Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром образцом

3.1 Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа. Общие сведения о реквизитах

Формуляр-образец ОРД применяется как
основа для построения любого вида
организационно-распорядительного
документа -приказа, постановления,
письма, протокола, акта — на бумаге
формата А4и А515 (формат А4 — 210×297 мм, формат
А5 — 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие
размеры полей, не более: 35 мм — левое; 10
мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Левое поле документов необходимо для
подшивки документов в дело, и оно должно
обеспечивать свободное чтение текста
документа после его подшивки в дело. На
левом поле может оформляться только
один реквизит (18 «Отметка о контроле»),
который наносится либо рукописным
способом, либо штемпелем и необходим
до тех пор, пока документ не исполнен и
не подлежит подшивке в дело. При
проектировании бланков в организации
левое поле документа разрешается
устанавливать 20 мм или увеличивать до
35 мм в зависимости от того, какие средства
хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения
таких реквизитов, которые не могут быть
нанесены машинописным способом — реквизит
01 «Государственный герб РФ», реквизит
02 «Герб субъектов федерации», реквизит
03 «Эмблема организации или товарный
знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты
наносятся, как правило, типографским
способом заранее на бланк документа.
Реквизит 03 может оформляться с помощью
ПК. На верхнем поле располагается также
реквизит 13 «Гриф ограничения доступа
к документу», который чаще всего наносится
специальным штемпелем или оформляется
также с помощью ПК.

Рис. 1. Формуляр-образец ОРД с угловым
вариантом расположения реквизитов (ф.
А4- 210×297 мм)( см. ниже)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным
вариантом расположения реквизитов (ф.
А4 — 210×297 мм)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым
вариантом расположения реквизитов (ф.
А5- 148×210 мм)

Правое поле — 10 мм, и оно не заполняется
какими-либо реквизитами.

Нижнее поле — 20 мм, и на нем располагаются
реквизиты, которые проставляются
рукописным способом или специальным
штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает
определенные требования к построению
конструкционной сетки.

Конструкционная сетка — эта сетка,
состоящая из горизонтальных и вертикальных
линий, нанесенных на лист бумаги
стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с
расстоянием, кратным шагу письма
печатающих устройств (так называемый
шаг письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными
линиями кратно шагу строки, которое
показывает интервал, обозначаемый
следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки
определены максимальное число знаков,
которые могут быть напечатаны на одной
строке от левого до правого поля, и
максимальное число строк при определенном
интервале. С учетом этого определены
зоны расположения каждого реквизита
ОРД, принимая во внимание максимальную
величину каждого реквизита в знаках.
Кроме того, определен максимальный
состав реквизитов — 29, однако они не все
присутствуют на любом виде
организационно-распорядительного
документа. Формуляр определенного вида
ОРД, например, приказа, будет отличаться
от формуляра служебного письма набором
реквизитов. Неизменными будут оставаться
место расположения и правила оформления
реквизитов, включаемых в формуляр
документа, вне зависимости от его вида.
Например, реквизит 09 «Дата документа»
на любом виде ОРД будет оформляться
всегда одинаково — на одном и том же
месте (в одной и той же зоне) и по единым
правилам. А реквизит 07 «Справочные
данные об организации» будет оформляться
только в служебных письмах, но в отведенной
ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было
сказано, установлено 29 реквизитов,
которые используются при подготовке и
оформлении организационно-распорядительных
документов. В их состав входят:

01 — Государственный герб Российской
Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема или товарный знак организации
(знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и
дату документа;

12 — место составления или издания
документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту документа;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и
направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в
организацию;

29 — идентификатор электронной копии
документа. Организационно-распорядительные
документы изготавливаются с помощью
различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов
на формуляре-образце соответствует
определенному положению табулятора
печатающего устройства.

При расположении реквизитов на документе
используют восемь положений табулятора.
При этом счет ведется от границы левого
поля:

0 …. 1 ………..2……..3 ……..4……..5
……..6………7

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквизиты располагаются следующим
образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора
печатаются следующие реквизиты:
наименование организации; справочные
данные об организации; наименование
вида документа; место составления или
издания документа (при флаговом
расположении перечисленных реквизитов);
дата документа; ссылка на регистрационный
номер и дату документа; заголовок к
тексту; текст (кроме начала абзацев);
отметка о наличии приложения; наименование
должности в реквизите «подпись»; гриф
согласования (кроме расшифровки подписи);
заверительная надпись «верно»;
наименование должности лица, заверяющего
документ; дата заверения; отметка об
исполнении; второй гриф утверждения.

Первое положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и
нумерованных).

Второе положение табулятора:

регистрационный номер документа;
расшифровка фамилии в первом грифе
согласования.

Третье положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита
печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки
подписи); гриф ограничения доступа к
документу; второй гриф согласования.

Шестое положение табулятора:

расшифровка подписи в реквизите
«подпись»; расшифровка подписи в грифе
утверждения; расшифровка подписи во
втором грифе согласования.

Седьмое положение табулятора:

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из
нескольких строк (кроме текста), печатают
через один межстрочный интервал строчными
буквами, например реквизит 17 «Заголовок
к тексту», если он состоит из нескольких
строк.

Составные части одного реквизита
печатают через 1,5-2 межстрочных интервала,
например составные части реквизита 14
«Адресат». Реквизит от реквизита печатают
через 2-4 межстрочных интервала, например
реквизит 19 «текст документа» от реквизита
21 «подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении
ОРД, бывают постоянными и переменными.

К постоянным можно отнести такие
реквизиты, которые постоянно присутствуют
на документе в неизменном значении и
которые, следовательно, можно заранее
нанести на бланк организации. Это такие
реквизиты, как Государственный герб
Российской Федерации или гербы субъектов
Российской Федерации (если организация
имеет право изображать герб на своем
бланке), эмблема организации (если она
есть у организации), наименование
организации, справочные данные об
организации, код организации, код формы
документа (например, служебного письма).

Конечно, перечисленные реквизиты могут,
в силу определенных обстоятельств,
меняться, и тогда организации приходится
заново изготавливать бланки. Однако
это происходит не так часто, особенно
в государственных организациях. Поэтому
наносить заранее указанные реквизиты
выгодно — это сокращает время, затрачиваемое
на подготовку документов, исключает
появление ошибок и значительно улучшает
внешний вид документа, особенно, если
эти реквизиты нанесены типографским
способом.

К переменным можно отнести такие
реквизиты, которые зависят от конкретных
обстоятельств, например реквизит «дата
документа» зависит от того, когда
создается документ, реквизит «текст»
— от того, о чем будет сказано в документе,
т.е. от содержания вопроса, освещаемого
в документе.

Таким образом, значение переменных
реквизитов всегда будет разным, в
зависимости от обстоятельств подготовки
и вида документа, но неизменным все-таки
остаются место их расположения на
документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные
и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают
юридическую силу документа и они
присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие
реквизиты: наименование организации —
автора документа, дата, регистрационный
номер документа, заголовок к тексту
документа, текст документа, подпись и
др.

Дополнительные реквизиты могут быть
не на всех видах документов (например,
эмблема, отметка о контроле). Дополнительные
реквизиты могут характеризовать этапы
обработки документа (например, «отметка
о поступлении», «идентификатор электронной
копии документа»), но отсутствие
дополнительного реквизита на документе
не может повлиять на юридическую силу
документа.

Формуляр-образец предусматривает два
варианта оформления реквизитов: угловой
и продольный.

При угловом варианте заголовочная
часть бланка документа располагается
в левом верхнем углу листа формата А4
или А5.

При продольном варианте заголовочная
часть бланка продлевается до границы
правого поля.

Существуют два способа оформления
реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения
реквизитов начало реквизита расположено
всегда от левой границы зоны расположения
реквизита.

При центрованном способе расположения
реквизитов начало и конец каждой строки
реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец
устанавливает основные принципиальные
моменты, на основе которых выработаны
единые правила оформления реквизитов,
употребляемые при оформлении
организационно-распорядительных
документов.

Контрольные вопросы

1. Какие форматы бумаги используются
для построения формуляра-образца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены
формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться
какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов
установлен формуляром-образцом?

5. Сколько положений табулятора
используется при оформлении реквизитов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления
реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные
реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения
реквизитов заголовочной части бланка
отличается от углового?

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Вертикальные линии
расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так
называемый шаг письма равен од­ному знаку).

Расстояние между
горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал,
обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой
конструкционной сетки определены максималь­ное число знаков, которые могут быть
напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число
строк при определен­ном интервале. С учетом этого определены зоны расположения
каждо­го реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каж­дого
реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов — 30,
однако они не все присутствуют на любом виде орга­низационно-распорядительного
документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться
от формуляра служеб­ного письма набором реквизитов. Неизменными будут
оставаться мес­то расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в
фор­муляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата
документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда оди­наково — на одном и том
же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09
«Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных
письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как
уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при
подготовке и оформлении орга­низационно-распорядительных документов. В их
состав входят:

5 —
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

6 —
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет
(ИНН/КПП);

8 —
Наименование организации;

17  —
Резолюция;

25   —
Оттиск печати;

26   —
Отметка о заверении копии;

27   —
Отметка об исполнителе;

Организационно-распорядительные
документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения
реквизитов на формуляре-образце соот­ветствует определенному положению
табулятора печатающего устрой­ства.

При расположении
реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет
ведется от границы левого поля:

0
……….1…………2…………3………..4………….5………….6…………7

   5 уд.          16 уд.       24 уд.      32 уд.         40 уд.         48 уд.        56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

от нулевого положения табулятора
печатаются следующие рекви­зиты: наименование организации; справочные данные об
организа­ции; наименование вида документа; место составления или издания
документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст
(кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в
реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего
документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в
дело; второй гриф утверждения документа.

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

регистрационный номер
документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования документа.

используют при составлении таблиц.

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной
строке).

гриф утверждения (кроме
расшифровки подписи); второй гриф со­гласования.

расшифровка подписи в
реквизите 22 «Подпись»; расшифровка под­писи в грифе утверждения; расшифровка
подписи во втором грифе со­гласования.

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов,
состоящих из нескольких строк (кроме тек­ста), печатают через один межстрочный
интервал строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он
состоит из несколь­ких строк.

Составные части одного
реквизита печатают через 1,5-2 межстроч­ных интервала, например составные части
реквизита 15 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных
интервала, например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые
при оформлении ОРД, бывают постоян­ными и переменными.

К
постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоян­но
присутствуют на документе в неизменном значении и которые, сле­довательно, можно
заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный
герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если
организация имеет право изоб­ражать герб на своем бланке), эмблема организации
(если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об
орга­низации, код организации, код формы документа (например, служебно­го
письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные
реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда
организации приходится заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не
так часто, особенно в го­сударственных организациях. Поэтому наносить заранее
указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготов­ку
документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид
документа, особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К
переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от
конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от
того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст докумен­та» — от того, о чем
будет сказано в документе, т. е. от содержания воп­роса, освещаемого в
документе.

Таким образом, значение
переменных реквизитов всегда будет раз­ным, в зависимости от обстоятельств
подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их
расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить
на обязательные и дополнительные.

Обязательные
реквизиты
обеспечивают юридическую силу доку­мента и они присутствуют всегда на любом
виде ОРД.

К обязательным относятся
следующие реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата,
регистрационный номер до­кумента, заголовок к тексту, текст документа, подпись
и др.

Дополнительные
реквизиты бывают
не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).
Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа
(например, 29 «От­метка о поступлении документа в организацию», 30
«Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного рек­визита
на документе не может повлиять на юридическую силу доку­мента.

Формуляр-образец
предусматривает два варианта оформления рек­визитов: угловой и продольный.

При
угловом варианте заголовочная часть бланка документа рас­полагается
в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При
продольном варианте заголовочная часть бланка продлевает­ся до
границы правого поля.

Существует два способа
оформления реквизитов: флаговый и цент­рированный.

При флаговом способе расположения
реквизитов начало реквизи­та расположено всегда от левой границы зоны
расположения рекви­зита.

При
центрированном способе расположения реквизитов начало и конец
каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны располо­жения реквизитов.

Таким образом,
формуляр-образец устанавливает основные прин­ципиальные моменты, на основе
которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при
оформлении организаци­онно-распорядительных документов.

2. Бланки документов, их виды

 Официальные документы,
создаваемые юридическими или физичес­кими лицами, должны быть оформлены и
удостоверены в установленном порядке.

При оформлении
организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный
заранее бланк.

Бланк документа, по
определению ГОСТ Р 51141-98, — это «набор реквизитов, идентифицирующий автора
официального письменного документа»^[1].

Бланки документов могут
быть отпечатаны в типографии, а при ис­пользовании ПК бланк может быть введен в
память машины и автома­тически выводиться при распечатке документа. Каким бы
способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требо­вания,
которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003 к видам бланков, их оформлению, учету и
хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской
Федерации, гербов субъектов Рос­сийской Федерации. Бланки должны быть
изготовлены на белой бума­ге или бумаге светлых тонов соответствующего
качества.

При проектировании
бланков документов размеры зон расположе­ния реквизитов, употребляемых на
бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с
установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные
реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых
переменных реквизи­тов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части
бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов,
наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут
изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами
расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с
помощью вычис­лительной техники реквизиты всегда оформляются центрированным
способом, при изготовлении с помощью пишущей машины — флаго­вым способом.

Для организации,
структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды
бланков: общий бланк; бланк пись­ма; бланк конкретного вида документа. Бланки
должностного лица ис­пользуются, как правило, для руководителя и его
заместителей.

Общий
бланк используют
для подготовки любых видов докумен­тов, кроме письма.

На общем бланке в
зависимости от учредительных документов орга­низации могут быть нанесены
следующие постоянные реквизиты:

02  —
Герб субъекта Российской Федерации;

04  —
Код организации;

08 — Наименование организации;

Для
переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничи­тельные отметки в виде
линий — для реквизитов:

В виде
уголков различают места расположения следующих рекви­зитов:

15 —
Адресат (начало и конец реквизита, который одновременно ука­зывает границу
правого поля);

18 — Заголовок к тексту;

Между реквизитом 04 «Код
организации» и реквизитами 11 «Дата документа» и 12 «Регистрационный номер
документа» оставляют мес­то для нанесения (впечатывания) реквизита 10
«Наименование вида документа».

Когда в общий бланк
вносят наименование вида документа, напри­мер, «приказ», «акт», «протокол»,
этот бланк становится бланком конк­ретного вида документа — бланк приказа,
бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида
документа фактически яв­ляется разновидностью общего бланка, так как общий
бланк без упот­ребления наименования вида документа вообще не применяется при
оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 07 «Код формы
документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так
как каждый вид (разно­видность) документа имеет собственный код унифицированной
формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и
бланка конкретного вида документа при­ведены в прил. 2-6.

Бланк
письма
употребляется при оформлении только одного вида документов — служебного письма,
поэтому нет необходимости указы­вать в нем наименование вида документа. В бланке
письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит
09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Ме­сто
составления или издания документа» — реквизит 13 «Ссылка на ре- гистрационный
номер и дату документа», столь необходимый при пе­реписке.

В реквизите 09
«Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте
составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место
составления или издания до­кумента».

Таким образом, бланк письма
отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты,
для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также
употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма
приведены в прил. 7-10.

Бланк
структурного подразделения организации или должност­ного лица проектируют в том случае, если
руководитель подразделе­ния или должностное лицо имеют право подписи.
Наименование струк­турного подразделения или наименование должности наносятся
на бланк после реквизита 08 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с
воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов
Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией,
подлежа­щей учету.

Гербовые бланки
изготавливают только полиграфические и штем- пельно-граверные предприятия,
имеющие лицензии на соответствую­щий вид деятельности и сертификаты о наличии
технических и техно­логических возможностей для качественного изготовления
указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить
гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, следует сделать макет
бланка в масштабе 1:1, на кото­рый должны быть нанесены постоянные реквизиты,
необходимые от­метки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположе­ния
реквизитов. Нужно указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходи­мые шрифты,
указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете
бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации
разрешает к печати этот макет (обыч­но пишется слово «Разрешаю»). Также на
макете должны быть под­пись руководителя и печать организации. К макету должно
быть со­ставлено сопроводительное письмо.

Гербовые бланки организации
должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или
нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каж­дый
вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или дру­гой
регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и
опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по
акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления,
хранения, учета, выдачи, проверка на­личия гербовых (а также простых) бланков в
организациях возлага­ется на подразделение, ответственное за делопроизводство.
В инст­рукции по делопроизводству любой организации должен быть раз­дел,
описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к
изготовлению и хранению бланков с воспроиз­ведением Государственного герба
Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации приведены в разд. 4
ГОСТ Р 6.30­2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная си­стема
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов».

Контрольные вопросы к лекции

3.   Что
является основой для проектирования бланка документа?

6. Какие
постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими
способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8.    Чем
общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие
требования предъявляются при изготовления бланка с изображе­нием
Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10.  Что необходимо представить в типографию для изготовления
бланка? Контрольные
вопросы к лекции

11. Какие форматы бумаги используются для
построения формуляра-образца ОРД?

12.    Какие
размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

13.   Могут ли на полях документа располагаться
какие-либо реквизиты?

14. Какой максимальный состав реквизитов
установлен формуляром-образцом?

15. Сколько положений табулятора используется при
оформлении реквизитов?

16.  Какие реквизиты относятся к постоянным?

17. Какие реквизиты являются обязательными?

18. Сколько существует способов оформления
реквизитов?

19.Что характеризуют дополнительные реквизиты
ОРД?

20. Чем продольный вариант расположения
реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

Продолжаем комментировать новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 по оформлению документов. Рассмотрим раздел 6 «Бланки документов».

Наш словарь

Бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа[1];

Электронный шаблон бланка – это бланк документа, представленный в электронном виде. Как правило, электронные шаблоны бланков используются организациями вместо бланка на бумажном носителе, изготовленном типографским способом.

Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016) является преемником ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), а не абсолютно новым стандартом. Поэтому при его разработке было важно сохранить последовательность положений, чтобы пользователям стандарта было удобно работать с его новой редакцией.

В разделе «Бланки документов» последовательность изложения материала также осталась прежней. Однако в некоторые положения раздела были внесены дополнения или уточнения, которые более детально поясняют правила оформления документов. Мы же рассмотрим и прокомментируем все положения раздела «Бланки документов» (извлечения из ГОСТ Р 7.09-2016 даны в рамках).

ФОРМАТ БЛАНКОВ И РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ

Бланки формата А5 используются весьма ограничено, главным образом, для оформления справок, доверенностей, служебных записок. Для большей части организационно-распорядительной документации (приказы, распоряжения, положения, инструкции, протоколы, деловые письма и др.) используется бумага формата А4.

Для бланков резолюций стандартом установлены бланки формата А5 и А6 (Пример 1).

Положение о размерах служебных полей документа дополнено требованием, по которому в документах со сроком хранения свыше 10 лет[2] (распорядительные документы, локальные нормативные акты, по личному составу и др.) левое поле должно быть не менее 30 мм. Это позволит аккуратно сшить документы в дела, не захватывая часть текста.

БЛАНКИ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ И НА БУМАЖНОМ НОСИТЕЛЕ

В контексте стандарта бланки документов, изготовленные на бумажном носителе, и электронные шаблоны бланков равнозначны.

Организация, как правило, использует как бланки на бумажном носителе, так и электронные шаблоны бланков (например, для внутренних документов).

Важно!

Бланки одного вида документа (например, письма) в бумажном и электронном виде должны быть идентичны по составу реквизитов и оформлению. Иначе говоря, бланк документа одного вида на бумажном носителе и его электронный шаблон не должны различаться.

Еще одно важное требование – электронные шаблоны бланков должны быть неизменяемы, то есть защищены от несанкционированных изменений.[3]

Стандарт подчеркивает, что воспроизводить изображение Государственного герба Российской Федерации можно только на бумажном носителе. Требования к изготовлению таких бланков установлены постановлением Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее – Постановление № 1268).

БЛАНКИ УГЛОВЫЕ И ПРОДОЛЬНЫЕ

Приложение Б стандарта – это схемы расположения реквизитов документа на бланках с угловым расположением реквизитов (схема Б1) (Пример 2) и на бланках с продольным расположением реквизитов (схема Б2) (Пример 3). При этом зоны расположения реквизитов, обозначенные пунктиром, являются ориентировочными.

ЦЕНТРОВАННОЕ И ФЛАГОВОЕ РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

Эти положения стандарта повторяют старый ГОСТ Р 6.30-2003 и предлагают два способа оформления реквизитов в пределах зон их расположения:

• центрованный (по центру зоны расположения реквизитов);

• флаговой (по левой границе зоны).

Стандарт указывает также на то, что реквизиты 01 «Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)», 02 «Эмблема» и 03 «Товарный знак (знак обслуживания)» располагаются в верхнем поле документа по середине зоны, занятой реквизитом 05 «Наименование организации – автора документа» (Пример 4). Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).

ВИДЫ БЛАНКОВ

Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).

СОСТАВ И РАСПОЛОЖЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ БЛАНКОВ

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17. Бланк конкретного вида документа структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк должностного лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа включает (Пример 8):

•           реквизиты:

01 – «Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)»;

02 – «Эмблема»;

03 – «Товарный знак (знак обслуживания)»;

05 – «Наименование организации – автора документа»;

06 – «Наименование структурного подразделения – автора документа»;

07 – «Наименование должности лица – автора документа»;

09 – «Наименование вида документа»;

13 – «Место составления (издания) документа»;

•           реквизиты, для которых на бланках проставляются ограничительные отметки для границ зон:

10 – «Дата документа»;

11 – «Регистрационный номер документа»;

16 – «Гриф утверждения документа»;

17 – «Заголовок к тексту».

Бланк письма должностного лица должен содержать реквизит 07 «Наименование должности лица – автора документа». Этот реквизит также используется в бланках распорядительных документов (распоряжений, приказов), издаваемых руководителями субъектов Российской Федерации и главами муниципальных образований (например, бланки распоряжений губернаторов, распоряжений глав городов, районов и др. муниципальных образований). Его применяют и в бланках распорядительных документов (распоряжений), издаваемых руководителями самостоятельных структурных подразделений организаций, если руководитель структурного подразделения наделен таким правом (Пример 9).

Бланк конкретного вида документа структурного подразделения должен содержать реквизит 06 «Наименование структурного подразделения – автора документа» (Пример 10).

ВАЖНО!

В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.

БЛАНКИ НА РАЗНЫХ ЯЗЫКАХ

Стандарт устанавливает правила оформления бланков на двух или более языках для организаций, которые в соответствии с Законом РФ от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 12.03.2014) имеют право использовать наряду с русским языком (как государственным языком Российской Федерации) национальный язык (языки), признанный государственным в республиках Российской Федерации в соответствии с их законодательством[4].

Для переписки с иностранными организациями стандарт рекомендует оформлять бланк на двух языках: русском и одном из иностранных языков (чаще всего на английском) (Пример 11).

РАЗРАБАТЫВАТЬ НОВЫЕ БЛАНКИ ИЛИ НЕТ?

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!

В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.

Если организация все же примет решение о разработке новых бланков, то алгоритм действий может быть таким:

1. Руководитель организации поручает службе делопроизводства разработать новые образцы (макеты) бланков.

2. Служба делопроизводства организует разработку макетов (образцов) бланков документов (разрабатывает самостоятельно или прибегает к услугам специализированной организации).

3. Руководитель организации утверждает приказом новые образцы бланков со следующей формулировкой:

Если в это же время разрабатывается инструкция по делопроизводству, новые образцы бланков можно включить в инструкцию.

4. Административно-хозяйственная служба заказывает печать бланков в типографии, или специалисты по информационным технологиям организации готовят на основании утвержденных макетов электронные шаблоны бланков.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?

Напомним, что требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространялись на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к УСОРД[5], которая входит в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)[6]. Положения же нового стандарта распространяются на все организационно-распорядительные документы, в том числе включенные в УСОРД, что зафиксировано в разделе 1 «Область применения» нового стандарта:

ГОСТ Р 6.30-2003

ГОСТ Р 7.0.97-2016

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), – постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее – документы), включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

1 Область применения Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее – документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (класс 0200000).

Румынина Л.А. Делопроизводство — файл n1.doc

приобрести
Румынина Л.А. Делопроизводство
скачать (1244.5 kb.)
Доступные файлы (1):

---

Смотрите также:
• Современное делопроизводство включает (Документ)
• Клоков И.В.,Пташинский В.С. Эффективное делопроизводство на ПК (Документ)
• Паневчик В.В. и др. Делопроизводство (Документ)
• Глушкова Л.В. Документоведение (с образцами документов) (Документ)
• Варадинов Н. Делопроизводство, или теоретическое и практическое руководство по гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству (Документ)
• Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство компании (приложения) (Документ)
• Румынина В.В. Основы права (Документ)
• Баженова Е.Г.(состав.) Делопроизводство: Методические указания к выполнению практических работ (Документ)
• Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления (Документ)
• Клименко А.В., Румынина В.В. Обществознание (Документ)
• Клименко А., Румынина В. Экзамен по обществознанию. Конспекты ответов (Документ)
• Кирсанова М.В. Современное делопроизводство (Документ)

n1.doc

3.1. Формуляр-образец организационно-распорядительного документа. Общие сведения о реквизитах

Формуляр-образец ОРД применяется как основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа -приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге формата А4и А5¹⁵ (формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не более: 35 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм — нижнее.

Левое поле документов необходимо для подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста документа после его подшивки в дело. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 «Отметка о контроле»), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. При проектировании бланков в организации левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом — реквизит 01 «Государственный герб РФ», реквизит 02 «Герб субъектов федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На верхнем поле располагается также реквизит 13 «Гриф ограничения доступа к документу», который чаще всего наносится специальным штемпелем или оформляется также с помощью ПК.
Рис. 1. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов (ф. А4- 210×297 мм)( см. ниже)

Рис. 2. Формуляр-образец ОРД с продольным вариантом расположения реквизитов (ф. А4 — 210×297 мм)

Рис. 3. Формуляр-образец ОРД с угловым вариантом расположения реквизитов

(ф. А5- 148×210 мм)
Правое поле — 10 мм, и оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле — 20 мм, и на нем располагаются реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец устанавливает определенные требования к построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка — эта сетка, состоящая из горизонтальных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги стандартного формата.

Вертикальные линии расположены с расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждого реквизита ОРД, принимая во внимание максимальную величину каждого реквизита в знаках. Кроме того, определен максимальный состав реквизитов — 29, однако они не все присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне зависимости от его вида. Например, реквизит 09 «Дата документа» на любом виде ОРД будет оформляться всегда одинаково — на одном и том же месте (в одной и той же зоне) и по единым правилам. А реквизит 07 «Справочные данные об организации» будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 29 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания);

04 — код организации;

05 — код формы документа;

06 — наименование организации;

07 — справочные данные об организации;

08 — наименование вида документа;

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа;

11 — ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 — место составления или издания документа;

13 — гриф ограничения доступа к документу;

14 — адресат;

15 — гриф утверждения документа;

16 — резолюция;

17 — заголовок к тексту документа;

18 — отметка о контроле;

19 — текст документа;

20 — отметка о наличии приложения;

21 — подпись;

22 — гриф согласования документа;

23 — визы согласования документа;

24 — печать;

25 — отметка о заверении копии;

26 — отметка об исполнителе;

27 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа. Организационно-распорядительные документы изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего устройства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь положений табулятора. При этом счет ведется от границы левого поля:

0 …. 1 ………..2……..3 ……..4……..5 ……..6………7

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите «подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись «верно»; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения.

Первое положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе положение табулятора:

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в первом грифе согласования.

Третье положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).

Пятое положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); гриф ограничения доступа к документу; второй гриф согласования.

Шестое положение табулятора:

расшифровка подписи в реквизите «подпись»; расшифровка подписи в грифе утверждения; расшифровка подписи во втором грифе согласования.

Седьмое положение табулятора:

нумерационный заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал строчными буквами, например реквизит 17 «Заголовок к тексту», если он состоит из нескольких строк.

Составные части одного реквизита печатают через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 14 «Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала, например реквизит 19 «текст документа» от реквизита 21 «подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится заново изготавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов, исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа, особенно, если эти реквизиты нанесены типографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит «дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит «текст» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации — автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту документа, текст документа, подпись и др.

Дополнительные реквизиты могут быть не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, «отметка о поступлении», «идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.

Существуют два способа оформления реквизитов: флаговый и центрованный.

При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.

При центрованном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.

Контрольные вопросы

1. Какие форматы бумаги используются для построения формуляра-образца ОРД?

2. Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

3. Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

4. Какой максимальный состав реквизитов установлен формуляром-образцом?

5. Сколько положений табулятора используется при оформлении реквизитов?

6. Какие реквизиты относятся к постоянным?

7. Какие реквизиты являются обязательными?

8. Сколько существует способов оформления реквизитов?

9. Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

10. Чем продольный вариант расположения реквизитов заголовочной части бланка отличается от углового?

3.2. Бланки документов

Официальные документы, создаваемые юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке.

При оформлении организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный заранее бланк.

Бланк документа, по определению ГОСТ Р 51141-98, — это «набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа».¹⁶

Бланки документов могут быть отпечатаны в типографии, а при использовании ПК бланк может быть введен в память машины и автоматически выводиться при распечатке документа. Каким бы способом бланк ни изготавливался, необходимо учитывать определенные требования, которые установлены ГОСТ Р 6.30-97 к видам бланков, их оформлению, учету и хранению, в том числе бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Бланки должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества.

При проектировании бланков документов размеры зон расположения реквизитов, употребляемых на бланках, должны соответствовать приведенным на формуляре-образце.

На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде уголков или линий места расположения некоторых переменных реквизитов, которые должны быть в верхней (заголовочной) части бланка. Также уголками отмечают поля документа и места расположения реквизитов, наносимых в нижней части бланка.

Бланки документов могут изготавливаться на форматах А4 и А5, с угловым и продольным вариантами расположения реквизитов. При изготовлении бланков типографским способом или с помощью вычислительной техники реквизиты всегда оформляются центрованным способом, при изготовлении с помощью пишущей машины — флаговым способом.

Для организации, структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

На общем бланке в зависимости от учредительных документов организации могут быть нанесены следующие постоянные реквизиты:

01 — Государственный герб Российской Федерации;

02 — герб субъекта Российской Федерации;

03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 — код организации;

06 — наименование организации; 12 — место составления документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий — для реквизитов:

09 — дата документа;

10 — регистрационный номер документа (для данного реквизита заранее также печатают знак «№»).

В виде уголков различают места расположения следующих реквизитов:

14 — адресат (начало и конец реквизита, который одновременно указывает границу правого поля);

17 — заголовок к тексту документа;

18 — отметка о контроле;

28 — отметка о поступлении документа в организацию;

29 — идентификатор электронной копии документа.

Между реквизитом 04 «Код организации» и реквизитами 09 «Дата документа» и 10 «Регистрационный номер документа» оставляют место для нанесения (впечатывания) реквизита 08 «Наименование вида документа».

Когда в общий бланк вносят наименование вида документа, например, «приказ», «акт», «протокол», этот бланк становится бланком конкретного вида документа — бланк приказа, бланк акта, бланк протокола и т. д. Таким образом, бланк конкретного вида документа фактически является разновидностью общего бланка, так как общий бланк без употребления наименования вида документа вообще не применяется при оформлении организационно-распорядительных документов.

Реквизит 05 «Код формы документа» впечатывается в бланк при оформлении конкретного вида документа, так как каждый вид (разновидность) документа имеет собственный код унифицированной формы по ОКУД.

Образцы общего бланка и бланка конкретного вида документа приведены в прил. 2-6.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов — служебного письма, поэтому нет необходимости указывать в нем наименование вида документа. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 07 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 12 «Место составления документа» размещается реквизит 11 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке.

В реквизите 07 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 12 «Место составления документа».

Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам. Бланки письма приведены в прил. 7-10.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Наименование структурного подразделения или наименование должности наносятся на бланк после реквизита 06 «Наименование организации».

Образцы бланков должностных лиц приведены в прил. 11, 12.

Бланки организаций с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции.

Для того чтобы изготовить гербовый бланк или любой другой бланк в типографии, необходимо сделать макет бланка в масштабе 1:1, на который должны быть нанесены постоянные реквизиты, необходимые отметки для переменных реквизитов, указаны размеры зон расположения реквизитов. Необходимо указать сорт и цвет бумаги, выбрать необходимые шрифты, указать тираж, согласовать сроки исполнения и стоимость изготовления. На макете бланка должно быть проставлено указание о том, что руководитель организации разрешает к печати этот макет (обычно пишется слово «Разрешаю»). Также на макете должны быть подпись руководителя и печать организации.

Гербовые бланки организации должны иметь порядковые номера, которые проставляются типографским способом или нумератором. Иногда на гербовых бланках проставляют и серии этих номеров. Каждый вид гербового бланка учитывается в отдельном журнале (или другой регистрационно-учетной форме), а сами бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах. Уничтожение их происходит в установленном порядке, по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме.

Организация изготовления, хранения, учета, выдачи, проверка наличия гербовых (а также простых) бланков в организациях возлагается на подразделение, ответственное за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству любой организации должен быть раздел, описывающий порядок изготовления и использования бланков организации.

Общие требования к изготовлению и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов федерации приведен в разд. 5 ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Контрольные вопросы

1. Что представляет собой бланк документа по определению ГОСТ Р51141-98?

2. Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3. Что является основой для проектирования бланка документа?

4. Сколько видов бланков установлено ГОСТ Р 6.30-97?

5. Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6. Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид бланка?

7. Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных реквизитов?

8. Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9. Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10. Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка?

3.3. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов

ГОСТ 6.30-97 и изменение № 1 к нему, введенное в действие с 1 апреля 2000 г. Постановлением Госкомитета РФ по стандартизации и метрологии от 21.01.2000 № 9-СТ, устанавливают определенные требования к оформлению каждого из 29 реквизитов ОРД.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01)
Реквизит 01 (так же, как реквизит 02) изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:

при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15 мм х 73 мм;

при продольном расположении реквизитов — в центре зоны, равной 15 мм х 165 мм.

Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента Российской Федерации от 30.11.93 № 2050 и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации (которое является прил. 1 к данному Указу).

К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный Суд Российской Федерации, Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02)
Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства — Российская Федерация.

На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов (требования к их оформлению не оговариваются ГОСТ Р 6.30-97).
Эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания) (реквизит 03)
Эмблема организации — это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки — эмблемы. Так, указами Президента Российской Федерации утверждены эмблемы Вооруженных сил Российской Федерации (Указ от 27 января 1997 г. № 46), Министерства внутренних дел Российской Федерации (Указ от 11 ноября 1998г. №1333) и др.

Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-97 зону расположения эмблемы обозначает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом поле документа на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.

Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка организации, ускоряет восприятие информации, содержащейся в документе.

Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Товарный знак — это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.

Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.
Код организации (реквизит 04)
Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москве должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума — 0509876 5. Каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду деятельности и т. д.

Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита 06 «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита 07 «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации — автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.
Код формы документа (реквизит 05)
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Так, код унифицированной формы служебного письма в ОКУД в разделе «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» — 0200200. Данный код может быть заранее нанесен на бланк служебного письма. Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (реквизит 06)
Этот реквизит характеризует автора документа, которым может выступать организация, иногда филиал, территориальное представительство или подразделение, если их руководители имеют право подписи.

Данный реквизит может включать в себя наименование вышестоящей инстанции, которой организация — автор документа подчиняется. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном реквизите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учредительных документах (в уставе, положении) этих организаций, и всегда приводятся в именительном падеже.

Сначала указывают наименование вышестоящей организации, можно сокращенное, при его отсутствии — полное, а затем полное наименование организации — автора документа, ниже — сокращенное, которое указывается в скобках, например:

Правительство Москвы

Комитет социальной защиты

населения Москвы

(Комсоцзащиты Москвы)

Не разрешено указывать только одно сокращенное наименование организации — непосредственного автора документа.

Если проектируют бланк структурного подразделения, филиала или территориального представительства, то его наименование указывается ниже наименования организации, например:

Министерство труда и социального

развития Российской Федерации

(Минтруд РФ)

Правовой департамент
Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, указывают название своей организации (а также справочные данные об организации и место составления) на двух языках — национальном (слева) и русском (справа) на одном уровне продольного бланка.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию. В этом случае документ оформляется на бланке должностного лица, где указывается полное наименование должности на месте реквизита 06 (см. прил. 11, 12).

Реквизит 06 — наименование организации — автора документа -является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации — внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями).

Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным. Например, в соответствии с КоАП наименование органа или должностного лица является обязательным реквизитом постановления по делу об административном правонарушении. Отсутствие этого реквизита может дать правонарушителю возможность оспорить законность вынесенного постановления и в результате не быть привлеченным к административной ответственности.
Справочные данные организации (реквизит 07)
Данный реквизит включает в себя:

почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26 сентября 1997 г. № 1239. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;

номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку.

Счет в банке указывается только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счете в банке занимает значительный объем и, как правило, не помещается в бланк с угловым вариантом.

При составлении письма на бланке без указания счета в банке в случае необходимости его указания сведения о нем приводятся в конце текста документа, например: «Оплату гарантируем. Наш счет № 40603 81090007173 3211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887». При необходимости указывают почтовый адрес банка.
Наименование вида документа (реквизит 08)
Реквизит употребляется только на бланках конкретного вида документа, его наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД — приказ, устав, положение, инструкция и др.

В письме наименование вида документа не указывают. В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации — автора документа.
Дата документа (реквизит 09)
Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 09, является датой подписания, например, служебного письма, датой заседания (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата утверждения (в реквизите 15 «Гриф утверждения документа»), даты согласования в реквизите 22 «Гриф согласования документа» и в реквизите 23 «Визы согласования документа». Даты указываются часто в реквизите 19 «Текст документа» и в реквизитах 16, 18, 26-29, наличие которых на документе характеризует сроки выполнения определенных этапов работы с документами в организации.

Существуют два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 09, под реквизитами 07 или 08 в зависимости от вида бланка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год — четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2000.

Разрешается оформление даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2000.09.01.

Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.

Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2000 г.
Регистрационный номер документа (реквизит 10)
Реквизит помещается справа от даты и представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания, который может дополняться другой информацией (цифровой или буквенной). Дополнительные составные части регистрационного индекса будут указывать место хранения документа после его подписания, принадлежность документа к определенному вопросу деятельности по классификатору вопросов деятельности организации и т. д.

Так, например, регистрационный индекс 118/01-43 указывает, что данный документ является 118-м по счету в определенной группе документов (например, исходящих писем) и его заверенная копия после отправления подлинника адресату будет подшита в канцелярии (индекс 01) в дело 43.

Таким образом, регистрационный индекс документа — это своеобразный закодированный адрес документа, который является необходимой составной частью для построения информационно-поисковой системы по документам организации.

Регистрационный индекс документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например № 231/435/385.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 11)
Данный реквизит на бланке письма обозначен следующим образом:
«На №_________от_______» и заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее в организацию письмо. Реквизит содержит сведения о регистрационном номере и дате поступившего из другой организации документа, которые переписываются из его бланка (реквизиты 09 и 10).

До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 11.
Место составления или издания документа (реквизит 12)
Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретного вида документа. Место составления или издания документа указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 06 «Наименование организации».

Место составления или издания указывают в соответствии с принятым в стране административно-территориальным делением, употребляя при этом общепринятые сокращения: г. — город, пос. -поселок, дер. — деревня и т. д.

Реквизит указывается под датой и регистрационным номером документа, например: г. Киев, пос. Химки и т. д. Если в наименовании организации есть наименование города (поселка и т.д.), то указывать место составления или издания нет необходимости. Так, на общем бланке Московского политехникума нет необходимости указывать место составления, так как ясно, где находится данная организация.
Гриф ограничения доступа к документу (реквизит 13)
Гриф ограничения доступа к документу (для служебного пользования, секретно, конфиденциально и др.) проставляют на верхнем поле документа на первой странице, без кавычек.

Реквизит может быть дополнен данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации: например, может быть проставлен номер экземпляра. Обычно он помещается строкой ниже.

Наличие грифа указывает не только на специфику содержания документа, но и на то, что с данным документом должен соблюдаться определенный порядок работы, в том числе и в части соблюдения особых правил учета, регистрации, размножения, работы с ним, а также хранения, уничтожения.
Адресат (реквизит 14)
Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из нескольких составных частей, отделяемых друг от друга 1,5-2,0 интервалами. Внутри себя каждая составная часть печатается через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 06 «Наименование организации».

Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя:

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

должность, инициалы и фамилию¹⁷;

почтовый адрес.

Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию — в дательном, например:
Комитет социальной защиты

населения Москвы
Управление профессиональной

реабилитации инвалидов
Начальнику Управления

В. А. Коняевой
Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности, например:
Комитет социальной защиты

населения Москвы
Начальнику Управления

профессиональной

реабилитации инвалидов
В. А. Коняевой
Элементы почтового адреса на документах и конвертах указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 № 1239, в соответствии с которыми установлен следующий порядок:

наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

название улицы, № дома, № квартиры;

название области, края, республики;

страна (для международных писем);

почтовый адрес.

Например:

Комитет социальной защиты

населения Москвы
Начальнику Управления

профессиональной

реабилитации инвалидов
В. А. Коняевой

ул. Новая Басманная, д. 10

Москва, 110252
Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), страна, например:
V.Konyaeva

10, New Basmannya st.

Moscow, 110252, Russia
При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса, например:
Комитет социальной защиты

населения Москвы
Начальнику Управления

профессиональной реабилитации

инвалидов
В. А. Коняевой
ф. (095)261-12-65
При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя, например:
ул.Чертановская, 10, кв. 154

Москва, 113648
А. П. Петрову
При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указываться, если документ направляется постоянному корреспонденту и его адрес есть в справочнике у секретаря или в экспедиции. При отправке документа почтой его почтовый адрес будет написан на конверте работниками, занимающимися отправкой почты.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом числе адресатов составляют список рассылки, а в адресате, если это возможно, указывают обобщенный адресат, например:

Директорам средних

профессиональных учебных

заведений
Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необходимое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адресат. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового

товарищества «Горизонт»

---

ГЛАВА 3. ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ, РЕКВИЗИТЫ И БЛАНКИ

1.Формуляр-образец
организационно-распорядительного документа, его составляющие  Общие сведения о
реквизитах, требования к их оформлению. 2.  Бланки документов, их виды.

1.Формуляр-образец организационно-распорядительного
документа, его составляющие. Формуляр-образец ОРД применяется как
основа для построения любого вида организационно-распорядительного документа —
приказа, постановления, письма, протокола, акта — на бумаге форматов А4 и А5
(формат А4 — 210×297 мм, формат А5 — 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3).

Формуляр-образец устанавливает следующие
размеры полей, не менее: 20 мм — левое; 10 мм — правое; 20 мм — верхнее; 20 мм
— нижнее.

Левое поле документов необходимо для
подшивки документов в дело, и оно должно обеспечивать свободное чтение текста
документа после его подшивки в дело. Документ может быть также подшит в рабочую
папку исполнителя в процессе его исполнения, поэтому левое поле документа почти
всегда закрыто.

При проектировании бланков в организации
левое поле документа разрешается устанавливать 20 мм или увеличивать до 35 мм в
зависимости от того, какие средства хранения документов будут применяться.

Верхнее поле отводится для размещения таких
реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом – реквизит 01
«Государственный герб Российской Федерации», реквизит 02 «Герб субъекта
Федерации», реквизит 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак
обслуживания)». Эти реквизиты наносятся, как правило, типографским способом
заранее на бланк документа. Реквизит 03 может оформляться с помощью ПК. На
верхнем поле располагается реквизит 19 «отметка о контроле», который, как
правило, наносится рукописным способом или специальным штемпелем.

Правое поле – 10 мм, оно не заполняется какими-либо реквизитами.

Нижнее поле – 20 мм, над ним располагаются
реквизиты, которые проставляются рукописным способом или специальным штемпелем.

Формуляр-образец    устанавливает            определенные
           требования     к          построению конструкционной сетки.

Конструкционная сетка – эта сетка,
состоящая из горизонталь­ных и вертикальных линий, нанесенных на лист бумаги
стандартного формата.

 

Рис. 1. Расположение реквизитов и границы зон на формате
А4 углового бланка

 

Рис. 2. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного
бланка

Вертикальные линии расположены с
расстоянием, кратным шагу письма печатающих устройств (так называемый шаг
письма равен одному знаку).

Расстояние между горизонтальными линиями
кратно шагу строки, которое показывает интервал, обозначаемый следующим
образом: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 и др.

С помощью такой конструкционной сетки
определены максимальное число знаков, которые могут быть напечатаны на одной
строке от левого до правого поля, и максимальное число строк при определенном
интервале. С учетом этого определены зоны расположения каждо­го реквизита ОРД,
принимая во внимание максимальную величину каж­дого реквизита в знаках. Кроме
того, определен максимальный состав реквизитов – 30, однако они не все
присутствуют на любом виде организационно-распорядительного документа. Формуляр
определенного вида ОРД, например приказа, будет отличаться от формуляра
служебного письма набором реквизитов. Неизменными будут оставаться место расположения
и правила оформления реквизитов, включаемых в формуляр документа, вне
зависимости от его вида. Например, реквизит 11 «Дата документа» на любом виде
ОРД будет оформляться всегда одинаково – на одном и том же месте (в одной и той
же зоне) и по единым правилам. А реквизит 09 «Справочные данные об организации»
будет оформляться только в служебных письмах, но в отведенной ему зоне и по
установленным правилам.

Формуляром-образцом, как уже было сказано,
установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении
организационно-распорядительных документов. В их состав входят:

ГОСТ Р 7.0.8

01 – герб (Государственный герб Российской Федерации, герб
субъекта Российской

Федерации, герб (геральдический знак) муниципального
образования); 02 – эмблема;

03  – товарный знак (знак
обслуживания);

04  – код формы
документа;

05  – наименование
организации – автора документа;

06  – наименование
структурного подразделения – автора документа;

07  – наименование
должности лица – автора документа;

08  – справочные данные
об организации;

09  – наименование вида
документа;

10  – дата документа;

11  – регистрационный
номер документа;

12  – ссылка на
регистрационный номер и дату поступившего документа;

13  – место составления
(издания) документа;

14  – гриф ограничения
доступа к документу;

15  – адресат;

16  – гриф утверждения
документа;

17  – заголовок к тексту;

18  – текст документа;

19  – отметка о
приложении;

20  – гриф согласования
документа;

21  – виза;

22  – подпись;

23  – отметка об
электронной подписи;

24  – печать;

25  – отметка об
исполнителе;

26  – отметка о заверении
копии;

27  – отметка о
поступлении документа;

28  – резолюция;

29  – отметка о контроле;

30  – отметка о
направлении документа в дело.

Организационно-распорядительные документы
изготавливаются с помощью различных печатных устройств.

Начало зоны расположения реквизитов на
формуляре-образце соответствует определенному положению табулятора печатающего
устройства.

При расположении реквизитов на документе используют восемь
положений табулятора.

При этом счет ведется от границы
левого поля:

0 ……….1…………2…………3………..4………….5………….6…………7

   5 уд.          16 уд.       24 уд.      32 уд.        
40 уд.         48 уд.        56 уд.

Реквизиты располагаются следующим образом.

Нулевое положение табулятора:

от нулевого положения табулятора печатаются следующие
реквизиты: наименование

организации; справочные данные об
организации; наименование вида документа; место составления или издания
документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме
начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в
реквизите 22 «Подпись»; гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
заверительная надпись «Верно»; наименование должности лица, заверяющего
документ; дата заверения; отметка об исполнении документа и направлении его в
дело; второй гриф утверждения документа.

Первое
положение табулятора:

начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).

Второе
положение табулятора:

регистрационный номер документа; расшифровка фамилии в
первом грифе согласования

документа.

Третье
положение табулятора:

используют при составлении таблиц.

Четвертое
положение табулятора:

адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной
строке).

Пятое
положение табулятора:

гриф утверждения (кроме расшифровки подписи); второй гриф
согласования.

Шестое положение табулятора: расшифровка подписи в
реквизите 22 «Подпись»; расшифровка подписи в грифе

утверждения; расшифровка подписи во
втором грифе со­гласования.

Седьмое положение табулятора: нумерационный
заголовок в таблице.

Реквизиты документов, состоящих из
нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал
строчными буквами, например реквизит 18 «Заголовок к тексту», если он состоит
из нескольких строк.

Составные части одного реквизита печатают
через 1,5-2 межстрочных интервала, например составные части реквизита 15
«Адресат». Реквизит от реквизита печатают через 2-4 межстрочных интервала,
например реквизит 20 «Текст документа» от реквизита 22 «Подпись».

Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают
постоянными и переменными.

К постоянным можно отнести такие реквизиты,
которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые,
следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты,
как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской
Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке),
эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации,
справочные данные об орга­низации, код организации, код формы документа
(например, служебно­го письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).

Конечно, перечисленные реквизиты могут, в
силу определенных обстоятельств, меняться, и тогда организации приходится
заново изго­тавливать бланки. Однако это происходит не так часто, особенно в
государственных организациях. Поэтому наносить заранее указанные реквизиты
выгодно — это сокращает время, затрачиваемое на подготовку документов,
исключает появление ошибок и значительно улучшает внешний вид документа,
особенно, если эти реквизиты нанесены ти­пографским способом.

К переменным можно отнести такие реквизиты,
которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата
документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст
документа» — от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания
воп­роса, освещаемого в документе.

Таким образом, значение переменных
реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и
вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на
документе и правила их оформления.

Реквизиты можно разделить на обязательные и
дополнительные.

Обязательные реквизиты обеспечивают
юридическую силу документа и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.

К обязательным относятся следующие
реквизиты: наименование организации, т. е. автора документа, дата,
регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и
др.

Дополнительные реквизиты бывают не
на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле).
Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа
(например, 29 «Отметка о поступлении документа в организацию», 30
«Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного
рек­визита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.

Формуляр-образец предусматривает два
варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.

При угловом варианте заголовочная часть
бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.

При продольном варианте заголовочная часть
бланка продлевается до границы правого поля.

Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и
центрированный.

При флаговом способе расположения
реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны
расположения реквизита.

При центрированном способе расположения
реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны
расположения реквизитов.

Таким образом, формуляр-образец
устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны
единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении
организаци­онно-распорядительных документов.

2.  Бланки
документов, их виды

 Официальные документы, создаваемые
юридическими или физическими лицами, должны быть оформлены и удостоверены в
установленном порядке.

При оформлении
организационно-распорядительных документов принято использовать изготовленный
заранее бланк.

Для изготовления бланков документов,
согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, используется бумага форматов А4 (210 х 297
мм),А5(148 х 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага
форматов А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148).

Каждый лист документа, оформленный на
бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков
хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Организации используют бланки документов,
изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов
государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской
Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты
о наличии технических и технологических возможностей для качественного
изготовления указанного вида продукции) и/или электронные шаблоны бланков. Бланки
на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по
составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и
электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков,
утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге
или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов
должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Бланки документов оформляются в соответствии
с Приложением Б ГОСТа Р 7.0.97-2016. Ориентировочные границы зон расположения
реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью
входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов
устанавливается два варианта бланков – угловой и продольный.

Реквизиты 01,02, 03 располагаются на
верхнем поле документа над реквизитом 05 по середине зоны, занятой этим
реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита
05.

Реквизиты 05,06,07,08,09,13, ограничительные
отметки для реквизитов 10,11,12 в пределах границ зон расположения реквизитов
размещаются одним из способов:

—                      
центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно
удалены от границ зоны расположения реквизитов);

—                      
флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы
зоны расположения реквизитов).

Устанавливаются следующие виды бланков документов
организации:

—                      
общий бланк;

—                      
бланк письма;

—                      
бланк конкретного вида документа.

Нормативными правовыми актами организации
устанавливаются виды применяемых бланков и их разновидности (бланк письма
структурного подразделения, бланк письма должностного лица, бланк приказа,
бланк распоряжения, бланк протокола и др.).

Образцы бланков документов приведены в приложении Б.

Общий бланк используется для
изготовления любых видов документов, кроме делового (служебного) письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных
документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02
или 03), 05,06,07,13 и ограничительные отметки для

реквизитов 10,11, 16,17. Бланк
письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных
нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,08, ограничительные
отметки для реквизитов 10,11,12,15,

Бланк письма структурного
подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк письма должностного
лица – реквизит 07.

Бланк конкретного вида документа,
кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных
нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05,09,13 и, при
необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов
10,11,16,17.

Бланк конкретного вида документа
структурного подразделения дополнительно включает реквизит 06, бланк
должностного лица – реквизит 07.

В органах власти и организациях субъектов
Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным
языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки)
республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на
русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской
Федерации: угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском
языке– слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской
Федерации – справа) или продольные (все реквизиты бланка на русском языке –
сверху, ниже – все реквизиты бланка на государственном языке (языках) республик
в составе Российской Федерации).

Для переписки с иностранными
корреспондентами, используют бланки на двух языках – русском и английском
(приложение В.8 ГОСТа Р 7.0.97-2016) или ином иностранном языке.

Контрольные вопросы к лекции

1.                   
Назовите стандарт, который определяет состав реквизитов
документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных
технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения
реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов?

2.                   
Какими способами можно изготавливать бланки документов?

3.                   
Что является основой для проектирования бланка документа?

4.                   
Сколько видов бланков установлено ГОСТом Р 7.0.97-2016?

5.                   
Для оформления каких видов документов используется общий бланк?

6.                   
Какие постоянные реквизиты могут быть нанесены на каждый вид
бланка?

7.                   
Какими способами могут отмечаться на бланках места для переменных
реквизитов?

8.                   
Чем общий бланк отличается от бланка письма?

9.                   
Какие требования предъявляются при изготовления бланка с изображением
Государственного герба РФ или гербов субъектов РФ?

10.               
Что необходимо представить в типографию для изготовления бланка? 

11.               
Какие форматы бумаги используются для построения
формуляра-образца ОРД?

12.               
Какие размеры полей ОРД установлены формуляром-образцом ОРД?

13.               
Могут ли на полях документа располагаться какие-либо реквизиты?

14.               
Какой максимальный состав реквизитов установлен
формуляром-образцом?

15.               
Сколько положений табулятора используется при оформлении
реквизитов?

16.               
Какие реквизиты относятся к постоянным?

17.               
Какие реквизиты являются обязательными?

18.               
Сколько существует способов оформления реквизитов?

19.Что характеризуют дополнительные реквизиты ОРД?

20. Чем продольный вариант расположения реквизитов
заголовочной части бланка

отличается от углового?

Источники 

1.                  
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная
документация. Требования к оформлению документов. – утв. Приказом Росстандарта
от 08.12.2016 № 2004-ст.  – URL : http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461 (дата обращения :
14.10.2021). – Текст :

электронный.

2.                  
Кузнецова, Т. В., Санкина, Л. В.. Делопроизводство (Организация и
технологии документационного обеспечения управления): учебник для вузов / Т. В.
Кузнецова, Л. В. Санкина, Т.А. Быкова  и др.; под ред. Т. В. Кузнецовой. –
Москва : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. – 359 с. – Текст :

непосредственный.

Домашнее задание: 1. Ответить письменно
на вопросы лекции. 

2. Познакомиться с ГОСТом Р 7.0.97-2016. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов.

Выполненные работы присылать на электронную почту: katerinabirulya@yandex.ru до 29.10.2021 г.

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименование организации — автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением).

Над наименованием организации — автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

5.6 Наименование структурного подразделения — автора документа (в том числе филиала, отделения, представительства, коллегиального, совещательного или иного органа) используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений (органов) в соответствии с локальными нормативными актами и указывается под наименованием организации.

5.7 Наименование должности лица — автора документа используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории (края, области, автономной области и др.), если документ издает руководитель органа власти субъекта Российской Федерации, муниципального образования. Наименование должности лица — автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5.8 Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

В состав справочных данных, за исключением бланков документов органов государственной власти, органов местного самоуправления, включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

5.9 Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) (см. рис. В.6).

5.10 Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа записывается в последовательности — день месяца, месяц, год — одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2016;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2016 г.

5.11 Регистрационный номер документа — цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

5.12 Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

5.13 Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается в том случае, если в наименовании организации присутствует указание на место ее нахождения. Место составления (издания) документа указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

5.14 Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица.

Пример

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — наименование структурного подразделения.

Пример

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже — в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Пример

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (лист, указатель) рассылки документа, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 г. N 234.

Пример

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Пример

5.16 Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Пример

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример

5.17 Заголовок к тексту — краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «о чем?»):

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

приказ (о чем?) об утверждении штатного расписания;

письмо (о чем?) о предоставлении информации.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центруется относительно самой длинной строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 — 5 строк.

5.18. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

(в ред. Изменения N 1, утв. Приказом Росстандарта от 14.05.2018 N 244-ст)

(см. текст в предыдущей редакции)

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

— наименование вида документа, наименование организации — автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

— наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа («приказываю»).

В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку…»).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

В деловых (служебных) письмах используются формы изложения:

— от первого лица множественного числа («просим направить…», «представляем на рассмотрение…»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возражает…», «общество считает возможным…»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым…», «предлагаю рассмотреть…»), если письмо оформлено на должностном бланке.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии.

В деловых (служебных) письмах могут использоваться:

— вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Губернатор!

Уважаемый господин Прохоров!

Уважаемая госпожа Захарова!

Уважаемый Николай Петрович!

Уважаемая Ольга Николаевна!

Уважаемые господа!

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

— заключительная этикетная фраза:

С уважением, …

(Измененная редакция, Изм. N 1).

5.19 Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в документах — приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

— если приложение названо в тексте:

— если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

— если приложение (приложения) сброшюровано:

— если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

— если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: … (приложение) или … (приложение 1); перед номером приложения допускается ставить знак номера: … (приложение N 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Пример

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Пример

5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

Пример

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию — автора документа, дату и номер письма.

Пример 1

Пример 2

5.21 Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Пример

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Пример

В организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1.

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

5.22 Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Пример

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Допускается центровать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Пример

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

Пример

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Пример

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Пример

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Пример

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Пример

или

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

5.23 Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:

а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение герба, эмблемы органа власти (организации), товарного знака (знака обслуживания) организации в соответствии с действующим законодательством.

Пример

5.24 Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

5.25 Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, на оборотной стороне внизу слева.

Пример

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

5.26 Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N … за … год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

5.27 Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

5.28 Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Пример

5.29 Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

5.30 Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Пример

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.