Каждый вид документа имеет определенный набор реквизитов

Государственное
бюджетное образовательное учреждение

начального профессионального
образования

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ ЛИЦЕЙ
№ 24

ОФОРМЛЕНИЕ
РЕКВИЗИТОВ

Учебное пособие для
учащихся по профессии

 «Секретарь»

Мастер производственного
обучения

Соколова Татьяна
Павловна

Краснодар

ГОСТ Р 6.30-2003 разработан Всероссийским научно-исследовательским
институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной
службы России. Принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от
03.03.2003 г. № 65-ст.

Оформление управленческих документов в соответствии с ГОСТом обеспечивает:

            
юридическую силу документов;

            
качественное и своевременное составление и оформление
документов;

            
организацию оперативного поиска документов.

Любой документ состоит из некоторого количества элементов (дата, текст,
подпись и т.д.), которые называются  РЕКВИЗИТАМИ. Каждый вид документа (приказ,
письмо), имеет определенный набор реквизитов. Всего реквизитов 30, но в
документе конкретного вида их будет гораздо меньше. Реквизиты располагаются на
документе каждого вида в строго определенном стандартом порядке.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ,

РАЗМЕЩАЕМЫХ В ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ

ДОКУМЕНТА

01 –
ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГЕРБ РФ

         Герб помещают на бланках
документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О
государственном гербе РФ» (Собрание законодательства РФ, 2000, № 52, часть 1,
ст.5021).[1]

         Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно
в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием
организации. Допускается воспроизведение герба без изображения щита.

02 – ГЕРБ СУБЪЕКТА РФ

         Герб субъекта РФ помещают на
бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

         Порядок использования на бланках документов изображения герба
субъекта РФ определяется нормативными актами органов государственной власти
республик, автономных областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга, городов РФ.
На рисунке изображается герб города или области.

03 – ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ

        ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ)

         Эмблему организации или товарный
знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с
уставом (положением об организации).

         Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен
Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

         Эмблему или товарный знак располагают на верхнем поле бланка
над серединой наименования организации – автора документа. Возможно
расположение эмблемы или товарного знака на одном уровне с названием
организации, как показано на рисунке:

МОСКОВСКОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УНИТАРНОЕ
ПРЕДПРИЯТИЕ

М
О С В О Д О К А Н А Л

101005, Москва, Плетешковский пер.,
2. Тел. (095) 265 2201, ОКПО 033418

 

04 –КОД ОРГАНИЗАЦИИ

         Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору
предприятий и организаций (ОКПО).

         Для органов государственной власти и управления код
проставляется по Общероссийскому классификатору органов государственной власти
и управления (ОКОГУ). Код  является элементом  электронной идентификации
документа.

         Пример нанесения кода организации изображен на рис. 2.

         Реквизит служит для ускорения передачи документированной
информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных
ошибок, возникающих при передаче данных и сложно  воспринимаемых названий
организаций.

05 – ОСНОВНОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

         РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР (ОГРН)

        
ЮРИДИЧЕСКОГО ЛИЦА

         ОГРН проставляют в соответствии с документами, выданными
налоговыми органами.

06 – ИДЕНТИФИКАЦИОННЫЙ НОМЕР

НАЛОГОПЛАТЕЛЬЩИКА / КОД ПРИЧИНЫ

ПОСТАНОВКИ НА УЧЕТ (ИНН / КПП)

         Проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми
налоговыми органами.

07 – КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА

         Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой
документации (ОКУД).

08 – НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

         Наименование организации, являющейся автором документа, должно
соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

         Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с
государственным языком РФ (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают
на двух языках.

         Наименование организации на другом языке располагают ниже или
слева от наименования на русском языке.

Федеральная архивная служба

России Комитет

по делам архивов при Правительстве
Республики Калмыкия

 

Эрасан

государственн архивин церглан

Архивсин кергэр Хальмг Такhчин

Правительствин медлд бээдг Комитет

 

358000, г.Элиста,
ул.Пушкинская, 9а, тел. 5-76-85

09 – СПРАВОЧНЫЕ
ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ

Включают:
почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации
(номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

РОСФИНТРАСТ

Россия, 344010, Ростов-на-Дону,
Береговая, 10, оф.909

Тел.: (8632) 697-193,
698-100, факс (8632) 679-193

Р/с
406859487363000006969 в

АКБ «Донкомбанк», БИК
0295800

к/с
676700000000000048597 в РКЦ ГУ РФ по Ростовской обл.

 МФО 564546.

Коды ОКПО 674747501,
ОГРН 101919109,

ИНН / КПП 68585757 /
902028746

10 –НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА

Должно соответствовать видам документов,
предусмотренным ОКУД (общероссийский классификатор управленческой
документации). В письме наименование вида документа не указывают.

11 – ДАТА ДОКУМЕНТА

         Датой документа является дата его подписания или утверждения,
для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

         Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь
одну (единую) дату.

         Дату документа оформляют арабскими цифрами в
последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют
двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими
цифрами.

         Например, дату 5 июня 2005 г. следует оформлять 05.06.2005

         Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например
05
июля 2005 г
., а также оформление
даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например,
2005-07-01 или 2005.07.01.

12 – РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА

         Данный реквизит состоит из постоянной трафаретной части

«_____________» № _______, которая заполняется от руки датой и
регистрационным номером.

         Регистрационный номер документа состоит из его порядкового
номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по
номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

         Для внутренних документов (приказов, распоряжений, протоколов
и др.) регистрационный номер – это обычный порядковый номер документа.
Регистрационный номер для писем дополняется индексом (условным обозначением)
структурного подразделения или исполнителя (его личного кода), составившего
документ, и номером дела по номенклатуре дел.

         Например, №
1-26/890,     где

         1 – индекс
структурного подразделения;

         26 – номер
дела по номенклатуре дел;

         890 – порядковый
номер отправляемого документа.

         Это касается так называемого инициативного документа, т.е.
случая, когда одна организация впервые обращается в другую, например, с письмом
о сотрудничестве. При отправке ответного письма необходимо указывать два индекса:
индекс организации-автора ответа и индекс документа организации-запроса.

         Регистрационный номер документа,
составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных
номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в
порядке указания авторов в документе.

13 – ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР

         И ДАТУ ДОКУМЕНТА

         Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает
регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

         Ссылка используется только в тех видах документов (письмо,
докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит
переносятся с поступившего (входящего) документа. Реквизит состоит из
трафаретной части:

«На № __________ от ___________», которая заполняется от руки регистрационным номером и датой
поступившего документа.

é Первому
заместителю            
ù

   Главы Администрации

   Председателю Правительства

   Саратовской области

   Г-ну Волгину А.С.

 

Надпись:  

_________________№ ___________

На № ____________от ___________

14 – МЕСТО СОСТАВЛЕНИЯ ИЛИ ИЗДАНИЯ ДОКУМЕНТА

         Место составления или издания документа указывают в том
случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование
организации» или «Справочные данные об организации». Место составления  или
издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления,
и оно включает только общепринятые сокращения.

15 – АДРЕСАТ

         В качестве адресата могут быть
организация, должностные или физические лица. При адресовании документа
должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и
ее подразделения указывают в именительном падеже.

         Состав реквизита «Адресат» пишется в зависимости от адресата и
вида документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае,
если точно известно, кто именно занимается данным вопросом.

ПРИМЕР: если в качестве  адресата выступает
организация –

                                              10-11
см

                                               Минюст России

                                               правление

систематизации

         законодательства

         Должность лица, которому адресован документ, указывается в
дательном падеже, например:

|10-11
см

Президенту
ООО

«Ломоносовский

                                                         фарфоровый
завод»

                                                          
                                                     К.Л.Петрову

         или

АО «Текстиль»

                                                   
    Бухгалтерия

                                                           
                                                                                          Старшему
экономисту

                                                   
              С.Р.Николаеву

         Если документ отправляют в
несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений
одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

                                                |10-11
см

Администрации
районов

                                                   
              Пензенской области

         В состав реквизита «Адресат» при
необходимости может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают
в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

         Документ не должен содержать более четырех
адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не
указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки 
документа.

         Если письмо адресуется организации, указывают
ее наименование, затем почтовый адрес, например:

                                                         |10-11
см
                                                                      
        
Пензенский

государственный    
университет

                                                
       ул.Красная, 45,

                                                
       г.Пенза, 440030

         При адресовании документа
физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес,
например:

                                                          
                                  
                                      Калинину
И.П.

                                                         
                                                                                          ул.Леонова,
28, кв. 67,

                                                         г.Пенза,
440021

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ,

РАЗМЕЩАЕМЫХ В ОСНОВНОЙ ЧАСТИ ДОКУМЕНТА

16 – ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

         Документ утверждается должностным
лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа
должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ
(без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его
подписи, расшифровки подписи и даты утверждения, например:

                                                             |9-10
см
          
       

 УТВЕРЖДАЮ

                                               
      Генеральный директор

                                               АО
«Текстиль»

                                                _________
И.В.Сергеев

                                                    
12.09.2004

         При утверждении документа
постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из
слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО),  наименования утверждающего документа
в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

Решением

общего
собрания

акционеров

                                                 
от 15.03.2005 № 56

         или                                                                                                                       УТВЕРЖДЕНО

                                                  Приказом
Председателя

                                                      Правления
банка

                                                  от
01.01.2005 № 77

17 – РЕЗОЛЮЦИЯ

         Резолюция содержит указание относительно решения (подготовки
решения) вопроса, изложенного в документе.

         Резолюция, написанная на документе
от руки соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии,
инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок
исполнения, подпись и дату, например:

                                                           Зайцевой О.Д.

                                                       
   
Никитину П.С.

Прошу подготовить проект генерального решения

с фирмой «Гермес» к 21.10.2005

                                               ____________

                                                           05.10.2005

         Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

18 – ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ

         Заголовок к тексту включает краткое содержание
документа.

Заголовок должен быть максимально коротким и точным.

Заголовок должен быть согласован с наименованием вида
документа. Заголовок отвечает на вопросы:

          
О ЧЕМ (О КОМ?),
например: О порядке взимания налога;

          
ЧЕГО (КОГО?), например:
Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту
документа, оформленного на бланке формата А5 заголовок можно не указывать.
Заголовок располагается от левого поля. Объем его не должен быть более 5 строк,
и каждая строка не длиннее 28 знаков. Заголовок печатают через один межстрочный
интервал. Точка в конце не ставится.

19 – ОТМЕТКА О КОНТРОЛЕ

         Это отметка о контроле за исполнением документа, которую
обозначают буквой «К», либо словом или штампом «Контроль». Данную отметку
можно  нанести от руки красным фломастером. Отметка располагается  внутри
левого поля на уровне заголовка.

         Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных
документов. Цель контроля – обеспечение своевременного и качественного
исполнения документов. Обычно контроль осуществляют руководители, секретари,
секретариат, ответственные исполнители. Контроль включает в себя: проверку хода
исполнения, учет результатов исполнения и информирование руководителя. На ПК
есть специальная программа,
Microsoft Outlook которая позволяет планировать встречи, поездки и организовывать
выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников.

20 – ТЕКСТ ДОКУМЕНТА

         Текст – основной и важнейший реквизит документа.

Одно из главных требований к тексту – краткость изложения.  Тексты
писем, факсов,  и других документов не должны быть более одной страницы.
Исключения составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается.
Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных
предложений на простые, исключением повторений и подробностей.

         Формулировки служебных документов должны быть точными,
безупречными в юридическом отношении, не допускающих двояких толкований.

         Следует учесть, что сплошной текст в документе трудно
воспринимается, поэтому следует смысловые части текста разделить абзацами.

         Обычно тексты большинства документов состоят из двух частей:

          
вводной, содержащей
основания и мотивы составления документа (приводятся факты, ссылки на
документы, указываются фамилии и т.д.).

          
основной, в которой
излагаются  выводы, предложения, просьбы, решения.

Это традиционный способ оформления текста документа.
НО психологи считают, что лучше всего усваивается начало документа, поэтому
предлагают начинать его с основной части, т.е. с изложения просьбы или
предложения, а уж затем указать, что явилось основанием составления документа.

Текст документа может состоять и из одной части: приказ без
обоснования, письмо без пояснения.

21 – ОТМЕТКА О НАЛИЧИИ ПРИЛОЖЕНИЯ

         Отметку о наличии приложения, названного в тексте,
оформляют следующим образом:

Приложение:
на 5 л. в 2экз.

         Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то
указывается его наименование, число листов или экземпляров; при наличии
нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:
1. Положение об Управлении регионального   

                 
кредитования на 3 л. В 2 экз.

                  2. Правила подготовки
и оформления документов

                  Регионального
управления на  7 л. в 4 экз.

         Отметка размещается через 2-3 интервала после текста.

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы,
распоряжения, решения, правила, инструкции) на первом его листе в правом
верхнем углу пишут «Приложение № …» с указанием наименования распорядительного
документа, его даты и рег. номера, например:                                                                        
                                        
12-13 см

                                            
Приложение № 3

                                                     К
приказу директора Института

                                            
от 11.09.2005 № 46

         или

     Приложение
№ 3

                                                     К
приказу директора Института

                                                   
от 11.09.2005 № 46

22 – ПОДПИСЬ

         Реквизит Подпись располагают после текста и отметки о наличии
приложения, отступив 3-4 интервала. Реквизит печатают от левого поля.

         В состав реквизита «Подпись» входят:

          
наименование должности
лица, подписавшего документ (сокращенное, без указания названия предприятия,
если документ оформлен на бланке):

          
личная подпись,

          
расшифровка подписи
(инициалы и фамилия)

|13-14
см

Директор                                                                    И.М.Рагозин

         Должность лица, подписавшего документ, указывается полностью,
если документ оформлен не на бланке, например:

Директор АО «Ракета»                                            И.М.Рагозин

         При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например:

Генеральный директор                                   
        М.А.Медведев

Главный бухгалтер                                          
        И.И.Логинова

         При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагают на одном уровне, например:

                                                         
       |10 см                                             

Генеральный директор                         Генеральный
директор

АО «Алмаз»                                            АО
«Сакура»

                   | 2 Tab

                   А.В.Миров                                                Д.О.Карась

         В документах, составленных комиссией, указывают не должности
лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии                                          Е.Н.Круглов

Члены комиссии                                                        Т.Т.Артемов

                                                                                     Э.О.Ротова

                                                                                     Д.Л.Осокина

         Подпись должна быть как на документах, направляемых в другие
организации, так и на копиях документов, остающихся в организации.

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ,

РАЗМЕЩАЕМЫХ В ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ

ДОКУМЕНТА

23 – ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

         Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО,
должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки
подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой Академии

А.Л.Грязнова

21.04.2005

         Зона для реквизита «Гриф согласования документа» размещается
ниже реквизита «Подпись» через три интервала. Реквизит пишут от левого поля.
Если согласование осуществляется письмом, протоколом и др., гриф согласования
оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской Академии

медицинских наук

от 23.09.2005 № 343/9

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

правления страховой

компании «Августин»

от 16.01.2003 № 13

         Документ может иметь два грифа согласования, тогда их
располагают на одном уровне – слева и справа. Согласование документа относится
к так называемому внешнему согласованию. Внутреннее согласование
осуществляется путем визирования документа (реквизит 24).

24 – ВИЗЫ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА

         Визирование документа является формой его внутреннего в
пределах одной организации согласования. Виза согласования включает в себя
подпись и должность лица, визирующего документ, расшифровку подписи и дату
подписания.

Начальник юридического отдела

                           | 2 Tab

Д.А.Семенов

25.08.2005

         Состав должностных лиц, имеющих право визировать документы,
устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ
должностного лица от визирования не допускается, так как это входит в круг его
обязанностей.

         При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим
образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

                   Д.А.Семенов

25.09.2004

         Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают
к документу.

25 – ПЕЧАТЬ

         На документах, требующих особого удостоверения, подтверждения
их юридической силы, ставится печать организации.

         Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица
на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с
финансовыми средствами, а также на иных документах. Оттиск печати проставляется
так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ.

26 – ОТМЕТКА О ЗАВЕРЕНИИ КОПИИ

         Заверение копии документа производят в необходимых случаях для
придания ему юридической силы. При заверении  соответствия копии подлиннику
ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись:

Верно

Секретарь-референт                                
              М.П.Колягина

19.10.2005

         Если копия документа выдается на руки или пересылается в
другое учреждение, заверительную отметку удостоверяют печатью.

27 – ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ

         Данная отметка необходима для оперативной связи адресата с
составителем документа, для выяснения возникших вопросов.

         Отметка об исполнителе включает в себя
инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку
располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом
нижнем углу, например:

О.В.Горкина

56 00 67

         При отправке документа в другой город следует дополнять номер
телефона междугородным кодом, например: (8 412) 56 00 67.

28–ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В
ДЕЛО

         Реквизит проставляется на исполненных согласно резолюции
руководителя документах, подлежащих подшивке в дело для хранения и дальнейшего
использования в качестве информационно справочного материала. Данная отметка
располагается в левом нижнем углу, перед нижнем полем документа. Отметка
включает в себя:

        
краткие сведения об
исполнении,

        
ссылку на дату и номер
документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления).

        
слова «в дело» и «номер
дела», в котором будет хранится документ,

        
подпись исполнителя
документа и дату проставления отметки.

В дело № 4/5

Отправлен факс от 13.09.2005 № 14

О.Ю.Карабанова

23.10.2005

29 – ОТМЕТКА О ПОСТУПЛЕНИИ ДОКУМЕНТА В ОРГАНИЗАЦИЮ

         Отметка о поступлении документа в организацию располагается  в
правом нижнем углу на уровне нижнего поля и состоит из следующих элементов:

        
очередной порядковый номер
документа (регистрационный номер или по другому – индекс).

        
дата поступления

По усмотрению организации могут быть следующие
дополнения:

        
наименование организации,
получившей документ,

        
время получения документа.

АО «Экипаж»

Вх. № 992

Дата 23.09.2005

14:57

 

         Отметку проставляют при помощи наборного штампа.

30 – ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА

         Данный реквизит располагается внутри нижнего поля. Для его
нанесения используют ВИД – КОЛОНТИТУЛЫ.

         Идентификатором электронной копии документа является отметка
(колонтитул), содержащая наименование файла на ПК, дату и другие поисковые
данные, устанавливаемые в организации.

         Отметка для автоматизации поиска документа делается, если
документ вводится в память машины. В отметке рекомендуется указать полный путь
к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

D:Prikazkadrov34.doc               или        D:ПриказПо кадрам34.doc            

Глава 2. Правила оформления реквизитов

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации;

• герб субъекта Российской Федерации;

• эмблема организации или товарный знак;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщикакод причины постановки на учет (ИННКПП);

• код формы документа;

• наименование организации;

• справочные данные об организации;

• наименование вида документа;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• место составления или издания документа;

• адресат;

• гриф утверждения документа;

• резолюция;

• заголовок к тексту;

• отметка о контроле;

• текст документа;

• отметка о наличии приложения;

• подпись;

• гриф согласования документа;

• визы согласования документа;

• оттиск печати;

• отметка о заверении копии;

• отметка об исполнителе;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

• отметка о поступлении документа в организацию;

• идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

«Наименование организации», являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8)  банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

«Наименование вида документа», располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

«Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».

Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

С. – Петербург г. Аткарск Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В. М. Кочергину

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Коваленко О. М.

ул. Мира, д. 7, кв. 16,

г. Липки, Советский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

1) наименования должности лица, утверждающего документ;

2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО

Генеральный директор

ООО «Гранд»

Подпись Н. К. Климов

01.02. 2005.

Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Резолюция.

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контракта к 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; «чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.

Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Отметка о постановке документа на контроль.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

«Текст» – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:

1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;

2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

• от первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

• от первого лица множественного числа (просим, направляем);

• от третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.

В тексте документа должны иметься ссылки на все содержащиеся в нем таблицы.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:

Приложение: письмо Росархива от 10.02.2004 № 01-3/78 и приложения к нему, всего на 5л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают.

Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:

Приложение № 2

к приказу Минздрава России

03.05.2003 № 98.

В состав реквизита «подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

Например:

Исполнительный директор Личная подпись В. М. Семенов

ЗАО «Партнер»

или на бланке:

Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».

Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ЗАО «Партнер»

Личная подпись А.П. Рысков

24.03.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер.

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.

Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ — визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Директор завода «Красная заря»

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директор завода «Красная заря»

Подпись А.С. Аноненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8)  бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Отметка о заверении копии документа.

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:

Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. Этот реквизит располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Ю.П. Кондратьева

248 75 39 или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

• слово «В дело»;

• номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

• при отсутствии копии – ссылку на номер и дату ответного документа (если таковой имеется), который свидетельствует об исполнении;

• подпись исполнителя документа;

• дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читайте также

1.5. Отсутствие реквизитов

1.5. Отсутствие реквизитов
В предыдущем разделе приведены реквизиты, которые должны обязательно содержаться в выдаваемых счетах-фактурах. Если предъявить НДС к зачету по счетам-фактурам с каким-либо отсутствующим реквизитом, то налоговые органы при проверке откажут в

Глава 1. Состав реквизитов документов

Глава 1. Состав реквизитов документов
В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:• юридическую

10.4 Правила оформления стандартов

10.4 Правила оформления стандартов
10.4.1 Требования к оформлению текста проекта стандарта10.4.1.1 Проект стандарта оформляют машинным способом. При этом допускается использование гарнитуры Times New Roman.10.4.1.2 Расстояние между заголовком раздела (подраздела) и предыдущим или

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов [211]

Приложение Оформление стандартных реквизитов управленческих документов [211]
2.3.1. При оформлении стандартных реквизитов управленческих документов используются положения ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система

Глава 2 Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления

Глава 2
Характеристика документов, использующихся в управленческой деятельности и правила их оформления

2.1. Общая характеристика управленческих документов
Термин документ происходит от латинского documentum, что означает доказательство, свидетельство. Этим словом

Глава 2 Образцы оформления трудового договора и соответствующие ему приказы о приеме на работу, записи в трудовую книжку

Глава 2
Образцы оформления трудового договора и соответствующие ему приказы о приеме на работу, записи в трудовую книжку
В этой главе давайте подробно рассмотрим образцы оформления трудового договора и соответствующие им приказы о приеме на работу по всем основаниям

1.1.2. Правила оформления кадровых документов

1.1.2. Правила оформления кадровых документов
При составлении любого документа необходимо руководствоваться некоторыми правилами. Вначале уточняется цельсоставления документа и вопросы, которые необходимо решить. Соответственно этому выбирается вид документа, форма,

1.1. Оформление реквизитов

1.1. Оформление реквизитов
Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях

Глава 6 — Развитие правила два

Глава 6 — Развитие правила два
Развитие правила два после дискуссий на форуме «Futures talk».Ясно, что трейдеры заинтересованы подробнее поговорить о применении правила два. Судя по постерам на форуме, похоже, есть проблема понимания не только почему нужно использовать правило

Глава 2 Правила, которые меняют правила Все, что популярно, – негодно

Глава 2
Правила, которые меняют правила
Все, что популярно, – негодно

Я не могу дать вам точную формулу успеха, зато могу назвать формулу фиаско: постоянно старайтесь угодить всем и каждому.
Герберт Байярд Суоп, американский журналист и редактор, первый лауреат

Глава 17 Семейные правила

Глава 17
Семейные правила
Из-за недомолвок в вопросах бизнеса многим семейным бизнесам и семьям приходится нелегко. Порой дело доходит до разрыва отношений. Нас очень беспокоил следующий факт: девяносто два процента всех семейных предприятий перестают существовать

5 Главные правила оформления и обустройства салона цветов

5
Главные правила оформления и обустройства салона цветов

Создаем интерьер своими руками
С первых дней создания салона цветов необходимо определиться, в каком стиле вы видите его оформление. Во многом нужно ориентироваться на то, что именно вы собираетесь продавать,

9

Реквизиты документов и бланки

Любой
документ состоит из ряда элементов
(даты, текста, подписи и т.д.), которые
называются реквизитами.

Каждый вид документа
(приказ, письмо, акт) имеет определенный
набор реквизитов. Расположение реквизитов
на документе и правила их оформления
должны соответствовать требованиям
ГОСТ Р 6.30-97, который был введен в действие
с 1 июля 1998 года.

Максимальный
набор реквизитов в документах — 29.

Состав реквизитов:

01 — Государственный
герб РФ,

02 — герб субъекта
РФ,

03 — эмблема
организации или товарный знак,

04 — код организации,

05 — код формы
документа,

06 — название
организации,

07 — справочные
данные об организации,

08 — наименование
вида документа,

09 — дата документа,

10 — регистрационный
номер документа,

11 — ссылка на
регистрационный номер и дату документа,

12- место составления
или издания документа,

13 — гриф ограничения
доступа к документу,

14 — адресат,

15 — гриф утверждения
документа,

16 — резолюция,

17 — заголовок к
тексту,

18 — отметка о
контроле,

19 — текст документа,

20 — отметка о наличии
приложения,

21 — подпись,

22 — гриф согласования
документа,

23 — визы согласования
документа,

24 — печать,

25 — отметка о
заверении копии,

26 — отметка об
исполнителе,

27 — отметка об
исполнении документа и направлении его
в дело,

28 — отметка о
поступлении документа в организацию,

29 — отметка для
автоматического поиска документа.

Схема углового
расположения реквизитов ОРД
ГОСТ Р
6.30-97

73
78 103

17
01
02 03 13

51

06 07 14 15

04
05

08

22
09
10

11
12

18
18
17
16

30

19

120

297

20
20 21
24

22
23 25

26

40

27
28 29
16

10

35
94 30

210

Схема продольного
расположения реквизитов ОРД
ГОСТ Р
6.30-97

01
02 03 13
17

77
20
06 07 04 05 08
30

09 10
11 12

14
15

73
78

18
18
17 16

30

19

120

297

20
20 21 24

22
23 25

40
26

27
28 29
16

10

35
94 30

210

Конфиденциально

Экз.№3

ОАО
«Ростинтер»
Россия, 112345, Москва

ул.Пятницкая, 21
тел.
(095) 931 11 22
факс (095) 931 11 23
E-mail:
rost@inter.ru

ИнТеР

ОКПО 03944527

01.09.98
№1-3/115

На
№__от___________

О
семинаре «Современный офис»

Уважаемый
Дмитрий Сергеевич!

Приглашаем Вас
принять участие в работе семинара
«Современный офис», проводимого
компанией «Ростинтер», который
состоится 05.10.98 в Государственной Думе
(Георгиевский переулок, д.2, в аудитории
830 нового здания). Начало семинара в
11:00, предполагаемая продолжительность
— 4 часа.

В программе
семинара: рассмотрение вопросов
автоматизации делопроизводства,
электронного документооборота,
электронных архивов.

Просим Вас
подтвердить участие в семинаре до
04.09.98. Заявку необходимо выслать по
факсу 931 11 23.

Приложение:
1.Программа семинара «Современный
офис» на 1 л.
2. Программа
выставки «Автоматизация делопроизводства»
на 5 л.

Председатель
оргкомитета Личная
подпись

И.В.Нестеров

Макарова
Мария Михайловна
931 11 25

Отправлен
факс 03.09.98 №34
В дело № 1-7
«ИнфСист»
Сергеева
04.09.98 Вх.№00076
Let
115.doc

02.09.98 14:35

Генеральному
директору
НПО «Информсистема»
Еремееву
Д.С.

Сергеевой Е.В.
Отправить факс
о согласии
до 04.09.98
Еремеев Д.С.
02.09.98

Расположение
реквизитов

Расположение
реквизитов может быть двух видов:
продольное и угловое.

Продольный
бланк


Бизнес-сервис
закрытое
акционерное
общество

Угловое
расположение реквизитов

ОАО «Диалог»
Россия,
298033, СПб
пр. Славы, 24
Тел
(812) 222 33 44
Факс (812) 222 33 45

E-mail: mav@dialog.ru
WWW:
http://www.dialog.ru
ОКПО 0431569

_________№_________

На №_____об_________

Предприятиям,
работающим с зарубежными партнерами,
необходимы специальные бланки с
дублированием реквизитов бланка на
языке партнера или английском.

Соседние файлы в папке орд

  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #
  • #

Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.

Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

  • положения о документообороте;
  • инструкции;
  • правила;
  • регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

  • в целях обеспечения юридической силы документа;
  • для оперативной обработки документа;
  • для оперативного поиска документа;
  • для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Требования ГОСТа

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

  1. Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
  2. Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
  3. Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

  • схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
  • образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

  1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
  2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
  3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
  4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
  5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
  6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
  7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Как администрация может повлиять на управляющую компанию
  • Инфраструктура поддержки бизнеса это какая среда бизнеса
  • Как активировать карту альфа бизнес через личный кабинет
  • Иркутская нефтяная компания главный энергетик мухутдинов
  • Как арендовать землю у государства для бизнеса на 49 лет