Казначейство в компании это простыми словами

Любое использование материалов медиапортала РШУ возможно только с разрешения

редакции.

КАЗНАЧЕЙСКОЕ УПРАВЛЕНИЕ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Сегодня многие российские предприятия сталкиваются с нехваткой денежных средств для уплаты налогов, выплаты заработной платы, закупки сырья и материалов. При этом получение кредитов в банках на пополнение оборотных средств связано с высокими рисками их невозвратов. Собственники часто вынуждены за свой счет финансировать бизнес для сохранения платежеспособности предприятия. В такой ситуации будет правильным не искать внешние источники финансирования, а заняться повышением эффективности процессов управления денежными средствами путем внедрения системы казначейства.

Казначейство позволяет управлять платежеспособностью предприятия и финансовым результатом в виде денежных потоков в краткосрочном периоде. В процессе управления:

• оперативно планируют поступления и выплаты;
• осуществляют бюджетный контроль заявок на платежи;
• ранжируют заявки;
• составляют платежный календарь;
• проводят план-фактный анализ исполнения бюджета движения денежных средств (БДДС) за месяц.

Чтобы обеспечить эффективную работу системы казначейского управления, необходимо разработать, описать, автоматизировать и внедрить процессы казначейского управления. В ходе разработки определяют участников процесса управления, их функции и роли, а также управленческие действия.

В казначействе важное значение имеет своевременность принятия управленческих решений и осуществления платежей, поэтому важно определить не только последовательность действий, но и сроки их осуществления. Оптимально разработанные процессы управления обеспечивают и во многом определяют эффективность казначейского управления финансовым результатом.

В данной статье рассмотрим вопросы, касающиеся внедрения казначейства на предприятии, расскажем, как разработать процесс оперативного (казначейского) управления денежными средствами. Сделаем это на примере условного промышленного предприятия «Альфа».

РАЗРАБОТКА И ВНЕДРЕНИЕ ПРОЦЕССОВ КАЗНАЧЕЙСКОГО УПРАВЛЕНИЯ ДЕНЕЖНЫМИ СРЕДСТВАМИ

Одна из задач внедрения казначейства на предприятии — повысить эффективность управления денежными средствами в краткосрочном периоде. Под эффективностью в данном случае понимают получение планируемого свободного денежного потока компании при оптимизированных трудозатратах всех участников процесса управления денежными средствами. Для решения этой задачи необходимо разработать, а затем автоматизировать в информационной системе «Казначейство» и внедрить на практике процессы оперативного управления денежными средствами.

Основополагающим является этап разработки. На этом этапе пошагово выполняют следующие действия:

Шаг 1. Определяют требуемый состав и взаимосвязь процессов оперативного управления денежными средствами.

Набор казначейских процессов достаточно типичен. Когда на предприятии «Альфа» определяли состав процессов, решали вопрос о том, будет процесс исполнения срочных (внеочередных) платежей или нет. В результате установили следующие состав и последовательность процессов:

В процессе П1 в информационную систему «Казначейство» загружают лимиты по статьям БДДС на месяц в разрезе центров финансовой ответственности, принимают плановые заявки поступлений и платежей денежных средств. Результат этого процесса — формирование платежного календаря на месяц до начала платежного периода. К процессу П1 относится и перераспределение лимитов по статьям при поступлении заявок на платеж, превышающих лимиты.

В процессе П2 принимают текущие заявки на платеж и контролируют их соответствие бюджетным лимитам. Ежедневно из учетной системы загружают данные о фактических поступлениях и проведенных платежах, актуализируют платежный календарь, формируют реестр платежей, исполняют платежи.

Процесс П3 предназначен для исполнения срочных платежей. Для них предусмотрена ускоренная процедура согласования. Есть вероятность, что все платежи со временем могут стать срочными, поэтому разработаны критерии отнесения платежа к срочному.

На следующий рабочий день после окончания месяца реализуют процесс П4 — проводят план-фактный анализ исполнения БДДС. Данные этого анализа используют при формировании бюджета движения денежных средств следующего месяца.

Важный момент: запланированные в прошедшем месяце, но не произведенные платежи могут быть учтены в БДДС следующего месяца.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Последующие шаги разработки процессов казначейского управления рассмотрим на примере процесса «Исполнение очередных платежей в текущем периоде (П2)».

Шаг 2. Определяют участников процесса управления и их функции в реализации процесса.

Здесь определяют глубину управления, число управленческих уровней принятия решений. Глубину управления задает финансовая структура по проекции бюджета движения денежных средств. При первоначальном внедрении казначейства нужно выбрать минимальное число уровней управления (при необходимости их число можно увеличить). Важная деталь: при большом числе уровней управления сложно обеспечить оперативность управления, синхронизацию действий участников процесса.

На рассматриваемом предприятии финансовая структура имеет два уровня: предприятие в целом и уровень дирекций (рис. 1).

В число лиц, участвующих в процессе исполнения очередных платежей в текущем периоде, вошли:

• финансовый директор;
• руководители ЦФО — функциональные директора и подчиненные им сотрудники, имеющие право на инициирование платежей;
• бухгалтер-контролер;
• казначей;
• операционист.

Следует отметить, что принципы определения очередности платежей на год задавал генеральный директор (при необходимости мог их пересмотреть). После внедрения казначейства генеральный директор в самом процессе оперативного управления не участвует (раньше тратил на это примерно час ежедневно). Он только утверждает месячный БДДС и контролирует его исполнение по окончании месяца.

На этом шаге нужно продумать функции каждого участника, чтобы исключить дублируемые и те, что не добавляют в процесс никакой ценности. Раньше все счета на оплату после их проверки бухгалтером-контролером визировал главный бухгалтер предприятия. Причина одна: так принято и все надо контролировать. В разработанном процессе согласование платежа главным бухгалтером исключили: проверку заявки на соответствие платежа документам и сверку реквизитов осуществлял бухгалтер-контролер, участие главного бухгалтера в процессе не требовалось. Результаты работы на данном шаге представлены в табл. 1.

Шаг 3. Определяют процедуры процесса управления и ответственных за их реализацию.

У всех участников процесса управления разные функции и роли, а также разная ответственность в процессе. Для персонификации ответственности процесс разбивают на взаимосвязанные процедуры (по сути, действия), у которых есть конкретный ответственный (О) за своевременное выполнение. Помимо ответственного по отношению к процедуре могут быть следующие роли:

• непосредственный исполнитель (Н);
• информируемый (И);
• согласующий (С).

Удобный инструмент для разработки и фиксирования ролей в процессе — матрица ответственности в процессе. В матрице указывают процедуры, участников процесса, их роли по отношению к процедурам.

Степень детализации процедур зависит от уровня менеджмента в компании, степени автоматизации казначейского процесса, выбранной информационной системы (ИС). Разработанная матрица ответственности в процессе П2 представлена в табл. 2.

Шаг 4. Описывают схематично процесс управления.

Описание процесса необходимо для проработки логики протекания и последующей автоматизации процесса, в дальнейшем — для информирования участников процесса о последовательности выполнения процедур. На шаге схематичного описания процесса управления нужно установить:

• последовательность выполнения процедур, определенных в матрице ответственности;
• результат выполнения каждой процедуры;
• последующего пользователя результата процедуры.

Можно использовать текстовое или табличное описание процесса. Предпочтительнее схематичное (графическое) описание, так как скорость извлечения информации в этом случае выше. Для графического описания процесса рекомендуем воспользоваться программой Microsoft Visio.

Значение слова «казначейство»

Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

Казначейство России — федеральный орган исполнительной власти (федеральная служба), осуществляющий в соответствии с законодательством Российской Федерации правоприменительные функции по обеспечению исполнения федерального бюджета, кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, предварительному и текущему контролю за ведением операций со средствами федерального бюджета главными распорядителями, распорядителями и получателями средств федерального бюджета.

Казначейство Её Величества — министерство финансов Великобритании.

Казначейство США — министерство финансов США.

Казначейство организации — подразделение корпорации, банка или другой финансовой организации, управляющее активами (вложениями, инвестициями) и пассивами (ресурсами, привлеченными средствами) данной организации.

КАЗНАЧЕ’ЙСТВО, а, ср. (офиц. дореволюц.). Место хранения, приема и выдачи государственных сумм. Губернское к. Уездное к.

Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека

казначе́йство

1. государственный финансовый орган, ведающий кассовым исполнением бюджета, взиманием налогов, сборов и выпуском казначейских билетов

2. истор. в Российском государстве до 1917 г. — государственный финансовый орган, ведающий взиманием и хранением поступающих ценностей, расходами по ним, а также выпускающий казначейские билеты

3. разг. пребывание в должности казначея

Делаем Карту слов лучше вместе

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: сопрягаться — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Источник

Система Федерального казначейства

Казначейские органы представляют собой самостоятельные службы, являются юридическими образованиями. Они владеют счетами в банковских учреждениях, печатью, обладают полномочиями составлять сметы бюджетных расходов на хозяйственные операции. Территориальные отделения подчиняются руководителю казначейства — начальнику Главного управления Министерства финансов, который управляет вышестоящим органом и является заместителем министра.

Структура органов

Схема представляет собой иерархический централизованный строй. Принцип множества уровней предполагает, что каждая ступень характеризуется собственными функциями, задачами и спецификой работы.

В системе различаются следующие уровни:

В стране бюджет наиболее точно выражает сущность власти правительства, а процесс учета и ведения является наглядной демонстрацией. Федеральное казначейство представляет основной контрольный инструмент для гарантии экономической безопасности. Большой вклад в работу ведомства вносят Ахметова Инна Анатольевна и Терехина Анна Викторовна — заместители руководителей Управлений в Кемеровской области и Московской области.

Задачи системы

Казначейство занимается организацией и контролем исполнения бюджета страны, управляет расходами и доходами на банковских счетах. Основополагающим является принцип единства кассы. Орган регулирует финансовые потоки между бюджетными и внебюджетными фондами, выступает в качестве организационного центра при прогнозировании объема денежных ресурсов, выделенных на определенный период.

Финансовый орган собирает и обрабатывает сведения о состоянии Росказны, представляет высшим представительным органам власти отчетные документы о деятельности правительства в рамках бюджета. Казначейство управляет и обслуживает государственный внешний и внутренний долг России совместно с Центробанком и иными уполномоченными финансовыми учреждениями. Система разрабатывает инструктивные и методологические материалы, схемы учета государственной казны в соответствии с правовыми постановлениями, положениями и законами.

Функции и деятельность

Казначейство наделено правом осуществлять ряд разнообразных операций. Все функции определяются в разрезе иерархической системы. Деятельность федеральных, локальных и региональных уровней отличается своеобразной спецификой. Головное управление координирует работу подчиненных казначейских органов и через них исполняет цели государства по финансированию бюджетных и внебюджетных формирований.

Деятельность основывается на выполнении принципов бюджетной системы РФ:

Помимо основных видов деятельности, перед казначейством стоит задача повышения качества текущего и предварительного контроля за счет расширения полномочий.

При разработке бюджета основной базой становятся учетные сведения за прошлогодний период. Казначейство учитывает доходную и затратную часть, планирует работу конкретных областей хозяйствования с учетом государственного кредитования.

Учет затрат

Бюджетные затраты в казначействе рассматриваются как самостоятельная категория. Расходы относятся к важной сфере финансовой системы. Деньгами обеспечивается выполнение социальных, экономических и политических задач. Сущность финансирования представляет отношения по распределению и перераспределению национального продукта, в результате которых формируются новые средства в распоряжении государства.

Расходы государства делятся на два вида:

Органы власти на местах имеют право увеличивать регламент расходов на оказание муниципальных и государственных услуг населению. Конкретные виды затрат характеризуются с количественными и качественными показателями.

Классификация расходов по определенным признакам:

Капитальные расходы формируются в бюджете в виде планируемой схемы развития. Текущие затраты всегда составляют львиную долю использования финансов.

Права МОУФК по доходам

Территориальные управления представляют промежуточную часть системы. Они организуют работу подчиненных локальных отделений и выступают в статусе управлявшего звена. С другой стороны, МОУФК находятся в подчинении головного управления и непосредственно исполняют некоторые функции, которые на них возлагаются. Органы территориального управления исполняют федеральный бюджет и внебюджетные государственные фонды в части финансирования.

При анализе доходов территориальные подразделения выполняют функции:

Для исполнения бюджета формируется консолидированная заявка в валюте РФ. В документе ставится номер, который присваивается ТОФК, расшифровывается как территориальный орган Федерального казначейства, при оформлении. В бумаге проставляется дата составления, и код по КОФК (можно расшифровать как классификатор органов ФК).

Учет ассигнования происходит по отдельным лицевым субсчетам по каждому распорядителю займа. Принимается во внимание раздел и вид расходов и доходов с учетом наименования статьи в целевом экономическом классификаторе. Прогнозирование и планирование территориальных подразделений на ближайшее время касается фиксированных выплат по целевым программам, например, компенсаций льготникам, пенсионерам, инвалидам.

Текущий контроль

Территориальные отделения казначейства выполняют функции финансового контроля наряду с исполнением федерального бюджета. Основная деятельность в этом направлении состоит в контроле целевых затрат на развитие предприятий, организациям из госбюджета. Немаловажную роль принадлежит анализу текущей отчетности об исполнении расходов, которая периодически предоставляется бюджетными учреждениями.

Локальные территориальные казначейские отделения проверяют бланки и ведомости, диагностируют правдивость сведений, анализируют итоговые объемы с выписками банков по счетам. Если требуется, то представители выезжают для проверок на месте.

Анализ деятельности предприятия включает проверку:

Органы федерального контроля проверяют своевременность операций относительно нормативных сроков для ускорения зачисления доходов в госбюджет или средств на счета целевых получателей. Своевременность деятельности касается и банковских учреждений, исполнения ими платежных поручений на перечисление налоговых взносов в госбюджет. Территориальные казначейские формирования имеют право проводить другие проверки по указаниям вышестоящих органов.

Отделения казначейства на местах имеют право на изъятие документов, которые связываются с нарушениями в проводках. Если организация отказывается давать информацию по ведению бухгалтерии, значит, территориальные представительства приостанавливают финансовую деятельность на счетах компании. Казначейским службам разрешается взыскание средств с организаций, если они применяются не в рамках целевого назначения. Органы применяют к нарушителям штрафы в размере действующих учетных ставок.

Территориальный казначейские отделения передают материалы в суд или в правоохранительные органы. Иногда за действия юридического лица предусматривается уголовная ответственность.

Официальный сайт

Система органов казначейства РФ относится к достаточно молодым формированиям, но темпы развития финансовой структуры являются высокими. Эффективность проведенных операций растет ежегодно, а функциональность постоянно расширяется.

Структура имеет официальный сайт Федерального казначейства Российской Федерации. Здесь представлены реквизиты, контактные телефоны, печатаются вакансии для поиска сотрудников. Желающие оплачивают налоги на сайте, а затем скачивают готовую квитанцию для дальнейшей отчетности по требованию. Казначейство в рамках сайта запустило образовательный портал УФК для ликвидации правовой безграмотности физических граждан и юридических лиц. На сайте есть история создания и развития казначейства в РФ.

При входе на сайт открывается полное меню:

На форуме пользователи делятся информацией и высказывают отзывы о разных ситуациях. Государственное казначейство работает в форме утвержденного удостоверяющего центра (УУЦ) для создания участникам электронных отношений сертификатов проверочных ключей. Структура осуществляет деятельность под влиянием центра по обеспечению деятельности казначейства (ЦОКР).

Функции УУЦ выполняются в территориальных подразделениях казначейства. Обеспечение пользователей сертификатами проверочных ключей происходит в соответствии с нормативами российского законодательства.

Источник

Роль и задачи казначейства на предприятии

С другой стороны, профицит денежных средств, который в условиях кризиса многие предприятия стараются создать в качестве надёжного финансового резерва «на всякий случай», также означает определённые потери для предприятия, которые с некоторой долей условности можно оценить размером упущенной выгоды от участия в каком-либо инвестиционном проекте.

Таким образом, актуальной проблемой в современных условиях является балансирование между поддержанием текущей платежеспособности и получением дополнительной прибыли от вложения денежных средств.

В условиях нестабильной финансовой ситуации также особое значение приобретает контроль движения финансовых потоков на предприятии. В связи с вошедшей в практику работы российских предприятий системой бюджетного управления, как правило, функции контроля выполнения бюджета движения денежных средств, а в некоторых организациях и составление БДДС, выделяются в структуре управления предприятием в отдельную группу, называемую казначейством.

В рамках данной статьи мы попытаемся рассмотреть основные аспекты работы казначейства и оценить, какие формы организации такого подразделения на разных типах предприятий наиболее эффективны.

Зачем предприятию казначейство?

Действительно, можно распределить функции управления финансовыми потоками между несколькими подразделениями. Например:

Фактически, при такой организации работы нет единого центра, концентрирующего всю информацию по управлению финансовыми ресурсами. По сути, таким центром вынужден являться финансовый директор, являющийся «последней инстанцией» в финансовых вопросах. С увеличением финансовых потоков объем аналитической работы, связанной с принятием управленческих финансовых решений, катастрофически возрастает, что ведет к снижению эффективности работы.

Отсутствие единого центра по управлению финансовыми потоками может сопровождаться следующими проблемами:

Функции казначейства

В целом, задачи управления финансами можно разделить на два класса: стратегическое финансовое планирование и оперативное управление.

Главной задачей казначейства является оперативное управление финансовыми потоками компании, основанное на организации взаимоотношений с банками и другими финансовыми институтами, с целью минимизации финансовых рисков и операционных расходов и максимизации доходности от инвестирования свободных финансовых ресурсов.

Основными функциями казначейства, исполнение которых необходимо для решения главной задачи, являются:

Остановимся на каждой из функций подробнее.

Организация системы взаимоотношений с банками

Практически все казначейские операции предприятия осуществляют с помощью банков:

В целях минимизации рисков желательно держать деньги параллельно на нескольких счетах в различных банках (если один из счетов компании будет заморожен, она сможет продолжить работу, используя счета в других банках) и не объединять в одном банке две или более глобальных функции (например, привлечение средств банков для долгосрочного финансирования и расчётно-кассовое обслуживание). Эти меры позволят обезопасить компанию от финансовых рисков, рисков концентрации, банкротства банка и обеспечить большую конфиденциальность.

Планирование и оптимизация денежных потоков

Само по себе прогнозирование движения денежных потоков на определенный период (год, квартал, месяц) является задачей планово-экономической службы компании. На основании плановых данных (прогноз выручки, оплата дебиторской или кредиторской задолженности, и т. д.) формируется бюджет движения денежных средств, который регулирует остаток денежных средств на конец планового периода.

Поступления и платежи осуществляются компанией ежедневно, и если в целом за месяц в БДДС имеется положительное сальдо, то в течение месяца могут быть кассовые разрывы, когда платежи осуществить необходимо, а средств на счетах нет. Для выявления таких «узких мест» и своевременного принятия мер для их предотвращения предприятию необходимо оперативное планирование. Эта задача ложится на казначейство.

Система оперативного планирования заключается в разработке комплекса краткосрочных плановых заданий по финансовому обеспечению деятельности предприятия.

Для реализации задачи оперативного финансового планирования казначейство формирует Платёжный календарь. С позиции бюджетного управления платёжный календарь является инструментом резервирования денежных средств из бюджета.

В платёжном календаре притоки и оттоки денежных средств должны быть сбалансированы. Отрицательное сальдо поступлений и выплат означает дефицит денежных средств в соответствующем периоде времени. В этом случае необходимо определить источники покрытия плановых денежных дефицитов. При положительном сальдо поступлений и выплат образуется профицит (излишек) денежных средств. В этом случае возникает необходимость определить объекты краткосрочного инвестирования и соответствующую доходность операции.

Информационной базой платёжного календаря служат:

Целесообразно формировать платёжные календари по каждому банковскому счёту и кассе предприятия с тем, чтобы распределить объёмы денежных средств между счетами так, чтобы выполнить обязательства по поддержанию определённого уровня оборотов денежных средств на счетах в «стратегических» банках и обеспечить минимальные операционные расходы.

Формирование платежного календаря проводится в несколько этапов:

Контроллинг

Функции финансового контроллинга в компаниях распределяются между планово-экономическими службами и казначейством. На казначейство ложится часть контроля, касающаяся финансовых потоков: контроль исполнения бюджета движения денежных средств и установленных лимитов, контроль корректности исполнения платежей и своевременности поступлений, постоянный мониторинг и контроль дебиторской и кредиторской задолженностей.

При формировании политики управления денежными потоками необходимо особое внимание уделить взаимодействию казначейства с контуром бюджетного управления. Это не только формирование платёжного календаря, но и контроль его исполнения, а также контроль соблюдения лимитов расхода денежных средств, установленных в БДДС. Поэтому важно четко регламентировать зоны ответственности каждого подразделения в организации контроля финансовых потоков, отслеживании фактического исполнения БДДС.

Например, как правило, БДДС формируется плановыми отделами, и казначейство не обладает информацией о соответствии конкретного платежа статье бюджета. Поэтому при предоставлении заявок на осуществление платежа в них необходимо указывать код или наименование статьи БДДС с тем, чтобы при формировании платёжного календаря казначейство осуществило бюджетный контроль соответствия данных заявок на платёж статьям БДДС. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование в соответствии с установленными процедурами. При этом функцию контроля исполнения бюджета казначейством можно назвать «последним оплотом» на пути движения денежных средств, перед тем как они покидают компанию.

На многих предприятиях казначейство формирует фактическое исполнение платёжного календаря и бюджета движения денежных средств на основании банковских выписок. При этом казначейство осуществляет контроль не только «на выходе», но и «на входе»: проверяется, все ли ожидаемые средства были получены от покупателей, заказчиков, не было ли возвратов платежей, отправленных поставщикам и т.д.

Качественная оперативная проверка задержек в планируемых поступлениях денежных средств на счета компании позволяет располагать информацией для последующего выяснения причин несвоевременной оплаты дебиторской задолженности контрагентами.

Помимо оптимизации структуры задолженности, источником дополнительного финансирования оборотного капитала может быть краткосрочное финансирование за счёт неоплаты кредиторской задолженности поставщикам. Но здесь нужно действовать осторожно, поскольку такие действия могут привести к штрафным санкциям. Поэтому отсрочку кредиторской задолженности лучше согласовывать с поставщиками.

Управление рисками

К функциям казначейства относится управление финансовыми рисками. Как правило, это валютные, кредитные риски, риски изменения процентных ставок и риски ликвидности.

В условиях финансового кризиса управление рисками приобретает особое значение. Например, для минимизации риска ликвидности необходима организация ежедневного отслеживания финансовых потоков, детальный жёсткий контроль выполнения финансовых обязательств, соблюдение лимитов, установленных на расход денежных средств и остаток дебиторской задолженности. Под особый контроль необходимо взять операции с контрагентами, вызывающими подозрение относительно возможной неплатежеспособности.

Приведённое описание функций казначейства достаточно условно и на каждом предприятии подход к выделению задач казначейства может быть разным. На набор выполняемых казначейством функций может повлиять и выбранная компанией форма организация казначейства.

Формы организации казначейства

Специфика деятельности каждого предприятия, связанные с ней задачи и организационная структура компании или группы компаний определяют и модель, по которой может строиться работа казначейства.

Можно выделить две основные формы организации казначейства в рамках компаний:

Сами названия этих форм информативны и достаточно точно отражают их суть.

Для небольших предприятий, не являющихся холдингом и не входящих в какие-либо холдинги, характерно централизованное казначейство. В структуре предприятия выделяется служба казначейства, через которую идут все финансовые потоки. Другие подразделения предприятия участвуют в процессе лишь путём предоставления заявок на осуществление платежей, планов поступлений и консультированием по приоритетности выплат.

Для холдингов вопрос необходимости централизации казначейства также стоит достаточно остро. В последнее время во многих российских компаниях наблюдается тенденция централизации управления. А поскольку контроль над денежными потоками крайне важен для компании, то одним из основных объектов централизации является казначейство.

Выбор той или иной формы организации работы казначейства в холдинге зависит от многих факторов:

Децентрализованное казначейство, как правило, характерно для предприятий с достаточно демократичной структурой управления, где структура и организация бизнеса допускает предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или бизнес-направлений (отдельные юридические лица или группы компаний, объединенных по единому признаку).

При выборе децентрализованной модели в компании должны быть очень хорошо отлажены бизнес-процессы по взаимодействию казначейств всех предприятий, входящих в холдинг. Часто встречается ситуация, когда одно из предприятий холдинга нуждается в финансировании и вынуждено взять для этих целей кредит в банке, другое же предприятие холдинга в это время располагает свободными средствами. При отсутствии централизации платежей, системы взаимодействия между предприятиями холдинга, компания может терять средства и увеличивать свои финансовые риски. Поэтому для децентрализованных моделей очень важна жёсткая система контроллинга.

Очевидно, что главной отличительной чертой централизованной модели организации казначейства является жёсткая централизация платежей, а во многих компаниях и поступлений. Централизация финансовых потоков осуществляется через единый счет или систему транзитных счетов с автоматической переброской на основной, откуда и осуществляются платежи.

При организации централизованного казначейства особое значение приобретает управление информационными потоками в режиме он-лайн. Необходим постоянный оперативный обмен данными между предприятиями холдинга. Поэтому крайне важен вопрос о выборе автоматизированной системы, которая сможет обеспечить контроль и управление платежами всех компаний холдинга в оперативном режиме.

Задачи автоматизации казначейской функции достаточно успешно решаются средствами программных продуктов https://buroit.org/ 1С:Предприятие. Возможные подходы к использованию инструментария 1С:Предприятия приведены в статье «Антикризисное управление денежными средствами предприятий: найти, а не потерять!».

Жёсткость централизованной модели компенсируется снижением вероятности финансовых рисков. Компания может централизованно планировать потребности в денежных средствах, формируя платёжный календарь в рамках всего холдинга. При этом учитываются заявки на платёж всех предприятий, консолидируются все поступления, что позволяет перераспределять финансовые ресурсы между предприятиями холдинга в соответствии с их потребностями в денежных средствах без привлечения внешнего финансирования, размещать свободные денежные средства всего холдинга, получая при этом более высокий доход от размещения бОльших сумм.

Необходимость в централизации казначейства может возникать и в связи с достаточно большой удалённостью предприятий холдинга друг от друга, объединением в составе холдинга разнопрофильных предприятий с разным уровнем прибыльности, высокой вероятностью и значимостью финансовых рисков.

Возможны и смешанные формы организации казначейства, сочетающие в себе как признаки централизованной, так и децентрализованной модели. Например, предприятия холдинга могут распоряжаться поступлениями от неосновной деятельности и расходовать эти средства на текущие незначительные платежи, а поступления от основной деятельности и ключевые выплаты являются централизованными.

Источник

Автор:

Источник: Финансовый Директор ISSN 1680 – 1148

Опубликовано: 31 Мая 2007

Функции управления кассой и расчетным счетом присутствовали и присутствуют на наших предприятиях, просто их не выделяли или не объединяли в отдельную группу и не вменяли в обязанность отдельному человеку или подразделению. Казначейство в компании облегчает выполнение кассового бюджета.

Управление денежными потоками является наиболее критической операцией для любых организаций, кроме разве что самых богатых. Если когда-либо возникает нехватка денег, то невозможно выдать зарплату, поставки не оплачиваются, плановый платеж по кредиту не будет произведен? и инвесторы не получат дивидендов. Любой из этих факторов может либо остановить бизнес, либо привести к быстрой смене его руководителей. На сегодняшний день, вследствие развития системы бюджетного управления, возникла осознанная необходимость к указанным ранее функциям добавить еще и составление кассового бюджета (не будем останавливаться на доказательстве его необходимости), контроль установленных лимитов затрат и выполнения кассового бюджета в целом. Для этого уже надо выделять специально обученного человека или группу специалистов, а называться они будут казначейство.
В давние времена на Руси казначеем называли хранителя казны (имущества, сокровищ) князя, монастыря, боярина. С конца 15 века он становится придворным и думным чином, в ведении которого находится казенный двор с царской казной. В середине XVI века деятельность казначеев приобрела такую значимость, что они не только ведали многими статьями государственных доходов и расходов, но и обладали правом суда, участвовали в переговорах с иностранными представителями.

Сегодня нет единого понимания роли и задач подразделения под названием «казначейство». К вопросу о его создании часто возвращаются после возникновения ряда проблем, которые можно решить именно посредством такого подразделения. Попытаемся обобщить основные проблемы, которые приводят к созданию казначейства. По крайней мере, нам пришлось с некоторыми из них в том или ином виде столкнуться. Такими были:

1. Отсутствие оперативной информации о состоянии краткосрочных активов и пассивов (остатки на счетах, краткосрочные ссуды и кредиты, финансовые вложения и др.);
2. Отсутствие единой политики и процедур управления денежными средствами;
3. Трудности при планировании движения денежных средств более чем на неделю;
4. Отсутствие управления и контроля над расходами.

Казначейство контролирует прохождение всех платежей, независимо от их назначения и выполняет следующие основные группы функций:

1. Операционные:

• Свод бюджетов доходов и расходов денежных средств предприятий или центров прибыли и затрат.
• Составление платежного календаря.
• Распределение платежей по предприятиям (или центрам затрат) и управляющей компании
• Работа с банками.

Пример. Различные счета нашего холдинга находятся в разных банках, но остатки аккумулируются в одном банке. Поэтому если необходимо провести оплату в пользу юридического лица, входящего в холдинг, деньги просто переводятся со счета на счет. При этом необходимо учитывать, что любой банк оказывает ту или иную услугу, например кредитование, при условии, что вы обеспечите ему оборот на определенную сумму,— это позволит банку заработать. Одна из задач казначейства — обеспечить такой оборот через этот банк.

1. Функции контроля

• Контроль платежей в части установленных лимитов. Если на момент платежа лимит оплаты по статье исчерпан, заявка на платеж в этом периоде либо отклоняется, либо отправляется на дополнительное согласование по установленным процедурам.

Существует несколько вариантов контроля платежей центров затрат или подотчетных компаний:

• Предприятие поручает центральному офису распоряжаться своим банковским счетом. Инициируемые предприятием заявки на платежи направляются в центральный офис, где они согласовываются и утверждаются. Казначейство в данном процессе играет роль единого расчетного центра.
• Платежи в рамках утвержденного бюджета осуществляются предприятием самостоятельно. Внебюджетные и сверхлимитные платежи проходят обязательную процедуру согласования в центральном офисе.
• Предприятие направляет платежи в уполномоченный банк, который автоматически пересылает платежное поручение в головной офис. Поручения, утвержденные центральным офисом, возвращаются в банк к исполнению (смешанный способ).

Использование конкретного варианта схемы контроля и прохождения платежей зависит от модели построения самого казначейства и будет рассмотрено далее.

• Контроль использования собственных средств и перераспределение средств между компаниями группы (при необходимости) или центрами затрат и центрами прибыли.
• Контроль показателей оборачиваемости дебиторской, кредиторской задолженности и запасов.

Пример.

На одном из производственных предприятий генеральный директор поначалу воспринял в штыки такое функциональное наполнение. Ему казалось, что этим ущемляется его право на власть. Было потрачено много времени, чтобы доказать, что это право он в полной мере реализует на защите бюджета, а далее уже идет просто техническое исполнение утвержденного бюджета и не обязательно на это тратить время. Задача и право директора утвердить бюджет в начале периода. А функции контроля и оперативного исполнения надо делегировать специальным структурам.
Функциональное наполнение и структура компании или группы компаний определяют модель организации работы казначейства. Можно выделить две основные:

1. Централизованная модель;
2. Децентрализованная модель.

Автор не претендует на уникальность терминов, но такие названия моделей достаточно точно отражают их суть. Главной отличительной чертой первой модели является жесткая централизация платежей. Как правило, эта модель в разных ее проявлениях используется на предприятиях с небольшим объемом трансакций. В структуре финансовой службы просто выделяется один человек, ответственный за контроль и проведение платежей. Также эта модель используется в некоторых холдингах. В таких структурах платежи осуществляются через единый счет или систему транзитных счетов с автоматической переброской на основной, через который казначейство осуществляет платежи. Ключевым фактором успеха при переходе на централизованную модель казначейства является управление информационными потоками. Осуществить эту работу без налаживания обмена данными между уровнями холдинга или центрами затрат и прибыли предприятия невозможно. Поэтому сразу после принятия решения о централизации казначейских функций следует выбрать автоматизированную систему, которая сможет обеспечить контроль над платежами всех дочерних компаний в режиме онлайн. Иначе реальную картину происходящего можно будет получить в лучшем случае на следующий день. Оперативность работы структурных подразделений также снизится, поскольку согласование платежных заявок будет занимать продолжительное время. Задачи такого уровня под силу решить системам ERP класса.

Если же структура предприятия более демократична, тогда более целесообразно использовать децентрализованную модель работы казначейства. Основным отличием является предоставление права осуществления платежей непосредственно из центров затрат или бизнес-направлений (здесь подразумеваются как отдельные юридические лица, так и группы компаний, объединенных по единому признаку). Это более сложный случай с иными процедурами и бизнес-процессами.

Таким образом, мы видим, что при различных моделях организации казначейства на первый план выходят различные функциональные приоритеты. В первом случае — это операционная деятельность, во втором случае — контрольные функции. Нетрудно проследить параллель между приоритетностью в задачах казначейства и организационной структурой холдингов или организацией управления на предприятиях. В случае вертикально интегрированного холдинга используем модель централизованного казначейства, в случае горизонтально интегрированного холдинга — используем «демократическую» децентрализованную модель. Проводя аналогии с организационной структурой холдинга дальше, приходим к тому, что имеет право на существование и смешанная модель организации казначейства.

Пример. В холдинге существуют различные проекты или стадии развития проектов. Проектами назовем бизнес-направления. Например, существует проект «Сеть ресторанов», который включает несколько юридических лиц и несколько ресторанов. Проекты на этапе разработки и открытия курируются управляющей компанией, и казначейство выполняет функции первой модели. По отношению к вышедшим на проектную мощность проектам управляющая компания выполняет контрольные функции. Соответственно, казначейство работает по второй модели. Это наиболее сложная с точки зрения реализации модель, так как необходимо иметь инструмент распределения и осуществления платежей и инструмент контроля.

И в первом, и во втором, и в третьем случаях базисом для осуществления функций казначейства является сводный кассовый бюджет. Составление его особенно в крупных
компаниях или холдингах влечет за собой достаточно большой объем ручного труда в части ввода информации, так как все это делается в таблицах Excel.

В большинстве компаний основные казначейские функции выполняет финансовый директор. Однако при развитии бизнеса обязанности финансового директора расширяются, смещаясь в сторону стратегического управления, а суммы, с которыми работает компания, и соответственно финансовые риски постоянно увеличиваются. В такой ситуации создание казначейства, которому финансовый директор может делегировать часть своих функций, просто необходимо.

В заключение хотелось бы отметить, что главная сложность при создании казначейства состоит в организации работы сотрудников холдинга по новым правилам. Для каждого этапа работы целесообразно составить соответствующие формы, процедуры и разослать их по всем компаниям холдинга. Но главная задача не в придумывании и составлении формуляров и методичек, а в требовании неукоснительного их выполнения. То же касается и операционной деятельности в рамках казначейства — все данные о движении денежных средств должны поступать в казначейство своевременно. Это наиболее важный, ответственный и длительный период создания казначейства.

Создание казначейства в холдинге можно проводить в три этапа.

1. Построение вертикали подчинения казначейства. Нужно определить функции органов казначейства в подконтрольных структурах и их подчиненность. Оптимальной считается матричная структура, в которой казначеи в части своих функциональных обязанностей подчиняются центральному офису, а организационно — руководителю подразделения. Как и у каждой структуры, тут присутствуют свои плюсы и минусы, но так как они вытекают из организации бизнес-процессов конкретного предприятия или холдинга, нет смысла подробно на них останавливаться.
2. Разделение функций (полномочий) казначейства по типам управляемых им финансовых рисков на уровне холдинга и на уровне управляемых компаний. Обычно финансовый риск измеряется ценой вопроса.
3. Централизация либо децентрализация (в зависимости от выбранной модели) управления финансовыми потоками. Следствием этого может стать перевод всех счетов холдинга в единый банк для упрощения проведения платежей в одном случае или для большей прозрачности и облегчения контроля над платежами в другом.

В процессе внедрения и перераспределения этих функций достаточно большая вероятность возникновения подсознательного противодействия со стороны руководителей центров затрат, или предприятий, которые входят в холдинг, особенно если ранее этих процедур не было вообще ни в каком виде. Им кажется это излишней формализацией и своего рода придумыванием работы для специалистов службы финансового директора. Но, оценивая объем информации, которую надо обработать в ручном режиме, становится очевидным, что с ростом количества трансакций именно казначейство является наиболее действенным инструментом, который помогает топ-менеджменту компании, с одной стороны, избежать рутинной работы, а с другой,— осуществлять полный контроль распределения и движения денежных средств компании или холдинга. Таким образом, компания может предвидеть масштабы и время наступления денежных проблем и предпринять усилия для их своевременного разрешения.

Автор: Владимир Захарченко, директор по экономике и финансам корпорации Кохан, к.э.н.

Современное предприятие сложно представить без системы эффективного перераспределения финансовых ресурсов. Для того чтобы правильно ими управлять, необходимо внедрить централизованную систему, которая исключит финансовые потери от несвоевременных решений и ошибок.

Как правило, управление денежными потоками возлагают на особый выделенный орган в структуре компании – казначейство. Каковы преимущества такого рода централизации?

• принципиальное улучшение управления финансами компании;
• эффективное перераспределение ресурсов между частями холдинга;
• сокращение потребности в заемных средствах;
• улучшение финансовой дисциплины;

Создание такого рода централизованной системы управления практически всегда сопровождает внедрение управленческого учета. Очевидно, что сбор детальной управленческой информации не имеет особого смысла без возможности таковую информацию применять посредством централизованного перераспределения ресурсов.

Требования к оснащению и организации казначейства будут следующими:

• Вся система должна быть построена на автоматических решениях вокруг основной бухгалтерской и отчетной программы предприятия. Именно поэтому чаще всего на рынке Восточной Европы востребованным является решение казначейство 1С;
• Должен быть создан ряд нормативных документов, полностью регулирующих работу, как казначейства, так и других отделов, связанных с ним функционально;

Итак, какие практические задачи будет решать казначейство, оснащенное по вышеописанному принципу? Это может быть организация визирования заявок на расходование средств, распределение ресурсов согласно установкам, которые несет в себе программа управленческого учета, генерация платежных поручений, создание отчетов по текущему и перспективному состоянию расчетных счетов.

Такой подход и применение решения управленческий учет 1С позволяют даже небольшому предприятию создавать весьма эффективную систему управления финансами. При этом нет необходимости переучивать персонал или применять специализированные программные решения.

Важно понимать, что казначейство само по себе не гарантирует отсутствия финансовых неприятностей. Никакие квоты, никакой отчет 1С не может компенсировать провалы в стратегическом планировании и оценке обстановки.