1. Когда составляется первичный документ?
Непосредственно перед осуществлением хозяйственной операции.
Во время осуществления хозяйственной операции.
Во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения.
2. Является ли дата и место составления первичного документа его обязательными реквизитами?
Да.
Нет.
Не для всех документов (указать исключения).
3. Какой первичный документ подтверждает факт сдачи выручки в банк сотрудником компании?
Банковская выписка со штампом банка и подписью работника банка.
Квитанция на внесение денежных средств с подписью кассира и бухгалтера банка, заверенная штампом банка.
Расходный кассовый ордер с подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия.
4. Какой документ не подписывается директором компании?
Расходный кассовый ордер.
Платежная ведомость.
Авансовый отчет.
Приходный кассовый ордер.
5. Ответственность за правильность ведения операций с наличными денежными средствами в компании согласно нормативным документам несет:
Руководитель предприятия.
Кассир.
Главный бухгалтер.
6. В каком документе утверждены формы и системы оплаты труда, которые можно применять в компании?
Трудовой договор.
Коллективный договор.
Штатное расписание.
7. Учитываются ли при расчете средней заработной платы для начисления отпускных суммы выплаченных доплат за работу в праздничные дни и премии?
Премии учитываются, а доплаты за работу в праздничные дни — нет.
Учитываются и премии, и доплаты за работу в праздничные дни.
Доплаты за работу в праздничные дни учитываются, а премии — нет.
8. В конце года предприятие выплатило всем своим работникам денежное вознаграждение (13-ю зарплату). Имеет ли право предприятие включать данный вид затрат в состав валовых доходов?
Да, поскольку этот вид затрат включается в фонд заработной платы.
Да, при условии, что эти затраты предусмотрены в коллективном договоре.
Нет, поскольку вознаграждение не включается в фонд заработной платы.
9. Сотрудник предприятия не использовал свой ежегодный отпуск за 2003 год. В апреле 2006 года он написал на имя директора заявление с просьбой выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Должна ли компания удовлетворить такую просьбу?
Нет, поскольку компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается лишь при увольнении.
Предприятие обязано выплатить денежную компенсацию, если работник не использовал ежегодный отпуск.
Не может, поскольку работнику законодательно установлен ежегодный отпуск, и предприятие не имеет права его не дать.
Только часть неиспользованного отпуска может быть заменена денежной компенсацией, но при условии, что продолжительность ежегодного и дополнительного отпусков составляет не менее 24 календарных дней.
10. Предприятие «Омега» составило с банком «Гранит» договор на расчетно-кассовое обслуживание. Являются ли данные услуги объектом обложения НДС?
Да.
Нет.
11. Может ли предприятие по собственному желанию зарегистрировать себя плательщиком НДС, при условии, что размер операций по продаже товаров (работ, услуг), которые облагаются НДС, менее 3 600 необлагаемых минимумов доходов населения?
Да.
Нет.
12. Какое календарное число является датой возникновения налогового кредита для заказчика строительства, если указанное строительство осуществляется согласно долгосрочному договору?
Дата окончания всего строительства или его этапа, определенного в договоре.
Дата увеличения валовых затрат заказчика долгосрочного контракта.
13. Прямые затраты — это:
Совокупность экономически однородных затрат.
Затраты, которые могут быть отнесены непосредственно к конкретному объекту затрат целевым образом.
14. Затраты на охрану труда, технику безопасности на производственном предприятии включаются в состав:
Административных затрат.
Общепроизводственных затрат.
Других операционных затрат.
15. Фактическая производственная себестоимость выпущенной продукции отображается в бухгалтерском учете следующей проводкой:
Дт 91 — Кт 23.
Дт 90 — Кт 26.
Дт 26 — Кт 23.
16. Доходы от реализации готовой продукции отображаются в учете:
В момент получения денег за эту продукцию или при ее отгрузке.
Только в момент получения денег за эту продукцию.
Только в момент отгрузки данной продукции покупателю со списанием ее стоимости с баланса компании.
17. Порядок и методику калькуляции себестоимости разрабатывает:
Минфин.
ГНАУ.
Предприятие самостоятельно.
18. Включается ли в валовые затраты безнадежная дебиторская задолженность, которая ранее не была отнесена на валовые затраты, если срок ее возникновения — менее трех лет?
Да, включается какая-либо сомнительная дебиторская задолженность.
Нет, не включается.
Да, включатся, в том случае если принятые меры не дали позитивного результата.
19. Если обязательства (в виде кредиторской задолженности) не подлежат погашению, то в бухгалтерском учете его сумма:
Списывается с баланса с одновременным отображением затрат.
Списывается с баланса с одновременным отображением доходов.
Списывается с баланса, но не влияет на финансовый результат.
20. В каких случаях участник общества с ограниченной ответственностью может передать третей стороне свою часть уставного фонда?
При согласии других сторон участников общества.
Если учредитель не выполняет своих обязанностей перед обществом.
При согласии других участников общества и полном внесении должных средств участником.
21. Предприятием был приобретен 29 июня 2006 года объект основных средств и введен в эксплуатацию 7 июля 2006 года. Когда начинается начисление амортизации по такому объекту в бухгалтерском и налоговом учете?
В бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1 августа 2006 года, а в налоговом — с 1 октября 2006 года.
В бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1 июля 2006 года, а в налоговом — с 1 августа 2006 года.
22. Как проверить данные строки 035 «Отчет о финансовых результатах» графы 3?
Данные строки 010 минус данные строк 015, 020, 025, 030 «Отчета о финансовых результатах».
Данные строки 010 минус данные строк 020, 025, 030 «Отчета о финансовых результатах».
Данные строки 010 минус данные строк 015, 020, 025, 030 «Отчета о финансовых результатах».
23. Какая операция предшествует составлению годовой финансовой отчетности?
Выплата дивидендов акционерам из прибыли, полученной за отчетный период.
Выплата задолженности по заработной плате.
Проведение инвентаризации.
24. В какой из форм финансовой отчетности отображается дебиторская задолженность покупателей за реализованные товары (работы, услуги)?
В балансе.
В отчете о финансовых результатах.
В отчете о собственном капитале.
Ключ к тесту
№ вопроса
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24
Правильный ответ
3 1 2 4 1 2 2 2 4 2 1 2 2 2 3 3 3 3 2 3 1 1 3 1
Количество правильных ответов более 80% свидетельствует о том, что кандидат обладает достаточным объемом знаний по специальности.
При количестве правильных ответов в пределах 50–80% кандидат, скорее всего, является «узким специалистом», на предыдущем месте, вероятно, вел одно направление работы; ему потребуется дополнительное обучение.
Менее 50% правильных ответов — свидетельство недостаточного уровня знаний; следует провести дополнительное тестирование.
Источник:
Оценочный тест для бухгалтера
«Кадровик. Рекрутинг для кадровика», 2010, N 3(1)
1. Когда составляется первичный документ?
- Непосредственно перед осуществлением хозяйственной операции.
- Во время осуществления хозяйственной операции.
- Во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно — непосредственно после ее завершения.
2. Являются ли дата и место составления первичного документа его обязательными реквизитами?
- Да.
- Нет.
- Не для всех документов (указать исключения).
3. Какой первичный документ подтверждает факт сдачи выручки в банк сотрудником компании?
- Банковская выписка со штампом банка и подписью работника банка.
- Квитанция на внесение денежных средств за подписью кассира и бухгалтера банка, заверенная штампом банка.
- Расходный кассовый ордер с подписью главного бухгалтера и руководителя предприятия.
4. Какой документ не подписывается директором компании?
- Расходный кассовый ордер.
- Платежная ведомость.
- Авансовый отчет.
- Приходный кассовый ордер.
5. Ответственность за правильность ведения операций с наличными денежными средствами в компании согласно нормативным документам несет:
- Руководитель предприятия.
- Кассир.
- Главный бухгалтер.
6. В каком документе утверждены формы и системы оплаты труда, которые можно применять в компании?
- Трудовой договор.
- Коллективный договор.
- Штатное расписание.
7. Учитываются ли при расчете средней заработной платы для начисления отпускных суммы выплаченных доплат за работу в праздничные дни и премии?
- Премии учитываются, а доплаты за работу в праздничные дни — нет.
- Учитываются и премии, и доплаты за работу в праздничные дни.
- Доплаты за работу в праздничные дни учитываются, а премии — нет.
8. В конце года предприятие выплатило всем своим работникам денежное вознаграждение (13-ю зарплату). Имеет ли право предприятие включать данный вид затрат в состав валовых доходов?
- Да, поскольку этот вид затрат включается в фонд заработной платы.
- Да, при условии, что эти затраты предусмотрены в коллективном договоре.
- Нет, поскольку вознаграждение не включается в фонд заработной платы.
9. Сотрудник предприятия не использовал свой ежегодный отпуск за 2006 г. В апреле 2008 г. он написал на имя директора заявление с просьбой выплатить ему денежную компенсацию за неиспользованный отпуск. Должна ли компания удовлетворить такую просьбу?
- Нет, поскольку компенсация за неиспользованный отпуск выплачивается лишь при увольнении.
- Предприятие обязано выплатить денежную компенсацию, если работник не использовал ежегодный отпуск.
- Не может, поскольку работнику законодательно установлен ежегодный отпуск, и предприятие не имеет права его не дать.
- Только часть неиспользованного отпуска может быть заменена денежной компенсацией, но при условии, что продолжительность ежегодного и дополнительного отпусков составляет не менее 24 календарных дней.
10. Предприятие «Омега» составило с банком «Гранит» договор на расчетно-кассовое обслуживание. Являются ли данные услуги объектом обложения НДС?
- Да.
- Нет.
11. Может ли предприятие по собственному желанию зарегистрировать себя плательщиком НДС, при условии что размер операций по продаже товаров (работ, услуг), которые облагаются НДС, менее 3600 необлагаемых минимумов доходов населения?
- Да.
- Нет.
12. Какое календарное число является датой возникновения налогового кредита для заказчика строительства, если указанное строительство осуществляется согласно долгосрочному договору?
- Дата окончания всего строительства или его этапа, определенного в договоре.
- Дата увеличения валовых затрат заказчика долгосрочного контракта.
13. Прямые затраты — это:
- Совокупность экономически однородных затрат.
- Затраты, которые могут быть отнесены непосредственно к конкретному объекту затрат целевым образом.
14. Затраты на охрану труда, технику безопасности на производственном предприятии включаются в состав:
- Административных затрат.
- Общепроизводственных затрат.
- Других операционных затрат.
15. Фактическая производственная себестоимость выпущенной продукции отображается в бухгалтерском учете следующей проводкой:
- Дт 91 — Кт 23.
- Дт 90 — Кт 26.
- Дт 26 — Кт 23.
16. Доходы от реализации готовой продукции отображаются в учете:
- В момент получения денег за эту продукцию или при ее отгрузке.
- Только в момент получения денег за эту продукцию.
- Только в момент отгрузки данной продукции покупателю со списанием ее стоимости с баланса компании.
17. Порядок и методику калькуляции себестоимости разрабатывает:
- Минфин.
- ГНАУ.
- Предприятие самостоятельно.
18. Включается ли в валовые затраты безнадежная дебиторская задолженность, которая ранее не была отнесена на валовые затраты, если срок ее возникновения менее трех лет?
- Да, включается какая-либо сомнительная дебиторская задолженность.
- Нет, не включается.
- Да, включается, в том случае если принятые меры не дали позитивного результата.
19. Если обязательства (в виде кредиторской задолженности) не подлежат погашению, то в бухгалтерском учете его сумма:
- Списывается с баланса с одновременным отображением затрат.
- Списывается с баланса с одновременным отображением доходов.
- Списывается с баланса, но не влияет на финансовый результат.
20. В каких случаях участник общества с ограниченной ответственностью может передать третьей стороне свою часть уставного фонда?
- При согласии других сторон участников общества.
- Если учредитель не выполняет своих обязанностей перед обществом.
- При согласии других участников общества и полном внесении должных средств участником.
21. Предприятием был приобретен 29 июня 2008 г. объект основных средств и введен в эксплуатацию 7 июля 2008 г. Когда начинается начисление амортизации по такому объекту в бухгалтерском и налоговом учете?
- В бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1 августа 2008 г., а в налоговом — с 1 октября 2008 г.
- В бухгалтерском учете начисление амортизации начинается с 1 июля 2008 г., а в налоговом — с 1 августа 2008 г.
22. Как проверить данные строки 035 «Отчет о финансовых результатах» графы 3?
- Данные строки 010 минус данные строк 015, 020, 025, 030 Отчета о финансовых результатах.
- Данные строки 010 минус данные строк 020, 025, 030 Отчета о финансовых результатах.
- Данные строки 010 минус данные строк 015, 020, 025, 030 Отчета о финансовых результатах.
23. Какая операция предшествует составлению годовой финансовой отчетности?
- Выплата дивидендов акционерам из прибыли, полученной за отчетный период.
- Выплата задолженности по заработной плате.
- Проведение инвентаризации.
24. В какой из форм финансовой отчетности отображается дебиторская задолженность покупателей за реализованные товары (работы, услуги)?
- В балансе.
- В отчете о финансовых результатах.
- В отчете о собственном капитале.
Ключ к тесту
N вопроса:
1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23, 24.
Правильный ответ:
3, 1, 2, 4, 1, 2, 2, 2, 4, 2, 1, 2, 2, 2, 3, 3, 3, 3, 2, 3, 1, 1, 3, 1.
Более 80% правильных ответов свидетельствует о том, что кандидат обладает достаточным объемом знаний по специальности.
При количестве правильных ответов в пределах 50 — 80% кандидат, скорее всего, является узким специалистом, на предыдущем месте, вероятно, вел одно направление работы; ему потребуется дополнительное обучение.
Менее 50% правильных ответов — свидетельство недостаточного уровня знаний; следует провести дополнительное тестирование.
М.Кондратенко
Центр кадровых технологий
Для каких документов можно использовать электронную подпись и безопасно ли это? Почему в компании сотрудникам нужны отдельные ЭП? Рассказывает руководитель Удостоверяющего центра «Контура» Сергей Казаков
«Контур» — экосистема продуктов для бизнеса. Ключевые направления деяельности: интернет-отчетность и онлайн-бухгалтерия, сервисы для ЭДО и работы с маркировкой, облачный товароучет и онлайн-кассы, проверка контрагентов и электронные подписи
1. Что такое электронная подпись и как ее получить?
Электронная подпись — цифровой аналог собственноручной подписи. Он нужен, чтобы совершать сделки и подтверждать подлинность документов онлайн. ЭП состоит из двух элементов: закрытого ключа, с помощью которого ее владелец подписывает бумаги, и сертификата, подтверждающего принадлежность подписи конкретному человеку.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели используют квалифицированную электронную подпись — ее сертификаты выдают сотрудникам компаний за один день в аккредитованном удостоверяющем центре за 2000–6000 рублей либо бесплатно в налоговой, если вы руководитель организации или ИП. Список удостоверяющих центров есть на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.
Для оформления квалифицированной электронной подписи понадобятся паспорт, номера СНИЛС и ИНН. Сотруднику компании нужна доверенность, которая подтверждает право выступать от имени организации.
Чтобы получить сертификат подписи впервые, подать документы нужно лично. Если у вас уже есть ЭП и ее действие заканчивается, оформить новую можно удаленно через сайт удостоверяющего центра или налоговой.
2. Какие документы можно подписать с помощью ЭП?
Согласно Федеральному закону №63-ФЗ, квалифицированной цифровой подписью можно подписывать любые документы, для которых существует электронная форма, то есть почти все. На практике бизнес использует ее для нескольких сфер:
- Отчетность в ФНС, ПФР, Росстат, ФСС и другие контролирующие органы.
- Электронный документооборот между бизнесами в b2b-области — счета-фактуры, акты, договоры.
- Электронная коммерция — например, участие в государственных закупках сейчас проходит только в цифровом виде; b2b-закупки тоже быстрее и удобнее совершать в таком формате.
- Внутрикорпоративный документооборот — кадровые документы, приказы, распоряжения.
3. Где хранить электронную подпись и какой способ самый безопасный?
Закрытый ключ электронной подписи нужно хранить так, чтобы его не могли использовать посторонние. Потому что с ним злоумышленник может подписать любой документ, и доказать, что это сделали не вы, будет сложно.
Наиболее безопасный способ хранения ключа — токен. Это защищенный паролем носитель, похожий на флешку. Если носитель похитят, получить доступ к ключу подписи все равно не получится.
Внешне токен выглядит как флешка, но защищает подпись намного лучше.
(Фото: kontur.ru)
В будущем электронную подпись возможно будет хранить в защищенном интернет-облаке — так владелец сможет получить доступ к ЭП с компьютера, смартфона, планшета и любого другого устройства.
Сейчас в России разрабатывают правила, по которым должна работать облачная подпись. Когда они будут утверждены государством, ЭП позволит вести дела более мобильно. Например, сейчас, если руководитель оставил свой токен в офисе и уехал в командировку, он не сможет ничего подписать — придется возвращаться. А облачная подпись будет доступна с телефона, который точно не забудешь.
4. Почему директору и всем сотрудникам компании нельзя пользоваться одной подписью?
Иметь отдельные подписи для руководителя и каждого сотрудника безопаснее. Иначе можно столкнуться с серьезными проблемами: например, бухгалтер, который использует ключ директора для сдачи отчетности, подпишет от имени организации кредитный договор в банке и выведет средства, а директор узнает об этом, только когда придет время первого платежа. Пока в компании выясняют, кто взял кредит, банк предъявляет законные требования по возврату. Если бухгалтер будет пользоваться своей подписью по доверенности на сдачу отчетности от организации и не будет иметь полномочий на подписание кредитных договоров, такой ситуации не произойдет.
Каким сотрудникам нужна отдельная подпись:
- Бухгалтеру, чтобы сдавать отчетность. Если ее ведет несколько специалистов, каждому лучше использовать свою подпись: например, один занимается НДС, другой — общей отчетностью, третий — фондами.
- Менеджерам по закупкам и отгрузкам.
- Тендерным специалистам, которые готовят документы к подаче на конкурс и торгуются. Если этими задачами занимаются разные люди, каждому нужна своя подпись.
- Кадровым специалистам, чтобы подписывать локальные нормативные акты, приказы, распоряжения.
5. Может ли один человек иметь несколько подписей?
Чтобы руководитель компании не выпустил несколько сертификатов подписей и не отдал токены сотрудникам, государство с 2022 года ограничивает количество ЭП у директора. Глава организации может получить единственный сертификат, который нельзя скопировать. При выпуске нового сертификата подписи старый перестает действовать.
На сотрудников и их сертификаты электронной подписи такие ограничения не распространяются — они могут получить несколько сертификатов для разных задач или устройств.
6. Как компании быстро выпустить электронные подписи для всех сотрудников?
Есть два способа:
1. Каждый сотрудник сам обращается в удостоверяющий центр или налоговую, предоставляет доверенность от компании и получает сертификат.
2. Если у компании большой штат, она заключает партнерский договор с удостоверяющим центром. Тогда сотрудники приходят за сертификатом не в центр, а в свою организацию к ответственному лицу. Этим способом пользуются компании, которые массово переходят на электронный документооборот.
7. Если сотрудник получил электронную подпись в одной компании, сможет ли он использовать ее на другом месте работы?
Обычно в компании используют сертификаты, в которых указаны ее реквизиты и данные сотрудника. При смене должности или увольнении организация сообщает об этом в удостоверяющий центр, и такая подпись перестает действовать.
В 2023 году начнут действовать поправки, внесенные в Федеральный закон №63-ФЗ «Об электронной подписи». Сотрудники должны будут использовать сертификат физического лица — в нем указаны только личные сведения без места работы. Это удобно, потому что полномочия, должности и компании меняются, а физическое лицо остается тем же. Но тогда только сертификата недостаточно. Чтобы налоговая узнала, что вы представляете конкретную организацию и действуете от ее имени, понадобится электронная доверенность от руководства компании.
8. Можно ли посмотреть все документы, подписанные определенной ЭП?
Общей базы не существует, так как при подписании нет обязанности где-то регистрировать документ. Часто организации контролируют этот процесс — например, приглашают сотрудников в общую информационную систему электронного документооборота, через которую отслеживают все действия.
Но ничто не мешает сотруднику, как уже упоминалось выше, например, взять токен директора, подписать кредитный договор и отправить его по электронной почте в банк. Директор может никогда об этом не узнать. Согласно статье 10 Федерального закона «Об электронной подписи», владелец обязан следить, чтобы ЭП не использовали без его согласия. Но наказание для того, кто применил чужую подпись, не прописано.
9. Можно ли использовать российскую подпись для сделок с иностранными компаниями?
Если в России иностранная компания действует по российским законам, можно заключить соглашение, по которому подпись будет действительна. Когда во время сделки одна сторона в России, а другая за рубежом, нужны более сложные правовые конструкции.
Наше законодательство об электронной подписи содержит общие принципы с европейским, американским, китайским, но признание сертификата от другого государства — предмет межправительственных соглашений. Например, если Россия и Китай договорятся о том, что они признают между собой определенные электронные подписи, в РФ можно будет проверять и признавать документы, подписанные на территории КНР.
Пока соглашений о трансграничном ЭДО нет, но ведется активная работа по их созданию в рамках Евразийского экономического союза — с Беларусью, Азербайджаном и Киргизией: действует правовая база, но пока не на уровне правительства, а на уровне Евразийской экономической комиссии.
Подписывать документы за директора вполне может другое лицо. Предоставить право подписи можно по всем документам либо по определенным направлениям/вопросам, только в отсутствие директора либо всегда. Для этого можно оформить штатное заместительство, временный перевод, совместительство (как внутреннее, так и внешнее) или исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения замещающего лица от основной работы.
Для вашего удобства в таблице мы показали комплект документов, которым вы сможете подтвердить полномочия подписанта в каждом из этих случаев.
В зависимости от способа уполномочия «дублера» его подпись на документах вместо директора должна быть оформлена по-разному – мы показали все эти варианты.
Еще привели примеры исправления данных отсутствующего директора на пришедшем от контрагента проекте документа, чтобы его мог подписать другой человек (что добавлять, что зачеркивать и как удостоверять это).
Объяснили, что будет в случае подписания документа неуполномоченным лицом – тут тоже возможны разные варианты.
Кто может подписать документы за руководителя?
По умолчанию организацию представляет ее исполнительный орган. В большинстве компаний это гендиректор (директор, президент, ректор или др.)1, реже наряду с ним руководство текущей деятельностью осуществляется правлением/дирекцией (как коллегиальным исполнительным органом). Более экзотический вариант, который появился в России относительно недавно, – несколько директоров у одной организации. Компетенция исполнительного органа всегда прописывается в уставе организации (или ином учредительном документе), поэтому эту информацию надо искать там.
Бывает и так, что организация передает по договору осуществление полномочий своего единоличного исполнительного органа отдельному управляющему.
Посмотрите распространенные варианты формулировок устава. В Примере 2 мы видим общие фразы, а в Примере 1 права по изданию документов названы более конкретно.
Но один или даже несколько человек не в состоянии вникнуть во все документы и подписывать их от имени организации, поэтому делегирование части полномочий заместителям директора и руководителям подразделений – это распространенная практика. Причем четко оговариваются границы предоставляемых прав подписания документов от имени организации:
- документы по каким вопросам человек будет подписывать;
- может быть установлен лимит суммы сделки или введены ограничения в отношении отдельных видов сделок, которые вправе заключить человек;
- его права могут появляться только в случае «выхода из строя» основного подписанта – директора (например, если он на больничном, в отпуске или др.) или будут осуществляться параллельно с действующим руководителем организации.
Все эти рамки оговариваются индивидуально для каждого случая делегирования полномочий в ряде документов (их состав см. в Таблице 1).
Пример 1. Фрагмент устава ООО
Пример 2. Фрагмент устава ФГУП, утвержденного приказом Минздрава РФ от 03.11.2000 № 390 «Об организации работы по утверждению Уставов (Положений) подведомственных Минздраву России предприятий, учреждений и организаций»
При предоставлении права подписи документов за директора важно понимать, осуществляется ли это на постоянной основе или только на тот период, когда директор отсутствует и физически не может исполнять свои обязанности. От того, является ли замещение временным или постоянным, во многом зависит оформление полномочий и то, как выглядят реквизиты подписи, преамбулы подписываемых договоров и т.п.
Подписывать документы за директора при его наличии
Сначала поговорим о том, как предоставляется право подписи документов, когда директор и сам остается «при исполнении» (во всех этих ситуациях право подписи может предоставляться как на постоянной основе – по умолчанию, так и на определенный период времени – когда это прямо указано в документе):
- если отдельный человек наделяется правом подписывать документы параллельно с директором, то это оформляется издаваемым самим директором приказом о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу. При необходимости представлять интересы организации во взаимодействии с третьими лицами ему выдается доверенность;
- право подписи директор может делегировать не одному, а сразу нескольким лицам. Как уже было отмечено, по понятным причинам директор не может уследить за правильностью составления и достоверностью сведений во всех подписываемых от имени организации документах. И даже «в четыре глаза» с этим бывает сложно справиться. Поэтому на практике нередки ситуации, когда вновь избранный/назначенный руководитель организации, вступая в должность, одним из первых издает приказ о распределении полномочий и предоставлении права подписи ответственным должностным лицам из числа своих замов, руководителей финансового, юридического, кадрового и других направлений. В нем же может быть указано, кому выдается доверенность для представления интересов во внешней среде организации и по каким вопросам. Таким образом, в одном «комплексном» приказе директор, с одной стороны, закрепляет, кому и что можно будет подписывать от имени предприятия (по кругу лиц и сферам ведения), а с другой – «делегирует» и ответственность за подписываемые документы.
С приказами, которые касаются предоставления права подписи, должны быть ознакомлены все работники, чтобы они были в курсе, кому какие документы передавать на подпись и какие реквизиты и иные сведения следует заранее в них предусмотреть. Нелишним будет информировать сотрудников и о том, на кого и с какими полномочиями выданы доверенности.
Важно, чтобы закрепленные в приказах положения не противоречили условиям ранее заключенных с соответствующими должностными лицами трудовых договоров и/или должностных инструкций/положений о должностях. Если окажется, что в результате такого распределения изменятся трудовые обязанности, то необходимо будет еще до издания приказа оформить соответствующие изменения в эти документы (ст. 60 Трудового кодекса РФ2).
Сюда же можно отнести ситуацию, когда руководитель филиала (представительства, иного обособленного структурного подразделения) имеет постоянное право подписи документов своего подразделения – здесь ограничение устанавливается, как правило, не по времени, а по кругу подписываемых документов.
Конечно, у директора может быть большой соблазн взять и передать все свои полномочия. В том числе вообще человеку, который не является даже работником организации. Однако это может быть для него чревато неприятностями: не только необходимостью возмещения всех убытков, которые в результате таких действий могут быть причинены организации, но и привлечением к субсидиарной ответственности при банкротстве и прочих обстоятельствах. Вот реальная история:
Судебная практика. Постановление Президиума ВАС РФ от 21.01.2014 № 9324/13 по делу № А12-13018/2011
Руководитель организации выдал В-ву Н.В. доверенность с объемом полномочий, фактически равным своим. В отсутствие какого-либо обоснования подобные действия, не обусловленные характером и масштабом хозяйственной деятельности общества, не могут быть признаны разумными, т.е. соответствующими обычной деловой практике.
Как отметил суд, директор не сможет «ограничиваться формальной ссылкой на наличие у него безусловного права передавать такие полномочия любому лицу… В случаях недобросовестного и (или) неразумного осуществления обязанностей по выбору и контролю за действиями (бездействием) представителей, контрагентов по гражданско-правовым договорам, работников юридического лица, а также ненадлежащей организации системы управления юридическим лицом директор отвечает перед юридическим лицом за причиненные в результате этого убытки».
Подписывать только в период отсутствия директора
Если же речь идет о подписании документов за директора в период, когда его нет на работе по причине нахождения в отпуске, командировке, болезни и пр., то это временное заместительство. В таких ситуациях целесообразно устанавливать срок полномочий не конкретной датой или периодом времени, а путем указания на событие, с которым такие полномочия будут прекращены (выход из отпуска, прибытие из командировки, окончание периода временной нетрудоспособности и пр.), т.к. на практике часто бывает, что предполагаемые изначально даты потом не совпадают с фактическими.
Сразу скажем, что законодательно вопрос замещения руководителя организации так и не был четко урегулирован, на практике возможно несколько вариантов для оформления временного заместительства3:
- штатное замещение;
- временный перевод на должность директора;
- совместительство на время отсутствия директора (как внутреннее – когда совместителем по должности директора является работник данной организации, так и внешнее – если директором по совместительству будет работать сторонний человек4);
- исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы5.
Рассмотрим подробнее эти варианты.
При штатном замещении человек с определенной должностью автоматически получает право подписи документов в случае отсутствия директора. Таким лицом часто назначают заместителя директора, но если этой должности в организации нет, то им «делают» и другого руководителя ТОП-уровня (например, коммерческого или исполнительного директора, см. Пример 5). Даже для таких лиц часто устанавливают границы круга документов, которые они могут подписывать.
Подобные полномочия прописываются в трудовом договоре. Но часто в него неудобно помещать все нюансы трудовых прав и обязанностей, поэтому они детально прописываются уже в должностной инструкции (либо положении о должности).
С этими документами не знакомят весь коллектив организации, для его информирования издается приказ. Это еще и распорядительный документ (в отличие от трудового договора), здесь могут быть даны какие-то сопутствующие указания службе делопроизводства и др. Ключевой будет фраза такого рода: «предоставить право подписи приказов по основной деятельности за директора Общества заместителю директора Веселкову П.Р».
Если делегируемые полномочия подразумевают оформление документов, которые покидают родную организацию, то тут также понадобится доверенность для предъявления третьим лицам.
Вариант штатного замещения хорош тем, что он включается автоматически в отсутствие директора, но может работать и в его присутствии (все зависит от формулировок уполномочивающих документов). В случае издания директором приказа о распределении полномочий и предоставлении права подписи, о котором упоминалось выше, в нем также можно сразу отразить и полномочия штатного зама на время отсутствия первого лица организации.
Есть еще временный перевод на должность директора, в этом случае также важно оговорить его продолжительность: до момента возвращения «основного действующего лица». Документально это оформляется изменением к трудовому договору. Обязательно издается приказ о временном переводе на другую работу, а доверенность выдается, только если человек будет представлять организацию во внешней среде.
Если при временном переводе меняется должность человека (т.е. он не выполняет одновременно и свою основную работу), то при совместительстве или исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы она у него остается, при этом параллельно на время добавляется вторая должность – директора. Правда, на разных условиях.
В случае временного совместительства (как внутреннего, так и внешнего) заключается отдельный (второй) трудовой договор, в котором указывается рабочее время, которое не должно совпадать со временем работы по основной должности, отдельная заработная плата и другие условия трудового договора (см. ст. 57 ТК РФ). Если есть должностная инструкция или положение о единоличном исполнительном органе, с ними ознакамливают под личную подпись до заключения трудового договора. И, конечно же, издается приказ о приеме на работу по совместительству на срок, который лучше определять ссылкой на момент, когда временно отсутствующий «основной» директор сможет приступить к своим обязанностям. Обратите внимание: временное совместительство по желанию самого совместителя заносится в бумажную трудовую книжку (или отражается в сведениях о его трудовой деятельности при ведении трудовой книжки в электронном виде).
Надо отметить, что для замещения директора на период банальных причин (ежегодного оплачиваемого отпуска, командировки, недлительной нетрудоспособности) не рекомендуется оформлять временный перевод и совместительство. Связано это с бытующими на практике различными мнениями специалистов и судов относительно того:
- нужно ли в таких ситуациях каждый раз вносить изменения в содержащиеся в ЕГРЮЛ сведения о Ф.И.О., паспортных данных и ИНН человека, имеющего право без доверенности действовать от имени юридического лица (фактически – о праве конкретного лица именоваться «директором» и не предъявлять доверенность)6 и, соответственно, оформлять протокол/решение и приказ7 о назначении новым директором от имени уполномоченного органа юрлица (общего собрания участников (акционеров) или совета директоров), единственного участника или собственника имущества организации, уполномоченным им лицом8;
- можно ли (во избежание спорной ситуации с внесением изменений в ЕГРЮЛ) добавлять «приставку» «и.о.» к наименованию должности «директор» при приеме на работу директором по совместительству или временном переводе на эту должность, чтобы подчеркнуть замещающий характер исполнения обязанностей и возможность действий такого «дублера» на основании выданной ему доверенности и изданного в отношении него приказа только о временном трудоустройстве директором (т.е. до того, как к своим директорским обязанностям приступит «основное действующее лицо» в установленном порядке).
Не вдаваясь в рамках данной статьи в детали подобных дискуссий, просто порекомендуем отказаться от этих способов оформления, хотя не будем оспаривать законность их применения на практике.
При исполнении обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от работы, определенной трудовым договором, первоначальная должность замещающего остается основной. Поэтому действует один (прежний) трудовой договор, но к нему заключается дополнение (соглашение) о выполнении дополнительной работы по исполнению обязанностей директора, в котором среди прочего прописывается и доплата за заместительство. При этом и работа по основной должности, и дополнительная (за директора) производятся в одно и то же основное рабочее время. Это важно.
Если есть должностная инструкция/положение о единоличном исполнительном органе, то с таким документом замещающее лицо знакомят под подпись до заключения дополнения к трудовому договору (соглашения). Также издают приказ об исполнении обязанностей (либо о возложении обязанностей и т.п.).
В госструктурах еще встречается вариант, когда речь идет об исполнении обязанностей по вакантной должности директора. При увольнении прежнего директора и до вступления в должность нового порой надо соблюсти сложную и протяженную во времени процедуру (например, объявить и провести конкурс), а жить с «обезглавленной» организацией невозможно. В этом случае собственник имущества или уполномоченный орган назначает исполняющего обязанности директора на период проведения соответствующих процедур. Такая возможность опирается по аналогии на разъяснения Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства». Данный официальный документ хотя и «древний», но по-прежнему действует в той части, которая не противоречит ТК РФ.
Фрагмент документа
Разъяснение Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства»
- Временным заместительством считается исполнение служебных обязанностей по должности временно отсутствующего работника, когда это вызвано производственной необходимостью…
- Назначение работника исполняющим обязанности по вакантной должности не допускается. Это возможно только по должности, назначение на которую производится вышестоящим органом управления. В этом случае руководитель предприятия, учреждения, организации обязан не позднее месячного срока со дня принятия трудящегося на работу представить в вышестоящий орган управления документы для его назначения на должность. Этот орган в месячный срок со дня получения документов должен рассмотреть вопрос и сообщить руководителю о результатах…
Что касается обычных коммерческих организаций, то они в ряде случаев тоже пытаются временно решить вопрос при образовании вакансии директора посредством «исполняющего обязанности». Если говорить об акционерных обществах, то в их профильном законе есть для этого лазейка:
Фрагмент документа
Пункт 4 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»
…В случае, если образование исполнительных органов осуществляется общим собранием акционеров и единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) или управляющая организация (управляющий) не могут исполнять свои обязанности, совет директоров (наблюдательный совет) общества вправе принять решение об образовании временного единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) и о проведении внеочередного общего собрания акционеров для решения вопроса о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора) или управляющей организации (управляющего) и об образовании нового исполнительного органа общества…
Временные исполнительные органы общества осуществляют руководство текущей деятельностью общества в пределах компетенции исполнительных органов общества, если компетенция временных исполнительных органов общества не ограничена уставом общества.
К сожалению, в законодательстве об обществах с ограниченной ответственностью и ряде других организаций подобные нормы отсутствуют. Хотя прямого запрета также нет. На практике к назначению временно исполняющим обязанности по вакантной должности директора им лучше не прибегать.
Как документально подтвердить полномочия?
Теперь давайте подытожим, какими документами вы можете подтвердить полномочия лица, подписавшего документ. Для извещения сотрудников вашей организации это, как правило, делается соответствующим приказом (обычно работников ознакамливают с выпиской из него). А для сторонних лиц потребуется продемонстрировать следующий состав документов (показать оригинал либо приложить заверенные копии либо выписки к подписанному документу, чтобы подтвердить правомочность подписи на нем):
- устав или иной учредительный документ (если там прописаны полномочия данного лица), выписка из ЕГРЮЛ (в которой указываются Ф.И.О. лица, имеющего право без доверенности действовать от имени возглавляемой им организации);
- приказ о приеме на работу или временном переводе, возложении исполнения обязанностей9 или вступлении в должность;
- доверенность (если она есть);
- документ, подтверждающий отсутствие основного подписанта, если права у его «дублера» появляются только в отсутствие первого лица (этот документ не всегда требуют предоставить, но лучше им заручиться);
- приказ/протокол/решение уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур (если речь идет о вакантной должности директора).
Отдельно скажем о том, можно ли использовать доверенность как подтверждение полномочий лица, временно замещающего директора, на подписание трудовых договоров с работниками (изменений и дополнений к ним, иных соглашений), кадровых приказов и других кадровых документов? Ответ на этот вопрос отрицательный. И вот почему. Доверенность как документ, подтверждающий полномочия представителя действовать от имени организации, предусмотрена Гражданским кодексом РФ (ст. 185) и применима только к гражданским отношениям. В Трудовом кодексе РФ она не упоминается, поэтому в трудовых отношениях не может быть использована как подтверждающий полномочия документ10.
Если речь идет о замещении генерального директора на период его отсутствия либо о делегировании права подписи трудовых договоров и кадровых документов директором в порядке распределения полномочий, то в силу ч. 6 ст. 20 ТК РФ такие полномочия должны быть также подтверждены не только соответствующим приказом, но и положениями устава (или иного учредительного документа) и/или локального нормативного акта (например, Правил внутреннего трудового распорядка, Положения о персонале, Положения о филиале и т.п.), в которых нужно закрепить, кто из должностных лиц вместо директора может осуществлять права и обязанности работодателя (в т.ч. подписывать связанные с трудовыми отношениями документы).
Бухгалтерскую (финансовую) отчетность по доверенности подписывать можно. См., например, разъяснения, данные в письмах Минфина России от 30.04.2013 № 07-01-10/15212 и ФНС России от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569.
Таблица 1. Какими документами оформляется право подписи директора и лица, замещающего его на время отсутствия, какую должность вписывать в реквизит «подпись»
| Основное лицо и варианты его замещения | Устанавливаем трудовые права и обязанности | Информируем сотрудников своей организации | Информируем «внешнюю среду» организации11 | Какую должность вписываем в реквизит «подпись» |
| 1. Директор | устав или иной учредительный документ, трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора (или положение о единоличном исполнительном органе) |
выписка из устава или иного учредительного документа о компетенции директора, выписка из приказа о приеме на работу12 или приказ о вступлении в должность директора | устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, протокол/ решение/приказ уполномоченного органа/лица или собственника имущества об избрании/назначении директора | директор |
| 2. Штатный заместитель (когда должность директора не вакантна) | устав или иной учредительный документ (при наличии в нем положений о штатном заме), трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора/положение о единоличном исполнительном органе | выписка из устава или иного учредительного документа о компетенции штатного зама (при наличии там таких положений), выписка из приказа о приеме на работу, приказ о распределении полномочий и предоставлении права подписи (при наличии в нем соответствующих положений) | устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, доверенность | «родная» должность |
| 3. Временный перевод, когда должность директора не вакантна | устав или иной учредительный документ, изменение в трудовой договор (или соглашение) и (при наличии) должностная инструкция директора/положение о единоличном исполнительном органе | выписка из приказа о временном переводе | устав или иной учредительный документ, корпоративный акт о назначении замещающего директора лица и выписка из ЕГРЮЛ (при внесении данных в ЕГРЮЛ), доверенность | директор или и.о. директора13 |
| 4. Временное совместительство (внутреннее или внешнее), когда должность директора не вакантна | устав или иной учредительный документ, трудовой договор и (при наличии) должностная инструкция директора/положение о единоличном исполнительном органе | выписка из приказа о приеме на работу по совместительству | директор или и.о. директора14 | |
| 5. Исполнение обязанностей временно отсутствующего директора без освобождения от основной работы | устав или иной учредительный документ (если в нем содержатся соответствующие положения о заместительстве директора), дополнение к трудовому договору (соглашение) и (при наличии) должностная инструкция директора/ положение о единоличном исполнительном органе | выписка из приказа об исполнении обязанностей отсутствующего директора без освобождения от основной работы | устав или иной учредительный документ, выписка из ЕГРЮЛ, доверенность | и.о. директора |
| 6. Исполнение обязанностей по вакантной должности директора | устав или иной учредительный документ, соглашение об исполнении обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур15 и (при наличии) должностная инструкция директора/положение о единоличном исполнительном органе | выписка из приказа/протокола/решения уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур | устав или иной учредительный документ, выписка из приказа/протокола/решения уполномоченного органа, собственника или уполномоченного им лица о возложении исполнения обязанностей директора до осуществления предусмотренных законом процедур | и.о. директора |
Как оформить подпись «дублера»
Посмотрите, как реквизит «подпись» рекомендует оформлять ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»
Такие же положения вы увидите в п. 4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 (опубликованы на сайте Росархива) и в п. 2.47 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44). Отталкиваясь от них, покажем, как правильно оформлять подпись на документе в различных ситуациях, дополнительно разъяснив то, что здесь было упущено.
Начнем с самого простого варианта – оформления собственноручной подписи директора (например, Иванова).
Пример 3. Директор сам подписывает документ
Далее покажем, как оформить подпись Петрова, который «дублирует» директора Иванова.
Если в приказе (или протоколе, решении) говорится о назначении исполняющего обязанности директора, то соответствующую аббревиатуру «и.о.» мы отражаем в подписи (Пример 4). Аббревиатуру «Врио» или «ВРИО», «Вр.И.О.» применять не рекомендуем16.
Пример 4. Подпись исполняющего обязанности директора
Если Петров является штатным заместителем и его «родная» должность звучит, например, как коммерческий директор, то в документ, который должен был подписать директор, можем вписать только «родную» должность «дублера»:
Пример 5. Подпись штатного заместителя директора
Временно переводить нашего условного Петрова на должность директора или принимать его временно на работу по совместительству, как мы уже предупреждали, не стоит, т.к. в этом случае могут возникнуть вопросы о том, каким образом избежать споров с проверяющими органами о необходимости регистрации данных о таком замещающем лице в ЕГРЮЛ.
Ведь если он будет оформлен «директором» без приставки «и.о.» и действовать на основании доверенности, это вызовет немало вопросов: «Почему директор подписывает документы на основании доверенности, выданной другим директором?» и пр.
А если говорить, что он действует на основании устава или иного учредительного документа и не вносить поправки в ЕГРЮЛ, то появится еще больше вопросов, т.к. в ЕГРЮЛ лицом, уполномоченным действовать без доверенности, по-прежнему останется Иванов.
Наконец, если указывать в документах временно переведенного или принятого на работу по совместительству Петрова как «и.о. генерального директора», то с точки зрения трудового законодательства перевести или принять на работу можно только на конкретную должность, а такой должности с приставкой «и.о.» у вас в штатном расписании, скорее всего, нет.
В ситуации, когда организация все же внесет изменения в ЕГРЮЛ, смело можете указывать должность замещающего лица – нашего условного Петрова – как «директора». Такое, как мы уже упоминали выше, бывает оправданно в тех случаях, когда заранее известно о длительности периода замещения и можно заморочиться с процедурой внесения изменений в ЕГРЮЛ. Для нее, как правило, требуется принятие решения уполномоченным органом организации, собственником имущества или уполномоченным им лицом – аналогично обычной процедуре избрания/назначения на должность директора. Кстати, не забудьте проверить, чтобы по окончании периода такого замещения Иванова «вернули на место» в ЕГРЮЛ.
Пример 6. Подпись при временном переводе или при приеме по совместительству на должность директора в не вызывающей споров ситуации, когда были внесены изменения в ЕГРЮЛ о персональных данных «дублера» директора
Надо ли здесь добавлять документ, который наделил «дублера» правом подписи? Вы этого делать не обязаны (Пример 5). Но если хотите на будущее сразу снять сомнения у пользователей подписанного документа, то эти сведения можно добавить (Пример 7). Так вы предвосхитите вопрос: «А почему вместо подписи директора Иванова здесь расписался какой-то Петров?»
Пример 7. Добавление в подпись основания подписания документа данным лицом
Бывают также случаи, когда контрагент присылает вам подписанный со своей стороны документ, в котором уже вписаны данные отсутствующего директора, как подписанта с вашей стороны. Это может быть договор, акт или др. Тогда придется вносить исправления.
Пример 8. Как исправить подпись (добавляемый текст выделен жирным курсивом)
Пример 9. Как исправить подпись (добавляемый текст выделен жирным курсивом)
Обратите внимание: в реквизите «подпись» зачеркивать ничего не нужно, предлог «за» или косую черту перед должностью не пишем.
Но что делать, если кроме подписи данные отсутствующего директора фигурируют еще и в тексте присланного документа? Там их желательно зачеркивать и заверять правильность внесения исправления подписями обеих сторон (чтобы потом ваш контрагент не сказал, что он против этого или был не в курсе) – см. Пример 10. Это можно сделать, когда документ подписывается в присутствии обеих сторон. Если же он прислан вам по почте, то реализовать данную рекомендацию будет сложнее. Само по себе отсутствие такого исправления в тексте не лишает документ юридической силы, просто с ним потом могут возникнуть проблемы. Советуем при направлении по почте контрагенту подписанного экземпляра сразу приложить к нему заверенные копии документов, которые уполномочили Петрова подписать документ вместо директора Иванова (см. Таблицу 1).
Текст соответствующих исправлений не обязательно писать от руки, их можно оформить простановкой специально подготовленного для таких целей наборного штампа, но вот удостоверить верность внесенных правок нужно собственноручной подписью уполномоченного лица.
Пример 10. Как исправить данные отсутствующего директора на данные другого человека в тексте документа (добавляемый текст выделен жирным курсивом)
Подводя итог, скажем, что сейчас, в отсутствие четкого законодательного регулирования порядка замещения отсутствующего директора, а также единого подхода в судебной практике к вопросу о том, на основании каких документов и при соблюдении какой процедуры должен быть назначен (или даже избран, как можно встретить в некоторых источниках) исполняющий обязанности директора, одним из действенных способов обеспечить юридическую силу документов, подписанных таким «дублером», особенно если он действует на основании изданного самим директором приказа, является закрепление порядка оформления временного заместительства директора в уставе или ином учредительном документе (см. формулировку из устава, помеченную знаком «!» в Примере 1). Такой подход нашел отражение и в судебной практике. См., например, определение ВАС РФ от 28.02.2007 № 1697/07 по делу № А53-21270/2005-С3-26.
Если документ подписан неуполномоченным лицом
Почему перед оформлением реквизита «подпись» мы уделили столько внимания документальному оформлению полномочий «дублера»? Дело не только в том, что способ «оформления дублера» влияет на написание его должности в документах.
Есть еще одна важная причина. В случае подписания документа неуполномоченным лицом эта бумага не будет иметь юридической силы. Однако первый факт не всегда вызывает это негативное последствие. Бывает, что организация и хотела бы, чтобы «дублер» подписал документ за директора, просто она не успела документально оформить его полномочия. Получается, что последствия (мы сейчас для упрощения говорим об общих правилах) могут быть следующими:
- если со стороны организации документ подписан не уполномоченным ею лицом, то автоматически он считается недействительным;
- однако если эта организация признает его силу (одобрит), то это выправит положение.
Вопрос в тему
Главный инженер подписал акт приема здания. Приказа о делегировании полномочий нет, но каким-то образом печать предприятия оказалась на его подписи. Считается такой акт действительным или нет?
Мнение эксперта
Александр Бычков, директор юридического департамента ООО «Пимпэй Касса»
Согласно ст. 183 ГК РФ при отсутствии полномочий действовать от имени организации или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от ее имени и в ее интересах, если она впоследствии одобрит данную сделку. До одобрения сделки этой организацией другая сторона путем заявления совершившему сделку неуполномоченному лицу или представляемой организации вправе отказаться от нее в одностороннем порядке, за исключением случаев, если при совершении сделки она знала или должна была знать об отсутствии у совершающего сделку лица полномочий либо об их превышении.
Под одобрением сделки в данной ситуации могут пониматься, например:
- письменное или устное одобрение независимо от того, кому оно адресовано;
- действия, свидетельствующие об одобрении сделки (соответствующая переписка, полное или частичное принятие исполнения по оспариваемой сделке, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке, подписание уполномоченным лицом акта сверки задолженности и др.);
- заключение, а равно одобрение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой;
- просьба об отсрочке или рассрочке исполнения и пр.
Независимо от формы одобрения оно должно исходить на сей раз от лица, однозначно уполномоченного организацией заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение.
Тут еще можно упомянуть ст. 402 ГК РФ, по которой действия работников должника по исполнению его обязательства считаются действиями должника. Должник отвечает за эти действия, если они повлекли неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства.
А абз. 2 п. 1 ст. 185 ГК РФ предусматривает, что полномочие представлять интересы доверителя может также явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.).
По смыслу приведенных правовых норм подписание акта приемки здания главным инженером организации может считаться действиями самой организации, поскольку его полномочия как ее представителя явствовали из обстановки, в которой он действовал. В пользу данного вывода могут свидетельствовать следующие обстоятельства:
- проставление оттиска печати организации на подписи главного инженера;
- вполне возможно, что главный инженер был уполномочен подписывать данный акт, просто он забыл предъявить документы об этом. Кстати, тут уместно взглянуть на приведенный ранее Пример 9 (если бы по этому образцу главный инженер вписал данные доверенности рядом со своей подписью, то, возможно, вопросов бы и не возникло, а если бы приложил копию доверенности к акту – то и подавно).
Если вашей организации важна юридическая сила акта, то вы можете обратиться за недостающими документами для подтверждения полномочий главного инженера либо одобрения факта приема здания.
Вопрос в тему
Нужно ли в акте сверки указывать должность лица, подписывающего акт сверки по доверенности? Если в доверенности не указана должность, нужно ли теперь запрашивать приказ на работника?
Мнение эксперта
Алексей Александров, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
В рассматриваемой ситуации указывать должность лица, подписывающего акт сверки, не обязательно. Теперь обоснуем этот ответ.
Гражданское законодательство не требует указывать должность представителя (если он является работником представляемого) ни в выданной ему доверенности, ни в каких-либо документах, которые он подписывает от имени выдавшей доверенность организации. Поэтому не требуется такое указание и в акте сверки, подписанном действующим на основании доверенности представителем контрагента.
Согласно ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. В силу п. 6 ч. 2 той же статьи наименование должности лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо наименование должности лица, ответственного за оформление свершившегося события, является одним из обязательных реквизитов первичного учетного документа. Акт сверки первичным документом не является, поэтому указывать в нем должности подписавших его лиц не требуется.
В заключение отметим, что установленное законом требование о необходимости указания в первичном учетном документе должности подписавшего его лица является неисполнимым в тех случаях, когда такой документ подписывается на основании доверенности лицом, не являющимся работником организации. Очевидно, что, если в доверенности должность представителя не указана, нет оснований считать нарушением и отсутствие указания на должность представителя в подписываемых им документах. В связи с этим можно сослаться на письмо Минфина России от 10.09.2013 № 07-01-06/37273, из которого следует, что в таких случаях значение имеет лишь возможность идентификации лица, подписавшего первичный учетный документ. Более того, даже само по себе отсутствие указания должности в первичном учетном документе не является безусловным основанием для признания его недействительным или наступления каких-либо неблагоприятных последствий для организации (см., например, постановления Арбитражного суда Дальневосточного округа от 17.11.2017 № Ф03-4493/17 по делу № А59-6201/2016, Арбитражного суда Московского округа от 09.11.2016 № Ф05-14162/16 по делу № А41-103762/2015).
Как известно, действовать от имени организации, то есть представлять ее интересы и подписывать документы, могут лишь уполномоченные на то лица. Рассмотрим, кто и на каких основаниях имеет право подписать бухгалтерскую «первичку», счета-фактуры, а также налоговые декларации и расчеты.
Содержание
- Первичные документы
- Счета-фактуры
- Подпись бумажного счета-фактуры
- Электронные счета-фактуры
- Налоговые декларации
- Отчетность по НДС
- Передача полномочий на общение с ФНС
- Правила составления доверенностей
Первичные документы
Накладные, акты, счета, платежки, кассовые ордера и другие первичные документы составляют основной документооборот бухгалтерии. Очень часто они оформляются в разных подразделениях компании, поэтому вполне логично, что и подписывают их разные лица. Однако право подписи документов необходимо за этими лицами закрепить.
Порядок подписания первичных документов регулируется двумя нормативными актами:
- Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.15;
- Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина от 29.07.98 № 34н.
Упомянутые нормы требуют, чтобы руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утвердил список лиц, которые имеют право подписывать те или иные документы. Таким образом, чтобы наделить сотрудника полномочиями подписать бухгалтерскую «первичку», директору достаточно оформить соответствующий приказ или распоряжение. Это касается в том числе расчетных и денежных документов.
Обратите внимание! Должность лица, уполномоченного на подпись, должна соответствовать должности, указанной в первичном документе. Другими словами, если, например, в бланке накладной предусмотрена подпись главного бухгалтера, другой сотрудник подписать этот документ не имеет права, даже если он включен в соответствующий приказ руководителя. Поэтому специалисты рекомендуют компаниям самостоятельно разрабатывать формы первичных документов и в реквизитах подписывающего лица указывать, например, «Руководитель или иное уполномоченное лицо».
Счета-фактуры
Счета-фактуры стоят особняком от остальной документации, поскольку используются для расчета одного из главных платежей российской налоговой системы — НДС. Порядок подписи этих документов закреплен в пункте 6 статьи 169 Налогового кодекса. Он различается в зависимости от того, в каком виде составляется счет-фактура — в бумажном или электронном. Отметим также, что закон не обязывает компанию сообщать в ФНС о делегировании права на подпись счетов-фактур иному лицу.
Подпись бумажного счета-фактуры
Указанная норма закона требует, чтобы классические бумажные счет-фактуры подписывались руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами. Это могут быть любые лица, причем совершенно не важно, работают они в компании или нет. Главное, чтобы полномочия на подпись счетов-фактур были переданы им в соответствии с законодательством.
У организаций для этого есть два пути: включить это лицо в приказ или составить на него доверенность. Если же речь об индивидуальном предпринимателе, тогда для передачи права подписания счетов-фактур другому лицу на него необходимо оформить нотариальную доверенность.
Поскольку в соответствии с требованиями Налогового кодекса на документе должны стоять подписи руководителя и главбуха, в приказе либо доверенности следует указать, за кого из них будет расписываться уполномоченное лицо. Отметим, что один человек может подписывать документы как от имени руководителя, так и от имени главного бухгалтера. На практике зачастую подпись на счете-фактуре ставит только главный бухгалтер. В этом случае он должен быть наделен полномочиями подписывать эти документы от имени руководителя.
Электронные счета-фактуры
В отличие от бумажных собратьев, счета-фактуры в электронном виде подписываются лишь одной подписью — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или иного уполномоченного лица. Передать право подписи иному лицу можно по тем же правилам, которые применяются в отношении бумажного счета-фактуры.
Налоговые декларации
Правила подписания налоговых деклараций и расчетов установлены в статье 80 Налогового кодекса. Они гласят, что указанные документы должны подписываться налогоплательщиком или его представителем. Под налогоплательщиком понимается руководитель компании или индивидуальный предприниматель, то есть то лицо, которое может действовать без доверенности. Подпись именно этого лица и должна проставляться на декларации или расчете. Если документ подписывает, скажем, главный бухгалтер, то необходимо наделить его такими полномочиями доверенностью.
Обратите внимание! О передаче указанных полномочий следует уведомить налоговые органы. Прежде чем представить в ФНС отчет, подписанный уполномоченным лицом, необходимо направить туда копию доверенности. Кроме того, ее реквизиты нужно прописать в соответствующем поле декларации, а также приложить к ней копию доверенности.
Отчетность по НДС
Как известно, с прошлого года все компании отчитываются по НДС в электронном виде. Исключение — налоговые агенты, которые не являются плательщиками НДС. Электронная декларация подписывается УКЭП и передается по каналам телекоммуникационной связи (ТКС) при помощи оператора электронного документооборота (ЭДО).
Каким образом можно делегировать полномочия на подпись декларации по НДС иному лицу? В целом все так же — необходимо составить доверенность и уведомить налоговый орган о передаче полномочий. С той лишь разницей, что сделать это можно в электронном виде, а к декларации каждый раз прилагать информационное сообщение о доверенности. Такой порядок применим к любому налоговому отчету (расчету), который подается по каналам ТКС.
Передача полномочий на общение с ФНС
Необходимость отчитываться в электронном виде влечет обязанность налогоплательщика обеспечить электронное общение с ФНС, в том числе получать сообщения от инспекции. Реализуется это через операторов ЭДО. При этом в налоговый орган необходимо представить договор с оператором и документ, уполномочивающий его получать сообщения, которые предназначаются для налогоплательщика. Если оператор обеспечивает канал между инспекцией и физическим лицом, то необходимо также представить документ, который будет подтверждать право самого физического лица на получение сообщений из налогового органа. Доверенность на лицо, на которое возложены полномочия общения с налоговой, необходимо передать в ФНС в течение 3 дней с момента оформления.
На практике нередко компания или предприниматель передает функции по ведению бухгалтерии, в том числе и подачу электронной отчетности, сторонней организации. В таком случае также понадобится доверенность о делегировании этих полномочий. Оформляется она в соответствии с общими правилами составления доверенностей. Если в качестве представителя выбрана организация, то она, в свою очередь, также должна делегировать переданные полномочия конкретному работнику. То есть бухгалтерской компании необходимо составить доверенность на одного из своих сотрудников, который будет вести общение с ФНС от имени налогоплательщика-клиента.
Правила составления доверенностей
В зависимости от того, кто делегирует свои полномочия — организация или предприниматель — правила составления доверенности будут отличаться.
Доверенность от имени организации должна удовлетворять требованиям статей 185–187 Гражданского кодекса РФ. В соответствии с ними доверенность должна быть оформлена в письменном виде с указанием даты выдачи и срока действия и подписана руководителем. Если срок действия отсутствует, то доверенность будет считаться выданной на один год. Составить ее можно как на юридическое, так и на физическое лицо вне зависимости от того, работает ли он в организации-доверителе или нет. Ни образца подписи уполномоченного лица, ни нотариального заверения такая доверенность не требует.
Если же полномочия делегирует индивидуальный предприниматель, то доверенность должна быть заверена нотариально (постановление Пленума ВАС РФ от 30.07.13 № 57).