Картирование взаимосвязей бизнес процессов

Прежде чем начать
вычерчивание детальной блок-схемы
процесса, часто надо создать более общую
картину того, кто участвует в процессе
и как они взаимодействуют друг с другом
и с окружающим миром. Это особенно важно
сделать для более глобальных и более
сложных процессов, в которых участвует
большое число сотрудников или отделов.
Возьмем для примера документирование
процесса, который включает в себя
получение заказа и доставку товаров
потребителю. И в этом случае может
оказаться весьма сложным упорядочить
отдельные стадии этого процесса.
Составление карты взаимосвязей — первый
шаг в этой работе.

В отличие от
блок-схемы в ее обычном понимании карта
взаимосвязей не учитывает производимые
действия или их последовательность.
Чтобы составить такую карту, нужно на
чистом листе бумаги изобразить различные
ячейки, отделы и отдельных сотрудников,
которые, как ожидается, принимают участие
в рассматриваемом процессе или оказывают
на него влияние. Так, будет логично, если
участниками процесса получения заказа
и доставки товаров потребителю окажутся
отдел продаж, плановый отдел,
производственный отдел и отдел снабжения,
а также заказчики и поставщики. Более
того можно себе представить, что
задействованными окажутся также
финансовый отдел и сторонние транспортные
компании. Как правило, схему составляют
с запасом, излишние звенья сами собой
со временем отпадут. Можно составить
несколько карт для разных уровней.

Тогда рассмотрение
каждого отдела на более низком уровне
можно выполнить на отдельной схеме,
чтобы не загромождать карту более
высокого уровня.

После установления
состава потенциальных участников
процесса, каждая взаимосвязь между ними
анализируется для определения типа.
Разные типы стрелок подходят
для этой цели. Те элементы карты, что в
конце концов окажутся без связей с
другими элементами, исчезнут с карты.
Таким образом, в конечном итоге
перечерченная карта позволит получить
общее представление о взаимосвязях
между участникам процесса и заинтересованными
сторонами.

На
рис. 3 дан пример карты взаимосвязей.
Типы стрелок, использованных на этом
рисунке, конечно, условны, стандарты в
этой области отсутствуют.

Рис.
3. Пример карты взаимосвязей

Следует
также отметить, что составление такой
карты взаимосвязей и последующие
действия по разработке блок-схемы, а
также решение других задач документирования
процесса, обязательно должны производиться
в группе, включающей основных участников
рассматриваемого процесса. Цель
заключается в том, чтобы совершенствовать
и корректировать процесс документирования
до тех пор, пока не наступит общее
согласие относительно того, каким
образом в действительности протекает
сегодня рассматриваемый процесс. С
другой стороны, не стоит тратить слишком
много времени на слишком детальное и
абсолютно адекватное описание процесса.
Описание приемлемо хорошего качества
и полученное достаточно легко может
оказаться более полезным, чем исчерпывающее
описание, полученное в результате
больших затрат. Это должно проясниться
в контексте дальнейшего использования
документирования процесса.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Карты бизнес-процессов — это метод, разработанный для схематического проектирования процесса, чтобы каждый член команды достиг одной и той же идеи и выполнял процесс в точном соответствии с методом. Вы стремитесь убедить всех сотрудников обратить внимание на процесс с одинаковым подходом, даже если у всех разные характеры и точки зрения? Кроме того, как убедить всю группу выполнить процесс, используя именно эту технику?

В этой статье будут рассмотрены как начальные, так и сложные концепции картирования бизнес-процессов, такие как определение, цели, этапы, типы и преимущества. Мы рассмотрим основы и структуру картирования бизнес-процессов, а также нынешнее состояние процесса картирования. И мы обсудим шаги, обычно используемые при составлении карт процессов, и как составить карту. Наконец, мы обсудим, как картирование бизнес-процессов согласуется с процессами планирования и циклами картирования процессов.

Что такое картирование процесса?

Карта процесса иллюстрирует этапы рабочей процедуры с помощью различных подходов, таких как блок-схемы, диаграммы, диаграммы и т. д. Она связана со структурой, которая обеспечивает рефлексивный или верхний взгляд на процесс, выделяя применяемые практические действия и то, как они выполняются с самого начала. заканчивать. Он также раскрывает важную информацию о каждом действии, в том числе о том, кто, когда, где, как и почему. Чертежи или структура разъясняют каждый этап процесса, кто несет ответственность за его выполнение и требования, необходимые для его выполнения.

Разбивка каждой фазы бизнес-процесса может дать вам полное понимание того, как эти процессы работают. Вы можете распознать преимущества и недостатки каждого этапа процесса, определить возможные замедления и определить, кто вовлечен в процесс, оценив каждый этап. Работа над улучшением существующих систем становится чрезвычайно легкой, когда вы полностью их понимаете, что способствует эффективности.

Картирование бизнес-процессов может помочь в организационном планировании и администрировании, отображая процессы во всех различных отделах. Этот метод представляет собой последовательность функций или событий, кульминацией которых является получение конечного продукта. Такие бизнес-процессы можно найти в каждой организации и подразумевают сотрудничество людей, отделов, приложений и информации по всей организации.

Конечной целью картирования процессов является предоставление подробной информации о процессах, которые помогают организации, и о том, как они поддерживают ее в достижении ее бизнес-целей. Это позволяет им вести свой бизнес более эффективно, продуктивно и гибко. Наконец, компания, которая понимает свое управление, может применять подходы, чтобы упростить свои процессы, сократить расходы, сэкономить время и получить многочисленные преимущества.

Какова цель картирования бизнес-процессов?

Директорам может понадобиться картирование процессов, чтобы лучше понять все организационные функции и то, как они могут влиять на бизнес-цели и другие аспекты, такие как соответствие. Картирование процессов может помочь компаниям стать более успешными, удобными и гибкими, предоставляя четкое и всестороннее представление обо всех структурах и потенциальных проблемах. Карты процессов позволяют экспертам понять, как повысить эффективность своих организаций, продумывая их структуры.

При отображении процесса вы должны наметить его так, чтобы все его поняли. Масштаб картирования бизнес-процессов будет включать главные инициативы, источники, такие как компоненты или рабочую силу, и связи между ними. Карта процесса может охватывать несколько организаций и групп и включать внешних заинтересованных лиц. Все зависит от процесса.

Каковы шаги к эффективному картированию процессов?

Существенный и долгосрочный прогресс возможен благодаря эффективному картированию процессов, которому можно обучить всех сотрудников и обеспечить практическую поддержку во всей организации. Перед запуском нового проекта выполните приведенные ниже шаги для продуктивного картирования процессов.

1. Определите цели улучшения проекта
Достижение конструктивных целей имеет решающее значение для завершения практического проекта. Они могут варьироваться от повышения эффективности до дополнительной прибыли и соблюдения нормативных требований. Признание того, что вы намереваетесь получить, имеет важное значение для разработки инициативы, которая будет соответствовать вашим целям.

2. Создайте дорожную карту проекта
Второй этап картирования процесса требует от вас разработки плана проекта. Этот план должен содержать определение технического персонала, действия, временные рамки и закупки, которые служат дорожной картой для практического завершения.

3. Определите, какой процесс вы хотите отобразить
Настоятельно рекомендуется наметить все бизнес-процессы. Однако сначала необходимо выбрать процесс, чтобы начать построение диаграммы. Мы советуем вам выбрать наиболее важные процессы для вашей корпорации. Это позволяет следить за тем, насколько гладко проходит процесс. Вы можете выбрать процесс, используя один из 3 методов:

• Метод реакции

Когда процесс дает сбой или работает неэффективно из-за ограничения, сопоставление используется для распознавания и решения проблемы.

• Стратегический подход

После того как вы измените общий план своей компании, вы выберете новый процесс, который может иметь важное значение для достижения целей вашей корпорации. Используя эту технику, вы наметите новый процесс.

• Клиентоориентированный

Вы можете предоставить своим клиентам что-то улучшенное, если наметите процесс для повышения удовлетворенности клиентов и решения любых проблем с удовлетворенностью пользователей в вашей компании.

4. Выберите бизнес-систему или цепочку поставок для исследования
Чтобы измерить согласованность и интеграцию, все процессы в рамках одной бизнес-системы или цепочки поставок необходимо исследовать как отдельный проект. В отдельно взятом процессе взаимодействие следствия и причины необычно.

5. Соберите команду проекта
Хотя вы можете считать, что знаете о своей компании все, очень важно прислушиваться к предложениям работников вашего загона, связанных с конкретными процессами. Информация ваших сотрудников полезна, главным образом потому, что у них могут быть хорошие предложения по улучшению процессов.

Никому не нравится переделывать. План действий по картированию технологических процессов может вызвать у нескольких наземных рабочих чувство небезопасности, поскольку это может привести к тому, что кто-то уволится с работы. Тем не менее, вовлечение ваших наземных работников в новую инициативу по картированию процессов позволяет им изложить свою точку зрения и объяснить свои опасения.

Вы можете попытаться убедить своих работников в преимуществах смен, используя системы управления сменами. Если возможно, наймите топ-менеджера в свою команду. После этого вам не нужно будет спрашивать разрешения у начальства на каждую мелкую корректировку.

6. Соберите информацию
После того, как вы определили свои цели и процессы, которым вы хотели бы следовать, следующим шагом будет сбор необходимых данных. Каждый шаг процесса должен быть признан и задокументирован, включая то, кто из сотрудников что делает, когда они выполняют свою часть работы и как они ее выполняют. Чем больше данных вы получите, тем более комплексными могут быть процессы. Больше информации всегда было предпочтительнее, чем меньше деталей в начале. Если какая-то информация не имеет смысла, вы все равно можете извлечь ее позже.

7. Прислушивайтесь к разным точкам зрения
Для сбора данных необходимо поговорить с соответствующими лицами и спросить их об их знаниях обо всем процессе. Используйте соответствующие данные, которые они предоставляют, для выявления проблем и способов улучшения процессов.

Сотрудники будут постоянно иметь свои идеи о том, как что-то должно быть сделано. Вы должны обращать внимание на то, что они предлагают, поскольку выслушивание другого мнения поможет вам эффективно понять систему.

8. Изучите связность и выравнивание
Одной из важнейших частей картирования процессов является организация бизнес-системы. Эта система включает в себя объединение всех соответствующих заинтересованных сторон для оценки их отношений с клиентами. В результате Соответствующие заинтересованные стороны должны определить и закрыть разрыв во взаимосвязи между методами в рамках бизнес-структуры.

9. Определите ценность клиента
Ваша команда должна оценить знания владельца процесса о клиенте основного процесса и, как только они окажутся правильными, определить требования к выходным характеристикам, которые удовлетворяют потребности клиента.

10. Проведите анализ процесса
Анализ процесса уведомляет команду о возможных улучшениях технологического потенциала. Управление стоимостью, проверка ответственности, анализ фактов, оценка времени цикла, изучение активов и анализ эффективности процессов — все это примеры этого.

11. Составьте базовую карту бизнес-процессов
После того, как вы собрали все необходимые данные, следующим шагом будет разработка базовой блок-схемы бизнес-процесса. Эта точка показывает, как сейчас работают процессы. Он выделит любые проблемы или ошибки, чтобы вы могли решить, какой прогресс начать делать. Позвольте базовой диаграмме бизнес-процесса служить доказательством того, что нужно улучшить и изменить. Если вы решите создать другую блок-схему, сравните ее со старой, чтобы увидеть, была ли она улучшена.

Мы предлагаем вам создать диаграмму с помощью инструмента сопоставления бизнес-процессов, поскольку сопоставление помогает сделать процессы компоновки более эффективными, универсальными и последовательными. Программное обеспечение включает в себя все оборудование, необходимое для оценки результатов.

12. Оценить и определить области для улучшения
Как только ваша карта процесса будет завершена, никогда не думайте, что работа сделана. Вы должны продолжать учиться на графике и, при необходимости, вносить коррективы. Основываясь на предыдущих оценках, вы, возможно, обнаружили несколько потоков внутри процедуры. Однако диаграмма позволяет обнаружить дополнительные потоки.

Чтобы оптимизировать процессы, вы затем будете выполнять улучшения процессов и реконфигурацию бизнес-процессов по мере продвижения. Как только вы поймете, как он работает, вы сможете применять самые современные процессы в более низком масштабе. Если новые процессы превосходят старые, внедрите их в свою организацию.

13. Изучите и подтвердите карту процесса
Еще раз просмотрите окончательное отображение процесса. Осмотрите каждый компонент и фазу для лучшего потока и взгляните на способ оценки карты процесса. Подтвердите любые заметные сбои, сокращения, ограничения, нечеткие функции и многое другое, чтобы ими можно было управлять и исправлять.

Вы также должны ознакомиться с последней процедурой с затронутым персоналом, чтобы убедиться, что все находятся на платформе с недавно задокументированной процедурой. Например, просмотрите новые процессы вместе с рекрутером и отделом кадров, чтобы убедиться, что все находятся на платформе с новыми процессами. Стремитесь устранить любые ограничивающие факторы и убедитесь, что это отображение процесса идентично предыдущему.

Типы отображения бизнес-процессов

Вы можете определить процессы и нормы с помощью отображения бизнес-процессов. Вы можете улучшить свои знания о том, как работает каждый компонент компании, просмотрев процессы, лучше представленные в виде диаграмм и графиков. Но первое, что вы должны понимать при создании карт процесса, — это его цель.

Блок-схема предназначена для того, чтобы помочь вам создать схему, отвечающую вашим конкретным требованиям. Давайте начнем и рассмотрим различные диаграммы и блок-схемы, используемые для построения полной карты бизнес-процессов.

• Фундаментальная блок-схема нисходящего процесса

Это один из наиболее часто используемых типов и самое простое сопоставление процессов. У него есть потенциал для разработки и записи процессов, решения проблем и программ измерения, а также для помощи членам команды во взаимодействии. Разработчики программного обеспечения часто используют карты процессов для планирования новых инициатив. Блок-схемы процесса сверху вниз невероятно полезны, когда последний проект включает исторический временной ряд шагов, которые имеют решающее значение для идентификации.

Карты процессов имеют потенциал для оценки того, что и где кажутся значимыми структурами взаимодействия, которые имеют решающее значение для общего подхода. Этот тип также может показать, как может выглядеть процесс без бесполезных этапов.

• Подробная блок-схема

Эта блок-схема изображает экстравагантную версию карты процесса. Этот тип отображения процессов предполагает, что эта уникальная форма диаграммы включает в себя всю информацию о каждом второстепенном процессе. Комплексное отображение процесса является функциональным, когда крайне важно включить каждую информацию (входы и выходы), связанную с этапом процесса. Его также можно использовать для определения выбора стратегического процесса.

• Блок-схема для SIPOC-R

SIPOC — это термин, обозначающий поставщика, входы, процессы, выходы и клиента. Это простой тип отображения процесса. Он уничтожает более 99% данных и концентрируется исключительно на потребностях общего отображения процессов и работы персонала. Эта блок-схема может быть использована для определения наиболее важных компонентов отображения процесса перед разработкой комплексной схемы. Это также полезно для ограничения объема сложных процедур.

• Блок-схема высокого уровня

Это еще один популярный тип отображения процесса, также известный как высшая диаграмма или диаграмма цепочки поставок, и он отображает детали процесса внутренних действий. Этот тип карты процесса часто применяется для описания и проектирования бизнес-операций. Он также может определять наиболее важные аспекты процедуры. Тем не менее, он не углубляется в детали переделки, принятые решения, взятые на себя обязанности и так далее.

• Блок-схема дорожек

Этот тип картирования процессов и его современники невероятно похожи. Основное различие между ними заключается в том, что в блок-схеме дорожки каждый шаг разделен между отдельными людьми или группами, которые за него отвечают. Это приводит к тому, что блок-схема дорожек становится довольно подходящей системой для процессов, которым требуется этот тип сопоставления процессов. Этот процесс сопоставления показывает, где каждый человек должен начинать свою работу, устраняя вероятность неопределенности в отношении того, кто за что в основном отвечает.

• Блок-схема потока создания ценности

Картирование процесса потока создания ценности показывает последовательность данных и компонентов, необходимых для предоставления потребительских товаров. Это сопоставление процессов помогает анализировать данные, записывать показатели, разрабатывать идеи и определять точки интереса для предстоящей работы.

• Диаграмма потока данных

Этот тип сопоставления процессов помогает перемещать данные из одного места в другое. Это способ организации материала, который был собран в его первоначальном виде. Они подтверждают процедуры, демонстрируя, как они связаны с использованием наборов данных и как они подключаются к внешнему миру и потребителям. Это сопоставление процессов можно применять в качестве компонента документации для мониторинга оцененных процессов.

• Схема процесса

Это один из наиболее распространенных типов карт процессов, потому что они точно соответствуют тому, что создатели карт процессов начали использовать почти 100 лет назад. Они применяются для освещения существенных корреляций, обсуждаемых важными элементами, обнаруженными в производственном здании.

Такие типы карт процессов можно создавать вручную или с помощью программного обеспечения, такого как Microsoft Office. Единственным недостатком этого подхода является отсутствие универсальности или гибкости. Но знание и ясность также привлекательны.

Преимущества картирования бизнес-процессов

Картирование бизнес-процессов помогает изменить бизнес многими способами, и если вы не картографируете процессы, вы серьезно ошибаетесь. Ниже приведены несколько примеров того, как процессы картирования помогают предприятиям.

Удовлетворенность и вовлеченность работников
Рабочие – это самый важный актив, который может быть у любого бизнеса. Тем не менее, многие предприятия не уделяют должного внимания навыкам, пониманию и самоотверженности своих работников для решения сложных вопросов, необходимых для успешного ведения бизнеса. Самый эффективный способ повысить вовлеченность сотрудников — вовлечь их в процесс, который они выполняют. С картированием процессов любой бизнес может добиться удовлетворенности и вовлеченности своих сотрудников.

Легко распознавать неясные проблемы
С помощью картирования процессов вы можете быстро распознать процесс, который требует много времени и денег для вашего бизнеса. Препятствия могут занять часы и потерю денег в бизнесе; поэтому такие неприятности в чашечках проще купировать, если полностью понимать их роль в процессе. Процесс сопоставления помогает процессам проходить более гладко в целом.

Удовлетворенность клиентов
После тщательного изучения клиентских запросов компания может разработать строгие и выполнимые бизнес-операции, такие как картирование процессов. Эти процедуры удовлетворят требования клиента и обеспечат устойчивое преимущество. Потребителям комфортно только в том случае, если последовательность отображения бизнес-процессов соответствует их требованиям.

Управление рисками, которое работает

Любой процесс может показаться выполнимым на первый взгляд, но оценка его эффективности затруднительна без комплексного представления о каждой фазе этого процесса. Недостатки могут возникнуть в любой момент, но процесс бизнес-картирования проще распознает возможные опасности и проблемы.

Помогает в измерении прогресса
Картирование процессов помогает в мониторинге модификаций и улучшений, созданных для процесса. Учет и знание конкретных этапов процедуры достаточно просты, что приводит к более выдающимся достижениям и способности оценивать эффективность процесса картирования и контролировать производительность.

Упрощение малоценных операций
Картирование бизнес-процессов позволяет упростить малоценные процедуры и заменить их методами, которые значительно повысят успех вашего бизнеса. Это гарантирует хорошую эффективность без снижения качества.

Сокращает количество ненужных процедур
Картирование бизнес-процессов раскрывает всю информацию о каждой процедуре путем тщательного изучения каждой из них. Как только вы перенастроите весь процесс сопоставления, количество ненужных повторяющихся процедур сократится.

Каковы четыре шага к эффективному картированию процессов?

Ниже приведены четыре шага, ведущие к эффективному отображению процессов.

1. Определите цели улучшения проекта, которых вы хотите достичь
2. Разработайте дорожную карту вашего проекта
3. Определите, какой процесс вы хотите отобразить.
4. Соберите профессиональную команду

Каковы семь шагов бизнес-процесса?

Ниже приведены семь шагов картирования бизнес-процессов.

1. Определите свои цели
2. Определите дорожную карту вашего проекта
3. Выберите процесс, который вы хотите отобразить
4. Создайте сплоченную и профессиональную команду
5. Слушайте разные точки зрения
6. Изучите возможности подключения и выравнивания
7. Оценить и определить области для улучшения

Каковы пять шагов процесса управления бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами — это практика, в которой используются различные методы для разработки, выполнения, контроля и оптимизации бизнес-процессов. Бизнес-процессы — это поведение пользователей, фреймворков, данных и прочего, координируемое для получения бизнес-результатов с помощью маркетинговой стратегии.

Вот пять шагов в управлении бизнес-процессами.

• Дизайн

Этот шаг бизнес-процесса влечет за собой понимание деловой практики.

• Модель

Он распознает, определяет и отображает новые стратегии, помогающие текущей деловой практике.

• Выполнять

Этот шаг включает в себя выполнение бизнес-процесса, сначала проверяя его с несколькими пользователями и делая его доступным для всех.

• Монитор

Он предназначен для концентрации внимания как на макро-, так и на микропредикторах.

• Оптимизировать

Для упрощения и повышения эффективности картирования процессов и улучшения конфигурации отдельных бизнес-систем с помощью согласованного плана.

Резюме

Картирование бизнес-процессов — отличный метод организации, обработки и усовершенствования ваших бизнес-программ. С помощью метода отображения процесса вы можете чинить сломанные элементы, заполняя критические пробелы. Самый эффективный и простой способ добиться этого — использовать соответствующие инструменты и программы.

Итак, найдите и используйте оптимальные инструменты и приложения обработки карт для вашей организации уже сегодня, которые отвечают всем вашим конкретным требованиям и спецификациям. А если перед вами стоит задача разработки внутреннего веб-приложения или мобильного приложения для оптимизации вашего бизнеса, рассмотрите такой подход, как визуальное программирование . Этот подход намного быстрее, эффективнее и дешевле, чем классическая разработка программного обеспечения. Платформа без кода AppMaster — отличный пример инструмента визуального кодирования .

Картирование процессов в бизнесе: как и когда его использовать

Картирование бизнес-процессов является одним из того, что вам нужно знать, если вы хотите создать бизнес. Почему? Потому что есть некоторые исследования, которые показывают, что такой метод картирования может показать прозрачность, ясность, систематический контроль и хорошие операционные нормы в бизнесе. Важно достичь этих факторов, чтобы практиковать эффективного сотрудника и прозрачность процесса в ваших переговорах. Тем не менее, было бы лучше, если бы у вас были какие-то знания о картировании процессов, потому что это будет вашим руководством к созданию успешного бизнес-процесса в первую очередь. Поэтому приготовьтесь и давайте начнем понимать значение, использование и работу с символами карты.

• Часть 1. Что такое картирование процессов
• Часть 2. Популярные символы диаграммы карты процессов, которые вы должны знать
• Часть 3. Когда использовать карту процесса
• Часть 4. Как сделать карту процесса полной. Руководство
• Часть 5. Часто задаваемые вопросы о картировании процессов

Часть 1. Что такое картирование процессов

Картирование процесса — это действие по созданию визуального представления, которое изображает процесс и рабочий процесс в рамках стратегии задачи. Другими словами, карта процесса — это место, где вы увидите описание и иллюстрацию того, как что-то делается. Следовательно, схема карты процесса должна содержать шаги, идентификацию владельцев задачи и временную шкалу ожидаемого завершения задачи. И это то, что представляет собой картирование процессов.

Кроме того, вы должны знать, что существуют разные виды карт процессов. Эти карты процессов — это то, что вы можете использовать в своем бизнес-процессе, и это блок-схема, плавательная дорожка, диаграмма цепочки добавленной стоимости, блок-схема процесса и многое другое. Соответственно, карты процессов содержат массу символов, обозначающих значение процесса; однако, поскольку вы только начинаете, лучше использовать только самые важные из них, которые мы представим ниже.

Часть 2. Популярные символы диаграммы карты процессов, которые вы должны знать

Ниже приведены лишь некоторые из множества символов на карте процесса. Указанные символы являются теми, которые дают много существенного при создании карты процесса.

Мероприятия — Этот символ является описанием фактической работы или задачи. Кроме того, это должно происходить на карте потока процессов с одной задачей на действие, чтобы легко определить любую точку отказа.

Терминальная деятельность — Это символ, который показывает начало процесса, а также его окончание. На карте процесса можно разместить несколько символов активности терминала. В конце концов, у процесса может быть несколько начальных и конечных точек.

Решение — Как следует из названия, этот символ изображает решение или ответ на проблему. Кроме того, стрелки, связанные с ним, должны содержать ответы «да» или «нет».

Инспекция — Этот символ указывает на необходимость проведения проверки в процессе. Этот символ проверки играет важную роль в диаграмме карты процесса, особенно в процессах аудита, тестирования и проверки.

Хранилище — Если вы хотите показать что-то, что хранилось в течение достаточно долгого времени, вам следует использовать этот символ. В нем должно быть указано описание предмета, откуда он прибыл, и его назначение.

Вход или выход — Как следует из названия, этот символ содержит входы и выходы в ответ на предыдущие символы в процедуре.

Соединительная линия — Эта линия соединит символы, которые вам нужно связать. Кроме того, он также указывает путь процесса, и, как упоминалось ранее, вы можете размещать заметки на этой соединительной линии, обозначающие ответ на решение на вашей карте потока процесса.

Часть 3. Когда использовать карту процесса

Когда следует использовать карту процесса? Что ж, если вы владелец бизнеса, вам следует использовать карту процессов, как только вы уже управляете людьми и запасами. Потому что, как мы уже говорили вам ранее, карта бизнес-процессов покажет прозрачность вашего бизнеса. Кроме того, это также уменьшит количество ошибок в процедуре, поскольку каждый сможет увидеть и изучить карту. Мало того, эта карта процесса будет очень полезна для вас, чтобы определить излишки и несоответствия в том, чем нужно управлять. Используя приведенные выше символы карты процессов, вы быстро определите факторы, требующие тщательного изучения.

Часть 4. Как сделать карту процесса полной. Руководство

Если вы хотите попрактиковаться в том, что вы только что узнали, мы настоятельно рекомендуем вам использовать инструмент картирования процессов номер один во всем мире, MindOnMap. Кроме того, этот инструмент позволит вам испытать профессиональные карты процессов в рамках наиболее доступных процедур, которым могут легко следовать любители. Тот факт, что MinOnMap является онлайн-инструментом, заставляет переключаться все больше и больше пользователей. Почему? Потому что, в отличие от других картографических веб-инструментов, MindOnMap обеспечивает самую безопасную и надежную встречу. Представьте, что вы не столкнетесь с какой-либо рекламой, которая будет вас прерывать.

Более того, вам понравится использовать символы карты процесса, которые есть в этом инструменте, поскольку он предлагает отличные формы, цвета, соединители, значки и стили, которые вы можете использовать бесплатно! О, не говоря уже о его возможности поделиться вашей картой в Интернете для более доступной презентации и совместной работы с вашей командой! Так чего же ты ждешь? Соберите всю информацию, необходимую для карты процесса, а затем сразу же выполните следующий шаг.

Часть 5. Часто задаваемые вопросы о картировании процессов

Бывало ли у вас такое, что вам пришла в голову отличная идея, но вы не знаете, с чего начать? Чтобы воплощать идеи в жизнь, сначала их следует систематизировать и составить план. 

Именно для этого и составляются карты процессов. По сути, это наглядное представление рабочего процесса, похожее на структуру разбивки работ, с помощью которого можно определить проблемные области и возможности для улучшения.

Карты процесса особенно полезны при проведении коллективного обсуждения, принятии решений или планировании проектов. Они также подходят для документирования процессов, обучения новых сотрудников и усовершенствования процессов.

Узнайте, как работают карты процессов (с примерами), каковы их преимущества и как они составляются, чтобы повысить эффективность планирования проектов и обмена информацией в коллективе.   

Что такое составление карты процесса?

Составление карты процесса — это методика, используемая для наглядного изображения рабочих схем и процессов. При этом подразумевается создание карты процесса, которая также называется блок-схемой, схемой процесса или диаграммой рабочего процесса. 

Карта процесса составляется с целью формирования чёткого и понятного представление принципов его работы. Так сотрудникам будет проще понять, каким образом им следует выполнять тот или иной процесс без продолжительных словесных объяснений. Составляя карту процесса от его начала до завершения, вы получаете более полное представление о том, как работает весь процесс, выявляете недочёты или вносите исправления.

Карту процесса можно использовать для наглядного отображения того или иного процесса. Как правило, такие карты используются в целях анализа, обучения, интеграции и усовершенствования процессов. Они помогают разъяснять механизмы работы сложных процессов, решать повторяющиеся проблемы в рамках данного процесса и координировать обязанности сотрудников.

Как создать карту процесса

Составить карту процесса довольно просто. Сделать это можно на бумаге или с помощью программного обеспечения для управления рабочими процессами и шаблонов. Ниже объясняется, как создать подобную карту с нуля. 

Шаг 1. Определение задачи или процесса, для которого составляется карта

Для начала необходимо определить процесс, карту которого вы будете составлять. У вас есть неэффективный процесс, требующий усовершенствования? Или же это какой-либо новый процесс, о котором нужно вкратце сообщить команде? Возможно, речь идёт о сложном процессе, по которому у сотрудников часто возникают вопросы? Определите и сформулируйте проблему, для решения которой вы хотите составить карту. 

Шаг 2. Составление списка работ

Зафиксируйте все задачи, требуемые для выполнения процесса. На данном этапе их порядок не имеет значения. Составьте список всех работ с указанием сотрудников, ответственных за их выполнение. 

При этом желательно наладить взаимодействие с коллегами и другими заинтересованными лицами, которые будут участвовать в процессе, с тем чтобы чётко контролировать все необходимые действия и определять требуемый уровень детализации. Кроме того, обязательно определите начало и завершение процесса, чтобы понимать, какие задачи необходимо в него внести для достижения желаемого результата.

Шаг 3. Последовательность действий

Составив список всех работ, нужно будет определить последовательность их выполнения таким образом, чтобы был представлен весь процесс от его начала до завершения. На этом этапе рекомендуется проверить, не было ли что-то упущено на предыдущем шаге.

Шаг 4. Составление диаграммы с помощью символов карты процесса

Выберите нужный формат карты процесса и схематично изобразите процесс, отразив все его этапы с помощью соответствующих символов. Существует около 30 стандартных символов, которые можно использовать для представления различных элементов процесса, но в этой статье мы подробно рассмотрим наиболее распространённые из них.

Шаг 5. Завершение работы над картой процесса и предоставление её коллективу

По завершении работы над картой процесса проанализируйте её вместе с другими заинтересованными сторонами, чтобы у всех было понимание того, что на ней отображается. Проверьте, не упущено ли что-нибудь важное и нет ли на карте лишних или непонятных элементов. 

Шаг 6. Анализ карты с целью доработки

Убедившись, что карта процесса точно отражает рабочий процесс, вы можете проанализировать свой новый инструмент — готовую карту процесса на предмет возможности усовершенствования самого процесса. 

Проконсультируйтесь с коллегами и определите узкие места и недочёты процесса. Какие элементы можно убрать? Какие задачи можно выполнить более эффективно? Определив такие возможности для улучшения, реализуйте их и переделайте карту процесса соответствующим образом. 

Попробовать ПО для управления рабочими процессами от Asana

Зачем нужна карта процесса?

Карты процессов позволяют фиксировать идеи и оптимизировать процессы путём наглядного представления информации о действиях, необходимых для реализации идеи. 

Ниже приводятся несколько приёмов, которыми вы и ваша команда можете пользоваться при составлении карт процессов:

• Выявление неэффективности: помогает распознавать узкие места, пробелы и другие проблемы в рабочем процессе.

• Упрощение понимания идей: предполагает разбивку сложных идей на более мелкие части.

• Повышение уровня понимания: обеспечивает чёткий разбор всех этапов процесса.

• Планирование действий на случай непредвиденных обстоятельств: помогает определить, что следует предпринять в случае возникновения непредвиденных обстоятельств и обеспечить инструкции по решению проблем.

• Делегирование обязанностей: обеспечивает координированное распределение обязанностей между различными исполнителями и организациями. 

• Создание документации: предусматривает составление документов по процессу.

• Чёткая коммуникация: обеспечивает простую передачу информации в удобном и визуально понятном формате. 

• Быстрое принятие решений: позволяет более оперативно принимать решения благодаря ускоренному обмену информацией.

• Помощь сотрудникам: повышает производительность труда и удовлетворённость сотрудников результатами своей работы.

• Соответствие стандартам: помогает предприятиям обеспечивать соответствие стандартам ISO 9000 и ISO 9001.

Читать статью «Эффективность и результативность в бизнесе — почему вашей команде нужно и то, и другое»

Типы карт процессов

Карты процессов бывают самых разных форм и размеров. Все они выполняют одну и ту же задачу, однако карты определённых типов лучше подходят для тех или иных проектов. Ниже приводятся некоторые из самых распространённых типов карт процессов. 

Блок-схема

Самая простая форма карты процесса — это обычная блок-схема. В такой схеме используются символы карты процесса, которые дают наглядное представление о его исходных и конечных элементах, а также о том, какие действия необходимо предпринять для выполнения процесса. 

С помощью обычных блок-схем можно планировать новые проекты, улучшать коммуникацию в команде, моделировать и документировать процессы, устранять проблемы текущего процесса, а также анализировать рабочие процессы и управлять ими. 

Назначение: отображение процесса от начала до завершения, как правило, в виде последовательности.

Общая карта процесса

Общая карта процесса, которую также называют нисходящей картой или картой производственно-технологических связей, содержит общий обзор процесса. На ней представлены только самые основные действия, выполняемые в рамках процесса, а сама она отличается минимальной детализацией. 

Общие карты процессов можно использовать для определения бизнес-процессов и ключевых этапов. Такие карты также полезны при обсуждении процессов с руководством или третьими сторонами, когда не нужно вдаваться во все подробности работы. 

Назначение: предоставление информации об основных этапах процесса.

Детальная карта процесса

В отличие от общей карты процесса, подробная карта содержит все сведения о каждом этапе, включая подпроцессы. На этой карте фиксируются точки принятия решений, исходные ресурсы и результаты каждого этапа. Данная карта обеспечивает максимально полное понимание процесса и наиболее эффективна при определении проблемных областей благодаря уровню её детализации. 

Назначение: обеспечивает полное понимание процесса со всеми деталями и вероятными проблемами.

Карта плавательных дорожек

Карта плавательных дорожек, также известная как кросс-функциональная блок-схема, или блок-схема развёртывания, предусматривает распределение работ в рамках процесса по отдельным дорожкам, за каждую из которых отвечает тот или иной исполнитель. Карта делится на каналы для каждого участника процесса с указанием каждого вида работ в канале соответствующего участника процесса. На картах процессов этого типа отображаются различные функции, выполняемые в рамках данного процесса, а также показывается взаимодействие между его участниками. 

Карты с плавательными дорожками идеально подходят для инструктирования сотрудников об их должностных функциях в рамках процесса, а также для повышения их ответственности. Кроме того, они пригодятся для выявления таких недочётов в процессе, как отставание от графика, избыточность и потенциально проблемные области. 

Назначение: разъяснение функций различных участников процесса.

Карта потока создания ценности

Карта потока создания ценности — это инструмент бережливого управления, иллюстрирующий процесс поставки продукта или услуги клиенту. Карта потока создания ценности, как правило, имеет сложную структуру, и в ней используется уникальная система символов, позволяющая наглядно представить поток информации и материалов, необходимых для реализации процесса. 

Благодаря фиксированию таких данных, как продолжительность цикла и количество персонала, задействованного на том или ином этапе, карта потока создания ценности помогает определить варианты минимизации потерь и возможности, которые можно будет использовать в будущих проектах. 

Назначение: описание процесса поставки продукта клиенту и документирование его количественных показателей.

Диаграмма SIPOC

Аббревиатура SIPOC означает Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers (поставщики, исходные ресурсы, технология, результаты, клиенты). Диаграмма SIPOC — это не столько карта процесса, сколько диаграмма с указанием ключевых элементов процесса, которую можно создать в качестве предварительного шага к разработке детальной карты процесса. 

Как следует из аббревиатуры, в схеме SIPOC предполагается пять столбцов, обозначающих основные этапы процесса, его результаты, клиентов, исходные ресурсы процесса, а также поставщиков этих исходных ресурсов. Помимо подготовки более детальной карты процесса диаграмма SIPOC также нужна для определения объёма работ в сложных процессах. 

Назначение: определение ключевых элементов и участников процесса.

Символы карт процессов

При составлении карт процессов используются символы из унифицированного языка моделирования (UML), отображающие ключевые элементы на карте процесса, такие как этапы, точки принятия решений, исходные ресурсы, результаты и участники процесса. 

Вот наиболее распространённые символы карт процессов и их назначение:

• Элемент начала и конца: овальные элементы, обозначающие начало и завершение процесса.

• Этап процесса: прямоугольник означает действие или задачу, выполняемую в рамках процесса.

• Направление: стрелки, с помощью которых соединяются этапы процесса и отображается направление потока действий.

• Решение: ромбовидный элемент, который показывает момент, когда нужно принять решение, и обычно сопровождается вариантами типа «да» или «нет».

• Задержка: D-образный элемент указывает на задержку процесса.

• Документ: прямоугольник с волнистым нижним краем означает документ или информацию, которую можно прочитать. Когда документов много, они обозначаются несколькими такими символами, наложенными один на другой.

• Данные: параллелограмм обозначает исходные или выходные данные того или иного этапа процесса.

• Ручной ввод: прямоугольник со скошенным верхним краем указывает на этап, на котором требуется ручной ввод данных.

• Подпроцесс: прямоугольник с двумя вертикальными линиями обозначает подпроцесс, описание которого приводится где-то в другом месте. 

Есть и другие символы, которые могут использоваться на карте процесса, но приведённые здесь являются наиболее распространёнными и полезными, особенно в самом начале работы. 

Пример карты процесса

Научившись создавать карты процесса любого типа, вы наверняка захотите узнать, как применить этот инструмент к команде. 

Ниже приводится пример, помогающий более чётко понять, как может выглядеть карта процесса:

Приёмы составления карты процесса

Карты процессов можно формировать с учётом собственных потребностей и предпочтений, но также существуют и общие рекомендации, которые следует учитывать при составлении карт процессов, чтобы достичь максимальной эффективности. Вот несколько практических рекомендаций по построению карт процессов, на которые можно ориентироваться на начальном этапе:

Планирование карты процесса: 

• Определите границы процесса с тем, чтобы в нём была только необходимая информация.

• Чётко поставьте задачи процесса.

• Отображайте на карте только процессы с чётко определёнными задачами и результатом.

Составление карты процесса:

• Проработайте процесс в обратном направлении от результата до исходной точки.

• Обеспечьте простоту подпроцессов.

• Включите все необходимые сведения в достаточном объёме.

• Используйте единую систему условных обозначений, которая понятна всем участникам процесса.

Анализ карты процесса: 

• Получите отзывы ото всех участников процесса.

• Определите альтернативные и предпочтительные пути выполнения задач (по ситуации).

• Составьте карту процесса в его текущем состоянии, не обязательно в идеальном или чистовом виде, и улучшайте её по мере работы. 

Для максимальной эффективности работы пользуйтесь этими советами на каждом этапе составления карты процесса.

Направление проектов в нужное русло с помощью карты процесса

Составление карты процесса — это эффективный инструмент для документирования и совершенствования ваших процессов. Объедините приведённую выше информацию с этими семью простыми шагами при создании рабочего процесса. Используя нужные инструменты, вы сможете составлять карты процессов и управлять этими процессами для обеспечения чёткого взаимодействия и повышения эффективности работы.

Попробовать Asana для управления работой

Расскажу, что такое картирование процессов в Бережливом Производстве, как эксперт по оптимизации процессов. Много лет занималась этим направлением в крупнейшей российской компании, позже вела тренинги по внедрению Лин-технологий.

Содержание

• Карта бизнес процесса
• Картирование процессов в Бережливом Производстве
• Карта потока создания ценности
• Пример карты потока создания ценности
• Как построить VSM правильно, без ошибок

В этой статье будет раскрыта максимально полная  информация по созданию карт процессов с примерами из практической деятельности. Ориентируясь на применение в практике, поэтому никаких сокращений типа КСПЦ или подобных не будет. Но это не значит, что будет перекроена методология Бережливого Производства. Отнюдь, просто адаптирована на простой понятный язык.

В статье будут примеры, а также  виды карт, где и  какую схему лучше составить, какими программами пользоваться.

Карта бизнес процесса

Карта процесса — графическое представление потока процесса с определением этапов процесса, входных и выходных данных процесса. Где процесс – это совокупность последовательных действий, необходимых    для достижения какого – либо результата.

Различают 3 вида карт в работе по оптимизации процессов:

1. VSM — карта создания потока ценности
2. MIFA — карта процесса по ролям (кросс-функциональная карта процесса)
3. Диаграмма Спагетти – карта работы с пространством

Рассмотрим краткие характеристики в таблице:

VSM	MIFA	Спагетти
Процесс расписывается по всему потоку, от начала взаимодействия с заказчиком до завершения и полного закрытия потребности; Рассматриваются все виды взаимодействия во время процесса; Определяет время цикла и ожидания.	Фиксирует взаимодействие участников в процессе; Действия по ролям в каждом шаге процесса; Отмечает этапы принятия решений.	Рассматривает процесс в пространстве – факт и частоту перемещений грузов, документов или людей;

Их необходимо понимать для принятия решения, как картировать процесс. Чтобы получить наивысшие результаты по сокращению потерь и получению экономического эффекта.

Подробно про методику Спагетти можно почитать в отдельной статье.

Что же выбрать:  MIFA или VSM?

MIFA — это кросс-функциональная карта процесса. Схема отображает не только последовательность действий, но и роли, задействованные в бизнес-процессе.

Составление карты MIFA бывает полезна, когда бизнес или процесс «раскидан» по территориям» или имеет большое количество участников, независимых друг от друга.

Сразу оговорюсь, независимость друг от друга, только в последовательности выполнения этапов. А на самом деле, если в одном месте произошел сбой, то страдает весь цикл.

Карта VSM полезна, когда надо сократить время процесса, издержки, уменьшить потери. Это наглядное отображение «провалов» и возвратов.

Разработка MIFA часто используется в многомерных проектах. В деятельности управления проектами, при оптимизации часто используется 2 или 3 вида карт процесса. Что позволяет наиболее полно получить наглядное отображение (или визуализировать) весь бизнес-процесс. Как определить, что такое бизнес-процесс – описано тут.

Любая карта процесса состоит из всех этапов от заявки до получения клиентом услуги или товара. Ведь так, по линеечке, можно расписать любой процесс.  Даже самые длительные, которые занимают много времени, имеют большое количество участников.

Можно составить карту единичного этапа, а не всю карту потока. Поток – это весь многозвеньевый цикл от заявки потребители до закрытия потребности.

В этом первоначальном вопросе важно понимание, что карта процесса (или картирование) – это выстраивание по потоку совершения действий, по последовательности. С обязательным указанием возможных  возвратов, ошибок, недоделок, исправлений, брака и информационных потоков.

Рассматривая с точки зрения методики DMAIC (об этом можно почитать отдельно), картирования происходит на этапе измерения. Применяют при оптимизации процессов, внедряя Бережливое Производство или Производственную Программу.

Практическая польза:

• Понимание исходного состояния процесса;
• Отправная точка для улучшений;

Карта процесса бывает «До» и «После». Называется карта текущего состояния и карта будущего состояния.

Преимущества готовой карты бизнес-процесса:

• Процесс без потерь;
• Анализ занимает ограниченное время, который легко поддается статистике;
• Внедрение при масштабировании бизнеса;
• Понимание сотрудниками своих ролей;
• Использование как карты маршрута или дорожной карты в стандартах компании.

Дальше хочу показать, что картирование процессов в бережливом производстве, это не так уж и трудноосуществимо.

Картирование процессов в Бережливом Производстве

Картирование является одним из основных инструментов Бережливого Производства (почитать обо всех можно тут). Преимущества карты дают наглядное отображение всего процесса в целом.

Визуальное представление может помочь уже на первом этапе составления сгенерировать идеи для улучшения.  По крайней мере, так было каждый раз, на моих тренингах по ЛИН-технологиям и Бережливому Производству.

Участники находили резервы, просто глядя на карты MIFA или VSM.

Картирование  процессов позволяет выявить потери. Определить  этап, который  содержит ошибки.  Отделить   и визуализировать «узкие» места возврата, брака или доработок.

Не углубляясь в тему Бережливого Производства (Про азы Бережливого Производства можно почитать отдельно) , хотелось бы остановиться на  понятии карты VSM.

Карта потока создания ценности

VSM — Value Stream Mapping. В переводе  так и читается «карта потока создания ценности».

Почему называют карта потока создания ценности? Буквально, по словам – «потока» — потому что процесс раскладывается пор «полочкам», по этапам. Вырисовывается одна нить, воображаемый поток, от начала процесса до конца.

Почему «Создания ценности»?

В Бережливом Производстве есть понятие, что каждый процесс должен  приносить ценность либо бизнесу, либо клиенту. Все остальное потери (подробнее обо всех видах потерь можно почитать тут).

Рассмотрим на простом примере, что значит принести ценность клиенту.

Например. Бизнес процесс – продажа автомобиля.

Отправная точка – клиент пришел в автосалон присмотреть себе авто. У него уже есть потребность. В данном контексте мы не говорим о процессе продажи (очень много статей есть на эту тему в рубрике Управление продажами).

Клиент пришел уже с деньгами, выбрал автомобиль и совершает покупку.

То есть, по сути – 3 этапа:

Оплата, договор, в последнее время, появилась возможность оформления страховки на месте.  Получение ключей – сел и поехал (если машина есть в автосалоне). Гарантийное обслуживание.

Часто встречается ситуация, когда покупатель выбрал модель, а ее надо ждать с конвейера.

Именно это ожидание не входит в ценность покупателя. Чем быстрее он получит машину, тем лучше. И задача бизнеса сокращать это время ожидания, не приносящее пользу клиенту.

Или еще один пример навеяло. Автовладельцы, которые регистрировали свои машины в МРЭО, помнят.  Что нужно было приходить к 5 утра, занимать очередь, и если повезет, процедура регистрации до вечера завершится. Если не повезет, то придется повторить мытарства на второй день.

На сегодня ситуация кардинально изменилась, можно совершить процедуру регистрации за 40 минут. Ценность для клиента – это возможность сделать быстро, без потерь и нервотрепки.

Понятно дело, это упрощенная схема, чтобы было понятно, то такое бизнес-процесс и карта процесса.

Пример карты потока создания ценности

Если  картирование процессов в Бережливом Производстве получается хорошо, то можно почерпнуть пользу от этой методики и применить в любом бизнесе. Мечта, чтобы собственники бизнеса использовали отдельные инструменты ЛИН-технологий у себя для управления своим бизнес потоком. Именно поэтому я, на страницах блога, раскрываю только практическую суть многих техник и методик менеджмента.

И в этой части будет упор на практическое применение. Считаю, что карту процессов можно создать абсолютно в любой области. (Читайте подробнее в бесплатной книге пример использования при оптимизации совсем маленького бизнеса)

Пример

Итак, пример сбора отчетности по продажам в отделе N есть проблема:

Процесс подготовки и сбора отчетности в N ского отделения, в среднем составлял от 60 до 80 минут:

Долгий, многошаговый, ежедневный   процесс сбора данных по продажам сотрудников отдела. Ручная обработка данных, что влекло за собой  риск неточной информации. Руководителям приходилось напоминать,  уточнять в устной форме, по телефону о продажах. Сотрудники писали данные за день на черновиках, вечером подсчитывали.  Данные предоставлялись сначала руководителю, потом руководитель консолидировал и отправлял в Главное.

Описание процесса на детальном уровне – пример карты потока создания ценности. На фото представлена карта текущего состояния, или для облегчения восприятия её называют — карта VSM «ДО»

Составили карту процесса по шагам, с уточнением времени по каждому этапу.

Были внесён ряд предложений, который позволил  сократить  не рационально использованное время  руководителей и сотрудников отдела.

• Для руководителей – возможность перераспределения высвобожденного времени на наставничество, контроль, обратную связь;
• Для сотрудников – перераспределение времени на продажи, холодные звонки;

После проведенной оптимизации была построена карта обновленного процесса.

Ниже представлена карта будущего состояния, иногда её называют — карта VSM «ПОСЛЕ».

На схемах наглядно видно улучшение по многим параметрам:

• Снижение времени процесса;
• Уменьшение этапов процесса;
• Исчезновение ошибок, а значит, и потри времени на переработку и исправление.

Когда рабочая группа внедряла этот проект, еще не было CRM. На сегодняшний момент автоматизированные помощники хорошо помогают бизнесу экономить время.

На эту тему написаны статьи:

• Как система CRM для малого бизнеса повышает продажи?
• Почему автоматизация бизнес процессов это драйвер роста?

Таким же образом, ориентируясь на этот простой пример, можно построить карту потока создания ценности клиенту в любой сфере. На производстве, в медицине, в малом бизнесе в области предоставления услуг, в офисе и сфере образования.

Далее опишу тонкости картирования любого процесса.

Как построить  VSM правильно, без ошибок

VSM- наиболее часто встречающаяся схема зарисовки этапов, поэтому будем разбирать именно карту создания потока ценности. Здесь особенно важную роль играет время совершения каждого этапа.

Удобнее строить в 2 шага. Сначала прорисовывается весь цикл от А до Я. Затем, по каждому этапу отмечается время.

Важная рекомендация:

Время должно быть в едином измерении. Есть проекты мерой с  исчисления днями, а есть с секундами. Надо идти от сферы деятельности и усреднять меру измерения, приводить в единый коэффициент.  Это облегчит работу и дальнейшие  расчеты экономического эффекта, и общих результатов по сокращению издержек.

Практические наработки

Для грамотной работы над процессом, в рамках ведения проекта по оптимизации затрат и уменьшения потерь, собирается рабочая группа.

Состав рабочей группы имеет важное значение. В нем обязательно должны быть 70% экспертов по процессу, то есть сами участники. Но с разных этапов. Руководитель, который может в рамках своих полномочий, принять решения. И пару человек из других подразделений.

Приглашение сторонних людей объясняется просто. Нужен «незамыленный взгляд», непривычные вопросы, ломка привычных стереотипов поведения в производственном цикле. Так, подобранная группа, обеспечит максимальный эффект при разработке нового состояния бизнес-процесса.

Принципы построения:

1 этап

Сбор рабочей группы над проектом очно составляет, как мозаику, из бумажных стикеров, последовательность шагов. Совет. Использовать разноцветные стикеры, для определения функций разных людей.

В процессе нанесения потока ценности на доску или просто на стену, позиции могут меняться. Добавляться какие-то новые детали, которые «всплыли» при обсуждении. Модератор обязательно уточняет, можно ли еще детализировать данные вехи?

Чем мельче детальный анализ, тем больше вероятность того, что «всплывут» потери.

Особое внимание уделяется промежуткам между фактической деятельностью – ожиданием. Обязательно необходимо помечать эти пустые переходы от одного звена к другому.

1. Напишите на карте название рассматриваемого процесса;
2. Определите, какое действие является началом процесса. Обозначьте его на карте процесса в левой части карты;
3. Определите, какое действие является окончанием процесса. Обозначьте его на карте процесса в правой части карты;
4. Между концом и началом процесса поместите информацию об основных этапах, указав кто и что делает;
5. Нанесите на карту информационные потоки (Что? Когда? Где? Как?), используя условные обозначения;
6. Добавьте поток работы (документов), используя условные обозначения;
7. Добавьте информацию о возникающем незавершенном производстве;
8. Нанесите на карту информацию о повторной обработке: Когда? Откуда и куда? Как часто?

2 этап

Под готовой картой потока  проставляется время в едином измерении. Скажем, минуты. Важная рекомендация – не пропускать ни единого просвета между этапами. Вопрос, который необходимо держать в голове: «Сколько времени между этими звеньями цикла?»   Отмечать на доске  условным обозначением.

1. Проведите хронометраж каждого этапа процесса и нанесите временную шкалу и значения на карту (Про хронометраж можно почитать отдельно);
2. Подсчитайте общее время цикла и время простоя и сопоставьте с длительностью цикла;
3. Рассчитайте эффективность процесса;

Длительность процесса – общее время процесса от первоначального этапа до полного завершения процесса

Производительное время – время, в течение которого реально происходит работа

Время простоя – время, в течение которого над документом/продуктом не производится работа.

Далее вся карта создания потока ценности переносится в программу. Мне удобнее было работать в visio. Если не установлена, то можно в программе XMind, или даже в Microsoft PowerPoint  — блок схемами.

Резюме:

Идеальная схема оптимизированного процесса может служить стандартом для часто повторяющихся процессов в производстве, или любой компании. Так называемой дорожной картой процесса. Которая поможет следовать одним и тем же требованиям, и новичкам и опытным сотрудникам.

Однако нужно понимать, что мероприятия по оптимизации процессов не ограничиваются одним картированием. Комплексное улучшение по внедрению системы 5 S (почитать в отдельной статье), тонкая настройка по мотивации, и конечно Гемба  и Кайдзен.

Моя миссия донести, что картирование процессов в бережливом производстве это не так уж и трудно, выполнена. Ведь польза применения этого инструмента огромна и окупается многократной прибылью.

С верой в Ваш успех, Светлана Васенович ©

P.S. Возможно, будет интересно  ознакомиться с  бесплатным  алгоритмом по управлению своим делом – Рестайлинг твоего бизнеса.

P.S.S.  !!! Для любителей плагиата!!!  Прежде чем копировать материалы с сайта Ген Успеха убедительно прошу прочитать информацию и хорошенько подумать!!! ©