Зарегистрировано в Минюсте РФ 11 января 2002 г. N 3152
МИНИСТЕРСТВО ЮСТИЦИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 24 декабря 2001 г. N 343
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРАВИЛ ВЕДЕНИЯ КНИГ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ НА НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО И СДЕЛОК С НИМ
(в ред. Приказов Минюста РФ от 19.11.2003 N 295, от 24.12.2004 N 199)
Во исполнение Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним», пункта 9 Правил ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 февраля 1998 г. N 219 «Об утверждении Правил ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним», и в целях совершенствования порядка ведения учреждениями юстиции по государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним книг учета документов и дел правоустанавливающих документов приказываю:
1. Утвердить Правила ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов при государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним согласно приложению.
2. Установить, что настоящий Приказ вступает в силу с 1 апреля 2002 г.
Министр
Ю.Я.ЧАЙКА
УТВЕРЖДЕНЫ
Приказом Министерства юстиции
Российской Федерации
от 24 декабря 2001 г. N 343
ПРАВИЛА
ВЕДЕНИЯ КНИГ УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПРАВОУСТАНАВЛИВАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ НА НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО И СДЕЛОК С НИМ
(в ред. Приказов Минюста РФ от 19.11.2003 N 295, от 24.12.2004 N 199)
I. Общие положения
1. Настоящие Правила в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 1997 г. N 122-ФЗ «О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним» <*> (далее — Закон), Правилами ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 18 февраля 1998 г. N 219 «Об утверждении Правил ведения Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним» <**> (далее — Правила ведения Единого государственного реестра прав), устанавливают единый для Российской Федерации порядок ведения книг учета документов и дел правоустанавливающих документов Федеральной регистрационной службой (далее — Служба, орган, осуществляющий государственную регистрацию прав) и ее территориальными органами (далее — территориальные органы Службы, органы, осуществляющие государственную регистрацию прав). (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
<*> Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 30, ст. 3594; 2001, N 11, ст. 997; 2001, N 16, ст. 1533; 2002, N 15, ст. 1377; 2003, N 24, ст. 2244; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 30, ст. 3081; 2004, N 35, ст. 3607; 2004, N 45, ст. 4377. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
<**> Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 8, ст. 963; 1999, N 52, ст. 6416; 2002, N 41, ст. 3983; 2003, N 37, ст. 3584; 2004, N 47, ст. 4652. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
2. Книги учета документов и дела правоустанавливающих документов представляют собой неотъемлемую часть Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним (далее — Единый государственный реестр прав) и являются документами вечного хранения. Уничтожение, а равно изъятие из них каких-либо документов или их частей не допускается (пункт 4 статьи 12 Закона).
3. В случае ведения книг учета документов с использованием компьютерной техники допускаются отступления от предусмотренных настоящими Правилами форм (приложения N 2, 3, 4, 5) при условии сохранения требуемого ими объема сведений.
II. Книги учета документов
4. В соответствии с пунктом 2 статьи 12 Закона книги учета документов содержат данные о:
принятых на регистрацию документах об объекте недвижимого имущества, правообладателях, регистрируемом праве и заявителях;
выданных свидетельствах о государственной регистрации прав;
выписках и справках из Единого государственного реестра прав;
об иных документах.
5. Органы, осуществляющие государственную регистрацию прав, ведут следующие книги учета документов: (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
книгу учета входящих документов;
книгу учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав;
книгу учета выданной информации о зарегистрированных правах;
книгу учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества.
6. На титульном листе книги учета документов (приложение N 1) указывается ее номер, который записывается следующим образом: номер структурного подразделения центрального аппарата Службы или номер подразделения территориального органа Службы (в том числе центрального аппарата территориального органа Службы), осуществляющего государственную регистрацию прав, порядковый номер книги учета входящих документов, ведущейся данным подразделением, год, в котором осуществляется ведение книги, например: 03/01/2005, 03/02/2005 и т.д. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
На титульном листе книги учета документов также указываются наименование книги учета документов, наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в том числе обособленного подразделения территориального органа Службы (если книга ведется в таком подразделении), даты начала и окончания работы с книгой. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
По окончании календарного года все текущие книги учета документов закрываются для новых записей.
С наступлением нового календарного года порядковая нумерация книг, указанных в пункте 5 настоящих Правил, начинается с единицы.
Книги учета документов, ведение которых осуществляется на бумажных носителях, до внесения в них записей прошиваются, на оборотной стороне последнего листа книги проставляются печать органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, подпись руководителя структурного подразделения данного органа, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в органе, осуществляющем государственную регистрацию прав, а также указывается количество пронумерованных и сшитых листов книги. При закрытии книги учета документов на оборотной стороне последнего листа книги дополнительно указываются последний порядковый номер записи в книге и дата ее закрытия. Данные записи также удостоверяются подписью руководителя структурного подразделения органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в данном органе. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
При ведении книг учета документов с использованием компьютерной техники книги прошиваются после их распечатки. На оборотной стороне последнего листа записи в книге проставляются печать органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, подпись руководителя структурного подразделения данного органа, в котором осуществляется ведение книги, или работника, ответственного за ведение делопроизводства в органе, осуществляющем государственную регистрацию прав, а также указываются: дата закрытия книги, количество пронумерованных и сшитых листов книги, последний порядковый номер записи в книге. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
Если при ведении книги учета документов как на бумажных носителях, так и с использованием компьютерной техники порядковая нумерация записей была нарушена, об этом вносится запись на оборотную сторону последнего листа записи в книге.
Датой закрытия книги учета документов является дата внесения в нее последней записи. В закрытых книгах допускается только дополнение уже существующих записей.
Закрытые книги учета документов хранятся в архиве органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы). (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
7. Записи в книгах учета документов нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.
8. При внесении в книгу учета документов ошибочных сведений их исправление осуществляется таким образом, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочитать в первоначальном виде. После исправленных сведений проставляется знак «*», а на свободном месте на странице, на которой внесены ошибочные сведения, после знака «*» указываются слова «исправленному верить», а также проставляется фамилия, инициалы и подпись сотрудника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав, внесшего исправление, и дата его внесения. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
III. Ведение книги учета входящих документов
9. Книга учета входящих документов (приложение N 2) предназначена для внесения записей о документах, представляемых для осуществления государственной регистрации прав на недвижимое имущество, ограничений (обременений) прав, сделок с недвижимым имуществом в соответствии с Законом. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
10. В книге учета входящих документов производятся записи по следующим заявлениям и документам:
заявлениям о государственной регистрации прав, ограничений (обременений) прав, сделок с недвижимостью с прилагаемыми документами (статьи 13, 16 Закона);
заявлениям об исправлении технических ошибок в записях, допущенных при государственной регистрации прав (статья 21 Закона);
заявлениям о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (пункт 4 статьи 20 Закона); (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
заявлениям о приостановлении государственной регистрации прав (пункт 3 статьи 19 Закона); (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
заявлениям о внесении изменений в Единый государственный реестр прав, не влекущих за собой прекращения или перехода прав (раздел VII Правил ведения Единого государственного реестра прав); (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
заявлениям о повторной выдаче новых свидетельств о государственной регистрации прав; (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
дополнительным документам, представляемым заявителем, в том числе с целью устранения причин, приведших к приостановлению государственной регистрации прав; (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
иным документам, касающимся проводимой органами, осуществляющими государственную регистрацию прав (обособленными подразделениями территориального органа Службы), государственной регистрации прав, например: ответам органов и организаций на обращения органов, осуществляющих государственную регистрацию прав (обособленных подразделений территориальных органов Службы), или правообладателей о предоставлении сведений, необходимых для государственной регистрации прав на объекты недвижимого имущества (пункт 3 статьи 8 Закона); определениям или решениям судов о приостановлении государственной регистрации прав (пункт 4 статьи 19 Закона), решениям о наложении ареста, запрещения совершения сделок с объектами недвижимого имущества (пункт 3 статьи 28 Закона). (в ред. Приказов Минюста РФ от 19.11.2003 N 295, от 24.12.2004 N 199)
11. Порядковый номер записи в книге учета входящих документов указывается в графе «Входящий номер».
Записи в книгу учета входящих документов вносятся последовательно в порядке поступления документов в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав (или обособленное подразделение территориального органа Службы). Одна запись в книге учета входящих документов соответствует одному пакету документов, необходимых для совершения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, одного действия (например, регистрации права, в том числе права общей собственности, возникающего с момента государственной регистрации, регистрации сделки, регистрации ограничения (обременения) права). (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
12. Номер книги учета входящих документов, составленный в порядке, определенном в абзаце первом пункта 6 настоящих Правил, и порядковый номер записи в книге учета входящих документов, присваиваемый в порядке, указанном в пункте 11 настоящих Правил, используется для формирования номера государственной регистрации при государственной регистрации прав, ограничения (обременения) прав, сделок с недвижимостью в Едином государственном реестре прав (пункт 12 Правил ведения Единого государственного реестра прав).
13. В графе «Дата приема» проставляется дата приема (представления, поступления) заявлений и документов.
14. В графе «Поступившие документы» указывается общее количество поступивших документов и общее число листов в данных документах.
Заявителю выдается расписка в получении документов (пункт 6 статьи 16 Закона), о чем делается отметка в графе «Поступившие документы». Копия расписки, выданной заявителю, приобщается к принятым на государственную регистрацию прав документам.
В расписку, в том числе, включаются: дата представления документов; перечень документов с указанием их наименования, реквизитов; количество экземпляров каждого из представленных документов (подлинных экземпляров и их копий); количество листов в каждом экземпляре документа; номер книги учета входящих документов и порядковый номер записи в книге учета входящих документов; фамилия и инициалы работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленно подразделения территориального органа Службы), принявшего документы и сделавшего соответствующую запись в книге учета входящих документов, а также его подпись. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
15. В графе «Заявитель» указываются данные о заявителе: для физического лица — фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты; для юридического лица, в том числе органа государственной власти и органа местного самоуправления, — его полное наименование, наименование и реквизиты документов, подтверждающих полномочия его представителя. При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, в порядке, установленном пунктом 3 статьи 28 Закона, копий вступивших в силу решений судов в отношении прав на недвижимое имущество, а также копий решений о наложении арестов в данной графе указывается полное наименование суда и органа, наложившего арест на недвижимое имущество. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество лица, непосредственно представившего документы в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав (обособленное подразделение территориального органа Службы), от имени правообладателя, стороны (сторон) договора в порядке, установленном статьей 16 Закона. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
16. В графе «Объект прав» указываются адрес (местоположение) объекта недвижимости, его назначение и / или наименование (когда оно существует), кадастровый (а при его отсутствии — условный) номер, если он известен заявителю.
17. В графе «Регистрируемое право, ограничение (обременение)» указывается цель обращения заявителя в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав (подразделение территориального органа Службы): вид права, ограничения (обременения) права, сделки с недвижимым имуществом, о проведении государственной регистрации которого (которой) ходатайствует заявитель; исправление технической ошибки; внесение в Единый государственный реестр прав изменений и т.д. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
18. В графе «Документы принял» указываются фамилия и инициалы должностного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), принявшего документы и выдавшего заявителю расписку в получении документов (пункт 14 настоящих Правил). (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
19. В графе «Принятое решение» указываются сведения о результате рассмотрения представленных документов. При проведении государственной регистрации права, ограничения (обременения) права, сделки в данной графе указывается слово «зарегистрировано», при отказе в государственной регистрации — «отказано», при прекращении — «регистрация прекращена», при внесении изменений в Единый государственный реестр прав — «внесены изменения», при исправлении технической ошибки — «ошибка исправлена» и т.д. (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
При совершении в Едином государственном реестре прав записей о праве, его ограничении (обременении) и сделке с объектом недвижимости в данной графе также указывается номер регистрации.
Например: 81-59-05/001/2005-111, где: (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
81 — номер субъекта Российской Федерации, на территории которого находится объект недвижимого имущества, права, ограничения (обременения) прав и сделки с которым подлежат государственной регистрации; (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
59 — номер регистрационного округа, являющийся номером субъекта Российской Федерации, на территории которого находится и действует центральный аппарат территориального органа Службы; (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
05/001/2005 — номер книги учета входящих документов, который включает номер подразделения территориального органа Службы, осуществляющего государственную регистрацию прав (05) (в том числе центрального аппарата территориального органа Службы), порядковый номер книги учета входящих документов, ведущейся данным подразделением (001), и год, в котором осуществляется ведение этой книги (2005); (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
111 — порядковый номер записи в книге учета входящих документов. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
При совершении в Едином государственном реестре прав записей о праве, его ограничении (обременении) и сделке с предприятием как имущественным комплексом, объектом недвижимого имущества, расположенным на территории более одного регистрационного округа, в данной графе Службой указывается номер регистрации, который состоит из номера книги учета входящих документов, ведущейся в структурном подразделении Службы, осуществляющем государственную регистрацию прав, и порядкового номера записи в книге учета входящих документов. Например, 03/001/2005-111, где: 03/001/2005 — номер книги учета входящих документов, включающий номер структурного подразделения Службы, осуществляющего государственную регистрацию прав (03), порядковый номер книги учета входящих документов, ведущейся данным подразделением (001), и год, в котором осуществляется ведение этой книги (2005); 111 — порядковый номер записи в книге учета входящих документов. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
В данной графе также указывается дата государственной регистрации права, ограничения (обременения) права, сделки, дата принятия решения об отказе в государственной регистрации, дата исправления технической ошибки и т.д.
При принятии решения об отказе в государственной регистрации, о прекращении государственной регистрации, об исправлении технических ошибок, допущенных при государственной регистрации прав, в данной графе также указываются реквизиты сообщения об отказе в государственной регистрации, уведомления о прекращении государственной регистрации, письменной информации об исправлении технических ошибок, допущенных при государственной регистрации прав, направленных заявителям (правообладателям, сторонам сделки). (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
При внесении в книгу учета входящих документов записей о поступивших в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав (или подразделение территориального органа Службы), дополнительных документах, относящихся к проводимой государственной регистрации прав, в данной графе делается ссылка на номер книги учета входящих документов и порядковый номер записи в этой книге о ранее принятых документах. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
При внесении в книгу учета входящих документов записей о поступивших в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав (или подразделение территориального органа Службы), копиях решений (постановлений, определений) о наложении или снятии арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, по которым отсутствуют разделы Единого государственного реестра прав, в данной графе указываются номер книги учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, а также порядковый номер записи, под которым запись о копии решения (постановления, определения) о наложении ареста, запрещения совершения сделок с объектом недвижимого имущества внесена в эту книгу (раздел VI настоящих Правил). (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
20. В графу «Примечания» вносятся дополнительные сведения, относящиеся к соответствующей записи в книге учета входящих документов, например: о номере книги учета входящих документов и порядковом номере записи в этой книге о дополнительно представленных на регистрацию документах, относящихся к проводимой государственной регистрации прав; реквизиты уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона), реквизиты направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (пункт 2 статьи 13 Закона).
При выдаче закладной в данной графе указываются:
номер книги учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав и закладных и порядковый номер записи в этой книге о выдаче закладной первоначальному залогодержателю (при выдаче новой закладной или дубликата закладной);
слова «новая закладная» (при выдаче новой закладной), слово «дубликат» (при выдаче дубликата закладной);
слово «аннулирована», а также номер дела правоустанавливающих документов, в которое была помещена аннулированная закладная (в случаях, когда в порядке, установленном Федеральным законом от 16 июля 1998 г. N 102-ФЗ «Об ипотеке (залоге недвижимости) <*> (далее — Закон об ипотеке), ранее выданная закладная аннулирована и помещена в дело правоустанавливающих документов);
<*> Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 29, ст. 3400.
дата передачи закладной, фамилия и инициалы физического лица (и наименование юридического лица, когда обязанным по ней лицом являлось юридическое лицо), которому передана аннулированная закладная, а также подпись этого лица (в случаях, когда в порядке, установленном статьей 25 Закона об ипотеке, подлинник аннулированной закладной передается ранее обязанному по ней лицу).
IV. Ведение книги учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав
21. Книга учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав предназначена для внесения записей о выданных свидетельствах о государственной регистрации прав, закладных, дубликатах закладных, подлинных экземплярах аннулированных закладных (приложение N 3).
22. В графе «N п/п» указывается порядковый номер записи в книге.
23. В графе «Номер регистрации» указывается номер государственной регистрации, под которым в Едином государственном реестре прав зарегистрировано право, послужившее основанием для выдачи свидетельства о государственной регистрации права.
При выдаче закладной в данной графе указывается номер государственной регистрации ипотеки.
24. В графу «Реквизиты документа» вносятся серия, номер свидетельства о государственной регистрации права, а также дата его заполнения и подписания регистратором, указанная в графе «Дата выдачи» свидетельства о государственной регистрации права. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
При выдаче закладной в данной графе указывается внесенная органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, в закладную дата ее выдачи первоначальному залогодержателю (дата выдачи новой закладной, дубликата закладной, дата погашения аннулированной закладной). (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
25. В графе «Дата выдачи» указывается дата фактической выдачи свидетельства о государственной регистрации права, закладной (дубликата закладной, подлинного экземпляра аннулированной закладной).
26. В графу «Фамилия и подпись получившего» вносятся фамилия и инициалы лица, получившего свидетельство о государственной регистрации права, закладную (дубликат закладной, подлинный экземпляр аннулированной закладной), и его подпись.
При ведении книг учета выданных свидетельств о государственной регистрации прав с использованием компьютерной техники допускается указание в данной графе только фамилии и инициалов лица, получившего названные документы, при условии, что на копии расписки в получении документов, хранящейся в органе, осуществляющем государственную регистрацию прав, содержатся фамилия, инициалы и подпись данного лица. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
27. В графу «Примечания» может вноситься дополнительная информация, относящаяся к выдаче свидетельства о государственной регистрации права.
При выдаче закладной в данной графе указываются номер книги учета входящих документов и порядковый номер записи в этой книге, под которым была внесена запись о представленных на государственную регистрацию ипотеки документах, в том числе закладной.
V. Ведение книги учета выданной информации о зарегистрированных правах
28. Книга учета выданной информации о зарегистрированных правах (приложение N 4) предназначена для учета запросов и заявлений о выдаче информации и фактов выдачи информации органами, осуществляющими государственную регистрацию прав (обособленными подразделениями территориальных органов Службы), в соответствии со статьями 7 и 8 Закона. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
В книге учета выданной информации о зарегистрированных правах также учитываются заявления о выдаче копий договоров и иных документов, выражающих содержание односторонних сделок, совершенных в простой письменной форме (пункт 3 статьи 9 Закона). (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
29. В графе «N п/п» указывается порядковый номер поступившего запроса (заявления). (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
30. В графе «Дата поступления» указывается дата фактического поступления запроса (заявления).
31. В графе «Поступившие документы» указываются наименование документа (запроса, заявления) и его реквизиты (дата, номер). В этой же графе делается отметка о представлении документа, подтверждающего внесение платы за предоставление информации. Если информация в соответствии с Законом должна быть предоставлена бесплатно, делается отметка «бесплатно», за выдачу копии договора, иного документа, выражающего содержание односторонней сделки, совершенного в простой письменной форме. (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
32. В графе «Заявитель» указываются: для физического лица — фамилия, имя, отчество, удостоверяющий личность документ и его реквизиты; для юридического лица — его полное наименование и реквизиты документов, подтверждающих регистрацию данного юридического лица и полномочия его представителя; для органа государственной власти и органа местного самоуправления — его полное наименование и реквизиты документа, подтверждающего полномочия его представителя.
В эту же графу вносится адрес лица, обратившегося с запросом (заявлением), указанный в документе (запросе, заявлении) или названный заявителем лично.
33. В графе «Цель запроса» указываются сведения, за которыми на основании Закона обратился заявитель, например, за предоставлением:
выписки о правах на … (далее наименование и адрес объекта недвижимости);
выписки о переходе прав на … (далее наименование и адрес объекта недвижимого имущества);
выписки о правах … (далее фамилия и инициалы, наименование правообладателя) на объекты недвижимого имущества;
справки о содержании … (далее наименование и реквизиты правоустанавливающего документа);
справки о лицах, получивших сведения о принадлежащем … (далее фамилия и инициалы, наименование заявителя) объекте недвижимого имущества … (далее наименование и адрес объекта недвижимого имущества);
копии … (далее наименование и реквизиты договора, иного документа, выражающего содержание односторонней сделки, совершенной в простой письменной форме). (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
34. В графу «Принял документы» вносятся фамилия и инициалы должностного лица органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленно подразделения территориального органа Службы), фактически принявшего заявление (запрос). (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
35. В графе «Результат рассмотрения» указываются наименование и реквизиты выданного органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче таковых. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
При выдаче копии договора, иного документа, выражающего содержание односторонней сделки, совершенного в простой письменной форме, в данной графе указываются слова «копия выдана». (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
36. В графе «Фамилия и подпись получившего» указываются фамилия, инициалы и подпись лица, непосредственно получившего выданный документ.
При ведении книг учета выданной информации о зарегистрированных правах с использованием компьютерной техники допускается указание в данной графе только фамилии и инициалов лица, непосредственно получившего документ, при условии, что на заявлении (запросе), хранящемся в органе, осуществляющем государственную регистрацию прав, данное лицо засвидетельствовало получение документа с указанием фамилии, инициалов и подписи. (в ред. Приказов Минюста РФ от 19.11.2003 N 295, от 24.12.2004 N 199)
В случае если указанное лицо явилось в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, по истечении предусмотренных статьей 7 Закона сроков, в данной графе также указывается дата фактического получения этим лицом документа, содержащего запрошенные сведения или отказ в выдаче таковых. (в ред. Приказов Минюста РФ от 19.11.2003 N 295, от 24.12.2004 N 199)
В иных случаях в названной графе указываются адрес лица, которому данный документ направлен по почте, а также его фамилия и инициалы (для физического лица) или наименование (для юридического лица).
VI. Ведение книги учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества
37. Книга учета арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества (приложение N 5) предназначена для внесения записей о поступивших в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав (или обособленное подразделение территориального органа Службы), копиях решений (постановлений, определений) о наложении арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества, по которым отсутствуют разделы Единого государственного реестра прав, в связи с чем арест (запрещение) не может быть зарегистрирован в Едином государственном реестре прав в порядке, установленном Законом. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
38. В графе «N п/п» указывается порядковый номер записи в книге.
39. В графе «Входящий номер и дата поступления» проставляются входящий номер, под которым запись о копии решения (постановления, определения) о наложении ареста, запрещении совершения сделок с объектом недвижимого имущества была внесена в книгу учета входящих документов, а также дата ее поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
40. В графе «Наименование и реквизиты документа» указывается наименование и реквизиты решения о наложении ареста, запрещении совершения сделок с объектом недвижимого имущества.
41. В графе «Наименование органа, наложившего арест» указывается полное наименование органа, принявшего решение (постановление, определение) о наложении ареста, запрещении совершения сделок с объектом недвижимого имущества.
42. В графе «Объект прав» указываются адрес (местоположение) объекта недвижимости, его назначение и / или наименование.
43. В графе «Содержание запрета» указывается содержание ареста, запрещения совершения сделок с объектом недвижимого имущества (пункт 57 Правил ведения Единого государственного реестра прав).
44. В графу «Лицо, права которого ограничиваются» вносятся сведения о правообладателе, указанные в решении о наложении ареста, запрещении совершения сделок с объектом недвижимого имущества.
45. В графу «Примечания» может вноситься дополнительная информация, касающаяся арестов, запрещений совершения сделок с объектами недвижимого имущества.
При поступлении в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав, решения органа о снятии ранее наложенного им ареста, запрещения совершения сделок с объектами недвижимого имущества в случае, если арест не был зарегистрирован в Едином государственном реестре прав в установленном Законом порядке, в графе «Примечание» указываются слова «арест (запрещение) снят», проставляется входящий номер, под которым запись о данном решении была внесена в книгу учета входящих документов, а также дата его поступления в орган, осуществляющий государственную регистрацию прав. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
После проведения государственной регистрации ареста, запрещения совершения сделок с объектом недвижимого имущества в Едином государственном реестре прав в порядке, установленном Законом, в данной графе указываются слова «зарегистрирован», а также дата и номер государственной регистрации ареста (запрещения).
VII. Ведение дел правоустанавливающих документов
46. Дело правоустанавливающих документов открывается на каждый объект недвижимого имущества. В дело помещаются все документы, необходимые для проведения государственной регистрации прав на объект недвижимости. В дело также помещаются иные документы, указанные в Законе, например: копия сообщения об отказе в государственной регистрации прав (статья 20 Закона), уведомления о прекращении государственной регистрации сделки, права или ограничения (обременения) права (пункт 4 статьи 20 Закона), копии уведомления о приостановлении государственной регистрации прав (статья 19 Закона), направленного правообладателю уведомления о проведении государственной регистрации ограничения (обременения) права, зарегистрированного не по его инициативе (статья 13 Закона), письменного сообщения об исправлении технической ошибки, направленного заявителю (статья 21 Закона). (в ред. Приказа Минюста РФ от 19.11.2003 N 295)
47. Дело правоустанавливающих документов идентифицируется тем же номером, что и соответствующий раздел Единого государственного реестра прав (кадастровым номером, а при его отсутствии — условным номером). Номер дела правоустанавливающих документов указывается на его титульном листе. На титульном листе дела правоустанавливающих документов также указываются: наименование Службы или территориального органа Службы и его обособленного подразделения (если дело правоустанавливающих документов ведется обособленным подразделением территориального органа Службы), адрес (местоположение) объекта недвижимости. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
48. Документы нумеруются и хранятся в делах в хронологическом порядке их поступления. Дела правоустанавливающих документов прошиваются.
49. Дело содержит опись документов, хранящихся в нем (приложение N 6), в которой для каждого документа указываются: его порядковый номер в деле, наименование и реквизиты, номера листов в деле.
В случае если вносимые в опись сведения не умещаются на одном листе, открывается дополнительный лист описи. Листы описи нумеруются порядковыми номерами, начиная с единицы.
В случае, когда один документ является необходимым для проведения государственной регистрации прав на несколько (два и более) объектов недвижимости и (или) сделок с ними, и копия данного документа помещена в дело правоустанавливающих документов по одному из указанных объектов недвижимости, в описях дел правоустанавливающих документов по остальным объектам недвижимости указывается следующее:
в графе «Наименование и реквизиты документов» — наименование и реквизиты данного документа;
в графе «Номера листов в деле» — номер дела правоустанавливающих документов, в котором хранится этот документ.
При этом в данном случае в описях указанных дел графа «N п/п» не заполняется.
50. В копии помещаемой в дело расписки, подлинник которой выдан заявителю, делается отметка о возврате заявителю после завершения государственной регистрации прав подлинников документов с указанием даты выдачи, фамилии и инициалов работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), выдавшего документы, и лица, получившего документы. Запись о выдаче документов скрепляется подписями работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), и получателя документов. Копии документов остаются в деле. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
51. Копии документов, хранящихся в деле, могут быть удостоверены нотариально. В иных случаях на копиях документов, хранящихся в деле, работник органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), должен сделать надпись об их соответствии подлинникам с указанием даты, фамилии, инициалов лица, сделавшего надпись, а также заявителя. Данная надпись заверяется подписями названного работника органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), и заявителя. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
52. При накапливании в одном деле большого количества документов допускается деление дела на тома. В этом случае на титульном листе тома также указывается порядковый номер тома. Опись документов должна соответствовать фактически находящимся в данном томе документам.
53. Дело правоустанавливающих документов закрывается, когда объект недвижимого имущества прекращает свое существование в результате разделения, слияния, выделения либо ликвидации. На титульном листе последнего тома закрываемого дела делается надпись о причине закрытия дела с указанием кадастровых (а при их отсутствии — условных) номеров объектов недвижимости, образованных на основе данного объекта недвижимости. На титульных листах вновь открываемых дел правоустанавливающих документов в отношении объектов недвижимости, образованных путем слияния, разделения, выделения, к номерам вновь заведенного дела добавляются ссылки на кадастровые (а при их отсутствии — условные) номера ранее существовавших объектов недвижимости.
54. Все дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, сдаются на хранение в архив органа, осуществляющего государственную регистрацию прав (обособленного подразделения территориального органа Службы), и вносятся в каталог архива. (в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
Дела правоустанавливающих документов, в том числе закрытые дела, располагаются в архиве с соблюдением принципа единого объекта недвижимого имущества в соответствии с пунктом 6 статьи 12 Закона.
Приложение N 1
(в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
Книга N _________________
Наименование органа, осуществляющего государственную
регистрацию прав
(в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
Наименование обособленно подразделения территориального
органа Службы
(в ред. Приказа Минюста РФ от 24.12.2004 N 199)
Наименование книги учета документов
Начата __________________
Окончена ________________
Приложение N 2
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ (ЛЕВАЯ СТОРОНА)
| Входящий номер | Дата приема | Поступившие документы | Заявитель |
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА
ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ (ПРАВАЯ СТОРОНА)
| Объект прав | Регистрируемое право, ограничение (обременение) | Документы принял | Принятое решение | Примечания |
Приложение N 3
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА
ВЫДАННЫХ СВИДЕТЕЛЬСТВ О ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ
| N п/п | Номер регистрации | Реквизиты документа | Дата выдачи | Фамилия и подпись получившего | Примечания |
Приложение N 4
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА
ВЫДАННОЙ ИНФОРМАЦИИ О ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ПРАВАХ (ЛЕВАЯ СТОРОНА)
| N п/п | Дата поступления | Поступившие документы | Заявитель |
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА
ВЫДАННОЙ ИНФОРМАЦИИ О ЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ПРАВАХ (ПРАВАЯ СТОРОНА)
| Цель запроса | Принял документы | Результат рассмотрения | Фамилия и подпись получившего |
Приложение N 5
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА
АРЕСТОВ, ЗАПРЕЩЕНИЙ СОВЕРШЕНИЯ СДЕЛОК С ОБЪЕКТАМИ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА (ЛЕВАЯ СТОРОНА)
| N п/п | Входящий номер и дата поступления | Наименование и реквизиты документа | Наименование органа |
ФОРМА КНИГИ УЧЕТА
АРЕСТОВ, ЗАПРЕЩЕНИЙ СОВЕРШЕНИЯ СДЕЛОК С ОБЪЕКТАМИ НЕДВИЖИМОГО ИМУЩЕСТВА (ПРАВАЯ СТОРОНА)
| Объект недвижимого имущества | Содержание запрета | Лицо, права которого ограничиваются | Примечания |
Приложение N 6
Лист ___
Опись дела N _______. Том N _____
| N п/п | Наименование и реквизиты документов | Номера листов в деле |
Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п. 3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.
Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа. Во избежание путаницы с определением распорядительного документа кадровые приказы нумеруют с присвоением индекса К (кадровый) или ЛС (по личному составу), номер распоряжения принято дополнять литерой Р.
При поступлении запроса на поиск документа секретарь по номеру, точнее – по дополнительно присвоенному индексу, легко может сориентироваться, в каком деле (папке) его искать, например:
№ 26-р – в распоряжениях;
№ 26-лс – в приказах по личному составу;
№ 26-опер – среди протоколов оперативных совещаний.
Дополнив порядковый номер поступившего документа литерой Ф (факс) или Э (электронная почта) можно решить проблему учета способа доставки письма в вашу организацию без увеличения регистрационных форм (журналов).
Регистрация документов строится на следующих основных правилах.
Однократность регистрации. Документ в стенах одного учреждения регистрируется единожды (при создании или получении). Путешествие из подразделения в подразделение документ совершает под своим уникальным номером, т.е. внутренние подразделения, получив документ, учитывают его под первоначально присвоенным индексом, а не присваивают новый. Это правило распространяется как на распорядительную документацию, так и на служебную переписку.
Своевременность регистрации. Согласно п. 16 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (в ред. от 07.09.2011), регистрация поступивших документов осуществляется в день поступления, создаваемых – в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Подобные требования обоснованы тем, что задержка документа на этапе регистрации снижает время на фактическое исполнение к указанному сроку. Такое промедление может обернуться для сотрудников или даже всего учреждения, вне зависимости от формы собственности, негативными последствиями. Порядок и сроки прохождения регистрации следует отразить в инструкции по делопроизводству конкретной компании.
Разделение регистрационных учетов. Для каждого вида документов ведется своя отдельная регистрация. Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
-
поступающую корреспонденцию (входящие документы);
-
исходящие документы;
-
внутренние служебные записки;
-
приказы по основной деятельности;
-
кадровые приказы;
-
распоряжения;
-
протоколы совета директоров;
-
протоколы планерок (оперативок) и т.п.
Регистрация ведется в пределах календарного года. Ежегодно 1 января нумерация практически всех видов документов (приказов, входящих и исходящих писем, протоколов и т.п.) обнуляется. Исключение составляют описи дел постоянного хранения. Данные описи имеют один номер и сквозную нумерацию пунктов в течение всего срока существования организации.
Полнота отражения информации о документе при регистрации. При внесении регистрационных данных в журнал (базу) данных указывается вся информация, имеющаяся на документе: индекс, дата, ссылка на номер и дату запроса, наименование адресата/корреспондента, а также максимально подробно излагается его содержание. Помимо традиционно учитываемых сведений, учетные формы следует дополнить графами, в которых бы отражалась дополнительная информация, наиболее часто запрашиваемая сотрудниками или клиентами (например, способ отправки). Перечень учитываемых признаков следует прописать в инструкции по делопроизводству.
Единообразие регистрационного учета вне зависимости от его формы или формы поступления (создания) документа. Учет документов в организации строится по одним и тем же правилам, вне зависимости от принятой формы регистрации: от руки в журнале, в Excel или при помощи специализированной программы электронного документооборота.
Рассмотрим несколько конкретных примеров, связанных с регистрацией документов.
Должны ли прошиваться журналы регистрации входящей и исходящей почты?
Прошивка документов – один из атрибутов оформления документов строгой отчетности и/или документов постоянного срока хранения. Журналы регистрации входящей и исходящей корреспонденции не относятся к категории строгой отчетности, а срок их хранения составляет 5 лет. Более того, журнал регистрации допускается вести в электронном виде. Таким образом, прошивать данный вид журналов не требуется.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу? Регистрируются ли сообщения, полученные по электронной почте?
Следует отличать виды документов от способов их передачи: правила регистрации одинаково распространяются на письма, полученные по факсу, электронной почте, доставленные курьером или поступившие по «обратной связи» с официального сайта организации.
Заводить отдельные регистрационные формы для учета документов, поступивших в офис нестандартным способом, не всегда целесообразно. Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.
Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати. Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.
1. Допустимо ли регистрировать приказы после уже произошедшего события, например, приказ о назначении ответственного лица с 01.06.2012 зарегистрировать 10.06.2012?
2. В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо?
В ст. 4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие.
Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может. Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным. Каким образом сотрудник сможет доказать свою невиновность? Более того, как он мог предотвратить наступление данного факта или вовремя исполнить поручение, которого на тот момент ему никто не давал?
Возлагать на сотрудника какую-либо ответственность или поручать исполнение задания задним числом ни в коем случае нельзя.
Какими нормативными документами регламентируется регистрация внутренних приказов по организации? Может ли номер приказа ставиться по дате, например № 30/08?
Сегодня строгих правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам законодателем не установлено. Каждая компания вправе принимать любые формы регистрации, закрепив их в собственной инструкции по делопроизводству.
Наряду с этим, ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует для регистрации документов использовать порядковые номера, которые можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Традиционно приказы организации делятся на две основные группы: по основной деятельности и по личному составу. Регистрация приказов ведется отдельно по каждой группе валовой нумерацией в пределах календарного года. Во избежание путаницы и задвоенности номера кадровых приказов принято дополнять литерой К (кадровый) или ЛС (по личному составу).
Следует отметить, что правила в области делопроизводства возникли не вдруг: каждое из них оттачивалось годами методом проб и ошибок. Сегодня соблюдение простых правил, одинаково подходящих и для маленьких компаний, и для больших холдингов, позволяет секретарю переходить из организации в организацию без потери профессионализма, а также самому предприятию развиваться без дополнительных затрат на кардинальное форматирование стандартных документационных процессов.
У предложенного варианта нумерации приказов (по дате) есть существенный недостаток – он не подходит для компании, где в день может издаваться более одного приказа. Где гарантия, что небольшое опытное предприятие завтра не вырастет в крупный производственный холдинг?
В нашей организации все письма регистрируются исполнителями в журнале самостоятельно, т.е. любой исполнитель, который готовит письма, может в отсутствие секретаря самостоятельно зарегистрировать исходящий документ. Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще?
Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно. При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета. Во избежание преднамеренного или случайного искажения уже внесенной информации следует предусмотреть защиту данных, а также дифференцированно подойти к предоставлению прав доступа к базе персоналу: работникам, ответственным за делопроизводство структурного подразделения предоставляется право вносить новые записи, в то время как остальной персонал может использовать информацию только для просмотра (поиска).
Переход к электронным формам учета документов раскрывает новые возможности в области делопроизводства, облегчая процесс регистрации, а также значительно снижая временные затраты секретаря на поиск информации о поступившем (отправленном) документе по запросу коллег и клиентов.
Можно ли вести единые журналы регистрации входящей, исходящей и внутренней документации организации (сразу по всем структурным подразделениям) или в каждом подразделении должны быть свои журналы?
В целях обеспечения эффективной поисковой системы организации целесообразно иметь единые журналы учета для поступающей извне корреспонденции, для отправляемых документов, а также для внутренних распорядительных документов. В этих журналах фиксируется факт получения, отправки, издания организацией документов. А вот организовать регистрацию служебных и докладных записок следует, учитывая структуру компании: в крупных организациях структурные подразделения могут самостоятельно вести журнал этих документов, в небольших фирмах данную обязанность можно возложить на секретаря.
Но наряду с регистрацией организация должна наладить учет прохождения всех этих документов между внутренними структурными подразделениями. Данный учет достигается разными способами:
-
передача документов из подразделения в подразделение может осуществляться через службу документационного обеспечения, которая фиксирует следующий этап жизни документа;
-
структурные подразделения могут самостоятельно вести учет проходящих через них документов;
-
учет перемещения документа внутри компании фиксирует система электронного документооборота.
Следует отличать учет документа от его регистрации. Так, поступивший от сторонней организации документ регистрируется с присвоением входящего номера секретарем (уполномоченным сотрудником). Получив такой документ, сотрудник, ответственный за делопроизводство структурного подразделения организации, вносит сведения о нем в свой журнал учета под тем номером, под которым документ вошел в организацию.
1. Наш отдел фиксирует прохождение каждого документа, попадающего в отдел, в т.ч. внутренних – служебных, докладных записок. Начальник отдела кадров считает, что так мы увеличиваем документооборот, поскольку внутренние документы не подлежат регистрации. Есть ли нормативный акт, в котором говорится о том, что такие документы необходимо регистрировать?
2. В нашей организации небольшой документооборот и внутренние документы мы не регистрируем. Все объяснительные, докладные и служебные записки хранятся у руководителей структурных подразделений в папках. Правильно ли это? Если их необходимо регистрировать, то кто это должен делать (каждый отдел или секретарь)? Документы в этом случае должны регистрироваться в одном журнале или в нескольких?
Объем документооборота – это количество документов, проходящих через организацию или ее подразделение. При этом различают три основных потока:
-
входящий – документы, поступившие от сторонних организаций;
-
исходящий – документы, созданные для отправки за пределы организации;
-
внутренний – те самые служебные и докладные записки, заявления работников, а также приказы, протоколы, акты и т.п.
Регистрация документов учитывает эти документы, но никак не влияет на их количество. Вне зависимости, будет служебная записка зарегистрирована или нет, она увеличивает на 1 количество созданных (поступивших на исполнение) внутренних документов. Пункт 3.4.9 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, предусматривает закрепление в инструкции по делопроизводству места и способа регистрации внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядка передачи документов между структурными подразделениями.
Служебные записки и докладные можно регистрировать по месту издания (в структурном подразделении) или централизованно у секретаря. Выбор способа регистрации зависит от структуры организации и должен быть прописан в инструкции по делопроизводству.
Другой вопрос, что регистрация внутренних документов может тормозить обмен документами между отделами, ложится дополнительным бременем на сотрудников отдела, но это лучше, чем требование начальника отдела кадров «держать в голове» информацию обо всех служебных записках и их дальнейшей судьбе.
1. В одном конверте приходят счета за месяц. Как их регистрировать: все счета под одним номером или каждому счету необходимо присвоить свой регистрационный номер?
2. Какие документы регистрируются в службе ДОУ? Должна ли я регистрировать бухгалтерские документы?
В делопроизводстве различают три автономных документопотока: общие документы, кадровые и бухгалтерские. В зону ответственности секретаря входят общие документы, порядок работы с которыми определяет инструкция по делопроизводству.
Извлечение из Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76)
3.4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов
[…]
<*> К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях, например: пригласительные, поздравительные письма, телеграммы, билеты, планы, программы семинаров, конференций, симпозиумов и других подобных мероприятий, документы по бухгалтерскому учету, материально-техническому обеспечению, плановые, финансовые документы, поступающие без сопроводительного письма , рекламные документы, коммерческие предложения, печатные издания, унифицированные формы и бланки документов и др.
[…]
Прохождение (в т.ч. и учет) бухгалтерских документов (счетов, актов, платежных поручений и т.п.) регламентируется Учетной политикой организации, разрабатываемой главным бухгалтером, и входит в компетенцию работников бухгалтерии.
Однако на практике нередки случаи, когда секретарю вменяется в вину утрата бухгалтерских счетов, актов и пр. Во избежание конфликтов секретари вынуждены вести учет поступающих по почте первичных бухгалтерских документов. При этом учитывать отдельно каждый счет и акт, поступившие от одной организации в одном конверте, излишне – достаточно просто указать наименование этой организации и общую информацию о содержимом конверта.
Источник:
http://www.profiz.ru/sr/11_2012/registraciya_dokumentov/
Добавить в «Нужное»
Реквизиты бухгалтерских документов
В отдельных консультациях мы рассматривали сущность и назначение бухгалтерских документов, а также их классификацию. В настоящем материале расскажем об основных реквизитах бухгалтерских документов.
Реквизиты первичных документов
Несмотря на то, что форма первичного документа может быть как обязательная к применению, так и разрабатываемая организацией самостоятельно, бухгалтерское законодательство содержит перечень реквизитов, которые должны присутствовать в любом первичном документе. Этим достигается своего рода унификация и стандартизация бухгалтерских документов.
К таким обязательным реквизитам относятся (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование организации, составившей документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за ее оформление, либо наименование должности лиц, ответственных за оформление свершившегося события;
- подписи данных лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Реквизиты бухгалтерских регистров
Формы регистров синтетического и аналитического учета организация разрабатывает самостоятельно, соблюдая наличие в них следующих обязательных реквизитов (ч. 4 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):
- наименование регистра;
- наименование организации, составившей регистр;
- дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Перечень приведенных выше обязательных реквизитов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета не ограничивает право организации при оформлении бухгалтерских документов включать в них дополнительные реквизиты, если это необходимо для целей учета и управления исходя из специфики организации или ее вида деятельности.
Реквизиты бухгалтерской отчетности
Реквизиты форм бухгалтерской отчетности приведены в Приказе Минфина от 02.07.2010 № 66н, которым эти формы были утверждены.
Форум для бухгалтера:
Добрый день, уважаемые форумчане и эксперты!
Прошу вашего совета в следующей ситуации: хочу привести в порядок в организации первичные документы по ТМЦ. Приходные ордера М-4, требования накладные М-11 и прочие формы мы распечатываем. подписываем. если чего-то не хватает — делаем дубликаты при необходимости. Но очень остро стоит вопрос с нумерацией этих документов — работника используют 1С для вывода печатных форм, и в силу различных обстоятельств (сбой в программе, ее обновления/выгрузка при каких-то проблемах из старой копии, иногда — занесение документов не в хронологическом порядке) нумерация этих документов у нас, мягко говоря, не сквозная. Номера не дублируются, но и по порядку не идут. Иногда содержат разные буквенные индексы (к примеру, №0МБП-000096, а незадолго до этого (обновление наверное было, не могу точно сказать) — № М0000000174).
Хотела спросить, имеет ли смысл каким-то образом оговорить нумерацию отдельных видов бухгалтерских документов? В разных ситуациях она разная — в приказах своя сквозная в зависимости от вида приказа, иногда с буквами, чтобы было удобнее по отдельным папкам раскладывать, договоры — чаще всего имеют номера формата 1/01-19 (т,е. день-месяц-год), исходящие акты/накладные — просто по порядку идут, т.к. я сама слежу за нумерацией, а вот складские — как Бог на душу положит 😀 Про нумерацию счетоф-фактур у нас сказано отдельно в УП — что она сквозная, в хронологическом порядке с начала года.
Можно ли добавить в УП такую формулировку: «В организации не установлен единый порядок нумерации первичных документов, за исключением исходящих счетов-фактур и кассовых документов. Нумерация производится отдельно по каждому виду первичных документов (в частности, отдельно нумеруются различные виды приказов, отдельно — договоры с заказчиками, отдельно — приходные ордера М-4 и т.д.). Номера документов не должны дублироваться в пределах первичных документов одного вида. Номера документов могут содержать как цифры, так и буквы русского алфавита и специальные символы. Порядок нумерации тех или иных документов устанавливает работник, ответственный за составление данного документа, самостоятельно. Нумерация первичных документов бухгалтерского учета начинается заново с начала календарного года»? Про кассовые д-ты и счета-фактуры отдельно абзацы есть.
Как я понимаю, каких-то штрафных санкций за нестандартную нумерацию первички нет, но все же на всякий случай хочется оговорить это в УП (к примеру, чтобы директор по итогам аудита не ругался 😀 ). Приемлема ли вышеуказанная формулировка для УП? Или несет в себе какие-то дополнительные риски?
Цитата (Night Elf):Добрый день, уважаемые форумчане и эксперты!
Прошу вашего совета в следующей ситуации: хочу привести в порядок в организации первичные документы по ТМЦ. Приходные ордера М-4, требования накладные М-11 и прочие формы мы распечатываем. подписываем. если чего-то не хватает — делаем дубликаты при необходимости. Но очень остро стоит вопрос с нумерацией этих документов — работника используют 1С для вывода печатных форм, и в силу различных обстоятельств (сбой в программе, ее обновления/выгрузка при каких-то проблемах из старой копии, иногда — занесение документов не в хронологическом порядке) нумерация этих документов у нас, мягко говоря, не сквозная. Номера не дублируются, но и по порядку не идут. Иногда содержат разные буквенные индексы (к примеру, №0МБП-000096, а незадолго до этого (обновление наверное было, не могу точно сказать) — № М0000000174).
Хотела спросить, имеет ли смысл каким-то образом оговорить нумерацию отдельных видов бухгалтерских документов? В разных ситуациях она разная — в приказах своя сквозная в зависимости от вида приказа, иногда с буквами, чтобы было удобнее по отдельным папкам раскладывать, договоры — чаще всего имеют номера формата 1/01-19 (т,е. день-месяц-год), исходящие акты/накладные — просто по порядку идут, т.к. я сама слежу за нумерацией, а вот складские — как Бог на душу положит 😀 Про нумерацию счетоф-фактур у нас сказано отдельно в УП — что она сквозная, в хронологическом порядке с начала года.
Можно ли добавить в УП такую формулировку: «В организации не установлен единый порядок нумерации первичных документов, за исключением исходящих счетов-фактур и кассовых документов. Нумерация производится отдельно по каждому виду первичных документов (в частности, отдельно нумеруются различные виды приказов, отдельно — договоры с заказчиками, отдельно — приходные ордера М-4 и т.д.). Номера документов не должны дублироваться в пределах первичных документов одного вида. Номера документов могут содержать как цифры, так и буквы русского алфавита и специальные символы. Порядок нумерации тех или иных документов устанавливает работник, ответственный за составление данного документа, самостоятельно. Нумерация первичных документов бухгалтерского учета начинается заново с начала календарного года»? Про кассовые д-ты и счета-фактуры отдельно абзацы есть.
Как я понимаю, каких-то штрафных санкций за нестандартную нумерацию первички нет, но все же на всякий случай хочется оговорить это в УП (к примеру, чтобы директор по итогам аудита не ругался 😀 ). Приемлема ли вышеуказанная формулировка для УП? Или несет в себе какие-то дополнительные риски?
Добрый день!
Считаю предлагаемую формулировку учетной политики правомерной, не влекущей негативных последствий, так как сама по себе нумерация первичных документом — целиком в ведении конкретной компании, ибо номер в принципе не является обязательным реквизитом первичного документа (п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете»).
г. Санкт-Петербург167 баллов
Спасибо вам огромное! 💐💐💐