состоит из введения, двух
глав, заключения, списка используемых источников и трех приложений.

Во введении обосновывается
актуальность темы курсовой работы, формулируются цели и задачи, определяется
объект предмет, методологическая основа, теоретическая и нормативная база.

В первой главе рассматривается
документирование управленческой деятельности.

Вторая глава посвящена вариантам расположений
реквизитов на бланках.

В заключении содержатся выводы по
проведенному исследованию в курсовой работе.

1 ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

1.1 Бланки документов, их виды

Официальные служебные
документы создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с
использованием реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления
внутренних документов, которые не выходят за пределы организации, например
внутренней докладной записки, заявления.

Бланк представляет собой лист
бумаги стандартного формата, на который различными способами наносится
информация, необходимая для конкретного вида документа.

Согласно терминологическому
стандарту бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующих автора
официального письменного документа.

Прежде всего, бланк придает
информации официальный характер. Он является и «визитной карточкой» автора
документа, так как включает постоянную информацию об организации,
характеризующую ее как создателя официального письменного документа.

Кроме того, применение
бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной
информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие
информации и повышает культуру управленческого труда.

При составлении документов на
двух и более страницах на бланках изготавливают только первую страницу. Для
изготовления всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги,
которые нумеруют, проставляя номер страницы посередине верхнего поля листа.
Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то на бланке создают
первый лист каждого экземпляра документа, предназначенного к отправке из
организации.

Бланк может быть изготовлен
типографским способом, а также с помощью средств оперативной полиграфии или
воспроизведен с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка,
который автоматически выводится при распечатке конкретного документа.

В организациях обычно применяются
следующие виды бланков:

—                   
общий бланк;

—                   
бланк письма;

—                   
бланк конкретного вида документа;

—                   
должностной бланк;

—                   
бланки структурных подразделений.

Каждый вид бланков имеет определенный
набор реквизитов. Реквизиты общего бланка документа включают: герб (для
организаций, имеющих на это право), эмблема организации, наименование
вышестоящей организации (если имеется), наименование организации, трафаретные
части реквизитов «дата» и «номер документа». На бланке могут проставляться
ограничительные уголки для реквизитов «гриф утверждения», «заголовок к тексту»,
«отметка о контроле».

Общий бланк документов
организации используется для составления любых видов документов (кроме писем).

Бланк письма содержит
следующие обязательные реквизиты: герб (для организаций, имеющих на это право),
эмблема организации, наименование вышестоящей организации (если имеется),
наименование организации (структурного подразделения), справочные данные об
организации, трафаретные части реквизитов «дата», «номер документа» и ссылки на
них.

На бланках письма ограничительные
уголки ставят для реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» и «отметка о
контроле».

Бланк конкретного вида документа
(за исключением письма) составляется на основе общего бланка и содержит
реквизит «наименование вида документа».

Должностной бланк используется
для составления документов руководителя предприятия. На нем вместо наименования
организации указывается должность ее руководителя.

Бланки могут изготовляться на основе
как углового, так и продольного расположения реквизитов. При продольном
расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

Бланки с продольным вариантом
расположения реквизитов целесообразно применять в случаях, когда реквизиты
бланка даются на двух и более языках, при этом реквизиты следует печатать на
одном уровне: справа – на национальном языке субъекта Федерации, слева – на
русском.

1.2           
Требования к бланкам документов

Для изготовления бланков
организационно-распорядительных документов установлены в основном два формата
бумаги – А4 (210×297 мм) и А5 (210×148 мм). Они используются преимущественно
для подготовки распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы),
служебных писем, справок, договоров, актов и других документов.

Бланк формата АЗ (420×297 мм)
может использоваться для изготовления документов, содержание которых
оформляется в виде таблицы с большим количеством граф. На бумаге формата А6
(105×148 мм) могут быть изготовлены определенные виды бланков для документов
небольшого (до семи строк) объема (например, должностной бланк для оформления
резолюции руководителя). Все бланки документов должны быть изготовлены с учетом
размеров полей.

Независимо от способа изготовления
бланки документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом
требований государственного стандарта не только к составу, но и порядку
расположения реквизитов. ГОСТ предусматривает два варианта расположения
реквизитов бланка: продольное (продольный бланк) и угловое (угловой бланк).
Такие же варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

В продольном бланке все
реквизиты располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по
центру.

При угловом расположении
реквизитов они размещаются в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по
левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более
экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа
остается свободным для размещения ряда необходимых реквизитов.

Выбор способа размещения
реквизитов (углового или продольного) осуществляется каждой организацией при
разработке бланка. Наибольшее распространение получили угловые бланки для писем
и других документов, содержащих адресование (например, докладных записок), а
также для документов, требующих утверждения (например, положения, акты,
инструкции).

Продольные бланки широко
применяются для распорядительных документов. Кроме того, целесообразно
использовать продольные бланки в случаях, если наименование организации
содержит большое число печатных знаков или реквизиты бланка представлены на
двух языках. В последнем варианте слева размещаются реквизиты бланка на русском
языке, справа – на иностранном языке или национальном языке субъекта Российской
Федерации.

Бланки документов печатают на белой
бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенных цветов, позволяющих дальнейшее
тиражирование документов.

Каждый лист документа, оформленный
как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

˗ 20 мм — левое;

˗ 10 мм — правое;

˗ 20 мм — верхнее;

˗ 20 мм — нижнее.

В стандарте указаны минимальные
размеры полей бланка, максимальные их значения не оговариваются. При оформлении
документов не на бланке размеры полей и площади размещения конкретных
реквизитов должны соответствовать размерам.

В таблицах допускается уменьшение
левого поля до 20 мм, правого – до 8 мм (когда текст не вмещается).

Допускается наносить на бланки
отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами. Ограничительные
отметки для полей и отдельных реквизитов при необходимости наносятся на бланк в
виде уголков и линий.

Разработку бланков начинают, как
правило, с определения перечня реквизитов бланка, что делается отдельно по
каждому из видов бланков. При изготовлении бланков документов того или иного
вида на них печатают реквизиты, соответствующие только документам данного вида.

При изготовлении бланков используются
типографские шрифты размером от 6-го до 16-го кегля литературной, обыкновенной,
газетной гарнитуры.

Для оформления реквизита
«Наименование организации» допускается применять рисованные шрифты от 6-го до
24-го кегля. Размер шрифта выбирают в зависимости от количества знаков в наименовании
организации-автора.

Не рекомендуется печатать реквизиты
шрифтами различных гарнитур.

Бланки разрабатываются на основе
углового или продольного варианта расположения реквизитов, флаговым или
центрованным способом.

При угловом варианте реквизиты бланка
располагают в верхнем левом углу, при этом бланковые надписи не должны выходить
за пределы 73 мм по горизонтали.

При продольном варианте реквизиты
бланка располагают посередине листа вдоль верхнего поля без ограничения
размеров по горизонтали, но с соблюдением установленных размеров полей.

При флаговом способе – каждая строка
реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.

При центрованном способе – начало и
конец каждой строки реквизита центруются, т.е. равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Каждая организация должна
разрабатывать и применять установленные стандартом виды бланков
организационно-распорядительных документов общий бланк и бланк для письма.

На общем бланке могут оформляться
такие распорядительные документы, как приказы, постановления, распоряжения и другие,
а также организационные документы – положения, инструкции.

Справочно-информационные внутренние
документы (акты, справки) могут оформляться как на общем бланке, так и на
чистых листах бумаги формата А4 при соблюдении требований к оформлению
реквизитов.

Допускается изготовление специальных
бланков для конкретных видов организационно-распорядительных документов, что
целесообразно в тех случаях, когда этих документов в организации создается
более 200 в год.

На бланках конкретных видов
документов используются все реквизиты общего бланка и реквизит «Название вида
документа», который печатается прописными буквами без разрядки (пробелов между
буквами) и в кавычки не заключается.

Бланки документов разрабатывают на
основе продольного расположения реквизитов на двух языках.

Организации негосударственной формы
собственности могут разрабатывать общие, конкретных видов документов бланки с
угловым расположением реквизитов на одном языке.

Для письма применяется бланк только с
продольным расположением реквизитов на двух языках для всех организаций независимо
от формы собственности.

Гербовые бланки должны
изготавливаться исключительно типографским способом. Использование средств
оперативной полиграфии для размножения таких бланков не допускается.

Допускается тиражирование средствами
оперативной полиграфии документов на гербовых бланках, предназначенных для
рассылки. Каждая копия такого документа должна быть заверена печатью
организации либо ее структурного подразделения. Список на рассылку такого
документа хранится в деле вместе с подлинником или копией разосланного письма.

Гербовые бланки подлежат
обязательному учету. С этой целью на них типографским способом или нумератором
проставляются учетные порядковые номера, а при необходимости – серии этих
номеров.

Учет каждого вида гербовых бланков
(общих бланков, бланков для письма, бланков конкретных видов документов)
ведется в организации раздельно при их поступлении в учетно-регистрационной
форме (на карточках или в журнале).

1.3 Правила оформления реквизитов

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются
на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

Реквизиты – обязательные элементы оформления
служебного документа.

Государственный стандарт
устанавливает для организаций, их структурных подразделений и должностных лиц
использование трех видов бланков:

—                   
бланк письма;

—                   
бланк для изготовления всех других видов
организационно-распорядительных документов, кроме письма, – общий бланк;

—                   
бланк конкретного вида документа.

Состав реквизитов бланка конкретного
вида документа аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит
указание на вид документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях,
которые издают значительное количество данных видов документов.

Назначение бланков определяет
различие в их реквизитах. Максимальный набор реквизитов бланка письма включает
следующее:

—                   
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—                   
герб субъекта Российской Федерации (02);

—                   
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—                   
наименование организации (автора
документа)(08);

—                   
справочные данные об организации (09);

—                   
код организации по Общероссийскому
классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО) или по
Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления
(ОКОГУ) (04);

—                   
основной государственный регистрационный
номер (ОГРН) (05);

—                   
идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

—                   
код формы документа (ОКУД) (07);

—                   
регистрационный номер и дата документа
(отметка для регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—                   
ссылка на регистрационный номер и дату
документа (отметка для ссылки на регистрационный номер и дату документа) (13).

В Правилах делопроизводства в
федеральных органах исполнительной власти данный реквизит называется «ссылка на
исходящий номер и дату документа адресанта».

Максимальный набор реквизитов общего
бланка содержит:

—                   
Государственный герб Российской Федерации
(01);

—                   
герб субъекта Российской Федерации (02);

—                   
эмблема организации или товарный знак
(знак обслуживания) (03);

—                   
наименование организации (автора
документа) (08);

—                   
наименование вида документа (или место для
проставления реквизита «наименование вида документа») (10);

—                   
регистрационный номер и дата документа
(отметка для проставления регистрационного номера и даты документа) (11, 12);

—                   
место составления или издания документа
(14).

Таким образом, различия в составе
реквизитов двух видов бланков состоят в следующем:

—                   
в бланке письма используются реквизиты
«справочные данные об организации» и «ссылка на регистрационный номер и дату
документа», которых нет в общем бланке;

—                   
в общем бланке размещают реквизиты «место
составления или издания документа» и «наименование вида документа» (или
оставляют место для внесения наименования конкретного вида документа), которые
не содержатся в бланке письма.

Помимо реквизитов, на бланках
допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов, или
других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту,
адресата, грифа утверждения, отметки о контроле), а также для фальцовки и
подшивки.

Автором документа может являться не только
организация, но и ее представительство (филиал, территориальное отделение) или
структурное подразделение. В этих случаях используют бланки представительств,
филиалов, территориальных отделений или структурных подразделений организации.
Бланки структурных подразделений создают в крупных управленческих аппаратах,
если руководители подразделений имеют право подписи документов, изготовленных
на бланках. Наименование представительства (филиала, территориального
отделения) или структурного подразделения размещают ниже наименования
организации.

Для подразделений ряда органов
управления, в частности органов исполнительной власти субъектов Российской
Федерации, муниципальных органов исполнительной власти и других, важно указать
их конкретную территориальную принадлежность. В таком случае указание на это
содержится в самом названии подразделения, территориального отделения.

Для руководителей организации или
крупных структурных подразделений, которые обладают правом подписи документов,
ГОСТ допускает создание бланков должностных лиц (должностных бланков). Право
подписи должно быть закреплено в соответствующих организационных или
распорядительных документах.

В бланках должностных лиц
наименование должности помещается ниже наименования организации – автора
документа. В бланках руководителя структурного подразделения наименование
должности размещается ниже наименования структурного подразделения.

Закон РСФСР от 25.10.1991 № 1807-1 «О
языках народов Российской Федерации» и Федеральный закон от 01.06.2005 №
53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» определяют
возможность использования двуязычных бланков документов.

В организациях субъектов Российской
Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного язык
субъекта Российской Федерации, могут создаваться бланки, в которых реквизиты
«Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место
составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и
национальном.

Возможно создание бланка на двух
языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В
таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды: на русском и иностранном
языке. При оформлении бланка вначале помещают его реквизиты на русском языке,
затем ‒ на иностранном.

Из выше сказанного можно выявить
главное. Бланк документа ‒ это
стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального
документа.

Виды бланков, применяемых
организациями, могут отличаться по расположению постоянных сведений.

Виды бланков документов организаций
бывает общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа.

Официальные виды бланков, их
характеристики и правила оформления ‒ все это предусмотрено государственным
стандартом, основные положения которого заключаются в перечислении реквизитов,
необходимых для заполнения и однозначно идентифицирующих вид документа и его
составителя.

2 ВАРИАНТЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ НА
БЛАНКЕ

2.1
Организационные документы

Организационно-правовые документы определяют
правовой статус и стратегические направления деятельности организации и ее
структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы, штатные
расписания, инструкции, положения и прочие документы.

Устав ‒ правовой акт, определяющий
права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или
общественной деятельности.

Устав – это единственный
учредительный документ, на основании которого осуществляется деятельность всей
компании. Устав регламентирует отношения учредителей, устанавливает нормы, в
соответствии с которыми происходит управление предприятием. По сути, это
мини-конституция организации, главное назначение которой – нормальное
функционирование компании в правовом поле.

Разработка документа начинается еще
до момента создания юридического лица. Устав входит в перечень обязательных
документов, которые подают при регистрации ООО, и становится основанием для
запуска этой процедуры. Отсутствие этого документа – прямой повод отказать в регистрации
ООО. Но наличие этого документа важно и для самих учредителей, поскольку устав
организации регулирует:

Процесс управления компанией. Устав
очерчивает границы компетенции управляющего звена и определяет перечень
вопросов, решение по которым принимается исключительно общим собранием
коллектива.

Права и обязанности каждого участника
ООО. Согласно законодательным нормам, владельцев, которые от своих обязанностей
отлынивают, по суду можно исключить из числа учредителей.

Порядок выхода из ООО, смены
собственника, продажи и передачи долей. Такие процессы напрямую влияют на
экономическую деятельность компании. Если продажа доли или всей компании
проходят не по уставу, есть риск столкнуться с недобросовестными учредителями
или рейдерами, которые попытаются «отжать» фирму.

Способы распределения прибыли
компании – эти вопросы касаются материальных интересов участников ООО, то есть
основной цели деятельности компании.

Устав, в котором подробно описаны все
положения, касающиеся деятельности ООО, исключает необходимость в разработке
иных локальных документов, например должностных инструкций.

2.2 Распорядительные документы

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Ими оформляют управленческие решения
и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К ним относятся: решения,
постановления, приказы, указы и пр.

Приказ по основной деятельности.
Приказы являются одними из наиболее важных документов фирмы.

Приказ – это нормативный документ,
издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или
связанных с персоналом фирмы). (ПРИЛОЖЕНИЕ Б)

К приказам по основной деятельности
относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию,
отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Подготовка приказа включает:

‒ изучение существа вопроса и сбор
необходимых сведений;

‒ подготовку проекта приказа;

‒ согласование проекта со
специалистами;

‒ подписание приказа руководителем.

Подготовку приказа осуществляет
специалист фирмы по поручению руководства.

Приказ оформляется на общем бланке
или на бланке приказа (если он был спроектирован ранее).

Приказ включает такие реквизиты, как:

‒ наименование вида документа –
ПРИКАЗ;

‒ дата (датой приказа является дата
его подписания);

‒ номер (порядковый номер, например №
1, № 2 и т.д., нумерация производится в пределах года);

‒ заголовок (отвечает на вопрос «О
чем?» , например «О реорганизации фирмы»);

‒ текст.

Текст приказа состоит из двух частей:

—                  
констатирующей;

—                  
распорядительной.

В первой, констатирующей, указываются
основания издания приказа. Основанием являются нормативные документы
государственных органов, решения Совета директоров и общих собраний акционеров
либо производственная необходимость. Если причина издания приказа очевидна и не
нуждается в разъяснении, констатирующую часть приказа опускают.

Во второй части приказа,
распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут:

‒ «кому» (наименование должности,
фамилия, инициалы);

‒ «что сделать» (указывают конкретную
работу);

‒ «в какие сроки».

Текст приказа делится на пункты, если
поручений несколько. Каждый пункт начинается с красной строки. В последнем
пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль
за исполнением приказа.

Приказ может отменять действие ранее
изданных документов, которые в этом случае указываются в тексте.

Визы (приказ согласовывается с
главным бухгалтером, юрисконсультом и др. должностными лицами).

Подпись (приказ подписывается
директором или его заместителями, которым предоставлено такое право).

Приказ вступает в силу с момента
подписания. Секретарь-референт организует ознакомление сотрудников с приказом.
При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для
работы. Первый экземпляр приказа подшивается в дело с приказами по основной
деятельности.

2.3 Информационно‒справочные
документы

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов. Сбор, обработка и обмен информацией в
любой системе управления между всеми звеньями управленческого процесса
необходимое условие функционирования этой системы. Существуют различные
источники информации, необходимой для принятия управленческих решений, но
группа справочно-информационных документов играет здесь важнейшую роль. К
данной группе можно отнести такие документы, как: служебное письмо, телеграмму,
телефонограмму документы, обеспечивающие деловую переписку; протокол; докладную
записку; справку; заявление, предложение, жалобу; сводку, заключение, отзыв и другие.

Докладные, служебные записки, справки
информационного и информационно-аналитического характера часто называют
«внутренней перепиской», поскольку эти документы в деятельности организаций
используются для обмена информацией между структурными подразделениями и
руководителями разных уровней.

Докладная записка – документ,
адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и
предложениями составителя. Следовательно, докладная записка – внутренний
документ, представляемый руководителю (это может быть руководитель
подразделения, заместитель руководителя организации или руководитель
организации), то есть направляемый на более высокий уровень. Как вид документа
докладная записка входит в систему информационно-справочной документации. (ПРИЛОЖЕНИЕ
В)

Автором докладной записки (лицом,
подписывающим докладную записку) может быть:

—                  
работник структурного подразделения, если
докладная записка составляется на имя руководителя структурного подразделения;

—                  
руководитель структурного подразделения
(например, отдела), если докладная записка составляется на имя руководителя
структурного подразделения, в состав которого входит отдел (например,
департамента, управления);

—                  
руководитель самостоятельного структурного
подразделения, если адресатом докладной записки является заместитель
руководителя или руководитель организации;

—                  
заместитель руководителя организации по
направлению, если докладная представляется на имя руководителя организации.

Можно сказать, что с помощью
докладных записок в организации реализуются информационные взаимосвязи по
вертикали. Докладные записки, с одной стороны, выполняют информационную функцию
(с помощью этих документов передается управленческая информация), с другой
стороны, эти документы часто выступают в роли документов, инициирующих
благодаря изложенной в них информации выработку и принятие управленческих
решений.

Таким образом, организационные
документы определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений. К ним относятся: правила, уставы,
штатные расписания, инструкции, положения.

Распорядительные документы оформляют
управленческие решения и поручения коллегиальных органов и должностных лиц. К
ним относятся: решения, постановления, приказы, указы.

Информационно-справочные документы
используют при принятии управленческих решений. К ним относятся: входящая корреспонденция
(телеграммы, письма и пр.), объяснительные, служебные и докладные записки,
акты, договоры, обзоры, заключения, справки.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По ходу проведенного изучения по
данной теме были сделаны следующие выводы: составление, оформление документов и
организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно –
методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого,
имеющего дело с документами.

Официальные служебные документы
создаются, как правило, на бланках или чистых листах бумаги с использованием
реквизитов бланков. Последний вариант используется для оформления внутренних
документов, которые не выходят за пределы организации, например внутренней
докладной записки или заявления.

Независимо от способа изготовления, бланки
документов конкретной организации должны разрабатываться с учетом требований
государственного стандарта не только к составу, но и порядку расположения
реквизитов. Варианты расположения реквизитов установлены Правилами
делопроизводства для бланков федеральных органов исполнительной власти.

Каждый вид документа (приказ, письмо,
акт и другие) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и
оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными
Госстандартом России. Состав реквизитов бланка конкретного вида документа
аналогичен составу реквизитов общего бланка, но содержит указание на вид
документа. Такой бланк целесообразно применять в организациях, которые издают
значительное количество данных видов документов.

Организационно-правовые документы
определяют правовой статус и стратегические направления деятельности
организации и ее структурных подразделений.

Распорядительные документы – это
документы, в которых фиксируются решения административных и организационных
вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют
деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач.

Справочно-информационные документы
содержат, как правило, текущую или справочно-аналитическую информацию о
состоянии дел. Они не содержат властных предписаний, как распорядительные
документы, выступая только в качестве основания для принятия управленческих
решений, которые затем фиксируются в определенных видах распорядительных, а
иногда и организационных документов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМЫХ
ИСТОЧНИКОВ

1)               
Конституция Российской Федерации (принята
всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ
о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 № 6-ФКЗ, от 30.12.2008 № 7-ФКЗ, от
05.02.2014 № 2-ФКЗ, от 01.07.2020 № 11-ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. –
01.07.2020. – № 31. – ст. 4398.

2)               
Приказ МВД РФ от 20 июня 2012 г. N 615 «Об
утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации»
(в ред. приказов МВД России от 28.05.2013 N 296, от 28.12.2016 N 915, от
25.05.2017 N 314).

3)               
Приказ МВД РФ от 1 марта 1999 г. N 150 об
организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в
центральном аппарате и подчиненных подразделениях МВД России.

4)               
Об информации, информационных технологиях
и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от
18.12.2018) // Российская газета, № 165, 29.07.2006. – В данном виде документ
опубликован не был.

5)               
О государственной тайне: Закон РФ от
21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 29.07.2018) // Российская газета, № 182,
21.09.1993. – В данном виде документ опубликован не был.

6)               
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О
государственном языке Российской Федерации» определяют возможность использования
двуязычных бланков документов. ‒В данном виде документ опубликован не был.

7)               
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов, изменение N 1, утвержденное Приказом Росстандарта от
14.05.2018 N 244-ст, введено в действие также с 1 июля 2018 года.

               
ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт
Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная
система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. В связи с изданием
Приказа Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст (ред. от 25.05.2017).

9)               
Абрамова Н. А. Юридическое делопроизводство.
Учебное пособие для бакалавров. М.: Проспект, 2019. 224 с.

10)          
Асалиев А. М., Миронова И. И. и др. Основы
делопроизводства. Учебное пособие. М.: Инфра-М, 2019. 148 с.

11)          
Басаков, М.Н. Документационное обеспечение
управления (с основами архивоведения) : учеб. пособие для СПО и НПО / М. И.
Басаков. — М. : Кнорус, 2017. — 216 с.

12)          
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В.
Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2019. 368 с.

13)          
Быкова Т. А., Кузнецова Т. В., Санкина Л.
В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство). М.: Инфра-М,
2019. 304 с.

14)          
Волкова Е.А. Делопроизводство [Электронный
ресурс]: практическое пособие для студентов-бакалавров, обучающихся по
направлению подготовки «Юриспруденция»/ Волкова Е.А.— Электрон. текстовые
данные.— Краснодар, Саратов: Южный институт менеджмента, Ай Пи Эр Медиа, 2017.—
41 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/62609.html.— ЭБС «IPRbooks».

15)          
Зеленцов А.Б., Ястребов О.А. Судебное
административное право: учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности
«Юриспруденция». М.: Статут, 2017. 768 с.

16)          
Иванова А.Ю., Шувалова Н.Н. Основы
делопроизводства. Учебник и практикум / отв. ред. Шувалова Н.Н. М.: Юрайт.
2018. 376 с.

17)          
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс
делопроизводства. Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. М.:
Инфра-М, 2018. 256 с.

18)          
Книжникова А. Н. Делопроизводство и режим
секретности. М.: Юстиция, 2019. 168 с.

19)          
Корнеева А. П., Амелина А. М.,
Загребельный А. П. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и
технология работы. М.: Проспект, 2019. 480 с.

20)          
Кузнецов, И.Н. Делопроизводство:
Учебно-справочное пособие / И.Н. Кузнецов. М.: Дашков и К, 2018. 520 c.

21)          
Кузнецов, И.Н. Документационное
обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: Учебник и практикум
/ И.Н. Кузнецов. Люберцы: Юрайт, 2019. 477 c.

22)          
Светлаков А. Г. Делопроизводство и режим
секретности . Учебное пособие. ИПЦ «ПрокростЪ».2018. 249 с.

23)          
Шувалова Н. Н., Иванова А. Ю. Основы
делопроизводства. Язык служебного документа. Учебник. М.: Юрайт, 2018. 376 с.

24)          
Чурилов, А. Ю. Юридическое
делопроизводство : учебное пособие для среднего профессионального образования /
А. Ю. Чурилов. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2020. —
202 с. — (Профессиональное образование). — ISBN 978-5-534-13937-2. — Текст :
электронный // ЭБС Юрайт [сайт].

25)          
Ястребов О.А. Судебное административное
право: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности ‒
Юриспруденция, Статут, 2017. 768 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на организационных документах

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

(справочное)

Образец расположения
реквизитов на распорядительных документах

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  В

 (справочное)

Образец
расположения реквизитов на информационно-справочных документах

• Выдержка
• Литература
• Другие работы
• Помощь в написании

Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов (реферат, курсовая, диплом, контрольная)

Содержание

• ВВЕДЕНИЕ
• Реквизиты и оформление документов
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .В настоящее время эталон ГОСТ Р 6. 30−2003 включает 30 реквизитов. Хотя расположения ГОСТа имеют рекомендательный характер, отдельные составляющие являются обязательными для официальных документов. Разные виды организационно-распорядительных документов должны оформляться в согласовании с муниципальными правилами. Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., именуется документацией. Реквизиты физического лица или реквизиты гражданина — это реквизиты его документов. Совокупность работ по документированию управленческой деятельности компаний и по организации в них движения документов характеризует термин делопроизводство. В делопроизводстве действует собственный ГОСТ Р 51 141−98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» .Однако в международном документообороте употребляет несколько отличные критерии оформления текста документов, поэтому был принят ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН «ОБ УЧАСТИИ В МЕЖДУНАРОДНОМ ИНФОРМАЦИОННОМ ОБМЕНЕ», целью которого обозначена последующим образом:

Цели реального Федерального закона — охрана интересов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации и муниципальных образований при международном информационном обмене, охрана интересов, прав и свобод физических и юридических лиц при международном информационном обмене. Можно заявить, что история реквизитов акта в России не закончилась.

3. Классификация реквизитов

Каждый акт обязан быть оформлен так, чтобы в нем содержались все сведения, нужные для получения совершенного представления о совершаемой операции обеспечения его доказательной силы. Эти сведения, являющиеся составными частями документа именуются его реквизитами. Несмотря на огромное разнообразие содержания различных документов в каждом из них имеется обязательные реквизиты, нужные для отображения любой операции в бухгалтерском учете и дополнительные. К обязательным реквизитам относят: название документа; дату его составления; содержание хозяйственной операции и ее отображение; измерители операции; подписи лиц, ответственных за выполнение операции и правильность ее оформления. Любой деловой документ состоит из ряда элементов его частей — информационных частей, именуемых реквизитами акта. Реквизиты документов классифицируются последующим образом:

Постоянные и переменные: Постоянные реквизиты — совокупность реквизитов, описывающая стандартной формуляр акта и присутствующая во всех видах акта 1-го типа; Переменные реквизиты — совокупность реквизитов, дополняющих стандартной формуляр и отражающая индивидуальности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

Основные (обязательные) и второстепенные: Основные (обязательные) реквизиты — совокупность реквизитов, без которых акт не имеет юридической силы. Второстепенные реквизиты — совокупность реквизитов, дополняющих, уточняющих главные. Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом на листе бумаги называется формуляром. Формуляр, соответствующий для определенного вида акта, именуется типовым формуляром. Различные бумаги имеют разный комплект реквизитов, который определяется назначением акта. Состав и критерии оформления реквизитов деловых документов регламентированы ГОСТ Р 6. 30 — 2003 «Унифицированной системой организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ устанавливает также схемы расположения реквизитов и выделяет реквизиты, которые обязаны употребляться при изготовлении бланков документов. Требования предоставленного эталона носят рекомендательный характер. Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и наибольший состав реквизитов для всякого типа документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информативный бум. Любая организация, так же как и любой человек в отдельности, может быть, лишь обмениваясь информацией. В сегодняшних экономических критериях, когда чрезвычайно скоро изменяются и ситуация, и законодательство, компании могут выжить лишь в том случае, если они впору выяснят, что, где, когда и почем. Другими словами, кто обладает информацией, тот обладает обстановкой. Носителем информации выступает акт. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется огромное внимание.

Например, в США принят и действует Закон об акте. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и охране информации», которым поставлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации. Создание законодательной базы применения информации является фактом существенного изменения дела сообщества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и акт как ее обладатель, пронизывая все нюансы управления, воздействуют на функционирование разных структур и в окончательном результате приводят к достижению экономических итогов. Для того чтобы любой документ был юридически правильно составлен, необходимо в первую очередь указывать самые важные реквизиты. Если же документ кроме основных реквизитов дополнительные, то их также в обязательном порядке необходимо указать. Реквизиты нужны не только для юридической составляющей, но также просто из-за этических представлений. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ1. «

Делопроизводство». Автор: Андреева В. И., 2010 год.

2. ГОСТ Р 6.30−2003

Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2008 год.

3. «Управление документацией в организациях». Автор: Ларин М. В., 2007 год.

4. «Организация работы с документами». Автор: Корнеев, Г. Н. 5. «Экономическая терминология в современной деловой переписке». Автор: Гайдай К. В., Колокольцева Т. Н., 2006 год.

6. «Документоведение». Автор: Ларьков Н. С., 2009 год.

7. «Документоведение и делопроизводство». Автор: Охотников А. В., Булавина Е. А., 2009 год.

8. «Документоведение и делопроизводство». Автор: Стенюков М. В., 2010 год.

9. «Жанр делового письма». Автор: Федюрко С. Ю., 2007 год.

Показать весь текст

Список литературы

1. «Делопроизводство». Автор: Андреева В. И., 2010 год.
2. ГОСТ Р 6.30−2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Издательство стандартов, 2008 год.
3. «Управление документацией в организациях». Автор: Ларин М. В., 2007 год.
4. «Организация работы с документами». Автор: Корнеев, Г. Н.
5. «Экономическая терминология в современной деловой переписке». Автор: Гайдай К. В., Колокольцева Т. Н., 2006 год.
6. «Документоведение». Автор: Ларьков Н. С., 2009 год.
7. «Документоведение и делопроизводство». Автор: Охотников А. В., Булавина Е. А., 2009 год.
8. «Документоведение и делопроизводство». Автор: Стенюков М. В., 2010 год.
9. «Жанр делового письма». Автор: Федюрко С. Ю., 2007 год.

Заполнить форму текущей работой

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность курсовой работы связана с проблемой организации
качественного оформления документации в учреждениях, организациях и на
предприятиях. Каждый документ имеет определенный набор реквизитов,
который определяется требованиями к его содержанию, способом
документирования, целями создания. Неверное оформление реквизитов в
документации может привести к тому, что документ будет
недействительным или не иметь юридическую силу. Стоит отметить, что
правила оформления закрепляются в нормативных правовых актах. Кроме
того, организация может самостоятельно принимать локальные нормативные
акты, которая будут регулировать составление документов. Реквизиты
проставляются не только в момент создания документа, но и при работе с
ним, впредь до его списания в соответствующее дело.
Степень изученности темы. Специалистами в области
документационного обеспечения управления изучено достаточное
количество материалов, которые отражены в учебных пособиях и статьях.
Л.М. Волобуева в своем учебном пособии рассматривает
делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении, виды
документов, ведение документооборота, особенности специальной
документации 1 . В работе Е.Н. Басовской рассказывается о роли документов в
организации и важности правильного оформления 2 . А.В. Пшенко перечисляет
основные нормативные акты, которые регламентируют оформление
документов 3 . Е.Н. Кожанова в своей работе рассматривает общие требования
к текстам документов и их унификацию 4 . В своей статье Е.М. Каменева
обозначает понятие реквизита, их состав и формирует по группам 5 . В своей
1 Волобуева Л.М. Делопроизводство в дошкольном образовательном учреждении. – М.,
2013. – 189 с.
2 Басовская Е.Н. Делопроизводство. – М., 2017. – 256 c.
3 Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному
обеспечению управления. – М., 2019. – 384 с.
4 Кожанова Е.Н Общие требования к текстам документов и их унификация //
Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2015. – №2. – С.43–47.

4

работе Е.В. Меркулова рассматривает правила оформления реквизитов,
приводит примеры различных видов документов 6 . Т.В. Кугушева 7 и А.В.
Охотников 8 приводят способы совершенствования оформления документов и
делопроизводства в случае, если организации ведет его неверно.
Объект исследования – оформление и составление документации.
Предмет исследования – оформление реквизитов документов на
примере учреждения.
База практики: муниципальное автономное дошкольное
образовательное учреждение города Нижневартовска детский сад №40
«Золотая рыбка».
Цель исследования – изучить правила оформления реквизитов, их
понятие, состав и роль в документировании.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие
задачи:
1. Изучить понятие и роль реквизитов в документировании;
2. Изучить состав и правила составления реквизитов в документации;
3. Проанализировать правильность составления реквизитов в
документации в МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка»;
4. Переработать бланки документации МАДОУ г. Нижневартовска ДС
№40 «Золотая рыбка».
Для решения поставленных задач использовались следующие методы
исследования:
– анализ литературы;
– анализ нормативно-правовой документации;
– обобщение;
– анализ полученных данных.
5 Каменева Е.М. Какие реквизиты нам нужны? // Секретарь–референт. – 2018. – № 3. – С.
17–25.
6 Меркулова Е.В. Практическое делопроизводство: Составление и оформление
документов. – М., 2020. – 188 с.
7 Кугушева Т.В. Делопроизводство. – М., 2017. – 256 с.
8 Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство. – М., 2018. – 304 с.

5

Практическая значимость работы заключается в том, что
проведенный анализ документации и состава реквизитов в целом может
послужить основой для написания последующих работ по данному
направлению. Кроме того, переработанные бланки учреждения могут
применяться МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка» для
дальнейшей работы.
Структура работы обусловлена предметом, целью и задачами
исследования. Введение раскрывает актуальность, определяет степень
научной разработки темы, объект, предмет, цель, задачи и методы
исследования.
В первой главе рассматриваются теоретические основы оформления
реквизитов в документации учреждений. Анализируется понятие, роль,
состав и правила составления реквизитов в документации.
Вторая глава посвящена особенностям правильного оформления
реквизитов в условиях учреждения. Проводится анализ правильности
составления реквизитов в документации учреждения и переработка бланков
МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка».

6

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

ДОКУМЕНТА

1.1. Понятие и роль реквизитов в документировании
Термины и определения в сфере делопроизводства и архивного дела
закрепляет «ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» 9 . Стандарт приводит следующее определения реквизита
документа, – это элемент оформления документа. В свою очередь документ,
– это зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать.
При анализе роли реквизитов в документировании стоит обратить
внимание на термин «документирование», – это «запись информации на
различных носителях по установленным правилам 10 ». В свою очередь,
правила документирования либо устанавливаются правовыми нормативными
актами, либо выработаны традицией.
Документирование может осуществляться на естественном языке (в
этом случае создаются текстовые документы) или на искусственных языках
(документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку
информации с помощью электронно-вычислительных машин). Запись
информации на материальном носителе осуществляется с помощью
специальных средств документирования, начиная от простейших (ручка,
карандаш и т.п.) и заканчивая электронными средствами.
В зависимости от используемых средств различаются способы
документирования и типы создаваемых документов. С помощью простых

9 ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и
архивное дело. Термины и определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 №
1185–ст). – Доступ из справ.–правовой системы «КонсультантПлюс».
10 Там же.

7

орудий подготавливаются рукописные письменные, изобразительные и
графические документы. При использовании фототехники создаются
фотодокументы, кинотехники – кинодокументы. Звукозаписывающая
техника позволяет создавать фоно(аудио)документы, компьютерная техника
– документы на бумажном носителе, а также электронные документы.
Основной ролью реквизита в документировании является с помощью
него идентификации. Реквизиты могут отражать, кому направлено данное
письмо и откуда, процессы обработки документов. Правильное и грамотное
оформление реквизитов, их корректное расположение по бланку создает
официальный документ, который обладает юридической силой и является
отражением деятельности организации.
Таким образом, были рассмотрены термины в документировании,
обозначено, что реквизит – это элемент оформления документа и обозначена
его роль.

1.2. Состав и правила составления реквизитов в документации
Реквизит является обязательной частью официального документа.
Различные виды документов имеют свои наборы реквизитов, некоторые
являются необходимыми и отсутствие важного реквизита может сделать его
недействительным. В настоящее время оформление документов
регламентирует «ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно–распорядительная документация.
Требования к оформлению документов» 11 . Стандарт определяет состав
реквизитов, правила их оформления, описывает виды бланков.

11 ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно–распорядительная документация. Требования к оформлению документов
(утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004–ст) (ред. от 14.05.2018). – Доступ из
справ.–правовой системы «КонсультантПлюс».

8

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2016 при подготовке документы
используются следующие реквизиты:
01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования);
02 – эмблема;
03 – товарный знак (знак обслуживания);
04 – код формы документа;
05 – наименование организации – автора документа;
06 – наименование структурного подразделения – автора документа;
07 – наименование должности лица – автора документа;
08 – справочные данные об организации;
09 – наименование вида документа;
10 – дата документа;
11 – регистрационный номер документа;
12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего
документа;
13 – место составления (издания) документа;
14 – гриф ограничения доступа к документу;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – заголовок к тексту;
18 – текст документа;
19 – отметка о приложении;
20 – гриф согласования документа;
21 – виза;
22 – подпись;
23 – отметка об электронной подписи;
24 – печать;
25 – отметка об исполнителе;

9
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка о поступлении документа;
28 – резолюция;
29 – отметка о контроле;
30 – отметка о направлении документа в дело.
В документе используется не сразу все реквизиты, установленные
ГОСТ, каждый имеет свою роль. Например, некоторые реквизиты
обязательно включены в бланк документа, чаще всего это наименование
организации, дата, регистрационный номер, наименование виды документа,
справочные данные (в случае, если бланк письма). Есть реквизиты, которые
раскрывают содержание документа – это текст. Отмечают реквизиты,
которые используются только в процессе оформления, например, заголовок к
тексту, ссылка на регистрационный номер и дату и др. Реквизиты также
закрепляют процесс согласования, подписания и утверждения документов.
Есть и те, которые используются в процессе регистрации документов,
отражают этапы обработки, для заверения копий.
Таким образом, были рассмотрено нормативное регулирование
реквизитов документа, перечислены состав и обозначено, какую конкретную
роль выполняют некоторые группы.

10

2. ОСОБЕННОСТИ ПРАВИЛЬНОГО ОФОРМЛЕНИЯ

РЕКВИЗИТОВ В УЧРЕЖДЕНИИ

2.1 Анализ правильности составления реквизитов в документации
учреждения
В МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка» документы
делятся на три виды: организационные, распорядительные и
информационно–справочные документы. Рассмотрим подробнее некоторые
виды документов, чтобы провести анализ правильности их составления и
наличия реквизитов.
Приказ является распорядительным документом, которое отражает
управленческое значение и обязателен для исполнения. Приказ МАДОУ г.
Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка» содержит следующие реквизиты:
– герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования);
– наименование организации – автора документа;
– справочные данные об организации;
– наименование вида документа;
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– заголовок к тексту;
– текст документа;
– подпись.
Приказ МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка»
(приложение 1) имеет две части: констатирующая, в которой обозначается
основание для создания документа, и распорядительная, которая перечисляет
поручения и исполнителей. При анализе оформления документа выявлено,
что регистрационный номер документа располагается ближе к левому краю
документа, а необходимо по правому. Распорядительная часть документа

11

оформлена без отступов. В реквизит «подпись» включена только должность
заведующего детского сада, а инициалов и фамилии по какой–то причине
нет. Также стоит отметить, что данный приказ оформлен на бланке МАДОУ
г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка», в который включен реквизит
«справочные данные», а он необходим только при оформлении писем. В
целом, приказ оформлен в соответствии с ГОСТ 7.0.97–2016.
Письмо является информационно–справочным документом, который
является способом служебного общения между организациями, гражданами,
органами власти. Письмо МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая
рыбка» (приложение 2) оформлено на угловом бланке и содержит следующие
реквизиты:
– герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования);
– наименование организации – автора документа;
– справочные данные об организации;
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
– адресат;
– заголовок к тексту;
– текст документа;
– подпись;
– отметка об исполнителе;
При анализе выявлено, что реквизит «адресат» оформлен не в
соответствии с правилами, инициалы указаны перед фамилией, а в целом все
выровнено по правому краю, а не по левому краю. Реквизит «Справочные
данные» оформлены не в соответствии с правилами почтовой связи, которые
упоминаются в современном ГОСТ, присутствует лишняя информация. Текст
письма оформлен без отступов. Инициалы в реквизите «подпись» указаны

12

после фамилии, необходимо впереди. Реквизит «Отметка об исполнителе»
указан не в соответствии с современным стандартом, а включает в себя
только ФИО исполнителя и номер телефона. В целом, остальные реквизиты
оформлены в соответствии с ГОСТ 7.0.97.2016.
Справка является информационно–справочным документом, который
фиксирует какой–либо факт и часто предоставляется по требованию. В
МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка» есть разные
назначения справок, одна из самых часто используемых – это о посещении
ребенком учреждения.
Справка содержит следующие реквизиты:
– герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования);
– наименование организации – автора документа;
– справочные данные об организации;
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
– адресат;
– текст документа;
– подпись.
При анализе выявлено, что в конце реквизита «наименование вида
документа» поставлена точка. Отсутствует реквизит «заголовок к тексту»,
который необходим. Текст документа указан без отступов и в реквизите
«подпись» опять та же ошибка, что и ранее в приказе касательно инициалов.
Таким образом, можно сделать вывод, что в целом распорядительные и
информационно–справочные документы МАДОУ г. Нижневартовска ДС
№40 «Золотая рыбка» оформляются в соответствии с нормативными
правовыми актами, при этом встречаются небольшие стабильные ошибки,
которые портят вид документа. В любом случае, это не сильно критичные

13

ошибки, которые можно исправить, внимательно заглянув в ГОСТ
7.0.97.2016. Ведь действительно, в более ранних ГОСТах реквизиты
оформлялись немного по–другому. И все же организации должны работать в
соответствии с актуальными требованиями.

2.2. Переработка бланков служебных документов МАДОУ г.
Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка»
В ходе проведенного исследования на базе МАДОУ г. Нижневартовска
ДС №40 «Золотая рыбка» были выявлены небольшие ошибки в оформлении
документов и некоторых бланков, потому их необходимо переработать.
Переработаем следующие бланки в соответствии с ГОСТ 7.0.97–2016:
– общий бланк с продольным расположением реквизитов (приложение
3);
– общий бланк с угловым расположением реквизитов (приложение 4)
– бланк письма с продольным расположением реквизитов (приложение
5);
– бланк письма с угловым расположением реквизитов (приложение 6);
– бланк приказа с продольным расположением реквизитов (приложение
7).
Общий бланк МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка»
оформляется с продольным или угловым расположением реквизитов. При
этом используются следующие реквизиты:
– герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования);
– наименование организации – автора документа;
– дата документа;
– регистрационный номер документа.

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
ГОРОД ОКРУЖНОГО ЗНАЧЕНИЯ НИЖНЕВАРТОВСК
МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА
НИЖНЕВАРТОВСКА ДЕТСКИЙ САД №40 «ЗОЛОТАЯ РЫБКА»
(МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка»)
№

14

При оформлении общего бланка МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40
«Золотая рыбка» с угловым расположением реквизитов используются все те
же реквизиты, что при оформлении бланка с продольным расположением, но
располагаются данные реквизиты в левом верхнем углу листа. Будет иметь
следующий вид:

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
ГОРОД ОКРУЖНОГО ЗНАЧЕНИЯ
НИЖНЕВАРТОВСК
МУНИЦИПАЛЬНОЕ
АВТОНОМНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА
НИЖНЕВАРТОВСКА ДЕТСКИЙ
САД №40 «ЗОЛОТАЯ РЫБКА»
(МАДОУ г. Нижневартовска ДС
№40 «Золотая рыбка»)
№

Бланк письма в МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 с продольным
расположением реквизитов имеет следующие реквизиты:
– герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта
Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования);
– наименование организации – автора документа;
– справочные данные об организации;
– дата документа;
– регистрационный номер документа;
– ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
– место составления (издания) документа.

15

Реквизит «Справочные данные об организации» указывается ниже
наименования организации и включает в себя: почтовый адрес организации
(дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического
лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса,
адрес электронной почты, сетевой адрес. Бланк письма с продольным
МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 расположением реквизитов будет иметь
следующий вид:

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
ГОРОД ОКРУЖНОГО ЗНАЧЕНИЯ НИЖНЕВАРТОВСК
МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА

ДЕТСКИЙ САД №40 «ЗОЛОТАЯ РЫБКА»
(МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка»)
Северная ул., д. 8Б, г. Нижневартовск, 628616
Телефон/факс: 8 (3466) 27–20–70
E–mail: MBDOYNV-40@yandex.ru

№
На № от
Бланк письма с угловым расположением реквизитов оформляется
аналогично бланку письма с продольным расположением, однако реквизиты
«Наименование организации – автора документа» и «Справочные данные об
организации» оформляются не по центру, а в левом верхнем углу. Бланк
письма МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 с угловым расположением
реквизитов будет иметь следующий вид:

16

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
ГОРОД ОКРУЖНОГО ЗНАЧЕНИЯ
НИЖНЕВАРТОВСК

МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ
ДОШКОЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ
УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА
НИЖНЕВАРТОВСКА ДЕТСКИЙ САД
№40 «ЗОЛОТАЯ РЫБКА»
(МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40

«Золотая рыбка»)
Северная ул., д. 8Б,
г. Нижневартовск, 628616
Телефон/факс: 8 (3466) 27–20–70
E–mail: MBDOYNV-40@yandex.ru

№
На № от
Бланк приказа МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 оформляется
аналогично общему бланку, однако содержит реквизит «наименование вида
документа». Бланк приказа МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 в
продольном расположении реквизитов будет иметь следующий вид:

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ
ГОРОД ОКРУЖНОГО ЗНАЧЕНИЯ НИЖНЕВАРТОВСК
МУНИЦИПАЛЬНОЕ АВТОНОМНОЕ ДОШКОЛЬНОЕ
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА

ДЕТСКИЙ САД №40 «ЗОЛОТАЯ РЫБКА»
(МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая рыбка»)

ПРИКАЗ

№

Таким образом, проведя анализ документационного обеспечения
управления в организации и проанализировав нормативную правовую базу,

17

были переработаны бланки служебных документов для МАДОУ г.
Нижневартовска ДС №40. Они помогут более корректно оформлять
документы.

18
ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Муниципальное автономное дошкольное образовательное учреждение
города Нижневартовска детский сад №40 «Золотая рыбка» является
учреждением, целью которого является воспитание и обучение детей
дошкольного возраста. Учреждение имеет организационную структуру,
которая состоит из заведующего, его заместителей, педагогических и
технических работников. В МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40 «Золотая
рыбка» поступает большое количество корреспонденции из Департамента
образования, администрации, детских клубов, родителей. Потому
делопроизводство не стоит на месте и постоянно создаются приказы,
справки, рассылаются письма, заведующий проводит различные совещания.
Основной целью курсовой работы являлось изучение правил
оформления реквизитов, их понятие, состав и роль в документировании. В
ходе исследования были рассмотрены термины в документировании, такие
как «документирование», «документ» и, что наиболее важно, обозначено, что
реквизит – это элемент оформления документа. Реквизит имеет важную роль
в документе, помогает его идентифицировать. Выяснили, что реквизиты
можно разделить на несколько группы: например, те, которые отражают
процессы согласования, утверждения, подписания и те, которые являются
обязательными для бланков и прочее.
Было рассмотрено, что основным документом, регламентирующий
нормативное регулирование реквизитов документа, является ГОСТ Р
7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно–распорядительная документация. Требования к
оформлению документов. В ходе работы рассмотрели состав и правила
оформления реквизитов.
В ходе исследования изучены объект и предмет, а именно было
поставлено целью рассмотреть составление документов в МАДОУ г.
Нижневартовска ДС №40. В пример взяли некоторые приказы, письма и

19

справки. Были выявлены некоторые ошибки, а именно: в реквизитах
«адресат», «справочные данные», «подпись» и другие. Поэтому пришли к
выводу о том, что необходимо переработать бланки служебных документов.
Бланки служебных документом МАДОУ г. Нижневартовска ДС №40
переработали в полном соответствии с ГОСТ 7.0.97.2016, были исключены
ошибки, бланки приобрели иной вид. А именно перерабатывались
следующие бланки:
– общий бланк с продольным расположением реквизитов;
– общий бланк с угловым расположением реквизитов;
– бланк письма с продольным расположением реквизитов;
– бланк письма с угловым расположением реквизитов;
– бланк приказа с продольным расположением реквизитов.
В ходе работы были достигнуты результаты, которые показали, что
делопроизводство любой организации или учреждения можно сделать более
эффективным. Грамотное составление позволяет создавать юридически
точные документы, чтобы организации могли избегать каких-либо проблем.
Главное, чтобы делопроизводители и руководство следило за актуальными
новостями в сфере документационного обеспечения управления.

20

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

I. Источники

1. ГОСТ Р 7.0.8–2013. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185–ст). –
Доступ из справ.–правовой системы «КонсультантПлюс».
2. ГОСТ Р 7.0.97–2016. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно–распорядительная документация.
Требования к оформлению документов (утв. Приказом Росстандарта от
08.12.2016 № 2004–ст) (ред. от 14.05.2018). – Доступ из справ.–правовой
системы «КонсультантПлюс».

II. Литература

3. Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как
организовать работу с документами / И.Ю. Байкова. – Москва: Эксмо, 2019. –
285 с. – ISBN 978–5–699–36667–5
4. Басовская, Е.Н. Делопроизводство / Е.Н. Басовская. – Москва:
Форум, 2017. – 256 c. – ISBN 5–7695–1132–Х.
5. Валявина, К.М. Совершенствование документооборота
организации в современном мире / К.М Валявина // Вестник Уральского
института экономики, управления и права. – 2020. – № 4. – С. 82–85.
6. Волобуева, Л.М. Делопроизводство в дошкольном
образовательном учреждении / Л.М. Волобуева. – Москва: Прометей, 2013. –
189 с. – ISBN 978–5–7042–2385–6
7. Демин, Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных
документов / Ю.М. Демин. – Санкт–Петербург: Питер, 2019. – 224 с. – ISBN
978–5–49807–082–7.

21

8. Жукова, М.П. Перечень типовых управленческих документов в
делопроизводстве организации / М.П. Жукова // Справочник секретаря и
офис–менеджера. – 2020. – № 1. – С. 6–11.
9. Каменева, Е.М. Какие реквизиты нам нужны? / Е.М. Каменева //
Секретарь–референт. – 2018. – № 3. – С. 17–25.
10. Кожанова, Е.Н Общие требования к текстам документов и их
унификация / Е.Н. Кожанова // Делопроизводство и документооборот на
предприятии. – 2015. – №2. – С.43–47.
11. Кугушева, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кугушева. – Москва:
Феникс, 2017. – 256 с. – ISBN 978–5–222–26209–2.
12. Меркулова, Е.В. Практическое делопроизводство: Составление и
оформление документов / Е.В. Меркулова. – Москва: Омега–Л, 2020. – 188 с.
– ISBN 978–5–370–01320–1.
13. Моисеев, Р.Н. Современное документоведение / Р.Н. Моисеев. –
Москва: Восток–Запад, 2020. – 267 с. – ISBN 5–17–042418–3.
14. Непогода, А.П. Делопроизводство организации. Подготовка,
оформление и ведение документации / А.П. Неопогода, П.А. Семченко. –
Москва: Омега–Л, 2020. – 480 c. – ISBN 978–5–370–01034–7
15. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В.
Охотников, Е.А. Булавина. – Москва: ИКЦ «МарТ», 2018. – 304 с. – ISBN
5–241–00578–1.
16. Пожникова, Н.М. Практикум по предмету «Документы,
корреспонденция и делопроизводство» / Н.М. Пожникова. – Москва: ИЦ
Академия, 2019. – 192 c. – ISBN 978–5–7695–8983–6.
17. Пшенко, А.В. Основные нормативные требования к документам
и документационному обеспечению управления / А.В. Пшенко. – Москва:
Юрайт, 2019. – 384 с. – ISBN 9785534050226.
18. Стенюков, М.В. Делопроизводство: образцы, документы,
организация и технология работы / М.В. Стенюков. – Москва: Проспект,
2019. – 234 с. – ISBN 5–7990–0016–1.