Контрольная работа по теме правила оформления реквизитов

Тема « Правила оформления реквизитов»

Вариант 1

1.Назовите реквизит в соответствии с ГОСТ Р.7.0.97-2016 «ОРД. Требования к оформлению документов». Оцените правильность оформления реквизитов.

Если реквизит оформлен правильно — в правой стороне поставьте знак «+»;

если неправильно – в правой стороне карандашом запишите правильное оформление

1. «УТВЕРЖДЕНО» Директор Личная подпись Петров В.И. 20.03.05г.
2. Копия диплома выполнена верно. Специалист ОК 20.04.2005г.
3. СОГЛАСОВАНО: Протоколом заседания Совета директоров АО «Олимп» от 9.08.2005
4. К.Л. Ивановой П.И. Семеновой Подготовить проект приказа к 3.08.05. Личная подпись

При ответе на тесты карандашом обведите правильный ответ.

2. ГОСТ Р Р.7.0.97-2016 «ОРД. Требования к оформлению документов» распространяется на:

А) первичные учетные документы

Б) организационно-распорядительные документы;

В) статистические документы

3. Документы, в которых используется оригинальный связной текст, посвященный одному или нескольким вопросам, называются:

А) трафаретными;

Б) типовыми;

В) индивидуальными

Г) простыми.

4. В процессе согласования документа могут быть высказаны замечания и предложения. В этом случае:

А) они могут быть внесены непосредственно в представленный текст документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечание;

Б) согласование никак не отмечается, что говорит о несогласии;

В) согласование никак не отмечается, замечания высказываются в устной форме;

Г) красным карандашом подчеркиваются вопросы, вызывающие замечания.

5.Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты называется:

А) бланком;

Б) формуляром-образцом;

В) дубликатом;

Г) типовым формуляром.

6. Укажите правильное оформления приложения в случае, если приложение подробно упомянуто в тексте документа

А) Приложение: на 20л. в 1 экз.;

Б) Приложение: 1. Проект Рабочей программы дисциплины «Делопроизводство» на 20 л. в 1 экз.;

В) Проект рабочей программы дисциплины «делопроизводство» прилагается.

Запишите карандашом определения:

7. Бланк – это _________________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

8. Реквизит – это ______________________________________________________________

__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

9. Расшифруйте аббревиатуры:

УСД ________________________________________________________________________

ОКУД ______________________________________________________________________

ОКПО ______________________________________________________________________

10. Выделите основные отличия оформления Грифа утверждения и Грифа согласования

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Министерство образования

Московскойобласти

МОСКОВСКИЙОБЛОСТНОЙ

ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ

КОЛЛЕДЖ

КУРСОВАЯ РАБОТА

По дисциплине «Делопроизводства»

Тема «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»

                                                                                            Выполнила

                                                                               ученица

                                                                               группыР-1

                                                                               КоноваЕлена

                                                                                   РуководительГорюнова А.О

Дубна 2005

Содержание

1. Введение… 3

2. Реквизиты управленческихдокументов и правила их оформления5

   2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части… 8

  2.2. Правилаоформления реквизитов основной части… 26

    2.3. Правила оформления реквизитовоформляющей части… 29

3.Заключение… 41

4.Список используемой литературы… 43

5. Приложение… 44

1. Введение

С 1 июля 2003 года введёнГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».

Выход стандарта имеетбольшое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должнооблегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применениестандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но иобеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизитыи определяет порядок их написания.  

В новом стандарте унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системойдокументации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.

Применение УСОРДрегламентируется ГОСТ Р 6.30 – 20031<span Times New Roman»,«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA»>[1]«Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов».

ГОСТ распространяется наорганизационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее –документы), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты,письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов,а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулированиядеятельности:

Федеральных органовгосударственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъектыРоссийской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качествегосударственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организацийи их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

Настоящий стандартустанавливает:

состав реквизитов;

требования к оформлениюреквизитов;

требования кизготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации, гербов субъектов РоссийскойФедерации.

В приложениях куказанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительногодокумента, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположенияреквизитов, образцы бланков документов.

2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Государственный стандартР6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительнойдокументации. Требования к оформлению документов» устанавливает составреквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов,которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов,вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций,их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

При подготовке иоформлении документов используют следующие реквизиты:

01 – Государственный гербРоссийской Федерации;

02 – герб субъектаРоссийской Федерации;

03 – эмблема организацииили товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основнойгосударственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационныйномер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименованиеорганизации;

09 – справочные данные оборганизации;

10 – наименование видадокумента;

11 – дата документа;

12 – регистрационныйномер документа;

13 – ссылка нарегистрационный номер и дату документа;

14 – место составленияили издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждениядокумента;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текс документа;

21 – отметка о наличииприложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласованиядокумента;

24 – визы согласованиядокумента;

25 – оттиск печати;

26 – отметка о заверениикопии;

27 – отметка обисполнителе;

28 – отметка обисполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка опоступлении документа в организацию;

30 – идентификаторэлектронной копии документа. 

Некоторые виды документовразрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки идр.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатныхустройств.

Оформляя документы, набланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):

– левое и верхнее – <st1:metricconverter ProductID=«20 мм» w:st=«on»>20 мм</st1:metricconverter>;

– правое и нижнее – <st1:metricconverter ProductID=«10 мм» w:st=«on»>10 мм</st1:metricconverter>.

При расположенииреквизитов документа используют восемь положений табулятора<span Times New Roman»,«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA»>[2],восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа.Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

0   1       2      3     4    5      6     7

……………………………………………

   5уд             16уд     24уд    32уд    40 уд    48уд   56уд

0-е положение табулятора (граница левого поля)

– наименованиеорганизации;

– справочные данные оборганизации;

– наименование видадокумента;

– место составления илииздания документа;

     – дата документа;

– ссылка нарегистрационный номер и дату документа;

– заголовок к тексту;

– текст (кроме началаабзацев);

– отметка о наличииприложения;

– наименование должностив реквизите «подпись»;

– гриф согласования(кроме расшифровки подписи);

– отметка о заверениикопии (кроме расшифровки подписи);

– отметка об исполнителе;

– второй гриф утверждения(кроме расшифровки подписи).

1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)

– начало абзацев в тексте(в том числе и нумерованных).

2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)

– регистрационный номердокумента;

– расшифровка подписи вовтором грифе согласования.

3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)

– используют присоставлении таблиц.

4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)

– адресат (каждый элементреквизита печатают на отдельной строке).

5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)

– гриф утверждения (кромерасшифровки подписи);

– гриф ограничениядоступа к документу;

– второй грифсогласования (кроме расшифровки подписи).

6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)

– расшифровка подписи вреквизите «подпись»;

– расшифровка подписи вгрифе утверждения;

– расшифровка подписи вовтором грифе согласования.

7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)

– нумерационные заголовкив таблице;

– слово «копия» приснятии копий с документов;

– код организаций;

– код формы документа.

2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части

При подготовке документовнеобходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу иоформлению каждого реквизита<span Times New Roman»,«serif»; mso-fareast-font-family:«Times New Roman»;mso-ansi-language:RU;mso-fareast-language: RU;mso-bidi-language:AR-SA»>[3]документа.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).

Этот реквизитизображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центрезоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом вариантерасположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;

при продольномрасположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.

Воспроизводимоеизображение Государственного герба Российской Федерации должно в точностисоответствовать изображению, установленному действующим законодательством.Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документовгосударственных органов и учреждений, определённых Указом Президента РоссийскойФедерации.

К таким организациям иучреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство РоссийскойФедерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный судРоссийской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти,федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный БанкРоссийской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата,Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а такжедипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальныепредставительства Российской Федерации за границей, органы государственнойвласти.   

Государственный гербРоссийской Федерации помещают на бланках документов в соответствии сФедеральным конституционным законом «О Государственном гербе РоссийскойФедерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).

Герб изображается набланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренныхзаконодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается набланках документов государственных органов и учреждений, определённых УказомПрезидента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственномгербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается набланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектовРоссийской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений,входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображениедолжно строго соответствовать изображению, установленному действующимзаконодательством.

Изображение герба припродольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, апри угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединойстроки с наименованием организации-автора. Бланки с изображениемгосударственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РоссийскойФедерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.

Порядку изготовления,учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственногогерба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящёнспециальный пятый раздел стандарта.

Заказывая бланки сизображением герба Российской Федерации, надо помнить, что ПравительствомРоссийской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления,использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведениемГосударственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что«изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба РоссийскойФедерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданныеКомитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий виддеятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностейдля изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».

Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).

В бланке, особеннокоммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак(знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Этосимволическое графическое изображение, отражающее направления деятельностиорганизации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используетсязарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять изграфически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка,отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.

Эмблема не может помещатьсяна бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб РоссийскойФедерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поискдокумента, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если этопостоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемойнельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагаетсяна верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или налевом поле бланка на уровне названия организации.   

Товарный знак, знакобслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона РоссийскойФедерации. Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услугиодних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридическихили физических лиц.

Товарный знак может бытьзарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица,осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаковмогут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другиеобозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любомцвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков,состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы,флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные илиполные наименования международных межправительственных организаций, официальныеконтрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такиеобозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, еслина это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.Зона и правила расположения  товарногознака на бланках те же, что и у эмблемы.     

Код организации (реквизит 04).

Код организациипроставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО).Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия иорганизации. Код по  ОКПО может бытьпроставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлениитипографическим способом.

Каждая организация(юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код поОбщероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например,любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована вМосковской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена вреестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваиваеторганизации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняяцифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума– 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку,указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённомууровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.

  Код организации, так же, как код формыдокумента, помещается на бланках документов после реквизита «Наименованиеорганизации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные оборганизации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразнымподтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходимтакже при внедрении компьютерных технологий обработки информации.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)юридического лица (реквизит 05).

Основной государственныйрегистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии сдокументами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код причиныпостановки на учет (реквизит 06).

Идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют всоответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа (реквизит 07).

Код формы документапроставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации(ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа,содержащемуся в определенном разделе классификатора.

Код по ОКУД используетсяреже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которыхвключено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:

·<span Times New Roman»»>       

0222152– штатное расписание;

·<span Times New Roman»»>       

0276030– график отпусков;

·<span Times New Roman»»>       

0221052– должностная инструкция.

Код по ОКУД проставляетсясправа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатываетсяпри составлении конкретного вида документа.

Наименование организации (реквизит 08).

В документе мы находим,прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурногоподразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить идолжностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделенийили должностного лица проектируются только в том случае, если руководительподразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указываетсятолько наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкимибуквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименованиеминистерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименованиеконсорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит даннаяорганизация.

Вышестоящая инстанцияуказывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеютпрямое или административное подчинение.

      Например:

Министерство общего

и профессионального

образования

Российский государственный

Гуманитарный университет

Наименованиеорганизации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегдасоответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных иучредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовойформы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом,положением, учредительным договором).

Сокращенное наименованиеприводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе.Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.

Если в учредительномдокументе название организации было повторено на иностранном языке, оновоспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.

Наименование филиала,территориального отделения, представительства, структурного подразделенияорганизации указывают в том случае, если оно является автором документа ирасполагают ниже наименования организации».

Субъекты РоссийскойФедерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальныйязык, печатают название своей организации (а также адрес или место составлениядокумента в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одномуровне продольного бланка.

Название структурнойчасти чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которыхреквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах,докладных или объяснительных записках.    

Справочные данные об организации (реквизит 09).

Чем полнее заполнен этотреквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с даннойорганизацией.

Почтовый  и телеграфный адрес указывается всоответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерствасвязи.

Данный реквизит включаетв себя:

— почтовый адрес,элементы которого указываются в последовательности, установленной Правиламиоказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ.По международным правилам почтовый адрес указывается в следующейпоследовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем названиегорода, штата или округа, почтовый индекс и название страны. РоссийскаяФедерация также переходит на международную систему написания адреса;

— номера телефонов идругие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов,адрес электронной почты и www– страницы (если они есть), номера счетов в банке).

Данный реквизитуказывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагаетпереписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.

Счета в банке указываютсятолько в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположенияреквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и,как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.

При составлении письма набланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведенияо нём приводятся в конце текста, например: «Оплатугарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887». При необходимостиуказывают почтовый адрес бланка.

Наименование вида документа (реквизит 10).

Наименование видадокумента должно соответствовать компетенции организации и содержаниюуправленческого действия.

Наименование видадокумента не указывают в служебном письме.

Этот реквизит располагаютна бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописнымибуквами вразрядку.

Регламентируется уставом(положением об организации) и должно соответствовать видам документов,предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.

В бланке конкретного видадокумента данный реквизит проставляется после наименования организации – авторадокумента.

Дата документа (реквизит 11).

Дата – обязательныйреквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеютразличное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считаетсядата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного внем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладныхзаписок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документовдата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протоколаили акта является датой события, зафиксированного этими документами. Дляутверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа являетсядата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.

Цифровой способоформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется вбланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или10 в зависимости от вида бланка.

Дата документаоформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год.День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделённымиточкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня <st1:metricconverter ProductID=«2003 г» w:st=«on»>2003 г</st1:metricconverter>. следует оформлять05.06.2003.

Разрешается оформлятьдаты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательностьцифр: 2003.06.05.

Всегда необходимо писатьо, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом,удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе.Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Допускаетсясловесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в текстенормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует такжедата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставлятьсялицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документавыступают несколько организаций (две или более), то датой документа считаетсядата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также всестадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, гдепроизошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частьюв такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.

Регистрационный номер документа (реквизит 12).

Регистрационный номердокумента – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение,проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядомс датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурныхподразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерскиедокументы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – вканцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита«Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года(с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутреннихдокументов может вестись по учебным годам.

Регистрационный номервходящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняетсяусловным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя,составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности,места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ(или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79, где 02 – индекс структурного подразделения (например,бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номеротправляемого документа.

 При регистрации обращений граждан порядковыйрегистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.

На документах,составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковыерегистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют впорядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту,например: 21/16/34.

При угловом расположенииреквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табуляторав одной строке с датой документа. 

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит13).

Важным реквизитомявляется ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данныйреквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на которыйпишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответныйдокумент, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, накоторый пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместепускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и чтописали, и полностью ли учтена просьба или предложение. 

В служебном письме можетне быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившегодокумента.

До <st1:metricconverter ProductID=«1972 г» w:st=«on»>1972 г</st1:metricconverter>. эти сведенияуказывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения вкраткой форме указывают на месте реквизита 13.

Место составления или издания документа (реквизит 14).

В общем бланке, на томместе, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящегодокумента, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее).Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальнымделением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическоеместонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторыне указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва.Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г.(город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляетсясокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл,пос.Железнодорожный и т.д.

При угловом расположенииреквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.      

Адресат (реквизит 15).

Не менее важным являетсязнание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя,кому предназначается документная информация, производится на документах,отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству(заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурныеподразделения (распоряжения, указания).

Реквизит «адресат»максимально может состоять из следующих составных частей:

Ø<span Times New Roman»»>

наименование учреждения, организации(в именительном падеже);

Ø<span Times New Roman»»>

наименование структурногоподразделения (в именительном падеже);

Ø<span Times New Roman»»>

указание должности получателя (вдательном падеже);

Ø<span Times New Roman»»>

фамилия и инициалы (в дательномпадеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д.);

Ø<span Times New Roman»»>

почтовый адрес.

Каждая из указанныхсоставных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-<st1:metricconverter ProductID=«10 см» w:st=«on»>10 см</st1:metricconverter> и ограничивается правойграницей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.

Состав реквизита«адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.Так для внутренних документов указывается лишь название структурногоподразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случаеназвание организации или структурного подразделения входит в название должности.Например:

                                                                        Директору базы

                                                                        СоколовойВ.Н.

Адресуядокладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

                                                                        Начальнику отдела маркетинга

                                                                        ФеоктистовуП.С.

Должностьполучателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, ктоконкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведениядокумента до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания(военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:

                                                                        Российский государственный

                                                                        гуманитарныйуниверситет

                                                                        Историко-архивныйинститут

                                                                        Зав.кафедрой

                                                                        проф.Логунову А.П.

Вответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательноуказывается почтовый адрес. Например:

                                                                        113556, Москва, ул. Цветочная 

                                                                        д.45,кв. 35

                                                                        ФиалковойА.

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).