Количество дней отпуска предоставленных за время работы в организации как рассчитать

Как рассчитывается продолжительность отпуска: основные правила

Как рассчитать количество дней отпуска? Такой вопрос может возникнуть у работодателя, например:

• при отправке работника на отдых и выдаче ему отпускных;
• выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении или без него.

И в том и в другом случае расчет календарных дней отпуска происходит по общей схеме. Строится она на основном отпускном правиле, которое содержится в ст. 115 ТК РФ: за каждый год работы сотруднику полагается минимум 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска. Как правило, именно такой отрезок времени предоставляется для отдыха работникам большинства компаний.

Значительно более длительный отпуск полагается работникам на территориях Крайнего Севера и в приравненных к нему регионах.

Отпуск продлевается на дни болезни, исполнения государственных обязанностей и в некоторых иных случаях (ст. 124 ТК РФ).

Некоторым категориям работников положены удлиненные отпуска по закону. К ним относятся:

• работники, не достигшие 18-летнего возраста;
• муниципальные и госслужащие;
• сотрудники образовательной сферы;
• инвалиды;
• работники органов наркоконтроля;
• следователи и прокуроры, работающие в местностях с особым климатом;
• иные категории работников.

Организация может установить и иную продолжительность отпуска, зафиксировав это в локальном документе.

Изучайте нюансы предоставления дополнительных отпусков с помощью материалов нашего сайта:

• «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
• «Верховный суд разъяснил, как считать продолжительность дополнительных отпусков».

Таким образом, первое, что нужно сделать перед тем, как рассчитать календарные дни для расчета отпуска, — это определить стаж работы сотрудника в организации.

В общем случае отпуск за первый год работы на новом месте человек может взять, отработав полгода. Но по договоренности с работодателем уйти отдыхать можно и раньше. Отдых за последующие годы предоставляется в любое время согласно установленной у работодателя очередности отпусков.

После того как стаж посчитан, нужно определить, сколько дней отпуска положено сотруднику. Исходить нужно из следующего: при общепринятом 28-дневном отпуске, предоставляемом в календарных днях, за каждый отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев).

Как рассчитать продолжительность отпуска при неполном рабочем дне (продолжительность отпуска при работе на 0,5 ставки)? Ответ на этот вопрос подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный бесплатный доступ к правовой системе и переходите в готовое решение.

Подсчитываем отпускной стаж

Отсчет стажа начинаем с даты приема отпускника на работу. Иными словами, расчет ведется не по календарным, а по так называемым рабочим годам.

Пример

Для работника, трудоустроившегося 11.04.2023, первым рабочим годом будет период с 11.04.2023 по 10.04.2024, вторым — с 11.04.2024 по 10.04.2025 и т. д.

Производя расчет дней отпуска за отработанный период работника, учитываем время, когда он:

• непосредственно трудился;
• фактически не работал, но должность за ним сохранялась;
• находился в отпуске за свой счет (но не более 14 календарных дней за год);
• вынужденно прогуливал работу при незаконном увольнении или отстранении;
• был отстранен, не пройдя обязательный медосмотр не по своей вине.

Ответ на вопрос, исключаются ли дни отпуска при расчете отпускных, отчасти положителен. Так, исключаем из стажа:

• периоды отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней;
• «детские» отпуска;
• время отсутствия на работе без уважительных причин.

Пример

Сотрудник принят в организацию 11.07.2021 и работал до 20.03.2023 без отпуска. Он болел с 12.02.2023 по 21.02.2023.

Сначала определяется число месяцев в отработанном периоде.

12 месяцев (11.07.2021–10.07.2022) + 8 месяцев и 10 дней (11.07.2022–20.03.2023) = 20 месяцев и 10 дней (больничный в расчет включают, так как это время не исключают из стажа). Остаток до 15 дней в стаже не учитывают и не округляют до полного месяца.

Число дней отпуска: 28 / 12 × 20 = 46,67 дня.

Законом установлен порядок индексации отпускных.

Как правильно рассчитать период отпуска, если на него выпадает праздник

В ст. 120 ТК РФ закреплено правило, согласно которому выпадающие на отпуск нерабочие праздники, указанные в ч. 1 ст. 112 ТК РФ, в сам отпуск не включаются. Но обычные выходные дни включаются.

На практике встречаются два варианта расчета дней отпуска:

1. Период отпуска обозначен датой его начала и количеством календарных дней. В этом случае работник выходит из отпуска на 1 день позже.

Пример 1

Отпуск предоставлен работнику с 04.03.2023 на 14 календарных дней. 8 марта — праздничный день, поэтому приступить к работе он должен не 18.03.2023, а 19.03.2023.

1. Период отпуска обозначен датами его начала и завершения. В этом случае использованными днями отдыха считаются дни соответствующего временного промежутка за вычетом праздников.

Пример 2

Отпуск предоставлен работнику с 02.03.2023 по 15.03.2023. Дней по календарю — 14. Но из-за того, что на этот период приходится праздник 8 Марта, отпуск считается использованным в количестве 13 дней.

Ознакомьтесь с производственным календарем на 2023 год.

Производя расчет для отпуска в неполном месяце, следует учитывать и календарные дни, которые приходятся на отработанный период, а не только рабочие (фактически отработанные). Так, и праздничные дни, а также выходные, которые не подпадают под периоды, перечисленные в п. 5 Положения, утвержденного правительственным постановлением от 24.12.2007 № 922, должны участвовать в расчете дней отпуска как те, что подпадают под отработанный период.

Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска, узнайте здесь.

Можно ли получить отпуск длиной в один день? Оформите бесплатный пробный доступ к К+ и узнайте мнение эксперта на этот вопрос.

Можно разделять отпуск на любое количество частей, но при соблюдении определенных требований?

Как произвести расчет дней отпуска в 2023 году (пример)

Приведем пример расчета дней расчетного периода для отпуска в 2023 году с учетом изложенных выше тонкостей и нюансов.

Допустим, работник устроился в компанию 17.06.2020.

За период работы он:

• болел с 04.12.2020 по 12.12.2020 и с 12.02.2021 по 19.02.2021;
• брал отпуск за свой счет с 07.04.2021 по 13.04.2021 и с 24.08.2021 по 13.09.2021;
• был в оплачиваемом отпуске с 02.06.2021 по 22.06.2021, с 30.03.2022 по 19.04.2022, с 29.08.2022 по 11.09.2022.

15.01.2023 он решил уволиться, отгуляв предварительно все дни, которые не использовал за время работы.

См. также «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».

Посмотрим, сколько дней отпуска положено за год, если в компании принят отпуск стандартной продолжительности — 28 дней.

Шаг 1. Определяем стаж

Общий стаж работы с 17.06.2020 по 15.01.2023 составит 2 года 6 месяцев и 29 дней.

Периоды болезни и отпуска мы не трогаем. Они учитываются в стаже, дающем право на отпуск, как нетрудовые периоды, в которые место работы за сотрудником сохраняется.

Отпуск за свой счет можно включить в стаж в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Таких периодов у нас 2:

• за рабочий год с 17.06.2020 по 16.06.2021 — 7 дней (с 07.04.2021 по 13.04.2021);
• за рабочий год с 17.06.2021 по 16.06.2022 — 21 день (с 24.08.2021 по 13.09.2021).

Второй период в 14-дневный лимит не укладывается, значит, 7 дней превышения из стажа придется исключить.

Таким образом, отпускной стаж равен 2 годам 6 месяцам и 22 дням. Округляем до полных месяцев, отбрасывая 7 дней, и получаем 2 года и 7 месяцев.

Узнайте больше о порядке подсчета отпускного стажа из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Шаг 2. Высчитываем количество дней отпуска, которые положены работнику за указанный период

Это 56 дней за два полных года и еще 17 дней за неполный год работы (28 дней / 12 месяцев × 7 месяца = 16,33 дня. Округление произведено по принятым в организации правилам (в соответствии с рекомендациями, изложенными в письмах Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17, от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717) в пользу работника. Итого 73 дня.

Шаг 3. Определяем число неиспользованных дней отпуска

За время работы работник брал отпуск трижды:

• С 02.06.2021 по 22.06.2021. На этот период пришелся нерабочий праздничный день 12 июня, поэтому использованы были не 21, а 20 дней отдыха.
• С 30.03.2022 по 19.04.2022. Здесь праздников не было, и отпуск составил 21 день.
• С 29.08.2022 по 11.09.2022. Здесь праздников тоже не было, и отпуск составил 1 дней.

Итого неиспользованных выходит 18 дней (73 – 20 – 21 – 14). Их работник может отгулять непосредственно перед увольнением — с 21.12.2022 по 15.01.2023 (с учетом новогодних каникул). Итак, расчет отпуска в 2023 году – пример с подробным описанием, произведен.

Расчет среднего дневного заработка

А теперь рассчитаем сумму отпускных. Сначала для этого нужно определить среднедневной заработок.

Расчет среднедневного заработка осуществляется за предшествующий месяцу ухода в отпуск расчетный период, равный 12 месяцам.

В заработок за расчетный период не входят следующие виды выплат (п. 3 положения № 922):

• материальная помощь и прочие социальные выплаты;
• компенсация проезда, питания, коммунальных платежей;
• оплата обучения, отдыха;
• суммы, начисленные за периоды, исключаемые из расчета среднего заработка.

Средний дневной заработок (СДЗ) определяется по формуле:

СДЗ = ЗП / 12 / 29,3;

где:

ЗП — заработок за расчетный период, включающий все выплаты, кроме указанных в п. 3 положения № 922;

29,3 — среднее число дней в месяце (данное значение применяется только при расчете отпускных, в других случаях действуют иные расчеты СДЗ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В заработок за расчетный период следует включить начисленные за этот отрезок времени премии, включая относящиеся к другим периодам. Однако у учета в отпускных премий есть ряд особенностей. 

Подробнее об учете премиальных при расчете отпуска читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

Когда период расчета отработан не полностью, применяется следующая формула:

СДЗ = ЗП / (29,3 × МП + КД),

где:

МП — полностью отработанные месяцы;

КД — календарные дни в неполном месяце.

Значение КД определяется по формуле:

КД = 29,3 / КДо × КДр,

где:

КДо — календарные дни в не полностью отработанном месяце;

КДр — календарные дни в том же месяце, приходящиеся на время работы.

Пример

Сотрудник проработал в фирме 7 полных месяцев и 20 дней в месяце, продолжительность которого равна 30 дням, и перед увольнением решил отгулять положенный ему отпуск. За период работы ему начислено 253 000 руб. Среднедневной заработок в этом случае составит:

СДЗ = 253 000 / (29,3 × 7 + (29,3 / 30 × 20)) = 253 000 / (29,3 × 7 + 19,53) = 1 126,30 руб.

Подробнее о том, как уйти в очередной отпуск и уволиться сразу после него, читайте в материале «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».

Если к моменту начала отпуска сотрудник не имел заработка и рабочих дней, то применяется формула:

СДЗ = О / 29,3;

где:

О — должностной оклад или ставка по тарифу (п. 8 положения № 922).

Расчет отпуска в 2023 году: итоговая сумма отпускных

Отпускные рассчитывают по формуле:

ОТП = СДЗ × ЧДО,

где:

СДЗ — среднедневной заработок;

ЧДО — число дней отпуска.

Пример

С 21.03.2023 по 17.04.2023 сотруднику предоставлено 28 дней отпуска. Период с 01.03.2022 по 28.02.2023 отработан полностью. Сотрудник ежемесячно получает оклад 32 000 руб. В декабре 2022 года ему начислена премия 5 500 руб. по итогам работы за ноябрь 2022 года.

ЗП = 32 000 × 12 + 5 500 = 389 500 руб.

СДЗ = 389 500 / 12 / 29,3 = 1 107,79 руб.

ОТП = 1 107,79 × 28 = 31 018,12 руб.

Обратите внимание! При выявлении ошибок в расчете отпускных их следует пересчитать. При переплате нужно удержать ее с зарплаты сотрудника строго по его согласию. При недоплате — доплатить.

Возможно также удержание отпускных выплат, не отработанных сотрудником, при увольнении.

Как высчитать отпускные, если дохода в расчетном периоде нет

Как вычислить отпускные за год, если в расчетном периоде имеют место месяцы с отсутствием дохода или только с тем, который исключается из расчета? Действия здесь будут зависеть от наличия дохода в иных периодах:

• если он имелся в периоды, предшествующие расчетному, то период расчета сдвигают на те месяцы, когда доход был;
• если дохода в предшествующих расчетному периодах тоже не было, то расчет делают по данным за дни, отработанные в месяце ухода в отпуск;
• если же дохода нет и в месяце ухода в отпуск, то расчет выполняется от оклада (тарифной ставки).

Для первого варианта формулы расчета отпускных окажутся такими же, как приведенные в предыдущем разделе.

В примерах, как рассчитать отпускные за год в оставшихся случаях, приведенная в предыдущем разделе формула будет трансформирована следующим образом:

• для второго варианта в ней из слагаемых, показанных в скобках, исчезнет то, которое получено как произведение числа 29,3 на полное количество месяцев в расчетном периоде;
• в третьем варианте доход будет заменен на величину оклада (тарифной ставки), а вместо той части, которая содержится в скобках, надо будет использовать число 29,3.

Если работник отстранялся от работы, то, несмотря на это, необходимо включить его в отпускной график.

Расчет отпуска: особенности

Премии, образующие часть выплаченного дохода, включаются в расчет в особом порядке, зависящем:

• от периода, с которым связано их начисление;
• основания для начисления;
• факта учета времени фактической работы при начислении.

Эти обстоятельства определяют возможность учета в доходе начисленных в расчетном периоде премий:

• ежемесячных — в полном размере, но только по одному из нескольких одинаковых оснований для начисления;
• начисленных за больший период — в полном размере в отношении каждого из показателей, если период ее начисления полностью входит в расчетный, и с расчетом, предусматривающим выделение части, соответствующей числу месяцев расчетного периода, если последний оказывается меньше периода начисления премии;
• годовых — в полном размере, если их начисление связано с годом, предшествующим году расчета отпускных;
• при начислении которых было учтено время работы — в полном размере, но с пересчетом в пропорции ко времени, отработанному в расчетном периоде, если такого учета при начислении премии не было.

А еще при расчете отпускных нужно учесть повышение зарплаты в организации. При этом отпускные рассчитывают с учетом повышающего коэффициента.

Пересчет отпускных с учетом повышающего коэффициента производят лишь в случае, если зарплата возросла одновременно у всех работников предприятия, отдела или филиала (п. 16 положения № 922).

Сотрудникам, выполняющим сезонные работы или принятым по трудовому договору на срок не более 2 месяцев, отпуск оформляется в рабочих днях. Среднедневной заработок при этом рассчитывается так:

СДЗ = ЗП / ДШ,

где:

ДШ — число рабочих дней по шестидневке.

Итоговая сумма определяется по формуле:

ОТП = СДЗ × ЧДОр,

где:

ЧДОр — число дней отпуска, предоставленного в рабочих днях.

За каждый отработанный месяц срочникам положено 2 дня отпуска (ст. 295 ТК РФ).

Пример

Маляр П. В. Солдатов принят в организацию на период с 01.03.2023 по 08.04.2023.

По заявлению ему предоставлен отпуск на 2 дня — 9 и 10 апреля — с дальнейшим увольнением. Зарплата работника по договору составила 37 000 руб.

Количество дней для расчета бухгалтер посчитал по графику шестидневки. Оно равно:

39 (дней всего) – 6 (воскресенья) – 1 (праздник 8 Марта) = 32 дня.

СДЗ = 37 000 / 32 = 1 156,25 руб.

ОТП = 1 156,25 × 2 =2 312,50 руб.

Ознакомьтесь с образцом графика отпусков на 2023 год.

Итоги

Рассчитать дни отпуска и оплату за него несложно. Главное — знать основные правила (а они, как видим, в 2023 году не изменились) и учитывать некоторые, например «праздничные», нюансы. Остальное, как говорится, дело техники.

Рассчитать отпускные или проверить ваш расчет вам поможет наш калькулятор отпускных.

Руководство компании обязано ежегодно предоставлять своим сотрудникам отпуска. На период отдыха за сотрудниками сохраняются должность и средний заработок. Продолжительность ежегодного основного отпуска — 28 календарных дней. Некоторым категориям граждан установлен увеличенный отпуск: например, для несовершеннолетних — 31 день. Также статья 117 ТК РФ устанавливает право для отдельных работников на получение каждый год дополнительных оплачиваемых отпусков: при вредных, опасных условиях труда, с ненормированным рабочим днем, работающим в регионах Крайнего Севера и пр. Ознакомиться с нюансами назначения дополнительных отпусков можно во встроенной нормативно-правовой базе.

Нередко возникает следующая ситуация: работодатель увольняет сотрудника, когда тот еще не использовал все дни положенных ему отпусков. В этом случае работнику нужно перечислить компенсацию за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ), если он не пожелал «отгулять» эти дни перед увольнением.

При этом очень важно правильно определить суммы компенсации, так как невыплата может повлечь судебные споры и привлечение руководителя к ответственности. При увольнении санкции возможны еще и за несвоевременную сдачу СЗВ-ТД и отсутствие компенсационных выплат в 6-НДФЛ.

Формула определения компенсации отпуска выглядит следующим образом:

Компенсация за неизрасходованный отпуск = среднедневной заработок * число дней неизрасходованного отпуска

Для двух параметров этой формулы есть свои правила расчета, приведем их ниже.

Порядок определения среднедневного заработка (ст. 139 ТК РФ):

Чтобы рассчитать среднедневной заработок, необходимо взять сумму всех выплат в пользу сотрудника за 12 месяцев, предшествующих увольнению, разделить ее на 12 и затем еще раз поделить на 29,3. Последнее число — это константа, обозначающая среднее число дней в месяце.

К перечню выплат, используемых при расчете среднего заработка, относятся:

• заработная плата по разным системам оплаты труда;
• премии;
• зарплата в неденежной форме;
• прочие надбавки и вознаграждения, предусмотренные внутренними положениями предприятия.

При этом прочие выплаты, не связанные с оплатой труда, не учитываются. Например, компенсация питания или проезда, приобретение путевок на отдых и т.д.

Предположим, сотрудник отработал какие-то месяцы не полностью. Например, находился на больничном, не мог выполнять свои рабочие обязанности вследствие технического сбоя на предприятии не по его вине. Тогда формула среднедневного заработка будет скорректирована:

Для определения числа дней в неполных месяцах в знаменателе нужно скорректировать среднее число дней в месяце (29,3):

Порядок подсчета количества отработанных дней для целей определения длительности отпуска (ст. 121 ТК РФ):

Второй шаг для расчета компенсации — это определение количества дней, дающих право на отпуск. В стаж для этих целей включаются:

• дни, когда сотрудник выполнял свои трудовые обязанности;
• праздники, выходные, ежегодные оплачиваемые отпуска;
• вынужденные пропуски работы не по вине сотрудника. Например, при незаконном увольнении;
• время отпуска по просьбе работника за свой счет (не более 14 дней).

Обратите внимание, что в рабочий период не входят дни:

• когда сотрудник допустил прогул, не имея уважительной причины;
• отпуска по уходу за малолетним ребенком;
• отпуска за свой счет, когда его длительность больше 14 дней;
• когда работник был отстранен руководством от работы по причинам, перечисленным в ст. 76 ТК РФ. Например, появление в офисе в состоянии алкогольного опьянения, отказ от обязательного медосмотра или требуемого для данной должности обучения и т.д.

После этого считается количество дней отпуска, которое положено сотруднику за отработанное время. Отсчет начинается с даты приема на работу. Право на отпуск возникает спустя 6 месяцев после трудоустройства в данную организацию. Количество дней отпуска, которое может использовать сотрудник, определяется по формуле:

Полностью отработанным считается месяц, в котором 15 дней и более можно зачесть в стаж для целей расчета отпуска. Месяц, в котором зачету подлежит меньше 15 дней, при расчете не учитывается.

Далее из «заработанного» отпуска необходимо вычесть количество дней, которые работник уже использовал. В результате получаем число дней, необходимое для расчета компенсации.

Все суммы, которые должен получить сотрудник по итогам расчета, в том числе компенсация за неиспользованный отпуск, перечисляются в последний рабочий день в данной организации. Предположим, человек в этот день не работал. Тогда компенсацию нужно уплатить не позже дня, следующего за датой, когда сотрудник предъявил требование о расчете.

По финансовым или другим причинам компания может задержать перечисление компенсации уволенному (или уволившемуся) сотруднику. Невыплата или выплата средств не в срок является нарушением законодательства. В этом случае за каждый день просрочки бывшему работнику предусмотрена дополнительная выплата. Процент этой выплаты не может быть меньше 1/150 ключевой ставки Центробанка РФ. Сумма определяется путем умножения данного процента на невыплаченные суммы заработка. Кроме того, сотрудник через суд может потребовать компенсации морального вреда.

Невыплата или неполная выплата работнику всех причитающихся сумм влечет административную ответственность по ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП. Если установлен факт административного правонарушения, к работодателю будут применены санкции:

Бывают ситуации, когда невыплата или неполная выплата компенсации сотруднику признается преступлением. В этом случае к виновным будут применяться нормы УК РФ. Уголовная ответственность может наступить:

• при частичном непогашении — после трех месяцев просрочки перечисления компенсации;
• при невыплате — после двух месяцев просрочки.

Одновременно у работодателя должен быть корыстный мотив для задержки компенсации. Например, у организации на расчетном счете есть средства для выплаты расчета, однако руководитель использовал их в своих личных интересах. Уполномоченным лицам могут грозить штраф, отстранение от должности, принудительные работы или даже, в особо тяжелых случаях, лишение свободы (ст. 145.1 УК РФ).

Возникает вопрос, следует ли отражать выплачиваемую работнику компенсацию в ежеквартальной форме 6-НДФЛ и ежегодном приложении к ней «Справке о доходах и суммах налога физического лица». В документах должны быть отражены все выплаты работнику, которые облагались НДФЛ. В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ компенсация за неиспользованный отпуск не входит в перечень доходов, освобожденных от исчисления налога. Ст. 422 НК РФ также не предусматривает освобождения от страховых взносов. Поэтому, как и в случае с зарплатой, компания будет являться налоговым агентом по НДФЛ и должна будет уплатить в бюджет все необходимые взносы.

Налог нужно перечислить в бюджет не позже следующего за увольнением и выплатой компенсации дня. Взносы перечисляются не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник получил расчет.

Компенсация за отпуск в расчете 6-НДФЛ:

Фактически компенсация будет считаться полученной в день выплаты — чаще всего это день увольнения. Все выплаты при увольнении и НДФЛ с них указываются одной суммой. Выплата указывается в форме за тот период, в котором уволился сотрудник. Поэтому в Разделе 1 6-НДФЛ нужно отразить:

• в поле 020 — общую сумму НДФЛ, удержанного за последние три месяца отчетного периода, включая налог с компенсации;
• в поле 021 — рабочий день, следующий за днем выплаты дохода при увольнении;
• в поле 022 — общую сумму удержанного НДФЛ, который перечислен в дату из поля 021.

В разделе 2 отражается следующее:

• в поле 110 — общая сумма доходов, начисленных всем физлицам с начала года, включая сумму компенсации конкретному сотруднику при увольнении;
• в поле 112 — отдельно выделить выплаты по трудовым договорам, в том числе при увольнении;
• в поле 120 — общее количество получателей доходов;
• в поле 140 — сумму НДФЛ, исчисленного со всех доходов с начала года;
• в поле 160 — сумму НДФЛ, удержанную с начала года, включая НДФЛ с компенсации за неиспользованный отпуск.

Компенсация за отпуск в справке о доходах и суммах налога физлица

При заполнении 6-НДФЛ за год сведения о выплатах при увольнении также должны быть отражены в справке о доходах и суммах налога физлица. Компенсация за неиспользованные дни отпуска при увольнении включается в общую сумму дохода и налоговую базу из раздела 2. НДФЛ с нее также указывается в составе исчисленного, удержанного и перечисленного налога.

В приложении к справке компенсация неиспользованного отпуска указывается отдельной строкой с кодом дохода 2013.

Для подсчета компенсаций можно использовать специальный онлайн-калькулятор. В его полях следует указать всю информацию для ее расчета, и в результате вы получите нужную сумму.

1 — Укажите даты прихода сотрудника в организацию и дату его увольнения.

2 — Поле «Основание увольнения» не используется для расчета компенсации отпуска. Однако, если вы хотите одновременно подсчитать размер выходного пособия, выберите нужный пункт.

3 — Укажите число дней отпуска, положенное по законодательству на основе ст. 117 ТК РФ.

4 — Подсчитайте число дней, которые не следует включать в стаж для отпуска (прогулы и т.д.)

5 — Укажите, сколько дней сотрудник уже был в отпуске.

6 — Пропишите сумму среднего заработка, если она известна. Также вы можете произвести расчет прямо в калькуляторе. Для этого в соответствующие ячейки внесите сведения о зарплате и прочих выплатах за предшествующий уходу работника календарный год.

Калькулятор определит, сколько дней отпуска должен был отдыхать сотрудник, помимо уже использованных. В окне вы также увидите сумму положенной компенсации.

4,1
средняя
из 208 оценок

Расскажем, как рассчитать компенсацию за оставшиеся дни отпуска — «вручную» и с помощью нашего бесплатного калькулятора. Нам понадобится сумма среднего заработка сотрудника, ее мы тоже выясним.

Кому положена компенсация за неиспользованный отпуск

Когда сотрудник уходит из компании, чаще всего у него есть “неотгулянные” дни отпуска. Бухгалтер рассчитывает сумму этих условных отпускных по особым правилам, удерживает НДФЛ и выплачивает вместе с последней зарплатой и выходным пособием.

Компенсацию не платят сотрудникам, которые просто переводятся из одного подразделения в другое без увольнения. Также ее не выдают внешним совместителям, которые переводятся на основное место работы. А еще ничего не получит работник, которого приняли в штат меньше половины месяца назад и теперь увольняют.

Как рассчитать средний дневной заработок

Средний дневной заработок за 12 месяцев перед увольнением нужен, чтобы узнать размер компенсации за оставшиеся дни отпуска. Если сотрудник пришел в организацию меньше года назад, рассчитывайте средний заработок с момента его приема в штат (Постановление правительства № 922 от 24.12.07). 

Когда сотрудник увольняется в последний день месяца, месяц увольнения тоже нужно включить в расчет, так как он полностью отработан. Если же сотрудника уволили, к примеру, 29 числа, то месяц при расчете учитывать не нужно. Так, при увольнении 30 июня расчетным будет период с 1 мая 2021 по 30 июня 2022 года, а при увольнении 29 июня — с 1 апреля 2021 по 31 мая 2022 года.

Складываем суммы заработка за нужный период. Сюда входят доходы в денежном и натуральном виде: зарплата и доплаты, премии, надбавки и другие выплаты, указанные в п. 2 положения, утвержденного постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922. В сумму не входят больничные, отпуска и другие периода, для оплаты которых уже использовался средний заработок. Также нельзя учитывать выплаты соцхарактера: матпомощь, компенсации проезда и питания, обучение и пр.

Далее нужно понять, полностью ли сотрудник отработал расчетный период:

• если сотрудник отработал расчетный период полностью, используем формулу: СДЗ = Выплаты за расчетный период / 12 / 29,3;
• если в расчетном периоде были пропуски рабочих дней (отпуск или больничный), то используем формулу: СДЗ = Выплаты за расчетный период / (29,3 × Кол-во полных месяцев + 29,3 / Кол-во календарных дней месяца × Кол-во отработанных календарных дней в месяце).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели.

Как рассчитать дни неиспользованного отпуска

Сперва поймите, сколько дней из положенного отпуска работник не «отгулял». Подробный алгоритм для расчета этой цифры мы приводим здесь. А в простых случаях, когда в год сотруднику положено 28 отпускных дней, за месяц «набегает» 2,33 дня отпуска. Если в какие-то месяцы человек работал меньше 15 дней, эти месяцы выбрасываем из расчетов, если больше 15 дней — округляем до полного месяца.

Нерабочими считаются дни безосновательного отсутствия на работе, отпуска по уходу за ребенком до 3 лет и часть дней отпуска без сохранения зарплаты, если их было больше 14.

Складываем число месяцев и умножаем его на 2,33. Из полученного числа вычитаем дни, которые сотрудник уже «отгулял».

Иногда сотруднику нужно выплатить компенсацию за полный год, даже если он отработал меньше. Это касается случаев, когда:

• сотрудник отработал 10,5 месяцев;
• сотрудник отработал от 5,5 до 11 месяцев, но уволен по причине сокращения штата, закрытия организации, призыва в армию или наступившей недееспособности.

Как рассчитать компенсацию

Сумму компенсации рассчитайте по формуле: 

Сумма компенсации = Средний дневной заработок × Количество дней неиспользованного отпуска.

Если средний месячный заработок сотрудника, отработавшего норму рабочего времени, оказался ниже МРОТ, компенсацию нужно рассчитывать исходя из федеральной минимальной зарплаты — 15 279 рублей за полностью отработанный месяц.

Важно! Сотрудники, которые отдыхали в президентские нерабочие дни, получат меньше отпускных, так как эти дни исключаются из расчетного периода. Начисленные за эти дни суммы тоже не учитываются (Письмо Минтруда России от 17.06.2020 N 14-1/В-727).

Индексация среднего заработка при повышении зарплаты

Если перед отпуском сотрудника или во время него в организации повысили оклады (тарифные ставки), то нужно индексировать средний заработок для расчета отпускных. Здесь вам пригодится коэффициент повышения (КПВ): КПВ = ОН / ОС, где ОН — новый оклад, ОС — старый оклад. Есть три варианта индексации:

1. Оклад повысился в течение расчетного периода. Тогда все выплаты, учитываемые при расчете отпускных, с начала расчетного периода до месяца изменения оклада умножаются на КВП.
2. Оклад повысился после расчетного периода до начала отпуска. Весь рассчитанный средний заработок умножается на коэффициент повышения.
3. Оклад повысился во время отпуска. Увеличивается только часть отпускных, начиная с даты действия новых окладов.

Как выплатить компенсацию за неиспользованный отпуск

Компенсацию нужно выплатить в день увольнения. Если на эту дату сотрудник не вышел на работу, он должен позже явиться с требованием о расчете, на следующий день работодатель обязан выдать компенсацию.

Обычно вызывает вопросы ситуация, когда сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением. Тут днем увольнения считается последний день отпуска, но сотрудник на работу уже не придет. Поэтому выдать компенсацию нужно будет в последний рабочий день перед отпуском (письмо Роструда от 25.05.2011 № 144961).

За задержку с выплатой работодатель должен будет выдать сотруднику компенсацию — по 1/150 ставки рефинансирования за каждый день просрочки.

А рассчитать отпускные за несколько минут можно с помощью нашего калькулятора.

Как пользоваться онлайн-калькулятором для расчета компенсации

Чтобы рассчитать компенсацию, заполните форму калькулятора, и в его нижней части автоматически появится сумма.

1. Введите даты приема на работу и увольнения сотрудника. 
2. Поставьте маячок в нужной строке с причиной увольнения: от причины зависит размер выходного пособия. 
3. Укажите число дней отпуска, которые полагаются сотруднику за отработанный календарный год.
4. Если были периоды, не включаемые в отпускной стаж, укажите их (это дни прогулов, отпусков за свой счет больше 14 дней за год или отпусков по уходу за ребенком).
5. Укажите число дней отпуска, которые сотрудник использовал за время работы в компании.
6. Укажите средний дневной заработок сотрудника.

Теперь в нижней части калькулятора вы увидите число дней неиспользованного отпуска, размер компенсации за них, сумму выходного пособия и итоговый размер выплаты, которую работник получит вместе с последней зарплатой при увольнении.

Калькулятор — это бесплатный инструмент веб-сервиса Контур.Бухгалтерия. У нас много других бухгалтерских инструментов, которые упрощают и автоматизируют бухучет, работу с сотрудниками и отчетность.