Корректировка нормы рабочего времени в случае отсутствия работника на работе по уважительной причине

ООО «ЮрСпектр» провело аудиториум ilex на тему «Суммированный учет рабочего времени: анализ типичных ошибок». Лектором выступил Вадим Александрович Григорьев.

Он подробно проанализировал ошибки, которые допускают наниматели при применении суммированного учета рабочего времени, а также ответил на ряд вопросов слушателей по теме. Ниже публикуем ответы на них.

В каком НПА прописан порядок расчета и корректировки индивидуальной нормы рабочего времени в случаях, если работник был на больничном или в отпуске?

Указанный порядок должен быть четко и понятно прописан в ЛПА организации, в котором определено, что такое суммированный учет рабочего времени и как им пользоваться. Например, в ПВТР, соответствующем положении или инструкции. В случае возникновения судебного спора, если порядок корректировки не прописан в ЛПА, судья произведет корректировку таким способом, который применялся нанимателем для определения расчетной нормы рабочего времени. Так, если в организации для этого используется расчетная норма рабочего времени, установленная Минтруда и соцзащиты для 5-дневной или 6-дневной рабочей недели (т.е. пользуются способом установления расчетной нормы рабочего времени по производственному календарю), судья корректировку произведет также по производственному календарю.

Как верно скорректировать индивидуальную норму рабочего времени при сменном графике работы по 12 часов, если сотрудник находился на больничном?

Порядок корректировки индивидуальной нормы рабочего времени при незапланированном отсутствии по уважительной причине, в том числе такой как временная нетрудоспособность, лучше всего определить в ЛПА. При этом целесообразно корректировать индивидуальную норму рабочего времени именно на время неявки работника, приходящееся на часы или дни работы, запланированные по графику работ (сменности). Иными словами, если работник отсутствовал на работе 3 дня, следует произвести корректировку на время, которое запланировано на эти 3 дня.

В организации установлен двухсменный режим рабочего времени: 1-я смена — с 08:00 до 20:00, 2-я смена — с 20:00 до 08:00. Последний день больничного работника выпадает на начало 2-й смены (с 20:00 до 08:00), а вторая ее половина приходится фактически на первый рабочий день после больничного. Когда работник должен приступить к работе?

В данной ситуации получается, что работнику как бы нужно выйти на работу на половину смены. Однако он не должен этого делать. По сути, складывается такая ситуация, что больничный закрыт, работник мог бы отработать 8 часов, но не отрабатывает их. При корректировке нормы рабочего времени возникает нюанс, так как корректировка в данном случае возможна только на 4 часа, а на 8 оставшихся — нет.

Поэтому в таких ситуациях рекомендуется переносить подобные смены таким образом, чтобы они не дробились. Иными словами, целесообразно договориться с работником и перенести смену на другой период так, чтобы он мог выйти на смену полной продолжительности. В таком случае расчетную норму рабочего времени даже на 4 часа корректировать не придется.

Какие производства можно отнести к непрерывному производству согласно ст. 117 ТК?

При круглосуточном режиме работы, когда необходимо обеспечивать бесперебойную работу какого-то структурного подразделения, наниматель может вводить так называемое непрерывное производство. Перечень таких производств устанавливается также нанимателем. Именно он определяет, кто из работников работает непрерывно. Например, это служба безопасности организации: сторожа, охранники и прочие.

Поэтому, если есть участок работы, который требует постоянного нахождения или обеспечения безопасности со стороны человека, его можно отнести к соответствующей категории. Указанный перечень можно, в частности, оформить как приложение к ПВТР.

Если учетный период в организации год, необходимо ли в таком случае составлять и утверждать графики работ (сменности) на весь учетный период?

Установленный режим рабочего времени доводится до ведома работников не позднее 1 месяца до введения его в действие (ч. 5 ст. 123 ТК). Поэтому график должен быть утвержден и доведен до сведения работников не позднее чем за месяц до ввода его в действие. Обязанности составлять графики сразу на весь учетный период законодательство не содержит. Однако стоит отметить, что сумма часов по всем 12 графикам за год не должна превышать норму рабочего времени работника. Если превышает, то графики работ (сменности) составлены неверно. И наниматель может быть привлечен за это к ответственности, потому что данное действие называется планированием сверхурочной работы.

Работник оформлен на полную ставку по основному месту работы и на 0,25 ставки как внутренний совместитель. По работе по совместительству у него на данный момент имеется несколько часов переработки. В том случае, если работник решит уволиться с работы по совместительству, каким образом рассчитать время сверхурочной работы? Учетный период в организации год.

Читайте в ilex ответ на этот вопрос и другие рекомендации  лектора по анализу учета рабочего времени.

Вопрос 

В компании суммированный учет рабочего времени – учетный период год. Работают 2/2 по 12 часов.

1. Надо ли учитывать ежегодный оплачиваемый отпуск при подсчете нормы часов? Если работник пошел в отпуск, необходимо из его нормы часов вычесть количество часов отпуска? Но тогда у него будет «недоработка», должны ли мы ее оплачивать? 
2. Если работник берет дни без сохранения заработной платы, у него тоже возникает недоработка. В этом случае мы оплачиваем ее по среднему?

Ответ 

1. Норма рабочего времени работника, отсутствующего по уважительной причине, предусмотренной законодательством (любые отпуска, больничные), уменьшается на часы отсутствия по сравнению с нормой рабочего времени по производственному календарю. Часы отсутствия по уважительной причине при этом в дальнейшем отрабатываться не должны.
2. В рассматриваемой ситуации нахождение работника в отпуске (ежегодном, без сохранения) не является недоработкой. Средний заработок за эти периоды отсутствия на работе не выплачивается.

Обоснование 

Согласно ст. 104  ТК РФ, когда по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников (включая работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда) ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени с тем, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие периоды) не превышала нормального числа рабочих часов. Учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, – три месяца.

Согласно ст. 155 ТК РФ работодатель обязан обеспечить работнику отработку суммарного количества рабочих часов в течение учетного периода. При невыполнении работником норм труда (должностных обязанностей) по вине работодателя оплата производится за фактически проработанное время или за выполненную работу, но не ниже средней заработной платы работника, рассчитанной за тот же период времени или за выполненную работу.

Отметим, что рассчитанная вначале норма рабочих часов к концу учетного периода может измениться. Дело в том, что из количества рабочих дней нужно исключить дни, когда сотрудник фактически не работал (находился в отпуске, болел, проходил медицинское обследование и т.д.). Если дни отлучки изначально в расчете не были предусмотрены, норму придется пересчитать, уменьшив ее на часы отсутствия. Такую же точку зрения поддерживают и контролирующие органы.

Роструд в Письме от 01.03.2010 № 550-6-1 указал, что при подсчете нормы рабочих часов, которые необходимо отработать в учетном периоде, из этого периода исключается время, в течение которого работник освобождался от исполнения трудовых обязанностей с сохранением места работы (в частности, ежегодный отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, период выполнения государственных, общественных обязанностей). Норма рабочего времени в этих случаях должна уменьшаться на количество часов такого отсутствия, приходящихся на рабочее время.

Кроме того, из Письма Минтруда России от 25.12.2013 № 14-2-337 также следует, что, если работник находится в отпуске, временно нетрудоспособен, норма рабочего времени должна быть уменьшена на время отсутствия работника, а при направлении в командировку – на количество времени командировки.

В Письме Минздравсоцразвития России от 13.10.2011 № 22-2/377333-782 сказано, что часы отсутствия работника с суммированным учетом рабочего времени на рабочем месте в учетном периоде в случаях, предусмотренных законодательством (отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.), не должны им в дальнейшем отрабатываться. Следовательно, норма рабочего времени в этих случаях должна уменьшаться на количество часов, пропущенных работником по графику его работы. При этом действующее законодательство не определяет эту ситуацию как недоработку и не обязывает работодателя оплачивать этот период по среднему.

Кроме этого, так как работник отсутствовал на работе по определенным причинам, предусмотренным законодательством (в рассматриваемой ситуации отпуск) данные периоды отсутствия оплачиваются в соответствии с действующим законодательством (за отпуск уже выплачены отпускные). Законодательство не присматривает двойной оплаты одного периода, т.е один период два раза не оплачивается (отпускными и средним заработком).

Таким образом:

Норма рабочего времени работника, отсутствующего по уважительной причине, предусмотренной законодательством (любые отпуска, больничные), уменьшается на часы отсутствия по сравнению с нормой рабочего времени по производственному календарю. Часы отсутствия по уважительной причине при этом в дальнейшем отрабатываться не должны.

В рассматриваемой ситуации нахождение работника в отпуске (ежегодном, без сохранения) не является недоработкой.

Средний заработок за эти периоды отсутствия не выплачивается.

На вопрос отвечала: И.В. Тарасова, ведущий эксперт ИПЦ «Консультант+Аскон»

Порядок введения суммированного учета рабочего времени

Порядок введения суммированного учета рабочего времени должен быть установлен Правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 104 ТК РФ), которые утверждаются должностным лицом либо приказом (распоряжением) руководителя (или уполномоченного лица).

Суммированный учет применяется в случае, если по условиям производства (работы) у индивидуального предпринимателя, в организации в целом или при выполнении отдельных видов работ не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. ст. 91, 92 Трудового кодекса РФ, далее – ТК РФ). Суммированный учет рабочего времени применяется при сменной работе или режиме гибкого рабочего времени. При работе в режиме гибкого рабочего времени начало, окончание или общая продолжительность рабочего дня (смены) определяются по соглашению сторон. При этом работодатель обеспечивает отработку работником суммарного количества рабочих часов в течение соответствующих учетных периодов (рабочего дня, недели, месяца и других (ст. 102 ТК РФ). Режимы гибкого рабочего времени могут применяться как при пяти- и шестидневной рабочей неделе, так и при других режимах работы. На лиц, работающих в вышеуказанном режиме, распространяются такие же гарантии, как и на остальных работников. Режим сменной работы и режим гибкого рабочего времени должны быть предусмотрены локальным нормативным актом организации (ст. 100 ТК РФ). Трудовое законодательство обязывает вести суммированный учет рабочего времени только в одном случае — при вахтовом методе работы.

При других режимах организации работы ведение суммированного учета — дело добровольное. Работодатель самостоятельно выбирает вид учета рабочего времени.

Суммированный учет — это специальный порядок распределения и учета рабочего времени и времени отдыха, основанный на графиках работы (графиках сменности). При введении суммированного учета работодатель должен определить учетный период (месяц, квартал или другой период до одного года) и рассчитать нормальное число рабочих часов в нем (ч. 2 ст. 104 ТК РФ), что необходимо для правильного подсчета часов, отработанных работником сверхурочно и подлежащих соответствующей оплате (ч. 1 ст. 104 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 N 22-2-3363).         

Особенность суммированного учета заключается в том, что учет рабочего времени допускает отклонение продолжительности рабочего времени в сутки и в течение недели от той, что установлена для данной категории работников. При этом переработка в одни дни (недели) может погашаться недоработкой в другие дни (недели) с тем, чтобы в пределах определенного работодателем учетного периода  общая продолжительность рабочего времени не превышала нормального числа рабочих часов для этого периода у соответствующей категории работников (ч. 1, 2 ст. 104 ТК РФ). При этом выполнение нормы труда — отработка нормального числа рабочих часов — обеспечивается не за смену или неделю, а за более длительное время — учетный период.

Если работодатель вводит суммированный учет рабочего времени, он должен обеспечить каждой категории работников полагающуюся ей продолжительность рабочего времени (нормальное число рабочих часов) в учетном периоде. Графики работы (сменности) могут составляться на различные периоды. При применении суммированного учета рабочего времени данный график может составляться на учетный период. График работы (сменности) нужен для того, чтобы продолжительность работы по графику работы (сменности) соответствовала норме рабочего времени в учетном периоде, то есть не была выше или ниже ее. Таким образом, сверхурочная работа и переработка не могут включаться заранее в график работы (сменности). Составление графика работы (сменности) не освобождает организации от ведения табеля учета рабочего времени.  

Отличие между этими двумя документами состоит в том, что в графике работы (сменности) фиксируется планируемая организация рабочего времени в учетном периоде, а в табеле — фактическое использование рабочего времени (график составляется до наступления, а табель — в течение соответствующего учетного периода). Информация, содержащаяся в графике и в табеле, может быть различной.

Норма рабочего времени при суммированном учете

Наибольшее количество нарушений, выявляемых Государственной инспекцией труда в Удмуртской Республике при проведении проверок соблюдения трудового законодательства, касаются установления нормы рабочего времени при суммированному учете рабочего времени.

Суммированный учет — это специальный порядок распределения и учета рабочего времени и времени отдыха, основанный на графиках работы (графиках сменности). При введении суммированного учета работодатель должен определить учетный период (месяц, квартал или другой период до одного года) и рассчитать нормальное число рабочих часов в нем (ч. 2 ст. 104 ТК РФ), что необходимо для правильного подсчета часов, отработанных работником сверхурочно и подлежащих соответствующей оплате (ч. 1 ст. 104 ТК РФ, Письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 № 22-2-3363). Особенность суммированного учета заключается в том, что учет рабочего времени допускает отклонение продолжительности рабочего времени в сутки и в течение недели от той, что установлена для данной категории работников. При этом переработка в одни дни (недели) может погашаться недоработкой в другие дни (недели) с тем, чтобы в пределах определенного работодателем учетного периода  общая продолжительность рабочего времени не превышала нормального числа рабочих часов для этого периода у соответствующей категории работников (ч. 1, 2 ст. 104 ТК РФ). При этом выполнение нормы труда — отработка нормального числа рабочих часов — обеспечивается не за смену или неделю, а за более длительное время — учетный период.

При установлении учетного периода необходимо соблюдать следующие требования законодательства:

— учетный период не может превышать один год, а для учета рабочего времени работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, — три месяца (ст.104 ТК РФ  ч.1);

— при суммированном учете рабочего времени водителей продолжительность учетного периода составляет один месяц (п. 8 Положения об особенностях режима работы и отдыха водителей автомобилей, утв. Приказом от 20 августа 2004 г. № 15 Министерства транспорта Российской Федерации).

Нормальная продолжительность рабочего времени, то есть времени, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности, составляет не более 40 часов в неделю. Норма рабочего времени на месяц, квартал, год рассчитывается в соответствии с Порядком исчисления нормы рабочего времени на определенные календарные периоды времени (месяц, квартал, год) в зависимости от установленной продолжительности рабочего времени в неделю, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н.

При определении нормы рабочего времени работников за учетный  период при суммированном учете рабочего времени должны соблюдаться следующие правила:

-для работников, работающих неполный рабочий день (смену) и (или) неполную рабочую неделю, нормальное число рабочих часов за учетный период соответственно уменьшается;

— норма рабочего времени учетного периода уменьшается на время (количество часов) нахождения работника в отпуске и «на больничном» (а также — период выполнения государственных, общественных обязанностей). После такой корректировки любая переработка сверх скорректированной нормы будет считаться сверхурочной работой. В противном случае сверхурочные часы будут отработкой за отсутствие на работе по уважительной причине;

— если работник болел в месяце учетного периода, на который приходится недоработка, а переработка в других месяцах учетного периода не погасилась, должен быть скорректирован график работы путем предоставления работнику дополнительных часов или дней отдыха, чтобы по итогам учетного периода выйти на норму рабочего времени (ст. 104 ТК РФ). По мнению Федеральной службы по труду и занятости (письмо от 01.03.2010 № 550-6-1), при подсчете нормы рабочих часов, которые необходимо отработать в учетном периоде, из этого периода исключается время, в течение которого работник освобождался от исполнения трудовых обязанностей с сохранением места работы (ежегодный отпуск, учебный отпуск, отпуск без сохранения заработной платы, временная нетрудоспособность, период выполнения государственных, общественных обязанностей).

Если работодатель вводит суммированный учет рабочего времени, он должен обеспечить каждой категории работников полагающуюся ей продолжительность рабочего времени (нормальное число рабочих часов) в учетном периоде.

Напоминаем, что порядок введения суммированного учета рабочего времени должен быть установлен Правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 3 ст. 104 ТК РФ), которые утверждаются должностным лицом либо приказом (распоряжением) руководителя (или уполномоченного лица).

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени

 Оплата рабочего времени при суммированном учете производится:

— или исходя из часовых тарифных ставок (за фактически отработанные часы согласно графику);

— или исходя из должностного оклада (пропорционально отработанному времени).

Работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается не менее чем в двойном размере (ст. 153 ТК РФ):

-сдельщикам — не менее чем по двойным сдельным расценкам;

-работникам, труд которых оплачивается по дневным и часовым тарифным ставкам, — в размере не менее двойной дневной или часовой тарифной ставки;

— работникам, получающим оклад (должностной оклад), — в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа в выходной или нерабочий праздничный день производилась в пределах месячной нормы рабочего времени, и в размере не менее двойной дневной или часовой ставки (части оклада (должностного оклада) за день или час работы) сверх оклада (должностного оклада), если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени. При суммированном учете рабочего времени суббота и воскресенье являются рабочими днями в случае, если графиком установлена работа в субботу или воскресенье.                  

Трудовым кодексом РФ установлены два вида компенсации за работу в выходные и нерабочие праздничные дни (ст. 153 ТК РФ). При этом следует помнить, что выходные и праздничные дни подлежат оплате в двойном размере непосредственно в том месяце, когда работник фактически был привлечен к работе. По желанию работника, работавшего в выходной (ваш выходной по графику) или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха (ч. 3 ст. 153 ТК РФ). В этом случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит. В ст. 153 ТК РФ речь идет именно о дне отдыха, а не о пропорциональном предоставлении времени отдыха за работу в выходной день. Действующее законодательство не предусматривает зависимости продолжительности отдыха от продолжительности работы в выходной или нерабочий праздничный день. Таким образом, вне зависимости от количества отработанных в выходной день часов работнику предоставляется полный день отдыха (Письмо Роструда от 31.10.2008 N 5917-ТЗ).

Право выбора вида компенсации работы в выходные и нерабочие праздничные дни принадлежит работнику (ст. 153 ТК РФ). При отсутствии письменного заявления работника о предоставлении ему в качестве компенсации за работу в выходные или нерабочие праздничные дни другого дня отдыха производится оплата в повышенном размере.

Подсчет часов переработки ведется после окончания учетного периода. При суммированном учете работа, выполняемая работником по инициативе работодателя сверх нормального числа рабочих часов за учетный период, признается сверхурочной работой (ст. 99 ТК РФ). Время переработки – сверхурочная работа — определяется как разница между фактически отработанным работником временем и нормальным числом рабочих часов, установленным для данной категории работников, в целом за учетный период (Письмо Минздравсоцразвития России от 31.08.2009 N 22-2-3363).

 Сверхурочная работа оплачивается в общеустановленном порядке: за первые два часа работы — не менее чем в полуторном размере, за последующие часы — не менее чем в двойном размере. При этом следует помнить, что и количество часов сверхурочной работы также оплачиваются в целом за учетный период. Например: в учетном периоде работник отработал сверхурочно 102 часа. Из них 2 часа следует оплатить в не менее чем в полуторном размере, а остальные 100 часов — не менее чем в двойном размере.  Конкретные размеры оплаты за сверхурочную работу могут определяться коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. По желанию работника сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно (ст. 152 ТК РФ).