В рабочей среде постоянно разделяют обязанности и ответственность. Требования к работе секретарей в целом сформированы давно, но они имеют свои особенности, которые связаны с тесным взаимодействием с подразделениями. Исполнители пишут письма, выполняют поручения и обеспечивают текущее хранение документов. А кто виноват, если письмо написано плохо, поручение просрочено, а оригинал документа утерян? Расскажем, на какие из этих вопросов есть ответы в действующих нормативных и методических документах по делопроизводству, а о каких аспектах придется подумать самостоятельно.
Почему важно распределить ответственность?
Когда в офисе речь заходит об ответственности? Как правило, когда что-то идет не так, как должно, и нужно найти виновных. Распространено мнение, что ответственности как таковой в делопроизводстве нет, ведь серьезные задачи связаны с выполнением производственных планов, охраной труда и деньгами, а «перекладывание» бумаг в этот ряд поставить сложно. Мы не будем доказывать обратное, потому что наша аудитория – секретари и делопроизводители – знают цену ошибке. Многие секретари задаются вопросом разграничения ответственности в следующих ситуациях:
1. Произошла «локальная» неприятность: у руководителя возникает неудовлетворенность различными аспектами работы с документами, которая ограничивается внутренними разбирательствами.
2. Произошла «глобальная» проблема: ошибка при работе с документами влечет нежелательные последствия для организации и ее первого лица (репутационные, финансовые и так далее).
Об ответственности лучше задумываться не после нарушений, а «на перспективу» – то есть чтобы этих нарушений избежать. Для этого необходимо тщательно изучить нормативную базу и проработать локальные нормативные акты (далее – ЛНА), ведь когда нужно разобрать какое-то происшествие, прежде всего обращаются к этим документам.
Часто сотрудники подразделений пытаются оправдать собственные недоработки и переложить ответственность за те или иные нарушения на плечи секретаря (Схема 1).
Интересно, что зачастую результат таких «поединков» зависит от упорства и личных взглядов его участников. Так, в одних организациях на исполнителей возлагают много ответственности, а где-то, наоборот, виновным во всем признают секретаря. Принятие всей вины на свой счет чаще всего происходит из-за того, что секретарь:
- не знает, как должен быть организован тот или иной процесс и за что он должен отвечать;
- выполняет слишком много обязанностей, чтобы повысить свою ценность.
Для собственной безопасности и спокойствия секретарю важно «подстелить соломку» – выявить и регламентировать наиболее проблемные участки работы. Есть в этом вопросе и более масштабный аспект: распределение ответственности важно не только для спокойной работы, когда каждый сотрудник понимает свои задачи, но и для организации эффективного документооборота.
Стандарты для управления документами
Результаты работы организации зависят от системы управления, а создание документов и управление ими – неотъемлемая часть любого делового процесса организации. Персонал, работающий с документами, должен быть квалифицированным, знать свои обязанности и понимать ответственность за их недобросовестное выполнение. Об этом написано в международных стандартах, содержащих требования к системам менеджмента (например, в часто внедряемом на российских предприятиях ГОСТ Р ИСО 9001-2015 «Системы менеджмента качества. Требования»). Не секрет, что в нашей стране принятие принципов, зафиксированных в этих стандартах, дается непросто – многие воспринимают их как изложенную непростым языком теорию, не имеющую ничего общего с действительностью. Но положения этих документов на самом деле очень полезны.
Вопросу управления документами посвящены следующие стандарты:
1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019);
2. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011).
В ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 распределению ответственности между работниками уделено особое внимание. Так, установлено, что ответственность должна быть определена для:
- всех участников процесса создания документов;
- лиц, участвующих в управлении документами;
- всех пользователей документных систем.
Согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 ответственность распространяется на всех сотрудников, которые создают и используют документы, и должна быть определена, установлена и доведена до их сведения (Таблица 1).
В соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 в организации необходимо закрепить ответственность в ряде документов (Схема 2).
Для эффективного управления документами следует распределить ответственность между работниками. ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 регламентирует реализацию системы управления документами (далее – СУД), которая связывает управление документами с успешной деятельностью организации и подотчетностью путем создания структуры, включающей политику, цели и руководства для документов. Положения этого стандарта используют те организации, которые приняли решение о разработке и внедрении СУД.
Нормативные и методические документы по делопроизводству об ответственности
Основным нормативным актом организации, регламентирующим вопросы работы с документами, является инструкция по делопроизводству. При ее составлении мы традиционно рекомендуем организациям всех форм собственности ориентироваться на положения трех документов:
1. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления[1] (далее – Правила делопроизводства).
2. Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления[2] (далее – МР по разработке ИД).
3. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях[3] (далее – Примерная инструкция по делопроизводству).
В указанных нормативных актах между должностными лицами распределена ответственность за организацию документооборота (Таблица 2). В п. 3.1 МР по разработке ИД сказано, что аналогичные положения необходимо предусмотреть в разделе «Общие положения» локальной инструкции по делопроизводству.
Права, обязанности и ответственность должностных лиц следует зафиксировать в их должностных инструкциях. Чтобы нормативные и организационно-правовые документы организации были «рабочими» (иными словами – исполнялись всеми сотрудниками), необходимо обеспечить согласованность их положений. Так, в нашем случае в должностных инструкциях должны быть зафиксированы обязанности по работе с документами, предусмотренные инструкцией по делопроизводству для разных категорий должностей. Они должны быть зафиксированы в должностной инструкции руководителя структурного подразделения хотя бы кратко (Пример).
Чтобы задача по обеспечению согласованности положений организационных и нормативных документов была успешно реализована, целесообразно разработать и закрепить единые формулировки для их включения в проекты должностных инструкций. Сделать это можно в нормативном документе, устанавливающем требования к структуре и тексту должностных инструкций в организации (если он есть), или же разместить информацию в общем доступе на корпоративном портале. Контроль за включением тех или иных обязательных положений в должностную инструкцию осуществляется в ходе согласования ее проекта. Делать это может как специалист по управлению документацией (начальник службы делопроизводства), так и работник, координирующий деятельность по разработке должностных инструкций в организации (например, начальник отдела кадров).
Ответственных за делопроизводство в подразделениях, как правило, назначают персонально (пофамильно) приказом руководителя, при этом их должностные инструкции (с соблюдением норм трудового права) включают обязанность по ведению делопроизводства в структурных подразделениях. Обычно детализация этой задачи в должностной инструкции не предусматривается. Перечень операций, вменяемых ответственному за делопроизводство в подразделении, удобно оформить отдельным пунктом приказа.
Распределение ответственности за работу на разных этапах жизненного цикла документа
В организации, которая провела глобальное распределение ответственности, служба делопроизводства (или секретарь) обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами. А пишут письма и выполняют поручения исполнители – сотрудники структурных подразделений. И кто же виноват, если документ содержит ошибки, а поручение не исполнено вовремя?
На практике вопрос разграничения обязанностей и ответственности приобретает особую остроту именно тогда, когда речь заходит о конкретных действиях тех или иных сотрудников на разных этапах работы с документами. Разберем два направления работы, по которым чаще всего возникают споры между секретарем и исполнителями: создание документов (документирование) и исполнение документов (поручений).
Создание документов (документирование)
Критериями для оценки эффективности процесса работы над проектом документа (документирования) можно считать:
- качество документа – документ прошел оценку (согласование) всеми заинтересованными сторонами; текст и композиция соответствуют нормам официально-делового стиля и требованиям к конкретному виду документа;
- своевременность выполнения операций – соблюдены сроки, установленные для каждого этапа работы: создания, согласования, подписания, регистрации, рассылки документа.
Различные упущения в ходе работы над проектом документа могут повлечь за собой неприятности. Например:
- документ оформлен с нарушениями и не принят к регистрации организацией-адресатом, в результате чего руководителю придется подписать его повторно;
- в документе обнаружены ошибки (от грамматических до фактических), что нанесло ущерб репутации компании и ее первого лица;
- между подписанием документа и его регистрацией или отправкой прошло длительное время (руководитель думал, что письмо отправлено, но выяснилось, что нет, и началось внутреннее разбирательство) и т.д.
Действующие нормативные акты по делопроизводству возлагают максимальную ответственность за качество документа на исполнителя (Таблица 3).
В зависимости от специфики организации, особенностей и формы организации делопроизводства в локальной инструкции по делопроизводству предусматривают дополнительные положения по разграничению обязанностей и ответственности. Так, документ может содержать требования, связанные с особенностями взаимодействия между секретарем и исполнителями на этапах регистрации документа и подготовки к отправке (например, требование заполнять поля регистрационной карточки документа в системе электронного документооборота на разных этапах работы). Учтите следующие советы:
1. В п. 4.4 Примерной инструкции по делопроизводству определен перечень подразделений и лиц, с которыми необходимо согласовывать проекты документов. В их числе – служба делопроизводства. И если, например, для юридической службы очерчен круг рассматриваемых документов (проекты ЛНА, проекты приказов), то согласно этому нормативному документу служба делопроизводства должна согласовывать все документы организации. По крайней мере те, требования к которым регламентированы в третьем разделе Примерной инструкции по делопроизводству. Одновременно с этим лишь для одной группы документов (а именно для распорядительных документов) оговорен обязательный контроль за правильностью оформления со стороны службы делопроизводства (см. п. 3.17 Примерной инструкции по делопроизводству). Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству однозначно определить, какие виды документов согласовывает служба делопроизводства (секретарь) и что является предметом согласования.
2. Действующие нормативные акты по делопроизводству содержат требования к срокам выполнения тех или иных процедур. Так, например, согласно п. 5.36 Примерной инструкции по делопроизводству регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания или, в некоторых случаях, на следующий рабочий день. За регистрацию документов, как известно, отвечает служба делопроизводства или секретарь. Одновременно с этим в п. 7.11 Примерной инструкции по делопроизводству указано, что после подписания документа исполнитель передает его на регистрацию в порядке, установленном в локальной инструкции по делопроизводству. Кто будет виноват в срыве сроков и как обосновать это, если исполнитель забудет о подписанном документе на несколько дней? Рекомендуем обращать особое внимание на нюансы при разработке локальной инструкции по делопроизводству, продумать и описать единый порядок работы на тех этапах, которые в Примерной инструкции по делопроизводству не освящены и зависят от специфики организации. Как организован процесс передачи документов на подпись руководителю? Что происходит с документами после подписания? Как организовано взаимодействие исполнителя и службы делопроизводства (секретаря) на этом этапе? Ответы на эти вопросы желательно закрепить документально.
3. В соответствии со своими трудовыми обязанностями секретарь руководителя обеспечивает организацию работы с документами в приемной руководителя. Это, как правило, установлено в его должностной инструкции. А вот в действующих нормативных актах, устанавливающих требования к инструкциям по делопроизводству, о работе приемной как таковой не сказано. Рекомендуем подумать о регламентации работы приемной при регламентации делопроизводства вашей организации.
Исполнение документов (поручений)
В рамках организации исполнения документов нормативными актами по делопроизводству обязанности и ответственность распределены между разными категориями должностных лиц (Таблица 4). Если говорить обобщенно, то основная задача подразделений – исполнять документы в срок или своевременно уведомлять руководителя о необходимости эти сроки скорректировать. Довольно большой объем задач, объединенных понятием «контроль сроков исполнения», делегирован службе делопроизводства. «Досталось» и руководителю – вполне логично, что именно он осуществляет контроль «по существу».
Рекомендуем в локальной инструкции по делопроизводству в разделе, посвященном организации контроля исполнения, предусмотреть следующие нюансы:
1. В соответствии с п. 6.8 Примерной инструкции по делопроизводству служба делопроизводства осуществляет проверку своевременности доведения документов, подлежащих исполнению, до работников. Однако практика показывает, что неправильно концентрировать всю ответственность в одном месте. В ЛНА целесообразно установить обязанность работников по регулярной проверке новых задач в СЭД, электронной почты, забору документов на бумажном носителе из ячеек структурных подразделений.
2. С учетом специфики компании и ее документооборота (традиционный или электронный) следует тщательно описать работу службы делопроизводства (или секретаря) по предварительной проверке и регулированию хода исполнения документов (поручений), чтобы все действующие лица понимали допустимую степень вмешательства контролера, а ответственность за неисполнение не перекладывалась на его плечи из-за отсутствия конкретики во внутренних нормативных актах. Это касается и взаимодействия службы делопроизводства (или секретаря) с руководителем: подумайте о том, какая информация и в какие сроки необходима руководителю для осуществления контроля по существу рассматриваемых вопросов и своевременного вмешательства.
Резюме
1. Эффективность документооборота напрямую зависит от нормативного регулирования. Для качественной и бесконфликтной работы все сотрудники должны понимать свои обязанности и ответственность. Распределение ответственности – одно из основных правил, устанавливаемых международными стандартами по управлению документами. Глобально ответственность распределена и в действующих в Российской Федерации нормативных и методических документах по делопроизводству – их положения необходимо перенести в локальную инструкцию по делопроизводству (раздел «Общие положения»).
2. Ответственность за работу с документами устанавливают в ЛНА, должностных инструкциях работников и приказах. Положения этих документов должны быть актуальными и согласованными между собой. Так, обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях, «разбросанные» по тексту инструкции по делопроизводству, должны совпадать с теми обязанностями, которые перечислены в приказе о назначении ответственных за делопроизводство, а в должностных инструкциях указанных в нем лиц должна быть зафиксирована соответствующая формулировка, хотя бы краткая.
3. Процессы работы с документами следует тщательно проработать и описать в инструкции по делопроизводству, определив для каждой операции ответственных лиц и сроки выполнения поручений. При этом рекомендуем ориентироваться на действующие в Российской Федерации нормативные и методические документы по делопроизводству – в них содержатся ответы на многие вопросы и на них удобно ссылаться. Однако помните, что некоторые этапы работы в них не детализированы: определите и опишите их с учетом специфики вашей организации.
[1] Утв. Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71.
[2] Утв. Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199.
[3] Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.
[4] В п. 7.3 Примерной инструкции по делопроизводству определено, что включает исполнение документа.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2021.
Прежде всего нужно уяснить, что за документальный фонд организации отвечает ее первый руководитель. Но может ли быть привлечен к ответственности непосредственный иполнитель, на которого документально возложена обязанность по ведению делопроизводства (например, за ошибки в трудовых книжках, в работе с обращениями граждан, за сохранность бухгалтерских документов)? Здесь ответ не всегда однозначен. Вы узнаете, где установлена ответственность и какова судебная практика.
Объясним, как можно регламентировать внутренними документами ответственность руководителей организации и подразделений, «центральной» службы делопроизводства и ответственных за него в подразделениях; как можно распределить обязанности по ведению делопроизводства между «центром» и «периферией».
Поводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.
Вопрос в тему
Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?
Вопрос в тему
Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?
Руководитель за все в ответе!
Ответственность за документальный фонд организации, а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь. Это – ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.
Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно, как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.
Мнение эксперта
С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении – и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.
Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.
Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета, а главный бухгалтер – за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.
Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.
А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.
Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).
Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо – непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).
Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее – Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции…».
Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).
Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.
В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального – правление или единоличного – председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.
Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции, которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.
От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства, то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами.
К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации. А документальный фонд и система делопроизводства формируются и развиваются. Не случайно действующие стандарты по управлению документами, отражающие опыт мировых «лучших практик», закрепляют эту концепцию по отношению к документам и предназначены прежде всего для руководства / топ-менеджмента организаций:
- ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и
- ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».
Кадровым службам организаций рекомендуем внести в положение о должности председателя правления / генерального директора (и соответственно руководителей структурных подразделений) организации необходимые формулировки об ответственности (причем лучше в раздел 1 «Общие положения»), образец см. в Примере 1.
Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц.
Пример 1. Формулировка об ответственности руководителя за документы организации
Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее – ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации.
Кто будет вести делопроизводство?
Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях.
От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
- Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).
В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ, состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.
Ответственные за делопроизводство (за его ведение), о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:
- в небольших организациях со скромным объемом документооборота, за всю обработку которого они и отвечают;
- или, наоборот, в крупных организациях со значительным объемом документооборота, когда служба делопроизводства (управление делами или т.п.) является специализированным структурным подразделением, которое создается исключительно для организации системы управления документами всей компании, а «на местах» в подразделениях сидят непосредственные исполнители, которые ведут делопроизводство на своем участке и отвечают за него.
При создании служб делопроизводства рекомендуем в настоящее время исходить из определения, закрепленного Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477): «Служба делопроизводства – структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях». Таким образом, ответственных за ведение делопроизводства в организации может быть несколько.
Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией, наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.
Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства.
Первый способ, при котором в должностную инструкцию, например, бухгалтера, инженера, администратора, специалиста по продажам или юрисконсульта, которые имеют наименьший квалификационный уровень (или недавно были приняты в организацию), просто включают соответствующие трудовые функции, связанные с ведением делопроизводства. И на этих условиях заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Он применяется в небольших организациях с небольшим объемом документооборота. Например, в раздел 1 «Общие положения» должностной инструкции любого специалиста может быть внесен пункт:
Пример 2. Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство
1.2. Младший юрисконсульт осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО «Техносервис» и иными локальными нормативными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.
Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.
Второй способ применяется в крупных организациях, когда необходимо возложить ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Вся система делопроизводства в этом случае будет строиться как смешанная, при которой часть делопроизводственных операций выполняется централизованно, а часть – в структурных подразделениях специально назначенными сотрудниками. Ответственность «центральной» службы делопроизводства при этом возрастает, т.к. она:
- в инструкции по делопроизводству организации определяет, на каких специалистов в структурных подразделениях может быть возложено ведение делопроизводства, какие операции они выполняют. В каждом разделе инструкции по делопроизводству могут быть выделены подразделы:
- «управление делами осуществляет…»,
- «ответственный за делопроизводство в структурном подразделении осуществляет…»;
- при необходимости разрабатывает и организует утверждение инструкции или правил ведения делопроизводства в структурных подразделениях (с учетом документов, относящихся к специальным системам документации – бухгалтерской, научно-технической, производственной, финансовой и др., а также делопроизводства по обращениям граждан и кадрового делопроизводства, которые могут реализовываться в данных структурных подразделениях);
- при необходимости разрабатывает типовую должностную инструкцию ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, которая действует в статусе дополняющей к основной должностной инструкции по должности / специальности / профессии;
- инициирует издание приказов (в крайнем случае обязательно согласовывает их, если инициатором подобного приказа выступает руководитель подразделения) о возложении ответственности за ведение делопроизводства в структурных подразделениях на конкретных сотрудников и об освобождении от ответственности в связи со сменой кадрового состава. Данные приказы могут быть отнесены к приказам по административно-организационной деятельности, имеющим 5-летний срок хранения. При подготовке проектов приказов рекомендуем применять стандартные речевые формулы:
Пример 3. Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении
1.1. Возложить ответственность за ведение делопроизводства (или возложить функцию ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» на специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).
1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.
Пример 4. Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении
1.1. Освободить специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича от выполнения обязанностей ответственного за ведение делопроизводства (или выполнения функции ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» с 22.09.2016 (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).
1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.
class=’dash’
Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.
Третий способ, самый распространенный, предусматривает простое введение в штатное расписание обычных должностей секретарей или делопроизводителей в качестве ответственных за делопроизводство в подразделениях крупных организаций, что возможно при смешанной системе делопроизводства (когда некоторые делопроизводственные операции или часть их выполняются центральной службой (управлением делами, канцелярией, общим отделом), а часть – децентрализованно в подразделениях секретарями или делопроизводителями). Наименования должностей и необходимые квалификационные уровни ответственных за ведение делопроизводства секретарей и делопроизводителей должны соответствовать новому профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). Должностные инструкции, трудовые договоры и приказы о приеме на работу секретарей и делопроизводителей в настоящее время разрабатываются с учетом данного профстандарта.
На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное – комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.
Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»
Делопроизводство представляет собой технологию, в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо проанализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства – выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.
Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.
Только с таких позиций мы рекомендуем распределять ответственность за делопроизводство, закреплять ее в «цепочке» соответствующих документов (как минимум инструкция по делопроизводству + должностная инструкция + приказ). На этой организационной основе строится система управления документами и осуществляется выбор ее инструментов: СЭД и других информационных систем, средств передачи документов и информации.
Пример 5. Распределение функций по ведению делопроизводства между «центром» и «ответственными»
В Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» внесены изменения. Причиной тому – Закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ. Поправки вступили в силу 26.07.2019. Основная из них – это обязательность выполнения требований главных бухгалтеров о составлении документов бухучета всеми работниками организации. Как в новых условиях организовать документооборот? Что уже изменилось в части ответственности бухгалтеров за чужие ошибки? Как в отсутствие новых поправок складывалась судебная практика по привлечению к ответственности за чужие ошибки? Ответы на эти вопросы вы найдете в данном материале.
Новые поправки касаются всех бухгалтерий
Несмотря на название закона «О внесении изменений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете» и отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования бухгалтерского учета организаций бюджетной сферы», его положения распространяются и на иные организации, то есть и на коммерческие, поскольку сфера действия закона о бухучете весьма обширна – вести бухучет, согласно ему, обязаны коммерческие и некоммерческие организации, а также индивидуальные предприниматели.
Мы осветим те новшества, которые затронут работу коммерческих организаций.
Требования бухгалтеров к оформлению документов обязательны для всех работников
Часть 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, содержащая требования к составлению первичных учетных документов, дополнена новыми полномочиями главбуха или лица, ведущего учет в организации: письменно изложенные требования бухгалтера касательно составления документов являются обязательными для исполнения всеми работниками организации.
Несомненно, это новшество позитивное, поскольку уйдут в прошлое ситуации, когда неправильно заполненный документ стал причиной для доначисления налогов или отказа в предоставлении пособий.
Теперь от требований бухгалтера отмахнуться не получится, поскольку основания для их исполнения будут закреплены на уровне федерального закона.
Корректировать отчетность после ее утверждения нельзя
Изменены и общие требования к бухгалтерской отчетности, изложенные в ст. 13 закона № 402-ФЗ. В частности, часть 9 об утверждении и опубликовании отчетности дополнена запретом на внесение исправлений в отчетность после ее утверждения (когда оно установлено законодательно или учредительными документами компании).
Бухотчетность утверждается на годовом собрании. Срок утверждения оговаривается в уставе. В зависимости от вида хозяйственного общества собрание может быть проведено:
- для ООО – с 1 ноября до 1 мая (ст. 34 закона об ООО);
- для АО – с 1 ноября до 1 июля ( п. 1 ст. 47 закона об АО).
Таким образом, если ошибки обнаружились в утвержденной отчетности, исправлять их придется уже в отчетном периоде.
Корректировать отчетность до ее утверждения можно
На отправку исправленной бухотчетности в ИФНС законодатель отводит 10 рабочих дней. Срок отсчитывается от следующего дня после внесения исправлений либо после утверждения бухотчетности, если оно предусмотрено законом или уставом. Исправленный вариант нужно подать по ТКС.
К примеру, ошибка допущена в отчетности ООО в мае. Исправлять ее путем подачи «уточненки» уже поздно, так как отчетность утверждена. А вот если ошибка обнаружена в апреле, до годового собрания, то именно на этом мероприятии ее и следует исправить, утвердить исправленный вариант и затем отправить налоговикам.
Перечень документов, регулирующих бухучет, расширен
К документам, регулирующим бухучет, добавлены:
- федеральные стандарты бухучета;
- отраслевые стандарты бухучета.
Кроме того, как и прежде, регулировать бухучет будут:
- нормативные акты Центробанка РФ;
- рекомендации по ведению учета;
- стандарты ведения учета организации.
При этом федеральные стандарты установят лишь минимальные требования к бухучету, а также допустимые способы ведения бухучета для организаций небюджетной сферы.
Новые правила документооборота
Проект нового стандарта «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» уже опубликован. Согласно Приказу Минфина РФ от 05.06.2019 № 83н его применение станет обязательным с 2021 года. Организации бюджетной сферы его применять не должны.
Стандарт содержит требования к документам бухучета и организации документооборота. Определены два основных понятия: «документы» и «документооборот». К документам относится вся «первичка», а документооборот – это организация движения документов в экономическом субъекте, начиная от момента их составления или получения до отправки в архив.
Основные новшества документооборота следующие.
Требования к документам бухучета
Датой составления документа будет считаться дата его подписания. Так, дата составления документа может не совпадать с фактической датой осуществления операции, но первичный документ должен обязательно ее отразить – п. 7 проекта.
Стандарт допускает включение в документы не только обязательных, но и дополнительных реквизитов. При этом, если «первичка» составлена на основе другого документа, ссылка на него обязательна – п. 12 проекта.
Несколько событий хозяйственной жизни теперь можно фиксировать в одном сводном документе, например, начисление процентов, амортизацию, повторяющуюся поставку товара по одному и тому же договору. При этом организация вправе самостоятельно устанавливать периодичность формирования таких документов – пп. «а» п. 13 проекта.
В качестве первичных разрешат использовать следующие документы:
- договор;
- кассовый чек;
- квитанцию об оплате;
- расписку;
- служебный контракт;
- служебное задание;
- приказ о приеме на работу;
- приказ об увольнении;
- авансовый отчет.
Правда, есть условие – они должны содержать обязательные для «первички» реквизиты – пп. «в» п. 13 проекта.
Подписание и исправление документов бухучета
Виды электронных подписей для электронных документов и перечень лиц, уполномоченных на их подписание, организация вправе устанавливать самостоятельно, за исключением установленных законом случаев, когда нужно использовать определенный вид электронной подписи – п. 17–18 проекта.
Документы, фиксирующие движение денежных средств, подписываются исключительно руководителем и главбухом – п. 19 проекта.
Разъяснено, как исправлять электронные и бумажные документы. Если речь идет об электронном формате документа – вместо ошибочного разрешено составлять новый. В нем должно быть указание на то, что он составлен взамен первоначального. Сделать это можно будет, если предусмотрена техническая возможность воспроизведения нового электронного документа только вместе с первоначальным электронным документом – п. 22 проекта.
Хранение документов бухучета
Переводить бумажные документы в электронный вид для удобства хранения нельзя. Сохранить их необходимо в формате составления – п. 26 проекта.
Документооборот в бухучете
В проекте стандарта предусмотрены следующие принципы построения документооборота на предприятии:
- организовать документооборот обязан руководитель;
- документооборот должен обеспечить своевременное и полное отражение всех событий хозяйственной жизни в бухучете, в том числе фиксацию передачи документов для регистрации в регистрах и последующем составлении на их основе бухотчетности;
- отвечать за правильное и своевременное заполнение документов, их передачу и достоверность представленных в них данных будут составившие и подписавшие их лица – п. 30–32 проекта.
Как практически закрепить обязательность исполнения всеми работниками требований главбуха
В условиях изменившихся полномочий бухгалтера (он теперь вправе требовать правильного оформления документов бухучета от всех работников организации) возрастает роль именно документооборота.
Чтобы добиться исполнения требований бухгалтера, можно использовать уже имеющиеся инструменты по организации документооборота. Речь идет о графике документооборота.
Он составляется для упорядочения движения документов в организации. График позволяет обеспечить своевременное получение бухгалтерией «первички», ее учет и хранение, и главное – в нем есть сведения о лицах, отвечающих за составление того или иного первичного документа. Таким образом, ясно, на кого ложится ответственность за правильное заполнение конкретной бумаги.
График составляется организацией самостоятельно. Это может быть схема или таблица. За основу можно взять форму графика, приведенную в «Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Пример графика документооборота по предприятию
В графике устанавливаются все этапы движения документа, сроки исполнения вплоть до передачи в архив, а также лица, ответственные за его заполнение. Таким образом, согласно букве закона бухгалтер не будет отвечать за чужие ошибки.
График необходимо оформить распоряжением руководителя как приложение к приказу об учетной политике.
С ним следует ознакомить под расписку всех должностных лиц, ответственных за составление и представление тех или иных документов.
Бухгалтеров уже не наказывают за чужие ошибки
КоАП РФ в части ответственности бухгалтеров изменен. Случилось это недавно, поправки внесены Законом от 29.05.2019 № 113-ФЗ. Он дополнил статью 15.11 КоАП РФ, предусматривающую ответственность за грубые нарушения в учете, новым положением.
Речь идет о ситуациях, когда бухгалтеров не будут штрафовать за грубые нарушения в виде искажения отчетности, если они допущены по любой из причин:
- первичные документы, составленные другими лицами, не соответствуют фактам хозяйственной жизни;
- первичные документы не переданы или переданы с опозданием.
За грубые нарушения размеры штрафов, налагаемых на должностных лиц, составляют от 5 до 10 тыс. рублей. Повторное нарушение повлечет удвоение штрафов или дисквалификацию от одного года до двух лет.
Закон уже начал действовать с 09.06.2019.
Примеры привлечения к ответственности за чужие ошибки
Пример № 1. Правонарушение допущено предыдущим бухгалтером, наказан действующий
Новая поправка в статью КоАП РФ за грубые нарушения в учете, возможно, уберегла бы от денежного взыскания главного бухгалтера сельского поселения.
Главбуха по результатам проверки оштрафовали на 5 тыс. рублей за неотражение в бухгалтерском балансе за 2017 год числящегося в реестре муниципальной собственности нежилого здания. Жалобу бухгалтера об отмене судебного акта в связи с отсутствием состава преступления судьи оставили без удовлетворения.
В свое оправдание женщина представила следующие доводы:
- в 2016 году, когда здание должно было быть поставлено на учет, она еще не числилась в штате;
- ведение реестра муниципальной собственности в должностные обязанности бухгалтера не входило.
Увы, эти доводы судом были признаны несостоятельными. Факты грубого нарушения другим лицом и в период времени до устройства на работу заявительницы роли не сыграли (Постановление Белгородского областного суда от 08.11.2018 № 4А-653/2018).
Пример № 2. В ошибке кассира виноват директор
Еще один пример наказания за чужие ошибки – штраф на гендиректора общества за нарушение порядка ведения кассовых операций.
Проверка выявила факты возврата денежной наличности по ошибочно пробитым и возвратным чекам. Причем возврат средств осуществлялся ранее продажи возвращенных товаров, что свидетельствовало о неоприходовании денежных средств в кассу.
Непосредственно виноват в этом был кассир, однако оштрафовали именно директора. Отменить штраф руководителю не удалось, всю ответственность судьи возложили на него (Решение Московского городского суда от 18.09.2013 № 7-2520/13).
Пример № 3. За ошибки в «первичке» отвечают ее составители, а не главбух
Государственная инспекция труда оштрафовала главного бухгалтера АО на 10 тыс. рублей за неполную выплату зарплаты сотрудникам. Дело в том, что плановая проверка общества обнаружила факты неоплаченной сверхурочной работы.
Не согласившись с наказанием, главбух подал жалобу об отмене постановления ГИТ. Бухгалтер настаивал на том, что субъектом правонарушения он не являлся, поскольку в его обязанности контроль правильности составления табелей учета рабочего времени не входил. Согласно должностной инструкции он был обязан контролировать лишь отражение в учете (в программе «1С: Предприятие») данных, содержащихся в табелях.
Суд внял доводам заявителя по следующим причинам:
- согласно пункту 3 ч. 3 ст. 9 закона о бухучете лицо, осуществляющее учет, не несет ответственности за соответствие составленных другими лицами первичных документов о свершившихся фактах хозяйственной жизни;
- первичными учетными документами, подтверждающими сверхурочную работу, являются табель учета рабочего времени и приказ о привлечении к сверхурочной работе. Составление этих документов в должностные функции главбуха не входило;
- в рассматриваемом деле ни в табеле учета рабочего времени, ни в трудовых договорах сведений о сверхурочной работе сотрудников не содержалось.
Учитывая все эти факты, суд постановление трудовой инспекции отменил (Решение Тамбовского областного суда от 12.09.2018 № 7-335(2)/2018).
Что входит в обязанности делопроизводителя в организации
Деловые бумаги являются неотъемлемой составляющей любого процесса в учреждении. Ведение внутреннего и внешнего документооборота с момента создания или поступления документации до сдачи ее в архив входит в обязанности делопроизводителя — специалиста по обработке документов.
Кто такой специалист по обработке документов
Для понимания, кто это делопроизводитель и чем он занимается, необходимо обратиться к профстандарту 07.002, утвержденному Приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н, согласно которому это специалист, деятельность которого связана с организационным и документационным обеспечением управления учреждения. Работа с деловыми бумагами требует аккуратности, внимательности и навыков ведения деловой переписки. В небольших фирмах функционал специалиста, ответственного за документооборот в организации, совмещен с задачами секретаря. В крупных организациях обработкой документов занимается несколько служащих или целый отдел. Полный перечень функций специалиста по обработке деловых бумаг, как и обязанности помощника делопроизводителя, прописывается в должностной инструкции, которая включает в себя:
- общие положения, в том числе требования к квалификации специалиста;
- должностные обязанности работника;
- права;
- ответственность.
Функции делопроизводителя в организации
Основные задачи ответственного за документооборот специалиста определены профстандартом. Обобщенной функцией является документационное обеспечение деятельности организации. При расширении функционала работника обязанности секретаря-делопроизводителя в организации входят в обобщенную функцию — организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя. Каждая обобщенная функция включает в себя ряд конкретных задач.
| Обобщенная трудовая функция | Трудовая функция |
|---|---|
| Документационное обеспечение деятельности организации | Работа с документами |
| Текущее хранение документов | |
| Обработка дел для последующего хранения |
Должностные обязанности специалиста по документообороту
Движение деловых бумаг не зависит от типа юрлица, поэтому работа делопроизводителем в государственных учреждениях аналогична работе в коммерческих фирмах. Конкретные задачи, которые выполняет работник, определяются работодателем в зависимости от его потребностей. В функционал могут входить и задачи помощника руководителя или секретаря, но кратко обязанности делопроизводителя выглядят следующим образом:
- создание документа;
- документооборот, который включает в себя все стадии движения документа по инстанциям;
- подготовка и сдача бумаг на хранение.
Должностная инструкция определяет, что делает секретарь-делопроизводитель, помимо ведения документооборота. В инструкцию включают такие задачи, как регистрация поступающих телефонных звонков и их перенаправление сотрудникам, закупка продуктов для обеспечения кофе-пауз, организация и обеспечение личных контактов руководителя и т.д.
В должностной инструкции делопроизводителя необходимо прописать весь функционал работника. Работа за пределами должностной инструкции должна оплачиваться дополнительно.
Ответственность работника
Служащий отвечает за соответствие документов стандартам их оформления, соблюдение сроков и правил хранения документации. За совершенные проступки и ненадлежащее исполнение должностных обязанностей делопроизводитель в организации может быть привлечен к ответственности:
- дисциплинарной — за ненадлежащее исполнение поставленных перед ним задач;
- административной — за совершенные в процессе трудовой деятельности правонарушения;
- уголовной — за совершенные в процессе трудовой деятельности преступления;
- материальной — за причиненный материальный ущерб работодателю.
Может пригодиться:
- основы делопроизводства и документооборота для новичков;
- документооборот: требования к оформлению документации.
Вам может быть интересно:
Подписывайтесь на наш канал в Telegram
Мы расскажем о последних новостях и публикациях
Рабочая система документооборота в бухгалтерии позволяет своевременно отражать факты хозяйственной жизни в учёте, передавать первичку для регистрации данных из неё в регистрах бухгалтерского учёта и составлять на их основе бухгалтерскую и другую отчётность. Выстроить процесс движения документов с момента их составления или получения до завершения исполнения можно с помощью графика документооборота. Расскажем о том, как правильно составить график документооборота, образец которого вы найдёте в конце статьи.
Зачем нужен график документооборота в учётной политике
Документооборот включает в себя следующие действия с первичкой:
- создание;
- получение от контрагентов и др.;
- принятие к учёту;
- обработку;
- передачу в архив.
Все эти действия должен определять график документооборота к учётной политике.
Чёткая схема движения первичного учётного документа в бухгалтерии поможет рационально распределить «документальные» обязанности между сотрудниками, сократить время на обработку документов, своевременно формировать отчётность и контролировать обработку документов на каждом этапе, а также исключить возможность утери документа. Это особенно актуально, если в компании не используется система ЭДО, и документооборот ведётся на бумаге.
Простую и удобную схему согласования документов обеспечит сервис «Астрал.ЭДО». Работайте с несколькими организациями или целой группой компаний в удобном личном кабинете, а для внешнего ЭДО с контрагентами, которые пользуются услугами других операторов, есть бесплатный роуминг без дополнительных настроек.
Кто отвечает за график документооборота в бухгалтерии
Составлением графика документооборота занимается сотрудник, который отвечает за организацию и ведение бухучёта. Обычно это главный бухгалтер.
Утвердить график может только руководитель компании. Работу бухгалтерии определяет учётная политика. Приложение к учётной политике — график документооборота, но его можно утвердить отдельным приказом или распоряжением.
После утверждения график под подпись доводится до всех работников, участвующих в документообороте. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех подразделений и служб организации. Поэтому контроль за соблюдением графика документооборота обеспечивает также главный бухгалтер
Как составить график документооборота в бухгалтерии
При составлении графика документооборота в бухгалтерии в 2022 году следует руководствоваться ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте».
Единой формы графика законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно — с учётом особенностей своей деятельности. При этом график должен содержать точную информацию об организации документооборота для УП и не допускать разночтений.
Прежде чем разрабатывать схему движения документов и определять сроки их обработки, нужно определить, какие именно документы используются для оформления всех фактов хозяйственной жизни организации.
Затем следует установить и утвердить лиц, ответственных за оформление, а также за приём и обработку первичных документов от контрагентов и разработать схему движения документов между ними. Это проще всего сделать, если документооборот ведётся в электронном виде.
В конце устанавливаются предельные сроки передачи документов в бухгалтерию, сроки их обработки и передачи в архив. Также можно указать сроки хранения документов, но это необязательно.
Если вы впервые составляете график документооборота, можно использовать образец.
Первичку, регистры бухгалтерского учёта и бухотчётность хранят не менее пяти лет после отчётного года.
Рабочий план счетов бухучёта, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчётности в последний раз (ст. 29 Закона о бухгалтерском учёте).
Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).
График документооборота в бухгалтерии: образец
Подключитесь к Диадоку, поможем внедрить систему ЭДО
Подключиться
Система электронного документооборота (ЭДО) — совокупность программных средств, которые необходимы для организации безбумажного обмена документами с контрагентами. Она помогает перевести в онлайн их создание, подписание, отправку, получение, хранение.
Системы электронного документооборота позволяют:
- оптимизировать расходы на печать и пересылку;
- уменьшить количество рутинных задач;
- ускорить делопроизводство;
- наладить дистанционную работу.
Структуру информационной системы электронного документооборота оценивают с двух сторон: программно-техническое обеспечение и функциональность.
С точки зрения технического наполнения в состав систем электронного документооборота входят программы, облачные серверы, функциональные модули. Состав меняется в зависимости от способа использования, например для веб-интерфейса не понадобятся интеграционные решения.
Если говорить о доступных функциях, структура системы электронного документооборота включает модули для ввода информации, управления доступом, интеграции в учетную систему, хранения файлов.
Базовые возможности систем ЭДО включают опции:
- создание и загрузка документов с компьютера;
- согласование, подписание;
- отправка и получение;
- настраиваемые шаблоны;
- хранение информации о действиях с файлом;
- поиск по ключевым словам;
- автоматизированные маршруты движения;
- разграничение доступа пользователей.
Рассмотрим общую характеристику системы электронного документооборота на примере Контур.Диадока.
| Возможность | Базовая версия | Дополнительная функциональность |
|---|---|---|
| Создание и отправка электронных юридически значимых документов | + | + |
| Подписание документов электронной подписью | + | + |
| Хранение данных на серверах Контура без ограничения по объему | + | + |
| Поиск файлов с отбором по фильтрам | + | + |
| Выгрузка документов для передачи в ФНС через систему интернет-отчетности | + | + |
| Поиск и приглашение контрагентов | + | + |
| Обмен сообщениями в онлайн-сервисе | + | + |
| Обмен документами с абонентами других операторов ЭДО — роуминг | + | + |
| Интеграционные решения | + | |
| Передача данных в Честный ЗНАК по маркированному товару | + | |
| Международный ЭДО | + | |
| Распределение входящих документов по подразделениям или сотрудникам | + | |
| Создание электронного архива | + | |
| Маршруты согласования | + | |
| Шаблоны документов | + |
Узнайте больше информации о системе электронного документооборота Контур.Диадок от нашего менеджера
Оставить заявку
Посредством системы электронного документооборота компания может оптимизировать работу, снизить расходы, разгрузить бухгалтерию. Разберем преимущества подробнее:
- Ускоренный доступ к информации. Бумажный документ долго движется по цепочке, а отследить статус не всегда получается. В системе ЭДО документы перемещаются мгновенно, сохраняется история действий пользователя.
- Оптимизация хранения данных. Отсутствуют физические архивы — документы находятся в облачном хранилище, так они защищены от повреждения или кражи.
- Автоматизация бизнес-процессов. Можно настроить маршрут движения документа по заданному пути в определенный срок, что позволяет прогнозировать время решения задачи.
- Улучшение качества обслуживания. Ускорение процессов и оперативный доступ к нужной информации помогают эффективнее работать с клиентами.
- Уменьшение количества ошибок. Система ЭДО проверяет формализованные документы на соответствие формату. Сократить операции по переносу данных вручную поможет интеграция в учетную систему, а настраиваемые шаблоны позволят избежать неточностей в оформлении и содержании документов.
- Обеспечение конфиденциальности и сохранности сведений. За счет настроек контролируют доступ сотрудников к информации. Единая база позволяет архивировать и восстанавливать данные.
- Повышение качества работы. Понятные процессы дают возможность вводить регламенты, которые легко соблюдать.
Таким образом, система электронного документооборота предназначена для удобного обмена документами и оптимизации бизнес-процессов. Система электронного документооборота обеспечивает управление потоками входящих и исходящих документов и разгружает сотрудников от рутинной работы.
Классифицировать электронный документооборот можно по разным параметрам: виду правовых отношений между участниками, типам документов, географии. Разберем детальнее.
По типу отношений между участниками процесса документооборота выделяют обмен внутри компании, с контрагентами и с контролирующими органами. Мы сравнили виды ЭДО в таблице.
| Вид | Участники | Документы | Кто предоставляет сервис |
|---|---|---|---|
| Внутренний | Сотрудники организации | Кадровые документы, авансовые отчеты, описи, ведомости | Организуется самостоятельно внутри компании с помощью решений от разработчиков |
| Внешний | Контрагенты: поставщики, клиенты | Формализованные и неформализованные документы: договоры, УПД, счета-фактуры, накладные, акты | Услуги по обмену предоставляет одобренный ФНС оператор ЭДО, например СКБ Контур |
| С контролирующими органами (B2G-обмен) | Госорганы: ФНС, ФСС, ПФР, Росстат, РАР, РПН | Отчетность и документы по требованию в ФНС и другие органы | Системы подготовки и сдачи электронной отчетности, например Контур.Экстерн |
Некоторые виды ЭДО предназначены для работы с конкретным видом документации, например: кадровой, бухгалтерской, логистической, производственной. Отличаться они будут только спецификой отрасли.
Также ЭДО классифицируют по географии: международный электронный документооборот и обмен документами с контрагентами внутри страны. Первый вариант в Контур.Диадоке реализуется в рамках подключенной системы как дополнительная услуга.
Переведите делопроизводство в онлайн и обменивайтесь юридически значимыми документами
Попробовать
Система электронного документооборота должна обеспечивать безопасный обмен документами. Поэтому ее организацией занимаются операторы электронного документооборота. Например, такой оператор — СКБ Контур, а система для обмена документами — Диадок.
Приказ ФНС России от 8 июня 2021 года № ЕД-7-26/546@ регламентирует требования к операторам ЭДО. Оператор должен обладать техническими и правовыми ресурсами, которые создадут легитимный обмен документами между контрагентами и обеспечат защиту передаваемых сведений.
Чтобы гарантировать юридическую значимость документов, клиентам предлагают использовать квалифицированную электронную подпись (КЭП), так как по закону только КЭП аналогична собственноручной без заключения дополнительных соглашений.
У оператора ЭДО должна быть лицензия на предоставление услуг связи, работу с сертификатами ЭП, криптошифровальным программным обеспечением. Операторы, которые прошли проверку налоговой, перечислены на сайте ФНС, в числе аккредитованных — СКБ Контур.
Также операторы ЭДО:
- хранят электронный архив в течение обозначенного законом срока;
- отслеживают корректировки в нормативных актах, чтобы обновлять систему.
Помимо правовых требований, система ЭДО ориентируется на потребности клиентов. Так, большинство систем электронного документооборота обеспечивают ответ на следующие запросы: совместимость с ПО, понятный интерфейс, оперативная техподдержка, скорость работы.
Также важны критерии:
- применение КЭП;
- опыт и надежность оператора;
- автоматизация создания стандартных документов;
- интеграция с 1С и другим ПО;
- отзывы клиентов.
Способ работы в системе ЭДО и подбор дополнительной функциональности будут зависеть от запроса организации. Крупные компании предпочтут персональные, а средний и малый бизнес — коробочные решения. Организации, которым важно перевести в цифровой вид обмен конкретным типом документов, выберут отраслевые решения, например для строительства или логистики. Предприятиям со сложной структурой подойдут гибкие настройки и возможность маршрутизации.
Оптимизируйте работу компании с помощью ЭДО
Подключиться
Для внедрения системы электронного документооборота в компании понадобится выбрать оператора и способ работы, перевести процессы в цифровой формат, обучить сотрудников, создать новые регламенты.
Порядок действий при внедрении следующий:
- Анализ текущих бизнес-процессов для перевода в онлайн. Если в результате исследования выявлены слабые места, отдайте предпочтение такому решению, которое поможет их оптимизировать.
- Выбор способа работы, оператора и программного решения: веб-версия, интеграция.
- Тестирование и введение в эксплуатацию. На этом этапе обучают сотрудников и настраивают ПО.
- Внесение изменений в учетную политику организации, создание приказа и положения о переходе на ЭДО, где прописаны правила работы с сервисом, а также цели изменений.
Подробнее о том, как компании перейти на ЭДО, рассказываем здесь.
Как выбрать систему ЭДО?
Система электронного документооборота должна отвечать потребностям организации. Поэтому проанализируйте текущие процессы и определите, какие из них получится оптимизировать с помощью системы ЭДО. Ориентируйтесь на опыт оператора, его надежность, количество подключенных контрагентов и возможности сервиса.
Можно ли совмещать электронный документооборот с бумажным?
Да, так как не все организации могут полностью перейти на ЭДО. Тогда только часть процессов уходит в онлайн, например обмен документами в работе с маркированным товаром. Это связано с тем, что применять ЭДО обязательно для ряда категорий маркируемого товара.
Безопасно ли переходить на электронный документооборот?
Организовать систему электронного документооборота в компании помогают операторы ЭДО, к которым выдвигают строгие требования безопасности и сохранности информации. Поэтому операторы используют защищенные каналы передачи, резервные копии, предлагают пользователям двухфакторную аутентификацию. Больше о безопасности в ЭДО пишем здесь.
Кто отвечает за внедрение системы электронного документооборота?
Основную работу по внедрению ЭДО берут на себя компании-операторы: предоставляют сервис, уведомляют налоговые органы о новом пользователе, следят за соблюдением законов. Внутри организации внедрение курируют назначенные сотрудники.
Поможем внедрить ЭДО — подключите Диадок и начните экономить на документообороте
Подключиться
Организация документооборота в организации
Понятие документооборота специалистами трактуется как процесс движения документов – от момента их появления (получения (поступления извне) либо создания внутри) до завершения работы с ними (исполнения). Последний этап – списание в дело (передача на хранение) или отправка внешнему адресату.
Организовать системное и эффективное управление документацией – это значит обеспечить прохождение и должное использование документов на каждом из этапов их существования. При этом специфика управления этими событиями определяется не только тем, предприятие это, учреждение или иной вид, но и выбором способа обработки корреспонденции. Сегодня в противовес традиционным «бумажным» технологиям все чаще используются информационные.
Организация документооборота на предприятии (на примере ООО)
Рассмотрим создание системы управления документами на примере наиболее востребованной организационно-правовой формы предприятий – общества с ограниченной ответственностью. Этот процесс можно условно можно разбить на следующие этапы:
- разработка схем документопотоков;
- закрепление этих схем в нормативных актах (инструкциях, регламентах);
- внедрение в практику.
Для современных бизнес-структур, независимо от их размеров, характерно разнообразие видов документов и маршрутов их движения, а также быстрое накопление информационно-документационных массивов. Традиционный («бумажный») способ обработки этих материалов становится малопригодным. Системы электронного документооборота (СЭД/ECM-системы) превращаются в важнейший инструмент повышения эффективности деятельности, а внедрение информационных технологий является популярным направлением реинжиниринга бизнес-процессов.
При принятии решения о внедрении специализированного продукта следует взвешенно подходить к его выбору. Сейчас уже не принято рассматривать делопроизводство изолированно, как явление, нужное только канцелярским работникам. Чтобы документирование качественно обеспечивало основную деятельность, его следует включить в общий контур управленческого учета. А это возможно только при использовании для автоматизации ECM-решений, интегрированных в IT-инфраструктуру компании.
Современные решения, в частности, продукты ЭОС – «ДЕЛО» и EOS for SharePoint, отличаются тем, что поддерживают уже не только классическое делопроизводство, но и другие бизнес-процессы. В основу их архитектуры заложен принцип масштабирования на смежные сферы. Также они включают и дополнительные возможности, востребованные в современном менеджменте:
- имеют разнообразные интерфейсы для работы, в том числе с мобильных устройств;
- содержат модули подготовки аналитических отчетов;
- поддерживают различные способы получения данных (введения в базу) и форматы;
- могут быть адаптированы под специфику конкретного предприятия без программирования;
- легко интегрируются с другими IT-решениями – программами для автоматизации бухгалтерии, CRM, BPM, HR и т.д.
Организация документооборота в бухгалтерском учете
Бухгалтерский документооборот является важнейшей составной частью документопотоков предприятий и учреждений. Как правило, он регулируется специальным утвержденным графиком, регламентирующим всю совокупность документационных операций (от создания самого простого счета до сдачи годового отчета), соблюдение которого является обязательным для всех участников.
Наиболее важными для документирования бухучета являются первичные документы (те, что подтверждают факт хозяйственной операции и составляются в момент ее совершения или сразу после окончания). К ним относят договоры, акты, счета, накладные, журналы учета, приходные и расходные ордера, платежные ведомости, табели, приказы и т.д. Многие из них предполагают процедуру согласования по сложным маршрутам. Поэтому целесообразно организовать ее через СЭД/ECM, взаимосвязанную с бухгалтерской программой. Документация будет поступать на рассмотрение в СЭД, проходить по маршрутам и возвращаться уже в полностью согласованном виде. Это существенно упростит саму процедуру и сэкономит время на согласование и введение документов в базу данных.
Для этой цели компанией ЭОС разработана специальная опция «Интеграция ДЕЛО — 1С». Она предназначена для обеспечения взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с популярной в России программой 1С. ЭОС имеет и другие решения для упрощения согласования документации, созданной в специализированных системах бухучета и ERP.
Организация документооборота по учету основных средств
Основные средства – пожалуй, самая регламентированная область бухучета. Все операции с основным средствами обязательно документируются в специальных учетных формах, к их содержанию также предъявляются жесткие требования. Чтобы правильно организовать учет ОС, необходимо:
- установить перечень форм первичной документации для объектов ОС (к ним относятся акты (приемки-передачи, приемки-сдачи, о списании), инвентарные карточки и др.);
- определить схему документооборота (она должна включать график движения документации и ответственных за ее оформление).
Движение этих учетных форм – частный случай документирования бухгалтерских операций. Оно также взаимосвязано с общими документопотоками и предполагает сложные маршруты согласования, поэтому может быть реализовано средствами СЭД, интегрированной с бухгалтерией.
Организация документооборота в банке
Бизнес-процессы в документационном обеспечении банков существенно отличаются от аналогичных процессов в других коммерческих компаниях. Это определяет специфику требований к банковским системам автоматизации управления документопотоками. В списке обязательных характеристик и требований, которые банки предъявляют к СЭД/ECM-системам, содержатся следующие:
- возможность использования ЭП (электронной подписи) и шифрования;
- масштабируемость;
- высокое быстродействие;
- повышенный уровень защищенности;
- возможность интеграции с различными IT-продуктами;
- соответствие требованиям банковского законодательства и иным нормативным актам в этой сфере и др.
Казалось бы, при таких требованиях непросто подобрать «коробочный» продукт. Между тем, многие банки давно и успешно используют решения ЭОС для банков.
Выбор способа управления корреспонденцией и иной документацией – важное событие. Оно может стать значимым фактором для роста эффективности управленческой и основной деятельности, а может стать решением, влекущим за собой нежелательные последствия и финансовые потери.
Лучший способ избежать ошибок – обратиться за консультацией к специалистам на этапе выбора, а не после приобретения программного продукта. Если вы оставите заявку в шаблоне, который здесь приведен, наши эксперты с удовольствием ответят на ваши вопросы.