Рано или поздно руководитель любой организации, подсчитывая полученную или недополученную прибыль, начинает задаваться вопросом: «А нужно ли содержать такое большое количество офисного персонала? Чем все эти люди вообще заняты?». Речь идет о персонале, который не формирует выручку, а несет поддерживающие функции. К таким сотрудникам обычно относят секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров, сотрудников ОЦО, делопроизводителей, архивистов, юристов, бесконечное количество ассистентов и т.д.
Для начала стоит выделить причины, которые влекут за собой увеличение штата:
- рост бизнеса и естественное увеличение количества операций (объем документов, проверка и ввод данных и т.д.);
- требования госорганов по формированию новых отчетов и статистики в сжатые сроки;
- неэффективно организованные внутренние процессы (когда вместо прямой, в организации клубок процессов);
- низкая эффективность персонала (низкая дисциплина, отсутствие контроля, нежелание работать в полную силу, проблемы с мотивацией);
- желание линейных руководителей управлять не отделами, а департаментами.
Как только на повестке возникают обозначенные выше вопросы, каждый сотрудник, который находится под прицелом оптимизации, пытается доказать свою незаменимость. Здесь мы рекомендуем использовать подход: доверяй но проверяй.
Контроль исполнительской дисциплины
Время прихода и ухода сотрудников (нахождение на рабочих местах) — справиться с данной задачей поможет система контроля управлением доступа (СКУД), а также видеонаблюдение. В настоящее время, при наличии СКУД, без труда и нарушения гражданских свобод, можно получить автоматический отчет о времени нахождения работников на территории офиса.
Мониторинг активности сотрудников за персональным компьютером — здесь не ведется речь о слежке за каждым действием сотрудника. В настоящее время существуют инструменты, которые позволяют вести учет, например, того, с какой периодичностью сотрудник вводит данные в бухгалтерскую программу, какой временной интервал между операциями, сколько по времени сотрудник работал в той или иной системе.
Если основной задачей работника является ввод данных в 1С, а по отчету видно, что он работал в ней лишь ⅔ от своего рабочего времени, вот здесь должен возникнуть вопрос — чем он занимался в остальное время?
Постановка задач только в письменном виде с указанием сроков их выполнения и назначения ответственного лица. Любые задачи (подготовка отчетов по результатам совещаний, согласование договора с контрагентом, подготовка претензии и т.д.) должны быть зафиксированы в ERP системе (допустим Битрикс 24). В настоящее время любая ERP система позволяет по итогам любого периода сделать выгрузку по общему количеству задач, с детализацией на те, которые были выполнены в установленные сроки и с их нарушением.
Хронометраж рабочего дня специалиста — проведите хронометраж рабочего дня специалиста. Для этого попросите его на протяжении недели последовательно фиксировать в специальной таблице (лучше в бумажном виде) любые осуществляемые им действия с указанием количества затраченного времени. Получив отчет, вы сможете провести тестовые замеры и определить реальные сроки на выполнение задач. Также полученные результаты можно сверить с общедоступными существующими нормативами. Несомненно, данная информация позволит изменить ряд текущих процессов и повысить их эффективность.
Определите нормы выработки на сотрудника. Их можно привязать к количеству выполняемых операций (допустим, полный спектр по обработке входящего документа или количество проводок, которые сотрудник должен отработать в системе и т.д.). Понимая динамику изменения объемов, можно будет легко оценить потребность в дополнительном персонале и уровень загрузки текущих сотрудников.
Посчитали и прослезились. Как посчитать реальную стоимость операций
Любая операция, которую осуществляет сотрудник (обработка документов, занесение информации в бухгалтерские программы, проверка реквизит, подготовка документов к отправке) имеет для организации реальную стоимость. Складывается она, обычно из суммы всех выплат сотруднику (з/п, отпускные, премии), с учетом налогов, затрат на использование офисных площадей, административную поддержку (кадровое и бухгалтерское сопровождение работника, ИТ-поддержку) и т.д., поделенную на общее количество выполненных за отчетный месяц однотипных операций.
Например, по нашим подсчетам, средняя стоимость приемки, обработки и подготовки к хранению 1 документа (полный цикл с подсчетом затрат на всех работников, кто осуществлял хоть малейшее действие с документами), без учета его дальнейшего хранения, в организации может составлять до 250 рублей.
Понимая реальное количество входящих в организацию документов в рамках года, нетрудно подсчитать общий объем затрат. Сумма может вас неприятно удивить.
Но стоит немного изменить текущие процессы и стоимость может быть сокращена до 50-70 руб. за 1 документ. Не плохо, да? И такой подсчет можно сделать по каждой операции и найти пути для оптимизации.
ВАЖНО: Если вы хотите определить стоимость любой операции по работе с документами и понять, за счет чего и насколько можно повысить эффективность текущих процессов, мы бесплатно вам в этом поможем. Опишите процесс, задачу, которую хотите решить, и направьте свой вопрос на адрес info@archiv.ru.
Просим отнестись с пониманием к тому, что на письма без указания вашего ФИО и названия организации, мы можем не ответить.
Как можно повысить эффективность процессов работы с бухгалтерскими и финансовыми документами
Понимая реальную себестоимость каждой операции, которую выполняют ваши работники, можно передать непрофильные, часто повторяющиеся функции аутсорсеру, если предлагаемая ими стоимость позволит вам сэкономить.
Выделите и локализуйте дублирующие функции сотрудников (например, ввод данных с одного документа в различные системы, ксерокопирование, сканирование и т.д.)
Оптимизируйте количество проверок правильности оформления документов (задайте себе вопрос — для чего они нужны) и максимально их автоматизируйте (так исключается риск человеческой ошибки).
Что еще можно сделать:
- оптимизировать процесс работы с ошибочными документами;
- организовать единый центр сбора и проверки документов;
- провести нормирование на каждую операцию (поможет реально определять потребности персонала);
- использовать при работе с документами штрихкод, его наличие позволит решить большое количество проблем, а также вести учет их местонахождения.
А есть ли утвержденные нормы выработки?
В интернете, на государственных порталах, а также на сайтах профильных ассоциаций можно попробовать найти нормативы на необходимые вам действия. Вот, например, Постановление от 26 марта 2002 года N 23. старенький документ, но очень любопытный. Здесь есть нормы для подготовки, утверждения и согласования различных документов.
Вот, как пример, нормы времени на подготовку инструкции по документационному обслуживанию (делопроизводству):
Используя подобные исходные данные, можно определить, сколько каждый специалист должен тратить времени на выполнение отдельной задачи. Несомненно, с учетом внедрения современных технологий и уровня автоматизации, существующие нормативы необходимо актуализировать под свою организацию, а большую их часть разрабатывать с нуля.
ВАЖНО: Если вы хотите найти норматив или определить нормы выработки на конкретные действия, можете описать задачу, направить свой вопрос на адрес info@archiv.ru и мы, с учетом нашего 20 летнего опыта, постараемся вам помочь. Просим отнестись с пониманием к тому, что на письма без указания вашего ФИО и названия организации, мы можем не ответить.
Типичные ошибки руководителя
Если вы руководитель и сейчас с негодованием качаете головой, то не спешите с выводами, а для начала просмотрите список типичных ошибок:
- Поручение специалисту непрофильной работы. Вы требуете от бухгалтера подготовить документы для участия в тендере, хотя в должностной инструкции об этом ни слова. Чтобы выполнить задачу придется сначала изучить нормативку, сами документы по тендеру и только потом подготовить нужные бумаги. Времени на эти действия бухгалтер потратит гораздо больше, чем если бы этим вопросом занялся профильный специалист по закупкам.
- Обратная ситуация — передача сотруднику слишком простой работы, которая занимает только незначительную часть его рабочего дня. В остальное время он просто остается без дела. Необходимо или перевести такого работника на неполный рабочий день или сменный график, или перераспределить обязанности в коллективе по-другому.
- Несвоевременная поставка ресурсов. Работник и рад бы распечатать документы, но нет бумаги для принтера. Здесь надо пересмотреть систему снабжения.
- Забюрократизированность. Чтобы получить новую компьютерную мышку менеджеру придется пройти с опросным листом пять кабинетов, где все кому не лень — от старшего администратора до младшего дворника подтвердят, что мышь ему действительно нужна. Сделайте процесс получения необходимых ресурсов и оборудования для работы более простым и оперативным.
- Сезонность и зависимость от потока клиентов в течение дня. Имеет значение как время года (например, более востребованы работы по строительству дачных домов — весной и летом), так и время дня. Например, в юридическую консультацию основной поток клиентов приходит до 15 часов, стоит ли устанавливать режим работы до 20:00?
- Бесплатная нагрузка. Если работнику поручили, в нагрузку, выполнять функцию, которая не была ранее обозначена в его должностной инструкции и при этом за данную работу не осуществляется доплата — результат не будет соответствовать вашим ожиданиям, а сотрудник будет всячески уклоняться от ее исполнения. оформите все по правилам — заключите допсоглашение, внесите изменения в должностную инструкцию, обозначьте доплату, и осуществляйте ее, при условии, что работник качественно выполняет данную функцию.
Есть и множество других факторов, из которых можно сделать вывод, что неорганизованность работы сотрудников — следствие неверно построенных регламентов работы внутренних процессов в организации. А за это отвечает уже руководитель.
Еще один бесспорно важный момент — автоматизация.
Как автоматизировать процессы по обработке документов
Чтобы обработать любой документ, требуется произвести несколько последовательных действий:
- проверить корректность (по той ли форме представлен, есть ли все необходимые реквизиты, подписи и т.д.);
- зарегистрировать документ;
- провести его в программе или системе (например, в 1С и CRM);
- подшить, архивировать документ.
И это при условии. что не потребовалось отправлять документ на доработку, исправление и потом повторять цикл заново.
При помощи автоматизации можно ускорить время обработки на каждом этапе.
- Отсканировать документ и распознать;
- Загрузить его на компьютер или в электронный сервис, где он будет автоматически проверен на ошибки и зарегистрирован, а данные из него подгружены в учетную программу;
- Провести документ;
- Направить его виртуальный образ в электронный архив, а оригинал в архивное хранилище.
Автоматизация процессов обслуживания документов, позволяет существенно ускорить их обработку. Это означает:
- увеличение объемов документации, который может обработать один специалист;
- освобождение времени работника на другие ключевые задачи, например, обслуживание клиентов, работа с задолженностями, изучение нормативки, проведение инвентаризации и т.д.;
- для руководства это возможность существенно снизить издержки, в том числе за счет сокращения людских ресурсов в компании.
Делис Архив поможет вашей организации правильно рассчитать текущие затраты на работу и обслуживание документов и предложит варианты по их сокращению в 3-5 раз. Также мы сканируем документы, внедряем системы электронных архивов, осуществляем хранение документов на выгодных условиях.
Компании крупного бизнеса, годовой объем документооборота у которых более 200 тысяч пакетов документов, экономят около 250 пачек бумаги в год, перейдя на ЭДО. Это примерно 100 тысяч рублей без учета расходов на принтеры, чернила, канцелярию, файлы.
Организациис небольшим объемом документооборота — около 2 000 пакетов документов в год — начинают закупать бумагу в два раза реже и тратят меньше трех пачек бумаги в год.
Расходы на бумагу в офисе — это далеко не все. Часть средств в компаниях уходит на принтеры, их обслуживание, чернила и картриджи, а также расходные материалы: ручки, конверты, папки, файлы. В комплексе получаются значительные суммы.
Уменьшение потребления бумаги — задача, выгодная не только с экономической точки зрения. Это переход на экологичный режим работы, за которым будущее всего мира. Многие компании выступают за осознанное потребление ресурсов, в частности, бумаги. Концепция устойчивого развития, популярная на западе, начинает распространяться и в России. Ее суть в том, что бизнес стремится к экономическому росту, который не наносит вреда окружающей среде и способствует решению социальных проблем, находя баланс между всеми сторонами.
Переход на ЭДО позволяет оптимизировать расходы на печать, обезопасить документы от утери, ускорить процесс обмена с контрагентами. Исчезнет необходимость печатать документы заново в случае правок — все корректировки можно внести онлайн. Благодаря переходу на электронные документы вы сэкономите на услугах курьерской доставки и сократите затраты на содержание архива.
Внесите вклад в уменьшение потребления бумаги и оптимизируйте ваши расходы с помощью Контур.Диадока
Подключиться
Любой бизнес нуждается в оптимизации трат, в том числе и на документооборот. Снижение расходов на печать — один из важных шагов в экономии. Рассмотрим подробнее, какую выгоду получают компании, перешедшие на ЭДО.
| Показатели | Бумажный документооборот | ЭДО |
|---|---|---|
| Себестоимость печати | Бумажный документ на одну страницу — примерно 1,5 ₽ | Бесплатно |
| Отправка | Почтой — 40–60 ₽
Курьером — стоимость зависит от расстояния. В среднем от 450–500 до 4 000 ₽ |
В Диадоке входящие бесплатны.
Исходящие — от 4 до 7,6 ₽ в зависимости от выбранного тарифа. Географическое положение контрагента на стоимость не влияет |
| Архив | Аренда помещений под архив (стоимость варьируется) | Контур хранит документы бесплатно |
Таким образом, если использовать систему электронного документооборота, расходы будут распространяться только на исходящие документы. Примерные расчеты говорят, что при обороте 1 000 документов в год вы сэкономите более 40 000 рублей.
Экономьте с Диадоком на бумаге, печати и хранении документов
Подключиться
Выше мы расписали, сколько в среднем можно сэкономить при переходе на электронный документооборот. Теперь разберем возможные цифры на конкретных примерах:
- Компания BMW смогла снизить стоимость отправки документов с 580 до 7 рублей. В среднем нагрузка на каждого из сотрудников при работе с документами снизилась с 25 до 1 % рабочего времени. Подробная информация указана в кейсе.
- Завод по производству автомобилей ООО «Хендэ Мотор Мануфактуринг Рус» снизил стоимость документов с 67 до 7 рублей. Подробности.
- Поставщик электроэнергии «Екатеринбургэнергосбыт» подключился к Контуру, после чего затраты на бумажный документооборот снизились на 50 %. Узнайте о других показателях экономии в отзыве клиента.
Переход на электронный документооборот ведет не только к снижению затрат на печать, бумагу и расходники, но и к увеличению производительности сотрудников, ведь работа в режиме онлайн проще. Можно настроить шаблоны оформления основных документов, нет необходимости тратить время на печать, проставление подписей вручную, упаковку в конверты, передачу пакетов курьеру, сортировку входящей корреспонденции, сканирование и передачу в архив.
Опосредованно это приведет к увеличению прибыли, так как освободит часть ресурсов, как материальных, так и временных, под задачи развития компании.
Переход на ЭДО — не только способ экономии бумаги в офисе, но и оптимизация бизнес-процессов. У руководителей появляется инструмент для онлайн-контроля документооборота, сотрудники меньше загружены рутиной. В результате работа ускоряется, а подготовка к отчетному периоду или сбор документов по запросу налоговой не парализуют бухгалтерию.
Сократите денежные и временные затраты на документооборот с помощью сервиса ЭДО Контур.Диадок
Подключиться
Любая производственная компания стремится увеличить прибыль и снизить расходы. Один из самых распространенных и бюджетных способов снижения затрат — экономия ресурсов организации. Рассмотрим, как снизить затраты без особых усилий и капиталовложений, не изменяя основную технологию производственных процессов.
ЗНАЧИМЫЕ И НЕОПРАВДАННЫЕ ЗАТРАТЫ КОМПАНИИ
Перед разработкой стратегии снижения затрат нужно наладить систематический учет расходов на всех участках и в подразделениях компании и выявить неоправданные затраты. Для этого необходимо:
- четко контролировать использование ресурсов;
- нормировать расходы;
- выяснять причины роста сверхнормативных затрат и принимать меры по их ликвидации.
Чтобы улучшить контроль в учете, можно разделить затраты на две группы:
- прямые — непосредственно зависят от объема выпускаемой продукции, выполненных работ, услуг (материальные затраты, технологические потери, сдельная заработная плата производственных рабочих, подрядные работы на изготовление изделий, выполнение работ);
- косвенные — от объема производства напрямую не зависят (общепроизводственные и общехозяйственные расходы).
Далее компания должна выбрать затраты, которые больше всего влияют на прибыль, и определить, какие из них могут быть снижены без ущерба для производственной деятельности.
Уровень существенности влияния на прибыль каждая компания определяет индивидуально. Может учитываться удельный вес каждой статьи расходов в доле прибыли или периодичность возникновения расходов, влияние на качество продукции, целесообразность их осуществления.
Значимыми затратами для компании будут:
- стоимость материалов, используемых в производстве;
- заработная плата производственного персонала с социальными отчислениями;
- расходы на брак и внеплановые простои;
- электроэнергия;
- коммунальные платежи;
- вывоз мусора и отходов;
- услуги связи и др.
Пример классификации расходов по степени значимости и возможности их корректировки представлен в табл. 1.
СТРАТЕГИЯ СНИЖЕНИЯ ЗАТРАТ И ЭКОНОМИИ РЕСУРСОВ
Определив затраты, которые будут скорректированы, вырабатывают стратегию снижения затрат и экономии ресурсов, где указывают затраты, которые необходимо снизить, мероприятия по их сокращению и экономический эффект. Пример такой стратегии приведен в табл. 2.
Рассмотрим, как можно экономить на ресурсах компании.
Экономим на сырье и материалах
Затраты на сырье и материалы можно сократить за счет использования менее дорогостоящих материалов (не в ущерб качеству выпускаемой продукции).
Чтобы получить возможность перейти на менее дорогостоящие материалы (например, отечественные), вносим конструктивные изменения в технологический процесс.
Важная деталь: аналоговые отечественные материалы должны быть качественными и соответствовать техпроцессу.
ПРИМЕР 1
Мебельная фабрика использовала для обивки мебели импортный материал. Из-за инфляции и роста курса евро импортный материал стал для компании слишком дорогим, поэтому было принято решение заменить его на аналоговый отечественный.
Компания нашла российского производителя жаккардовой ткани. Этот обивочный материал соответствовал необходимым характеристикам: качество, прочность, плотность, красивая драпировка, долговечность и износоустойчивость.
Рассчитаем экономический эффект от использования в производстве отечественного материала. Будем исходить из следующих данных:
- цена импортной ткани — 15 евро/м, отечественной — 9 евро/м (в полтора раза дешевле импортной);
- на обивку дивана идет 15 м ткани, на кресло — 8 м;
- фабрика выпустила за квартал 50 диванов и 100 кресел.
Расчет экономического эффекта от использования отечественного материала представлен в табл. 3.
Экономия материальных расходов за квартал от использования в производстве отечественной ткани составила 9300 евро, или 647 280 руб. (по курсу 69,6 руб./евро на дату пересчета).
Материальные расходы можно сократить и за счет скидок от поставщиков, получения более выгодных условий поставок. В данном случае нужно мониторить цены и условия поставки у разных поставщиков. Как правило, дешевле закупать товар у производителей. Условия поставки оговариваются в договоре.
Нужно найти поставщика, который может предоставить скидку или рассрочку платежа при определенных условиях. Например, постоянным клиентам за определенный объем закупок предоставляется рассрочка платежа в течение трех месяцев при условии 30 % оплаты аванса.
Многие компании начисляют постоянным покупателям бонусы, что также снижает цену покупки.
Экономим на выплатах сотрудникам
Нужно осторожно относиться к сокращению расходов на оплату труда, так как по трудовому законодательству зарплата должна не сокращаться, а наоборот, расти в соответствии с уровнем инфляции (индексироваться).
Индексация заработной платы — это повышение зарплаты всех сотрудников организации путем применения к тарифным ставкам (окладам) специальных коэффициентов в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. Обязанность по ее проведению лежит на всех работодателях (письмо Роструда от 19.04.2010 № 1073-6-1 «Об индексации заработной платы и возможности установления ненормированного рабочего дня работникам с неполным рабочим временем»; определение Конституционного Суда РФ от 19.11.2015 № 2618-О).
Если заработная плата работника не индексируется, он может подать на работодателя в суд. В исковом заявлении работник вправе прямо ссылаться на инфляцию как на основание проведения индексации заработной платы. Наличие инфляции считается общеизвестным фактом и не требует доказательств в суде. Разъяснение об этом содержится во многих решениях (определения Санкт-Петербургского городского суда от 21.03.2011 № 3866, Московского городского суда от 16.11.2010 по делу № 33-32596 и др.).
Исходя из сказанного выше, рекомендуем сокращать расходы на оплату труда за счет поощрительных выплат. Например, выплату годовой премии можно ограничить не только отсутствием нареканий и дисциплинарных взысканий, но и определенным количеством отработанных дней в году (пусть это будет 200 рабочих дней).
Важный момент: во внутренних нормативных актах можно прописать, что премии выплачиваются, если компания получила прибыль (годовую или квартальную).
Экономим, сокращая транспортные расходы
Рекомендации по сокращению транспортных расходов:
- определяем, когда выгодно привлекать собственный автотранспорт и наемный. Наемный транспорт целесообразнее использовать при доставке больших объемов грузов, когда своего парка машин не хватает и нужно нанимать перевозчиков. Существуют специализированные интернет-ресурсы, связанные с грузоперевозками, поэтому подходящего перевозчика можно найти без проблем;
- снижению транспортных затрат способствует оптимальная загрузка транспорта. Автомобиль целесообразно загружать полностью в соответствии с грузоподъемностью. Если грузоподъемность 3 т, то перевозить 500 кг на нем крайне невыгодно. Это увеличит стоимость товаров за счет расходов на перевозку. Транспортный отдел должен согласовывать свою работу с отделами продаж и материально-технического снабжения, чтобы по возможности обеспечить максимальную загрузку транспорта.
Экономим на сокращении бракованных изделий
Производственный брак — это продукция, работы, полуфабрикаты, качество которых не соответствует общепринятым стандартам или техническим условиям. Брак бывает исправимый и неисправимый. Неисправимый брак подлежит утилизации. Изделия с исправимым браком можно использовать по прямому назначению только после устранения неполадок. Чтобы добиться сокращения брака, следует:
1) выявить причину брака. Брак возникает по разным причинам:
- нарушена производственная технология;
- применяются материалы низкого качества;
- возникли сбои в энергоснабжении;
- недостаточная квалификация работников и др.;
2) выяснить, можно ли исправить брак. От этого зависит величина расходов на исправление или утилизацию брака;
3) установить степень виновности сотрудника. Это нужно, чтобы определить сумму затрат и того, кто будет оплачивать расходы. Если брак произошел из-за сбоя в энергоснабжении, отсутствия материалов для работы, то есть не по вине сотрудника, то работнику зарплата выплачивается в полном размере как за изготовление годных изделий. Если будет выявлено, что брак возник по вине сотрудника, то в соответствии с действующим законодательством работодатель может взыскать с него причиненный ущерб, лишить премиальных выплат;
К СВЕДЕНИЮ
Согласно ст. 156 Трудового кодекса РФ оплачивать частичный брак по вине работника можно по пониженным расценкам в зависимости от степени годности продукции.
4) устранить причины возникновения брака. Это можно сделать за счет:
- мотивации персонала (выпустил бракованные изделия по своей вине — лишился премии);
- контроля за качеством сырья и материалов;
- повышения квалификации рабочего персонала, то есть его обучения, а также аттестации на профпригодность;
- регулярных осмотров и плановых ремонтов оборудования.
ПРИМЕР 2
В компании, выпускающей запасные части для посудомоечных машин, процент брака был высоким. Например, брак аквастопов для посудомоечных машин доходил до 20 % от их годового выпуска. Так, в прошлом году было выпущено 2000 аквастопов, из них 300 штук весом 120 кг оказались бракованными. Брак неисправимый, подлежит утилизации.
Утилизация бракованных изделий обходится компании в 6000 руб. в год. По договору об утилизации отходов объем вывозимых отходов не должен превышать 150 кг в год. Если превысит 150 кг, цена за вывоз будет увеличена.
Себестоимость одного аквастопа составляет 450 руб., а 300 шт. обошлись компании в 135 000 руб. Итого неоправданных расходов — 141 000 руб. (135 000 руб. + 6000 руб.).
Руководство компании проанализировало ситуацию и приняло необходимые меры по сокращению брака. В данном случае ввели:
- входной контроль. От каждого работника требуется оценка качества заготовки, поступающей к нему для работы. Если рабочий сразу видит, что из заготовки не удастся сделать годную деталь, он не запускает ее в работу;
- выходной контроль. Работник должен самостоятельно проверить качество выполненной детали. Выявив брак, он должен сообщить об этом, наказания не будет;
- наказание не за брак, а за халатность. Если работник предъявил партию как годную, а контролер выявил дефект, то действует наказание не за сам брак, а за отсутствие должного контроля качества продукции, халатное отношение к работе. Такой работник лишается годовой и квартальной выплаты. С изготовителя удерживают стоимость заготовки и затраты на предыдущие этапы обработки.
Благодаря перечисленным мерам брак удалось сократить. Теперь бракуется примерно 24 кг аквастопов в год вместо 120 кг, как было ранее.
Компания нашла организацию, которая покупает смешанные пластмассовые отходы с содержанием инородных примесей, и сама их вывозит. Стоимость таких отходов колеблется от 15 до 34 руб. за кг (зависит от содержания примесей). Теперь бракованные изделия реализуются как вторичное сыре и приносят пусть небольшой, но все-таки доход.
Экономим на отходах
Отходы подразделяют на возвратные и безвозвратные. К безвозвратным отходам относят технологические потери (угары, усушка сырья, улетучивание, испарение в процессе производства). Такие потери связаны с технологическими особенностями производственного цикла, физико-химическими характеристиками применяемого сырья.
Технологические потери нормируются. Нормативы устанавливаются технологическими картами, сметами технологического процесса или иными внутренними документами, разработанными технологами и утвержденными уполномоченными лицами компании.
Компания не должна допускать сверхнормативные технологические потери, которые могут быть вызваны:
- несоответствием материалов, покупных полуфабрикатов и комплектующих изделий техническим условиям;
- заменой материалов, полуфабрикатов и комплектующих изделий, предусмотренных технологией, другими материалами, полуфабрикатами и комплектующими изделиями;
- нарушением технологического процесса;
- сбоями в работе оборудования.
Безвозвратные отходы подлежат утилизации, однако часть отходов можно продать как вторсырье. Индустрия переработки синтетических отходов в наши дни особенно актуальна и востребована в разных сферах промышленности. Получение недорогого и практичного сырья при незначительных затратах — главный мотив, которым руководствуются участники данного рынка.
В любом производстве есть отходы, которые можно продать как вторсырье: бумага, гофрированная упаковка, пластиковые бутылки и т. д. Особенно ценятся отходы деревообрабатывающего комбината — стружка и опилки.
Стружка используется в сельском хозяйстве для подстилки, в мебельной промышленности для изготовления ДСП и как тара и топливо. Из стружки изготавливают акустические и теплоизоляционные цементно-стружечные плиты, представляющие собой легкий бетон (арболит).
Опилки также являются ценным сырьем. Их используют при изготовлении целлюлозы, картона, бумаги и т. д.
Плиты, изготовленные из опилок со стружками, имеют повышенные износостойкость и твердость. Если перед прессованием в опилки добавляют отходы ксилолита, то плиты становятся несгораемыми и морозостойкими.
Экономим, снижая простои оборудования
Простои оборудования снижают эффективность производства. К неоправданным расходам организации в случае простоев оборудования относят:
- стоимость не изготовленных по плану деталей, изделий, необходимых для продажи или продолжения производственного цикла;
- заработную плату персоналу, работающему на оборудовании, если простой произошел не по его вине;
- расходы на электроэнергию и отопление.
Чтобы избавиться от простоев, нужно знать причины их возникновения. Основные причины простоев и способы их устранения приведены в табл. 4.
ПРИМЕР 3
В производственной компании часто случались простои из-за отсутствия в цеху материала и комплектующих. Материал доставлялся в цех не вовремя, с перебоями.
Согласно произведенным расчетам оборудование простаивало от 150 до 192 ч в год. Руководство посчитало расходы, которые несет компания от простоя оборудования.
В расчет неоправданных затрат входят:
- расходы на заработную плату. На оборудовании работает два человека. Стоимость 1 чел.-ч — 180 руб. За 192 ч простоя это будет 69 120 руб. (180 руб. × 192 ч × 2 чел.) плюс страховые взносы с заработной платы — 17 971 руб.;
- расходы на электроэнергию. На освещение в течение часа расходуется 2,25 кВт, за 192 ч расход составит 432 кВт (2,25 кВт × 192 ч).
Стоимость 1 кВт — 5,38 руб. Оплата 432 кВт составит 2324,16 руб. (432 кВт × 5,38 руб.).
Итого неоправданных затрат:
69 120 руб. + 17 971 руб. + 2324,16 руб. = 89 415,16 руб.
Осталось посчитать упущенную выгоду.
Упущенную выгоду можно определить как стоимость нереализованных материалов. За 1 час на оборудовании изготавливают 5 изделий продажной стоимостью 1100 руб. За 192 ч простоя упущенная выгода составит:
1100 руб. × 5 шт. × 192 ч = 1056 тыс. руб.
Чтобы сократить простои оборудования, провели следующие мероприятия:
- разработали и утвердили график доставки материалов в цех на основании плана производства;
- обязали бригадира контролировать доставку материалов;
- в случае нарушения доставки, приведшей к простою оборудования, бригадир должен провести производственное расследование и выявить виновное лицо;
- за несвоевременную доставку материалов виновное лицо лишается премии плюс из его заработной платы вычитается 25 % от суммы потерь.
В компании организовали пункт по ремонту и обслуживанию оборудования. Ежеквартально проводили плановый осмотр оборудования, вовремя выявляли неисправности и производили ремонт. Если станок все-таки ломался, рабочий немедленно обращался к специалистам по ремонту, которые в кратчайшие сроки устраняли неисправность.
Простои оборудования снизились на 70 %, при этом внеплановые расходы сократились с 89 до 26 тыс. руб. в год, упущенная выгода — с 1056 тыс. руб. в год до 316 тыс. руб.
Сокращаем складские расходы
Часто компании хранят на складе больше материальных ценностей и готовых изделий, чем это необходимо, поэтому завышаются складские расходы. Оценка расходов на хранение невостребованных ТМЦ и меры по сокращению расходов приведены в табл. 5.
ПРИМЕР 4
Компания провела в конце года инвентаризацию и выяснила, что на складе хранятся невостребованные товары на сумму 600 000 руб. (цена плановая). Месячная арендная ставка — 250 руб./м2. Невостребованный товар занимает 20 м2 и хранится уже 6 месяцев.
Посчитаем неоправданные расходы:
- расходы на аренду:
250 руб./м2 × 20 м2 × 6 мес. = 30 000 руб.;
- материальные расходы. На изготовление невостребованной продукции ушло материальных ценностей на сумму 350 000 руб.;
- затраты на заработную плату рабочих, занятых изготовлением невостребованной продукции, составили 150 000 руб. (с социальными отчислениями во внебюджетные фонды).
Итого расходов:
30 000 руб. + 350 000 руб. + 150 000 руб. = 530 000 руб.
В компании при планировании выпуска продукции не учитывали спрос, а расчет производили на основании численности и полной загрузки оборудования.
Такой расчет привел к росту объема производства (не учитывая специфику продаж). Менеджеры компании изучили особенности спроса на продукцию, выявили неликвидные товары, приостановили их выпуск и направили свободные ресурсы на изготовление востребованных товаров.
Страховой запас готовой продукции на складе оставили в диапазоне от 200 до 300 тыс. руб.
Такие меры позволили компании сократить складские расходы и увеличить выручку от продаж на 50 %.
Экономим на накладных расходах
1. Услуги связи
Компании, которые не ведут учет междугородних и международных звонков, переплачивают за звонки своих сотрудников, сделанных в личных целях. Когда компания начинает регистрировать исходящие междугородние и международные звонки сотрудников по дате, времени и цели, то видит, что в общем их количестве немало личных звонков.
Чтобы сократить расходы на связь, нужно наладить раздельный учет междугородних и международных звонков в служебных и личных целях, используя их детализацию, и удерживать стоимость личных разговоров с заработной платы сотрудника (возможен вариант, когда сотрудник сам возмещает стоимость переговоров). Не следует забывать, что личные звонки не принимаются в целях налогообложения прибыли.
2. Интернет-контроль
Нередко сотрудники используют Интернет в личных целях, расходуют интернет-трафик в своих интересах. Тем самым они увеличивают затраты компании на пользование Интернетом. Следует установить интернет-контроль в офисе.
Интернет-контроль в офисе — это ограничение доступа к определенным ресурсам, ограничение по времени, подсчет и ограничение трафика для каждого пользователя.
Контроль интернет-трафика в офисе организуют на разных уровнях:
- специализированная программа на каждом компьютере;
- роутер/маршрутизатор на границе сети;
- сетевой шлюз.
Сетевой шлюз — лучший способ контролировать использование Интернета сотрудниками. Главное преимущество — абсолютный контроль трафика. Он весь проходит через шлюз, его легко анализировать, маршрутизировать, считать, запрещать и разрешать. Доступ регулируется оперативно и просто. В зависимости от конкретно выбранной программы или программно-аппаратного комплекса шлюз может решать прочие задачи по организации офисной сети.
Замечания
- Звонки сотрудников в личных целях, использование Интернета не для работы не только увеличивают затраты компании, но и приводят к потерям рабочего времени.
- По оценкам разных исследовательских организаций, потери рабочего времени на личные дела во время работы составляют 5–15 % рабочего времени.
3. Проверяем эффективность рекламы
Оставляем ту рекламу, которая работает. Для этого действуем таким образом:
- определяем, приносит ли реклама дополнительный доход, превышающий затраты на нее. Другими словами, собираем данные, подтверждающие, что увеличение затрат на рекламу сочетается с повышением объема продаж;
- пересматриваем свой рекламный бюджет, оставляем только работающую рекламу (например, ориентируемся на подтвержденные данные, что с помощью рекламы привлечены новые покупатели).
ПРИМЕР 5
Компания потратила за месяц на рекламу своего бренда в Интернете 70 000 руб. Руководство решило убедиться в эффективности этих затрат. Менеджер провел анализ и выяснил, что продажи компании увеличились на 500 000 руб.
Определим рентабельность рекламы. Для этого найдем долю расходов на рекламу (ДРР) в доле доходов, которые она принесла за месяц:
ДРР = 70 000 руб. / 500 000 руб. × 100 % = 14 %.
В данном случае затраты на рекламу оказались эффективными. Их доля в доходах не превышает 14 %.
Когда компания использует несколько каналов привлечения клиентов одновременно (реклама в Интернете, наружная реклама, телевидение), сложно отнести новые продажи или сделки к определенному источнику и определить, какая реклама работает лучше. Для этого можно воспользоваться возможностями динамического коллтрекинга.
К СВЕДЕНИЮ
Коллтрекинг — инструмент, позволяющий отслеживать источники звонков в компанию. Его главная задача — анализ окупаемости рекламных вложений.
Коллтрекинговый сервис нужен, чтобы посчитать звонки с каждого рекламного канала. Человек заходит на сайт с рекламы из конкретного источника и видит присвоенный этому источнику или посетителю номер телефона. После звонка система определяет источник по уникальному телефонному номеру и ставит плюс конкретному каналу — «отсюда пришла заявка».
Коллтрекинг заменил работу менеджеров, которые записывали источники звонка в базу со слов покупателей. Современный динамический коллтрекинг сам запишет каждый звонок, определит источник до ключевого слова, занесет в базу устройство пользователя, операционную систему и другие данные, а также будет точно знать, звонил ли человек раньше.
Экономим на электроэнергии
Чтобы сократить затраты на электроэнергию, нужно снизить количество потребляемой энергии. В целях экономии электроэнергии можно действовать так:
- помещения, в которых не выполняются работы, освещаем не слишком ярко или снабжаем их датчиками движения. При использовании датчиков движения свет в помещении загорается только тогда, когда в него кто-то входит, и гаснет, когда его покидают.
Чтобы доказать эффективность такого подхода, приведем пример компании, в которой анализировали расход потребляемой электроэнергии. Специалисты сравнили затраты на электроэнергию на разных этажах (на одном были установлены датчики, на другом — нет). Выяснилось, что с помощью этих приборов можно достичь экономии электроэнергии до 40 %;
- в коридорах, туалетах, подсобных помещениях используем лампы небольшой мощности (из расчета 30 Вт на 1 м2);
- переходим на светодиодное освещение.
Сравнительные характеристики светодиодных, энергосберегающих ламп и ламп накаливания приведены в табл. 6.
Из данных табл. 6 следует, что светодиодное освещение самое экономное.
Экономим на вывозе мусора
Безотходных производств не бывает. Любая деятельность предполагает образование отходов, которые нужно утилизировать и вывозить. Обычно заключается договор с компанией, которая занимается вывозом мусора. В нем определяют периодичность вывоза, размер контейнера и цену. Стоимость зависит от объема контейнера и вида отхода.
Сократить выплаты за вывоз и утилизацию отходов можно за счет сортировки отходов. Например, вывоз ТБО (твердо-бытовые отходы) стоит дороже, чем вывоз промышленного или строительного мусора.
ПРИМЕР 6
Производственная компания вывозила один раз в неделю 4 контейнера отходов емкостью 8 м3. Все отходы вывозились как ТБО. Цена за вывоз одного контейнера ТБО — 3500 руб.
Компания решила сортировать мусор на бытовой и промышленный, изменила условия договора. Мусор по новому договору вывозился один раз в две недели и складировался в контейнеры емкостью 20 м3. В такой контейнер можно загрузить 10–12 т отходов.
Цены, указанные в договоре за вывоз мусора:
- вывоз ТБО контейнерами емкостью 20 м3 — 9000 руб.;
- вывоз промышленных отходов контейнерами емкостью 20 м3 — 8000 руб.
Итого 17 000 руб. за рейс. За год это 408 тыс. руб. Ранее вывоз мусора обходился компании в 672 тыс. руб. за год. Экономия существенная — 264 тыс. руб.
Такие производственные отходы, как обрезки из черных и цветных металлов, можно продавать. Значительный доход может принести продажа стеклотары, бумаги, картона. Сегодня цены на макулатуру варьируют от 4000 до 5500 руб. за тонну. Все зависит от тоннажа.
Выводы
- Разрабатывая мероприятия по снижению затрат, нужно учитывать цели снижения расходов, особенности организации бизнеса и рынков сбыта.
- Главное для любой компании — не сколько потратить, а как потратить наиболее эффективно.
Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 2, 2018.
От того, как организация обменивается документами с партнёрами и клиентами, зависят бизнес-показатели компании. Чем быстрее происходит обработка документов и меньше уходит времени на разбор документации сотрудниками, тем выше эффективность. В статье рассмотрим, как оптимизация документооборота помогает в решении задач компании.
Оптимизация и функциональные требования к ЭДО
Главным этапом оптимизации обмена документами является переход на электронный документооборот (ЭДО). Для этого необходимо заключить договор на передачу информации по телекоммуникационным каналам связи с оператором ЭДО, который должен входить в реестр доверенных операторов ФНС. Оператор документооборота – это компания, которая обеспечивает сервис по технологическому обмену документами.
Все электронные документы получают юридическую силу после их подписания электронной подписью (ЭП). Подпись фиксирует информацию, которая была в документе на момент подписания, тем самым подтверждая её неизменность.
С 01.01.2022 согласно Закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» директор (руководитель) компании, ИП и частные нотариусы получают подпись в ФНС. Ознакомиться с порядком получения ЭП можно на официальном сайте налоговой. Более подробный разбор, как получить подпись в ФНС — в нашей статье. Сотрудники компании и сотрудники ИП получают подпись в аккредитованном удостоверяющем центре.
В УЦ «Калуга-Астрал» выдают подпись для сотрудников ЮЛ/ИП за один рабочий день. ЭП обладает максимальной защитой, обеспечивает целостность передаваемой информации и подтверждает идентификацию обладателя. После получения ЭП можно сразу подписывать документацию и отправлять получателям, не переживая за безопасность и юридическую значимость.
Более подробно об электронной подписи, её получении для руководителей и сотрудников, работе в сервисах и другие нововведения 2022 года по ЭП можно узнать из нашей статьи.
Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены
Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. Система документооборота обязана иметь инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).
При выборе СЭД необходимо обращать внимание на следующие пункты:
- понятный интерфейс;
- скорость и надёжность обмена;
- возможность подписания ЭП;
- возможность распределения файлов по группам;
- поиск;
- настройка прав доступа;
- мониторинг прохождения документа по этапам;
- высокоуровневая защита данных;
- архивное хранение.
Также для некоторых компаний важны интеграция с учётными системами, а для организаций непрерывного цикла работы — уровень техподдержки.
Оператор ЭДО АО «Калуга Астрал» предлагает «Астрал.ЭДО» — онлайн-сервис, который позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. При обнаружении ошибок система подскажет, как их исправить. Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию. Сервис «1С-ЭДО» можно использовать в привычном интерфейсе 1С. Круглосуточная служба поддержки поможет клиентам на всех этапах обслуживания: от запуска системы и подключения контрагентов до обмена документами и отправки отчётов в государственные органы.
Документооборот организации без бумаги
В 2022 году цены на бумагу для печати увеличились в три раза, что сделало проблему экономии бумаги особенно актуальной.
Для наглядности основных преимуществ безбумажного документооборота можно сравнить оба вида:
| Электронный документооборот | Бумажный документооборот |
|---|---|
| Экономия средств за счёт снижения затрат на закупку оргтехники и расходников. | Требует определённых затрат: закупка бумаги и краски для печати, обслуживание принтеров. |
| Более мобильный и универсальный способ обмена документами с контрагентами. Доставка происходит в пару кликов с рабочего места. | Для передачи документов требуется либо штатная единица, либо посредник (курьер, почта и др.) |
| Документы хранятся в цифровой среде программного обеспечения, что помогает освободить архивы и оптимизировать все процессы документооборота. | Документы хранятся в виде физических носителей и отнимают достаточное количество пространства |
| Электронный документ не деформируется, его нельзя испортить, не затеряется в кипе бумаг и не выцветает по истечении времени. | Бумага может легко испортиться: порваться, текст смазаться чернилами и т.п. |
Как оптимизировать документооборот с помощью СЭД
Сначала нужно подключиться к сервису ЭДО , затем пригласить контрагентов для обмена в системе; автоматизировать основные рабочие процессы и перевести в электронный вид востребованные документы.
Для этого рекомендуем следующие шаги:
- назначить ответственных работников за внедрение ЭДО;
- подсчитать, какое количество сотрудников будет подписывать документы;
- определить, какие документы будут переводиться в электронный вид;
- продумать организацию оптимизации и план перехода;
- выбрать оператора ЭДО с учётом необходимых требований;
- прописать правила создания, получения и хранения электронных документов;
- после подключения и настройки сервиса — протестировать;
- обучить сотрудников работе с ЭДО;
- обеспечить КЭП всех сотрудников, которые будут подписывать документы;
- организовать электронный архив;
- подключить контрагентов для обмена.
После запуска СЭД можно отметить первые результаты. Изменения снизят нагрузку на бухгалтерию, количество возвратов неверно оформленных документов сократится, ускорится денежное движение.
Как оптимизировать кадровую работу
Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). При грамотном использовании это поможет оптимизировать кадровую работу, избежать ошибок в документообороте компании, что снижает штрафные санкции контролирующих органов.
КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронных документов.
«Астрал iКЭДО» — облачный сервис кадрового делопроизводства. В системе iКЭДО функционирует дистанционный выпуск ЭП для сотрудников, что упрощает процесс получения. Сотрудники смогут быстро и безошибочно оформлять документы, передавать их в один клик и отслеживать статус продвижения.
Что важно знать при оптимизации кадровых документов
При оптимизации важно определить, какие документы и процессы являются обязательными по закону и трудовому кодексу. К ним относят: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189, 190 ТК РФ), трудовой договор (ст. 57 ТК РФ), политика о защите персональных данных (ст. 18.1 Федерального закона № 152 от 27.07.2006), график отпусков и другие.
К необязательным документам можно отнести служебное задание, командировочное удостоверение, положения об отпусках, установлении испытательного срока и прочие.
Для оптимизации кадровых документов необходимо проанализировать, какие из документов можно перевести в электронный формат, чтобы сотрудники подписывали их электронной подписью.
Сроки хранения у электронных кадровых документов такие же, как у бумажных. Например, трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении нужно хранить 50 лет, а приказы о замечаниях и выговорах — 3 года.
Оптимизация содержания документа
Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.
Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст.68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора. Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.
В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит сэкономить время на ручной переделке документа по каждому принятому сотруднику.
Отправим материал Вам на почту
Как сократить затраты на документооборот с помощью ЭДО?
Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО). Но расходы на бумагу в офисе — это далеко не все. Больше автоматизированных процессов — больше экономии. На вебинаре разъяснили, какие процессы можно перевести в электронный вид и сколько на этом сэкономить.
Электронный документооборот (ЭДО) давно завоевал признание во многих странах как эффективный инструмент оперативного ведения бизнеса и сокращения затрат во многих бизнес-процессах компании. Тема перехода на электронное ведение документов стала особенно актуальной в период роста цен на бумагу, затрат на курьеров и транспортные расходы.
Переход на ЭДО позволяет оптимизировать расходы на печать, обезопасить документы от утери, ускорить процесс обмена документами с контрагентами и тд. Исчезает необходимость печатать документы несколько раз в случае внесения правок — все корректировки можно вносить онлайн.
Но с момента появления технологии ЭДО и до сегодняшнего дня остаются компании, которые считают, что ЭДО это сложно, ненадежно и дорого. Это давно не так и на вебинаре 7 апреля эксперты компании постарались рассказать, почему. Предлагаем вам посмотреть полную запись прошедшего вебинара:
Преимущества использования ЭДО очевидны: сокращение административных расходов, ускорение всех бизнес-процессов организации, экономия рабочего времени всех сотрудников, уменьшение затрат на доставку и тд. Так что переход на ЭДО можно осуществить в кратчайшие сроки.
А если вы относитесь к предприятиям МСП, то вы можете воспользоваться скидкой 50% на СБИС Электронный документооборот. Обратитесь к нашим менеджерам для получения выгодного предложения.
СБИС Электронный документооборот удобный и эффективный инструмент организации внутреннего и внешнего документооборота компании. СБИС наладит ЭДО с контрагентами и государственными органами, создаст электронный архив документации, сверит книги покупок и продаж, организует кадровый ЭДО.
Со СБИС вы легко и быстро перейдете на электронный документооборот. Хотите больше информации, как подключиться? Обращайтесь к нам прямо сейчас!
Оставьте заявку и получите бесплатную консультацию уже сегодня!
Видео по теме
Статьи по теме
6 мин
Как автоматизировать документооборот бюджетных организаций
С 1 января 2023 года при ведении бухучета в организациях бюджетной сферы должны применяться унифицированные формы электронных первичных учетных документов и электронных регистров. А это значит, что с 2023 года ЭДО в бюджетных учреждениях выходит на массовые рельсы. Как работать в новых условиях? Рассказываем подробно!
Статьи по теме
150 000
Клиентов на постоянной поддержке
40
Офисов по всей России и продолжаем расширяться
15 лет
Мы успешно работаем в сфере электронных решений
24/7
Всегда на связи с клиентами группа Техподдержки
Как электронный документооборот снизил издержки и повысил процент подписания документов
05.02.2021
Рассказываем, каких результатов мы достигли с помощью ЭДО.
«1С-Форус» — мультивендорный IT-дистрибьютор за Уралом. Основное направление деятельности компании — поставка программных продуктов и оборудования для более чем 2000 компаний по всей России. За поставку продуктов отвечают 56 сотрудников, находящихся в 14 разных регионах, которые ежедневно оформляют более 200 документов и тратят около 4 часов в неделю на работу с документами.
Бумажный документооборот
«До 2012 года наша компания работала только с печатными документами. Объём документооборота в месяц достигал 3500 документов, сотрудники тратили около 4 часов в день на их обработку, — вспоминает Роман Шестаков, руководитель направления 1С:ИТС «1С-Форус». — Такая работа была очень неудобной по многим причинам».
Причина 1. Получение документов в непригодном состоянии
Документы терялись при перевозке и могли прибыть в непригодном состоянии из-за погодных условий и прочих обстоятельств — мокрые, грязные, мятые, рваные. Нам приходилось проводить сверку и заново готовить недостающий пакет.
Причина 2. Трата времени и много лишних действий
Очень много времени уходило на переоформление и переотправку документов. Бывало, что партнёр получал документ неверной формы, или же возвращал документ, подписанный не по регламенту. И снова приходилось заново все оформлять.
Причина 3. Денежные затраты
Бумажный документооборот — это постоянные затраты на отправку документов. Если партнёру нужно было на следующий день получить пакет документов, нам приходилось обеспечить экспресс-доставку или привлекать курьеров. Более того необходимо было закупать огромное количество бумаги, обслуживать принтеры и многое другое.
Переход на электронный документооборот
Мы понимали, что компании нужно двигаться дальше и переводить документооборот в электронный формат. Но в России на тот момент не было производственной и судебной практики ведения электронного документооборота (ЭДО). Только в мае 2012 года электронные документы стали равноценны бумажным на законодательном уровне, тогда мы и начали поиск решений.
Посмотрев различные варианты программ и сервисов, мы остановились на конфигурации «1С:Клиент ЭДО». Теперь все основные операции с документами выполнялись в несколько кликов: формирование, подписание, отправка и получение электронных документов.
«Клиент ЭДО» – конфигурация, разработанная на платформе «1С:Предприятие 8» и предназначенная для организации электронного документооборота.
О переходе на электронный документооборот с разных сторон
«Мы стараемся минимизировать трудозатраты на ежедневные операции. Электронный документооборот повысил скорость обработки и передачи документов. Раньше сотрудники часами обрабатывали документы, теперь формирование, отправка и подписание документов происходит в один клик. Многие компании сейчас используют ЭДО и одним из требований к сотрудничеству является электронная передача документов. Более того, ЭДО — это сокращение юридических рисков, так как документы подписываются сразу.
С появлением пандемии и переходом на удалённый формат работы ЭДО позволил нам бесперебойно обмениваться документами. Если бы мы вели документооборот на бумаге, нам приходилось бы постоянно выезжать в офис для обработки и отправки документов, что создавало бы трудности. Кстати, многие партнёры перешли на ЭДО именно в этот период».
Коммерческий директор «1С-Форус» Бронислав Макаревич
«Я могу выделить для себя множество плюсов: ускорение обмена документами, оперативное исправление и корректировка документов, минимизация ошибок в них, сокращение времени работы с документами и площадей для хранения архивов. Мы можем без проблем работать удалённо, что очень актуально в наши дни. Процент подписания документов вырос, а сроки значительно сократились. Нам не приходится постоянно звонить контрагентам с напоминаниями, для этого у нас есть автоматические рассылки. Если раньше каждый сотрудник тратил время на контроль подписания документов, теперь мы назначили одного администратора, который отслеживает статусы и отчёты, и при необходимости отправляет бумажные документы, если партнёр не может воспользоваться ЭДО».
Руководитель направления 1С:ИТС Роман Шестаков
«До появления электронного документооборота мы часто сталкивались с потерей и несвоевременным получением документов. Проблема ещё была в том, что некоторые поставщики из других регионов не поставляли дубликаты документов, и нашим представителям приходилось ездить в офисы и под роспись брать документы повторно. ЭДО полностью решил эту проблему.
Бывает, что у поставщиков номенклатура отличается от нашей, и с помощью «Клиент ЭДО» нам удалось настроить сопоставление номенклатуры. Теперь у нас есть отдельное окошко для документов, по которым нужно ручное сопоставление, однако в дальнейшем конфигурация автоматически будет повторять это действие, что очень удобно. Мы часто взаимодействуем с транспортными компаниями, и сталкиваемся с некоторыми сложностями. Чаще всего у них разные форматы документов, у одних УПД, у других акты и СФ, а счета часто присылаются в виде произвольных документов. Иногда нам всё ещё приходится заполнять некоторые поля документов вручную, но это занимает порядка 10 минут и не сравнится с тем, какой труд мы выполняли раньше, работая на бумаге».
Руководитель отдела логистики Дарья Цуцар
Бухгалтер Марина Труфанова
«Бухгалтерия всегда в наибольшей степени заинтересована в качественном и быстром документообороте, ведь от этого зависит работа с контролирующими органами. Раньше мы могли долго ждать оригиналов документов, затем нам приходилось вручную вводить данные с бумаги в программу — это занимало время и повышало риск допустить ошибку при заполнении. Благодаря электронному документообороту все стало систематизировано и автоматизировано.
Мы снизили риск получения штрафов за несвоевременную сдачу отчётности и уменьшили трудозатраты на обработку документов. Так как документы быстрее оборачиваются, и контрагенты быстрее оплачивают счета — у нас снижается дебиторская задолженность и сокращается кассовый разрыв. Нам больше не нужно хранить огромное количество бумажных документов в архивах, ведь все хранится в электронном виде».
Партнёр «1С-Форус» группа компаний «Инфолайн»
Клиент-менеджер Ольга Доронина
«Наша компания использует электронный документооборот уже несколько лет. Работать с электронными документами очень удобно, нам не нужно хранить огромные архивы и тратить много времени на поиск документов, достаточно сделать отбор в 1С по поставщику и дате. ЭДО — это экономия времени и быстрота обслуживания клиентов. При заказе электронных программ больше не нужно долго ждать оригиналов бумажных документов для реализации — электронные приходят в тот же день. Ещё хочу заметить, что не смотря на удобный функционал, многие клиенты опасались переходить на ЭДО и больше доверяли бумажным документам, однако в период пандемии, когда стало сложно обмениваться бумажными документами, около половины наших клиентов перешли на ЭДО и оценили его преимущества. Теперь наш обмен документами происходит очень удобно, быстро и безопасно».
Более 700 компаний перешли на электронный документооборот вместе с нами. Мы смогли ускорить работу с документами, снизить трудозатраты на их обработку, минимизировали риски и издержки, которые возникали при бумажном документообороте.
Избавим и вас от рутины ведения бумажного документооборота! Звоните +7 (3952) 78-00-00, мы предложим оптимальный и выгодный переход на ЭДО!
Дополнительную информацию вы можете получить по телефону
+7 (3952) 78-00-00
Все новости ➔
18 Ноября 2021
Оптимизация документооборота
Оптимизация документооборота в организации – один из скрытых резервов, использование которого может существенно повысить эффективность работы компании. Перед тем, как вносить изменения в устоявшийся порядок делопроизводства, следует проанализировать его основные показатели:
- схемы движения документации;
- общий объём документарной базы предприятия;
- число документов, создаваемых за год;
- количество сотрудников, работающих с документом;
- временные затраты на обработку различных типов документов;
- наиболее частые проблемы.
Для автоматизации документооборота необходим анализ этих и других данных за длительный период. Он позволит выявить проблемные процессы, основной из которых – необходимость согласования даже малозначительных документов несколькими руководителями и ответственными лицами.
Оптимизация процессов документооборота
Ключевая задача при оптимизации документооборота в организации – постепенный отказ от бумажных материалов и переход к цифровому делопроизводству. Использование электронных документов позволит:
- создать единую документарную базу, доступную сотрудникам различных структурных подразделений;
- контролировать перемещение документа на всех этапах;
- исключить утрату или повреждение важных материалов;
- разработать и актуализировать шаблоны самых востребованных документов. Это значительно уменьшит число ошибок при заполнении реквизитов.
- сократить время и упростить процесс согласования и подписания электронных документов.
Оптимизация процесса документооборота путём цифровизации – эффективный способ сократить сроки согласования на 50-70%.
Основные трудности при автоматизации документооборота
Переход к электронному делопроизводству требует решения нескольких задач. Основная из них — приобретение компьютерной техники и специализированных программных продуктов. Для оптимизации документооборота в организации нужно не только установить технику, но и научить сотрудников эффективно её использовать. Обучение потребует временных и финансовых затрат, но на длительной дистанции позволит заметно улучшить финансовые показатели юридического лица.