Кто в строительной компании занимается закупками

Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам

Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.

Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.

Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:

• подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
• контроль всех этапов процесса;
• анализ расходов;
• ведение базы заказов;
• возвращение залога участникам торгов;
• аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
• анализ заявок участников, их прием и отклонение.

Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).

В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.

Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.

Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.

Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.

Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.

В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?

1. В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
2. Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
3. После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
4. Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.

Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.

Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.

Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.

Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.

Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:

• требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
• основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
• основы антимонопольного законодательства;
• основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
• особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
• методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
• основы информатики в части применения к закупкам;
• этика делового общения и правила ведения переговоров;
• дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
• требования охраны труда.

К умениям специалиста по закупкам относится:

• мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
• составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
• анализ заявок поставщиков;
• отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
• ведение переговоров, составление заявок и предложений;
• отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
• создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
• анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
• взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.

Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:

• сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
• организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
• подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
• организация и проведение всех закупочных мероприятий;
• подведение итогов закупки;
• выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.

Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.

Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.

Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.

В 2022 году по-прежнему обязательным остается требование государства нанимать на работу и доверять задачи по организации закупочной деятельности только тем специалистам, знания и опыт которых соответствуют требованиям профессионального стандарта «Специалист в сфере закупок». Данный документ закрепляет принцип профессионализма заказчика.

От завхоза до руководителя

1. Распространяется на:

• руководителей федеральных, региональных и муниципальных сфер управления;
• руководителей бюджетных, автономных учреждений, государственных, муниципальных унитарных предприятий и иных юридических лиц;
• управляющих финансово-экономической и административной деятельностью;
• руководителей и специалистов бухгалтерии, служащих по бухгалтерским операциям и учету.

2. Применим к таким должностям, как:

• юристы;
• финансисты и экономисты;
• специалисты и сотрудники, связанные с закупочной деятельностью;
• специалисты органов государственной власти.

3. Описывает четыре обобщенные трудовые функции:

• обеспечение закупок;
• осуществление закупок;
• экспертиза результатов закупок, приемка контракта;
• мониторинг, аудит и контроль в сфере закупок.

Подробнее о специалистах по закупкам, о должностях, требованиях к ним в соответствии с профстандартом рассказала эксперт Татьяна Руцинская на вебинаре Контур.Школы «Профессионализм заказчика по 44-ФЗ, 223-ФЗ в сфере закупок». 

Должности и функции

Все трудовые функции для специалистов в сфере закупок профстандарт делит на четыре уровня квалификации. Каждый из них описывает свои должности, требования к образованию специалиста и к его профессиональным навыкам.

Уровень квалификации 5

Должность: специалист по закупкам, работник контрактной службы, контрактный управляющий.

Образование: допустимо наличие среднего профессионального образования, строгих требований к наличию высшего образования нет.

Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.

Опыт работы: строгого требования к наличию опыта работы в данной сфере нет.

Трудовые функции:

• предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы и услуги;
• подготовка закупочной документации;
• обработка результатов закупки и заключение контракта.

Уровень квалификации 6

Должность: старший специалист в сфере закупок, консультант по закупкам, работник контрактной службы, контрактный управляющий.

Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже бакалавриата.

Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.

Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее трех лет.

Трудовые функции:

• составление планов и обоснование закупок;
• осуществление процедур закупок.

Уровень квалификации 7

Должность: ведущий специалист, работник контрактной службы, заместитель руководителя подразделения, руководитель подразделения, руководитель контрактной службы, контрактный управляющий.

Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры либо наличие высшего профильного образования.

Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.

Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее четырех лет.

Трудовые функции:

• проверка соблюдений условий контракта;
• проверка качества представленных товаров, работ, услуг.

Уровень квалификации 8

Должность: руководитель организации, заместитель руководителя организации, советники.

Образование: обязательно наличие высшего образования не ниже магистратуры либо наличие высшего профильного образования.

Дополнительное образование: обязательно наличие удостоверения о повышении квалификации или диплома о профессиональной переподготовке в сфере закупок.

Опыт работы: обязательно наличие профильного опыта не менее пяти лет, а также не менее двух лет на руководящих должностях.

Трудовые функции:

• мониторинг в сфере закупок;
• аудит и контроль в сфере закупок.

Обратите внимание на то, что все трудовые функции, которые выполняет специалист по закупкам, обязательно должны отражаться в должностной инструкции и других внутренних документах организации!

Контрактную службу для организации закупок создают в соответствии с требованиями № 44-ФЗ. В этом же федеральном законе предусмотрена альтернатива — назначение контрактного управляющего. Критерий выбора между первым или вторым вариантом — объём годовых закупок. То есть контрактная служба и управляющий при организации закупок на предприятии выполняют  аналогичные функции. Различия кроются в суммах с которыми им приходится иметь дело.   

Когда нужно создавать контрактную службу

В компании обязательно открывается контрактная служба, если сумма годовых контрактных закупок превышает 100 миллионов рублей. При меньшей сумме закупок руководитель организации самостоятельно решает вопрос о том, что выбрать: нанять на работу управляющего или нескольких сотрудников на эту должность или создать полноценный отдел внутри соответствующего подразделения.

В сумму ежегодных закупок, которая определяет порядок работы управляющего или контрактной службы, входят все закупки услуг или товаров, кроме средств, выделяемых из бюджета на оплату работы штатных сотрудников, отчисления социального плана и любые другие траты, не касающиеся закупок.

В рамках одной компании одновременно нельзя иметь и службу, и нанятых на должности профильных специалистов — это взаимозаменяемые понятия. Это правило действует и в случае нескольких региональных филиалов, которые также будут обеспечиваться специалистами контрактной службы. Если в головном филиале организована контрактная служба, то все специалисты региональных филиалов, отвечающие за закупки, должны являться её сотрудниками. У каждого сотрудника при этом будет в обязанности вменено обслуживание филиала, в котором он выполняет свою работу. Выделяются следующие особенности работы контрактной службы: 

1. Контрактная служба это коллегиальная структура в составе организации, совершающей закупки в рамках госконтрактов и в частных целях.
2. В рамках контрактной службы одновременно работает не менее двух специалистов.
3. В одной компании может быть только одна подобная структура.
4. В приказе Министерства финансов РФ № 158-Н от 31 июля 2020 года, строго определяет основные параметры работы сотрудников контрактной службы вне зависимости от специфики работы вашей организации. Противоречий между должностными инструкциями и требованиями приказа быть не должно.
5. Все обязанности внутри службы равномерно распределяются между сотрудниками. Пример — один специалист отвечает за обоснование закупок, второй — утверждает перечень закупаемых товаров, третий — отслеживает оплату и взаимодействие с контрагентами. 

Законодательное регулирование 

В основном работа контрактной службы регулируется федеральным законом №44-ФЗ. Однако в дополнение к нему есть еще регламент Минэкономразвития РФ № 631. По закону служба, занимающаяся закупкам на предприятии может быть как в форме структурного подразделения, так и без него. В последнем случае просто утверждается список сотрудников, которые будут заниматься тендерами. 

Структура службы жестко не регламентируется, но в ее составе было не менее двух человек. Независимо от выбранной формы, у службы должен быть руководитель. Как правило, если контрактную службу не выделяют в отдельное структуру, то во главе ее становится директор предприятия или один из его заместителей. Отдельно оговаривается, что нельзя включать в состав службы людей по гражданско-правовым договорам. Закупками могут заниматься только те, кто состоит в полноценных трудовых отношениях с заказчиком. 

В законе оговаривается также требования к уровню образования сотрудников контрактных служб. Они должны иметь высшее образование в области закупок или профобразование в какой-то сфере, но при этом дополнительно пройти обучение закупкам.   

Есть и ряд ограничений для людей, которые связаны с руководителем контрактной службы. Например, нельзя привлекать близких родственников к экспертизе закупочной документации. И, разумеется, законодатели учли самый очевидный путь возникновения конфликта интересов — какую-либо связь поставщиков с людьми, которые определяют победителей тендеров, аукционов или конкурсов. 

В каких случаях контрактная служба не нужна?

Создавать контрактную службу не обязательно, когда совокупный годовой уровень закупок меньше 100 млн рублей. В этом случае, функции отдела может выполнять один человек — контрактный управляющий (КУ), который будет занимается закупками и выполнением заключенных контрактов. В рамках одной компании без открытия отдела может работать и сразу несколько таких специалистов, которые занимаются конкретным направлением закупок и контрактов. К примеру, первый КУ начинает заниматься закупками по профилю ремонта и строительных работ, второй отвечает за компьютерную технику, а в должностные обязанности третьего заложено обеспечение офиса канцелярскими товарами и расходными материалами. 

1. КУ нанимается в штат компании, занимающейся закупками в рамках государственных контрактов и частных нужд, в качестве штатного работника. 
2. В одной компании может быть один такой сотрудник или несколько человек по разным профилям закупок. 
3. Направлений, в рамках которых работают КУ, в одной компании может быть сразу несколько. Они никак не пересекаются друг с другом и совершенно при этом независимы. 
4. Рамки рабочих обязанностей любого КУ закреплены перечнем должностных обязанностей в трудовом договоре и дополнениях к нему. 
5. Управляющие выполняет самостоятельно все обязанности — от планирования конкретной закупки и поиска контрагента до обоснования цены и размещения информации в ЕИС. 

Должностные обязанности управляющих и служб

Должностные рабочие обязанности КУ или созданной на базе вашей организации контрактной службы фактически одинаковы. Они определены и прописаны в 44-ФЗ, в 4 части ст. 38. При этом важно понимать, что установленные законом обязанности являются минимально возможными для работы сотрудника:

• разработка графика и плана закупок, подготовка любых согласованных изменений для внесения в этот документ, размещение документации в ЕИС и внесение необходимых изменений, установленным в 44-ФЗ способами;
• подготовка и своевременное внесение в ЕИС извещений о том, что компания объявляет закупки, выкладка документов о контрактах и документации об проводимых закупках, а в случае закупок по закрытому типу, КУ или специалист контрактной службы отбирает подрядчиков или поставщиков;
• от начала до конца контролируют закупки и заключение контракта с победителем конкурса;
• в случае, если от одного или нескольких участников конкурсного производства поступает жалоба на процесс выбора победителя, то контрактный управляющий принимает участие в рассмотрении этих жалоб и начале претензионной работы по разбору жалобы;
• при выборе победителя конкурса, в случае, если нужны консультации с участниками конкурсного производства, специалисты контрактной службы организует совещания для выявления особенностей конкурентной среды в исследуемом сегменте рынка. 

Основная разница тут состоит в том, что, если специалист контрактной службы строго руководствуется требованиями, указанными в соответствующей статье 44-ФЗ. В то время как КУ работает согласно перечня функциональных обязанностей, указанных в его трудовом договоре и должностной инструкции. Например, в 44-ФЗ чётко указано, что специалист контрактной службы должен подготовить ТЗ для публикации в ЕИС и определить максимальную цену контракта. А вот управляющий может этого не делать, если это не указано в его должностной инструкции.

Основные сходства между контрактной службой и работой управляющего

На эти должности может быть назначен только человек, занимающий постоянную должность в штате компании, а не привлеченный со стороны на временную работу специалист. Обязательно высшее образование в сфере закупок или прохождение специальных курсов.

Наличие непрофильного высшего образования, к примеру, в педагогической или технической сфере, не позволит специалисту, назначаемому на такую должность обладать достаточной квалификацией для работы в сфере закупок. Даже профильное образования без соответствующего профессионального опыта не хватит для ведения работы в этой сфере. При этом, по требованиям законодательства, наличие профильного высшего образования достаточно для работы конкурсным управляющим. Отсюда и довольно большая текучка специалистов, работающих на этой должности, а также досадные ошибки, ведущие к срывам контрактов, административной, а иногда и уголовной ответственности. Поэтому стоит предварительно хорошо подготовиться к работе на подобных должностях, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь.

Отсутствие высшего образования или пройденных курсов квалификации у специалиста контрактного отдела или у лица, назначенного на работу с функционалом конкурсного управляющего, влечёт за собой административную ответственность руководителя компании или замещающего его лица.

Ответственность контрактной службы

При нарушении правил закупок на должностное лицо могут накладываться санкции. В зависимости от типа нарушений это могут быть следующие типы воздействия.

1. Административные. Решение о применение таких мер могут принимать лишь уполномоченные контролирующие органы. Санкции назначаются на основании положений действующего Кодекса об административных правонарушениях.
2. Дисциплинарные. В связи с тем, что такие санкции выносятся в соответствии с действующим трудовым законодательством, назначить их может работодатель. Решение о назначении определенного типа воздействия на представителя контрактной службы может приниматься после проведения внутренней проверки. 
3. Уголовные. Такие санкции в отношении контрактной службы могут применяться только в том случае, если нанесен существенный ущерб государству. Меры воздействия применяются в отношении физических лиц, если доказано умышленность их нарушений с целью получения выгоды. Тип воздействия в отношении нарушителя может выбирать только суд.

В отношении контрактной службы могут применяться одновременно несколько типов воздействия.

Какие изменения произошли в закупках в 2021 году 

С 1.01.2021 года в работе КУ и контрактных служб введен ряд законодательных изменений, которые нужно иметь в виду:

• внесены изменения в процесс внесения любых изменений в информацию, размещенную в ЕИС;
• участники конкурсного производства теперь дополнительно проверяются перед определением победителя на приводы к административной ответственности. Ранее это было дополнительной опцией, а теперь стало обязанностью для членов комиссии;
• меняется механика внутренней проверки контрагентов и поставщиков в рамках ЕИС;
• устанавливается минимальная доля отечественных товаров или услуг, которые должны обязательно быть в составе контрактов;
• изменяется порядок работы с графиками и планами закупок.

Резюмируя, можно сказать, что специалисты контрактных служб или КУ должны иметь профильное высшее образование и релевантный опыт работы. Их обязанности схожи, но в некоторых моментах отличаются.  Для организации контрактной службы в вашей компании, нужно, чтобы общая сумма закупок было больше чем 100 млн рублей в год. В иных случаях можно нанять несколько управляющих, каждый из которых может вести отдельное направление по закупкам и контрактам.