Подключим к ЭДО и настроим обмен электронными документами в Диадоке
Подключиться
Федеральная налоговая служба установила, что уже до конца 2024 года электронными станут 95 % всех передаваемых в стране счетов-фактур (без отнесенных к гостайне), а также 70 % транспортных и товарных накладных.
Также обозначены рамки:
- Доля электронных документов должна ежегодно увеличиваться как минимум на 20 %.
- Объем бумажных документов, необходимых для налоговых органов, должен ежегодно уменьшаться не менее чем на 10 %.
В 2022 году переход на безбумажное делопроизводство в основном остается собственной инициативой бизнеса, который хочет сократить непроизводственные расходы и повысить эффективность работы. Но для некоторых компаний ЭДО с 2022 года — обязательное условие. Рассмотрим подробнее.
ЭДО в маркировке
Электронный документооборот все чаще используется в сфере B2G. Государство заинтересовано в том, чтобы бизнес-процессы между организациями в России были прозрачными и честными. С ЭДО неразрывно связана система маркировки товаров Честный ЗНАК (ЧЗ), которая создана для контроля за российским товарооборотом.
С 1 января 2022 года участники оборота маркированных товаров обязаны передавать в ЧЗ сведения о движении продукции — вводе в оборот, продаже, выводе из оборота — исключительно через оператора ЭДО. Данное требование закреплено в постановлениях Правительства № 2464 от 31.12.2020 и № 64 от 28.04.2021.
В системе ЭДО Диадок можно подключить сервис для автоматизации этого процесса. В таком случае сторонам достаточно будет обменяться электронными универсальными передаточными документами (УПД), которые содержат коды маркировки. При подписании сведения передаются в Честный ЗНАК автоматически. Подробно рассказываем о роли ЭДО в маркировке в статье.
Переход на ЭДО с 2022 года обязателен для маркировки следующих категорий товаров:
- обувь,
- лекарства,
- молочная, табачная продукция,
- парфюмерия,
- меховые изделия,
- фотоаппараты и вспышки,
- товары легкой промышленности,
- шины и покрышки.
С декабря 2021 года маркировка обязательна для бутилированной минеральной воды, с марта 2022 года — для прочей упакованной питьевой воды. Также в марте 2022 началась маркировка табачных стиков и смесей для кальянов без табака. Продолжается эксперимент по внедрению добровольной маркировки антисептиков, БАДов, пива, слабоалкогольных напитков, медицинских изделий, электронных сигарет. Предполагается, что к 2024 году маркировка будет нужна для всех основных потребительских товаров, которые производят в России или импортируют в нее. Поэтому сроки перехода на ЭДО ограничены.
Работайте с маркированной продукцией и обменивайтесь электронными УПД через Диадок. Сведения в Честный ЗНАК отправятся автоматически
Оставить заявку
ЭДО в прослеживаемости
С 8 июля 2021 года действует национальная система прослеживаемости (НСП). Она необходима для отслеживания товарооборота, ухода от нелегального импорта и увеличения собираемости обязательных таможенных, налоговых платежей.
Все процессы в рамках НСП проходят в электронном виде, поэтому для работы обязателен ЭДО. Участники системы оформляют продажу и покупку товара, формируют и сдают в ФНС отчеты об операциях, подают уведомления в налоговую только через систему ЭДО.
Перечень товаров, которые подлежат прослеживаемости, не менялся с момента утверждения. В списке — различное промышленное оборудование, специализированная техника, мониторы, стиральные машины, детские коляски и другое. С 1 июля 2022 года за нарушения при работе в НСП участникам товарооборота грозят административные штрафы. Они составят 1 000 рублей за каждый обязательный документ, который не был представлен в налоговую, сдан с опозданием или некорректно оформлен.
ЭДО в сфере грузоперевозок
С 2022 года перевозчики, отправители и получатели грузов могут перейти на электронные транспортные накладные. Уже утвержден их формат, порядок обмена и правила заполнения. Ожидается, что в ближайшие годы они станут обязательными.
ЭДО для сдачи отчетности
Обязательный переход на ЭДО в 2022 году потребуется и для соблюдения законодательных требований по сдаче отчетности. Такой электронный документооборот относится к сфере B2G и доступен в сервисах интернет-отчетности.
В 2022 году бухгалтерскую отчетность должны сдавать в электронном виде все компании, которые обязаны вести бухучет. Режим налогообложения и правовой статус значения не имеют. От представления отчетности освобождается только ряд организаций: государственного сектора, религиозные, связанные с государственной тайной, а также Центробанк и отчитывающиеся перед ним финансовые организации.
В электронном виде сдают и налоговую отчетность:
- по всем налогам — организации с численностью работников больше 100 человек,
- 6-НДФЛ и справки о доходах и суммах налога физлиц — с численностью работников больше 10 человек.
Расширился список компаний, которые обязаны представлять сведения о работниках в Пенсионный фонд. С 2022 года сдавать электронные СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ должен каждый работодатель с численностью от 10 человек. Также такие компании обязаны направлять в электронном виде расчеты по страховом взносам (4-ФСС) в Фонд социального страхования.
ЭДО для госзакупок и других задач
ЭДО обязателен в 2022 году для участия в госзакупках на ряде электронных торговых площадок. Это обеспечивает достоверность предоставленных данных, дает гарантию исполнения контракта.
Также с 1 января 2022 года для организаций — заказчиков товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд введено электронное актирование. Обмен электронными документами между заказчиком и исполнителем осуществляется только с помощью ЕИС — Единой информационной системы в сфере госзакупок. Поставщики могут настроить ЭДО с электронными торговыми площадками (ЭТП) и получать от них оригиналы закрывающих документов в короткие сроки.
Подключитесь к ЭДО в Диадоке и будьте в курсе всех законодательных изменений
Подключиться
Пока точно неизвестно, когда ЭДО станет обязательным для всего бизнеса. Но для того, чтобы работать с маркируемыми или прослеживаемыми товарами, без затруднений сдавать отчетность и подготовиться к переходу на ЭДО в других областях, лучше подключиться к электронному документообороту уже сейчас.
Для перехода на безбумажное делопроизводство выполните пять шагов.
1. Выберите оператора ЭДО
Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги электронного документооборота в виде специальных сервисов, обеспечивает безопасность передачи данных и соблюдение законодательных требований. СКБ Контур входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота ФНС и соответствует всем установленным требованиям.
2. Получите электронную подпись
Электронная подпись (ЭП) дает документам юридическую силу, приравнивая их к бумажным документам с собственноручной подписью. В системе ЭДО Контур.Диадок используется квалифицированная ЭП. Она обладает максимальной защитой и не требует заключения дополнительных соглашений между контрагентами.
В 2023 году порядок работы с ЭП изменится. Согласно новым требованиям, КЭП для юридического лица сможет получить только руководитель организации. Сотрудники должны будут использовать подписи физлица и машиночитаемые доверенности, которые позволят им действовать от имени организации. С 1 марта по 31 декабря 2022 года длится переходный период, во время которого сотрудники еще могут получить сертификат юридического лица и применять подписи физлица по желанию.
3. Определите способ подключения
Компания может выбрать веб-версию сервиса ЭДО или интегрировать его с учетной системой. Например, подключить модуль Диадока для 1С, который позволит работать в привычном интерфейсе.
Также сервис интегрируется с любой другой учетной системой. В Контур.Диадоке есть интеграционные решения для SAP, Oracle, MS Dynamics, Directum, Docsvision. А со специализированными учетными системами или индивидуальными разработками Диадок интегрируется с помощью полнофункционального API и коннектора.
4. Настройте работу с ЭДО внутри компании
Обязательный переход на ЭДО пока не нужен. Но на перестройку налаженных бизнес-процессов понадобится время. Так, для грамотной организации процесса на предприятии следует оформить внутренние регламенты, обучить сотрудников, внести изменения в учетную политику.
5. Перейдите на ЭДО с контрагентами
Для обмена электронными документами обе стороны должны подключиться к системе ЭДО и наладить связь. В Диадоке достаточно отправить или принять приглашение. Если у контрагента другой оператор ЭДО, воспользуйтесь автороумингом или подайте заявку для настройки роуминга.
Пользователи Диадока могут формировать, отправлять и получать счета-фактуры, УПД и УКД (универсальные корректировочные документы), накладные, акты, любые неформализованные документы без утвержденного ФНС формата. Также сервис полностью обеспечивает работу с системой Честный ЗНАК и позволяет выгружать необходимые документы для последующей сдачи отчетности в контролирующие органы.
Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура и начать работу в ЭДО
Оставить заявку
Из нашей статьи вы узнаете:
Цифровизация набирает обороты. Документы всё чаще оформляются только в электронном формате, поэтому документооборот происходит тоже в электронном виде. В связи с этим многие организации выбирают переход на ЭДО.
Обязательно ли переходить на ЭДО? Закон не обязывает всех переходить на электронный документооборот, но к этому подталкивает время, партнеры и современные технологии. Несмотря на то, что переход на электронный документооборот не обязателен, многие компании уже сделали это.
Разбираемся, в чём преимущества перехода на ЭДО и как организовать электронный документооборот.
Сравнение документооборотов в бумажном и электронном виде
Основные критерии, по которым сравнивают два вида документооборота — стоимость и «времязатратность».
Стоимость пакета
Стоимость пакета документов при среднем объёме в шесть листов формата A4 — 9 рублей. Чтобы отправить документы по почте, придётся заплатить от 40-60 рублей. Курьерская служба запросит в 10 раз больше, стоимость услуг также будет зависеть от точки назначения. Организация архива потребует аренды отдельного помещения. Стоимость будет зависеть от площади и региона.
Затраты на бумагу
Электронный документооборот исключает затраты на приобретение бумаги и предметов канцелярии. Стоимость отправки электронных документов составит от 5 до 9 рублей за документ в зависимости от оператора, за входящие платить не придётся. Географическая удалённость роли не играет.
Условия хранения
Условия хранения документов в электронном формате зависят от оператора ЭДО. При бумажном документообороте на распечатывание документов, их подписание и проставление печатей может уйти целый день. А в случае отсутствия лица, уполномоченного подписывать документы — до нескольких дней.
Срок получения
Срок получения отправленных документов может занимать от нескольких дней до двух недель, если документы были переданы по почте, либо от одних до четырёх суток, если для передачи использовалась курьерская служба.
Легко подписывать
При переходе на ЭДО подписание документов в электронном виде уполномоченным сотрудником занимает всего несколько минут. В системах ЭДО можно «по одному щелчку мыши» массово подписывать документы. При этом документы достигают получателя уже через несколько секунд после того, как были отправлены.
Как только получатель подписывает документ электронной подписью, оба участника электронного взаимодействия получают доступ к подписанному оригиналу документа.
Способы реализации ЭДО
Если вы решили организовать обмен документами в электронном виде, необходимо определиться, каким образом он будет реализован. Возможны два варианта.
Обмен документами
Обмен электронными документами напрямую можно начать на основании соглашения с контрагентом, которое будет регламентировать порядок и условия документооборота. Такое соглашение необходимо, если участники взаимодействия используют неквалифицированную электронную подпись. Применение квалифицированной электронной подписи в документообороте заключения специального соглашения не требует. При таком способе реализации ЭДО документы можно отправлять по электронной почте.
Плюс такого способа
Для передачи документов не нужно подключаться к системе оператора ЭДО и платить ему за услуги. Однако минусов больше: не все документы можно передавать контрагенту напрямую, нет автоматизации обработки документов, и в связи с этим — возможности организовать документооборот в больших объёмах.
Другой способ
Это обмен документами через оператора электронного документооборота. Пользователь подключается к системе ЭДО оператора, присоединяется к регламенту обмена и работает в специальном сервисе. У операторов ЭДО есть все необходимые возможности (технологические, правовые, кадровые) для обеспечения правомерного обмена электронными документами любого типа.
Как перейти на электронный документооборот
Начните переход на ЭДО поэтапно. Для перехода необходимо:
1
Внести изменения в учётную политику
В учётной политике потребуется прописать возможность составления и использования документов в электронном формате, которые должны подписываться электронной подписью.
2
Разработать схему документооборота
Необходимо решить, кто из сотрудников, задействованных в работе с документацией, сможет редактировать документы, подписывать их, согласовывать без права подписи и тому подобное.
3
Выбрать оператора ЭДО
При выборе оператора убедитесь, что есть поддержка роуминга. Кроме того, следует отталкиваться от количества ваших контрагентов, работающих с этим оператором. Обращайте внимание на отзывы. Если оператором предусмотрен пробный период, протестируйте СЭД сами.
4
Приобрести квалифицированную электронную подпись
Юридической силой обладают только те электронные документы, которые подписаны с помощью КЭП. Кроме того, для работы с электронной подписью потребуется средство криптографической защиты информации (СКЗИ) – программное обеспечение, предназначенное для шифрования и расшифровки.Такая программа нужна, чтобы подписывать электронные документы и проверять подпись. Для платной СКЗИ необходима лицензия .
5
Определить способ работы с ЭДО
Работа возможна через интерфейс отдельного сервиса (например, онлайн-сервиса «Астрал.ЭДО») или через специальный программный модуль для 1С. Некоторые операторы поддерживают возможность интеграции своих сервисов с учётными системами клиентов.
Подключение контрагентов
Возможность организовывать обмен документами со своими контрагентами возникает лишь в том случае, если все участники подключены к СЭД. Необязательно, чтобы это была одна система — контрагенты могут быть подключены к разным операторам.
Крупные операторы поддерживают и развивают технологию роуминга. Сама технология находится на раннем этапе развития, поэтому можно воспользоваться альтернативными вариантами организации обмена документами с партнёрами через операторов электронного документооборота.
Одним из вариантов является работа с несколькими операторами. Поскольку участники обмена никак не ограничены в выборе оператора, они могут быть подключены к нескольким системам одновременно. Подключиться к общей системе можете либо вы, либо ваш контрагент.
Если регистрация в нескольких системах по каким-либо причинам не подходит вам или вашему контрагенту, вы можете обратиться к своему оператору с предложением наладить сообщение между вами и вашим партнёром. Контрагенту с аналогичным вопросом следует обратиться к своему оператору.
Заключение
Итак, для перехода на ЭДО требуется:
- получить квалифицированную электронную подпись, поскольку лишь она даёт документу юридическую силу;
- заключить договор с оператором ЭДО и подключиться к его системе, с помощью которой будет налажен быстрый обмен документами и обеспечена их безопасность;
- присоединиться к регламенту оператора ЭДО, чтобы начать обмен.
За всё остальное ответственность будет нести оператор.
В 2020 году ФНС представила концепцию развития электронного документооборота (ЭДО), которую планирует внедрить к 2024 году. По задумке налоговиков, это сократит расходы государства и бизнеса на печать, бумагу и доставку, а также поможет быстрее обмениваться документами.
Подготовьтесь к главным изменениям, чтобы спокойно обмениваться документами с контрагентами, не нарушить бизнес-процессы и не попасть на штрафы налоговой.
Если нет времени читать весь материал целиком, смотрите наш чек-лист — он поможет подготовиться к переходу на ЭДО уже сегодня.
Что изменится
К концу 2024 года вступят в силу следующие нововведения:
- многие документы окончательно перейдут в электронный формат, например транспортные и кадровые документы, а также документы по учёту НДС;
- начнут действовать новые правила обмена документами. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность;
- получить электронную подпись можно будет бесплатно в ФНС.
Зачем готовиться к переходу на ЭДО уже сейчас
Ожидается, что в 2023 году ФНС обяжет бизнес отказаться от бумажных транспортных накладных в пользу электронных. А другие мероприятия, призванные ускорить переход на цифровой формат, начнутся уже в 2022 году. Поэтому эксперты рекомендуют подготовиться к переходу на ЭДО до того, как он станет обязательным.
Мы помним, как розница переходила на онлайн-кассы. Многие компании не подготовились к переходу заранее: когда срок подошёл, им пришлось быстро подстраиваться под новые правила. Из-за этого некоторые предприятия приостановили бизнес-процессы и потеряли деньги. При этом сроки поставки и цены на оборудование выросли, а за несоблюдение требований штрафовали. Важно, чтобы в случае с переходом на ЭДО ситуация не повторилась. Особенно это касается компаний, занятых в сфере грузоперевозок. Перевод перевозочных документов в «цифру», в отличие от ввода электронных касс и фискальных накопителей, имеет для компаний преимущества. Это одна из немногих инициатив государства, которая ведёт бизнес не к дополнительным расходам, а позволяет оптимизировать процессы и сократить затраты.
Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot
Заблаговременная подготовка к переходу на ЭДО позволит снизить риски, в первую очередь технические: что-то не отправляется или не открывается, не тянет ноутбук, нужны дополнительные лицензии. Кроме этого у компаний будет время обучить сотрудников новым правилам. Как ни странно, но сейчас при ЭДО часть документов всё равно остаётся на бумаге, например, те же самые товарно-транспортные накладные. Какие документы, кто и кому будет скоро передавать только в электронном виде, лучше понимать уже сейчас. И третья причина подготовиться заранее — это нагрузка на удостоверяющие центры и ФНС, куда все пойдут в последний момент за электронной подписью. Планомерный переход позволит избежать очередей и быстро дозвониться в техподдержку, чтобы получить консультации и настройки.
Александр Пятинский, К.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложения
Как подготовиться к переходу на ЭДО
Чтобы плавно перейти на электронный документооборот, начните использовать электронные документы при учёте сотрудников и в работе с контрагентами, получайте электронную подпись по новым правилам, выберите оператора ЭДО и подготовьте техническую базу.
Переведите кадровые документы в электронный формат. Кадровые документы, которые позволяют обмениваться трудовыми договорами, уведомлениями и заявлениями, скоро нужно будет использовать в электронном виде. К таким документам относятся:
- уведомление об изменении условий работы;
- заявление о переводе на другую должность;
- заявление об отпуске;
- заявление об увольнении и другие.
Проведение эксперимента по переводу в электронный вид документов, связанных с работой, закреплено в законе № 122-ФЗ. При этом окончательный перечень определяют работодатели. Это может быть трудовой договор, приказы о приёме на работу и прекращении трудовых отношений, соглашения, предупреждения, графики отпусков и так далее.
Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot
Переведите транспортные документы в электронный формат. В обозримом будущем в электронный формат перейдут транспортные документы, которые позволяют отслеживать перемещения товаров и подтверждать транспортные расходы. К ним относятся:
- транспортная накладная;
- заказ-наряд;
- сопроводительная ведомость;
- путевой лист.
Переведите документы по учёту НДС в электронный формат. Скоро в электронном виде надо будет оформлять следующие документы:
- счёт-фактура;
- книги покупок и продаж;
- универсальный передаточный документ (УПД).
Пока бизнес обязали соблюдать электронный формат только с УПД для маркированной продукции и УПД, которые содержат данные о прослеживаемом товаре. С остальными документами по учёту НДС можно работать в бумажном формате.
Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot
Переведите в электронный формат документы, если вы работаете в строительной сфере. К таким документам относятся формы КС-2 и КС-3.
Важно. ФНС опубликовала перечень документов, формат которых уже утверждён. На начало октября 2021 года таких документов пять: универсальный передаточный документ, универсальный корректировочный документ, формы ТОРГ-2 и ТОРГ-12, акт выполненных работ. Другие форматы пока ещё в разработке и на утверждении.
Получайте электронную подпись по новым правилам. С 1 января 2022 года юридические лица и ИП могут получить сертификат в отделении ФНС, а не только в удостоверяющем центре. Услуга бесплатная, но нужно пройти процедуру идентификации, предоставить документ, удостоверяющий личность, и СНИЛС.
Кроме этого изменятся правила выдачи КЭП для физлиц и уполномоченных представителей организации. Они смогут получить электронную подпись физического лица в доверенном удостоверяющем центре. Список таких удостоверяющих центров опубликован на сайте ФНС.
В сертификате останутся только ФИО сотрудника. Данные о компании, в которой он работает, фиксироваться не будут. Использовать такие сертификаты для подписания документов от лица компании можно будет только вместе с электронной доверенностью.
Наталья Лещинец, Технический директор провайдера ЭДО Docrobot
Следите за новыми правилами обмена электронными документами. С 1 июля 2022 года правила электронного документооборота немного изменятся. Например, физические лица, которые подписывают документы от лица организации, должны будут иметь электронную доверенность. Документ, подписанный лицом без электронной доверенности, утратит юридическую значимость. Его нельзя будет представить в налоговую и суд.
Как именно будет выстроен обмен документами, пока неизвестно. О новых правилах обмена электронными документами ФНС сообщит позже, так что следите за новостями по теме.
Подготовьте сотрудников к работе с КЭП. Бывает, что сотрудник, который раньше не работал с электронной подписью, может подписать файл, но не отправить его. Из-за этого контрагент не получит документы вовремя.
Выберите оператора ЭДО. На сайте ФНС опубликован список компаний-операторов, организующих электронный документооборот. Обращайтесь только к тем компаниям, которые есть в списке.
Подготовьте техническую базу для перехода на ЭДО. Заранее установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро». Без неё не получится подписывать документы с помощью электронной подписи.
Обновите бухгалтерские программы, чтобы они поддерживали работу с новыми формами и форматами отчётности. Если компания продолжит подавать в ФНС документы на старых бланках, налоговая может доначислить налог на прибыль или снять вычет по НДС. Если же компания продолжит сдавать отчётность в бумажном формате вместе электронного, то её не примут, а расчётный счёт могут заблокировать.
А ещё обеспечьте стабильный доступ к интернету. Если в офисе постоянные обрывы соединения или низкая скорость, будет сложно обмениваться электронными документами в срок.
Александр Пятинский, К.э.н., специалист в области бухгалтерского учёта и налогообложения
Закрепите переход на ЭДО на предприятии. Внесите соответствующие изменения в локальные акты, инструкции, учётные политики. Это позволит организовать переход на ЭДО внутри компании и избежать претензий проверяющих, например налоговиков и аудиторов.
Чек-лист: как подготовиться к переходу на ЭДО
- Переведите кадровые документы в электронный формат: уведомления об изменении условий работы, заявления о переводе на другую должность, об отпуске и увольнении.
- Переведите транспортные документы в электронный формат: транспортные накладные, заказ-наряды, сопроводительные ведомости, путевые листы.
- Переведите документы по учёту НДС в электронный формат: счета-фактуры, универсальные передаточные документы, книги покупок и продаж.
- Переведите в электронный формат формы КС-2 и КС-3, если вы работаете в строительной сфере.
- Получите электронную подпись в ФНС или доверенном удостоверяющем центре.
- Следите за новыми правилами обмена электронными документами на сайте налоговой.
- Обучите сотрудников работе с КЭП.
- Выберите оператора ЭДО из списка на сайте ФНС.
- Установите на рабочие компьютеры программу «КриптоПро», обновите бухгалтерскую программу, перейдите на более быстрый интернет.
- Закрепите переход на ЭДО в локальных актах предприятия, инструкциях, учётных политиках.
Елизавета Чёрная
Больше таких статей читайте в Журнале про дело на сайте Делобанка
Государство постепенно внедряет обязательный электронный документооборот для госструктур и для бизнеса. Уже к концу 2024 года в стране планируют оцифровать до 70% счет-фактур и до 95% накладных. Разберемся, какие компании и ИП обязаны перейти на ЭДО, а кто пока может работать по старинке.
Что такое электронный документооборот
Электронный документооборот (ЭДО) — обмен финансовыми и юридическими документами в электронном виде. Но это не то же самое, что сканированная копия, отправленная на email.
Электронный документ — это файл, подписанный специальной электронной подписью. Его передают по безопасным каналам связи. Перехватить или подделать такой документ также сложно, как взломать банк. К тому же электронная подпись (ЭЦП), которой подписывают документ, подтверждает, что его содержимое не менялось.
Как получить электронную подпись
Чтобы создать электронный документ, нужно оформить ЭЦП и заключить договор с
оператором ЭДО — это компания, которая обеспечивает юридически значимый документооборот. Как перейти на ЭДО, расскажем в следующей статье. Подпишитесь на обновления, чтобы не пропустить актуальную информацию.
Контрагенты могут беспрепятственно обмениваться документами, даже если они пользуются услугами разных операторов ЭДО. Но лучше выбрать оператора федерального уровня, который работает по всей стране.
Электронный документ имеет такую же юридическую силу, как бумажный с печатью и подписью. Он считается юридически значимым — его необходим для участия в тендере, при сдаче отчетности в налоговую или отправке платежки в банк. ЭДО подходит для обмена первичными документами с контрагентами. Если компания перешла на электронный документооборот, не нужно передавать контрагенту бумажный оригинал.
Когда бизнес обязан применять ЭДО для взаимодействия с государством
Отправить бухгалтерский баланс в ФНС. Годовую бухгалтерскую отчетность с 2021 года все организации обязаны сдавать в электронном виде. Раньше делали исключение для компаний, относящихся к малому бизнесу — они могли сдать бумажную версию. Сейчас бумажный отчет не примут.Бухгалтерская отчетность по новым правилам
Сдать налоговую отчетность в ФНС. Компании и ИП, у которых в штате более 100 сотрудников, обязаны
сдавать всю налоговую отчетность через оператора ЭДО — любые декларации нужно отправлять только в электронном виде.
Аналогичное требование распространяется на крупнейших налогоплательщиков — это компании с выручкой от 35 млрд. рублей, любые кредитные или страховые организации, брокеры. Все они обязаны сдавать декларации только в системе ЭДО. Распечатанную отчетность у них не примут.
Если в штате меньше 100 сотрудников и ваша компания не относится к категории крупнейших налогоплательщиков — можете выбирать: сдавать бумажную налоговую отчетность или отправлять декларацию по системе ЭДО.
Отчитаться по НДС. Декларации по НДС необходимо сдавать электронно. Требование распространяется на компании и ИП, которые отвечают хотя бы одному из перечисленных признаков:
- применяет общую систему налогообложения;
- платит НДС как налоговый агент по своим сделкам с иностранным поставщиком либо при аренде муниципального имущества;
- выставляет счета-фактуры клиентам или получает счета-фактуры за посредническую деятельность.
Во всех перечисленных случаях налоговики не принимают бумажные декларации по НДС.
Отправить расчет страховых взносов за работников в ФНС. Электронные расчеты отправляют компании и ИП, у которых среднесписочная численность сотрудников более 10 человек. Если в коллективе меньше 10 сотрудников — расчет в налоговую можно унести лично или отправить по почте.
Отчитаться за работников перед Пенсионным Фондом и ФСС. Если в компании больше 25 наемных сотрудников — отчетность в ПФР сдают в электронном виде. Это касается форм СЗВ-СТАЖ, СЗВ-М, СЗВ-ТД, ДСВ-3 со сведениями о работниках. Компании, у которых меньше 25 сотрудников, могут сдавать бумажный вариант отчетности.
Аналогичная ситуация с формой 4-ФСС, которую работодатели подают в Фонд соцстрахования: если в компании работает более 25 человек — отчет отправляют в электронном виде, если меньше — можно подать бумажный вариант.
Отчитаться в Росстате. В 2021 году статистическую отчетность последний раз можно подать в бумажном виде. С 2022 года в Росстат нужно отправлять только электронные документы. Это касается компаний и ИП, которые попадают под сплошное и выборочное статистическое наблюдение. На сайте
Росстата по ИНН можно уточнить, какую статотчетность нужно подать и в какие сроки.
Перечисленные требования не касаются ИП на упрощенке или патенте со штатом менее 10 сотрудников. Если предприниматель не платит НДС, он может самостоятельно выбирать форму сдачи отчетности.
Кто обязан применять ЭДО для работы с контрагентами
Участники госзакупок. С апреля 2021 года участники торгов могут обмениваться только электронными документами. Требование распространяется на подключение к торговой площадке и на взаимодействие между заказчиками и исполнителями.
Производители и продавцы обуви, одежды, табака и других маркированных товаров. Чтобы торговать
маркированной продукцией, необходимо подключиться к системе «Честный знак». Все контрагенты, которые есть в цепочке от производителя до магазина, обязаны обмениваться документами через эту систему.
Производители и продавцы алкоголя. Если компания производит или торгует алкогольными напитками, она обязана подключиться к ЕГАИС и в системе обмениваться документами с контрагентами.
Поставщики и продавцы фермерских продуктов, которые подлежат ветконтролю. Продавцам
сельхозпродукции необходимо зарегистрироваться в системе «Меркурий» и через нее оформлять сопроводительные документы. Например, ветеринар выдает заключение, выписывает справку и свидетельство только в электронном виде. Контрагенты получают документы на партию сельхозпродукции по системе ЭДО.
Продавцы импортных холодильников, детских автокресел и других прослеживаемых товаров. В России утвержден
список товаров, которые должны прослеживаться с момента пересечения границы РФ. Например, в него включены холодильники, стиральные машины, мониторы, детские коляски, а также промышленное оборудование: холодильные и морозильные установки, тепловые насосы, автопогрузчики, бульдозеры, экскаваторы.
Контрагенты оформляют счета-фактуры на зарубежные поставки этих товаров и обмениваются документами только через систему ЭДО.
Пример
Когда компания завозит из Китая партию стиральных машин, налоговая служба присваивает ей уникальный код. Участники сделок — оптовики и розничные магазины — указывают этот код в счетах-фактурах. Причем все документы вплоть до продажи конечному покупателю оформляются в электронном виде.
Какими преимуществами обладает ЭДО
Помогает не отстать от рынка. Чтобы бизнес был прозрачным, государство постепенно переводит его на ЭДО. По данным СКБ «Контур», уже треть российских компаний использует электронный документооборот. Причем крупный бизнес охвачен на 50–70%, а малый и средний — только на 5–12%.
На фоне пандемии развитие этого сегмента рынка заметно ускорилось: по данным нашей компании на 30% выросло число субъектов бизнеса, которые внедряют систему юридически значимого электронного документооборота.
В 2021 году мы ожидаем усиления этой тенденции: все больше категорий документов необходимо хранить и передавать в электронном виде.
Полина Дуйкова,
руководитель направления СЭД/ECM
в IT-компании Softline
Экономит ресурсы. При отказе от бумажного документооборота в разы сокращается стоимость подготовки, пересылки и хранения документов. Предприниматели отмечают, что у них снижаются затраты на расходные материалы для оргтехники, почтовые и курьерские услуги, организацию систем хранения архивов. Вместо расходов на бумагу и заправку картриджа, достаточно раз в год оформить электронную подпись и оплатить подключение к системе ЭДО.
На мой взгляд, переход на ЭДО снижает бюрократическую нагрузку, облегчает коммуникацию между сотрудниками, сохраняет лесные ресурсы, улучшает показатели эффективности управления организацией.
Необходимо упомянуть и про издержки. Раньше мы тратили около 3–5% прибыли на печать и пересылку документов. С ЭДО мы сократили эти расходы более чем наполовину.
Яна Шабанова,
директор по развитию приложений
для бизнеса в ИТ-компании Atos
Уменьшает трудозатраты. Не нужно тратить время на распечатку, подпись, отправку, отслеживание и обратное получение документов. За несколько секунд документ с электронной подписью доставляется в любую точку мира.
Два года назад наша компания запустила обмен электронными документами. А уже в 2020 году мы отправили по системе ЭДО более двух с половиной миллионов электронных документов. С переходом на ЭДО сотрудники стали тратить меньше времени на оформление документов и подготовку их к отправке — исходящий документооборот по всем 115 филиалам у нас ведут всего три специалиста.
Виолетта Примакова,
заместитель финдиректора
транспортной компании «Байкал-Сервис»
Защищает данные. Утечка конфиденциальной информации обычно происходит, когда бумажные документы выходят за пределы организации.
При ЭДО невозможно потерять оригиналы документов. К тому же можно ограничить доступ к конфиденциальной информации и коммерческим тайнам — содержимое документа может посмотреть только доверенный сотрудник.
Операторы ЭДО гарантируют защиту обрабатываемой информации и несут за это юридическую ответственность. Данные всегда хранятся в зашифрованном виде, поэтому содержимое невозможно прочесть или скопировать, даже если систему ЭДО взломают или произойдет технический сбой.
Помогает развивать бизнес. Применять ЭДО стоит не только ради экономии или по требованию контрагентов, но и для развития собственной компании.
Если бизнес переходит на электронный документооборот, он автоматизирует обработку и хранение информации. Сотрудникам легче собирать и анализировать сведения, проще находить информацию о клиентах и сделках, а руководству — принимать эффективные управленческие решения.
Проверьте, нужен ли ЭДО вашему бизнесу
Для работы с госслужбами
1. Налоговая отчетность в ФНС — Все юрлица
2. Налоговая декларация по любому налогу -Юрлица и ИП со штатом от 100 работников
3. Декларация по НДС — Юрлица и ИП — плательщики НДС
4. Расчет страховых взносов за работников — Юрлица и ИП, у которых 10 и больше сотрудников
5. Отчет в ПФР и ФСС — Юрлица и ИП, у которых 25 и больше сотрудников
6. Отчет в Росстат — Все юрлица и ИП
Для работы с контрагентами
1. Участники электронных торгов — Обязательно для заказчика и исполнителя
2. Производители и продавцы маркированных товаров — Обязательная регистрация в системе «Честный знак»
3. Производители и продавцы алкогольной продукции — Обязательная регистрация в ЕГАИС
4. Фермеры и продавцы фермерской продукции, подлежащей ветеринарному контролю — Обязательная регистрация в системе «Меркурий»
5. Продавцы импортных прослеживаемых товаров — Обязательная регистрация в национальной системе прослеживаемости товаров
Мария Макеева, планирует использовать ЭДО
Объясняем, что нового будет в ЭДО и чего ждать дальше.
С 2023 года в силу вступают положения приказа Минфина России от 15.04.2021 года № 61н.
По этому приказу все субъекты учета государственных финансов обязаны перейти на электронный вариант оформления первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета.
Состав новых документов
Условно все вводимые первичные документы можно разделить на 4 группы:
1. для учёта движения НФА (применя.тся всеми субъектами учета):
- Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование (ф. 0510434)
- Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей (ф. 0510435)
- Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов (ф. 0510440)
- Решение о признании объектов нефинансовых активов (ф. 0510441)
- Решение об оценке стоимости имущества, отчуждаемого не в пользу организаций бюджетной сферы (ф. 0510442)
- Акт о консервации (расконсервации) объекта основных средств (ф. 0510433)
2. для учёта начисления доходов, в т.ч. для администраторов и главных администраторов доходов бюджета:
- Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)
- Извещение о начислении доходов (уточнении начисления) (ф. 0510432)
- Ведомость начисления доходов бюджета (ф. 0510837)
- Ведомость выпадающих доходов (ф. 0510838)
3. для отражения движения дебиторской и кредиторской задолженностей:
- Акт о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф. 0510436)
- Решение о списании задолженности, невостребованной кредиторами, со счета _______ (ф. 0510437)
- Решение о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445)
- Решении о восстановлении кредиторской задолженности (ф. 0510446)
4. для организации инвентаризации:
- Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439)
- Изменение Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510447)
- Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836)
Кроме того, с 2023 года будут использованы в работе регистры учета:
- Журнал операций по забалансовому счету (ф. 0509213)
- Ведомость доходов физических лиц, облагаемых НДФЛ, страховыми взносами (ф. 0509095)
- Карточка учета имущества в личном пользовании (ф. 0509097)
Требования подписям новых электронных документов
Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью либо простой электронной подписью.
Электронный первичный учетный документ принимается к учету, если заполнены все реквизиты и имеется квалифицированная электронная подпись руководителя учреждения или уполномоченного им лица.
Поля, предназначенные для бухгалтерских записей либо отметок бухгалтерии, ответственный за формирование электронного документа не заполняет.
Документы, форма которых предусматривает наличие нескольких подписей, включая простые ЭП, можно принять к учету только при наличии в них и квалифицированной ЭП.
В электронных документах многие разделы подписываются простой ЭП сотрудниками, составляющими этот документ; квалифицированной ЭЦП утверждать документ будет руководитель учреждения (уполномоченное лицо).
В случае, если документ требует подписание комиссионно, то правила приказа № 61н требуют заполнения Листа голосования, который также содержится в формах приказа № 61н.
Лист голосования подписывается членами комиссии простой ЭП и председателем комиссии ЭЦП. При подписании членами комиссии листа голосования одновременно в резолютивной части электронного документа отображаются подписи членов комиссии.
Квалифицированные ЭП, помимо руководителя, потребуются для главного бухгалтера, кассира и председателей комиссий.
Алгоритм перехода на ЭДО с 2023 ода
В бухгалтерских программах (например, в 1С:БГУ) есть возможность с 2023 года перейти на ЭДО. Для этого в конфигурации БГУ прописываются роли пользователям, ответственным за оформление и подписание электронных документов, которые путем доступа в программу под своим логином и паролем могут осуществить заполнение документа и подписание его простой ЭП, а при необходимости и наличии ключа и сертификата – квалифицированной ЭП.
При переходе к использованию электронных документов при ведении бухгалтерского учета необходимо провести подготовительные мероприятия организационного и технического характера.
Мероприятия организационного характера
- определить лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов, идентифицировав, кто из них подписывает простой, а кто квалифицированной электронной подписью
- определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для отражения в бухгалтерском учете
- внести дополнения в график документооборота, правила документооборота и технологию обработки учетной информации, информацию об особенностях порядка формирования, заполнения и подписания электронных документов
- разработать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных ЭП
- разработать регламент обеспечения архивного хранения электронных документов с наделением данных функций соответствующих сотрудников учреждения
- инструктаж работников (ответственных лиц и членов Комиссии) на предмет порядка работы в программных продуктах, позволяющих заполнять и подписывать электронные документы
Мероприятия технического характера
- обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы простой электронной подписью или квалифицированной электронной подписью
- дополнить ролевое расписание новыми позициями и обеспечить доступ к информационной системе бухгалтерского учета для должностных лиц, подписывающих электронные документы (членов комиссии, ответственных лиц и пр.)
- подготовить рабочие места с доступом в программу бухгалтерского учета, где должностные лица будут формировать электронные документ (при отсутствии облачной системы)
- подготовить сервер, жесткие диски или предусмотреть иные варианты хранения электронного архива в двух экземплярах для обеспечения сохранности электронных документов, например на физически обособленных носителях – в двух экземплярах, в информационной системе архива (см. п. 7.1 Приказ Росархива от 02.03.2020 N 24)?
Сложности перехода
Многие учреждения не смогут перейти полноценно на приказ 61н. Почему? На это влияют:
- условия низкой компьютерной грамотности ответственных сотрудников учреждений, которые должны самостоятельно заполнять электронные документы, их недостаточная организационная дисциплина;
- ограниченность бюджетов организаций госсектора на обновление и настройку программных продуктов, а также закупку дополнительных мощностей для работы и хранения электронного архива.
Обращаем внимание, что переход на приказ № 61н является обязательным с 2023 года.
Однако в приложении № 5 п. 6 приказа № 61н указано, что в случае отсутствия организационно-технической возможности субъекта учета формирования и хранения электронных документов, формы унифицированных электронных первичных учетных документов и регистров учета применяются формируются на бумажном носителе с одновременным представлением бухгалтеру электронного образа (скан копии) такого документа.
Поскольку Минфин России постепенно вводит еще документы в приказ № 61н, которые начнут использоваться с 2024 года (приказ Минфина от 28.06.2022 г. № 100н), то организационно выгоднее и по трудозатратам, и по ресурсозатратам взять паузу: т.е. с 2023 года, формировать документы по приказу № 61н на бумаге, подписывать «живыми» подписями и в бухгалтерию передавать бумажный вариант и его скан-копию.
Для сведения рисков замечаний со стороны контрольных органом рекомендуем:
- направить руководителю служебную записку о необходимости организации перехода на ЭДО;
- совместно со ИТ-специалистами, контрактной службой и пр. компетентными работниками собрать информацию в виде коммерческих предложений о стоимостной оценке настройки программных продуктов и стоимости компьютерной техники для обеспечения перехода на ЭДО;
- сформировать заключение, что отсутствуют технические возможности для реализации ЭДО в 2023 году.