Курсовая правила оформления реквизитов документа

Министерство образования

Московской области

МОСКОВСКИЙ ОБЛОСТНОЙ

ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

КОЛЛЕДЖ

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Делопроизводства»

Тема «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

                                                                                            Выполнила

                                                                               ученица

                                                                               группы Р-1

                                                                               Конова Елена

                                                                                    Руководитель Горюнова А.О

Дубна 2005

Содержание

1. Введение…………………………………………………………………………………. 3

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления… 5

    2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части…………… 8

   2.2. Правила оформления реквизитов основной части…………………. 26

    2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части………….. 29

3. Заключение……………………………………………………………………………… 41

4. Список используемой литературы…………………………………………….. 43

5. Приложение…………………………………………………………………………….. 44

1. Введение

С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.  

В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 20031[1] «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:

Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандарт устанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлению реквизитов;

требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа. 

Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.

Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

– левое и верхнее – 20 мм;

– правое и нижнее – 10 мм.

При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора[2], восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0   1        2      3     4     5      6     7

.…..……….…….…….…….…….…….

    5уд             16уд     24уд     32уд    40 уд    48уд    56уд

0-е положение табулятора (граница левого поля)

– наименование организации;

– справочные данные об организации;

– наименование вида документа;

– место составления или издания документа;

     – дата документа;

– ссылка на регистрационный номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме начала абзацев);

– отметка о наличии приложения;

– наименование должности в реквизите «подпись»;

– гриф согласования (кроме расшифровки подписи);

– отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе;

– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).

1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

– регистрационный номер документа;

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

– используют при составлении таблиц.

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

– адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

– гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);

– гриф ограничения доступа к документу;

– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка подписи в реквизите «подпись»;

– расшифровка подписи в грифе утверждения;

– расшифровка подписи во втором грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

– нумерационные заголовки в таблице;

– слово «копия» при снятии копий с документов;

– код организаций;

– код формы документа.

2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита[3] документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.   

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.   

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации . Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения  товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.      

Код организации (реквизит 04).

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по  ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.

Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

  Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.

Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

·   0222152 – штатное расписание;

·   0276030 – график отпусков;

·   0221052 – должностная инструкция.

Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 08).

В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.

Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.

      Например:

Министерство общего

и профессионального

образования

Российский государственный

Гуманитарный университет

Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).

Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.

Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.    

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.

Почтовый  и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.

Данный реквизит включает в себя:

— почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

— номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

При составлении письма на бланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведения о нём приводятся в конце текста, например: «Оплату гарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887». При необходимости указывают почтовый адрес бланка.

Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.

Наименование вида документа не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописными буквами вразрядку.

Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации – автора документа.

Дата документа (реквизит 11).

Дата – обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2003.06.05.

Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят  децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79, где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.

 При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.

При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа. 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13).

Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение. 

В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл, пос.Железнодорожный и т.д.

При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.      

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

Ø наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

Ø наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

Ø указание должности получателя (в дательном падеже);

Ø фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);

Ø почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:

                                                                        Директору базы

                                                                        Соколовой В.Н.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

                                                                        Начальнику отдела маркетинга

                                                                        Феоктистову П.С.

Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

                                                                        Российский государственный

                                                                        гуманитарный университет

                                                                        Историко-архивный институт

                                                                        Зав. кафедрой

                                                                        проф. Логунову А.П.

В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:

                                                                        113556, Москва, ул. Цветочная 

                                                                        д.45, кв. 35

                                                                        Фиалковой А.В.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

                                                            Ответственному редактору

                                                            журнала «Деньги»

                                                                       103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:                                                                              

                                                                        Директорам школ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Главному редактору

Издательского дома

«Медиадом»

Н.В.Семиной

На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.

 Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).

Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.

Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.

Гриф утверждения документа (реквизит 16).

Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.

Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.

При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:

                                                                   УТВЕРЖДАЮ

                                                                   Генеральный директор АО «Реал»

                                                                                                И.С.Виноградов

                                                                   25.12.03

Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:

                                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                                                   Протокол общего собрания

                                                                   акционеров

                                                                   от 15.01.03 №1

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись                Л.В.Кузнецов

Дата

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

                                                                   УТВЕРЖДЁН

                                                                   решением общего собрания

                                                                   акционеров от 05.04.2003 № 14

или

                                                                   УТВЕРЖДЕНО

                                                                   Приказом ВНИИДАД

                                                                   от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).

Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Резолюция (реквизит 17).

Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:

Филимоновой П.С.

Свяжитесь с транспортным отделом

и подготовьте график поставки к 05.08.03

Личная подпись 28.07.03

Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).

В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.

На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.

Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.    

Заголовок к тексту (реквизит 18).

Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы; Договор – О поставке тары; Положение – О бухгалтерии и т.п.

Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта; протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового распорядка и др.

Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.

Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.

На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита   

Отметка о контроле (реквизит 19).

Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.

Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.

Её цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.

2.2. Правила оформления реквизитов основной части

Текс документа (реквизит 20).

Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации[4] и субъектов Российской Федерации.

При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

 Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).  

Отметка о наличии приложения (реквизит 21).

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:  

Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на    

                        5 л. в 1 экз.

                        2. Правила подготовки и оформления документов Управления  

                        Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                                   Приложение № 2

                                                                   к приказу Росархива

                                                                   от 05.06.2003 № 319

допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части

Подпись (реквизит 22).

Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.

В состав реквизита «Подпись» входят:

– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);

– личная подпись;

– расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности.  Например:

Вице-президент Ассоциации

Региональных предприятий     Личная подпись          А.А.Борисов

или на бланке

 Вице-президент                       Личная подпись          А.А.Борисов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

Исполнительный директор

         ЗАО «Партнер»               Личная подпись          Н.А.Федоров

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Директор института              Личная подпись          М.В.Лари

Главный бухгалтер                   личная подпись           З.В.Марьяш

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора         Заместитель директора

по научной работе                    по научной работе

Личная подпись  Ю.Г.Демидов                                    Личная подпись К.И.Игнатьев

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:

Председатель комитета         Личная подпись          В.Д.Банасюкевич

Члены комиссии                        Личная подпись          А.Н.Сокова

                                                  Личная подпись          А.С.Красавин

                                                  Личная подпись          О.И.Рысков  

Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.

Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.

Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.

В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:

И.о. директора института            личная подпись           А.К.Аверкин

В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».     

Гриф согласования документа (реквизит 23).

Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.

Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.

Внешнее согласование может проводиться двумя способами:

– согласование с конкретным должностным лицом;

– согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).    

В состав грифа согласования в первом случае входят:

– слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;

– должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);

– личной подписи;

– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);

– даты согласования.

 Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись  А.Г.Грязнов

Дата

 Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 № 430-162  

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании «Росгосстрах»

от 05.06.2003 № 10

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.

Визы согласования документа (реквизит 24).

Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись               А.С.Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом:

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись               А.С.Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.

Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:

Замечания прилагаются.

Личная                      Расшифровка

подпись                    подписи

Дата

Место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.

Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.

При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге.      

Оттиск печати (реквизит 25).

Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).[5]

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документ заверяют печатью организации.

Отметка о заверении копии (реквизит 26).

Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:

— завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;

— наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;          

— дату заверения, проставляется под наименованием должности.

 Например:

Верно

Инспектор службы кадров             Личная подпись          Т.С.Левченко

Дата

Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.

Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.

Отметка об исполнителе (реквизит 27).

На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.

Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:

Туровская

Ольга Николаевнр

422 00 00

Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например:

Михалев

157 98 06

При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).

На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.

На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:

Бабушкина

Елена Михайловна

933 00 00

экз. № 1 – в адрес

экз. № 2 – в отдел № 3

экз. № 3 – в дело 13   

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.

Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например:

Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03.

В дело 02-15.

С.Иванов. 16.07.03

      или:

Ответ направлен 

13.05.03 № 03-12/113

В дело 12-04

С.Иванов 14.05.03

      или:

Решено на заседании правления.

Протокол правления от 14.11.03 № 15

В дело 01-10

С.Иванов 15.11.03

Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.

Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30). 

Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:

— имя файла;

— код оператора;

— другие поисковые данные.

Например:

                 DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC

                 158 20 12 2000

где

                 DEPARTAMENT – каталог;

                 PRIKAZ – подкаталог;

                 IVANOV.DOC – имя файла.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

3. Заключение

Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:
 предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий;
 организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов;
 оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях.
Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п.
Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.
Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:
 пояснение их юридического значения;
 порядок утверждения и согласования документов;
 использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков на документах;
 применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего
руководителя подписью другого должностного лица;
 требования к текстам документов;
 использование оборотной стороны документа для простановки реквизитов.

Список используемой литературы

1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова

2. «Составление и оформление служебных документов»  под ред. проф. Т.В. Кузнецовой

3. «Государственный стандарт Российской Федерации»

4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина

5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов

Приложение 1

МОСКОВСЕИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

УНИВЕРСИТЕТ

ПРИКАЗ

08.11.2004              № 215о/к

По личному составу

ПРИНЯТЬ:

        ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав. по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному расписанию.

Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор № 65 от 08.11.2004.

ПРЕДОСТАВИТЬ:

        ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня.

Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на 2004 год.

ОСВОБОДИТЬ:

        МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в соответствии со статьёй 31 ТК РФ.

Основание: заявление Малаховой С.В.

Зам. директора                                                                             К.В.Рябов

университета

Приложение 2

Министерство образования Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(РГГУ)

ПРИКАЗ

23.12.2001                                                                                      № 124

Об обеспечении студентов

учебной литературой

        В соответствии с приказом министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

ПРИКАЗЫВАЮ:

        1. Заведующей библиотекой Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001.

        2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002.

        3. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.).

        4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова.

Ректор университета                                                                    Ю.А.Афанасьев

С приказом ознакомлены:                 

Приложение 3

Министерство образования

Российской Федерации

РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

(РГГУ)

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

23.12.2001              № 124

Москва

Об обеспечение студентов

учебной литературой

        В соответствии с приказом министерства от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»

ПРИКАЗЫВАЮ:

        1. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002.

        2. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв. гл. бухгалтер Павлов В.Г.).

Ректор                   Ю.Н.Афанасьев

университета 

Верно

Секретарь                                                                                     А.О.Горюнова

27.10.2004

[1] До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97

[2] Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях

[3] Реквизит – это отдельный элемент служебного документа

[4] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» 

[5] Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ.

Теги:
Правила оформления реквизитов документа по ГОСТу Р 6.30-2003  
Курсовая работа (практика) 
Делопроизводство

Источник

Курсовая работа: Реквизиты документа, их значение и оформление

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ СЕРВИСА

Кафедра Финансы и БД

Контрольная работа

По дисциплине: «Основы документального обеспечения управления»

На тему:

«Реквизиты документа, их значение и оформление»

Выполнила:

студентка группы ФЗ-11

Сальникова А.В.

Проверил:

Уфа – 2004

СОДЕРЖАНИЕ

Введение. 3

Реквизиты документа. 4

Обязательные реквизиты, заголовочная часть. 5

Требования к бланкам документов. 10

Требования к оформлению реквизитов документа. 12

Заключение. 17

Список литературы… 18

Введение

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположитель­но в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела — «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договорён­ность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употреб­ляется слово дело как «собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксиро­вано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказатель­ство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляробразец».

Реквизиты документа

В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие:

01- государственный герб РФ;

02- герб субъекта РФ;

03- эмблема организации или товарный знак;

04- код организации;

05- код формы документа;

06- наименование организации;

07- справочные данные об организации;

08- наименование вида документа;

09- дата документа;

10- распространенный номер документа;

11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12- место составления или издания документа;

13- гриф ограничения доступа к документу;

14- адресат;

15- гриф утверждения документа;

16- резолюция;

17- заголовок к тексту;

18- отметка о контроле;

19- текст документа;

20- отметка о наличии приложения;

21- подпись;

22- гриф согласия документа;

23- виды согласования документа;

24- печать;

25- отметка о заверении копии;

26- отметка об исполнители;

27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28- отметка о поступлении документа в организацию;

29- отметка для автоматического поиска документа.

Для изготовления бланков документов используют следующие реквизиты: 01,02,03,04,05,06,07,08, а также отметки для расположения реквизитов 09,10,11,12,14,17,18,19.

При оформлении документов следует использовать следующие реквизиты: 09,10,11,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29.

Обязательные реквизиты, заголовочная часть

I группа

«Реквизиты названия документов»

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

Реквизит № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство).

Расположение на документе – в верхнем левом углу. Употребляется для утверждения прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и материальных ценностей. Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается.

Реквизит № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление деятельности фирмы, предприятия. Знак облегчает поиск документа, но не заменяет наименование организации.

Расположение – в верхнем поле документа правее от первого реквизита.

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения. Улучшает вид документа. Уменьшает объем заголовка.

Расположение – в верхнем, левом поле документа правее от второго реквизита.

Реквизит № 4 «Код предприятия, учреждения, организации по УКПО»

Расположение – в верхнем правом углу.

Реквизит № 5 «Код формы документа по УКУД»

Расположение – на второй строке под четвертым реквизитом.

Написание – четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами.

Реквизит № 6 «Название министерства или ведомства»

Написание – отмечается наименование министерства или ведомства (высшей организации, или основателя).

Расположение – в верхней части документа, под третьим реквизитом.

Реквизит № 7 «Название учреждения»

Написание – полное название учреждения, организации или предприятия – автора документа.

Расположение – в верхней части документа под шестым реквизитом.

Реквизит № 8 «Названия структурного подразделения»

Написание – пишется этот реквизит, если есть необходимость. Полное название структурного подразделения (шестой, седьмой, восьмой реквизиты пишутся в именительном падеже).

Расположение – пишется под седьмым реквизитом.

Реквизит № 9 «Адрес отправителя»

Написание – пишется индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентного телеграфа), номер телефона, факса, номер счета в банке. Порядок и форма записей ведомостей про почтовый и телеграфный адреса организаций должны соответствовать почтовым правилам. Этот реквизит размещается только на бланках для писем.

Расположение – под восьмым реквизитом.

Реквизит № 10 «Название вида документа»

Написание – определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) – это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа. Название вида деловой бумаги (отсутствует только на служебных письмах) дает первое представление про его назначение, поскольку определенные управленческие решения должны оформляться соответствующими видами документов.

Расположение – в верхней части формуляра документа, под девятым реквизитом, на шестой строке.

Реквизит № 15 «Гриф секретности»

Написание – проставляется для засекречивания документов. Документ с грифом секретности – с ограниченным доступом, предназначен для определенных особ.

Расположение – в верхней правой части документа, на третьей строке под пятым реквизитом.

II группа

«Реквизиты датирования и индексации документов»

В нее входят реквизиты: 11, 12, 13, 14.

Реквизит № 11 «Дата»

Написание – дата есть обязательным реквизитом документа, без даты документ теряет юридическую силу. Дата подписания или утверждения может стать датой документа. Датой письма или приказа является день их подписания, датой плана или инструкции – день утверждения. Отдельную группу составляют такие документы, как протокол, акт, датой которых является время фиксирования в них фактов, явлений, поступков.

Датой документа, который принимается коллегиальным органом, есть дата его принятия. Датой вступления в силу распорядительного документа – день его получения адресатом, если документ не оговорен другим термином. Элементы даты пишутся тремя парами арабских цифр, в один ряд, в последовательности: число, месяц, год. Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные документные отметки связанные с их происхождением (резолюции, согласования, визы, отметки про исполнение документа и направление его в дело).

Расположение – проставляется дата подписания документа в его левой верхней стороне вместе с исходящим номером (левее от него) на седьмой строке. Если документ составлен не на бланке, его дата проставляется ниже левее.

Реквизит № 12 «Индекс документа» (Исходящий номер)

Написание – часто включает три пары арабских чисел, где первая пара – индекс структурного подразделения автора документа, вторая – номер дела где находится (сохраняется) копия документа, третья – порядковый номер по журналу учета.

Расположение – в левой верхней части документа на седьмой строке правее от одиннадцатого реквизита.

Реквизит № 13 «Ссылка на документ»

Написание – включает в себя дату и индекс, указанные учреждением, которое издало документ, на который дается ответ. Указанный реквизит переписывается особой, которая составляет документ с инициативного документа.

Расположение – пишется на восьмой строчке под одиннадцатым реквизитом.

Реквизит № 14 «Место составления или издания документа»

Написание – включает в себя название населенного пункта, где издается документ.

Расположение – проставляется правее от тринадцатого реквизита.

III группа

«Реквизиты оформления текста»

В нее входят реквизиты: 16, 19, 21.

Реквизит № 16 «Адресат» (кому предназначен документ)

Написание – документы могут быть адресованы учреждению, его структурным подразделениям, или конкретной служебной особе, их наименования пишутся в именительном падеже.

Расположение – на девятой строке документа, по середине.

Реквизит № 19 «Заглавие к тексту» (приказ)

Написание – неотъемлемая часть текста документа, независимо от его вида и назначения (кроме телеграмм, телефонограмм, и ответов на письма граждан). Этот реквизит отражает главную идею текста. Заглавие должно быть лаконичным и точным. Печатается заглавие маленькими буквами через один межстрочный интервал. В конце заглавия точка не ставиться.

Расположение – пишется на девятой строчке в левой стороне.

Реквизит № 21 «Текст документа»

Написание – главный реквизит документа ради которого создается документ. Приступая к составлению текста, в первую очередь необходимо определить его цель, убедиться в соответствии содержания компетенции выбранного учреждения, правильно определить вид документа для фиксации управленческого решения. Связной текст документа может также складываться на основе трафарета, или макета, которые размещают постоянную информацию и имеют пропуски для внесения измененной информации.

Расположение – посередине документа, на десятой строке, под реквизитом номер шестнадцать.

Требования к бланкам документов

Бланком документа называют лист бумаги разрешенного формата с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Применение бланков сокращает трудоемкость составления документа, повышает эстетическую сторону его оформления.

Бланки конструируются на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Бланки с угловым расположением реквизитов выгоднее, поскольку позволяет экономить до 20% площади места бумаги. Формуляр, предусматривает именно такое расположение.

Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках – национальном и русском ( реквизиты 06,07,12).

Бланки документов должны иметь поля (мм): 20-35-левое; 10-правое; 20-верхнее; 10-нижние.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки допускается изготавливать типографическим способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники.

Сплошными линиями обозначаются фиксированные границы зон расположения реквизитов, пунктиром – переменный. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

Реквизиты 01,02,03 располагают над серединой реквизита 06. Реквизит 06 допускается раполагать на уровне реквизита 03.

Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрованным ( начало и конец каждой строки реквизита равно удалены

от границ зоны расположения реквизитов;

— флаговым ( каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны

расположения реквизитов).

Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк, в том числе с угловым расположением постоянных реквизитов, используют для изготовления любых видов документов кроме писем.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,06.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,04,06,07 и при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09,10,11,12,14,15,16,17,18,19.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица практикуют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18.

Допускается изготавливать документы на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки.

Допускается печатание документов с исправлением обратной стороны листа.

Требования к оформлению реквизитов документа

Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с постановлением о Государственном гербе РФ.

Греб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ.

Код организации проставляют по общероссийскому классификатору предприятий и организаций.

Код форму документа проставляют по общероссийскому классификатору управленческой документации.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное название вышестоящей организации.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если они являются авторами документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющие организацию.

Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

Наименование вида документа составленного или изданного организацией, регламентируется уставом и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа считается наиболее поздняя дата подписания.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно заполнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа на который дается ответ.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам.

Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа.

Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др.

К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

— в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов РФ;

— на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в

ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других

субъектов РФ.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из 2-х частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

Наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, при этом не допускается ставить предлог «за», надпись от руки «зам» или косую черту перед наименованием должности.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи и дата согласования.

Согласование документа оформляют визой которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи и дату, а при необходимости – должность визирующего.

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «подпись» проставляют:

— завершительную надпись «верно»;

— должность лица, заверившего копию;

— личную подпись;

— расшифровку подписи;

— дату заверения.

Допускается заверять копию документа печатью, определяемой по усмотрению организации.

Заключение

В заключении хотелось бы сказать, что документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специ­альном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информа­ции, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обес­печивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во вре­мени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприя­тия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация явля­ется основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой дея­тельности документ выступает и как предмет труда, и как результат тру­да, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Список литературы

1. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

2. Басаков М. И. Основы делопроизводства для менеджера. М., 2000.

3. Павлюк Л. В. Киселева Т. И. Воробьев Н. И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Санкт Петербург Издательский торговый дом «Герда», 2001

4. Стенюков М. В. Делопроизводство на малом предприятии. Документы по личному составу. Москва «издательство Приор», 1999

5. Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-97. Москва: дело,1999

6. ГОСТ РФ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Источник

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Источник

Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов

Автор:   •  Март 10, 2019  •  Курсовая работа  •  8,010 Слов (33 Страниц)  •  3,065 Просмотры

Страница 1 из 33

Департамент образования и молодежной политики

Ханты-Мансийского автономного округа — Югры

Автономное учреждение профессионального образования

Ханты-Мансийского автономного округа — Югры

ХАНТЫ-МАНСИЙСКИЙ ТЕХНОЛОГО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ

КУРСОВАЯ РАБОТА

На тему: Реквизиты документов: понятие реквизита, его роль в документировании. Правила оформления реквизитов

Выполнила:

Студентка  326 группы 2 курса

Специальности  46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Иванова Александра Олеговна

Руководитель:

Быстрова Наталья Петровна

Ханты-Мансийск, 2018

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ        3

1 ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р 6.30-2003        5

1.1        Реквизиты заголовочной части        7

1.2        Реквизиты оформляющей части        21

1.3        Реквизиты основной части        26

2. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ПО ГОСТ Р 7.0.97-2016        35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ        41

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ        45

ВВЕДЕНИЕ

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum — доказательство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

Таким образом,  актуальность выбранной темы курсовой работы заключается  в том, что от правильно составленных  и оформленных  документов зависит юридическая сила и значимость документов в административно-хозяйственной  и управленческой  деятельности предприятий и организаций, позволяющую обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач и за счет этого получать максимальный эффект от своей деятельности.

Для особо важных документов, как например удостоверения личности или паспорт, число реквизитов (частей с идентификационной информацией) может быть не только большим, но они, кроме того, обязаны располагаться в определенной последовательности. К правилу определенной последовательности реквизитов в важных документах люди пришли в силу общественного договора, выраженного законом государства. Такая стандартизация порядка следования реквизитов упрощает проверку подлинности важных документов.

Цель реквизитов документа – создание опознавательных элементов внутри текста документа, определяющих его правоотношения с субъектами и объектами гражданского оборота.

Значимость выбранной темы курсовой работы связана с тем, что с каждым днем возрастает поток  электронной документации, с внедрением  информационных технологий в процесс делопроизводства.

Объектом исследования является  реквизиты  документов.
Предмет исследования — правила оформления и расположения реквизитов  на бланках документов.

Цель курсовой работы: Рассмотрение понятия, роли и значимости реквизитов.
Для решения цели курсовой  работы были  определены следующие задачи:

  1. Изучить оформление реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.97-2016.
  2. Проанализировать состав и оформление  реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003 и ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Практическая значимость курсовой работы заключается в том, что материал можно использовать при составлении и оформлении документов.

…

Доступно только на Essays.club

Источник

Документ — это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

Содержание

ВВЕДЕНИЕ

1.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1.ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

1.2.БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

1.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

1.4.ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

2. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕCКИХ ДОКУМЕНТОВ

2.1.ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1.1. Устав.

2.1.2. Должностные инструкции.

2.1.3.Положение

2.1.4. Штатное расписание.

2.1.5.Структура и штатная численность.

2.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.2.1.Приказ

2.2.2.Выписка из приказа

2.2.3.Распоряжение

2.2.4.Указание

2.2.5.Постановление

2.2.6.Решение

2.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.3.1.Акт

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

2.3.2.Протокол

2.3.3.Докладная записка

2.3.4.Объяснительная записка

2.3.5.Служебная записка

2.3.6.Письмо

2.3.6.1.Сопроводительное письмо

2.3.6.2.Письмо-приглашение

2.3.6.3.Информационное письмо

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

2.3.6.4.Письмо-извещение

2.3.6.5.Рекламное письмо

2.3.6.6.Письмо-подтверждение

2.3.6.7.Письмо-напоминание

2.3.6.8.Гарантийное письмо

2.3.6.9.Письмо-претензия

2.3.6.10.Письмо-ответ

2.3.6.11.Письмо иностранному партнеру.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

2.3.7.Справка

2.3.8.Доклад

2.3.9.Телеграмма

2.3.10. Международные телеграммы

2.3.11. Телефонограмма

2.3.12. Факс

2.4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ.

2.4.1. Приказ по личному составу.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

2.4.1.1. Выписка из приказа.

2.4.2. Заявление.

2.4.3. Трудовой контракт

2.4.4. Трудовая книжка

2.4.4.1. Вкладыш к трудовой книжке

2.4.4.2. Дубликат трудовой книжки

2.4.4.3. Внесение изменений в записи трудовой книжки

2.4.4.4. Выдача трудовой книжки при увольнении

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

2.4.4.5. Учет трудовых книжек

2.4.5. Личное дело

2.4.5.1.Автобиография

2.4.5.2.Резюме

2.4.5.3.Характеристика

2.4.5.4.Личный листок по учету кадров

2.4.5.5.Анкета

2.4.5.6.Дополнение к личному листку

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

2.4.6.Личная карточка

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранению.

Документ — это информационный объект, используемый в бизнес-процессе, их количество на предприятии огромно, а состав разнообразен (например, проектные материалы, стандарты предприятия и технологические инструкции, чертежи и электронные таблицы, контракты и маркетинговые исследования и т.п.). При этом объем текстовой информации в офисах удваивается каждые три года.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Достижение науки и техники, бурное развитие научно — технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных документов на предприятии уже будет измеряться миллионами, поэтому системы управления электронными документами и архивами станут одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация работы с управленческими документами.

Конечно же, в этой области необходимо отметить существенные недостатки: как правило, подготовка сотрудников документационной службы структурного подразделения сводится главным образом к освоению технических навыков — стенография, машинопись и т.п., и важно грамотно их оценить. Как правильно разработать, внедрить и обеспечить функционирования единого в организации технологического процесса документирования и работы с документами и документной информацией, спланировать, организовать и совершенствовать деятельность службы документационного обеспечения управления, осуществить контроль за состоянием делопроизводства в организации, принять меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сократить их количество и оптимизировать документопоток организации?

Надеемся, что наша курсовая работа поможет в решении данных вопросов.

1.ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Под оформлением документов понимается соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений (организаций и предприятий) требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах Российской Федерации.

Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-методических документах – государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе:

— права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

— состав применяемых в аппарате управленческих документов;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

— порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

— обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

— обеспечение юридической силы документа;

— создание условий для оперативного исполнения документов;

возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

— возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Действующие государственные нормативно – технические документы предназначены также для обеспечения качественного внешнего вида документов. Для этого в стандарт включены рекомендации по расположению реквизитов на поле документа и их рациональной компоновке.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации, так как входящие в нее документы применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности.

Для системы организационно-распорядительной документации установлен состав реквизитов, включающий 29 наименований1.

01-Государственный герб Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации;

03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы документа;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

06-наименование организации;

07-справочные данные об организации;

08-наименование вида организации;

09-дата документа;

10-регистрационный номер документа;

11-ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12-место составления или издания документа;

13-гриф ограничения доступа к документу;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

14-адресат;

15-гриф утверждения документа;

16-резолюция;

17-заголовок к тексту;

18-отметка о контроле;

19-текст документа;

20-отметка о наличии приложения;

21-подпись;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

22-гриф согласования документа;

23-визы согласования документа;

24-печать;

25-отметка о заверении копии;

26-отметка об исполнителе;

27-отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28-отметка о поступлении документа в организацию;

29-идентификатор электронной копии документа.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Это максимальный перечень реквизитов, используемых при составлении и оформлении документов, составляющих эту систему. Перечень реквизитов ГОСТ Р 6.30-97 составлен с учетом необходимости придания документам юридической силы, их идентификация. Этой цели служат реквизиты 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 15, 21, 22, 23, 24.

Реквизиты 11, 13, 14, 16, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его «прохождения» через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении.

Реквизит 19 «текст документа» передает основное содержание документа.

Каждый конкретный вид документа содержит свой набор реквизитов (обязательных элементов).

Государственным стандартом установлено место размещения каждого реквизита на документе, которое «закреплено» за реквизитом в соответствие с традициями последовательности их заполнения и чтения при работе с документом в аппарате управления.

1.1.ФОРМАТЫ БУМАГИ И ПОЛЯ

Массовое производство приспособлений для хранения документов и работы с ними: папок, коробок, конвертов, канцелярского оборудования, а также различных механизмов, пишущих машин и т.д. потребовало упорядочения и унификации форматов2 бумаги.

Стандартизация форматов бумаги ввела определенный порядок в ее производство, различных изделий из нее, канцелярских товаров, установила систему ограничения размеров бумаги для изготовления документов. В соответствие с действующим в настоящее время ГОСТ 9327-69 «Бумага. Потребительские форматы» стандартные формы обязательны в нашей стране для подготовки управленческой документации. Эти форматы приняты и Международной организацией по стандартизации.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Для измерения форматов принята метрическая система мер. Площадь основного формата А0 (841 мм х 1189 мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего деления большей стороны пополам. Все форматы геометрически подобны.

Форматы делятся на три основных ряда — А, Б, В (табл. 1.).

Таблица 1. Потребительские форматы бумаг (мм).

Ряд А Ряд В Ряд С
А0 841х1189 В0 1000х1414 С1 917х1287
А1 594х841 В1 700х1000 С2 648х917
А2 420х594 В2 500х707 С3 452х648
А3 297х420 В3 353х500 С4 323х458
А4 210х297 В4 250х353 С5 229х324
А5 148х210 В5 176х250 С6 162х229
А6 105х148 В6 125х176 С7 114х162
А7 74х105 В7 88х125 С8 81х114
А8 52х74 В8 62х88 57х81
А9 37х52 В9 44х62
А10 26х37 В10 31х44
А11 18х26 В11 22х31
А12 13х18 В12 15х22
А13 9х8

Документы оформляются главным образом на бумаге формата А4 (210х297) и А5 (148х210). Отдельные виды документов, содержащие таблицы и графики – ведомости, планы и т.д. оформляются на формате А3 (297х420).

Форматы потребительских бумаг в разных странах не совпадают. В Европе наиболее распространены немецкие форматы, а в США = североамериканские форматы бумаги, где основной формат – аналог А4 – равен размеру 21, 59 смх27, 94 см.

Любой документ должен иметь поля, т.е определенное пространство между краем листа бумаги и текстом. Поля необходимы для подшивки документа, для проставления некоторых служебных отметок. В соответствие с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

левое поле – 20; верхнее поле – 15;

правое поле – 10; нижнее поле – 20.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, так как будет затруднено дальнейшее оформление и хранение документов, но большие поля допустимы.

1.2.БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Официальные документы, как правило, создаются на бланках. Требования к бланкам организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-97.

Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Для изготовления бланков используют в основном два формата бумаги: А4 (210х297 мм) и А5 (210х148 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема. Допускается использование бланков форматов А3 и А6 по ГОСТ 9327.

Бланки документов должны быть изготовлены с учетом размеров полей, установленных государственным стандартом.

При изготовлении бланков рекомендуется использование типографских шрифтов размером от 6 до 16 кегля по ГОСТ 3489.2, ГОСТ 3489.6, ГОСТ 3489.10 и ГОСТ 3489.33. Реквизит «наименование организации»допускается печатать разными шрифтами от 6 до 24 кегля. Размер шрифта выбирается в зависимости от «длины» (т.е. количества знаков в названии организации — автора).

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Наиболее распространенный способ изготовления бланков – типографский. Бланк может быть изготовлен также с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизведения с помощью компьютера. В памяти компьютера хранят шаблон бланка, в котором и печатают текст конкретного документа.

В любой организации создается, как минимум, два вида бланков: для писем (который используется в большинстве случаев общения организации с внешним миром) и так называемый общий бланк (применяется для оформления документов, используемых внутри организации).

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следующие реквизиты:

01-Государственный герб Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации;

03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

05-код формы документа;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

06-наименование организации;

07-справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для реквизитов 09 – дата документа, 10 – регистрационный номер документа, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименований вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерческое предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым расположением реквизитов.

Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01-Государственный герб Российской Федерации;

02-герб субъекта Российской Федерации;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

03-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04-код организации;

06-наименование организации;

12-место составления или издания документа.

Кроме того, на общем бланке предусмотрена нанесение меток для размещения реквизитов 09 – дата и 10 – регистрационный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наименованием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкретных видов документов целесообразно создавать, если в организации применяется большое количество документов этих видов (например, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и национальном, на одном уровне, используя продольное расположение реквизитов.

Возможно, создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с иностранными корреспондентами. В таких бланках все реквизиты письма повторяются дважды – на русском и иностранном языке, при этом не допускается искажения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовлении бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— наименование вида бланка;

— дату поступления;

— номер сопроводительного документа;

— наименование предприятия-изготовителя;

— серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

— наименование вида бланка;

— количество экземпляров;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— серию и номера бланков;

— наименование структурного подразделения;

— фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

— расписку в получении;

— примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться надежно в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназначенные для рассылки в другие организации или учреждения копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации – автора документа.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Помимо бланка организации в крупных управленческих аппаратах создают бланки структурных подразделений, бланки должностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование помещается ниже наименования организации – автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименовании должности размещается ниже наименования организации –автора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмотрено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагаются вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают площадь (72, 8х88, 6 мм) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа бумаги, так как правый угол документа остается свободным для размещения грифа утверждения (в таких документах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отметки в виде уголков, штрихов или других обозначений для размещения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, отметки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изготовлении бланков. Не допускается

— размещение на бланке только сокращенного наименования организации – автора документа, отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

— составление бланка на двух языках, но с различной формацией об организации – авторе;

— «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

— размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государственной регистрации;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

— произвольного расположения реквизитов бланка, не соответствующих требования государственного стандарта;

— размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художественные» украшения);

— размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров, что нарушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

1.3. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ
РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложившиеся функции документа. Естественно, основная функция документа – сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, придающие документу юридическую силу, создания условий для использования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных министерств и ведомств воспроизводится изображение Государственного герба Российской Федерации. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов регламентировано Положением о Государственном гербе Российской Федерации, утвержденном указом Президента России от 30.11.1993 № 2050.

Реквизит 02 герба субъекта Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официального восстановлен исторический герб города, 1 февраля 1995 г. принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» №№ 4-12). Использование герба на бланках регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и др.)3.

Изображение герба размещает на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов – в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственности вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствие с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организации установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность.

Не допускается одновременное размещение на бланках изображения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организации. Код является элементом электронной идентификации документа4. В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или предприятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общероссийский классификатор учреждений, организаций и предприятий (ОКПО).

Реквизит 05 код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы является элементом идентификации документа.

Реквизит 06 наименование организации. Автор документа должен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организационно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятельности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти данные «выполняют» правовую функцию и необходимы для придания управленческому документу юридической силы.

Наименование организации – автора документа указывается в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная организация). Сокращенное наименование организации или аббревиатура размещается на бланках после полного наименования и помещается в скобках. Организация, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собственным наименованиям. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наименованием организации – автора документа.

Наименование организации на иностранном языке воспроизводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

В соответствие с Гражданским кодексом РФ частные организации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указания на их организационно-распорядительную форму (табл. 2).

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листке бумаги. Перечисленные требования к оформлению реквизита «наименование организации» должны соблюдаться и при подготовке внутренних документов.

Таблица 2. Фирменные наименования.

Организационно – правовая

Форма

 В наименование организации

входят
Полное хозяйственное товарищество Имена (наименования) всех участников и слова «полное товарищество» либо имя (наименование) одного или нескольких участников с добавлением слов «и компания»
Хозяйственное товарищество на вере (коммандитное) Имена (наименования) всех полных товарищей и слова «товарищество на вере», «коммандитное товарищество» либо имя (наименование) не менее чем одного полного товарища с добавлением слов «и компания» и слова «Товарищество на вере» или «Коммандитное товарищество»
Хозяйственное общество с ограниченной ответственностью Наименования и слова «с ограниченной ответственностью»
Хозяйственное общество с дополнительной ответственностью Наименование общества и слова «с дополнительной ответственностью»
Акционерные общества Наименование общества и указание на то, что общество является акционерным
Производственный кооператив Наименование кооператива и слова «производственный кооператив» или «артель»
Государственные и муниципальные унитарные предприятия Наименование должно содержать указание на собственника имущества
Потребительский кооператив Указание на основную цель его деятельности и слова «кооператив» или слова «потребительский союз» либо «потребительское общество»

Реквизит 07 справочные данные об организации. В состав реквизита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. государственный стандарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией – автором документа. Почтовый адрес должен быть указан в соответствие с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс предприятия связи с указанием единиц административно-территориального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (например, канцелярии, секретариат). Группы цифр в номерах телефона (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации — автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Реквизит 08 наименование вида документа. Наименование вида документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида документа – обязательный реквизит при оформлении всех документов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствие с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Реквизит 09 дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов – дата утверждения, для актов и протоколов – дата события. Дата проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ. Если автором документа, являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты5. Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. При этом государственный стандарт предусматривают два варианта последовательности расположения элементов:

— день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2002.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— год, месяц, день месяца. Например: 2002.02.01.

Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах ИСО 8601-886.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2002 г.

Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрационный номер документа (индекс) проставляется при его регистрации в организации – авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регистрируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа помимо порядкового может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должностного лица и др. при отправке ответных писем принято указывать два индекса – тот, что присвоен документу в организации – авторе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 – ссылка на регистрационный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким – либо вопросом в первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер документа, составленного совместно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных ему в каждой из этих организаций. На документе регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа.

Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предназначен для проставления даты и индекса того документа, на который дается ответ.

Реквизит 12 место составления или издания. Реквизит указывается на общем бланке или бланке вида документа (например, постановления, решения и др.). Этот реквизит содержит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирована организация, место нахождения юридического лица, определенное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствие с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации – автора, то его можно на бланке не указывать7.

Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «конфиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в соответствие с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 118 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера».

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Реквизит 14 адресат. Документы направляют в адрес организации, их структурных подразделений или конкретным должностным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структурного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учреждения пишется в именительном падеже и адресование оформляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном. Например:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой

реформы

А. С. Астафьеву

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:

Генеральному директору издательства

«Бизнес и компьютер»

П. О. Родченко

Допускается центровать каждую строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Генеральному директору издательства

«Бизнес и компьютер»

П. О. Родченко

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

При адресовании документов нескольким однородным учреждениям или организациям фамилии опускают, а должность указывает обобщенно. Например:

Ректорам вузов

Документ, предназначенный для отправки, не должен содержать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2- 3 интервалами.

При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. Например:

Редакция газеты «Новый мир»

103806 ГСП, Москва, К-6

Малый Путниковский пер.,1,/2

При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получателя, почтовый адрес. Например:

М. И. Козлову

144511 Иваново

ул. Нормандия-Неман, д.6, к.2, кв.134

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствие с действующими почтовыми правилами8.

Помимо документов, направляемых за пределы организации, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, оперативного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, распоряжения, указания),а также с целью регулирования направления отдельных документопотоков (докладные и объяснительные записки, заявления). Адресование внутренних документов оформляется либо с указанием конкретных должностных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4 – 5 межстрочных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому положению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1, 5 – 2 интервалами.

Реквизит 15 гриф утверждения документа. Документы, которые не могут быть введены в действие их авторами, приобретают юридическую силу после утверждения руководителем организации, коллегиальным (совещательным) органов или вышестоящим органом власти (управления). Процедура утверждения оформляется двумя способами, имеющими одинаковую силу проставлением на документе грифа утверждения или изданием специального распорядительного документа с указанием его выходных данных на утверждаемом документе.

Гриф утверждения располагают справа над текстом.

Утверждение изданием распорядительного документа практикуется в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения или какие-то действия, мероприятия по внедрению утверждаемого документа. В этом случае на утверждение постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, или УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Например:

УТВЕРЖДЕНО

Приказом начальника

Главного управления лицензирования и

контроля

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

23.04.2002 № 34

или

УТВЕРЖДЕН

Протоколом Совета Университета

от 14.11. 2002 № 4

Если документ утверждается единоначально руководителем организации (органа власти или управления), то гриф утверждения оформляется на документе следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

__________ И. Л. Леонова

14.08.2002

Слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДАЮ, УТВЕРЖДЕНО печатают прописными буквами без кавычек. Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Примерный перечень документов, на которых проставляется гриф утверждения, дан в приложении 1.

Реквизит 16 резолюция. Резолюция составляется руководителем при рассмотрении поступивших или внутренних документов для организации их исполнения. Ее пишут от руки на первом листе поступившего документа под реквизитом «адресат». В резолюции указываются: фамилия (или фамилии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата составления резолюции. Например:

Г. Р. Лужкову

Прошу подготовить смету

и проект договора к 30.07.2002

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Ломакин

10.07.2002

Если резолюция включает несколько фамилий, то первой обычно стоит фамилия ответственного исполнителя.

ГОСТ Р 6.30-97 предусматривает составление резолюции и в виде отдельного документа. Резолюция в этом случае является самостоятельным документом, содержащим поручение руководителя. Для этих целей используют обычно небольшие бланки (формата А6) с напечатанной типографским способом фамилией руководителя, на которых и составляется текст резолюции.

Реквизит 17 заголовок к тексту. Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4. Если документ подготовлен на формате А5, реквизит можно опустить. Заголовок к тексту — реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа. Заголовок позволяет быстро определить степень информативности документа, его важность или срочность, помогает ориентироваться в содержании документа при его получении, рассмотрении. Заголовок обязательно используется при регистрации документов.

Заголовок должен быть кратким и точно передавать смысл текста, он должен быть грамматически согласован с названием вида документа. Например:

Приказ (о чем?) о создании структурного подразделения

Приказ (о чем?) об увольнении

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Протокол (чего?) заседания ученого совета

Письмо (о чем?) о заключении договора

Должностная инструкция (кого?) секретаря

Акт (чего?) ревизии

Акт (о чем?) о выделении к уничтожению документов

Место для размещения заголовка на документах обычно отмечается уголками при изготовлении бланка. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписи бланка 2 – 3 межстрочных интервала. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.

Реквизит 18 отметка о контролях. Отметка о контроле проставляется только на тех документах, процесс исполнения (или сроки) которых контролируются. Отметка наносится делопроизводственной службой (или секретарем) после того, как руководитель принимает решение о контроле документа. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 отметка о контроле представляет собой крупную букву «К», которую наносят от руки ярким фломастером или специальным резиновым штемпелем. Проставляется отметка на левом поле документа на уровне заголовка к тексту. Возможно использование других отметок о контроле, например, штамп «контроль» и срок использования документа.

Реквизит 19 текст документа. Текст документа печатают, отступив на 2 –4 интервала от реквизита «заголовок к тексту» через 1, 5 межстрочных интервала.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страницы (стр.).

Реквизит 20 отметка о наличии приложений. Отметка о наличии приложений предназначена для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект. Отметка размещается в документе после окончания текста (через 2 – 4 интервала), выше реквизита «подпись». Слово «Приложение» печатается от левого поля, после него ставится двоеточие. Текст приложения печатают через один межстрочный интервал, если приложений несколько, текст разделяется 1, 5 интервалами. Если в тексте документа даются названия документов, которые будут являться приложением к ним, отметка о наличии приложений оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если в тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о приложениях они должны быть указаны полностью. Например:

Приложение:1. Штатное расписание на 4л. в 2 экз.

2. Смета расходов…. на 3 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов можно не указывать.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например:

Приложение

к приказу ректора университета

11.04.02 № 07/21

При наличии нескольких приложений к одному документу, на них проставляется порядковый номер. «Приложение № 1», «Приложение № 2» и т.д.

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату, и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например,

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

к приказу ректора университета

11.04.2002 № 07/21

Реквизит 21 подпись. Право подписи управленческих документов, как правило, является компетенцией руководителя организации или его заместителей в соответствие с распределением их обязанностей, установленных правовым актом (уставом, положением об организации, приказом о распределении обязанностей и др.).

Доклады, докладные записки, справки и другие документы справочного, информационного и аналитического характера могут быть подписаны исполнителем (автором) документа, но только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.

Документ может быть подписан двумя или более должностными лицами, ели за его составление и содержание ответственны несколько должностных лиц. Например, документы, в которых содержатся сведения денежного, материального, кредитного характера, являющиеся основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей; документы, изменяющие кредитные и расчетные обязательства, подписывают и руководитель организации, и главный бухгалтер. Документы, составленные совместно двумя или более организациями, подписывают руководители этих организаций.

В состав реквизита «подпись» входит наименование должностного лица и наименование организации, которую оно возглавляет (если документ подготовлен без использования бланка), личная подпись, инициалы и фамилия.

Если документ оформлен на бланке, то реквизит «подпись» включает краткое наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию.

Если документ подготовлен двумя организациями и его подписывают лица равных должностей, то их подписи располагают двумя группами на одном уровне, например:

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Председатель правления Префект Центрального округа

«Кристаллбанка» г. Москвы

Николаев М. В. Николаев. Сидоров С. П. Сидоров

В таком случае документы оформляют не на бланках и подписывают столько экземпляров документа, сколько организаций принимало участие в их разработке. Таким образом каждая организация (учреждение) имеет официально оформленный подлинник документа.

Если документ подписывают несколько должностных лиц одной организации, их подписи располагают одну под другой в порядке, соответствующем степени значимости занимаемых ими должностей. Например:

Генеральный директор Лапотков А. Д. Лапотков

Главный бухгалтер Жукова Л. Н. Жукова

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Документы, составленные комиссией (акты) подписывает председатель и все члены комиссии.

Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие организации, так и на тех, которые остаются в делах организации –авторе документа. Приложения к документам также должны быть подписаны в установленном порядке.

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложении, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В отечественной практике оформления документов часто встречается проставление косой черты или предлога «за» перед наименованием должности руководителя, означающих, что документ подписан другими должностным лицом. Такая практика недопустима, это нарушает юридическую силу документа. Документ может подписать лицо, официально исполняющее обязанности руководителя. Использование предлога «за» или сокращения «зам», «врио» недопустимо9.

Допускается в реквизите «подпись» центрирование наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например,

Коммерческий директор

ЗАО «Вымпел» Рубцов Н. А. Рубцов

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

В ряде случаев (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила использования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам.

Федеральный закон «Об информации, информационной защите информации» установил порядок удостоверения документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью информационных и телекоммуникационных систем. Юридическая сила таких документов удостоверяется электронной цифровой подписью10.

Реквизит 22 гриф согласования документа. Реквизит 23 визы согласования документа. Согласование документа осуществляется в тех случаях, когда возникает необходимость оценки его содержания определенным кругом должностных лиц. Оценка проводится с точки зрения целесообразности создания документа, его соответствии действующему законодательству, точности изложения и формулировки рассматриваемого вопроса и др. согласование документа необходимо для подтверждения согласия одного или нескольких должностных лиц, структурных подразделений, организаций или учреждений с решением вопроса, изложенным в документе.

Согласование документа в пределах одной организации оформляется визой. согласно требованиям ГОСТ Р 6.30-97 при визировании документа указывают наименование должности, личную подпись, ее расшифровку и дату. Например,

Начальник юридического отдела

Гринберг М. Л. Гринберг

05.09.2002

Такое оформление облегчает работу с документом специалистам аппарата управления при подготовке проекта документа, делопроизводственной службе – при контроле качества подготовки документа и его оформления, руководителю – при подписании документа.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа11.

Порядок и последовательность визирования определяется в каждой конкретной организации инструкцией по делопроизводству (по работе с документами) или регламентируются распорядительным документом первого руководителя. Проекты инструкций, других ведомственных нормативно-распорядительных документов визируют начальники заинтересованных структурных подразделений. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Гринберг М. Л. Гринберг

05.09.2002

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. По усмотрению организации допускается полистное визирование документа и его приложения.

Проекты документов, подготовленные в одной организации и затрагивающие интересы других, согласовываются с ними в установленной очередности. При этом согласование оформляется или на последнем листе проекте документа, ниже всех подписей, или выносится на отдельный лист согласования, который является приложением к подлиннику документа. Согласование при этом оформляется в идее грифа, включающего слово «СОГЛАСОВАНО», должности руководителя и наименования организации, с которой согласовывают документ, его личный подписи, инициалов, фамилии и даты. Гриф согласования на документе располагают ниже подписи слева. Например:

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

административного и финансового обеспечения

Лужин Ф. М. Лужин

20.09.2002

Если согласование осуществляется отдельным документом вышестоящей организации или коллегиальным органом после обсуждения документа на его заседании, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО                                                СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания                                        Письмо министра связи

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

30.11.2002 № 12                                                18.11.2002 № 12/34-09

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами без кавычек.

Реквизит 24 печать. Заверение документов печатью организации – особый их удостоверения, подтверждения их юридической силы. Оттиск печати проставляется на документах, удостоверяющих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на многих организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.). Печать применяется также во всех случаях удостоверения прав должностных лиц организации, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей, и др.

Печати подразделяют на гербовые и простые. Гербовая печать круглая, в центре помещается изображение Государственного герба Российской Федерации (субъекта Федерации), а по окружности – наименование организации. Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации обязательно на печатях центральных органов власти, центральных органов федеральной исполнительной власти, на печатях иных органов государственной власти. Герб субъекта Российской Федерации размещается на печатях органах представительной и исполнительной власти субъектов Федерации. герб города, района Российской Федерации размещается на печатях органах представительной и исполнительной власти городов, района в соответствие с Федеральным законом от 28 августа 1995 г. № 154 ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами – федеральными законами, нормативными актами субъектов Федерации, города, района.

В негосударственных организациях используется фирменная печать, которая приравнена к гербовой – в центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности – полное наименование организации. В некоторых законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность организаций различных организационно-правовых форм собственности, устанавливаются и требования к печатям. Например, п.6, ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».

Простые печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. На них воспроизводится название организации и структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности. Оттисками таких печатей пользуются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т.д.

Оттиск печати на документах проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально для этого отведенном месте. Как правило, место проставления печати отмечается символом «М. П.».

Печати надежно хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах).

Воспроизведение оттиска гербовой печати предусмотрено специальными нормативными актами (например, Инструкция о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный план для каждой организации список документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами.

Примерный перечень документов, заверяемых печатью, дан в приложении 2.

Реквизит 25 отметка о заверении копии. Копия документа – воспроизведение всех его реквизитов. Копия может быть изготовлена перепечаткой подлинника или снятием с него копии с помощью копировального аппарата. Если изготавливается копия с документов, касающихся прав и интересов граждан, то на верхнем поле документа проставляется слово «копия». В делопроизводственной практике копируют в основном исходящие документы для того, чтобы в делах организации оставались их копии. заверяют копии работники делопроизводственной службы, проставляя ниже реквизитов «подпись» слово «Верно» с указанием должности, фамилии, личиной подписи и даты.

Например:

Верно

Инспектор канцелярии Тимошенко М. Ю. Тимошенко

30.05.2002

В ряде организаций устанавливается более жесткий порядок заверения, при котором верность копии удостоверяется, кроме того, проставлением печати. Проставление печати на копиях документов (выписках из них) обязательно, если документ представляется в другие организации. В ряде случаев законодательно определено нотариальное заверение копий документов (устав, свидетельство о регистрации, лицензия и др.).

Выписки из протоколов заверяет секретарь, который составлял протокол и осуществляет его хранение, из приказов — секретарь (или инспектор), который отвечает за хранение документов.

Реквизит 26 отметка об исполнителе. Отметка об исполнителе включает фамилию исполнителя и номер его телефона, размещается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись» и печатается от левого поля. Отметка носит справочный характер и предназначена для оперативной связи получателя со специалистом, который непосредственно готовил данный документ. Реквизит может быть оформлен в двух вариантах:

— фамилия исполнителя (без инициалов) и номер телефона;

— имя, отчество, фамилия исполнителя и номер телефона.

Например:

Сидоркин 709 44 23

Илья Иванович Сидоркин 709 44 23

В некоторых организациях рядом с отметкой об исполнителе помещают код машинистки (или оператора ПК), которая печатала текст документа.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Реквизит 27 отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит наносится от руки после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним.

Содержание отметки об исполнении зависит от характера исполнения документа (например, подготовка письменного ответа, проведение переговоров, достижение устного соглашения). На нижнем роле первого листа документа слева исполнитель от руки делает краткую надпись о характере исполнения документа, указывает номер дела, в которое помещен документ на хранение, дату и ставит подпись. Например:

Подготовлено письмо № 34/08-67 от 28.05.2002.

В дело № 08-15. Исполнитель Зотов Е. Л. Зотов

В ряде организаций существует практика, когда отметка об исполнении подписывается руководителем структурного подразделения, в котором исполнялся документ.

Реквизит 28 отметка о поступлении документа в организацию. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 в правом углу нижнего поля входящих документов должны быть проставлены входящий учетный номер и дата получения документа в организации, которой документ адресован. Отметка о поступлении документа может проставляться от руки или для этой цели используют штампы. В штампах указывается наименование организации, номер (индекс входящего документа) и дата поступления.

Реквизит 29 идентификатор электронной копии документа. Реквизит предназначен для автоматизированного поиска и контроля информации. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в автоматизированной системе обработки документов.

1.4.ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Упорядочение процессов документирования включает помимо соблюдения процедур составления документов также и определенные требования к их изготовлению, что обеспечивает единый стиль их оформления.

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинках или компьютерах. Документы должны выглядеть аккуратно, составляться грамотно, без помарок и исправлений. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Все реквизиты документа (кроме текста), которые состоят из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1, 5 – 2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2-3 интервалами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) – 28 знаков.

Текст документа на бланках А4 печатают через полтора межстрочных интервала, на бланках А5 – через один интервал.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

— От границы левого поля печатают:

реквизиты «заголовок к тексту», «текст» (без абзацев), «отметка о наличии приложений», «фамилия исполнителя и номер его телефона», «отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «подпись», «гриф согласования», заверительные надписи «верно»; слова «примечания» и «основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию; в приказах, распоряжениях слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»; в протоколах слова: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ».

— Отступив пять печатных знаков от границы левого поля, печатают начало абзацев.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— отступив 32 печатных знака – реквизит «адресат».

— Отступив 40 печатных знаков – реквизиты «гриф ограничения доступа к документу» и «гриф утверждения».

— Отступив 48 печатных знаков, печатают инициалы и фамилию должностного лица в реквизите «подпись».

При подготовке документов с использованием компьютера обычно применяют специальные программные средства – текстовые редакторы, которые имеют существенные отличия в своих функциональных возможностях12.

2. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕCКИХ ДОКУМЕНТОВ

При документировании управленческой деятельности используется большое количество видов и разновидностей документов. Существует 18 систем документации. Самую массовую группу документов в сфере управления, вне зависимости от специфики учреждения, организации, представляет унифицированная система организационно – распорядительной документации. Всего насчитывается около 40 видов организационно – распорядительных документов.

Их можно классифицировать следующим образом:

— организационные документы – уставы, положения, инструкции, правила, договоры, регламенты;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— распорядительные документы – постановления, решения, распоряжения, приказы по общим вопросам, протоколы, указания;

— справочно-информационные документы – письма, факсы, телеграммы, телефонограммы, докладные записки, справки, акты;

— документы по личному составу – приказы по личному составу (трудовые договоры, контракты, личные дела, приказы, заявления, трудовые книжки).

2.1.ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Деятельность учреждений фиксируется в документах разного вида. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти Российской Федерации издают такие документы, как решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

Организации, учреждения, частные предприятия создают уставы, положения, инструкции и т.д.

2.1.1. Устав

Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ граждан, их взаимоотношения друг с другом, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Существуют, например уставы добровольных спортивных обществ, акционерных обществ, товариществ с ограниченной ответственностью, уставы, определяющие организацию и сферу деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой, Дисциплинарный и др.), уставы общественных организаций и т.д.

Уставы – это сложные документы, структуру и содержание которых определяют сами разработчики.

Текст устава состоит из разделов:

— общие положения (определяют задачи и цели создаваемой организации);

— организационное единство (структурные подразделения, их взаимосвязи);

— регламент деятельности (формы управления, права и обязанности должностных лиц);

— финансово-материальная база (определение размеров основных оборотных средств, источники, порядок распоряжения средств и ценностями);

— отчетная и ревизионная деятельность;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

— порядок ликвидации и ответственность по делам государственной власти.

Уставы общественных организаций по делам организации.

Общие уставы утверждают высшие органы государственной власти. Уставы общественных предприятий и учреждений утверждают вышестоящие органы (министерства, ведомства).

Уставы муниципальных предприятий утверждают районные или городские администрации.

Устав частных предприятий утверждают владельцы, коллективы при администрации в областных, краевых, городских или районных администрациях.

2.1.2. Должностные инструкции

Должностная инструкция – организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц.

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);

— должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Инструкция состоит из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа.

Раздел «Общие положения» устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

Раздел «Должностные обязанности» определяет виды работ, выполняемые сотрудником.

Раздел «Права» устанавливает права работника, которые способствуют успешному выполнению работы.

Раздел «Ответственность» конкретно указывает на то, за что работник несет ответственность.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Разделы инструкции могут иметь и другие названия.

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласовывают с юристами, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта.

Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.

Текст инструкции имеет характер указаний. Рекомендуется четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «допускается», «запрещается» и т.д. текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Если инструкция предусматривает введение в практику документа формы (карты учета, акта, плана задания и т.д.), то проект бланка этого документа должен содержаться в приложении к инструкции. В тексте следует описать порядок использования документа (перечень реквизитов, указание на того, кто заполняет документ, количество экземпляров, указание на того, кому передают документ и в какой период времени).

Инструкцию подписывает автор-составитель, а утверждает руководитель или специальный распорядительный документ.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на бланке формата А4. Должностная инструкция может служить основанием составления трудового договора (контракта) и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Инструкции по безопасности труда оформляют отделы охраны труда и техники безопасности.

Образец инструкции представлен на рис.1.

2.1.3.Положение

Положение – правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом и его структурных подразделений.

Положения бывают:

— индивидуальные – об отделах, цехах, управленческих подразделениях, включенных в схему организационной структуры управления предприятием;

— типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Положения разрабатывают по указанию руководителей предприятия и инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет текст положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (его деятельность регламентируется вышестоящим руководителем, которому подчиняется данное подразделение), и разработчик.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Проект положения согласовывают с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждении руководителю предприятия.

Положение об организации утверждают с помощью распорядительного документа вышестоящей организации.

Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положение является сложным документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Текст может состоять из следующих разделов: общие положения, основные задачи и функции, права, организация работы в целом или отдельных структурных подразделений.

Образец положения представлен на рис.2.

2.1.4. Штатное расписание

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Штатное расписание закрепляет должностной и численный состав предприятия, указывает фонд заработной платы.

Оформляют штатное расписание на бланке предприятия, указывая перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание подписывает заместитель руководителя предприятия, согласовывается оно с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения указывают общую штатную численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносят приказом руководителя предприятия (рис. 3).

2.1.5.Структура и штатная численность

Структура и штатная численность поддерживается согласно Уставу предприятия. Указывают все структурные подразделения, должности и количество штатных единиц каждой должности (рис.4).

Документ оформляют на бланке предприятия. Подписывает его заместитель руководителя предприятия. Согласовывают его с главным бухгалтером. Утверждает директор предприятия.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Все изменения вносят приказом директора.

2.2. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями.

Издание распорядительных документов обязательно: по организационным вопросам, вопросам планирования, производства, строительства, материально-технического снабжения и сбыта, финансов и кредита, труда и заработной платы.

Это, конечно, не те вопросы, по которым возможно и необходимо издание распорядительных документов.

Во всех случаях, когда действующими нормами не установлено обязательное издание документа, выбор письменной или устной формы управленческих действий лежит на органе управления (должностном лице).

Распорядительные документы носят административный характер. Они обращены к нижестоящим или подчиненным организациям; группам или отдельным должностным лицам.

К распорядительным документам относятся: постановления, указания, приказы, решения, распоряжения.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Схема подготовки распорядительных документов:

— всесторонне изучение вопроса, подготовка проекта документа;

— согласование текста, его подписание (распоряжение, указание, приказ);

— обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Проект распорядительных документов может быть подготовлен структурными подразделениями или отдельными специалистами, а также рабочей группой.

Для подготовки проекта документа надо изучить существо вопроса, просмотреть предыдущие документы по данному вопросу, учесть различия мнений и написать проект. Проект обсуждают и принимают на заседании коллегиального органа или согласовывают и подписывают у руководителя организации. Подготовленный документ доводят до сведения заинтересованных сторон.

2.2.1.Приказ

Приказ (по основной деятельности) – правовой акт, издаваемый указом руководителя предприятия, действующего на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Приказ – это основной распорядительный документ.

Приказами оформляются: порядок деятельности предприятия, решение поручения по организации работы, организационные мероприятия, тоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издаются только по необходимости. Изменения, дополнения, отмену приказов производят только на основе новых приказов.

Подготовка проекта приказ включает следующие стадии:

— изучение сущности вопроса, знакомство с законодательными актами и другими документами, издававшимися по этому вопросу, проработка информационно0справочных документов предприятия (справок, отчетов, писем);

— подготовка текста документа;

согласование текста;

— подписание приказа;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— доведение до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывающие причину и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу приказа положен документ государственных органов, то нужно указать наименование, его автора, дат, номер, заглавие. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от нулевого положения табуляра (левое поле). Текст делят на пункты.

Распорядительные пункты строго последовательно по схеме:

— исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, организация);

— действие;

— срок.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Последний пункт приказа формулируют следующим образом: контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы, фамилия). Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле писать не надо.

Дата приказа – это дата его подписания, начало его действия. Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие – заместитель. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проект приказа, отсутствует, приказ перепечатывают.

Подготовку приказа, как правило, поручают структурному подразделению, группе лиц, отдельному должностному лицу.

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускаются без разрешения подписавшего документ.

К проекту приказа составляют список рассылки, куда входят подразделения организации, должностные лица, которых касается приказ.

Проект приказа до подписания согласовывают (виза) с руководителем структурного подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителей руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза включает элементы: название должности визирующего, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата.

Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, если приказ затрагивает их интересы, органами государственного контроля, коллегиальными и общественными организациями.

Оформляют согласование грифом согласования. Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, название должности, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия), дату.

Можно делать копии приказов и выписки из них согласно списку на рассылку. Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.

Подлинники приказов хранят в канцелярии и не выдают для пользования.

Приказы оформляются на общих или специальных бланках, где типографским способом нанесено название документа – ПРИКАЗ.

Подписанные приказы передают в канцелярию (общий отдел или секретарю) для регистрации.

Образец приказа представлен на рис. 5.

2.2.2.Выписка из приказа

Выписка из приказа – копия части документа. Выписка представляет собой ту часть текста, которая нужна для работы. Констатирующая часть в выписке записывают полностью (ели она есть).

Образец выписки из приказа представлен на рис. 6.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

2.2.3.Распоряжение

Распоряжение – правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Эту форму управления употребляют предприятия, организации, министерства, правительство, администрация городов, районов и т.д.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия и кратковременные, касающиеся быстрого решения конкретного вопроса.

Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей. В первой указывают цель и причину распоряжения, во второй, начинающейся словом ОБЯЗЫВАЮ, — предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать такие устойчивые формулировки, как «в соответствие», «в связи», «в целях» и т.п.

Распоряжение оформляют на бланках А4.

Проект расположения должен быть согласован с организациями, должностными лицами, которые заинтересованы в данном документе.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица.

Образец распоряжения представлен на рис. 7.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

2.2.4.Указание

Указание – распорядительный документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами, ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов (при оформлении командировок, наложения взысканий и т.д.).

В организациях право издания указания предоставлено руководителям, их заместителям, руководителям структурных подразделений, которые действуют на правах единоначалия в пределах их компетенции.

Текст указания, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть раскрывает причины издания документа и обычно начинается с устойчивых формулировок: «Во исполнение…», «В целях», «В соответствии…»

Распорядительная часть начинается словом «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ». Текст может делиться на пункты и подпункты. Каждый пункт строят по схеме:

-исполнитель (в дательном падеже после ПРЕДЛАГАЮ или в родительном падеже после ОБЯЗЫВАЮ) – действие – срок исполнения.

В последнем пункте указывают лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа (указывают должность, инициалы, фамилию). Если контроль за исполнением указания берет на себя руководитель, подписавший его, то последний пункт не нужен. Датой указания является дата его подписания. Оформляют указание на бланках формата А4 или на листе бумаги с воспроизведением всех реквизитов документа.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Образец указания представлен на рис. 8.

2.2.5.Постановление

Постановление – документ, который издают высшие органы государственной власти, — комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Различают постановления, организационного характера и адресуемые для исполнения другим органам. Первые позволяют решать организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей между членами, утверждения плана). Вторые предназначены для исполнения предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, не обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления рекомендательного характера («ПРЕДЛОЖИТЬ», «РЕКОМЕНДОВАТЬ»).

В постановлениях раскрывают хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто с помощью постановлений утверждают разные нормативные документы.

Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей. Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь. Проект постановления визирует юрисконсульт.

Постановление печатают на бланках формата А4.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Образец постановления представлен на рис. 9.

2.2.6.Решение

Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления. Издается министерствами, ведомственными, научными советами.

Решения издают организации (при коллегиальном управлении и при единоначалии), государственные органы и общественные организации.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указывают причины издания решения, цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если решение издают на основании распорядительного документа вышестоящего орган, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо), действие, срок исполнения.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Решение подписывает председатель и секретарь коллегиального органа. При этом они не вправе менять содержание текста.

Решение оформляют на бланках формата А4.

Образец решения представлен на рис. 10.

2.3. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными. Эти документы содержат информацию о фактическом положении дел, что служит основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию, но может быть только принята к сведению.

2.3.1.Акт

Акт – справочно-информационный документ.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Составляется группой лиц для подтверждения установленных фактов или событий (акты инвентаризаций, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожению документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытания изделий и т.д.). Такие акты составляют временные или постоянные комиссии, уполномоченные лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Акт может иметь гриф согласования.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей части.

Во вводной части указывают основание для составления акта, перечисляют лиц, составивших акт и присутствующих при этом (председатель, члены комиссии, присутствующие).

В констатирующей части текста дают описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки), фиксируют факты (события), излагают выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть составлен в форме таблицы.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

При наличии приложений отметку об их присутствии делают после текста.

В конце текста (под отметкой о приложении) указывают, если необходимо, количество экземпляров акта, в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

Акт подписывают все лица, принимавшие участие в его составлении (должности не указывают).

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются. При этом проставляют согласующую отметку (С актом ознакомлены: подпись, дата).

При наличии замечаний акт визируют с отметкой: «Замечания прилагаются».

Акты оформляют на общем бланке. Внутренние акты могут быть оформлены не на бланке.

Реквизиты отделяют друг от друга 1, 5-3 интервалами.

Образец акта представлен на рис. 11.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

2.3.2.Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляют на специальных бланках, где название документа заранее напечатано в типографии или на обычных листах бумаги формата А4.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация связана с употреблением устойчивой терминологии – «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали». Эти слова пишут с большой буквы от начала левого поля.

К переменной информации относятся инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих. Их пишут со 2-го положения табулятора (29-е деление на линейке печатной машины или после 16 ударов от левого поля на ПК)

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строчку. Строки разделяет 1 интервал. Если членов коллегиального органа больше 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках – регистрационный лист прилагается.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

К фамилиям приглашенных добавляют название должности и наименование организации, которую они представляют. Порядок их оформления такой же, как и членов коллегиального органа.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Выражение «Повестка дня» пишется от начала левого поля (0-го положения табулятора). С красной строки начинают запись пунктов повестки дня. Нумеруют их арабскими цифрами. Вопросы располагают по степени важности и сложности. Не допускается формулировка пункта со словом «разное». Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме: слушали — выступили – постановили (решили), причем для каждого вопроса по отдельности. Слова – СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) пишут прописными буквами, от начального (левого) поля, без знаков препирания (открытая пунктуация).

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня, если обсуждают несколько вопросов.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже). Ставят тире и с большой буквы излагают краткое содержание доклада, сообщения. Если текст документа представлен докладчиком или стенографирован, то вместо краткого изложения доклада пишут: «Доклад прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы Ии фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать название должности), после тире с большой буквы пишут содержание выступления. Выступления могут излагаться от первого лица – «я осуществляю…», от третьего лица – «Петров сказал, что…», безотносительно к лицу говорящего – «Учет и хранение в учреждении поставлены хорошо», в безличной форме – «Ивановым было предложено…».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывают – «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы фиксируют в разделе ВЫСТУПИЛИ. Слова – вопрос и ответ, не пишут. Записывают инициалы и фамилию выступающего, тире, краткое содержание вопроса или ответа.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Завершающей частью протокола является постановление (решение). Начинают эту часть словами ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора – левое поле).

Постановляющую часть строят по схеме: действие – исполнитель – срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то его делят на пункты, пронумерованные арабскими цифрами. Каждый пункт начинают с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В этом случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ следует приложить к протоколу.

При выборах в протоколе указывают результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагают стенограмму, то об этом делают запись после первой части протокола – Заседание… стенографируется. Стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись выступающего, согласно с записью своего выступления. Протокол собраний, для ведения которых избирают президиум, подписывает председатель и члены президиума.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывают дату начала и, через тире, окончания заседания.

Номер протокола – порядковый номер, который проставляется в течение календарного года.

Образец протокола представлен на рис. 12.

Часто возникает необходимость сделать выписку из протокола.

Образец выписки из протокола представлен на рис. 13.

2.3.3.Докладная записка

Докладная записка – документ информационно-справочного характера. Может содержать изложение какого-либо вопроса или факта, выводы и предложения составителя, адресована руководителю своей организации или в вышестоящую инстанцию.

В зависимости от содержания и назначения докладные записки делятся на информационные и отчетные.

В зависимости от адресата докладные записки бывают внутренними (действуют внутри организации) и внешними (направлены в вышестоящие или другие организации).

Внутренние записки пишут на листе бумаги (можно рукописным способом) формата А4 или А5. Подписывает их автор-составитель.

Внешние записки оформляют на общем бланке организации формата А4. подписывает их руководитель организации.

Датой документа считается дата ее подписания.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять решение. Информационные докладные записки о ходе выполнения работ должны представляться руководству постоянно.

Текст докладной записки делится на две части. Первая – изложение фактов, послуживших причиной ее составления, вторая – выводы, мнения составителя – организации или должностного лица.

Образцы оформления внутренней и внешней докладной записок приведены на рис. 14.

2.3.4.Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.

Объяснительные записки, где объясняются причины поведения, поступка, ситуации, составляют отдельные работники. Как и внутренние докладные записки, они могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписывают такие записки составители. Ее реквизиты те же, что и во внутренней докладной записке.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Образец оформления объяснительной записки приведен на рис. 15.

2.3.5.Служебная записка

Служебная записка – форма внутренней переписки. Направляют ее из структурных подразделений или от должностных лиц любому адресату внутри организации, кроме прямых руководителей.

Служебные записки могут иметь информационный, инициативный или отчетный характер. В тексте излагают деловые вопросы, касающиеся структурного подразделения или должностного лица. Служебная записка может содержать просьбу, предложения и быть адресована любому непрямому руководителю, в том числе вышестоящему.

Служебную записку подписывает руководитель подразделения или составитель.

Текст служебной записки обычно составляют из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй – делают выводы и дают предложения по излагаемому вопросу.

Датой служебной записки является дат ее подписания.

Образец оформления служебной записки приведен на рис. 16.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

2.3.6.Письмо

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Оно служит средством общения учреждениями, частными лицами, позволяет сообщать различные сведения, уведомлять о событиях.

Письмо используют в том случае, когда невозможно решить вопрос другими средствами (личная беседа, телефонный разговор).

Существует много видов писем: письма, содержащие просьбу, предложение, претензию, запрос, требующие ответа. Есть письма, которые содержат извещение, информацию, отказ, напоминание и не требуют ответа.

Письма оформляют на специальных бланках для писем формата А4 и А5, в зависимости от объема письма. Если письмо не превышает десяти строк, его оформляют на бланке формата А5 (заголовок не пишут, текст можно печатать через 1, 5 или 1 интервал). Название вида документа – письмо – не пишут.

Применение бланков с продольным расположением реквизитов для оформления писем не рекомендуется.

Письма могут быть адресованы в организацию, ее структурное подразделение, конкретному должностному лицу, руководителю организации.

Реквизит «Адресат» оформляют с 4-го положения табулятора (32 печатных знака от левого поля). Если письмо адресовано организациям или в ее структурное подразделение, то их название пишут в именительном падеже.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

При направлении конкретному должностному лицу наименование организации пишут в именительном падеже, название должности, Ф.И.О. – в дательном.

Если письмо адресовано руководителю предприятия, то после названия должности указывают наименование предприятия.

В реквизит «Адресат» может входить и почтовый адрес организации.

При отправлении письма частному лицу вначале пишут адрес, фамилию, инициалы (или имя, отчество полностью).

Элементы реквизита «Адресат» отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

Адресуя письмо нескольким получателям, адрес основной организации пишут первым, затем указывают остальные. Если документ, направляют более чем в четыре организации, то составляют список рассылки, на каждом экземпляре указывают один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Письмо может быть адресовано однородным организациям. В этом случае адрес указывают обобщенно.

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.

Письмо освещает один вопрос. Это упрощает работу с документом (регистрация, исполнение, контроль). Несколько вопросов излагают в одном письме только, если они взаимосвязаны.

Факт, события излагают объективно, полно, ясно. Неточности, допущенные в изложении и оформлении текста, могут лишить документ юридической силы.

Текст письма состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части письма излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.д. Письмо может состоять только из основной части (например: просим выделить 4 машины для обслуживания гостей фестиваля).

Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Текст, как правило, излагается: от третьего лица единственного числа – «Организация сообщает…», от третьего лица множественного числа – «Педагогический коллектив и ученики школы приглашают…», от первого лица единственного лица – «Прошу…», от первого лица множественного числа – «Просим…».

Письмо оформляют в двух экземплярах (факс – в одном). Первый экземпляр подготавливают на бланке и отправляют адресату, второй — направляют в дело.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

К тексту письма могут прилагаться документы. В этом случае после текста (через 1, 5-2 интервала) пишут слово Приложение (от начального поля, с большой буквы).

Текст приложения пишут столбиком, через 1 интервал. Если приложений несколько, то их нумеруют арабскими цифрами, отделяя друг от друга двумя интервалами.

Исходящие письма должны быть завизированы заинтересованными должностными лицами. Визы проставляют на лицевой стороне последнего листа копии письма, которая остается на предприятии. Виза состоит следующих элементов: название должности (от поля), личная подпись (от левого поля), расшифровка подписи (инициалы, фамилия – 2-е положение табулятора или печатных 16 печатных знаков от левого поля), дата (от левого поля). Элементы визы отделяют друг от друга 1, 5-2 интервалами.

На входящих письмах ставят отметку о поступлении в организацию и резолюцию руководителя.

Отметка о поступлении документа в организацию состоит из следующих элементов: дата поступления, порядковый регистрационный номер. Проставляют отметку в правом нижнем углу документа.

Резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения, подпись руководителя и дату написания резолюции. Если исполнителей документа несколько, их перечисляют. Ответственным за исполнение считается то, чья фамилия указана первой. Резолюцию пишут между реквизитами «Адресат» и «Текст» или на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Письма подписывают руководители предприятий, структурных подразделений. Реквизит «Подпись» имеет следующие элементы: наименование должности, подписывающего документ, подпись, Ф.И.О.

При подписании письма несколькими должностными лицами, подпись располагают друг под другом в соответствие с занимаемой должностью.

2.3.6.1.Сопроводительное письмо

Документ информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов или отправленных материальных ценностей. Сопроводительные письма составляют в том случае, если необходимо пояснение о характере или цели направления приложенного документа.

Текст начинают словами: направляем, возвращаем, представляем на утверждение (согласование)…

2.3.6.2.Письмо-приглашение

Цель письма – приглашение на заседание, совещание, конференцию, семинар и т.д. адресовать письмо-приглашение можно конкретному лицу, группе лиц или организации.

Письмо может содержать полную повестку дня мероприятия, фамилии докладчиков по вопросам повести дня, фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия, информацию о проезде к месту приглашения и другую информацию.

В тексте часто используют устойчивые обороты: «Приглашаем Вас на заседание…», «Просим принять участие в выставке работ учащихся…».

2.3.6.3.Информационное письмо

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

В тексте информационного письма сообщают о каких-либо фактах или мероприятиях. Часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций или различную продукцию.

Образец оформления информационного письма приведен на рис. 17.

2.3.6.4.Письмо-извещение

Письмо-извещение составляют для конкретного адресата. Часто оно является ответом на запрос. Устойчивыми словосочетаниями письма-извещения являются : «Ставим Вас в известность», «Сообщаем Вам о переносе сессии…».

Этот вид письма близок к информационному письму.

Образец оформления письма-извещения приведен на рис. 18.

2.3.6.5.Рекламное письмо

Рекламное письмо посылают конкретным адресатам. Оно содержит описание рекламируемых услуг и товаров.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Цель письма – побудить адресата воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.

Текст содержит полную, четкую, конкретную информацию. В конце текста может быть указан адрес организации и телефон для справок.

Образец оформления рекламного письма приведен на рис. 19.

2.3.6.6.Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение уведомляет отправителя о получении документов, ценностей (переводы, письма, бандероли), подтверждает факты, действия. Ключевыми фразами письма являются: «Подтверждаем получение Вашего заказа…», «Организация не возражает против совместного строительства…», «Подтверждаем условия поставки партии телевизоров…», «Подтверждаем телефонный разговор 21.02.2002 по вопросу поставки…».

Направление писем-подтверждений относится к обязательной части деловых отношений, т.к. позволяет снять вопрос с контроля.

Образец оформления письма – подтверждения приведен на рис. 20.

2.3.6.7.Письмо-напоминание

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Текст письма-напоминания сообщает о приближении, ускорении или истечения срока исполнения, какого-либо действия, мероприятия, события.

Письмо направляют тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Текст может быть представлен в виде трафарета.

Образец оформления письма-напоминания приведен на рис. 21.

2.3.6.8.Гарантийное письмо

В тексте гарантийного письма адресату дают гарантии оплаты выполненной работы или предоставления каких-либо услуг (работы, помещения, жилья и т.п.).

В письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому письмо имеет правовую силу.

Образец оформления гарантийного письма приведен на рис. 22.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

2.3.6.9.Письмо-претензия

Письма-претензии обычно посылают предприятия-покупатели в адрес нерадивой организации – поставщика.

В тексте указывают требования и претензии заявителя, обосновывают эти требования и, если необходимо, указывают подробный расчет _аамы, которую заявитель просит ему перечислить.

Письмо подписывает руководитель организации или его заместитель.

Образец оформления письма-претензии приведен на рис. 23.

2.3.6.10.Письмо-ответ

Текст письма-ответа зависит от инициативного документа. Ответы посылают на письма, запросы, просьбы, обращения, предложения, требования.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного (входящего) письма, на который дается ответ: «На № __ от _______». Если инициативное письмо поступило от частного лица, в ссылке указывают дату поступления входящего документа.

В тексте излагают решение, принятое по инициативному документу: отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос. Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме. Если в письме содержится отказ, он должен быть хорошо аргументирован.

В тексте используют устойчивые словосочетания: «Мы не можем удовлетворить Ваше предложение…», «К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не можем…», «Предлагаемые Вами сроки проведения…», «Ваше предложение отклонено по следующим причинам…».

Образец оформления письма-ответа приведен на рис. 24.

2.3.6.11.Письмо иностранному партнеру.

Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру. Размер полей на бланке по 1 дюйму (2, 54 мм). Реквизиты на нем располагают в следующем порядке.

1 – эмблема организации или товарный знак, наименование фирмы (возможно указание рода ее деятельности – «продажа недвижимости» и т.д.);

2 – справочные данные об организации (адрес, телефон/факс, № счета в банке, адреса представительств и филиалов); этот реквизит может быть помещен непосредственно перед реквизитом 1;

3 – регистрационный (индекс) номер документа в цифровой или в буквенной, а также буквенно-цифровой форме, указание в письме-ответе исходящего номера инициативного письма;

4 – дата документа в буквенно-цифровой форме без добавления “th” к числу;

5 – адресат: имя, фамилия получателя, название компании, номер дома, улицы, город, цифровой индекс, страна (располагают данные адреса построчно с открытой системой пунктуации, т.е. без запятых и точек);

6 – вступительное обращение через четыре межстрочных интервала от реквизита 5;

7 – заголовок письма (не обязателен, но свидетельствует о хорошем тоне);

8 – текст письма;

9 – заключительная формулировка вежливости, пишут ее через два межстрочных интервала после текста письма;

10 – личная подпись автора письма, ниже подписи – ее расшифровка, на следующей строке – название должности лица, подписавшего документ (проставляют через пять межстрочных интервалов после реквизита 9);

11 – отметка о наличии приложений, если они есть;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

12 – отметка о заверении копии и адресов, куда они высланы.

2.3.7.Справка

Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события.

Справки бывают двух видов:

1. Справки, описывающие и подтверждающие факты или события в производственной деятельность организации.

Справки составляют по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений. Их представляют в установленные сроки. Текст такой справки состоит их двух частей.

В первой части справки излагаются факты, послужившие поводом к написанию, во второй – приводятся конкретные данные.

Выводов и предложений в справке не приводят. Это отличает ее от докладной записки.

В справке фиксируют сведения на определенном отрезке времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые прилагаются сведения, приведенные в документе.

Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений. В справках могут приводиться таблицы.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель, составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывает и главный бухгалтер учреждения.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляют на общем бланке формата А4, а внутренние – на чистом листе бумаги, но с теми же реквизитами.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляют как и на других документах, но не указывают почтовый адрес.

2. Справки, удостоверяющие юридические факты: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. их выдают по запросам заинтересованного лица или учреждения. Это наиболее многочисленная и ежедневная составляемая группа справок. Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Отличительной чертой трафаретной справки является то, что адресат перемещен во вторую часть текста. Текст документа начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В конце справки указывают название организации, куда она представляется.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в трафаретную форму справки от руки или на пишущей машине.

В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: «настоящая справка», «действительно учится». Текст заверяют подписью и печатью.

Образец оформления справки приведен на рис. 25.

2.3.8.Доклад

Доклад имеет большое значение при проведении заседаний, совещаний, собраний.

Чтобы составить хороший доклад, надо определить: цель документа, правила оформления.

Доклад может преследовать две цели:

1. Информирование

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

2. Информирование и убеждение.

Составление доклада – мастерство, требующее практического навыка и критического анализа проекта доклада.

Исходя из цели доклада, проводят логическое построение материала. Например, постановка проблемы, анализ проблемы, возможные решения, план действия, выводы.

В докладе должны присутствовать следующие элементы:

— вступление (наглядно и доступно излагают цели и назначение доклада);

— основная часть (изложение основных фактов, использование материала для доказательства и убеждения);

— выводы (представляются в виде положений);

— рекомендации (предложение действий, вытекающих из выводов).

Текст доклада должен состоять из коротких предложений, так как длинные предложения плохо воспринимаются на слух. Предложение должно быть не более 20 слов. Для использования в докладе цифр, нужно найти эффективный способ подачи, чтобы слушающий или читающий доклад пришли к нужному Вам выводу.

Текст доклада пишут через два интервала. Указывают название документа – ДОКЛАД, тему доклада. Если доклад является приложением, то в правом верхнем углу нужно сделать пометку.

2.3.9.Телеграмма

Телеграмма – документ, выделяемый из других, способом передачи (по телеграфу). Быстрота передачи бывает необходима, если другой, более медленный способ замедлит исполнение.

Телеграммы могут быть посланы с несколькими текстами в один пункт, или с одинаковым текстом – в разные пункты. Существуют разновидности телеграммы: фототелеграмма, схема-телеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, посылаемая на специальном бланке, и т.д.

Телеграмму строят из двух частей, разделенный чертой. Первую часть (над чертой) передают по телеграфу (ее оплачивают), вторую часть (под чертой) по телеграфу не передают и не оплачивают.

Первая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

— отметку о категории или особом виде телеграммы (при необходимости);

— адресат;

— текст;

— фамилию должностного лица, подписавшего телеграмму (сокращенное или условное, если они неизвестны адресату).

Вторая часть телеграммы содержит следующие реквизиты:

— наименование организации-отправителя телеграммы (с указанием адреса);

— подпись лица, от имени которого телеграмма исходит (указание должности);

— печать;

— дата.

По срочности доставки адресату телеграммы подразделяют на следующие категории: правительственные, срочные, международные, обыкновенные. На обыкновенных телеграммах категорию не указывают.

При указании адреса в телеграммах, как правило, пишут сокращенный (телеграфный) адрес получателя. Если ранее он не был известен, тока в первый раз адрес указывается полностью. Может быть указано условное наименование адресата, зарегистрированное предприятием связи.

Текст телеграммы должен быть предельно кратким (рис.26)

Союзы, предлоги, местоимения и знаки препинания в тексте опускают, если при этом не искажается смысл. При необходимости знаки препинания указывают словами или с помощью аббревиатуры: тчк (точка), зпт (запятая), двтч (двоеточие), квч (кавычки). Только словами указывают знаки: тире, восклицательный, вопросительный, знаки арифметических действий (плюс, минус, деление), знак процента, параграф, номер (возможно сокращение – НР).

Тест ответных телеграмм (рис.27) надо начинать с индекса (номера) документа, на который дается ответ, а текст инициативных телеграмм, требующих ответа, должен заканчиваться номером инициативной телеграммы. Не рекомендуется начинать и заканчивать текст телеграммы цифрами, так как они могут быть приняты адресатом как делопроизводственные номера.

Цифровые данные, в том числе, даты, в тексте часто указывают словами, чтобы избежать искажений при передаче.

Реквизит «подпись»

Во второй части телеграммы (под чертой)

Обязательно заверяют печатью организации или специальной печатью «Для телеграмм».

Телеграммы подписываются руководителем организации или его заместителями (по принадлежности вопроса).

Дата подписания телеграммы должна соответствовать дате ее отправления.

В совместных телеграммах, принадлежащих нескольким отправителям, печатями заверяют каждую подпись.

При отправке телеграмм в счет внесенного аванса на ней должна стоять специальная авансовая печать или отметка о номере авансового счета.

Телеграмму печатают на чистом листе бумаги ли на бланке в трех экземплярах на одной стороне листа (первый экземпляр передают на телеграф, второй подшивают в дело канцелярии, третий передают в бухгалтерию).

При наличии телетайпа телеграмму оформляют в двух экземплярах и в бухгалтерию не передают.

Верхнюю часть телеграммы (над чертой) печатают крупным шрифтов (кроме знаков препинания), через два интервала. Каждый реквизит (адресат, текст, подпись) начинают с новой строки без абзаца. Адресат от текста отделяют 3-4 интервалами. Переносы слов и исправления не допускаются.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Текст под чертой печатают обычным шрифтом. Телеграмма, адресуемая в разные пункты назначения, имеет свои особенности оформления. Отправитель сдает на телеграф столько экземпляров, сколько пунктов назначения имеется. На каждом экземпляре в реквизите «адресат» указывают только один из пунктов назначения, остальные указывают в тексте телеграммы.

2.3.10. Международные телеграммы

Международные телеграммы печатают на русском языке и латинским шрифтом. Текст оформляют аналогично простой телеграмме. Адрес включает: отметку о категории, наименование адресата, название пункта или страны назначения. Текст подписывает руководитель. Его подпись заверяют печатью. Под чертой указывают: номер, дату, фамилию исполнителя, номер служебного телефона.

2.3.11. Телефонограмма

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых способом передачи текста – по телефону. Записывается получателем. Удобна для передачи срочных распоряжений, извещений и сведений. Однако этот вид документа может существовать только в пределах телефонной связи.

Рекомендации для передачи телефонограммы:

— передавать только краткую и срочную информацию;

— проверять правильность записи повторным чтением;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— не передавать сложные тексты (текст должен содержать не более 50 слов);

— не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;

записывать их в специальный журнал, или оформлять на пишущей машине с последующей регистрацией (применять специальные бланки целесообразно при значительном объеме телефонограмм). Если телефонограмму передают нескольким адресатам, тока к ней прилагают список учреждений и адресатов и номера телефонов, по которым ее передают.

Принимающие телефонограмму несут ответственность за правильность записи (передачи) содержания, направления на исполнение.

Телефонограмму составляют в одном экземпляре. Ее подписывает руководитель или исполнитель.

После приема телефонограмму немедленно передают для ознакомления руководителю или должностному лицу-исполнителю.

Секретарь руководителя или лицо, ответственное за документационное обеспечение, присваивает телефонограмме регистрационный номер. Телефонограмма считается переданной, если получателем подтверждена правильность ее записи и сообщена фамилия лица, принявшего ее.

Образец телефонограммы представлен на рис. 28.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

2.3.12. Факс

Факс получает в последнее время все более широкое распространение для быстрой посылки информации. Он очень удобен, так как со скоростью телефонограммы можно передать оригинальный текст со всеми особенностями его оформления. Техника факса рассчитана в основном на листы бумаги формата А4. любой документ может быть послан с помощью факса. Поэтому нет особых требований к передаваемому материалу, кроме одного – он должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты. На рис. 29 приведен один из вариантов факса.

2.4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, отражающие правовую, трудовую и служебную деятельность работников учреждений, организаций.

Документы по личному составу создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и работниками. К таким документам относятся: приказы по личному составу, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.д.

Обязательное ведение кадровой документации на предприятиях предусмотрено КЗОТом, Инструкцией по ведению трудовых книжек и т.д.

2.4.1. Приказ по личному составу

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— прием на работу;

— перемещение по работе;

— увольнение с работы;

— установление должностных окладов;

— отпуска;

— командировки;

— изменения фамилии;

— поощрения;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— взыскания и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

Особенности приказа по личному составу:

1. Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны различные варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.

2. Номер (индекс) пишут с большой буквы «К», что означает приказ по кадрам.

3. Заглавие – «По личному составу».

4. Констатирующая часть в приказе может отсутствовать.

5. Распорядительные пункты оформляют в последовательности:

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— прием на работу;

— перевод или перемещение по работе;

— установление разрядов;

— установление разрядов;

— установление категорий служащим и рабочим;

— возложение временного исполнения обязанностей;

— предоставление отпусков;

— установление неполного рабочего дня;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— изменения фамилии;

— увольнение с работы;

— изменение фамилии;

— увольнение работы;

— прекращение работы в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и т.д. В организации, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

6. Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

7. В пункте приказа (приказе) при приеме на работу следует указывать:

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

— на какую должность;

— в какое подразделение;

— с какой оплатой;

— с какого числа;

— вид работы – постоянная с испытательным сроком; со стажировкой; временная на срок…; по совместительству…;

— особые условия работы – с принятием материальной ответственности; с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

8. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

— вид и причину перевода;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— устанавливаемый оклад;

— длительность, в случае временного перевода;

— в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

— при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания – на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗОТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

9. Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

10. Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

11. К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Особенности оформления и действия приказов:

— приказы оформляют на бланках формата А4;

— нумеруют приказы в течение календарного года;

— приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам. Начальник ОК или работник, ведущий кадровую документацию, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник должен поставить свою визу «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления;

— приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда есть пункты со своими сроками вступления в силу. Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение работника на должность произведено 4 ноября;

— срок хранения приказов 75 лет.

Образец приказа представлен на рис. 30.

2.4.1.1. Выписка из приказа

Выписка из приказа (рис. 31) – копия части подлинного документа.

Заверительная надпись состоит из слова «Верно», пишется от начального поля, с большой буквы, мелко без кавычек и знаков препинания.

Наименование должности сотрудника, завершившего выписку, пишут от начального поля (не более 28 печатных знаков), личная подпись и расшифровка подписи (после 48 печатных знаков, 61 деление).

Дату заверительной надписи пишут от начального поля.

2.4.2. Заявление

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Работник пишет заявление, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Заявление о приеме на работу (рис. 32).

Его нужно писать на бумаге формата А4, так как это общепринятый формат документов личного дела. Заявление о приеме на работу помещают в личное дело работника.

На заявление о приеме ставится виза руководителя структурного подразделения или ведущего специалиста и резолюция руководителя. Заявление поступает в отдел кадров или работнику, ведущему документы по кадрам, затем издается приказ.

Если заявителю будет отказано в приеме на работу, ему могут сообщить об этом в письменной форме, устно или по телефону.

Заявление о переводе на другую должность (рис. 33).

Этот вид заявления имеет следующие особенности. В адресате сотрудник указывает занимаемую на данный момент должность, а в тексте – причины перевода.

Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам, по уходу за членом семьи (рис.34) и т.п.

Заявления должны содержать в тексте указания на соответствующие документы – справку с места учебы, больничный лист, справку из поликлиники и т.п. Без них решение вопроса невозможно. Документы представляют вместе с заявлением.

2.4.3. Трудовой контракт

Трудовой контракт (договор) – соглашение между трудящимся и предприятием (учреждением, организацией), согласно которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности, подчиняясь трудовому распорядку, а предприятие (учреждение, организация) обязуется выплачивать заработную плату и обеспечить условия труда, по соглашению сторон и предусмотренные законодательством.

Согласно КЗОТ употребляют термин «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, синонимы. На эти документы распространяется единый правовой режим и стороны сами выбирают термин.

Различают основные и дополнительные условия трудового договора (контракта).

Основные условия договора (контракта):

— о работе по одной или нескольким специальностям (должностям);

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— о квалификации;

— о конкретной работе по профессии;

— о должности;

— о месте работы (предприятии, структурном подразделении, их местонахождении);

— о сроке действия и вида трудового договора (контракта);

— об условиях оплаты труда;

— об обязанностях предприятия по охране труда.

Дополнительные условия договора (контракта):

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— о любых условиях труда;

— об испытательном сроке;

— о совмещении профессий;

— о повышении квалификации;

— о дополнительном отпуске;

— о социально-бытовом обслуживании.

В договор (контракт) могут быть включены также условия о соблюдении коммерческой тайны, достижении определенных результатов труда и т.д.

Контракты заключают:

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

— на неопределенный срок, т.е. на постоянную работу;

— на определенный срок, не более пяти лет;

— на время выполнения определенной работы.

Срочный трудовой контракт (договор) заключают в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы, или интересов работника и т.д.

Срочные договоры заключают тогда, когда работа не имеет постоянного характера (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в декретном отпуске, в командировке и т.д.). День выхода такого работника считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

Разновидностью срочных трудовых договоров являются договоры о повременной и сезонной работе.

По статье КЗОТ трудовой контракт (договор) должен заключаться в письменном виде. Это дает гарантии сторонам в реализации достигнутых договоренностей.

В контракте (договоре) определяют обязанности или дают ссылку на должностную инструкцию.

В контракте (договоре) не могут быть установлены условия, не предусмотренные законодательством РФ.

Контракт готовят в двух экземплярах. Его подписывают руководитель и работник. Заверяют подписи печатью организации. Один экземпляр находится в организации, второй – у работника.

Трудовые контракты включают в состав личных дел. Если не заводят личные дела, контракты формируют в отдельное дело по алфавиту.

Трудовые контракты хранят 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения работника при наличии приказа по личному составу.

Примерная форма трудового контракта приведена на рис. 35.

2.4.4. Трудовая книжка

Трудовая книжка (рис. 36, 37) – основной документ, подтверждающий рабочий стаж работника. Трудовые книжки на работников ведут на предприятии не зависимо от формы собственности.

Закон запрещает иметь несколько трудовых книжек.

Лица, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку и в случае приема на работу – сдать ее.

Трудовые книжки ведут на всех работников, проработавших свыше 5 дней.

Поступающие на работу впервые предоставляют документ о последнем занятии; уволенные из рядов Вооруженных сил – военный билет.

Оформление трудовой книжки.

Порядок заполнения, ведения и хранения трудовых книжек изложен в «Инструкции и порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях». Это основной справочный материал для сотрудников, работающих с трудовыми книжками.

Заполнение трудовой книжки впервые производится в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовые книжки вносят сведения:

— о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— о работе: прием, перевод, увольнение;

— о награждениях и поощрениях;

— об открытиях, на которые выданы дипломы, об изобретениях и рационалистических предложениях.

Взыскания не вносят в трудовую книжку.

Все записи в трудовую книжку делают после издания приказа, не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения. Записи соответствуют тексту приказов, должны вестись аккуратно перьевой или шариковой ручкой, черным, синим или фиолетовым цветом.

Фамилию, имя, отчество пишут полностью, на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование удостоверяют соответствующие документы – дипломы, аттестаты, удостоверения.

Запись о незаконченном образовании подтверждают справки учебного заведения, зачетная книжка.

Трудовые книжки ведут только по месту основной работы.

Работник организации своей подписью заверяет правильность внесенных сведений и ставит печать.

2.4.4.1. Вкладыш к трудовой книжке

Если в трудовой книжке заполнены все страницы, тока ее дополняют вкладышем.

Без трудовой книжки вкладыш не действителен.

При наличии вкладыша на титульном листе трудовой книжке вверху ставят штамп м надписью «Выдан вкладыш» и указывают серию и номер вкладыша. Вкладыш вшивают в трудовую книжку, и ведут в том же порядке, что и трудовую книжку. С каждой записью в трудовой книжке администрация обязана ознакомить ее владельца под расписку.

2.4.4.2. Дубликат трудовой книжки

Потеряв трудовую книжку или вкладыш, необходимо заявить об этом администрации по месту работы.

Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью в правом верхнем углу титульного листа «Дубликат».

При заполнении дубликата вносят записи о работе, награждениях, поощрениях по месту последней работы на основании раннее изданных приказов. Если работник уже имел стаж работы, тока при заполнении раздела «Сведения о работе» делают запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие. Общий стаж записывают суммарно (количество лет, месяцев, дней работы без уточнения). Общий стаж, подтвержденный документами, записывают по периодам работы (наименование предприятия, где работал, цех, отдел), должность, дата увольнения, причина увольнения. Указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены записи в дубликате.

Администрация обязана содействовать работнику в получении документов, подтверждающих стаж работы до поступления в данное учреждение.

Если трудовая книжка пришла в негодность (испачкана, замазана и т.п.), администрация выдает работнику дубликат. На титульном листе трудовой книжки, пришедшей в негодность, пишут: «Взамен выдан дубликат». Книжку возвращают владельцу. На новом месте работы предъявляют дубликат трудовой книжки.

2.4.4.3. Внесение изменений в записи трудовой книжки

Изменение записей (о фамилии, дате рождения, образования) производит администрация по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, браке, образования и т.д.) со ссылкой на номер и дату этих документов. Эти изменения пишут на титульном листе книжки.

Раннее внесенная запись должна быть зачеркнута одной чертой, после чего записывают новую.

Ссылки на документы делают на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяют подписью руководителя, или сотрудника, ведущего кадровую документацию, ставят печать организации или отдела кадров.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Если в трудовой книжке обнаружены неправильные записи, их исправляет администрация того предприятия, где эта запись была сделана.

Если организация, сделавшая неправильную запись, ликвидирована, исправление делает организация правопреемник, а при ее отсутствии – вышестоящая организация, которой подчинялось ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения должны соответствовать подлиннику приказа. В случае утраты приказа, исправление вносят на основании других документов, подтверждающих выполнение работ.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» зачеркивание неточных записей не разрешается.

2.4.4.4. Выдача трудовой книжки при увольнении

Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивают средний заработок во время вынужденного прогула. Днем увольнения считают день выдачи трудовой книжки. Издаю новый приказ о новом дне увольнения.

При увольнении рабочего, служащего вне записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенных в трудовую книжку во время работы в организации, заверяются подписью руководителя или начальника отдела кадров (если он есть) и печатью.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Пересылка трудовой книжки почтой допускается только с согласия работника.

В случае смерти работника трудовую книжку выдают на руки ближайшим родственникам под расписку или высылают почтой по их требованию.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в этот день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке (форма Т-2) и в книге учета трудовых книжек, а в журнале фиксируют дату и основание выдачи книжки.

2.4.4.5. Учет трудовых книжек

В организации ведут документацию по учету бланков и заполненных трудовых книжек

Существует приходно-расходная книга по учету бланков и трудовых книжек и вкладышей к ним.

Приходно-расходную книгу может вести в бухгалтерии предприятия кассир.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведет кадровая служба предприятия или лицо, ответственное за обеспечение кадровой деятельности. В книге регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши, выданные вновь.

Эти книги должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью директора и печатью.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранят в бухгалтерии, как документы строгой отчетности и выдают по заявке под отчет ответственному за ведение кадровой документации. Сотрудник сам может купить трудовую книжку в канцелярском магазине.

По окончании каждого месяца (квартала) в бухгалтерию предоставляют отчет о наличии бланков и вкладышей, а также отчитываются за суммы, затраченные на их приобретение. На испорченные бланки составляют акт.

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранят в течение двух лет в отделе кадров отдельно от остальных трудовых книжек.

Невостребованные трудовые книжки (дубликаты) хранят в архиве 50 лет. По истечении этого срока, они могут быть уничтожены в установленном порядке.

2.4.5. Личное дело

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Личное дело оформляют после издания приказа о приеме на работу. Порядок работы с личными делами не регламентирован нормативами, поэтому предприятия по разному решают вопросы их ведения.

Одни организации заводят личные дела на всех сотрудников, другие – на руководителей и ведущих специалистов.

В начало личного дела помещают документы, необходимые для приема на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения и т.д.

Каждое дело формируют в отдельной папке. На обложке делают отметки: № дела, фамилия, имя, отчество работника, дата поступления на работу.

Работники, ведущие кадровую документацию, отвечают за правильное оформление личных дел.

Рекомендуется в личное дело включать документы в следующей последовательности:

внутренняя опись документов дела;
дополнения к анкете (дополнение к личному листку по учету кадров);
заявление о приеме на работу;
анкета с фотокарточкой (личный листок по учету кадров);
трудовой договор (если есть);
приказ о приеме на работу (копия);
документы об образовании (копия);
характеристики или рекомендательные письма.

В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы и т.п.).

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включают.

На документы личного дела заносят в опись отдельно. Опись составляют и подписывают работники, ведущие кадровую документацию. В ней указывают также дату формирования личного дела. Начальная дата – дата заявления о приеме на работу

2.4.5.1.Автобиография

Автобиография (рис. 38) – документ, в котором описаны основные этапы жизни и трудовой деятельности работника.

Автобиографию сотрудник пишет собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности.

В тексте автобиографии освещают следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год рождения, образование, где, когда учился, в каком учебном заведении, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание (если есть), награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.

2.4.5.2.Резюме

Резюме – документ, содержащий сведения биографического характера, которые предоставляет лицо при трудоустройстве.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Сначала пишут свое имя, отчество, фамилию, домашний адрес, телефон, дату рождения (для женщин не обязательно). Текст излагают по разделам:

— цель резюме – место, на которое претендует составитель;

— образование (сначала указывают высшее образование – какой вуз и когда закончили, полученную специальность; затем перечисляются в обратном порядке другие виды образования до года окончания школы);

— трудовая деятельность (места работы указывают с настоящего времени до момента окончания школы, т.е. в обратном порядке; если занимались трудовой деятельностью в студенческие годы, можно также здесь это указать);

— специальные знания (перечисляют различные знания – умение работать на компьютере, знание иностранных языков и т.д.; указывают все, что может заинтересовать работодателя);

— семейное положение (указать – замужем (не замужем), вдова (вдовец), есть ли дети).

Текст резюме не должен превышать двух страниц печатного текста. Оформляют резюме на бумаге хорошего качества.

Образец резюме приведен на рис. 39.

2.4.5.3.Характеристика

Характеристика – документ, который содержит описание характерных и отличительных черт (качеств) работника и отражает мнение администрации о нем.

Характеристику составляет администрация и общественные организации (если они есть) предприятия, по просьбе работника, по запросу других организаций, по инициативе работника.

Характеристику оформляют на стандартном листе бумаги в произвольной форме. Текст характеристики, как правило, состоит из двух частей:

вводной, — указывают фамилию, имя, отчество, год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии;

основной – описывают деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград, поощрений, отношения с сотрудниками.

Завершающая фраза – «Характеристика выдана для предоставления…»

Если характеристику утверждает общественные организации или трудовой коллектив, то дают ссылку на дату и номер протокола заседания, собрания.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяют печатью. Характеристику составляют в двух экземплярах.

2.4.5.4.Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров (анкета) (рис. 40) – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д.

Работник заполняет от руки анкету при поступлении на работу. Ответы на вопросы он дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов – паспорта, трудовой книжки, документов об образовании.

В графе «Образование» указывают: «высшее», «неполное высшее», «среднее специальное», «среднее», «неполное среднее», «среднее» согласно документу об образовании работника.

В графе «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» указывают сведения о работе в соответствие с трудовой книжкой. Первой записью в трудовой книжке могут быть сведения об обучении в учебном заведении, эти сведения также отмечают в данной графе. Здесь же указывают на переходы в работе и их причину – учеба, болезнь, иждивение, отпуск.

Работник, занимая различные должности на одном предприятии, должен указать время пребывания в них.

В графе «Семейное положение» указывают сведения: женат (замужем), вдовец (вдова), холост (не замужем), перечисляют членов семьи (с указанием степени родства), проживающих вместе с работниками (отец, мать, жена, сын и т.д.). Надо также указать фамилию, имя, отчество, год рождения и чем занимается каждый член семьи.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Отрицательные ответы пишут без повторения вопросов в форме – не знаю, не имею, не владею, не был.

Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности.

2.4.5.5.Анкета

Анкета – аналогичная форма «Личного листка по учету кадров» и содержит те же графы.

В анкету можно вносит дополнительные сведения (об изменении фамилии). Анкету подписывают поступающие на работу и лицо, ответственное за документы по кадрам. Личный листок подписывает поступающий на работу.

Заполняют анкету в одном экземпляре. К ней прилагают копии документов об образовании, ученой степени и т.д., заверенные подписью и печатью, а также фотографию.

2.4.5.6.Дополнение к личному листку

Дополнение к личному листку (анкета) – указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). Документ имеет табличную форму. В нем указывают фамилию, имя, отчество работника и два раздела.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Первый раздел дополнения к личному листу фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это.

Второй раздел дополнений к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков, наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждения, участие в выборных органах власти, повышение квалификации. Все изменения должны быть подтверждены документами – приказами по личному составу, документами Загса, учебных заведений и т.д. Дополнение к личному листку (анкете) дополняет работник, ведущий документы по кадрам.

Обязательным реквизитом «Дополнения к личному листку» является отметка о проведении проверки наличия и состоянии дела. Отметку пишут на оборотной стороне листка. Оно состоит из надписи: «Личное дело проверено», даты и подписи.

2.4.6.Личная карточка

Личная карточка (форма Т-2) – основной учетный документ. Она имеет типовую межведомственную форму, утвержденную органами статистики.

Личная карточка:

— заводится на всех сотрудников, принятых на работу;

— состоит из вопросов и ответов на них;

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

— используется для анализа состава и учета движения кадров;

— заполняется в одном экземпляре (все изменения, предусмотренные формой, должны отражаться в личной карточке своевременно);

— ставится в алфавитную картотеку работающих (при использовании компьютера, можно вводить в него данные о сотрудниках, затем делать распечатки на принтере по форме Т-2).

Личная карточка заполняется сотрудником, ответственным за документы по личному составу, после подписания приказа о приеме работника на работу.

Основанием для записей служат документы – паспорт, документы об образовании, военный билет и т.д.

В обязательном порядке ставят дату заполнения карточки и личную подпись сотрудника.

Хранят карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке. Карточки уволенных сотрудников хранятся в течение года в отдельной картотеке в алфавитном порядке, затем подшиваются в дело и сдаются в архив. Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы.

Срок хранения карточки Т-2 – 75 лет.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями.

Управление предприятием неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Так, коллегиальная деятельность учредителей предприятия фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора — в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий — в актах; производственно-хозяйственная деятельность — в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу, служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками предприятия в народном суде.

Документы предприятия, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, относятся к памятникам культурного наследия нашего времени, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы. Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия и должны быть знакомы с Основами законодательства России об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией на предприятиях.

Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решение задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных доку­ментов на бумажных носителях//Секретарское дело, 1999, № 3.

2. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практичес­кое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000, 224 с.

3. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 187 с.

4. Быкова Т.А., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. посо­бие. — М.: МИФИ, 1996, 68 с.

5. Быкова Т.А., Кузнецова Т.В. Подготовка совещаний и собраний (практическое пособие). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000, 76 с.

6. Володин В.В, Ермолаева А.А. Организация делопроизводства в органах представительной и исполнительной власти. – Саратов, 2001.

7. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998, с.3.

8. ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».

9. Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузне­цова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Ли­хачев. — М.: Экономика, 1991, 271 с.

10. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 208 с.

11. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспече­ние управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 818 с.

12. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления. Учебно-справочное пособие. — М.: ИМПЭ, 1998, 96 с.

13. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. Изд. 8-е, испр. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999, 288 с.

14. Ларин М.В. Управление документацией и новые информацион­ные технологии. — М.: Научная книга, 1998, 137 с.

15. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2002.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

16. Организация работы с документами: Учеб. /В.А. Кудряев, И.К. Корнеев, Г.Н. Ксандопуло и др. — Гос. Акад. упр. им. Ор­джоникидзе. — М.: Инфра-М, 1998, 572 с.

17. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требо­вания к документам: Учеб. пособие. — М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994, 85 с.

18. РахманинЛ.В. Стилистика деловой речи и редактирование слу­жебных документов. — М.: Высшая школа, 1988, 239 с.

19. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Госу­дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, 91с.

20. Составление и оформление служебных документов. Практиче­ское пособие для коммерческих фирм, общественных организа­ций и государственных структур./Под ред. проф. Т.В. Кузнецо­вой, изд. 2-е. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999, 224с.

21. Справочник по деловой переписке. — М.: Межрегионсервис, 1996, 362 с.

22. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практ. пособие по документационному обеспечению. 3-е изд., доп. и перераб. — М.: ПРИОР, 1999, 144с.

23. Тейлор Клэр. Основы делопроизводства в современном бизнесе: Пер. с англ. — М.: СолСистем; Финансы и статистика, 1997, 176 с.

24. Чуковенков А.Ю., ЯнковаяВ.Ф. Оформление документов. Коммен­тарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документа­ции. Унифицированная система организационно-распорядитель­ной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Дело, 1999, 232 с.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1

Примерный перечень документов,

на которых проставляется гриф утверждения

Акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, _апитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.).

Инструкции (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения _атериалов и т.д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (проведения работ и мероприятий, командировки и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок т.д.).

Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, технические условия).

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы организации.

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

Приложение 2

Примерный перечень документов,

на которых ставится печать

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

Архивные справки.

Архивные копии.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работы и т.д.).

Заключения и отзывы.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцента и т.д.).

Исполнительные листы.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Заказать курсовую

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк; на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.).

Положения об организациях.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

Реестры (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк).

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Цена курсовой

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

Соглашения.

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; использование бюджетных ассигнований на заработную плату; о начисленной и причитающейся заработной плате и т.д.).

Спецификация (изделий, продукции и т.д.).

Титульные списки.

Удостоверения.

Уставы организаций.

Штатные расписания.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО УТВЕРЖДАЮ

«ФАКЕЛ» Начальник АХО

ДОЛЖНОСТНАЯ подп. Б. П. Раков

ИНСТРУКЦИЯ 00.00.00.

№

Машинистка машинописного бюро

1. Общая часть

1.1. Осуществляет перепечатку служебных документов с оригиналами, снятие

копий для структурных подразделений.

1.2. На должность принимаются лица, имеющие среднее образование и специальное образование по специальности «Машинопись».

1.3. Подчиняется завмашбюро.

2. Обязанности

2.1. Оперативно и качественно выполнять работу.

2.2. Соблюдает требования стандартов на ОРД.

2.3. Приводит в порядок рабочее место по окончании рабочего дня.

3. Права.

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

3.1. требует своевременного обеспечения предметами, необходимыми для работы.

Заведующий канцелярии подпись И. И. Иванов

СОГЛАСОВАНО

Начальник отдела

организации труда

Н. Н. Левцов

00.00.00

Министерство образования УТВЕРЖДАЮ

Директор техникума

ТЕХНИКУМ

ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО И.О.Фамилия

ТРАНСПОРТА 07.11.02.

ПОЛОЖЕНИЕ

№15

Астрахань

Инициативные группы По экономии тепла

Нужна помощь в написании курсовой?

Мы — биржа профессиональных авторов (преподавателей и доцентов вузов). Наша система гарантирует сдачу работы к сроку без плагиата. Правки вносим бесплатно.

Подробнее

1 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.,1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».

2 Формат (от лат. – придаю форму) – размер страницы, книги, листа, карточки  и т.п. Максимальный размер изделия, которое может быть получено или обработано на той или иной машине.

3 Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

4 Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

5 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

6 ISO 8601:1988 Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени.

7 Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. – М.: ВНИИДАД, с.14.

8 Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996 г. № 1239 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

9 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

10 Федеральный Закон «Об информации, информатизации  и защите информации» от 20.01.95 № 24-ФЗ.

11 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997, с. 2 – 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандарта России «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

12 Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Научная книга, 1998, с.44-47.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Курсовая работа моделирование стоимости компании
  • Компании с высоким рейтингом отзывов сотрудников
  • Курсы бизнес аналитика в москве с нуля бесплатно
  • Компании с самой высокой дивидендной доходностью
  • Курчатовский районный суд челябинска часы работы