Как восстановить учет, если предыдущий бухгалтер не отдает базу?
Добрый вечер, форумчане. К нам пришла новая фирма, ООО, ОСНО, оптовая торговля, операций мало. Ушли от своего бухгалтера, потому , что она стала периодически не выходить на связь. И конечно , она не отдала базу 1с. Восстанавливаем учет. Отчетность за полугодие сдана, первичка вся есть. Загвоздка вот в чем. Остаток на начало года ( 2020) на расчетном счете 55 тыс.руб., с наличкой организация не работает. А в бухотчетности ( за 2019) по строке 1250 стоит сумма 12 тыс. руб. Кроме того по строке 1210 стоит сумма 175 тыс. руб, но директор уверяет, что у него в наличии товаров всего на 15 тыс. руб. ( 10 счет не может быть задействован). Если есть у кого-то соображения, напишите, пожалуйста. Спасибо!
Здравствуйте!
Цитата (Ирина Зубкова):Ушли от своего бухгалтера, потому , что она стала периодически не выходить на связь. И конечно , она не отдала базу 1с.
Директору нужно было сначала посоветоваться, а потом расставаться с бухгалтером. Это к тому, что нужно было сначала узнать, как правильно принять дела. Перед передачей дел нужно было было провести анализ состояния бухгалтерского и налогового учета (можно с привлечением сторонней организации, аудитора и т.д.), потребовать от бухгалтера навести порядок, исправить ошибки. После исправления (или неисправления) ошибок отразить состояние БУ и НУ на момент приема-передачи дел в акте. В том числе зафиксировать в акте отказ буха передать базу.
Кому принадлежит программа 1С, буху или организации? Если организации, можно было в судебном порядке потребовать передачи базы. В случае удаления информации из базы потребовать ее восстановления, а случае отказа уплатить кому-то другому за восстановление учета, а затем в судебном порядке потребовать возмещения расходов.
На самом деле вариантов масса, но чтобы их реализовать, необходимо в первую очередь изучить договор с бухгалтером, должностные инструкции, учетную политику и пр. Учетная политика нужна в том числе в части организации учета, 1С упоминается? Кто за что отвечает?
Но поскольку директор все прошляпил, теперь остается только проводить инвентаризацию имущества, расчетов и т.д., руководствуясь Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», и выходить на какие-то более-менее реальные показатели.
Смените сложную учетную программу на понятный веб‑сервис для малого бизнеса
Nataly S, Спасибо за ответ. Директор принял такое решение, тк бухгалтер стала пропадать и не выходить на связь. Хорошо еще, что вся первичка в оригиналах в наличии. К сожалению, на практике, такие ситуации не редки.
Цитата (Ирина Зубкова):Директор принял такое решение, тк бухгалтер стала пропадать и не выходить на связь.
Нужно было фиксировать невыходы на работу, как это предусмотрено ТК РФ, слать уведомления и т.д. Увольнять в порядке статей 192 и 193 ТК РФ.
Цитата (Ирина Зубкова):К сожалению, на практике, такие ситуации не редки.
Бывает, но не нужно складывать лапки, нужно обзаводиться всеми возможными бумагами. Чем больше бумаг, тем лучше. В том числе и сейчас еще не поздно зафиксировать состояние БУ и НУ, когда Ваша организация берет на обслуживание такую проблемную фирму.
Вы не ответили на вопрос:
Цитата (Nataly S):Кому принадлежит программа 1С, буху или организации?
Nataly S, с бухгалтером никаких юридических отношений не было оформлено. 1с ее.
Доброе утро!
Ирина Зубкова, будьте осторожны с таким работодателем, оформляйте взаимоотношения с ним официально. Сама сейчас в такой ситуации, как тот бывший бух. И не нужна говорить, какая она плохая, сами, скорее всего, окажетесь с ним в такой ситуации. Уже одно то, что 1С принадлежала буху: работодатель экономил на всём, даже лицензионную 1С не установил бухгалтеру. Не пропадают просто так бухи, тем более, сдав все отчеты. А не отдать базу — единственный способ получить от работодателя то, что он тебе должен.
А теперь по делу. В принципе, Вам Наталья, всё ответила. Я тоже вижу единственный вариант — инвентаризация.
Хотя, самый простой вариант — свяжитесь с тем бухом, она директору не отвечает, а Вам (неизвестному номеру) ответит. Может, там долг копейки, проще будет рассчитаться с бухом и получить базу. Или хоть подскажет Вам, где концы искать.
Если это не вариант. Уточните у работодателя, не было ли на начало года других р/счетов. Может, на депозите денежка лежала (осмотрите, не было ли возврата депозита в текущем год, многие на 31.12 под процент кладут)?. Если нет — косяк буха.
Что касается товара на складе: то, что у дира товара на 15т.р. на складе, если не первый год работаете, знаете, что такие «ушлые» даже виртуальные приходы делают, а потом на бухгалтера руками махать начинают, почему товар на складе программы больше, чем в реальности. Но опять-таки, не зависимо от причины несоответствия — вам поможет инвентаризация.
Получите образец учетной политики и ведите бухучет в веб‑сервисе для небольших ООО и ИП
г. Новосибирск84 185 баллов
Добрый день.
Цитата (na28ta):Уже одно то, что 1С принадлежала буху: работодатель экономил на всём, даже лицензионную 1С не установил бухгалтеру.
А зачем мне 1С работодателя (клиента), если у меня свой лиценз есть?
И как бы 1С и база это несколько разные вещи. Оболочка у меня одна на каждую конфу, а баз десятки.
ИМХО, не отдать базу это наказать коллег, а не работодателя (клиента). Ему то чего — девочки, вы у меня умные, придумайте чего-нибудь…
Кстати, некоторые бухи ведут всех клиентов в одной базе — и как ее отдать?
Цитата (Ирина Зубкова):Остаток на начало года ( 2020) на расчетном счете 55 тыс.руб., с наличкой организация не работает.
Деньги со счета могли снять и благополучно забыть, вернуть подотчет, внести УК…
Цитата (Ирина Зубкова):строке 1250 стоит сумма 12 тыс. руб. Кроме того по строке 1210 стоит сумма 175 тыс. руб, но директор уверяет, что у него в наличии товаров всего на 15 тыс. руб.
Аналогично, оприходовали материалы (канцелярка, например), списать забыли, ошибки в расчете себестоимости, etc.
Доброе утро!
Цитата (Naaatta):А зачем мне 1С работодателя (клиента), если у меня свой лиценз есть?
Naaatta, чтобы проблем с возвратом не было. Получается, он просит отдать то, чем не обеспечил бухгалтера. Хотя, соглашусь, я тоже в одной базе несколько организаций веду.
Цитата (Naaatta):не отдать базу это наказать коллег, а не работодателя
Так коллег не было, бухгалтер был один, если базы ни у кого не осталось. Где есть коллеги, там и дубликат базы есть или облачная 1С стоит, или серверная.
Цитата (Naaatta):Кстати, некоторые бухи ведут всех клиентов в одной базе — и как ее отдать?
Делаете резерв.копию, удаляете всех, кроме одного, сохраняете, отправляете, восстанавливаете обратно из резервной копии.
Цитата (Naaatta):Деньги со счета могли снять и благополучно забыть
Но остаток на р/счете всё равно должен совпасть со строкой 1250
Цитата (Naaatta):Аналогично, оприходовали материалы (канцелярка, например), списать забыли
Автор почему-то не задействует 10 счет. Хотя, наличие не списанных ТМЦ было бы логичным объяснением.
г. Новосибирск84 185 баллов
Цитата (na28ta):Получается, он просит отдать то, чем не обеспечил бухгалтера.
Эммм… базу я разворачиваю для собственного удобства, чтобы не вести учет на самолетиках, например.
Отношения были не трудовыми, в таких отношениях средства производства могут быть использованы как заказчика, так и исполнителя, поэтому говорить об обязанности обеспечения чем либо мы не можем.
Я понимаю, что вами движет сейчас обида и жажда мести, однако, рассмотрите проблему с другой стороны — что вы сделали не так доведя ситуацию до такого состояния. Это гораздо продуктивнее обдумывания планов мести.
Цитата (na28ta):Так коллег не было, бухгалтер был один, если базы ни у кого не осталось.
Коллеги это бухгалтеры, которые будут вести учет после вас, они перед вами ни в чем не провинились. Или после вас хоть потоп?
Цитата (na28ta):Делаете резерв.копию, удаляете всех, кроме одного, сохраняете, отправляете, восстанавливаете обратно из резервной копии.
Пробовали? Или теоретизируем? Чтобы удалить организацию, нужно удалить все документы, операции, etc. Помечать на удаление будете ручками.
Цитата (na28ta):Но остаток на р/счете всё равно должен совпасть со строкой 1250
Для остатка по счету 50 отдельная строка баланса предусмотрена? Явно нет.
Получить ЭЦП по ускоренной процедуре и с полной техподдержкой
Добрый день, спасибо, что откликнулись. Поясню по ситуации. Фирма маленькая, примерно в квартал 20 поступлений (закупка товаров) и столько же списаний (продажи). В штате сотрудников нет. Директор работает без трудового договора. Уверяет , что наличных расчетов не было, никаких покупок канцтоваров и пр хознужд не было. Фирма закупает товар и почти сразу его продает. Запутаться в таком малом количестве товара невозможно. Думаю, что тут «наворочил» предыдущий бух. Повторюсь, остаток на расчетном счете 55 тр, а по балансу 12 тр. Если бы в балансе было больше, но тогда бы искали, а вот , чтобы было отрицательно, вижу первый раз. Крома тего, по расчетному счету есть приходы с формулировкой «возврат подотчетных сумм», но в подотчет директор ничего не снимал. ??? Всего то приход,расход,банк, склад. Операций по пальцам пересчитать. И по итогу такая «работа». Бух им советовала закрывать фирму, теперь ясно почему.
В профессию идут бесстрашные самоучки без образования, потом такой результат.
Naaatta, вы не в то русло уводите тему. Тема не обо мне, и не моя. Вопрос стоит конкретный: как восстановить учет. Отступление от темы было лишь к тому, что ругать предыдущего бухгалтера очень не корректно! Тем более, не зная ситуации. Если вы пытаетесь доказать мне обратное — ни к чему, никогда так не делаю и другим не советую.
Цитата (Naaatta):они перед вами ни в чем не провинились. Или после вас хоть потоп?
Я продолжаю работать и вести учет. Ни о какой мести речи не идёт, но деньги директор не платит, мысли есть поставить условие, что пока не оплатит работу ни работу продолжать не буду, ни базу другому бухгалтеру не передам. Не логично — пол года работы просто передать другому бухгалтеру. Не хочет со мной рассчитаться, пусть оплатит восстановление учета другому человеку. Тем более, что у меня учет реальный, остатки по балансу сходятся с реальными данными, оборотки ежемесячные есть у бухгалтера на месте, проблем больших с этим не будет, но заплатить одному из бухгалтеров ему придётся.
Цитата (Naaatta):Помечать на удаление будете ручками.
Групповой обработкой не пользуетесь?
Цитата (Naaatta):Для остатка по счету 50 отдельная строка баланса предусмотрена? Явно нет.
Если деньги выданы под отчет, то их в кассе нет. Так какая разница строка отдельная или нет, если там ноль?
Если есть практические советы, пишите, пожалуйста.
г. Новосибирск84 185 баллов
Цитата (Ирина Зубкова):Если есть практические советы, пишите, пожалуйста.
Все уже написано.
Инвентаризация всего, чего получится.
2020 год по документам.
Чего не сойдется — ошибка в учете исправляется в соответствии с ПБУ 22/2010.
Ведите книгу учета доходов и расходов, формируйте отчетность по УСН в веб‑сервисе
Добрый день! Тут только восстанавливать учет по первичным документам и проверять отчетность, при выявлении ошибок сдавать корректировки в контролирующие органы и дальше уже вести правильно.
У меня была похожая ситуация, только базу мне передали, но строго за один год 😀 Соответственно, все остатки на начало того года отсутствовали и итоговые остатки на момент передачи были некорректные…
Проблема вся в горе-предпринимателях, которые юридически никак не закрепляют отношения с бухгалтером, экономя на всём.
г. Новосибирск192 143 балла
Добрый день.
Цитата (Ирина Зубкова):Крома тего, по расчетному счету есть приходы с формулировкой «возврат подотчетных сумм»
Это вы где увидели? В выписке? Это вопросы к руководителю, а не к бухгалтеру. Вряд ли это она свои деньги вносила.
Sveto4Divny, деньги вносились директором для расчетов с поставщиками, при недостатке денег на р/сч. Инфа из выписки. Фактически это займ.
Сдать отчет 1‑Т по новой форме через интернет
Цитата (Ирина Зубкова):Фактически это займ.
Договор займа есть?
Nataly S, нет, конечно. бух сказала писать такую формулировку.
Цитата (Ирина Зубкова):нет, конечно.
Тогда откуда Вы знаете, что
Цитата (Ирина Зубкова):Фактически это займ.
А еще прежнего бухгалтера ругаете. 🤔 Вы же идете путем «два пишем, три в уме», и в учете будет одно, а в документах другое. Может быть директор подотчетные средства возвращал, а может быть это безвозмездное поступление от единственного участника. И не важно, что именно сказал директор про эти деньги, сказать он может что угодно.
Сначала документы — потом квалификация операции, и никак иначе.
Ирина Зубкова, здравствуйте!
Цитата (Ирина Зубкова):деньги вносились директором для расчетов с поставщиками, при недостатке денег на р/сч. Инфа из выписки. Фактически это займ.
Простите, но с чего Вы взяли, что это займ? У директора в под отчете могли быть денежные средства, он их возвращал на расчетный счет. Денежные средства использовались на расчеты с поставщиками.
Цитата (Ирина Зубкова):но в подотчет директор ничего не снимал. ???
Как Вы это определили если у Вас нет базы, а в балансе неправильные остатки как Вы пишите.
Заполнить и подать уведомление об исчисленных суммах налогов и взносов
И-К, это пока мои предположения. До окончательных выводов далеко. Возможно и безвозмездное поступление. Я уже писала бух ему сказала указывать эту формулировку. С расчетного счета в подотчет за 2018, 2019, 2020 денег не уходило. В магазинах директор не расплачивался корпоративной картой. С наличкой не работали.
Nataly S, «А еще прежнего бухгалтера ругаете. Вы же идете путем «два пишем, три в уме», и в учете будет одно, а в документах другое.» Я никогда так не делаю. Сначала анализ (глубокий и детальный), затем выводы и действия. считаю, одна голова хорошо, а три лучше, поэтому и трачу чтолько времени на форумы, семинары и пр.
г. Новосибирск84 185 баллов
Цитата (na28ta):Если деньги выданы под отчет, то их в кассе нет. Так какая разница строка отдельная или нет, если там ноль?
Эммм… в балансе деньги есть, целых 55 тыс.
Вам откуда известно что они выданы под отчет? Это даже автору вопроса неизвестно, не то что нам всем.
Цитата (Ирина Зубкова):Сначала анализ (глубокий и детальный), затем выводы и действия.
Да не совсем так.
Сначала в базу вводится все, что есть:
есть первичка — на основании первички;
нет первички — чего написано в выписке, того и проводите. Мало ли чего вам там директор расскажет.
Ведем текущий учет, параллельно выводя начальные остатки:
если есть возможность сделать сверку (контрагенты, бюджет, инвентаризация какая глядишь завалялась), выводим сальдо по сверке;
если нет возможности сделать сверку (подотчет, контрагент не отзывается и нет данных…), то не выводим сальдо. Или делаем инвентаризацию сейчас и выводим сальдо от обратного.
В итоге получаем какую то оборотку на 1 января.
Дальше уже можно начинать анализировать.
Все, что не найдено — в ошибки, все равно никогда не найдете.
Цитата (Ирина Зубкова):Я уже писала бух ему сказала указывать эту формулировку.
Сие может означать все, что угодно. От «мне думать лень» до «снимали когда то тонны налички, которые на 71 счете теперь числятся».
Ну вот как вы правду узнаете.
Naaatta, на сегодняшний день делаем те шаги, что вы описываете. Вообще — то у нас много чего есть : выписки по р/сч за все годы, первичка за все годы. отчетность за последние три года. Пока поэтапно собираем 2018, 2019. 2020 годы.
г. Новосибирск84 185 баллов
Цитата (Ирина Зубкова):Пока поэтапно собираем 2018, 2019. 2020 годы.
Пока не соберете, думать чего делать с тем, что получилось, не получится.
У меня иногда несколько лет уходит на подбирание хвостов. С нуля восстанавливать гораздо проще.
Составить и распечатать трудовой договор по готовому шаблону
Иногда бухгалтерия запущена так, что нужно полностью восстанавливать учёт. Рассказываем, в каких случаях восстановление учёта необходимо и как это сделать правильно.
В каких случаях нужно восстанавливать бухучёт
Учёт не вели совсем
В среднем и крупном бизнесе это редкость, а вот в микрокомпаниях весьма возможно. В таких организациях за бухучёт обычно отвечает один специалист. И если он неожиданно для руководства подаст заявление на увольнение, то найти замену за две недели положенной отработки может быть непросто.
Директор редко сам разбирается в бухучёте, да и в любом случае у него достаточно других забот, даже в небольшом бизнесе. Поэтому в таких случаях до выхода на работу нового бухгалтера учёт просто не ведут.
Учёт вели с серьёзными нарушениями
Это бывает, когда бухгалтерию поручают кому попало, то есть некомпетентным или недобросовестным специалистам. До поры до времени руководитель всецело доверяет бухгалтеру или аутсорсинговой компании, а при смене бухгалтера или в результате аудиторской проверки обнаруживается масса нарушений и недоделок.
Изменился статус компании
Малые предприятия имеют право вести бухучёт и сдавать отчётность по упрощённой форме. Но если масштабы бизнеса, например, по выручке превысят лимит, то компания должна будет сдать годовую бухгалтерскую отчётность на общих основаниях. Поэтому придётся пересмотреть все учётные регистры с начала года так, чтобы можно было составить годовой отчёт по стандартной форме.
Аналогичная ситуация и с налоговым учётом, который часто базируется на данных бухгалтерского. Например, компания на УСН с объектом налогообложения «Доходы» может не вести налоговый учёт расходов, а доходы считает кассовым методом. Но если она превысит ограничение по годовой выручке в 200 млн руб., придётся с начала текущего квартала платить налог на прибыль. Для этого будет необходимо организовать налоговый учёт как доходов, так и расходов по методу начисления.
Лишились бухгалтерской базы или документов
Бывает, что в результате форс-мажора компания осталась без бухгалтерских данных. Это может быть пожар, затопление, кража, заражение компьютерным вирусом или проделки бывшего недобросовестного бухгалтера. В таком случае придётся восстанавливать данные с нуля.
С 1 января 2022 году вступили в силу изменения, которые касаются почти всех, поэтому учётную политику на этот год пересмотреть нужно обязательно.
Изменения на 2022 год нужны в следующих разделах:
- Учёт имущества, полученного и сданного в аренду, в соответствии с ФСБУ 25/2018.
- Учёт капитальных вложений в соответствии с ФСБУ 26/2020.
- Учёт основных средств в соответствии с ФСБУ 6/2020 .
- Организация работы с документами в соответствии с ФСБУ 27/2021.
Перечень изменений в каждой компании зависит от особенностей деятельности и от того, есть ли право на упрощённый бухучёт. Если такое право есть, можно не применять отдельные положения новых стандартов.
Этапы восстановления учёта
Восстановление учёта проходит в несколько этапов. Обычно это анализ текущего состояния учёта, планирование работ по восстановлению и собственно восстановление.
Проанализируйте текущее состояние учёта
На этом этапе нужно оценить масштабы проблемы.
- За какой период нужно восстанавливать учёт.
- Какие документы есть, а какие нужно восстановить.
- Какие ошибки есть в документах: арифметические, неверные проводки, неправильное применение налогового законодательства.
- Примерное количество отсутствующих документов, численность сотрудников, список контрагентов.
Каждой бухгалтерской операции должен соответствовать свой первичный документ.
- При отгрузке либо поступлении товаров и продукции необходимо выписать или запросить от контрагента накладную.
- При оказании либо получении услуг — оформить или запросить акт.
- Если компания платит НДС, то на каждую операцию по отгрузке или оказанию услуг нужно выписать счёт-фактуру. При этом от поставщиков, которые также работают с НДС, необходимо, кроме накладных или актов, получить входящие счета-фактуры.
- При выдаче зарплаты нужно сформировать платёжную ведомость.
- Для подтверждения поступления денег на счёт или их списания необходимы платёжное поручение и выписка банка.
Проще всего понять, какой информации не хватает, если у компании сохранилась электронная база, а пострадали только бумажные документы. Тогда можно последовательно распечатывать из базы свои документы и запрашивать у контрагентов недостающие. Сложнее, когда учёт не велся совсем, или информационная база утрачена вместе с документами. Тогда придётся отталкиваться от актов сверок с контрагентами и на их основе восстанавливать первичку компании.
Составьте план работ
План зависит от конкретной ситуации, но в целом выглядит так.
- Инвентаризация основных средств, материальных запасов и других ценностей.
- Предварительная сверка расчётов с контрагентами, налоговыми органами и внебюджетными фондами.
- Восстановление первичных документов. Свои документы компания может создать повторно, а у контрагентов запросить в виде копий или дубликатов. Если учёт велся частично, и компания сдавала налоговые декларации и отчёты в фонды, можно запросить их копии. Это поможет оценить масштабы ошибок при начислении налогов и взносов. Однако нужно иметь в виду, что такой запрос, скорее всего, привлечёт внимание контролирующих органов и компания может попасть в план проверок.
- Создание на основе восстановленных документов учётных регистров.
- Итоговая сверка расчётов с контрагентами и контролирующими органами. При необходимости — исправление обнаруженных ошибок.
- Подготовка и сдача уточнённой бухгалтерской и налоговой отчётности. Скорее всего, при этом придется заплатить недоимку по налогам и пени.
Проведите мероприятия по восстановлению учёта
На этом этапе нужно исполнить план с учётом следующих моментов:
- Соблюдайте хронологию: восстанавливайте и исправляйте документы начиная с самого раннего периода, а на их основе — более поздние.
- Помните, что в налоговой и фондах есть только те данные по начисленным налогам и взносам, которые предприятие предоставляет в виде деклараций и другой отчётности. Даже если за период, который восстанавливаете, вы сдавали налоговую отчётность, скорее всего информация была искажена. Учитывайте это при сверке расчётов по обязательным платежам.
- Возможно, что часть первичных документов восстановить не удастся. Например, если контрагент уже ликвидирован. Тогда придётся пересчитать налоги без учёта этих документов и сдать уточнённые декларации.
Кому поручить восстановление бухучёта
Восстановить учёт можно своими силами или поручить это специализированной организации. В большинстве случаев восстанавливать бухучёт будет сложнее, чем вести, так как придётся разбираться в ошибках и работать в условиях недостатка информации. Поэтому, если поручить это штатным специалистам, неизбежно пострадает текущий учёт — на него будет оставаться меньше времени и сил.
Восстанавливать бухучёт своими силами целесообразно, если речь идет о коротком периоде и небольшом количестве документов. Например, 1-2 месяца и несколько десятков документов. В более сложных ситуациях лучше нанять аутсорсинговую компанию. Дело не только в разгрузке своей бухгалтерии. Штатный главбух, пусть и с большим стажем, может вообще не иметь опыта восстановления учёта, и ему придётся осваивать эту работу на ходу, а значит он может ошибиться или процесс затянется надолго.
Аутсорсинговая фирма направит сотрудников, которые специализируются именно на восстановлении учёта, а качество гарантирует по договору. В сервисе «Моё дело Бухобслуживание» работают не только квалифицированные бухгалтеры, но и методологи, аудиторы, а также налоговые эксперты и бизнес-консультанты. Вы получите настроенную систему без ошибок и полностью готовую к работе.
Подарок для наших читателей — запись вебинара по составлению учётной политики на 2022 год. Полтора часа подробного разбора новаций, конкретных примеров и ответов на вопросы!
Спикеры — известные эксперты в бухгалтерии и участники разработки новых ФСБУ:
- Алексей Иванов — директор по знаниям и развитию учётной системы интернет-бухгалтерии «Моё дело».
- Людмила Архипкина — ведущий методолог по бухгалтерскому учёту и налогообложению интернет-бухгалтерии «Моё дело».
Программа:
- рациональность в учётной политике: как не писать в ней лишнего и выбирать адекватные методы учёта;
- критерии существенности в учётной политике: как раскрывать достаточно информации для пользователей, но не избыточно для бухгалтерии;
- профессиональное суждение в учетной политике: как использовать рекомендации в области бухгалтерского учёта при его обосновании;
- учёт аренды по ФСБУ 25/2018;
- учёт капитальных вложений по ФСБУ 26/2020;
- учёт основных средств по ФСБУ 6/2020;
- учёт документов и документооборота по ФСБУ 27/2021.
-
Как проводить восстановление бухучёта: пошаговая инструкция
-
Проанализируйте текущее состояние учёта
-
Составьте план работ
-
Проведите мероприятия по восстановлению учёта
-
-
В каких случаях нужно восстанавливать бухучёт
-
Кому поручить восстановление бухучёта
-
Чем грозит отсутствие бухучёта
-
Административные, налоговые и уголовные санкции
-
Проблемы в управлении бизнесом
-
-
Сколько стоит восстановление бухучёта
-
Что нужно запомнить о восстановлении бухучёта:
Как проводить восстановление бухучёта: пошаговая инструкция
Проанализируйте текущее состояние учёта
На этом этапе нужно оценить масштабы проблемы:
- За какой период нужно восстанавливать учёт.
- Какие документы есть, а какие нужно восстановить.
- Какие ошибки есть в документах: арифметические, неверные проводки, неправильное применение налогового законодательства и т.п.
- Примерное количество отсутствующих документов, численность сотрудников, список контрагентов и т.п.
Каждой бухгалтерской операции должен соответствовать свой первичный документ, например:
- При отгрузке либо поступлении товаров (продукции) необходимо выписать или запросить от контрагента накладную.
- При оказании либо получении услуг — оформить или запросить акт.
- Если компания платит НДС, то на каждую операцию по отгрузке или оказанию услуг нужно выписать счёт-фактуру. При этом от поставщиков, которые также работают с НДС, необходимо, кроме накладных или актов, получить входящие счета-фактуры.
- При выдаче зарплаты нужно сформировать платёжную ведомость.
- Для подтверждения поступления денег на счёт или их списания необходимы платёжное поручение и выписка банка.
Проще всего понять, какой информации не хватает, если у компании сохранилась электронная база, а пострадали только бумажные документы. Тогда можно последовательно распечатывать из базы свои документы и запрашивать у контрагентов недостающие.
Сложнее, когда учёт не велся совсем, или информационная база утрачена вместе с документами. Тогда придётся отталкиваться от актов сверок с контрагентами и на их основе восстанавливать первичку компании.
Составьте план работ
План зависит от конкретной ситуации, но в целом выглядит так:
- Инвентаризация основных средств, материальных запасов и других ценностей.
- Предварительная сверка расчётов с контрагентами, налоговыми органами и внебюджетными фондами.
- Восстановление первичных документов. Свои документы компания может создать повторно, а у контрагентов запросить в виде копий или дубликатов. Если учёт велся частично, и компания сдавала налоговые декларации и отчёты в фонды, можно запросить их копии. Это поможет оценить масштабы ошибок при начислении налогов и взносов. Однако нужно иметь в виду, что такой запрос, скорее всего, привлечёт внимание контролирующих органов и компания может попасть в план проверок.
- Создание на основе восстановленных документов учётных регистров.
- Итоговая сверка расчётов с контрагентами и контролирующими органами. При необходимости — исправление обнаруженных ошибок.
- Подготовка и сдача уточнённой бухгалтерской и налоговой отчётности. Скорее всего, при этом придется заплатить недоимку по налогам и пени.
Проведите мероприятия по восстановлению учёта
На этом этапе нужно исполнить план с учётом следующих моментов:
- Соблюдайте хронологию: восстанавливайте и исправляйте документы начиная с самого раннего периода, а на их основе — более поздние.
- Помните, что в налоговой и фондах есть только те данные по начисленным налогам и взносам, которые предприятие предоставляет в виде деклараций и другой отчётности. Даже если за период, который восстанавливаете, вы сдавали налоговую отчётность, скорее всего информация была искажена. Учитывайте это при сверке расчётов по обязательным платежам.
- Возможно, что часть первичных документов восстановить не удастся. Например, если контрагент уже ликвидирован.Тогда придётся пересчитать налоги без учёта этих документов и сдать уточнённые декларации.
В каких случаях нужно восстанавливать бухучёт
Учёт не вели совсем
В среднем и крупном бизнесе это редкость, а вот в микрокомпаниях весьма возможно. В таких организациях за бухучёт обычно отвечает один специалист. И если он неожиданно для руководства подаст заявление на увольнение, то найти замену за две недели положенной отработки может быть непросто.
Директор редко сам разбирается в бухучёте, да и в любом случае у него достаточно других забот, даже в небольшом бизнесе. Поэтому в таких случаях до выхода на работу нового бухгалтера учёт просто не ведут.
Учёт вели с серьёзными нарушениями
Это бывает, когда бухгалтерию поручают кому попало, то есть некомпетентным или недобросовестным специалистам. До поры до времени руководитель всецело доверяет бухгалтеру или аутсорсинговой компании, а при смене бухгалтера или в результате аудиторской проверки обнаруживается масса нарушений и недоделок.
Изменился статус компании
Малые предприятия имеют право вести бухучёт и сдавать отчётность по упрощённой форме. Но если масштабы бизнеса, например, по выручке превысят лимит, то компания должна будет сдать годовую бухгалтерскую отчётность на общих основаниях. Поэтому придётся пересмотреть все учётные регистры с начала года так, чтобы можно было составить годовой отчёт по стандартной форме.
Аналогичная ситуация и с налоговым учётом, который обычно базируется на данных бухгалтерского. Например, компания на УСН «Доходы» может не вести налоговый учёт расходов, а доходы считает кассовым методом. Но если она превысит ограничение по годовой выручке в 200 млн руб., придётся с начала текущего квартала платить налог на прибыль. Для этого будет необходимо организовать налоговый учёт как доходов, так и расходов по методу начисления.
Лишились бухгалтерской базы или документов
Бывает, что в результате форс-мажора компания осталась без бухгалтерских данных. Это может быть пожар, затопление, кража, заражение компьютерным вирусом, проделки бывшего недобросовестного бухгалтера и т.д. В таком случае придётся восстанавливать данные с нуля.
Кому поручить восстановление бухучёта
Восстановить учёт можно своими силами или поручить это специализированной организации.
В большинстве случаев восстанавливать бухучёт будет сложнее, чем вести, т.к. придётся разбираться в ошибках и работать в условиях недостатка информации и т.п. Поэтому, если поручить это штатным специалистам, неизбежно пострадает текущий учёт, т.к. на него будет оставаться гораздо меньше времени и сил.
Восстанавливать бухучёт своими силами целесообразно, если речь идет о коротком периоде и небольшом количестве документов. Например, 1-2 месяца и несколько десятков документов. В более сложных ситуациях лучше нанять аутсорсинговую компанию.
Дело не только в разгрузке своей бухгалтерии. Штатный главбух, пусть и с большим стажем, может вообще не иметь опыта восстановления учёта, и ему придётся осваивать эту работу на ходу, а значит он может ошибиться или процесс затянется надолго.
Аутсорсинговая фирма направит сотрудников, которые специализируются именно на восстановлении учёта, а качество гарантирует по договору. В «Моё дело» работают не только квалифицированные бухгалтеры, но и методологи, аудиторы, а также налоговые эксперты и бизнес-консультанты. Вы получите настроенную систему без ошибок и полностью готовую к работе.
Чем грозит отсутствие бухучёта
Последствия могут быть как со стороны контролирующих органов, так и в виде проблем в бизнесе.
Административные, налоговые и уголовные санкции
Административный штраф по статье 15.11 КоАП РФ за грубые нарушения при ведении бухучёта может составлять от 5 до 20 тысяч рублей. При повторном нарушении суд вместо штрафа может дисквалифицировать ответственное должностное лицо на срок от 1 до 2 лет.
К грубым нарушениям порядка ведения бухучёта относится, в частности, отсутствие первичных документов или бухгалтерской отчётности.
Бухгалтерский учёт — это не только информация о финансовом положении компании. В большинстве случаев на его данных основан и налоговый учёт. Поэтому при отсутствии бухучёта почти всегда появляются и нарушения в расчёте налогов.
Штрафы за грубые нарушения в налоговом учёте предусмотрены статьей 120 НК РФ. Это отсутствие первичных документов или учётных регистров, и т.д.
Если нарушения в налоговом учёте не повлекли за собой занижения налогов, штраф составит от 10 до 30 тыс. руб. Если же возникла недоимка, сумма штрафа будет равна 20% от неуплаченного налога или взноса, но не менее 40 тыс. руб.
При крупной неуплате налогов свыше 15 млн руб. за три года виновным лицам грозит уголовное преследование (ст. 199 УК РФ). Максимальный штраф в такой ситуации может составить до 500 тыс. руб. Возможна также дисквалификация на срок до 3 лет и лишение свободы на срок до 6 лет.
Административные и уголовные санкции за нарушения в бухучёте и начислении налогов обычно применяют к директору. По закону именно руководитель отвечает за организацию учёта в компании (ст. 7 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Но могут пострадать и другие должностные лица. Например, наказать могут главбуха, если проверяющие докажут, что он принимал непосредственное участие в уклонении от налогов.
Проблемы в управлении бизнесом
Сложности из-за отсутствия бухучёта могут возникнуть не только в результате проверки. Компанию в этом случае ждут и другие неприятности.
Далеко не все организации ведут управленческий учёт. Да и если он ведётся, то в большинстве случаев основан на информации из бухгалтерии. Поэтому при отсутствии бухгалтерских данных руководитель не сможет полноценно управлять бизнесом.Например, если нет достоверной информации по расчётам, организация не сможе вовремя заплатить поставщикам или проконтролировать возврат долгов покупателями. Следовательно — неизбежно будут конфликты с контрагентами.
Если нет точного учёта материальных ценностей — это благодатная почва для воровства.
Если же любой из конфликтов, с контрагентами или сотрудниками дойдёт до судебного разбирательства, то компания скорее всего проиграет, ведь данных учёта или вообще нет, или они искажены.
Сколько стоит восстановление бухучёта
Стандартного тарифа на такие услуги нет: расценки могут варьироваться от нескольких тысяч до нескольких миллионов рублей, потому что каждый случай индивидуален.
Факторы, которые влияют на цену:
- Длительность периода для восстановления. Чем он дольше, тем дороже.
- Объём работы: количество документов, контрагентов, номенклатурных позиций, численность сотрудников и т.п.
- Срочность. Цена будет выше, если вам нужно как можно скорее восстановить учёт, потому что на носу налоговая или аудиторская проверка.
- Налоговый режим. На ОСНО восстанавливать учёт дороже всего.
- Сложные и нестандартные операции: внешнеэкономическая деятельность, займы, взаимозачёты и т.п. Любой из этих факторов повышает стоимость.
Что нужно запомнить о восстановлении бухучёта:
- За отсутствие бухучёта компании грозят большие штрафы, а в отдельных случаях — и уголовные санкции.
- Без достоверных бухгалтерских данных невозможно эффективно управлять бизнесом.
- Чем позже вы обнаружите проблему и приступите к восстановлению — тем дороже это обойдётся.
- Если объём работы большой, лучше поручить восстановление бухучёта специализированной компании.
Содержание страницы
- Когда бухучету может быть необходимо восстановление
- Зачем восстанавливать бухучет
- Что грозит недальновидным предпринимателям
- Каким может быть восстановление
- Процедура восстановления бухучета
- Помощь профессионалов в восстановлении бухгалтерии
Законодательная база Российской Федерации, касающаяся предпринимательской деятельности, четко оговаривает необходимость надлежащего ведения бухгалтерского и налогового учета. Однако на практике не всегда это делается в соответствии с требованиями законодательства.
Вопрос: Вправе ли будет налоговый орган запросить недостающие первичные документы у аудиторской компании, оказывавшей налогоплательщику, в отношении которого проводится выездная проверка, услуги по восстановлению и ведению бухгалтерского учета, составлению бухгалтерской (финансовой) отчетности?
Посмотреть ответ
Что может грозить предпринимателям, пренебрегающим правилами ведения бухучета? Как поступать тем бизнесменам, которые хотят привести запущенные или отсутствующие бухгалтерские документы в соответствие с законодательными требованиями? Кто может помочь в восстановлении бухучета? Попробуем найти ответы на эти вопросы в данной статье.
Когда бухучету может быть необходимо восстановление
Восстановление бухучета – комплексная процедура, заключающаяся в приведении с соответствие с требованиями законодательства РФ всей бухгалтерской отчетности и документации. Когда она может понадобиться?
Как восстановить ошибочно списанную дебиторскую задолженность в бухгалтерском учете?
Любая фирма сталкивается с необходимостью вести бухгалтерский учет. Крупные предприятия налаживают бухгалтерскую службу и строгий контроль, а мелкие предприниматели иногда подходят к решению вопроса легкомысленно: пренебрегают ведением учета, отдают эту деятельность на аутсорсинг непроверенным специалистам, обращаются к знакомым, сдают отчеты как придется, рассчитывая на отсутствие проверок. Но случается, что перспектива отвечать за такое отношение к отчетности встает перед предпринимателем как никогда близко, и тогда нужно будет в короткий срок привести всю документацию к требуемому состоянию. Такие ситуации складываются, когда:
- бухучет не велся в течение того или иного времени, иногда достаточно длительного;
- действующий бухгалтер оказался некомпетентным, не справлялся со своими обязанностями;
- в первичные документы вносилась ошибочная либо ложная информация;
- преднамеренный вред уволенного бухгалтера – порча или уничтожение бухгалтерской документации;
- утрата бухгалтерских документов вследствие форс-мажора: пожара, катастрофы, компьютерного вируса, ограбления и др.
Зачем восстанавливать бухучет
ВАЖНО! Договор оказания услуг по восстановлению бухгалтерского учета от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Цель приведения документации в порядок – не только самоочевидное восстановление соответствия законодательству. Предпринимателя могут побудить на эту сложную процедуру следующие факторы:
- перспектива серьезной налоговой проверки;
- возможность избежать ареста расчетных счетов организации в банке;
- ожидание аудиторов;
- создание бухучета «с нуля» под новый стиль управления или новое руководство.
К СВЕДЕНИЮ! Как видим, чаще всего работает «отрицательная» мотивация – стремление избежать санкций, которые за нарушение ведения бухучета весьма суровы.
Что грозит недальновидным предпринимателям
Если проверкой будут установлены нарушения в ведении учета, то есть в случаях, приведенных выше, он не будет своевременно и в нужном объеме восстановлен, участь предпринимателя не назовешь завидной:
- Неправильный бухучет автоматически связан с проблемами с ИНФС: ведь ошибки или отсутствие «первички» неминуемо повлечет за собой неверную уплату налогов или даже уклонение. А Налоговый кодекс строг к таким нарушениям: возможна административная и даже уголовная ответственность. За несвоевременное предоставление данных в налоговую или серьезных неточностей в поданной документации закон предусматривает:
- штраф от 200 тыс. до 300 тыс. руб.;
- или штраф в размере доходов за трехлетний период;
- принудительные работы до 5 лет;
- запрет на занятие тех или иных должностей до 3 лет;
- ограничение или лишение свободы до 6 лет;
- возможен арест банковских счетов и имущества фирмы.
- Плохой учет, как и любая работа плохого качества, отрицательно сказывается на эффективности организации и ее имидже, а значит, и на партнерских отношениях.
- Предприниматель, не имеющий системного представления о финансовой стороне деятельности своего бизнеса, утрачивает контроль не только над денежной динамикой, но и над поставками, реализацией продукции, другими активами.
- В случае кражи доказать что-либо в судебном порядке будет нельзя, так как имущественные права не будут подкреплены документально.
- Раз попав в поле зрения проверяющих органов, проштрафившаяся фирма останется объектом пристального внимания долгое время.
Каким может быть восстановление
В зависимости от разных оснований, может потребоваться различное восстановление бухгалтерской документации:
- Время, оставшееся до события, которое подвигло предпринимателя на учет (проверка, аудит, собственные цели), позволяет выделить:
- плановое восстановление;
- срочное;
- экстренное.
- Степень поврежденности исходной базы бухучета делит восстановление на:
- полное;
- частичное.
- Какими силами предприниматель собирается производить эту процедуру? Восстановление может быть:
- внутренним (самостоятельным);
- с помощью обновления персонала;
- внешним (делается на заказ специальными организациями).
Процедура восстановления бухучета
Какое бы восстановление ни потребовалось организации, целесообразно производить его по определенному алгоритму, позволяющему не упустить важных моментов и достичь намеченной цели в кратчайший срок.
СПРАВКА! Опыт показывает, что бухучет можно восстановить за срок от нескольких недель до нескольких месяцев.
Поэтапный алгоритм восстановления бухучета
1 этап: предварительный аудит. Прежде чем приступать, нужно изучить поле деятельности. Проводится «диагностика» текущего состояния бухгалтерских документов путем комплексного анализа ведущейся (или не ведущейся) деятельности по бухгалтерскому и налоговому учету на фирме. Результатом этого этапа станет перечень ошибок, нуждающихся в исправлении.
2 этап: определение объема необходимых работ. Ставятся конкретные задачи и распределяются по времени, отведенному на восстановление. Если для проведения процедуры приглашена другая организация, согласовываются оргвопросы, касающиеся порядка и места работы с документацией.
3 этап: составление плана. Конкретное планирование необходимых действий с указанием конечных этапов. Лучше, если это сделано максимально подробно. Для сторонних организаций этот этап будет называться «составление техзадания».
4 этап: реконструкция. Создание заново или корректировка первичной документации, а на их основе создание актуальных регистров бухгалтерского учета. Важно, чтобы восстанавливаемый период корректно «стыковался» с предшествующим и последующим.
5 этап: формирование новой отчетности. Воссозданную документацию нужно сверить с партнерами, поскольку остатки на счетах и некоторые другие данные должны полностью совпадать. После этого можно формировать корректные отчеты, которые можно без опасений предъявлять в налоговую.
6 этап: профилактика и рекомендации. Выявленные нарушения станут основой для формирования будущей стратегии бухучета: важно не допустить такой ситуации в будущем, научившись на собственных ошибках. Внутреннее восстановление позволит сделать выводы из сложившейся ситуации, а сторонняя организация в обязательном порядке даст комплекс практических советов и конкретных пропозиций.
Помощь профессионалов в восстановлении бухгалтерии
Можно попытаться восстановить поврежденный бухгалтерский учет силами собственного персонала. Есть путь, который предусматривает обновление бухгалтерского персонала с тем, чтобы новый сотрудник исправил ситуацию, созданную предшественником.
Самый быстрый и эффективный способ восстановить бухучет – обратиться к специализированным организациям.
Опытные профессионалы быстро оценят фронт работ, легко восстановят нужную первичную документацию и на ее основе создадут необходимые бухгалтерские регистры.
Стоимость таких услуг зависит от величины самой фирмы, объема нужных работ, количества документов, подлежащих восстановлению. Вариации возможны также в зависимости от используемой в организации системы налогообложения. Естественно, на сумму окажет влияние и необходимая срочность.
В конечном итоге восстановление бухгалтерского учета в любом случае обойдется компании дешевле, чем существование с разрушенной системой учета и ответственность перед законодательством.
31 Октябрь 2021
Бухгалтерский учет в компании решает несколько задач. Он обеспечивает руководство и других заинтересованных лиц достоверной информацией о финансовом положении дел. Также он обеспечивает взаимодействие с контрагентами на уровне представления данных для привлечения инвестиций, получения кредитов, подтверждения платежеспособности и т.п. И, самое главное, бухучет обеспечивает легальность работы (соответствие транзакций нормам действующего законодательства, корректный расчет налогов, своевременное представление отчетности контролирующим структурам).
Если бухучет ведется несистематически, с перерывами или, если ответственные лица проявляют непрофессионализм, халатно, указанные выше задачи не решаются или решаются неправильно. Выход в таком случае один – восстановление бухгалтерского учета. Разобраться в этом непростом процессе вам поможет этот чек-лист.
1. Что такое восстановление учета?
Восстановление – комплекс мероприятий по приведению бухгалтерского учета в соответствие нормам действующего законодательства, исправлению ошибок, уточнению отчетности.
2. Как можно восстановить учет?
Бухучет восстанавливается полностью или частично. Первый вариант подойдет, если учет не велся какое-то время, бухгалтер ушел и забрал базу, утеряна большая часть первичных документов, в отчетности раз за разом ФНС выявляет ошибки.
Локальное восстановление актуально, если проблемы возникли с конкретным сектором. Например, можно восстановить отдельно зарплатный или налоговый учет, подтянуть инвентаризацию или расчеты с контрагентами.
3. С чего начинается восстановление бухучета?
Восстановление начинается с анализа текущего состояния учета. Он проводится для того, чтобы выяснить:
актуальный период восстановления;
перечень утерянных или некорректных документов;
есть ли ошибки в базе и отчетах;
какие сектора учета нужно восстанавливать в первую очередь.
4. Какие операции попадают под восстановление?
Все, по которым не хватает первичных документов или документы оформлены некорректно. Например, нет накладной от контрагента при поступлении товаров, в счете-фактуре не выделен НДС, а компания является плательщиком налога, нет акта оказанных услуг или принятых работ, не сформирована платежная ведомость при выдаче зарплаты и т.п.
5. Как понять, чего не хватает в учете?
Проще всего выявить проблемы, если есть бухгалтерская база и нет бумажных первичных документов. Проверка перед восстановлением будет небыстрой и скрупулезной. Она включает последовательную распечатку базы и сверку бумажных документов. Недостающая первичка запрашивается у контрагентов.
6. Что делать, если учет вообще не велся или информация утрачена безвозвратно?
Восстановление учета с так называемой нулевой точки (если он не велся, если нет ни бумажных документов, ни электронной базы) предусматривает проведение сверок с контрагентами. На основе полученных актов запрашиваются недостающие документы. И уже на основе первички формируется электронная база.
7. Можно ли обойтись без сверок и инвентаризации?
Нет! Как правило, восстановление бухгалтерского учета начинается с инвентаризации ОС, материальных запасов, активов, обязательств. Следующим этапом является сверка с контрагентами, внебюджетными фондами и налоговой.
8. Как восстанавливать первичку?
Восстановление исходящих первичных документов выполняется путем их повторного создания. Входящие приходится запрашивать у контрагентов. Последние могут предоставлять копии или дубликаты.
9. Какие документы можно восстановить?
Восстанавливаются первичные бухгалтерские документы (счета, накладные, акты и т.п.), договоры с контрагентами, документы по конкретным сделкам, декларации и другие формы отчетности.
10. Документы восстановлены, что дальше?
После восстановления первичных документов необходимо создать на их основе учетные регистры. Если регистры были созданы ранее, рекомендуется их проверить.
11. Зачем нужна повторная сверка?
Когда первичные бумажные документы, учетные регистры, бухгалтерская база восстановлены, проводится повторная сверка с контрагентами и бюджетом. Необходима она для выявления и своевременного исправления ошибок в восстановленном учете. Пренебрежение контрольной сверкой чревато проблемами в будущем. Оставшиеся незамеченными ошибки могут существенно влиять на расчетные показатели.
12. Чем заканчивается восстановление бухучета?
Итоговым документом при восстановлении бухгалтерского учета является уточненная налоговая декларация. Как правило, при ее формировании обнаруживаются недоимки по налогам. Закрытие долгов перед бюджетом – финальная стадия восстановления учета.
13. Как восстанавливать давно заброшенный учет?
Бухучет всегда восстанавливается в хронологическом порядке: от ранних периодов к поздним.
14. Что делать, если первичку восстановить невозможно?
С восстановлением документов обычно не возникает проблем, если все контрагенты налогоплательщика являются действующими. Если компания ликвидирована, запросить копии и дубликаты документов не получится. В таком случае налоги за конкретный период пересчитываются без учета сделок с ликвидированным контрагентом. По результатам восстановления учета формируются и сдаются уточненные декларации.
15. Как быть с учетом после пожара, потопа и т.п.?
Если имели место обстоятельства непреодолимой силы, чрезвычайные ситуации и утерянные первичные документы восстановить невозможно, об этом следует незамедлительно уведомить контролирующие структуры. Причем одного уведомления будет недостаточно. В качестве подтверждающих документов необходимо использовать справки и акты, оформленные соответствующими службами (МЧС, пожарным надзором, например).
16. Как доказать, что все меры по восстановлению первички были приняты?
Восстановление первичных документов предполагает активные действия налогоплательщика. Будьте готовы подтвердить отправку запросов, проведение сверок, переписку с контрагентами, их правопреемниками и представителями.
17. Как восстанавливать информацию по безналичным расчетам?
Для утерянных платежек и выписок необходимо обратиться в обслуживающий банк. Получение копий первичных документов позволит установить проведение безналичных расчетов и восстановить исполненные операции.
18. Как восстанавливать кассовые чеки?
Восстановление чеков актуально, если собственность налогоплательщиком была приобретена за наличные. За копиями чеков придется обращаться к продавцам. Если чеки восстановить не удается, с подтверждением расходов возникнут проблемы.
19. Как восстанавливать отчетность?
Отчетность восстанавливается на основе первичных документов, результатов проведенных сверок и данных, внесенных в электронную базу. Восстановлению подлежат расчеты, балансы, декларации. Если отчетность сдавалась в контролирующие структуры, можно обратиться к ним с запросом на предоставление копий. Правда, почти всегда получение такого запроса – повод обратить на налогоплательщика особое внимание.
20. Можно не восстанавливать, а начать заново?
Если учет какое-то время не велся, оставить все как есть и начать новый учет с момента возобновления деятельности не получится. Такие действия квалифицируются как грубое нарушение, за которое предусмотрен штраф по КоАП (ст. 15.11) и дисквалификация. Отсутствие первичных документов и бухгалтерской отчетности может стоить 5000–20000 рублей. И сейчас речь только об административной ответственности.
А есть еще ответственность за уклонение от уплаты налогов и нарушение ведения налогового учета. Максимальный штраф достигает полумиллиона рублей. Также за отдельные налоговые нарушения предусмотрена уголовная ответственность.
21. Чем некорректный учет вредит бизнесу?
Не восстанавливать учет, а просто начать заново вредно для бизнеса. Отсутствие у руководства актуальной информации о финансовом состоянии фирмы – благодатная почва для мошенничества и воровства. Кроме того, неизбежны конфликты с контрагентами и покупателями. Если учет не восстановлен, невозможно четко понять, кто, кому и сколько должен.
22. От чего зависит цена восстановления учета?
На стоимость работ по восстановлению бухгалтерского и налогового учета влияет несколько факторов. Во-первых, период восстановления. Чем дольше учет не велся, тем дороже обойдутся услуги специалистов.
Во-вторых, объем работ. И здесь речь не только о количестве утерянных данных и документов. Имеет значение и количество контрагентов, с которыми предстоит делать сверку взаиморасчетов. Численность сотрудников тоже берется в расчет.
В-третьих, налоговый режим. Дороже всего обходится восстановление на ОСНО.
Также имеет значение наличие нестандартных, сложных операций (ВЭД, взаимозачеты, займы, аффилированные лица и т.п.).
23. Если меняется статус компании, надо восстанавливать учет?
Изменение статуса налогоплательщика – повод для восстановления учета. Но процедура будет отличаться от той, которая предусмотрена при отсутствии учета как такового или выявлении в нем серьезных ошибок.
Если меняется масштаб бизнеса, например, малое предприятие превышает лимит по выручке и теряет право на упрощенный учет и отчетность, восстановление предусматривает пересмотр учетных регистров с начала года в целях составления годовой отчетности стандартного образца.
Если меняется налоговый режим, например, с УСН «Доходы» на ОСНО, восстановление предусматривает проверку налогового учета доходов и организацию учета расходов в целях расчета и уплаты налога на прибыль.
24. Можно ли восстановить учет своими силами?
Силами штатной бухгалтерии учет восстановить, теоретически, можно. Многие так и поступают, желая сэкономить. Но следует учитывать один важный момент: бухгалтерия, которая допустила серьезные ошибки при ведении учета, вряд ли справится с трудоемким процессом их исправления. Восстанавливать учет сложнее, чем вести.
25. Риски самостоятельного восстановления
Восстановление бухучета своими силами сопряжено с тремя основными рисками: потерей времени (процесс может сильно затянуться), потерей денег (чем дольше учет ведется некорректно, тем больше штрафов и доначислений) и сокрытием злоупотреблений. На последнем стоит остановиться отдельно. Как думаете, бухгалтер, намеренно исказивший данные бухучета в корыстных целях, поспешит исправлять ошибки и признаваться в злоупотреблении? А впрочем, вам решать, кому доверять восстановление учета.
26. Кто может восстановить учет?
Специфика и риски восстановления бухучета своими силами рассмотрены выше. Кроме штатной бухгалтерии, к восстановлению можно привлечь профильного аутсорсера. И это оптимальное решение, если вы хотите получить независимую оценку состояния учета и качественный результат.
27. Когда актуально срочное восстановление бухучета?
С бухучетом давно проблемы, но восстановление раз за разом откладывалось? Время пришло провести процедуру, если:
Компания попадает под обязательный аудит и срок проверки подходит.
В перспективе возможна выездная налоговая проверка.
В компании сменилось руководство, изменился стиль управления, контроля.
Нужно максимально снизить риски ареста банковских счетов.
28. Как быстро можно восстановить учет?
Сроки индивидуальны и зависят от периода бухгалтерского простоя, объема предстоящих работ, специфики деятельности компании. В среднем квартальный пробел в учете можно восстановить за пару недель. Если учет не велся год или велся несистематически, времени потребуется больше – до 2-3 месяцев.
29. Восстанавливать учет или ликвидировать компанию?
Считается, что бизнес с запущенным учетом проще закрыть. На самом деле без решения задач в области бухучета не обойдется в том и другом случае. Ликвидация невозможна без проведения сверок, составления ликвидационного (предварительного и окончательного) баланса. К тому же закрытие бизнеса не отменяет неисполненных налоговых и прочих обязательств.
Запущенный бухучет – не повод закрывать компанию. Ошибки можно исправить, первичку – восстановить и с налоговой рассчитаться по долгам, отчетности.
30. Как избежать проблем в будущем?
Чтобы восстановленный бухгалтерский учет не скатился снова, не допускайте:
выполнения всего объема работ одним специалистом (особенно это касается налогоплательщиков на ОСНО, УСН «доходы минус расходы»);
пробелов в бухгалтерском, налоговом учете (даже на неделю-две);
сотрудничества с непрофильными специалистами (если бухучет ведет администратор или кадровик, это не экономия, а путь в никуда);
ведения учета на коленке (автоматизация – это не только удобно, но и выгодно, безопасно).
Подведем итоги. Вести учет проще и дешевле сразу корректно и грамотно. За его отсутствие предусмотрены штрафы, дисквалификация и даже уголовная ответственность. При недостоверном учете невозможно эффективно управлять бизнесом, а значит, неизбежны финансовые потери и упущенная прибыль.
Чем позже обнаружены ошибки и проблемы, тем дороже обойдется восстановление. Чем дольше учет не велся и чем больше масштаб катастрофы (например, утеряна и база, и первичка), тем сложнее справиться с восстановлением самостоятельно.
Количество показов: 2724
Теги данной публикации: бухгалтериябухучет
Восстановление бухучета необходимо, чтобы вернуть контроль над делами компании. В каких ситуациях восстановление бухгалтерского учета обязательно? Каков порядок проведения и исправления учетных данных? Ответы на эти и другие вопросы рассмотрим в материале далее.
Для чего требуется восстановление бухучета?
Бухучет обязаны вести все хозсубъекты, за исключением лиц, поименованных в п. 2 ст. 6 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Основными задачами бухучета являются:
- Своевременное обеспечение руководства предприятия и заинтересованных лиц подробной и достоверной информацией о состоянии дел фирмы. Без такой информации руководителям крайне сложно принимать эффективные управленческие решения.
Об особенностях управленческого учета и принятии решений на его основании читайте здесь.
- Обеспечение взаимодействия с контрагентами компании, включая представление информации о своем предприятии для принятия контрагентами управленческих решений. Хороший пример — представление данных банкам для получения кредитов или инвесторам для привлечения инвестиций.
- Обеспечение легальности работы предприятия, в том числе:
- корректного исчисления и уплаты налогов и сборов;
- соответствия всех транзакций предприятия действующему законодательству;
- представления достоверной информации в государственные надзорные и статистические органы.
Отсутствие такого обеспечения может привести к серьезным проблемам как в деятельности предприятия, так и в самой возможности его существования. Кроме того, невыполнение данных требований грозит санкциями в отношении лиц, ответственных за ведение бухучета предприятия.
Какая ответственность предусмотрена за нарушение правил ведения бухгалтерского учета, подробно разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+, чтобы заранее подготовиться к вопросам проверяющих.
Для выполнения таких задач бухучет должен вестись:
- на непрерывной регулярной основе;
- с обеспечением полноты и оперативности данных;
- с обязательным документированием всех фактов финансово-хозяйственной деятельности.
Какие требования предъявляются к бухучету, узнайте здесь.
Если в силу каких-либо причин такое ведение учета было нарушено (или утрачены данные), информацию следует восстановить. По возможности в том виде, в каком она была бы, если бы нарушений (утрат) не было.
Распространенные ситуации, когда требуется восстановление бухучета
Восстановление бухучета – комплекс мер, направленных на приведение бухгалтерского и налогового учета в полное соответствие законодательным нормам.
Ситуации, при которых обязательно нужно выполнять восстановление бухучета, являются достаточно типовыми и распространенными. Но это не умаляет важности процесса восстановления.
- Когда выявлена некомпетентность лиц, отвечающих за ведение бухучета в компании. Причем это необязательно только руководитель бухгалтерии — просчеты и ошибки, искажающие данные бухучета, могут допускать и рядовые специалисты или подразделения. В этом случае необходимо проводить сначала ревизию, а затем восстановление данных.
- Когда лица из администрации предприятия, в том числе отвечающие за ведение бухучета, привлечены к уголовной ответственности.
Подробнее о возможной уголовной ответственности для руководства предприятия узнайте из этой статьи.
- Когда выявлены существенные искажения бухгалтерских данных и/или искажения информации, содержащейся в первичных документах.
- Когда бухучет в течение некоторого периода времени не велся. Данная ситуация довольно часто встречается на российских малых и микропредприятиях. Если один специалист отвечал за весь объем работ по бухгалтерскому и налоговому учету и по каким-либо причинам покинул компанию, руководители часто не торопятся искать другого. Еще пример такой ситуации: физик, зарегистрировавшись в качестве предпринимателя в ФНС на упрощенке, не вел учет доходов, а в последствии из-за превышения лимита утратил возможность применения спецрежима, автоматом перейдя на общую систему.
См. также «Порядок ведения бухгалтерского учета при УСН».
- Когда первичка и бухгалтерские регистры утрачены. Обычно в силу чрезвычайных обстоятельств: кражи, пожара и т.п.
ВАЖНО! В соответствии со ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ документы бухучета подлежат хранению в порядке, установленном нормативами по государственному архивному делу. За отсутствие документов ответственность несет руководство организации (ст. 7 закона № 402-ФЗ). Аналогичные нормы присутствуют и в НК РФ, например, подп. 8 п. 1 ст. 23 НК устанавливает порядок хранения документации, необходимой для исчисления и уплаты налогов, а ст. 110 НК описывает признаки налоговых правонарушений, к которым может относиться и отсутствие документов бухучета. Во избежание дополнительной ответственности в случае утраты документов руководству необходимо строго придерживаться положений п.6.8 положения о документах в бухучете, утвержденного приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105. А именно: назначить комиссию по расследованию причин утраты (и поиску виновных лиц) и при необходимости привлечь к разбирательству органы следствия, пожарного надзора и иные компетентные органы. Утрата документации оформляется специальным актом, заверенным членами комиссии по расследованию и представителями привлеченных госорганов.
Этапы восстановления бухгалтерского учета
Чтобы привести бухгалтерский и налоговый учет в соответствие с законодательством, следует:
- провести комплексный анализ бухгалтерского и налогового учета, а также первичных документов с целью определения масштабов работ;
- составить план проведения работ;
- восстановить первичные документы и внести информацию в налоговые и бухрегистры;
- провести сверку с контрагентами и фискальными органами;
- в случае необходимости подать уточняющие декларации с корректными данными;
- уплатить недоимки по налогам, штрафы и пени.
Если руководитель компании вместо самостоятельного восстановления учета предпочел услуги аудиторских фирм, то по окончании работ специалисты предоставляют отчет о проделанной работе с предложениями по оптимизации бухучета.
Как быть, если документы восстановить нельзя?
Иногда случается так, что часть утраченных (отсутствующих) документов восстановить нельзя. Например, если контрагент, у которого можно запросить дубликаты тех же счетов-фактур за восстанавливаемый период, успел ликвидироваться.
В таких случаях вопрос разделяется на 2 части:
- как отразить данные по невосстановимой документации в отчетности, используемой для принятия управленческих решений?
- как урегулировать вопрос с утратой документов с контролирующими органами?
И если в части управленческих сведений возможны варианты (например, расчетные показатели или использование данных третьих лиц, таких как аудиторы контрагентов), то в части отношений с налоговыми и аналогичными органами порядок действий всегда один:
- О невозможности восстановить документы нужно сразу же уведомлять налоговую и другие госорганы (например, ПФР, если дело касается сведений о занятости и доходах сотрудников). При этом уведомление следует подкреплять оформленным актом и подтверждениями третьих лиц (например, справкой из пожнадзора о пожаре). Также следует представить подтверждение того, что документы восстановить невозможно (например, подтверждение ликвидации контрагента).
- Подобные дела контролирующие органы всегда рассматривают в индивидуальном порядке. Однако следует иметь в виду, что отсутствие первичных документов почти наверняка приведет к необходимости пересчета налогов за тот период, за который не получается сделать восстановление. Например, при отсутствии счетов-фактур от ликвидировавшегося поставщика придется исключить из расчетов НДС, ранее принятый к вычету по этим счетам-фактурам.
Больше о счетах-фактурах и порядке вычетов по НДС прочтите здесь.
Итоги
Работы по восстановлению бухучета требуются, если в силу каких-либо причин у предприятия отсутствуют первичные документы и регистры учета за период. При этом восстановление бухучета преследует несколько целей, включая необходимость хранения документов для представления контролирующим органам.
В организациях нередки случаи ведения учета с ошибками или не ведения его вообще, потери документов из-за пожаров, переездов или ухода бухгалтеров. Все это ведет к необходимости восстанавливать учет.
В организациях нередки случаи ведения учета с ошибками или не ведения его вообще, потери документов из-за пожаров, переездов или ухода бухгалтеров. Руководство и контрагенты не получают точных данных о деятельности и имущественном положении организации, затрудняется контроль за сохранностью товарно-материальных ценностей, активов и денежных средств. Все это ведет к необходимости восстанавливать учет. Восстановление учета — сложный и долгий процесс, когда все документы приводятся в порядок и восстанавливаются отсутствующие бумаги.
Отсутствие ведения учета не остается безнаказанным. Если не предоставить отчетность в налоговые органы вовремя, работу организации приостановят и расчетные счета заблокируют, а на руководителей наложат штраф. Отсутствие учета и первичных документов приведет к тому, что при налоговой проверке будут наложены штрафы, пени и взысканы суммы неуплаченных налогов.
Цели восстановления учета
Восстановление учета напрямую связано с законодательными требованиями. Все имеющиеся документы приводят в соответствие требованиям, а отсутствующие восстанавливают. Это позволяет минимизировать финансовые потери, связанные с нарушением законодательства. Суд принимает как смягчающее обстоятельство подтвержденные попытки восстановления учета. Если же никакие меры не принимались, суд трактует это как противоправное бездействие, повлекшее правонарушение по неосторожности.
Целью восстановления учета может быть создание или восстановление структуры учета, получение положительных заключений от аудиторских организаций, снятие санкций с расчетных счетов.
В зависимости от целей и объема, восстановление учета подразделяется на два вида:
- частичное — восстанавливается определенный участок учета (учет ТМЦ, кадастровый учет, банковские операции);
- полное — восстанавливается учет в комплексе. Включает ввод первичной документации, составление и сдачу отчетности в ИФНС, ПФР, ФСС и т.д.
Сроки восстановления учета
Законодательство не устанавливает сроки для восстановления учета. Они изменяются в зависимости от объемов, периодов и целей работ. Но затягивать с этим не стоит, так как при налоговой проверке отсутствие документов может привести к неприятностям.
Восстановление налогового учета и бухучета нужно проводить за период охвата налоговой проверки. При выездной проверке охватывается период не более трех лет, поэтому восстанавливать документы за больший срок не нужно. Но если налоговая запросит документы давностью более трех лет, обязанность предоставить их остается. Например, при подаче уточненной декларации могут проверяться ее пункты давностью более трех лет.
Кому поручить восстановление учета
Руководство организации может самостоятельно решить, кого привлечь для мероприятий по восстановлению. Учет может восстанавливаться как бухгалтерами предприятия, так и привлеченными лицами или фирмами. Рассмотрим варианты подробнее.
- Привлечение для работы своего персонала позволит сэкономить деньги, но под вопросом останутся сроки завершения мероприятий. К тому же бухгалтерия, допустившая такое состояние учета, вряд ли сможет справиться с таким трудоемким заданием: восстановление учета — процесс куда более сложный, чем ведение.
- Привлечение для работы новых сотрудников тоже позволит существенно сэкономить, хотя новому сотруднику придется знакомиться со спецификой деятельности организации. Учитывайте, что его компетенции не известны наверняка, а привлечение неопытного сотрудника к мероприятиям по восстановлению может только ухудшить ситуацию.
- Привлечение для работы аудиторской или консалтинговой фирмы позволит соблюсти сроки проверки, получить аудит высокого качества и достоверный отчет о процедуре восстановления. Цены на услуги изменяются в зависимости от объема работ, системы налогообложения, сроков и способов. Работа со специализированными фирмами не позволит сэкономить, но даст гарантии по соблюдению процедур и правильности оформления документов. На восстановлении учета не стоит экономить, ведь нарушение законодательства и выплаты штрафов могут обойтись дороже.
С чего начать восстановление бухгалтерского учета
Восстанавливать бухучет в организации — долгий процесс, он может занять от недели до нескольких месяцев. Восстановление проводится в несколько этапов.
На предварительном этапе проводится анализ системы учета в организации, выясняется уровень запущенности и выявляются проблемные зоны. После этого руководство принимает решение об объеме работ: полное или частичное восстановление.
Во-первых, проанализируйте имеющуюся документацию и документооборот, проверьте правильность расчета налоговых платежей, составьте налоговые декларации. Заполнение пробелов в учете сопровождается подачей уточненных налоговых деклараций и исправленных форм отчетности. На этом этапе для восстановления учета проводится инвентаризация. Она позволит проверить учет ТМЦ и ОС и восстановить его.
Во-вторых, восстанавливается недостающая первичная документация, которая нужна для заполнения регистров. Проведите систематизацию всех наличных документов. Сверьте данные бухучета и первичной документации. Так выявятся отсутствующие счета-фактуры, ПКО и РКО, накладные и т.д. Восстановить недостающие документы можно самостоятельно или запросив дубликаты у контрагентов, инспекций, банков, ИФНС.
В-третьих, выявите несданную отчетность. После восстановления и корректировки всех документов подготовьте и сдайте отчетность в нужные инстанции. На основании подаваемых уточненных деклараций, уплатите необходимые налоги и штрафы.
После восстановления учетных данных пригласите независимую аудиторскую фирму, которая проверит отчетность и подтвердит отсутствие ошибок. В заключение всех мероприятий разрабатываются рекомендации по дальнейшему ведению учета. Они должны предотвратить утрату документов в будущем. Для разработки мер учитываются все выявленные ошибки и расхождения и сформулировать конкретные предложения для оптимизации учета в организации.
В результате учет становится полностью прозрачным и понятным руководству и проверяющим органам. Организация получает полный архив первичной документации, полный пакет бухгалтерской и налоговой отчетности в электронном и бумажном виде, который соответствует требованиям закона. На этом этапе можно считать восстановление учета завершенным.
Требуется восстановление учета? Специалисты веб-сервиса Контур.Бухгалтерия и Контур.Бухта проведут восстановление и наладят работу, оставьте заявку для бесплатной консультации. Приведите учет в порядок с нашей помощью и работайте без ошибок в простом облачном сервисе — самостоятельно или с бухгалтером. Первые 14 дней работы в Контур.Бухгалтерии — бесплатно.