Коллежское делопроизводство
Коллегии — в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в.
Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему, определившую работу с документами.
Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий — основного звена высших органов государственного управления.
В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила составления документов, устанавливались требования к написанию отдель- ных реквизитов.
Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр — правила расположения реквизитов на листе бумаги. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заменялись тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В «Генеральном регламенте» были подробно описаны правила удостоверения отдельных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.
Коллежское делопроизводство было более прогрессивно по сравнению с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил иметь два архива — общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.
Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в центральных государственных учреждениях.
Генеральный регламент подробно определял порядок работы коллегий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким образом, “Генеральный регламент” закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.
В целом реформы государственного аппарата установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.
Исследование исторического опыта
развития российского делопроизводства
выявляет его характерную особенность
— зависимость от действующей системы
управления. Крупные политические,
социальные и экономические реформы в
нашей стране тесно связаны с преобразованиями
в области государственного управления
и государственного делопроизводства,
которое отражает и закрепляет систему
управления, совершенствуется вместе с
ней.
Приказное делопроизводство. В период
становления Русского централизованного
государства появилось приказное
делопроизводство. В приказах
делопроизводство выделилось в особую
сферу деятельности, в них появился слой
служилых людей — чиновников, для которых
документ стал предметом профессиональной
деятельности. Таким образом, делопроизводство
как система возникло вместе с образованием
аппарата государственного управления.
В одной из своих работ С.О. Шмидт
отметил, что органы, специально
предназначенные для производства
документов, «появляются тогда, когда
общество не может нормально жить, точнее
сказать, функционировать». Приказное
делопроизводство отразило формы и
методы управления, систему построения
органов управления, их структуру на
первоначальном этапе существования
централизованного государства.
Характерной особенностью приказного
делопроизводства было то, что оно во
многом опиралось на нормы обычного
права, традиции, обычаи, переносимые из
поколения в поколение служилыми людьми.
Вместе с тем в приказах сложился
определенный порядок, выработались
технология прохождения документов по
инстанциям и нормы оформления документации,
появились разновидности документовi.
Отдельные вопросы документирования в
приказном делопроизводстве были
урегулированы нормами права. Приказное
делопроизводство сыграло важную роль
в период становления и укрепления
государства, однако на следующем этапе
развития государства оно значительно
изменилось.
Коллежское делопроизводство. В
начале XVIII в. в России складывается
абсолютная монархия, которая подразумевает
сосредоточение в руках царя законодательной
и исполнительной власти. В 1720 г. по
инициативе Петра I был
составлен Генеральный регламент, который
определял задачи, функции, структуру и
порядок работы коллегий и организацию
коллежского делопроизводства. Он стал
фактически первым законодательным
актом в России, регулирующим вопросы
работы с документами в центральных
государственных учреждениях. Генеральным
регламентом устанавливались порядок
документирования работы коллегий,
правила использования печатей, вводились
элементы сохранения государственной
тайны. Значительно расширилось число
видов и разновидностей документов,
появились принципы группировки документов
в дела. Было впервые введено понятие
архивов и определен порядок сдачи в них
законченных производством дел. Таким
образом, Генеральный регламент
законодательно закрепил порядок работы
с документами с момента их создания до
архивного хранения.
Коллежское делопроизводство стало тем
краеугольным камнем, на котором строилось
российское делопроизводство в течение
почти двух последующих столетий.
Реализация положений Генерального
регламента позволила не только решить
современные задачи делопроизводства
учреждений Российской империи, но и
сохранить для потомков архивные документы
эпохи. В целом, реформы государственного
аппарата первой четверти XVIII в.
установили в России единообразную
систему организационного устройства
и делопроизводства государственных
учреждений на основе бюрократического
централизма.
Губернская реформа Екатерины II,
направленная на реорганизацию местного
аппарата управления, практически не
изменила сложившийся порядок
делопроизводства. Закон 1775 г. «Учреждения
для управления губерний Всероссийской
империи» лишь законодательно закрепил
сложившуюся иерархию не только учреждений,
но и их документацииii.
Министерская реформа 1811 г. и ее влияние
на развитие делопроизводства. Следующий
этап изменений российского государственного
делопроизводства наступает в начале
XIX в., при Александре I. Реформа
центрального управления, направленная
на адаптацию государственного аппарата
к сложившимся к тому времени новым
экономическим и общественным явлениям
в стране, вызывает активизацию процесса
развития делопроизводства.
25 июня 1811 г. был принят Закон «Общее
учреждение министерств», который
установил функции, структуру и сферы
деятельности министерств. С изменением
государственного аппарата происходит
реорганизация делопроизводства, которому
в процессе совершенствования системы
управления придавалось большое значение.
В министерствах создается единообразная
система делопроизводства и канцелярий
— структурных частей учреждений, где
было сосредоточено все «письмоводство»iii.
Несмотря на позднейшие изменения
организации и структуры, принципов
деятельности и делопроизводства
отдельных министерств, «Общее учреждение
министерств» продолжало оставаться
основным законодательным актом,
определяющим порядок функционирования
министерств и системы делопроизводства
вплоть до советского периода отечественной
истории.
Вторая половина XIX века, как известно,
характеризуется существенными сдвигами
в развитии производительных сил и
экономики России. После крестьянской
реформы 1861 г. начался период
капиталистического развития. Были
предприняты реформы в финансовой сфере,
в просвещении, осуществлена военная
реформа, укреплен полицейский аппарат.
Несколько изменилась структура основного
звена центрального управления —
министерств. Однако реорганизация
государственного аппарата не затронула
общих законодательных норм, оформлявших
процессы делопроизводства.
Изменившиеся условия требовали повышения
оперативности делопроизводства. В этих
обстоятельствах отдельные организации
и учреждения обратились к методике
саморационализации делопроизводства,
поскольку сложившиеся в начале XIX в.
формы и методы делопроизводства вошли
в противоречие с быстро меняющейся
ситуацией в сфере управления в условиях
научно-технического прогресса и
социальных изменений. Уровень развития
государства требовал адекватной системы
делопроизводства. Однако многие попытки
реформирования делопроизводства не
были реализованы из-за сложившихся
исторических условий предвоенного
времени.
Таким образом, делопроизводство в период
своего развития до революций 1917 г.
прошло сложный путь от зарождения
простейших форм документирования
деятельности первых органов государственного
управления — приказов на базе традиций
и обычаев — до детально регламентированного,
основанного на законах Российской
империи государственного делопроизводства,
постепенно превращаясь из технического
элемента в важную неотъемлемую часть
государственного управления.
Зарождение советского делопроизводства.
После Октября 1917 г. наряду с
разрушением государственной машины
Российской империи было формально
ликвидировано и прежнее делопроизводство.
Возникла задача создания эффективно
действующего механизма государственного
управления и делопроизводства. Прежде
всего надо было определить технологию
и методы организации государственного
аппарата. Органам рабоче-крестьянской
инспекции (РКИ) была придана функция
контроля за работой государственного
аппарата и его совершенствования. Таким
образом, во главе работы по совершенствованию
аппарата управления появился специальный
орган с очень большими полномочиями —
наркомат по улучшению деятельности
других наркоматов.
В результате его деятельности в 1920-е
гг. сложилась система научно-исследовательских,
хозрасчетных, ведомственных и общественных
организаций по вопросам научной
организации управления, в том числе
делопроизводства. Рассмотрим, на какой
правовой базе это происходило.
Общеизвестно, что советская власть
отказалась от прежнего законодательства
и приступила к формированию новых
правовых основ функционирования
государства. Отдельные положения
декретов и постановлений советской
власти в той или иной степени касались
делопроизводства и документации. Однако
стройной системы законодательства по
вопросам делопроизводства в стране
после Октябрьской революции разработано
не было. С созданием ЦКК—РКИ вопросы
регулирования делопроизводства переходят
на ведомственный уровень.
Позитивным результатом усилий ученых
и специалистов 20-х гг. можно считать
разработку ими Правил постановки
архивной части делопроизводства в
государственных, профессиональных и
кооперативных учреждениях и предприятиях
РСФСР (1928) и проекта Общих правил
документации и документооборота (1931).
Последние правила предполагали введение
единой системы делопроизводства для
всех учреждений. Общие правила явились
серьезной попыткой разработать
общегосударственные нормы в области
работы с документами, однако они так и
остались нереализованными из-за закрытия
Института техники управления, а также
упразднения НК РКИ СССР.
Переход делопроизводства в ведение
архивных органов. С начала 1930-х гг. в
сфере делопроизводства стали более
активно проявлять себя органы управления
архивным делом. Актуальность вопросов
делопроизводства остро ощущалась
специалистами и учеными, работниками
госаппарата. Перед самой Великой
Отечественной войной в 1941 г. было
проведено первое межотраслевое совещание
по оргтехнике, на котором при рассмотрении
проблем механизации управленческого
труда высветилось тревожное положение
дел в области делопроизводства. Совещание
наметило уникальную по своей глубине
и комплексности программу по улучшению
ситуации, которая, к сожалению, не была
реализованаiv.
Тем не менее архивные органы последовательно
продолжали усиливать свое влияние на
делопроизводство.
В военные годы была предпринята попытка
создания единого нормативного документа,
регламентирующего делопроизводство.
Проект был подготовлен в 1943 г. К.Г. Митяевым
и назывался Инструкцией по постановке
документальной части и охране
документальных материалов текущего
делопроизводства в народных комиссариатах
и других учреждениях, организациях и
предприятиях Союза ССРv.
В условиях войны проект не был принят.
В 50-е гг. роль архивных органов в
совершенствовании делопроизводства
усилилась. Этому способствовало Положение
о государственном архивном фонде Союза
ССР 1958 г., которое вместо функции
«наблюдения» предоставило архивным
органам право контроля за документальной
частью текущего делопроизводстваvi.
С этого момента архивные органы активно
встают во главе рационализации
делопроизводства. Однако объем полномочий
архивных органов не был четко очерчен.
Среди архивистов сложилось мнение, что
контроль архивных учреждений должен
распространяться на все делопроизводственные
процессы — от момента возникновения
документа до передачи его на хранение
в архив. Однако на рубеже 1950—1960-х гг.
архивные учреждения еще не были готовы
к решению таких масштабных задачvii.
Единая государственная система
делопроизводства. В этот период
времени на повестку дня выдвигается
проблема создания единого норматива,
регламентирующего работу с управленческой
документацией в стране. В 1963 г. Главархивом
СССР был создан первый общесоюзный
нормативный документ, касающийся
делопроизводства, — Основные правила
постановки документальной части
делопроизводства и работы архивов
учреждений, организаций и предприятий
СССР, а затем началась разработка Единой
государственной системы делопроизводства
(ЕГСД)viii.
В сентябре 1973 г. основные положения ЕГСД
были утверждены Государственным
комитетом Совмина СССР по науке и технике
и рекомендованы министерствам и
ведомствам для использования их в
практике работыix.
ЕГСД представляла собой научно-упорядоченный
комплекс правил, нормативов и рекомендаций
по ведению делопроизводства начиная с
момента поступления или создания
документов до передачи их в архив. В
ЕГСД также излагались требования к
организации служб делопроизводства в
учреждениях и порядок их работы. Положения
ЕГСД дополнялись Унифицированной
системой организационно-распорядительной
документации (УСОРД) и подкреплялись
соответствующими ГОСТами.
В 1980 г. было принято новое Положение о
Главном архивном управлении при Совете
Министров СССРx,
которое значительно расширило полномочия
архивных органов в сфере делопроизводства
и возложило на них следующие задачи:
организационно-методическое руководство
организацией документов в делопроизводстве;
внедрение, развитие и совершенствование
Единой государственной системы
делопроизводства и УСОРД, научное и
методическое руководство их применением;
разработка и утверждение обязательных
для исполнения всеми организациями
правил по вопросам организации документов
в делопроизводстве. В результате
государственная архивная служба получила
возможность реально управлять качеством
создаваемых в организациях документов.
Таким образом, следует отметить, что в
70—80-е гг. ХХ в. делопроизводство адекватно
реагировало на запросы управленческой
системы бюрократического типа на базе
единых методических, организационных
и технологических принципов. В системе
государственного управления была
создана единая основа организации
документопотоков, которая обеспечила
в общегосударственном масштабе
документирование подготовки, принятия
и реализации решений, а также регулирование
сроков хранения документов в зависимости
от их практического и научно-исторического
значенияxi.
Правовое регулирование делопроизводства
в Российской Федерации. Со времени
распада СССР прошло десять лет. Становление
новой российской государственности,
ориентированной на построение
демократического правового государства
с социально ориентированной рыночной
экономикой, ставит в число государственных
задач документирование его деятельности,
сохранение документации для ее
оперативного использования и
долговременного сохранения. Изучение
предшествующего исторического опыта
показало, что эффективность решения
данных вопросов зависит от того, насколько
урегулирована в правовом отношении
системная категория «документированная
информация», которая обусловливает
жизнедеятельность всех сфер общественной
и личной жизни граждан и всех возможных
форм их ассоциацийxii.
Анализируя нормативную базу работы с
документами в Российской Федерации,
необходимо сделать принципиальное
замечание, что постсоветская Россия
сохранила действие советских актов в
сфере делопроизводства, обеспечив тем
самым историческую преемственность и
сохранив базис для дальнейшего
нормотворчества.
Основным правовым актом, определяющим
современную государственную политику
и права граждан России в сфере
информационно-документационного обмена,
является Конституция Российской
Федерации. В ней записано: «Каждый имеет
право свободно искать, получать,
передавать, производить и распространять
информацию любым законным способом…»
(ч. 4, ст. 29).
В развитие конституционных норм на
законодательном уровне закреплены
основы государственной политики по
отношению к информации и документации.
Системообразующим актом в этой области
является Федеральный закон «Об информации,
информатизации и защите информации»xiii.
Этот закон содержит ряд важнейших
основополагающих положений для
документационного обеспечения управления:
он определяет терминосистему, порядок
документирования информации и перевода
ее в информационные ресурсы, устанавливает
ответственность государства и его
органов за решение этих вопросов,
называет перечень обязательной
документированной информации, которую
должны вести организации — юридические
лица. Значительную роль в системе
информационного законодательства
играет Закон Российской Федерации «О
государственной тайне» от 21 июля 1993 г.xiv
С учетом того, что существует мировое
информационное пространство, возникла
необходимость правового регулирования
отношений в области передачи информации
за пределы Российской Федерации и
получения ее извне. Этот процесс
осуществляется на основе Федерального
закона «Об участии в международном
информационном обмене»xv.
Данный правовой акт содержит ряд
положений, которые имеют важное значение
для обмена документированной информацией.
Закон определяет порядок ввоза и вывоза
такой информации и накладывает ограничения
на перемещение через границу РФ
документированной информации, отнесенной
к государственной тайне или иной
конфиденциальной информации, к
общероссийскому национальному достоянию;
к архивному фонду; к иным категориям
документированной информации, вывоз
которой может быть ограничен
законодательством РФ. Таким образом,
информационное право по отношению к
документированной информации дополнилось
регулированием международного обмена
ею.
Правовое регулирование отношений в
области использования электронной
цифровой подписи осуществляется в
соответствии с Федеральным законом «Об
электронной цифровой подписи», Гражданским
кодексом Российской Федерации, другими
федеральными законами и принимаемыми
в соответствии с ними иными нормативными
правовыми актами Российской Федерации,
а также осуществляется соглашением
сторонxvi.
Согласно закону, электронная цифровая
подпись — реквизит электронного
документа, предназначенный для защиты
данного электронного документа от
подделки, полученный в результате
криптографического преобразования
информации с использованием закрытого
ключа электронной цифровой подписи и
позволяющий идентифицировать владельца
сертификата ключа подписи, а также
установить отсутствие искажения
информации в электронном документе. В
определенных условиях, электронная
цифровая подпись в электронном документе
равнозначна собственноручной подписи
в документе на бумажном носителе.
Отношения в архивном деле являются
предметом Основ законодательства об
Архивном фонде Российской Федерации и
архивах, которые регулируют формирование,
организацию хранения, учет, использование
архивов и архивных фондов и управление
ими в целях обеспечения сохранности
архивных документов и их всестороннего
использования в интересах граждан,
общества и государства. Однако этот
законодательный акт совершенно не
касается вопросов делопроизводства.
Можно констатировать, что российское
информационное законодательство
регулирует лишь часть отношений,
возникающих в сфере документирования
информации, а архивное законодательство
решает только вопросы архивного хранения
документов. В определенной степени
вопросы документирования, документального
оформления взаимоотношений субъектов
права устанавливаются в законодательных
актах, посвященных отдельным предметным
областям, например, законах о нотариате,
бухгалтерском учете, налогообложении
и т. д., а также в законодательных
кодексах (ГК РФ, УПК РФ и других). В
последнее время возникла тенденция
сокращения и без того небольшого
количества действующих нормативов.
Государственная система документационного
обеспечения управления (1991), является
ведомственным актом. Отменен стандарт,
устанавливающий требования к оформлению
организационно-распорядительных
документов. В полном объеме действует
лишь Типовая инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти (2001). В этих условиях возникает
естественный вопрос: а необходимо ли
нам в российских условиях правовое
регулирование работы с документами в
управлении?
Зарубежный опыт. В США с 1950 г. действует
законодательство по управлению
федеральной документацией. В 1980 г. принят
Закон о сокращении работы с документами,
направленный на создание единой правовой
основы для этой области административной
деятельности. В системе Национального
архива США функционирует специальное
подразделение, которое ведает вопросами
управления документацией.
В ФРГ 26 июля 2000 г. правительство приняло
новые Общие правила работы федеральных
министерств, в которых подробно
представлены организационно-технологические
процедуры обработки документации на
бумажной основе и принципиальные
указания по работе с электронными
документами. Указанные правила созданы
в рамках государственной программы
«Современное государство — современное
управление»xvii.
Аналогичные примеры можно привести из
практики других государств: Австралии,
Финляндии, Англии, Чехии и др. Из республик
СНГ наибольшего внимания в этом плане
заслуживает законодательство Казахстана,
Белоруссии, Киргизской Республики.
Особенно активно за рубежом в последнее
десятилетие ведется работа по
законодательному обеспечению внедрения
информационных технологий обработки
документов и электронного документооборота
в сферу управления и взаимоотношений
государственных структур с гражданами.
В США в 2000 г. принят закон «О содействии
использованию электронных документов
и подписей в торговле между штатами и
во внешней торговле». Представляет
интерес опыт Великобритании по обеспечению
граждан стандартными формами документов
в электронном виде, а также опыт Швеции,
где государственные учреждения в 1999 г.
95% закупок осуществляли при безбумажном
оформлении сделок, а также Австралии,
где специальная система позволяет
обеспечивать электронные технологии
при оплате коммунальных платежей,
оформлении актов гражданского состояния,
получении лицензий и иных разрешений,
и т. д.
Этот далеко не полный перечень примеров
показывает, что законодательное
обеспечение работы с документами в
государстве является решаемой задачей.
Общая тенденция усиления правового
обеспечения жизнедеятельности российского
государства актуализирует вопрос о
ликвидации законодательной лакуны в
сфере регулирования вопросов управления
документацией. Необходима разработка
федерального закона «О документационном
обеспечении управления».
История делопроизводства в России
Содержание
1. Введение
. Теоретическая часть
.1 Понятие делопроизводства
.2 Возникновение делопроизводства в России
.3 Приказное делопроизводство
.4 Система коллежского делопроизводства
.5 Система министерского делопроизводства XIX — начала XX вв.
.6 Рационализация управления и делопроизводства в 1917 — 1941 гг.
.7 Управление и делопроизводство в 1945 — 1990-х гг.
.8 Современный этап делопроизводства
. Практическая часть
. Заключение
Список литературы
1. Введение
история делопроизводство россия
Необходимость создания документов возникла одновременно с появлением письменности. Считают, что именно потребность в создании различных документов и повлекла за собой появление письменности как способа изложения информации не только личного, но и государственного значения. Уже в V в. до нашей эры древнеримский плебс требовал введения четких «писанных» законов. Создание зафиксированных на бумаге законов и правил было также главным требованием средневековых восстаний. Когда же появились законы от делопроизводителя требовалось абсолютная точность формулировок и безукоризненное знание формы изложения, иначе документ терял силу.
Прошло несколько тысяч лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального объёма знаний, но и тем, с какой скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас «информационного порядка». Собственно, поэтому и возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием и обработкой информации. Это очень тяжелый труд…
На помощь человеку пришёл компьютер. Создание этого «короля» машин позволило многократно увеличить скорость обработки огромного количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы. Создаются программы, позволяющие просто и быстро редактировать её в доступной и понятной любому человеку форме…
В тоже время всегда важно помнить, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, помогает нам более полно понять всю важность тех вещей, которыми занимается человек.
Мы понимаем, что жизнь не стоит на месте, развитие колоссальное и следить за тенденциями изменения — прямая обязанность каждого уважающего себя человека.
Цель: проанализировать этапы становления делопроизводства.
Задачи:
. Рассмотреть понятие делопроизводства.
. Выявить основные этапы развития делопроизводства в России.
. Исследовать характерные особенности рационализации делопроизводства.
.Современный этап делопроизводства.
2. Теоретическая часть
.1 Понятие делопроизводства
ДОУ — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы официальными документами.
Документирование — это процесс создания и оформления документов, обеспечение своевременного и правильного создания документов.
Организация работы с документами — это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения.
Целью делопроизводства является упорядочение документооборота, сокращение количества документа, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологии сбора, обработки и анализа информации.
Под документированием управленческой деятельности, в дальнейшем, делопроизводством, понимаются процессы оформления и записи необходимой для осуществления управленческой деятельности.
.2 Возникновение делопроизводства в России
Название «делопроизводство» сохранилось от дореволюционной России. История государственных учреждений в царской России свидетельствует, как шаг за шагом рос государственный аппарат, множилось чиновничество, бюрократия, игравшая важную роль в жизни государства.
В работе чиновников дореволюционной России писание документов, как тогда говорили, и бумаг, работе с ними занимали практически главную позицию. Обладая огромной властью, чиновники использовали «бумаги» в качестве орудия укрепления государства помещиков и капиталистов. Царская бюрократия была одной из опор самодержавия, являясь основной государственной машиной управления. Делопроизводство в учреждениях царской России отличалось крайне бюрократическим характером. В учреждениях царила канцелярщина и волокита. Среди чиновников процветало взяточничество. Часто дела рассматривались годами.
Понятие и слово «делопроизводство» возникли в центральных учреждениях Московского государства — приказах (несколько столетий назад). Тогда под делопроизводством понимали письменное оформление, рассмотрение и решение вопросов («дел») в приказе. Каждое дело начиналось подачей в приказ челобитной. К ней присоединялись различные справки, следственные документы, решение приказа и другие материалы. Все составляли «дело» по данному «производству», иначе — его «делопроизводство».
В XVII в. правила ведения делопроизводства нашли подробное отражение в законодательстве. Особенно подробно эти правила были сформулированы в Генеральном регламенте (1720). Указание Генерального регламента царской бюрократии почитались за непреложный закон. В значительной мере он сохранил свою силу до падения царизма.
Делопроизводство же, как система документирования самых разнообразных сторон деятельности государственных учреждений, развивалось в нескольких направлениях и было представлено несколькими системами документирования.
Так, уже в приказах отчетливо обособляется система документирования административной деятельности, или административное делопроизводство. Управленческая, административная деятельность имеет место в каждом учреждении — большом малом, центральном и местном. Без администрации, которая руководит работой учреждения, оно действовать не может.
Почти параллельно с административным делопроизводством как самостоятельная развивалась система документирования учета, вначале бухгалтерского, а затем и статистического.
Отдельные системы документирования возникли в области военной, судебной и дипломатической деятельности. Все эти системы документирования носят название специальных.
Развитие специальных систем документирования в дальнейшем еще более усилилось. Так, большое значение в царской России приобрела коммерческая («деловая») корреспонденция. Она широко распространена в торговых, промышленных предприятиях и частично проникла в государственные учреждения.
.3 Приказное делопроизводство
В конце ХV в. появляются первые приказы — центральные органы государственной власти, ведающие отдельными отраслями княжеского управления, и приказные избы — органы государственного управления на местах. Оформление приказов позволило централизовать управление страной. В деятельности этих органов и зародилась работа с документами, получившая название приказное делопроизводство.
Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложнением задач государственного аппарата число приказов росло. Ко времени преобразований, проведенных Петром I, их было более 50.
Порядок составления документа в приказе был следующий: по указанию дьяка проект документа — «чёрное письмо» — составлял подьячий «средней руки», дьяк «черным» его, т.е. исправлял, а молодший подьячий «белил», т.е. писал начисто. Беловик сверяли с черновиком, «старый» подьячий «справлял» переписанный документ, удостоверял своей подписью соответствие его исправному черновику. «Справленные» документы подписывали дьяки.
Подпись растягивали во всю ширину документа с целью охраны от подлогов. Приказы по праву можно было назвать колыбелью бюрократизма: зачастую документы проходили множество инстанций, подолгу задерживаясь без необходимости у отдельных исполнителей, прежде чем попадали по назначению.
В наследство от приказного делопроизводства получили мы и слово «волокита». Подклеенные в столбцы длинной в среднем 50 — 80 м документы наматывали на палочки в свитки. Ленты при чтении волочились, отсюда родилось и понятие. В аппарате приказного делопроизводства процветали взяточничество, чинопочитание. Не были развиты также делопроизводственные операции, такие как регистрация документов, хранение, контроль за исполнением.
И все же именно на этом историческом этапе складывается первая система работы с документами, закладываются основные приёмы и методы создания, оформления и обработки их
Таким образом в этот период управление не составляло стройной системы и строилось на системе «поручений» — какой-либо круг дел передавался в ведение определенного лица по степени близости и доверия к нему великого князя.
.4 Система коллежского делопроизводства
Взамен устаревшей системы приказов в 1717 — 1718 г. было создано 12 коллегий, каждая из которых ведала определённой отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Окончательно структуру коллегий определил Генеральный регламент государственных коллегий, подписанный Петром I 27 февраля 1720 г. В этом документе подробно и обстоятельно раскрываются функции каждого подразделения коллегии. В том числе имеется глава о структуре и функциях канцелярии, а также глава о секретарском чине.
К секретарю предъявлялись высокие и строгие требования.
Таким образом, Генеральным регламентом государственных коллегий была фактически создана канцелярия и утверждена должность секретаря.
В период коллежского делопроизводства были заложены основы организации учета и хранения документов, тогда же впервые появилось название «архив». В Генеральном регламенте предписано было иметь два архива — общий для всех коллегий в специальном ведении коллегии иностранных дел и финансовый.
Развивая отдельные делопроизводственные операции по работе с документами, коллежское делопроизводство оставило без изменений его бюрократическую сущность.
Таким образом, XVIII в. в развитии делопроизводства характеризовался усилением законодательной регламентации всех сторон деятельности канцелярии и учреждения в целом, формированием и закреплением общих административных начал деятельности учреждений, и прежде всего, бюрократического начала.
.5 Система министерского делопроизводства XIX — начала XX вв.
Начало XIX в. ознаменовывалось новой, достаточно серьёзной реформой государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления высшие и центральные учреждения, и вместе с реформами Екатерины II в последней четверти XVIII в. завершила формирование системы центральных и местных учреждений.
Новая система управления — министерская, основанная на принципе единоначалия, зародилась в недрах старой коллежской системы: в коллегиях конца XVIII в. президенты имели более широкие права, чем ранее. Создание министерств с единолично управляющими министрами было необходимо для более гибкой и оперативной системы управления. Коллегиальный принцип принятия решений не был исключен вовсе из новой системы: сначала коллегии ввели в состав вновь созданных министерств; позже при министрах создали советы, имевшие статус коллегиального совещательного органа. Тем не менее, отношение к министрам как к единоличным исполнителям воли царя и определило делопроизводство министерств как исполнительное.
Первыми министерствами, созданными манифестом от 8 сентября 1802 г., были: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции и на правах министерства — Государственное казначейство. Каждому министру предписывалось создать канцелярию и иметь товарища (помощника). Одновременно с министерствами в 1802 г. учрежден Комитет министров — высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Несколько позже — 1 января 1810 г. Создан Государственный совет — высшее законосовещательное учреждение. Одновременно с этим проведена реформа Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняя также функцию надзора за правительственным аппаратом.
Окончательно единоличное министерское начало победило лишь с изданием 28 января 1811 г. «Общего учреждения министерств» — законодательного акта, определившего всю систему министерского устройства, включая их делопроизводство и систему взаимоотношений с другими учреждениями и лицами.
В соответствии с этим актом увеличилось число министерств и произошли некоторые изменения в перераспределении дел между ними.
Министры назначались самим императором и были ответственны только перед ним. Принцип единоначалия положен в основу всей организации министерств: директора, возглавлявшие департаменты, подчинялись непосредственно министру, начальники отделений — директорам департаментов, столоначальники — начальникам отделений. Совет министра состоял из руководителей основных подразделений и имел значение органа «для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения». В департаментах роль советов выполняли общие присутствия департаментов. Канцелярия министра по своей структуре была аналогична и действовала на правах департамента; канцелярии департаментов имели более простое внутреннее устройство: они возглавлялись правителем канцелярии и имели штат чиновников — журналиста, экзекутора, казначея, писцов и др., их должностной и количественный состав зависел от объема и содержания дел. Например, если в ведении департаментов находились финансовые средства, в состав канцелярии включались счетные отделения или столы с соответствующим штатом служащих.
Содержание «Общего учреждения министерств» свидетельствует о том, что его авторы достаточно четко различали два аспекта делопроизводственной деятельности: формы документов, по которым совершается делопроизводство и движение документов и дел, понимая вместе с тем, что в практической деятельности канцелярии они тесно взаимодействуют. Основой этого взаимодействия является не что иное, как принятый в учреждении порядок рассмотрения и решения дел, или «производства дел» (используя современную терминологию, — процесс принятия управленческих решений).
Дела, направленные в министерство, могли попасть в канцелярию министра или непосредственно в департаменты.
Непосредственно в департаменты поступала переписка с другими учреждениями и лицами, равного положения и подчиненными, представления от подчиненных учреждений, предписания министра и дела из его канцелярии с резолюцией министра.
О поступивших делах министру докладывал директор его канцелярии, директору департамента — правитель дел канцелярии департамента. Первоначально в министерском делопроизводстве преобладал «коллежский» порядок составления документов, при котором рассмотрение каждого вопроса требовало повторения «слово в слово» всех предыдущих документов. Дела при этом достигали огромных размеров.
Поскольку еще в последней четверти XVIII в. сложилась «иерархия властей и мест», определившая систему «сношений» учреждений различных типов, то министерскому делопроизводству ничего не оставалось, как «вписаться» в эту систему, что и произошло. От вышестоящих учреждений министерства получали: от императора — указы, повеления; от Государственного совета — высочайше утвержденные мнения; от Сената сенатские указы; от Комитета министров — выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), мнения, предложения, представления.
С равными учреждениями министерства обменивались посредством отношений, сообщений, официальных писем. Подведомственным местам и лицам направляли предписания министров, от них получали рапорты, донесения, представления.
Таким образом, система министерского делопроизводства дополнила сложившуюся еще в конце XVIII в систему документирование местных учреждений.
Для регистрации документов, направляемых в вышестоящие учреждения и подчиненным местам, и лицам, существовали отдельные журналы.
Ревизия дел по «Общему учреждению министерств» составляла самостоятельный участок делопроизводства. Ревизия дел являлась функцией начальников отделений, директоров департаментов; в губерниях — начальников присутственных мест и самого губернатора. Начальники отделений проверяли исполнение документов по столам и сообщали сведения директору департамента, которому предписывалось каждый месяц проводить проверку исполненных и неисполненных документов по регистрационным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведомости министру. На основе этих ведомостей в конце каждого года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии министерства. Ревизия дел предусматривала проверку порядка хранения документов и дел, правильности составления заголовков дел, сроков рассмотрения дел, причин задержки в рассмотрении дел.
Последняя стадия «производства дел» по «Общему учреждению министерств» — отчёты. Законом устанавливалось три вида отчетов:
.— отчёты в суммах;
.— отчёты в делах;
.— отчёты в «видах и предположениях».
Отчёты в суммах являлись финансовыми отчётами, отчёты в делах — отчётами о деятельности, последние отчёты представляли; собой планы работы на следующий год. Отчёты готовились отделениями, каждым по своему направлению, затем обобщались в департаментах. На основе отчётов департаментов директор канцелярии coставлял сводные отчёты по министерству.
Серьёзные изменения в системе управления, соответствующая перестройка системы документирования деятельности новых учреждений привели к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включается наименование учреждения, наименования структурных подразделений, отражающие место подразделения — автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Дата документа также включается в состав реквизитов бланка, как и регистрационный индекс документа. Занимает свое обособленное место заголовок к тексту документа, располагаясь непосредственно под реквизитами бланка (практически также, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита «Ссылка на дату и номер входящего документа»), которая не имеет пока унифицированного вида и может выглядеть по-разному: «Ответ на №…» или: «От такого-то» и т.п.
Приобретает устойчивый вид и реквизит «Адресат», появившийся еще в XVIII в. в коллежском делопроизводстве, — это указание должности лица в дательном падеже или наименование присутственного места. Получает определённую форму удостоверение документа: подписи и скрепы на документе включают наименование должности лица, подписавшего или скрепившего документ и его личную подпись.
На протяжении всего XIX и начала XX вв. осуществляется законодательная регламентация делопроизводства высших, центральных и местных учреждений. содержат узаконения, касающиеся верховной власти, деятельности высших, центральных и местных (губернских, уездных) учреждений, включая их делопроизводство
Особенностью организации делопроизводства в этот период являлась не только ее четкая законодательная регламентация, но и появление достаточно обширной делопроизводственной литературы, в том числе и работ теоретического характера. Большое значение в этот период имели письмовники — сборники образцов документов. Первые такие сборники появляются уже во второй половине XVIII в., а с конца XVIII — начала XIX вв. начинают издаваться регулярно.
Известно более ста таких сборников, изданных до 1917 г.
Для быстро меняющихся общественных отношений система министерского делопроизводства продолжала оставаться громоздкой и неповоротливой, несмотря на то, что в последней трети XIX в. сначала в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях начинают использоваться пишущие машинки. Их появление стало поистине революционным шагом в документировании деятельности учреждений. Оно ускорило все письменные работы канцелярии, позволило одновременно изготавливать несколько копий документов, существенно сократив объём рукописных работ. Более того, машинописный текст приобрел более компактную форму, за счёт чего сократился объём документов.
Появление телеграфа вызвало к жизни новый вид переписки — телеграммы, которые очень быстро сделались массовыми документами; изобретение телефона привело к появлению телефонограмм — письменной записи переданного по телефону сообщения.
В конце XIX — начале XX вв. все большее внимание обращается на систему регистрации, на необходимость ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении.
Большая работа по упрощению делопроизводства велась в отдельных ведомствах, в частности военном, где в 1911 г. «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» введена система упрощенного делопроизводства. Положение упрощало технику переписки, сокращало количество служебных документов. Для письменных взаимоотношений чиновников военного ведомства устанавливалось три вида документов — рапорт, предписание, отношение. Регламентировались случаи обмена телеграфными сообщениями, установлены чёткие значения надписей, ограничивавших доступ к документам: «секретно», «не подлежит оглашению», «спешно» и другие. В положении устанавливался порядок применения пишущих машинок для изготовления документов, гектографов для копирования и других технических приспособлений, ускоряющих делопроизводственную обработку документов.
Однако работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 г. социально-политический переворот — сначала Февральская буржуазно-демократическая, затем Октябрьская социалистическая революции привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.
.6 Рационализация управления и делопроизводства в 1917 — 1941 гг.
Представления учёных об истории становления и развития учреждений управления, делопроизводства до 1917 г. имеют давнюю традицию и сложились в достаточно чёткую и стройную систему знаний. Советский же период нуждается в переосмыслении фактов, событий, концепций, учитывая неоднозначность в трактовке многих вопросов развития управленческой мысли, научной организации труда и делопроизводства в этот период.
Октябрьский переворот 1917 г., нацеленный на коренной слом старого, государственного аппарата, на приобщение к его деятельности широких трудящихся масс, по форме кардинально изменил государственный аппарат. Всероссийский съезд Советов стал высшим органом государственной власти.
В период между съездами избирался ВЦИК — исполнительная власть. Для непосредственного управления страной образовано первое советское правительство — Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Для руководства отдельными отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы первые 13 народных комиссариатов.
По составу новый аппарат принципиально отличался от старого: для работы в советских учреждениях были привлечены рабочие, солдаты и пр., не имеющие специального образования. Уровень документационного обеспечения управления понизился. В то же время на своих местах оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Необходимо было законодательно оформить деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 г. СНК издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов». Для оформления административных документов принято постановление СНК от 2 марта 1918 г. «О форме бланков государственных учреждений», в котором перечислялись обязательные реквизиты бланка документов. В период становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. Так, 8 декабря 1918 г. Совет рабочей и крестьянской обороны издал постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».
Организационно-научная деятельность по оптимизации в сфере управления была закреплена нормативными документами и созданием целой сети общественных организаций, институтов и лабораторий, занимавшихся вопросами НОТ и делопроизводства. Так, в 1922 г. при общем управлении НК РКИ СССР создан отдел нормализации, состоящий из пяти секций. В секции делопроизводства занимались совершенствованием структуры делопроизводственных служб в партийном и государственном аппарате, рационализацией контроля исполнения, разработкой обоснованных норм выработки для отдельных категорий управленческих работников. На базе отдела нормализации в июле 1923 г. организована Секция административной техники, продолжавшая и расширявшая направления исследований своего предшественника (обследование государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования; консультации по улучшению деятельности «низовых» органов управления, методическая помощь и т. д.).
Для координирования работы по НОТ в масштабах всей страны в декабре 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ). По Положению о Совете, утвержденному 26 декабря 1923 г., он стал постоянно действующим совещательным органом при коллегии НК РКИ СССР и был призван вырабатывать основные принципы техники администрирования и научной организации управления, в частности его документационного обеспечения. Совет занимался также рационализацией техники и технологии производства.
В середине 20-х гг. дополнительно создаются две новые крупные организации: 1 января 1925 г. Оргстрой, а в феврале 1926 г. Государственный институт техники управления (ИТУ). Обе организации работали в постоянном и тесном контакте. Причем деятельность Оргстроя носила преимущественно прикладной характер (разработка образцов канцелярской мебели, оборудования, средств оргтехники), тогда как ИТУ больше внимания уделял теоретическим исследованиям в области управления.
По системе и направлениям обследования объектов ИТУ практически не отличался от зарубежных консультационно-внедренческих фирм и от организаций, которые работают в этой области на современном этапе. В результате детального обследования учреждений создавался проект реорганизации общего делопроизводства, состоящий из двух основных частей. Первая содержала краткую характеристику существующего положения дел в организации; во второй намечались конкретные пути реорганизации и улучшения деятельности делопроизводства. Описание делопроизводства велось в соответствии со стадиями обработки документов: прием, регистрация, разметка корреспонденции, курьерская связь, порядок исполнения и контроль, отправка документации.
Важным этапом в развитии проблем делопроизводства можно считать подготовленный ИТУ проект «Общих правил документации и документооборота» (издан в 1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных учёных. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Основным исполнительным органом по реализации всех делопроизводственных операций, по замыслу авторов, должен был стать секретариат. В «Правилах» определялись функции работников секретариата, их обязанности и содержание работ. Изложение материала в «Правилах» можно сравнить с содержанием современных обучающих инструкций к компьютерным программам.
В 20-е гг. развивались и системы специальной документации. С учётом полного доминирования концепции построения социализма акцент был сделан на документировании таких функций, как планирование, учёт, контроль.
В феврале 1921 г. образована Государственная общеплановая комиссия (Госплан РСФСР), решавшая задачу выработки общехозяйственного плана с учетом перспективного и текущего развития отраслей и отдельных предприятий.
Статистическая документация — важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время шла интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и похозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.
Бухгалтерская документация, отражая и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики должна быть унифицирована в большей мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объёмных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учёта на всех уровнях управления, совершенствование учётных форм документации — таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учёта и его документирования в рассматриваемый период.
В 30-е гг. формируется и укрепляется жёсткая, централизованная административно-командная система управления, исключающая возможность рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства.
В результате рушатся структуры, занимавшиеся исследованиями вопросов НОТ и делопроизводства; ликвидируются практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры, а их руководители в лучшем случае заканчивают свою жизнь в полном забвении, в худшем — репрессируются. Атмосфера этого периода наиболее ярко проявлялась в социальных заказах власти науке — в частности, усилия были направлены на «закрепощение» правовыми средствами населения страны. В этих целях, например, совершенствовалась система учета советских граждан.
Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом, таких прав лишились Съезд Советов СССР, ЦИК СССР и его Президиум, СНК СССР. Установилась жёсткая система полномочий в издании определённых видов документов для каждой иерархической структуры. Указанные нововведения упростили и упорядочили процессы документирования в высших эшелонах власти.
Отсутствие единого методического центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. собирается Первое межотраслевое совещание по оргтехнике.
Однако практической реализации выдвинутой программы помешала начавшаяся Великая отечественная война.
.7 Управление и делопроизводство в 1945 — 1990-х гг.
Тяжёлое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х гг.
Утверждение некоторых исследователей относительно качественного повышения уровня разработок в этой области по сравнению с периодом 20-х гг. представляется малодоказательным и справедливо лишь отчасти для исследований по проблемам управления и документационного обеспечения управления, проведенных в 70-х гг. Негативная оценка базируется, прежде всего, на сопоставлении достижений мировой науки и практики по управлению и развитию информационных технологий в этой области. Особенно остро и зримо отставание нашей страны выявилось в 80-90-е гг., когда теоретические разработки в области кибернетики, математических методов управления, информатики и технической элементной базы привели к широкой информатизации общественно-политической и экономической жизни промышленно развитых стран Запада, внедрению в реальную управленческую деятельность новых технологий, к разработке концепции «безбумажного офиса».
В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. — подтверждена актуальность создания специализированного института с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований. Бесспорно, решения этого совещания активизировали работу ученых и практиков управления. Определенной вехой в развитии вопросов работы с документами стала утвержденная постановлением Совета Министров РСФСР «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР», в которой основной акцент сделан на унификации делопроизводственных работ. В этот период усиливается влияние Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР.
С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.
На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР «О мерах по улучшению архивного дела в СССР». Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. Первым реальным результатом этой работы можно считать подготовку в 1965 г. «Материалов к Единой государственной системе делопроизводства». В 1966 г. в рамках
Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа.
Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, и др.) технико-экономической (а позднее и социальной) информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций. Последний вопрос широко обсуждался научной общественностью страны в связи с планами создания автоматизированных систем управления (АСУ) и проектом подготовки общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления народным хозяйством (ОГАС). Концепцию ОГАС лишь частично удалось реализовать в народном хозяйстве, а унифицированные системы документации не получили достаточной поддержки в средствах научной и массовой информации и остались невостребованными. В 90-е гг. та же печальная участь постигла и концепцию информатизации нашего общества. Но если идеи ОГАС были частично реализованы, то концепция информатизации до настоящего времени окончательно не сформулирована. В 1993 г. издан Общероссийский классификатор управленческой документации, в который включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению системы классификаторов и УСД. Поскольку в новой редакции ГСДОУ была изменена концепция подхода к определению структуры и штатной численности сотрудников служб документационного обеспечения управления, Государственным комитетом, а позднее Министерством труда выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.
К сожалению, с начала 1980-х гг. ни одна унифицированная система документации не была издана массовым тиражом, что значительно затрудняет их внедрение. Получившие весьма широкое распространение компьютерные программы подготовки документов имеют, как правило, в своем составе комплекты шаблонов документов, адаптированные на русский язык, и полностью игнорируют отечественные нормативы и традиции в области создания и оформления документов.
.8 Современный этап делопроизводства
В России, вслед за ведущими капиталистическими странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания «электронного правительства», которая также приводит к усилению роли электронных документов.
Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная президентом Российской Федерации (07.02.2008), предусматривает, повышение эффективности государственного управления. Среди наиболее важных задач, которые предстоит решить, названы следующие:
.обеспечение эффективного межведомственного и межрегионального информационного обмена;
.интеграция государственных информационных систем и ресурсов;
.увеличение объёмов и качества государственных услуг, предоставляемых организациям и гражданам в электронном виде;
.совершенствование нормативно-правового обеспечения стандартизации и администрирования государственных услуг;
Главная особенность современного управления документами заключается в том, что оно строится на принципах, сходных с принципами систем менеджмента качества. Используется известный цикл постоянного улучшения Деминга — «Планируй — Сделай — Проверь — Действуй»:
·на первом этапе разрабатывается политика, подробно регламентируются все процессы;
·на втором этапе управление документами ведется в строгом соответствии с законодательно-нормативными требованиями и внутренними нормативными документами организации. Собираются документальные подтверждения исполнения требований;
·на третьем этапе анализируется эффективность системы управления документами, выбираются меры по корректировке и улучшению этой системы. Результаты анализа документируются;
·на четвёртом этапе в систему вносятся намеченные на третьем этапе улучшения и исправления (которые также документируются).
В течение всего цикла регулярно проводится обучение и повышение квалификации всех сотрудников организации по вопросам управления документами.
Такой подход позволяет не только постоянно повышать эффективность управления документами, но и легко интегрировать систему управления документами и разнообразные системы менеджмента (качества, информационной безопасности, окружающей среды, охраны труда и т.д.).
Современный подход к управлению документами предусматривает единообразное управление различными видами документов, т.е. не только организационно-распорядительной документацией, но и, например, бухгалтерскими и налоговыми документами или документами по качеству.
Принципы управления документами в равной степени применимы к документам на различных носителях, независимо от способа доставки документов. Это особенно важно, т.к. в России наблюдается переход от традиционного бумажного документооборота идет не к электронному, а к смешанному документообороту.
Системы электронного документооборота (СЭД), согласно современным представлениям, должны обеспечивать управление не только электронными, но и неэлектронными документами и поддерживать ведение смешанных дел.
Обеспечение юридической силы электронных документов, защита их целостности и аутентичности.
Основная роль документов в современном капиталистическом обществе — служить доказательством в случае споров, судебных разбирательств и расследований. Для того чтобы документы были приняты к рассмотрению и обладали доказательной силой, они должны удовлетворять определённым требованиям.
Чем более активно используются электронные документы в деловой деятельности, тем чаще требуется представление их в судебные и государственные органы в качестве доказательств. Для того чтобы интересы организации были надежно защищены, необходимо прежде всего обеспечить юридическую значимость электронных документов.
Для придания таким документам юридической силы в первую очередь требуется сохранение их аутентичности и целостности. Под аутентичностью понимается возможность доказать авторство документа, время его создания и подлинность содержания. Целостность означает полноту и неизменность документа с течением времени.
·электронные документы легко модифицируются, легко копируются;
·существует проблема различения оригинала и копий: сторона, получившая копию электронного документа, может внести в него изменения и заявить, что именно она обладает оригиналом;
·стоит вопрос подтверждения авторства и факта утверждения (подписания, согласования) документа, а также факта отправки, получения и регистрации при электронной пересылке;
·существует проблема определения точного времени создания документа, при использовании электронной цифровой подписи (ЭЦП).
Для того чтобы электронные документы могли быть приняты судом и иметь максимальную доказательную силу, необходим комплекс мер, охватывающий все этапы жизненного цикла документа.
Россия сейчас находится на пути развития документооборота, на котором в начале 90-х гг. прошлого века было США: массовое использование электронных документов уже началось, однако законодательство еще не уравняло в правах традиционные и электронные документы.
Аутентичности и целостности документов способствует соблюдение норм соответствующих стандартов и правил «хорошей деловой практики».
В настоящее время можно найти зарубежные стандарты практически по всем аспектам управления электронными документами.
Документ в базе данных. С юридической и практической точек зрения большое значение имеет, является ли документ в базе данных (информационном ресурсе) документом. В зависимости от обстоятельств это могут быть один или несколько из перечисленных объектов:
.Документы, содержащие исходную информацию, которая затем вводится в базу данных;
.Записи в базе данных;
.Таблицы в базе данных;
.Формы ввода-вывода, связи и т.д.;
.Журналы аудита и т.п.;
.База данных целиком;
.Программное обеспечение и документация к нему.
Принципы регистрации документов. В XX в. многие западные страны отказались от традиционного для нашей страны принципа строгой регистрации документов. Сегодня наблюдается, с одной стороны, возврат к регистрационной системе (т.к. регистрация является естественной функциональной возможностью любой СЭД), с другой — отказ от ручной регистрации в тех случаях, когда есть возможность доказать поступление, создание или отправку документа при помощи других средств, например аудита информационных систем.
Электронная почта. Электронная почта стала важнейшим деловым инструментом как в государственном, так и частном секторе. Эта технология стала ключевой для многих видов деловой деятельности, поэтому сообщения электронной почты во многих странах признаются документами, и требования к обеспечению их сохранности включены в законодательно-нормативные акты.
Использование электронных подписей и иных средств криптографии. Использование ЭЦП в электронном документообороте у нас рассматривается как панацея ото всех бед, связанных с обеспечением юридической значимости электронных документов. Вместе с тем использование ЭЦП без дополнительных «подстраховывающих» организационно-правовых мер может быть небезопасным, особенно при подписании файлов в распространенных офисных форматах, таких как Word, Excel и PDF.
4. Заключение
С давних времен дошли до нас различные виды документов, с помощью которых мы имеем возможность узнать историю своей страны, ее героическое прошлое, особенности быта своего народа, правовые формы и этические нормы взаимоотношений между людьми.
Роль и значение документов велики. Они служат в различных областях человеческой деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначительно и является предметом изучения многих научных дисциплин.
Не нужно доказывать, что знание делопроизводства, умение документально оформить управленческое решение наряду с этикой делового общения для менеджера любого уровня, специалиста стало неотъемлемым признаком профессионализма.
Ведь как важно знать историю своего рода деятельности, тем более это косвенно показывает твою личную эрудированность.
В заключение сформулируем выводы по работе:
. В России к началу XVII века первым сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти.
Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
. При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
. В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
. В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством.
В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов.
Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
. В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства.
. В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы делопроизводства не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учётом документов и контролем за их исполнением. Служба делопроизводства принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами. Отлаженная система современного делопроизводства оказывает максимальную помощь руководителю в различных областях.
Список литературы
1.Белов А.Н., Белов А.А. Делопроизводство и документооборот. — М.: ЭКСМО, 2006.
.Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.:ВНИИДАД.
.Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (в редакции от 07.07.2011)
.Делопроизводство. Образцы, документы. Оранизация и технология работы. М.:Проспект, 2011. 480 с.
.Белов А. Н., Белов А. А. Делопроизводство и документооборот. — М.: ЭКСМО, 2006.
.Васильева И.Н. Основы делопроизводства и персональный менеджмент: Учеб.пособие для вузов/ВЗФЭИ. — М.: ЗАО «ФИНСТАТИНФОРМ», 2008.
.Кудряев В.А. и др. История развития Российского делопроизводства. М., 2008.
.Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2006.
.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2008.
.#»justify»>.Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» выходит с 2002 г.
.Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера» выходит с 2002 г.