Какой реквизит является необязательным при официально деловом стиле

Функциональная стилистика — А. А. Евтюгина 2018

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

Официально-деловой стиль обслуживает административно-правовую сферу деятельности. Основной целью общения является информативная и в целом ряде случаев предписывающая (вариант побудительной): тексты информируют о фактах, значимых в деловом или правовом отношении, а также придают информации юридическую силу. Наиболее ярко черты официально-делового стиля проявляются в письменной монологической речи, к которой прежде всего относятся разнообразные документы.

Документ — это письменный текст, выполняющий юридическую функцию, придающий содержащейся в нем информации юридическую силу.

Документы классифицируются с точки зрения своей функции и характера содержащейся в них информации.

1. Распорядительные документы выполняют информативно-предписывающую функцию, так как создаются руководящими органами и лицами с целью придания юридической силы своим управленческим действиям. Основные жанры — указ, приказ, постановление, распоряжение.

2. Организационно-административные документы также выполняют информативно-предписывающую функцию; они создаются с целью упорядочения деятельности государственных органов, предприятий, организаций, взаимодействия юридических и частных лиц. Основные жанры — положение, кодекс, устав, контракт (договор).

3. Организационно-информативные документы выполняют функцию сообщения информации, значимой для государственных органов, предприятий, организаций, упорядочения взаимодействия юридических и частных лиц. К ним относятся разнообразные деловые письма (информационно-рекламное письмо, письмо-ходатайство, гарантийное письмо, письмо-приглашение), коммерческие письма (запрос, оферта, акцепт) и др., а также докладная записка, служебная записка.

4. Информационные документы придают юридическую силу определенной информации, к ним относятся акт, протокол, справка.

5. Личные документы сообщают юридически значимую информацию о личности. В эту обширную группу документов входят паспорт, удостоверение личности, автобиография, резюме, характеристика, расписка, доверенность, завещание, заявление, объяснительная записка и др.

Документы создаются в соответствии с определенной формой. Форма — это композиционно-содержательная структура документа, регламентирующая расположение и последовательность частей текста, присутствие в тексте необходимых реквизитов (дата, подпись, печать, сведения о создателе документа, месте создания, адресате и пр.).

Кроме того, в рамках официально-делового стиля создаются некоторые тексты, не относящиеся к документальным, например, кулинарный рецепт и инструкция по эксплуатации бытовых приборов и пр.

На языке официально-делового стиля даются юридические консультации, разъясняются ситуации, связанные с правовыми отношениями.

Устная деловая речь представлена такими жанрами, как деловая беседа, деловые переговоры, деловое совещание, деловой телефонный разговор, различные монологические выступления на совещаниях, заседаниях (например, доклад-отчет). Устная деловая речь испытывает на себе значительное влияние со стороны разговорной речи, поэтому описываемые ниже стилевые черты и языковые особенности официально-делового стиля проявляются в ней не в полной мере.

Официально-деловую речь, в первую очередь письменную, характеризуют следующие стилевые черты:

• стандартизованность, консервативность, которые проявляются в соблюдении формы документа, использовании определенного набора канцеляризмов — слов и устойчивых фраз, функционирующих прежде всего в текстах определенного стиля, в использовании типичных для данного стиля грамматических структур;

• точность изложения материала и однозначность высказываний, достигающаяся за счет использования терминологической и номенклатурной лексики, приведения имен и цифровых данных, повтора ключевых слов;

• строгость, официальность тона, обеспечивающаяся путем полного отказа от разговорной и эмоционально-оценочной лексики, средств выразительности;

• обобщенность изложения, которая проявляется в активном использовании слов, обозначающих широкие родовые понятия;

• грамматическая усложненность текста, проявляющаяся в абсолютном преобладании сложных грамматических конструкций.

Лексические особенности официально-делового стиля

1. Специфика сферы общения и требование точности при изложении информации обусловливают использование в тексте терминов. В первую очередь это юридическая и экономическая терминология (право, физическое лицо, юридическое лицо, долговые обязательства, имущество, налог, финансирование, выплаты, торговая наценка, ссуда и пр.). Кроме того, в документах, функционирующих в сфере производства, могут использоваться технические термины (энергоносители, сырье, металлопрокат и пр.). При этом ключевые термины и терминологические словосочетания не заменяются синонимичными единицами, что обусловливает их повторяемость в тексте.

2. Точность речи достигается за счет употребления в текстах имен людей, причем они даются либо в полной паспортной форме (Степанов Олег Николаевич), либо с указанием фамилии и обоих инициалов (Степанов О. Н.). Также широко представлена номенклатурная лексика — названия предприятий, организаций, документов, должностей, товаров; нередко при этом используются аббревиатурные формы (МЧС, ЧП «Черкашин», Совет директоров ООО «Квадро», УК РФ, генеральный директор, ответственный секретарь, старший продавец, бензин А-76, бумага писчая «Снежинка» формата А4 и пр.).

3. В связи с требованием точности в тексты включаются цифровые данные — даты (как правило, в полной форме с указанием числа, месяца, года: 24.12.2004), обозначения денежных сумм (нередко одновременно в двух вариантах — цифровом и словесном: 980 (девятьсот восемьдесят) рублей), номера помещений (аудитория 1-101) и пр.

4. Стандартизованность и консервативность официально-делового стиля проявляется в широком использовании единиц особой лексической группы — канцеляризмов.Канцеляризмы принадлежат именно официально-деловому стилю; будучи целиком уместными главным образом в рамках данного стиля, они придают ему своеобразие. Канцеляризмами могут быть как отдельные слова (лицо в значении «человек», настоящий в значении «этот», надлежащий), так и устойчивые словосочетания (приступить к исполнению обязанностей, договор вступает в силу, освободить от занимаемой должности, доводить до сведения, оказание материальной помощи, по семейным обстоятельствам и др.).

5. Строгая официальность тона предполагает полный отказ от разговорной лексики. Разговорные варианты слов могут употребляться в устном деловом общении, однако в письменных текстах заменяются на официальные варианты: автомобиль модели ВАЗ вместо разг. «девятка», платежная ведомость вместо разг. платежка.

6. Официальностью изложения обусловлен отказ от эмоционально-оценочной лексики. Оценка носит рациональный характер, для ее выражения используются либо слова с нейтральной окраской, либо канцеляризмы. Например, фраза «Работает отвратительно» неуместна в официально-деловом тексте, этот смысл будет выражен иначе: выполняет работу неудовлетворительно, крайне некачественно.

7. Обобщенность в официально-деловом стиле проявляется в активном использовании слов, обозначающих общие, родовые понятия. При этом более конкретные обозначения часто заменяются на более общие: комната, зал, цех, аудитория — помещение (также может быть употреблено конкретизирующее определение: служебное / учебное / жилое помещение); пальто, куртки, шубы, шапки — предметы верхней одежды (возможно, уточнение: зимнего ассортимента/демисезонного ассортимента)’, прийти, приехать, прилететь — прибыть. Вообще при создании официально-делового текста часто высказывание строится от общего к частному: сначала дается более общее обозначение, затем оно может конкретизироваться. Ср. фрагмент заявления: Прошу предоставить мне отгул 21.03.2004, необходимость которого вызвана семейными обстоятельствами (проводы малолетнего сына в санаторий); здесь сначала с помощью клише по семейным обстоятельствам дается общее определение причины, затем в скобках — ее конкретизация.

Грамматические особенности официально-делового стиля

1. Официально-книжный, усложненный характер деловой речи придают часто используемые двухосновные слова (иногда из разряда терминов): работодатель, нижеподписавшиеся, вышеуказанный, квартиросъемщик, налогообложение, жилищно-эксплуатационный, жизнеобеспечение и пр.

2. Подобно языку науки официально-деловой стиль характеризуется книжностью и грамматической усложненностью, что выражается в широком использовании производных отглагольных форм:

а) отглагольных существительных на -ие/-ние (устранение — от устранять, подписание — от подписать) и на -ия/-ция (компенсация — от компенсировать, аккредитация — от аккредитовать); отглагольные существительные составляют значительную часть лексического состава официально-делового стиля;

б) причастий (предприятие, осуществляющее поставки; участники совещания, подписавшие договор; товар, реализуемый со склада; договор, подписанный участниками совещания); весьма широко в научных текстах используются конструкции с краткими страдательными причастиями (в ходе совещания принято решение; установлены сроки);

в) деепричастий (заключая договор, предприятие обязуется);

г) глаголов в страдательном залоге (контроль осуществляется со стороны независимых экспертов вместо независимые эксперты осуществляют контроль; оплата гарантируется; подпись заверяется нотариусом).

3. Широко употребляются формы прилагательных, типичные для книжной, письменной речи:

а) краткая форма: данный подход малоэффективен вместо данный подход малоэффективный;

б) составная форма сравнительной степени: поставка медицинского оборудования является более важным мероприятием, чем… вместо поставка медицинского оборудования важнее, чем…;

4. Стремление к официальному тону изложения, обобщенности и книжному характеру выражения мыслей ведет к тому, что в официально-деловых текстах используются специфические конструкции, при которых для обозначения одного понятия используются два слова:

а) конструкция [глагол (причастие, деепричастие) + существительное], употребляемая вместо типичного для разговорной речи глагола в личной форме (либо причастия, деепричастия): произвести ремонт вместо отремонтировать; осуществить разгрузку вместо разгрузить; осуществляющий выплаты вместо выплачивающий; нанеся удар вместо ударив и т. п.;

б) конструкция [прилагательное + существительное], используемая вместо одиночного существительного: денежные средства вместо деньги; ремонтные работы вместо ремонт; проблемная ситуация вместо проблема и т. п.

5. Специфической для официально-делового стиля является конструкция [предлог по + существительное в творительном падеже]: по прибытии, по предоставлении.

6. Весьма характерной чертой официально-деловой речи является использование в синтаксических конструкциях сложных отыменных предлогов и предложных сочетаний.Ниже приведены примеры с наиболее распространенными из них с указанием, в какой падежной форме следует употреблять зависимое слово:

в отношении жалобы (р. п);

в силу сложившихся обстоятельств (р. п.);

в течение указанного срока (р. п.);

ввиду участившихся случаев кражи (р. п.);

во избежание возгорания (р. п.);

вопреки постановлению (д. п.);

впредь до погашения долга (р. п.);

вследствие принятого решения (р. п.);

за счет средств фонда (р. п.);

касательно договора (р. п.);

по мере поступления товара (р. п.).

по причине отбытия главы администрации (р. п.);

с целью оказания материальной помощи (р. п.);

согласно расписанию (д. п.);

сообразно требованиям (д. п.).

7. Синтаксис официально-деловых текстов характеризуется сложностью. Широко представлены длинные предложения с различными осложняющими конструкциями:

а) осложненные длинными цепочками однородных членов предложения: В соответствии с положениями cm. 2 Гражданского кодекса РФ предпринимательской признается самостоятельная, осуществляемая на свой риск деятельность, направленная на систематическое получение прибыли, от пользования имуществом, продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг. Нередко при оформлении предложений с однородными членами используется прием рубрикации: В учебных корпусах и общежитии студентам запрещается:

• курение (кроме специально отведенных мест);

• употребление алкогольных напитков;

• употребление наркотических и токсических веществ в любой форме;

б) осложненные обособленными определениями, часто в виде причастных оборотов (нередко в предложении их может быть два и более): Участник, проголосовавший против увеличения уставного капитала Общества, имеет право внести дополнительный вклад пропорционально своей доле в уставном капитале и согласно порядку, определенному решением Общества;

в) осложненные деепричастными оборотами: При рассмотрении дела суд учитывает любые обстоятельства, имеющие значение для определения результатов сделки, не ограничиваясь обстоятельствами, перечисленными в пунктах 4-11 статьи 40 Налогового кодекса РФ;

г) осложненные дополнениями, приложениями, пояснениями: Под налоговый контроль попадают отношения, при которых осуществляется производство (или оказывается услуга) для одного (единственного) лица, при этом лицо выступает продавцом товаров одной компании (например, дистрибьютерской сети);

д) с цепочкой слов в форме родительного падежа (распространенность этой конструкции обусловлена преобладанием в официально-деловых текстах существительных, в том числе отглагольных): В соответствии с Федеральным законом «Об общих принципах организации (р. п.) местного самоуправления (р. п.) в Российской Федерации» муниципальное образование вправе заключать гражданско-правовые договоры с юридическими или физическими лицами; Доводим до Вашего сведения, что отдел Научной библиотеки (р. п.) УрГУ (р. и.) приступил к созданию электронной картотеки (р. п.) печатных работ (р. п.) преподавателей (р. п.) и сотрудников (р. п.) Уральского университета (р. п.) за период с 1990 года по настоящее время;

е) с разнообразными осложняющими структурами: В соответствии со cm. 929 ГК РФ по договору имущественного страхования одна сторона (страховщик) обязуется за обусловленную договором плату (страховую премию) при наступлении предусмотренного в договоре события (страхового случая) возместить другой стороне (страхователю, выгодоприобретателю) убытки, причиненные вследствие данного события, или убытки, связанные с иными имущественными интересами, выплатив страховое возмещение в пределах определенной договором суммы (страховой суммы).

Упражнения

Упражнение 1. Пользуясь соответствующей учебной и справочной литературой, объясните, что собой представляют и как оформляются следующие документы: расписка, объяснительная записка, заявление, доверенность, характеристика, автобиография, резюме. Напишите от своего имени образец каждого документа.

Упражнение 2. Выберите правильный вариант словосочетаний.

Согласно распоряжения — согласно распоряжению;

согласно законодательства — согласно законодательству;

благодаря действий — благодаря действиям;

вопреки приказа — вопреки приказу;

руководитель отделом — руководитель отдела;

начальник подразделений — начальник подразделениями;

альтернатива решения — альтернатива решению;

аналогичный с предыдущим — аналогичный предыдущему;

аргументировать вывод фактами — аргументировать вывод фактов;

долг предприятия перед государством — долг предприятия государству;

заслуживать поощрение — заслуживать поощрения;

компенсация вклада — компенсация за вклад;

компенсация расходов — компенсация за расходы;

необходимость оплаты — необходимость в оплате;

необходимость договора — необходимость в договоре;

оплата расходов — оплата за расходы;

оплатить затраты — оплатить за затраты;

соответственно расписания — соответственно расписанию;

управляющий банка — управляющий банком;

руководство практики — руководство практикой.

Упражнение 3. Найдите и исправьте ошибки в словосочетаниях из письменных текстов официально-делового стиля. Запишите исправленный вариант.

1. В целях усовершенствований в приборах, в отношении к приказу №, на предмет о распоряжениях, в соответствии указаниям, по линии профкому, во избежание авариям, в порядке общественной работе; ознакомиться по выводам комиссии, заведующий кафедры социологии; с водителем Фоменкой Н. П., к супругам Мицкевичам А. В. и Н. Д., к следователю Коваленке Р. Н.; обратился к консультанту Стаднюк Виктору Петровичу.

2. Обсчитать все данные; отказано под благоприятным предлогом; обговорить ряд вопросов; работающая в должности секретарши; избежать торговой накрутки; была учительницей в течение трех лет; заплатить наличкой.

Упражнение 4. Найдите и исправьте ошибки и недочеты в предложениях официально-делового стиля.

1. Социальное страхование в области располагается ниже любой критики. 2. В соответствии с действующими законами законодательства нашей страны авторы изобретений даже могут получить почетные звания и должности. 3. Институт хотел бы ходатайствовать за постоянную прописку в Москве бухгалтерше Петрах И. В. 4. Направляем акт проверки причины протекания полов душевых помещений бытовок заготовительного цеха завода для принятия конкретных мер по ликвидации дефектов и сдачи корпусов в эксплуатацию. 5. Бригадир давно махнул на те досадные неполадки, о которых говорил на собрании. 6. Мы признаем о том, что проект станка неудачный.

Упражнение 5 (контрольное). Подберите самостоятельно текст, созданный в рамках официально-делового стиля. Оптимальный объем текста — 0,5-1 печатная страница. Сделайте полный письменный стилистический анализ данного текста, доказав его принадлежность к официально-деловой письменной речи. При выполнении упражнения пользуйтесь приведенными ниже планом и образцом анализа текста.

План стилистического анализа письменного официально-делового текста

  1. Стиль текста.

  2. Жанр текста / тип, жанр и функции документа.

  3. Стилевые черты и языковые особенности текста.

  3.1. Стандартизованность текста:

  • следование форме документа;

  • использование канцеляризмов (слов и словосочетаний).

  3.2. Точность и однозначность изложения:

• использование терминов (юридических, экономических, технических);

  • использование номенклатурной лексики;

  • приведение имен людей;

  • приведение цифровых данных;

  • повторы ключевых слов.

  3.3. Обобщенность изложения:

  • использование слов, обозначающих родовые понятия;

  • следование композиционному приему «от частного к общему».

  3.4. Строгость, официальность тона:

• отсутствие разговорных слов, использование книжных вариантов обозначения предметов, явлений, ситуаций;

• отсутствие эмоционально-оценочных слов, использование слов, выражающих рациональную оценку;

  • употребление кратких форм прилагательных;

  • использование составной степени сравнения прилагательных.

3.5. Грамматическая усложненность текста предполагает использование:

  • двухосновных слов;

  • отглагольных существительных;

  • причастий, в том числе в составе оборотов;

  • деепричастий, в том числе в составе оборотов;

  • глаголов в страдательном залоге;

• конструкции [глагол + существительное] вместо одиночного глагола;

• конструкции [прилагательное + существительное] вместо одиночного существительного;

• конструкции [предлог по + существительное в творительном падеже];

• конструкций со сложными отыменными предлогами и предложными словосочетаниями;

• цепочек слов в форме родительного падежа;

• предложений с различными осложняющими структурами (обособленные определения, обстоятельства, приложения, дополнения, пояснения, цепочки однородных членов предложения);

• приема рубрикации.

4. Вывод.

Стилистический анализ официально-делового текста (образец)

1. Текст относится к официально-деловому стилю (его письменной форме).

2. Текст представляет собой документ (обязательство), относящийся к организационно-административной группе документов, поскольку его функцией является упорядочение взаимоотношений предприятия и частного лица (работника предприятия) в таком аспекте, как неразглашение работником коммерческой тайны.

3. Текст характеризуется рядом стилевых черт и языковых особенностей, присущих официально-деловому стилю.

3.1. Текст характеризуется типичной для официально-делового стиля стандартизованностью и консервативностью, поскольку создан по определенной форме (представляет собой типовой бланк для заполнения), предполагает наличие необходимых реквизитов (ФИО обязующегося, ФИО должностных лиц, название предприятия, названия подразделов, число, подпись). В тексте используются слова и выражения, являющиеся канцеляризмами: лицо в значении «человек» (должностное лицо, посторонние лица, третьи лица); в период трудовых (служебных) отношений; разглашать сведения; нанести ущерб; находились в… распоряжении; с выполнением служебных обязанностей; до… сведения доведены; повлечь… ответственность в соответствии с законодательством РФ и др.

3.2. В тексте соблюдается требование точности и однозначности высказываний. Во-первых, широко используется юридическая и экономическая терминология: коммерческая тайна, предприятие, трудовые (служебные) отношения, правопреемник, должностное лицо, приказы, инструкции, положения, конкурентное действие, ущерб, уголовная, административная, гражданско-правовая ответственность, законодательство, лишение свободы, денежный штраф, обязанность, возмещение ущерба, убытки, упущенная выгода, моральный ущерб, наказание. Во-вторых, при заполнении данного бланка предполагается использование номенклатурной лексики (название предприятия, название должности) и приведение имен (обязующегося работника и других должностных лиц), а также цифровых данных (срок). Присутствует аббревиатурное название государства — РФ. Фиксируются частые повторы ряда ключевых слов: коммерческая тайна (повтор более 10 раз), сведения (5 раз), предприятие (более 10 раз).

3.3. Обобщенность изложения достигается за счет использования слов с обобщенным значением: работник, предприятие, должностное лицо, конкурентное действие, деятельность и др. В п. 7 используется принцип изложения «от общего к частному»: носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, чертежи, дискеты, документы, кино-, фото-, видеоматериалы, модели, изделия и пр.); сначала дается общее название группы предметов, затем — его конкретизация.

3.4. Текст в полной мере характеризуется строгостью, официальностью тона. Разговорные варианты слов отсутствуют. Например, в устной разговорной речи уместной была бы фраза «Обещаю никому не рассказывать»; здесь тот же смысл передан посредством клише- канцеляризмов с официальной окраской: обязуюсь… не разглашать сведения, не передавать… сведения, не раскрывать публично сведения. Специфика содержания документа не предполагает употребления оценочной лексики, поэтому отсутствуют слова не только эмоционально-оценочные, но и выражающие рациональную оценку. Используется прилагательное в краткой форме: станут известны.

3.5. Текст отличается грамматической усложненностью, проявляющейся по ряду параметров.

Употребляются двухосновные лексические единицы (термины): правопреемник, гражданско-правовая, законодательство, а также слова: кино-, фото-, видеоматериалы.

Значительную часть текста составляют отглагольные существительные: неразглашение, наименование, отношения, окончание, согласие, требование, обеспечение, знание, занятия, действие, увольнение, распоряжение, выполнение, удостоверение, разглашение (1); разъяснение, обеспечение (2); нарушение, лишение, возмещение, наказание (3).

Неоднократно используются причастия и причастные обороты: сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия; относящиеся ко мне требования; соответствующие положения; упущенная выгода; присутствуют краткие страдательные причастия: будут доверены, доведены.

Употребляется глагол в страдательном залоге: имеются деловые отношения.

В тексте используются специфичные для официально-делового стиля конструкции:

• [глагол + существительное] вместо одиночного глагола: разглашать, передавать, раскрывать сведения вместо возможного в разговорной речи рассказывать; получить сведения вместо узнать; нанести ущерб вместо навредить;

• [прилагательное + существительное] вместо одиночного существительного: в период трудовых (служебных) отношений вместо возможного в период работы (службы); деловые отношения вместо дела.

Неоднократно используются конструкции со сложными отыменными предлогами и предложными словосочетаниями: в период трудовых (служебных) отношений; в течение; в случае попытки; в случае моего увольнения; во время работы.

Присутствуют цепочки слов в форме родительного падежа: по обеспечению сохранности (р. п.) коммерческой тайны (р. п.) предприятия (р. и.); знание коммерческой тайны (р. п.) предприятия (р. п.); носители коммерческой тайны (р. п.) предприятия (р. п.); об утрате или недостаче носителей (р. п.) коммерческой тайны (р. п.); о причинах и условиях возможной утечки (р. п.) сведений (р. п.); по обеспечению сохранности (р. п.) коммерческой тайны (р. п.) предприятия (р. п.) и др.

Такие черты официально-делового стиля, как значительная длина предложений и обилие в них осложняющих конструкций, в полной мере представлены в тексте. Текст состоит из трех предложений (не считая заголовка). Первое предложение является очень длинным, оформлено с помощью приема рубрикации. Основой рубрицируемых фрагментов являются однородные члены — части составного глагольного сказуемого; данная цепь однородных членов состоит из 8 компонентов: обязуюсь: не разглашать… не передавать… выполнять… сообщить… сохранять… не использовать… передать… сообщать. Это предложение является сложноподчиненным, в его составе 5 придаточных: которые мне будут доверены или станут известны по работе (службе); с которыми имеются деловые отношения предприятия; которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию; которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы на предприятии; которые могут привести к разглашению коммерческой тайны предприятия. В предложении дважды употребляется причастный оборот: сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия. Предложение осложнено многокомпонентными цепочками однородных членов: (передать) носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, чертежи, дискеты, документы, кино-, фото-, видеоматериалы, модели, изделия и пр.); недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей.

Третье предложение также осложнено двумя цепочками однородных членов: уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность; в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба предприятию (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.

4. В тексте с достаточной яркостью проявляются все черты письменной формы официально-делового стиля.