Среди экспертиз и исследований документов, проводимых в рамках уголовного и гражданского судопроизводств, значительную долю составляют почерковедческие экспертизы. А среди почерковедческих экспертиз подавляющее большинство составляют экспертизы подписей в разного рода документах. Это обусловлено рядом факторов.
Во-первых, в соответствии с ГОСТом Р 7.0.97-2016 подпись является одним из реквизитов документа [1]. В совокупности с другими реквизитами, а иногда и самостоятельно (например, в расписках) подпись придает документу юридическое значение, т. е. подпись подтверждает те сведения, факты, которые содержатся в документе.
Во-вторых, изменение и совершенствование технологий составления документов и активное повсеместное использование современной множительной техники для составления основного текста документа и изготовления его бланка привели к упрощению процедуры создания документа и обезличиванию документа. Единственным объектом, позволяющим идентифицировать исполнителя или лицо, от имени которого составлен документ, является подпись.
В-третьих, использование современной копировальной техники существенно упростило процесс изготовления фальсифицированных документов и усложнило процесс выявления таких документов.
Именно эти обстоятельства делают подпись одним из наиболее распространенных и в то же время сложных объектов судебной экспертизы.
Сложность исследования подписи обусловлена спецификой данного почеркового материала.
Стоит напомнить, что такое подпись. Под подписью понимается собственноручно выполненное обозначение своей фамилии в каких-либо документах в удостоверительных целях [2].
Специфика подписи заключается в том, что, являясь графическим начертанием, поскольку выполнена при помощи графических знаков, подпись представляет собой краткую рукопись. Она может состоять из букв, образующих фамилию лица, а также из штрихов, не образующих буквы. Краткость подписи существенно ограничивает объем содержащейся в ней полезной информации для решения идентификационных или диагностических задач.
В литературе [3] приводятся данные о проведенном в России в 90-х годах ХХ века исследовании 11 000 подписей граждан различного пола, возраста и социального положения. Целью данного исследования было определение частоты встречаемости «краткой» подписи у граждан. В зависимости от количества движений при выполнении подписи и их структурной сложности подписи были разделены на четыре группы.
1-я группа: краткие подписи самой простой конструкции, состоящие либо из одной-двух букв и произвольных, не образующих букв элементов простого строения, либо из условных письменных знаков в виде системы простых петлевых, угловатых и дуговых движений.
2-я группа: относительно краткие подписи смешанной транскрипции. Как правило, такие подписи состоят из двух-трех первых букв фамилии и дополнительных нечитаемых (не образующих букв) элементов и заканчиваются росчерками простой конфигурации. Иногда в подписях встречаются монограммы, состоящие из первых букв фамилии, имени и отчества или только фамилии и имени.
3-я группа: подписи-рисунки. Это подписи сложной конструкции, состоят из условных письменных знаков или элементов, не образующих букв. Представляют собой сложные системы разнонаправленных движений, перекрывающих друг друга, усложненной конфигурации, как правило, сплошной связности и имеющих преимущественно надстрочно-подстрочные элегантные, вычурные росчерки сложного строения.
4-я группа: подписи полной буквенной транскрипции, содержащие иногда монограммы первых букв имени и фамилии, с росчерками преимущественно простого строения. В отличие от подписей, отнесенных к 3-й группе, не имеют вычурных росчерков.
Из общего количества проанализированных подписей выходит следующее: подписи 1-й группы составили почти 30%; подписи 2-й группы – немногим более 50%; подписи 3-й группы – около 8%; подписи 4-й группы – около 10%.
Стоит особо подчеркнуть , что почти 90% исследованных подписей не отображают фамилию исполнителя (в лучшем случае половина содержит 2–3 начальные буквы фамилии), а около 30 % подписей не только не содержат какой-либо информации о фамилии исполнителя, но и достаточного комплекса признаков для криминалистической идентификации.
Кроме того, в зависимости от характера документа и места, предназначенного для исполнения подписи, человек расписывается полно или сокращенно, аккуратно или небрежно, просто или вычурно. Другими словами, лицо употребляет в качестве удостоверительного знака несколько вариантов подписей, существенно отличающихся друг от друга.
В этих условиях решение вопроса о подлинности простых и кратких подписей, особенно состоящих из одной-двух букв (или простых элементов, не образующих букв), представляет большую сложность для эксперта-почерковеда даже очень высокой квалификации. Ситуация осложняется тем, что воспроизведение таких подписей другим лицом с использованием приема подражания является не такой сложной задачей.
В совокупности все это приводит к тому, что при исследовании простых и кратких подписей эксперт вынужден делать вывод о невозможности решения вопроса об исполнителе подписи по причине крайне ограниченного графического материала, содержащегося в подписи, и недостаточного для принятия какого-либо определенного (положительного или отрицательного) решения.
Для улучшения ситуации может послужить следование такому порядку подписания документов, когда лицо, выполняющее подпись в документе, выполняет рукописным способом её расшифровку, то есть указывает фамилию и инициалы. Это расширит объем идентификационно-значимой информации, доступной для эксперта в ходе исследования, и значительно затруднит подделку данного реквизита (подпись и расшифровка), тем самым повысив защиту от подделки документа в целом.
Таким образом, одним из простых путей повышения «защиты» документа от фальсификации путем подделки подписи можно рекомендовать, особенно при оформлении юридически значимых документов, помимо выполнения подписи, ещё и собственноручное выполнение расшифровки фамилии и инициалов.
При подготовке материала использовалась литература:
1. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.
2. Винберг Л.А., Шванкова М.В. Почерковедческая экспертиза: Учебник для вузов/ под ред. проф. Р.С.Белкина ВСШ МВД СССР. Волгоград, 1977.
3. Пахомов А. В., Сысоева Л. А. Судебно-экспертное исследование современной подписи: Пособие. – М.: ЭКЦ МВД России, 2007.
4. Судебно-почерковедческая экспертиза. Особенная часть. Исследование малообъемных почерковых объектов. Москва, 2011.
Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.
Как эксперт обнаружит подделку документа?
Представьте на минуту: ваш спор рассматривает суд. И тут откуда ни возьмись появляется важное доказательство правоты вашего оппонента – договор или расписка. Этакий искусно сфальсифицированный документ с поддельной подписью. Что ж, тут только эксперт поможет. Правда, далеко не все документы можно проверить на подлинность
Документы сопровождают человека на протяжении всей его жизни. Свидетельство о рождении, паспорт гражданина, свидетельство о заключении брака, договор купли-продажи квартиры – эти и другие документы удостоверяют значимые факты, что делает их важными доказательствами в судебных спорах.
Но что если в суде возникли сомнения в подлинности документа? Кто и как может проверить, не поддельный ли он?
Как подделывают документы?
Верховный Суд РФ объяснил, что можно считать подделкой документа: «изменение его отдельных частей путем подчистки или дописки, искажающее его действительное содержание, либо изготовление нового <…> документа, содержащего заведомо ложные сведения, в том числе с использованием подлинных бланка, печати, штампа».
В документе могут подделать:
- подписи и записи, которые написаны пастами для шариковых ручек и чернилами для гелевых ручек и роллеров;
- оттиски печатей и штампов, которые выполнили штемпельными красками;
- текст и его фрагменты, которые выполнили на принтере чернилами для струйной печати;
- изображения печатных и рукописных реквизитов;
- бланки;
- бумагу.
Случай из практики Центра почерковедческих экспертиз. Однажды нам на экспертизу принесли договор купли-продажи дома. Пожелтевший от времени документ якобы 1976 г. вызвал сомнения у заказчика. И он оказался прав: по этому документу можно было изучать все возможные способы подделки. Причем злоумышленники подошли к делу серьезно – нашли четкую фотографию бланка договора купли-продажи того периода, чтобы рассмотреть его реквизиты, и аккуратно их сфальсифицировали. Вишенкой на торте стала поддельная подпись.
Типографский бланк злоумышленники сымитировали электрографическим способом. Фейковый бланк оказался результатом работы первого советского «ксерокса» времен борьбы с самиздатом.
Документ был первым экземпляром, а должен быть вторым. В 70-е гг. текст на втором экземпляре печатали на пишущей машинке одновременно с первым через копирку.
Оттиск штампа тоже был сфальсифицирован. Оказалось, что это вовсе не оттиск, а его изображение, которое напечатали на цветном капельно-струйном принтере. В сине-фиолетовых штрихах попадались цветные кляксы, которые выдали подделку. В середине 70-х гг. в СССР о цветном принтере не могло идти и речи.
Имитация гербовой печати получилась у злоумышленников лучше оттиска штампа благодаря водорастворимой штемпельной краске, которую они не пожалели. Но и здесь вышел прокол – оттенок краски на колосьях в гербе отличался от остальных штрихов своей интенсивностью.
Наконец, злоумышленники поработали над бумагой. Ее они состарили химическим способом. На поверхности листов мы нашли следы агрессивного воздействия – их выдал серо-желтый цвет вместо равномерного ярко-голубого свечения.
Почему документ не всегда можно проверить на подлинность?
Допустим, ваш спор рассматривает суд, и тут возникли сомнения в подлинности документа. Суд назначает экспертизу. Криминалистический клубок в делах о подделке договоров, расписок и доверенностей эксперт начинает распутывать с оценки давности документа, т.е. его даты.
Однако прежде эксперт обязан убедиться, что:
- в материалах дела есть информация, которая ему понадобится для установления временного интервала;
- определение суда о назначении экспертизы содержит разрешение на производство вырезок из штрихов документа;
- ему передали оригинал, а не копию;
- представленных ему материалов достаточно, и они пригодны для экспертизы давности.
Посмотрим, в каких случаях документы не подойдут для экспертизы давности.
- Документы неправильно хранили. Что значит правильное хранение? Это когда на них не попадал прямой свет, температура воздуха не превышала 25°С, а влажность была на уровне 30–60%.
- Документам больше двух лет. Это ограничение связано с тем, что «летучие вещества» в чернилах ручек со временем испаряются, а потому эксперт не сможет провести исследование. Так, по пасте шариковой ручки он может установить возраст документа, если от нанесения штриха до начала исследования прошло не более трех лет. Если при подготовке документа использовали водорастворимые чернила – срок короче.
- Документы подвергали агрессивному температурному воздействию. Чтобы добиться эффекта состаривания, мошенники иногда гладят документ утюгом или сушат на батарее.
Что делать, если нужно проверить документ на подлинность, но ему больше двух лет или невооруженным глазом видно, что его пытались искусственно состарить? Тогда стоит задуматься, целесообразно ли проводить именно экспертизу давности. Но решить этот вопрос может только эксперт, поэтому при любых сомнениях нужно консультироваться со специалистом.
Важный момент. Если при проведении судебной экспертизы будет установлено, что документ искусственно состарили и потому определить дату его изготовления невозможно, то для суда это будет поводом усомниться в подлинности документа.
Как эксперт определяет давность документа?
Эксперт выясняет, соответствует ли указанная на документе дата фактической, т.е. устанавливает абсолютную давность. А еще он может определить, какая часть документа появилась раньше (например, сначала подготовили текст или поставили подпись), т.е. устанавливает относительную давность.
Определить давность и обнаружить подделку может только человек со специальными познаниями в области экспертизы, химии и физики. Эксперт опирается на научные данные, проверенные методики и использует специальное оборудование (например, газовый хроматограф, спектрофотометр, бинокулярный стереоскопический микроскоп и т.д.).
Устанавливая давность документа, эксперт будет исследовать:
- содержание растворителей в пасте ручки;
- морфологию и конфигурацию штрихов, цвет и интенсивность красящего вещества в штрихах, состав этого вещества;
- признаки агрессивного воздействия на документ;
- признаки внесения изменений в содержание документа (дописка или допечатка отдельных фрагментов).
По результатам исследования эксперт делает выводы о времени создания документа. Они могут быть категорическими, условно-категорическими или вероятными. Также эксперт может указать на невозможность определить дату подготовки документа. Например, когда на основе проведенного им исследования нельзя выделить более узкий промежуток времени в конкретном интервале.
Как суды оценивают экспертное заключение?
Заключение эксперта оценивается так же, как и любое другое доказательство. Оно не имеет для суда заранее установленной силы (ст. 86 ГПК РФ). Суд дает ему оценку, исходя из внутреннего убеждения, которое основывается на всестороннем рассмотрении всех доказательств по делу.
На что обращает внимание суд, когда изучает заключение эксперта о давности документа?
- Квалификация эксперта. К заключению должны быть приложены копии документов эксперта об образовании и о стаже экспертной работы в конкретной сфере.
- Наличие оборудования для проведения сложных исследований. Суд может даже уточнить, проходило ли оно необходимую поверку.
- Есть ли подписка эксперта об уголовной ответственности за дачу заведомо ложного заключения. Такую ответственность предусматривает ст. 307 Уголовного кодекса РФ.
- Основаны ли выводы эксперта на анализе документов. Согласуются ли они с доказательствами, на которых строятся. Мотивированы ли выводы. Есть ли в них противоречия или сомнения. Если суд сочтет, что заключение неполное, выводы противоречивые или расчеты недостаточно наглядные, то он может вызвать эксперта на судебное заседание для допроса.
- Подготовлено ли заключение эксперта в соответствии с методикой ФБУ РФЦСЭ Минюста «Определение давности выполнения реквизитов в документах по относительному содержанию в штрихах летучих растворителей».
Впрочем, иногда суды игнорируют факты, которые должны бы учитывать. Например, в одном из дел районный суд принял в качестве доказательства заключение эксперта, который анализировал документ, подготовленный с использованием черных гелевых ручек. Истец настаивал на том, что суд не должен принимать во внимание это заключение, так как методики анализа таких документов не существует. Однако довод истца суд не принял во внимание (решение Советского районного суда г. Орла от 12 ноября 2014 г. по делу № 2-3079/14).
Фото: фотобанк Freepik/@blossomstar
При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8
01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);
02 — эмблема;
03 — товарный знак (знак обслуживания);
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
15 — адресат;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
21 — виза;
22 — подпись;
23 — отметка об электронной подписи;
24 — печать;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
28 — резолюция;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Чтобы правильно
составлять документы, необходимо знать
правила оформления реквизитов.
2.1.1
Реквизит « Дата». Датирование
документа обязательно для придания ему
юридической силы. Датой документа
является дата его подписания, утверждения
или события, которое зафиксировано в
документе, например в актах, протоколах.
Датой вступления распорядительных
документов в силу считается дата их
доведения до адресата, если в самом
документе не указан иной срок.
Все служебные
отметки на документе, связанные с его
созданием, прохождением и исполнением,
например, визирование, согласование,
регистрация, написание резолюций, в
обязательном порядке датируются.
Дата служит
одним из поисковых признаков и обязательно
указывается при оформлении юридически
точных и полных ссылок на документ.
Дата подписания
(принятия) документа и индекс наносятся
на специально отведенном на бланке
месте. Если документ составлен не на
бланке, его дата и индекс (номер)
проставляются так же, как на бланке.
Дата оформляется
от границы левого поля, через 2 интервала
после названия вида документа, подписи
двумя способами: 9 апреля 2010г. или
09.04.2010. Первый способ применяется
преимущественно при указании дат в
тексте финансовых документов, а также
в нормативных правовых актах, второй –
при датировании документов после
подписания, утверждения, согласования,
а также в реквизитах «Текст», «Ссылка
на индекс и дату входящего документа»,
«Резолюция», «Визы», «Отметка об
исполнении документа и направлении его
в дело», «Отметка о заверении копии»,
«Отметка о переносе данных на машинный
носитель».
2.1.2 Реквизит
«Регистрационный индекс». Регистрационный
индекс документа – это его условное
цифровое обозначение, проставляемое
при регистрации. Для него отведено место
в бланке рядом с датой.
Регистрацию
проводят децентрализовано по группам
документов – обычно в структурных
подразделениях, где они создаются и
оформляются. Обязательным элементом
реквизита «Регистрационный индекс»
является его порядковый номер в течение
года с января по декабрь.
Регистрационный
номер входящих и исходящих документов,
кроме порядкового номера, чаще всего
дополняется условным индексом структурного
подразделения или исполнителя,
составившего документ, корреспондента,
места хранения документа и номера дела
по номенклатуре, куда подшиты документ
или копия отправленного документа.
Например: 12-34/89, где 12 – индекс структурного
подразделения, 34 – номер дела по
номенклатуре, 89 – порядковый номер
отправляемого документа.
2.1.3
Реквизит «Наименование вышестоящей
организации». Вышестоящая организация
указывается на бланках организаций,
которые имеют прямое или административное
подчинение. Как правило, такими
организациями являются различные
министерства, управления.
2.1.4 Реквизит
«Наименование организации». Наименование
организации-автора должно всегда
соответствовать установленным требованиям
законодательства, нормативных и
учредительных документов. Оно указывается
в точном соответствии с учредительными
документами организации (уставом,
положением и др.). Сокращенное наименование
помещается вслед за полным наименованием
и применяется только в том случае, если
оно официально зафиксировано в
учредительном документе организации.
2.1.5
Реквизит «Название вида документа».
Реквизит «Название вида
документа» должен соответствовать
видам документов, используемым в
унифицированной системе
организационно-распорядительной
документации.
2.1.6
Реквизит «Ссылка на индекс и дату
входящего документа». Важным
реквизитом является ссылка на
регистрационный индекс и дату документа,
на который дается ответ.
При подготовке
ответов следует указывать индекс и дату
документа, на который дается ответ, под
датой и номером исходящего документа.
Например:
10.02.2010 №
07-06/12
На № 02-16/381
от 24.01.2010
2.1.7 Реквизит
«Место составления или издания».Реквизит «Место составления или издания»
располагают на общем бланке под
реквизитами «Дата» и «Регистрационный
индекс». Оформляется этот реквизит в
соответствии с административно-территориальным
устройством Республики Беларусь.
2.1.8 Реквизит « Заголовок к тексту».
Заголовок должен быть кратким,
точно передавать смысл текста документа.
Он может состоять из нескольких строк,
каждая из которых имеет законченный
смысл. Длина строки не должна превышать
28 печатных знаков. Заголовок образуется,
как правило, с помощью отглагольного
существительного в предложном падеже,
начинается предлогом «о» («об») и должен
отвечать на вопрос «о чем?» (например:
«О предоставлении»).
В протоколах, актах, правилах, инструкциях
заголовок чаще всего отвечает на вопросы
«кого?» или «чего?» (например: протокол
заседания президиума, акт приема дел,
правила внутреннего трудового распорядка).
Заголовок составляется специалистом,
готовившим документ, и размещается в
левом верхнем углу над текстом, что
значительно облегчает обработку
документа и работу с ним, так как не
читая всего текста, можно получить
представление о содержании и направить
документ на исполнение.
2.1.9 Реквизит « Адресат».Адресат-местонахождение учреждения,
организации или лица, которому направляется
документ.
Месторасположение адресата на документе
в правом верхнем углу в ограничительных
отметках на бланке.
Печатается с четвертого положения
табулятора через один межстрочный
интервал с полутора-двумя интервалами
между составными частями реквизита.
Каждая составная часть реквизита
«адресат» (элемент) должна начинаться
с новой строки, в конце смысловых строк
реквизита знаки препинания не ставятся,
в середине строк знаки препинания
сохраняются. Документы адресуются
организациям, их структурным подразделениям
или конкретному должностному лицу,
например:
«Могилевский государственный университет»
или «Могилевский
государственный университет»
Начальнику
управления бухгалтерского учета и
финансов
Ивановой
Л. В.
При
адресовании документа руководителю
организации наименование организации
входит в состав наименования должности
адресата, например:
Директору завода « Строммашина»
Петрову В. К.
Состав
реквизита меняется в зависимости от
адресата и вида составляемого документа,
так как для внутренних документов
указывается лишь название структурного
подразделения или руководитель, которому
предназначен документ.
Если
документ отправляют в несколько
однородных организаций, их указывают
обобщенно, например:
Ректорам высших учебных заведений.
Адресование
документа частному лицу осуществляется
в соответствии с требованиями Почтовых
правил.
Адрес не
проставляется на документах, направляемых
в правительственные учреждения и
постоянным корреспондентам. При
адресовании документа в другие организации
почтовый адрес указывается после
названия организации или должности,
например:
Министерство образования
Республики Беларусь
Начальнику Управления
Петрову О. Н.
220010,
г.Минск, ул. Советская, 9.
2.1.10 Реквизит «Гриф утверждения».
Особым способом введения документа
в действие является его утверждение.
Реквизит необходим для утверждения
организационных документов. Оформляется
с пятого положения табулятора в правом
верхнем углу документа.
Гриф
утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ»,
наименования должности лица, утверждающего
документ, личной подписи, ее расшифровки
и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор предприятия
Подпись А. Б. Сидоров
Дата.
Если
документ составлен не на бланке, то в
наименование должности включается
наименование предприятия, организации,
учреждения, например:
УТВЕРЖДАЮ
Ректор
Могилевского
государственного университета
Подпись
И. И. Сидоров
Дата.
При
утверждении документа приказом или
протоколом, гриф утверждения состоит
из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа
в именительном падеже, его даты и номера,
например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ ректора университета
-
Nо55
или
УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания
ученого совета
-
Nо5.
Гриф
утверждения является обязательным
реквизитом лишь для некоторых видов
документов: актов, договоров, заданий,
инструкций, нормативов, отчетов, планов,
положений, смет, стандартов, структуры
и штатной численности, тарифных ставок,
штатных расписаний и изменений к ним.
2.1.11 Реквизит «Подпись». Подпись
– обязательный реквизит документа.
Документы подписываются должностными
лицами в соответствии с их полномочиями,
установленными правовыми актами. В
состав реквизита «Подпись» входят
наименование должности лица, подписывающего
документ (полное, если документ оформлен
не на бланке, и сокращенное, если документ
оформлен на бланке), личная подпись и
ее расшифровка. Наименование должности
пишется от левого поля до третьего
положения табулятора. Расшифровка
подписи (инициалы, фамилия) печатается
от шестого положения табулятора до
границы правого поля. Реквизит «подпись»
отделяется от текста 2-мя интервалами.
При подписании
документа несколькими должностными
лицами, их подписи располагают одну под
другой в последовательности, соответствующей
занимаемой должности, например:
Ректор университета Подпись Расшифровка
Главный
бухгалтер Подпись Расшифровка
Если документ
подписывают несколько равнозначных
должностных лиц, их подписи располагаются
на одном уровне, например:
Юрист Юрист
Подпись Расшифровка Подпись Расшифровка
Если должностное
лицо, подпись которого была предусмотрена
на проекте документа, отсутствует, то
документ подписывает лицо, исполняющее
его обязанности, или его заместитель.
При этом обязательно указывается
фактическая должность лица, подписавшего
документ. Не допускается ставить косую
черту перед наименованием должности.
2.1.12
Реквизит «Виза». Согласование
документа внутри организации с
заинтересованными подразделениями и
должностными лицами оформляется визой
согласования документа.
Проекты документов, представляемые на
подпись, должны быть завизированы.
Реквизит «Виза» включает личную подпись,
ее расшифровку и дату, а при необходимости
– должность визирующего. Отказ
должностного лица от визирования не
допускается. При наличии разногласий
точка зрения визирующего излагается
перед визой или на отдельном листе с
указанием об этом в форме «Замечания
прилагаются».
Визы проставляются ниже реквизита
«Подпись» на оборотной стороне последнего
листа проекта документа.
2.1.13 Реквизит «Резолюция». Реквизит
содержит конкретные указания руководителя
предприятия или организации со сроками
их исполнения и ответственного за
исполнение должностного лица. Резолюцию
накладывают, а не пишут. Это есть
официально употребляемый термин,
характеризующий её сущность, заключающуюся
в отношении должности и документа.
Резолюция должна содержать решение
вопроса, а не порядок его подготовки.
Элементы резолюции: фамилия исполнителя,
должность, конкретные указания, сроки
исполнения, подпись руководителя, дата
наложения. Резолюция располагается
между адресатом и текстом. Резолюция
пишется от руки.
2.1.14 Реквизит «Фамилия исполнителя и
номер его телефона». Фамилию
исполнителя (составителя) документа и
номер его служебноготелефона
располагают на лицевой или оборотной
стороне последнего листа документа в
левом нижнем углу, например:
Исакова
234557
Отметка об исполнителе документа
позволяет получателю документа (адресату)
выяснить по телефону интересующие его
вопросы или дать ответ, если решение
вопроса не требует документального
закрепления.
Примечание- Номера телефонов указываются
без черточек.
2.1.15 Текст письма. Текст–
основной реквизит делового письма.
Текст документа должен быть кратким,
достоверным, аргументированным, не
допускающим различных толкований.
Краткость текста достигается лаконичностью
изложения, заменой сложных предложений
простыми, исключением повторений и
излишних подробностей. Максимальная
длина стандартной строки официального
письма равна 64 печатным знакам или
около 17 см. Обычная длина строки составляет
60-62 знака. Выбор такой длины строки
объясняется наиболее употребимым
форматом бумаги А4.
Тексты документов большого объема
делятся на разделы, подразделы, пункты,
которые нумеруются арабскими цифрами.
2.1.16
Реквизит « Гербовая печать». Гербовая
печать ставится на документах, где её
воспроизведение специально
предусматривается нормативным актом.
В организациях, не имеющих гербовой
печати, основанных на негосударственной
форме собственности, вместо гербовой
печати ставится простая круглая печать.
Оттиск следует проставлять таким
образом, чтобы он захватывал часть
наименования должности лица, подписавшего
документ, и его личной подписи.
2.1.17
Реквизит « Гриф согласования».Согласование должно обеспечивать
правильное и всестороннее решение
вопросов о качестве подготовленного
документа, его целесообразности,
своевременности, экономической и
научно-технической обоснованности его
содержания, о соответствии документа
действующему законодательству и правовым
актам, определяющим компетенцию
организации, издающей документ.
Согласование
проектов документов производится с
организациями, учреждениями и
предприятиями, структурными подразделениями
и должностными лицами, которые в
соответствии с их компетенцией имеют
непосредственное отношение к вопросам,
содержащимся в проекте документа.
Согласование
может быть двух видов: внутреннее (с
различными подразделениями и должностными
лицами) и внешнее (с подчиненными и
неподчиненными организациями).
-
Требования,
предъявляемые к оформлению реквизитов.
При печатании документов используют
девять стандартных положений табулятора
или отступа от границы левого поля при
оформлении на компьютере:
0 –граница
левого поля (печатаются реквизиты:
«Название вида документа», «Дата»,
«Заголовок к тексту», «Текст» (исключая
строки, начинающиеся с абзацного
отступа), «Отметка о наличии приложения»,
«Отметка об исполнителе», «Отметка об
исполнении документа и направлении его
в дело», «Отметка о заверении копии»,
«Гриф согласования», наименование
должности в реквизите «Подпись», слова
«Верно»,«СЛУШАЛИ»,«ВЫСТУПИЛИ»,«РЕШИЛИ»,
ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»,
ОБЯЗЫВАЮ»;
1 –после пяти печатных знаков от границы
левого поля или 12,5 мм
(печатается
начало абзацев в тексте); 2 –после
16 печатных знаков от границы левого
поля или 40 мм (печатается индекс документа
при флаговом расположении реквизитов,
дата в ссылке на индекс и дату входящего
документа);3 –после 24 печатных
знаков от границы левого поля или 60 мм
(составление таблиц и трафаретных
текстов в редакторе WORD);4 – после
32 печатных знаков от границы левого
поля или 80 мм (печатается реквизит
«Адресат»);5 –после 40 печатных
знаков от границы левого поля или 100 мм
(печатаются реквизиты «Гриф ограничения
доступа», «Гриф утверждения»);6 –после 48 печатных знаков от границы
левого поля или 120 мм (печатается
расшифровка подписи в реквизите
«Подпись»);7 –после 56 печатных
знаков от границы левого поля или 140 мм
(печатаются коды по ОКУД, ОКОГУ);8 –после 64 печатных знаков от границы
левого поля или 160 мм.
Вопросы
для обсуждения
1 Что
такое делопроизводство?
2 Что такое
реквизит?
3 Какие
составные части (реквизиты) Вы знаете?
4 Расположение
основных реквизитов в документах.
5 Назовите
реквизиты, не обязательные для официального
письма.
6 Большинство
документов имеют одни и те же реквизиты,
но каждый вид документа – свой формуляр.
От чего это зависит?
7 Что такое
формуляр документа?
8 Что включает
в себя понятие «утверждение документа»?
Какие реквизиты входят в состав грифа
утверждения? Где они располагаются?
9 Назовите
реквизит, который оформляется при
регистрации документов.
10 Объясните
назначение реквизита «подпись», какие
элементы входят в этот реквизит?
11 В каких
случаях обязательно надо заполнять
реквизит «ссылка на индекс и дату
входящего документа»?
12 Какой
реквизит определяет подлинность
документа?
13 Объясните
назначение реквизита «резолюция».
14 Что такое
«виза» на документе?
15 Объясните
назначение реквизита «согласование
документа». Из каких элементов состоит
гриф согласования?
16 Оформите
несколько видов отметок: об исполнителе,
об исполнении документа и направлении
его в дело, о поступлении документа.
Соседние файлы в папке Делопризводство
- #
- #
- #
- #
Преподаватель который помогает студентам и школьникам в учёбе.
Подлинники и копии документов
Подлинник – это документ, создаваемый впервые, уникальный, являющийся первоисточником. Также подлинником официального документа принято считать первый, единичный экземпляр документа.
Любое использование материалов допускается только при наличии этой гиперссылки.
В управленческой практике принято различать документы по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.
Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.
Беловой документ — это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность, считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый экземпляр документа, обладающий юридической силой.
Копия документа — это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их.
Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.
Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Требования к оформлению документов при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии.
Алгоритм создания текста документа. Общие требования к тексту документа. Элементы текста: заголовок, приложения, требования к их оформлению. Унификация текста. Лингвистические особенности текстов служебных документов.
- Математический подход к оценке опционов Блэка-Шоулза
- Предпринимательство – это американизм, искусственно подсаженный в отечественную почву, не соответствующий национальным корням российской жизни и не имеющий ничего общего с российскими национальными ценностями и российскими традициями ведения хозяйства
- Моя будущая профессия – администратор гостиницы (мое будущее)
- Экологические права и обязанности граждан Российской Федерации (экологические запреты)
- Социальное предпринимательство
- Менеджмент в фитнес-индустрии
- Организация безналичного оборота (роль безналичных расчетов)
- Бюджет как финансово-правовой институт
- Характер и карьера ( сущность понятий)
- Воля и самоорганизация (человеческая цивилизация)
- Эффекты восприятия в работе (восприятие информации)
- Насилие в семье: система профилактики, преодоления и регулирования
Юридическую силу документа обеспечивает электронная подпись. Чтобы убедиться в юридической силе электронного документа, необходимо проверить действительность электронной подписи, которой его подписали. Расскажем, как это сделать.
Зачем проверять подлинность электронного документа
Проверка нужна при получении любого документа, подписанного ЭЦП, для защиты от мошенников и недобросовестных контрагентов. Например, при получении договора от контрагента, заявки от участника аукциона или тендера, перед проведением платёжного поручения в банке.
Действительный сертификат электронной подписи позволяет:
- идентифицировать лицо, подписавшее документ;
- подтвердить подлинность документа;
- убедиться в том, что документ подписали не случайно;
- призвать к ответственности лицо, подписавшее документ, в случае отказа выполнять обязательства;
- убедиться в том, что у ЭЦП не закончился срок действия.
Действительной электронной подписью считается та, что одновременно отвечает трём требованиям:
- сформирована с применением сертификата, срок действия которого не истёк на момент оформления документа;
- поставлена непосредственно владельцем сертификата и его личность можно определить;
- сформирована непосредственно для данного документа, и он после этого не редактировался.
Важно поддерживать подлинность документов, которые нужно хранить в течение установленного законам срока. Для этого необходимо следить за своевременным перевыпуском сертификата электронной подписи, которой подписан электронный документ.
Какими средствами можно проверить электронную подпись
Установить подлинность ЭП можно несколькими способами:
- С помощью специальных плагинов для Word, Excel, PDF.
- На сайте Госуслуг. Самым простым способом определения подлинности ЭП является проверка её сертификата. Для этого надо загрузить его электронную версию в специальную форму на сайте.
- Используя интернет-сервисы различных удостоверяющих центров.
Проверка действительности ЭЦП плагинами
Для контроля достоверности ЭЦП компания КриптоПро предлагает два плагина. Один бесплатный и служит для проверки PDF-файлов, а второй платный и предназначен для контроля юридической правомочности документов в форматах офисного ПО Word, Excel. Проверка в последнем случае требует дополнительного наличия программы КриптоПро CSP.
В случае успешного прохождения проверки плагин покажет сообщение с указанием данных о сертификате и его владельце. В противном случае появится информация о недействительности ЭЦП.
Проверка ЭЦП с помощью онлайн-сервисов
Существует множество онлайн-сервисов, чтобы проверять цифровые подписи и сертификаты любого типа вне пределов систем электронного документооборота. Часто их создают удостоверяющие центры, электронные торговые площадки или разработчики криптопровайдеров.
Например, такие сервисы есть у ЭТП Росэлторг, на официальном сайте ЕИС, в УЦ Росреестра и у КриптоПро — сервис КриптоПро DSS.
Проверка ЭЦП на портале Госуслуг
На сайте Госуслуг есть раздел для проверки действительности электронной подписи. Для этого достаточно загрузить нужный файл в систему, ввести защитную капчу и нажать «Проверить». Если ЭЦП расположена в отдельном файле, то дополнительно нужно на портал загрузить и её.
Результат проверки подписи будет представлен на отдельной странице — показан статус сертификата подписи, кто владелец подписи и в каком удостоверяющем центре она была выдана, а также её срок действия.
Если электронная подпись, которой подписан документ, успешно проходит проверку, то документ имеет юридическую силу.
«Калуга Астрал» предлагает два вида электронных подписей для физических лиц — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». Они подходят для торгов, внутреннего и внешнего ЭДО и для работы на федеральных порталах. Мы обеспечиваем оперативный выпуск и безбумажное продление сертификата, чтобы ваши электронные документы сохраняли свою юридическую силу. Также наши специалисты помогут руководителям организаций и ИП получить электронную подпись в УЦ ФНС «под ключ».