Компания айти является производителем системы optima workflow effect office companymedia логика сэд

Рано или поздно в организации встаёт выбор системы электронного документооборота. Может быть, вы жили без неё, но понимаете, что дальше развиваться без выстроенной и отлаженной СЭД уже невозможно, а может быть, у вас что-то уже работает, но хочется большего, вы посмотрели презентации, походили по выставкам и вопрос встал ребром. Чтобы выбрать систему электронного документооборота, нужно, как минимум, от чего-то отталкиваться. Можно набрать в поисковой строке и посмотреть первый десяток рекламных ссылок, а можно копнуть более глубоко. Я подготовил обзор основных систем, представленных на рынке в виде одной объёмной статьи. Она не носит рекламный характер, я не преследовал цели как-то повлиять на ваше мнение, но лишь хотел облегчить выбор СЭД для вашей организации. В дальнейшем я планирую актуализировать этот материал, так как прогресс не стоит на месте, появляются новые системы, существующие развиваются, изменяются цены наконец! Итак

По итогам 2014 года российский рынок СЭД/ECM-систем, включая услуги по внедрению, вырос на 12% и достиг 34,4 млрд руб. При этом, примерно четвёртая часть этой суммы приходится на продажу лицензий, остальное – на услуги. По сравнению с 2013 годом рост рынка несколько замедлился (в 2013 году рост составлял 20%) Российский рынок систем СЭД/ECM демонстрирует спокойное развитие и переходит в стадию консолидации. Положительная динамика сохраняется за счёт проектов по сопровождению, а также модернизации и масштабированию систем. По мнению компаний, занимающихся разработкой и внедрением систем данного класса, рынок насыщен, причём некоторые интеграторы говорят даже о перенасыщении.

По итогам 2015 года российский рынок СЭД/ECM-систем показал положительную динамику, однако, рост немного меньше показателя 2014 года – на уровне 9-10%. Таким образом, по итогам года объем рынка достиг отметки в 37,8 млрд руб. Небольшое снижение роста связано с общеэкономической ситуацией в стране. При этом существенного спада интереса к решениям СЭД/ECM на рынке не наблюдается. Кроме того, сохраняется достаточно большое количество проектов, реализованных на иностранных решениях, где расчёты за поддержку и лицензии производятся в валюте.

В 2016 году рынок СЭД продемонстрировал стабильный рост. Основные тенденции 2016 года:

• Импортозамещение, то есть переход на отечественные СЭД;
• Переход на платформы с открытым кодом, в связи с сокращением ИТ-бюджетов;
• Переход к сквозным процессам;
• Желание заказчиков дорабатывать и развивать систему своими силами;
• Возможность составления дополнительных аналитических отчётов, есть извлечение дополнительной ценности из данных;
• Работа с BPM в СЭД;
• Дальнейшее развитие мобильного клиента на платформах iOS и Android;
• Повышение спроса на корпоративные порталы и социальные сети.

На 2017 год прогнозируется положительная динамика рынка. Особое внимание, по мнению экспертов, получат механизмы поддержки принятия управленческих решений, интеллектуальный анализ документов, работа с семантикой и смыслом документов, автоматическая классификация.

Данным символом в тексте обозначены интересные функции, явные конкурентные преимущества, информация, на которую стоит обратить внимание!

Стоимость каждой системы, в этой статье, оценивается по 5-балльной шкале.
Вторая часть обзора представлена тут: «Современные системы электронного документооборота. Часть 2».
Третья часть обзора представлена тут: «Современные системы электронного документооборота. Часть 3».

Содержание

Разработчик: Логика бизнеса (Группа компаний АйТи), Москва
Сайт: http://ecm.blogic20.ru
Стоимость: ***
Информационная система «Логика СЭД» предназначена для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства. Созданная в 1996 году и долгое время известная под именем «БОСС-Референт», она является одним из лидеров на российском рынке решений класса ЕСМ (Enterprise Content Management). Из всех установленных в 2011 году рабочих мест СЭД — 16%, то есть каждое 6-е место, реализовано на системе «Логика СЭД» (согласно данным обзора российского рынка СЭД, выпущенного DSS Consulting).
На платформе «Логика СЭД» построены крупнейшая в России СЭД в госструктуре, объединяющая более 120 000 пользователей в Федеральной налоговой службе РФ (ФНС), и крупнейшая «коммерческая» СЭД в компании МТС: более 25 000 сотрудников.
Логика СЭД входит в состав продуктов линейки «Логика ЕСМ».
Продукты линейки «Логика ЕСМ»:

1. Логика СЭД — решение, предназначенное для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства;
2. Логика ЭА — решение для организации надёжного хранения, а также для удобного использования электронных документов в соответствии с внутренними требованиями компании и требованиями законодательства по архивному хранению. Архивное хранение подразумевает использование соответствующего набора технологий и производственных процессов, обеспечивающих весь жизненный цикл электронного документа — от экспертизы его ценности до уничтожения;
3. Логика ЭА. Для Банков — электронный архив для банков, который решает задачи хранения и обработки клиентских данных как розничного, так и корпоративного блока. Сегодняшние тенденции в построении электронных архивов
4. Логика ЭХД. Финансовые документы — это решение для эффективного управления финансовым документооборотом и консолидации финансовой функции на платформах IBM FileNet и ABBYY FlexiCapture. Система обеспечивает централизованную обработку и хранение финансовых документов, а также доступ к ним в организациях любого масштаба, в том числе и территориально распределённых;
5. Логика ECM. Бизнес-платформа — это сервисная ECM-платформа, позволяющая решать задачи по управлению корпоративным контентом и контент-ориентированными бизнес-процессами в современной организации. Бизнес-платформа построена на свободном ПО, а также открыта к интеграции и расширению;
6. Логика СЭД. Госуправление — это решение, разработанное на основе «Логика СЭД» на СПО- платформе JBoss, которое предназначено для автоматизации управленческого документооборота и делопроизводства государственного управления;
7. Логика ECM. Mobile — это клиент для iPad, который может работать с любыми СЭД, разработанными на разных платформах;
8. Логика СЭД. Управление договорами — это решение, которое позволяет работать с договорами на любом этапе его жизненного цикла;
9. Логика ECM. Штамп — это решение, предназначенное для реализации в прикладном программном обеспечении функций криптографической защиты информации (применения электронной подписи (ЭП) и шифрования);

10. Логика СЭД. Видеомост — это решение для возможности проведения видеоконференции, которая происходит прямо в окне СЭД при работе с документами, поручениями, совещаниями. Приглашаемый пользователь получает соответствующее уведомление и может мгновенно войти в видеоконференцию, где он получит доступ к материалам конференции и сможет их оперативно обсудить со всеми участниками совещания;

11. Логика ЮЗ ЭДО — это решение, которое автоматизирует процессы обмена между контрагентами юридически значимыми электронными документами, подписанными ЭП;
12. Логика ЭХД. Технические документы — это решение для организации электронного архива технической документации на предприятии научного, проектно-конструкторского или производственно-технического профиля, реализованное на современной ИТ-платформе уровня Enterprise.

Логика СЭД

Пользователи системы «Логика СЭД» — это органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие структуры, которые представляют как холдинги с разветвлённой филиальной структурой, так и коммерческие организации среднего размера.

Какие управленческие задачи помогает решать «Логика СЭД»

Систему «Логика СЭД» внедряют для автоматизации работы с документами, однако, попутно решаются и другие управленческие задачи:

• Организация эффективной работы с договорами;
• Автоматизация документооборота органов власти федерального или регионального уровня;
• Повышение эффективности работы с заявками;
• Максимально безбумажный вид внутрикорпоративного документооборота;

Реализация проектного документооборота и возможности коллективной работы;

• Обеспечение качественного контроля за исполнением поручений руководителей;
• Налаживание управления документами в рамках системы менеджмента качества.

«Логика СЭД» может выступать основой для создания комплексной информационной системы органов власти типа «электронного правительства», которая обеспечивает:

• Межведомственный электронный документооборот;
• Архивное хранение электронных документов;
• Порталы с информацией о госуслугах;

Предоставление государственных услуг по принципу «единого окна» и автоматизацию административных регламентов.

Система легко адаптируется под эти и многие другие задачи, связанные с обработкой документов, при помощи встроенных настроек, разработки дополнительных модулей, интеграции с иными системами.
Система «Логика СЭД» реализована на различных платформах: IBM Notes/Domino, JBoss, Alfresco — это решение, наследует все преимущества (и недостатки!) перечисленных платформ и добавляет к ним все необходимые функции автоматизации документооборота по российским правилам. Однако, системы различаются интерфейсом и набором функций, так как разрабатывались под разных заказчиков и имеют различные нюансы функционирования.

Модули системы «Логика СЭД»

«Логика СЭД» имеет модульную архитектуру. Входящие в состав системы модули представляют собой взаимосвязанные базы данных (БД), работающие в среде IBM Notes/Domino. Эти базы можно разделить на три группы:

• Функциональные модули (предназначены для обработки управленческой информации и принятия решений):
• Канцелярия — обеспечивает полный цикл работы организации с входящими и исходящими документами на основе сформированных и настраиваемых типовых маршрутов обработки документов. Данный модуль позволяет осуществлять контроль, учёт и регистрацию корреспонденции, а также осуществлять отправку документов в другие внешние организации по электронной почте или системе МЭДО;
• Принятие решений — предназначен для автоматизации бизнес-процессов, которые реализуются в системе в виде «процессов принятия решений», формирующихся из двух обязательных элементов: карточки документа и маршрута движения документа;
• Совещания — помогает осуществлять и контролировать весь бизнес-процесс подготовки и проведения совещания, формирование протоколов совещаний и контроль исполнения решений по протоколам;
• Обращения граждан — предназначен для обеспечения полного цикла обработки обращений граждан и ответов на обращения на основе сформированных и настраиваемых типовых маршрутов обработки документов. Позволяет осуществлять контроль, учёт и регистрацию корреспонденции;
• Поручения — помогает в масштабах всей организации ставить задачи сотрудникам путём создания поручений по документам или независимых поручений и отслеживать их выполнение. Предоставляет возможность формировать связанные поручения, образующие «дерево» поручений, и контролировать их исполнение, управлять поручениями;
• Оперативное и архивное хранение — предназначена для учёта, использования и хранения документов, образовавшихся в деятельности организации и составляющих её документальный и архивный фонд в соответствии с нормативными требованиями, а также существующей в Российской Федерации практикой ведения делопроизводства и архивного дела;
• Нормативные документы — предназначена для работы с нормативными документами, которые могут быть опубликованы непосредственно в модуле или из функциональных модулей «Принятие решений», «Канцелярия» и «Совещания».

Общесистемные словари и справочники:

• Справочник организации — предназначен для хранения и обновления данных о структуре и сотрудниках предприятия;
• Внешние адресаты — предназначен для хранения данных об организациях-контрагентах (заказчиках, партнёрах, клиентах) и их представителях;
• Авторы обращений — поддерживает в актуальном состоянии информацию о гражданах, являющихся авторами поступивших в организацию обращений. Данный модуль является вспомогательным для корректной работы модуля «Обращения граждан» и заполняется автоматически по мере поступления обращений;
• Словари — предназначен для создания и хранения списков ключевых слов, используемых для заполнения полей ввода в карточках баз данных системы. Используется большинством модулей системы «Логика СЭД» в качестве справочника словарных значений. Добавление новых записей и редактирование старых осуществляется администраторами или специально выделенными сотрудниками.

Общесистемные сервисы:

• Коммутатор — является центральной базой, с помощью которой производится настройка приложения. В ней содержится технологическая информация о расположении других баз данных системы «Логика СЭД» на серверах;
• Кабинет — предназначен для информирования пользователей об их задачах. Все информационные уведомления системы доставляются также на Главную страницу системы, а также возможно дублирование в почтовый ящик пользователя. Является технологическим модулем и не предназначен для непосредственной работы в системе;
• Поиск — вспомогательный модуль, позволяющий производить поиск по набору атрибутов карточек документов функциональных модулей системы и их архивных модулей. В модуле существует возможность вывода на печать результатов поиска, а также возможность хранения результатов выполнения запросов на поиск документов;
• Регистратор — содержит набор нумераторов (программных счётчиков), генерирующих регистрационные номера документов, и форматов нумераторов. Позволяет гибко настраивать различные форматы нумератора в соответствии с принятым в организации порядком формирования регистрационных номеров для документов различного типа. Кроме «счётчика», формат может содержать различные параметры. Например, ФИО подписанта, дата регистрации, разделители, индекс дела и т.п. Для одного нумератора можно создать несколько форматов;
• Архив поручений — предназначен для хранения архивных документов из модуля «Поручения»;
• Типовые маршруты — предназначен для задания типовых процессов (маршрутов), по которым будут обрабатываться документы в модулях «Принятие решений», «Канцелярия», «Обращения граждан» и «Совещания». В карточке типового процесса задаются стадии и этапы обработки документов, настройки значений полей документов по умолчанию, дополнительные поля карточки документа, сотрудники, участвующие в обработке (согласующие, подписанты, утверждающие, регистраторы);
• Протокол — используется для протоколирования действий пользователей в системе (в случае включения функции протоколирования в настройках модулей), а также хранения истории изменения полей в карточках документов (при включении данной настройки). В базе данных централизованно фиксируется информация о создании, чтении, редактировании и удалении документов в системе. По информации из данного модуля можно сформировать отчёт по действиям пользователей в системе с помощью модуля «Центр отчётов»;
• Мастер обновлений — позволяет проводить в автоматизированном режиме обновление старых версий системы до новой версии;
• Транспорт — относится к технологическим сервисам и представляет собой вспомогательный модуль, применяемый для обмена документами между серверами при работе системы в распределённой среде. В этой базе данных формируются запросы, транспортные документы и уведомления о прохождении по маршруту транспортных документов;
• Шаблоны — хранит шаблоны типовых документов, стандартных форм и бланков, шаблоны резолюций/поручений, шаблоны конвертов, шаблоны реестров различных типов документов, шаблоны уведомлений, формируемых в системе, а также шаблоны печатных форм, создаваемых в Microsoft Word и использующихся для печати документов различных баз данных. Модуль также предназначен для настройки атрибутов (полей) документов, которые используются при настройке профайлов экспертизы;
• Электронные образы — предназначен для хранения электронных образов документов (вложений) отдельно от самих документов модулей «Канцелярия», «Принятие решений», «Обращения граждан», «Совещания» и «Поручения», а также модулей архивного и оперативного хранения. Для каждого модуля создаётся отдельная база данных «Электронные образы»;
• Адаптер МЭДО — обеспечивает механизм взаимодействия «Логики СЭД» с системой МЭДО с целью обмена электронными сообщениями между участниками межведомственного электронного документооборота по защищённым каналам связи. Предназначен для преобразования передаваемых или получаемых данных, входящих в состав электронных сообщений, в формат представления данных, используемый в системе электронного документооборота или в стандартный формат данных при обмене электронными сообщениями;
• Администрирование — предназначен для хранения общесистемных настроек и документов настроек для различных модулей системы, а также документы личных настроек главной страницы всех пользователей системы;
• Интеграция с LDAP — служебный модуль, с помощью которого осуществляется синхронизация модуля «Справочник организации» и внешнего LDAP-источника;
• Интеграция — служебный модуль, в котором реализован универсальный настраиваемый механизм обмена атрибутами между «Логикой СЭД» и внешними учётными системами (1С, SAP R/3 и другими). В комплекте поставляются настроечные документы для интеграции с основными справочными модулями «Справочник организации» и «Внешние адресаты». Созданы механизмы настройки на импорт/экспорт атрибутов любой сущности «Логики СЭД»;
• Кэш файлов — используется для хранения запросов на перенос вложений документов во внешнее хранилище (используется при интеграции системы с электронными архивами);
• Новости — предназначен для хранения новостных сообщений, отображаемых в «бегущей строке» на Главной странице системы, агрегации новостей и источников RSS;
• Определение процессов — служебный модуль LotusWorkflow, необходимый для корректного функционирования системы;
• Обсуждения — предназначен для создания связанных с документом и не связанных (свободных) обсуждений. Фактически представляет собой стандартный форум с древовидной структурой веток обсуждения;
• Параметры — служебный модуль LotusWorkflow, необходимый для корректного функционирования функциональных модулей системы: «Принятие решений», «Обращения граждан», «Канцелярия», «Совещания»;
• Потоковое сканирование — предназначен для временного хранения и обработки отсканированных образов документов, предназначенных для распознавания с помощью ABBYY Recognition Server, а также для хранения настроек штрих–кодирования;
• Репозиторий — служебный модуль LotusWorkflow, необходимый для корректного функционирования функциональных модулей системы: «Принятие решений», «Обращения граждан», «Канцелярия», «Совещания»;
• Связки — предназначен для создания и хранения связок между документами функциональных модулей системы;
• Центр отчётов — предназначен для формирования различных управленческих отчётов по имеющимся в системе данным. В базе имеется 25 готовых отчётов различных категорий. Модуль позволяет осуществлять выгрузку сформированных отчётов в формат MS Excel или HTML с последующей распечаткой, а также сохранить заполненные настройки отчёта в качестве шаблона, который может использоваться в дальнейшей работе. В данном модуле существует возможность отложенного формирования отчётов;
• Сервисный слой Mobile — предназначен для обеспечения взаимодействия с мобильным клиентом «Логика ECM. Mobile»;
• Инфографика — предназначен для графической визуализации отчётов по контролю исполнительской дисциплины в веб-интерфейсе;
• Справочная система — предназначен для хранения информации по работе с системой, ссылок на рекомендуемые дополнительные материалы, различных статей, книг, видеороликов, обучающих курсов и других материалов. Все разделы в модуле можно сделать доступными для комментирования и редактирования пользователями (настраивается администратором). Модуль используется для контекстной справки, вызываемой в ходе работы с системой;
• Мобильный интерфейс — предназначен для настройки и использования Мобильного интерфейса — облегчённого варианта Главной страницы (с ограниченным функционалом), доступного при работе в веб-интерфейсе.

Особенности Логика СЭД:

• Возможность интеграции с основными учётными и производственными системами предприятий (SAP, Oracle, 1C и другими);
• Работа с факс-серверами;
• Работа в банковской сфере;
• Мультиязычность. Каждый пользователь может выбрать свой язык интерфейса либо он автоматически определяется на основе используемого браузера. Для того чтобы добавить поддержку нового языка, достаточно сформировать один файл, содержащий названия интерфейсных элементов на этом языке;
• Открытый код. Система «Логика СЭД. Госуправление» — одна из немногих систем на российском рынке СЭД, поставляемых с открытым кодом. Открытый код имеют также платформа и СУБД системы. Это позволяет построить решение для управления документами полностью на продуктах СПО. Открытый код позволяет максимально упростить процесс сертификации ФСТЭК и получить значительную независимость от поставщика. Относится к системе, построенной на Alfresco;
• Масштабирование решения. Для увеличения масштабов системы при сохранении единого информационного пространства к ней можно подключать новые сервера, обеспечивая как горизонтальное, так и вертикальное масштабирование;
• В системе «Логика СЭД» реализован универсальный настраиваемый механизм обмена атрибутами между СЭД и внешними учётными системами (1С, SAP R/3 и другими). В комплекте поставляются настроечные документы для интеграции с основными справочными базами «Справочник организации» и «Внешние адресаты». Созданы механизмы настройки на импорт/экспорт атрибутов любого типа документа СЭД;
• Распознавание штрих–кодов и самих документов реализуется с помощью решения ABBYY Recognition Server, обеспечивающего быструю обработку большого массива документов. Интеграция с Recognition Server встроена в базовый функционал «Логики СЭД».

Функции Логика СЭД:

• Регистрация документов;
• Единое хранение документов (оперативное и архивное);
• Согласования документов;
• Ознакомление сотрудников с документами;
• Подписка на обсуждения документов;
• Соблюдение сроков исполнения и рассмотрения документов;
• Контроль за исполнением поручений руководителей;
• Управление документами в рамках системы менеджмента качества;
• Возможность проектной и коллективной работы;
• Работа с договорами;
• Работа с заявками;

Обеспечение актуальности нормативных документов;

• Работа с МЭДО;
• Работа с Входящими, Исходящими и Внутренними документами;
• Работа с ОРД;

Работа с документами, составляющими коммерческую тайну;

• Использование ЭП;
• Разграничение уровней доступа;
• Сканирование;
• Распознавание документов;
• Электронное хранение документов;
• Работа с договорами;
• Формирование стоп-листа благонадёжности контрагентов;
• Штрих-кодирование.

Недостатки Логика СЭД

• Очень сложная настройка и сопровождение комплекса программ;
• Недружественный, запутанный интерфейс.

Стоимость СЭД

Полный прейскурант доступен по ссылке: http://ecm.blogic20.ru/calculator

Клиенты СЭД

1. Росгосстрах;
2. РН-Учёт;
3. МТТ;
4. Федеральная налоговая служба;
5. Россельхозбанк;
6. ФМС;
7. Росреестр;
8. Транснефть;
9. Теле2;
10. Альфа банк;
11. МГТС.

Список используемых источников

http://ecm.blogic20.ru

Логика СЭД. Личный кабинет

Логика СЭД. Папка Рассмотреть

Логика СЭД. Изменение поручения

Логика СЭД. Обращения Граждан

Разработчик: 1C, Москва
Сайт: http://v8.1c.ru/doc8
Стоимость СЭД: *
«1С: Документооборот» – программный продукт фирмы «1С», призванный обеспечить в организации централизованное безопасное хранение, оперативный доступ, поиск и эффективную работу с официальными и внутренними документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио- и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т. д.
Данная система не имеет отраслевой специфики и может использоваться как в бюджетном секторе, так и на коммерческих предприятиях, будь то распределённая холдинговая структура с большим количеством пользователей или небольшая компания.
Система «1С: Документооборот» является преемником программного продукта «1С: Архив 3», который уже более 10 лет применяется во многих организациях и учреждений.

Новые возможности

Программный продукт «1С: Документооборот» реализован на технологической платформе «1С: Предприятие 8.2» и использует новые возможности платформы в решении задач интеграции учёта ресурсов и управления документами.
Независимость от типа СУБД (MS SQL Server, PostgeSQL, IBM DB2, Oracle, файловая БД), масштабируемость, возможность управления содержанием на всем протяжении жизненного цикла документа, поддержка различных технологий работы с документами.
Используя современные технологии работы с документами, в том числе правила и методы, сложившиеся в отечественной практике, система поддерживает различные механизмы работы с документами, учитывая разграничения прав доступа к ним. Основные тенденции в построении систем электронного документооборота представлены в статье.
«1С: Документооборот 8» позволяет:

• Работать с системой через web-браузер;
• Упорядочить работу сотрудников с документами;
• Исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе;
• Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов;
• Повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счёт решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей;
• Работать как на русском, так и на английском языке.

Модули СЭД «1С: Документооборот»:

1. Работа с документами и файлами;
2. Работа с процессами и задачами;
3. Нормативно-справочная информация;
4. Форум;
5. Рабочий календарь пользователя;
6. Совместная работа пользователей;
7. Почта;
8. Мобильный клиент;
9. Обмен данными;
10. Согласование и подписание;
11. Бизнес-события.

Функции СЭД «1С: Документооборот»:

Работа с документами и файлами:

• Учёт данных в разрезе проектов;
• Автоматический расчёт плана проекта (с возможностью отключения);
• Сводные отчёты по нескольким проектам;
• Многосторонние договоры;
• Множественные состояния документов;
• Штрих-кодирование документов и файлов;
• Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрих-кодов;
• Печать регистрационного штампа;
• Учёт этапов обработки документов;
• Учёт по организациям;
• Учёт по вопросам деятельности;
• Учёт входящих документов;
• Учёт исходящих документов;
• Учёт внутренних документов;
• Учёт договоров;
• Учёт обращений граждан в соответствии с 59-ФЗ;
• Учёт скан-копий оригиналов документов;
• Комплекты документов;
• Многовалютный учёт сумм в документах;
• Вывод документов в разных классификационных разрезах;
• Настройка правил учёта документов в разрезе видов документов;
• Изменение срока действия документов;
• Создание документа на основании нескольких файлов;
• Создание связей между документами;
• Автоматическая загрузка файлов из каталогов;
• Сканирование документов;
• Распознавание изображений;

Печать файлов без открытия в ассоциированном приложении;

• Групповая печать файлов документов;
• Групповое сохранение файлов документов;
• Учёт и контроль переадресации входящих документов;
• Учёт и контроль передачи документов;
• Коллективная работа с файлами любых типов;
• Хранение файлов в информационной базе и в томах на диске;
• Хранение и контроль версий;

Автозаполнение шаблонов файлов;

• Общие дополнительные реквизиты и сведения;
• Настройка личного доступа к документам;

Работа с процессами и задачами:

• Принятие задач к исполнению;
• Выполнение задач по почте;
• Делегирование задач;
• Иерархия процессов;
• Прерывание процессов;
• Остановка процессов;
• Перенос сроков выполнения задач;
• Периодические процессы;
• Процессы с отложенным стартом;
• Условия маршрутизации процессов;
• Типовые процессы (Рассмотрение, Исполнение, Согласование, Утверждение, Регистрация, Ознакомление);
• Составные бизнес-процессы обработки внутренних/входящих/исходящих документов;
• Просмотр процессов единым списком;

Результат выполнения задач в окне «Мои задачи»;

• Шаблоны процессов;
• Автоподстановка ответственных в шаблоны процессов;
• Добавление предметов и файлов в задачу;
• Расширение списка согласующих после старта согласования;
• Подбор сразу нескольких исполнителей в процессах;
• Печать, сохранение и сортировка списка исполнителей процессов Согласование, Ознакомление и Исполнение;
• Последовательное выполнение процесса Исполнение;
• Разные сроки согласования для участников процесса;
• Установка сроков процессов с точностью до минут;
• Решение вопросов выполнения задач;
• Отмена выполнения задачи;
• Ролевая маршрутизация процессов;
• Просмотр всех процессов и задач по предмету или процессу;
• Формирование диаграммы Ганта по проекту;

Ведение нормативно-справочной информации:

• Категоризация данных;
• Расширенные разрезы независимой нумерации;
• Места хранения бумажных документов;
• Ведение учёта по номенклатуре дел;
• Структура организации;
• Банковские счёта;
• Привязка номенклатуры дел к подразделениям;
• Настройка правил учёта в разрезе номенклатуры дел;
• Учёт передачи дел в архив, уничтожение дел;
• Автоматическая очистка устаревших версий;

Совместная работа пользователей:

• Учёт мероприятий;

Бронирование помещений;

• Учёт отсутствий сотрудников;
• Учёт и использование графиков работы;
• Протоколирование работы пользователей;
• Настройка доступности по состоянию;
• Области делегирования прав;
• Рабочий стол руководителя;
• Ограничение доступа пользователей через веб-серверы;
• Проверка сложности пароля;
• Уведомления программы;
• Автоматическая рассылка отчётов;
• Учёт персональных данных в соответствии со 152-ФЗ;
• Учёт затрат рабочего времени сотрудников;
• Ограничение права доступа к документам и файлам по папкам, видам документов, грифам доступа, вопросам деятельности;
• Учёт недействительных пользователей;
• Рабочие группы;

Форум:

• Ссылки на сообщения, разделы и темы форума;

Рабочий календарь пользователя:

• Записи рабочего календаря на основании предмета;
• Напоминания для записей календаря;
• Работа с рабочими календарями других пользователей;
• Настройка доступного рабочего времени пользователей;
• Повторение событий в календаре;
• Организация мероприятий при помощи календаря;
• Отображение отсутствий сотрудников;

Встроенная почта:

• Быстрый поиск писем;
• Поиск по тексту писем;
• Уведомления о новых письмах;
• Адресная книга;
• Внутренняя маршрутизация писем;
• История переписки;
• Автосохранение текста писем;
• Вставка текста без форматирования в html-письмо;
• Ограничение размера внешних исходящих писем;
• Гиперссылки в письмах;
• Письма в формате iCalendar;
• Поддержка протокола безопасной связи SSL;
• Создание документов на основании письма;

Использование системы внешнего документооборота: обмен документами в формате ГОСТ Р 53898-2010 между контрагентами;

Обмен данными: синхронизация нормативно-справочной информации с другими прикладными решениями;
Согласование и подписание:

• Учёт нескольких резолюций по документу;
• Визы согласования;
• Использование ЭП для подписания и шифрования документов и файлов;
• Подписание ЭП нескольких файлов;
• Шифрование обязательным сертификатом ЭП;
• Проверка сертификата ЭП;
• Статус проверки электронной подписи и сертификата;

Стоимость СЭД «1С: Документооборот»

Стоимость системы электронного документооборота «1С: Документооборот»

Преимущества СЭД «1С: Документооборот»

1. Основным преимуществом можно считать то, что это платформа 1С. Это же можно расценивать и как наибольший недостаток!
2. Имеется возможность настройки взаимодействия с другими приложениями и обмена данными через текстовые файлы, XML-документы и DBF-файлы, и WEB-сервисы;
3. Учёт мероприятий;
4. Организация мероприятий при помощи календаря;
5. Напоминания для записей календаря;
6. Простота функционала, доступный интерфейс уже привычный для пользователей 1С интерфейс, наличие в том числе web-клиента и мобильных приложений для iPAD и Android;
7. Регулярный выпуск обновлений. Функциональность программы постоянно развивается, появляются новые возможности, раз в полгода выходят новые редакции;
8. Простота настройки система легко конфигурируется под требования заказчика;

Недостатки СЭД «1С: Документооборот»

1. Основным недостатком можно считать то, что это платформа 1С! Это же можно расценивать и как преимущество системы.
2. Нет функционала, позволяющего «из коробки» нумеровать документы в пределах подразделения;
3. Нельзя настроить обязательное заполнение для дополнительных реквизитов;
4. Скорость работы невысокая, система периодически подвисает (1С!);
5. Отсутствует проверка на повторность входящих документов от юридических лиц;
6. Не предусмотрено назначение нескольких ответственных исполнителей;
7. Не предусмотрена работа с многопунктовыми документами, проектами резолюций;
8. Для учёта движения бумажного документа внутри организации может быть использован Журнал передачи документа, но все отметки о перемещении документа придётся выполнить вручную;
9. Проблемы с распределением прав доступа к документам при работе со структурными подразделениями;
10. В типовой поставке отсутствует самостоятельный учёт проектов документов. Данный функционал может быть настроен дополнительно с помощью доработки на внедрении;
11. Нет просмотра задач группы, назначения исполнителя руководителем из группы.

Клиенты СЭД «1С: Документооборот»

1. Администрации МО Алексинский район;
2. ОАО Архангельская сбытовая компания;
3. Торговый центр Адем (Алматы, Казахстан);
4. ОАО Хакассетьремонт;
5. МУП Горводоканал;
6. ООО СофТраст;
7. ЗАО Белгородский завод металлоизделий.

Список используемых источников

http://v8.1c.ru/doc8
http://www.ecm-portal.ru/practice/software
http://www.cfin.ru/software/kis/edms.shtml

Рабочий стол


Бланки

Исходящие документы

Входящие документы


Ознакомиться с результатами согласования

Текущие дела

Разработчик: DocsVision, г. Санкт–Петербург
Сайт: http://www.docsvision.com
Стоимость СЭД: *
Система Docsvision — программный продукт, предназначенный для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Включает предметно-ориентированную платформу с открытыми интерфейсами прикладного программирования для разработки заказных приложений и готовые типовые приложения с возможностями параметрической настройки.

Коробочные решения, содержащие продукты и услуги, реализованы для отраслей: государственный сектор, банки и страхование, нефтегазовая промышленность, оборонно-промышленный комплекс, агрокомплекс, строительство.

Модули СЭД Docsvision

Модули системы можно разделить на 5 групп:

1. Электронный архив:
   • Поддержка версионности;
   • Подпись и шифрование;
   • Распознавание текстов;
   • Потоковый ввод и штрих-кодирование;
2. Делопроизводство;
3. Договорная работа;
4. Оперативное управление;
5. Специализированные решения.

Общее назначение, область применения:

Создание корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами, в том числе обеспечивает:

1. Автоматизацию делопроизводства:
• Контроль исполнения решений и поручений;
• Архив документов предприятия;
• Согласование документов;
• Обработка заявок на обслуживание клиентов;
• Экспорт/импорт данных в формате .xml или произвольном при использовании API и службы WorkFlow;
• Другие бизнес-процессы с участием документов и данных внешних ИТ-систем;
2. Управление бизнес-процессами и заданиями, поддержка современных методик управления;
3. Поиск и анализ информации;
4. Информационную безопасность;
5. Средства организации Юридически-значимого ЭДО;
6. Средства настройки и разработки решений;
7. Мобильную работу;
8. Интеграцию ИТ-систем предприятия в рамках сквозных бизнес-процессов и в территориально-распределённой структуре, масштабирование;
9. Работа с Обращениями граждан, договорами и другими документами.

Состав СЭД Docsvision:

Платформа Docsvision 5 является базисом для электронного документооборота и включает в себя основные технологии и базовые объекты, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю интерфейс для работы c ними. Платформа состоит из клиентской и серверной части.

Конструкторы, модули, шлюзы к другим системам и готовые приложения Docsvision позволяют гибко настроить систему под решение конкретных бизнес-задач заказчика. Основные тенденции в построении систем электронного документооборота представлены в статье.

Конструкторы — инструменты быстрого проектирования решений и приложений на основе базовых объектов платформы, например, Конструктор карточек, Конструктор согласований, Конструктор справочников, Конструктор бизнес-процессов.

Модули — компоненты для интеграции СЭД с информационной системой заказчика, масштабирования, работы с различных устройств, доступа к системе из приложений Microsoft Office.

Готовые приложения («Договоры», «Делопроизводство», «Управление совещаниями», «Обращения граждан», «Менеджер задач») – готовые функциональные модули, которые можно эксплуатировать «как есть», а можно дополнить, расширить и изменить с помощью Конструкторов.

Дополнительные модули и мобильные приложения (Docsvision Mobile Server, Docsvision Топ-Менеджер, клиент для iPad) устанавливаются по запросу.

Набор интеграционных шлюзов к почте (SMTP/POP3), к 1С:Предприятие, к SharePoint, к SAP/R3. Партнёры и заказчики могут разрабатывать собственные шлюзы к другим системам, используя программные интерфейсы универсального механизма шлюзов Docsvision.

Решения — конфигурация СЭД, максимально приближенная к требованиям конкретного заказчика. Решения могут быть как готовыми (приложения Docsvision), которые необходимо только установить и настроить, заполнив начальные данные, так и специализированные, разработанные партнёрами Docsvision на базе платформы с помощью Конструкторов.

Docsvision предоставляет рабочие места для разных групп пользователей:

• Навигатор Docsvision;
• Лёгкий клиент;
• Менеджер для Outlook;
• Топ-менеджер для iPad и iPhone;
• Клиент для SharePoint;
• Ассистент для Android.

Общие сведения об архитектуре СЭД Docsvision

Платформа Docsvision основана на ядре, реализующем функции базы данных, сервера приложений и API интерфейс для разработчиков низкоуровневых модулей. Технологически ядро использует операционную систему Microsoft Windows Server и Microsoft SQL Server. Платформа Docsvision входит в спецификацию любого решения и содержит всё необходимое для эксплуатации системы у заказчика.

Преимущества СЭД DocsvisionД

1. Конструктор карточек;
2. Возможность планировки (Менеджер задач);
3. Управление совещанием;
4. Наличие бизнес-ориентированного механизма workflow и редактора схем типовых маршрутов, позволяющего моделировать сложные бизнес-маршруты;
5. Удобная и простая настройка, модификация и разработка собственных решений на базе DocsVision, не требующая программирования;
6. Возможность масштабирования системы;
7. Рабочие места на базе Microsoft Office и Microsoft Outlook;
8. Рабочие места на базе корпоративного портала Microsoft SharePoint;
9. Наличие встроенных средств защиты информации от несанкционированного доступа, обеспечивающие максимальный уровень безопасности данных.

Недостатки СЭД Docsvision

1. Зависимость от платформ Microsoft;
2. Плохо документированный продукт;
3. Медленно работает с большим количеством пользователей;
4. Громоздкая система;
5. Отсутствие возможности автоматического вложения документа в задание;
6. Процессы не прозрачны, напоминания работают только при включённом MS Outlook;
7. Приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации;
8. Медленная реакция панели просмотра.

Клиенты СЭД Docsvision

• Петрович СТД;
• Роснефть НК;
• ВТБ;
• Дикси;
• Лукойл-гарант НПФ;
• Администрация Миасского городского округа;
• Федеральная служба по аккредитации (Росаккредитация);
• Хоум Кредит Банк Минск.

Стоимость системы электронного документооборота Docsvision

Стоимость СЭД Docsvision

Список используемых источников

http://www.docsvision.com
http://www.ecm-portal.ru/practice/software
http://www.cfin.ru/software/kis/edms.shtml
http://www.tadviser.ru

Пример карточки документа

Пример карточки задания

Интерфейс согласующего: задание на согласование

Новый входящий документ

Справочник номенклатуры дел

Карточка многопунктовой резолюции

Разработчик: Компания ООО DIRECTUM
Сайт: directum.ru
Стоимость СЭД: ***

DIRECTUM — СЭД, который позиционирует себя как, систему управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management)

Модули и Функции СЭД DIRECTUM

1. Управление электронными документами:
   • Создание и хранение различных неструктурированных документов (тексты Microsoft Word, таблицы Microsoft Excel, рисунки Microsoft Visio, CorelDraw, видео и пр.);
   • Поддержка версий документов и ЭЦП;
   • Структурирование документов по папкам;
   • Назначение прав доступа на документы;
   • История работы с документами;
   • Полнотекстовый и атрибутивный поиск документов;
2. Управление деловыми процессами:
   • Поддержка процессов согласования и обработки документов на всех стадиях их жизненного цикла (docflow);
   • Выдача электронных заданий и контроль их исполнения;
   • Взаимодействие между сотрудниками в ходе бизнес-процессов;
   • Поддержка свободных и жёстких маршрутов (workflow);
3. Управление договорами:
   • Организация процесса согласования и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т. д.);
4. Управление совещаниями:
• Организация подготовки и проведения совещаний (согласование места и времени, состава участников, повестки);
• Формирование и рассылка протокола;
• Контроль исполнения решений совещания;
5. Канцелярия:
   • Регистрация бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ;
   • Ведение номенклатуры дел с гибкими правилами нумерации;
   • Рассылка и контроль местонахождения бумажных документов;
   • Организация обмена электронными документами с ЭП с другими организациями;
6. Управление взаимодействием с клиентами:
• Ведение единой базы организаций и контактных лиц;
• Ведение истории встреч, звонков и переписки с клиентами;
• Сопровождение процесса продаж в соответствии с регламентированными стадиями;
• Планирование маркетинговых мероприятий.

Архитектура системы включает ECM-платформу, которая обеспечивает масштабируемость, территориально распределённую работу, интеграцию с корпоративным ИТ-окружением, интерфейсы доступа к системе.

Готовые модули и технические решения закрывают прикладные задачи по управлению и согласованию документов, работе с совещаниями, договорами, ведению делопроизводства и т.д.

Специфические задачи бизнеса реализуются в наборе готовых бизнес-решений. Каждое из них включает техническое решение, услуги бизнес-консалтинга и обучения, методики внедрения и просчёт конечного эффекта.

Заказчик сам определяет состав системы DIRECTUM, получая возможность внедрять и развивать СЭД как с помощью компании DIRECTUM, так и силами собственных ИТ-специалистов.

Предложения по внедрению у СЭД DIRECTUM примерно аналогичны предложениям на рынке — консалтинг в области СЭД, внедрение по модулям, обучение.

Преимущества СЭД DIRECTUM

• Возможность организации обмена электронными документами с ЭП между разными организациями, даже если они используют разные системы документооборота или не используют их вообще;
• Наличие двух способов работы пользователей с системой: через desktop-клиент и через веб-клиент (с помощью веб-браузера). Однако функционально они различны, веб-клиент беднее десктоп-клиента;
• Универсальный механизм интеграции, упрощающий взаимодействие с SAP/R3, ERP Галактика, 1С и других ERP-систем в DIRECTUM;

Недостатки СЭД DIRECTUM

1. Зависимость от платформ Microsoft;
2. Использование собственного (проприетарного) языка программирования ISBL;
3. Нет возможности создать исходящий документ на основе входящего;
4. Запутанный, крайне переусложнённый пользовательский интерфейс;
5. Реализация гибридного подхода к документообороту как со стороны задач, так и классического делопроизводства, что порождает различные внутренние противоречия.

Стоимость СЭД DIRECTUM

Стоимость системы электронного документооборота DIRECTUM

Решения на базе СЭД DIRECTUM

Абонемент на новые версии

Клиенты СЭД DIRECTUM

• Сахалинские нефтегазовые технологии (СНГТ);
• Газпром газомоторное топливо;
• Баймакский литейно-механический завод (БЛМЗ);
• Удмуртский государственный университет (УдГУ);
• Российский государственный гуманитарный университет РГГУ

Список используемых источников

http://directum.ru
http://www.ecm-portal.ru/practice/software
http://www.cfin.ru/software/kis/edms.shtml
http://www.tadviser.ru

Модуль Управление электронными документами

Канцелярия

Состояние электронного документа

Поиск документов

Оформление заявления

Разработчик: Электронные Офисные Системы, Москва
Сайт: http://www.cs-consult.ru, http://www.eos.ru
Стоимость СЭД «Дело»: ***

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – это комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Система делопроизводства используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределённых холдинговых или ведомственных структурах.

Поддержка любой технологии работы с документами

Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

• Автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;
• Полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);
• Смешанный бумажно-электронный документооборот.

СЭД Дело обеспечивает:

• Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределённую и децентрализованную схему организации документооборота;
• Соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности;
• Масштабируемость;
• Работа в Интернет / Интранет сетях. Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удалённого компьютера через сеть Internet (Intranet);
• Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности;
• Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения;
• Простота внедрения и использования;
• Работа над проектами документов.

Продукты:

1. Система ДЕЛО — позволяет оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объёмом документов. Главная задача — автоматизация документно-ориентированных бизнес-процессов (финансовый, договорной документооборот, работа с заявками и служебными записками, работа с обращениями граждан, оказание государственных услуг и т. д.). Также система позволяет организовать юридически значимый документооборот в компании;
2. АИС МФЦ ДЕЛО — решение для автоматизации деятельности многофункциональных центров предоставления государственных и муниципальных услуг. Обеспечивает взаимодействие с СМЭВ, РСМЭВ, а также с федеральной государственной информационной системой «ЕСИА»;
3. EOS for SharePoint — решение, созданное на основе Microsoft SharePoint Server;
4. Мобильные приложения — включает в себя подсистему iEOS (iOS), подсистему EOSmobile (Android), подсистему «АРМ Руководителя» (Windows и подсистему «Мобильный кабинет» (любая ОС).
   Подсистема «Мобильный кабинет» даёт возможность одному сотруднику посредством специальных сообщений электронной почты давать поручения другим сотрудникам, отчитываться об их исполнении, визировать и подписывать документы, вносить в них изменения и пересылать, добавлять к ним голосовые метки и фото непосредственно с мобильного устройства.
   Подсистема «iEOS» (iOS) предназначена для обеспечения взаимодействия пользователей СЭД посредством iPad. Подсистема работает в режимах online и offline (все решения по документам будут автоматически переданы в СЭД при восстановлении доступа к сети).
   Подсистема «EOSmobile» (Android) предназначена для обеспечения взаимодействия пользователей СЭД посредством Android планшета. Подсистема работает в режимах online и offline.
   Подсистема «АРМ Руководителя» для Windows 8/10 поддерживает все возможности новой платформы Microsoft, в том числе визуальный интерфейс Modern UI (ранее известный как Metro) и технологию «семантического зума», работает в режимах online и offline, а также позволяет иметь оперативный доступ сотрудников различного уровня к системе;
5. ЕСМ-система eDocLib — позволяет создать хранилище документов (электронный архив);
6. Архивное Дело — реализует функции архива организации, а также функции делопроизводственных служб в части формирования и оформления дел. Например, составление и утверждение номенклатуры дел и контроль сроков хранения документов;
7. EDSIGN для Microsoft Word и Excel — позволяет создавать электронные подписи на электронных документах (ЭД), аналогично подписанию документа на бумажном носителе. Процедуры обработки и подписания ЭД с помощью EDSIGN будут такими же, как для бумажных документов;
8. КАРМА — предназначена для реализации в прикладном программном обеспечении функций криптографической защиты информации (применение ЭП и шифрования);
9. КАДРЫ — обеспечивает кадровое делопроизводство: ведение штатного расписания, ведение личных карточек, оформление командировок, оформление отпуска, табельный учёт рабочего времени, формирование и ведение приказов по личному составу и другое;
10. Система «Приёмная Руководителя» — предназначена для организации работы Приёмной в части планирования и организации мероприятий с участием руководителя, а также учёта визитов посетителей и поступивших звонков.

СЭД ДЕЛО

Модули и функции СЭД Дело

1. Управление документами и информацией:
   • Регистрация документов;
   • Применение электронной подписи;
   • Сервер проверки электронной подписи;
   • Юридически значимый документооборот;
   • Защита от несанкционированного доступа;
   • Сканирование;
   • Поточное сканирование;
   • Партионная почта;
2. Взаимодействие в компании:
   • Создание и управление бизнес-процессами (Workflow);
   • Автоматизация процесса согласования документов;
   • Контроль исполнения заданий и поручений;
   • Интеграция с IT системами;
   • Оповещение пользователей;
   • Стандартные отчёты;
3. Удалённая работа:
   • Web-интерфейс;
   • EOS Desktop Service;
   • Сервер Электронного Взаимодействия;
   • Мониторинг документов;
   • Мобильные приложения;
   • Опция «Модуль локального системного технолога»;
4. Поиск и архивное хранение документов:
   • Быстрый поиск документов;
   • Поиск по штрих-коду;
   • Электронный архив документов.

Преимущества СЭД Дело

• Большая продуктовая линейка;
• Модуль локального системного технолога;
• Ориентация на органы государственной власти. Хорошо проработанные бизнес-процессы органов государственной власти;
• Партионная почта.

Недостатки СЭД Дело

• Отсутствуют средства графического отображения маршрутов документов;
• Зависимость от стека технологий Microsoft на клиентской части, а также в решении на основе MS SharePoint;
• Неудобство графического дизайнера при создании регистрационных карт документов.

Стоимость СЭД Дело

Полный прейскурант доступен по ссылке: http://www.eos.ru/eos_products/price_RF/deloRF.php

Лицензия на однопользовательскую систему ДЕЛО (CD с ПО и СУБД MS SQL 2008 Express + комплект документации, кроме руководства пользователя подсистемы ДЕЛО-WEB) 13900р.

Для печати штрих-кодов и сканирования дополнительно покупается оборудование и программное обеспечение.

Сканирование. Цена лицензии за одно рабочее место 3600р. (без распознавания), 21050р. (с распознаванием, за 1000 стр. в месяц).

Поточное сканирование 42650р. (1000 стр./мес. на 1 человека).

Печать штрих-кода. Цена лицензии за одно рабочее место 3600р.

Поиск по штрих-коду 1 чел. 900р.

Оповещение и уведомление — 1500 р. (1 чел.).

Информер 1200 (1 чел.).

Управление процессами 12000р.

Партионная почта 15000р.

Интеграция ДЕЛО — 1С (вер.7)/ Интеграция ДЕЛО — 1С (вер.8) 10000р.

ЭП И ШИФРОВАНИЕ/СЕРВЕР УДАЛЁННОЙ ПРОВЕРКИ ЭП 8000р.

Лицензия на опцию Сервер удалённой проверки ЭП (ПО компании ЭОС, КриптоПРО CSP3.9) 113950р.

Юридически значимый документооборот 11800р.

Комплект документации по системе ДЕЛО (11 книг, записанные на электронную книгу) 5000р.

Установка серверной части ПО 18000р.

Установка ПО на 1 рабочее место — 3500р.

Клиенты СЭД Дело

• ФГБУК Государственный музей-заповедник Петергоф;
• Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;
• Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
• ГАС Правосудие;
• Арбитражные суды;
• Органы прокуратуры;
• Министерство юстиции;
• Министерство культуры;
• ИнтерРАО — Уорли Парсонс;
• Казаньоргсинтез;
• Стеклозавод Елизово;
• Сегежский целлюлозно-бумажный комбинат;
• АТЛАНТ.

Список используемых источников

http://www.cs-consult.ru
http://www.eos.ru

Web-интерфейс

Поиск

Обзор папки

Уведомления о новых событиях системы

Окно карточки документа

Разработчик: ИнтерТраст, г. Москва
Сайт: http://companymedia.ru, http://www.intertrust.ru
Стоимость СЭД: **

CompanyMedia представляет собой систему электронного документооборота на базе Lotus Notes/Domino предназначенную для автоматизации документооборота как в коммерческих компаниях, так и в органах государственной власти.

Модули и функции СЭД CompanyMedia

1. Делопроизводство — модуль предназначен для автоматизации внутренних и внешних электронных коммуникаций. Подсистема объединяет такие компоненты, как «Входящие документы», «Исходящие документы», «Внутренние документы» и другие. В модуле реализовано сочетание современных моделей ведения бизнеса и лучших практик российского документооборота и делопроизводства (ГСДОУ).
   Функции модуля:
   • фиксирование всех реквизитов документов в соответствии с ГСДОУ и требованиями заказчика;
   • контроль исполнения документа в целом, отдельных поручений и исполнителей;
   • фиксирование в системе передачи бумажных экземпляров и копий (смешанный документооборот);
   • автоматическое формирование дел при отнесении документов к номенклатурным делам;
   • поиск по набору реквизитов или по контексту;
   • построение отчётов по найденным или выделенным документам в соответствии с шаблоном отчёта;
   • заверение содержания документов, поручений и отчётов об исполнении с помощью ЭП;
   • возможность учёта в системе всей (в том числе нерегистрируемой) входящей корреспонденции;
   • работа с сопроводительными письмами в рамках электронного документооборота;
2. Нормативные и распорядительные документы — модуль предназначен для публикации и хранения официальных, действующих на предприятии, а также устаревших нормативных и распорядительных документов. Модуль позволяет управлять комплексом документов, к числу которых относятся государственные и корпоративные нормативные акты, регламенты и инструкции, а также постановления, решения, приказы, распоряжения и указания.
   Функции модуля:
   • подготовка, согласование проектов документов, их публикация и последующее хранение, поддержка версионности, отменяющих и заменяющих документов, полностью и в частях;
   • поддержка ЭП при согласовании и утверждении (подписании) документа;
   • работа с гиперссылками, позволяющими поддерживать базу документов в актуальном состоянии;
   • документооборот в обособленных подразделениях и филиалах, публикация документов филиалами;
3. Договоры — модуль предназначен для автоматизации всего жизненного цикла контрактной документации, включая создание проектов договоров, их согласование, формирование электронного архива.
   Функции модуля:
   • подготовка текста договора на основе шаблонов типовых договоров;
   • подготовка нетиповых договоров, в том числе с поддержкой юридической логики;
   • заключительное визирование договоров ответственным сотрудником или руководителем (ЭП);
   • организация централизованного реестра договоров компании или предприятия в электронной форме (регистрация и учёт, хранение оригиналов и версий договоров, приложений, сопроводительных документов);
   • учёт выдачи и возврата оригиналов документов;
   • организация электронного архива завершённых и расторгнутых договоров;
4. Заявки — модуль автоматизирует процессы, связанные с подготовкой и рассмотрением различных видов заявок, посредством которых подразделения организации взаимодействуют и оказывают услуги друг другу. В основе модуля – карточка «универсальной» заявки, которая может служить шаблоном для реализации заявок разных видов.
   Функции модуля:
   • создание заявки и регистрация их;
   • обработка заявки и контроль их исполнения;
   • архивирование выполненных заявок;
5. Заседания — предназначен для комплексной автоматизации подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний коллегиальных органов, включая заседания наблюдательных советов. Одна из ключевых особенностей модуля – возможность дистанционного участия в работе заседаний с применением планшетных устройств.
   Функции модуля:
   • формирование проекта повестки дня;
   • подготовка вопросов к заседанию (материалов по вопросам, проектов решений и приложений к ним);
   • утверждение повестки заседания;
   • рассылка документов к заседанию и повестки дня участникам заседания;
   • проведение заседания в очной или заочной форме;
   • подготовка и согласование протокола заседания;
   • подписание и регистрация протокола;
   • рассылка протокола участникам;
   • выдача поручений и контроль исполнения решений, принятых по итогам заседания;
6. Корпоративный Электронный Архив — предназначен для организации эффективной работы с архивными документами в соответствии с государственными, отраслевыми и ведомственными нормами. Таким образом, система CompanyMedia обеспечивает решение задач завершающей фазы жизненного цикла документов и замыкает весь комплекс процессов документооборота.
   Функции модуля:
   • «электронное» хранение (документы, которые обрабатываются и хранятся только в электронном виде);
   • бумажное хранение (документы, для которых хранение предусмотрено только на бумажном носителе);
   • смешанное хранение (документы, которые обрабатываются и хранятся как на бумажном носителе, так и в электронном виде).
7. Обращения граждан — модуль ориентирован, в первую очередь, на предприятия и организации, ведущие делопроизводство обращений граждан. Данный модуль позволяет сократить временные затраты на регистрацию, обработку и контроль исполнения обращений физических лиц.
   Функции модуля:
   • регистрация и учёт первичных и повторных обращений;
   • контроль исполнения поручений и хранение результатов в системе;
   • подготовка, хранение и отправка ответных документов (сопроводительных писем и документов, письменных ответов заявителям и др.);
   • построение различных отчётов по обращениям;
   • поиск документов по набору реквизитов, ответственному сотруднику, контексту;
   • предоставление удобных средств контроля за исполнением поручений;
8. Поручения — предназначен для создания и контроля исполнения устных поручений, не связанных с документами.
   Функции модуля:
   • создание поручения (с указанием его автора, исполнителя, срока исполнения);
   • редактирование поручения (изменение текста задания, состава исполнителей, пр.);
   • постановка и снятие с контроля отдельных исполнителей, перенос срока исполнения с указанием причины переноса;
   • поиск поручения, удовлетворяющего заданным критериям;
9. Документы — служит для создания, структурированного хранилища документов, создания тематических каталогов документов для информационной поддержки бизнес-процессов организации. Пользователи получают возможность подготовки и совместной работы с документами, не требующими учёта в делопроизводческих базах.
   Функции модуля:
   • подготовка документов и проектов документов;
   • импорт документов;
   • создание документов по шаблонам и образцам, подготовка их содержания индивиду­ально или в составе группы сотрудников;
   • создание замечаний к документу без изменения его содержимого;
   • изменение статуса документов в процессе работы с ними;
   • распределение прав доступа к документам;
   • согласование, ознакомление, архивирование документов;
   • хранение и использование документов;
   • организация хранения всех документов в иерархических папках с возможностью отне­сения одного документа к нескольким папкам;
   • хранение всех версий документов с возможностью быстро ознакомиться с любой из них;
   • централизованная навигация по всему хранилищу документов;
   • поиск документов по типу, ключевым словам, реквизитам, заголовкам, авторам, датам создания и модификации, другим атрибутам;
   • должностная и личная подписка на документы;
   • передача готовых документов как в модули CompanyMedia, так и во внешние информационные системы.

Бизнес-решения СЭД CompanyMedia

На основе этого был составлен пакет рекомендуемых контентов для 4 видов специалистов (Руководитель, Бизнес-специалист, Управляющий документами, IT-специалист).


Руководитель

Бизнес-специалисту



Управляющему документами

IT-специалисту

Архитектура СЭД CompanyMedia

CompanyMedia имеет 4-х уровневую структуру: уровень технологической платформы (IBM Lotus Notes/Domino), уровень базовых сервисов, уровень прикладных модулей и уровень представления информации (интерфейс пользователя). Каждый из прикладных модулей CompanyMedia имеет возможность осуществлять взаимодействие с другими прикладными модулями или с базовыми сервисами, службами и справочниками. Пользователи CompanyMedia получают доступ к функциям и сервисам системы в интерфейсе, соответствующем их ролям в документообороте. Современные тенденции в построении систем электронного документооборота представлены в статье.
Архитектура обеспечивает:

• Функциональную масштабируемость — подключение любых новых комплектов приложений или баз данных на Lotus Domino, разработанных как специалистами ИнтерТраст или его партнёров, так и специалистами заказчика;
• Интеграцию со смежными корпоративными информационными системами;
• Географическую масштабируемость (неограниченное число рабочих мест, подразделений и вовлечённых в систему организаций);
• Поддержку многоструктурности холдинговых организаций;
• Доставку управленческой информации в территориально-распределённой среде;
• Гибкость в части построения инфраструктуры корпоративного документооборота: возможность как жёстко централизованных конфигураций серверов системы, так и распределённых структур с использованием репликации данных в качестве механизма обмена данными между серверами.

Преимущества СЭД CompanyMedia

• Наличие нескольких типов рабочих мест (для менеджеров и руководителей, работающих в основном с содержанием документа, предметных специалистов, работающих, как правило, с реквизитами документов), отражающих специфику работы с информацией в зависимости от должностных обязанностей сотрудников. Однако это можно расценивать и как недостаток;
• Совместимость системы с различными операционными системами (Sun Solaris, Linux, Windows);
• Интегрируемость CompanyMedia с другими, уже используемыми на предприятии системами (1C, SAP/R3, Галактика), позволяет взаимодействовать с ними, использовать хранящуюся в них информацию;
• В CompanyMedia могут быть использованы технологии, обеспечивающие защищённый, юридически значимый электронный документооборот. В частности, система Locker. Она выполняет операции шифрования и вычисления электронно-цифровой подписи в среде Lotus Notes на основе сертифицированных средств криптозащиты (СКЗИ);
• СЭД CompanyMedia прошла тестирование на соответствие европейским требованиям спецификации MoReq2. В большинстве своём система соответствует данным требованиям.

Недостатки СЭД CompanyMedia

• Система не ориентирована на малый бизнес. Внедрение на число рабочих мест менее 50 экономически неэффективно;
• Тяжеловесность. Всё-таки Lotus Notes/Domino непростая штука, нужен хороший администратор для сопровождения или вы попадёте в пожизненное рабство к поставщику решения;
• Требовательность к ресурсам. Платформа обязывает;
• Стоимость модификации. Вы удивитесь расценкам специалистов по Lotus Notes, когда вам надо будет карточку поменять или разработать бизнес-процесс;
• Зависимость от платформы Lotus Notes/Domino, привязка к компании IBM;

Клиенты СЭД CompanyMedia

• Администрация Новосибирской области;
• Астерра;
• Евразийский банк (Казахстан);
• ОАО Сладонеж;
• Администрация Ямало-Ненецкого АО;
• Администрация города Омска;
• Европейский банк;
• ВТБ Внешторгбанк;
• Администрация города Красноярска;
• Крыловский государственный научный центр;
• Правительство Оренбургской области;
• Тракторные заводы;
• Бинбанк;
• Агентство труда и занятости населения Красноярского края.

Стоимость СЭД CompanyMedia

Стоимость проекта внедрения складывается из стоимости:

• Передачи прав на рабочие места системы (CompanyMedia «Универсальное рабочее место» для ВСЕХ пользователей системы + права на работу в специализированных модулях для предметных специалистов);
• Работ по внедрению системы (конфигурирование, установка, настройка);
• Стоимости серверной лицензии Lotus Notes/Domino и клиентских лицензий;
• Обучения инструкторов, администраторов и пользователей системы.

Расчёт стоимости CompanyMedia

Бизнес-решения и модули CompanyMedia	Стоимость 1 лицензии в руб.
Сервер приложений ActiveFrame
CompanyMedia ActiveFrame(на один сервер)	18 000
Универсальное рабочее место участника электронного документооборота
Лицензия на право работы со всеми СМ-системами. Для которых приобретались специализированные лицензии. Лицензия имеет ограничение согласно текущей лицензионной политики.
CompanyMedia «Универсальное рабочее место»	6 000
Автоматизация документооборота (специализированные рабочие места)
CompanyMedia «Делопроизводство»	12 000
CompanyMedia «Договоры»	12 000
CompanyMedia «Заседания»	12 000
CompanyMedia «Обращения граждан»	12 000
CompanyMedia «Поручения»	6 000
CompanyMedia «Факс»	12 000
Отдельные рабочие места CompanyMedia — Делопроизводство
CompanyMedia «Корпоративный электронный архив»	4 000
Бизнес — системы
CompanyMedia Кейс менеджмент	по запросу
CompanyMedia «Документы» (серверная лицензия)	99 000
Мобильные рабочие места
CompanyMedia «Мобильное рабочее место»	30 000
CompanyMedia «Мобильные кейсы»	по запросу
Locker
LockerCM	4 000
Рабочее место администратора системы
(Лицензия даёт право работы со всеми СМ-системами, приобретёнными Заказчиком)
CompanyMedia «Администратор»	12 000
Дополнительные сервисы (Серверные лицензии)
Центр Отчётов (на одну организацию)	95 000
CompanyMedia «Контроль исполнения поручений руководителя»	95 000
CompanyMedia «Взаимодействие с МЭДО»	95 000

Список используемых источников

http://companymedia.ru
http://www.tadviser.ru


CompanyMedia 4.0

Заседания

Контрольные поручения руководителя

Контрольная карточка заседания

Разработчик: HAULMONT, г.Самара
Сайт: http://www.tezis-doc.ru
Стоимость СЭД Тезис: **

СЭД ТЕЗИС — это готовый продукт для решения классических задач по автоматизации контроля исполнительской дисциплины и процессов документооборота. Система представляет собой платформу для автоматизации бизнес-процессов предприятия Заказчика.

Поставляется в трёх редакциях: Базовая, Стандартная, Расширенная. При этом во всех редакциях возможна работа с задачами (контроль исполнительской дисциплины), документами (оптимизация работы с документами) и канцелярией (автоматизация канцелярии).

Возможности СЭД ТЕЗИС

Модуль «Единый холдинг» разработан специально для организаций с холдинговой структурой и решает задачи автоматизации документооборота и контроля исполнения задач и резолюций в рамках каждой из компаний холдинга.

Для организаций государственного сектора и коммерческих организаций, работающих с обращениями граждан или собирающих обратную связь о качестве предоставляемых товаров и услуг, разработан модуль «Учёт обращений граждан».

При помощи специального модуля система ТЕЗИС легко интегрируется с внешними учётными системами и приложениями.

Возможность работы в системе ТЕЗИС и управление бизнес-процессами с любого мобильного устройства обеспечивается мобильной версией системы.
Создание единой точки доступа для работы с корпоративной информацией обеспечивает специальное решение ТЕЗИС: Портал.

ТЕЗИС: Портал объединяет функциональность системы ТЕЗИС с такими инструментами web-портала, как размещение и совместная работа с документами, размещение корпоративных новостей и объявлений, обмен мгновенными сообщениями.

Система ТЕЗИС как платформа для автоматизации бизнес-процессов

• Конструктор бизнес-процессов позволяет автоматизировать структурированные и регламентированные рабочие процессы организации. С его помощью можно создавать любые схемы движения информации и документов в организации, применительно к различным предметным областям;
• Применение шаблонов процессов и документов сокращает время ввода информации в систему и снижает вероятность ошибок;
• Механизм контроля позволяет соблюдать регламентированные сроки выполнения работ, а также своевременно выявить «узкие участки» процессов;
• Автоматическое формирование детальных отчётов по любым параметрам системы обеспечивает лёгкий сбор актуальной информации для анализа процессов.

Преимущества СЭД ТЕЗИС

Широкие возможности типового решения.
ЕСМ-система ТЕЗИС является готовым решением с простой схемой лицензирования, то есть нет необходимости покупать дополнительные блоки или модули, вся функциональность для автоматизации классического документооборота заложена в типовом решении:

• Контроль исполнительской дисциплины;
• Автоматизация документооборота;
• Электронная канцелярия;
• Дизайнер бизнес-процессов, конструкторы отчётов и нумераторов, дополнительные опции и т. д.;

В стандартной конфигурации системы предусмотрена возможность гибкой настройки интерфейса и процессов без применения средств программирования.
Полноценная работа с удалённых рабочих мест и с любого устройства.
В системе реализован полноценный веб-доступ, что позволяет пользоваться всеми функциями системы вне зависимости от места расположения пользователя. Для работы в системе может использоваться любое доступное устройство с выходом в Интернет.

• Полнофункциональный веб-клиент;
• Работа в любой операционной системе — MacOS, Windows, Linux;

Облегчённый интерфейс для планшетов – только важная функциональность;

• Специальный интерфейс для мобильных устройств.

Короткие сроки внедрения и лёгкость освоения системы.
Особенностью системы ТЕЗИС является высокая скорость внедрения и настройки, достигаемая благодаря следующим преимуществам:

• Простой и интуитивно понятный интерфейс, способствующий быстрому освоению системы;
• Не требуется установка ПО на рабочие места, система устанавливается на сервер Заказчика и запускается через браузер;
• Кроссплатформенность системы позволяет работать под различными серверными ОС и СУБД, без необходимости приобретения дополнительного ПО и переоборудования рабочего места.

Широкие возможности развития системы.
Система ТЕЗИС позволяет автоматизировать широкий спектр задач — специфические и уникальные бизнес-процессы, выходящие за рамки документооборота, в том числе в распределённых компаниях с большим числом пользователей.

• Лёгкое масштабирование, за счёт архитектуры системы (кластеризация, трёхзвенная архитектура);
• Высокий уровень отказоустойчивости, даже при работе на распределённых серверах и при большом количестве пользователей;
• Интеграция с любыми внешними приложениями (веб-сервисы, REST API, обмен XML файлами и другие).

Платформа уровня предприятия.
В основе ЕСМ — системы ТЕЗИС лежит универсальная платформа уровня предприятия, позволяющая автоматизировать индивидуальные бизнес-процессы в различных отраслях.

• Уникальная технология создания проектов расширения, заложенная в архитектуре системы, даёт возможность легко перейти на новую версию системы без отказа от модифицированных функций и модулей;

Недостатки СЭД Тезис

1. Очень дорогое техническое сопровождение со стороны вендора;
2. Бедный функционал системы.

Стоимость СЭД ТЕЗИС

Стоимость СЭД ТЕЗИС

Дополнительные опции

Различия между комплектациями

Стоимость обновлений

Техническая поддержка

Клиенты СЭД Тезис

• ФАУ «Российский морской регистр судоходства»;
• НК «Альянс»;
• ГК «Русская платина»;
• ООО «Самарский инженерно-технический центр»;
• АКБ «Алмазэргиэнбанк»;
• Страховое общество «Помощь»;
• Страховая компания «Алроса»;
• Инвестиционный холдинг «Вашъ Финансовый попечитель»;
• Business Legal Solutions Custos Group (PEGAS Touristik);
• ЗАО «ФИА-БАНК»;
• ОАО «Росспиртпром»;
• ГБОУ ВПО ВолгГМУ Минздравсоцразвития России;
• Мясокомбинат «ВЛАДИ».

Список используемых источников

http://www.tezis-doc.ru
http://www.ecm-portal.ru/practice/software

Расчёт до 100 человек

Карточка задачи

Группировка задач

Мобильный клиент

Задачи

Построение схемы маршрута

Дизайнер процессов

Разработчик: Компания «АйДи – Технологии управления» (ID-Management Technologies), Москва
Сайт: http://www.id-mt.ru
Стоимость СЭД: ****

«АйДи — Технологии управления» предлагает полный цикл работ по разработке и внедрению СЭД, которые позволяют хранить данные, находить их в системе, обеспечивать оперативное согласование документации, отслеживать сроки исполнения и качество работы сотрудников.

Модули и функции СЭД «АйДи — Технологии управления»

1. Управление документами:
   • подготовка документов;
   • ведение документооборота компании в электронном виде;
   • размещение документов в хранилище, версия документа сохраняется без изменения оригинала;
   • возможность создания документов по шаблонам;
   • обсуждение, ознакомление, согласование/подписание/регистрация, рассылка уведомлений пользователям по документам;
   • контроль исполнения документов;
   • формирование отчётов исполнительской дисциплины;
   • ведение электронного архива документов;
   • надёжное хранение документов, используемых в бизнес-процессах;
   • исключение потери или повреждения данных и документов;
   • контроль действий пользователей и сохранение истории бизнес-процесса;
   • контроль информационных ресурсов, управление вводом, индексированием, публикацией, распространением документов;
   • настраиваемая система каталогов;
   • централизованная навигация по всему хранилищу документов;
   • полнотекстовый и атрибутивный поиск документов;
   • поддержка структуры организации в режиме on-line;
2. Договорной документооборот.

   В состав модуля «Договорной документооборот» входят:

   • подсистема согласования договоров: контроль подготовки и согласования договорной документации с возможностью настройки любого маршрута;
   • подсистема шаблонов типовых форм договоров: разработка, публикация для общего доступа, а также актуализация утверждённых шаблонов типовых форм договоров;
   • подсистема интеграции с учётной системой;
   • подсистема мониторинга: контроль регламентированных сроков обработки договорных документов, включая согласование, отправку и получение оригиналов, подписанных контрагентом, выполнения сторонами обязательств по договору и т. д.

   Функционал модуля «Договорной документооборот» включает:

   Формирование карточки договорного документа и запуск на согласование:

   • автоматическая проверка полномочий визирующего — связь с организационно-распорядительной документацией;
   • поддержка истории изменения карточки договорного документа;
   • поддержка иерархии договорных документов;
   • хранение полного комплекта договорных документов по одному договору в привязке к регистрационной карточке договора;

   Согласование договоров:

   • формирование и поддержка маршрутов согласования договоров с возможностью согласования проекта документа;
   • настройка инструментов фиксирования и обработки замечаний по проекту договорного документа;
   • подписание и регистрация договора. Автоматическое формирование и присвоение номера договорному документу. Присвоение статуса «Действующий». Передача статуса в учётную систему;

   Управление реестром договоров и контроль процесса закрытия договора:

   • ведение сквозного реестра всех заключённых договоров с возможностью формирования выборок по атрибутам, определённым пользователем;
   • формирование аналитической отчётности по действующим/закрытым договорам, включая контроль исполнения обязательств – необходимость закрытия или пролонгации;
3. Технический документооборот.

   В состав модуля «Технический документооборот» входят:

   • подсистема формирования проектно-сметной документации;
   • подсистема согласования проектно-сметной документации;
   • подсистема нормативно-технической документации;
   • подсистема интеграции с внешними системами;
   • подсистема контроля исполнительской дисциплины;
   • подсистема распределения затрат и управления проектом.

   Модуль «Технический документооборот» автоматизирует работу со следующими видами документов:

   • электронная документация на стадии разработки изделий (спецификации, чертежи, пояснительные записки);
   • сметная документация;
   • сопроводительная документация (инструкции, эксплуатационные и ремонтные документы).

   Функции СЭД «АйДи — Технологии управления»:

   формирование карточки проекта:

   • создание и заполнение атрибутов карточки проекта;
   • прикрепление сопроводительной документации;
   • поддержка истории изменения атрибутов карточки и версий документации;

   Согласование проектно-сметной документации:

   • формирование и поддержка маршрута согласования документов;
   • настройка инструментов фиксирования и обработки замечаний по проектам документов;
   • ведение совместной разработки изделий;
   • ведение совместной разработки документации;
   • получение отчётов текущей реализации проекта изделий;
   • получение отчётов распределения трудозатрат по текущим проектам.
4. Финансово-экономический документооборот.

   Функции модуля «Финансово-экономический документооборот»:

   • хранение и просмотр файлов документов;

   Ведение информации о финансовых первичных документах:

   • создание и заполнение атрибутов регистрационной карточки финансово-экономического документа;
   • поддержку истории изменения карточки, версионность электронного образа;
   • поддержку взаимосвязей с документами (например, договорами);
   • автоматизацию процессов обработки документов;
   • поиск документов по полям их регистрационных карточек и содержимому файлов;
   • формирование выборок документов;
   • возможность массовой печати файлов документов;
   • управление доступом к документам на основе ролевых полномочий.

Преимущества СЭД «АйДи — Технологии управления»

• масштабируемость, позволяющая управлять неструктурированным содержанием на предприятии любого размера;
• многоуровневая и гибкая модель безопасности;
• кроссплатформенность, поддерживающая работу со всеми основными операционными системами;
• поддержка открытых стандартов;
• интегрированная с платформой подсистема потокового сканирования и распознавания документов Captiva;
• Модуль «Федерация», который позволяет объединить все СЭД в единое информационное пространство.

Клиенты СЭД «АйДи — Технологии управления»

• ОАО «Россети»;
• ОАО «Газпром нефть»;
• ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (ОАО «ФСК ЕЭС»);
• ГОСКОРПОРАЦИЯ ««РОСАТОМ»»;
• ОАО «СИБУР»;
• Ренессанс Капитал;
• Московская школа управления СКОЛКОВО;
• ОАО «Международный аэропорт Внуково»;
• Международный аэропорт Шереметьево.

Список используемых источников

http://www.id-mt.ru

Главное меню системы

Окно справочника организационной структуры

Карточка документа. Доп. согласования

Карточка документа. Версии

Создание исходящего документа

Разработчик: TerraLink, Канада, имеет представительство в Москве.
Сайт: http://www.terralink.ru
Стоимость СЭД: *****

Разрабатывает решения на платформах Documentum, OpenText, SAP и т.д.

Documentum — это полнофункциональная ECM платформа, предназначенная для управления неструктурированной информацией предприятия (различные типы документов, цифровые медиаданные, содержание Интернет-сайтов). Платформа Documentum позволяет не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процесс-ориентированную связь различных информационных систем между собой.

TerraLink имеет в портфолио множество решений для различных заказчиков, на разных платформах, реализующие различные функциональные наборы. Компания, по сути, является интегратором, который разрабатывает решения различного уровня под заказчика на различных платформах. Как таковой коробочной версии у TerraLink нет.

Назначение EMC Documentum:

• Управление документами и бизнес-процессами их обработки;
• Управление содержанием веб-сайтов и корпоративных порталов;
• Управление цифровыми медиаданными;
• Взаимодействие со средствами сканирования/распознавания;
• Управление проектами и коллективной работой.

Модули и функции EMC Documentum

1. ОРД — это модуль, обеспечивающий автоматизацию работы с организационно-распределительными документами.

   Возможности:

   • Входящая корреспонденция;
   • Исходящая корреспонденция;
   • Внутренняя документация (записки служебные и докладные записки, материалы совещаний и заседаний);
   • Организационно-распорядительная документация (приказы, решения, распоряжения, протоколы);
   • Поручения и другие документы;
2. Договоры — это комплексное автоматизированное документационное обеспечение договорной работы и закупочной деятельности компании.

   Возможности:

   • Договоры поставки/оказания услуг;
   • Договоры подряда/аренды;
   • Другие доходные и расходные договоры, согласно ГК РФ;
   • Гарантийные письма;
   • Доверенности;
   • Претензии и исковые заявления;
3. Финансовый архив — это модуль, позволяющий автоматизировать обработку и хранение первичных финансово-хозяйственных документов.

   Возможности:

   • Счёта;
   • Счёта-фактуры;
   • Акты выполненных работ и акты сверок;
   • Товарно-транспортные накладные;
   • Платёжные поручения;
   • Прочие первичные учётные документы, значимые, с точки зрения отражения хозяйственной деятельности, в бухгалтерском учёте;
4. Технический архив — модуль предназначен для управления инженерно-техническими и проектными документами.

   Возможности:

   • Описи пакетов входящей/исходящей технической документации;
   • Паспорта оборудования;
   • Проектные и инженерно-технические документы;
   • Заказы на ремонт и обслуживание, протоколы и отчёты;
   • Протоколы анализа дефектов оборудования и другие документы.

Архитектура EMC Documentum

Система реализована в классической трехуровневой архитектуре (сервер баз данных, сервер приложений, клиент), позволяющей оптимальным образом распределить нагрузку на вычислительные ресурсы, а также обеспечить максимальный уровень защищенности хранения и передачи данных.

В основе системы находится реляционная база данных, обеспечивающая механизмы транзакционной обработки структурированных запросов, базовые возможности по хранению и индексированию данных. В качестве сервера баз данных могут выступать: системы Oracle Database или Microsoft SQL Server.

Бизнес-логика системы находится на сервере приложения Documentum Content Server, который обеспечивает реализацию функциональной модели обработки документов, отвечает за распределение нагрузки на вычислительные ресурсы, а также за безопасность обращений клиентов к хранилищу данных.

Недостатки EMC Documentum

• Documentum обладает излишней функциональностью для классических СЭД и сложностью в обслуживании;
• Крайне высокая цена лицензий, обслуживания и модификации;
• Требовательность к ресурсам и тяжеловесность;
• Платформа EMC Documentum в первую очередь Enterprise Content Management, на котором управление документооборотом согласно российским практикам реализуется не очень хорошо.

Клиенты TerraLink

• Мегафон;
• UniCredit Bank;
• Тойота Мотор;
• Джонсон и Джонсон;
• ТНК-ВР Бизнессервис;
• Fortum;
• Русский Стандарт.

Список используемых источников

http://www.terralink.ru

Разработчик: Компания NAUMEN, Москва
Сайт: http://www.naumen.ru
Стоимость СЭД: ***

Система управления документооборотом Naumen DMS обладает обширными возможностями в управлении документами и бизнес-процессами, связанными с документами. Раньше существовала в виде отдельной системы NauDoc, но в данный момент NauDoc не поддерживается и не распространяется:
http://www.naudoc.ru/

Модули СЭД NAUMEN

1. Делопроизводство;
2. Управление документами (СЭД/ECM);
3. Управление процессами (BPM);
4. Электронный архив (EAS);
5. Конструктор отчётов;
6. Потоковый ввод;
7. Импорт документов и справочников;
8. Мобильный интерфейс;
9. Рабочее место руководителя;
10. Электронная подпись и защита данных;
11. Штрих-кодирование документов;
12. Файловое хранилище.

Функциональные возможности СЭД NAUMEN

1. Хранение документов и разграничение прав доступа к ним.
   Функции хранения структурированных и неструктурированных данных в электронном виде являются основными в Naumen DMS. Подсистема прав доступа разграничивает доступ к данным, которые содержатся в отдельных объектах системы (документы, папки, справочники, журналы);
2. Поиск документов. Поиск может проводиться по названию и содержанию документа, в том числе по содержанию приложенного файла, а также по различным критериям поиска. Пользователь может сохранять поисковые запросы для дальнейшего использования;
3. Регистрация документов в журналах.
   Автоматизация документооборота на базе Naumen DMS предлагает все необходимые инструменты для канцелярской работы с документами, в том числе для регистрации документов в электронных журналах, соответствующих виду документа. Процедура регистрации может производиться в ручном и автоматическом режиме. Например, при смене состояния документа. При ручном режиме регистрации можно определить порядок регистрации: в штатном порядке, на месте пропуска или после какого-либо зарегистрированного ранее документа;
4. Контроль исполнения задач и поручений. В СЭД реализована возможность назначения задач по документам для контроля исполнения, ознакомления, согласования и т. д. Пользователь Naumen DMS имеет собственные списки входящих и исходящих задач. Задачи могут назначаться как конкретным сотрудникам, так и элементам организационной структуры (должностям и подразделениям) и группам сотрудников. При назначении заданий можно указывать даты начала и окончания, прикладывать документы, выбирать ответственных и устанавливать приоритеты. Также можно задавать порядок согласования (последовательный или параллельный);
5. Формирование отчётов.
   В Naumen DMS имеется собственный генератор отчётов, позволяющий настраивать отчёты различной сложности. Отчёты могут храниться в системе и экспортироваться в табличные форматы. Система содержит ряд встроенные отчётов
6. Автоматизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом.
   Naumen DMS позволяет настраивать процессы обработки документов двумя способами. Упрощённая разработка процессов выполняется с помощью настройки жизненных циклов документов и на базе типовых действий с документами (регистрация, перемещение, создание новой версии, запуск типового подпроцесса и др.). Для упрощённой настройки может быть использован собственный дизайнер жизненных циклов Naumen LCM, позволяющий осуществлять настройку в графическом виде.
   Для более сложных процессов, в том числе и для интеграционных межсистемных процессов, предусмотрено отдельно приложение-редактор и сервер выполнения процессов, использующий стандартизованную нотацию и модель бизнес-процессов – BPMN (англ. Business Process Model and Notation). Вместе с Naumen DMS поставляется сервер выполнения процессов Activiti BPM, обладающий также и графическим дизайнером процессов. Данная технология позволяет разрабатывать системы класса BPM и EAI.

Преимущества СЭД NAUMEN

• Обеспечение сертификации на соответствие требованиям стандарта ISO 9001:2000;
• Тонкий клиент, облегчающий сопровождение и распространение системы
• Поддержка различных операционных систем на сервере приложений: Red Hat Enterprise Linux, SUSE Linux Enterprise Server, Debian GNU/Linux, Microsoft Windows Server;
• Поддержка UltraSPARC под управлением Solaris OS, OpenSolaris;
• Поддержка различных СУБД: Oracle, PostgreSQL, MS SQL Server;
• Система поддерживает управление бизнес-процессами;

Недостатки СЭД NAUMEN

• Cложный процесс обучение сотрудников.
• Компания не клиентоориентированая, какой-то внятной информации по системе добиться затруднительно.

Стоимость СЭД NAUMEN

Для использования системы электронного документооборота Naumen DMS необходимо приобрести базовую серверную лицензию и пользовательские лицензии. Их стоимость зависит от редакции Naumen DMS.

Базовая серверная лицензия – от 15 000 до 45 000 р.

Именная пользовательская лицензия – от 3 000 до 8 000 р.

Конкурентная пользовательская лицензия – от 4 000 до 10 000 р.

Примерно 1,5 млн. под «ключ» на 100 человек в максимальной комплектации.

Клиенты СЭД NAUMEN

• Газпром телеком;
• AsiaCredit Bank (АзияКредит Банк);
• Администрация города Кургана;
• Министерство внутренних дел РФ;
• Правительство Курганской области;
• ГЛОБУС-ТЕЛЕКОМ (дочерняя компания ОАО «Ростелеком»);
• ЕСП-сервис;
• Нефтетранспорт;
• Тверской экспресс.

Список используемых источников

http://www.naumen.ru

Карточка папки

Карточка документа

Входящая корреспонденция

Запрос на исполнение

Действующие договоры

Разработчик: M-Files Inc., Финляндия; партнёр в России – Компания FTS, Москва
Сайт: http://www.fts-eu.com
Стоимость СЭД: *****

M-Files ECM – по сути, простая система электронного архива, хранилище файлов с возможностью запускать некоторые бизнес-процессы, связанные с хранящимися файлами. Система решает проблемы хранения, поиска и просмотра документов и автоматизирует бизнес-процессы, связанные с документами.

Основные характеристики СЭД M-Files:

Привычный для пользователя ПК интерфейс:

Полная интеграция с Windows Explorer.
Хранилище документов доступно через виртуальный диск;

• Использование технологии drag and drop для сохранения документов, сообщений электронной почты и других файлов;

Контроль версий документов:

• Операции изъятия и возврата документа предотвращают проблемы одновременного редактирования данных check данных check out/ check in;
• Автоматическое сохранение предыдущих версий документа;
• Протоколирование изменений документа (кем и когда изменён, комментарии);
• Возможность автоматического присвоения имени и номера документа;

Быстрый поиск требуемых документов:

• M-Files ECM даёт возможность найти нужный документ просто введя ключевое слово в окне поиска. Поиск осуществляется как по реквизитам, так и по содержанию документа;
• Динамическое отображение документов в зависимости от выбранной группировки;
• Доступность одного и того же документа в различных папках без необходимости создания копий;

Возможность удалённой работы с документами:

• Возможность просматривать, создавать, редактировать, и хранить документы в режиме offline с последующей автоматической синхронизацией;
• Возможность работы через Web-браузер, включая пользователей Mac и Linux;
• Доступ к M-Files ECM с мобильных устройств на базе Android, iOS, Windows Phone;
• Репликация увеличивает скорость работы с документами на удалённых компьютерах;

Безопасность данных:

• Разделение прав на документы и папки;
• Совместимость с Microsoft Active Directory;
• Автоматическое резервное копирование данных в соответствии с определённым графиком;

Совместная работа с документами:

• Уведомления по E-mail о создании и изменении документа;
• Распределение задач по работе с документом между пользователями;
• Возможность настройки процессов согласования документов;

Гибкая настройка папок и свойств документов:

• В M-Files ECM возможно настроить свойства документов для их группировки и поиска, в том числе с использованием списков значений и полей-фильтров;
• Возможность работы со связанными документами, использование шаблонов при создании документов;
• Управление данными о клиентах, проектах или любыми другими данными в зависимости от настроек системы;

Простая установка и настройка:

• Мастер установки даёт возможность установки пользователю самостоятельно установить систему M-Files;

Загрузка существующих файлов в M-Files ECM при помощи технологии drag and drop;

• Работа с M-Files не требует специальных технических знаний;

Интеграция с другими приложениями:

• Интеграция с любыми внешними системами (CRM, ERP, 1С и др.);
• Импорт файлов в систему со сканеров и многофункциональных устройств;
• Импорт e-mail сообщений с mail сервера;
• Возможность использования интерфейса разработчика M-Files API;

Совместимость:

• M-Files поддерживает все файловые форматы, такие как Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF, CAD, рисунки, сканированные бумажные документы, электронные письма и вложения и др.;
• M-Files использует стандартные команды для работы с файлами такие как: Открыть, Сохранить, Сохранить как, и др.;
• M-Files интегрируется с приложениями Microsoft Office, Microsoft SharePoint, Microsoft CRM, AutoCAD.

Решения СЭД M-Files

Основные функциональные модули СЭД M-Files:

• Документы – структурированное хранение всех документов, связанных с оборудованием и основными средствами, техобслуживанием и ремонтами;
• Объекты и оборудование — ведение справочника основных средств (объектов недвижимости, производственных площадок и оборудования);
• Поставщики — ведение справочника поставщиков и подрядчиков;
• Персонал — ведение справочника сотрудников компании;
• Техобслуживание и ремонт — ведение графиков планово-предупредительных и ремонтных работ, создание и отслеживание выполнения заказ нарядов;
• Проекты – управление проектами по выводу/вводу в эксплуатацию и ремонту оборудования и основных средств;
• Склад – учёт материально-технических ресурсов;

M-Files TMS Управление задачами и поручениями. Система M-Files Task Management Solution (TMS) предназначена для организации своевременного выполнения задач и поручений и управления этими процессами.
M-Files TMS обладает следующими возможностями:

• Группировка задач по определённым критериям в динамических папках;
• Гибкая сортировка задач;
• Назначение задач разного типа: разовые, периодические, собрание и т. д.;
• Прослеживаемая история делегирования;
• Назначение групповых и индивидуальных задач;
• Автоматическое изменение статуса задач;
• Добавление релевантных документов к задачам;
• Расширенный поиск по метаданным и контексту;
• Регистрация затраченного времени на выполнение и установленного срока;
• Постановка, делегирование, утверждение, доработка задач;
• Регистрация собраний;
• Автоматическое создание задач при выполнении корпоративных бизнес-процессов;
• Отслеживание процентов выполненных задач и графическое представление;
• Статистика по выполнению задач по каждому сотруднику в персональных карточках;
• Регистрация запросов от сотрудников и создание задач на основе запросов M-Files Capture;
• Сканирование документов;
• Идентификация страниц;
• Классификация документов;
• Индексация документов;
• Форматирование и сжатие документов;
• Экспорт в ECM/СЭД-систему.

M-Files HRM Управление персоналом. Система M-Files HRM предназначено для управления документами и данными по персоналу компании;

• Управление личными делами и документами текущих / будущих сотрудников организации
• Разработка модели компетенций / краткое описание требований по каждой позиции в организации
• Управление аттестациями отдельных сотрудников
• Планирование профессиональной подготовки сотрудников на основе их опыта, навыков и интересов
• Автоматизация рабочих процессов HR, например, приём нового сотрудника на работу
• Интеграция с Microsoft Outlook и другими приложениями пакета MS Office

M-Files QMS Управление качеством. M-Files QMS – решение для управления качеством, которое помогает производственным и другим компаниям выполнять требования к документации, связанные с:

• Применением стандартов качества, таких как ISO 9001;
• Стандартами FDA 21 CFR Part 11 и EU GMP Annex 11;
• Аудитами по всем вышеперечисленным пунктам.
• Документооборот: организация и управление всеми, связанными с качеством, документами (СОП, ТУ, регламенты и др.), с сохранением всех версий документов, обеспечением безопасности, обязательными процессами согласования и публикации документов;
• Контроль качества: управление аудитами и инспекциями качества, эффективная обработка и документирование отклонений и корректирующих действий;
• Автоматизация задач: автоматизация и документирование повторяющихся задач и процессов, автоматические напоминания пользователям;
• Персонал: назначение прав доступа пользователей на основе ролей, документирование опыта и квалификации сотрудников и подрядчиков;
• Обучение: планирование курсов обучения и повышения квалификации, учёт участников и результатов обучения;
• Справочники и реестры: создание и управление справочникам конкретной компании, в том числе основных средств, ТМЦ, программного обеспечения;

M-Files PFM Управление закупками. Система M-Files PFM предназначена для согласования документов и управления бизнес-процессами, связанными с закупками товаров и услуг для внутренних потребностей организаций.

Система M-Files PFM (Procurement Flow Management) предоставляет следующие функциональные возможности:

• Регистрация и утверждение поставщиков;
• Формирование заказов на закупку и заявок на оплату с привязкой к центрам затрат, статьям бюджета и их согласование уполномоченными лицами;
• Проведение тендеров и управление процессом выбора оптимального поставщика;
• Формирование и утверждение договорных документов;
• Хранение истории закупок — заявок, предложений, заказов, договоров и их одобрений;
• Возможность получения статистики и отчётов по закупкам и оплатам;

M-Files PM Управление проектами. Позволяет осуществлять комплексное управление проектами, координацию проектной команды, взаимодействие с поставщиками и заказчиками, и организацию документооборота в рамках проекта;

• Управление проектной документацией;
• Единое хранилище всех документов и данных;
• Доступ всем участникам в соответствии с их полномочиями;
• Быстрый полнотекстовый поиск;
• Контроль версий / история изменений;
• Электронное согласование документов;
• Назначение и контроль выполнения задач;
• Автоматические напоминания о задачах и сроках;
• Календарь задач и диаграмма Ганта проекта.

M-Files Capture Сканирование и классификация документов – это решение для сканирования и классификации документов. Решение позволяет обрабатывать документы, входящие со сканеров и из сетевых папок и сохранять их в хранилище ECM-системы M-Files с метаданными:

• Сканирование документов;
• Идентификация страниц;
• Классификация документов;
• Индексация документов;
• Форматирование и сжатие документов;
• Экспорт в ECM/СЭД-систему.

Новый подход в построении облачной инфраструктуры описан в данной статье.

Преимущества СЭД M-Files

1. M-Files поддерживает интеграцию с Salesforce CRM, Microsoft Dynamics CRM и NetSuite;

2. Облачная SaaS версия M-Files устраняет необходимость приобретения и настройки сервера, и предоставляет все функции коробочной версии;

3. Отслеживание задач в календаре;

4. Персональный учёт – ведение отдельных карточек по каждому сотруднику с приложением квалификационных документов, резюме, портфолио, сведениями по условиям найма и т. д. позволяет отслеживать развитие потенциала сотрудников.

Недостатки СЭД M-Files

• M-Files в первую очередь система хранения контента, классический документооборот не реализован в полном объёме (доступно согласование, обсуждение и пересылка документов);
• Отсутствие явного контроля сроков исполнения задач;
• Использование толстого клиента подразумевает повышенные требования к рабочим места (веб-версия рекомендована для пользователей систем, отличных от Windows и ограничены в функциональности);
• Интеграция с Windows-проводником является как достоинством, так и недостатком данной системы в плане интерфейсных решений и удобства использования.

Стоимость СЭД M-Files

Стоимость составляет, примерно, 46 000 – 52 000 – 1 рабочее место. Однако зависит от модулей, подключённых в системе.

Клиенты СЭД M-Files

• Окей;
• NFQ;
• KCK;
• Тройка;
• РА Командор.

Список используемых источников

http://www.fts-eu.com
http://www.ecm-portal.ru/practice/software

Основное меню

Автоматическое отслеживание версий документов

Связь документов с клиентами, проектами и другими учётными данными

Полнотекстовый поиск

Создание документов из шаблона с автозаполнением и присвоением названия

Разработчик: Cognitive Technologies, Москва
Сайт: http://www.evfrat.ru
Стоимость СЭД: *

«ЕВФРАТ-Документооборот» (Е1) – система электронного документооборота, предназначенная для автоматизации процессов делопроизводства, создания электронных архивов документов, организации корпоративного документооборота, автоматизации типовых бизнес-процессов. В качестве платформы используется собственная разработка компании – Cognitive Nexus, используемые СУБД (в том числе и бесплатные) — MS SQL Server, MySQL, Oracle, возможна реализация проектов и на других СУБД. Система может быть настроена для удовлетворения потребностей отдельных пользователей. Для этого реализован скриптовый язык, а также API для внешних плагинов и приложений.

Е1 разработана в соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Система позволяет автоматизировать документооборот организации как в соответствии с требованиями ГОСТа по делопроизводству, так и с требованиями регламента, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Конфигурации (Модули СЭД ЕВФРАТ)

1. Управление документами (DMS)
1.1. Электронный документооборот — решение для работы с документами.
Возможности:

• Регистрация документов, в том числе полученных по электронной почте, созданных в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или с помощью Проводника MS Windows;
• Распределение документов по потокам, отражающим номенклатуру дел компании;
• Поддержка смешанного электронного и бумажного документооборота;
• Создание собственных форм документов без программирования, с использованием графического дизайнера форм;
• Возможность построения отчётов и аналитических справок;
• Автоматическое ведение журналов;
• Автоматическая генерация номера и даты документа;
• Автоматическая проверка новых документов на дублирование по заданным реквизитам карточки;
• Работа с проектами документов;
• Отслеживание хода исполнения поручений;
• Регистрация бумажных и электронных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ;
• Поддержка номенклатуры дел и индивидуальной настройки папочной структуры документов;
• Поддержка маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);
• Поиск документов(атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учётом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);

1.2. Делопроизводство — решение для организации делопроизводства в компании или органах власти. Соответствие стандарту ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.
Возможности:

• Формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов) без программирования;
• Интеграция с МЭДО;
• Поддержка усиленной ЭП для работы с государственными органами;
• Поддержка бизнес-процессов;
• Планирование и управление ресурсами предприятия в рамках существующих бизнес-процессов;
• Автоматизирование административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль их выполнения);
• Организация и контроль деятельности персонала, учёт и планирование рабочего времени;
• Оперативный обмен официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т. п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

1.3. Управление договорами — решение для поддержки жизненного цикла работы с договорами (подготовка проекта, согласование, регистрация, исполнение, хранение, версионность).
Возможности:

• Подготовка и согласование договоров;
• Контроль хода исполнения договора с помощью планировщика задач по договору;
• Составление отчётов по договорной деятельности;
• Поиск договоров по различным реквизитам;
• Работа с первичными бухгалтерскими документами в Е1;
• Согласование оплат;
• Создание различных маршрутов согласования для различных типов счётов;
• Интеграция Е1 с 1С: Предприятие 8.0, 8.2;
• Интеграция справочников контрагентов для 1С;
• Вызов документов, зарегистрированных в Е1 непосредственно из пользовательского интерфейса 1С (в рамках проектного решения);
• Открытый API для интеграции с учётными системами;

1.4. Просмотр и печать — решение для просмотра и печати документов без использования дополнительного ПО.
Возможности:

• Поддержка наиболее распространённых форматов файлов (*.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.ppt, *.ppts, *.jpg, *.gif, *.tif, *.pdf, *.bmp, *.pdf/a и многих других);
• Предварительный просмотр документов с помощью встроенного viewer-a;

2. Автоматизация бизнес-процессов (BPM)
2.1. Автоматизация бизнес-процессов — позволяет автоматизировать бизнес организации в таких процессах, как согласование и обработка документов, ознакомление с документами, выдача поручений и контроль их исполнения, обеспечение взаимодействия между сотрудниками и многоe другое. Автоматизация бизнеса обеспечивается за счёт применения в системе свободных и жёстких маршрутов (workflow) движения документов. Маршруты создаются и редактируются в удобном графическом редакторе.
Возможности:

• Создание любого количества поручений, согласований и ознакомления;
• Построение иерархической цепочки выполнения задач;
• Построение типовых маршрутов и нестандартных маршрутов работ по документу;
• Задачи могут быть выданы как на конкретного пользователя (роль, должность), так и на группу с определяемыми правилами разбора заданий внутри группы;

2.2. Контроль исполнения заданий — решение для контроля за исполнительской дисциплиной сотрудников.
Возможности:

• Контроль деятельности сотрудников любой организации на основании данных системы;
• Контроль работы по документам, отдельным маршрутам или поручениям;
• Все данные можно хранить в динамически настроенных и обновляемых папках, чтобы актуальная информация о сотрудниках была всегда легкодоступна;
• Создание периодических задач или контроль сроков исполнения важных задач как одного сотрудника, так и всей рабочей группы в целом;

2.3. Согласование и ознакомление.
Возможности:

• Создание маршрута согласования;
• Отправка на ознакомление;
• Подтверждение согласование с помощью ЭП;
• Организация группового ознакомления;
• Контроль хода исполнения работ по документу;
• Выставление срока согласования;

2.4. Делегирование — решение для делегирования полномочий, обязанностей и замещения должностей.
Возможности:

• Возможность исполнения заместителями ролей, замещаемых ими сотрудников;
• Поддержка работы постоянных заместителей (уполномоченных пользователей);
• Гибкая система настройки прав заместителей;
• Автоматическое снятие прав с заместителя в момент входа в систему замещаемого сотрудника;

2.5. Автообработка — решение, которое позволяет автоматизировать большинство повторяющихся операций.
Автоматизированны такие операции, как:

• Регистрация документов;
• Присоединение файлов;
• Запуск документов по типовым маршрутам;
• Создание связей между документами;
• Отправка документов по электронной почте;
• Назначение исполнителя документа, срока его исполнения и контролера;
• Формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам.

Возможности:

• Автоматическая регистрация проектов документов на основании информации, полученной из следующих источников: письма электронной почты, данные, указанные в web-форме (вместе с присоединёнными файлами), помещённые в определённую папку файлы;
• Запуск по маршруту проектов документов, зарегистрированных на основе импортированных данных;
• Автоматическая регистрация проектов документов в требуемых пользователю потоках;
• Проверка папки через определённые промежутки времени с целью обнаружения новых незарегистрированных документов;
• Использование возможности настройки регистрации проекта документа на основании файлов, помещённых в папку только при наличии файла с определённым расширением;
• Регистрация документов в указанном потоке в автоматическом режиме;
• Использование автоматической постановки документа на маршрут;
• Использование автоматической постановки на контроль исполнения;
• Использование возможности работать вместе с системой автоимпорта;
• Отправка письма по электронной почте по заранее настроенному шаблону;
• Создание отчётов по документам;
• Создание файлов Microsoft Word по заранее настроенному шаблону;
• Создание связей между документами (указание связанных документов);
• Создание подпоручения и дочерние согласования;
• Присоединение файлов к любому документу комплекса;
• Автоматическое снятие документов с контроля;

3. Архив (EAS)
3.1. Электронный архив — решение для организации электронного архива (в том числе и в соответствии с требованиями ГОСТ). Также Е1 обеспечивает ведение единой базы данных, исключающей дублирование документов и информации.
Возможности:

• Хранение в оперативном архива;
• Хранение документов осуществляется в папках (делах) с учётом установленных сроков хранения;
• Возможна установка связи между архивными документами и документами, находящимися в оперативном документообороте;
• Система обеспечивает мгновенный поиск документов по любому виду запроса;

3.2.Обработка первичных документов — решение для сканирования и распознавания бумажных документов.
Возможности:

• Сканирование и распознавание документов;
• Прикрепление отсканированных документов к регистрационным карточкам;
• Поиск по штрих-коду;

3.3. Сканирование и распознавание — решение для создания документов с помощью сканирования.
Возможности:

• Использование быстрого распознавания содержания документа с высокой степенью точности;
• Соотношение распознанного содержимого документа со стандартными реквизитами РКК;
• Использование автоматического заполнения РКК из содержимого документа;
• Настройка автоматической постановки перенесённого документа на соответствующий ему маршрут;

4. Совместная работа (Collaboration)
4.1. Шаблоны документов.
Возможности:

• Формируйте документы в формате Microsoft Word по заранее настроенному макету;
• Использование совместной работы с модулем автоматической обработки документов;
• Использование автоматического присоединения сформированного шаблона в таблицу «Присоединённые документы» на РКК;
• Использование необходимого количества шаблонов;
• Использование быстрой печати без вызова MS Word;
• Просмотр кратких карточек документов;
• Просмотр связанных документов и приложенных файлов;
• Запуск документов по стандартным маршрутам;

4.2. Управление версиями документов — решение для организации коллективного взаимодействия с документами.
Возможности:

• Версионность документов;
• Создание подверсий при согласовании;
• Сравнение разных версий с помощью Word;
• Визуальное отображение изменений файлов;
• Сделанных в режиме правки, и комментариев;

4.3. Отслеживание изменений и связки -решение, которое позволяет отслеживать работу сотрудников при любой операции с задачей.
Возможности:

• Отслеживание хода исполнения задач по маршруту;
• Комментирование к задачам на каждом этапе её выполнения;
• Контроль всей существующей деятельности;
• Просмотр хода исполнения как по отдельной задаче, так и по всему маршруту в целом;
• Перекрёстные ссылки;

5. Удалённый доступ (Web Content Management)
5.1. Лёгкий клиент — решение, созданное для удобства руководителей организаций и тех, кто работает удалённо. В Е1 предусмотрен тонкий клиент, совместимый с операционными системами iOS (Apple), Android, Windows Phone и специально адаптированный для просмотра на мобильных устройствах.
Возможности:

• Работа со всеми популярными операционными системами;
• Использование поддержки любых браузеров;
• Просмотр и согласовывайте документы;
• Создание поручений и контроль их исполнения;
• Использование поиска документов;
• Просмотр кратких карточек документов;
• Просмотр связанных документов и приложенных файлов;
• Запуск документов по стандартным маршрутам;

5.2. Работа в оффлайн. Если нет доступа к интернету, Е1 позволяет работать в автономном (offline) режиме. После восстановления соединения с сервером, данные синхронизируются, и работу можно будет продолжить в штатном режиме;
6. Управления контрагентами — программная разработка, применяемая организациями для автоматизации политики взаимодействия с клиентами, CRM-система.
Возможности:

• Сопровождение процесса продаж;
• Полная история взаимодействия с контрагентами;
• Согласование договоров и счётов;
• Формирование аналитического отчёта о работе отдела продаж.

Преимущества СЭД ЕВФРАТ

• Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition). Однако, сведений о соответствии Приказу Минкомсвязи РФ от 02.09.2011 N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения» по системе Е1 нет;
• Возможности построения отчётов и журналов с помощью встроенного генератора отчётов;
• Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи;
• Открытый API для создания интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

Недостатки СЭД ЕВФРАТ

• Большое время отклика, требовательность к ресурсам;
• Недружественный, перегруженный интерфейс;
• Отсутствует выделенный формат ОРД (приказов, распоряжений и т.д.) с соответствующими свойствами;

Стоимость СЭД ЕВФРАТ

Стоимость системы Е1

SaaS-решение: все возможности Е1 без инвестиций в оборудование

Клиенты СЭД ЕВФРАТ

• Администрация Вожегодского муниципального района Вологодской области;
• Администрация Качканарского городского округа (Свердловская обл., г. Качканар);
• Администрация Куженерского муниципального района (Республика Марий Эл);
• Администрация Пешковского поселения Солнечногорского муниципального района (Московская обл.);
• Администрация Руднянского района Смоленская области;
• Администрация Чебаркульского района (Челябинская область);
• Администрация Шебалинского района (Республика Алтай);
• Администрация Шебекинского района Белгородской области;
• Администрация Ямальского района Ямало-Ненецкого АО;
• Администрация городского округа Похвистнево Самарской области;
• ООО «Девон-альянс» (г. Саратов);
• ООО «Инстракт» (г. Москва);
• Спортивно-стрелковый комплекс «Лисья нора», г. Икша, Московская область;
• ООО «ЧОП «Полюс Щит»;
• ООО «Сандуновские бани» (г. Москва);
• ООО «Акулина Фарма» (г. Новосибирск);
• ООО «Спортбид» (г. Санкт-Петербург).

Список используемых источников

http://www.evfrat.ru

Главная страница

Поиск

Договор

Просмотр и печать

Создание исходящих документов

Разработчик: MOTIWARE, г. Москва
Сайт: http://www.motiw.ru
Стоимость СЭД: **

Система МОТИВ — это система электронного документооборота с дополнительными функциями совместной работы надо документами, управлением проектами, CRM и т.д. Система может использоваться по модели SaaS и может быть приобретена для установки на собственном сервере компании.

Модули СЭД МОТИВ

В системе МОТИВ настраиваются и типовые, и специфические решения.
Примеры типовых модулей: входящая и исходящая корреспонденция, договоры, служебные записки, поручения, совещания, работа с клиентами.
Примеры специфических модулей: работа с тендерами, курьерские задания, растаможивание грузов, разрешения на ввод продукции, строительство завода.
Решения настраиваются в рамках инсталляции системы.

Основные функции СЭД МОТИВ

• Электронная подпись;
• Номенклатура проектов;
• Вложение файлов;
• Создание документов;
• Автоматическое сохранение всех редакций документа;
• Возможность обратиться к любой ранней редакции документа;
• Многостадийность обработки документов;
• Многостадийность обработки задач/Поручений/Распоряжений;
• Наличие «гибких» маршрутов, редактор маршрутов;
• Наличие «согласующих» подписей;
• Формирование Списка рассылки;
• Уведомления по эл. почте;
• Возможность настройки пользовательских уведомлений;
• Механизм контроля документов и задач;
• Фильтрация и реквизитный поиск по различным полям;
• Учёт рабочего времени сотрудников;
• Возможности интеграции с Microsoft Office;
• Отслеживание сроков: построение диаграмм Ганта.

Преимущества СЭД МОТИВ

• Лёгкость обслуживания;
• Возможность доработки функционала собственными силами заказчика;
• Открытый API;
• Видеоконференции.

Недостатки СЭД МОТИВ

• Работа с задачами, а не документами. Процессно-ориентированный подход;
• Отсутствие возможности просмотра файла и одновременного выполнения действий с ним (добавление задач, переписка и т.д.);
• Отсутствует механизмам автоматического импорта документов и шаблонов документов.

Стоимость системы электронного документооборота

Три типа лицензий, которые могут использоваться в одной инсталляции:

• WORKFLOW — лицензия для работы с задачами (поручениями);
• DOCFLOW — лицензия для работы с электронными документами;
• COMPLETE — лицензия, объединяющая возможности WORKFLOW и DOCFLOW.

Две модели лицензирования:

• Именная лицензия;
• Конкурентная лицензия;

Основные возможности

Стоимость СЭД МОТИВ

• обучение администраторов Системы, проводится в течение 3 дней — 54 000 руб;
• 1 день внедрения с привлечением сотрудника — 18 000 руб;
• 1 день обучения группы пользователей до 15 человек — 18 000 руб.

Расчёт стоимости на 100 человек в максимальном варианте.

Расчёт стоимости на 100 человек

Клиенты СЭД МОТИВ

• ОАО «Региональное управление геодезии и кадастра»;
• ООО «ПОЛИСТ лайн»;
• Липецкая городская энергетическая компания;
• Микояновский мясокомбинат;
• Администрация Старооскольского городского округа Белгородской области;
• ООО «Теплоэнергоремонт»;
• ОАО «Белгородэнергосбыт»;
• Love Radio, Радио Дача и Xfm.

Список используемых источников

http://www.motiw.ru
http://www.ecm-portal.ru/practice/software

Рабочее время пользователей

Проекты

Видеоконференции

Задачи

Планирование

Разработчик: Корус-Консалтинг, Москва, Санкт-Петербург
Сайт: http://korusconsulting.ru
Стоимость СЭД: ****

Компания Корус-Консалтинг — крупный интегратор на рынке ИТ-услуг России и предоставляет несколько решений СЭД:

• КОРУС | Документооборот на базе Microsoft SharePoint — система электронного документооборота на платформе Microsoft SharePoint;
• KORUS Five — система электронного документооборота и корпоративный портал в одном SaaS-решении, разработанном специалистами «КОРУС Консалтинг» на платформе Microsoft SharePoint;
• КОРУС | Документооборот на 1С-Битрикс24 — система электронного оборота на платформе 1С-Битрикс24, разработанная специалистами «КОРУС Консалтинг». СЭД может быть развёрнута как локально на серверах, так и в «облаке»;
• Электронный архив — решение для организации долгосрочного упорядоченного хранения документов в электронном виде с соблюдением всех норм архивного дела.

КОРУС.Документооборот на базе Microsoft SharePoin

Система электронного документооборота (СЭД) на базе Microsoft SharePoint. Решение позволяет автоматизировать документооборот и структурировать документацию в компании, обеспечить совместную работу над документами, наладить оперативный контроль исполнения, создать единое хранилище документов.

Внедрение электронного документооборота возможно локально с использованием оборудования заказчика, в облаке с помощью Microsoft Azure, или в облаке с помощью Microsoft Office 365.

Модули и функции СЭД КОРУС.Документооборот

Договорной документооборот:

• Управление и оперативный контроль за движением документов;
• Создание документа осуществляется путём заполнения карточки документа;
• Учёт связанных документов;
• Создание документов по шаблонам;
• Учёт версий документов с детализаций до точного времени внесения изменений и автора изменений;
• Автоматическое формирование поручений по обработке документа;
• Делегирование поручений;
• Маршрут согласования документа может изменяться в зависимости от основных атрибутов документа, таких, например, как сумма договора или тип/вид договора;
• Создание маршрутов документа с параллельным и последовательным согласованием;
• Ведение истории работы с документом;

Защита документа с использованием технологии Watermark (цифровой водяной знак);

• Расчёт срока выполнения поручений осуществляется на основании календаря рабочего времени;
• Уведомления о поступивших поручениях по электронной почте;
• Формирование электронной отчётности по контрагентам/проектам в рамках договорных отношений;
• Мобильная версия приложения;
• Интеграция с внутренними информационными системами компании;
• Ведение нормативно-справочной документации.

Организационно-распорядительный документооборот:

• Управление и оперативный контроль за движением документов через личный кабинет пользователя;
• Обработка распорядительных и организационных документов;
• Создание документов по шаблонам;
• Подготовка, согласование, подписание проекта документа;
• Рассылка документа на исполнение и ознакомление;
• Автоматическое формирование поручений по обработке документа;
• Делегирование поручений;
• Создание маршрутов документа с параллельным и последовательным согласованием;
• Учёт связанных документов;
• Расчёт срока выполнения поручений осуществляется на основании календаря рабочего времени;
• Уведомления о поступивших поручениях по электронной почте;
• Хранение в электронном архиве;

Канцелярия:

• Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
• Учёт связанных документов;
• Отправка на ознакомление заинтересованным лицам;
• Автоматическое присвоение номера;
• Управление и оперативный контроль за движением документов через личный кабинет пользователя;
• Подготовка, согласование, подписание проекта документа;
• Рассылка документа на исполнение и ознакомление;
• Автоматическое формирование поручений по обработке документа;
• Делегирование поручений;
• Ведение истории работы с документом.

Юридически значимый электронный документооборот:

• Организация внешнего документооборота с контрагентами;
• Организация процесса внутреннего согласования документов;
• Придание документам юридической силы посредством подписания ЭЦП;
• Обработка различных типов документов, а именно: договоров/дополнительных соглашений; актов выполненных работ; счетов-фактур; приказов; распоряжений; служебных записок; заявлений; прайс-листов;
• Согласование бухгалтерских, проектных документов;
• Учёт входящей и исходящей корреспонденции;
• Автоматическое архивирование документов.

Электронное хранилище документов:

• Поддержка коллективной работы с документами;
• Создание поручений по работе с документами;
• Оперативный доступ к документам;
• Поддержка версионности документов;
• Разграничение прав доступа к документам и функциям системы;
• Протоколирование действий пользователей, применение ЭП;
• Применение штрих-кодирования для идентификации документов и обеспечения связи между электронной и бумажной версиями документа.

Бюджетный контроль:

• Создание договора и/или дополнительных соглашений к нему (подробное описание представлено в модуле ДДО);
• Проведение бюджетного контроля договоров;
• Создание заявки на расход и проведение её бюджетного контроля на основе договора;
• Создание и согласование запросов на оплату на основе договора;
• Экспорт утверждённых запросов на оплату в учётную систему;
• Система позволяет в реальном времени отслеживать статусы заявок, платежей и бюджета;
• В системе ведутся основные справочники, такие как контрагенты, реквизиты контрагентов, юридические лица, рабочий календарь, МВЗ, ЦФО, статьи затрат, которые могут быть синхронизированы с внутренними информационными системами Заказчика;
• Система позволяет в реальном времени отслеживать статусы заявок, платежей и бюджета;
• Учёт версий документов с детализаций до точного времени внесения изменений и автора изменений;
• Автоматическое формирование поручений по обработке документа;
• Делегирование поручений;
• Ведение истории работы с документом;
• Уведомления о поступивших поручениях по электронной почте;
• Хранение в электронном архиве;
• Мобильная версия приложения.

Преимущества СЭД КОРУС.Документооборот

• Бюджетный контроль;
• Развёртывание в облаке, интеграция с сервисами MS Azure;
• Возможность конфигурировать систему своими силами, модифицировав SharePoint;

Недостатки СЭД КОРУС.Документооборот

• Необходимо отдельно покупать лицензии SharePoint / сервер SharePoint или подписку на облачные сервисы;
• Привязка к платформе Microsoft — MS SQL Server, MS SharePoint, Azure/ Office 365
• Некоторые пользователи отмечают сложный интерфейс системы.

KORUS Five — электронный документооборот на базе Microsoft (SaaS)

Система электронного документооборота «KORUS Five» включает в себя защищённые, надёжные и гибкие в использовании решения (по модели SaaS):

• Договорный документооборот (ДДО);
• Организационно-распорядительный документооборот (ОРД);
• Канцелярия (регистрация входящей и исходящей корреспонденции).

Преимущества СЭД KORUS Five

• Может быть реализован на Microsoft SharePoint и Microsoft Azure;
• Скорость внедрения — 5 дней;
• Защита от несанкционированного доступа, что позволяет безопасно обращаться к ресурсам как из локальной сети, так и через интернет.

Недостатки СЭД KORUS Five

KORUS Five не является полноценным документооборотом. Система представляет упрощённый документооборот и/или надстройку над другими системами.

Стоимость СЭД KORUS Five:

48 000 руб. – 1 рабочее место.

Клиенты СЭД KORUS Five

• Башинформсвязь Корус–Консалтинг;
• Министерство энергетики РФ (Минэнерго);
• Министерство труда и социальной защиты населения Азербайджанской Республики;
• Жилищное хозяйство ГУП ВЦКП;
• Ростелеком-Волга;
• Ростелеком-Юг Корус–Консалтинг;
• Филип Моррис Сэйлз энд Маркетинг;
• Ростехнологии (Ростех);
• ОГК-2.

КОРУС | Документооборот на 1С-Битрикс24

КОРУС | Документооборот на платформе 1С-Битрикс24 — решение, позволяющее автоматизировать движение документов в компании: с момента их получения или создания до назначения задач, делегирования и отправки. Реализовано на 1C-Битрикс24.

Модули СЭД КОРУС | Документооборот на 1С-Битрикс24

• Договорной документооборот;
• Канцелярия;
• Электронный архив документов;
• Организационно-распорядительный документооборот;
• Юридически значимый электронный документооборот.

Электронный архив

Электронный архив — решение для организации долгосрочного упорядоченного хранения документов в электронном виде с соблюдением всех норм архивного дела.
Корус-Консалтинг предлагает услуги по созданию электронного архива на базе платформ: 1С, Microsoft SharePoint, EMC Documentum, Alfresco ECM, OpenText и Oracle UCM.

Электронный архив организует хранение всех типов документов:

• Управленческая документация;
• Корпоративная документация;
• Научно-техническая документация;
• Проектно-сметная документация.

Список используемых источников

http://korusconsulting.ru
http://www.tadviser.ru

КОРУС | Документооборот на платформе 1С-Битрикс24. Живая лента

КОРУС | Документооборот на платформе 1С-Битрикс24. Общий диск

КОРУС | Документооборот на платформе 1С-Битрикс24. Редактирование шаблона бизнес-процесса

ОРД на базе SharePoint. Обзор

ОРД на базе SharePoint. Создание документов

Разработчик: Крок, Москва
Сайт: http://www.croc.ru
Стоимость СЭД: *****

КРОК, один из крупных интеграторов на рынке Российской Федерации и предлагает комплексные решения по автоматизации, которые закрывают широкий спектр задач по управлению документацией, хранению информации и доступу к нужным материалам. При этом компания не ориентируется на продажу коробочных решений, а сосредоточена на услугах по интеграции решений.

Крок реализует решения СЭД на базе EMC Documentum или на базе Alfresco, а также на SharePoint.
Используемые решения для сканирования: EMC Captiva, Kofax Capture, ABBYY FlexiCapture.
Используемые решения для разграничения прав доступа: EMC IRM, Microsoft AD RMS, Seclore.
Совместная работа осуществляется путём системы обмена файлами.

Модули СЭД КРОК

1. Обеспечение распорядительной деятельности;
2. Внешняя и внутренняя служебная переписка;
3. Нормативная документация;
4. Договорная документация;
5. Универсальный документ;
6. Архивная работа;
7. Создание и согласование проектов документов;
8. Делегирование полномочий и организация прав доступа;
9. Контроль исполнения поручений;
10. Управление стандартами, классификаторами и шаблонами;
11. Поиск документов и формирование отчётов.

Функции СЭД КРОК

• Регистрация и работа с документами;
• Регистрация и работа с ОРД;
• Подписание ЭЦП;
• Потоковое сканирование и распознавание текста;
• Разграничение прав доступа к документам;
• Объединение бухгалтерской отчётности и СЭД;
• Совместная работа по документу;
• Электронная подпись;
• Оценка состояния бизнес-процессов в режиме реального времени;

Интеграция с системами класса IRM (Information Rights Management), обеспечивающими документам, хранящимся в системе, высокий уровень защиты;

• Анализ информации и быстрое автоматизированное формирование отчётов.

Преимущества СЭД КРОК

• Размещение сведений по заключению и исполнению договоров на сайт госзакупок;
• Ведение аудита работы пользователей в КСЭД;
• Преднастроенные, легко корректирующие бизнес-правила для различных направлений работы с документами;
• Анализ информации;
• Интеграция с системами класса IRM.

Недостатки СЭД КРОК

• Технологические ограничения используемых платформ;
• Documentum обладает излишней функциональностью для классических СЭД и сложностью в обслуживании;
• Крайне высокая цена лицензий Documentum, цена за обслуживание и модификацию;
• Требовательность к ресурсам и тяжеловесность за счёт множества уровней абстракции доступа к данным;
• Платформа EMC Documentum и Alfresco в первую очередь Enterprise Content Management, на котором управление документооборотом согласно российским практикам реализуется не очень хорошо;
• Решения на Alfresco Community используют бесплатную платформу, но при этом высоки риски сбоев, ошибок, уязвимостей подсистемы безопасности, проблем с производительностью;
• Решения на Alfresco Enterprise имеет высокую цену сопровождения/обслуживания и отнюдь не бесплатна.

Клиенты СЭД КРОК

• Росгосстрах Банк (РГС-Банк, ранее Русь-Банк);
• Волжская территориальная генерирующая компания (Волжская ТГК);
• Сатурн НПО;
• Новолипецкий металлургический комбинат, НЛМК;
• Ист Лайн, авиакомпания;
• Федеральное дорожное агентство (Росавтодор);
• Иркутскэнерго;
• Атомэнергопроект НИАЭП;
• ФИПС, ФГУ — Институт промышленной собственности;
• Администрация Пермского края;
• Сбербанк России.

Список используемых источников

http://www.croc.ru
http://www.tadviser.ru

Разработчик: ООО «Элевайз», Ижевск
Сайт: http://www.elma-bpm.ru
Стоимость СЭД: *

ELMA — система управления компанией, позволяющая построить взаимодействие сотрудников компании и контролировать их деятельность.

Продуктовая линейка ELMA

ELMA состоит из набора приложений для управления компанией, которые могут быть приобретены и функционировать как отдельные приложения, так и вместе в едином информационном пространстве:
1. ELMA BPM — это система управления бизнес-процессами.
Возможности:

• Проектирование (моделирование) бизнес-процессов;
• Исполнение бизнес-процессов;
• Контроль и мониторинг бизнес-процессов;
• Оптимизация бизнес-процессов;

2. ELMA CRM+ — это сочетание операционного CRM и системы управления бизнес-процессами.
Возможности:

• Звонки / Встречи / Письма;
• Потенциальные клиенты;
• База контрагентов;
• Контакты;
• Сделки;
• Планирование поступлений;
• Воронка продаж;
• Анализ динамики продаж;
• Маркетинг;
• IP-Телефония;
• Интеграция с 1С;
• Бизнес-процессы;
• Задачи / Календарь / Лента / Компания;

3. ELMA KPI — это система управления эффективностью. Она позволяет связать стратегию руководства с деятельностью каждого сотрудника и контролировать активность и результативность сотрудников для оценки работы всей компании.
Возможности:

• Мотивация по результатам;
• Целевое управление;
• Мониторинг ключевых показателей;
• Конструктор KPI-решений;

4. ELMA Проекты + — это система управления проектами. Она представляет собой удобное комплексное средство, предназначенное для планирования и контроля выполнения проектов, управления имеющимися ресурсами (временными, финансовыми, человеческими) и организации взаимодействия между участниками проектов.
Возможности:

• Управление сроками выполнения проекта;
• Организация единого информационного пространства по проекту;
• Коммуникации между участниками проекта;
• Управление бюджетом проекта;
• Информирование участников проекта о ходе его выполнения;
• Управление рисками проекта;

5. ELMA ECM+ — решения для организации документооборота, которое состоит из блоков:
5.1. Электронный документооборот — Автоматизирует типовые процессы делопроизводства и ведение электронного документооборота. Использование механизма WorkFlow позволяет настроить систему в соответствии с потребностями компании.
Возможности:

• Электронная канцелярия — автоматизирует обработку входящих и исходящих документов, регистрацию документов;
• Управление договорами — позволяет перевести подготовку, согласование, хранение и обработку договоров и сопутствующих документов;
• Внутренние документы — организует работу со служебными записками и организационно-распорядительной документацией на предприятии;
• Согласование счётов — автоматизирует согласование, оплату и хранение счётов;
• Штрих-кодирование — позволяет реализовать функцию быстрого поиска документов в электронном архиве по бумажной копии. Сканер считывает штрих-код и система быстро находит документ внутри системы;
• ЭЦП (Электронно-цифровая подпись). Для формирования криптографической защиты при работе с электронными документами в базовой поставке ELMA ECM+ идёт «Электронно-цифровая подпись»;
• Поиск / Полнотекстовый поиск — поиск по атрибутам документов и полнотекстовый поиск по загруженным документам. Механизм полнотекстового поиска поддерживает морфологию русского языка;
• Типы документов. Для построения, структурированного хранилища документов в ELMA ECM+ можно конструировать различные типы документов. Каждый тип документа обладает собственными особенностями поведения: набором атрибутов, внешним видом карточек, маршрутами и т. д;
• Шаблоны документов. Для генерации документов и пакетов документов по шаблону в ELMA ECM+ разработан механизм шаблонов. Шаблоны могут составляться в офисном формате (MS Word, MS Excel). Для формирования шаблонов есть возможность использовать циклы, условия;
• Номенклатура документов. Номенклатура документов определяет каким образом документы группируются в дела. При создании документа он по определённым правилам попадает в дело, что облегчает дальнейшую обработку и поиск документов;
• Реестры документов. При настройке приложения администратор может сформировать реестры документов. Это могут быть такие реестры, как «Неоплаченные счёта», «Просроченные договоры», «Необработанные входящие» и т. д;
• Маршруты движения документов. Используется базовый для ELMA механизм управления бизнес-процессами. Для приложения ECM+ создан большой набор блоков по работе с электронными документами – подписание, согласование, ознакомление с документами и т. д;
• ELMA Agent — это небольшое приложение, которое устанавливается на компьютер (поддерживаются Windows, Mac OS, Linux).Оно оповещает о событиях в системе, обеспечивает работу с Лентой и позволяет удобно работать с электронными документами (в том числе редактировать их on-line);
• MS Outlook plug-in — позволяет создавать задачи по входящим письмам, создавать документы из вложений. Приложение интегрировано в MS Outlook;

5.2. Внутренний портал — набор инструментов для взаимодействия внутри компании.
Внутренний портал включает в себя следующие модули:

• Компания — содержит информацию о сотрудниках компании. Можно посмотреть у кого скоро дни рождения, кто недавно устроился в компанию. Руководитель отдела видит полную информацию по своему отделу, может посмотреть текущие задачи и календарь сотрудников.
• Календарь — позволяет организовать планирование рабочего времени сотрудника. Звонки, встречи, вебинары, совещания – все планируется в календаре. Предоставляет руководителю доступ к календарям сотрудников или коллег (тех, кто предоставил Вам доступ). Календарь интегрируется с календарями мобильных устройств через протокол iCal.
• Лента — основной инструмент общения между участниками компании. Все что происходит и касается пользователя отображается в его Ленте. Входящие задачи, сообщения от других пользователей, оповещения из бизнес-процессов и так далее. Есть важное отличие от привычной ленты в социальной сети – ELMA ECM+ показывает сколько в Ленте непрочитанных сообщений. Более того, ELMA ECM+ позволяет выделять сообщения с высоким приоритетом и с приоритетом ниже.

5.3. Бизнес-процессы — позволяет регламентировать процессы и построить сквозные процессы.
Возможности:

• Моделирование — построение графической модели бизнес-процессов;
• Исполнение — исполнение задач по бизнес-процессу;
• Контроль и мониторинг — позволяет обнаружить, что идёт не так при исполнении процесса. Инструмент «Монитор процессов» позволяет посмотреть на ситуацию «сверху» и быстро понять сколько процессов находится на каждом из шагов процесса и где скапливается основная масса. При необходимости можно добавить числовые показатели процесса и настроить контрольные панели;
• Оптимизация процессов — позволяет вносить модификации в уже работающие процессы без остановки системы;

5.4. Мобильные решения — работа с системой с iPhone, iPad или смартфонов на базе OC Android.

Преимущества СЭД ELMA

• Для описания бизнес-процессов используется наглядный язык BPMN;
• Возможность генерации регламентов бизнес-процессов;
• Исключается дублирование работы, и компания всегда имеет регламенты по актуальным работающим процессам;
• Управление показателями – современное KPI-решение, позволяющее сформировать набор целевых показателей эффективности.

Недостатки СЭД ELMA

• Предлагаемая функциональность в части документооборота недостаточна для полноценного и удобного классического документооборота и делопроизводства (ограниченный перечень видов документов и атрибутный состав самих документов, нет возможности полноценно вести переписку, отсутствует гибкость в движении документов);
• Перегруженный, сложный интерфейс;
• Не полностью реализована функциональность для «тонкого клиента». Вся система реализована в виде «толстого» клиента. Работа через портал ограничена;
• Медленная реакция системы. Скорость работы сервера, клиентской части и дизайнера ELMA невысокая даже на небольшой базе данных;
• Невозможность покупки отдельного модуля системы. Например, для работы ELMA KPI необходима покупка платформы ELMA BPM;
• Использование СУБД морально устаревшей Firebird в ELMA Express.

Клиенты СЭД ELMA

• Корпорация «Центр»;
• ЕЭСК;
• Пластик (тм РВК);
• Стандарт;
• Самарский трансформатор;
• IMedia;
• Запсибкомбанк;
• Мегаполис.

Стоимость СЭД ELMA

Стоимость системы зависит от поставки и количества приобретаемых пользовательских лицензий. Пользовательская лицензия — это право одного пользователя работать с системой ELMA с любого компьютера под своим логином и паролем. В стоимость пакета входит: сервер ELMA, дизайнер ELMA и указанное количество пользовательских лицензий. СУБД MS SQL Server для версии ELMA Standard необходимо приобретать дополнительно.
Версии:

• ELMA Express — для небольших предприятий до 30 пользовательских лицензий.
  ELMA Express-20 – 120 000руб. Можно увеличить количество пользовательских лицензий в пакете ELMA Express-20: комплект из 5 дополнительных лицензий — 25 000 рублей. ELMA Express-30 – 165 000руб. В стоимость входят: Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ECM+, CRM+, Проекты+, дополнительный модуль «Интеграция с 1С», Мобильное приложение (iOS, Android).
• ELMA Standard — для среднего предприятия до 1500 пользовательских лицензий. В стоимость входят: сервер ELMA, Дизайнер ELMA, Внутренний портал, ELMA CRM и приложение ELMA ECM+.

  1 именная лицензия — 7 200 руб. (Именная лицензия расходуется на каждого пользователя системы. Одна именная лицензия ELMA – это одна учётная запись. Пользователь занимает лицензию, даже когда он не авторизован, однако, это обеспечивает гарантированный доступ к системе.)

  1 конкурентная лицензия — 18 000 руб. (Конкурентная лицензия расходуется на каждого авторизованного пользователя. Количество конкурентных лицензий определяет количество пользователей, которые могут работать с системой одновременно.)
  Максимальное количество конкурентных лицензий в версии ELMA Standard – 50 штук. Количество именных лицензий – до 150 штук.

  Дополнительные модули:

  • ELMA CRM+ — 50 000 руб. Приобретение дополнительных лицензий не требуется;
  • ELMA KPI — 30 000 руб. 2 500 руб. 1 именная пользовательская лицензия;
  • ELMA Проекты+ — 30 000 руб. 2 500 руб. 1 именная пользовательская лицензия;
  • Мобильное приложение — 2 500 руб. 1 именная мобильная лицензия.
• ELMA Enterprise — для больших холдинговых предприятий. Для каждого заказчика рассчитывается стоимость отдельно.

Список используемых источников

http://www.elma-bpm.ru
http://www.cfin.ru/software/kis/edms.shtml

Дизайнер ELMA

Работа с документами

Задачи

Регистрация внутреннего документа

Новый входящий документ

Разработчик: ОАО «Центр компьютерных разработок», консорциум Кодекс, г. Санкт-Петербург
Сайт:http://www.kodeksdoc.ru
Стоимость СЭД: *

Кодекс: Документооборот – система, включающая в себя все необходимые модули и функции для обеспечения документооборота. В продукте реализованы возможности работы с различными типами документов: от внутренних записок и приказов до договоров и другой переписки, что позволяет комплексно решить задачи организации, не тратить время и финансовые средства на реализацию недостающих возможностей.

Реализация любой модели работы с документами

Система может функционировать и как средство поддержки бумажного документооборота, и как инструмент перехода к электронному документообороту, что, в свою очередь, делает её установку безболезненной для заказчика.

Основные возможности СЭД «Кодекс: Документооборот»

• Организация документооборота коммерческих предприятий (бизнес-сфера), государственного сектора и образовательных учреждений;
• Доступ к функциям системы через web-интерфейс (тонкий клиент), что позволяет организовать работу в Интернет / Интранет сетях без установки дополнительного ПО на ПК;
• Соблюдение стандартов и регламентов документооборота, соответствие требованиям в области управления документами, в том числе требований МИНКОМСВЯЗИ РФ к СЭД федеральных органов исполнительной власти;
• Возможность интеграции с внешними системами (в том числе с помощью внутреннего программного интерфейса — API);
• Распознавание текста при сканировании, полнотекстовый поиск, заполнение полей карточки документа по тексту бумажного носителя;
• Контроль версионности файлов, распределение доступа, редактирование текста вложений без сохранения на ПК (в офисных пакетах MS Office, LibreOffice, МойОфис), блокировка документов для изменений, использование простой и квалифицированной электронной подписи.

Модули и функции СЭД «Кодекс: Документооборот»

1. Регистрация документов и проектов документов:
   • Регистрация документов (входящие, исходящие, ОРД, обращения граждан, оперативные поручения, доверенности);
   • Работа с карточками документов;
   • Создание проектов документов;
   • Обеспечение движения документа;
   • Добавление файловых вложений в документ;
   • Протоколирование работы с документом;
   • Назначение прав на документ;
   • Атрибутный поиск;
   • Быстрый поиск;
   • Использование электронной подписи;
   • Печать штрих-кодов;
2. Согласование и рассмотрение документов:
   • Согласование и подписание документов;
   • Контроль исполнения поручений (резолюции и отчёты по резолюциям);
   • Межведомственное согласование;
   • Перенаправление документа другому сотруднику;
   • Просмотр визы согласования, верификация подписи;
   • Снятие с согласования, направление на доработку автору;
   • Выбор по шаблону маршрута согласования;
   • Отчёты по исполнительской дисциплине (ключевым показателям эффективности);

3. Учёт судебных дел:

   • Регистрация судебных дел, документов, судебных доверенностей, исполнительных листов;
   • Работа с судебными делами;
   • Назначение заседаний;
   • Просмотр графика заседаний;
   • Отчёты по судебным делам;
   • Архив судебных дел;
4. Обмен документами:
   • Построение многоуровневой системы взаимодействия филиалов и территориально удалённых подразделений одной организации: регламентированный обмен документами, поручениями, отчётами;
   • Ведение документооборота нескольких организаций в единой базе;
   • Отправка и приём документов из других организаций, подключённых к СЭД;
   • Отправка и приём квитанций и уведомлений по документу;
5. Мобильный офис (мобильное рабочее место):
   • Работа на ОС iOS и Android (в т.ч. просмотр документов на планшетных устройствах);
   • Работа с подборками документов;
6. Централизованный контроль:
   • Назначение кураторов и контролёров по документу;
   • Создание поручений;
   • Контроль поручений;
   • Назначение ответственного исполнителя;
7. Работа с договорами:
   • Регистрация договоров;
   • Согласование договоров;
   • Отслеживание сроков действия договорных обязательств, гарантийных сроков;
   • Поддержка многих валют;
   • Заполнение договора по шаблону;
8. Архивация документов:
   • Ведение номенклатуры и архивирование с учётом правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утверждённых Министерством культуры РФ;
   • Создание номенклатурных дел;
   • Наполнение архивного дела документами;
   • Ведение архивных дел;
   • Создание описи архивного дела;
   • Создание акта об уничтожении архивного дела;
   • Экспертиза ценности документов;
9. Отчёты:
   • Формирование выходных форм и отчётов;

10. Экспедиция:

    • Формирование корреспонденции;
    • Печать конвертов;
    • Работа с реестрами отправки;
    • Взаимодействие с МЭДО, СМЭВ;
    • Приём и отправка документов по email;
11. Дополнительные функции:
    • Сообщения (личная переписка);
    • Каталогизация (система личных и общих папок);
    • Программный интерфейс (API);
    • Потоковое сканирование (с распознаванием текста);
    • Единое хранилище документов;
    • Опубликование на сайте;
    • Кэширующий сервер;
    • Тестирование сотрудников. Более подробно экспресс-тестирование описано в статье «Новый подход к тестированию знаний чиновников в Санкт-Петербурге».
    • Оповещение и уведомление;
    • Наполнение Банка документов;

    • Интеграция с профессиональными справочными системами Кодекс и Техэксперт, организация Фонда электронных документов (ФЭД) – совокупности тиражных систем Кодекс/Техэксперт (в составе тематических продуктов) и Банка документов.

Преимущества СЭД «Кодекс: Документооборот»

О проблематике внедрения СЭД в инфраструктуру организации более подробный материал тут.

Недостатки СЭД «Кодекс: Документооборот»

Стоимость СЭД «Кодекс: Документооборот»

Стоимость системы складывается из серверной части (250 тыс. руб.), количества лицензий (1 лицензия – 1500 руб.), подключаемых модулей и предоставляемых услуг. Пользовательская лицензия «Кодекс: Потоковое сканирование» на 1 рабочее место – 54 тыс. руб. (включая распознавание от ABBYY на 25 тыс. страниц в месяц).
Есть комплексные предложения серверная часть + пакет пользовательских лицензий (стоимость указана с учётом НДС 18%):

Также ОАО «Центр компьютерных разработок» предоставляет услуги по внедрению Системы электронного документооборота: обследование, установку, настройку, обучение; сопровождению; дополнительным разработкам под ключ.

Клиенты СЭД

• Правительство Санкт-Петербурга и все исполнительные органы государственной власти Санкт-Петербурга;
• Национальное объединение строителей (НОСТРОЙ);
• Национальное объединение изыскателей и проектировщиков (Ноприз);
• Федеральная антимонопольная служба;
• Санкт-Петербургский государственный институт культуры;
• Правительство Нижегородской области, все органы власти и МО Нижегородской области;
• Другие региональные администрации, МО, Государственные учреждения.

Список используемых источников

http://www.kodeksdoc.ru
http://www.kodeks.ru/

Рабочий стол «Документы»

Новый входящий

Новое оперативное поручение

Экспедиция

Рабочий стол «Отчёты»

В данный момент практически все системы электронного документооборота «из коробки» обладают сходными функциональными возможностями, но существенно различаются в деталях реализации систем, пользовательских интерфейсов, платформ реализации и, собственно, компаний, которые создают ту или иную систему / внедряют её у вас. На фоне этого, выбор системы электронного документооборота для компании – задача становится вдвойне непростой. Требуется проанализировать сотни факторов деятельности вашей компании, бизнес-процессы, нормативную базу, инструкцию по делопроизводству, посмотреть существующие документопотоки. Называется этот процесс «предпроектным обследованием» и, если вам говорят, что «всё стандартно, можно купить лицензий и всё сразу заработает» – посылайте таких людей подальше. Всё индивидуально! Процессы в вашей компании могут быть скрытыми, документопотоки недокументированными, неявными.
Моё мнение – успех того или иного проекта по созданию системы электронного документооборота лежит в плоскости не самой информационной системы, а компании, которая внедряет СЭД, опыта специалистов-внедренцев, аналитиков, руководителей проектов. Также очень важно желание руководства перестроить работу компании. Внедрение такой информационной системы, как электронный документооборот, обычно затрагивает в той или иной мере деятельность всех сотрудников – руководителей, секретарей, начальников отделов, специалистов. Не вовлекается разве что персонал, выполняющий низкоквалифицированный труд. Если генеральный директор думает «вот сейчас купим лицензий и всё как заработает!» – нет! Такого не будет. Невозможно охватить «корпус» компании обойдя стороной «голову» – высшее руководство. И ему придётся требовать от людей документы в электронном виде, подключать административный ресурс, контролировать сроки исполнения поручений и согласования документов. Без этого никуда.
Почему успех проекта так сильно зависит от компании, которая внедряет программный продукт? Современные СЭД сходны по функциональности, то есть, что бы вы ни выбрали из систем – вы получите примерно один и тот же функциональный набор, ну и плюс дополнительные модули, которые присутствуют у всех разработчиков СЭД. А вот как эти функции заработают конкретно в вашей компании будет зависеть уже от самого процесса внедрения!
По роду своей деятельности я обследовал десятки компаний различного размера на предмет внедрения систем электронного документооборота, архивов, систем управления контентом. Некоторые компании не имели ничего, некоторые когда-то «купили СЭД» и она даже развёрнута, но не работает. А некоторые имели внедрённую, например, в канцелярии систему, которая охватывала 5% сотрудников и использовалась на 10% своей функциональности. Почему так происходит? Это отдельный большой вопрос, которому я планирую посвятить отдельную статью «Успех и провал проектов внедрения СЭД». Но резюмируя, могу сказать, что провал внедрения в первую очередь вызван некомпетентностью компании-внедренца. Я был в компаниях, где установлена СЭД на полторы тысячи рабочих мест, но они не работают! Работа пользователей не подкреплена необходимыми регламентами, не модифицирована инструкция по делопроизводству, не приняты соответствующие организационно-распорядительные документы. Хотя руководство может уверенно говорить: «СЭД Есть!», сертифицироваться на стандарт контроля качества ISO 9001, давать положительные референсы. Однако, система пуста.
А теперь самое важное для заказчика – бюджет, стоимость СЭД!
Вопрос стоимости СЭД осветить прозрачно, объективно и достоверно практически невозможно. Большинство компаний имеет крайне запутанную схему лицензирования: считаются сервера, конкурентные лицензии, именованные лицензии (рабочие места), отдельные модули, отдельные функции, ядра процессора, виртуальные машины и т.д. При развёртывании некоторых СУБД вам потребуется приобрести промышленную СУБД типа Oracle или Microsoft SQL Server, лицензирование которых крайне разнообразно и занимательно! Но если по ценам и политике лицензирования СУБД информацию можно почерпнуть из сети Интернет, то по СЭД это зачастую невозможно – вся информация предоставляется по запросу, поставщики готовы приехать к вам, рассказать, показать, дать потрогать, но не предоставить окончательный ценник. К цене лицензий следует добавлять работы по внедрению. Как я писал выше – процесс внедрения ключевой в успехе проекта в целом! Тут тоже начинаются ужимки и прыжки маркетологов – в ход идут человеко-часы, модули, часы обучения сотрудников, количество классификаторов, количество атрибутов в карточках, количество бизнес-процессов. Всё направлено на то, чтобы выяснить сколько у вас бюджет и комфортно подогнать смету внедрения под ваш бюджет. Конечно, есть системы, построенные на зарубежных платформах, типа Documentum, стоимость внедрения которых будет на порядок превышать стоимость внедрения какой-либо из недорогих систем.
Мы попытались из открытых источников взять цены на системы (лицензии, внедрение) и привести их некоторому рейтингу от одной до пяти звёздочек. Ниже – то, что у нас получилось на конец 2016 года.

Таблица дана для того, чтобы вы могли ориентироваться в ценообразовании и соотношении цен тех или иных компаний. Если у вас увеличится количество пользователей, то цена увеличится пропорционально. Если добавите дополнительных функций и модулей – цена также увеличится пропорционально общему рейтингу.
Успешного внедрения!