Какими навыками должен обладать бизнес ассистент

Давайте представим себе ситуацию: вы – руководитель. Бизнес развивается. Больших проектов, сотрудников, внештатных ситуаций становится все больше. Как успевать отслеживать бизнес-процессы, выступать на конференциях, общаться с сотрудниками и отдыхать?

Первое решение – нанять персонального помощника, который будет помогать справляться с рутиной. Это человек, который составит ваше расписание на день, напомнит коллеге о встрече, принесет кофе, когда вы устали, закажет цветы для мамы и найдет удобный фитнес-центр. Валерия Филатова, бизнес-ассистент и второй пилот Харитона Матвеева, основателя Skyeng, дает инструкцию, как нанять идеального помощника для руководителя.

Для многих персональный помощник – это бортовой компьютер: в программу заранее внесли список действий и запустили. Кнопочку нажали, машина сама паркуется, а мы в это время можем решать более сложные задачи.

Но что делать, если в списке задач появляется не парковка, а вираж в воздухе или полет в открытый космос? Если компания продолжит развиваться, руководителю нужен будет не бортовой компьютер, а полноценный второй пилот.

Второй пилот может стать вашими руками, вашим голосом, а иногда и продолжением вашего мозга. Вы заявили о проблеме, а второй пилот додумался записать ее, развить, передать соответствующему сотруднику, принять результат и презентовать его.

Чем бизнес-ассистент отличается от обычного секретаря? 

Мне часто приходится выполнять сложные и неординарные задачи, которые далеко выходят за рамки обычных обязанностей секретаря. Например, продумать и внедрить систему игрофикации в ежедневные процессы или разработать инструмент, который позволит запоминать еще большее количество данных.

Возьмем простой пример – ведение календаря. Что делает с календарем секретарь? Весь день держит расписание наготове, вносит встречи в календарь и следит, чтобы расписание встреч было удобным для руководителя.

Что делаю с календарем я? Вступая в эту должность, я тоже начала вести календарь, а заодно наблюдать за работой руководителя и предлагать изменения. Вот так выглядит стандартная неделя моего руководителя, Харитона:

Важно было протестить, все ли встречи реально работают на долгосрочные планы компании и отвечают ли они целям руководителя и его команды. Оказалось, что некоторые встречи можно безболезненно отменить или делегировать.

Что делает Ассистент 2.0?

Когда вы будете искать бизнес-ассистента, вы в первую очередь составите список требований – личных пожеланий, критериев, диктуемых компанией и навыков, необходимых для этой работы.

Чтобы вам было проще, приведу для ориентира список требований, который был у Харитона, когда он искал меня.

Похож на руководителя

Как мы уже поняли, второй пилот — это продолжение руководителя, человек с теми же взглядами и вкусами. Бизнес-ассистент без труда улавливает логику и принципы своего начальника и может воспроизводить их в рабочих ситуациях. Какие критерии отражают «похожесть» на руководителя?

«Мэтчинг» — близость по духу, общие интересы, ценности, установки и представления о жизни. 

Вкус — если ассистенту приходится еженедельно выбирать ресторан, репетитора или дизайн для лендинга, важно, чтобы вкусы руководителя и ассистента совпадали или перекликались.

Комфорт – с бизнес-ассистентом вам придется проводить много времени. Важно, чтобы общение с этим человеком не раздражало и не надоедало.

Справится с задачами

У бизнес-ассистента есть список задач. Под него вы можете составить список компетенций и личностных качеств, которые позволяют эти задачи выполнить. У Харитона получился вот такой список.

Навыки проджект-менеджера: исполнительность, настойчивость, внимательность, собранность, обязательность, системность. Ассистент с такими навыками сможет разделить с вами и личные, и бизнес-задачи. 

Внимание к мелочам. Чтобы добиваться исключительных результатов в бизнесе, вам необходимо фокусироваться на глобальных вещах. О мелочах может позаботиться бизнес-ассистент. 

Хороший отзыв от предыдущего работодателя. Это простой и емкий индикатор профессионального опыта в данной сфере.

Обучаемость. То есть умение быстро находить информацию и изучать ее. Чтобы быть максимально полезным и экстремально повышать вашу эффективность, ассистент и сам должен постоянно развиваться: разбираться в метриках и бизнес-процессах, знакомиться с лучшими практиками, изучать опыт своих коллег. 

Английский. Безусловно, это зависит от специфики вашего бизнеса, но чтобы перенимать лучшие практики в современном мире, вашему ассистенту важно знать английский.

Будет долго работать

Бизнес-ассистент — это сотрудник, ответственный за большое количество отлаженных процессов. Он должен отлично знать привычки руководителя, его цели и задачи. Постоянно вводить в должность нового человека слишком тяжело и долго. Как понять, что бизнес-ассистент настроен на долговременное сотрудничество? 

Вот список критериев, которые снижают вероятность быстрого ухода сотрудника с этой должности.

Отсутствие страха рутины. Что тут скрывать, это неотъемлемая часть работы любого ассистента. Важно удостовериться в том, что потенциальный кандидат готов на это.

Обязательность. Чтобы стать вашим продолжением, бизнес-ассистент должен работать если не больше вас, то на том же уровне. Руководителю важна уверенность, что вклад в сотрудника будет оправдан. В нашем случае критериями были готовность работать в офисе, от 50 часов в неделю, минимум на три года.

Амбиции в рамках профессии. Многие ассистенты воспринимают эту работу как трамплин к чему-то большему. Иногда это происходит, потому что ассистент не видит перспектив развития в этой должности (а они есть!), а иногда потому что изначально «свернул не туда». Ассистент работает хорошо, если его цели лежат в поле его текущих профессиональных задач.

Где искать ассистента?

Мой наем занял около двух месяцев. Естественно, это очень индивидуальная история, некоторые руководители ищут своего BA годами. В чем могут быть сложности? Вы недостаточно четко описали идеального ассистента, у вас очень необычные требования или сам процесс поиска надо подредактировать.

Харитон к любому из своих проектов относится как к продукту. Поиск ассистента не стал исключением. Он долго описывал желаемый конечный результат нашего с ним взаимодействия.

Отбор бизнес-ассистента состоял из нескольких этапов.

Понять, как искать

• Консультация с людьми, у которых уже есть бизнес-ассистент
• Консультация с теми, кто занимает ту же или смежную позицию

Скилл-сет и процедура отбора

• Обсуждение критериев оценки с hr-специалистом
• Сравнительная таблица 
• Примеры тестового задания

Публичный поиск

• Написание и публикация текста вакансии на различных ресурсах вроде hh и friend work
• Съемка и публикация видео (кстати, очень крутой инструмент, так как видео набрало около 6,500 просмотров)

Подготовка к работе c BA

• Коуч-сессия: как эффективно использовать ассистента
• Проведение интервью

Элина Воробьева,

руководитель Школы референтов университета «Синергия»

Вместе с развитием бизнес-среды в России с каждым годом растут и требования к персональным ассистентам.

Сегодня это не просто специалист, который оказывает базовую административную поддержку руководителю и выполняет личные поручения. Востребованный персональный ассистент владеет различными компетенциями в области финансов, маркетинга, управления персоналом, проектами и event-менеджмента, способен организовать мероприятие любого уровня, будь то день рождения члена семьи руководителя или деловой прием федерального масштаба.

Также в последнее время руководители хотят, чтобы ассистент умел самостоятельно, не прибегая к помощи сторонних агентств, оказывать travel-support: планировать деловые поездки и отдых с семьей, начиная от бронирования авиабилетов и отелей и заканчивая культурной программой на месте пребывания.

Разумеется, основная задача персонального ассистента – это всеми возможными способами избавить босса от операционной загруженности. Можно даже сказать, что его KPI – время, которое он освобождает в графике своего руководителя. Именно поэтому ассистенту крайне важно помогать шефу во всех бизнес-процессах и выполнять личные поручения максимально эффективно.

Наряду с профессиональными компетенциями ассистента на первый план сегодня выходят личные качества, проявляя которые можно стать настоящим профессионалом.

Я составила топ личных качеств, которые позволят стать для своего босса действительно незаменимым сотрудником.

1. Умение наладить коммуникацию – ключевое для ассистента. Важно уметь найти подход не только к руководителю и другим сотрудникам компании, но и к партнерам и подрядчикам. Хорошие отношения с каждым позволят ассистенту всегда быть в курсе всех событий и оперативно решать задачи, которые перед ним стоят.
2. Многозадачность. Профессиональный ассистент прекрасно справляется как с бизнес-задачами, так и с личными поручениями и ничего не упускает из виду. Иначе говоря, все свои обязанности он выполняет одинаково качественно и в срок. Научиться работать в режиме многозадачности – это очень важно.
3. Скорость принятия решений и ответственность за них также немаловажны в этой сфере. В течение дня ассистент сталкивается с большим количеством задач, которые требуют немедленного реагирования. Опытный сотрудник всегда быстро находит ответ на любой вопрос, оперативно принимает решения и, самое главное, умеет брать ответственность на себя.
4. Внимательность. Важно научиться замечать детали и быть внимательным к своему боссу. Это проявляется в самых простых вещах. Вы можете сообщить о необходимости зарядить гаджеты, оповестить о том, что у бизнес-партнера, с которым встречается руководитель, сегодня день рождения, или даже напомнить о том, что босс в этот день еще не обедал.
5. Инициативность. Достаточно много примеров, когда ассистенты становятся руководителями отдельных проектов или целых подразделений в компании. Но все это возможно, только если вы самостоятельно проявляете инициативу. Например, если у вас есть компетенция в какой-то сфере, обязательно говорите об этом! Предлагайте свою кандидатуру в качестве исполнителя той или иной задачи, и это никогда не останется без внимания.
6. Тактичность, широкий кругозор. Ассистент часто коммуницирирует с партнерами, сопровождает, а иногда даже представляет руководителя на встречах и мероприятиях. Поэтому для него крайне важно быть эрудированным и тактичным, чтобы уметь поддержать беседу, возможно, дать рекомендацию или поделиться мнением о каком-то событии.

Подводя итог, хочу заметить: для того чтобы построить карьеру успешного персонального ассистента, конечно, важно ориентироваться на требования рынка. Но первое, с чего стоит начать, – это оценить свой интерес к профессии и желание развиваться в ней.

Камилла Степанова,

руководитель административного отдела строительной компании

Я окончила факультет журналистики и случайно попала в строительную компанию – поработать на лето секретарем и специалистом отдела кадров в одном лице. Для меня это была новая область деятельности. В компании в ту пору не было ни Интернета, ни старших товарищей и специалистов, у которых можно было бы спросить совета. Я погрузилась в работу, справилась – и задержалась в этой сфере более 10 лет. Сейчас моя должность в строительной компании – руководитель административного отдела.

Перечислю компетенции, которые, по своему опыту знаю, должен приобрести персональный ассистент, нацеленный на карьерный рост.

1. Самое важное качество, которое помогло мне не растеряться и освоить профессии, – умение добывать информацию. Я просматривала имеющиеся документы, читала журнал для кадровиков, подшивку которого нашла в шкафу. Для меня все было в новинку, даже работа с компьютером, не говоря уже принтерах, сканерах и факсах. Я часто просматриваю огромное количество резюме, провожу собеседования с девочками, которые приходят устраиваться на работу, – и не вижу их горящих глаз, нет и пытливого ума. Если им дают уравнение со всеми неизвестными (а руководители компаний, как правило, мастера давать такие задания), то они сидят и ждут, когда придет босс и подскажет, как быть. Делают грустные глазки: «Ничего не могу, ничего не получается, никого не знаю». С такими людьми очень трудно работать.
2. Второе важное качество – умение общаться с людьми и желание это делать. Потому что общение – источник знаний. Секретарь концентрирует на себе все подразделения. Надо уметь с одинаковым энтузиазмом выстраивать диалог с коллегами, руководителями, посетителями, партнерами. Секретарь – связующее звено. Именно он получает информацию из первых рук и передает ее дальше, а это большая ответственность.
3. Еще одно ценное качество – умение хранить тайны. Секретарь-болтушка – это конец фильма. Я учу своих девочек, что все, что они слышат в приемной и кабинете руководителя, не должно уйти за пределы. Безусловно, хочется поделиться новой информацией с коллегами, подругами, но нужно держать язык за зубами. Это золотое правило – все, что услышала, должно оставаться с тобой.
4. Важно стремление секретарей и персональных ассистентов развиваться и совершенствоваться в своей профессии. Многие девочки, которые устраиваются на должность помощника, считают, что это промежуточное место пребывания, а потому не хотят выполнять свою работу хорошо и профессионально расти. Между тем проходит и 5, и 10 лет, а девушка все еще секретарь, по-прежнему мечтает о крутой и интересной работе, при этом не может связать двух слов, не научилась справляться с эмоциями и находить общий язык с людьми, ничему не учится.
5. В профессии также важны инициативность и умение планировать. В нашей работе то густо, то пусто. Никто не стоит над тобой и не смотрит, что ты делаешь. Нужно самой уметь организовывать работу (научиться планировать свой день и руководителя, отслеживать все процессы в коллективе), что невозможно без навыка расставлять приоритеты. В таком случае можно легко справляться с авралом, а в свободное окошко заниматься рутинными делами.
   
6. Другие значимые профессиональные качества – заинтересованность, любознательность, умение быть хозяйкой в своем пространстве и быть в курсе всех дел. Секретарь объединяет всех в компании. Он должен владеть информацией о корпоративной культуре организации, изучать специфику работы предприятия в целом и подразделений в частности, ведь поможет ему управлять процессом и потоком документации, правильно распределять поступающие данные. Это как паутинка: не сплел поперечную ниточку – все продольные развалятся. Но если человеку неинтересно, то появляются бесхозные и неопознанные документы, люди, которые не смогли связаться с нужным человеком, недопонимание и глухие телефоны в коллективе и т.д.
7. И конечно, важно умение сохранять холодную голову. Некоторые кандидатки на позицию секретаря не умеют сдерживать эмоции и вести конструктивный диалог – они срываются на крик, лицо красное, руки трясутся. Такие девушки раздражаются на людей, которые подходят к ним за информацией, раздражаются на телефонные звонки. В итоге чашка с чаем разбивается, а конфеты рассыпаются, появляются недовольные клиенты, партнеры и т.д.

Даже если в приемной царит хаос, бегают все кому не лень, выплескивают свои эмоции, раскидывают документы, выясняют отношения, ссорятся, пытаются попасть к директору – такие ситуации бывают в каждой организации, – секретарь должен сохранять полное спокойствие, не поддаваясь общей панике, разруливать сложные моменты и снижать уровень накала страстей. Он важный винтик механизма, часто ключевой. Руководители и соискатели, которые думают, что секретаря можно принять не глядя, по объявлению, потому что работа нехитрая, здорово заблуждаются! И счастлив тот начальник, который нашел грамотного специалиста.

Анна Чумак,

персональный ассистент финансовой корпорации (Москва)

Успешный персональный ассистент – какой он? Каждому представляется что-то свое. Для одного успех – это работа на руководителя из списка Forbes. Для другого он напрямую связан с размером оплаты труда, а для третьего – с количеством задач в его ежедневнике.

Я ассистент топ-менеджера крупного банка. Моим мерилом успеха стали любовь к делу, которым занимаюсь, степень взаимопонимания с руководителем и личный вклад в обеспечение его эффективной деятельности.

         Про необходимые качества расскажу, исходя из своего опыта работы на позиции ассистента.

1. Высшее образование. Каких-либо принципиальных требований по его области нет, т.к. это может варьироваться в зависимости от сферы деятельности компании, с которой вы планируете сотрудничать. Преимуществом будет наличие дипломов и сертификатов, подтверждающих прохождение дополнительного обучения или профильных курсов.
2. Опыт работы. В большинстве случаев получить приглашение на работу в крупную компанию можно, только имея аналогичный опыт. И чем больше стаж у вас за плечами, тем шире спектр предложений, которые вы сможете рассматривать.
3. Английский язык. Кому-то достаточно базового уровня, позволяющего понять, куда перейти в смартфоне или на сайте, как забронировать билет, гостиницу или столик в ресторане. А кому-то требуется свободное владение языком – например, секретарю руководителя-экспата или сопровождающему встречи с иностранными партнерами.
4. Стрессоустойчивость. Задач не перечесть: шеф может встать не с той ноги, какое-то дело (читай: почти все) должно было быть сделано еще вчера. Нужно уметь держать себя в руках.
5. Исполнительность и ответственность. Нельзя забыть о важном поручении или, не получив ответа с первого раза, сдаться и перестать делать шаги по направлению к своей цели. Мое отношение к работе следующее: если руководитель дает задачу, он может смело про нее забыть, будучи уверен, что она будет решена максимально оперативно и качественно.
6. Проактивность. Это качество  чрезвычайно ценится в современном мире. Оно подразумевает планирование на несколько шагов вперед, предупреждение потребностей своего руководителя, проявление инициативы. 
7. Владение компьютером. Здесь и так все понятно. Презентации, отчеты, сводные таблицы, ведение графика, деловая переписка и миллион других задач мы выполняем с использованием техники ежедневно, поэтому она должна быть не лимитирующим фактором нашей производительности, а эффективным инструментом в умелых руках.

         Персональный ассистент – неимоверно интересная, разносторонняя профессия, в которой никогда не будет скучно. С каждым поручением открываются новые грани тебя и окружающего мира. Да, бывает волнительно начинать что-то впервые, бывает сложно, когда работа кипит, но это просто невероятные ощущения, когда понимаешь, как много ты уже сделала, сколько еще впереди и каким ценным сотрудником становишься для своего руководителя, коллег и организации в целом.

Алена Хандичи,

менеджер по обучению компании «Майкрософт» (Москва)

Сейчас я уже не являюсь ассистентом руководителя – менеджер по обучению, но частично все равно занимаюсь ассистентской работой. У меня психологическое образование. Также я окончила колледж МИД, получив образование секретаря-машинистки со знанием стенографии.

Когда училась на 5-м курсе, стала молодой мамой. Отсидев в декрете два года, пошла работать администратором на ресепшен в компанию Accenture. После этого некоторое время занимала должность помощника офис-менеджера в Henkel. Затем меня позвали работать в VIP-приемную компании ТНК-ВР. С этого места и началась моя карьера ассистента. В этой должности проработала почти год. Затем перешла на позицию ассистента отдела в компании «Майкрософт».

Среди качеств, которые необходимы помощнику и ассистенту, хочу выделить стрессоустойчивость, способность работать в режиме многозадачности, открытость и коммуникабельность. Невозможно построить карьеру без умения принимать самостоятельные решения. Правильная коммуникация, грамотное выстраивание взаимоотношений внутри коллектива – над этим можно работать, как и над остальными качествами.

Сейчас думаю дальше развиваться в сфере своего образования – психологии. Активно читаю и слушаю современных специалистов из этой области, с большим углублением в нейропсихологию. В целом считаю, что высшее образование мало влияет на выбор профессии, разве что только у вас не было конкретной цели и понимания собственного предназначения с самого начала.

Какие качества следует развивать помощнику, если он хочет быть успешен в своем деле? Разные ассистентские позиции предусматривают необходимость разных навыков, но это больше тайм-менеджмент и ораторское искусство. Все очень индивидуально – зависит от компании, менеджера, коллектива.

Наталья Чередниченко,

консультант по вопросам аудита, постановки, оптимизации и автоматизации делопроизводства, преподаватель профильных дисциплин для HR-специалистов и секретарей в БПОУ УР «ИТЭТ» (Москва)

Работа секретаря связана не только с оформлением и обработкой документов, но и с общением на разных уровнях. Это требует набора определенных деловых и личных качеств.

1. Стремление к профессиональному развитию. Я сторонник того, что любой специалист должен постоянно повышать свой интеллектуальный и профессиональный уровень, иначе можно оказаться за бортом жизни. Сейчас для этого созданы все условия (профессиональные сообщества, профильные группы в социальных сетях, книги и журналы, семинары, в том числе в режиме онлайн).
2. Многозадачность. Если в описании других вакансий такая фраза может насторожить, то в случае с секретарем это норма. Чтобы работа была продуктивной, нужно уметь концентрироваться и доводить начатое дело до конца. С первым поможет небольшая пауза при переходе от одного дела к другому – это позволит мозгу быстрее переключиться. А со вторым – фиксация задач и стадий их выполнения в ежедневнике. При этом однотипные (похожие) дела желательно группировать – так будет проще справиться с ними.
3. Аккуратность и внимание к деталям. Ошибки в документах недопустимы, так же как и беспорядок на рабочем столе в приемной (только если он не творческий). Всем известно, что секретарь – это лицо компании. Лицом же самого секретаря являются качество выполняемых им обязанностей, культура рабочего места и внешний вид. Но нужно помнить, что он отвечает не только за свои документы. Секретарь является своего рода фильтром большей части документооборота организации. Поэтому ему следует проверять подготовленные другими сотрудниками документы и в случае обнаружения ошибок возвращать их на доработку исполнителям.
4. Умение говорить «нет». Ситуации на работе бывают разными, и иногда мы осознанно помогаем коллеге. Но когда люди начинают злоупотреблять добротой человека и говорят, что только он может справиться с их задачей, – это повод задуматься, не манипулируют ли нами. В таком случае следует тактично отказать, сославшись на собственную занятость.
5. Позитивность и оптимизм. Секретарь общается с большим количеством разных людей. Когда он доброжелателен и приветлив, это положительно сказывается на работе и создает хорошее впечатление о компании. Кстати, делать это можно и по телефону. Доказано: даже не видя человека, мы почувствуем, какое у него настроение, улыбается ли он при разговоре.
6. Инициативность и организаторские способности. Секретарь должен уметь принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний босса. Но только те, что пойдут на пользу компании, ее имиджу.
7. Любовь к профессии. Это еще одно из моих убеждений. Я искренне верю, что каждый человек должен выполнять только ту работу, которая ему по душе. Когда он понимает, что выбранная профессия – это его призвание, то и карьеру делать намного проще. Если же изнывать от тоски и рассматривать свое место работы как перевалочный пункт в надежде на что-то лучшее, то и обязанности будут выполняться некачественно.

Мария Волкова,

помощник руководителя компании GoodLine (Кемерово)

Четкой инструкции «Как стать успешным персональным ассистентом», конечно же, нет. Несмотря на то что в последнее время появились профильные курсы, а некоторые учебные заведения даже разработали профильные образовательные, считаю, что секрет успешной карьеры персонального ассистента зависит не от диплома.

На протяжении всей своей деятельности убедилась: только благодаря личным качествам можно стать действительно важным и нужным для своего руководителя.

Например, я стала помощником генерального директора крупной IT-компании с высшим образованием инженера-технолога машиностроения, имея опыт работы на административной должности в сфере общественного питания. Как вам такой винегрет? Конечно, трудностей было немало, но мне помогает умение быстро подстраиваться под обстоятельства, молниеносно разбираться в новом, решать все поставленные задачи, быть всегда в хорошем настроении.

Вывод: образование не играет ключевой роли! Да, плюсом для руководителя будет, если у соискателя, например, есть диплом юриста. Однако самое важное – быть на одной волне со своим боссом. Я бы сравнила такую работу с браком, когда ты являешься продолжением своего «мужа»: знаешь, что он любит, что его раздражает, как преподнести ему информацию и как ему помочь.

Однажды мой директор сказал: «Ты мне нужна, пока у меня есть проблемы». И я с этим полностью согласна. Хороший персональный ассистент – тот, кто готов сделать невозможное для исполнения своих обязанностей.

Мария Никулина,

помощник компании «Майкрософт» (Москва)

Безусловно, есть целый ряд качеств, которые будут повторяться в любом описании вакансии помощника: организованность, коммуникабельность, ответственность, внимательность к деталям, дисциплинированность, многозадачность и т.п. Многие из них нам даны природой, и в процессе построения карьеры мы их совершенствуем. Другими полезными навыками нам приходится овладевать самостоятельно (компьютерная грамотность и иностранные языки).

         Без чего, на мой взгляд, не обойтись профессиональному ассистенту?

1. Первое качество – умение организовывать и планировать, и делать это нужно достаточно быстро. Каждый руководитель надеется, что помощник снимет с него административную нагрузку и сможет эффективно распределить рабочее время для него и команды. Также босс ждет от помощника не только наличия плана А, но и плана Б, В и Г. Случается, что все они не работают, тогда помощнику надо иметь в голове еще план Д. Это как игра в шахматы – продумывание многоходовки. Опытного и успешного помощника отличает то, что, как бы ситуация не менялась, он готов поступить иначе и быстро перестроиться.
2. Вторая важная компетенция – умение адаптироваться и меняться под обстоятельства и людей. По-английски это качество передается более емко словом flexibility – гибкость, которая позволяет менять свои подходы к выполнению поставленных задач, методы взаимодействия с коллегами и руководителем, рабочий график.
3. Не менее важными являются коммуникативные навыки: умение налаживать и поддерживать контакты, замечать эмоциональные состояния собеседника, желание помочь другому человеку в трудной ситуации, способность начинать, поддерживать и завершать беседу.
4. Важно не бояться общения с начальником, ведь по работе ассистенту придется уточнять у него детали задач. Нужно постараться наладить с руководителем нормальную коммуникацию и, конечно, выстроить доверительные отношения.
5. Ценное качество любого ассистента – смелость, которая проявляется, например, в том, чтобы задать вопросы любому человеку на любом уровне иерархии. Когда у помощника есть понимание процессов, происходящих в компании, он может более эффективно планировать время своего начальника.
6. Ассистент обязан знать своего руководителя: режим дня, его предпочтения в формате коммуникации и т.п. Помощник должен быть в курсе, как начальник, например, ставит задачу (озвучивает устно, направляет в сообщении Outlook, Skype или Teams) и каким образом ждет обратной связи (через WhatsAap и т.п). Для планирования графика не помешает понимание того, кто ваш руководитель – жаворонок или сова, какие часы эффективно уделять для работы с почтой, с командой, проводит ли он утро на тренировке и везет ли детей в школу.
7. Для ассистента любой организации необходимо знание деловой этики, понимание основ межкультурной коммуникации и политики своей компании. Так, при встрече с иностранцем моветон – скупо поприветствовать гостя и сразу переходить к делам. Вас могут принять как недостаточно вежливого человека, который ориентирован только на рабочие вопросы, а личными ценностями пренебрегает. Нужно обязательно потратить 10–15 минут на вступление: что нового, какая погода, как провели выходные. Для иностранцев это важный момент.
8. Ассистент должен быть технически подкован, владеть компьютерной грамотностью, чтобы работать везде и всегда, т.к. руководитель занят 24 часа 7 семь дней в неделю. Помощнику придется постоянно проверять электронную почту, редактировать документы или высылать из хранилища ссылку на нужный файл. От умения ловко обращаться с техникой и гаджетами напрямую зависит эффективность его работы (и руководителя в частности).
9. Безусловно, руководители понимают, какое количество обязанностей и круг общения имеет его помощник. Для многозадачности, организованности, скорости, дисциплинированности и работы 24/7 необходимы эмоциональная зрелость ассистента и умение бороться со стрессом. Мне кажется, что в этой профессии немаловажно иметь чувство юмора и навык реагирования на стрессовую ситуацию с улыбкой и с шуткой, проживания трудных моментов, а потом идти дальше.
10. Владение иностранными языками на уровне разговорного – профессиональный навык ассистента. Тем, кто намерен развиваться в своей должности, нужно знать хотя бы английский.

      

Марина Егорова,

основатель и генеральный директор компании Smart and Talented. Personal Assistants и Школы персональных ассистентов

Спрос на личных помощников и ассистентов растет, несмотря на финансовый кризис. Это связано прежде всего с увеличением количества управленческих позиций на рынке труда и универсальностью данного типа сотрудников, их многозадачностью и многоплановостью.

Требования к ассистентам и личным помощникам зависят от типа руководителя: для собственников бизнеса важен один перечень качеств, для управляющих менеджеров, наемных сотрудников – другой. При этом базовые компетенции, которые предъявляются как к секретарям, так и к бизнес-ассистентам, одинаковы: ведение документации, тайм-менеджмент, организация рабочих мероприятий, поддержание деловых контактов, управление личными делами босса (личное сопровождение).

Личный ассистент (личный помощник) осуществляет, помимо упомянутых выше функций секретаря, контроль сотрудников, исполнение личных поручений руководителя, обеспечение процессов делопроизводства, travel-поддержку, участие во встречах, их протоколирование и т.д.

Бизнес-ассистента дополнительно курирует процессы, происходящие в организационной структуре компании, бизнес-процессы взаимодействия кадров, кадрового делопроизводства, сроков исполнения, обеспечивает работу босса в командировках, его участие в переговорах; протоколирует, передает информацию и контролирует. Фактически он является полноправным заместителем руководителя. Часто бизнес-ассистент – смежная профессия с менеджером проекта.

Совершенствуя управленческие навыки, сотрудник с позиции бизнес-ассистента переходит на позицию менеджера проектов. Это ассистент, который «вырастает» внутри компании, потому что обладает достаточными знаниями и компетенциями, чтобы осуществлять полноправное руководство офисом, подразделением или филиалом, заниматься организацией процессов на местах, ставить задачи и контролировать их исполнение.

Выделяют два типа ассистентов по уровню мотивации и личностным и управленческим характеристикам. Первые считают, что их должность – переходная позиция. Вторые просто любят свою работу. Часто карьеру ассистентов и личных помощников выбирают те женщины, для которых актуальна реализация в повседневной деятельности их природных качеств: заботы, любви.

Не существует единого перечня нормативных документов, профессиональных стандартов, регулирующих обязанности личных помощников и ассистентов. Причина здесь не в функциональных недоработках и неочевидном перечне требований к специальности, а в многозадачности и многоспособности специалистов данного профиля. Должность находится на стыке кадрового делопроизводства, финансового планирования, администрирования, менеджмента в туристической отрасли и других областей. Все это делает невозможным унификацию перечня обязанностей в виде каких-либо инструкций. Можно сказать, что профстандарт «разрабатывается индивидуально конкретным руководителем».

Личные ассистенты и помощники, таким образом, могут быть полностью вовлечены в бизнес и выполнять управленческие функции или же выполнять исключительно вспомогательные роли (организация личного пространства босса, travel-поддержка, переводы и т.д.).

Чаще всего на месте ассистента или личного помощника руководители хотят видеть стройную ухоженную женщину. Однако современные тенденции таковы: если раньше боссы на эту должность нанимали молодых девушек, то теперь отдают предпочтение специалистам 30–35 лет. В качестве причин подобного выбора руководители называют следующие: у женщин есть этого семья и дети, а значит, они реже уходят в декретный отпуск; они нацелены только на работу, больше думают, чем поддаются эмоциям, масштабнее мыслят, не боятся брать на себя ответственность; снижается риск неформальных отношений на рабочем месте (женщины старше 30, как правило, не заинтересованы в чем-либо, кроме стабильной работы и зарплаты).

Обычно работодателям требуется опыт по специальности, умение осуществлять функции личного помощника, быстрая реакция, сообразительность, ум, способность систематизировать информацию, искусство ведения переговоров, тайм-менеджмент и прочие управленческие навыки в том случае, если человек пошел по карьерной лестнице выше. Не менее важны наличие профильного высшего образования, знание языков (порой нескольких), готовность к командировкам и ненормированному графику работы (умение совмещать семью и работу; наличие семьи является преимуществом, а дети должны быть старше трех лет), возраст (сотрудница старше 30 привносит в имидж компании элемент стабильности).

Наметилась тенденция к узкоспециализированному подходу к построению, планированию карьеры и запросов клиентов на консультирование в этом направлении. Сейчас, например, кадровое агентство значительно выигрывает, когда позиционируется как официальный клуб для консультирования и поддержки профессионалов в одной отрасли деятельности. Таков подход компании Smart and Talented.

По заработной плате. Средняя по рынку: секретарь 40 000–70 000 руб.; личный помощник без знания английского языка 80 000–100 000 руб., со знанием английского и графиком работы 24/7 – 120 000–170 000 руб.; помощник Family Office (руководитель семейного офиса) 150 000–250 000 руб.; бизнес-ассистент 120 000–180 000 руб.; менеджер проектов 150 000–200 000 руб.

Как топ-менеджеру перестать быть «узким горлышком» и пропускать через себя решение всех текущих вопросов по проектам и делам? Спросила об этом у генерального директора группы компаний «Агротек» Николая Грушко. Спойлер: поможет бизнес-ассистент. А вот как его искать, и какими качествами он должен обладать? И чем вообще этот специалист отличается от секретаря или личного помощника руководителя? Об этом ниже.

Информация без упущений и лишних деталей

Бизнес-ассистент должен уметь подавать информацию чётко, дозировано и грамотно. Он не должен приходить с ворохом бумаг или отправлять их на электронную почту, чтобы руководитель сам разбирался. При этом ему необходимо уметь выделять главное из второстепенного, получать данные из разных отделов компаний (отдел продаж, финансовый департамент, юристы, склад и логистическая служба), систематизировать их. Этому специалисту важно погружаться в специфику компании, понимать алгоритмы взаимодействия и приоритет в решении вопросов.

Стратег, а не просто исполнитель

Не нужно путать бизнес-ассистента с секретарём или личным помощником. Их задачи сугубо административные (хотя и не менее важные): вести рабочий календарь руководителя, заказывать билеты, напоминать о важных датах. Перечень задач бизнес-ассистента не находится в плоскости чисто организационных дел. Он должен уметь мыслить стратегически, быть соратником руководителя. Также бизнес-ассистент должен обладать управленческими компетенциями – уметь грамотно ставить задачи коллегам любого уровня – от рядовых сотрудников до руководителей департаментов и подразделений. После чего контролировать их выполнение и уметь быть требовательным не только к себе, но и к коллегам, в случае необходимости, для качественного исполнения поручений руководителя.

Гуманитарий и технарь одновременно

Склад ума бизнес-ассистента должен быть и гуманитарный, и технический одновременно. Например, на собеседовании не лишним будет задать пару арифметических примеров. Как показывает практика, элементарные вычисления у многих претендентов на вакансию бизнес-ассистента вызывают сложности, хотя в резюме указывается обратное. Гуманитарная сторона заключается в развитых коммуникативных навыках. При этом речь не идёт о том, чтобы бизнес-ассистент умел говорить на любые темы. Он должен уметь находить общий язык с людьми, быть доброжелательным, аргументировать необходимость предоставления информации сотрудникам отделов, которые не входит в его подчинение.

На «ты» с информационными технологиями

Бизнес-ассистент должен владеть IT, быстро находить нужную информацию в корпоративной системе, предоставлять её оперативно и в удобном формате на рассмотрение по запросу руководителя. На согласование документов также должны уходить минимальные затраты времени. Общение в мессенджерах, которые, казалось бы, все освоили вдоль и поперёк, тоже не должно вызывать трудностей. Мессенджеры не должны становиться болталкой. Это должен быть инструмент делового общения, основная задача которого заключается в принятии оперативных управленческих решений.

Мужчина или женщина бизнес-ассистент

Наверное, это дело каждого руководителя. На рынке дефицит кадров мужского пола в этой должности выше. И уровень заработной платы тоже выше, соответственно. Конкуренция у бизнес-ассистентов женщин более явная, но не все понимают, что это не работа секретаря. Кроме того, традиционно женщины больше привязаны к семье, детям, что может быть не совсем удобно, если высока интенсивность командировок, возможен ненормированный график работы.

На одной волне

И, конечно, важно, чтобы руководитель и бизнес-ассистент совпадали по духу, руководствовались схожими принципами деловой жизни, умели говорить на одном языке и легко коммуницировали. У них могут быть разные жизненные приоритеты, разный взгляд на вещи, моральные аспекты каких-то вопросов, но в делах они должны смотреть в одну сторону, чтобы бизнес развивался.

Один из принципов успеха гласит о делегировании обязанностей. Если задач у руководителя много, то нужен человек, который часть из них берет на себя.

Слово «ассистент» имеет происхождение с английского языка. В переводе на русский означает «помощник».

Чем занимается бизнес-ассистент

Это человек, который помогает руководителю или топ-менеджеру в выполнении повседневных задач. Задачи разноплановые.

Функциональные обязанности ассистента схожи с задачами секретаря и личного помощника. Тогда зачем выделять бизнес-ассистента как отдельного специалиста?

Чтобы убедить публику в целесообразности такой классификации, следует внимательно изучить требования к бизнес-ассистенту.

Они выходят за пределы стандартных требований к секретарю и личному помощнику.

Отличия от личного помощника и секретаря

Секретарь ограничивается выполнением задач административного характера. Его компетенция не выходит за пределы офиса.

По теме: Сколько зарабатывает Андроид и iOS разработчик

Про задачи бизнес-ассистента можно найти множество информации. Вот только данные о компетенции и выполняемых задачах сильно разнится между собой.

Складывается ощущение, что каждый автор описывает отдельного уникального бизнес-ассистента.

Исходя из такой картины можно сказать, что специалист должен быть гибким и готовым к решению разносторонних задач.

С этой точки зрения на первый план выходят не навыки и умения, а личностные качества. В современной HR-терминологии это называется soft skills.

Какими навыками должен обладать специалист

Если резюмировать навыки, то они должны включать следующее:

• Дисциплинированность;
• Аналитические способности, которые могут быть полезны для принятия решений, если руководитель наделяет его такими полномочиями;
• Коммуникативные навыки. Неизбежно общение с большим количеством людей, решение сложных задач и отстаивание интересов;
• Организаторские способности. Если руководитель публичный человек, то возможно, придется разбираться в таких деталях;
• Стрессоустойчивость. Успешные руководители умеют много работать. От подчиненных они требуют того же. Бизнес-ассистент, будучи ближайшим человеком руководителя, должен быть готов к большим нагрузкам, внеплановым задачам и сверхурочным;
• Мобильность. Если руководитель часто перемещается по разным странам и городам, то ассистенту придется перестроить образ жизни или изначально организовать свою личную жизнь так, чтобы она была совместима с таким графиком.

Немаловажный фактор при принятии на работу – психологическая совместимость с руководителем. Для этого такие специалисты проходят многоэтапное собеседование с HR либо личное собеседование с руководителем.

Третий подход заключается в том, чтобы принять человека сначала для стандартной позиции в компании и в зависимости от его успехов повысить до ассистента руководителя.

HR выделяет еще один важный аспект для каждого сотрудника – это навыки и умения, опыт работы или hard skills.

Здесь к бизнес-ассистенту нет строгих требований. Ему достаточно уметь пользоваться компьютером на уровне продвинутого пользователя, обладать хорошей орфографией и дополнительным иностранным языком.

Это надо знать: Почему важно соблюдать режим дня и каким он должен быть

Последний пункт – индивидуальный критерий. Если руководитель не часто выезжает за пределы страны, то знание иностранного языка не имеет принципиального значения.

Плюсы и минусы профессии

Эта должность имеет свои плюсы и минусы. Рассмотрим сначала положительные аспекты:

• Влияние в команде. «Правая рука» руководителя психологически воспринимается примерно так же, как сам руководитель;
• Широкая компетенция. В отличие от секретаря, бизнес-ассистент может давать распоряжение другим подчиненным. В отдельных случаях он может быть наделен правом подписи и печати;
• Успешная карьера. Если челочек дорос до этого уровня, то следующий ступень – это официальное назначение в качестве топ-менеджера или ротация на другую ветку компании, если объемы позволяют.

Ради объективности информации следует также упомянуть о минусах профессии:

• Ненормированный график работы;
• Доля непредсказуемости. Руководитель может резко поменять планы;
• Может пострадать личная жизнь. Многочисленные выезды и сверхурочные дни работы не всегда поощряются близкими;
• Риск не расти в карьерном плане. Парадокс в том, что, если бизнес-ассистент успешно справляется со своими обязанностями, вместо повышения его стараются удержать на месте.

В любом случае такого рода деятельность – это уникальный опыт.

Навыки и умения, которых приобретает человек на этой должности, касаются не только профессиональной сферы, но и способствуют росту человека как личности, обретению жизненного опыта.

Сколько может зарабатывать ассистент

Заработная плата бизнес-ассистента зависит от места локации. В крупных городах этот показатель ближе к верхнему диапазону.

По данным площадок поиска работы, начинающий специалист получает от 40 до 60 тыс. рублей в месяц.

Люди с опытом и должностные лица в крупных компаниях зарабатывают от 100 000 рублей и выше.

Место работы

Место работы бизнес-ассистентов – это компании среднего и крупного бизнеса, корпорации, банки и другие сферы, где есть «большой босс».

Это интересно: Способности человека, их виды и методы развития

Бизнес-ассистентом могут работать как мужчины, так и женщины. В возрастной категории больше всего предпочтение отдают молодым людям до 30 лет.

Как стать «правой рукой»

Чтобы занять такую должность, сначала нужно выяснить, предусмотрена ли такая вакансия в выбранной компании.

Если да, то нет смысла терять время на операционных задачах, которые имеют лишь косвенное отношение к задачам ассистента. Лучше сразу обратиться в HR-отдел или непосредственно к самому руководителю.

Специалисты по HR считают, что стать «правой рукой» — это несложная задача. Первая рекомендация – установление личного контакта с руководителем.

В этих целях можно приобщиться к увлечениям и интересам босса. Для установки личного контакта подходит нейтральная территория, а не только корпоративная среда.

Важно уметь поддерживать разговор на разные темы, иметь схожие взгляды с руководителем, уметь проявлять инициативу и открыто выражать свою позицию. При этом, очень важно соблюдать субординацию и личные границы руководителя.

Часто руководители ищут человека, который умеет смотреть на ситуацию с другой точки зрения.

Например, если руководитель импульсивный человек, то HR может посоветовать ему найти бизнес-ассистента с развитым логическим мышлением. При таком раскладе люди будут дополнять друг друга.

Если работать с энтузиазмом и готовностью осваивать новое, то роль ассистента может стать хорошей тренировкой в пути к собственной руководительской карьере.

Единого рецепта успешной деятельности нет. Тенденции в HR последних лет все больше делают ставку на soft skills – личностные качества. Если с ними все в порядке, то обрести hard skills не составит труда.

Опубликовано: 6 апреля 2022

Что объединяет основателей лётной парапланерной школы, сети салонов красоты и маркетингового агентства? Помимо того, что все они — предприниматели, у них есть еще кое-что общее — наличие удаленных бизнес-ассистентов, которым они делегируют часть своих задач.

В статье поговорим о том, кто такие удаленные ассистенты и чем они могут быть полезны бизнесу.

Тренд на удаленных ассистентов

Среди удаленных профессий есть такая, востребованность которой растет с каждым днем — это бизнес-ассистент. На специализированных порталах ежедневно публикуются десятки вакансий на подобных специалистов в абсолютно разных сферах бизнеса.

Преимущества найма виртуального ассистента 

Престижность

Для руководителя — престижно иметь личного помощника как представительное лицо, которое берет на себя часть обязанностей по решению бизнес-задач.    

Многофункциональность

Удаленные ассистенты могут заниматься самыми разноплановыми задачами: как по бизнесу, так и личного характера. Важно, что их функционал не так строго ограничен, как, например, у бухгалтера. Поэтому руководитель решает сам, каким объемом задач загрузить помощника, исходя из своих потребностей и специфики компании.

Сокращение издержек

Большинство бизнес-задач не требуют фактического присутствия в офисе, а значит,  могут выполняться удаленно. Сейчас нанять удаленного ассистента можно из любого региона и на любую загрузку — от 1 часа до полного рабочего дня.

Это позволяет сократить расходы на заработную плату, аренду офиса или коворкинга.

Кто такой удаленный ассистент? 

Удаленный ассистент — это помощник предпринимателя, его правая рука, который занимается выполнением различных поручений на расстоянии. Он зачастую — самый приближенный к руководителю сотрудник.

Главное отличие удаленного ассистента от оффлайн-помощника в том, что он работает полностью удаленно и без привязки к офису и локации.

Приведем примеры самых частых задач, которые можно делегировать ассистенту:

• ведение графика руководителя;
• телефонные переговоры;
• деловая переписка;
• организация командировок и бизнес-поездок;
• административная поддержка офиса (организация встреч, совещаний и планерок, заказ канцтоваров и др.);
• протоколирование (конспектирование встреч и принятых решений);
• контроль подрядчиков (агентств, типографий, фрилансеров и др.);
• контроль исполнения решений (напоминание сотрудникам о выполнении задач, координация);
• работа с документами; 
• личные поручения (заказ еды, товаров, билетов) и др.

Тем личным помощникам, которые уже  хорошо знакомы с основным требуемым функционалом и спецификой компании, можно поручить:

• работу с клиентами;
• помощь в ведении соцсетей и формировании личного бренда собственника/компании (или контроль подрядчиков в этом направлении);
• работу над проектами;
• ведение переговоров и др.

С чего начать поиск удаленного ассистента?

1) Составьте список того, что хотите делегировать.

Советуем  выписать в отдельную таблицу список задач, которые можно передать. А именно то, что относится скорее к рутине или тактике, нежели к стратегии.

Определив этот перечень, нужно понять, кому эти задачи отдать в работу — перераспределить между имеющимися сотрудниками или же нанять еще одного.

2) Определитесь с графиком ассистента. 

Для этого ответьте на следующие вопросы:

• Вам важно, чтобы помощник был на связи с утра до вечера?
• Сколько часов работы в день требуется для решения всех задач?

Кстати, надо понимать, что услуги удаленных ассистентов с доступом 24/7 (ненормированным графиком) стоят дороже, чем услуги тех, чей график строго фиксирован.

3) Определитесь с критериями поиска.

Удаленные ассистенты могут быть новичками в профессии. Это те, кто, к примеру, отучился на профильных курсах, грезит работой в данной сфере, но по специальности пока не имеет большого опыта. Преимущества таких претендентов в том, что у них еще не замылился взгляд и есть четкая цель — стать суперассистентом. К тому же, такие соискатели, как правило, могут чуть «подвинуться» по окладу, потому что для них в приоритете — проявить себя. Таких кандидатов надо адаптировать в компанию и чуть больше обучать.

Удаленные ассистенты также могут быть опытными помощниками. Плюсы таких претендентов в том, что они инициативны, уже отточили свое мастерство, а значит, будут готовы предлагать идеи и лучшие практики для оптимизации вашего рабочего времени. Опытные ассистенты имеют более высокие зарплатные ожидания, что соответствует их багажу знаний и результатам, которые они могут принести.

 4) Создайте портрет вакансии.

Советуем четко описывать вакансию по структуре:

• Информация о компании (сфера деятельности).
• График работы.
• Требования к кандидату (Какой он должен быть? Каким перечнем качеств должен обладать?).
• Функционал.
•  Каналы для связи.

Чем более понятно и подробно описана вакансия, тем меньше вопросов она вызовет у соискателей и тем больше откликов вы сможете получить.

5) Выберите каналы поиска. 

Удаленных ассистентов можно искать разными способами: через телеграм-каналы, на сайте фриланса, на специализированных пабликах. Также можно прибегнуть к помощи особых школ, специализирующихся на подготовке таких специалистов. Для предпринимателей — это гарант того, что человек будет полностью подготовлен к работе, ведь на профильных курсах разбирают основные аспекты работы помощника.

Итог

Удаленные ассистенты могут стать невероятной подмогой предпринимателю на пути к повышению его эффективности. Им можно делегировать часть своих задач, что в свою очередь освободит время для фокуса на стратегии развития компании.

Бизнес ассистент — незаменимый сотрудник, работа которого влияет на эффективность и производительность руководителя. Он обязуется выполнять широкий спектр функций — это делает его фактически вторым по важности сотрудником фирмы.

У каждого директора свои требования к помощнику, но существует константа — ассистент должен проявлять надежность, преданность, ответственность, организованность.

Руководитель должен полностью доверять своей «правой руке», поскольку помощник владеет уникальной информацией, которую можно применить не во благо компании.

Зачем нужен бизнес-ассистент?

Личный ассистент нужен для исполнения обязанностей секретаря или заместителя директора. Он корректирует календарный график начальника, его время, ведет документацию. Такой сотрудник требуется также для помощи в поддержке деловых взаимодействий с другими компаниями.

Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.

Что должен уметь?

Чтобы бизнес ассистент соответствовал высокому уровню босса, он должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки, характерологические качества. Здесь важен специфический склад личности, особый тип темперамента. Работа предполагает следующие навыки:

• умение работать с документацией;
• умение планировать время (свое и директора);
• организационные навыки;
• знания финансовой системы, математические навыки;
• поддержка деловых контактов;
• знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
• работа заместителем директора и офис-менеджером.

Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.

Справочно! В задачи такого специалиста входят как поручения в сфере бизнеса, так и личные поручения руководителя, специфические текущие события и будущие планы.

Требования к персональному ассистенту

Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые события компании, так и наниматься для личных поручений. Для одного руководителя не играет роли наличие высшего образования, а другой его требует в первую очередь.

Обобщенно требования выглядят следующим образом:

• высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
• стаж работы на аналогичной должности;
• знание нескольких языков;
• экстравертность, умение идти на контакт;
• возможность уезжать в командировки;
• готовность к неточному графику работы;
• определенные черты характера;
• культура, грамотная речь.

Для результативной работы желательна психологическая совместимость с директором. Среди личностных черт выигрышными становятся: умение хранить информацию, преданность боссу и фирме, исполнительность, коммуникабельность.

Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях.
Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.

Важно! Приветствуется высокий уровень эрудиции персонального ассистента. Он должен уметь поддержать разговор, который не относится напрямую к делам компании.

Как проходить собеседование?

Выходя на контакт с кадровым агентством, нужно иметь в виду, что с первых секунд знакомства уже происходит оценка будущего сотрудника.

Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.

Важно! Все цели бизнес ассистента не поддаются конкретизации и полному описанию на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемости.

Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.

Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.

Плюсом будет короткий рассказ о причинах ухода с прежней должности. Следует припомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие черты.

Типичными ошибками на собеседования являются негативные отклики о предыдущем руководителе, опоздание или сленговая речь. Минусом служит также рассеянность, отсутствие внимательности.

Востребованность

Практически у каждого руководителя есть персональный помощник. Чем серьезнее цели компании, тем больше она нуждается в таком специалисте. Несмотря на это, вакансия предполагает большое число желающих кандидатов. Поэтому от конкуренции уйти не получится.

Кандидат на эту должность обязан обладать навыками организатора мероприятий, быть стрессоустойчивым, заниматься саморазвитием.

Повысить шанс получения этой должности смогут познания различных дисциплин — не только математических, но и психологических. В приоритете знание этикета, быстрые реакции.

Зарплата и перспективы

Зарплата зависит от территориальных особенностей (конкретного города, страны), конкретной компании, диапазона полномочий. В России помощнику директора платят от $900 до $5500. Чем больше цифра – тем многочисленней задачи персонального ассистента.

Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.

Второе направление — вертикальное. Со временем можно занять должность заместителя своего директора, расширив свои полномочия.

Удаленные бизнес ассистенты

Удаленный ассистент не поручается выполнять личные задачи руководителя — он популяризирует и рекламирует фирму. Среди задач — ведение переписки с клиентами, планирование деятельности подрядчиков, должность администратора в социальных сетях, подготовка материалов для презентации. Здесь важен высокий уровень самоконтроля, умение организовать свое рабочее время.

В сети есть немало направлений удаленного бизнеса. Это онлайн-магазины, сайты, паблики, блоги и пр. Владельцу интернет-сервиса также требуется «правая рука» — человек, который будет брать на себя дизайнерские, маркетинговые задачи.

Удаленный бизнес ассистент должен:

• обладать навыками работы в офисных программах;
• иметь грамотную русскую речь;
• обладать опытом копирайтинга;
• уметь работать в социальных сетях, понимать их закономерности.

В зависимости от компании, иногда требуется умение составлять лендинги (посадочные страницы), навык монтажа видеороликов, понимание в сфере аналитики сайтов.

Удаленному помощнику далеко не всегда нужно иметь высшее образование. Главное — это опыт и результаты деятельности.

Описываемая профессия далеко продвинулась от простой должности секретаря. На данный момент ассистент — это серьезный сотрудник, обладающий высокими знаниями и умениями.

Работа персонального помощника динамична, ответственна. Но она открывает широкие горизонты развития, перспектива зависит лишь от усилий и желания.