Какие важные типы информации есть в компании

Управление
предприятием не может эффективно
проводиться без достаточной оперативной,
надежной, своевременной и достоверной
информации. Информация является основой
управленческого процесса, и от того,
насколько она совершенна, во многом
зависит качество управления предприятием.
Информационная деятельность менеджера
требует от него четкой организации
процесса сбора, анализа и обработки
информации, причем он должен уметь
определять важность или второстепенность
поступающей информации. Опытный менеджер
также должен уметь упорядочивать
коммуникации и обмен информацией в
рамках предприятия и фирмы.

Информация,
которая функционирует на предприятии
в процессе управления, может быть
классифицирована следующим образом:

• по форме отображения
  (визуальная, аудиовизуальная и
  сме­шанная);

• по форме
  представления (цифровая, буквенная,
  кодированная);

• по роли в процессе
  управления (аналитическая, прогнозная,
  отчетная, научная, нормативная);

• по качеству
  (достоверная, вероятностно достоверная,
  недостоверная, ложная);

• по возможности
  использования (необходимая, достаточная,
  избыточная);

• по степени
  обновляемости (постоянная, переменная);

• по степени
  деятельности предприятия (экономическая,
  управ­ленческая, социальная,
  технологическая);

• по источнику
  возникновения (внутриорганизационная,
  внешняя);

• по степени
  преобразования (первичная, производная,
  обоб­щенная);

• по виду носителя
  (печатный текст, микрофильм, кинофильм,
  видеофильм, машинный носитель);

• по времени
  поступления (периодическая, постоянная,
  эпизодическая, случайная).

Можно выделить и
еще один вид информации, который
суще­ствует в памяти каждого человека,
включающий знание наук, на­копленный
опыт, схожие управленческие ситуации,
которые уже были использованы в
управлении, а также данные, опубликован­ные
в печати о работе других предприятий,
факторы, влияющие на производственную
и финансово-хозяйственную деятельность
и управление.

Большое внимание
со стороны менеджера должно уделяться
вопросам сохранности информации и
предотвращения ее утечки.

Особое внимание
менеджер должен уделять построению на
предприятии информационных систем.

Информационные
системы могут быть простыми. В этом
происходит доставка информации от
места ее возникновения до места
потребления. Такая информация может
поступать по телефону или через
сигнализации как одноразовое сообщение,
свойственна низшей ступени управления.
Более распространены сложные системы
информации, соответствующие сложности
производства и организационной структуре
управления, которые охватывают и
линейное управление, и функциональные
службы предприятия.

Чтобы
понять, почему одни менеджеры в процессе
общения добиваются успеха, а другие
терпят неудачу, необходимо выявить
роль информации, которая проходит по
каналам общения в организации. Она
делится на 3 категории:

1.Функциональная,
передаётся всем или определённой
(заинтересованной) в ней группе лиц,
для того, чтобы они могли выполнять
свои функции.
Это информация
о политике, целях и задачах организации,
директивы и т.п. Она поступает в разных
направлениях (вертикально или
горизонтально) независимо от степени
централизации или децентрализации
фирмы. Традиционно обмен такой информацией
называется формальным общением, т.к.
она передаётся по официальным каналам
организации.

2.Координационная,
циркулирует между функциональными
подразделениями организации
(например,
между отделом сбыта и отделом маркетинга).
Поток координационной информации
обычно движется в горизонтальном
направлении. Необходимое общение здесь
происходит при встречах, посредством
телефона, служебных писем, объявлений
и др. По сути, это общение (взаимодействие),
связанное с организацией совместной
деятельности по решению задач фирмы.

3.Оценочная,
происходит общение, которое имеет
отношение к понятиям, статусу и уважению
сотрудников, восприятию партнёрами по
общению друг друга.
Каналы
передачи оценочной информации обычно
включают награды, поощрения за заслуги,
поощрительные письма с благодарностью
за выдающийся вклад в деятельность
организации.

Вопросы
для закрепления:

1. Какое значение
имеет информация в менеджменте?

2. Какие виды
информации вы знаете?

3. Для чего менеджеру
необходимо уделять большое внимание
информации?

Тест.

Укажите один
верный вариант ответа:

1. Информация по
времени поступления может быть:

1. Внешняя

2. Экономическая

3. Первичная

4. Постоянная

2. Информация по
степени деятельности предприятия
бывает:

1. Избыточная

2. Технологическая

3. Производная

3. Информация по
форме отображения бывает:

1. Управленческая

2. Внутриорганизационная

3. Визуальная

4. Обобщенная

4. По качеству
информация может быть:

1. Достоверная

2. Производная

3. Избыточная

5. По источнику
возникновения информация бывает:

1. Внешняя

2. Социальная

3. Визуальная

4. Управленческая

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Сущность информации в организации

Ни для кого не секрет, что в ходе осуществления управления организацией того или иного вида перманентно осуществляется обмен информацией и данными. Руководство передает своим подчиненным те информационные данные, которые необходимы им для выполнения их должностных обязанностей, подчиненные же, в свою очередь, предоставляют руководству и вышестоящим менеджерам отчеты о проделанной ими работе.

Помимо вертикального перемещения информации, различные отделы организации и отдельно взятые сотрудники производят обмен между друг другом разнообразной информацией, без которой организация не смогла бы существовать и функционировать (рис. 1). 

Рис. 1. Информационный и личностный аспекты коммуникации

С одной стороны, информация является предметом труда всех сотрудников организации, то есть это то, на что ориентированы их усилия в ходе трудовой деятельности. При этом они могут собирать информацию, группировать и разделять ее, осуществлять различные расчеты, реализовывать анализ полученных данных и прочее.

С другой же стороны, результат трудовой деятельности сотрудников организации также имеет вид информации. Например, приказы, инструкции, распоряжения, служебные записки основываются на информации, которую нужно довести до тех или иных работников компании.

Процесс обмена информацией такой важный для жизнедеятельности организации, что с точки зрения теории информации весь менеджмент в организации как раз и представляет собой непрерывный процесс ее аккумуляции, обработки, хранения и передачи.
Таким образом, в самом общем виде мы можем предоставить такое понятие информации.

Информация – это данные и факты об окружающем мире, которые нашли свое отражение в сознании человека, зафиксированы каким-то способом и в связи с этим обладают свойством воспроизводимости.

В научной и практической жизни современного времени не существует иного определения, по поводу которого велось бы такое количество споров, дискуссий и имелось такое большое число различных точек зрения как касательно определения «информация».

Концепции информации

Таким образом, выделим самые популярные концепции информации, где каждая из них по-своему разъясняет ее сущность.

• Первая концепция – количественно-информационный подход (так называемая «концепция К. Шеннона») отображает и обуславливает информацию в качестве меры неопределенности (энтропии) события. 

По данной концепции количество информации в том или ином случае находится в зависимости от вероятности его получения: чем больше вероятность сообщения, тем меньше содержание информации в нем. Данная концепция, хоть и не принимает к сведению смысловую сторону информации, так или иначе полезна для разрешения технических вопросов, например, в технике связи и вычислительной технике. Этот подход стал основой для трансформации информации и наиболее рационального кодирования сообщений.

• Вторая концепция изучает информацию в качестве свойства (атрибута) материи. Ее возникновение обусловлено развитием кибернетики и основывается на тезисе, что информацию включают в себя любые сообщения, которые воспринимаются человеком и вычислительными (и любыми другими) приборами. 

Другими словами, информация в качестве свойства материи формирует представление о ее природе и структуре, упорядоченности, классификации и проч. Ее существование невозможно вне материи, а, следовательно, она существовала и будет существовать впредь неопределенное время. Ее возможно накопить, сохранить, переработать.

• Третья концепция – логико-семантический подход (где семантика является изучением текстовой информации с позиции смысловой нагрузки). В пределах данной концепции информация объясняется в качестве знания, причем не любого знания, а той его части, используемой для того, чтобы сориентироваться в ситуации, для принятия активных действий. В данном смысле информация является действующей, полезной и работающей частью знаний.

Итак, можем сказать, что сегодня имеют место различные концепции в понимании информации, но для управленческой деятельности человека самым приемлемый является логико-семантический подход. То есть для менеджмента в организациях информация трактуется как «действующий», «полезный», «работающий» компонент знаний.

Понятие управленческой информации

Управленческая информация – это перечень фактов, возможных быть полезными при формировании и осуществлении управленческих решений.

Управленческая информация классифицируется как объективная (факты, документы) и субъективная (мнения, точки зрения). Виды управленческой информации достаточно разнообразны, однако, с точки зрения американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информацию согласно типу осуществляемых ею изменений можно классифицировать на сообщения следующего характера:

• информирующего;
• инструктирующего;
• мотивирующего.

Однако стоит учитывать, что большое число сообщений включают в себя признаки каждого из перечисленных типов.

Характерные черты управленческой информации

Далее изучим характерные черты управленческой информации, более подробно изображенные на рисунке 2. 

Рис. 2. Характеристики управленческой информации

1. Объем. В числе качественных характеристик объема информации принято выделять ее избыточность, недостаток либо оптимальное (достаточное) количество.

Информационная избыточность об объекте менеджмента в ряде случаев в состоянии повысить качество решения, но приводит к увеличению временного ресурса на его принятие, а также повышению стоимости информации. 

Если из необработанного потока информации не вычленять значимый и нужный объем, она в состоянии навредить, так как организация будет поглощать и распределять все больше информации, однако, более низкого качества. Тем не менее для того, чтобы принять важные решения, случается, нужно дублирование информации, то есть искусственное формирование информационной избыточности.

И наоборот — нехватка информации делает выработку верного решения труднее и повышает уровень риска. Недостаточное количество информации зачастую формируется специально и объясняется монополизацией разного рода данных, проявляющейся в таких направлениях:

• обоснованное либо необоснованное придание секретного статуса части нужных сведений;
• желание отдельно взятых лиц либо организаций быть монополистами в обладании информацией для того, чтобы повысить свой социальный и материальный статус.

Разрешение проблемы нехватки информации может заключаться в демократизации информационных процессов, то есть в предоставлении широкого доступа всем заинтересованным лицам к интересующей их информации посредством различных каналов.

Достаточным называют такой уровень информации, объем которого который является минимальным для конкретного человека, при котором он в состоянии принять обоснованное управленческое решение. Нужно отметить, что на современном этапе, управленцы постоянно заняты решением нелегкой для себя задачи: какую информацию и в каком объеме стоит предоставлять тому или иному сотруднику.

2. Достоверность. В ряде случаев на достоверность напрямую влияет порядок документооборота. Как правило, чем меньше людей участвуют в сборе, передаче и обработке информации, тем выше уровень ее достоверности. 

Стоит также принимать к сведению, что об одном и том же происшествии можно получить различную информацию, исходя из методики ее сбора и обработки. В то же время на достоверность влияет время прохождения информации. Так, даже целиком достоверная информация, которая пришла к получателю чересчур поздно, может стать неверной из-за произошедшей трансформации ситуации.

3. Стоимость информации. Данный параметр описывается уровнем затраченных ресурсов (материалов, времени, денежных средств) на принятие верного решения. Она квалифицирует информацию в качестве товара, который наделен потребительной стоимостью.

4. Насыщенность информации. Это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация – это информация, имеющая прямое отношение к объекту управления. Фоновая информация нужна для лучшего восприятия полезной (деловой) информации посредством улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Она может состоять из шуток, анекдотов, сведений о материальном и моральном стимулировании, вспомогательной и вводной информации. Если фоновая информация отсутствует, то полезная будет расцениваться человеком в качестве «сухой» и плохо восприниматься.

5. Открытость информации. Это возможность ее предоставления разным категориям сотрудников. Сегодня выделяют три уровня открытости информации:

• секретная (государственная тайна) – отображает нужны государства на глобальном уровне и имеет ряд ограничений на использование;
• конфиденциальная (для служебного пользования) – отображает интересы общества, нужды группы либо коллектива людей. Обладает ограничениями на использование. К данному виду информации можно отнести данные о потенциале коммерческой организации (кадровом, технологическом, научном и так далее);
• публичная (открытая) – отражает нужды и интересы общества и не имеет ограничений на свое использование.

6. Соответствие информации ценностным ориентирам деятельности человека и организации.
Важно разграничивать понятие данных и информацию. Данные стоит рассматривать в качестве некого случайного набора отдельных фактов. На сегодняшний день данные регистрируются на большом количестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но лишь тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом сгруппированы, формируется управленческая информация.

Итак, стоит подытожить: управленческой информации стоит отвечать конкретным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. 

Именно данные характеристики и влияют на качество принимаемых руководством управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.

Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:

• кто занимается подготовкой информации;
• какое количество времени имеется для ее обработки;
• какова степень ее полноты;
• по каким критериям она оценивается;
• как и кем используется;
• какими техническими средствами передается и перерабатывается;
• в какой мере подготовлено высшее руководство к восприятию, адекватной оценке и умелому использованию.

Поговорим о том, как выстроить в компании внутреннюю систему информирования. Вы узнаете, о чем нужно рассказывать сотрудникам, чтобы:

• руководителям было проще управлять компанией;

• подразделения работали слаженно, и правая рука знала, что делает левая;

• коллектив работал без конфликтов.

ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ

Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.

Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.

Задачи системы внутреннего информирования:

1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.

2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.

3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.

4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).

5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.

6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.

7. Укреплять трудовую дисциплину.

8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.

Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.

Виды и свойства информации

♦ Виды информации

Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:

1. По форме представления:

• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;

• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;

• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;

• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.

2. По назначению:

• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;

• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);

• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.

♦ Свойства информации

Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.

Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.

Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.

Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.

Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:

• инструкция по делопроизводству;

• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;

• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;

• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.

В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:

• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;

• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;

• установить периодичность и сроки передачи информации;

• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;

• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;

• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.

У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.

Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.

О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ

Цели, стратегия, перспективы организации

Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.

Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.

Имидж и корпоративная культура

Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.

Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.

Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.

Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:

• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);

• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);

• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);

• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);

• способах разрешения конфликтных ситуаций.

Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.

Достижения

Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.

Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.

Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).

Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.

Мероприятия внутри организации

Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.

Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.

Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.

Кадровые решения

Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.

Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:

• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;

• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;

• иные назначения и увольнения сотрудников.

Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.

Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.

Обучение

Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.

Документационное обеспечение управления

Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.

Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.

Профессиональная информация

В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.

Непрофессиональная информация

К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.

КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА

Информирование новых сотрудников – один из важнейших моментов работы с персоналом и является задачей не только отдела кадров, но и руководителя, в чьем подразделении будет работать новичок, и сотрудника службы делопроизводства (секретаря). Обычно входит в программу адаптации сотрудников.

Справочник для нового сотрудника

Одним из важнейших инструментов для информирования новичка может стать справочник нового сотрудника (далее – справочник).

Такой справочник лучше сделать в электронном виде и хранить его в локальной сети (на корпоративном сайте) вместе с другой необходимой справочной информацией. Это удобно, т.к. материалы периодически нужно обновлять и проще делать это в одном месте.

Справочник должен быть кратким (до трех страниц), емким, актуальным.

В справочнике полностью дают только краткие тексты (до 2000 знаков), на громоздкие многостраничные документы (аналитики, ЛНА и т.д.) дают гиперссылки, где эти документы находятся (далее – ссылки).

Справочник может состоять из двух частей: универсальной и специализированной.

Универсальная часть содержит информацию, общую для всех подразделений компании:

• краткая история предприятия;

• внутренний корпоративный портал/FTP-сервер/иное электронное хранилище информации (ссылка);

• описание продукции и услуг, которые производит и предоставляет предприятие (ссылка);

• внутренний телефонный справочник (ссылка);

• список всех сотрудников организации с фотографиями, должностями, телефонами, адресами корпоративной электронной почты и днями рождений.

Обычно располагается на внутреннем электронном портале и может быть приложением, например, к электронной проходной, но может существовать и автономно;

• схема замещения руководителей (и иных ответственных специалистов) предприятия, утвержденная директором (ссылка);

• правила внутреннего трудового распорядка (ссылка);

• приказ с последней актуальной редакцией структуры организации (ссылка);

• приказы с важными элементами корпоративной культуры (например, положение о дресс-коде) (ссылка);

• место размещения распоряжений и приказов по предприятию (ссылка);

• правила внутреннего документооборота: правила написания служебных, докладных и пояснительных записок, заявлений, правила согласования договоров, инструкций по делопроизводству и т.д. (ссылка);

• схема расположения кабинетов руководителей, отделов, служб, бытовых помещений (санузлов, раздевалок, обеденных комнат, медицинского кабинета и аптечки) (ссылка);

• контактные телефоны и порядок вызова служб, которые ремонтируют оргтехнику, бытовую технику, мебель, освещение и сигнализацию;

• описание, правила пользования, графики работы и пр. информация об объектах социально-культурного быта предприятия: тренажерном зале, столовой, базе отдыха;

• информация о регулярных курсах повышения квалификации (например, курсах изучения иностранных языков);

• ссылка на внешний информационный ресурс (сайт организации в интернете) и указание на место расположения электронной версии данного справочника.

Универсальную часть справочника, в частности, ту, которая содержит редко меняющуюся информацию, можно напечатать в виде карманной книги. В справочнике можно также предусмотреть лист-пустографку для личной информации пользователя: фотография, Ф.И.О., год рождения, занимаемая должность, внутренний телефон, электронный адрес, пол, рост, вес, группа крови.

Специализированная часть содержит информацию, необходимую для сотрудника какого-либо определенного подразделения. Например, специализированная часть справочника для менеджера по продажам может содержать:

• актуальные прейскуранты и образцы коммерческих предложений продукции, которую ему предстоит продавать (ссылка);

• шаблоны писем и договоров (ссылка);

• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);

• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;

• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);

• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;

• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж. Документ описывает, по какому принципу построено распределение: по территориальному или по типу продукции (территориальный принцип: каждый конкретный сотрудник или сектор отвечает за продажи на определенной территории; принцип по типу продукции: сотрудник или сектор отвечает за продажу определенного вида продукции на всей территории страны или мира и т.д.); правила взаимодействия с коллегами при возникновении конфликтов, вызванных нарушениями «конвенции»;

• поименный список сотрудников смежных подразделений с детальным описанием их функций, обязанностей и схемой замещения каждого конкретного сотрудника на время его отсутствия;

• перечень логистических компаний и их прейскуранты;

• правила и стоимость перевозок транспортом предприятия;

• структуру блока производства с должностями, Ф.И.О. и телефонами сотрудников.

Специализированная часть справочника для менеджера по снабжению может содержать:

• актуальные прейскуранты продукции и предоставляемых услуг организации (ссылка);

• перечень основных поставщиков и их прейскуранты;

• шаблоны писем и договоров на закупку (ссылка);

• перечень логистических компаний и их прейскуранты;

• условия перевозок транспортом предприятия;

• правила приобретения различных видов товаров, необходимых для предприятия;

• правила пользования и стоимость перевозок транспортом предприятия в служебных целях;

• правила оформления документов для командировок и пр. (см. пункт для менеджера по продажам);

• схема распределения зон ответственности в отделе снабжения;

• схема распределения зон ответственности в отделе продаж (см. пункт для менеджера по продажам).

Когда составляете справочник, советуйтесь с руководителями подразделений, формируйте и включайте в него полный перечень необходимых документов и ссылок. Исходите из реалий вашего предприятия: при создании справочника могут «всплыть» документы, которых нет, но с ними обязан ознакомиться новый сотрудник. Составьте недостающий документ и внесите его в справочник. Это сэкономит время, ведь теперь не придется повторять содержание этого документа каждому новому сотруднику.

Если в организации сложности с общими электронными ресурсами, то можно создать в каждом подразделении папку «Информация для нового сотрудника» и наполнить ее соответствующими документами и хранить в шкафу в свободном доступе для всех сотрудников.

Единожды создав подобный справочник, следует помнить о его регулярном обновлении.

Хорошо, если новичок сразу почувствует себя в гуще событий и ощутит внимание к себе. Например, после регистрации корпоративного электронного адреса пришлите новичку приветственное электронное письмо с прикрепленным справочником для нового сотрудника, а также ссылку на внутренний ресурс, где он находится (Пример 1).

Курс вводных лекций

Немалую роль в информировании и адаптации новых сотрудников играет курс обучения нового сотрудника. Этим занимается отдел управления персоналом.

Обычно курс лекций или вводных занятий проводится по утвержденной программе, специализированной для каждой категории сотрудников и конкретного подразделения. Вариант расписания таких лекций приведен в Примере 2.

Курс лекций читается для группы вновь поступивших сотрудников в соответствии с их специализацией. Кому из новичков какие лекции необходимы, определяет отдел управления персоналом. Подготовленные программы рассылают сотрудникам на электронную почту и (или) вручают в распечатанном виде. За рассылку и ознакомление отвечает секретарь. Контроль посещаемости остается за отделом управления персоналом.

КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ

Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.

Интранет

Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.

Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.

Информация, которая может быть размещена на портале:

• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;

• телефонный справочник подразделений;

• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;

• подписанные приказы и распоряжения;

• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;

• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;

• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;

• результаты работы предприятия за определенный период;

• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;

• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;

• объявления служебного характера;

• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;

• корпоративные форум, чат, конференции.

Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.

Информационный корпоративный портал.

Корпоративная электронная почта

Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.

Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.

Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.

Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:

• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;

• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;

• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;

• только для женщин – для поздравления с 8 марта.

При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.

Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:

• повышается эффективность работы отдела;

• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;

• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.

Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.

В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.

Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.

В таких случаях следует:

• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;

• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;

• не удалять историю переписки и рассылки.

Рассылки должны отвечать требованиям:

• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;

• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:

– тема;

– дата;

– время;

– место;

– персона;

– подпись.

Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.

Корпоративное медиа

Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.

В печатном издании чаще всего содержится:

• информация о перспективах развития;

• интервью;

• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;

• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.

Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».

Доска объявлений

Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и «совковый» стенд на входе?! Каменный век!»

Однако не нужно забывать о том, что:

• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;

• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.

Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.

Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:

• объявления, важные события;

• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;

• поздравления с днем рождения;

• расписание работы, приемные часы руководителей;

• публикации в СМИ об организации.

Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:

• виды бланков и образцы их заполнения;

• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;

• графики приема граждан;

• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;

• название и контактный телефон вышестоящей организации.

Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.

Громкая связь

Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.

Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.

Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.

КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ

Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.

Докладные и пояснительные записки

Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).

Отчеты сотрудников о проделанной работе

Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.

Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации

Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.

При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).

Альтернативные способы обратной связи

Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.

 Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.

♦ Телефон доверия

Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.

Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.

Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.

♦ Ящик для жалоб и предложений

Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.

♦ Личный прием сотрудников руководителями

В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).

Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.

Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.

Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.

Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.

Уровни информационного обеспечения менеджмента

Информация окружает людей постоянно, на протяжении всей жизни. Информация – это любые знания о фактах, событиях или ситуациях. В организациях менеджеры используют информацию для анализа и принятия решений. Вся система управления зависит от информации.

Часто понятия «информация» и «данные» смешивают, не разделяют. Однако данные – это лишь источник информации, характеристики фактов или событий. Сами по себе они не имеют значения, являясь лишь заметками на бумаге или битами в компьютерной системе. Различие между данными и информацией можно проиллюстрировать биржевыми сводками:

• для одних людей столбцы чисел – это просто данные. Эти люди не понимают, какой смысл имеют такие ряды чисел,
• для других людей те же числа – важная информация, на основе которой они принимают решения (например, о том, покупать или продавать акции той или иной компании).

Уровень, на котором применяется информация в системе менеджмента, — важная характеристика использования информации. Разные уровни управленческой деятельности предъявляют разные требования к используемой информации:

• на стратегическом уровне менеджерам нужна информация, позволяющая планировать и принимать решения в сфере долгосрочной деятельности компании. Перед менеджерами стоит задача тщательного анализа внешнего окружения, поиска и применения решений, помогающих компании действовать эффективно в этом окружении на протяжении определенного (достаточно длительного) времени. Информация должна быть комплексной, не рутинной и ориентированной на перспективу,
• на уровне менеджмента производственных единиц или подразделений информация должна касаться направляющих и контрольных действий подчиненных единиц,
• на операционном уровне менеджеров интересует ежедневное выполнение текущих задач в рамках сферы их ответственности. Информация используется для планирования, организации и контроля повседневной работы внутри организации,
• на уровне совершения сделок и регистрации происходит сбор данных о множестве индивидуальных действий, которые совершаются в рамках повседневной деятельности компании.

«Уровни информационного обеспечения менеджмента и типы информации» 👇

Таким образом, уровни информационного обеспечения менеджмента согласуются с иерархией системы управления. В зависимости от того, какие задачи решает тот или иной уровень менеджмента, и формируются требования к сведениям. Общая тенденция: чем ниже уровень управления, тем более краткосрочная информация требуется (на стратегическом уровне важны длительные тренды, а на операционном – ежедневные или даже более частые отчеты) и тем сильнее приоритет внутренней информации (на стратегическом уровне представлена практически исключительно внешняя информация, касающаяся как ближайшего окружения, так и макросреды, а на операционном уровне в фокусе находятся внутренние сведения, ограничивающиеся сферой ответственности конкретного руководителя, т.е. даже не по предприятию в целом).

Типы информации

По мере обработки информации у менеджеров возникает потребность в различных ее типах. Основными типами информации в менеджменте являются:

• Общая информация. Это самый широкий тип неспецифической информации. Общая информация может возникать случайно или в ответ на неспецифические поиски или запросы. Она формируется как ответ на вопросы вроде «Что бы вы хотели знать?», «Есть ли что-то интересное?». Например, при первичном исследовании внешней среды стратегические менеджеры собирают общую информацию. В связи с широтой общей информации ее трудно использовать в компьютерных системах и даже просто определять заранее. Общая информация находит применение преимущественно на стратегическом, а не операционном уровне. В соответствии с определением, общая информация абсолютно не используется на уровне совершения сделок,
• Специфическая информация – это информация, удовлетворяющая определенным требованиям. Именно она используется на уровне совершения сделок и регистрации. Пример запроса специфической информации – проверка состояния банковского счета. Специфическая информация может быть получена и без запроса (например, уведомление от оператора сотовой связи об изменении условий тарифа),
• Стимулирующая информация. У нее есть общая черта со специфической информацией, а именно, – узкоспециализированность. Отличие заключается в том, что специфическая информация просто осведомляет получателя о чем-то, а стимулирующая – требует совершить действие. Это действие заранее запрограммировано и является практически автоматическим. Стимулирующая информация может носить запрошенный или незапрошенный характер, а действие быть любого типа,
• Исключительная информация тоже стимулирует действие, но не любое – а особое. Кроме того, она запрашивается общим требованием, когда происходит исключение. Ни стимулирующая, ни исключительная информация не требуют принятия комплексного решения. Вообще описанные выше типы информации не связаны с формулированием сложного ответа от получателя, они просто что-то сообщают или направляют на совершение запланированных действий,
• Контрольная информация нужна, чтобы выявить отклонения от плана и выработать заранее не предусмотренные коррективы,
• Распределительная (распределяющая) информация нужна для того, чтобы принять решения о распределении ресурсов – людей, времени, оборудования, денег – по проектам. Имея данные о проектах, менеджер должен принять решение, как распределить доступные ему ресурсы. Для этого он нуждается в данных, служащих источником информации об относительных доходах и затратах по этим проектам,
• Направляющая информация используется топ-менеджерами при оценке плюсов и минусов вхождения на новый рынок. Этот тип информации хронологически востребован раньше, чем распределительная и контрольная информации.

С какими типами данных вы знакомы или используете в своем бизнесе? Прежде чем приступить к реализации инициатив по управлению данными, будь то аналитика больших данных, управление основными данными, хранилище корпоративных данных и т. Д., Вам необходимо начать с понимания фундаментального ингредиента: данных.

Тщательное понимание различных типов данных и их характеристик поможет вам правильно обращаться с каждым из них.

В соответствии с Отчет о ценности данных за 2018 год SnapLogic, благодаря более эффективному использованию данных в своих организациях, предприятия рассчитывают увеличить годовой доход на в среднем 5.2 миллиона долларов. Однако большинство предприятий не всегда осознают потенциал данных или не знают, как правильно их использовать для принятия решений, основанных на данных: в среднем организации используют только половину (51%) данных, которые они собирают или генерируют, и меньше половины данных (48%) решений.

Начнем с того, что бывают типы данных:

1. Транзакционные данные

Транзакционные данные — это информация, которая заключается в соглашении, обмене или передаче между организациями или отдельными лицами. Это особая категория данных, поскольку транзакции имеют юридическое и коммерческое значение.

Примеры транзакционных данных:

• Счета-фактуры: счет за услуги или продукты.
• Сделки: сделка, которая происходит на рынке, например. Фондовый рынок.
• Покупки: покупки клиентов.
• Возврат: запись, содержащая товары, возвращенные покупателем и принятые продавцом.
• Платежи: платеж в счет долга или покупки.
• Кредиты: средства, добавленные к учетной записи, например, сайту электронной коммерции, возмещающему сумму возвращенного товара.
• Дебет: средства, снятые со счета, например, клиент банка снимает деньги со своего счета.

Список продолжается с заработной платой, продажей активов, процентами, контрактами и т. Д.

2. Основные данные

Информация, с которой может согласиться организация, называется основными данными. Часто организации имеют, в отличие от источников информации, которые могут дублировать аналогичные данные при небольшом согласовании стандартных определений. Основные данные представляют собой возможность управлять данными в качестве единого справочного источника.

Примеры метаданных:

• Данные о продукте: каталог с техническими характеристиками и информацией о продукте.
• Сделки: покупки и торги акциями.
• Билеты: для отслеживания проблем и взаимодействия с клиентами.
• Аналитические данные: данные, поддерживающие принятие решений.

3. Данные клиента

Вся информация, связанная с клиентом, называется данными клиента. Данные о клиентах — это информация, необходимая для основных бизнес-процессов и инструментов принятия решений.

Примеры данных о клиентах:

• Запись клиента: запись содержит имя клиента и идентификатор клиента.
• Учетные записи: клиент, имеющий различные учетные записи, например отделы, которые совершают отдельные покупки.
• Контакты: Корпоративные клиенты должны иметь несколько контактов, которые включают в себя различные уровни и функции внутри организации клиента, такие как технический персонал или менеджеры по закупкам.
• Службы: список текущих служб, которые использует клиент, например конфигурации.

Билеты в службу поддержки клиентов, отзывы, местоположения, способы оплаты, предложения и цитаты — еще несколько примеров.

4. Машинные данные

Данные, генерируемые машинами без участия человека, называются машинными данными. Это одна из важных категорий, поскольку машины создают гораздо больше данных по сравнению с людьми.

Примеры машинных данных:

• Расчеты: данные, рассчитанные на основе других данных. Например, алгоритм вычисляет оценку риска инвестиции на основе рыночных данных.
• Датчики: устройства, которые обнаруживают физические явления, такие как звук и свет, и превращают их в потоки данных.
• Прогнозы: искусственный интеллект и алгоритмы, которые пытаются предсказывать будущее.
• Автоматизация: автоматические задачи, которые создают данные, такие как элементы управления, события или команды.

5. Справочные данные

Данные, используемые для структурирования и ограничения других данных, известны как справочные данные. Это стабильная информация с известным набором значений, которые редко меняются.

Примеры справочных данных:

• Наука: Список известных звезд
• Географические местоположения: список допустимых штатов для страны.
• Вычисления: список стандартных вычислительных значений, таких как коды состояния HTTP.
• Рынки: список действующих в настоящее время биржевых котировок для рынка.

6. Количественные данные

Любые данные в числовой форме известны как количественные данные. Эти данные часто сравнивают с качественными данными, которые включают информацию, выраженную на естественном языке, например на английском.

Примеры количественных данных:

• Измерения: измерение чего-то физического, например, инспекции безопасности пищевых продуктов, при которой измеряется температура продуктов, хранящихся в холодильнике ресторана.
• Количественная оценка: преобразование качественных человеческих суждений в числа, например, просьба клиентов оценить уровень их удовлетворенности.
• Расчеты: расчет валовой прибыли на основе ежемесячных продаж.
• Подсчитывает: Подсчитывает вещи.

Типы сводных данных!

Непрерывный поток данных, который окружает нас сегодня, несомненно, может изменить способ ведения бизнеса. Поскольку у нас есть доступ к беспрецедентному количеству информации о наших конкурентах, клиентах и ​​перспективах, мы можем развивать наш бизнес так, как мы всегда мечтали всего несколько лет назад.

Как правильно сказал Тим Бернерс-Ли: «Данные — это драгоценность, и они прослужат дольше, чем сами системы».

Теперь, когда у вас есть представление о том, какие типы данных существуют, задумывались ли вы о том, как вы хотите сделать их резервную копию? Проверить Пример из практики Рутгерса: как университет сэкономил десятки тысяч долларов с Zmanda Резервное копирование и восстановление.