Классы систем автоматизации бизнес процессов

Управление бизнес-процессами и информацией предприятия. Определения классов систем и перечисление их функционала

Системы управления бизнес-процессами и системы управления корпоративным контентом — классы пересекающиеся с точки зрения функционала, но, совершенно точно, не взаимозаменяемые. ИТ-специалист должен четко понимать, в каком случае компании нужна та или иная система, чтобы внедрять востребованные и окупаемые решения.

В статье попытаемся показать, чем системы управления бизнес-процессами отличаются от систем управления информацией предприятия, какие задачи они решают, как они пересекаются между собой, таким образом, чтобы это было понятно не только специалистам, но и простым пользователям. Сначала приведем устоявшиеся определения двух классов систем.

Терминология: системы управления бизнес-процессами и контентом

Управление бизнес-процессами организации (BPM, Business Process Management)

Эта концепция рассматривает процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям. Концепция полагается на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт их моделирования с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.

Управление информационными ресурсами предприятия (ECM, Enterprise Content Management)

Это набор технологий, инструментов и методов, которые используются для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации всем потребителям внутри организации. В целом ECM ориентируется на работу с неструктурированной информацией в любом виде, включая обычные офисные документы в форматах Word, Excel, PDF, а также рисунки, чертежи, графики, сканированные изображения и вообще файлы любых форматов, сообщения электронной почты, web-страницы, видео и другую информацию в электронном виде. Многообразие видов контента существенно отличает ECM от управления бизнес-процессами, где в центре системы находится workflow. Основная задача ECM — поддержка полного жизненного цикла информации.

Управление бизнес-процессами — на стыке трех классов систем

Если все информационные системы, которые обеспечивают автоматизацию и управление бизнес-процессами, разделить на три класса, то получается следующая картина:

системы управления документацией — автоматизируют движение документации;
системы управления ресурсами — автоматизируют управление ресурсами;
CASE-средства — автоматизируют моделирование и создание процессов.

Система управления бизнес-процессами (Business Process Management System, BPMS) находится на стыке этих трех классов корпоративного ПО.

Если рассматривать ECM-систему, то это не просто система управления документами, она объединяет два ключевых средства, необходимых для построения информационной системы, это:

BPM — управление бизнес-процессами;
IDM — интегрированное управление документами.

Состав BPM- и ЕСМ-систем

Для того чтобы понять какие задачи решает та и другая система, посмотрим из каких модулей они состоят.

Основными модулями системы управления бизнес-процессами являются:

модуль графического моделирования. Модуль позволяет аналитику представить процесс в терминах потока работ, бизнес-правил и потока информации;
модуль динамического моделирования. Модуль позволяет представить модель бизнес-процесса в динамике. С его помощью выявляются проблемные участки процессов и ресурсные ограничения, что позволяет внести коррективы в процесс на этапе моделирования;
модуль разработки приложений. Модуль обеспечивает разработчика необходимыми инструментами для создания пользовательского интерфейса, различных диалоговых форм и интеграции с бизнес-приложениями и информационными системами;
модуль управления потоками работ и бизнес-правилами. Модуль реализует управление потоками работ, потоками информации и документов. Модуль также осуществляет контроль исполнения заданных бизнес-правил;
модуль интерфейса процессов. Модуль позволяет пользователям просматривать назначенные задачи и выполнять их;
модуль управления процессами. Модуль позволяет мониторить процессы, получать показатели процессов, анализировать их, формировать отчеты на их основании. Мониторинг позволяет оптимизировать и вносить правки в бизнес-процессы;
модуль управления BPM системы. Модуль позволяет выполнять конфигурирование ПО, назначать права доступа, контролировать аппаратные средства.

Современные ECM, как правило, включают следующие модули:

модуль управления документами или записями (IDM, Integrated Document Management). Модуль обеспечивает хранение документов, карточек документов, версионность, разграничение прав доступа, ведение истории работы с документом;
модуль управления образами документов (Document Imaging). Модуль обеспечивает захват, преобразование и управление бумажными документами;
модуль управления потоками работ (workflow, BPM, Business Process Management). Модуль обеспечивает частичное управление бизнес-процессами, позволяет передавать документы и другой контент по заранее разработанным маршрутам, назначает рабочие задачи, создает журналы хода выполнения бизнес-процессов;
модуль управления веб-контентом (WCM, Web Content Management). Модуль обеспечивает представление самой актуальной информации, единую рабочую среду, разграничение доступа к информации и единую политику безопасности;
модуль управления медиаконтентом (DAM, Digital Asset Management). Модуль оперирует данными в электронной форме как активами с целью извлечь из них максимальную прибыль;
модуль управления знаниями (KM, Knowledge Management). Модуль обеспечивает поддержку систем для накопления, поиска, доставки информации, необходимой для принятия решения. Модуль включает такие инструменты как полнотекстовый поиск, сквозной поиск по разнородным источникам информации, автоматическую категоризацию и визуализацию информации;
модуль управления коллективным взаимодействием (Collaboration). Модуль позволяет наладить взаимодействие пользователей при подготовке и использовании документов.

После знакомства с модулями BPM- и ECM-систем, может создаться ощущение, что система управления бизнес-процессами — это лишь составляющая ECM-системы, но это не так.

Управление бизнес-процессами дополняет управление контентом, или наоборот

Порядка 20% данных в организации являются структурированными, в то время как оставшиеся 80% — это неструктурированный контент. Для того чтобы управлять контентом организации, необходимо отлаженное управление процессами, что, в свою очередь, невозможно без контента. Как правило, в организациях, выбравших в качестве основы ECM, серьезные процессы не могут быть исполнены без формирования документов.

На практике взаимодействие систем электронного документооборот и управления бизнес-процессами зачастую не является равноценным, одна из систем является доминирующей и играет первостепенную роль, а другая — вторичную. Это объясняется тем, что заказчик предъявляет различные требования к автоматизации и хочет достичь в результате разные цели.

Например, если есть необходимость только в текстовых регламентах и в графических моделях бизнес-процессов для прохождения сертификации на ISO, или есть необходимость в разовой автоматизации какого-либо отдельного процесса, то функционал системы управления информационными ресурсами (ECM) вполне решит поставленные задачи.

В том же случае, если организации необходимо управлять целой сетью сквозных бизнес-процессов, то в первую очередь целесообразным будет внедрение системы управления бизнес-процессами, функционал которой сможет провести моделирование, автоматизацию, мониторинг, анализ и улучшение бизнес-процессов предприятия. В рамках BPM-системы будут определены и реализованы бизнес-процессы, в рамках этих бизнес-процессов сформируется поток работ (workflow), параллельно генерируется поток документов (docflow), управлять которым удобно как раз в ECM-системе.

Реальная выгода от внедрения ECM-системы будет только тогда, когда удастся выстроить ее взаимодействие с основными процессами организации, т.е. интегрировать неструктурированную информацию в процессы. И именно BPM является связующим звеном между системой ECM и другими корпоративными информационными системами организации. BPM — то, что позволяет системе управления документацией стать системой управления информационными ресурсами, и вписать их в бизнес-процессы организации.

Источник

Процессное управление становится для многих руководителей стандартом «де-факто», однако без использования современных инструментов управление бизнес-процессами организовать в компании достаточно сложно, и это в первую очередь связано с их сложностью как объектов управления. Помимо определения бизнес-процесса, его описания, совершенствования и регламентации необходима его «сквозная» автоматизация для внедрения в компании. Чтобы бизнес-процесс стал управляемым, необходимо обеспечить маршрутизацию задач в соответствии с его логикой, а также контролировать параметры, такие как время исполнения отдельных функций, отклонения от нормативного времени выполнения, стоимость процесса. Если в компании используется такой инструмент, то можно говорить о создании полного цикла управления бизнес-процессом, в рамках которого с учетом собранной статистики этот процесс совершенствуется. Несмотря на общее увлечение внедрением систем класса ERP, получаемые результаты не обеспечивают «сквозную» автоматизацию бизнес-процессов, и поэтому сейчас наблюдается рост интереса к решению ее задач с помощью специализированных информационных систем класса Business Process Management System (BPMS, BPM-система).

Системы класса BPMS являются наследниками workflow-систем, при этом под термином workflow понимается управление потоком работ и через него — бизнес-процессом. Согласно глоссарию международной организации Workflow Management Coalition (WfMC) workflow — это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Эксперт из Delphi Group (Бостонская консультационная компания, специализирующаяся в области workflow) высказывается по этому поводу: «Управление потоком работ подчеркивает важность процесса, которому отводится роль контейнера для информации.

В основе этой модели лежат процессы, а не информация». Следовательно, workflow/BPM-система — это система, которая обеспечивает создание, реализацию и управление потоком работ при помощи программного обеспечения, которое способно интерпретировать описание бизнес-процесса, взаимодействовать с участниками потока работ и при необходимости вызывать соответствующие приложения. Фактически workflow/BPM-системы являются реакцией IT-рынка на процессный подход к управлению. В то же время реалии российского рынка автоматизации бизнес-процессов имеют свою специфику, связанную с достаточно сильным присутствием на рынке систем класса Document Management System — DMS, которые в своем составе помимо функциональности хранения и поиска документов имеют модули маршрутизации документов — Docflow.

Проблема заключается в том, что многие заказчики пока еще не различают функциональность Docflow и Workflow между собой, и при выборе информационных систем ищут единую платформу для решения задач управления документами и управления бизнес-процессами, несмотря на то что это разные классы систем. Поэтому при выборе информационной системы часто встречаются требования к функционалу, который присутствует в системах разного класса, что показывает недостаточную развитость рынков информационных систем управления документами и управления бизнес-процессами, в результате чего разные по своей сути задачи пытаются решить с помощью одного инструмента. Четкой границей применения систем класса BPMS является ориентация на управление именно бизнес-процессами, а не документами.

Если бизнес-процесс имеет четкую логику и большое число экземпляров в день, например банковский процесс розничного кредитования (более 1000 заявок в день), то, безусловно, основной задачей будет являться маршрутизация кредитных заявок, тогда как задача поиска и хранения будет вторична. В подобных случаях, когда объектом автоматизации является бизнес-процесс, использование BPM-систем наиболее оправданно. Однако, если стоит задача автоматизировать свободную маршрутизацию документов по компании (без четко определенных алгоритмов обработки) и с невысокой частотой выполнения, в этом случае системы DMS, содержащие функционал Docflow, будут предпочтительней.

Внедрение BPMS тесно связано с внедрением процессного управления в компании, и без ориентации на бизнес-процессы как объекты управления оно будет сложным и малоэффективным. Если компания работает через систему регистрации и росписи документов, то для перехода к управлению бизнес-процессами и использованию BPMS необходимо сначала выделить и стандартизовать основные бизнес-процессы, а уже затем приступать к их автоматизации, что потребует изменений зон полномочий и ответственности в компании.

Если проанализировать аналитические материалы, то можно увидеть, что аналитики Gartner подразделяют рынок BPM-систем на два больших сегмента. Первый сегмент — это рынок BPM-систем (система-система), и эти решения изначально ориентированы на интеграцию между информационными системами. Они в основном используются для внутренней интеграции бизнес-процессов, проходящих в информационных системах. Примером такой интеграции может быть процесс биллинга в телекоммуникационной компании, где может быть использовано множество информационных систем, функции которых выполняются без участия человека, но при этом системы должны быть интегрированы между собой для «сквозной» автоматизации данного процесса. Второй сегмент рынка BPM-систем — это системы класса BPM (человек-человек), которые в первую очередь предназначены для автоматизации последовательности работ, т.е. бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Всего, по мнению аналитиков Gartner, выделяется пять классов BPM-систем:

административные системы, отвечающие за контроль поручений;
средства организации коллективной работы с основным упором на управление документами, что можно отнести к функциональности Docflow;
BPM-компоненты других систем — внутренние workflow-модули в других системах; BPM-системы, предназначенные для интеграции, — системы с функционалом интеграции «система-система»;
самостоятельные BPM-системы, позволяющие решать задачи автоматизации бизнес-процессов, выполняемых людьми.

Следует отметить, что рынок BPMS, несмотря на сильную динамику развития, имеет большое число поставщиков, что, по мнению аналитиков Gartner, приведет в ближайшее время к масштабным слияниям и поглощениям. Разработчики «тяжелых» ERP- и CRM-систем наращивают функционал workflow в своих решениях, и в дополнение к этому системы управления документами Document Management System (DMS) включают покупные или собственные workflow-модули, что в совокупности обусловливает усиление конкуренции на этом рынке и усложнение задачи выбора систем.

Области применения BPMS

В большинстве случаев применение BPMS наиболее эффективно в тех отраслях, где компании изначально имеют процессную организацию деятельности и специфику в логике бизнес-процессов, а также высокую частоту изменений в существующих процессах. Для таких компаний BPMS являются единственным способом автоматизации процессов, так как использование «монолитных» ИТ-решений или собственных разработок, как правило, приводит к тому, что из-за возникающих изменений в бизнесе эти решения быстро перестают удовлетворять новым требованиям.

Банковская отрасль является одним из основных потребителей BPMS. Это связано с особенностями организации front-офисных процессов у каждого банка. Наиболее часто встречающимся примером использования BPMS в банке является автоматизация процессов розничного кредитования. Примерами других банковских бизнес-процессов, для автоматизации которых используются BPMS, могут являться процессы управления запросами об обслуживании клиентов в информационно-справочной службе (изменение адреса, возврат платежей, управление счетом и открытие новых счетов).

Практически весь front-офис банков может быть автоматизирован с применением BPMS, и в дополнение к этому интегрирован с другими информационными системами, используемыми в банке. В компаниях телекоммуникационной отрасли BPMS могут быть использованы для автоматизации процессов, связанных с обработкой запросов множества клиентов. В этих компаниях могут быть автоматизированы также процессы управления инцидентами пользователей (Trouble Ticket) и др.

Для компаний энергетической отрасли наиболее эффективно применение BPMS в процессах, которые связаны с обслуживанием большого числа клиентов. Одним из таких процессов является технологическое присоединение к сети, в рамках которого происходит взаимодействие клиентов компании и нескольких внутренних подразделений. Кроме того, могут быть автоматизированы и другие процессы, например в одной из энергетических компаний была автоматизирована процедура кодирования и утверждения счетов-фактур. Важно отметить, что BPMS может быть применима и для автоматизации вспомогательных бизнес-процессов. Обработка запросов на обслуживание и закупку, управление персоналом, начисление заработной платы, заказ билетов и автомобилей — все эти процессы уже автоматизированы с использованием BPMS, чему имеется подтверждение в виде выполненных проектов.
Система менеджмента качества является еще одной областью использования BPMS, и это связано в первую очередь с процессами управления записями, которые могут быть также автоматизированы. Более того, процедуры контроля качества могут быть встроены в процессы, автоматизированные с помощью BPMS, что избавляет от большого количества рутинной работы. Некоторые компании используют BPMS для управления соответствием требованиям такого закона, как закон Sarbanes-Oxley (SOx), что позволяет создать систему внутреннего контроля, большинство действий в которой выполняется в автоматическом режиме (контрольные процедуры, создание свидетельств контроля и т.д.).

Еще одной обширной областью использования BPMS является государственное управление. Примерами административно-управленческих процессов, автоматизированных с помощью BPMS, могут быть ответы на жалобы граждан, отслеживание административной корреспонденции, выдача лицензий или разрешений и др. Есть примеры использования BPMS в здравоохранении для автоматизации процессов регистрации новых клиентов и в консалтинговых компаниях (включение новых сотрудников в деятельность, разработка коммерческих предложений, согласование договоров, управление персоналом).

Критерии выбора BPMS

От правильного выбора информационной системы класса BPMS существенно зависит ее дальнейшее использование. Однако сегодня большинство решений принимается интуитивно, что часто приводит к разочарованию от результатов автоматизации. При выборе BPMS, как правило, ориентируются только на внешние признаки — количество инсталляций, «громкость» имени и, конечно, стоимость. При этом не уделяется особого внимания ее функциональности и технической реализации, что приводит к ограничениям в дальнейшей работе: отсутствие кросс-платформенности, недостаточная масштабируемость, сложность внесения изменений.

Производя выбор без понимания технических и функциональных параметров BPMS, можно совершить ошибку, которую в дальнейшем исправить без потерь будет невозможно, поэтому необходимо ответить на следующие вопросы: каким образом выбрать информационную систему в зависимости от целей и задач бизнеса и текущего состояния автоматизации; как расставить приоритеты для бизнес-процессов, требующих автоматизации; будет ли эффект от внедрения превышать затраты на приобретение BPMS.

Одним из ключевых этапов выбора BPMS является разработка требований к системе и поставщику. В рамках этих работ определяются наиболее критичные бизнес-процессы, проводится аудит ИТ-инфраструктуры, определяются границы автоматизации и собираются требования от ключевых пользователей компании. Количество данных требований может варьировать в широких пределах, например для крупных компаний оно может составлять около 500, а для небольших около 100.

Для удобства работы с таким количеством требований необходимо их классифицировать по группам: функциональные, технические, стоимостные, к поставщику. Это позволяет применять различные методики нормирования, взвешивания и оценки для каждой группы и добиться максимально качественной оценки соответствия BPMS потребностям компании. Аналитики компании Gartner предлагают обратить внимание на следующие требования при выборе BPMS:

поддержка задач «человек-человек» и удобство интерфейса пользователя
поддержка организационной структуры и ролевых групп
возможность переназначения заданий, оперативного вмешательства в процесс и обработки исключительных ситуаций
возможность управления логикой процесса с рабочего места пользователя; удобство использования и администрирования
присутствие графических средств разработки моделей бизнес-процесса
поддерживаемые архитектуры и стандарты
производительность и масштабируемость; способность обслуживать многочисленные, продолжительные и распределенные процессы
понятный интерфейс настройки и возможность минимального участия ИТ-специалистов во внедрении и поддержке
возможность информирования в реальном времени по отклонениям показателей процесса
поддержка сервис-ориентированной архитектуры (SOA — Service Oriented Architecture)
присутствие шаблонов бизнес-процессов, на основании которых могут быть разработаны новые процессы
невысокая совокупная стоимость владения

Учитывая указанные требования к BPMS в качестве основы и добавляя специализированные требования своей компании, можно получить понимание того, какой должна быть выбираемая BPMS. Далее определяются участники тендера путем сбора информации по существующим BPMS. Сейчас на российском рынке присутствует около 50 крупных поставщиков BPMS, при этом их количество растет из года в год, поэтому необходимо системно подойти к процессу сбора информации.

Информация о BPMS может быть получена в результате анализа открытых источников, на основе которых составляется перечень систем, принимаемых для рассмотрения, а затем с использованием форм (RFI — Request For Information) производится рассылка запроса информации поставщикам. На основании полученных ответов происходит первичный анализ на соответствие требованиям, после чего определяются участники тендера.

После того как участники определены, проводится тендер путем составления и рассылки поставщикам запроса на коммерческое предложение (RFP — Request For Proposal), содержащего полный перечень требований к BPMS. На основании ответа участников происходит оценка коммерческих предложений, при этом рекомендуется также «попробовать», как эти системы будут работать на реальных данных компании. Для этого готовится контрольный пример бизнес-процесса или осуществляется «пилотное» внедрение BPMS на одном процессе. Опыт реализации проектов показал, что выбор BPMS может быть сделан в течение месяца. За это время можно сформировать необходимые и достаточные требования и с учетом их выбрать BPMS и команду внедрения.

Заключение

Переход к процессному управлению может быть постепенным и проводиться через автоматизацию небольших процедур и вспомогательных процессов с использованием BPMS, поэтому, выбирая BPMS, необходимо понимать стратегические преимущества подхода с точки зрения изменения системы управления компанией. Важно отметить, что процессный подход и BPMS позволят применять такие современные подходы, как сервисно-ориентированная архитектура (Service Oriented Architecture — SOA).

Однако основной помехой внедрению BPMS в России является непонимание всех преимуществ процессного управления. Приверженность функциональной схеме управления часто не дает возможности сделать полноценную автоматизацию бизнес-процессов и внедрить процессное управление. Но в то же время усиление конкуренции во многих российских отраслях позволяет надеяться, что задачи совершенствования бизнес-процессов станут насущной потребностью, что вызовет еще больший интерес к BPMS.

А. Коптелов, директор проекта «Контроллинг 24″ Компания IDS Scheer Россия и страны СНГ

» Финансовая газета»

Источник

По мнению 515 организаций рейтинг: 4.9

Поддержка стран: Все
Операционная система: Windows, Android, macOS
Семейство: Универсальная Система Учета
Назначение: Автоматизация бизнеса

Короткое видео легкой программы для учета товаров и продаж USU

Данное видео длится всего шесть минут. Оно показывает все достоинства программы для автоматизации торговли и магазина УСУ.

Быстрый переход.
Что Вы сейчас хотите сделать?

В международной версии вы сможете выбрать предпочитаемый язык:

Основные возможности программы:

Знакомство с программой вы можете начать с интерактивной интродукции, которая поможет легко освоить всю работу!

Интерактивная
инструкция
На главном экране при входе вы увидите плитки для быстрого доступа к самым важным функциям. КРоме того, вы можете легко их настроить сами для каждой задачи

Быстрый доступ
Программу можно перевести на любой удобный Вам язык. Кроме того, можно работать сразу с несколькими языками

Любой язык
Вы можете продавать любой товар, удобно классифицировав все по своему усмотрению

Любой товар
Для наглядности Вы сможете сохранить изображение каждого товара, захватив его с web-камеры. Оно будет отображаться также при проведении продажи

Фото товара
Программа может работать с любым количеством подразделений и складов. Все филиалы будут работать в единой базе через интернет

Склады и магазины
Вы сможете легко внести первоначальные остатки с помощью функции импорта из современных электронных форматов

Импорт
Выбирать товар при продаже можно сканером штрих-кодов, поиском по названию или считывая штрих-код с памятки в случае мелкого товара

Выбор при продаже
В случае необходимости, сотрудник легко оформит возврат, а данные попадут в необходимые отчеты по проблемному товару

Возврат
Если покупатель решил присмотреть себе что-то еще, можно сохранить незавершенную продажу и вернуться к ней в любой момент

Отложенные
продажи
В режиме консультанта можно сменить быстро авторизоваться в программе для учета кто именно продал товар

Режим
консультанта
По каждому сложному товару можно внести его составляющие: ингредиенты или компоненты, которые будут автоматически списываться при его продаже

Технологическая
карта
Некоторые ингредиенты можно менять во время продажи, при этом программа может и автоматически менять цену товара!

Модификаторы
Настроив по товарам или их группам рекомендации вы сможете увеличить свои продажи и прибыль

Рекомендации
Программа может оповещать нужных сотрудников о важных процессах или делах: например, что определенный товар заканчивается на складе

Оповещения
Наша программа умеет работать со множеством видов торгового и складского оборудования
Оборудование
Интеграция с ТСД поможет оптимизировать работу больших складов, обеспечит ваших сотрудников мобильностью, позволит проще провести инвентаризацию всех филиалов
ТСД
В любой момент по любому складу Вы сможете провести инвентаризацию, мгновенно загрузив плановое количество из Вашей программы и сверив его с фактическим с помощью сканера штрих-кодов или ТСД
Инвентаризация
При продаже могут формироваться различные документы. Чек может печататься с фискализацией или без фискализации на обычном принтере чеков
Документы
У Вас сформируется единая база клиентов и поставщиков со всеми необходимыми контактными данными

База клиентов
Есть возможность выдавать клиентам дисконтные или накопительные карты

Дисконтные карты
С каждой оплаты определенный процент может начисляться на карту клиента в виде бонусов, которыми в дальнейшем также можно будет расплатиться

Начисление бонусов
Вы сможете выполнять как массовую СМС-рассылку, так и настроить отправку индивидуальных сообщений
SMS и E-mail
рассылка
Программа сможет даже позвонить от имени Вашей организации и голосом сообщить клиенту любую важную информацию
Голосовая рассылка
Система покажет, кто из покупателей принес вам наибольшую прибыль, и вы легко сможете поощрить таких клиентов персональным прайс-листом или бонусами

Рейтинг клиентов
Вы легко сможете проанализировать кому и по какой причине предоставляли скидки за любой период

Скидки
Отчет по покупательской способности покажет финансовые возможности ваших клиентов в зависимости от каждого филиала

Средний чек
Анализ платежей по нужным вам значениям поможет принять решение о повышении или снижении цен на товары

Ценовые сегменты
Каждое ваше маркетинговое решение будет учтено и проанализировано по числу новых клиентов и платежам

Анализ рекламы
Все совершенные платежи будут под вашим полным контролем

Статистика платежей
Всю статистику по продажам вы сможете узнать за любой удобный период времени и оценить динамику с помощью наглядных отчетов

Динамика продаж
Отчет покажет, кто из клиентов не полностью оплатил свои покупки или с кем из поставщиков вы еще не до конца рассчитались

Долги
Сдельная заработная плата продавцов может рассчитываться автоматически

Зарплата продавцов
Ваших мастеров и менеджеров можно легко сравнить по различным критериям: числу клиентов, оказанных услуг, прибыли и производительности

Анализ сотрудников
Работа с картами самого разного масштаба: от мира до выбранного города, а так же отслеживание курьера на карте
Карта
Всю статистику по продажам вы сможете узнать по каждому юридическому лицу отдельно

Юр. лица
Программа поможет найти самый прибыльный филиал вашей сети магазинов

Сеть магазинов
Все финансовые движения будут у вас под полным контролем. Вы легко сможете отследить, на что у вас тратится больше всего средств за любой период

Контроль расходов
Наглядная визуализация динамики прибыли поможет вам легко проанализировать деятельность доходность компании

Анализ прибыли
Программа покажет любые перемещения товаров и остатки по каждому складу и филиалу за указанный период

Складской учет
Вы узнаете, какие товары пользуются повышенным спросом

Популярный товар
Системы поможет проанализировать прибыль с продажи каждого товара

Прибыльный товар
Данные по всем возвратам за любой период будут всегда у вас «под рукой»

Неликвидный товар
Благодаря статистике запросов отсутствующего в ассортименте товара вы сможете принять взвешенное решение о расширении вашей номенклатуры

Не было
Программа подскажет, какие товары нужно закупить и позволит автоматически сформировать заявку

Минимум
С помощью анализа непродающегося товара вы сможете оптимизировать складские ресурсы

Залежалый товар
Прогноз обеспечения товарами поможет всегда иметь нужное количество самых ходовых позиций

Прогноз
Отчет по поставщикам покажет самые выгодные цены и данные по последним закупкам

Анализ поставщиков
Интеграция с новейшими технологиями позволит вам эпатировать клиентов и заслуженно получить репутацию самой современной компании

Эксклюзивность
Можно открыть на своем сайте интернет-магазин, который из программы учета будет брать товары, их изображения и остатки
Интернет-магазин
Вы можете заказать, чтобы на отдельном большом экране отображались сводки со всех ваших торговых точек. Чтобы Вы в режиме реального времени контролировали: свои доходы, исполнение заданий сотрудниками или сроки сдачи заказов
Вывод
на экран
Если Вы занимаетесь перекупом товаров или хотите быстро реагировать на новые запросы, то приложение для поиска по сайтам позволит Вам первыми получить информацию о новом объявлении и автоматизировать сам поиск
Поиск
объявлений
Связь с платежными терминалами, чтобы клиенты могли оплачивать свои заказы не только в магазине, но и в ближайшем терминале. Такие оплаты автоматически будут отображаться в программе
Платежные
терминалы
Если у Вас заполняются договора и прочие документы, мы можем настроить их автоматическое заполнение, чтобы один ваш сотрудник с помощью программы выполнял такой же объем работы, как несколько других сотрудников вручную
Заполнение
документов
Вы можете внедрить оценку качества работы клиентами. После покупки клиенту будет приходить SMS, в которой ему будет предлагаться оценить работу менеджера. Анализ SMS-голосования руководитель сможет просматривать в программе
Оценка качества
Ультра-современная функция связи с АТС позволит видеть данные звонящего, эпатировать клиента, сразу обращаясь к нему по имени, не тратить ни секунды на поиск информации
Телефония
Нужные данные могут загружаться на ваш сайт для контроля статуса заказа, отображения остатка товара по складу или филиалу и цен — возможностей множество!
Интеграция с сайтом
Используйте телеграм-робота, чтобы ваши клиенты могли самостоятельно оставлять заявки или получать информацию по своим заказам из вашей программы
Телеграм-бот
Надежный контроль обеспечит интеграция с камерами: программа в титрах видеопотока укажет данные по продаже, полученной оплате и другую важную информацию
Видеонаблюдение
Система планирования позволяет настроить расписание резервного копирования, получения важных отчетов строго в определенное время и задать любые другие действия программы
Планировщик
Специальная программа сохранит по расписанию копию всех ваших данных в программе без необходимости останавливать работу в системе, автоматически заархивирует и уведомит о готовности
Резервное
копирование
Ультра-продвинутые торговые организации могут даже заказать «распознавание лиц». Программа будет узнавать покупателя при входе в магазин или на кассе
Распознавание лиц
Наша организация, заботясь о своих клиентах, разработала официальное приложение для мобильных, которое ускорит и упростит ведение бизнеса.
Приложение
для сотрудников
Мобильным приложением удобно пользоваться клиентам, регулярно взаимодействующим с предприятием по поводу его услуг и/или продукции, в которых клиенты постоянно заинтересованы.
Приложение
для клиентов
Библия современного руководителя — дополнение к программе для директоров, которые считают себя профи, либо хотят таковыми стать.
БСР
Вы сможете быстро внести первоначальные данные, необходимые для работы программы. Для этого используется удобный ручной ввод или импорт данных

Быстрый старт
Мы добавили множество красивейших шаблонов, чтобы работа в нашей программе приносила еще большее удовольствие

Красивый дизайн
Интерфейс программы настолько легок, что в ней может быстро разобраться даже ребенок

Легкая программа

Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:

Основной язык программы: РУССКИЙ

Все
Также при необходимости Вы можете найти международную версию нужной программы, которые у нас переведены аж на 96 языков.

Классы систем автоматизации бизнес процессов будут у вас под полным надзором, и контроль можно будет осуществлять наиболее профессиональным методом. Наш системный инструмент в этом деле окажет серьёзную поддержку, благодаря его помощи, развитие компании будет поэтапным и эффективным. Классы систем автоматизации бизнес процессов можно будет контролировать без ограничений, применяя нашу разработку. В рамках её использования, вы легко сможете развивать свою компанию, которая будет помогать вам в решении задач любого порядка. Какие бы классы не нужны были вам в текущий момент времени, ну а мы предоставляем различные их виды, и вы будете способны выбрать подходящий вариант. Разнообразные классы систем имеются у нас в наличии, мы их применяем в полном объёме, обеспечивая потребителям возможность свободного выбора. Разнообразные классы систем это именно то, к чему стремятся организации, создающие программное обеспечение. Наш функциональный инструментарий, это именно то, что вам будет обеспечено и доступно в полной мере, если вы обратитесь к нам за поддержкой. Информационные материалы любого типа будут у вас под полным надзором, а контроль будет осуществлять система, она окажет поддержку.

Классы систем автоматизации в полной мере нам доступны, мы их используем и применяем без каких-либо ограничений, наша компания делает это профессионально и быстро. Мы работаем с единой, функциональной платформой, которая помогает в реализации производственной деятельности на высоком уровне профессионализма. Классы систем автоматизации бизнес процессов будут у вас под полным надзором, в результате чего, проект будет осуществлять все действия актуального порядка намного лучше, чем это делают соперники вашей организации. Взаимодействие с целевой аудиторией становится более эффективной деятельностью после введения нашей разработки в эксплуатацию. Она действительно всегда будет на вашей стороне и её поддержка абсолютно неоценима. Взаимодействие с системами их классами, автоматизацией и бизнес процессами становится проще, после того, как вы начинаете в этом инструменте калькуляцию, в результате вы получите итоговую сумму без каких-либо ошибок. Уделяйте должное внимание бизнес процессам и системам, а также их классам, чтобы автоматизация прошла безупречно. Этот системный инструмент обеспечит вам возможность работать с современными технологическими решениями, что немаловажно.

Отправка информации на почту будет реализовываться качественно и быстро, если вы примените нашу систему, она простая и понятная. Работа с информационным оповещением через sms-сервисы является очень удобной функцией, которая доступна в рамках программы для классов автоматизации бизнес процессов. Сводные отчёты приложения будут формироваться в сжатый срок, они будут использованы для вашей компании, которые являются актуальными. Какие бы действия вы не предпринимали, чтобы не осуществляли, этот инструмент будет помогать. Благодаря поддержке бизнесу будет сопутствовать успех. Развитие организации станет поэтапным и эффективным, соответственно шансы на успех будут более высокими, чем раньше. Работа с нашей программой не требует каких-то серьёзных, подготовительных мероприятий или наличия неких знаний или компетенции. Вам достаточно просто чуть-чуть знать, как функционирует стандартный ПК, всё остальное будет представлено в полном объёме в качестве обучения. Работа с классами автоматизации бизнес-процессов это простая деятельность, так как не требует от вас какой-то предварительной подготовки. Мы гарантируем вам возможность идти в ногу со временем, при применении этой программы. Грамотное реагирование на конъюнктурные колебания будет обеспечено, за счёт чего, проект будет развиваться ещё более эффективным методом. Системный подход к выполнению обязательств, будет являться для вас настоящей находкой, вы сможете использовать эту функциональную фишку на благо своего учреждения.

Приложение от нашего коллектива для классов систем автоматизации бизнес процессов, обеспечивает возможность взаимодействия с самыми красивыми темами оформления, что тоже весьма удобно. Запись потребителей будет обеспечена на абсолютно любые временные промежутки, что тоже немаловажно. Повторные приёмы заказчиков, при необходимости можно будет осуществлять тоже быстро и качественно, просто применив нашу разработку. В рамках вкладки под названием оплаты, вы найдёте информацию о денежных переводах и платежах, которые необходимо осуществлять. Профессиональный, эффективный, грамотный, системный подход к выполнению обязательств, обеспечит вам возможность работать намного быстрее и лучше, чем с этим справлялись соперники вашей компании. Какие бы действия вы не предпринимали, в любом случае наше приложение будет помогать, его поддержка это ключ к успеху. Какие бы классы программного обеспечения не использовали вы до этого, то теперь, после введения нашей разработки в эксплуатацию, вам будет обеспечен долгосрочный успех. Ведь на высочайшем уровне класса и профессионализма мы выполнили создание этого инструмента, и он в полной мере будет покрывать весь спектр ваших актуальных потребностей.

Эта программа является наиболее продвинутой, мы для создания комплекса использовали все свои технологические преимущества, и получилось весьма неплохо. Классы систем, которые мы используем, это возможность автоматизации на радикальном уровне качества, без каких-либо дополнительных издержек. Минимизация финансовых вложений, которые необходимы, дают возможность работать эффективно и правильно, чётко выполняя все свои непосредственные обязательства перед заказчиками. Какие бы классы системы автоматизации бизнеса ни использовались вами в прошлые временные промежутки, теперь всё становится намного проще. Наша разработка помогает вам. При этом она может работать с любыми устройствами, это весьма практичная, функциональная особенность этого комплекса. Оптимальный подход к выполнению оперативных задач станет для вас функциональной фишкой и особенностью, которая будет доступна, в рамках использования нашего комплексного инструментария. Он абсолютно понятный, простой для потребителей, что делает его пригодным для реализации абсолютно любых действий, которые вам необходимы. Разнообразные классы систем автоматизации бизнес процессов доступны нам, и мы их применяем, используем эту возможность, гарантируем также и вам долгосрочный успех в конкурентной борьбе, если вы будете применять наше функциональное, адаптивное, программное обеспечение. В рамках его использования, вы точно не будете затрудняться, если станете профессионалом, который знает всё о том, как правильно работать.

Программой могут пользоваться:

Любой
магазин
Бутик
Супермаркет,
универмаг или
универсам
Торговая фирма,
компания и
организация
Оптовая и
розничная
торговля
Торговый
склад
Секонд-хэнд,
стоковый и
комиссионный магазин
Торгово-
производственная
компания или фирма
Центр
заказов и услуг
Автомагазин
Интернет-
магазин
Торговый дом
и отдел продаж
Товароведы
и торговые
представители
Торговый центр,
комплекс
или зал
Базар
и рынок
Точки продаж и
предприятия торговли
Импортеры
и экспортеры
Отдел закупки,
снабжения и сбыта
Киоск
Менеджеры
по продажам
и кассиры
Любая другая
организация

Видео программы учета классов систем автоматизации бизнес процессов

Посмотрев следующее видео, можно быстро ознакомиться с возможностями программы УСУ — Универсальной Системы Учета. Если Вы не видите загруженное на YouTube видео, обязательно напишите нам, мы найдем другой способ показать демонстрационный ролик!

Анатолий Вассерман представляет новую версию программы УСУ

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Анатолий Вассерман родился 9 декабря 1952 года. Окончил Одесский технологический институт холодильной промышленности, по специальности инженер. После окончания института работал программистом. Затем — системным программистом. Впервые на экране появился в 1989 году в клубе «Что? Где? Когда?», затем — на «Брэйн-ринге». В телевизионной «Своей игре» одержал пятнадцать побед подряд в 2001—2002 годах и стал лучшим игроком десятилетия в 2004 году. Пятикратный чемпион Украины по спортивной версии «Своей игры». Четырёхкратный чемпион Москвы по спортивной версии «Своей игры», бронзовый призёр того же соревнования, серебряный 2017 года. Серебряный призёр «Знатокиады» — Всемирных игр знатоков — 2010 года по «Своей игре».

Дополнение к программе для профессиональных управленцев — Библия Современного Руководителя

Дополнение к программе для профессиональных управленцев: для развития бизнеса и повышения доходов. Уникальный продукт, разработанный на стыке двух наук: экономики и информационных технологий. Аналогов нет

Мобильное приложение USU

С развитием технологий жизнь ускоряется. Везде нужно успеть – ведь чем быстрее делаешь дела, тем больше зарабатываешь. По этой причине очень важно иметь под рукой многофункциональное мобильное приложение.

Александр Друзь об Универсальной Системе Учета

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Александр Друзь — первый магистр интеллектуальной игры «ЧГК». Шесть раз награждался призом «Хрустальная сова» как лучший игрок клуба. Обладатель «Бриллиантовой совы» – приза лучшему игроку. Чемпион телевизионной версии «Брейн-ринга». В телевизионной передаче «Своя игра» выигрывал «Линейные игры», «Суперкубок», выигрывал с командой «III Кубок Вызова», установил абсолютный рекорд результативности за одну игру. Автор и ведущий интеллектуальных игр и познавательных программ на различных телеканалах.

Максим Поташёв об эффективности программы УСУ

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Максим Поташев — магистр игры «Что? Где? Когда?», четырёхкратный обладатель приза «Хрустальная сова», дважды чемпион мира, трижды чемпион России, шестикратный чемпион Москвы, трёхкратный победитель Открытого чемпионата Москвы по игре «ЧГК». По итогам всеобщего зрительского голосования в 2000 году признан лучшим игроком за все 25 лет существования элитарного клуба. За кандидатуру Максима Поташёва проголосовало 50 тысяч телезрителей программы. Получил «Большую хрустальную сову» и главный приз юбилейных игр — «Бриллиантовую звезду» магистра игры. Член правления и с 2001 года — вице-президент Международной ассоциации клубов. По профессии — математик, маркетолог, бизнес-тренер. Окончил факультет управления и прикладной математики, преподавал на кафедре общей и прикладной экономики в МФТИ. В августе 2010 года избран президентом Общероссийской общественной организации «Федерация спортивного бриджа России». Возглавляет консалтинговую компанию, которая помогает различным организациям решать задачи, связанные с продажами, маркетингом, клиентским сервисом и оптимизацией бизнес-процессов.

Сергей Карякин о тактике в бизнесе

Кроме мнений о программе УСУ обычных пользователей Вашему вниманию теперь представляются мнения экспертов. Сергей Карякин. В возрасте 12 лет стал самым молодым гроссмейстером в истории человечества. Внесён в Книгу рекордов Гиннесса. Одержал победу в турнире претендентов. Обладатель Кубка мира ФИДЕ. Чемпион мира по быстрым шахматам, чемпион мира по блицу. Заслуженный мастер спорта Украины. Заслуженный мастер спорта России, гроссмейстер России. Награждён орденом «За заслуги» ІІІ степени. Член Общественной палаты Российской Федерации VI состава. Неоднократный победитель детских и юношеских чемпионатов мира и Европы. Победитель и призёр ряда крупных турниров. Чемпион XXXVI Всемирной Шахматной олимпиады в составе сборной Украины, серебряный призёр Олимпиады в составе сборной России. На своей доске показал лучший результат и получил первый индивидуальный приз (на 4 доске). Чемпион России с лучшим результатом на 1-й доске. Чемпион мира в составе сборной России. Полуфиналист Кубка мира. Победитель ряда международных турниров.

Возможности контроля и управления классами систем автоматизации бизнес процессов

Далее представлен краткий перечень возможностей программы Универсальная Система Учета. В зависимости от конфигурации разработанного программного обеспечения список возможностей может меняться.

Тестовое издание нашего комплекса предоставляется для того, чтобы вы могли полностью оценить эту разработку и сделать вывод о том, каким образом её нужно использовать;
Работа с классами систем по автоматизации бизнес процессов будет в полной мере обеспечена к использованию, и в результате проект будет осуществляться наиболее профессиональными методами, без каких-либо ограничений;
Оптимизация будет охватывать полностью все ваши функциональные сферы деятельности, за счёт этого проект будет развиваться быстрее;
Минимизация потерь и издержек по всем ключевым направлениям, станет для вас настоящим открытием и шансом на правильное выполнение обязательств перед заказчиками;
Уделяйте системам их классам, автоматизации и бизнес процессам больше внимания, чтобы работать быстрее и лучше;
Качественное выполнение целого ряда действий актуального порядка будет в полной мере обеспечено, и вы сможете легко справиться с теми мероприятиями, которые вам необходимы;
Взаимодействие с системами и классами, автоматизацией и бизнес процессами будет обеспеченно в полной мере, вы легко будете пользоваться абсолютно всем спектром действий, которые задумали реализовать;
Учёт долгов или предоплату потребителя реализуйте качественно и эффективно, наша система поможет вам в этом деле;
Минимизация издержек на содержание работников, станет доступной функцией, которую вы сможете применять;
Заработную плату можно будет начислять специалистам в сжатый срок, всё это реализуется путем применения нашего инструментария;
Современный, комплексный инструмент от нашего коллектива стоит недорого, при этом имеет отличную оптимизацию, хорошую производительность и качественную, функциональную составляющую;
Разнообразные, высококлассные системы автоматизации бизнес процессов подходящего типа, мы предоставляем за направляемую цену и следим за тем, чтобы заказчик мог их освоить;
Мы действительно стремимся к предоставлению высококлассного сервиса. Обратимся к представителям целевой аудитории, чтобы им было легче с нами работать, и они могли получать максимальную доходность от вложенных финансовых средств;
Наше приложение, можно в том числе рассматривать как выгодную инвестицию и вложение денег.

Презентация программы для классов систем автоматизации бизнес процессов

Скачать программное обеспечение для учета торговли

Ниже располагаются ссылки для загрузки. Скачать бесплатно можно презентацию программного обеспечения в формате PowerPoint и демонстрационную версию. Причем, демо-версия имеет определенные ограничения: по времени использования и функционалу.

Презентация программы
Скачать демо для Windows
Интерактивная инструкция
Старая инструкция
Смотреть отзывы

Заказать программу классов систем автоматизации бизнес процессов

Чтобы приобрести данную программу, достаточно позвонить нам по указанным в контактных данных телефонам или скайпу, либо просто написать письмо. Наши специалисты согласуют с Вами подходящую конфигурацию, подготовят договор и счет на оплату.

Как купить программу УСУ?

Высылаете реквизиты для договора

Вносите предоплату

Вам устанавливают программу

Наслаждаетесь результатом

Заказать программу

На других языках:

AF — Program vir die winkel
AM — ለሱቁ ፕሮግራም
AR — برنامج المحل
AZ — Mağaza üçün proqram
BG — Програма за магазина
BN — দোকান জন্য প্রোগ্রাম
BS — Program za radnju
CA — Programa per a la botiga
CEB — Program alang sa tindahan
CS — Program pro obchod
DA — Program til butikken
DE — Programm für den Shop
EL — Πρόγραμμα για το κατάστημα
EN — Program for the shop
ES — Programa para la tienda
ET — Programm kaupluse jaoks
EU — Dendarako programa
FA — برنامه برای فروشگاه
FI — Kaupan ohjelma
FR — Programme pour magasin
FY — Programma foar de winkel
GA — Clár don siopa
GL — Programa para a tenda
GU — દુકાન માટેનો કાર્યક્રમ
HA — Tsarin shago
HE — תוכנית לחנות
HI — दुकान के लिए कार्यक्रम
HR — Program za trgovinu
HT — Pwogram pou boutik la
HU — Program az üzlet számára
HY — Ծրագիր խանութի համար
ID — Program untuk toko
IG — Mmemme maka ụlọ ahịa ahụ
IS — Dagskrá fyrir búðina
IT — Programma per il negozio
JA — お店のプログラム
JW — Program kanggo toko
KA — პროგრამა მაღაზიისთვის
KM — កម្មវិធីសំរាប់ហាង
KN — ಅಂಗಡಿಗೆ ಕಾರ್ಯಕ್ರಮ
KO — 가게 프로그램
KU — Bernameya ji bo firotanê
KY — Дүкөн үчүн программа
LB — Programm fir de Buttek
LO — ໂຄງການ ສຳ ລັບຮ້ານ
LT — Parduotuvės programa
LV — Programma veikalam
MG — Fandaharana ho an’ny magazay
MI — Program mo te toa
MK — Програма за продавницата
ML — ഷോപ്പിനായുള്ള പ്രോഗ്രാം
MN — Дэлгүүрт зориулсан програм
MR — दुकानासाठी कार्यक्रम
MS — Program untuk kedai
MT — Programm għall-ħanut
MY — ဆိုင်အတွက်အစီအစဉ်
NE — पसलको लागि कार्यक्रम
NL — Programma voor de winkel
NO — Program for butikken
NY — Pulogalamu yogulitsa
OR — ଦୋକାନ ପାଇଁ କାର୍ଯ୍ୟକ୍ରମ |
PA — ਦੁਕਾਨ ਲਈ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ
PL — Program dla sklepu
PS — د هټۍ لپاره برنامه
PT — Programa para a loja
RO — Program pentru magazin
RW — Gahunda yo kugura
SD — دڪان لاءِ پروگرام
SI — වෙළඳසැල සඳහා වැඩසටහන
SK — Program pre obchod
SL — Program za trgovino
SM — Polokalama mo le faleʻoloa
SN — Chirongwa chechitoro
SO — Barnaamij loogu talagalay dukaanka
SQ — Program për dyqan
SR — Програм за радњу
ST — Lenaneo la lebenkele
SU — Program pikeun toko
SV — Program för butiken
SW — Programu ya duka
TA — கடைக்கான திட்டம்
TE — దుకాణం కోసం కార్యక్రమం
TG — Барнома барои мағоза
TH — โปรแกรมสำหรับร้านค้า
TK — Dükan üçin maksatnama
TL — Program para sa shop
TR — Mağaza Programı
UK — Програма для магазину
UR — دکان کے لئے پروگرام
UZ — Do’kon uchun dastur
VI — Chương trình cho cửa hàng
XH — Inkqubo yevenkile
YO — Eto fun ṣọọbu naa
ZH — 商店程序
ZU — Uhlelo lwesitolo

Смотрите также:

Инструменты автоматизации бизнеса
Задачи автоматизации бизнеса предприятия
Комплексная автоматизация бизнес процессов для управления
Бизнес связанный с автоматизацией
Бизнес процессы подлежащие автоматизации
Комплексная автоматизация бизнес процессов организации
Информационные технологии и автоматизация бизнес процессов компании
Автоматизация бизнеса для ведения товаров

Источник

#статьи

30 сен 2022
0

Автоматизация процессов: кому нужна, кто её проводит и какие системы для неё использовать

Завершаем тему управления бизнес-процессами. Рассказываем, как автоматизировать процессы в компании и почему это удобно.

Иллюстрация: Катя Павловская для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Фото: личный архив Александра Завьялова

Дипломированный специалист по автоматизации бизнес-процессов. Девять лет опыта в бизнесе и консалтинге. Смоделировал более тысячи процессов для торговых и промышленных предприятий. Основатель OkoCRM.

Автоматизация бизнес-процессов — один из главных способов сократить затраты в системе любого уровня: от отдела компании до крупного бизнеса. Автоматизация избавляет людей от рутинных задач. Например, в процессах, в которых требовалось два сотрудника, после автоматизации нужен только один.

Несмотря на то что IT-сфера быстро растёт, многим владельцам бизнеса и менеджерам до сих пор непонятно, что такое автоматизация процессов и как в ней всё устроено. В предыдущих статьях мы рассказали, что такое бизнес-процессы и как их правильно моделировать. В этой статье расскажем подробнее про автоматизацию — что о ней должен знать каждый собственник бизнеса, менеджер и специалист.

Что такое автоматизация процессов и отличается ли она от цифровизации
Какие процессы можно автоматизировать
Кому нужна автоматизация, а кому нет
Кто занимается автоматизацией и сколько это стоит
Какие системы помогают автоматизировать процессы
Примеры: как с помощью автоматизации оптимизировали процессы продаж в компании
Как узнать больше об управлении бизнес-процессами

Автоматизация процессов — частный случай оптимизации. Она помогает бизнесу экономить на рутине. Алгоритмы выполняют повторяющиеся задачи быстрее, и у команды остаётся больше времени на другие дела.

Например, можно фиксировать заявки и вести бухгалтерию в тетради, а прибыль и налоги считать на калькуляторе, а можно подключить CRM и онлайн-систему бухучёта. Программы самостоятельно обработают заявки, подтянут данные по оплате, отправят письма клиентам и составят отчёты в налоговую.

В этом суть автоматизации. Это внедрение софта, который помогает выполнять рутинные задачи быстрее, продуктивнее и эффективнее.

Разберём, как работает автоматизация, на примере продаж на маркетплейсах. У менеджеров много рутинных задач — например, перезвонить клиенту, отследить оплату, проверить товар на складе, напечатать наклейки, упаковать заказ.

Автоматизация сведёт количество таких операций к минимуму. После получения заказа менеджеру останется только упаковать товар и отправить его клиенту.

Автоматизация сокращает количество ручных операций и забирает рутину
Инфографика: Майя Мальгина для Skillbox Media

Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее. Допустим, в компании есть менеджер по продажам. Он каждый день обзванивает клиентов и ведёт сделки в Excel.

Чтобы упростить процессы, компания устанавливает CRM-систему. В этом случае менеджер всё равно будет нужен — он нажимает на кнопки и управляет работой программы. Это автоматизация. Цифровизация — следующий уровень автоматизации, полностью автоматическое выполнение работ. Цифровизацию делают так, чтобы исключить человека из процесса.

Поручить алгоритмам можно любой бизнес-процесс. Проще всего автоматизировать типовые операции:

обработку сделок;
СМС- и email-рассылки;
документооборот;
бухгалтерский и складской учёт;
проведение платежей.

Наш совет — начинать автоматизацию именно с них. На каждый типовой процесс есть готовые облачные решения, которые можно внедрять своими силами или силами небольшой команды интеграторов. Это удобно для небольших компаний.

Более сложные операции — вроде процессов управления производством, качеством продукции и персоналом — тоже можно автоматизировать. Но это подходит скорее для среднего и крупного бизнеса. Потребуются сложные системы, штат разработчиков и серьёзный бюджет.

Так выглядит автоматизация воронки продаж в OkoCRM. Процесс обработки сделок разбит на этапы, на каждом срабатывает своё автоматическое правило
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

Автоматизировать процессы можно в бизнесе любого размера, но сложная автоматизация требуется не всем.

Для начала нужно определиться с процессами, которые хочется «поставить на рельсы», и посчитать количество времени, которое тратят сотрудники на их выполнение вручную. Исходя из этого нужно понять, насколько целесообразна будет их автоматизация.

Малому бизнесу лучше обойтись типовыми решениями и не вкладывать миллионы в индивидуальные проекты. Почти в каждой облачной программе есть пробный период или бесплатный тариф с базовой функциональностью. Можно протестировать и понять, подходит эта программа для ваших задач или нет.

Допустим, раньше в компанию приходило 10 заявок в день. Менеджер обрабатывал их в течение 3 часов, а остальное время тратил на подготовку документов, коммуникацию с поставщиками и другую рутину.

Сейчас в день приходит 50 заявок — менеджеру не хватает целого дня, чтобы их разгрести. Что делать? Можно нанять второго менеджера или автоматизировать обработку заявок с помощью CRM. Если поток заявок продолжит расти, лучше сделать и то и другое.

Крупные компании чаще всего автоматизируют не отдельные, а сразу все свои процессы. В результате они получают единую систему. Это дорого, но эффективность бизнеса при этом заметно растёт.

Чтобы это реализовать, нужно разрабатывать индивидуальные проекты, использовать сложные программы, глубоко погружаться в процессы и разбирать всю бизнес-модель компании на молекулы. Без автоматизации большому бизнесу сложно масштабироваться.

Когда автоматизация точно не нужна? Вот пять случаев, когда автоматизацию процессов лучше отложить на потом:

бизнес находится в стадии запуска;
компания работает с постоянными заказчиками и не привлекает новых;
оборот компании — до 1 млн рублей в месяц;
бизнес-процессы компании не налажены и часто меняются;
расходы на автоматизацию выше очевидной денежной выгоды.

Любые типовые решения вроде CRM-системы или сервиса рассылок можно настроить самостоятельно. Но для этого нужно в них разбираться: читать инструкции, строить воронки, разрабатывать документацию и обучать сотрудников. Чаще всего предприниматели не хотят тратить на это свои ресурсы и приглашают подрядчиков.

Обычно автоматизацией занимаются интеграторы. Это группа экспертов, которая берёт на себя внедрение программ в бизнес и их отладку. Они моделируют процессы, подбирают, настраивают и дорабатывают программные решения под запросы компании.

Можно найти их заранее, и тогда подбирать решение для автоматизации будет сам подрядчик. Или сначала выбрать решение, а затем пригласить интеграторов.

По нашему опыту, обычно происходит так:

Предприниматель выбирает сервис для автоматизации. Допустим, CRM или ECM-систему. Регистрируется на пробный период и смотрит, как всё устроено. Обычно в этот момент он понимает, что самостоятельно такую систему компания не настроит.
Когда пробный период заканчивается, сервис предлагает внедрение — своими силами или силами внешнего интегратора. Обычно сервисы работают с несколькими компаниями-интеграторами и предлагают их услуги на выбор. Условия и стоимость у каждого интегратора различаются.
Команда внедрения приходит в компанию и просит в помощь сотрудника компании. Он вводит в курс дела и рассказывает, как построена работа, знакомит с бизнес-моделью и процессами.
Интеграторы описывают процессы, которые нужно автоматизировать, проводят анализ и составляют план внедрения. В нём описаны решения по функциональности выбранного сервиса, которые нужно внедрить в компании.
Интеграторы настраивают и отлаживают систему, чтобы всё работало как надо. Чем сложнее функциональность, тем больше времени занимает внедрение. Например, на внедрение простой облачной CRM уходит 1–2 месяца. Если нужны доработки — больше. Сложную систему документооборота могут внедрять и полгода.
Интеграторы обучают сотрудников — показывают, как работать в системе. Иногда выдают сертификаты и свидетельства.

Часто внедрение организуют онлайн: переговоры и обучение ведут по видеосвязи, а настройку системы — через удалённый доступ.

Стоимость услуг интеграторов зависит от объёма работ и сложности внедрения. Например, средний ценник настройки простой CRM-системы — 100–150 тысяч рублей. Внедрение ERP может обойтись и в пару миллионов.

Есть много групп программных решений для автоматизации. Их делят в зависимости от назначения. Иногда внутри одной программы есть элементы нескольких групп.

CRM (Customer Relationship Management). Это системы для управления продажами и клиентским сервисом. С их помощью автоматизируют сбор клиентской базы, обработку заявок и общение с клиентами компании.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

Так выглядит воронка продаж с заказами в CRM-системе
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

HRM (Human Capital Management). Это системы для автоматизации кадровых служб и управления персоналом. Они полезны для управления большим штатом — от 50 человек.

HRM помогают автоматически рассчитывать зарплату и вести кадровые документы. Кроме этого, с их помощью работают с соискателями, ведут базу вакансий и сотрудников, календарь отпусков и больничных, мониторят актуальность медосмотров и инструктажей по охране труда.

Так выглядит база вакансий в HRM-системе
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

ECM (Enterprise Content Management). Это системы управления корпоративным цифровым контентом. Их главная функция — электронный документооборот.

ECM упрощают работу со всеми документами компании. Без них все документы — договоры, акты, счета, приказы, протоколы, уведомления — готовят на бумаге, согласовывают и подписывают вручную. В ECM у каждого документа есть цифровой образ, который можно подписать и отправить по назначению, не выходя из кабинета.

Так выглядит работа с документами в ECM-системе
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

BPM (Business Process Model). Это системы для моделирования и управления бизнес-процессами в компании. Не какими-то отдельными процессами, а всеми процессами одновременно.

Они не упрощают частные аспекты работы бизнеса, а помогают визуализировать процессы и найти пути их оптимизации. Их используют для планирования и выстраивания бизнес-процессов в компании.

Так выглядит моделирование бизнес-процесса в BPM-системе
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

WMS (Warehouse Management System). Система, которая помогает управлять запасами, складом и вести складской учёт с момента поступления товаров или материалов в центр распределения заказов и до момента, когда они покидают склад.

WMS автоматизирует приёмку, перемещение, хранение, комплектацию и отгрузку товаров. По каждой операции система показывает статистику.

Так выглядит статистика по складу в WMS-системе
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

TMS (Transportation Management System). Группа систем, которые помогают бизнесу управлять логистикой. С их помощью крупные компании планируют и отслеживают перевозки, выбирают удобный вид транспорта, прокладывают оптимальный маршрут, мониторят местонахождение партий товаров.

Это своего рода CRM, специально адаптированная для логистики, но с более сложной функциональностью.

Так выглядят рейсы и маршрутные листы на рабочем месте логиста в TMS-системе
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

ERP (Enterprise Resource Planning). Это группа систем, в которой объединены другие инструменты автоматизации — например, CRM, HRM, ECM, WMS. Это решение для крупных компаний.

ERP гораздо дороже и сложнее любой другой системы, но её не обязательно покупать всю. Обычно компании подключают только те модули, которые необходимы им. Например, отдельно покупают модули учёта, бухгалтерии, управления заявками с сайта.

Так выглядит модуль с заказами клиентов в ERP-системе
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

В таблице можно сравнить назначение систем и найти подходящее для компании решение:

Группа	Назначение	Популярные решения
CRM	Управление продажами и клиентским сервисом	OkoCRM, «1С:CRM», WireCRM
HRM	Управление кадрами и персоналом	СБИС, «БОСС-Кадровик», «1С:Зарплата и управление персоналом»
ECM	Управление документооборотом в компаниях	ЭОС, Directum, Docsvision, ELMA
BPM	Моделирование, анализ и оптимизация бизнес-процессов	ELMA, Docsvision, Pyrus
WMS	Управление запасами и складским учётом	«МойСклад», Yolka WMS, СКИФ
TMS	Управление транспортной логистикой	«Яндекс.Маршрутизация», «Мегалогист», GROTEM / Drive
ERP	Комплексная модульная система управления бизнес-процессами на предприятии	«1С», «РосБизнесСофт», «Парус»

Группы программных решений для автоматизации бизнес-процессов

На примере из практики OkoCRM разберём автоматизацию бизнес-процессов в компании, которая продаёт кровельные материалы.

Заявки от клиентов принимают с нескольких сайтов, их обрабатывают четыре менеджера. Все дела ведут в записной книжке и Excel, клиентам звонят с обычных телефонов.

Задача — оптимизировать процессы обработки заявок и согласования сделок.

Инструмент оптимизации — внедрение OkoCRM и интеграций.

❌ Проблема №1. Заявки приходят на почту — менеджеры видят их не сразу. Клиенты долго ждут обратной связи. Часто, не дождавшись, уходят к конкурентам.

✔️ Решение:

CRM-система автоматически собирает заявки со всех сайтов и создаёт сделки → менеджер получает уведомление о задаче в Telegram: «У тебя заявка» → время ожидания реакции сокращается до 3–5 минут.
В CRM настроена очередь, которая распределяет заявки между менеджерами. Если один из них занят, заявки уходят свободному.

Все заявки с сайта лежат в общей воронке. У каждого менеджера своя воронка с заказами, за которые он отвечает
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

❌ Проблема №2. Клиенты не всегда дозваниваются в офис — пропущенные звонки не фиксируются.

✔️ Решение: интеграция CRM и IP-телефонии. Сервис распределяет звонки между менеджерами на личные телефоны, исходя из их занятости. Если один менеджер разговаривает, звонок автоматически уходит другому. Так клиент дозвонится в любом случае.

❌ Проблема №3. Отсутствие контроля — руководитель не знает, сколько заявок поступило и какая работа по ним ведётся.

✔️ Решение: CRM устанавливает дедлайн для каждой сделки. После его истечения заявка попадает в список просроченных. Руководитель следит, чтобы таких заявок не было, и, если нужно, вручную меняет ответственных. На конец дня все сделки обработаны, и при этом все менеджеры нагружены равномерно. В конце недели руководитель смотрит аналитику и видит, кто как работал.

Так выглядит модуль «Задачи» у менеджеров в CRM-системе. Видно, какие задачи в работе, про какие забыли, а какие ещё предстоит решить
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

❌ Проблема №4. Ручная подготовка документов — на заполнение одного счёта или договора уходит от 20 минут. Менеджер тратит время на рутину.

✔️ Решение: в CRM созданы типовые шаблоны документов. В них система сама подгружает данные из клиентской карточки. Время подготовки документа сокращается до 2 минут.

Так выглядит модуль с шаблонами в CRM-системе. Можно добавить сколько угодно файлов с переменными — система сама заменит их на персональные данные клиентов
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

❌ Проблема №5. Менеджеры теряют сообщения клиентов в мессенджерах — клиенты уходят к конкурентам.

✔️ Решение: интеграция мессенджеров с CRM. Все сообщения приходят в систему и сами привязываются к нужной карточке. CRM автоматически создаёт задачи «Ответить клиенту» для менеджеров.

Так выглядит общий чат в CRM-системе, который объединяет обращения клиентов из WhatsApp, Telegram, «ВКонтакте» и других каналов связи
Скриншот: личный архив Александра Завьялова

Автоматизация процессов уменьшила сроки обработки заявок и согласования сделок. Клиенты всегда на связи с менеджерами — потерянных продаж стало гораздо меньше.

Автоматизация — это внедрение в бизнес программных решений, которые берут на себя часть процессов. С ними проще вести бизнес и масштабироваться.
Автоматизация бизнес-процессов нужна не всем. Она полезна развивающимся компаниям с хорошей динамикой — поможет расти ещё быстрее. Если заметного роста нет, лучше сначала подумать, как добиться его без автоматизации.
Автоматизацию настраивают с помощью интеграторов. Это эксперты, которые за деньги отлаживают процессы, помогают подобрать сервис и внедрить его в бизнес.
Существует много групп программ для автоматизации — их делят по направлениям процессов, которые нужно оптимизировать. Не стоит внедрять всё и сразу. Лучше выбирать направления, которые острее всего нуждаются в помощи алгоритмов, и в первую очередь автоматизировать их.

Если вы только начинаете знакомиться с управлением бизнес-процессами, прочитайте нашу статью — «Большой гайд по управлению бизнес-процессами: главное, что должен знать каждый менеджер».
В этой статье подробно описан процесс моделирования бизнес-процессов: для чего моделирование нужно и как его провести.
Научиться строить чёткие бизнес-процессы, принимать взвешенные решения, эффективно распределять ресурсы и находить точки роста можно на курсе Skillbox «Эффективный руководитель».

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Статья о цифровой трансформации бизнеса: чем она отличается от цифровизации и зачем нужна бизнесу
Финансовая модель: для чего она нужна и как её разработать
Статья о дорожной карте проекта: зачем она нужна и как её сделать
Вводная статья об операционном менеджменте: что такое, как работает и какие навыки нужны менеджерам
Статья об LMS-системах: что они умеют и как выбрать платформу для своей компании
Статья об управлении изменениями: какие методики можно использовать и как уже на старте оценить шансы на успех

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Источник

Автоматизация бизнеса: начинаем разбираться

Время на прочтение
15 мин

Количество просмотров 57K

Помните старый мультфильм про Нехочуху? Ленивый мальчишка попал в страну великого Нехочухи, где большинство действий выполняли роботы. Надо сказать, мультипликаторы изобразили безрадостную картину автоматизации: человек внутри роботизированных процессов распадается как личность и теряет навыки социальной адаптации. Это идёт явно вразрез с любимым нами «Электроником», который как раз проповедует ценность соединения автоматизации и человеческого начала. Что-то нас в философию занесло.

А вот современный бизнес об автоматизации думает то как о вынужденности, то как о неоправданной трате, то как о единственной волшебной таблетке от всех проблем, и в целом относится к ней с подозрением. А зря. Раз так — начинаем ликбез по этой теме.

Первое правило автоматизации стоит вынести до ката: она не должна быть излишней, нецелесообразной, перегруженной и несопоставимо дорогой по отношению к обороту компании и продукту

Определения автоматизации не существует?

Если вы попробуете найти определение автоматизации бизнеса в интернете, то встретите разные варианты, связанные с контролем, с роботизацией, с искусственным интеллектом и т.д. Ни одно из них не будет исчерпывающим и точным. Давайте попробуем дать определение здесь, на Хабре.

Пусть для начала будет так. Автоматизация бизнеса — это совокупность работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Звучит неплохо. Однако как автоматизация может быть совокупностью средств? Это процесс. Ага, например, автоматизация — это внедрение программ и установка устройств… Стоп. А есть ли жизнь после внедрения? Конечно, эксплуатация. Ок, подходим к новому определению: Автоматизация бизнеса — это процесс внедрения и эксплуатации совокупности работающих средств (программ и устройств), обеспечивающих минимизацию рутины, оптимизацию трудовых и производственных ресурсов с целью наращивания продуктивности и эффективности всех бизнес-процессов. Куда ни шло, можно принять за рабочее, но всё равно остаются вопросы: а если нет оформленных бизнес-процессов, а если нет производственного ресурса и т.д.

Зато, если обратиться к источникам, все статьи про автоматизацию бизнеса сразу сводятся к автоматизации бизнес-процессов. Их точно и ёмко определяет википедия: «Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или работ, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей. Управленческая концепция BPM рассматривает бизнес-процессы как важные ресурсы предприятия, и предполагает управление ими как одну из ключевых организационных систем.» Ну а автоматизация — это как раз процесс внедрения и эксплуатации программных средств для оптимизации и ускорения протекания бизнес-процессов. Всё просто.

В теории, в идеальном мире автоматизация бизнеса и автоматизация бизнес-процессов — равнозначные понятия, потому что в бизнесе всё есть процесс, который можно дискретизировать, разложить на подпроцессы и этапы и описать. Но в реальном мире в компаниях есть масса активностей, не попадающих под определение бизнес-процесса, сами процессы неоптимизированы или отсутствуют вовсе, а вся работа ведётся стихийно. Поэтому в задачи автоматизации неожиданно попадает огромный подготовительный этап, в коде которого нужно проанализировать, описать и подготовить бизнес-процессы.

^{Мы приняли решение: для всех, кто пришёл с Хабра и оставил заявку в форме, бесплатный анализ бизнес-процессов компании будет доступен всегда. Это работа наших экспертов, связанная с анализом вашего бизнеса с последующей выработкой рекомендаций и обычно она стоит от 15 000 рублей, но нам для науки хвоста не жалко Хабра ничего не жалко. Записывайтесь, мы с вами свяжемся, назначим время (это займёт далеко не 15 минут) и обсудим бизнес-процессы вашей компании или проблемы с бизнес-процессами. Общение с экспертом не накладывает на вас никаких обязательств.}

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Любой.

А если немного распространиться, то грамотная и своевременная автоматизация улучшает положение дел в любой компании: от Газпрома до цветочного магазина. У компаний разные метрики, бизнес-процессы, но есть группа целей автоматизации, которая универсальна для большинства организаций.

Экономия — одна из ключевых целей автоматизации. Вложившись в программное обеспечение, компании используют его либо для увеличения производительности труда, либо для сокращения затрат. Таким образом, компания как минимум экономит время и деньги на изменении структуры сделок и продаж, увеличивая при этом оборот и прибыль. Чтобы автоматизация оказалась откровенно убыточной, нужно просто забросить купленную программу и забыть о потраченных деньгах.
Упорядочить и ускорить бизнес-процессы — ключевая задача автоматизации. Сокращение времени на каждую операцию, определение чётких этапов, ответственных и сроков делает процесс эффективным, прозрачным и отлаженным. Чёткое распределение задач между сотрудниками минимизирует человеческий фактор и сокращает связанные с ним риски.
Увеличение прозрачности бизнеса в целом — важная цель. Автоматизация помогает сотрудникам работать с клиентами и друг с другом в единой информационной системе и не конфликтовать «на переделе» клиентов и следовать индивидуальным KPI; клиентам — получать своевременное и качественное обслуживание; руководителю — видеть реальные результаты работы сотрудников. Такая прозрачность не только формирует позиционирование компании, но и ведёт к росту выручки благодаря исключению конфликтов и лояльности клиентов, а также стандартизации процессов (стандартный, фиксированный бизнес-процесс — признак надёжной компании).

Что можно автоматизировать в бизнесе?

Однозначно нельзя автоматизировать всё, поскольку есть такие вещи как коммуникация, человеческое мышление, общение с клиентами и т.д. Есть ряд активностей, который исключены из процессов и могут лишь использовать какие-то программы, но при этом не быть автоматизированными до конца, например, корпоративная культура, подбор персонала, управление персоналом, управление компанией в целом. Эти активности отличаются от бизнес-процессов высоким уровнем социальности, вовлечением человека не только как работника, но и как личности.

А вот остальные процессы можно вполне автоматизировать. Как мы уже упомянули, есть три основных группы бизнес-процессов.

Что даёт автоматизация бизнесу?

В любом бизнесе сейчас собирается много данных и они открывают интересные перспективы для работы с клиентами: можно совершать допродажи, сегментировать, планировать акции, менять ассортимент и проч. Более того, любое решение, принятое по наитию, без анализа качественных и количественных показателей, скорее всего обернётся провалом. Собирать данные вручную, в Excel или Access — тяжёлый и неблагодарный труд, поскольку такую информацию легко потерять или повредить, а организована она как правило из рук вон плохо. Автоматизация помогает собирать данные в базах данных, а СУБД надёжно хранит данные и позволяет интерпретировать их и строить сложные срезы. Кроме того, хранение информации в БД несравнимо безопаснее: права доступа, резервное копирование, аппаратная защита позволяют всей коммерческой и производственной информации храниться максимально надёжно.

Это вообще про весь российский бизнес. Только большинство пока на стадии отрицания

Автоматизация упорядочивает, налаживает оперативную работу и управление задачами. Все сотрудники (причём совершенно не важно, удалённые или офисные) работают в едином информационном пространстве АСУ (PM, ERP, CRM…), координируют свои действия, получают и делегируют задачи, видят свои задания внутри проектов и бизнес-процессов, распределяют свою нагрузку во времени. Руководителю больше не нужно вызывать каждого к себе и разжёвывать задачи — достаточно поставить их в системе и проконтролировать выполнение. Вся оперативная работа ведётся в единой системе и любой сотрудник может получить доступ к данным в рамках своих компетенций, а также запросить доступ или выгрузку данных, если в этом есть необходимость. Вне автоматизации всё это представляет собой сплошную стихийную коммуникацию, в которой несложно забыть, ошибиться или просто «незаметно» не выполнить задачу.

Человеческий фактор — это, пожалуй, самое первое, с чем борется автоматизация в компании. Вот примерный минимум корпоративных проблем, с которыми сталкивается малый и средний бизнес: упущенные возможности контакта с клиентами, забытые и нигде не зафиксированные данные, растянутые во времени элементарные задачи, офисная и удалённая прокрастинация, работа «налево» по профилю компании, «свои» приватные клиенты менеджеров, хищение коммерческой информации и проч. Когда в руках, а точнее на серверах бизнеса появляется программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов всех уровней (управляющие, операционные, поддерживающие), большинство этих проблем легко и относительно безболезненно решаются.

Безопасность — важная функция автоматизации бизнеса. Благодаря своей архитектуре и программным функциям АСУ защищают ваши данные от несанкционированного доступа, позволяют контролировать финансовое состояние ваших клиентов, логировать действия в системе. Увы, не бывает абсолютной защиты — однако наличие автоматизации значительно сокращает риски, связанные с информационной безопасностью, — в некоторых компаниях практически до нуля (особенно в малом бизнесе).

Несмотря на то, что автоматизация бизнеса и особенно бизнес-процессов — хороший такой «пунктик» команды РегионСофт (мы даже запилили мощный модуль автоматизации процессов в своей CRM с мастером настройки и визуальным конструктором, а ещё бесплатно проводим базовый аудит бизнес-процессов по заявкам с этой ссылки), мы не берёмся утверждать, что автоматизация — лекарство от всех болезней бизнеса и та самая волшебная кнопка «Сделать зашибись».

Прежде всего нужно выбрать правильные процессы для автоматизации:

большие процессы — ветвящиеся, сложные, затрагивающие несколько сотрудников;
повторяющиеся с каким-либо периодом (запуск акций, отгрузки, стандартные продажи и т.д.);
влияющие на все остальные процессы и активности в организации (обучение новых сотрудников, выпуск релиза продукта);
требовательные к срокам исполнения (запуск акций и промо, поддержка клиентов, некоторые внутренние процессы управления инфраструктурой и т.д.);
рутинные процессы — те, которые отнимают много времени, часто повторяются и при этом не требуют особо интеллектуальных действий (закупки, отгрузки, формирование пакетов документов и проч.)

У автоматизации есть некоторые минусы. Кроме высоких трудозатрат и сложного старта, автоматизация приводит к потере гибкости процессов. Поскольку автоматизированный бизнес-процесс завязан на машине, на алгоритме, он становится формализованным, стандартным. Бывают случаи, когда приходится отходить от этой стандартизации и решать самостоятельную задачу (сложный клиент, эксклюзивная поставка, сложны человеческий фактор, незапланированные риски). Однако это исключение, в целом формализация во благо компании.

Как измерить эффективность автоматизации?

Измерять ROI автоматизации бизнеса сложно и у каждой компании могут быть свои качественные показатели и количественные метрики. Лучше запланировать целевые показатели заранее, чтобы понять скорость происходящих изменений.

Если говорить чисто экспертно, то для компаний без риска банкротства и прочих финансовых проблем принято считать срок окупаемости систем автоматизации так: оптимистичный сценарий — 1 года, реалистичный сценарий — 2 года, пессимистичный — от 3 лет. Однако это весьма усреднённый показатель, поскольку у компаний разный оборот, разные цели автоматизации, разная стоимость самого ПО. Поэтому лучше подумать о показателях и результатах внедрения системы автоматизации заранее.

Что может стать показателем эффективности внедрения системы автоматизации в малом и среднем бизнесе:

время, затрачиваемое на операцию или процесс — если в результате автоматизации оно сократилось, значит, всё сделано правильно;
продолжительность сделки: она может не измениться, но сокращение цикла сделки и цикла продаж — очевидно хороший знак;
метрики KPI — отличный инструмент для измерения эффективности автоматизации: сравнивая показатели сотрудников в динамике, можно увидеть, как они изменились и по вектору изменений судить о результатах или принимать меры для корректировки работы сотрудников в АСУ (например, в CRM);
количество жалоб или обращений в службу поддержки — после внедрения автоматизации поток жалоб должен сократиться за счёт того что менеджеры не будут допускать части ошибок в работе с клиентами (таких как простроченные контакты, забытые письма и документы, пропущенные звонки и т.д.).

Также можно рассчитать привычные показатели, такие как стоимость автоматизации по отношению к обороту компании, к выручке, к чистой прибыли. Эти показатели можно сравнить через период, а можно использовать, чтобы оценить, насколько велики потенциальные затраты перед внедрением — если значение слишком высокое, лучше ещё раз проверить: а нет ли более подходящего вендора (обычно это случается, когда небольшая компания выбирает какую-нибудь очень дорогую систему, полагая, что дорогое плохим не бывает; плохим, может, и не будет, а неподходящим — вполне).

Один из рабочих методов — оценивать по стоимости бизнес-процесса или трудозатратам каждого сотрудника. Рассмотрим на примере.

Давайте возьмём упрощённый, абстрактный бизнес-процесс — продажа флешек корпоративному клиенту в рекламном агентстве. Схема такая: клиент обратился с просьбой изготовить флешки с нанесением — менеджер берёт в работу — первый звонок — встреча и обсуждение дизайна и объёма — согласование — подготовка КП — согласование от клиента — подготовка договора — (параллельный процесс проверки наличия нужного объёма изделий на складе и дозаказ или пересогласование дизайна изделия) — предоплата — запуск в производство — отгрузка образца — согласование — производство партии — отгрузка и закрывающие документы — конец сделки — отправка предложения клиенту по сувенирке к новому году (…) Процесс закрывается. Это довольно простой, линейный бизнес-процесс.

Менеджер Вася тратит на всю эту цепочку примерно 8 рабочих дней, но не целиком, а в среднем по 2 часа в день (встреча длиннее, звонок короче и т.д.). Итого Вася потратил 16 часов на этого клиента. Из них самые длинные этапы: встреча (ничего не поделаешь, её не учитываем), подсчёт товара на складе и общение с логистом (2 часа), подготовка КП (1 час), подготовка договора (2 часа), подготовка закрывающих документов (1 час). Итого 6 часов оперативной работы с документами и складом. Час работы Васи обходится работодателю в 400 рублей (чистые васины + налоги и соцстрах), то есть эта вот работа — 2400 рублей. Не очень много, если учесть, что заказ будет большим. Пусть наш Вася больше ничего в компании не делает, только флешки с нанесением продаёт корпам, значит, за месяц он может обслужить 10 клиентов. То есть оперативная работа Васи обойдётся в 24 000, в год — 264 000 (1 месяц он в отпуске).

А теперь представим, что в компании есть CRM, в которой отображаются остатки на складе в режиме реального времени, включены шаблоны КП и договоров, есть печатные формы всей закрывающей документации. Васе не нужно перепечатывать и копипастить наименования, считать цены и стоимость, искать скидки, вбивать реквизиты, искать логиста и перебирать виды флешек по коробочкам — он всё это видит в CRM и заполняет документы в 10-20 кликов, выбирая точные наименования, условия скидок, услуги и т.д., отсылая всё это из почты в CRM клиенту. При самой низкой сноровке он потратит 1 час, то есть в 6 раз меньше. И компании в год его оперативная возня обойдётся в 44 000? Нет, больше — потому что Вася сможет обслужить гораздо больше клиентов. То есть накладные расходы на сделку сократятся, а количество сделок вырастет. В масштабах даже небольшого рекламного агентства это прямо норм.

Смоделируем: рынок конкурентный, не безграничный и Вася смог обслужить в среднем в месяц по 15 клиентов. По старой схеме компания бы за его рутину заплатила 396 000 рублей (11 месяцев * 15 клиентов * 2400 рублей). По новой схеме с CRM — 66 000 рублей. При этом 1 лицензия CRM на Васю стоила примерно 16 000 рублей навсегда, без аренды (представим, что компания купила единоразово 10 лицензий RegionSoft CRM Professional Plus). То есть чисто экономия на части процесса (на малой части!) уже окупает лицензию сотрудника. А ведь ещё и автоматизирован «дорогой» логист, склад и проч. То есть стоимость бизнес-процесса благодаря автоматизации становится ниже. А мы с вами ещё не посчитали увеличение дохода за счёт прибывших клиентов, на которых у Васи стало хватать времени.

А теперь вернёмся к вопросу экономического эффекта от внедрения системы автоматизации. Можно провести расчёт для каждого этапа всех процессов в компании и каждого задействованного сотрудника — в конечном итоге получится примерный эффект. Только не забывайте, что для оценки стоимости владения системой вам понадобится рассчитать интегральный показатель совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO), который включает затраты, связанные с приобретением, внедрением и эксплуатацией АСУ; а «стоимость» сотрудника и часа его работы следует рассчитывать не по чистой заработной плате, а по ФОТу, социальным затратам, косвенным затратам (оргтехника, содержание офиса, интернет и т.д.)

Не забывайте, что ТСО для облачных систем нужно умножать на количество используемых месяцев и он будет постоянно расти за счёт периодических платежей, а для десктопных систем ТСО чаще состоит из единовременного платежа за лицензии (ну или рассрочки), стоимости доработки, поддержки и обновлений. Иногда компании выгоднее иметь ТСО хоть и больше, но распределённым во времени — для таких компаний мы, например, и для десктопной RegionSoft CRM предлагаем аренду с возможностью выкупа ПО после 7 месяцев аренды и кучей других бонусов.

Кстати, о CRM.

Средства автоматизации бизнеса

Система автоматизации — это всё то, что превращает часть ручного труда в машинный, автоматический, переводит в сферу инженерных и информационных технологий. В принципе, к средствам автоматизации бизнеса (который включает в себя всё, от тендеров до производственного процесса) можно отнести все средства: станки, оборудование, робототехнику, программное обеспечение, каналы связи, сети и проч. Это огромный пласт знаний, который относится к каждой конкретной организации. Но в разрезе автоматизации бизнес-процессов, как правило, рассматривается программное обеспечение + сопутствующее аппаратное обеспечение (сервера, VDS, штрихкодеры, кассы, электронные ценники, терминалы, карты, СКУД и т.д.)

Мы в рамках Хабра и своих компетенций тоже будем говорить о программах, которые позволяют бизнесу автоматизировать по большей части оперативную работу.

Как выбрать средство автоматизации?

Есть два основных пути выбрать систему автоматизации бизнеса.

Приобрести готовое решение у вендора (разработчика) и провести профессиональное внедрение. В конечном итоге это быстрее, дешевле и легче: на рынке представлено такое количество решений, что можно найти что угодно, от систем автоматизации автосервиса, систем автоматизации учебных курсов и салонов красоты до крупных решений автоматизации завода. Вы выиграете по срокам, точности внедрения, корректности обучения и сможете довольно быстро приступить к работе в новой плоскости.
Разработать систему самостоятельно и самостоятельно же внедрить. По состоянию на 2020 год это, конечно, путь самурая и не факт, что в конце не будет харакири. Долгий, сложный процесс с подбором стека технологий и исполнителей, затянутыми сроками, откровенными «кидками» от нанятых разработчиков и т.д. Сложно придумать сферу, которой бы подошёл этот вариант. Разве что вы форкнете какой-нибудь опенсорс, сделаете кастомную отраслевую версию и решите стать ИТ-компанией, внедряющей этот софт. Это куда ни шло. А трата времени на собственную разработку, когда вокруг есть всё, сильно смахивает на потребность собрать себе своими руками автомобиль из холодильника «Саратов» и движка от Феррари — по фану, круто, но безумно дорого и проблематично в эксплуатации.

Конечно, внедрение систем автоматизации несёт риски: например, можно затеять доработки и выйти из бюджета, столкнуться с бойкотом сотрудников, сложностями в обучении, проблемами при рефакторинге бизнес-процессов. Но это те проблемы внедрения, к которым готов любой опытный вендор, а значит, нужно просто начать.

CRM как частный случай автоматизации бизнеса

CRM-система — один из самых популярных инструментов автоматизации малого и среднего бизнеса. И если раньше CRM-система автоматизировала только отдел продаж и немножечко маркетинг, то сейчас большинство современных решений на рынке представляют собой универсальные бизнес-комбайны. Например, наша редакция RegionSoft CRM Enterprise Plus уже фактически полноценная ERP и может в одной программе: автоматизировать продажи, управление проектами, задачами, KPI, работу с первичными документами, включает в себя почту, телефонию, мультивалютный учёт, логистику, складской учёт, кассовый учёт, многопередельное производство, механизм расчётов, имеет более 100 типовых отчётов, различные конструкторы и, конечно, механизм автоматизации бизнес-процессов. А кроме этого, раз в 2-3 года выходят мажорные релизы, которые добавляют самые востребованные функции к уже существующим. Вся эта история называется сквозной автоматизацией — самым безопасным и удобным способом автоматизации, когда практически вся компания может работать в одной информационной среде.

CRM-система на сегодняшний день это базовый элемент автоматизации, понятный и остро необходимый, особенно в кризис, особенно для распределённой команды. Да что там говорить — необходимый всегда!

Однако, выбирая CRM, как и любое другое средство автоматизации, нужно помнить о трёх главных правилах:

автоматизация не должна быть излишней, нецелесообразной, перегруженной и несопоставимо дорогой по отношению к обороту компании и продукту;
автоматизация должна учитывать требования конкретного бизнеса и максимально им соответствовать;
автоматизация должна работать и быть результативной.

По разным оценкам экспертов, уровень автоматизации российских компаний составляет где-то от 10 до 15%. Это очень мало. Да и своими глазами мы можем видеть, как, например, доставка Перекрёстка приезжает при терминалах, чековых машинах, всё отлажено и работает как часы, а ресторан в центре города только недавно перестал выдавать рукописные чеки, бронь так до сих пор записана на меловой доске; как небольшие ИТ-компании вкладываются в автоматизацию всего и вся, чтобы быть впереди, а серьёзные торговые компании вручную заполняют счета и акты… Эти перекосы обусловлены и национальными особенностями, и недоверием к технологиям, и переживаниям за себя в пространстве отечественной экономики. Но факт остаётся фактом: с автоматизированным бизнесом живётся гораздо лучше, безопаснее и устойчивее. Всё остальное — надуманные оправдания.

У нас действует акция «Осень вступает в свои права» — вы можете купить RegionSoft CRM на очень хороших условиях:

Для тех, кто покупает сразу (100% предоплата) — предоставляется скидка в размере 15% от цены стандартного прайс-листа.

Для тех, кто покупает в рассрочку- беспроцентная рассрочка на 3 равных платежа, по 1 платежу в месяц, при условии совокупной стоимости лицензий от 38 000 руб.

Подписка вместо покупки — предоставляется скидка в размере 30% при оплате подписки на 3 месяца. Минимальная стоимость подписки составляет 3400 рублей в месяц (без учёта скидки).

А ещё мы здорово работаем удалённо: устанавливаем, внедряем, обучаем, поддерживаем. Звоните или оставляйте заявку — онлайн-демонстрация бесплатная, подробная и интересная.

Мультик про Нехочуху, если вы вдруг не олд и не бумер:

Источник

В
основе ERP-систем
лежит принцип создания единого хранилища
данных, содержащего всю корпоративную
бизнес-информацию и обеспечивающего
одновременный доступ к ней любого
необходимого количества сотрудников
предприятия, наделённых соответствующими
полномочиями. Решения ERP — это системы
управления ключевыми бизнес-процессами
предприятия. ERP система включает в себя
модули: планирование деятельности
компании, бюджетирование, логистика,
ведение учета, управление персоналом,
управление производством, управление
клиентами. Корпоративная, управленческая,
бухгалтерская отчетность позволяет
высшему руководству получить комплексную
картину деятельности предприятия, что
делает ERP систему незаменимым инструментом
автоматизации операционной деятельности
и поддержки принятия текущих и
стратегических управленческих решений.
По сути, ERP система – это комплексное
хранилище и использование информации,
возможность получения данных по
направлениям деятельности организации
в рамках работы в одной системе.

Проект
по внедрению ERP системы можно разделить
на следующие стадии: планирование
проекта, постановка целей; диагностика
и анализ требований; выбор и обоснование
платформы, готового решения; проектирование
информационной системы; документирование
и согласование проектных решений;
разработка программного обеспечения;
тестирование информационной системы;
развертывание системы; обучение
пользователей; эксплуатация и поддержка,
а также оценка результатов. Управление
проектами основывается на лучших
практиках и методологиях. В зависимости
от желаний, потребностей и масштаба
проекта заказчика внедрение ERP систем
может длиться как от трех месяцев, так
и до 24 месяцев.

Стоимость
проекта по внедрению ERP систем включает
в себя стоимость покупки лицензий
(существует также возможность аренды
лицензий) и стоимость услуг по настройке
и внедрению системы или отраслевого
решения. Стоимость проекта, конечно же,
зависит от методологии внедрения, от
объема консалтинговых услуг, от желаний
и потребностей заказчика. Также нужно
учитывать расходы на ИТ-инфраструктуру,
мотивацию команды и эксплуатацию
системы.

Классические
ERP-системы, в отличие от так называемого
«коробочного» программного обеспечения,
относятся к категории «тяжёлых»
программных продуктов, требующих
достаточно длительной настройки, для
того чтобы начать ими пользоваться.
Выбор КИС, приобретение и внедрение,
как правило, требуют тщательного
планирования в рамках длительного
проекта с участием партнёрской компании
— поставщика или консультанта. Поскольку
КИС строятся по модульному принципу,
заказчик часто (по крайней мере, на
ранней стадии таких проектов) приобретает
не полный спектр модулей, а ограниченный
их комплект. В ходе внедрения проектная
команда, как правило, в течение нескольких
месяцев осуществляет настройку
поставляемых модулей.³

MRP—
система планирования потребностей в
материалах, одна из наиболее популярных
в мире логистических концепций, на
основе которой разработано и функционирует
большое число микрологистических
систем. MRP-система применяется при работе
с материалами, компонентами, полуфабрикатами
и их частями, спрос на который зависит
от спроса на специфическую готовую
продукцию, т. е. спрос на исходные
материальные ресурсы сильно зависит
от спроса потребителей на конечную
продукцию. Основные проблемы, возникающие
при внедрении системы MRP, относятся к
разработке информационного,
программно-математического обеспечения
расчётов и выбору комплекса вычислительной
и оргтехники, т. е. те проблемы, которые
являются типичными для автоматизированных
систем управленияпроизводством и
технологическими процессами.

Система
MRP позволяет определить сколько и в
какие сроки необходимо произвести
конечной продукции. Затем система
определяет время и необходимые количества
материальных ресурсов для удовлетворения
потребностей производственного
расписания.

Основные
недостатки MRP-систем:

·
значительный объём вычислений и
предварительной обработки данных

·
возрастание логистических затрат на
обработку заказов и транспортировку
при стремлении фирмы ещё больше уменьшить
запасы МР или перейти на работу с малыми
заказами с высокой частотой их выполнения

·
нечувствительность к кратковременным
изменениям спроса

·
большое количество отказов из-за большой
размерности системы и её сложности

OLAP—
технология обработки информации,
включающая составление и динамическую
публикацию отчётов и документов.
Используется аналитиками для быстрой
обработки сложных запросов к базе
данных. Служит для подготовки бизнес-отчётов
по продажам, маркетингу, в целях
управления. Причина использования OLAP
для обработки запросов — это скорость.
Реляционные БДхранят сущности в отдельных
таблицах, которые обычно хорошо
нормализованы. Эта структура удобна
для операционных БД (системы OLTP), но
сложные многотабличные запросы в ней
выполняются относительно медленно.
OLAP делает мгновенный снимок реляционной
БД и структурирует её в пространственную
модель для запросов. Заявленное время
обработки запросов в OLAP составляет
около 0,1 % от аналогичных запросов в
реляционную БД.

CRM—
система управления взаимодействием с
клиентами — корпоративная информационная
система, предназначенная для автоматизации
CRM-стратегии компании, в частности, для
повышения уровня продаж, оптимизации
маркетинга и улучшения обслуживания
клиентов путём сохранения информации
о клиентах (контрагентах) и истории
взаимоотношений с ними, установления
и улучшения бизнес-процедур и последующего
анализа результатов. Под термином
«CRM-система» понимается программный
продукт (ПО), направленный на реализацию
концепции CRM. Этот подход подразумевает,
что при любом взаимодействии с клиентом
по любому каналу, сотруднику компании
доступна полная информация обо всех
взаимоотношениях с этим клиентом и
решение принимается на основе этой
информации (информация о решении, в свою
очередь, тоже сохраняется). CRM — модель
взаимодействия, полагающая, что центром
всей философии бизнеса является клиент,
а основными направлениями деятельности
являются меры по поддержке эффективного
маркетинга, продаж и обслуживания
клиентов. Поддержка этих бизнес-целей
включает сбор, хранение и анализ
информации о потребителях, поставщиках,
партнёрах, а также о внутренних процессах
компании. Функции для поддержки этих
бизнес-целей включают продажи, маркетинг,
поддержку потребителей, управление
качеством, обучение и повышение
квалификации сотрудников компании,
найм и развитие персонала, управление
мотивацией персонала. Технологии для
поддержки модели CRM должны являться
частью общей клиентоориентированной
стратегии компании.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

Источник

Автоматизация бизнес процессов — это действия, направленные на улучшение работы компании, увеличение прибыли и правильное распределение работы персонала. В основном — это перенос рутинных, не сложных задач в специальные сервисы для автоматизации, которые позволяют структурировать данные и выполнять ряд автоматических функций без участия сотрудников.

Что это такое?
История
Основные направления и тренды развития
Цели и задачи
Основные преимущества
Какой бизнес нужно автоматизировать?
Инструменты автоматизации
Этапы автоматизации
Ключевые направления и программное обеспечение
Как выбрать средство автоматизации?
Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов
Практические примеры
- Читать также:

Что это такое?

В первую очередь, автоматизация необходима для четкого понимания бизнес-логики и возможности унифицировать клиентскую базу. Большинство процессов требуют участие работника, который может проявить аналитический или творческий подход к определенной задаче. Но все же есть ряд процессов, который может быть автоматизирован:

стратегическое управление сотрудниками — распределение задач, установка дедлайнов;
процессы, влияющие на работу компании — техподдержка, маркетинг, разработка, производство или оказание услуг, продажи;
операции, которые заключаются в администрировании, логистике, бухгалтерии;
рассылки, звонки, оповещения большого количества людей.

Трудности, с которыми можно столкнутся в процессе автоматизации:

Нет четкого плана работ. Если проект не разбит на этапы и отсутствуют дедлайны, процесс будет затянут или совершенно не выполнен.
Нет понимая о процессах, требующих автоматизации. Необходимо осознавать, с какими именно задачами предстоит упрощенная работа.
Недостаток ресурсов. Рассчитывайте силы и возможности и выделяйте бюджет только на те процессы, которые вы можете себе позволить. В противном случае проект автоматизации никогда не подойдет к логическому завершению.
Нет должного внимания. Если вы видите, что сроки автоматизации затягиваются или переносятся по неизвестным причинам, возможно, исполнителя следует заменить.
Нет одобрения сотрудниками. Автоматизация необходима в первую очередь бизнесу, а не персоналу. Вам, как начальнику, необходимо донести важность нововведений, поощрить работников за сотрудничество, либо уволить персонал, мешающий дальнейшему развитию компании.

История

Первые предпосылки для возникновения автоматизации появились в 20-х годах ХХ века. благодаря инженеру Фредерику Тейлору и консультанту по управлению Генри Ганту. Термин «бизнес-процесс» был применен для описания динамики определенных действий на предприятии.

В начале 80-х годов в работе У. Эдвардса Деминга встречалась новая концепция термина, которая относилась уже к технологиям. Постановка целей и достижение результатов отслеживались благодаря печатным машинкам, персональным компьютерам и копировальным аппаратам. Интернет стал основой для разработки определенных бизнес-планов и их автоматизации.

Теория управления бизнес-процессами существует на протяжении 100 лет и она продолжает развиваться. В 2015 году внедрение автоматизации казалось роскошью, а на сегодняшний день — это необходимая мера для оптимизации бизнес-проектов и выхода на новый уровень в условиях растущей конкуренции.

Основные направления и тренды развития

Сегодня владельцам бизнеса не нужна борьба за потенциального клиента. На первом месте стоят результативность, высокое качество сервиса и слаженная работа коллектива. Если добиться высоких показателей по трем пунктам, клиенты сами захотят с вами сотрудничать.

Ключевой тенденцией является переход на Low-code платформы, которые позволяют управлять бизнес-процессам без особых усилий и затрат. Платформы подобного типа снижают риски, упрощают автоматизацию, предоставляют возможность вносить коррективы без остановки сопутствующих рабочих процессов. Low-code системы сокращают сроки запуска решений и обеспечивают адаптацию к современным требованиям бизнеса.

Благодаря основным направлениям развития, автоматизации бизнес-процессов получила следующие приоритеты:

Использование облачных технологий вместо собственного сервера.
Автоматизация маркетинговых систем, в том числе контекстной рекламы.
Развитие технологий по типу Machine to Machine, предполагающий минимальное участие человека в тех процессах, где это возможно.
Применение инструментов big data, в частности для автоматизации процессов крупных компаний.

Цели и задачи

Основная цель автоматизации бизнес процессов — масштабировать бизнес и повысить продажи. Развитие компании напрямую влияет на объем работ, например, выставить 10 счетов сотруднику не составит труда, но когда речь идет о 1000 таких счетов, следует задуматься об автоматическом запуске команды. Подобная ситуация обстоит и в других процессах бизнес компании: от подбора сотрудников до управления закупками.

Рассмотрим ключевые задачи автоматизации бизнес процессов:

Увеличение прибыли. Когда рутинные задачи организованы благодаря автоматическим процессам, прибыль компании растет, а расходы на персонал — нет. Соответственно компания обслуживает большее количество клиентов с меньшим количеством работников. Сотрудники, которые необходимы в первую очередь для выполнения нестандартных задач, также находятся в выгодном положении: не только успевают обработать больше клиентов, но и в разы увеличивают свою зарплату.
Экономия времени. Автоматизация бизнес процессов позволяет сотрудникам заниматься важными делами, которые требуют творческого подхода и приносят прибыль компании. В то время как рутинные проблемы, например, распределение задач между менеджерами выполняются автоматически: без распределения остановится рабочий процесс, но при этом затраты по времени на эту задачу не принесут прибыли.
Повышение эффективности и точности процессов. Выполнение несложных задач в большом количестве влияет на продуктивность и внимательность сотрудников. Если автоматизировать некоторые процессы и правильно распределить объем работы, то работоспособность персонала увеличится, как и прибыль компании. Рассмотрим на примере оформления накладных в службе доставки интернет-магазина: клиенту будет проще самостоятельно выбрать удобное почтовое отделение из списка, чем уточнять эту деталь, общаясь с менеджером по телефону. Менеджер может ошибиться и отправить посылку по неправильному адресу, из-за чего она придет не в срок и отразится на доверии клиента к компании.
Улучшение процессов. Некоторые процессы практически нереально выполнить вручную. Например, обзвонить участников конференции на 1000 человек с целью подтверждения конференции завтра в назначенный срок. Но с помощью робота можно отправить им SMS сообщение, сделать рассылку через email или настроить автоматические звонки по скрипту. Таким образом, автоматизация бизнес процесса выведет компанию на новый уровень работы с клиентами.

Основные преимущества

Автоматизация имеет множество преимуществ, ключевыми из которых являются:

Рациональное распределение задач между сотрудниками и упорядоченная коллективная работа. Каждый работник получит доступ к автоматизированной системе управления, где он будет видеть список задач и определенное время для их выполнения.
Минимизация человеческого фактора в бизнес-процессах. Большинство форс-мажоров происходят не из-за технических причин, а в следствие недобросовестного отношения персонала к работе. Менеджер может забыть связаться с клиентом, ошибиться в адресе доставки, неправильно оформить документ, не успеть разослать письма или осуществить план звонков.
Безопасность данных в случае кибератак или нелегального доступа. Данные в систему вы вносите самостоятельно, соответственно при постоянной работе с системами удастся предотвратить утечку информации.

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Все сферы бизнеса, особенно если речь идет о больших суммах, могут быть автоматизированы. В первую очередь, те виды бизнеса, от которых зависит прибыль — продажи, маркетинг, работа с заказчиком напрямую.

Поддерживающие бизнес-группы занимают вторую позицию: в эту категорию относятся виды предпринимательства, не влияющие на доход — бухгалтерский учет, документооборот, логистика.

Третье место занимают управленческие группы, которые занимаются загруженностью, отслеживают работу персонала, переработки, назначают отпуск и подсчитывают заработную плату.

Сферы бизнеса, которые нужно автоматизировать:

промышленные предприятия;
IT-компании;
банки;
охранные организации;
центры исследований, аналитики и юрисдикции;
обслуживающие предприятия.

Инструменты автоматизации

Базовый инструмент для автоматизации бизнес процессов — это Microsoft Excel или альтернативный аналог, функционирующий в режиме онлайн — Google Spreadsheet. Обе таблицы позволяют описывать автоматические процессы и настраивать формулы для расчета необходимых цифровых показателей. Программы станут основой при автоматизации работы отдела продаж: от контроля оплат потенциальных клиентов до прогнозирования выручки в определенной области продаж.

Более продвинутые системы для автоматизации выбираются в зависимости от конкретных проблем, которые необходимо решить для расширения вашего бизнеса.

Системы управления проектами. Trello, Jira, Asana — лучшие сервисы для предоставления задач сотрудникам и их распределения между членами команды. Заказчик создает карточку задачи, где подробно указывает требования, личные предпочтения и конечный результат, на который он рассчитывает. Исполнитель выполняет задачу, отмечает в карточке ее готовность и ожидает решения заказчика. Менеджер проекта несет ответственность только за контроль сроков и качество выполнения заданий.
Продукты 1С и бухгалтерские расчеты. Среди лучших систем управления финансами выделим 1C и Delovod: обе программы позволяют контролировать бюджет компании и распоряжаться складом. Можно автоматизировать выставление счетов, распределение заработных плат, расчет налогов, создание актов и прочих базовых документов.
Системы управления персоналом и рабочим временем. Для того, чтобы сохранить один из самых ценных ресурсов в построении бизнеса, разработаны системы Bamboohr и Hurma. Сотрудники имеют доступ к личному кабинету, в котором они могут оставлять заявку на отпуск, следить за рабочим временем, графиком рабочих и выходных дней. Информация об обработанных днях автоматически отправляется в бухгалтерию, после чего сотруднику начисляется зарплата, равная количеству потраченного времени и приложенных усилий. В подобных системах действует скриншот-система, запечатляющая экран работника каждые 10 минут для предоставления отчета о том, что он действительно находится на рабочем месте. Схема является отличной альтернативой тайного сотрудника, целью работы которого является выявление недобросовестных работников.
Системы управления клиентами. AmoCRM, Terrasoft, Bitrix24 — системы учета отношений с клиентами, работающие по аналогичному алгоритму. Для каждого клиента создается карточка с его личными данными и контактами для связи. К карте клиента прикрепляется карта сделки, в которой указаны условия договора, расценки и дедлайны. Карта со сделкой передается менеджеру, который ведет переговоры и фиксирует результат в CRM. Если менеджер покинет рабочий пост, информация о клиентах останется внутри компании и системы управления, после чего ее обработкой займется другой ответственный сотрудник.
ERP-системы. Для комплексной автоматизации процессов компании рекомендуется использовать систему SAP. Несмотря на гибкость и универсальность, программа требует тщательной настройки на начальном этапе работы. Рассмотрим пример задачи: необходимо синхронизировать расписание поездов и продажу билетов на них, учитывая различные нюансы (пассажиры едут с начального пункта до конечного, рейс следует из-за границы, пассажиры сходят на промежуточных станциях и тд). SAP поможет синхронизировать общее количество вагонов, расписание поездов, время в пути, количество свободных мест и внештатные ситуации (например, если поезд опаздывает на 40 минут и в это время по его пути должен проезжать другой поезд).
ESP-системы. Системы для отправки массовых рассылок, среди которых можно выделить UniSender уже давно стали частью автоматизации не только маркетинговых, но и бизнес процессов. В блочном редакторе создается макет и загружается список контактов, который необходимо уведомить через email. Для того чтобы ответить пользователю, который отреагировал на письмо, необходимо прибегнуть к продвинутой автоматизации, позволяющей создавать серию писем по заранее подготовленным скриптам.
CMS-системы. WordPress и Tilda — удобные инструменты для администрирования сайта. В админ-панеле можно настроить скрипт, по которому должны будут работать сотрудники. Актуально для компаний, которые берут работников на удаленное сотрудничество.
PM-системы. Trello, Asana, ToDoist — только часть систем, предназначенных для автоматизации управления проектами. Программа позволяет назначать ответственных, разбивать проект на несколько задач и исполнителей, выставлять сроки и приоритеты выполнения задач.
Системы аналитики. Несмотря на большое количество разработанных программ, актуальной для бизнеса остается программа Яндекс. Метрика и ее аналог Google Analytics. Подобный вид систем необходим для принятия решений: выявления трендов, закономерностей и исключений, а также прогнозирования исходов в той или иной ситуации.

Этапы автоматизации

Автоматизация — это увлекательный процесс, в ходе которого вы начнете лучше понимать концепцию своего бизнеса и сможете организовать работу сотрудников, а также выявите недобросовестных работников, которые влияют на развитие компании. Принято выделять 8 ключевых шагов на пути к автоматизации бизнес-процессов:

Выбор цели. Как и любое действие в бизнесе, автоматизация выполняется не просто так. Если нет конкретных пожеланий, можно начать с базовых задач: повысить производительность, увеличить продажи, сократить издержки, минимизировать ошибки, увеличить точность производственных вычислений, повысить качество сервиса и тд.
Определение бизнес-процесса. Возьмите цель за основу и разложите по полочкам все процессы, влияющие на ее достижение — они станут основой автоматизации. Опирайтесь на схему: выявляем — упрощаем — автоматизируем. Например: цель — повысить уровень продаж. Для увеличения прибыли, необходимо уделять больше времени клиентам, предоставлять персональные предложения, обрабатывать входящие заявки и с точностью оформлять все детали заказа. Разбирая детально процесс, вы выявляете схему работы менеджера: звонок клиенту — первичная консультация — договор о последующем звонке — фиксирование назначенной даты — переговоры — подготовка коммерческого предложения и отправка его клиенту — составление договора — оплата — контроль зачисления средств — оплата исполнителю. Не стоит забывать о форс-мажорах, например, если менеджер забыл позвонить клиенту вовремя, так как потерял заметку в ежедневнике. Вы отмечаете, что процесс затратный с точки зрения времени и прибыли, и упрощаете задачу: менеджер будет тратить больше времени на обработку других звонков и общение с клиентами, в то время как подготовка различных документов и рассылки будут задействованы с помощью автоматизации.
Подготовка технического задания. После выявления цели и ее проработки следует этап подготовки задания, в котором будут расписаны ключевые задачи для автоматизации рабочего процесса. Обратите внимание на действия, которые не рекомендуется автоматизировать: уникальные операции, процессы с большим количеством переменных, инновационные бизнес-модели, задания интеллектуального труда.
Выбор программного обеспечения. Необходимо определиться с программой и инструментами, которые помогут автоматизировать бизнес. Если у вас нет опыта в данной сфере, ознакомьтесь с базовыми обеспечениями, проецируя их на свой проект. Таким образом, удастся подобрать подходящий вариант.
Внедрение бизнес-процесса. Предстоит выбор: настроить автоматизацию своими силами или обратиться за помощью к аутстору.
Составление инструкции. Самый важный этап в процессе автоматизации: ваши действия должны быть точными, подробными, без дополнительного смысла; необходимо описать задачи каждого сотрудника, участвующего в обновленном формате работы, прописать возможные ошибки и пути их решения. Инструкции предоставляются в формате текстовых документов, скриншотов, чек-листов, видео уроков.
Обучение персонала. После предоставления раздаточного материала, необходимо внедрить новый формат в действие и научить персонал работать по-новому. Одна из самых эффективных схем обучения выглядит следующий образом: теория — примеры — совместная работа с новыми инструментами — самостоятельное, углубленное изучение процессов — тестирование. Не все работники воспримут новое предложение с энтузиазмом, и для того, чтобы не лишится ценных кадров, вам как ответственному необходимо заранее ответить на вопросы работников и в доступной форме донесите выгоды нового метода работы, замотивировав сотрудников премией или прочими вознаграждениями.
Анализ и корректировка. После запуска нового формата работы, необходимо постоянно отслеживать эффективность автоматизации, сравнивать показатели с прошлыми результатами, корректировать инструкции и работу в целом. Не забывайте собирать обратную связь от коллег и регулярно предпринимать меры по улучшению работы.

Ключевые направления и программное обеспечение

В основе работы компании может быть либо структурный (ориентирован на структуру предприятия), либо процессный (нацелен на бизнес-процессы и создание конечного результата — услуги или продукта) подходы. Для автоматизации применяется второй метод, так как он способствует повышению гибкости бизнеса, его универсальности, прибыльности, а также улучшению деятельности предприятия.

Виды и количество бизнес-процессов, необходимых для автоматизации индивидуальны и могут быть рассмотрены с точки зрений различных направлений. Рассмотрим на примерах:

1. Маркетинг и продажи:

управление продажами;
управление рекламной деятельностью
PR.

Для автоматизации потребуются ПО: «1C:Битрикс24», Clientbase.ru., Bitrix, UMI.CMS, NetCat, HostCMS, AMIRO.CMS.

2. Управление персоналом:

кадровый учет;
мотивация и оплата труда;
подбор персонала;
обучение.

Подходящие ПО: «1С: Зарплата и Управление Персоналом», Oracle/Управление Персоналом.

Для того, чтобы определится с подходящим программным обеспечением, необходимо учитывать следующие факторы:

задачи и цели, которые будут решаться с помощью ПО;
типовый или настраиваемый вид программы;
необходимые для внедрения ресурсы;
количество рабочих мест, подключенных к ПО;
возможность донастройки ПО;
доступность в использованию персоналу с разным уровнем квалификации;
ПО должно соответствовать вашему бюджету и возможностям эксплуатации.

Рекомендуется обсудить спектр интересующих вас вопросов и вышеуказанные факторы с разработчиком ПО: он поможет подобрать подходящий вариант, учитывающий нюансы вашего бизнеса, определит уровень безопасности и конечную сумму продукта.

Как выбрать средство автоматизации?

Существует два способа выбора средства автоматизации:

Приобретение готового продукта у разработчика. Среди явных преимуществ — широкий спектр предложений (от автоматизации курсов до оптимизации производственного процесса), экономия времени, корректность обучения персонала по готовой программе, гарантии по эффективности средства, возможность быстро приступить к работе в новом формате. Из недостатков следует выделить затраты на приобретение и профессиональное внедрение продукта.
Разработка системы самостоятельно. Вариант, скорее безнадежный, чем действующий. Для создания работающей системы необходимо изучить множество инструментов, тенденций и алгоритмов, однако даже с багажом знаний у вас не будет никаких гарантий эффективности разработанного продукта. Соответственно, компании придется либо работать по старой программе, либо выделить деньги на новую.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Внедрение автоматизации — это действенный, но долгий и энергозатратный процесс. Необходимо выбрать задачи, подлежащие автоматизации, по возможности оптимизировать их и после этого начать запуск программ и утверждение конечного результата. Рассмотрим основные варианты внедрения автоматизации бизнес-процессов:

Автоматизировать все самостоятельно. Начальник компании создает группу сотрудников, которая занимается автоматизацией конкретных бизнес-задач. Данный способ обладает преимуществом, так как сотрудники не требуют дополнительных расходов, разбираются в специфике отрасли и компании, обеспечивают полную конфиденциальность вашему бизнесу. Среди недостатков можно выделить: отсутствие опыта оптимизации и мотивации закончить работу в короткие сроки, провисание основных рабочих задач сотрудников, недостаток знаний касаемо инструментов, необходимых для автоматизации.
Обратиться к аутстору. Агенты или частные консультанты разбираются во всех тонкостях автоматизации бизнес-процессов, не отвлекаются от своих задач, пока ваш персонал выполняет свою работу, а также имеют мотивацию закончить проект быстрее, так как оплата на их счет поступает после предоставления конечных результатов. Из недостатков следует отметить дополнительные расходы компании, отсутствие у аутстора знаний о вашем продукте и тонкостях бизнеса, недостаток гарантий надежности, навязывание собственных продуктов или базовых программ, которые не относятся к бизнес-моделе вашей компании.

Для того, чтобы достичь «золотой середины», рекомендуется доверить работу по внутренней автоматизации бизнес-процессов сотрудникам вашей компании: их знания о нюансах бизнеса играют ключевую роль в настройках производства, склада и разработки. Стандартные процессы, например, учет времени или бухгалтерии можно доверить аутстору: сотрудники выполнять рутинную работу, не отвлекая ваш персонал от основных задач. К тому же, взгляд со стороны эксперта — это ключ к успешной оптимизации проекта.

Практические примеры

Рассмотрим несколько практических примеров автоматизации бизнес процессов.

1. Менеджер пропускает важные действия при обработке заявок клиентов. В таком случае необходимо установить маршрутную карту в CRM-системе, которая будет отражать последовательность действий сотрудника и отмечать важные стадии процесса, влияющие на конечный результат.

2. Невозможно найти ответственного, который будет отвечать за выполнение конкретного этапа бизнес-процесса. В CRM-системе будет создана задача и назначены сотрудники: ответственный за выполнение задачи и контролер, анализирующий не только работу сотрудника, но и ход развития бизнес-процесса.

3. Различное время ответа сотрудников, учитывая, что они работают в рамках одной задачи в определенный временной промежуток. CRM-система сможет выявить недобросовестного работника и проанализировать его рабочие часы, восстановив корректную работу сервера.

Автоматизация — это процесс, на который необходимо делать упор сегодня, если вы хотите добиться эффективности, востребованности и прибыльности вашего бизнеса. Правило касается как крупного, так и малого сегмента бизнеса. Не игнорируйте современные технологии, старайтесь следовать и активно внедрять их в развитие собственного проекта. Но не забывайте, что результативность технологий зависит от людей, которые ими управляют.

Источник

Управление бизнес-процессами и информацией предприятия. Определения классов систем и перечисление их функционала

Терминология: системы управления бизнес-процессами и контентом

Управление бизнес-процессами организации (BPM, Business Process Management)

Управление информационными ресурсами предприятия (ECM, Enterprise Content Management)

Управление бизнес-процессами — на стыке трех классов систем

Состав BPM- и ЕСМ-систем

Управление бизнес-процессами дополняет управление контентом, или наоборот

<img fetchpriority="high" decoding="async" onError="javascript: wp_broken_images = window.wp_broken_images || function(){}; wp_broken_images(this);" title="BPMS" src="http://koptelov.info/wp-content/uploads/2016/05/BPMS.png" alt="BPMS" width="285" height="199" />

Области применения BPMS

Критерии выбора BPMS

Заключение

Основные возможности программы:

Автоматизация бизнеса нами выполнена для множества организаций:

Программой могут пользоваться:

Видео программы учета классов систем автоматизации бизнес процессов

Анатолий Вассерман представляет новую версию программы УСУ

Дополнение к программе для профессиональных управленцев — Библия Современного Руководителя

Мобильное приложение USU

Александр Друзь об Универсальной Системе Учета

Максим Поташёв об эффективности программы УСУ

Сергей Карякин о тактике в бизнесе

Возможности контроля и управления классами систем автоматизации бизнес процессов

Презентация программы для классов систем автоматизации бизнес процессов

Скачать программное обеспечение для учета торговли

Заказать программу классов систем автоматизации бизнес процессов

На других языках:

Автоматизация процессов: кому нужна, кто её проводит и какие системы для неё использовать

Автоматизация бизнеса: начинаем разбираться

Определения автоматизации не существует?

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Что можно автоматизировать в бизнесе?

Что даёт автоматизация бизнесу?

Как измерить эффективность автоматизации?

Средства автоматизации бизнеса

Как выбрать средство автоматизации?

CRM как частный случай автоматизации бизнеса

Что это такое?

История

Основные направления и тренды развития

Цели и задачи

Основные преимущества

Какой бизнес нужно автоматизировать?

Инструменты автоматизации

Этапы автоматизации

Ключевые направления и программное обеспечение

Как выбрать средство автоматизации?

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Практические примеры