Функция Визуальный редактор бизнес-процессов доступна не на всех тарифах Битрикс24. Узнать подробнее вы можете на странице тарифов.
Дизайнер бизнес-процессов — это наглядный инструмент автоматизации, который позволяет создавать и редактировать шаблоны бизнес-процессов.
Начало работы с дизайнером
Редактировать бизнес-процессы может только пользователь с правами администратора.
Перейдите в раздел Бизнес-процессы > Процессы в ленте.
Выберите нужный бизнес-процесс.
Действия > Настроить бизнес-процессы.
Нажмите на шаблон, который хотите отредактировать, чтобы открыть его в дизайнере.
Как работать с дизайнером?
Чтобы настроить шаблон, перетащите действия из списка справа в рабочую область.
Также вы можете кликнуть по стрелке и выбрать действие, которое вы хотите разместить.
При редактировании бизнес-процесса со статусами вам сначала нужно создать сами статусы и только потом перейти к их редактированию с помощью дизайнера.
Подробнее читайте в статье Как создать бизнес-процесс со статусами.
Работа с действиями
Каждое действие выглядит как блок, размещенный в определенном месте на шаблоне.
С каждым действием вы можете выполнять следующие операции:
Чтобы скопировать действие, удерживая клавишу Ctrl, переместите действие в нужное место.
Рекомендую также почитать:
- Параметры бизнес-процесса
- Экспорт и импорт шаблонов
Спасибо, помогло!
Спасибо 
Это не то, что я ищу
Написано очень сложно и непонятно
Есть устаревшая информация
Слишком коротко, мне не хватает информации
Мне не нравится, как это работает
Визуальный конструктор
Урок
30
из
244
Сложность урока:
1 уровень — интуитивно все понятно из интерфейса, но почитать стоит.
1 из 5
Дата изменения:
25.12.2022
Просмотров:
33088
Недоступно в лицензиях:
Текущую редакцию Вашего 1С-Битрикс можно просмотреть на странице Обновление платформы (Marketplace > Обновление платформы).
Старт, Стандарт, Малый бизнес
Как открыть визуальный конструктор?
Визуальный конструктор — инструмент, входящий в состав модуля Дизайнер бизнес-процессов, который позволяет создавать и редактировать шаблоны бизнес-процессов.
Административная часть
В административной части есть два способа открытия списка шаблонов бизнес-процессов. Рекомендуемый нами (более удобный) способ вызова визуального конструктора: перейдите к желаемому инфоблоку и нажмите на контекстной панели кнопку Шаблоны бизнес-процессов.
После чего используйте меню кнопки Создать шаблон на контекстной панели или команду меню действий
Изменить
.
Публичная часть
Переход к визуальному конструктору отличается для разных типов документов . Обычно это пункт меню с соответствующей подписью. Для универсальных списков это выглядит так:
А так для Диска:
Далее воспользуйтесь кнопками создания бизнес-процессов или отредактируйте существующий с помощью кнопки
Изменить
в меню действий.
Эта статья может быть полезна тем, кто хочет научиться создавать бизнес-процессы (БП) на портале Битрикс24. В ней будет подробно и занудно описан каждый шаг при разработке бизнес-процесса в CRM на примере несложной автоматизации сделки.
Этапы разработки бизнес-процесса
- Постановка задачи
- Создание шаблона БП
- Тестирование
- Сдача в эксплуатацию
Постановка задачи и описание алгоритма
В нашем случае задача выглядит так: «Необходимо назначить руководителя Наблюдателем сделки, если сумма сделки 100 000 руб. или больше».
Теперь, когда у нас сформулирована задача, можно приступить к описанию алгоритма. Этот этап нужен для того, чтобы представить решение задачи в структурированном виде, состоящем из отдельных действий и их взаимосвязей. Вы можете разрабатывать алгоритм с помощью любых удобных вам инструментов, например, нарисовать схему на листе, или описать последовательность шагов, или воспользоваться каким-либо сервисом для визуализации блок-схем.
Для нашей задачи достаточно простого описания алгоритма:
Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.
Создание шаблона по шагам
Шаблон бизнес-процесса – это инструмент Битрикс24, посредством которого можно реализовать ваш алгоритм.
В Битрикс24 можно разрабатывать бизнес-процессы для разных объектов (лидов, компаний, элементов Списков…) и для каждого из них надо выбирать соответствующий шаблон. Мы будем создавать шаблон БП для сделок, поскольку наша задача касается автоматизации сделки.
Перед началом работ убедитесь, что у вас достаточно прав. Для работы с бизнес-процессами в CRM вы должны быть или администратором портала, или иметь включенную опцию «Разрешить изменять настройки» в настройках роли в правах доступа CRM.
Шаг 1. Добавляем шаблон БП для сделок
Переходим в раздел CRM – Настройки – Настройки CRM.
Если вы не можете найти раздел «Настройки» среди пунктов меню, то поищите его под пунктом «Еще» (крайний правый), может быть он прячется там.
Если и это не помогло, то обратитесь к администратору портала, может быть, у вас недостаточно прав для создания БП.
В Настройках выбираем Роботы и бизнес-процессы – Бизнес-процессы.
Добавляем шаблон для сделок. По умолчанию добавляется шаблон для последовательного бизнес-процесса, что нам и требуется в данном случае (и вообще требуется в 99,99% случаев).
Шаг 2. Настройка шаблона
В появившемся окне изменяем Название и добавляем Описание (это не обязательно, но хороший тон).
Обратите внимание на настройки автоматического запуска – «Автоматически запускать».
По умолчанию там указано «При добавлении». Убираем ее! Не стоит, чтобы при добавлении новых сделок запускался наш недоделанный бизнес-процесс (а недоделанным он будет всегда, пока не проведено тестирование).
В окне настроек шаблона мы видим несколько вкладок:
- Основное (которую мы только что заполнили)
- Параметры
- Переменные
- Константы
Параметры служат для добавления информации при запуске процесса и для передачи данных между разными БП.
Переменные нужны для временного хранения данных в ходе бизнес-процесса, и они очищаются после его завершения.
Практическое применение параметров и переменных будет описано в следующих статьях.
Константы нужны для хранения постоянной информации, которая не меняется в ходе БП.
Именно их мы будем использовать в нашем примере для хранения значения 100 000 руб. (минимальной суммы, достойной внимания руководителя) и самого руководителя.
Давайте добавим их на вкладку «Константы».
Для добавления суммы заполните поля:
- Идентификатор – можно использовать только латинские символы, цифры и знак подчеркивания (не волнуйтесь, если вы ошибетесь, то система вам подскажет).
- Название – здесь пишите, что и как вам угодно, но лучше, чтобы это было информативное название.
- Описание – поле не обязательно заполнять, в данном примере и так все понятно, но давайте опишем для наглядности.
- Тип – здесь выберите тип «Целое число»
При добавлении Руководителя заполните те же поля.
Для Типа выберите «Привязка к пользователю».
При заполнении поля «Значение константы» вам сейчас надо выбрать не реального руководителя, а себя или, еще лучше, предварительно созданного тестового пользователя.
Для выбора пользователя нажмите кнопку для вставки значения (запомните ее вид, она будет часто использоваться во время работы над шаблоном):
Выберите пользователя из списка (в данном примере выбран «Тестовый Cотрудник»). Если вы не видите в списке нужного вам пользователя, то поищите его в разделе «Категории пользователей».
Теперь вкладка «Константы» будет выглядеть так:
Не забудьте нажать кнопку «Сохранить» для сохранения параметров шаблона!
Если вы немного утомились и хотите сделать перерыв, то давайте сохраним все что мы сделали с помощью кнопки «Применить»:
Советую вам не забывать периодически нажимать на эту кнопку, чтобы не потерять промежуточные результаты своей работы.
Шаг 3. Добавление блок-схемы
Блок-схема формируется с помощью действий, сгруппированных по разделам.
Вначале вам будет непонятно, какие действия в каких разделах искать и в каких случаях их применять. Но со временем вы увидите, что действий не так уж и много и в процессе работы вы познакомитесь с ними досконально.
Вспомним наш алгоритм: «Если сумма сделки равна или больше 100 000 руб., то назначаем руководителя Наблюдателем этой сделки.»
Нам потребуется действие «Условие» из раздела «Конструкции».
Раскроем раздел и перетащим «Условие» к серому треугольнику, как показано на скриншоте.
Есть еще один способ добавить действие.
Кликнув на треугольник, вы получите список с разделами и здесь уже из раздела «Конструкции» выберите действие «Условие».
Перейдем к настройке Условия.
Вначале давайте изменим название действия. В нашем простом примере с одним условием это кажется лишним, но если вы будете разрабатывать более сложные бизнес-процессы с несколькими условиями, то увидите, насколько удобно, когда блок-схема легко читается.
Для изменения названия нажмите на шестеренку и введите свое название в поле «Заголовок».
Теперь разберемся с ветками условия. По умолчанию их 2, как нам и надо для нашей задачи. Но в принципе можно добавить сколько угодно веток с помощью значка «+» справа от названия.
Настроим левую ветку.
Назовем ее «ДА».
Для «Типа условия» выберем «Поле документа», поскольку мы будем проверять поле сделки («документ» – это общее название элемента, на котором запускается БП).
В появившемся поле документа выберем «Сумма».
В качестве условия выберем «не меньше», поскольку «равна или больше» означает «не меньше».
Для установки Значения нажмите кнопку для вставки значения:
В окне «Вставка значения» раскройте «Константы» и выберите константу «Минимальная сумма».
Настройки левой ветки теперь выглядят так:
Сохраните их.
Таким образом мы добавили в блок-схему проверку условия:
Если сумма сделки (то есть поле сделки «Сумма») равна или больше (то есть «не меньше») 100 000 руб. (значение нашей константы summa_min).
Теперь перейдем к условию в правой ветке.
Здесь достаточно ввести «НЕТ» в поле «Заголовок» и то, это надо только для наглядности нашего условия.
Сейчас, когда у нас готовы 2 ветки, давайте добавим в них действия для логирования.
Это надо для того, чтобы потом по записям в Журнале бизнес-процесса мы могли проверить, как он работает.
За добавление в лог отвечает действие «Запись в отчет» из раздела «Прочее».
Добавьте текст. В текст можно добавить поля, константы, переменные… В нашем примере в текст вставлены поле сделки «Сумма» и константа для минимальной суммы. Добавьте их с помощью кнопки для вставки значения, подобно тому, как мы это делали при добавлении условия в левой ветке.
Для добавления действия «Запись в отчет» в правую ветку условия скопируйте действие, перетаскивая его как показано на скриншоте при нажатой Ctrl. Если будете перетаскивать без Ctrl, то действие будет перемещено, а не скопировано.
Отредактируйте текст в новом действии, изменив «ДА» на «НЕТ».
Вы можете написать свои тексты в этих действиях, главное, чтобы потом из записей Журнала вам было ясно, что происходит с вашим БП.
Теперь в левую ветку добавим наблюдателя к сделке.
Для этого выберем действие «Изменение наблюдателей» из раздела «CRM».
Здесь оставьте действие «добавить» и нажмите на кнопку «…» для выбора наблюдателя.
Поскольку наблюдатель у нас находится в константе «Руководитель», то ее и выберем.
Теперь действие выглядит так:
Итак, наш шаблон готов. Не забудьте его сохранить!
Запуск и Тестирование
Для тестирования создайте сделку c суммой больше 100 000 руб., например, 200 000 руб.
Перейдите в карточку сделки и запустите БП вручную, выбрав его из списка.
Теперь давайте посмотрим Журнал на вкладке «Бизнес-процессы».
Из журнала видно, что БП пошел по левой ветке, как и ожидалось.
Также мы видим, что в карточке сделки «Тестовый сотрудник» установлен как наблюдатель.
Также надо провести тесты, когда сумма сделки < 100 000 руб. и когда сумма сделки = 100 000 руб.
Для этого можно создать новые тестовые сделки с этими суммами или менять сумму в нашей тестовой сделке, при этом не забывая очищать поле «Наблюдатели».
Если все тесты прошли успешно, то можно переходить к последнему этапу.
Сдача в эксплуатацию
Перед запуском БП в работу нам надо сделать 2 вещи.
Первое, это установить реального руководителя вместо Тестового сотрудника в константе «Руководитель».
Для этого выберите наш шаблон в Списке шаблонов для сделок
и измените значение константы «Руководитель» на реального пользователя.
И второе, это установить автозапуск процесса.
Поскольку сумма сделки может быть указана и при добавлении сделки, и при ее изменении, то для автоматического запуска отмечаем 2 чекбокса «При добавлении» и «При изменении».
Теперь наш бизнес-процесс в работе!
Бизнес-процессы в «Битрикс24» нужны для упрощения работы и устранения ошибок из-за человеческого фактора. В течение дня приходится выполнять различные рутинные операции: обзванивать клиентов, согласовывать документы, создавать и оплачивать счета. Это занимает много времени и требует внимательности. С бизнес-процессами в «Битрикс24» действия выполняются автоматически, в строгой последовательности и согласно заданному сценарию.
В статье рассказываем, как создать и настроить бизнес-процесс в «Битрикс24». Представляем наглядные инструкции с фото.
Персональный менеджер техподдержки Битрикс24. Отвечаем за 15 минут максимум — даже в выходные!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Что такое бизнес-процесс в «Битрикс24» и как его создать
Бизнес-процесс в «Битрикс 24» — алгоритм для автоматизации типовых операций внутри компании. Например, чтобы подать заявление на отпуск, обычно нужно бегать по кабинетам: подписывать документ в бухгалтерии, отделе кадров. В «Битрикс24» эти задачи решаются с помощью пары кликов мышкой. В программе представлено 5 типовых бизнес-процессов:
- счет на оплату;
- заявление на отпуск;
- исходящие документы;
- заявление на командировку;
- выдача наличных.
Бизнес-процессы доступны в «Битрикс24» на тарифе «Профессиональный» и выше. Можно запустить типовые (из представленных в программе) или создать новые.
Автоматизация работы с помощью бизнес-процессов в «Битрикс 24»
Для каждого бизнес-процесса предусмотрена отдельная карточка. По ней можно определять, кто участвует в процессе, дату его запуска, какие операции в работе, а какие уже завершены и другие параметры. Программа учитывает все изменения.
Например, в отделе кадров подписали заявление на отпуск, система это зафиксировала и перенаправила документ в бухгалтерию. Или сотрудник запрашивает выдачу наличных на покупку канцелярских принадлежностей. Бизнес-процесс требует утверждения руководителей — передается по цепочке от непосредственного начальника до генерального директора. При положительном ответе задание перенаправляется бухгалтеру или его заместителю. Тот выдает деньги, а сотрудник, отправивший запрос, получает задание представить отчет. Если бухгалтер его принимает, процесс завершается.
Таким образом, руководитель своевременно заметит, если сотрудник тормозит работу или не справляется с поставленной задачей, и примет решение по изменению ситуации.
Посмотрим, где это все можно найти в программе. В главном меню «Битрикс24» есть раздел «Бизнес-процессы». В нем — 4 вкладки:
- «Задания бизнес-процессов».
- «Мои процессы».
- «Процессы в ленте».
- «Все активные».
Можно настраивать, просматривать текущие и завершенные бизнес-процессы.
«Задания бизнес-процессов»
В разделе отображается список бизнес-процессов, ожидающих действий пользователя (например, утвердить командировку, подписать заявление на отпуск).
Счетчик около наименования раздела показывает их количество. Например, цифра 2 указывает на то, что два бизнес-процесса не обработаны и ожидают действий пользователя.
Руководитель может посмотреть бизнес-процессы своих сотрудников. Для этого нужно указать имя работника в поле фильтра.
На время отпуска сотрудника руководитель может передать задачу его коллеге.
Мы готовы помочь!
Задайте свой вопрос специалисту в конце статьи. Отвечаем быстро и по существу. К комментариям
«Мои процессы»
Раздел предназначен для просмотра запущенных бизнес-процессов.
Для запуска нового бизнес-процесса нужно нажать на кнопку «Запустить процесс».
«Процессы в ленте»
В этом разделе представлен список доступных для просмотра бизнес-процессов. При необходимости их можно редактировать.
Пользователь, работающий от имени администратора, может указывать, какие процессы будут отображаться в ленте новостей. Для этого выбирает нужный и ставит галочку около «Показать в Живой ленте».
«Все активные»
На странице отображается список запущенных, но незавершенных бизнес-процессов. Администратор видит их все, может удалять зависшие. Остальные сотрудники могут просмотреть список только тех процессов, которые запустили сами.
Настроим оповещения в CRM и 3 воронки продаж в подарок при покупке любой лицензии!
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Создание бизнес-процесса в «Битрикс24» с нуля
В «Битрикс24» есть визуальный конструктор для создания бизнес-процессов с нуля. Запустить их можно буквально в несколько кликов. Представляем инструкцию, как создать бизнес-процесс в «Битрикс24»:
- Перейдите в раздел «Бизнес-процессы».
- Нажмите на кнопку «Создать новый».
Далее приступайте к настройке нового бизнес-процесса в «Битрикс 24». В открывшемся окне увидите 3 вкладки:
- Настройки. Укажите базовые параметры процесса: его наименование (например, подготовка к конференции), описание (готовим и утверждаем презентации), сортировку (чем меньше цифра, тем выше элемент в списке на ленте). Загрузите картинку, которая будет отображаться около бизнес-процесса в общем перечне.
- Подписи. Укажите названия этапов и разделов бизнес-процесса. Можете редактировать параметры на свое усмотрение.
- Доступ. Назначьте права для работы с создаваемым процессом: для группы лиц или отдельных пользователей.
По завершении настройки бизнес-процесса нажмите «Сохранить» и «Применить».
Вы можете удалить, скопировать процесс или настроить его поля. Для этого нажмите на кнопку «Действия» в правом верхнем углу и выберите нужную операцию.
При копировании процесс дублируется в общем списке, но с припиской «Копия».
Настройка полей бизнес-процессов в «Битрикс 24»
Рассказываем, как настроить поля бизнес-процесса в «Битрикс 24». Отметим, что они хранят основные данные о нем. Сделайте следующее:
- Выберите нужный бизнес-процесс и нажмите «Действия» → «Настроить поля».
- Для создания нового нажмите «Добавить поля» в правом верхнем углу.
- Заполните его основные параметры, нажмите «Сохранить» и «Применить».
Название — обязательный параметр каждого поля. Тип можно выбрать из предложенных вариантов в таблице:
| Строка | Для внесения произвольной информации в виде текста, символов или чисел |
| Список | Для добавления перечня готовых значений |
| Дата/Время | Для ввода точной даты и/или времени. При заполнении поля будет доступен календарь |
| Бронирование ресурсов | Для бронирования услуги, времени или специалиста, который ее окажет. Подходит в том случае, когда компания занимается предоставлением услуг |
| Адрес Google карты | Для хранения адреса. При его вводе в строку на экране отображается карта с указанием этого места |
| Ссылка | Для хранения информации в виде ссылки на веб-ресурсы. Например, адрес сайта компании. Текст автоматически преобразуется в гиперссылку и перебрасывает на страницу в браузере |
| Файл | Для хранения документов и изображений. Отображается кнопка загрузки документа, а после добавления файла видны его название, расширение и размер |
| Деньги | Для внесения денежных показателей. Например, суммы взноса. Появляется опция для указания валюты |
| Да/нет | Для однозначного ответа: да или нет. Подходит для анкетирования |
| Число | Для хранения числовой информации |
| Дополнительные поля — привязка | Для связи с другими элементами и разделами. Например, с уже существующим контактом в CRM |
Поле может быть обязательным и множественным. В первом случае нельзя сохранить карточку элемента, когда оно пустое. Во втором — в строку можно записать сразу несколько значений. Например, телефонные номера, адреса. Поставьте галочку около нужной опции.
Сортировка определяет расположение поля в списке. Чем ниже значение, тем выше будет отображаться. При деактивации опций «Показывать в форме добавления» и «Показывать в форме редактирования» поле будет скрыто.
При активации опций «Только для чтения (форма добавления)» и «Только для чтения (форма редактирования)», сотрудник, запускающий процесс, будет видеть значение поля, но не сможет его изменить. Это действие актуально, только если строка не скрыта.
После завершения всех настроек бизнес-процессы готовы к работе. Их можно запускать сколько угодно раз с произвольным количеством действий и участников.
Автоматизируем работу с документами в Битрикс24 за 5–7 часов
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Оцените, насколько полезна была информация в статье?
Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах
кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования.
Посмотреть весь каталог
Что такое бизнес процесс и как повысить эффективность работы с его помощью?
Бизнес-процесс — это некоторая последовательность шагов, которая автоматизирует типовые операции внутри компании.
Бизнес-процессы доступны только на тарифе Профессиональный, а также на архивных тарифах Команда и Компания. Кликните здесь, чтобы выбрать подходящий тариф или обратитесь к нашим менеджерам по телефону +7 (495) 118-39-18 или через форму внизу статьи.
Работа с бизнес-процессами в Битрикс24 позволяет автоматизировать ежедневные рутинные операции. Например:
-
процесс обработки лидов,
-
перенесение сделок в нужный статус,
-
выставление счетов и управление ими,
-
построение и постановка задач.
Это помогает организации существенно сократить затраты времени и средств.
В Битрикс24 представлено несколько базовых бизнес-процессов:
-
Заявление на отпуск;
-
Счет на оплату;
-
Исходящие документы;
-
Выдача наличных;
-
Заявление на командировку.
Перейти к процессам можно из Живой ленты.
Права настройки типовых бизнес-процессов имеет только администратор корпоративного портала.
Примеры распространенных процессов:
-
Заключение договора;
-
Выписка счета;
-
Оформление сделки;
-
Принятие заказа;
-
Отчет по расходу средств и так далее.
Работа с бизнес-процессами
Найдите в главном меню корпоративного портала «Бизнес-процессы». Перед Вами появятся 4 основные вкладки:
- Задания бизнес-процессов
Здесь хранятся все задания процессов, которые требуют какой-либо реакции.
С помощью вкладки «Задания бизнес-процессов» можно узнать количество бизнес-процессов для каждого из инструментов и с помощью специального фильтра найти необходимый процесс (например, по статусу). Узнать количество процессов можно также в пункте меню «Бизнес-процессы». Рядом с ним появятся красные счетчики.
- Мои процессы
Здесь можно посмотреть список бизнес-процессов, которые вы запускали за все время работы в корпоративном портале.
- Процессы в ленте
В этой вкладке отображается список процессов, к которым у вас есть доступ. Можно отредактировать их или указать, какие бизнес-процессы могут быть запущены в Живой ленте (для этого необходимо иметь права администратора портала).
- Все активные
Список всех запущенных, но незавершенных процессов. Пользователь с правами администратора может удалить все зависшие бизнес-процессы, а обычный пользователь – те, которые запустил самостоятельно.
Для поиска нужных процессов можно воспользоваться специальным фильтром.
Будьте внимательны! Бизнес-процессы Битрикс24 доступны только на тарифе Профессиональный, а также на архивных тарифах Команда и Компания. Подробнее о различиях тарифов здесь.
Создание бизнес-процесса в Битрикс24
Зайдите в Живую ленту > Еще > Процессы > Создать новый процесс (внизу списка).
Во вкладке «Настройки» содержатся базовые настройки бизнес-процесса.
Заполните необходимые поля:
-
Название процесса;
-
Описание процесса;
-
Сортировка – индекс сортировки, который определяет положение бизнес-процесса в списке (чем больше индекс, тем ниже в списке он будет отображаться).
-
Картинка.
Во вкладке «Подписи» отображаются подписи к разным разделам бизнес-процесса и его элементам. Их можно отредактировать по своему усмотрению.
Вкладка «Доступ» позволяет назначать своим коллегам права для работы с текущим бизнес-процессом. Для этого нужно отметить одного сотрудника или выбрать группу пользователей.
После нажатия кнопки «Сохранить» процесс появится в списке ранее созданных бизнес-процессов. Его можно изменить или отредактировать, а также продублировать в Живой ленте (для этого поставьте галочку в специальное поле).
Алгоритм запуска бизнес-процесса
Создание бизнес-процесса можно произвести и вручную через меню «Шаблоны бизнес-процессов».
Тип автоматизации бизнес-процесса выбирается самостоятельно. Запустить процесс можно:
-
Вручную. Это касается ситуаций, когда требуется корректировка информации или данных перед отправкой остальным сотрудникам. После внесения изменений запуск активируется пользователем.
-
Автоматически. При создании документа бизнес-процесс начинает работать самостоятельно. После этого раздаются задачи сотрудникам, ставятся цели и отдаются поручения для прочих действий. В случае внесения каких-либо корректировок в документ, бизнес-процесс запускается заново.
Как настроить бизнес-процесс в Битрикс24
Инструкция по настройке бизнес-процессов на примере «Заявления на отпуск».
Для начала администратор портала должен задать параметры процесса (Живая лента > Еще > Процессы > Заявление на отпуск). После этого нужно нажать на «шестеренку» > «Настроить параметры Бизнес-процесса». В данном окне можно произвести настройки процессов.
Заходим в Живую ленту > Еще > Процессы > Заявление на отпуск. В правом верхнем углу выбираем кнопку настройки и вносим необходимые параметры конфигурации. Поля, помеченные звездочками, обязательны к заполнению. После этого выбираем «Отправить».
На этом моменте созданный процесс появляется в Живой ленте и отправляется непосредственному руководителю, далее руководителю руководителя и, в конечном итоге, генеральному директору.
После одобрения и принятия руководителем отпуска, бизнес-процесс завершается и появляется соответствующее оповещение. Процесс будет полностью завершен, как только бухгалтер оформит отпуск сотрудника. Создателю процесса приходит отдельное уведомление о завершении.
Бизнес-процессы в Битрикс24 выступают в качестве системы автоматизации, которая значительно упрощает типовые операции в компании. Это удобно и эффективно!
Также в Битрикс24 можно создавать сложные бизнес-процессы, требующие особой технической подготовки.
Пример части бизнес-процесса Реализация и согласование проекта на разных стадиях сделки от компании ПУСК для упрощения и автоматизации процедуры согласования со всеми участниками проекта.
Наши технические специалисты помогут вам реализовать подобные проекты!
Остались вопросы? Хотите автоматизировать работу своей компании и не заниматься сложными и трудоемкими процессами самостоятельно? У нас есть готовые решения для разных сфер деятельности!
Звоните
+7 (495) 118-39-18 или заполните форму ниже! Специалист ПУСК свяжется с Вами в ближайшее время.
Вас также может заинтересовать:
Содержание
Бизнес-процесс – последовательность действий, направленных на получение ожидаемого результата. Эти шаги выполняют сотрудники компании с определенной целью – для заключения договора, выставления счета или отправки заказа покупателю. С помощью специальных продуктов или ПО многие бизнес-процессы можно автоматизировать.
Пример такого продукта – CRM-система Битрикс24. Сервис помогает автоматизировать повседневные задачи вроде обработки лидов, выставления счетов, аналитики рекламных кампаний или постановки задач сотрудникам.
Информацию о сделках можно переносить из CRM в систему сквозной аналитики, чтобы оценивать эффективность рекламных площадок и анализировать продажи. В Сквозной аналитике Calltouch доступны интеграции с такими CRM, как 1C:CRM, amoCRM, EnvyCRM, RetailCRM и другими, включая Битрикс24.
Сквозная аналитика Calltouch
- Анализируйте воронку продаж от показов до денег в кассе
- Автоматический сбор данных, удобные отчеты и бесплатные интеграции
Узнать подробнее
Рассказываем, как создать бизнес-процессы в Битрикс24, как ими управлять и как настраивать под задачи предприятия.
Где находятся бизнес-процессы
В системе Битрикс24 предусмотрены три вида процессов:
- «Общие» – процессы, характерные для любых организаций независимо от вида их деятельности. Например, формирование счетов на оплату или отпускных листов. Чтобы попасть в раздел «Общие процессы», необходимо во вкладке «Компания» перейти в «Процессы».
- «Мои процессы» – активности конкретного пользователя. Доступ к ним сотрудник получает через администратора CRM-системы (руководителя фирмы или ответственного лица). «Мои процессы» находятся во вкладке «Бизнес-процессы».
- «CRM и бизнес-процессы». Попасть в раздел можно, используя путь «CRM» – «Настройки» – «Автоматизация» – «Бизнес-процессы». Быстро перейти к доступным бизнес-процессам компании можно через «Живую ленту». Право их создания, настройки или изменения есть только у администратора CRM.
Как создать бизнес-процесс
Кликните по вкладке «Живая лента» – «Еще» – «Процессы» – «Создать новый процесс». В появившемся окне во вкладке «Настройки» задайте:
- имя;
- описание;
- индекс важности (для удобства сортировки);
- изображение (необязательно).
В этом же окне во вкладке «Доступ» выберите ответственных лиц – введите имена сотрудников, которые увидят данную задачу в своих профилях. Во вкладке «Подписи» к каждому этапу процесса можно оставить примечания.
После сохранения изменений новая задача появится в общем списке процессов. Теперь ее можно редактировать, настраивать, дублировать в «Живую ленту».
Как настроить бизнес-процесс
Разберем последовательность действий на примере. Допустим, работник хочет подать заявление на отпуск. Он заходит в «Живую ленту», затем во вкладку «Еще», переходит в раздел «Процессы». Здесь необходимо выбрать пункт-шаблон «Заявление на отпуск».
Сотрудник заполняет обязательные поля (они отмечены звездочкой – «*»), после нажимает «Отправить». Заявление на отпуск передается по цепочке от начальника отдела к генеральному директору, который подписывает документ. Сотрудник получает об этом уведомление.
Подписанное заявление попадает в бухгалтерию, где работник отдела оформляет отпуск. Об этом делают пометку в Битрикс24, после чего бизнес-процесс отправляется в архив как завершенный.
Информация о запущенной задаче хранится в полях процесса. Для работы с ней в открытой задаче выбирают «Действия» – «Настроить поля». Если требуется создать новое поле с информацией о процессе, нажимают «Добавить поле». Администратор задает название, тип, значение, другую актуальную информацию. После клика на «Сохранить» новые поля присваиваются задаче (процессу).
Как добавить условие
Условием в Битрикс24 называется подзадача, которую необходимо выполнить для запуска или окончания бизнес-процесса. Пример – сдача сотрудником месячного отчета до оформления отпускного листа.
Чтобы внедрить условие, используют действие «Задача» и нажимают на изображение шестеренки. Затем задаче задают имя, например, «Сдать отчет». Если поставить галочку напротив пункта «Остановить процесс на время выполнения задачи», сотруднику придется сначала подготовить отчет. Только после этого запустится основной процесс – оформление документов на отпуск.
Сохраненная задача добавляется в «Живую ленту». Ее видит весь персонал, подключенный к Битрикс24, а ответственный сотрудник получает подзадачу «Сдать отчет». После ее выполнения он нажимает на кнопку «Завершить». В результате запустится (возобновится) основной бизнес-процесс «Оформление отпуска».
Как удалить бизнес-процесс
Если в запущенной задаче указаны некорректные данные, например, заработная плата или иное числовое значение, ее требуется удалить. Для этого во вкладке «Процессы в ленте» администратор CRM-системы выбирает нужный и переходит в раздел «Действия».
В подменю настроек необходимо нажать «Удалить процесс» и подтвердить действие. После этого бизнес-процесс с уже корректными данными создают повторно.
Как интегрировать бизнес-процессы Битрикс24 с сервисами Calltouch
Инструменты Calltouch освобождают время сотрудников фирмы от рутинных действий, например, обработки входящих звонков или аналитики маркетинговой кампании.
Возможности сервиса
Calltouch предоставляет малому и крупному бизнесу ряд полезных инструментов:
- Сквозная аналитика. Система объединяет данные с CRM, рекламных площадок и других маркетинговых инструментов в наглядные отчеты. С помощью сервиса вы сможете оценить эффективность маркетинговых стратегий и учесть каждое входящее обращение – звонок, заявку, покупку в онлайн-режиме, добавление товара в корзину.
- Коллтрекинг. Инструмент для определения рекламных источников, с которых поступают входящие звонки. Вы узнаете, какая реклама приносит звонки, а какая расходует бюджет впустую.
- Предикт. Сервис речевой аналитики, который расшифровывает речь звонящего и тип обращения. Позволяет сэкономить время сотрудников на анализе телефонных переговоров.
- Оптимизатор. Инструмент для автоматизации контекстной рекламы Яндекс.Директ и Google Ads. Освобождает от ручной настройки кампании по продвижению бизнеса. Достаточно указать стоимость целевого действия или суточный бюджет на группу кампаний, а Оптимизатор сам распределит ставки для достижения лучшего результата.
- Антифрод. Выявляет и отсеивает сомнительные звонки, проверяя активность каждого номера. Инструмент полезен, когда необходимо вычислить конкурентов, которые звонят с целью снизить статистику продаж.
Продукты Calltouch помогают управлять и контролировать расходы на маркетинг. Полный перечень сервисов представлен в разделе «Продукт» на главной странице.
Оптимизируйте маркетинг и увеличивайте продажи вместе с Calltouch
Узнать подробнее
Настройка
Подключите сервис на странице регистрации. Далее выберите и настройте интеграции для автоматизации бизнес-процессов вашей компании. Полезная информация об инструментах Calltouch есть в разделах «Справочный центр» и «Видеоматериалы».
Коротко о главном
- Даже небольшая компания в процессе деятельности сталкивается с необходимостью осуществления десятков бизнес-процессов, которые можно и нужно автоматизировать.
- Битрикс24 – CRM-система, которая интегрируется с сервисами Calltouch и позволяет упростить и оптимизировать работу сотрудников и освободить их от выполнения многих рутинных задач.
- Для создания, редактирования, удаления бизнес-процессов не требуется обучение – интерфейс Битрикс24 интуитивно понятен.
Лучшие маркетинговые практики — каждый месяц в дайджесте Calltouch
Подписывайтесь сейчас и получите 13 чек-листов маркетолога
Нажимая на кнопку «Подписаться», вы даёте своё согласие на обработку персональных данных и получение рекламной информации о продуктах, услугах посредством звонков и рассылок по предоставленным каналам связи.
У вас интересный материал?
Опубликуйте статью в нашем блоге
Опубликовать статью
Отправьте статью себе на почту
Проект выполнен для крупной строительной компании с распределенной командой и офисами более чем в десяти городах. Расскажем, как разработали и реализовали принятые в ней бизнес-процессы с помощью готового функционала «Битрикс24», а также написали собственные решения с нуля, чтобы учесть все потребности клиента.
Цели по проекту
- Создать единую систему управления бизнес-процессами.
- Повысить эффективность работы компании за счет автоматизации.
Задачи
- Реализовать структурно-описанные заказчиком бизнес-процессы в рамках «Битрикс24».
- Провести интеграцию с внутренней системой клиента Active Directory.
- Настроить автоматические периодические задачи по подготовке отчетов.
- Обучить руководителей отделов работе с бизнес-процессами.
Сложности на старте
Изначально клиент работал в Jira — системе управления задачами, а не процессами. Сотрудникам было сложно перейти в «Битрикс24», который устроен по непривычной для них «алгоритмической» логике: задачи автоматически создаются внутри процессов, переходят между людьми, сохраняется заданная последовательность действий. Поэтому наша работа включала серьезную информационную составляющую: объяснить выгоду и мотивировать работать в новой системе.
Использовалась еще одна внутрикорпоративная платформа — 1С:ERP. Системы по отдельности закрывали основные потребности компании, но не было единого окна, возможности правильно настраивать рабочие процессы и отслеживать полную информацию о них: на каком сотруднике или стадии «завис» бизнес-процесс, почему не удается завершить в срок и т. д.
Технологии
Использовали функционал «Дизайнер бизнес-процессов» в «Битрикс24» — конструктор, который позволяет создавать бизнес-процессы в виде схемы.
Возможностей коробочной версии «Битрикса» было недостаточно, и мы провели ряд доработок: написали программный компонент на базе API «Битрикс24» и сделали дополнительную PHP-activity.
Что было сделано
1. Систематизация бизнес-процессов и согласование порядка работ
Аналитик со стороны клиента подготовил схемы бизнес-процессов, действующих в компании. Мы систематизировали их и суммарно получили 54 процесса для автоматизации, разбили все на недельные спринты — в каждом от 2 до 5 процессов.
По готовности каждого блока договорились проводить видеодемонстрацию для руководителей отделов, чтобы получать обратную связь и фиксировать изменения. Как только клиент принимал первую группу бизнес-процессов, мы переносили ее на бой и открывали возможность с ними работать.
2. Интеграции
Мы создали в «Битриксе» раздел «Структура компании» и совместно с техническим специалистом клиента настроили передачу данных о пользователях из Active Directory в «Битрикс24». Благодаря этому любое изменение в реальной структуре компании автоматически отражается в системе. Также помогли заказчику корректно настроить почтовый сервер и опцию «Отправка почтовых уведомлений».
3. Реализация процессов
В ходе реализации проекта исходное ТЗ претерпело некоторые изменения. Когда клиент понял, как устроены и работают на практике бизнес-процессы в «Битрикс24», оказалось, что часть первоначальных схем функционировали не совсем корректно и требовали доработок.
Если один бизнес-процесс оказывался продолжением другого, и удобнее просматривать сразу оба в одном окне — мы их объединяли. Часть процессов разделили, чтобы они решали свои задачи правильно.
В результате получилось 56 бизнес-процессов, которые можно разбить на несколько категорий в соответствии с задачами:
- контроль качества;
- бухгалтерские операции;
- работа со сметой;
- обучение сотрудников;
- закупки;
- формирование внутренней документации;
- общение с заказчиками и другие внешние коммуникации;
- формирование графика работ, сроков реализации услуг;
- HR-процессы;
- участие в тендере;
- исполнение заявок IT.
4. Расширение функционала «Битрикс24»
Для создания некоторых бизнес-процессов нам не хватило готового функционала «Битрикс24», и мы написали нужные решения с нуля.
- Наследование данных. Процесс может затрагивать несколько задач. При закрытии одной из них прикрепленные документы и комментарии не переходят в другую и теряются. Исполнитель не видит полной картины, не может выполнить задачу и возвращает ее постановщику. Мы написали собственный микрокомпонент, реализованный в виде ссылки в теле каждой задачи. При клике открывается отдельное окно, в котором подтягиваются комментарии из всех задач. Таким образом, пользователь без дополнительных шагов получает быстрый доступ ко всей информации по процессу.
- Динамические права доступа к папкам. При создании нового бизнес-процесса параллельно на общем диске заводится связанная с ним папка для документов. По умолчанию доступ к ней можно выдать только на уровне всего отдела. В ряде случаев заказчику требовалось ограничить круг лиц, которые будут видеть папку на диске.Мы сделали дополнительную PHP-activity, что позволило показывать сотруднику только те папки, которые связаны с бизнес-процессами, где он выбран ответственным, и не показывать те, где выбран его линейный коллега.
- Автозапуск. Чтобы вся информация о прошлом процессе сохранялась в следующем, мы настроили автоматический переход из одного этапа в другой. Например, процесс «Участие в тендере» переходит в «Согласование договоров» — пользователю не нужно вручную создавать новый.
- ID бизнес-процессов. Чтобы клиент мог легко найти соответствие задач и процессов, мы добавили в название каждой задачи год и ID процесса, к которому она относится. Например: 2020/ порядковый номер процесса/название этапа этого процесса.
5. Отчеты
Настроили автоматическое создание задач по подготовке отчетности. Каждый месяц на руководителей направлений ставится задача от генерального директора — сделать отчет за указанный период. Например, на руководителя сметного отдела — проанализировать затраты.
6. Обучение
Параллельно со всеми работами мы обучали клиента пользоваться бизнес-процессами. По мере реализации мы проводили показ для руководителей отделов, обсуждали и разбирали их вопросы. Встречи записывали на видео, по которым потом обучались сотрудники.
Результаты
В рамках сотрудничества мы автоматизировали в «Битрикс24» 56 бизнес-процессов компании. Благодаря этому получилось оптимизировать работу сотрудников: сократить время на выполнение задач, уйти от рутины и повысить общую эффективность.
Помимо просто внедрения «Битрикс24» мы помогли заказчику усовершенствовать перечень и схемы процессов в соответствии с бизнес-реалиями, модернизировали готовые модули платформы и написали недостающие компоненты под потребности клиента.