Электронное делопроизводство ГОСТ Р 7.0.8.-2013, заменивший ГОСТ Р 51141-98, описывает все действующие в законодательстве РФ термины и определения делопроизводства и архивного дела. Вы можете ознакомиться с ним, а также сохранить эту страницу в закладки браузера.
Предисловие
1. Разработан Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства.
2. Внесен Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело».
3. Утвержден и введен в действие Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст.
4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5 Взамен ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарты», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru).
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом, целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины и определения
3.1 Общие понятия
1. Делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. Документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. Управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. Архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. Служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. Архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. Документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. Официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. Архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. Электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. Документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. Носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. Автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. Юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. Юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. Аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. Достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. Целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. Пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. Подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. Подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. Дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. Копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. Электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. Заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии’ с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. Выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. Письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. Текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. Изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. Фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
31. Аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32. Видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
33. Кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
34. Фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. Графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. Реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. Формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. Хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. Экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. Срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. Постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. Временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. Доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
44. Документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45. Средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. Система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. Вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. Бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. Унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. Табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. Альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. Оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53. Согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. Лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. Виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. Гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. Подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. Подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. Электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. Утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
61. Гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. Гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. Дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
64. Место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
65. Резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. Текст документа: Основная содержательная часть документа.
67. Адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. Отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. Отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. Отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. Печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72. Официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2. Организация работы с документами
73. Документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. Электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. Объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. Документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. Плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. Включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. Метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. Конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. Миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. Первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83. Предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. Регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. Регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. Регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101. Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. Опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.3. Архивное дело
3.3.1. Хранение и учет архивных документов
Как вести архивное дело и делопроизводство в системе электронного документооборота? И что нужно, чтобы создать безбумажный архив в компании? Читайте в статье ECM-Journal
106. Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. Объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. Архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. Учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. Единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. Единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. Учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. Список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. Лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. Архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. Проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. Топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2. Комплектование архива
137. Комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. Критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. Источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. Выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. Перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. Документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. Документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. Документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. Особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. Уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. Упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3. Информационная деятельность архива
149. Информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. Использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. Пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. Организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. Пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. Владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. Собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. Ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. Публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. Документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. Описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. Описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. Научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
162. Система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. Архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. Опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. Архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. Архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. Архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. Обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. Тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. Историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. Каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. Архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. Архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. Архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Вы изучили ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Если планируете организовать систему электронного архива в организации, советуем ознакомиться с статьёй Артёма Пермякова на ECM-Journal.
Дата публикации: 13.08.2014 09:30 (архив)
Минфин
России в письме от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 «О заверении копий документов» разъяснил,
что в соответствии с абзацем вторым пункта 2 статьи 93 Налогового кодекса
Российской Федерации (далее – Кодекс) истребуемые налоговым органом
документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган в виде заверенных
проверяемым лицом копий.
Копией
документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию
подлинника документа. Заверенной копией документа является копия, на которую в
соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты,
обеспечивающие ее юридическую значимость.
При
заверении соответствия копии документа подлиннику проставляются: заверительная
надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка
подписи (инициалы, фамилия), дата заверения.
Минфин
отмечает, что необходимо учитывать цели представления в налоговые органы копий
документов налогоплательщика, а именно их дальнейшее использование в контрольной
работе, в том числе в качестве доказательственной базы.
Заверение
многостраничных документов допускается двумя способами: заверение каждого отдельного
листа копии документа или прошивка многостраничного документа и заверение его в
целом, при этом необходимо проставлять последовательную нумерацию всех листов в
подшивке и при заверении указать общее количество листов.
При
прошивке многостраничного документа необходимо обеспечить возможность
свободного чтения текста каждого документа в прошивке, а также его свободного
копирования. На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе)
должны быть проставлены те же реквизиты, которые проставляются на копии
документа при заверении соответствия подлиннику. Указанный лист также должен
содержать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____
листов» (количество листов указывается словами).
При
этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения
налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов,
предусмотренного пунктом 5 статьи 93 Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется
представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью
представляемых документов.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
И МЕТРОЛОГИИ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИСТЕМА СТАНДАРТОВ
ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION, LIBRARIANSHIP
AND PUBLISHING. RECORDS MANAGEMENT AND ORGANIZATION
OF ARCHIVES. TERMS AND DIFINITIONS
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Дата введения — 2014-03-01
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст
4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарта», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины и определения
3.1. Общие понятия
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32. видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
33. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
44. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45. средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
61. гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
64. место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
65. резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. текст документа: Основная содержательная часть документа.
67. адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72. официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2. Организация работы с документами
73. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83. предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101. внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.3. Архивное дело
3.3.1. Хранение и учет архивных документов
106. государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2. Комплектование архива
137. комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3. Информационная деятельность архива
149. информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
162. система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Алфавитный указатель терминов
автор документа
адресат
альбом унифицированных форм документов
архив
архивная выписка
архивная коллекция
архивная копия
архивная справка
архивное дело
архивный документ
архивный каталог
архивный путеводитель
архивный справочник
архивный указатель
архивный фонд
Архивный фонд Российской Федерации
архивный фонд личного происхождения
архивный шифр
архивохранилище
аудиовизуальный документ
аутентичность (электронного документа)
бланк документа
вид документа
видеодокумент
виза
включение документа в СЭД
владелец архивных документов
внутренняя опись
временное хранение документов
выборочный прием документов
выделение документов к уничтожению
выписка из документа
государственный архив
государственный регистрационный номер документа
графический документ
гриф ограничения доступа к документу
гриф согласования
гриф утверждения
дата документа
дело
делопроизводство
депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
документ
документ Архивного фонда Российской Федерации
документ временного срока хранения
документ постоянного срока хранения
документальная выставка
документальный фонд
документационное обеспечение (управления), ДОУ
документированная информация
документирование
документооборот
документопоток
достоверность (электронного документа)
доступ к документу
дубликат документа
заверенная копия документа
заголовок дела
единица учета архивных документов
единица хранения архивных документов
изобразительный документ
индекс дела
индивидуальный срок исполнения документа
информационная деятельность архива
использование архивных документов
историческая справка к архивному фонду
источник комплектования (архива)
каталогизация архивных документов
кинодокумент
комплектование архива
конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
контроль исполнения документов
консервация архивного документа
копия документа
критерии экспертизы ценности документов
лист-заверитель дела
лист согласования (визирования) документа
лист фонда
место составления (издания) документа
метаданные
миграция (электронных документов)
муниципальный архив
научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
номенклатура дел
носитель (документированной) информации
обзор архивного фонда
обеспечение сохранности документов
обеспечение физико-химической сохранности документов
объединенный архивный фонд
объем документооборота
ограничение доступа к архивным документам
оперативное хранение документов
описание архивных документов
описательная статья архивного справочника
опись дел, документов
опись дел структурного подразделения
организация пользования архивными документами
особо ценный документ
отметка об исполнении документа и направлении его в дело
отметка о заверении копии
отметка о наличии приложения
отметка о поступлении документа
официальное опубликование документа
официальный документ
оформление дела
оформление документа
первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
перечень документов со сроками хранения
печать
письменный документ
плотность документопотока
подлинник документа
подлинный документ
подписание (документа)
подпись
пользование архивными документами
пользователь архивными документами
постоянное хранение документов
предварительное рассмотрение документов
пригодность для использования (электронного документа)
признаки заведения дела
проверка наличия и состояния архивных документов
профиль архива
публикация архивных документов
регистрационно-учетная форма
регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа
регистрация документа
режим хранения архивных документов
резолюция
реквизит документа
реставрация архивного документа
система документации
система научно-справочного аппарата к документам архива
служба делопроизводства
собственник архивных документов
согласование документа; визирование
список фондов
средства документирования
срок хранения документов
старение документа
страховая копия архивного документа
страховой фонд архивных документов
табель унифицированных форм документов
текст документа
текстовой документ
тематический обзор архивных документов
типовой срок исполнения документа
топографический указатель
уникальный документ
унифицированная форма документа
уничтожение документов
упорядочение архивных документов
управление документами
утверждение документа
учет архивных документов
учетные документы (архива)
фонд пользования (архива)
фондирование документов
фондообразователь
фонодокумент
фотодокумент
формирование дела
формуляр документа
хранение документов
целостность (электронного документа)
централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
экспертиза ценности документов
электронная копия документа
электронная подпись
электронное дело
электронный документ
электронный документооборот
юридическая значимость документа
юридическая сила документа
УДК 001.46651.5:006.354 ОКС 01.040.01 Т00 ОКСТУ 0090
01.140.20 0006
Ключевые слова: документ, делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами, архив, архивное дело, хранение документов.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ
И МЕТРОЛОГИИ
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
СИСТЕМА СТАНДАРТОВ
ПО ИНФОРМАЦИИ, БИБЛИОТЕЧНОМУ И ИЗДАТЕЛЬСКОМУ ДЕЛУ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО
ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ
SYSTEM OF STANDARDS ON INFORMATION, LIBRARIANSHIP
AND PUBLISHING. RECORDS MANAGEMENT AND ORGANIZATION
OF ARCHIVES. TERMS AND DIFINITIONS
ГОСТ Р 7.0.8-2013
Дата введения — 2014-03-01
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства
2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. N 1185-ст
4. В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
5. ВЗАМЕН ГОСТ Р 51141-98
Правила применения настоящего стандарта установлены в ГОСТ Р 1.1-2012 (раздел 8). Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (по состоянию на 1 января текущего года) информационном указателе «Национальные стандарта», а официальный текст изменений и поправок — в ежемесячном информационном указателе «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпуске ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются также в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет (gost.ru)
Введение
Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела.
Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Стандартизированные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы представлены аббревиатурой, а синонимы — курсивом.
Термины-синонимы, нерекомендуемые к применению, приведены в круглых скобках после стандартизированного термина и обозначены пометкой «Нрк».
Термины-синонимы без пометы «Нрк» приведены в качестве справочных данных и не являются стандартизованными.
Заключенная в круглые скобки часть термина может быть опущена при использовании термина в документах по стандартизации.
Термины, в определении которых разработчики не пришли к единому мнению, содержат два варианта определений, указанных под одним номером.
Помета, указывающая на область применения многозначного термина, приведена в круглых скобках светлым шрифтом после термина. Помета не является частью термина.
Приведенные определения можно при необходимости изменять, вводя в них производные признаки, раскрывающие значения используемых в них терминов, указывая объекты, входящие в объем определяемого понятия. Изменения не должны нарушать объем и содержание понятий, определенных в данном стандарте.
Стандартизованные термины набраны полужирным шрифтом, их краткие формы, представленные аббревиатурой, — светлым, синонимы — курсивом.
1. Область применения
Настоящий стандарт устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.
Термины, установленные настоящим стандартом, рекомендуются для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу, входящих в сферу действия работ по стандартизации и (или) использующих результаты этих работ.
2. Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ Р 1.2-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены
ГОСТ Р 1.5-2004 Стандартизация в Российской Федерации. Стандарты национальные Российской Федерации. Правила построения, изложения, оформления, обозначения
ГОСТ Р ИСО 704-2010 Терминологическая работа. Принципы и методы
Примечание — При пользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действие ссылочных стандартов в информационной системе общего пользования — на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодному информационному указателю «Национальные стандарты», который опубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускам ежемесячного информационного указателя «Национальные стандарты» за текущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этого стандарта с указанием выше годом утверждения (принятия). Если после утверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на который дана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающее положение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуется применять без учета данного изменения. Если ссылочный стандарт отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.
3. Термины и определения
3.1. Общие понятия
1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4. архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.
5. служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6. архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.
7. документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
8. официальный документ: Документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке.
9. архивный документ: Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для граждан, общества, государства.
10. электронный документ: Документ, информация которого представлена в электронной форме.
11. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе.
12. носитель (документированной) информации: Материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации.
13. автор документа: Организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ.
14. юридическая значимость документа: Свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.
15. юридическая сила документа: Свойство официального документа вызывать правовые последствия.
16. аутентичность (электронного документа): Свойство электронного документа, гарантирующее, что электронный документ идентичен заявленному.
17. достоверность (электронного документа): Свойство электронного документа, при котором содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов и которому можно доверять в последующих операциях или в последующей деятельности.
18. целостность (электронного документа): Состояние электронного документа, в который после его создания не вносились никакие изменения.
19. пригодность для использования (электронного документа): Свойство электронного документа, позволяющее его локализовать и воспроизвести в любой момент времени.
20. подлинный документ: Документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.
21. подлинник документа: Первый или единственный экземпляр документа.
22. дубликат документа: Повторный экземпляр подлинника документа.
23. копия документа: Экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.
24. электронная копия документа: Копия документа, созданная в электронной форме.
25. заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
26. выписка из документа: Копия части документа, заверенная в установленном порядке.
27. письменный документ: Документ, информация которого зафиксирована знаками письменности.
28. текстовой документ: Содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.
29. изобразительный документ: Документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта.
30. фотодокумент: Изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений — статичных образов.
31. аудиовизуальный документ: Документ, содержащий изобразительную и/или звуковую информацию.
32. видеодокумент: Аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
33. кинодокумент: Изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде последовательно расположенных изображений — динамичных образов.
34. фонодокумент: Аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.
35. графический документ: Изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета.
36. реквизит документа: Элемент оформления документа.
37. формуляр документа: Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленной последовательности.
38. хранение документов: Организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов.
39. экспертиза ценности документов: Изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов.
40. срок хранения документов: Период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда.
41. постоянное хранение документов: Вечное хранение документов без права их уничтожения.
42. временное хранение документов: Хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами.
43. доступ к документу: Возможность и условия получения и использования документа
3.2. Делопроизводство
3.2.1. Документирование
44. документирование: Запись информации на носителе по установленным правилам.
45. средства документирования: Средства организационной и компьютерной техники, используемые для записи информации на носителе.
46. система документации: Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
47. вид документа: Классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения.
48. бланк документа: Лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.
49. унифицированная форма документа; УФД: Формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста.
50. табель унифицированных форм документов: Перечень установленных к применению унифицированных форм документов.
51. альбом унифицированных форм документов: Сборник установленных к применению унифицированных форм документов с указаниями по их заполнению.
52. оформление документа: Проставление на документе необходимых реквизитов.
53. согласование документа; визирование: Оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
54. лист согласования (визирования) документа: Часть официального документа с отметками (визами) о согласовании.
55. виза: Реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
56. гриф согласования: Реквизит, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием.
57. подписание (документа): Заверение документа собственноручной подписью должностного или физического лица по установленной форме.
58. подпись: Реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.
59. электронная подпись: Информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.
60. утверждение документа: Способ придания документу правового статуса.
61. гриф утверждения: Реквизит официального документа, свидетельствующий о правовом статусе документа.
62. гриф ограничения доступа к документу: Реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему.
63. дата документа: Реквизит, обозначающий время подписания (утверждения) документа или зафиксированного в нем события.
64. место составления (издания) документа: Реквизит, обозначающий наименование населенного пункта, являющегося местонахождением организации — автора документа.
65. резолюция: Реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа.
66. текст документа: Основная содержательная часть документа.
67. адресат: Реквизит, содержащий информацию о получателе документа.
68. отметка о наличии приложения: Реквизит, содержащий сведения о дополнительно прилагаемом документе (документах).
69. отметка о поступлении документа: Реквизит, подтверждающий факт получения документа организацией.
70. отметка о заверении копии: Реквизит, используемый для придания копии правового статуса.
71. печать: Устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.
72. официальное опубликование документа: Первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном Интернет-портале.
3.2.2. Организация работы с документами
73. документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
74. электронный документооборот: Документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота).
75. объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
76. документопоток: Совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут.
77. плотность документопотока: Количество документов, проходящих через определенный пункт обработки за единицу времени.
78. включение документа в СЭД: Осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота.
79. метаданные: Данные, описывающие контекст, содержание, структуру документов, обеспечивающие управление документами в информационной системе.
80. конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов): Процесс перемещения электронных документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой.
81. миграция (электронных документов): Перемещение электронных документов из одной информационной системы в другую с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.
82. первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов: Обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию.
83. предварительное рассмотрение документов: Изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение.
84. регистрация документа: Присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.
85. регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.
86. регистрационно-учетная форма: Документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля.
87. государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
88. контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
89. типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
90. индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
91. отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
92. оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
93. документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
94. номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
95. дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
96. электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
97. признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
98. формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
99. оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
100. заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
101. внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.
102. лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
103. индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
104. опись дел структурного подразделения: Учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
105. уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
3.3. Архивное дело
3.3.1. Хранение и учет архивных документов
106. государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
107. муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
108. профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
109. архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
110. Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
111. объединенный архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи.
112. архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
113. архивная коллекция: Совокупность документов, объединенных по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
114. фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
115. фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
116. обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
117. обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
118. архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
119. режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
120. реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
121. консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
122. Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
123. страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
124. страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
125. фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
126. депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
127. учет архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах для контроля за их наличием и состоянием.
128. централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учета документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
129. единица учета архивных документов: Единица измерения количества документов в архиве для отражения этого количества в учетных документах и архивных справочниках.
130. единица хранения архивных документов: Учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.
131. учетные документы (архива): Комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.
132. список фондов: Учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся в архиве, а также выбывших архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров.
133. лист фонда: Учетный документ, содержащий в рамках архивного фонда сведения о количестве и составе описей дел, документов и их нумерации, количестве и составе архивных документов, состоянии их описания, динамике изменений по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксирующий изменения в названии архивного фонда.
134. архивный шифр: Обозначение, наносимое на единицу хранения архивных документов в целях ее идентификации и учета, состоящее из сокращенного названия архива (официальной аббревиатуры), номера архивного фонда, номера описи дел, документов, номера единицы хранения, номера единицы учета.
135. проверка наличия и состояния архивных документов: Установление соответствия фактического наличия количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а также выявление архивных документов, требующих консервации, реставрации, дезинфекции.
136. топографический указатель: Документ, содержащий сведения о точном местонахождении архивных фондов в архивохранилище.
3.3.2. Комплектование архива
137. комплектование архива: Систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
138. критерии экспертизы ценности документов: Признаки, определяющие значимость происхождения, содержания и внешних особенностей документов.
139. источник комплектования (архива): Организация или гражданин, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
140. выборочный прием документов: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных.
141. перечень документов со сроками хранения: Систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения.
142. документ временного срока хранения: Документ ограниченного срока хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.
143. документ постоянного срока хранения: Документ, которому в соответствии с нормативными правовыми актами установлено вечное хранение.
144. документ Архивного фонда Российской Федерации: Архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.
145. особо ценный документ: Документ Архивного фонда Российской Федерации, имеющий непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования.
146. уникальный документ: Особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и/или его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и/или автографичности.
147. упорядочение архивных документов: Комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
148. выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения и отбор их для уничтожения.
3.3.3. Информационная деятельность архива
149. информационная деятельность архива: Создание архивных справочников и организация использования архивных документов.
150. использование архивных документов: Применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.
151. пользование архивными документами: Ознакомление с архивными документами посредством их прочтения, просмотра или прослушивания.
152. организация пользования архивными документами: Деятельность архивных учреждений по предоставлению государственным органам, органам местного самоуправления, юридическим или физическим лицам архивных документов для их прочтения, просмотра или прослушивания.
153. пользователь архивными документами: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
154. владелец архивных документов: Государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
155. собственник архивных документов: Государство, муниципальное образование либо юридическое или физическое лицо, в полном объеме реализующие права владения, пользования, распоряжения архивными документами.
156. ограничение доступа к архивным документам: Временные или иные условия, исключающие свободное пользование архивными документами в соответствии с законодательством или по воле фондообразователя, собственника, владельца документов.
157. публикация архивных документов: Подготовка архивных документов к изданию и осуществление их издания в соответствии с общепринятыми научными принципами и нормами.
158. документальная выставка: Экспонирование архивных документов или их копий в специальном, приспособленном для этого помещении или на интернет-сайте.
159. описание архивных документов: Структурированное изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках.
160. описательная статья архивного справочника: Совокупность сведений об объекте описания (документе, его части, единице хранения, группе единиц хранения, архивном фонде, группе архивных фондов) в архивном справочнике.
161. научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива: Совокупность описаний архивных документов.
162. система научно-справочного аппарата к документам архива: Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании документов архива.
163. архивный справочник: Справочник о составе, содержании и местонахождении архивных документов.
164. опись дел, документов: Справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения/единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
165. архивный путеводитель: Справочник, содержащий систематизированные сведения о фондах архива (архивов) и предназначенный для ознакомления с их составом и содержанием.
166. архивный каталог: Справочник, в котором сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей), расположены в соответствии с выбранной схемой классификации.
167. архивный указатель: Справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметных понятий, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров.
168. обзор архивного фонда: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда, дополненные их источниковедческим анализом.
169. тематический обзор архивных документов: Справочник, содержащий систематизированные сведения о составе, содержании и поисковых данных комплексов архивных документов одного или группы архивных фондов по определенной теме, дополненные их источниковедческим анализом.
170. историческая справка к архивному фонду: Документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания документов архивного фонда и научно-справочного аппарата к нему.
171. каталогизация архивных документов: Подготовка, составление и ведение архивных каталогов.
172. архивная справка: Документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.
173. архивная копия: Дословно воспроизводящая текст или изображение архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
174. архивная выписка: Документ, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенным факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
Алфавитный указатель терминов
автор документа
адресат
альбом унифицированных форм документов
архив
архивная выписка
архивная коллекция
архивная копия
архивная справка
архивное дело
архивный документ
архивный каталог
архивный путеводитель
архивный справочник
архивный указатель
архивный фонд
Архивный фонд Российской Федерации
архивный фонд личного происхождения
архивный шифр
архивохранилище
аудиовизуальный документ
аутентичность (электронного документа)
бланк документа
вид документа
видеодокумент
виза
включение документа в СЭД
владелец архивных документов
внутренняя опись
временное хранение документов
выборочный прием документов
выделение документов к уничтожению
выписка из документа
государственный архив
государственный регистрационный номер документа
графический документ
гриф ограничения доступа к документу
гриф согласования
гриф утверждения
дата документа
дело
делопроизводство
депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации
документ
документ Архивного фонда Российской Федерации
документ временного срока хранения
документ постоянного срока хранения
документальная выставка
документальный фонд
документационное обеспечение (управления), ДОУ
документированная информация
документирование
документооборот
документопоток
достоверность (электронного документа)
доступ к документу
дубликат документа
заверенная копия документа
заголовок дела
единица учета архивных документов
единица хранения архивных документов
изобразительный документ
индекс дела
индивидуальный срок исполнения документа
информационная деятельность архива
использование архивных документов
историческая справка к архивному фонду
источник комплектования (архива)
каталогизация архивных документов
кинодокумент
комплектование архива
конвертирование (электронных документов), конвертация (электронных документов)
контроль исполнения документов
консервация архивного документа
копия документа
критерии экспертизы ценности документов
лист-заверитель дела
лист согласования (визирования) документа
лист фонда
место составления (издания) документа
метаданные
миграция (электронных документов)
муниципальный архив
научно-справочный аппарат архива, справочно-поисковые средства архива; НСА архива
номенклатура дел
носитель (документированной) информации
обзор архивного фонда
обеспечение сохранности документов
обеспечение физико-химической сохранности документов
объединенный архивный фонд
объем документооборота
ограничение доступа к архивным документам
оперативное хранение документов
описание архивных документов
описательная статья архивного справочника
опись дел, документов
опись дел структурного подразделения
организация пользования архивными документами
особо ценный документ
отметка об исполнении документа и направлении его в дело
отметка о заверении копии
отметка о наличии приложения
отметка о поступлении документа
официальное опубликование документа
официальный документ
оформление дела
оформление документа
первичная обработка документов; экспедиционная обработка документов
перечень документов со сроками хранения
печать
письменный документ
плотность документопотока
подлинник документа
подлинный документ
подписание (документа)
подпись
пользование архивными документами
пользователь архивными документами
постоянное хранение документов
предварительное рассмотрение документов
пригодность для использования (электронного документа)
признаки заведения дела
проверка наличия и состояния архивных документов
профиль архива
публикация архивных документов
регистрационно-учетная форма
регистрационный номер документа; регистрационный индекс документа
регистрация документа
режим хранения архивных документов
резолюция
реквизит документа
реставрация архивного документа
система документации
система научно-справочного аппарата к документам архива
служба делопроизводства
собственник архивных документов
согласование документа; визирование
список фондов
средства документирования
срок хранения документов
старение документа
страховая копия архивного документа
страховой фонд архивных документов
табель унифицированных форм документов
текст документа
текстовой документ
тематический обзор архивных документов
типовой срок исполнения документа
топографический указатель
уникальный документ
унифицированная форма документа
уничтожение документов
упорядочение архивных документов
управление документами
утверждение документа
учет архивных документов
учетные документы (архива)
фонд пользования (архива)
фондирование документов
фондообразователь
фонодокумент
фотодокумент
формирование дела
формуляр документа
хранение документов
целостность (электронного документа)
централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации
экспертиза ценности документов
электронная копия документа
электронная подпись
электронное дело
электронный документ
электронный документооборот
юридическая значимость документа
юридическая сила документа
Ключевые слова: документ, делопроизводство, документационное обеспечение управления, управление документами, архив, архивное дело, хранение документов.
При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять инспекторам необходимые документы. В каком виде необходимо передавать документы? Как правильно заверять бумажные копии, если документ многостраничный или это подшивка документов? Когда должны быть поданы документы в электронном виде? Как составить опись документов для проверяющих? В какие сроки следует представить документы в ходе камеральной, выездной и встречной проверок? Какая ответственность грозит за невыполнение требований инспекторов? Обо всем этом и пойдет речь в нашей статье.
Инспектор, проводящий налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы. Как правило, способ их представления выбирает налогоплательщик. Рассмотрим, как правильно подготовить и передать документы в налоговую инспекцию.
В каком виде представлять документы
При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно сделать следующими способами (абз. 1 п. 1 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):
- лично или через представителя;
- по почте заказным письмом;
- в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика.
Способ представления определяется организацией самостоятельно (письмо ФНС России от 25.11.2014 № ЕД-4-2/24315).
Бумажные экземпляры
Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).
К сведению
Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-20131).
Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия предоставленных сведений и сведений, содержащихся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их подлинниками (письмо Минфина РФ от 11.01.2009 № 03-02-07/1-1).
Заверяем копии
Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
При заверении соответствия копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-20032):
- заверительную надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личную подпись;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату заверения.
Образец заверения см. в Примере 1.
Пример 1
Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Многостраничные документы
Чиновники в письмах ФНС России от 13.09.2012 № АС-4-2/15309@ и Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 (направлено письмом ФНС России от 29.08.2014 № АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов. В данном случае возможно как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.
При прошивке многостраничного документа необходимо:
- обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа;
- исключить возможность механического расшития подшивки;
- обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;
- осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).
На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:
- заверительная надпись «Верно»;
- должность лица, заверившего копию;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
- дата заверения;
- надпись «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов» (количество листов указывается словами).
Образец заверения см. в Примере 2.
Пример 2
Подшивка документов
НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Данный вывод прозвучал в письмах ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 и Минфина России от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 № 03-02-07/1-374.
Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Часть судей считает, что заверенная подшивка документов правомерна.
Судебная практика
Арбитры пришли к выводу о том, что своевременное представление обществом копий истребованных инспекцией документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов вообще. Указанный вывод прозвучал в постановлениях ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу № А54-8663/2012 и Западно-Сибирского округа от 30.08.2012 по делу № А75-10187/2011.
В то же время, мы нашли судебные акты, где сказано, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
Судебная практика
Судом установлено, что заявителем в ИФНС представлена подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: «Всего пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО «Тривиум-ХХ1» экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008 г.». Арбитры решили, что данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом (постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 (определение ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10)).
Электронные документы
Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным форматам, то налогоплательщик вправе направить их в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).
Порядок направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам утвержден приказом ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@ (далее – Порядок).
Налогоплательщик получает в течение следующего рабочего дня после отправки истребуемого документа в электронном виде (п. 21 Порядка):
1) подтверждение даты отправки;
2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.
При получении от инспекции квитанции о приеме документа в электронном виде исчезает необходимость представлять данный документ в инспекцию на бумажном носителе (п. 5 Порядка). Если вы не получили квитанцию, то истребуемый документ нужно направить в инспекцию на бумажном носителе в установленный срок (п. 24 Порядка).
Учтите, что представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС России. Если документы составлены в электронной форме не по установленным форматам, то их следует распечатать на бумажном носителе и в виде заверенных копий представить в налоговый орган. На это было указано в письмах ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669, от 29.05.2013 № ЕД-4-3/9773@ и Минфина РФ от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2.
К сведению
В конце мая 2015 г. в первом чтении был принят проект Федерального закона № 688389-6 «О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования»3. Документ затрагивает порядок представления истребуемых документов в налоговые органы в электронной форме. Предлагается на проверяемое лицо возложить обязанность по перечислению представляемых документов в описи с указанием наименования и индивидуальных признаков каждого документа.
Опись документов
Налоговики не вправе требовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных проверок. Правда, указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в инспекцию в виде подлинников, которые впоследствии были возвращены, а также на ситуации, когда документы были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).
Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (письмо Минфина России от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142).
Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме (Пример 3).
Пример 3
Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу – опись вложения. К письму в этом случае прикладывается юридически значимое описание содержимого. Письмо с описью представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи по форме 1074. Заполнить бланк можно на официальном сайте Почты России5.
Если документы отправлены в электронной форме по ТКС, то и опись составляется в электронном формате. Приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/465@ утвержден формат описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.
Сроки предоставления документов
Камеральные и выездные проверки
Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 рабочих дней (20 дней – при проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ).
Пример 4
Бизнесмен 30.10.2015 получил требование о представлении документов на камеральную проверку.
В данном случае крайний срок представления документов — 16.11.2015. Дело в том, что в подсчет берутся только рабочие дни: 2, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 16 ноября.
Если ИП не имеет возможности представить требуемые документы в течение установленного срока, то можно попросить отсрочку (Пример 5). Сделать это надо в течение дня, следующего за днем получения требования. В уведомлении указывают причины, по которым документы не могут быть представлены вовремя, и новый срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).
В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать, о чем выносится отдельное решение (п. 3 ст. 93 НК РФ).
Отметим, что арбитры не раз говорили, что законодательство не допускает немотивированного, произвольного отказа налоговиков в продлении срока представления документов при наличии соответствующего ходатайства налогоплательщика.
Пример 5
Судебная практика
НК РФ предусматривает наряду с правом налогового органа продлить срок представления документов право налогоплательщика обратиться с ходатайством о продлении такого срока в случае, если требуемые документы не могут быть представлены в указанный срок (постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.2009 по делу № А55-8517/2008).
Налоговый орган в случае отказа в продлении срока для представления документов обязан мотивировать такой отказ (постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2010 по делу № А44-152/2010).
При продлении срока представления документов налоговики учитывают указанные налогоплательщиком причины, объем документов, наличие факта частичного представления документов, сроки, в которые проверяемое лицо по его уведомлению может представить документы. Таким образом, ИФНС самостоятельно определяет, на какой период возможно продлить срок подачи документов (письмо Минфина РФ от 05.08.2008 № 03-02-07/1-336).
К сведению
В случае направления требования налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й рабочий день со дня отправки письма (п. 6 ст. 6.1, абз. 3 п. 4 ст. 31 НК РФ). При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования (письмо Минфина РФ от 06.05.2011 № 03-02-07/1-159).
Встречные проверки
Требование о представлении документов в случае встречных проверок следует исполнить в течение 5 рабочих дней со дня получения. Второй вариант – в тот же срок налогоплательщик сообщает, что не располагает указанными документами (п. 5 ст. 93.1 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Образец уведомления для такой ситуации см. в Примере 7.
Пример 6
ИП 02.11.2015 получил требование о представлении документов по встречной проверке. В данном случае крайний срок представления документов ? 10.11.2015, поскольку в подсчет берутся только рабочие дни: 3, 5, 6, 9, 10 ноября.
Пример 7
Срок представления документов также может быть увеличен по ходатайству лица, у которого истребованы документы (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
Ответственность
Камеральные и выездные проверки
Если бизнесмен не представил в установленный срок документы, он будет оштрафован в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126, п. 4 ст. 93, п. 6 ст. 93.1 НК РФ). Причем размер штрафа увеличивается до 400 рублей за каждый документ, если в течение года он совершит аналогичное повторное нарушение (п. 2 и п. 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ, письмо Минфина России от 24.07.2012 № 03-02-08/64).
Отметим, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов не определено с достоверностью. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо (письмо Минфина России от 17.10.2013 № 03-02-08/43377).
Судебная практика
Если требование о представлении необходимых для камеральной налоговой проверки документов не исполнено налогоплательщиком по причине истребования документов, которые не относятся к предмету проверки, или по причине неопределенности истребуемых документов, то оснований для применения ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, не имеется (постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 № 15333/07).
Кроме того, за непредставление в установленный срок в инспекцию документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Встречные проверки
В данном случае отказ лица представить имеющиеся у него документы со сведениями о налогоплательщике по запросу налоговиков карается штрафом в размере 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК РФ).
Судебная практика
В п. 2 ст. 126 НК РФ субъект правонарушения – не сам налогоплательщик, а третье лицо, у которого имеются документы, содержащие сведения об интересующем налоговый орган налогоплательщике (п. 18 информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.03.2003 № 71).
Также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).
Если истек срок хранения документов
По нашему мнению, если истребуемые документы не представлены в связи с истечением срока их хранения, то ни о каких штрафах по ст. 126 НК РФ речи быть не может.
Судебная практика
Суд установил, что требуемые документы не были представлены в связи с истечением срока их хранения. Поэтому арбитры признали необоснованным привлечение заявителя к налоговой ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ в связи с отсутствием его вины (постановление ФАС Дальневосточного округа от 03.06.2013 № Ф03-6629/2012).
Арбитры отмечают, что согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны только в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов.
Судебная практика
В отношении привлечения налогоплательщика к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, за непредставление налоговому органу счета-фактуры от 31.10.1997 суды исходили из отсутствия оснований для привлечения к ответственности в связи с истечением срока хранения первичных документов (постановление ФАС Уральского округа от 17.11.2009 № Ф09-8891/09-С3 (определение ВАС РФ от 04.03.2010 № ВАС-1745/10)).